MANUAL O… · Web viewLibro P.A.N.D.A Guías que dicta el Ministerio para tratar algunos canceres....

INSTITUTO NACIONAL DEL CANCER

Manual de Organización y Funciones

CÓDIGO

PRC01

Nº RESOLUCIÓN

255

FECHA REVISIÓN

16/08/2012

Nº VERSIÓN

05

Indice

Dirección.....................................................................................................................................................................

3

Sección de Orientación Médica y Estadística ....................................................................................................................

8

Abastecimiento………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….…………………

15

Farmacia…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

18

Tecnologías de la Información........................................................................................................................................

25

Control de Gestión ......................................................................................................................................................

28

Servicios Generales ......................................................................................................................................................

31

Esterilización ...............................................................................................................................................................

38

Laboratorio .................................................................................................................................................................

41

Psicooncología .............................................................................................................................................................

43

Alimentación ...............................................................................................................................................................

46

Cuidados Paliativos ......................................................................................................................................................

48

Servicio Social .............................................................................................................................................................

51

Finanzas y Contabilidad ................................................................................................................................................

56

Oncología Médica .........................................................................................................................................................

59

Cirugía .......................................................................................................................................................................

63

Rehabilitación ..............................................................................................................................................................

66

Imagenología ..............................................................................................................................................................

69

Radioterapia.................................................................................................................................................................

71

Auditoría ....................................................................................................................................................................

75

Anatomía Patológica .................................................................................................................................................

79

Medicina Nuclear ……………………………………………...................................................................................................................

88

Especialidades Médicas …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

91

Docencia …………………………………………................................................................................................................................

94

Registro Hospitalario ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

97

Unidad de Cuidados Intermedios……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

99

Capacitación……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

102

Calidad …………………………………………...................................................................................................................................

105

Comité IIH (Infecciones Asociadas a Atención de Salud IAAS) …………………………………………………………………………………………………………

108

U. Gestión del Cuidado…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….............

114

U. Prevención de Riesgo………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

117

U. Investigación……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….....................

125

U. Mantención de Equipos………..……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

129

U. Oficial Protección Radiológica……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

133

U. Psicología Laboral ………..……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

139

U. de Proyectos……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….....................

145

U. Gestión y Administración de Personal………..……………………………………………………………………………………………………………………………………

152

U. Remuneraciones……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

160

U. Comités Asesores ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..............

165

U. Gestión Asistencial ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

166

U. Asesoría Jurídica………..……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

169

DIRECCION

Unidad: Dirección

Misión

El Centro de Responsabilidad Dirección del Instituto Nacional del Cáncer, canaliza sus esfuerzos en el cumplimiento de la misión institucional, poniendo a disposición de cada Centro de Responsabilidad y de los funcionarios de la organización, el apoyo y orientación permanente, que permitan asegurar el logro de los objetivos previstos, bajo un concepto de excelencia tanto humana y técnica”.

Objetivos

· Definir y asegurar el cumplimiento de las políticas, planes y metas institucionales, en concordancia con la de la red asistencial.

· Asegurar la ejecución en forma continua, eficiente y eficaz, de las acciones y prestaciones que la organización ha planificado, en virtud de los requerimientos y metas sanitarias de la red asistencial.

Líneas de Dependencia Jerárquica

Depende: de la Dirección del Servicio de Salud Metropolitano Norte.

Unidades Dependientes: Todas las unidades institucionales, tienen dependencia técnica y funcional de las respectivas Subdirecciones.

Unidades Asesoras: El Equipo Directivo, cuenta con la asesoría técnica de los Consejos, Comités y de la Unidad de Auditoria.

Descripción de Funciones

Dirección

· Dirigir, organizar y administrar el establecimiento.

· Súper vigilar la ejecución en forma continua, eficiente y eficaz, de las acciones integradas de salud, que la organización ha planificado, en virtud de los requerimientos de la red asistencial.

· Asegurar la viabilidad institucional, mediante la definición de políticas, planes, programas y proyectos que den respuesta a las metas sanitarias nacionales, definidas por las máximas autoridades del sector.

Subdirección Médica

· Programar y planificar los recursos y acciones de salud a desarrollar en el establecimiento, ejecutando la supervisión de las actividades de orden asistencial que se deba realizar.

· Coordinar, supervisar y controlar los Centros de Responsabilidad Clínicos y de apoyo Diagnóstico del hospital, así como las funciones de apoyo profesional y de colaboración médica en el establecimiento.

· Estudiar y promover los programas específicos de dichos servicios y unidades que sean presentadas por sus respectivas jefaturas.

· Supervisar la entrega de una atención de acuerdo a los parámetros de calidad definidos para la institución, por parte de los Centros de Responsabilidad del Instituto.

· Supervisar el cumplimiento de los programas y compromisos en el ámbito asistencial que haya contraído el establecimiento como metas.

· Sobrogar al Director del hospital en caso de ausencia o impedimento, dependiendo directamente los servicios clínicos, las unidades de apoyo tanto clínico terapéutico, como diagnóstico.

· Ser contraparte ante el Servicio de Salud en materia de redes asistenciales y programas de atención.

· Supervisar el cumplimiento de los plazos y condiciones de respuesta ante reclamos interpuestos por usuarios con respecto a la calidad de atención en el establecimiento, según normas y protocolos preestablecidos.

· Desempeñar las demás funciones y tareas que le encomiende el director en las materias de su competencia.

Subdirección Administrativa

· Gestionar los recursos físicos y financieros del establecimiento, permitiendo su aplicación oportuna en beneficio de los usuarios del sistema.

· Proponer estrategias y programas para asegurar la capacidad operativa del establecimiento, asegurando la calidad de las acciones de salud a través de procesos logísticos de apoyo y estructuras funcionales apropiadas.

· Velar por el cumplimiento de las disposiciones legales, normas técnicas e instrucciones relativas a materias de su competencia.

· Coordinar el proceso de formulación presupuestaria del establecimiento.

· Monitorear y evaluar el cumplimiento de los compromisos y planes financieros del establecimiento.

· Organizar, mantener y utilizar la información financiera recopilada, con el fin de apoyar la toma de decisiones técnicas, presupuestarias y de inversión del establecimiento.

· Coordinar los centros de responsabilidad de apoyo logístico y de apoyo clínico bajo su dependencia, de manera de que estos contribuyan al logro efectivo de los objetivos institucionales.

· Colaborar en la implementación y mantención de sistemas y tecnologías de la información en el establecimiento, que aseguren la correcta toma de decisiones de la alta dirección institucional.

· Gestionar el rediseño sistemático de los procesos de apoyo, de su ámbito de competencia, de manera de asegurar su adecuación a las necesidades y expectativas de los usuarios internos y externos del establecimiento.

· Gestionar elementos y herramientas de satisfacción de usuarios y participación social, en el ámbito de su competencia.

Subdirección de Operaciones

· Organizar y ejecutar las actividades de ingeniería y de mantenimiento especializado del equipamiento clínico e industrial y de las instalaciones en general en el Instituto Nacional del Cáncer.

· Formular y proponer a la Dirección del Establecimiento, proyectos con su correspondiente evaluación, orientados a contribuir a mejorar, ampliar y/o optimizar la infraestructura y equipamiento clínico e industrial disponible.

· Formular y proponer a la Dirección del Establecimiento proyectos y alternativas de Compra de servicios externalizados, en las áreas de competencia de la subdirección de operaciones.

· Preparar y proponer el presupuesto Anual para la ejecución de inversión y de la Subdirección de Operaciones.

· Diseñar sistema que permita disponer del catastro actualizado de equipos y estado de las instalaciones por cada centro de responsabilidad.

· Diseñar y disponer la ejecución de programas de mantenimiento preventivo del equipamiento y de la infraestructura disponible en el instituto nacional del cáncer.

· Preparar las bases técnicas y administrativas para los llamados a propuestas relativas a reparaciones menores y mayores del edificio, del equipamiento industrial y clínico médico, de instalaciones, de la dotación de vehículos y de servicios externalizados, manejando portal chile compra, según los marcos legales vigentes.

· Prepara las bases técnicas y administrativas para efectuar los llamados a propuestas relativas a servicios externalizados que sean requeridos.

· Efectuar supervisión del cumplimiento de normativas legales en consideración a las responsabilidades subsidiarias con respecto al cumplimiento de contratos de trabajo, pago de imposiciones y seguridad laboral con empresas en convenio.

· Efectuar supervisión del grado de cumplimiento de los servicios externalizados manteniendo la vigencia de los contratos.

· Disponer de planos arquitectónicos de todas las instalaciones del Instituto , con el respectivo sistema de actualización de ellos.

· Contribuir y colaborar en la Normalización de las instalaciones, de las redes sanitarias y eléctricas en concordancia a las necesidades que el establecimiento vaya enfrentando.

· Velar por la eficiente organización y funcionamiento de la subdirección de operaciones, y que sus áreas funcionales de acuerdo con las normas generales e instrucciones que imparta la Dirección del Instituto, y las normas internas que la complementen.

