Manual Keme 2.8

KEME-Contabilidad 2.8MANUAL DEL USUARIO

Jos Manuel Dez Botella

KEME-Contabilidad 2.8MANUAL DEL USUARIO por Jos Manuel Dez Botella

Copyright (c) 2011 Jos Manuel Dez Botella. Se otorga permiso para copiar, distribuir y/o modicar este documento bajo los trminos de la Licencia de Documentacin Libre de GNU, Versin 1.2 o cualquier otra versin posterior publicada por la Free Software Foundation. Una copia de la licencia est incluida en la seccin titulada GNU Free Documentation License.

Tabla de contenidos1. Introduccin ...........................................................................................................................................1 2. Requerimientos ......................................................................................................................................3 3. Algunas notas sobre PostgreSQL, MySQL, y SQLITE......................................................................4 4. Observaciones en torno al punto y a la coma decimal........................................................................6 5. Instalacin ..............................................................................................................................................8 5.1. Trabajando con SQLITE .............................................................................................................8 5.2. Comprobacin del entorno PostgreSQL operativo bajo Linux...................................................8 5.3. Instalacin de Postgresql bajo Windows...................................................................................10 5.4. Conguracin de MySQL .........................................................................................................10 5.5. Notas para la versin MySQL bajo Windows...........................................................................11 5.6. El paquete Latex........................................................................................................................11 5.7. El paquete Latex bajo Windows................................................................................................12 5.8. Instalacin de KEME-Contabilidad ..........................................................................................12 6. Ejecucin de KEME-Contabilidad ....................................................................................................13 7. La empresa de ejemplo bajo SQLITE ...............................................................................................14 8. Cargar la empresa de ejemplo en los gestores de bases de datos PostgreSQL o MySQL.............15 9. Edicin y alta de empresas..................................................................................................................16 9.1. Dar de alta nuevas empresas .....................................................................................................16 9.2. Conguracin de empresa.........................................................................................................17 9.3. Copiar empresa .........................................................................................................................20 9.4. Notas de empresa ......................................................................................................................20 10. Ejercicios contables ...........................................................................................................................21 11. Cambio de conexin de base de datos ..............................................................................................23 12. Deshabilitar/habilitar periodos.........................................................................................................24 13. Interaccin del usuario con la pantalla principal ...........................................................................25 13.1. Imprimir el libro diario ...........................................................................................................25 13.2. Diario resumen ........................................................................................................................26 13.3. Refrescar diario .......................................................................................................................26 13.4. Filtrar el diario ........................................................................................................................26 13.5. Operaciones con el portapapeles.............................................................................................27 14. Edicin del plan contable ..................................................................................................................28 15. Editar tipos de vencimientos.............................................................................................................30 16. Bloquear cuentas................................................................................................................................31 17. Exportar el Plan de Contabilidad ....................................................................................................32 18. Importar plan.....................................................................................................................................33 19. Editar e introducir conceptos de cargo/abono del diario...............................................................34 20. Edicin y alta de tipos de diario .......................................................................................................35 21. Introducir nuevos asientos ................................................................................................................36 21.1. Bsqueda de subcuentas en la tabla de edicin de asientos ....................................................36 21.2. Dar de alta nuevas cuentas auxiliares desde la tabla de edicin de asientos...........................37 21.3. Conceptos de cargo/abono. .....................................................................................................38 21.4. Apuntes de IVA .......................................................................................................................38

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21.4.1. Apuntes de IVA soportado..........................................................................................39 21.4.2. Apuntes de IVA repercutido .......................................................................................39 21.4.3. Adquisiciones intracomunitarias de bienes y autofacturas.........................................40 21.4.4. Entregas intracomunitarias de bienes .........................................................................41 21.4.5. Registrar operaciones de IVA exento/no sujetas en los libros de facturas..................42 21.5. Pasar apuntes a espera.............................................................................................................42 21.6. Editar cdigos de imputacin..................................................................................................43 21.7. Pegar informacin ...................................................................................................................43 21.8. Consulta de mayor desde la tabla de edicin de asientos .......................................................43 21.9. Copiar documento en cada lnea .............................................................................................44 21.10. Eleccin de tipos de diario ....................................................................................................44 22. Registros de IVA autnomos .............................................................................................................45 23. Edicin de asientos.............................................................................................................................47 24. Borrar asientos...................................................................................................................................48 25. El libro mayor ....................................................................................................................................49 25.1. Consultar el libro mayor de una cuenta ..................................................................................49 25.2. Imprimir el libro mayor...........................................................................................................50 26. Consultas de acumulados de cuenta por mes ..................................................................................51 27. Volumen de operaciones con terceras personas ..............................................................................53 28. El balance de sumas y saldos ............................................................................................................54 29. Conciliacin de cuentas .....................................................................................................................56 29.1. Alta y edicin de conceptos de diferencias de conciliacin....................................................56 29.2. Conciliacin de cuentas manual..............................................................................................56 29.3. Conciliacin bancaria sobre informacin importada conforme al cuaderno 43 de la AEB....58 29.3.1. Importar Cuaderno 43.................................................................................................59 29.3.2. Conciliacin de la cuenta importada ..........................................................................59 29.3.3. Borrar informacin importada....................................................................................60 30. La contabilidad analtica...................................................................................................................61 30.1. Composicin de los cdigos de imputacin............................................................................61 30.2. Operaciones de consulta..........................................................................................................61 31. Gestin de vencimientos ....................................................................................................................62 31.1. Asignar vencimientos directamente a partir del diario ...........................................................62 31.2. Asignar vencimientos a partidas pendientes ...........................................................................63 31.3. Procesar vencimientos.............................................................................................................64 31.4. Gestin de apuntes anulados para vencimientos.....................................................................65 32. El Impuesto sobre el Valor Aadido ................................................................................................67 32.1. Tipos de IVA ...........................................................................................................................67 32.2. Libro de Facturas Emitidas .....................................................................................................67 32.3. Libro de Facturas Recibidas....................................................................................................68 32.4. Consulta de liquidacin de IVA ..............................................................................................68 32.5. Modelo 340 .............................................................................................................................69

