Manual para el Seguimiento Administrativo de Servicio ...
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Servicio SocialModalidad en líneaManual para el Seguimiento Administrativo
Ciclo Jul io – Diciembre 2021
Glosario 3
Etapas del proceso 4
Conclusión de la etapa inicial 5
Etapa de prestación 6
Carga de asignatura 7
Seguimiento administrativo en línea 9
Grupo de inicio 10
Grupo intermedio 11
Grupo de término 12
Temario
Consulta y dudas 13
Supervisión 14
Normatividad 15
Medidas correctivas 16
Cancelación 17
Constancia 18
Contacto 19
Directorio 20
Temario
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Prestador(a)
Alumno(a) que realiza servicio social
Unidad Receptora
Se abrevia UR. Es la dependencia, organismo o
institución que recibe prestadores. Puede ser
del sector público, privado o de la UAEH.
Profesor Honorífico Asesor
Persona dentro de la UR que es responsable de
brindar asesoramiento y seguimiento al prestador.
Sistema de Administración
de Servicio Social
Se abrevia SASS. Es la plataforma en donde se
realizará todo lo referente a servicio social.
DSSPPyVL
Son las siglas de la Dirección de Servicio Social,
Prácticas Profesionales y Vinculación Laboral.
Esta sección te ayudará a entender mejor la terminología
que se utilizará a lo largo del contenido de este manual.Glosario
Etapas del proceso De acuerdo al manual anterior, este archivo
abordará la descripción de la segunda etapa.
Etapa inicial
Etapa de prestación
Etapa final
-Preinscripción y validación en el sistema.
-Consulta de Unidades Receptoras
-Selección de Unidad Receptora
-Asignación
-Envío de listados electrónicos por parte del departamento a la UR, cartas
de presentación estarán a tu disposición en la carpeta correspondiente a
cada licenciatura, escuela o instituto (última semana de Junio)
-Creación de subcarpeta personalizada a través del link que se compartirá
del 13 al 17 de junio 2021 y Manual de Seguimiento Administrativo.
-Inicio de actividades en la Unidad Receptora
-Trámites y requisitos administrativos
-El Departamento de Servicio Social enviará al Profesor Honorífico Asesor de tu UR la liga para llevar a cabo la Evaluación al desempeño del prestador.-Haber cubierto el proceso administrativo en las etapas correspondientes para la obtención de la constancia de servicio social.
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Para brindar cierre a la etapa uno, se aclara lo que sigue en relación al «Envío de listados electrónicos de alumnos asignados a UR por parte del departamento».
• Una vez que los alumnos obtienen su asignación, el personal del departamento de servicio social, descargará la información de los alumnos que están designados en las UR para el envío de listados y actualización de información (correo electrónico).
• El personal del departamento de servicio social enviará a las UR listados de alumnos asignados; incluyendo correo electrónico del alumno con el objeto de establecer comunicación entre ambas partes del 25 al 29 de junio 2021.
• El alumno deberá ponerse en contacto con la UR a través del correo electrónico registrado; mismo que podrá visualizar en el apartado de “Consulta de proyectos” en el SASS. Dicho correo deberá ser enviado a partir del día 28 al 30 de junio como fecha límite.
• Cuando se establezca el contacto, deberás solicitar la información referente a la dinámica de trabajo para las actividades en línea; lo que puede tomar el primer mes de servicio ya que es a cumplimiento de metas y periodo establecido; de no tener respuesta por parte de la UR deberás informar inmediatamente por oficio al Área de Supervisión al correo [email protected]
Conclusión de la etapa uno
Las actividades con la unidad receptora serán desarrolladas bajo la
modalidad en línea en el esquema de cumplimiento de metas y
periodo establecido.
El cumplimiento de metas deberá establecer acuerdos en fechas y
tiempos de entrega de resultados entre el alumno y la unidad receptora.
Es necesario que el alumno se concientice sobre la modalidad en línea
ya que implica contar con las herramientas necesarias para el
desarrollo de las actividades, de igual forma demostrar buena actitud,
compromiso, disponibilidad y responsabilidad para el buen
desarrollo de su prestación.
Etapa de prestación
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Carga de asignatura
✔Si tienes el servicio social como materia debes cargarla en el próximo
proceso de reinscripción al siguiente semestre.
✔El seguimiento académico de tu asignatura es una función independiente
al proceso administrativo, sin embargo, ambas deben cumplirse
satisfactoriamente para acreditar y liberar tu servicio social.
✔El área académica determina la carga de tu asignatura de acuerdo a tus
horarios y materias asignadas para el semestre que estarás cursando.