· Entregar a al Dirección del Establecimiento en forma anual un informe- Cuenta Anual, de las actividades y cumplimiento del plan de trabajo propuesto.

· Ejecutar toda aquella actividad que sean encomendadas por la autoridad superior del establecimiento.

Subdirección de Recursos Humanos

· Generar las condiciones para el desarrollo de las personas que laboran en el establecimiento y las mejores condiciones organizacionales y de entorno, para obtener el mayor potencial de cada persona al servicio de los objetivos estratégicos del establecimiento.

· Definir e implementar mecanismos de registro y control de los cargos de la planta y dotación asignados en el Establecimiento y de las jornadas de trabajo.

· Mantener sistemas de seguimiento del gasto del presupuesto en materias del item 21, y de sus componentes, emitiendo informes y retroalimentación de sus resultados.

· Mantener sistemas de control del gasto en el subtítulo 21, proponiendo la implementación de medidas correctivas necesarias.

· Implementar los procesos de evaluación de desempeño y promoción de los funcionarios en el Establecimiento, de acuerdo a la regulación vigente sobre la materia.

· Participar en la elaboración de los convenios de desempeño colectivo celebrados con el Servicio de Salud en el marco de las normas del Art. 28 d) y 37 de la Ley Nº 19.664 y de los Arts. 63 y 67 de la Ley Nº 19.937. Asimismo, deberá participar en el monitoreo y evaluación de su cumplimiento.

· Mantener registros actualizados de datos personales y de vida funcionaria de la dotación del establecimiento, emitir un informe anual e informes trimestrales de dotación y demás informes que sean requeridos en esta materia.

· Administrar el sistema de remuneraciones del establecimiento, asegurando el correcto pago de las remuneraciones a los funcionarios.

Realizar estudios de carga de trabajo y demanda de prestaciones requeridas por el Director para establecer las necesidades de contratación y de compra de servicios con personas naturales y jurídicas, de acuerdo a las metodologías definidas para ello.

· Realizar estudio de las expansiones, modificaciones o redistribuciones del recurso humano según las necesidades de funcionamiento, de acuerdo a las metodologías definidas para ello.

· Colaborar en la mantencion de sistemas de reclutamiento y selección del personal, de acuerdo a necesidades y basado en perfilamiento de cargos.

· Colaborar en la gestión clínica del Establecimiento, apoyando la definición de las dotaciones de RR. HH por Unidades Funcionales, acorde a la producción asistencial requerida, número de camas, equipos, boxes u otro indicador de actividad.

· Colaborar con las Unidades Funcionales del Establecimiento en la definición de perfiles de competencia para los cargos y apoyar la formalización de funciones, responsabilidades y metas para los funcionarios de cada unidad.

· Colaborar en la celebración y supervisión de los contratos de compra de servicios de cualquier naturaleza con personas naturales o jurídicas, para el desempeño de todo tipo de tareas o funciones, generales o especificas, aún cuando sean propias o habituales del Establecimiento, que se establezcan según faculta la Ley 19937 a los Establecimientos Autogestionados en Red, velando porque dichos contratos no excedan el 20% del total del presupuesto asignado al Establecimiento.

· Colaborar en la gestión de los convenios docente-asistenciales establecidos por el Establecimiento, en concordancia a las normas técnicas vigentes, y los requerimientos del establecimiento.

· Efectuar estudios de clima organizacional de acuerdo al Plan Estratégico y velar por la implementación de medidas de intervención que de estos se deriven.

· Resguardar el cumplimiento de todas las normas técnicas, disposiciones legales y reglamentarias en materia de derechos, obligaciones, responsabilidades y bienestar de los funcionarios del Establecimiento.

· Generar instancias de participación y comunicación efectiva entre los funcionarios y la Dirección del Establecimiento.

· Elaborar las resoluciones y documentos que autorizadas por la Dirección del Establecimiento, se cursen en materia de recursos humanos, en lo referido al Art. 25F de la Ley Nº 19.937. A saber :

· Designación de suplentes

· Contratación de personal, prorroga de las contrataciones y termino de estas cuando corresponda, en el marco de dotación y presupuesto autorizado.

· Renuncias voluntarias de personal de planta y contrata.

· Designación de funcionarios en comisión de servicios, cometido funcionario, comisiones de estudio y capacitación.

· Distribución de funcionarios dentro del mismo Establecimiento.

· Destinación de funcionarios a otros establecimientos dependientes del Servicio a otros establecimientos de Autogestión en Red, a establecimientos de carácter experimental y a las entidades administradoras de salud primaria de su territorio.

· Autorización, concesión o reconocimiento de feriados, permisos con o sin goce de remuneraciones dentro del país, descansos compensatorios, licencias por enfermedad, reposos preventivos o maternales. Reconocimiento, prorroga y termino a asignaciones familiares y prenatales y demás prestaciones sociales.

· Reconocimiento de remuneraciones, incluyendo todas aquellas asignaciones y bonificaciones que son concedidas por el Director del Servicio.

· Instrucción de Investigaciones sumarias y sumarios administrativos, aplicación de medidas disciplinarias. Con excepción de los establecido en letra D del articulo 121º de la ley 18.834, absolución, sobreseimiento y resolución de todas las materias relacionadas con dichos procedimientos.

· Recuperación de los recursos de licencias medicas del personal a su cargo.

· Declaración de accidentes en actos de servicio.

· Contratación de personal sobre la base de honorarios en el marco de la glosa presupuestaria fijada.

· Regulación de todas las materias asociadas a la salud del personal, prevención de riesgos laborales y referentes en la relación con asegurador ley 16.744 de accidentes laborales y enfermedad profesionales.

· Mantener en forma activa las condiciones y parámetros relacionados con la gestión de las personas vinculados a los distintos sistemas de Acreditación existentes.

· Colaborar en la realización de acciones orientadas a la mantención del clima y estímulos al reconocimiento funcionario.

· Mantener sistema de administración de personal y de pago de remuneración del personal contratado vía Fundación Pro ayuda, que se encuentra destinado al Instituto Nacional del Cáncer.

Relaciones Funcionales

Externas

· Presidencia de la República

· Ministerio de Salud

· Fondo Nacional de Salud

· Servicio de Salud Metropolitano Norte

· Contraloría General de la República

· Otros Ministerios, Servicios de Salud, Hospitales y organismos públicos y privados nacionales e internacionales.

Internas

· Centros de Responsabilidad Institucionales.

· Organizaciones Gremiales.

Subdirección de desarrollo

· Desarrollar y proponer proyectos de mejoramiento de la gestión interna del establecimiento.

· Impulsar la generación de iniciativas tendientes al mejoramiento continuo en la calidad de atención de los usuarios.

· Impulsar iniciativas que tiendan al fortalecimiento, en el ámbito de los registros hospitalarios, de la investigación y la docencia en el establecimiento.

· Gestionar procesos de innovación para la gestión al interior del establecimiento, según prioridades establecidas.

· Tender a establecer y desarrollar equipos de trabajo transversales, de acuerdo a requerimientos y líneas de proyectos definidas.

· Desempeñar las funciones y tareas que le sean encomendadas, por parte de la Dirección del establecimiento.

Organigrama

Manuales

Organizaci

ó

n y

Funciones

Instituto Nacional del C

Instituto Nacional del C

á

á

ncer

ncer

SOME

1. Propósito

Servir de instrumento orientador y de inducción a funcionarios recién ingresados al Centro de Responsabilidad, o de guía práctica para personas o funcionarios interesados en conocer los procesos y metodologías del mismo, como también sirva de inducción al momento de insertarse un nuevo miembro en el equipo.

Objetivos

· Conocer la estructura y finalidad del Centro de responsabilidad.

· Definir las funciones del centro de Responsabilidad

2. Alcance

a) Líneas de Dependencia Jerárquica: La Sección de Orientación Médica y Estadística, es un Centro de Responsabilidad considerado como de Apoyo Logístico, depende de la Subdirección Médica.

1. Unidades de Staff: Coordinación G.E.S.–Admisión y Coordinación Archivo– Estadística y Convenios.

2. Unidades Dependientes:

A. Admisión

B. Estadística

C. Archivo

D. Convenios

E. Oficina de Informaciones

Organigrama

b) Relaciones internas y externas

Internas: Todos los Centros de Responsabilidad Clínicos, de Apoyo Clínico y de Apoyo Logístico del Instituto Nacional del Cáncer.

Externas:

· Usuarios y pacientes

· Servicios de Salud en convenio y Hospitales Derivadores

· Servicio de Salud Metropolitano Norte

· Hospitales y Consultorios de la Red Asistencial del Servicio de Salud Metropolitano Norte

· FONASA

· Ministerio de Salud

3. Definiciones

· S.O.M.E.: Sección de Orientación Medica y Estadística

· O.I.R.S.: Oficina de Informaciones, Reclamos y Sugerencias

· FONASA: Fondo Nacional de Salud

· IPD: Informe de Proceso Diagnóstico

· SIC: Solicitud de Interconsulta

· GES: Garantías Explicitas en Salud

· C.R.: Centro de Responsabilidad

· REM: Resumen Estadístico Mensual

· Ficha M: Ficha utilizada para pacientes derivados por Patología Mamaria desde APS.

