MINISTERIO DE EDUCACION Y CULTURA DIRECCION NACIONAL DE EDUCACION TECNICA

UNIDAD EJECUTORA MEC-BIDPROYECTO PROMEET II

MANUAL DE MANTENIMIENTO PARA COLEGIOS TECNICOS

1997

Dr. Mario Jaramillo MINISTRO DE EDUCACION Y CULTURA

Ing. Marcelo Arroyo V. DIRECTOR NACIONAL DE EDUCACION TECNICA

Funcionarios DIVISION DE TECNOLOGIA - DINET

Quito, julio de 1997

MANUAL DE MANTENIMIENTO PARA COLEGIOS TECNICOS

Preparado por:

Ing. Horacio Villacís M. - Consultor en Mantenimiento de Colegios Técnicos del Plan de Acción de la DINET, 1996.

CONTENIDO

PRESENTACION ........................................................................….1

PREFACIO …...........................................................................……. 3

CAPITULO I :

INTRODUCCION .........................................................……. 5 Objetivos ........................................….........................…. 6 Funciones .................................................................……

6

CAPITULO II :

MEDIDAS DEL MANTENIMIENTO ..........................…… 8 Clases de Medidas ...................................................….. 9 Sistemas de Mantenimiento .....................................….. 15

CAPITULO III :

LA PLANIFICACION EN EL MANTENIMIENTO ....……. 19 La Codificación ………………...................................….. 20 Información Básica de los Recursos .............…......…. 23 Determinación de los Trabajos de Mantenimiento ….. 23 Fijación de Estrategias ...............................................… 24 Elaboración del Plan General ....................................…. 25 Elaboración de los Planes de Trabajo .....................….. 26 Determinación de los Recursos ................................…. 28 Determinación de los Costos ....................................…. 33 Elaboración del Presupuesto ..................................…… 36

CAPITULO IV :

CONDUCCION OPERATIVA DEL MANTENIMIENTO 37

Preparación ...............................................................….. 37 Ejecución ...................................................................….. 38 Control .......................................................................….. 39

CAPITULO V :

EVALUACION DE LOS DATOS ..............................……. 40 Documentos .............................................................….. 40 Evaluación .................................................................…. 42 Puntos débiles .........................................................….. 44

ANEXOS : ………………………………………………………….. 47

Cuadro No. 1 : Identificación de Talleres y LaboratoriosCuadro No. 2 : Tarjeta de Equipo o ConstrucciónCuadro No. 3 : Descripción de Trabajos de MantenimientoCuadro No 4 : Plan General de MantenimientoCuadro No. 5 : Plan de TrabajoCuadro No 6 : Tiempos en MantenimientoCuadro No. 7 : Control de CostosCuadro No. 8 : PresupuestoCuadro No. 9 : Orden de TrabajoCuadro No. 10 : Carta HistóricaCuadro No. 11 : Aviso de Daños

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PRESENTACION

En las organizaciones dedicadas a la producción, el mantenimiento es una actividad de vital importancia, cuyo propósito es contribuir a optimizar los recursos físicos, mediante acciones que permitan conservar los equipos en su mejor nivel de funcionamiento y las construcciones en condiciones adecuadas.

En los colegios técnicos, donde los procesos de aprendizaje se basan fundamentalmente en el desarrollo de habilidades y destrezas psicomotoras, a través de actividades prácticas que se realizan con máquinas, equipos, herramientas e instrumentos característicos de cada especialidad, el mantenimiento adquiere una importancia significativa, más aún, si en los planteles educativos se desarrollan procesos de producción de bienes o servicios.

Con esta concepción, en el marco del Plan de Acción que ejecuta la Dirección Nacional de Educación Técnica - DINET en coordinación con la Unidad Ejecutora MEC-BID, se contrató los servicios profesionales del Ing. Horacio Villacís M., como Consultor en Mantenimiento de colegios técnicos, para que, a partir de un diagnóstico realizado en algunos colegios de la red PROMEET, se elabore un manual que oriente los procesos de planificación, organización, ejecución y control de esta actividad en los colegios técnicos.

Producto de dicha Consultoría es este Manual, que la DINET pone al alcance de los colegios técnicos con el propósito de contribuir a la institucionalización del mantenimiento como actividad fundamental para precautelar los bienes que el Estado destina a la formación de profesionales técnicos de nivel medio.

- DINET -

PREFACIO

El Manual de Mantenimiento que se presenta, se ha preparado con la finalidad de aplicarlo en los Colegios Técnicos del País. Para su elaboración, fue necesario hacer observaciones en el sitio de trabajo de los colegios técnicos, que han servido como guía para desarrollar el contenido, el mismo que soportado con la Bibliografía sobre Mantenimiento, que es abundante en nuestro medio, y las modestas experiencias del autor en la materia, se ha estructurado con un sentido práctico y sencillo para su aplicación.

Es grato expresar mis especiales agradecimientos a los señores funcionarios de la DINET, por la confianza depositada en el autor para la elaboración del presente Manual y, además, por la colaboración decidida prestada para que se cumplan los objetivos propuestos, ya que poseen conocimientos profundos sobre la realidad de la Educación Técnica de nuestro país y se han decidido en mejorarla a través del desarrollo de una serie de programas de carácter cualitativo.

Fue muy valioso también contar con la colaboración de los Directivos de los Colegios visitados: Simón Bolívar y Febres Cordero de la ciudad de Guayaquil, Galo Plaza Lasso de Daule, Carlos Cisneros de Riobamba, Manuel Encalada Zúñiga de Machala y 3 de Marzo de Chimbo.

Asimismo, a los profesores encargados de los Talleres y Laboratorios, a algunos estudiantes que participaron y a otras personas que también han colaborado de una u otra manera con el autor, les expreso mis más sinceros agradecimientos.

Horacio Villacís M.

CAPITULO I

INTRODUCCION

El mantenimiento es un conjunto de actividades técnicas de servicio, que se realizan para lograr, a un costo óptimo, la conservación de la planta física y el funcionamiento eficiente de los equipos, bajo condiciones seguras de operación.