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33. Amortizaciones...................................................................................................................................70 33.1. El Plan de Amortizaciones ......................................................................................................70 33.2. Asientos de amortizaciones.....................................................................................................72 33.3. Diferencias en base imponible del Impuesto sobre Sociedades..............................................72 33.4. Historial de diferencias por activo ..........................................................................................73 34. Importar datos ...................................................................................................................................74 34.1. Importar plan de cuentas .........................................................................................................74 34.2. Importar datos del diario .........................................................................................................76 35. El generador de estados contables....................................................................................................79 35.1. Frmulas..................................................................................................................................79 35.1.1. Operadores vlidos .....................................................................................................79 35.1.2. Saldos de cuentas........................................................................................................79 35.1.3. Presupuestos de cuentas .............................................................................................80 35.1.4. Apartados del documento contable ............................................................................80 35.1.5. Cantidades numricas.................................................................................................80 35.1.6. Restringir a cantidades positivas ................................................................................80 35.2. Pantalla principal del generador de estados contables ............................................................80 35.3. Editando la primera y segunda parte del estado contable .......................................................82 35.4. Clculo y consulta de estados contables .................................................................................84 36. Presupuestos .......................................................................................................................................87 36.1. Editar presupuesto...................................................................................................................87 36.2. Anlisis previsiones - realizaciones ........................................................................................88 37. Confeccin de libros contables .........................................................................................................90 37.1. Agrupar cheros en libro contable..........................................................................................90 37.2. Consulta y conversin a PDF ..................................................................................................91 38. Fin de ejercicio ...................................................................................................................................92 38.1. La regularizacin.....................................................................................................................92 38.2. El cierre de ejercicio ...............................................................................................................92 38.3. Deshacer cierre........................................................................................................................92 38.4. Asiento de apertura .................................................................................................................92 39. Regularizaciones denidas por el usuario .......................................................................................93 39.1. Edicin de regularizaciones ....................................................................................................93 39.2. Ejecutar regularizaciones ........................................................................................................94 39.3. Importar/exportar regularizaciones .........................................................................................94 40. Asientos automticos .........................................................................................................................95 40.1. Creacin y edicin de asientos automticos ...........................................................................95 40.1.1. La denicin de variables...........................................................................................95 40.1.2. Especicacin de asientos ..........................................................................................96 40.1.3. Ejemplo.......................................................................................................................97 40.2. Asientos automticos con partidas de IVA..............................................................................98 40.3. Generar apuntes en el diario a partir de asientos automticos ................................................99 40.4. Importar y exportar asientos automticos .............................................................................100

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41. Vinculacin de copias de documentos a asientos ..........................................................................101 42. Gestin de usuarios..........................................................................................................................106 43. Nueva contabilidad analtica con KEME 2.7 ................................................................................109 44. Procesado de la memoria ................................................................................................................113 45. Utilidades ..........................................................................................................................................115 45.1. Renumerar asientos ...............................................................................................................115 45.2. Intercambiar nmero de asiento ............................................................................................115 45.3. Preferencias ...........................................................................................................................115 45.4. Borrar intervalo de asientos ..................................................................................................117 45.5. Intercambiar cuenta en diario................................................................................................117 45.6. Cambiar elementos de apuntes contables..............................................................................117 45.7. Copia de seguridad................................................................................................................118 45.8. Recuperar copias de seguridad..............................................................................................118 45.9. Vericar base de datos...........................................................................................................119 45.10. Conversin del plan contable ..............................................................................................119 45.11. Consolidacin contable .......................................................................................................121 46. Informes de KEME-Contabilidad con OpenOfce Base .............................................................123 47. Empresa de ejemplo ........................................................................................................................129 47.1. Datos iniciales .......................................................................................................................129 47.2. Crear nueva empresa .............................................................................................................130 47.3. Asiento inicial .......................................................................................................................132 47.4. Asignar vencimientos a partir del asiento de apertura ..........................................................132 47.5. Plan de amortizaciones del inmovilizado del asiento de apertura.........................................134 47.6. Registro contable de operaciones..........................................................................................135 47.6.1. Primer trimestre ........................................................................................................136 47.6.2. Segundo trimestre .....................................................................................................138 47.6.3. Tercer trimestre.........................................................................................................138 47.6.4. Cuarto trimestre ........................................................................................................139 47.7. Amortizaciones: Diferencias en base imponible del Impuesto sobre Sociedades ................140 47.8. Regularizacin y cierre de ejercicio......................................................................................141 48. Programas anexos ............................................................................................................................142 48.1. Actualizador de bases de datos: actu .................................................................................142 48.2. Programa para confeccionar el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto de PYMES correspondiente al Ejercicio: patrimonio ..........................................................................142 49. Tipos de archivos que genera la aplicacin ...................................................................................143 50. Colaboraciones.................................................................................................................................145 A. Breve introduccin a Ltex ..............................................................................................................146 B. GNU Free Documentation License ..................................................................................................148 B.1. PREAMBLE...........................................................................................................................148 B.2. APPLICABILITY AND DEFINITIONS...............................................................................148 B.3. VERBATIM COPYING .........................................................................................................149 B.4. COPYING IN QUANTITY....................................................................................................150 B.5. MODIFICATIONS .................................................................................................................150 B.6. COMBINING DOCUMENTS ...............................................................................................152 B.7. COLLECTIONS OF DOCUMENTS.....................................................................................152