· APS: Atención Primaria de Salud

· Medisyn: Sistema de agenda médica

· SIGGES: Sistema de Información de Garantías Explicitas en salud

· DEIS: Departamento de Estadísticas e Información en Salud

· Minsal: Ministerio de Salud

· SSMN: Servicio de Salud Metropolitano Norte

· HCUCH: Hospital Clínico de la Universidad de Chile

4. Responsabilidad

La existencia de la Sección de Orientación Médica y Estadística se justifica en el Reglamento Orgánico de los Servicios de Salud, en su capítulo IV, Art. 177, que dispone lo siguiente: "En todos los establecimientos de Salud del País debe existir una Sección de Orientación Médica y Estadística", que otorgue apoyo técnico y administrativo y aumente la eficiencia de la gestión, relativa a la atención de usuarios en los establecimientos asistenciales de la red publica de salud.

Objetivos Generales

a. Velar por la realización de los procesos, trámites asistenciales y administrativos correspondientes, mejorando la calidad y eficiencia de la atención a los usuarios del hospital a través de sus unidades dependientes.

b. Facilitar la labor administrativa y de toma de decisiones al interior del Instituto, a través de la información estadística que la sección proporciona.

5. Documentos y Registros,

Los documentos utilizados en este CR, de acuerdo a los procedimientos realizados en cada Unidad son:

Admisión

a. Ficha Clínica

b. Solicitudes de Interconsulta (SIC)

c. Informes de Proceso Diagnóstico (IPD)

d. Citaciones

OIRS

e. Registro de Solicitudes Ciudadanas

f. Solicitud de Información de Ficha Clínica

Estadísticas

g. REM

h. Reportes de actividad mensual

i. Censo diario por servicio de hospitalización

j. Resumen Censo Mensual

k. Base de datos de egresos Hospitalarios

Archivo

l. Reportes de Agenda Médica de atenciones agendadas por profesional

m. Reporte de Fichas Clínicas entregadas y recepcionadas

n. Fichas Clínicas

Convenios

o. Ordenes de Atención

p. Registro de derivaciones por convenio DFL 36

q. Registro de convenios para prestaciones de Medicina Nuclear

r. Reporte de convenios para facturación

6. Contenido/Desarrollo

La Sección de Orientación Médica y Estadística, tiene cono Misión entregar al paciente que demanda atención médica oncológica, una eficiente gestión a través de un trabajo continuo, y de buscar implementar los medios que permitan que los trámites asistenciales y administrativos sean a través de procedimientos claros, comprensibles y simplificados para los usuarios. Esta misión se inserta e intenta contribuir a la misión general del Instituto, la cual es servir a las personas enfermas de Cáncer, ofreciéndoles una atención integral, con una visión humanizada del paciente y su familia.

A. Unidad: Admisión

Objetivo: Ejecutar de forma expedita, racional y oportuna los trámites asistenciales y administrativos pertinentes al proceso de admisión, atención y referencia de los usuarios que concurren al establecimiento.

Funciones Generales:

· Orientar e informar al público sobre los procedimientos de Admisión.

· Agendamiento y reagendamiento de horas de atención, de acuerdo con las disponibilidades de éstas, en el sistema de agenda médica (Medisyn).

· Abrir fichas clínicas a los pacientes que ingresan por primera vez al establecimiento.

· Llevar registro de todos los pacientes que son enviados al INC, para atención.

Funciones Específicas:

· Informar al paciente acerca de: Horario, lugares de atención y documentación necesaria para su atención.

· Ingreso de Datos personales de los pacientes derivados para atención en INC, en la agenda médica.

· Envío de antecedentes clínicos completos, remitidos desde los centros derivadores, a los distintos CR Clínicos para su visación y autorización de ingreso.

· Asignar horas de atención, de acuerdo a la disponibilidad por equipo de especialistas, según corresponda.

· Abrir fichas "M" a pacientes que consultan por un diagnóstico de patología mamaria y que han sido derivados desde APS.

· Avisar telefónicamente, a los pacientes, cambios de horas de atención.

· Efectuar ingreso de Hospitalización, en sistema informático disponible en Intranet.

· Elaborar brazalete de identificación del paciente, al momento de efectuar el ingreso de hospitalización.

· Carga de citaciones de primera consulta agendadas en la Unidad, en SIGGES y sistema de demanda ambulatoria de Intranet.

· Entrega de certificados de asistencia a policlínicos de atención ambulatoria.

B. Unidad: Estadística

Objetivo: Recoger, procesar y mantener la información que se genere en el establecimiento, proporcionándola cuando sea necesario, para la toma de decisiones o para el manejo y control del establecimiento.



· Recoger, procesar y consolidar la información que se genere en el Establecimiento.

· Proporcionar la información estadística requerida para la formulación y evaluación de programas de salud y para el manejo financiero como Administrativo del establecimiento.


· Realizar un censo diario de camas y de pacientes hospitalizados y elaborar su estadística diaria.

· Cuadrar censo en Resumen de Censo Diario consignando traslado entre los diferentes servicios y días de estada.

· Consolidar mensualmente la información recolectada y elaborar el REM (Resumen Estadístico Mensual).

· Custodiar la documentación utilizada para la elaboración de la información estadística.

· Calcular los días de estada al egreso del paciente, codificar diagnóstico principal en hoja de ingreso hospitalario original copia, enumerarla al egreso, correlativamente.

· Y otras funciones que le encomiende su jefe directo.

· Ingreso en la página del DEIS-Minsal, del censo diario de camas por servicio de hospitalización, además de la categorización de los pacientes hospitalizados.

C. Unidad: Archivo

Objetivo: Mantener, conservar, custodiar y distribuir en forma rápida y oportuna las historias clínicas para su utilización en la atención del paciente, investigación y docencia.



· Conservar, distribuir y mantener las historias o fichas clínicas.

· Mantener control sobre las historias clínicas de manera que éstas sean entregadas a las diferentes dependencias del Instituto en forma oportuna, y solo a funcionarios pertenecientes al establecimiento.

· Coordinar la información requerida por las unidades de Estadística y Recaudación, cuando estas lo requieran.


· Extraer diariamente de Agenda médica los listados de los policlínicos de pacientes ambulatorios (Desde 72 horas antes de la realización del Policlínico.) y extraer las fichas clínicas de acuerdo al listado. El listado se irá actualizando diariamente hasta las 12:00 hrs. del día anterior a la atención.

· Reemplazar las Historias Clínicas solicitadas, por cartola de color. Este tarjetón debe contener la siguiente información:

· Nº de la Historia Clínica

· Responsable de Solicitud

· Fecha de Entrega

· Entregar diariamente las fichas clínicas programadas para atención, utilizando el nuevo sistema informático con código de barras. Este sistema consiste en registrar los responsables de la entrega y la recepción de la historia clínica y por ende de su ubicación final. Para cumplir con esta finalidad la entrega de fichas debe ser presencial, vale decir debe estar presente el funcionario de archivo que entrega y el funcionario que recibe y que se hará responsable del adecuado manejo de la historia clínica. Ambos deberán disponer de un número de usuario, que en este caso corresponde al número de registro de asistencia, este se ingresa al sistema y posteriormente se procede a ingresar el total de las fichas, utilizando el código de barra que se encuentra incorporado en la historia clínica. El sistema entregará un reporte con el total de fichas clínicas entregadas, del cual se sacarán 2 copias. Una de ellas será entregada al funcionario que retira las historias desde la unidad y la otra copia quedará en el Archivo, para su posterior revisión y comparación una vez que las fichas son devueltas a la Unidad de Archivo.

· Incorporar el código de barra, en el caso de las historias clínicas antiguas. Este deberá colocarse antes de que la ficha clínica salga de la unidad de archivo.

· Distribuir y entregar fichas clínicas que sean solicitadas a la Unidad, sin programación previa y en carácter de Urgente, por alguno de los Servicios de la Institución. Las Fichas Clínicas que sean entregadas a las Unidades, para atenciones no programadas en la Agenda Médica, (Atenciones de Urgencia), quedan bajo la responsabilidad de quién las solicita para su uso. En el caso que la ficha sea requerida desde otro Servicio, posterior a esta atención, el funcionario responsable de haber solicitado la ficha, deberá conservar un registro de entrega (Fecha y Destino), firmado por la persona a quien se le hace traspaso del documento. Finalmente el cambio en el destino de la Ficha, deberá ser informado a Archivo, para el cambio del tarjetón de reemplazo, por el funcionario que solicitó la ficha a Archivo.

· Entregar las fichas programadas en agenda médica, para atención de nuestros pacientes en el Servicio de Cardiología del CDT Hospital San José. En el caso de nuestros pacientes que requieran atención en dicho centro, en otra especialidad, también serán entregadas y retiradas por personal de la Unidad de Archivo.

