MANUAL MODULO PRINEX APPS · 2019-05-10 · Módulo Prinex Apps 4 2 MODULO PRINEX APPS El módulo...

MANUAL

MODULO PRINEX APPS

Módulo Prinex Apps

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1 PRESENTACIÓN .............................................................................. 3

2 MODULO PRINEX APPS ................................................................. 4

++++ 2.1 POSTVENTA ............................................................................................................ 4

2.1.1 Configurar promociones .............................................................................. 7

2.1.2 Configurar características ........................................................................... 8

2.1.3 Sincronizar..................................................................................................... 9

++++ 2.2 FLUJOS DE TRABAJO ........................................................................................... 10

2.2.1 Usuarios en movilidad ............................................................................... 10

2.2.2 Etapas de movilidad ................................................................................... 11

++++ 2.3 PORTAL DEL CLIENTE........................................................................................... 13

2.3.1 Configurar promociones ............................................................................ 13

2.3.2 Configurar características ......................................................................... 14

2.3.3 Completar datos de clientes ...................................................................... 15

2.3.4 Sincronizar................................................................................................... 16

2.3.5 Pasarelas de Pagos ..................................................................................... 19

2.3.5.1 Configuración .............................................................................................................. 19

2.3.5.2 Pagos Generados ....................................................................................................... 22

++++ 2.4 PRINEX ANALYTICS ............................................................................................. 24

2.4.1 Área Ventas y Marketing ........................................................................... 24

2.4.1.1 Configurar promociones ......................................................................................... 24

2.4.1.2 Sincronizar .................................................................................................................... 25

2.4.2 Área Presupuestaria ................................................................................... 26


2.4.2.2 Sincronizar .................................................................................................................... 26

2.4.3 Área Gerencial ............................................................................................ 27


2.4.3.2 Sincronizar .................................................................................................................... 28

2.4.4 Área Postventa ............................................................................................ 28


2.4.4.2 Sincronizar .................................................................................................................... 29

2.4.5 Área Alquiler ............................................................................................... 30


2.4.5.2 Sincronizar .................................................................................................................... 31

2.4.6 Área Económica - Financiera ..................................................................... 31


2.4.6.2 Sincronizar .................................................................................................................... 32

2.4.7 Sincronización Planificada ........................................................................ 33

++++ 2.5 PORTAL DE PROVEEDORES ................................................................................. 34

2.5.1 Configuración de Sociedades ..................................................................... 34

2.5.2 Configurar Características ......................................................................... 35

2.5.3 Configurar Conceptos Líneas ..................................................................... 39

2.5.4 Información Proveedores Portal Proveedores ......................................... 42

2.5.5 Sincronizar................................................................................................... 48

2.5.6 Importación Datos proveedores Portal del Proveedor ............................ 50

2.5.7 Importación Rutas Portal del Proveedor .................................................. 51

2.5.8 Importación Conceptos Línea Factura ...................................................... 53

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1 PRESENTACIÓN

“PRINEX APPs” comprende el conjunto de aplicaciones para dispositivos móviles y web creadas por

Prinex. Cada aplicación tiene una finalidad determinada como el visado de facturas, la consulta de

operaciones de venta y/o alquiler, la obtención de informes y cuadros de mando o la gestión de

incidencias.

Prinex Apps trabaja en 3 ámbitos diferentes:

1. El PORTAL DE ADMINISTRACION, desde el que se administran las bases de datos a las que acceden las Apps y aplicaciones Web, al tiempo que proporciona las herramientas para la gestión de usuarios.

2. El MÓDULO PRINEX APPs alojado en el Área Aplicativos Web y Movilidad, desde el que es posible configurar la información Prinex que estará disponible desde las Apps y aplicaciones Web.

3. Los APLICATIVOS WEB Y MOVILIDAD, esto es, cada una de las Apps y aplicaciones Web disponibles.

En este manual se tratará en exclusiva cada una de las opciones de menú que aparecen en el módulo

PRINEX APPs ubicado en el Área Aplicativos Web y Movilidad del Prinex

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2 MODULO PRINEX APPS

El módulo Prinex Apps se encuentra ubicado en el Área Aplicativos Web y Movilidad de Prinex.

Desde este módulo, se podrá configurar la información Prinex que será accesible desde cada una de las

Apps y aplicaciones Web disponibles.

Una vez efectuadas las correspondientes configuraciones, será necesario lanzar el proceso de

sincronización de manera periódica, para actualizar la información que se recibe en las Apps y

aplicaciones Web. Este proceso no aplica en el caso de la App “Workflow” donde la información se

actualiza automáticamente.

Los procesos de sincronización, también pueden ser planificados para que se lancen automáticamente en

el horario que se indique, desde el módulo Planificador de Procesos, ubicado en el área de

Herramientas Comunes de Prinex.

De esta manera, la sincronización manual desde el módulo Prinex Apps, se ejecutará en los casos en los

que se requiera actualizar la información fuera del horario establecido.

Seguidamente detallamos el funcionamiento del módulo para cada caso.