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B.8. AGGREGATION WITH INDEPENDENT WORKS ............................................................153 B.9. TRANSLATION ....................................................................................................................153 B.10. TERMINATION...................................................................................................................153 B.11. FUTURE REVISIONS OF THIS LICENSE .......................................................................154 B.12. ADDENDUM: How to use this License for your documents ..............................................154 C. Licencia de Documentacin Libre GNU .........................................................................................156 C.1. PREMBULO .......................................................................................................................156 C.2. APLICABILIDAD Y DEFINICIONES.................................................................................156 C.3. COPIA LITERAL ..................................................................................................................158 C.4. COPIADO EN CANTIDAD ..................................................................................................158 C.5. MODIFICACIONES ..............................................................................................................159 C.6. COMBINACIN DE DOCUMENTOS.................................................................................161 C.7. COLECCIONES DE DOCUMENTOS .................................................................................161 C.8. AGREGACIN CON TRABAJOS INDEPENDIENTES.....................................................161 C.9. TRADUCCIN......................................................................................................................162 C.10. TERMINACIN ..................................................................................................................162 C.11. REVISIONES FUTURAS DE ESTA LICENCIA...............................................................162 C.12. ADENDA: Cmo usar esta Licencia en sus documentos.....................................................163

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Lista de tablas47-1. Saldos iniciales en empresa de ejemplo .........................................................................................129 49-1. Tipos de cheros que se generan en el directorio de trabajo..........................................................143 49-2. Tipos de cheros el directorio .keme ............................................................................................144

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Captulo 1. IntroduccinEsta es una aplicacin diseada para llevar contabilidades. Se ha desarrollado de forma autnoma, no dependiendo de ningn programa de facturacin o anexo. El desarrollo se ha centrado desde el principio en las caractersticas y prestaciones de un programa de contabilidad. Entre las principales caractersticas que podemos destacar de KEME-Contabilidad, podemos incluir las siguientes:

Proceso de registros de IVA, adquisiciones y entregas intracomunitarias de bienes, y elaboracin de los libros de facturas emitidas/recibidas. Informacin referente al volumen de operaciones con terceras personas. Cuadros de vencimientos para cuentas con procesado de cobros o pagos automticos. Registros para amortizaciones de inmovilizado con realizacin de asientos de forma automtica para cada ejercicio. Posibilidad de registrar la depreciacin del inmovilizado desde el punto de vista scal, con informe de las diferencias entre el criterio contable y scal. Regularizacin, cierre y apertura de ejercicios de forma automtica. Conciliacin de cuentas; posibilidad de que la conciliacin sea asistida mediante la utilizacin de cheros conforme al Cuaderno 43 de la Asociacin Espaola de Banca. Tipos de diario denidos por el usuario. El mdulo de contabilidad analtica permite asignar gastos e ingresos a secciones y/o portadores de coste. Elaboracin de presupuestos base cero, base ejercicio u otro presupuesto. Posibilidad de confeccionar estados contables y otros documentos a nuestro gusto, en los que podremos incorporar frmulas y detallar saldos de cuentas, ya sean del perodo, iniciales, o medios. Tambin podremos hacer referencia a magnitudes totales para el clculo de porcentajes de cada partida del documento. Filtrado de los estados contables por cdigos de la contabilidad analtica y tipos de diario. Se contempla la inclusin de magnitudes derivadas de los presupuestos. Plan de cuentas totalmente congurable, por lo que es posible la llevanza de contabilidades que no se cian estrictamente al Plan General de Contabilidad, as como incorporar adaptaciones sectoriales del PGC. Permite la confeccin de libros contables agrupando cuantos documentos y estados contables deseemos. Utilizacin del paquete Ltex para la impresin y consulta de informes y estados contables, con ello conseguimos una presentacin de alta calidad, adems de la posibilidad de exportar los documentos realizados a otros formatos como HTML, PDF, Postcript, entre otros. Esto nos permite, por ejemplo, la confeccin de libros contables para su presentacin en soporte digital. Posibilidad de confeccin de asientos automticos, como una solucin a la introduccin de asientos contables repetitivos o complicados.

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Captulo 1. Introduccin

Soporte de consolidacin contable de hasta diez contabilidades Numerosas utilidades, entre las que destacan la de renumerar asientos, cambiar cuentas en apuntes por rango de fechas, importar informacin, copia de seguridad, etc. Traduccin de la aplicacin al gallego, cataln, ingls y portugus. Soporta los gestores de bases de datos opensource ms utilizados, como son PostgreSQL, MySQL y SQLITE.

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Captulo 2. RequerimientosEsta aplicacin se puede ejecutar en equipos bajo los sistemas operativos Linux y Windows XP/Vista/7. En cuanto a software necesario, la aplicacin necesita los siguientes elementos:

Bajo el sistema operativo Linux, un entorno grco de ventanas (KDE, GNOME, etc.). Al estar desarrollado con las libreras QT, se ejecutar ms velozmente en el entorno KDE. KEME tambin funciona en el sistema operativo Windows XP/Vista/7 Libreras QT versin 4.3 con algn controlador para gestor de bases de datos. En la actualidad se soportan SQLITE, PostgreSQL y MySQL. PostgreSQL versin 7.3 superior, o MySQL versin 5.03 o superior para el servidor de base de datos. Para que la aplicacin soporte SQLITE no es necesaria la instalacin de ningn software suplementario, ya que se integra en las libreras QT. El paquete Ltex, acompaado de algn visor de cheros dvi y conversores de dvi a postcript y a pdf.

Todos estos elementos estn incluidos en cualquier distribucin de Linux moderna. Tambin se pueden encontrar fcilmente en la red como software libre para Windows

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Captulo 3. Algunas notas sobre PostgreSQL, MySQL, y SQLITEEl programa utiliza un gestor de base de datos para el manejo de la informacin contable. En la actualidad se soportan PostgreSQL, MySQL y SQLITE. PostgreSQL es un Sistema de Gestin de Bases de Datos basado en POSTGRES Versin 4.2; este sistema fue desarrollado por el Departamento de Informtica de Berkeley, en la Universidad de California.PostgreSQL es un sistema robusto, preparado para el manejo de bases de datos muy grandes, soporta el lenguaje de preguntas SQL92 y SQL99 y permite la integridad de sus datos basada en transacciones; esto permite, en nuestro caso, que no se produzcan descuadres en la contabilidad y evita que se generen inconsistencias en los datos debidos a cortes de luz o a errores del sistema. MySQL es un software open-source que ofrece un servidor de bases de datos muy rpido y estable en entornos crticos, estando capacitado para altas cargas de trabajo. Esta aplicacin ha sido desarrollada por la empresa MySQL AB, compaa que se dedica adems a su distribucin y soporte. En la actualidad es uno de los sistemas de bases de datos de cdigo abierto ms utilizados. Los principales objetivos de la empresaMySQL AB que impulsan el proyecto del servidor MySQL son los siguientes:

Ser la mejor base de datos y la ms utilizada en el mundo. Que est disponible y sea asequible para todos. Que sea fcil de usar Que est continuamente en desarrollo, mantenindose rpida y segura Que sea agradable en su manejo y mejora Que no tenga errores

En cuanto a SQLITE, es una buena alternativa para aquellos supuestos en que el usuario no desee complicarse la vida con instalaciones de gestores de bases de datos. SQLITE nos ofrece, en nuestro caso, un entorno monousuario para manejar nuestra contabilidad de forma inmediata y con todas las prestaciones que nos ofrece KEME-Contabilidad. Como principales caractersticas de SQLITE podemos destacar:

Soporte de transacciones No conlleva ningn tipo de conguracin; no necesita de ninguna puesta a punto ni administracin Cada base de datos se almacena en un solo chero independiente y multiplataforma Soporta bases de datos de ms de un terabyte de tamao y cadenas de caracteres y campos de textos de giga-bytes

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Captulo 3. Algunas notas sobre PostgreSQL, MySQL, y SQLITE

Est compuesta por unas libreras muy compactas; de tamao muy reducido, ocupando menos de 275 Kb Es ms rpida que los motores de bases de datos ms populares, para la mayora de las operaciones comunes. Es multiplataforma; se puede ejecutar bajo Linux (Unix), MacOSX, OS/2, Win32 y WinCE. Adems se puede portar fcilmente a otros sistemas

Nuestra aplicacin no presupone que el usuario posea ningn conocimiento de PostgreSQL, MySQL o SQLITE. No obstante, aquellos usuarios que deseen elaborar consultas de carcter ms o menos complejo a la base de datos de forma directa, o deseen profundizar en el tema, pueden consultar la vasta informacin que existe al respecto en las pginas web y manuales de estos gestores de bases de datos.

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Captulo 4. Observaciones en torno al punto y a la coma decimalExisten ciertos usos no lingsticos de los signos de puntuacin, referidos a notaciones o a expresiones cientcas y tcnicas. Esto se reglament por el Sistema Internacional de Unidades (SI), que es obligatorio en Espaa y vigente en la Unin Europea. Segn esta normativa internacional, es aceptable el uso del punto para separar la parte entera de la parte decimal en las expresiones numricas escritas con cifras. En Espaa se recomienda usar la coma como separador de decimales, sin embargo, en ciertos pases (sobre todo los anglosajones) y en los textos en ingls, se usa el punto ordinario para especicar los decimales. El SI acepta ambos para separar la parte entera de la decimal. Otra reglamentacin relevante se deriva de las disposiciones dictadas por los organismos internacionales de normalizacin. La norma UNE-82100-0 establece que el signo decimal es una coma en la parte baja de la lnea; en los textos en ingls puede utilizarse un punto en lugar de una coma. Segn el consejo de la ISO (organizacin internacional de normalizacin), el signo decimal es una coma en todos sus documentos. Esta grafa se utiliza en alrededor de 90 estados del mundo como nico signo ortogrco en la escritura de los nmeros en documentos y normas tcnicas. Las principales razones que da este organismo para su utilizacin son las siguientes:

La coma es ms visible que el punto para separar decimales, no perdindose en el proceso de ampliacin o reduccin de documentos. La grafa de la coma se identica y se distingue mucho ms fcilmente que la del punto. La coma es una grafa que, por tener forma propia, demanda del autor la intencin de escribirla; el punto puede ser accidental o producto de un descuido. El punto facilita el fraude, puede ser transformado en coma, pero no a la inversa.

El teclado del PC est diseado para introducir cmodamente cifras con punto decimal (este carcter se incluye en el teclado numrico), por lo que muchas veces introducir nmeros en programas de omtica se convierte en algo tedioso al tener que desplazar el usuario constantemente la mano derecha hacia el centro para introducir la coma decimal. Esto ltimo ocurra, por ejemplo en OpenOfce 1.x; en la versin 2.x de esta suite de ocina, cada vez que pulsamos el punto decimal con el keypad numrico obtenemos la coma decimal (todo ello para la conguracin local espaola). Nuestra aplicacin est congurada por defecto para la introduccin de cifras decimales con la coma como separador; no obstante si suministramos nmeros con el punto para separar decimales (por ejemplo, al introducirlos utilizando el punto del teclado numrico) ste se convertir automticamente en una coma.

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Captulo 4. Observaciones en torno al punto y a la coma decimal El dilogo de preferencias permite seleccionar, adems, el punto decimal como separador y el uso de cantidades numricas sin decimales

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Captulo 5. Instalacin5.1. Trabajando con SQLITESi elegimos como gestor de bases de datos SQLITE, no necesitaremos realizar ninguna actividad de conguracin o puesta a punto. La informacin se guardar en un nico archivo con el nombre de nuestra base de datos, que residir en el directorio de trabajo de la aplicacin.

5.2. Comprobacin del entorno PostgreSQL operativo bajo LinuxSi vamos a utilizar PostgreSQL como gestor de bases de datos, el primer paso ser asegurarnos de que est correctamente instalado y en ejecucin. Para ello podemos cargar en el ordenador donde se supone que se est ejecutando el servidor Postgres la base de datos template1 mediante el programa monitor psql desde la lnea de comandos de la siguiente forma:pepe@mortadelo:~>psql template1 No se pudo conectar con el servidor; No existe el fichero o el directorio Est el servidor en ejecucin localmente y aceptando conexiones en el socket de dominio Unix /tmp/.s.PGSQL.5432 ?