· Recepcionar las historias clínicas, enviadas desde los servicios. Las fichas deberán ser recepcionadas por un funcionario de archivo. Las fichas deben ser revisadas una a una, estando ambos funcionarios presentes (el que entrega y el que recibe) y luego deberá consignar con su firma la recepción conforme de las historias clínicas entregadas a la Unidad, en el libro de registro del servicio que está devolviendo las historias clínicas. La devolución de Fichas a Archivo, deberá hacerse por escrito, con Libro destinado para ese propósito, el que deberá incluir Fecha de la entrega, Nombre del Paciente y Número de Ficha Clínica. Además se deberá hacer devolución del reporte Medisyn entregado por Archivo, en el que se deberá registrar el destino de las fichas que no están siendo devueltas, con la finalidad de que los funcionarios de Archivo puedan hacer cambio de la Dirección, en los tarjetones de reemplazo de las Fichas Clínicas no devueltas.

· Archivar las Historias Clínicas que son entregadas a la Unidad, provenientes de los distintos servicios clínicos y de apoyo y en el caso de las fichas que son enviadas a otro servicio, consignar el nuevo destino en el tarjetón de reemplazo.

· Archivar en las historias clínicas todo documento o información que no hubiera sido archivado de manera segura, evitando así el extravío de estos.

· Reparar deterioro de las carátulas o reemplazar por una nueva, manteniendo las advertencias o notas que existan en ellas.

· Verificar que las historias clínicas que han sido entregadas a los distintos Servicios sean devueltas en su totalidad. En el caso que esto no ocurra consignar en el tarjetón de reemplazo el nuevo destino. Los tarjetones de reemplazo de aquellas fichas que están siendo devueltas, posterior a la atención del paciente, deberán ser retirados.

· Entregar a Admisión las Historias Clínicas de pacientes que van a ser hospitalizados.

· Realizar seguimiento de las Historias Clínicas que han sido extraviadas, hasta lograr su ubicación. El extravío de historias clínicas debe ser informado inmediatamente a la Jefatura o Coordinación de la Unidad, para ingresar antecedentes en el Libro de Incidentes, que se encuentra disponible en S.O.M.E. Of. 10, y en el cual se deberán consignar principalmente fecha del extravío y de recuperación de la historia clínica.

· Actualizar los tarjetones en el caso de hospitalizaciones fuera del horario de atención de la Unidad de Admisión.

· Entregar las historias clínicas solicitadas a la Unidad, para investigación o docencia. Las Fichas Clínicas utilizadas para estudios, deben ser solicitadas a la Unidad de Archivo, en nóminas de no más de 30 fichas (2 copias). La nómina debe incluir Nombre del Paciente y Número de Ficha Clínica, así como el nombre del responsable del estudio. La Unidad de Archivo tiene un plazo máximo de 72 hrs., para dar respuesta a la solicitud. Una vez devuelta la totalidad de fichas clínicas solicitadas por nómina, se podrá enviar un nuevo listado.


D. Unidad: Convenio

Objetivo: Efectuar el enlace entre el establecimiento y aquellos servicios de mayor o menor complejidad para satisfacer las necesidades de atención integral del paciente.


Funciones Generales

· Realizar los procedimientos administrativos que requiere la atención de pacientes por convenio.

· Recepcionar y despachar solicitudes de convenio a oficina de convenio de Servicio de Salud Metropolitano Norte, registrando dicha gestión.


· Realizar el timbraje de todas aquellas prestaciones, que le son solicitadas a los pacientes, por sus médicos tratantes, verificando la existencia de un convenio que las respalde en el caso de pacientes derivados a INC, desde otros servicios de salud.

· Trámite de solicitudes de prestaciones que serán enviadas al HCUCH por Convenio DFL 36 (SSMN – HCUCH).

· Verificar que las hojas de interconsulta, que serán enviadas para autorización al SSMN tengan timbre de: Convenio, Dirección, Recaudación, además, registrar domicilio y RUT (el cual deberá ser contrastado con la colilla de FONASA), edad y diagnóstico del paciente hospitalizado o ambulatorio.

· Extraer mensualmente los reportes de convenios, desde el sistema informático disponible en intranet.

· Consolidar la información por Servicios de Salud en convenio y enviarlos a Contabilidad para la emisión de las facturas correspondientes.

· Elaborar cartas conductoras que serán enviadas a los Servicios de Salud en convenio, acompañadas de las facturas y las nóminas de prestaciones.

· Enviar la facturación a la Unidad de Control de Gestión, para su revisión.

· Entrega de la facturación a Dirección para su autorización y envío a los Servicios de Salud en convenio.


E. Unidad: OIRS

Objetivo: Centralizar la entrega de información y orientación, tanto física como administrativa de la institución siendo ésta oportuna y confiable para otorgar el acceso expedito del usuario a las diversas prestaciones que otorga el Instituto Nacional del Cáncer, y ser además la instancia a través de la cual los usuarios pueden efectuar los reclamos, sugerencias, felicitaciones y solicitudes, además de informes médicos de tratamientos realizados.


Funciones Generales

Orientar e informar al público sobre:

· Atención hospitalaria y sobre los procedimientos de atención

· Funcionamiento del establecimiento

· Formalidades y plazos establecidos para presentación de solicitudes de información y de documentos y antecedentes que deben acompañar.

· Horarios y lugares de atención de los pacientes cuando lo solicitaren.

Funciones específicas:

· Entregar al público información de orientación respecto a la ubicación de los distintos servicios del Instituto, en que el paciente deba obtener alguna prestación.

· Entregar al público, folletos, trípticos que informen sobre el funcionamiento, organización y actividades que realiza el Instituto.

· Entregar información a los usuarios, respecto al procedimiento de Solicitud de información contenida en la ficha clínica.

· Llevar registro de las acciones realizadas durante el proceso de entrega de información de ficha clínica, asegurando que el tiempo de respuesta no exceda los 20 días.

· Mantener disponibles los Registros de Solicitudes Ciudadanas para los usuarios que requieran hacer uso de ellos.

· Y otras funciones que le encomiende su jefe directo

7. Carácter

El presente manual es de carácter formal y obligatorio, y podrá ser utilizado para:

· Guiar a personas recién ingresadas la Sección de Orientación Medica y Estadística o a otros interesados respecto de los objetivos y funciones de cada dependencia.

· Dilucidar o dirimir dudas o conflictos respecto de la competencia y funciones de cada unidad.

· Incorporar nuevas funciones o unidades, en una permanente adecuación a los cambios.

Los objetivos del presente manual son:

· Definir el objetivo para los cuales fueron creadas cada una de las unidades de la Sección de Orientación Médica y Estadística del Instituto Nacional del Cáncer.

· Delimitar las funciones que le compete realizar a cada unidad, para dar cumplimiento al objetivo asignado.

· Señalar la ubicación de las unidades dentro de la estructura, como parte de un todo integrado y coherente.

· Facilitar la comunicación y la coordinación entre la dependencia y el todo, e internamente.

· Servir de base para las futuras reestructuraciones y elaborar otros documentos (manuales de cargo y de procedimientos).

ABASTECIMIENTO

1. Propósito


Objetivos


· Definir las funciones del centro de Responsabilidad.

2. Alcance

Abastecer al Equipo Directivo, Centros de Responsabilidad Clínicos, de Apoyo Clínico y de Apoyo Logístico de los materiales e insumos necesarios para atender de manera eficaz, eficiente y oportuna las necesidades del paciente oncológico y de sus familias.

3. Definiciones

· Proceso de Compras: adquisición y contratación de bienes y servicios a través de algún mecanismo establecido en la Ley de Compras y en el Reglamento, incluyendo los convenios marcos, licitación pública, licitación privada y tratos o contratación directa.

· Convenios Marco: Procedimiento de contratación realizado por la Dirección de Compras para procurar el suministro directo de bienes y servicios a las diferentes entidades (Instituto Nacional del Cáncer), en la forma, plazo y demás condiciones establecidas en dicho convenio.

· Licitación o Propuesta Pública: Procedimiento administrativo de carácter partícipe mediante el cual el Instituto Nacional del Cáncer realiza un llamado público, convocando a los interesados para que, basándose en las bases fijadas, formulen propuestas, de entre las cuales seleccionará y aceptará la más conveniente.

· Licitación o Propuesta Privada: Procedimiento administrativo de carácter partícipe, previa resolución fundada que lo disponga, mediante el cual el Instituto Nacional del Cáncer invita a determinadas personas para que, basándose en las bases fijadas, formulen propuestas, de entre las cuales seleccionará y aceptará la más conveniente.

· Trato Directo: Procedimiento de contratación que por la naturaleza de la negociación debe efectuarse sin la concurrencia de los requisitos señalados para la licitación o propuesta pública y para la propuesta privada.

· Adjudicación: Acto administrativo mediante Resolución Exenta o Fundada, por medio de la Unidad de Adquisiciones o en su defecto de la Unidad Solicitante del Instituto Nacional del Cáncer selecciona uno o más oferentes para la suscripción de un contrato de suministro, regido por la Ley de Compras Públicas.