2.1 POSTVENTA

Desde la opción de menú “Postventa” podremos indicar las promociones que estarán disponibles en el

aplicativo Postventa, así como las características de soporte documental que enviarán información.

Al confirmar la selección de promociones, el sistema efectuará la primera sincronización. Una vez

finalizada se podrá trabajar en Postventa, accediendo desde:

• El portal postventa, que permitirá a los usuarios con rol “supervisor”, el alta, seguimiento y cierre de incidencias y además, la configuración de las tablas maestras que se necesitan para trabajar (oficios, inmuebles especiales, tipos de partes, incidencias predefinidas, estancias,…).

• La App postventa, desde la que los usuarios con rol “visitador”, podrán efectuar el alta, consulta y cierre de incidencias y aquellos con rol “proveedor” la consulta y terminación de incidencias, pero en ningún podrán llevar a cabo la aprobación de las mismas ni la configuración de las tablas maestras.

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Por otro lado, las incidencias gestionadas desde Postventa, no siguen ya los circuitos del módulo de

Workflow, empleando una nueva forma de operar, en la que las incidencias adoptan distintos

estados a lo largo de su vida, según se describen a continuación:

• Pendiente: Estado que adquiere la incidencia desde que se da de alta en el sistema, hasta que se aprueba o rechaza.

• Aprobado: Estado que adquiere la incidencia cuando se autoriza y por tanto se inician las gestiones para solventarla.

• Rechazado: Estado que adquiere la incidencia cuando se desestima y por tanto se da por concluida.

• Terminada: Estado que adquiere la incidencia, cuando el proveedor considera acabado su trabajo.

• Vº Bueno Técnico: (Opcional) Estado que adquiere la incidencia, cuando los trabajos del proveedor son supervisados y aprobados por un técnico.

• Cerrado: Estado que adquiere la incidencia, cuando el cliente que la reportó revisa y valida los trabajos realizados.

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De esta manera, la incidencia sigue el siguiente circuito de trabajo:

Donde,

• Si el actor o usuario tiene el rol “Supervisor”, podrá acceder al Portal Postventa y podrá transitar las incidencias a cualquier estado.

• Si el actor o usuario tiene el rol “Visitador”, podrá acceder a la App Postventa y desde ella, sólo

podrá dar de alta nuevas incidencias y cerrarlas. En ningún caso podrá, “aprobar”, “terminar” o dar el “visto bueno técnico” a una incidencia.

• Si el actor o usuario tiene el rol “Proveedor”, podrá acceder a la App Postventa y desde ella, sólo

podrá terminarlas. En ningún caso podrá, “dar de alta”, “aprobar”, dar el “visto bueno técnico” o “cerrar” una incidencia.

Recuerde que el alta de actores o usuarios y la asignación de roles se lleva a cabo desde el Portal de

Administración de Prinex Apps, salvo en el caso de usuarios con rol “Proveedor” que se gestionan según

el procedimiento indicado en el manual del aplicativo Web y de movilidad “Postventa”.

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2.1.1 Configurar promociones

Al entrar en este menú se muestra una nueva pantalla desde la que se pueden seleccionar las

promociones que estarán disponibles, tanto desde el Portal Postventa, como desde la App Postventa.

Tras seleccionar las promociones y confirmar la pantalla, el sistema lanza de forma automática el

proceso de sincronización.

Durante sincronización, el sistema envía a la plataforma Postventa, los datos de las promociones

seleccionadas y de las incidencias que se hubieran dado de alta en esas promociones hasta ese momento.

Adicionalmente, también envía la configuración que tuvieran las tablas maestras del módulo Postventa

de Prinex.

Una vez finalizada la sincronización, las promociones quedarán marcadas con el Check “Sincronizados”.

Posteriormente, en el caso de que se requiera incluir nuevas promociones o que se deban actualizar datos

de los inmuebles, operaciones, clientes o proveedores, relacionados con esas promociones, se deberá

repetir el proceso de sincronización, acudiendo al menú “sincronizar” o planificando el proceso (ver

apartado 2.1.3. “Sincronizar”.

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2.1.2 Configurar características

Desde este menú podremos establecer las características de soporte documental vinculadas al

inmueble, a los que tendrán acceso los usuarios tanto del Portal como de la App, permitiéndoles asociar

a la incidencia la documentación que tengan vinculada.

Es necesario advertir, que desde el portal o desde la APP sólo será posible visualizar imágenes, esto es,

archivos con extensión “.jpeg”, “.png” o similar.

Al entrar en el menú, el sistema muestra una nueva tabla con la relación de características relacionadas

con el objeto “INMUEBLE”, que nos permitirá ir marcando aquellas que estarán disponibles en la

plataforma Postventa.

También es posible configurar las características disponibles, accediendo directamente al menú:

� Herramientas Comunes / Soporte Documental / Utilidades / Tablas de Características

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2.1.3 Sincronizar

Desde este menú, podremos volver a lanzar el proceso de sincronización de forma manual, con el fin de

actualizar la información de promociones que ya hubieran sido sincronizadas anteriormente (ver

apartado 2.1.1. “Configurar Promociones”).