Es requerido en toda organización donde existan recursos físicos útiles para el ser humano.

En nuestra época, la automatización y la mecanización han hecho que al mantenimiento se le de su debida importancia, debido a que los daños que se pueden presentar en los recursos, causan una elevación en los costos y una baja en la productividad.

En épocas en las cuales los recursos son escasos, es también importante contar con todas las actividades del mantenimiento, ya que éste contribuye a la conservación y reutilización de los recursos disponibles.

OBJETIVOS

Los objetivos funcionales y económicos del mantenimiento son:

a) Mantener en su mejor nivel de funcionamiento los equipos existentes.

b) Conservar en óptimas condiciones las construcciones existentes.

c) Implementar mejoras en la funcionabilidad de los equipos para obtener mejores rendimientos.

d) Disminuir al mínimo los riesgos de accidentes del personal de mantenimiento, con una operación segura de los equipos.

e) Reducir al mínimo los costos de mantenimiento, con el correcto y eficiente uso de materiales, mano de obra e instalaciones.

f) Efectuar una oportuna y ágil labor de mantenimiento, para reducir al mínimo los tiempos de paro, ya que éstos representan pérdidas económicas.

FUNCIONES

Las actividades del mantenimiento en la mayoría de empresas son ejecutadas por un Departamento independiente. Para el caso de las Instituciones Educativas Técnicas, que también constituyen empresas, se tiene el Area de Mantenimiento dividida en:

1. Sección de Mantenimiento Técnico2. Sección de Mantenimiento GeneralLa jurisdicción de la primera abarca los talleres y laboratorios dedicados a la enseñanza. La segunda en cambio atiende a las necesidades de mantenimiento del resto de infraestructura de la institución.

En el presente manual se desarrolla el estudio de la Sección de Mantenimiento Técnico, que simplemente lo llamaremos Mantenimiento.

Las funciones que se asignan al mantenimiento pueden ser diferentes de una institución a otra, ya que dependen de su tamaño y del tipo de enseñanza que imparten. Estas son de dos clases:

FUNCIONES PRIMARIAS

Aquellas que cumplen con los objetivos básicos del mantenimiento:

1. Mantenimiento de los equipos existentes en talleres y laboratorios.2. Mantenimiento de las construcciones de los talleres y laboratorios.3. Mejoras en equipos y construcciones4. Nuevas instalaciones

FUNCIONES SECUNDARIAS

Son las funciones técnicas asignadas en base a las condiciones internas de cada institución. Entre otras se tiene:

1. Bodegas de materiales y repuestos2. Cuidado del medio ambiente3. Reciclaje de materiales

Es importante que a lo interno del área de mantenimiento se definan exactamente las funciones a realizar, con los respectivos alcances de autoridad y responsabilidad.

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CAPITULO II

MEDIDAS DEL MANTENIMIENTO

Las actividades o labores del mantenimiento, básicamente consisten en tomar las medidas necesarias para reducir al mínimo los daños en los recursos físicos, así como para mantener su capacidad de rendimiento y su valor.

Los daños pueden ser definidos como modificaciones desventajosas de los recursos y se producen por:

Deformación Corrosión Aflojamiento Desgaste Rotura

Los recursos físicos tales como los equipos y construcciones están propensos a sufrir daños y las causas más frecuentes para que éstos se presenten durante las actividades normales de cualquier empresa son:

1. Defectos de fábrica2. Deterioro normal3. Fallas de operación4. Falta de mantenimiento

La primera causa es externa al usuario actual de los equipos y construcciones. El fabricante debe construir los recursos que ofrece, considerando la confiabilidad que deben tener y la forma en que se aplicará el mantenimiento.

El usuario en cambio debe tener presente que:

Durante el deterioro normal, se deben tomar las medidas adecuadas de mantenimiento, para así controlar su aceleración.

Las fallas de operación dependen del personal que opera las máquinas, el cual debe estar capacitado para ello, así como para poder solucionar algunas averías leves, que eviten se produzcan daños mayores.

La falta de mantenimiento es una de las causas principales para la aparición de los daños, por lo que se deben tomar las medidas adecuadas sobre aquellos recursos físicos que están bajo su responsabilidad.

CLASES DE MEDIDAS

Las medidas que en el mantenimiento se deben tomar con los recursos físicos se clasifican en:

- InspecciónMedidas Preventivas

- Conservación

Medidas Provocadas - Reparación

La Inspección y la Conservación son medidas preventivas destinadas a impedir los daños, las mismas que se realizan sin necesidad de que se haya producido una falla.

La Reparación en cambio, se lleva a cabo solamente cuando se espera que haya un daño o cuando éste ya se ha producido. Son medidas que han sido provocadas por la presencia de los daños.

El diagrama siguiente indica el significado y la relación de estas medidas del mantenimiento:

Averiguar el Conservar el Restaurar el estado real estado teórico estado teórico

Coincide el estado real con sí el estado teórico ?

no

El estado Real y el estado Teórico indicados en el diagrama, se refieren a las condiciones en que se encuentran los recursos físicos disponibles.

Estado Real

Es el estado en que realmente se encuentran en un momento determinado los equipos, construcciones y demás instrumentos técnicos de trabajo.

Estado Teórico

Es el estado en que, según se ha establecido y exigido al fabricante, deben estar los recursos físicos en un caso determinado. Puede establecerse también esta condición, cuando se haya ejecutado una restauración total del recurso.

INSPECCION

REPARACIONCONSERVACION

MEDIDA PREVENTIVA DE INSPECCION

Son aquellas actividades que sirven para averiguar y evaluar el estado real de los equipos, construcciones e instrumentos técnicos de trabajo .

Con la inspección se examinan si esos recursos están en buen estado y funcionan correctamente, controlando y obteniendo información acerca de:

Su capacidad de funcionamiento Su grado de seguridad Su valor como recurso

Esta información debe ser comparada con lo estipulado por el estado teórico, el mismo que se basa en la documentación escrita del fabricante, quien entrega a sus clientes las especificaciones técnicas de los productos que vende.