· Bases: Documentos aprobados por el Director, que contienen el conjunto de requisitos, condiciones y especificaciones, establecidas por el Instituto Nacional del Cáncer, que describen los bienes y servicios a contratar y regulan el proceso de compras y contrato definitivo (incluye las bases administrativas y bases técnicas).

· Bodega: Lugar físico destinado para el almacenamiento de medicamentos y productos médicos y administrativos.

· Stock Mínimo: Es aquella cantidad de mercadería que debe existir en bodega para que abastezca normalmente los pedidos entre el tiempo de demora que existe entre la solicitud de reabastecimiento y la recepción final efectiva de este pedido

· Stock Máximo: Esta cantidad de stock, entre otras, puede ser fijado por tres criterios básicos:

· Por capacidad de almacenamiento.

· Por durabilidad del artículo, vale decir, si tiene algún tipo de vencimiento.

· Por políticas económicas de la organización, referente a su presupuesto designado con relación al monto de dinero que está dispuesta a mantener invertido en Mercadería.

4. Responsabilidad

La estructura de esta unidad se divide en las siguientes líneas jerárquicas:

· Línea jerárquica vertical ascendente: La Sección depende administrativamente de la Subdirección Administrativa y funcionalmente del Equipo Directivo.

· Línea jerárquica vertical descendente: Dependen de la Sección de Abastecimiento Bodega y Adquisiciones.

Organigrama

En cuanto a su relación Intra y Extrainstitucional la relación de esta unidad es:

· Relación Intrainstitucional: Horizontal con secretarías de unidades y centros de responsabilidad del Instituto.

· Relación Extrainstitucional:

· Con Proveedores entre ellos ChileCompra vía web y las distintas empresas que abastecen a la Institución por delegación de la jefatura.

· Con el Servicio de Salud Metropolitano Norte a través de secretarías, específicamente con las dependencias de la Subdirección administrativa.

Entre la descripción general de función/ responsabilidad de la jefatura de abastecimiento se encuentran:

· Registrar todo documento que se emita y reciba en la Sección.

· Mantener en orden la información de la unidad de abastecimiento (archivo).

· Entregar documentos visados por el jefe de unidad a adquisiciones y bodega.

· Entregar a los proveedores las Resoluciones de Compra formalizadas y solicitar el oportuno despacho de las mercaderías.

· Cumplir con todas aquellas otras funciones que le sean encomendadas por su jefe directo.

5. Documentos y Registros

Todas las actividades realizadas por la Unidad se desarrollan en el marco de las siguientes leyes y normas:

· Ley Nº 18.834, Estatuto Administrativo.

· Ley Nº 18.575 Orgánica Constitucional del Bases Generales de la Administración Pública.

· Ley Nº 19.886. Ley de Bases sobre contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios, Políticas Complementarias de Uso del Portal Mercadopublico.

· Circular Nº 4, Instructivo sobre Transparenta en las Contrataciones Públicas.

· Ley Nº 19.653 Sobre Probidad Administrativa aplicable a los Órganos de la Administración del Estado.

· Ley de Presupuesto del sector Público.

· Artículos 186, 187 y 188 del DL Nº 42, Reglamento de los Servicios de Salud.

· Directiva Permanente Interna Administrativa Nº 21, Sobre adquisición de Bienes y Ambulancias que efectúan los Servicios de Salud.

· Directiva Permanente Interna Administrativa Nº 18, sobre Fondos Fijos, Avances y Anticipos a Proveedores.


El Propósito de esta unidad es la de abastecer, adquirir, mantener y distribuir los materiales e insumos necesarios para satisfacer al cliente final de la Institución, y de esta manera otorgar una atención integral al paciente en el tratamiento del cáncer.

La principal función de esta unidad es la de materializar las adquisiciones procurando conseguir las mejores condiciones de precio, calidad, garantía y oportunidad respetando la Normativa de Compras y Contrataciones del Sector Público. Para luego recibir, almacenar, mantener en óptimas condiciones y distribuir lo adquirido por el Instituto procurando cumplir con los principios básicos en la gestión de Bodegas.

Entre las funciones específicas, se encuentran:

· Obtener las cotizaciones necesarias para respaldar las compras según la normativa vigente.

· Elaborar los Cuadros de Análisis de Compra considerando los factores de calidad, precio, garantía, forma de pago y certificaciones.

· Elaborar Resoluciones de Compra a obligar por la Unidad de Contabilidad

· Verificar los stocks en el sistema antes de cursar las compras.

· Entregar a los proveedores las Resoluciones de Compra y solicitar el oportuno despacho de las mercaderías.

· Revisar en conjunto con Bodega, las Resoluciones de Compra pendientes, para solicitar al proveedor los productos o anular las Resoluciones.

· Recibir todas las mercaderías adquiridas por el Instituto verificando que la calidad, cantidad y precio coincidan con la orden de compra.

· Extender el formulario de recepción de mercaderías o de consumo inmediato remitiéndolo a Contabilidad, acompañado de las guías y/o facturas de los proveedores.

· Codificar las estanterías de Bodega con el fin de lograr un manejo y búsqueda expeditos de los artículos.

· Almacenar todo artículo que ingresa a la Bodega, ubicando los artículos en forma ordenada y lógica, de manera que se logre un manejo rápido y fácil de éstos, evitando posibles pérdidas por obsolencias, desorden o mal manejo.

· Mantener el orden y limpieza de las Bodegas.

· Entregar inmediatamente a Farmacia todas las drogas y medicamentos que se recepcionen.

· Almacenar y refrigerar si procede las drogas que estén transitoriamente en bodega, por razones de fuerza mayor.

· Despachar los artículos rigiéndose por el calendario anual de entregas.

· Respaldar toda entrega de artículo con el correspondiente formulario orden de Bodega.

7. Carácter

Este Manual es de carácter formal y obligatorio.

FARMACIA

1. Propósito

El diseño de Manuales en el Instituto Nacional del Cáncer tiene como propósito ordenar y definir en forma clara las funciones y cargos, como el fortalecimiento de la Organización para el logro de sus objetivos.

Presentar una visión de la estructura organizacional de la entidad, mostrando sus principales funciones, niveles jerárquicos, clase de unidades que la conforman y la estructura de puestos.

Facilitar la coordinación entre las diferentes unidades y delimitar claramente las actividades correspondientes de cada una de ellas.

Servir de instrumento orientador y de inducción, especialmente, del personal de nuevo al ingreso, para entregarle una visión global de toda la institución, mostrarle la relación entre su unidad y las demás unidades, así como también servir de guía práctica para personas o funcionarios interesados en conocer los procesos y actividades de la Unidad de Farmacia.

2. Alcance

Personal de Farmacia

Servicios clínicos ambulatorios y hospitalizados

3. Definiciones

La farmacia es una Unidad de Apoyo Clínico y Terapéutico integrado, funcional y jerárquicamente establecido en el Instituto Nacional del Cáncer. Contribuye al uso racional de los medicamentos, desarrollando una atención farmacéutica eficiente, oportuna, segura e informada, brindada a través de un conjunto de servicios farmacéuticos que forman parte de la atención a los pacientes del establecimiento y su comunidad, utilizando los recursos disponibles y con personal capacitado y una disposición privilegiada.

Se entiende por Atención Farmacéutica como un concepto de práctica profesional en el que el paciente es el principal beneficiario de las acciones del farmacéutico. La AF es el compendio de actitudes, comportamientos, compromisos, inquietudes, valores éticos, funciones, conocimientos, responsabilidades y destrezas del farmacéutico en la prestación de la farmacoterapia, con el objeto de lograr resultados terapéuticos definidos en la salud y la calidad de vida del paciente. OMS, 2da reunión realizado en Tokio-Japón en 1993.

Atención Farmacéutica es la provisión responsable de la farmacoterapia con el propósito de alcanzar resultados clínicos favorables.

Dosis Unitaria/Dosis diaria. Tipo de Dispensación que contempla la preparación individualizada de la terapia para un determinado periodo de tiempo ( 24 hrs).La definición de la OMS/OPS en su glosario de medicamentos del año 1999, define Sistema de Dispensación de Medicamentos en Dosis Unitarias (SDMDU), como aquel sistema de dispensación y distribución de medicamentos al paciente hospitalizado, en que el medicamento se prepara de manera tal que la cantidad corresponda a la dosis requerida en una sola administración, se rotula con el nombre del paciente respectivo y se deja listo para ser administrado sin necesidad de la preparación posterior. A partir de la información obtenida se genera una intervención farmacéutica que incide directamente en la calidad de atención otorgada al paciente y por consecuencia se racionaliza el uso de los recursos.