Los datos que se actualizan son: alta de nuevos inmuebles, modificaciones en los datos de las

operaciones de venta o alquiler y los cambios en la información del cliente, del proveedor o del inmueble.

Al lanzar el proceso, aparecerá un mensaje de aviso son la fecha de la última sincronización.

La sincronización también podrá ejecutarse de forma desasistida, esto es, programándola para que se

lance automáticamente, a través del módulo de Planificación de Procesos, ubicado en el área de

Herramientas Comunes.

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2.2 FLUJOS DE TRABAJO

Desde la opción de menú “Flujos de Trabajo”, podremos establecer los usuarios que podrán visar los

documentos desde la App, así como las etapas que están disponibles para el visado de facturas, desde

dispositivos móviles.

Una vez definidos ambos aspectos, no será necesario efectuar ningún proceso de sincronización, pues el

sistema automáticamente actualizará la información de facturas.

2.2.1 Usuarios en movilidad

Para identificar a los usuarios que podrán visar facturas desde su aplicativo móvil, debemos acudir a la

configuración de usuarios y acceder al menú:

� Aplicativos Web y movilidad / Prinex Apps / Flujos de Trabajo / Establecer usuarios de Movilidad.

Para indicar que un usuario puede visar facturas desde un dispositivo móvil, debemos entrar en su ficha y

marcar la opción “Usuario en movilidad” ubicada en la pestaña “Básicos”.

Esta marca no invalida el hecho de poder visar facturas desde el buzón de Flujos de Trabajo de Prinex.

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2.2.2 Etapas de movilidad

Para establecer las etapas Prinex que podrán visarse desde un dispositivo móvil, debemos acceder a la

configuración de rutas de Workflow de facturas y acceder a la etapa correspondiente:

� Herramientas comunes / Flujos de trabajo / Trabajar con Rutas / Tipo de ruta: Facturas

Al entrar en una etapa, debemos marcar el check “Etapa de movilidad” para que el sistema permita visar

la factura desde la app cuando pase por esa etapa.

Las etapas de movilidad son exclusivamente etapas de visado, por lo que al confirmarlas el sistema

comprobará que:

1. No se ejecute ningún proceso Prinex como el de contabilización y/o pago.

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2. No tenga lugar ninguna validación de proveedores como las de homologación, embargo o certificado.

3. No existan campos obligatorios configurados en la etapa.

4. No existan códigos propios obligatorios configurados.

5. La etapa no tiene salida múltiple.

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2.3 PORTAL DEL CLIENTE

Desde la opción de menú “Portal del Cliente” podremos indicar las promociones que estarán disponibles

desde la App. Una vez seleccionadas, debemos ejecutar el proceso de sincronización con el fin de

actualizar la información disponible en los dispositivos móviles.

La ejecución del proceso de sincronización, supone:

• La sincronización de todas las operaciones de venta que se encuentren en estado “vendido” o “entregado” y de todas las operaciones de alquiler, que se encuentren en estado “alquilado”.

• El alta del cliente de venta o alquiler, en el Portal de Cliente.

Una vez ejecutada la primera sincronización, el proceso debe repetirse regularmente de forma manual o a

través de un proceso planificado, para mantener la información continuamente actualizada,

Por otro lado, desde este menú también se podrán establecer los documentos de soporte documental a

los que tendrá acceso el cliente desde su Apps.

2.3.1 Configurar promociones

Desde este menú podremos establecer las promociones que estarán disponibles desde la APP. Para ello,

al entrar el sistema muestra una nueva pantalla desde la que seleccionar las promociones que enviarán

información a la APP.

Adicionalmente, para cada promoción seleccionada podemos indicar hasta 3 cuentas de correo

electrónico en las que se recibirán respectivamente:

• Consultas remitidas por los clientes desde la App. • Notificaciones de incidencias emitidas por el cliente desde la App. • Solicitudes de personalizaciones o reformas enviadas por los clientes desde la App.

Una vez finalizada la sincronización, las promociones quedarán marcadas con el Check “Sincronizados”.

Posteriormente, en el caso de que se requiera incluir nuevas promociones o que se deban actualizar datos

de los inmuebles, operaciones, clientes o proveedores, relacionados con esas promociones, se deberá

repetir el proceso de sincronización, acudiendo al menú “sincronizar” o planificando el proceso (ver

apartado 2.3.4. “Sincronizar”.

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2.3.2 Configurar características

Desde este menú podremos establecer los documentos de soporte documental a los que tendrá acceso el

cliente desde la App.

Al entrar en el menú, el sistema muestra una nueva tabla con la relación de características que podrán

estar visibles desde la App. El sistema sólo muestra características relacionadas con los siguientes objetos:

promoción, inmueble, operación de venta, operación de alquiler y factura emitida.

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Para indicar qué características y los por tanto, qué documentos de soporte documental, estarán

accesibles desde la APP, debemos marcar la columna “Portal del Cliente App”.