Se las realiza a intervalos prefijados, teniendo entonces un carácter periódico, el mismo que se puede hacer en función de:

El tiempo, esto es, por la cantidad de horas de funcionamiento de los equipos

La producción, por la cantidad de unidades de productos fabricados con los equipos.

Las inspecciones pueden llevarse a cabo de dos maneras:

Sensorialmente

Valiéndose de los sentidos humanos sin ayuda de aparatos auxiliares, esto significa:

Escuchando Observando Palpando Percibiendo

Instrumentalmente

Con el auxilio de aparatos de medición, con los cuales se miden y se calculan las distintas magnitudes presentes en los equipos, para poder formarse una opinión de sus condiciones reales; así se tiene entre muchos ejemplos:

Termómetro Vibrómetro Presostato Osciloscopio Calibrador

Con relación a la frecuencia de los trabajos de mantenimiento, en especial los de Inspección, se han establecido dos clases de intervalos:

Rutinarios

Aquellos que son repetitivos en intervalos de horas, máximo hasta un día.

Periódicos

Aquellos trabajos que se realizan con intervalos mayores de una semana.

MEDIDA PREVENTIVA DE CONSERVACION

Son todas aquellas actividades que contribuyen a mantener el estado teórico de los recursos físicos. Se las puede realizar en base a los resultados de la inspección.

Los objetivos de la Conservación son:

Mantener la capacidad de funcionamiento de los equipos y construcciones, evitando que sufran daños.

Disminuir la frecuencia de los daños, tratando de reducir al mínimo el desgaste.

Esta medida que también es preventiva tiene un carácter periódico, sea por tiempo o por productos fabricados.

Sus principales actividades son:

Lubricación Limpieza Ajustes o reajustes de partes

Estas acciones se las puede realizar sobre los equipos sin interrumpir su funcionamiento normal.

Es importante mencionar que el personal operativo juega también un papel importante en la conservación de los recursos físicos, ya que tiene un contacto directo y continuo con los mismos y puede colaborar de una manera directa con esta importante labor.

MEDIDA PROVOCADA DE REPARACION

Son todos aquellos trabajos que contribuyen a restaurar el estado teórico de los equipos y las construcciones.

Existen dos tipos de reparaciones :

Reparación Planificada Reparación no Planificada

Reparación Planificada

Se la realiza cuando en el resultado de la inspección se constata un estado real que hace suponer que pronto va a producirse un daño.

Se puede hacer un plan de la reparación para ejecutarla en una forma rápida y racional.

Reparación no Planificada

Resulta necesario cuando se produce un daño repentino que no se había previsto, cuyas causas pueden ser fallas de material, operación o falta de mantenimiento.

Es importante que una vez que se produce el daño, se examine el tipo y la causa, para prevenir una situación similar en el futuro y determinar exactamente la reparación más adecuada que debe ejecutarse en el momento.

SISTEMAS DE MANTENIMIENTO

El mantenimiento adecuadamente llevado, exige tener objetivos claros, programas de actividades y recursos físicos y humanos idóneos para ejecutarlo y controlarlo.

En nuestro medio se ha extendido una clasificación que encierra todas las medidas del mantenimiento; pero en la mayoría de empresas, en las que están incluidas las Instituciones Educativas, por varias razones sólo se aplica aquel mantenimiento que no requiere planificación, situación que se debe mejorar.

MANTENIMIENTO PREVENTIVO

Es aquel mantenimiento que prevé los daños en los equipos e instalaciones, antes de que éstos ocurran, evitando así paradas innecesarias.

En este mantenimiento se aplican las medidas de:

Inspección Conservación

Los trabajos de inspección lo realiza el personal de mantenimiento de acuerdo a los planes de trabajo, los mismos que son rutinarios y básicamente de toma de anotaciones, pero que son muy importantes para las próximas medidas a tomar.

Las conservaciones son a intervalos más largos que las inspecciones y requieren algún tipo de intervención sobre los equipos o construcciones.

Este tipo de mantenimiento requiere de un sistema administrativo, por cuanto debe realizarse desde la planificación hasta el control y registro de las actividades que se ejecutan.

MANTENIMIENTO CORRECTIVO

Es aquel mantenimiento que se ejecuta para corregir daños que se supone se van a producir o se están produciendo por causas que están fuera de lo planeado por el mantenimiento preventivo, sea por defectos de fábrica o deterioro de los materiales.

Se aplican las medidas de:

Inspección Reparación Planificada

Se le conoce también como Mantenimiento de Reparaciones y es factible de planificación.

Cuando el daño ha ocurrido en su totalidad y se presenta en cualquier momento, sea por fallas operativas o falta de mantenimiento, se conoce como Reparación no Planificada o también como Emergencia. Este mantenimiento está al margen de cualquier planificación y la medida que se toma es la:

Reparación no Planificada

Por supuesto, las medidas de esta clase de mantenimiento deberían ser en su mayoría planificadas; lo contrario significa que no se está aplicando las medidas preventivas o se las está aplicando deficientemente.

MANTENIMIENTO DE MEJORAS

Es aquel Mantenimiento que mejora las condiciones de funcionabilidad de los equipos e instalaciones, adicionando o cambiando ciertos componentes o mecanismos factibles de mejorar.

Sus actividades están sujetas a la planificación y es un mantenimiento que exige a los encargados del mismo, tener conocimientos técnicos sólidos acerca de los equipos y sus procedimientos de operación.

La medida de mantenimiento que ayuda a detectar la o las mejoras a realizarse es la:

Inspección

La inspección debe ser complementada con el análisis de la información existente y, cuando exista referencia de daños, debe averiguarse técnicamente las causas de los mismos.

Este Mantenimiento, con los estudios respectivos, también puede:

Mejorar la distribución de los equipos Sugerir mejores métodos de operación de los recursos físicos.