✔ En el caso de no cargar tu asignatura deberás cancelar tu proceso
administrativo en el SASS con el personal del Departamento de Servicio
Social (Ver apartado de Cancelación voluntaria)
Aplica en el caso de que no te estén llegando los correos electrónicos, realizar la siguiente comprobación.
1. Ingresa al Sistema de Administración de Servicio Social con tu número de cuenta y NIP.
2. Selecciona tu periodo de servicio social y da clic en aceptar.
3. Cuando ingreses, la página mostrará la información que capturaste al realizar tu preinscripción.
4. Revisa la cuenta de correo electrónico que registraste y verifica que sea la cuenta en la que revisas la información en todas las bandejas.
5. Finalmente se te invita a agregar la cuenta de [email protected] entre tus contactos para evitar que las notificaciones que se envíen se
desplacen a la bandeja de correos no deseados o spam.
Si detectas que tuviste error cuando realizaste el registro o deseas actualizarlo, deberás enviar un correo electrónico con lo siguiente:
• En el asunto «Cambio de Correo»
• En el cuerpo del mensaje escribirás tus datos académicos (Nombre completo, número de cuenta, licenciatura y Escuela Superior o Instituto)
• El mensaje debe ser enviado desde la cuenta que deseas ingresar como actualización, de preferencia deberás usar tu cuenta de correo institucional.
• La dirección electrónica a donde enviarás este mensaje será a [email protected]
• Si este es tu caso, deberás enviar dicho mensaje a más tardar el 25 de junio 2021
Nota: Esta actualización en únicamente para control del Departamento de Servicio Social de tal forma que deberás avisar a tu unidad receptora sobre
este cambio de correo para estar en contacto permanente.
ACTUALIZACIÓN DE CUENTA DE CORREO ELECTRÓNICO
Haz clic para modificar el estilo de título del patrón• En tu primer mes de servicio, debes solicitar a tu Unidad
Receptora que te brinde aceptación oficial a través de su correo electrónico, ya sea por mensaje u oficio adjunto.
• Deberás subir la evidencia correspondiente al formulario.
2. Aceptación oficial
• Escanea o toma fotografía de tu tira de materias para adjuntarlo donde aparezca cargada la asignatura de servicio social (Plan educativo rediseñado)
• Presentar Certificado Total o Parcial de estudios (Plan educativo en liquidación)
3. Tira de materias o Certificado total o parcial de estudios
• Responder los campos que se exponen en el formulario.
1. Formulario de inicio
Del 14 al 17 de junio se enviará a cada uno de los alumnos por correo electrónico la liga de acceso a la carpeta drive
correspondiente a su licenciatura, por Escuela Superior o Instituto con el objeto de crear y personalizar su subcarpeta.
Durante la segunda semana del mes de julio al correo proporcionado se te enviará lo siguiente:
Liga al formulario para su llenado al igual que se te solicitará integrar los documentos requeridos en esta laminilla. Tendrás un
plazo único para el llenado de formulario y evidencias a partir de la recepción del mensaje y como fecha límite el 9 de agosto
2021 fuera de esa fecha no se aceptara la información (Ver Reglamento de Servicio Social y Prácticas Profesionales:
https://www.uaeh.edu.mx/adminyserv/gesuniv/div_vin/dir_sspract/reglamento.html).
Seguimiento administrativo en línea: Grupo de Inicio
• Únicamente deberás responder los campos que vendrán en el formulario para este grupo.
1. Formulario de seguimiento
Durante la segunda semana de octubre al correo proporcionado se te enviará la liga al formulario;
tendrás como plazo único para el llenado a partir de la recepción del mensaje y como fecha límite el
día 29 de octubre 2021. De la misma manera no se aceptarán respuestas fuera de fecha. (Ver
Reglamento de Servicio Social y Prácticas Profesionales).
Seguimiento administrativo en línea: Grupo de Seguimiento
Seguimiento administrativo en línea: Grupo de Término
A la conclusión del periodo de prestación al correo proporcionado se te enviará la liga al formulario de término y podrás realizar el
llenado correspondiente así como subir la documentación que a continuación se describe. Tendrás un plazo único para el llenado de
formulario y subir evidencias; a partir de la recepción del mensaje y como fecha limite al 28 de enero 2022. (Ver Reglamento de
Servicio Social y Prácticas Profesionales).
• A la culminación de tu prestación, deberás solicitar a tu Unidad Receptora que te brinde la carta de terminación oficial.
• Deberás subir la evidencia correspondiente al formulario.
2. Terminación Oficial
• Responder los campos que se exponen en el formulario. 1. Formulario de término
• Adjuntarás el Boucher del pago o captura de pantalla del cargo efectuado bajo el concepto de Constancia de liberación de servicio social. El cual deberás conservar para cualquier aclaración.