4. Responsabilidad

La estructura de esta unidad se divide en las siguientes líneas jerárquicas:

Depende: Subdirección Administrativa

Unidades Dependientes:

· Unidad de Dispensación de Drogas Oncológicas

· Recetario Atención Ambulatorio

· Recetario Atención Hospitalizados

· Preparaciones

· Bodega Activa de Farmacia

Organigrama

SUB

-

MEDICA

JEFE SOME

UNIDAD ADMISION

UNIDAD GES

OIRS

UNIDAD ARCHIVO

UNIDAD ESTADÍSTICA

UNIDAD CONVENIOS

COORDINACION GES

-

ADMISION

COORDINACION

CONVENIOS

-

ESTADISTICA

-

ARCHIVO


· Normativa Dosis Unitarias

· SUO

· Protocolos de calidad

· Recetas

· Registro controlados

· Registro recepción Dosis Unitarias

· Registro Envasado Dosis Unitarias

· Registro de firmas

· Registro entrega recetarios blancos y talonarios cheque ( receta verde)

· Registros de otras unidades


Objetivo de la Unidad de Farmacia

Desarrollar una atención farmacéutica eficiente, oportuna, segura e informada, brindada a través de un conjunto de servicios farmacéuticos que forman parte de la atención a los pacientes y usuarios del establecimiento. Esto nos permite entregar una mejor terapia medicamentosa que provea efectivamente rehabilitación, curación y paliación a nuestros pacientes.

Marco Jurídico

El funcionamiento de las Farmacias Asistenciales se encuentra actualmente por una guía que cumple con facilitar el desarrollo de servicios farmacéuticos en hospitales y consultorios de especialidades, en forma armónica con los avances de la atención de salud. Ésta Guía es complementaria a las normas vigentes del Ministerio de Salud que regulan en la actualidad a la Unidad de Farmacia de un hospital:

· Código sanitario D.S. 725/67

· Reglamento de farmacias, droguerías, almacenes farmacéuticos, botiquines y depósitos autorizados D.S. 466/84

· Reglamento del Sistema Nacional de Control de Productos Farmacéuticos, Alimentos de Uso Médico y Cosméticos D.S. 1876/95

· Reglamento de Estupefacientes D.S. 404/83

· Reglamento de Productos Psicotrópicos D.S. 405/83

· Reglamento Orgánico de los Servicios de Salud D.S. 42/86

· Formulario Nacional de Medicamentos

· Aranceles FONASA


Funciones Generales

· Selección de Medicamentos

· Participación en Comité de Farmacia

· Programación de compras de Medicamentos, Drogas Oncológicas y algunos insumos

· Recepción, almacenamiento y distribución de Medicamentos

· Dispensación ( Atención cerrada, atención ambulatoria, atención especial paciente oncológico).

· Elaboración de preparados farmacéuticos

· Cumplimiento del Reglamento de Estupefacientes y del Reglamento de Productos Farmacéuticos

· Información sobre Medicamentos

· Funciones relacionadas con las actividades clínicas

· Información para la Gestión

· Actividades docentes

Funciones Específicas

· Servicios farmacéuticos tales como: Diseño del arsenal terapéutico, definición de terapias, dispensación informada, seguimiento farmacéutico de pacientes, información de medicamentos, identificación de problemas relacionados con fármacos, preparados oficinales y magistrales, preparados estériles, educación al paciente y atención farmacéutica.

· Orientar e informar al público sobre la correcta utilización de los medicamentos.

· Interpretar la prescripción mèdica

· Entregar medicamentos a pacientes hospitalizados y Servicios específicos como Pabellones quirúrgicos y Scanner.

· Velar por la disponibilidad de los medicamentos

· Preparar soluciones de opioides no disponibles en el mercado

· Informar al paciente acerca de su terapia medicamentosa.

· Revisar y confirmar datos de nombre y ficha en registro computacional.

· Entregar medicamentos rotulados en forma clara y legible.

· Digitar las recetas en sistema computacional.

· Revisar diariamente tratamientos antibióticos de pacientes hospitalizados haciendo el registro correspondiente y acotando a los días autorizados.

· Entregar recetarios y recetas cheque a médicos del Instituto que lo soliciten.


Externas

· Pacientes /Usuarios (Entrega de Medicamentos)

· Hospital San José (Intercambio de información)

· Hospital Roberto del Río (Preparación de Oncológicos)

· Universidad de Chile (Intercambio de información)

· ENAC (Práctica Alumnos TPF )

Internas

· Servicios clínicos del Instituto

· Equipos Médicos del Instituto

· Policlínicos atención ambulatorio

· Unidad de Preparación Drogas Oncológicas

· En general las unidades que lo requieran.

Objetivo de la Unidad de Drogas Oncológicas

· Disponer de medicamentos antineoplásicos para que el paciente los pueda adquirir en el Instituto a costo de reposición, asegurando oportunidad en la disponibilidad de estos fármacos

· Disminuir el gasto del Instituto en la compra de medicamentos antineoplásicos

· Asegurar la adecuada manipulación de las drogas, particularmente aquellas que requieren de cadena de frío

· Facilitar al paciente, la obtención de financiamiento de los tratamientos via red social

· Generar una mejor oferta por parte de los laboratorios al incrementar volúmenes de compra.

· Asegurar la oportunidad en la disponibilidad de drogas oncológicas.


Funciones Generales

· Programación de compras de Medicamentos antineoplásicos

· Recepción, almacenamiento y distribución de Drogas Oncológicas

· Dispensación ( Atención cerrada, atención ambulatoria).

· Registro computacional del total de las recetas clasificado según Programa Ministerial, Red Social o Pensionado.


· Recepcionar los medicamentos e insumos, manteniendo un stock adecuado para el funcionamiento de la Unidad de Drogas Oncológicas

· Interpretar prescripción en cuanto a : medicamento prescrito, dosis de acuerdo a protocolo

· Llevar el control de stock y registro de medicamentos dispensados

· Proporcionar una atención amable al público y personal con el que se relaciona

· Verificar datos del paciente

· Cotizar prescripciones médicas correspondientes a pacientes que requieren financiamiento

· Identificar las prescripciones clasificándolas según Programa Ministerial o Red Social o Pensionado

· Orientar al paciente que no tiene financiamiento a Servicio Social, con la cotización correspondiente.

· Recepcionar documentos de respaldo

· Abrir cuenta corriente a pacientes con financiamiento o convenio y mantenerla actualizada.

· Emitir informe mensual a SOME


Externas

· Pacientes /Usuarios (Entrega de Drogas Oncológicas)

· Laboratorios Farmacéuticos (Cotizaciones)

Internas

· Servicios de Oncología Médica Ambulatorio y Hospitalizado (Entrega de Drogas Oncológicas y recepción de devoluciones)

· Médicos de Oncología Médica (Protocolos)

· Unidad de Preparación de Drogas Oncológicas

Objetivo de la Unidad Recetario Atención Ambulatoria

Dispensación de Medicamentos mediante receta médica a los pacientes de policlínico y servicios de atención ambulatoria.


Funciones Generales

· Dispensación informada de Medicamentos a Pacientes Ambulatorios y Servicio de atención ambulatoria


· Recepción de la receta

· Verificación e Ingreso de datos en el sistema computacional.

· Interpretación y análisis de la orden médica

· Preparación de los medicamentos

· Revisión del despacho

· Entrega de los medicamentos

· Control de la dispensación

· Registro en ficha paciente crónico

· Entrega de Medicamentos a Servicio de Scanner y Rayos X

· Recepcionar los medicamentos e insumos, manteniendo un stock adecuado para el funcionamiento

· Llevar el control de stock y registro de medicamentos controlados dispensados en tarjeta bincard

· Proporcionar una atención amable al público y personal con el que se relaciona

· Entrega informada de Medicamentos

· Material educativo y etiquetado de fácil comprensión


Externas

· Pacientes /Usuarios (Entrega Medicamentos)

Internas

· Policlínicos Atención Ambulatoria

Objetivo de la Unidad Recetario Atención Hospitalizados

Dispensación de Medicamentos mediante receta médica a los pacientes que están hospitalizados y aquellos que egresan del Instituto (pacientes de alta y procedimientos quirúrgicos).


Funciones Generales

· Dispensación informada de Medicamentos a Pacientes Hospitalizados y servicios de atención cerrada.


· Recepción de la receta

· Verificación e Ingreso de datos en el sistema computacional.


· Preparación de los medicamentos y/o dosis a entregar según sistema de dsipensación por dosis diaria

· Entrega de dosis para cubrir 24 hrs de tratamiento , excepto el fin de semana que es para 72 hrs

· Revisión del despacho

· Entrega de los medicamentos

· Control de la dispensación

· Entrega de Medicamentos a Servicio de Pabellones Quirúrgicos y Pabellón de Cirugía Menor

· Recuperación de medicamentos no administrados a través de receta de devoluciones

· Recepcionar los medicamentos e insumos, manteniendo un stock adecuado para el funcionamiento

· Llevar el control de stock y registro de medicamentos controlados dispensados en tarjeta bincard

· Proporcionar una atención amable al personal de enfermería con el que se relaciona.