La clasificación del Mantenimiento se puede resumir en el diagrama siguiente:

MANTENIMIENTO

PLANIFICADO NO PLANIFICADO

- INSPECCION -INSPECCION - CONSERVACION

- INSPECCION- ANALISIS

MANTENIMIENTO MANTENIMIENTO MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE MEJORAS CORRECTIVO

PLANIFICADO NO PLANIFICADO

REPARACION REPARACION PLANIFICADA NO

PLANIFICADA (EMERGENCIA)

CAPITULO III

LA PLANIFICACION EN EL MANTENIMIENTO

La planificación en el mantenimiento consiste en el establecimiento de planes generales y específicos para todas las actividades del mantenimiento.

En esta actividad se debe considerar las relaciones existentes entre el Area de Mantenimiento y las otras áreas de la institución, con las cuales se puede intercambiar información y, lo más importante, trabajar en forma coordinada en el cumplimiento de los objetivos institucionales.

Un mantenimiento planificado puede:

Ahorrar tiempo y costos Aumentar la rentabilidad Aplicar efectivamente las medidas del mantenimiento.

Para la planificación del mantenimiento se sugiere seguir las siguientes etapas:

LA CODIFICACION

La actividad principal del mantenimiento se traduce en los trabajos ejecutados sobre los equipos y construcciones con el auxilio de materiales y repuestos. Con el fin de facilitar la identificación de estos recursos, es recomendable utilizar Códigos de Identificación, combinando letras y números.

CODIFICACION DE LOS EQUIPOS

Esta debe ser determinada con el objetivo de poder identificar fácilmente los equipos, tanto en la documentación manejada en el Area de Mantenimiento como en los talleres y laboratorios existentes. Es aconsejable que en el Código consten algunas características especiales que son propias del recurso y del lugar donde está ubicado, así:

- - .

N° Mecanismo

importante

Letra para

Equipo similar

N° asignado al Equipo

Letra de Sección

Letra del Taller o Laboratorio de ubicación del Equipo

Para poder completar la codificación, se requiere paralelamente elaborar la lista de Identificación de Talleres y Laboratorios, como el modelo presentado en el Cuadro N° 1 del anexo, la misma que contiene todos los talleres y/o laboratorios existentes en cada área.

CODIFICACION DE LAS CONSTRUCCIONESDebe dar información sobre la ubicación de todos los componentes de una construcción:

- -

N° del cuarto

N° del piso

Letra de la construcción

Se debe disponer de un Plano de Distribución de las Construcciones para poder asignar las respectivas letras.

CODIFICACION DE LOS REPUESTOS

Dará información sobre el taller o laboratorio al que corresponde el repuesto y la ubicación del mismo en los catálogos o lista de repuestos que tiene la bodega.

Esta codificación es independiente a la que se lleva en la bodega de repuestos, por cuanto ellos lo hacen en función de los registros de Contabilidad.

Una guía para ésta codificación es:

- - -

N°del repuesto

en la página

N° de la página

N° del catálogo

Letra del Taller o Laboratorio de ubicación del Equipo

Los materiales pueden ser codificados de forma similar a los repuestos. No es necesario codificar aquellos materiales de uso imprevisto, como es el caso de los requeridos para las emergencias. El almacén llevará el respectivo control de ingresos y egresos.

INFORMACION BASICA DE LOS RECURSOS

En las actividades que debe desarrollar el Area de Mantenimiento, es de gran utilidad disponer en cualquier momento de la información básica acerca de los equipos y construcciones que están bajo su responsabilidad.

Esta información se la resume en un formato llamado Tarjeta de Equipo o Construcción, como el modelo que se puede ver en el Cuadro N° 2 del anexo.

Este formato, con todos los datos, es la cédula de identidad del recurso y debe estar siempre disponible para el personal de Mantenimiento.

Dependiendo de la complejidad del recurso, esta tarjeta contendrá diferentes niveles de información. Algunas tarjetas pueden ser útiles para contener informaciones adicionales consideradas importantes y que deben ser recordadas constantemente.

DETERMINACION DE LOS TRABAJOS DE MANTENIMIENTO

Para determinar estos trabajos se debe:

a) Elaborar una lista de los recursos físicos que necesitan mantenimiento.

b) Especificar claramente los trabajos de mantenimiento necesarios para cada recurso en relación a:

La Inspección La Conservación La Reparación

El Cuadro N° 3, Descripción de trabajos de mantenimiento, presentado en el anexo, es un modelo guía a ser llenado con este fin, el cual contiene entre otros datos:

Nombre y código del recurso físico que requiere mantenimiento Tipo del recurso físico Ubicación y cantidad Trabajos de mantenimiento que necesita

Toda la información que se incluye en el formato se puede obtener de:

Catálogos y manuales del fabricante Planos de equipos y distribución de planta Listas de repuestos Bitácoras

En caso de no existir la información arriba mencionada, en especial lo referente al tipo y cantidad de trabajos de mantenimiento, se puede recurrir a:

Catálogos de elementos de uso universal Planes universales de mantenimiento Datos empíricos que normalmente se registran en bitácoras.

Recordar que las experiencias individuales del personal de Mantenimiento y de los operadores, sirve substancialmente para completar la información requerida.

FIJACION DE ESTRATEGIAS

Las estrategias en el mantenimiento especifican los motivos por los cuales se va a intervenir, la naturaleza de las labores del mantenimiento y el equipo o construcción sobre el que se debe efectuar el trabajo.

Hay tres clases de estrategias que se pueden seleccionar:

Mantenimiento Planificado

En el Mantenimiento Preventivo se planifican los trabajos de conservación y se efectúan inspecciones de acuerdo a un plan previo. Los trabajos que se ejecuten dependen del resultado de las inspecciones.

Reparación Preventiva

Los componentes o piezas que se van desgastando en el equipos se cambia de acuerdo con un plan preestablecido, siguiendo intervalos fijos u otros datos. Es un Mantenimiento Correctivo que se encuadra en la Planificación.

Reparación en caso de necesidad

Los equipos se repararán solamente cuando se dañan, lo cual significa un Mantenimiento Correctivo sin planificación.