3. Recibo de pago
Durante el seguimiento es común que puedan existir dudas, por lo cual te invitaremos a escribir al correo
[email protected] bajo las siguientes instrucciones e indicaciones:
En el cuerpo del mensaje antes de iniciar el texto, deberás colocar:
• Número de cuenta
• Nombre completo (Preferentemente iniciando por apellido)
• Licenciatura
• Escuela Superior o Instituto
Ser claro en el mensaje o duda que se expone. No importa que el texto sea largo, pero debes cuidar la
ortografía y la relación de ideas para facilitar la respuesta a tus dudas.
Ser paciente al solicitar respuesta. Al tener el correo como único medio de contacto oficial con los alumnos en
servicio social, la recepción de dudas se ha incrementado. Al enviar constantemente correos en el mismo día
complica lograr responder, ya que nuestra cuenta agrupa automáticamente los correos junto al mensaje más
reciente o bien, los traslada a la sección de spam.
Entre uno a cinco días obtendrás respuesta.
Consulta y dudas
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Durante tu prestación puedes manifestar alguna inconformidad en relación al servicio social, sustentando con
solidez los argumentos para proporcionar elementos que puedan brindar solución a la problemática.
Para ello, debes utilizar el archivo “Reporte de Problemática” publicado en nuestro micrositio en la sección de
formatos. Este documento está dirigido a la Mtra. María Elena Hidalgo Aguilar, directora de Servicio Social,
Prácticas Profesionales y Vinculación Laboral. Llena los campos correspondientes y narra de manera concreta
la situación.
Debes enviar el oficio al correo de [email protected] con copia a
[email protected], quienes brindarán una respuesta no mayor a 5 días hábiles. Mientras te dan una
resolución, debes seguir cumpliendo con tus actividades con la UR, a menos que el área de supervisión te
brinde otra indicación.
El departamento de servicio social será notificado sobre el proceso que has solicitado, así como los
resultados de la supervisión para continuar con el seguimiento correspondiente.
Supervisión
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El proceso de servicio social se rige bajo el Reglamento de Servicio Social y Prácticas Profesionales, el cual
encontrarás en el siguiente link: https://www.uaeh.edu.mx/adminyserv/gesuniv/div_vin/dir_sspract/reglamento.html
Es recomendable que lo revises con detenimiento. En las próximas páginas se destacan elementos importantes que debes
cuidar.
Normatividad
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El incumplimiento de alguna de las obligaciones por parte de losprestadores dará lugar a las siguientes medidas administrativas decarácter correctivo:
Apercibimiento por escrito
Cancelación del servicio social
Medidas correctivas
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Si tienes alguna situación que impide que continúes con el proceso de servicio social es
necesario solicitar una cancelación voluntaria.
Lo anterior servirá para evitar amonestaciones y para que puedas realizar el proceso
para un periodo próximo.
Debes redactar un oficio para cancelar tu proceso. Encontrarás el formato disponible
en la página de servicio social:
https://www.uaeh.edu.mx/adminyserv/gesuniv/div_vin/dir_sspract/ss/formatos.html
Queda bajo tu responsabilidad que tu asesor académico tenga conocimiento de la
cancelación voluntaria solicitada, para descargar la asignatura y/o al finalizar el semestre
aparezca en actas como No Curso (NC) o según aplique.
Escanea y envía tu cancelación voluntaria firmada por ti y por tu profesor de asignatura
subiéndola a tu carpeta drive colocando cancelación voluntaria como título del
documento para rápida identificación y notificar de manera inmediata al correo
Cancelación voluntaria
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Para obtener tu constancia de servicio social deberás haber
concluido con lo siguiente:
• Haber realizado los formularios y adjuntar la evidencia
solicitada en las fechas establecidas en este manual.
• Obtener la acreditación de la UR a través del formulario
que implementa el departamento de servicio social.
• Mantener vigente la cuenta de correo electrónico para
recibir notificaciones de mecánica de entrega (marzo 2022).
Constancia
ContactoPara atender tus dudas o comentarios, por favor comunícate al
Departamento de Servicio Social
Av. Madero #706, Col. Doctores,Pachuca de Soto, Hidalgo
771 71 72 000 ext. 4704
@SSocialUAEH
Directorio
Mtra. María Elena Hidalgo Aguilar
Directora de Servicio Social, Prácticas Profesionales
y Vinculación Laboral
L.A.P. Doricela Ostoa Pontigo
Jefa del Departamento de Servicio Social
L.A. Roxana Cano Sebastián
Responsable del seguimiento de alumnos
L.T.S. Karla Denisse Carrillo Carreón
Responsable del seguimiento de alumnos