También podemos establecer las características que estarán accesibles desde la App accediendo al menú:

� Herramientas Comunes / Soporte Documental / Utilidades / Tablas de Características

2.3.3 Completar datos de clientes

Debido a que para el alta de usuarios en el Portal del Cliente se requiere la dirección de correo

electrónico de los usuarios, esto es, de los compradores e inquilinos de la promoción, desde este menú

podemos filtrar aquellos clientes que carecen de ese dato en su ficha de cliente con el fin de poder

completarlo.

El sistema permite filtrar clientes sin dirección email, seleccionando por las promociones que se van a

publicar en la App o filtrando por cualquier promoción aunque no se publique.

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2.3.4 Sincronizar

Una vez efectuadas la selección de promociones y características de soporte documental y de haber

revisado la información del cliente, debemos ejecutar el proceso de sincronización con el fin de actualizar

la información disponible en los dispositivos móviles.

La ejecución del proceso de sincronización, supone:

• La sincronización de todas las operaciones de venta que se encuentren en estado “vendido” o “entregado” y de todas las operaciones de alquiler, que se encuentren en estado “alquilado”.

• El alta del cliente de venta o alquiler, en el Portal de Cliente.

Al ejecutar el proceso, el sistema muestra un mensaje de advertencia indicando que la visualización de la

información desde la App puede tardar. Pulsando “Sincronizar ahora” el sistema comienza con la

sincronización.

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El proceso de sincronización, también podrá ejecutarse de forma desasistida programándolo a través del

módulo de Planificación de Proyectos.

En este caso, si nos posicionamos en el proceso, y pulsamos el botón “Parámetros de ejecución”

podemos activar el parámetro “Generar factura en formato PDF”. Al activarlo, el sistema generará en

formato PDF las facturas emitidas para cada contrato y las vinculará a la característica de soporte

documental que se indique. Opcionalmente las facturas que se generen en PDF, pueden marcarse como

ya emitidas.

Una vez ejecutada la primera sincronización, el proceso debe repetirse regularmente de forma manual o a

través de un proceso planificado, para mantener la información continuamente actualizada.

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Por otro lado, al ejecutarse el proceso de sincronización de datos, el sistema dará de alta a los usuarios

del Portal de Clientes de forma automática.

Adicionalmente, enviará un correo electrónico al cliente de la promoción (comprador o inquilino) donde

se indica el usuario y la contraseña con la que podrá acceder a la App Portal del cliente, una vez que se la

descargue.

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2.3.5 Pasarelas de Pagos

La opción de menú “Pasarela de Pagos” permite configurar la posibilidad de que los usuarios de la app

Portal del Cliente, realicen el pago de los recibos de alquiler desde la App.

Para trabajar con la pasarela de pagos es imprescindible crear previamene una cuenta en Stripe:

https://dashboard.stripe.com/login

Esta cuenta la utilizaremos para vincular la pasarela en Prinex y ver los pagos que se registran desde la

APP.

Posteriormente será necesario configurar la pasarela de pago.

2.3.5.1 Configuración

Para la configuración de la pasarela de pago debemos acceder al menú:

� Aplicativos Web y Movilidad / Prinex Apps / Portal del Cliente / Pasarelas de pago / Configuración

Al entrar en el menú, aparece una nueva pantalla desde la que podemos consultar las pasarelas de pago

que ya existen y dar de alta otras nuevas.

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Para dar de alta una nueva pasarela debemos pulsar el botón “Añadir”. El sistema muestra una nueva

pantalla desde la que debemos introducir los siguientes datos:

• Sociedad para la que es válida la pasarela.

• Promoción para la que es válida la pasarela. Si se deja el valor “0”, la pasarela se empleará para todas las promociones de la sociedad.

• Tipo de módulo: Por defecto “Portal del Cliente”.

• Tipo de pasarela: Indicar el tipo “Stripe”.

• Clave pública y clave secreta: Claves proporcionadas cliente al crear su cuenta en Stripe. Estas claves permiten vincular Prinex con la plataforma de pago.

• Método de pago: Por defecto “directo”

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• Banco en el que se contabilizarán los recibos. Es necesario que el C.C.C. asociado a la cuenta de

banco Prinex coincida con la cuenta que se indicó en Stripe para el registro de los movimientos. Prinex no realiza ninguna comprobación al respecto. Para modificar el C.C.C: de la cuenta de banco Prinex, debemos acudir al menú:

� Económico-Financiero / Contabilidad / Maestros / Cuentas bancarias

• Forma de cobro: que se usará en la contabilización del pago en Prinex”.

Debe tenerse en cuenta que:

- Es necesario crear una pasarela por sociedad. - No es posible completar los campos “Clave pública” y “Clave Secreta” con la misma información

en dos pasarelas diferentes. - Es posible configurar para promociones de la misma sociedad, pasarelas diferentes. - En el caso de que la pasarela sea válida para todas las promociones, debemos dejar el campo

promoción con valor “0”.

Una vez configurada la pasarela, tendremos que sincronizar Portal del Cliente para que podamos ver los

cambios en la App.