La estrategia o estrategias a seguir estarán de acuerdo a los criterios técnicos, económicos y organizativos de la institución; por ejemplo, influirá la disponibilidad del Presupuesto para la adquisición de materiales y repuestos, así como la disponibilidad del personal calificado.

Hay que recalcar que prevenir sin planificación puede ser tan costoso como no realizar ningún trabajo de mantenimiento. Algunas condiciones particulares pueden determinar una estrategia o la combinación de las tres.

ELABORACION DEL PLAN GENERAL

Una vez que se conocen descriptivamente los trabajos de mantenimiento sujetos a planificación, se llenan en el Cuadro N° 3 del anexo, y pueden ser:

Inspecciones Conservaciones Reparaciones planificadas

Además, habiéndose fijado la o las estrategias a seguir, se debe elaborar el Plan General de Mantenimiento, que normalmente abarca el período de un año, el mismo que proporciona una visión global de los trabajos de mantenimiento a ejecutarse y sus frecuencias durante ese período. Este es un Mantenimiento Planificado.

El Cuadro N° 4 del anexo es un modelo para la elaboración del Plan General, el mismo que se acostumbra a presentarlo en un formato ampliado para ponerlo a la vista del personal de Mantenimiento, con la finalidad de identificar rápidamente los trabajos que se están ejecutando y los que se deben ejecutar y, al mismo tiempo, ejercer un mejor control sobre el cumplimiento de los mismos. Alfileres de colores pueden ayudar a visualizar el plan y su marcha.

ELABORACION DE LOS PLANES DE TRABAJO

Se debe elaborar los planes de trabajo para todas aquellas tareas que se han determinado realizar en el Plan General de Mantenimiento de los equipos y construcciones. Por la frecuencia de repetición de los trabajos, estos planes pueden ser Rutinarios y Periódicos, así:

Plan de trabajos que se repiten

Contiene claramente todas las tareas a realizar y especifica en forma adecuada las fases a seguirse durante el trabajo; no debe requerir instrucciones verbales adicionales. Estos trabajos son básicamente de Conservación.

Este Plan de Trabajo se elabora una sola vez y se puede utilizar muchas veces. El cuadro N° 5 presentado en el anexo, es un ejemplo guía para la elaboración de los Planes de Trabajo que pueden ser rutinarios o periódicos.

Se lo entrega al personal que ejecuta el trabajo de mantenimiento. Es recomendable forrar al formato de un material transparente que soporte la manipulación frecuente, por cuanto puede servir para varias intervenciones ya que se trata de un trabajo repetitivo.

Los datos que contienen estos planes de trabajo deben permitir responder a las preguntas:

Qué hay que someter a trabajos de mantenimiento? Dónde? Cómo? Con qué? Quién tiene que efectuar esos trabajos? Con qué frecuencia?

Para llenar el formato hay que basarse en la información necesaria del Mantenimiento Planificado, como es la documentación escrita del fabricante y la información propia disponible en la sección de Mantenimiento.

Plan de trabajos que no se repiten

Se refiere a trabajos que se repiten en forma irregular u ocurren una sola vez. Contiene la información sobre el tipo de cada uno de los trabajos, así como los recursos requeridos y el lugar y tiempo necesarios para la ejecución.

Los trabajos son generalmente de Reparación debido a daños, o trabajos de montaje y desmontaje de piezas.

El formato de este Plan de Trabajos que se podrían llamar esporádicos, es similar al anterior, con la única diferencia que no contiene información sobre el intervalo de tiempo entre trabajos. Se puede utilizar el formato del cuadro N° 5 del anexo.

La información que se anota en este formato se obtiene también de la entregada por los fabricantes y de la propia del área de Mantenimiento.

Algunas veces, por ser trabajos que no se repiten, no se dispone de la información necesaria, por lo que se puede proceder a buscar a través de reuniones con personas de Mantenimiento que tengan experiencia en los equipos a intervenirse.

DETERMINACION DE LOS RECURSOS

Los recursos que se requieren para llevar adelante las actividades de mantenimiento deben ser determinados para cubrir las necesidades presentes y las de corto plazo. Las primeras son las que se deben realizar en forma inmediata y cubren las medidas de Inspección, Conservación y Reparación, sea planificada o no planificada.

Las necesidades a corto plazo se toman generalmente a un año calendario, de acuerdo con el Plan General de Mantenimiento y son básicamente las medidas de Planificación como Inspección, Conservación y Reparación Planificada. Se tiene que considerar las reparaciones no planificadas para tener una estimación global.

Con esta información se debe determinar los recursos totales que pueden ser de dos clases:

Fijos o permanentes Variables o eventuales

Se excluyen de esta clasificación los materiales fungibles.

Los recursos fijos son aquellos que el Area de Mantenimiento debe disponer permanentemente y básicamente se refieren al personal y a los equipos para ejecutar el mantenimiento. Los variables son los que no se requieren constantemente debido a la naturaleza de las actividades de mantenimiento, por lo que pueden ser eventuales.

Es importante considerar el recurso Tiempo, cuya determinación es esencial cuando se planifica el mantenimiento.

TIEMPOS EN EL MANTENIMIENTO

Consiste en determinar los tiempos que requieren los trabajos de mantenimiento de Inspección, Conservación y Reparación. Estos serán anotados en los planes de trabajo. Se pueden determinar de 3 maneras:

Apuntándolo personalmente

El encargado de ejecutar el trabajo apunta el tiempo que necesita desde el inicio hasta la terminación del mismo.

Tiene la ventaja de ser fácil y no engorroso, pero puede ser inexacto debido a que se puede incluir aquellas actividades innecesarias o que dificultan los trabajos.

Registro del tiempo

Se divide el tiempo total del trabajo en segmentos, para luego clasificarlos y registrarlos por categorías de acuerdo a como han sido utilizados en el trabajo. Estos se conocen como tiempos por Clasificación. Los segmentos pueden ser Movimientos Básicos que se requieren para ejecutar el trabajo de mantenimiento propiamente dicho.

De esta manera se obtienen unas tablas referenciales para ejecutar trabajos posteriores.