Si obtenemos un mensaje parecido al anterior, esto es seal de que hemos instalado los binarios pero no hemos congurado nada. En este punto tendremos que partir de la creacin del esqueleto de la base de datos; esto se consigue mediante el comando initdb. Para su invocacin tendremos primero cambiar de usuario, ya que esta operacin tan slo est permitida para el usuario postgres. Esto lo conseguiremos de la siguiente forma:pepe@mortadelo:~>su Password: MORTADELO:/home/pepe #su postgres postgres@mortadelo:/home/pepe>

Es decir, accedemos primero como usuario root para cambiarnos posteriormente al usuario postgres. Ya tan solo nos quedar ejecutar initdb indicando el directorio donde se almacenarn las bases de datos:postgres@mortadelo:/home/pepe>initdb -D /var/lib/pgsql/data

El directorio especicado es el que suele emplear la distribucin Suse; para otras distribuciones, debemos consultar la documentacin de las mismas al respecto.

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Captulo 5. Instalacin Una vez creada la estructura base, podremos hacer que el servidor Postgres arranque automticamente cada vez que carguemos nuestro sistema operativo Linux. Muchas veces es el mismo proceso de instalacin de Postgres por parte de nuestra distribucin Linux el que se encarga de realizar las operaciones necesarias para que esto ocurra, no obstante, si nos percatamos de que esto no se lleva a cabo, nosotros mismos podremos efectuar esta tarea fcilmente. En la distribucin Suse esto lo conseguiremos aadiendo la lnea: postgresql start al chero /etc/init.d/boot.local. Posteriormente reiniciaremos el sistema, y el servidor de bases de datos deber de cargarse con xito. Para concluir la instalacin de Postgres deberemos de crear usuarios distintos al administrador de bases de datos postgres. Para ello accederemos como usuario postgres y emplearemos el programa createuser bajo la lnea de comandos. Es interesante introducir un cdigo de usuario que coincida con el nuestro propio del sistema operativo linux (en nuestro caso sera, por ejemplo, el usuario pepe), ya que esto simplicar la conexin a la base de datos local (tan slo tendremos que suministrar el nombre de la base de datos, pudiendo dejar en blanco el cdigo de usuario, el nombre del host, etc). A continuacin se muestra una pantalla en la que se realiza esta operacin:pepe@MORTADELO:~>su Password: MORTADELO:/home/pepe #su postgres postgres@MORTADELO:/home/pepe>createuser pepe Debe permitrsele al usuario la creacin de bases de datos? (s/n)s Debe permitrsele al usuario la creacin de otros usuarios? (s/n)s CREATE USER postgres@MORTADELO:/home/pepe>

Para concluir la conguracin de Postgres sera interesante modicar algunos parmetros de sus cheros de conguracin. Para ello nos situaremos en el directorio donde residan, que coincidir con el suministrado para almacenar los datos en initdb; ste sera, por ejemplo, en nuestro caso (distribucin Suse) /var/lib/pgsql/data.Sugerencia: Para acceder a este directorio tendremos que hacerlo bajo el usuario postgres, o bajo root

Los puntos propuestos a modicar de la conguracin del servidor de bases de datos Postgres seran los siguientes:

En el chero postgresql.conf, podremos editar parmetros tales como el nmero mximo de conexiones permitidas, encriptado de la contrasea de acceso, variables para el mantenimiento de la base de datos (como autovacuum), etc. En el chero pg_hba.conf elegiremos el esquema bajo el cual se puedan conectar los distintos usuarios y equipos al servidor de bases de datos. El menos restrictivo es aquel en el que se permite la conexin de cualquier mquina y usuario. Nosotros lo adaptaremos a nuestras necesidades de seguridad.

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Captulo 5. Instalacin Muchas veces el proceso de instalacin de Postgres a partir de algn paquete binario es totalmente automtico, siendo tan slo necesaria la creacin de un usuario tal y como se ha descrito. Esto ocurre por ejemplo en distribuciones tales como Ubuntu Debian

5.3. Instalacin de Postgresql bajo WindowsLa forma ms sencilla e intuitiva de realizar esta tarea en Windows es bajndonos el instalador para Windows de Postgres de la pgina web http://www.postgresql.org/download/. Normalmente consta de dos archivos, uno con el programa en s, y otro con la rma. Este instalador se encargar de crear automticamente el cluster de las bases de datos, y nos guiar en el proceso del alta de usuarios y claves. Al igual que comentbamos para Linux, tambin podremos editar los cheros pg_hba.conf y postgresql.conf para ajustar el funcionamiento de Postgres a nuestras necesidades. Sera interesante incluir en el path del Windows la trayectoria de los ejecutables del paquete Postgres. Esto es necesario, sobre todo para que el sistema encuentre el comando pg_dump, que se encargar de efectuar las copias de seguridad de nuestras contabilidades.

5.4. Conguracin de MySQLSi en lugar de Postgres vamos a utilizar MySQL, tendremos que asegurarnos de que este gestor de bases de datos est instalado y funcionando correctamente. La puesta en marcha de MySQL se realizar instalando el paquete correspondiente que est disponible en nuestra distribucin Linux. Este proceso crear el directorio /var/lib/mysql con los datos necesarios para el funcionamiento de las bases de datos. Tambin se crear una cuenta para el usuario mysql para que de esta forma se pueda ejecutar el servidor MySQL. Por ltimo, crear una entrada en el directorio /etc/init.d (segn distribucin) para el arranque y parada automticos de esta aplicacin. En el manual de este gestor de bases de datos tambin se describe el proceso para el arranque y parada manual del servidor MySQL. Desde un primer momento se crea el usuario root que tendr privilegios para realizar cualquier cosa en las bases de datos; es decir, tendr el status de superusuario. Al principio no se le asignar ninguna clave, por seguridad es conveniente asignarle una lo antes posible. Para que KEME-Contabilidad sea capaz de crear y manipular convenientemente las contabilidades que vaya a gestionar tendremos que suministrar al servidor MySQL un cdigo de usuario con privilegios de superusuario; si no queremos utilizar root, podremos crear uno nuevo:

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Captulo 5. Instalacin Para ello en primer lugar usaremos el programa mysql para conectarnos al servidor como usuario root a la base de datos mysql:pepe@MORTADELO:~>mysql --user=root mysql

Si ya hemos asignado una clave a la cuenta de root, tendremos que aadir la opcin --password o -p para este comando seguida de la clave. Para crear el usuario pedro con privilegios de superusuario, realizaremos las siguientes operaciones:mysql #GRANT ALL PRIVILEGES ON *.* TO -> IDENTIFIED BY clave WITH mysql #GRANT ALL PRIVILEGES ON *.* TO -> IDENTIFIED BY clave WITH pedro@localhost GRANT OPTION; pedro@% GRANT OPTION;

De esta forma creamos dos cuentas de usuario pedro. Ambas son cuentas de superusuario, con privilegios para hacer cualquier cosa. La primera (pedro@localhost) se podr utilizar solamente desde el ordenador local (localhost); la segunda (pedro@%) se podr utilizar para conexiones desde cualquier ordenador.

