MANUAL PARA EL USO DE SISTEMA SISGEDO I. … · Folios = Ingresar la cantidad de documentos de todo...

No critiques lo que no puedes entender

Municipalidad Provincial De Chiclayo

“El Éxito Es La Suma De Pequeños Esfuerzos Repetidos Día A Día” CESAR PEREZ

1

Gerencia de Tecnología de la Información y Estadística

MANUAL PARA EL USO DE SISTEMA SISGEDO

I. RECEPCIONAR DOCUMENTOS :

Posteriormente nos aparece una nueva ventana

Si el registro del documento va dirigido a un trabajador del área, en Documentos del

usuario se deja con el nombre que aparece por defecto y Buscar.

Si el registro del documento va dirigido a la Gerencia, Sub Gerencia, área, unidad, etc.

en Documentos del usuario seleccionamos TODOS Y Buscar.

En cualquiera de

las 2 opciones se

puede

recepcionar los

documentos

Ingresamos el REGISTRO

a recepcionar y le damos

Buscar




2


Luego nos mostrará esta ventana donde primero debe seleccionar el Registro y damos

click en recepcionar,

Luego damos click en Grabar

Luego terminar Recepción de Documento

Con estos pasos realizados hemos recepcionado el o los documentos.

Nota: Para recepcionar los documentos primero debemos de tener el documento en físico.

II. DOCUMENTOS EN PROCESO

Damos clic en Documentos

Para verificar los documentos que tenemos en procesos vamos a cualquiera de las

siguientes opciones como se muestran en el siguiente cuadro:




3


Los documentos que tenemos en proceso, debemos darle salida lo más pronto que sea

posible, dependiendo de las áreas o Gerencias, sub gerencias, etc, y así evitaremos que se

nos acumulen los documentos en el sistema y se bloquee. Se entiende la sobre carga

laboral de algunas áreas que se tienen a su cargo.

En documentos del usuario debemos buscar por nombre del trabajador si tiene

documentos destinados para su trámite correspondiente, caso contrario seleccionamos

TODOS para verificar los documentos del toda el área y proceder con su trámite

correspondiente.

Para dar respuesta o salida a un documento ya sea con cualquier tipo de documento ejm.

Memo, informe, oficio, carta, etc. vamos a la siguiente pestaña Nuevo Documento.

En esta ventana tener en cuenta el primer Número de Expediente generado ya que se

sabe que el número de expediente es UNICO de inicio a fin de su trámite.




4


Para ello debemos ingresar el número de expediente del primer documento generado,

LUEGO le damos en Buscar y nos permitirá visualizar los datos principales del

expediente la cual se constatará con el documento en físico del que le vamos a dar

trámite, si estamos conforme con los datos mostrados damos clic en Continuar.

1.- ORIGEN – del Documento de donde se genera.

Origen Siempre es interno

Tipo Documento personal= se activa la opción sólo cuando el trabajador firma

el documento. Que se elabora, en la línea de firma aparece nuestro nombre

Si el documento lleva la firma del jefe se deja desactivado por tal no aparecerá el

nombre del Gerente, Sub Gerente, jefes, etc.

2.- DATOS DEL DOCUMENTOS

Fecha que se registra el documento

Tipo de Documento = Seleccionar de la lista el tipo, Ejem. Memo, informe, oficio, carta,

etc.

Ojo




5


Al seleccionar el tipo de documento, el sistema SISGEDO nos brindará el número que

corresponde y llevará el tipo de documento que se generará,

Nota: El sistema nos permite cambiar por primera y única vez el número del tipo de

documento que se seleccione en caso que ya tengamos un número iniciado por ejm.

Un oficio N° 12 que no ha sido registrado en el sistema, el próximo que será N°13 que

el sistema asignará automáticamente, a partir del mencionado número la numeración se

generará automática y correlativamente.

Forma de Recepción se deja como está por defecto (Directa).

Archivo se deja como está.

Folios : Se ingresa la cantidad de documentos de todo el expediente (todo lo que se

adjunta), más el documento que hemos elaborado.

Asunto : Se ingresa el asunto que lleva el documento en físico.