Estimación y Comparación

En este caso es necesario disponer de valores de tiempos para trabajos modelo o tiempos estándares.

Los tiempos de trabajo obtenidos por clasificación se comparan con los tiempos de los trabajos modelo, para determinar una correspondencia; luego se calcula el valor medio de cada clase, el mismo que será el tiempo estimado. Estos tiempos estimados se pueden fijar como los tiempos de planificación.

En los 3 métodos descritos para determinar los tiempos, de debe considerar además que existen:

Tiempos de descanso Tiempo de cambio de actividad

Estos son tiempos adicionales que necesita el personal de Mantenimiento para ejecutar su labor, y se les debe adicionar a los tiempos determinados por cualquiera de los métodos descritos.

La tabla de Tiempos en Mantenimiento indicada en el cuadro N° 6 del anexo, es una guía para la determinación de los mismos.

RECURSOS FISICOS

Son los recursos físicos requeridos para que los trabajos de mantenimiento se puedan realizar en forma económica. Estos recursos son los equipos y herramientas utilizados para ejecutar los trabajos, y su determinación se realiza en base a:

Los trabajos que se estén efectuando en el momento El historial de trabajos realizados

Se debe considerar además, los cambios que pueden ocurrir en relación a los equipos y construcciones, como aquellos que quedan fuera de uso por obsoletos o los que son incorporados como nuevos.

Por otra parte, se debe tomar en cuenta el recurso espacio o área libre que se dispone para la ejecución de los trabajos de mantenimiento. Es importante al respecto, que se den las respectivas recomendaciones técnicas en caso de la instalación de nuevos equipos, con el propósito de tener la información necesaria para ejecutar los trabajos con facilidad.

PERSONAL DE MANTENIMIENTO

En el área de Mantenimiento se tiene:

Necesidad cuantitativa de personal Necesidad cualitativa de personal

Los objetivos de la determinación del personal son:

1) Lograr un tiempo tolerable de espera, desde que se produce un daño hasta que se lo arregla.

2) Tener la menor cantidad posible de personal.

Para determinar la cantidad de personal se debe considerar:

La necesidad de mantenimiento en los equipos y construcciones existentes.

Las inversiones que se piensan hacer y las necesidades de mantenimiento que resulten de ellas.

Es aconsejable recurrir también a datos de:

Experiencias de trabajos anteriores con el personal de la misma institución.

Estimaciones del personal si no se dispone de información. Estadísticas generales que proporcionan los datos registrados.

En relación a la calidad del personal, es importante que éste sea calificado, ya que de lo contrario se puede experimentar retrasos en los trabajos de mantenimiento y, lo que es más grave, malos trabajos, que representan un peligro de deterioro total de los equipos. Por lo general los trabajos de Inspección y Reparación requieren de personal especializado.

MATERIALES

El material para el mantenimiento lo constituyen:

Los repuestos Los materiales auxiliares

Estos recursos son almacenados en las llamadas Bodegas o Almacenes de Mantenimiento.

Las Bodegas de Mantenimiento deben responder cuantitativamente a las requerimientos de material, de tal manera que cuando se produzca un daño en un recurso físico, se pueda hacer la entrega oportuna y posibilitar el arreglo inmediato del mismo.

Para determinar la necesidad de material se debe tener la información de:

Pedidos anteriores Estimaciones Pronósticos de necesidades Para conocer los repuestos que deben existir en stock se debe conocer los recursos físicos que requieren los trabajos, la frecuencia con que aparecen los daños y las causas que los producen.

En un almacén organizado se puede obtener información estadística de los datos recopilados del pasado para poder hacer los pronósticos de las necesidades.

En el cuadro N° 5 de los Planes de Trabajo se describen detalladamente los materiales y repuestos para cada trabajo, información que es útil para hacer los respectivos pedidos de la Bodega.

DETERMINACION DE LOS COSTOS

El objetivo de esta actividad es lograr que el mantenimiento resulte lo más económico posible. Los costos a planificarse son:

COSTOS DE LAS MEDIDAS DE MANTENIMIENTO

Son aquellos que realizan para ejecutar los trabajos de:

Inspección Conservación Reparación

Los costos de Inspección se calculan estableciendo un costo estándar para cada trabajo y, como se conoce la frecuencia de los mismos, es fácil establecer el costo total con exactitud. En este caso básicamente se tiene los costos de mano de obra.

En los trabajos de Conservación los costos están vinculados con el aprovechamiento de los equipos y construcciones. Mientras mayor sea la frecuencia de utilización de estos recursos, más trabajos de conservación habrá que ejecutar, por lo que los costos serán más altos.

Los costos de Conservación involucran:

Mano de obra Herramientas

En el caso de las Reparaciones, por ser trabajos que difieren de un caso a otro, sus costos sólo se puede estimar en forma aproximada. Es más complejo su cálculo por cuanto encierra los siguientes costos:

De Mano de obra De los recursos físicos De los materiales auxiliares De los repuestos Indirectos

En la mano de obra se debe considerar la calificación, cantidad y el tiempo de utilización de la misma. En los recursos físicos a utilizarse en los trabajos se debe considerar el tipo y la duración de su servicio.

El tipo y la cantidad de los materiales auxiliares y repuestos utilizados en los trabajos es importante para el cálculo de los costos.

Aquellos costos que se relacionan de una manera indirecta con la ejecución de los trabajos de mantenimiento son los costos Indirectos, los cuales deben ser asignados de una manera proporcional, básicamente considerando el tiempo de duración de cada trabajo.

COSTOS POR DAÑOS DE LOS EQUIPOS Y CONSTRUCCIONES

Es conocido que cuando se daña un recurso físico que es utilizado con un propósito, sea de producción o de educación, repercute negativamente en la economía de la empresa o institución. Los costos que esto significa son los costos por daños.

Estos costos son muy variables dependiendo del tipo de Institución, por cuanto las consecuencias son también diferentes. Entre las principales consecuencias para las instituciones educativas, se puede citar:

Deterioro del equipo por la falta de conservación Sobrecarga de otros equipos Falta de producción del equipo parado

Estos costos son conocidos como Costos Ocultos, por cuanto no se los visualiza en su verdadera dimensión.