La sincronización podrá realizarse de forma manual desde el menú:

� Aplicativos Web y Movilidad / Prinex Apps / Portal del Cliente / Sincronizar

Planificarla desde el menú:

� Herramientas comunes / Planificador de Procesos

(Ver apartado 3.1.4 Sincronización y alta de usuarios)

Por otro lado, una vez configurada la pasarela, ésta no se podrá borrar ni modificar si ya se han realizado

pagos desde la APP. Los únicos campos que permiten ser modificados son: Banco y Forma de cobro.

Así mismo, sólo se podrán pagar desde la APP, los recibos de alquiler pendientes, de aquellas

promociones y sociedades para las que se haya configurado una pasarela de pago.

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2.3.5.2 Pagos Generados

Desde este menú se podrán consultar los recibos que se han pagado a través de la pasarela de pago. Al

entrar en el menú aparece una nueva pantalla desde la que podemos filtrar los recibos por los siguientes

criterios.

• Fecha de pago desde / hasta: Rango de fecha entre las cuales se ha producido el pago.

• Sociedad a la que pertenecen los recibos pagados.

• Promoción al a que pertenecen los recibos pagados.

• Situación contable del pago: Pendiente, Contabilizado o ambos

En relación a la contabilización de los recibos pagado por la pasarela de pagos desde la app, su

contabilización tendrá lugar cuando se ejecute el proceso planificado creado al efecto, denominado:

- Contabilización Pasarela de Pago.

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La configuración de este proceso puede llevarse a cabo desde el menú:

� Herramientas comunes / Planificador de Procesos / Configuración

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2.4 PRINEX ANALYTICS

Desde la opción de menú “Prinex Analytics”, podremos indicar las promociones que serán incluidas en

los informes disponibles desde la App Prinex Analytics.

Debido a que los cuadros de mando e informes de inteligencia de negocio, se han agrupado en seis

áreas: ventas y marketing, presupuestaria, gerencial, postventa, alquiler y económico-financiera, es

necesario indicar las promociones que se tratarán en cada caso.

Posteriormente, debemos ir actualizando el envío de información a la app periódicamente, mediante un

proceso de sincronización que se ejecutará para cada área.

En este sentido, es necesario advertir que la información se actualiza periódicamente en dos fases que se

programan para que coincidan en el tiempo: en la primera se ejecuta el proceso sincronización que envía

la información desde Prinex y en la segunda, se ejecuta el proceso que recepciona los datos en la App.

En caso de ejecutar el proceso de sincronización desde Prinex de forma manual, los datos no se

actualizarán hasta que no tenga lugar el segundo de los procesos. De esta manera, si no fuera posible

esperar a la ejecución de este segundo proceso debe contactarse con el departamento técnico de Prinex

o enviar un correo a la dirección [email protected].

Veamos cómo establecer las promociones que intervendrán en los informes así como el proceso de

sincronización manual para cada área.

2.4.1 Área Ventas y Marketing

2.4.1.1 Configurar promociones

Desde este menú podremos establecer las promociones que estarán disponibles desde la App, para el

grupo de informes incluidos en el área “Ventas y Marketing”, seleccionándolas en la parte izquierda de

la tabla y pasándolas a la parte derecha con los botones habilitados al efecto.

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2.4.1.2 Sincronizar

Desde este menú podremos lanzar de forma manual, el proceso de sincronización que permitirá

actualizar la información llega a la App. Como se ha indicado, en el caso de sincronizar manualmente, los,

datos no se actualizarán en la App de forma inmediata sino que se deberán esperar a que se ejecute el

proceso que recepción de datos en la App.

Al entrar en el menú el sistema presenta un mensaje desde el que se podrá ejecutar el proceso de

sincronización.

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2.4.2 Área Presupuestaria


Desde este menú, podremos establecer las promociones que estarán disponibles desde la App, para el

grupo de informes incluidos en el área “Presupuestaria”, seleccionándolas en la parte izquierda de la

tabla y pasándolas a la parte derecha con los botones habilitados al efecto.

2.4.2.2 Sincronizar


actualizar la información llega a la App. Como se ha indicado, en el caso de sincronizar manualmente, los



Al entrar, el sistema presenta un mensaje desde el que se podrá ejecutar el proceso de sincronización.

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2.4.3 Área Gerencial



grupo de informes incluidos en el área “Gerencial”, seleccionándolas en la parte izquierda de la tabla y

pasándolas a la parte derecha con los botones habilitados al efecto.

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2.4.3.2 Sincronizar






2.4.4 Área Postventa



grupo de informes incluidos en el área “Postventa”, seleccionándolas en la parte izquierda de la tabla y


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2.4.4.2 Sincronizar






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2.4.5 Área Alquiler



grupo de informes incluidos en el área “Alquiler”, seleccionándolas en la parte izquierda de la tabla y


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2.4.5.2 Sincronizar






2.4.6 Área Económica - Financiera



grupo de informes incluidos en el área “Económica Financiera”, seleccionándolas en la parte izquierda de

la tabla y pasándolas a la parte derecha con los botones habilitados al efecto.