3.-CLASIFICACION DEL TUPA

Esta opción solamente la maneja el personal de trámite documentario.

4-. DESTINO DERIVACION DEL DOCUMENTO

Forma (Copia) Se selecciona cuando el documento va con copia para otra (as) áreas,

si va sólo a una área NO se selecciona.

Unidad orgánica : Seleccionamos el área destino

Detalle : opcional campo no obligatorio

Proveído de atención : Se debe ingresar un texto de acuerdo al documento que seguirá

su trámite.

Luego damos Grabar

Nota: si un Documento se va a derivar a un trabajador de la misma área seleccionamos la misma

Unidad Orgánica o la misma área, Se nos habilitará una opción de usuario para ello

1

2




6


seleccionaremos al trabajador que le vamos a enviar el documento. Luego proveído de atención

AÑADIR y GRABAR .

Cuando damos Grabar nos mostrará esta ventana donde debemos tomar nota del Nuevo Reg

Documento que hemos registrado y también se anota el número de Reg. EXPEDIENTE

que debe ser el mismo del documento Origen o que se ingresó al inicio.

Luego nos mostrará esta ventana damos clic en Explorar Documentos En Proceso.

Y nos mostrará esta ventana donde ingresaremos el número del Registro Anterior

(Documento anterior) Documentos del usuario puede cambiar a Todos si los Documentos

son para el área, si los documentos que han sido derivados al trabajador se deja como se

muestra en la ventana y le damos Buscar.

Nos mostrara esta ventana con los datos principales del documento donde debemos marcar

la casilla para seleccionar toda la fila (se nos marcara de color amarillo) luego damos Clic

en ADJUNTAR.

Ojo

01

02




7


Luego se nos mostrará esta ventana con la casilla de Registro INGRESAREMOS EL

REGISTRO NUEVO que hemos generado, luego damos clic en GRABAR

Posteriormente nos mostrara esta ventana damos clic en Terminar el Adjunto de

Documento

Con estos pasos hemos adjuntado el documento anterior al nuevo documento y se nos

quedará una columna de color verde = quiere decir que el documento se encuentra

derivado.

Nota: Se recomienda que el personal que vaya a entregar el documento en físico a las áreas exigir

al personal que les recepcione en físico también se le recepcione en el SISTEMA (SISGEDO)

para evitar que posteriormente se bloquee el sistema.

23364




8


PARA EL PERSONAL QUE ELABORA DOCUMENTOS PARA OTRAS

INSTITUCIONES O PERSONA NATURAL (Oficios, Cartas etc.)

Para dar respuesta o salida a un documento ya sea con cualquier tipo de documento ejm.

Memo, informe, oficio, carta, etc. vamos a la siguiente pestaña Nuevo Documento

En esta ventana tener en cuenta el primer Número de Expediente generado ya que se

sabe que el número de expediente es ÚNICO de inicio a fin de su trámite,

Para ello debemos ingresar el número de expediente del primer documento generado del

Administrado le damos en buscar nos permitirá visualizar los datos principales del

expediente la cual se constatará con el documento en físico del que le vamos a dar

trámite, si estamos conforme con los datos mostrados damos clic en Continuar.

1.- ORIGEN – del Documento de donde se generará.

Ojo




9


Origen siempre es interno

Tipo Documento personal= se activa la opción solo cuando el trabajador firma

el documento. Que se elabora, en la línea de firma aparece nuestro nombre

Si el documento lleva la firma del jefe se deja desactivado por tal no aparecerá el nombre

del Gerente, Sub Gerente, jefes, etec.

2.- DATOS DEL DOCUMENTOS

Fecha que se registra el documento

Tipo de Documento = Seleccionar de la lista el tipo, Ejem. Memo, informe, oficio, carta,

etc.

Al seleccionar el tipo de documento, el sistema SISGEDO nos brindara el número que

corresponde y llevará el tipo de documento que se genera,

Nota: el sistema no permite cambiar por primera y única vez el número del tipo de

documento que se seleccione en caso que ya tengamos un número iniciado por ejem. Un

oficio N° 12 que no ha sido registrado en el sistemas y el próximo que será N°13 que el

sistema asignará automáticamente, a partir del mencionado número la numeración se

generara automática y correlativamente.