Externas: No tiene

Internas

· Servicios Clínicos de Hospitalización

Objetivo de la Unidad Botiquín de Urgencia

Mantener existencia de medicamentos previamente definidos, destinados a cubrir ciertas necesidades vitales del paciente, su reposición se hará mediante receta médica y para horario de no funcionamiento de la Farmacia


Funciones Generales

· Cubrir necesidades de medicamentos para paciente hospitalizado en horario de no funcionamiento de Farmacia, manejada por Enfermera de Turno.


· Recepción de la receta por parte de enfermera de turno

· Retiro de Medicamentos

· Revisión por parte de personal de Farmacia al día siguiente

· Verificación e Ingreso de datos en el sistema computacional.(del paciente y no despacho desde Farmacia el dia aanterior)


· Preparación de los medicamentos para la reposición

· Reposición

· Revisión periódica de los medicamentos ( conservación, caducidad, actualización de existencias, incluir o excluir del listado.


Externas: No tiene

Internas

· Servicios Clínicos de Hospitalización (Personal de enfermería retira Medicamentos)

Objetivo de la Unidad de Preparaciones

Realizar en cualquier momento, preparados que faciliten y contribuyan a la calidad de la atención a los pacientes.


Funciones Generales

· Preparar formas farmacéuticas necesarias para complementar terapias medicamentosas y deben circunscribirse a la preparación de fórmulas no disponibles en el comercio y todo preparado deberá realizarse partiendo de las materias primas y en ningún caso de una especialidad farmacéutica.


· Recepción de materias primas y material de envase

· Elaboración y reenvasado de productos farmacéuticos no estériles (antisépticos y desinfectantes)

· Control de Calidad (registro de la producción, inspección visual, registro de recetas, control de etiquetado)

· Aseo y lavado de material


Externas: No tiene

Internas: Unidad de Farmacia

Objetivo de la Unidad Bodega Activa de Farmacia

Recepción, almacenamiento y distribución de Medicamentos dentro de la Unidad de Farmacia.



· Recepcionar Medicamentos e Insumos provenientes de Abastecimiento

· Control de existencia en tarjetas bincard.


· Recepción de medicamentos ( Manejo y Verificación cuali y cuantitativa de los productos recibidos)

· Almacenamiento, asegurar la buena conservación y protección de los medicamentos, su fácil y segura identificación y localización , su rápido manejo y máximo aprovechamiento del espacio.

· Ordenar los medicamento, siguiendo la preferencia que más acomode al buen funcionamiento ( por alfabeto, rotación o volúmen)

· Comprobar las fechas de vencimiento

· Distribución, manejo y traslado de los medicamentos entre la bodega y el recetario de atención ambulatoria y hospitalizado

· No debe haber manipulación ni fraccionamiento del envase original.


Externas: No tiene

Internas

· Recetario Atención Ambulatorio

· Recetario Atención Hospitalizados

8. Carácter: Obligatorio.

TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

1. Propósito


Objetivos



2. Alcance

Brindar apoyo tecnológico y contribuir mediante un apoyo técnico al proceso de toma de decisiones a las distintas unidades y servicios del INCANCER

3. Definiciones

La unidad de Informática está dedicada entre otros al desarrollo de software relacionado con el área de la salud, teniendo como principal fortaleza su integración, cubriendo servicios como S.O.M.E, toda el área clínica, unidades de apoyo diagnostico y administrativas, entre otros.

Se ocupa del correcto funcionamiento de todo el equipamiento informático y de comunicaciones, con lo que se persigue rapidez en la atención administrativa del paciente, y otorgando a las distintas áreas, herramientas informáticas para entregar un mejor servicio a nuestros usuarios, los que están en directa concordancia con las políticas institucionales y ministeriales, que ponen al paciente como nuestro principal objetivo.

4. Responsabilidad


Externas

· Servicio de Salud Metropolitano Norte – Unidad Informática

· Unidades de Informática de la Red Hospitalaria Nacional

· Unidades Informáticas Internacionales

· Proveedores de software adquiridos e implementados en el Instituto.

· Proveedores de hardware adquiridos en el Instituto.

Internas:

· Todas las Unidades y servicios del INCANCER que soliciten soporte, apoyo técnico e informático y dentro de las cuales se implanten nuevos sistemas de información.

SUB

-

ADMINISRATIVA

JEFE FARMACIA

U. DISPENSACION

DROGAS

ONCOLOGICAS

RECETARIO AT.

AMBULATORIO

RECETARIO AT.

HOSPITALIZADOS

BOTIQUÍN DE

URGENCIA

PREPARACIONES

MAGISTRALES

U. PREPARACIÓN

DROGAS

ONCOLOGICAS

Organigrama


Documentación interna para planificación y desarrollo de soluciones informáticas

Manuales e Instructivos: sobre uso de aplicaciones. Publicados en Intranet.

Base de Datos Corporativa: Repositorio central de datos, ubicado en sala de servidores.


Somos una Unidad que tiene como Misión administrar la plataforma informática, brindar apoyo tecnológico y capacitación a las unidades y servicios que conforman el INCANCER, contribuyendo así a la mejora continua de los niveles de calidad y eficacia de las distintas áreas de actividad mediante el uso de tecnologías de la información.

Objetivos Generales:

· Contribuir con la modernización del Instituto Nacional del Cáncer, coordinando y apoyando labores de informatización de las actividades que se desarrollan en las diferentes Dependencias de Instituto, mediante el uso y la aplicación de tecnologías de información para la elaboración y mantenimiento de sistemas informatizados y equipos de computación, automatización de oficinas y habilitando los demás recursos informáticos necesarios para lograr de forma más cómoda, ágil y fácil, la eficiencia de los procesos, el flujo de la información derivado de ellos y ayudar a cumplir con los objetivos institucionales


Funciones Generales

· Administrar proyectos informáticos, brindar mantenimiento integral, preventivo y correctivo, a los equipos computacionales y proporcionar servicios de soporte técnico a las diferentes unidades del Instituto.


· Formular la estrategia informática y los planes informáticos a corto y mediano plazo

· Administrar las siguientes bases de datos: Base de Datos Sinergia (Oracle 8i), Base de Datos C.G.U. (Oracle 8i), Base de Datos LISA (Oracle 8i) y Base de Datos Sistema Control de Asistencia (Access).

· Entregar Soporte en la Implantación de sistemas informáticos y apoyo técnico a las diversas unidades y usuarios del Sistema del INCANCER

· Administrar los recursos tecnológicos del INCANCER

· Apoyar en la Toma de decisiones tecnológicas a la dirección o servicios y unidades que lo soliciten.

· Intervenir en el diseño, desarrollo e implementación de la selección de la plataforma informática y el ambiente de desarrollo y ejecución de los sistemas.

· Garantizar la previsión, operación, mantenimiento y administración de la infraestructura de los sistemas de información y base de datos funcionales y corporativas.

· Gestionar compras o licitaciones de equipos, insumos computacionales o sistemas informáticos.

· Administrar técnicamente Reloj Control

· Monitorea pedidos mensuales de Abastecimiento, entrega de consolidado y generación de información histórica.

· Realizar respaldo de Bases de Datos de la Institución.

· Brindar soporte técnico hardware y software a las diferentes unidades y servicios del Incancer.

· Realizar la configuración de correos electrónicos para los funcionarios de la Institución.

· Prestar ayuda a usuarios de la Institución en sistemas como por ejemplo office (word, excel, access, correo electrónico e internet).

· Realizar capacitación a funcionarios del Hospital en materia informática.

· Configurar servicios de Internet en puestos de trabajo.

· Instalación de sistemas como: Sistema Operativo, Herramientas Office, Sistema Sinergia, Sistema CGU, Oracle Cliente, entre otros, Administrar las direcciones IP e instalar Antivirus Officescan

· Administrar la red LAN del Hospital

· Instalar equipos en áreas de trabajo según se solicite y Cargar equipos nuevos con el software

· Recibir y Supervisar a empresas externas que entregan servicios de instalación de puntos de red.

· Proponer las políticas para el acceso, manejo y procesamiento de la información y el uso de los servicios de red, a través del uso de las herramientas de Tecnología de Información y Comunicación (TIC) adoptadas por la Institución.

· Proporcionar a la institución servicios de red e información que contribuyan a mejorar la calidad de trabajo diario


Depende: de Subdirección Administrativa

Unidades Dependientes: No tiene.

Marco Jurídico

· Ley de Autoridad Sanitaria Nº 19.937

7. Carácter

Este manual de organización de funciones de la Unidad de Informática tiene carácter formal y obligatorio y de inducción al momento de insertarse un nuevo miembro en el equipo.

CONTROL DE GESTION

1. Propósito


Objetivos



· Asesorar al equipo directivo con información oportuna.

· Asesorar a los centros de responsabilidad con Información.

· Controlar y detectar nodos que dificulten el cumplimiento de la producción y proponer soluciones al equipo directivo.

2. Alcance

Provee de información estadística su usuario interno: La dirección del establecimiento y a los jefes de los Centros responsabilidad y a través de la Intranet informa a todos los funcionarios de toda la actividad desarrollada por la Institución.