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2.4.6.2 Sincronizar






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2.4.7 Sincronización Planificada

Todos los procesos de sincronización descritos anteriormente, podrán ejecutarse de forma desasistida

programándolo a través del módulo de “Planificación de Proyectos”, ubicado en:

� Herramientas Comunes / Planificador de Procesos / Configuración

En este caso, al igual que ocurre con la sincronización manual, los datos no se actualizarán en la App de

forma inmediata sino que se deberán esperar a que se ejecute el proceso que recepción de datos en la

App.

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2.5 PORTAL DE PROVEEDORES

El Portal de Proveedores, permite a los proveedores cargar sus facturas para posteriormente enviarlas a

Prinex. Una que se reciben en Prinex, las facturas son automáticamente incluidas en el circuito de

workflow que se haya indicado. Desde Prinex, el usuario podrá acceder al documento de workflow para

revisarlo, completar la información que falte y avanzarlo por las distintas etapas del flujo con el fin de

contabilizarlo y en su momento, pagarlo.

Desde la opción de menú “Portal de Proveedores” del módulo de PrinexApps, podremos efectuar las

configuraciones necesarias para trabajar con el Portal de Proveedores. Entre otras cosas podremos indicar:

• Las sociedades cuyas facturas podrán ser cargadas desde el portal. • Las características donde los proveedores podrán dejará el soporte documental que acompañe a

la factura o la documentación que como proveedor se le requiera. • Establecer los proveedores que podrán efectuar la carga de facturas desde la App.

Una vez realizadas las configuraciones, debemos ejecutar el proceso de sincronización con el fin de:

- Habilitar las sociedades que pueden recibir facturas a través del portal. - Dar de alta a los usuarios del portal, esto es, a los proveedores que podrán realizar la carga de

facturas a través de él.

Recordamos que el proceso de sincronización puede ser planificado desde el módulo de Planificación de

Proyectos o se puede lanzar de forma manual desde el proceso de sincronización ubicado en este menú.

Seguidamente detallamos las configuraciones a realizar, antes de comenzar a trabajar con el Portal de

Proveedores.

2.5.1 Configuración de Sociedades

Desde este menú podremos indicar sociedades cuyas facturas pueden ser recepcionadas a través del

portal de proveedores.

Para ello, al entrar el sistema muestra una nueva pantalla desde la que seleccionar las sociedades,

pasándolas de la derecha de la pantalla con las flechas centrales.

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2.5.2 Configurar Características

Desde este menú podremos indicar las características del soporte documental, en las que el proveedor

podrá dejar la documentación.

En este sentido, el portal prevé la posibilidad de que el proveedor:

� Incluya la documentación propia que le requiera su cliente, por ejemplo, para poder ser homologado: certificado de estar al corriente de pago con la Seguridad Social, Seguro de responsabilidad civil,…. Para ello, el sistema permite configurar características ligadas al objeto “PROVEEDOR”.

� Incluya, de manera obligatoria, el soporte documental de las facturas que cargue en el sistema. Para ello, el sistema permite configurar las características ligadas a los objetos “FRARECIBID” y al objeto “FACTWF”, siendo necesario que la misma característica aparezca en ambos objetos.

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Al entrar en el menú, el sistema muestra una nueva pantalla desde la que seleccionar el objeto que se va a

configurar. El sistema sólo permite seleccionar: PROVEEDOR, FRARECIBID, FACTWF.

Una vez seleccionado, el sistema muestra las características que tiene vinculadas. Recuerde que las

características de soporte documental se dan de alta desde el módulo:

� Herramientas Comunes / Soporte Documental / Utilidades / Tabla de Características.

En función del objeto seleccionado, el sistema, además de mostrar las características que tiene vinculadas,

solicita que se completen los siguientes datos:

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1. Objeto PROVEEDOR

En este caso debemos completar:

- Check “Portal Proveedor”: Si se marca la característica estará disponible en el Portal de Proveedor. “Portal Proveedor Tipo / Valor”: Permite indicar en meses, la vigencia del documento que nos proporciones el proveedor. En el caso de que, no se indique ni tipo ni valor, el sistema considera que el documento tiene vigencia ilimitada. Posteriormente, en el caso de que el documento haya sobrepasado el tiempo de vigencia, el menú “Alertas” del Portal de Proveedores, mostrará un registro con los datos del documento.

o Ejemplo:

Suponemos que se requiere que el proveedor nos entregue un certificado de estar al día con la Seguridad Social y dicho documento tenga una vigencia de 6 meses. En este caso en la columna “Portal Proveedor Tipo Valor” debemos seleccionar el valor “M-Mensual” y en la columna “Portal Proveedor Valor” el valor “6”. En el ejemplo de la imagen, el documento que se solicita al proveedor que incluya en la característica “Contratos” tiene una vigencia de 12 meses.

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2. Objeto FRARECIOBID y objeto FRAWF

En el caso del objeto “FRARECIBIDA”, el sistema sólo solicita que se complete el check “Portal

Proveedor” indicando si la característica estará disponible desde el Portal.

La característica que aquí se indique, será en la que el sistema guarde el soporte documental de las

facturas que se den de alta el Portal.