5.5. Notas para la versin MySQL bajo WindowsPara instalar MySQL bajo Windows se puede descargar el paquete mysql-5.1.22-rc-win32 (http://mysql.rediris.es/Downloads/MySQL-5.1/mysql-5.1.22-rc-win32.zip). Por comodidad, en el proceso de instalacin se recomienda no crear ningn usuario, ni asignar ninguna clave al usuario root, para facilitar nuestros primeros pasos en la aplicacin. Sera interesante incluir en el path del Windows la trayectoria de los ejecutables del paquete MySQL. Esto es necesario, sobre todo para que el sistema encuentre el comando mysqldump, que se encargar de efectuar las copias de seguridad de nuestras contabilidades. Para llevar a cabo este cometido, podemos ejecutar el programa MySQL Instance Cong Wizard

5.6. El paquete LatexPara comprobar si tenemos instalado el paquete Latex, podremos introducir desde la lnea de comandos la orden ltex, si ste programa se encuentra disponible, obtendremos una respuesta parecida a la siguiente:pepe@MORTADELO:~>latex This is Tex, Version 3.14159 (Web2C 7.4.5) **q

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Captulo 5. Instalacin Introduciremos la letra q y pulsaremos intro para salir del programa.

5.7. El paquete Latex bajo WindowsLa mejor forma de disponer de Latex bajo el sistema operativo Windows es mediante la instalacin del paquete Miktex. Desde la pgina Web (miktex.org (http://miktex.org)) de este proyecto podemos descargar un instalador a partir de una versin con los elementos esenciales. Una vez instalado, sera conveniente activar el soporte para unicode (utf8). Esto lo podemos conseguir a partir de la herramienta "MiKTeX Package Manager". Seleccionaremos en la lista el paquete "unicode" y lo instalaremos pulsando el botn +. Esta caracterstica tambin se activa automticamente bajo demanda.

5.8. Instalacin de KEME-ContabilidadLa instalacin de la aplicacin contable es bastante sencilla; basta con obtener el chero binario (mediante compilacin o instalndolo a partir de algn paquete binario) y ejecutarlo. La compilacin e instalacin a partir de los fuentes del programa (chero .tar.gz) es bastante sencilla en los entornos tipo Linux; tendremos que partir del kit de desarrollo para las libreras qt4 instalado en nuestro sistema. Descomprimiremos los fuentes en una carpeta de nuestro directorio personal utilizando la orden: tar -zxvf keme-X.X.tar.gz. Para compilar accederemos a la carpeta con los fuentes del programa y generaremos el archivo Makefile utilizando la utilidad qmake: qmake keme4.pro; ya tan slo quedar compilar escribiendo la orden make. La aplicacin quedar instalada correctamente ejecutando el script instalar.sh bajo el usuario root. La ejecucin del binario keme4 crear los archivos necesarios para el funcionamiento del programa. La primera vez que arranca, se mostrar un pequeo cuadro de dilogo en el que podremos elegir entre crear una nueva empresa, o bien abrir una empresa ya existente (para el caso de que sta ya exista porque el servidor de bases de datos est en otro ordenador de la red, o porque hayamos incorporado algun volcado en chero de bases de datos con el monitor interactivo de Postgres, psql) o mysql Con posterioridad podremos acceder a parmetros que afectan a la conguracin accediendo al men Utilidades-preferencias, donde la tarea ms prioritaria a realizar sera la de asignar un directorio de trabajo en el que se almacenarn los archivos que generar la aplicacin.

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Captulo 6. Ejecucin de KEME-ContabilidadLa ejecucin de nuestra aplicacin contable la podremos realizar pulsando la combinacin de teclas Alt-F2; aparecer entonces un cuadro de dilogo en el que escribiremos el nombre de la aplicacin keme4 (en minsculas), y pulsaremos INTRO Tambin podremos ejecutar KEME-Contabilidad desde un terminal consola X. Esto es interesante para examinar la informacin de ejecucin y de esta forma comprobar el funcionamiento, lo cual nos ayudara a encontrar la causa de alguna anomala. En Windows bastar con hacer doble-click sobre el icono del KEME, ya sea desde el escritorio, o desde el grupo de programas correspondiente al men "Inicio"

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Captulo 7. La empresa de ejemplo bajo SQLITEEmpezar a trabajar con la empresa de ejemplo de KEME-Contabilidad bajo SQLITE es muy sencillo; bastara con especicar en el dilogo de conexin con la base de datos ejemplo-sqlite en el nombre, y asegurarnos de que el controlador seleccionado es QSQLITE. No se necesita realizar ninguna tarea de conguracin de gestor de base de datos, ni suministrar ningn parmetro ms.