A su usuario externo: Provee de la información que es solicitada por organismos de la Red y gubernamentales como; MINSAL, Servicio de Salud Metropolitano Norte, FONASA, Clínicas Privadas a través de Convenio Marco.

3. Definiciones

Control de Gestión: El Control de Gestión, es un proceso de medición de la acción, de comparación de ésta con lo ya realizado y con lo esperado, de corrección de errores y de retroalimentación para la eventual reformulación de planes.

Indicadores: Los indicadores son necesarios para poder mejorar.

Lo que no se mide no se puede controlar y lo que no se controla no se puede gestionar.

Indicadores de Gestión. “Administración de los Procesos”

4. Responsabilidad


Externas:

· Servicio de Salud Metropolitano Norte. La relación funcional con el Servicio de Salud Metropolitano Norte es proporcionar la información requerida por éste, con la oportunidad con que sea solicitada.

· Centros privados y públicos de la especialidad. La relación funcional se da en el sentido de proveer información y modelos de funcionamiento y obtener la misma información.

· FONASA.

· Ministerio de Salud. La relación funcional con el Servicio de Salud Metropolitano Norte es proporcionar la información requerida por éste, con la oportunidad con que sea solicitada.

Internas:

· Unidades, Secciones y Servicios Clínicos institucionales.

· Dirección Institucional.

· Subdirección Administrativa.

· Subdirección de RRHH.

· Subdirección Médica.

· La relación funcional con estas unidades busca obtener información que sirva de insumo para el proceso de control interno y generar información sistematizada que sirva de herramienta de apoyo al proceso de toma de decisiones.

SUB

-

ADMINISTRATIVA

SOPORTE TÉCNICO

UNIDAD DE PROYECTOS

JEFE TECNOLOGIAS

DE LA INFORMACIÓN

Organigrama


Ficha Clínica: Se utilizan para complementar el monitoreo GES.

Documentos GES: Interconsultas IPD; se reparten a las unidades que los necesiten.

Guías Clínicas de Patologías: Se publican en Intranet.

Documentos GES: Se publican en Intranet.


La Unidad de Control de Gestión del Instituto Nacional del Cáncer, debe contribuir al cumplimiento de la misión institucional y a los objetivos y resultados que se desprenden de ésta, diseñando y aplicando mecanismos sistemáticos de control a la gestión de los procesos internos de la institución, que se traducirán en sistemas de información que facilitarán la toma de decisiones de los responsables de la institución y que permitirán adoptar las medidas correctivas necesarias para asegurar el cumplimiento de los objetivos planificados y contribuir de esta forma al logro de la excelencia en la gestión.

Objetivos:

· Diseñar el modelo de administración de información-control de gestión que la institución requiere para asegurar el cumplimiento de los objetivos estratégicos alineados con la misión institucional.

· Aplicar este modelo y asegurar su viabilidad, convirtiéndolo en un sistema de información permanente, continuo, coordinado y dinámico que responda a las necesidades de sus usuarios y que fortalezca el proceso de toma de decisiones de los responsables de las unidades funcionales.



· Determinar los requerimientos de información de control que tanto la Dirección institucional como los responsables funcionales poseen respecto a los procesos internos de cada unidad y los resultados obtenidos.

· Diseñar un sistema de información de control integrado, que mida sistemáticamente los procesos que se realizan en la organización y que retroalimente oportunamente a los responsables de los resultados alcanzados, para generar medidas correctivas si corresponde. En el diseño alcanzará gran relevancia la determinación de la tecnología de información que servirá de plataforma para el levantamiento del sistema.

· Implementar y monitorear permanentemente los sistemas de información-control, para determinar si responden adecuadamente a las necesidades de control de la gestión existentes, con el fin de implementar las medidas conducentes al perfeccionamiento de dichos sistemas.


· Diseñar el flujo de la información que permitirá el control de los procesos y sus resultados.

· Identificar a los responsables de la entrega de la información requerida para alimentar el sistema de información de control de gestión y la periodicidad con que esta debe ser despachada a la Unidad de Control de Gestión.

· Establecer los mecanismos de distribución de la información elaborada para la retroalimentación de los responsables funcionales y los mecanismos de corrección de los procesos para la obtención de los resultados definidos.

· Participar en la realización de estudios de benchmarking en centros públicos y privados de la especialidad, que permitan comparar los resultados alcanzados por nuestra organización y que permitan también conocer las realidades de implantación de sistemas de información de control de gestión en estos establecimientos.


Depende: de la Subdirección Administrativa.

Unidades Dependientes: No tiene

Marco Jurídico

· La Unidad de Control de Gestión del Instituto Nacional del Cáncer se crea con la Resolución Exenta Nº62 de fecha 07 de Mayo de 2003 y la justificación fundamental de su existencia está dada por la necesidad creciente de lograr una mejoría continua de los procesos y de la estructura organizacional y asegurar, a través del control permanente de las actividades realizadas, el logro de las metas y resultados institucionales, con el propósito de asegurar el éxito de la Reforma de Salud y sus objetivos al interior de nuestro establecimiento.

· Ley de Autoridad Sanitaria Nº 19.937

7. Carácter

Este manual de organización de funciones de la Unidad de Control de Gestión tiene carácter formal y obligatorio y de inducción al momento de insertarse un nuevo miembro en el equipo.

SERVICIOS GENERALES

1. Propósito

El Hospital es una Empresa de gran complejidad que para lograr su objetivo de dar salud a un sector de la población, desarrolla variadas actividades clínicas, de apoyo clínico terapéutico, apoyo diagnóstico y apoyo administrativo.

Para lograr el éxito de las metas propuestas en los programas de salud, es de vital importancia que en los diferentes niveles y actividades se definan con claridad cuál es la función específica de cada Centro de Responsabilidad y de las personas que los integran, de manera que los esfuerzos humanos y recursos financieros y materiales se dirijan y utilicen en forma coordinada y racional hacia la atención de los pacientes que es el objetivo final de todo centro asistencial.

Consciente de lo anterior y de la importancia que tiene el factor organización en la actividad hospitalaria y tomando como base lo dispuesto en el Reglamento de los Establecimientos de Autogestión en Red, se ha procedido a elaborar el “Manual de Organización y Funciones del Centro de Responsabilidad Servicios Generales del Instituto Nacional del Cáncer, en el cual se definen las funciones de las Unidades que la componen, como asimismo su organización interna y responsabilidad de las personas que son parte de ella.

2. Alcance

Provee de servicios a usuarios interno: La dirección del establecimiento y a los jefes de los Centros responsabilidad y a los pacientes del INC. El Centro de Responsabilidad de Servicios Generales depende de la Subdirección de Operaciones.

3. Definiciones.

Servicios Generales, es un Centro de Responsabilidad logístico, que tiene por finalidad, proporcionar en forma oportuna, los servicios de, ropería, suministro de calefacción, mantenimiento de planta física y mobiliarios, atención de telefonía, transporte de pacientes y personal, transporte y almacenamiento de residuos hospitalarios, aseo y saneamiento de las áreas no cubiertas por empresa externa encargada de la limpieza; además de realizar trabajos de diversa índole necesarios para el buen funcionamiento del Establecimiento.

El Centro de Responsabilidad de Servicios Generales tiene dividido su trabajo en la forma que se indica:

· Jefe de Servicios Generales.

· Secretaria

· Unidad de Mayordomía.

· Unidad de Ropería.

· Central Térmica

· Central Telefónica.

· Movilización.

· Talleres.

ORGANIGRAMA


La Sección de Servicios Generales tendrá por objeto proporcionar los servicios de lavandería, mantenimiento, aseo, portería, seguridad, transporte y otros de similar naturaleza, necesarios para el normal funcionamiento del establecimiento.


Funciones Generales

· Programar, dirigir, coordinar y supervisar todas las actividades del C.R. Servicios Generales.

· Distribuir las tareas entre el personal asignado, controlar y evaluar su ejecución.

· Cumplir y hacer cumplir las normas generales y especiales que rigen el funcionamiento de la Sección y el comportamiento funcionario.

· Velar por la óptima utilización de los recursos asignados a la Sección.

· Determinar las necesidades de equipos e insumos de la Sección y participar en la programación de las adquisiciones de estos elementos.

· Prestar su asesoría y colaboración técnica a la Subdirección Administrativa y otras Jefaturas y dependencias del Establecimiento, y cooperar en las actividades de capacitación y perfeccionamiento del personal.

· Evaluar al personal bajo su dependencia conforme a la reglamentación vigente sobre calificación del personal.

· Efectuar visitas diarias a los Servicios y Unidades del Instituto, para verificar la correcta ejecución de los trabajos asignados al personal a su cargo; y para detectar problemas y prestarles su atención inmediata.

· Desempeñar las demás funciones y tareas que le encomiende la Subdirección de Operaciones.


· Realizar labores de Aseo, Seguridad, comunicación interna - externa, mantención de equipamiento médico e industrial

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