ESTABLECIMIENTO DE LOS COSTOS

Para establecer los costos se puede recurrir a los siguientes métodos:

Estimaciones Valores comparables

Las estimaciones se las puede hacer por comparación con los trabajos similares realizados en la misma institución, para hacer finalmente la respectiva proyección futura.

Los valores comparables toman en cuenta los valores de costos de instituciones comparables y que tengan una cierta coincidencia entre el tipo y la duración de los trabajos.

Los Costos Totales de mantenimiento serán la suma de los costos parciales, tanto de las Medidas de Mantenimiento, como del costo de los efectos ocurridos cuando se presentan los daños en los recursos.

El cuadro N° 7 de Control de Costos que se adjunta en el anexo, es una ayuda para llevar la contabilidad de los costos al interior del Area de Mantenimiento. En el mismo formato se puede hacer las estimaciones de costos para luego comparar con la situación real y poder hacer los ajustes que produzcan una efectiva economía.

ELABORACION DEL PRESUPUESTO

Es un plan de acción convertido en términos monetarios por un período determinado de tiempo que normalmente es un año. Para esto hay que planificar cuidadosamente los costos de mantenimiento, que se envían a la contabilidad.

Para presupuestar las necesidades de los materiales se debe:

Indicar las necesidades de materiales para el período presupuestal. Determinar los niveles adecuados de inventarios de cada tipo de

material.

En relación con el presupuesto de la mano de obra se debe:

Determinar el estándar en horas de mano de obra en cada tipo de trabajo.

Determinar el número de personas y su calidad.

Para los gastos indirectos:

Definir adecuadamente la proporción de los gastos indirectos que se debe asignar a cada trabajo de mantenimiento.

Hecho esto, se debe traducir todos los puntos mencionados a términos monetarios, es decir calcular el presupuesto total de mantenimiento.

El cuadro N° 8 es un modelo para la elaboración del Presupuesto para Mantenimiento. Contiene los registros de los 3 elementos básicos de los costos que son: los Materiales, la Mano de Obra y los Gastos Indirectos.

CAPITULO IV

CONDUCCION OPERATIVA DELMANTENIMIENTO

Constituyen todas las actividades que, con los planes de trabajo ya elaborados, son necesarias para atender las órdenes de los trabajos de mantenimiento en los plazos previstos.

Las actividades se las puede clasificar en :

Actividades de Preparación Actividades de Ejecución Actividades de Control

PREPARACION

Requiere la expedición de las Ordenes de Trabajo para las Inspecciones, Conservaciones y Reparaciones. Los datos necesarios para realizar estos trabajos constan en los Planes de Trabajo, que están previamente elaborados en el formato respectivo.

Las Ordenes de Reparación se las extiende cuando se presenta el daño, redactando los Planes de Trabajo en un formato similar al anterior, pero sin el intervalo de tiempo. Una Orden de Trabajo típica se ejemplifica en el cuadro N° 9 del anexo.

Además, se debe preparar los recursos físicos necesarios y el recurso humano que ejecutará el trabajo.

Es importante en ésta etapa que exista una adecuada coordinación entre Mantenimiento y las secciones donde se va a realizar el o los trabajos, ya que se debe determinar la duración de la intervención y las fechas de

inicio de las mismas. Todo esto con miras a no interrumpir las labores normales productivas de la institución.

También se requiere coordinación entre Mantenimiento y las respectivas bodegas de materiales y de repuestos, tanto en el momento de los trabajos como en la determinación de los requerimientos de materiales, lo cual se debe hacer con la debida anticipación.

EJECUCION

Después de la preparación viene la ejecución, la misma que consiste en adjudicar al personal de Mantenimiento los distintos trabajos a ejecutar.

Las Ordenes son impartidas verbalmente por el encargado de supervisar los trabajos, quien además dará las respectivas instrucciones de organización, si el caso lo requiere.

El personal responsable de la ejecución, con todos los documentos necesarios recibidos del Area de Mantenimiento, acude al sitio de trabajo para cumplir con su tarea. Este personal es quien debe ser adecuadamente seleccionado en el interior del Area de Mantenimiento y provisto de los materiales y herramientas para la ejecución del trabajo.

CONTROL

Su función es constatar el estado real del recurso físico, antes de la ejecución de los trabajos y durante su realización, haciendo los ajustes que sean necesarios.

El cumplimiento de los tiempos preestablecidos en la planificación es un factor importante en ésta etapa, el mismo que debe ser cuidadosamente manejado, para que se cumpla con la planificación total del mantenimiento.

Mientras se está ejecutando los trabajos de mantenimiento se puede descubrir otros daños no previstos y es aquí donde el control juega un papel importante, ya que se debe realizar los ajustes necesarios para terminar a tiempo los trabajos.

En vista que se está ejecutando un trabajo en sitio, es importante que la persona encargada del control tome nota del tiempo que realmente dura el trabajo, para luego de hacer las debidas observaciones, se pueda establecer la tabla de los tiempos reales. Se debe controlar además, que los costos de los trabajos de mantenimiento no excedan los previstos.

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CAPITULO V

EVALUACION DE DATOS

La Planificación del Mantenimiento está destinada a optimizar los trabajos que realizan sobre los recursos físicos, descubrir y eliminar los puntos débiles, para lograr unos resultados económicos.

Para conocer si efectivamente esto se está cumpliendo, se debe tener los documentos informativos respectivos, que permiten además hacer la evaluación correspondiente.

DOCUMENTOS

Es de gran ayuda para la organización del mantenimiento, disponer además de los documentos ya descritos, los siguientes documentos adicionales:

CARTA HISTORICA

Es un formato en el que se registran todos los trabajos de Mantenimiento Preventivo o Correctivo, que han sido necesarios ejecutar en un determinado equipo o construcción en un orden cronológico.