Forma de Recepción se deja como esta por defecto (Directa)

Archivo se deja como esta

Folios = Ingresar la cantidad de documentos de todo el expediente (todo lo que se

adjunta), más el documento que hemos elaborado.

Asunto ingresos el asunto que lleva el documento en físico.

4-. DESTINO DERIVACION DEL DOCUENTO (en este caso se obvia este paso ya que el documento

es para alguna institución o persona natural.)

Luego damos Grabar

Cuando damos Grabar nos mostrará esta ventana donde debemos tomar nota del Nuevo

Reg Documento que hemos registrado y también se anota el número de Reg.

EXPEDIENTE que debe ser el mismo del documento Origen o que se ingresó al inicio.




10


Luego nos mostrará esta ventana y damos clic en Explorar Documentos En Proceso

Y nos mostrará esta ventana donde ingresaremos el número del Registro Anterior

(Documento anterior) Documentos del usuario puede cambiar a Todos si los Documentos

son para el área, si los documentos que han sido derivados al trabajador se deja como se

muestra en la ventana y le damos Buscar

Nos mostrará esta ventana con los datos principales del documento donde debemos marcar la

casilla para seleccionar toda la fila (se marcará de color amarillo) luego damos Clic en

ARCHIVAR

Luego nos mostrará esta ventana :

Ojo

01

02




11


Forma : en este caso tememos dos formas

Definitivo: cuando un expediente o documento da fin o archiva definitivo

Temporal: en este caso se archiva temporalmente cuando falta regularizar algún

documento

Archivador: En esta opción seleccionamos el tipo de archivador que corresponde

Acciones: se debe ingresar un detalle acerca del documento que se emitido en físico.

Luego damos GRABAR Y TERMINAR ARCHIVAMIENTO DE DOCUMENTO.

PASOS PARA CREAR ARCHIVADORES

1.- Vamos a la pestaña CATALOGOS

2.- Vamos a la opción archivadores

3.- NUEVO ARCHIVADOR

01 02

03




12


AMBITO = los archivadores pueden ser del área que es su mayoría o también se puede

elaborar archivadores personal activando la casilla

Unidad Orgánica= hace referencia al área donde laboramos

Descripción = El Tipo de archivador que de acuerdo a su área elabora (memos, oficios,

informes, cartas, etc)

Periodo = no hace referencia a año en que estamos ejemplo (2016) LUEGO

REGISTRAR

DE TAL MANERA PODEMOS GENERAR TODOS LOS ARCHIVADORES QUE UNO

DESEE

EDITAR UN DOCUEMNTO REGISTRADOS

Campos a editar EXPEDIENTE, FECHA DEL DOCUMENTO QUE SE

ELABORO, FOLIOS, ASUNTO

01

02




13


ELIMINAR UNA DERIVACION

Si por error realiza una derivación para una área específica y no es para ella, se elimina y se

deriva nuevamente (se puede hacer este paso siempre y cuando no sea recepcionado el

documento) .




14


En este caso, Si por error se derivó a la Gerencia de Recursos Humanos y es para Logística.

Cuando se deriva cambia de color de blanco a verde

1.- Se selecciona la casilla del registro que está mal derivado de color amarillo

2.- Luego eliminar derivación quedará de color blanco para su DERIVACION A DONDE

CORRESPONDE

01 02




15


Si desea buscar un expediente y no recuerda realizamos estos pasos

Con tu número de EXPEDIENTE puedes hacer seguimiento

de tu tramite desde cualquier lugar.

Si perdiste o no recuerdas tu número

de EXPEDIENTE puedes buscas en la

siguiente opción

Especificar un rango aproximado de fecha a buscar

Nombre de la empresa o persona natural

Ingresar los datos de quien firma el documento

Tipo de documento que se presento

MANUAL PARA EL USO DE SISTEMA SISGEDO I. … · Folios = Ingresar la cantidad de documentos de todo...

Documents

Transcript of MANUAL PARA EL USO DE SISTEMA SISGEDO I. … · Folios = Ingresar la cantidad de documentos de todo...