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Captulo 8. Cargar la empresa de ejemplo en los gestores de bases de datos PostgreSQL o MySQLJunto con la documentacin de KEME-Contabilidad existen unos volcados de una empresa de ejemplo que podremos pasar a un servidor de bases de datos para hacer pruebas y observar el funcionamiento de nuestra aplicacin. El chero que contiene esta informacin es ejemplo-postgre.sql si vamos a utilizar la base de datos PostgreSQL y ejemplo-mysql.sql si vamos a utilizar MySQL. Estos cheros los podremos encontrar en el directorio /usr/local/share/doc/keme4 o en /usr/share/doc/packages/keme4, dependiendo de cmo est instalado nuestro programa de contabilidad. Si vamos a utilizar PostgreSQL, para realizar esta operacin crearemos en primer lugar la base de datos ejemplo y posteriormente utilizaremos el monitor interactivo de Postgres, pgsql para incorporar la informacin. Todo esto lo efectuaremos desde la lnea de comandos de la siguiente forma:pepe@MORTADELO:~>createdb ejemplo --encoding=UNICODE CREATEDATABASE pepe@MORTADELO:~>psql -d ejemplo -f ejemplo-postgre.sql postgres@MORTADELO:/home/pepe>

Antes de ejecutar psql deberemos de situarnos en el directorio donde se encuentre el chero ejemplo.sql, o bien indicaremos la trayectoria completa del mismo. Bajo Windows arrancaremos los programas descritos bajo el "smbolo del sistema"; especicaremos el modicador "-U nombreusuario" a los comandos createdb y psql en caso de haber creado un cdigo de usuario especco en el proceso de instalacin de Postgres En el caso de utilizar MySQL, el proceso ser similar; nos introduciremos en el programa monitor interactivo mysql, crearemos la base de datos y le pasaremos la informacin de la siguiente forma:pepe@MORTADELO:~>mysql -u root mysql>create database ejemplo; Query OK, 1 row affected (0.00 sec) mysql>use ejemplo; Database changed mysql>\. ejemplo-mysql.sql

Para salir del programa mysql introduciremos el comando \q. Bajo Windows accederemos a mysql desde el grupo de programas de mysql, mediante la opcin del men "MySQL Command Line Client"

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Captulo 9. Edicin y alta de empresasLa creacin de una nueva contabilidad la realizamos dando de alta una empresa. Mediante este proceso aadimos una nueva base de datos que va a contener los datos de la empresa y toda su informacin contable: libro diario, vencimientos, IVA, amortizaciones, estados contables personalizados para cada empresa, asientos modelo, etc. Cada empresa tendr su propia conguracin en la que deniremos parmetros que condicionarn el funcionamiento de la aplicacin en aspectos tales como el IVA, vencimientos, regularizacin, etc.

9.1. Dar de alta nuevas empresasEste proceso tambin se describe en el apartado de Importar datos; accedemos a l seleccionando la opcin del men EmpresaNueva empresa:

En el cuadro de dilogo podemos distinguir un combo-box en el que seleccionaremos el plan contable con el que estar basada la contabilidad de nuestra empresa. En la mayora de los casos el Plan General de Contabilidad ser suciente; no obstante hay regulaciones especcas para empresas de distintos ramos, como construccin, sanitarias, vitivincolas, etc. Si queremos crear un plan contable especco, podemos elegir Plan contable vaco. El nuevo plan que introduzcamos lo podremos exportar para la creacin de otras empresas o para aportarlo a la comunidad. Otro campo de datos importante a tener en cuenta es el del Nmero de dgitos de las subcuentas. Cuantos ms dgitos introduzcamos, ms niveles de detalle en cuentas podremos introducir aumentando el nivel de complejidad de nuestro Plan Contable. Esto es algo que debe de ser estudiado en profundidad ya que este parmetro no podr ser cambiado posteriormente. Por ltimo, tenemos que completar los datos referentes a la conexin con la base de datos. Aqu especicaremos en primer lugar el nombre de la base de datos; se recomienda utilizar un nombre no muy largo, sin espacios ni caracteres extraos. Por supuesto, no debe de existir en el mismo host una base de datos con el mismo nombre. Si queremos conocer las bases de datos que est manejando el servidor

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Captulo 9. Edicin y alta de empresas Postgres en nuestro PC podemos utilizar el programa psql desde la lnea de comandos, tecleando: psql -l. Si el servidor de bases de datos se est ejecutando en el mismo PC que la aplicacin contable y anteriormente creamos un usuario para el servidor Postgres coincidente con el nombre que tenemos como usuario de nuestro sistema linux, seguramente no tendremos que introducir ms informacin. En caso contrario tendremos que especicar nombre de usuario, clave (en su caso) y nombre del host. Se sobreentiende que nuestro ordenador ser capaz de resolver la direccin IP del nombre suministrado; para redes sencillas esto se consigue aadiendo una lnea al chero /etc/host con el par formado por el nombre de host e IP. En el caso de que utilicemos MySQL tendremos que suministrar, con toda seguridad, el nombre de usuario de forma obligatoria. Tambin podremos conocer las bases de datos disponibles mediante el comando show databases desde el monitor interactivo mysql. Para seleccionar el controlador de bases de datos adecuado, suministraremos el valor correcto al combo box de la parte inferior derecha de la plantilla. Este ser QMYSQL, QPSQL o QSQLITE segn utilicemos Postgres, MySQL, o SQLITE respectivamente. En el campo PUERTO especicaremos un nmero de puerto, siempre que nos vayamos a conectar al gestor de bases de datos utilizando puertos distintos a los estndar; en caso contrario, dejaremos esta peticin de informacin vaca. La casilla de vericacin Longitud variable en cuentas auxiliares permitir especicar una codicacin del plan contable distinta a la que comnmente estamos habituados (nmero jo de dgitos); esto nos posibilitar importar y trabajar con contabilidades de aplicaciones informticas que utilicen este sistema.

9.2. Conguracin de empresaMediante este dilogo editamos el contenido de ciertas variables que van a condicionar el funcionamiento de la aplicacin para la contabilidad de la empresa seleccionada. En la captura de abajo se muestra la pestaa de Datos de empresa:

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Captulo 9. Edicin y alta de empresas

Las cuatro primeras lneas contienen campos referentes a la razn social e identicacin de la empresa. Hemos de destacar el primer campo Empresa, con el que se encabezarn la mayor parte de los listados impresos. Existen otros campos tales como el objeto social y fecha de constitucin que se van a emplear en la edicin de la memoria. Bajo la pestaa parmetros se introducen varias variables que condicionan el funcionamiento de la aplicacin:

Los campos de cuentas de IVA soportado y repercutido van a contener las cuentas del plan que engloban estas dos partidas. Generalmente su contenido ser el de los cdigos 472 y 477. Puede ocurrir que no deseemos que nuestra aplicacin lleve, por ejemplo, los registros del libro de facturas emitidas; esto puede ocurrir porque este tipo de registros ya los procese un programa de facturacin. En este caso dejaremos en blanco el campo correspondiente a cuenta de iva repercutido. Lo mismo cabe decir para el IVA soportado; si no queremos que se procese la informacin relativa al libro de facturas recibidas, no introduciremos nada en el campo de cuenta de iva soportado. En Clave IVA defecto introduciremos la clave de IVA que ms utilice nuestra empresa, normalmente ser la correspondiente al tipo de IVA general.