El encargado del trabajo es quien proporciona al Supervisor toda la información de lo realmente ejecutado. El plan de trabajo y las anotaciones durante la supervisión son los medios de información.

El Supervisor será el encargado de registrar los datos en la Carta Histórica. En éste formato también se anotan las causas del daño, inclusive las recomendaciones generales. Un modelo de éste formato se puede encontrar en cuadro N° 10 del anexo.

Las anotaciones más importantes para la evaluación posterior, son las que se refieren a las reparaciones que se realiza cuando aparece un daño.

Al analizar el contenido de la Carta se puede examinar y determinar los puntos más frecuentes de daños que se los conoce como Puntos Débiles, los cuales deben ser eliminados con futuras intervenciones que se realizan de una manera planificada y con el respectivo análisis técnico.

Para posibilitar una buena evaluación es necesario que la Carta Histórica tenga información como:

Equipo, construcción o componente que se dañó Causa del daño Tipo y cantidad de repuestos necesarios Momento de aparición del daño

Duración del trabajo Duración de la falla del equipo

Si es necesario otros datos, se los puede hacer en las columna de datos generales u observaciones.

Es útil también, en especial cuando se requiere trabajos de mantenimiento prolongados y que se realizan entre algunas personas y en diferentes turnos, llevar un libro que se lo denomina Bitácora, en la cual se apunta comentarios sobre los trabajos para darles continuidad. Es un buen historial de los equipos y construcciones que se puede llevar fácilmente.

AVISO DE DAÑOS

Una forma de comunicar los problemas que se presentan en los equipos y construcciones y, al mismo tiempo, canalizarlos formalmente, es a través de los Avisos de Daños. Este documento viene a ser como una orden de trabajo, que no necesariamente se genera en el Area de Mantenimiento, sino mas bien en otras áreas de la institución.

El Aviso de daños presentado en el cuadro N° 11 del anexo, es un modelo de gran utilidad para el efecto. Como este aviso puede generarse en otras áreas y puede llenarlo el personal de operación, el formato debe ser sencillo en estructura para dar la oportunidad de reportar inclusive los criterios que se pueden emitir sobre el daño. Estos avisos de daños deberán generar las respectivas órdenes de trabajo en el interior del Area de Mantenimiento.

Los avisos de daños se puede también hacer verbalmente y aún telefónicamente, en especial cuando se presenta una Emergencia. En estos casos, los trabajos una vez que se ha solucionado la emergencia.

Es importante tomar en consideración que el personal de operación es un elemento clave para el éxito de las intervenciones oportunas de mantenimiento, por cuanto durante la operación del equipo e inclusive durante la limpieza del mismo, puede detectar posibles daños, los cuales deberán ser reportados a Mantenimiento a través de los Avisos de Daños.

EVALUACION

Para una adecuada evaluación de los datos registrados es importante que en la información se puntualice lo siguiente:

Tiempo perdido por fallas, en las Ordenes de trabajo y Cartas Históricas.

Tiempo dedicado al mantenimiento, en las Ordenes de Trabajo, Plan General y Planes de Trabajo.

Cantidad de daños sufridos, en las Ordenes de Trabajo y Carta Histórica.

Costos de Mantenimiento, en el Cuadro de Control de Costos.

La finalidad es determinar si el mantenimiento que se está ejecutando es el más económico, de lo contrario habrá que tomar las medidas necesarias para optimizar la organización y los costos en el mantenimiento.

Para que las variables utilizadas permitan analizar la situación real, especialmente cuando se comparan varios equipos, o cuando se quiere evaluar el proceso de los daños de un equipo, es útil traducir la información disponible en coeficientes o índices derivados tales como:

Índice de fallas = Tiempo perdido por fallas por período Tiempo de funcionamiento por período

Este índice no debe ser mayor que 1. Valores mayores que la unidad indican que los equipos están mayor tiempo parado por fallas que trabajando.

Índice de tiempodedicado al = Tiempo dedicado al mantenimiento por período

Mantenimiento Tiempo de aprovechamiento por período

Este Índice debe tender al valor de 1, un valor mayor indica que no se aprovecha los recursos de Mantenimiento.

Índice de los costos = Costos de mantenimiento por período de Mantenimiento Valor del presupuesto

No debe ser mayor que 1. Un valor mayor que la unidad indica que se está gastando en el mantenimiento más de lo presupuestado.

Esta clase de coeficientes permiten obtener criterios sobre la efectividad de las actividades que se desarrollan en mantenimiento. Otras ventajas de usar los datos recolectados en esta forma, es que permite contestar a preguntas como:

En qué puestos hay que aumentar el Mantenimiento Preventivo?

Cuál es el momento más oportuno para cambiar un recurso físico?

Qué conviene más desde el punto de vista de los costos: reparar o cambiar el componente dañado?

PUNTOS DEBILES

Son los componentes o partes del equipo o construcción, que durante el tiempo de su vida útil muestran más presencia de daños que lo normal.

Se dice que los componentes presentan daños normales cuando la frecuencia con que aparecen, es la misma que en los otros componentes del mismo equipo o construcción. Se puede determinar el punto débil respondiendo a las siguientes preguntas:

En qué componente y en qué equipo se produjo el daño? De qué tipo de daño se trata? Con qué intervalos ha ido apareciendo? Cuáles fueron las causas?

Antes de tomar una medida para combatir el punto débil, habrá que averiguar la causa del daño. Este análisis es el más adecuado cuando se quiere hacer un Mantenimiento de Mejoras.

Las medidas más comunes a tomar son:

Mejoras en el diseño. Medidas más efectivas del mantenimiento. Forma más adecuada de operar el equipo.

Aplicando entonces un adecuado mantenimiento, se obtendrá una prolongada vida de los equipos y construcciones y, además, la satisfacción de que los mismos están cumpliendo la misión para la cual fueron adquiridos, como es el caso de la Educación Técnica de nuestro país, tan importante en la presente época.

Finalmente es importante comentar que las actividades de mantenimiento requieren de una organización y constancia de los encargados de tan importante labor institucional.

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ANEXOS