Debido a que las facturas dadas de alta desde el Portal son automáticamente incluidas en un circuito de

Workflow, es necesario indicar también una característica vinculada al objeto “FACTWF”.

De esta manera, al importar el soporte documental de la factura desde el portal, este quedará vinculado al

objeto “factura” pero también al objeto “documento de workflow”, pudiendo consultarse desde el módulo

de Cuentas a Pagar, pero también desde el módulo de Workflow.

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2.5.3 Configurar Conceptos Líneas

El “Concepto de Línea”, es un asistente que pretende agilizar la carga de factura del proveedor, de

manera que éste seleccione el que corresponda y el sistema le autocomplete en la línea de factura los

siguientes campos:

- La cuenta contable - Promoción - Partida Presupuestaria

Al entrar en el menú el sistema muestra una nueva pantalla, en la que aparecen los conceptos ya

configurados:

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Para configurar un concepto nuevo debemos pulsar el botón “Añadir”. Lo primero que solicita es que se

dé de alta el código c on el que se identificará el concepto.

A continuación, pulsando el botón “Añadir detalle del concepto”, debemos introducir:

- La sociedad para la que será válida la cuenta, promoción y partida. - La cuenta contable con la que se debe rellenar el dato en factura - La promoción con la que se completará la factura - La partida presupuestaria con la que se completará la factura.

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Una vez que se introduce la información para una sociedad, podemos volver a pulsar el botón “Añadir

detalle del concepto” para seguir configurando el “concepto de líneas”, para otras sociedades.

Por otro lado, con los botones Modificar y Eliminar, permiten:

- Si estamos posicionados en un código de línea, cambiar la descripción del código o eliminarlo y,

- Si estamos en el detalle del código, modificar alguno de sus datos (cuenta, promoción o partida) o eliminar el registro.

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2.5.4 Información Proveedores Portal Proveedores

Desde este menú podremos establecer:

- Los proveedores que podrán dar de alta facturas desde el Portal del Proveedor. - El importe máximo de las facturas que podrán cargar. - La ruta de workflow en la que se recepcionarán las facturas de cada proveedor.

Al entrar en el menú el sistema muestra una nueva pantalla con la relación de proveedores dados de alta

en Prinex, que nos permitirá indicar cuáles de ellos deben sincronizarse para así darlos de alta como

usuarios del portal.

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En la parte SUPERIOR de la pantalla, podremos completar la siguiente información:

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• Límite importe: Permite indicar el importe máximo que pueden tener las facturas que se envíen desde el Portal a Prinex. El importe aquí indicado, se aplicará a todos los proveedores, a excepción de aquellos para los que se haya indicado otro diferente en la columna “Límite Importe”.

• Ruta: Permite indicar la ruta de workflow a la que se incorporará la factura cuando se envíe desde el Portal y se reciba en Prinex. La ruta aquí indicada, se aplicará a todos los proveedores, a excepción de aquellos para los que se haya indicado otro diferente en la columna “Ruta” o para los que se haya configurado una ruta por sociedad en el botón “Conf. Rutas WF por Sociedad”.

A continuación, podemos trabajar con cada uno de los proveedores de forma individual, empleando los

botones “Modificar”, “Aceptar” y “Anular”.

Pulsando el botón “Modificar”, se podrá completar la siguiente información.

• Email: De manera obligatoria se requiere que se introduzca la dirección de correo electrónico del proveedor. Dicho correo será el que el proveedor reviva el mensaje indicando su alta en el Portal, por lo que sólo admite que se introduzca una única dirección de correo. Todos aquellos proveedores que todavía no tengan introducida su dirección de correo electrónico, aparecen precedido por una “bola roja” que no desparecerá hasta que no se introduzca el correo electrónico.

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El campo “email” e este menú, es independiente y no se hereda del campo “email” que figura en la ficha del proveedor a la que se accede desde el menú:

� Económica-Financiera / Cuentas a Pagar / Facturas / Trabajar con Proveedores Esto se debe a que el campo “email” de la ficha del proveedor permite trabajar con listas de distribución, esto es, permite introducir más de una dirección de correo siempre que se separen por el carácter “;” (punto y como), mientras que el portal sólo se admite una única dirección de correo. El campo “email” podrá ser completado una dirección de las que aparecen en el campo “email” o con otra diferente.

• Límite Importe: Permite configurar en exclusiva, para el proveedor en el que estemos posicionados, el importe máximo que deben tener las facturas que se carguen a través del portal. Esta información prevalece sobre la que pudiera haberse configurado en la parte superior de esta misma pantalla.

• Ruta: Permite configurar en exclusiva, para el proveedor en el que estemos posicionados, la ruta de Workflow en la que se darán de alta las facturas que se carguen desde el portal. La ruta aquí indicada, prevalece sobre la que pudiera haberse configurado en la parte superior de esta misma pantalla.

• Configurar Rutas de WF por Sociedad: Pulsando este botón, podemos configurar, para el proveedor en el que estemos posicionados y para la sociedad que se indique, la ruta de Workflow en la que se darán de alta las facturas que se carguen desde el portal. La ruta aquí indicada, prevalece sobre la que pudiera haberse configurado en la columna “Ruta” y a su vez sobre la configurada en la parte superior de esta misma pantalla.

• Sincronizar: Permite indicar que si el proveedor debe darse de alta como usuario del Portal de Proveedores. Posteriormente, cuando se ejecute el proceso de sincronización, el sistema dará de alta como usuarios del portal a todos los usuarios que tengan esta marca activada y les enviará un correo electrónico con el usuario y contraseña con el que debe acceder al portal, al correo indicado en la columna email. La ruta aquí indicada, prevalece sobre la que pudiera haberse configurado en la parte superior de esta misma pantalla.

Por otro lado, pulsando el botón “Aceptar”, el sistema aguarda la configuración realizada, y pulsando el

botón “Anular”, es sistema no graba los cambios introducidos.

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La configuración realizada para cada proveedor desde este menú, también está accesible desde la propia

ficha del proveedor, en el menú:

� Económica-Financiera / Cuentas a Pagar / Facturas / Trabajar con Proveedores

Al entrar en la ficha, en la parte inferior de la misma, se ha habilitado una nueva pestaña en la que

podemos introducir estos mismos datos, esto es:

• El email del proveedor que se empleará cuando se trabaje con el portal • El importe máximo de las factura que puede introducir el proveedor desde el portal • La ruta de workflow a la irán a parar las factura que de ese proveedor se introduzcan desde el

portal.

Recuerde que el correo electrónico que aparece en la ficha del proveedor es independiente del correo

electrónico que se emplea para el portal del Proveedor.

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Volviendo al menú “Información Proveedores Portal Proveedores”, en la parte superior de la pantalla

podemos extraer la configuración del proveedor en Excel:

Al pulsar cualquiera de los dos iconos, el sistema solicita que se le informe del directorio donde se

generara el fichero Excel:

Los iconos Excel permitente:

• Exportación Datos del Proveedor: extrae un fichero Excel en la ubicación que se indique con el nombre “ProveedoresPDP.xlsx”, con configuración de cada proveedor.

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• Exportación rutas de Workflow por Sociedad: extrae un fichero Excel, en la ubicación que se indique, con el nombre “RutaWFPDP.xlsx”, con la configuración de rutas por sociedad de cada proveedor.

El formato que se emplea en la extracción, es el mismo que el empleado para la importación de estos

mismos datos desde las opciones de menú que se explican a continuación:

• Importación Datos proveedores Portal del Proveedor • Importación Rutas Portal del Proveedor

Por lo que es posible, cargar masivamente la configuración de los proveedores, si sobre los Excel que se

extraen se completa la información y a continuación se importan por las opciones de menú mencionadas.

2.5.5 Sincronizar

Una vez configurados las sociedades, características, proveedores y conceptos de línea, al ejecutar el

proceso de sincronización, el sistema:

• Da de alta en el portal los proveedores sincronizados. • Habilita para recepcionar facturas de las sociedades indicadas. • Incorpora en el portal la relación de concepto de línea que podrán ser utilizados. • Habilita las características de soporte documental para que puedan recibir información desde el

portal.

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Al entrar en el menú, el sistema presenta una nueva pantalla en la que se advierte de que el proceso

puede tardar y desde la que se puede ejecutar el proceso pulsando el botón “Sincronizar Ahora”.

El proceso de sincronización, también podrá ejecutarse de forma desasistida programándolo a través del

módulo de Planificación de Proyectos.

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2.5.6 Importación Datos proveedores Portal del Proveedor

Desde este menú se podrán importar la configuración de rutas, importes, y sincronización de los proveedores.

Al entrar en el menú, el sistema muestra una nueva pantalla desde la que podemos seleccionar el fichero Excel que se va a importar.

Pulsando el botón “Formato” podemos acceder al detalle de campos del Excel.

Así mismo, pulsando el botón “Datos Portal del Proveedore” podemos acceder a una plantilla con las

columna que deben aparecer en el Excel.

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Ejemplo:

Una vez seleccionado el fichero que se va a importar, el proceso podrá realizarse en modo

simulado.

Tras la importación, el sistema presentará la relación de incidencias encontradas en caso de que

se produzcan errores. En el caso contrario, importará los datos y actualizará la información.

2.5.7 Importación Rutas Portal del Proveedor

Desde este menú se podrán importar la configuración de rutas que empleara cada sociedad, cuando reciba facturas del proveedor para el que se realice la configuración.


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Así mismo, pulsando el botón “Rutas Portal del Proveedores” podemos acceder a una plantilla con las

columnas que deben aparecer en el Excel.

� Ejemplo:


simulado.



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2.5.8 Importación Conceptos Línea Factura

Desde este menú se podrán importar la configuración de rutas que empleara cada sociedad, cuando reciba facturas del proveedor para el que se realice la configuración.



Así mismo, pulsando el botón “Conceptos Línea Factura” podemos acceder a una plantilla con las

columnas que deben aparecer en el Excel.

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� Ejemplo:


simulado.



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