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Captulo 9. Edicin y alta de empresas El campo Ancho de cuentas se suministra a ttulo informativo; no se podr editar. Su contenido se j a la hora de crear la contabilidad de la empresa. Bajo el nombre de Clave gastos y Clave ingresos introduciremos los grupos contables correspondientes. Para el Plan General de Contabilidad espaol sern los correspondientes al grupo 6 y 7, respectivamente. Si utilizamos un plan contable distinto, por ejemplo, uno en el que guren en inventario gastos pagados y no consumidos, y queramos realizar la regularizacin contable de forma manual, podremos dejar estos campos sin contenido alguno. Tambin es posible suministrar ms de un cdigo por campo; para ello separaremos por comas las distintas entradas. Esto es vlido para el plan de contabilidad de algunos pases en los que las cuentas de gastos o ingresos se clasican en ms de un grupo. Los campos siguientes son contadores; se incrementan automticamente por cada apunte o vencimiento que vayamos introduciendo en nuestra contabilidad. En cuanto a Cuentas a pagar y Cuentas a cobrar, pueden contener una sucesin de cdigos de cuentas separadas por comas que sern las que la aplicacin tenga en cuenta a la hora de asignar vencimientos a obligaciones de pago y a derechos de cobro. Si no queremos que se procese este tipo de informacin, bastar con dejar estos campos en blanco. El campo correspondiente a Subcuenta Prdidas y Ganancias para regularizacin, como su nombre indica, va a contener la subcuenta que va a registrar el saldo de Prdidas y Ganancias; para el Plan General de Contabilidad espaol, tendramos que indicar un cdigo parecido a 129.1 129.0. En la esquina inferior izquierda tenemos la casilla de vericacin Numeracin de asientos relativa. Por defecto la numeracin de asientos en KEME Contabilidad es continua; esto signica que el asiento de apertura vendr numerado como el sucesivo al asiento de cierre del ejercicio anterior. Este sistema es vlido y no contradice ningn precepto legal. No obstante, hay usuarios que estn habituados a que el asiento de apertura comience por el nmero 1. Por ello se posibilita mediante un sistema de asignacin relativa la numeracin mediante este ltimo sistema. El cuadro correspondiente de Contabilidad analtica sirve para activar esta caracterstica en la empresa que estemos editando. Como podemos observar, podremos llevar una contabilidad analtica parcial, slo de ciertas cuentas, que especicaremos en el cuadro de edicin de texto como una lista separada por comas. La casilla de vericacin Desglose en tabla permite activar una nueva forma de llevar la contabilidad analtica que nos va a permitir la realizacin de imputaciones automticas por cuentas auxiliares, y una menor profusin de apuntes contables en el diario al llevarse la informacin de la contabilidad analtica en una tabla aparte. La casilla IGIC (Canarias) permite que el programa contemple el procesado del Impuesto General Indirecto de las Islas Canarias.

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Captulo 9. Edicin y alta de empresas KEME Contabilidad permite el registro de IVA soportado para aquellas empresas sometidas a la regla de la prorrata. Para ello se puede especicar el tipo de prorrata en el campo correspondiente del dilogo de conguracin de empresa. En la casilla de vericacin Prorrata especial podremos adaptar el comportamiento del programa para que permita la introduccin de la prorrata a ramas especcas de la actividad de la empresa.

9.3. Copiar empresaEsta opcin permite realizar copias de nuestras contabilidades. Es una buena utilidad para traspasar nuestras bases de datos a distintos motores. Podemos, por ejemplo, copiar una base de datos bajo SQLITE a Postgres para disfrutar de las grandes prestaciones de este gestor de bases de datos. Bajo la versin actual no se procesan el cien por cien de las tablas; no obstante se incluye toda la informacin del libro diario, libros de facturas, amortizaciones, vencimientos, conguracin, etc.

9.4. Notas de empresaEsta utilidad permite la edicin y consulta de un block de notas especco para cada empresa, en el que podremos anotar hechos y circunstancias que afecten a la contabilidad en curso.

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Captulo 10. Ejercicios contablesAntes de introducir apuntes tendremos que haber denido el ejercicio contable al que irn referidos, para ello seleccionaremos desde el men de la aplicacin EmpresaEjercicios Contables. Aparecer entonces el dilogo de edicin de ejercicios:

Como podemos observar, aparece en primer lugar una tabla de ejercicios con varios campos:

Cdigo: no tiene porqu coincidir con la cifra de un ao natural, puede estar constituido por cualquier cadena de caracteres alfanumricos Apertura: fecha de apertura del ejercicio Cierre: fecha de cierre del ejercicio Cerrado: nos indica si en el ejercicio se ha practicado el cierre contable Prox_asiento: nos muestra el nmero del prximo asiento del ejercicio correspondiente Cerrando: nos indica si el ejercicio est en proceso de cierre

Para aadir un nuevo ejercicio pulsaremos el botn Nuevo. Acto seguido aparecer la plantilla de nuevo ejercicio:

Es importante hacer sealar que podemos introducir ejercicios que no coincidan con el ao natural, esto es, que no tienen porqu comenzar por el 1 de enero y terminar el 31 de diciembre. El botn Editar fecha de cierre del dilogo de ejercicios permite cambiar la fecha en la que se cerrar el ejercicio contable; esto es til para aquellas situaciones en las que, por causas excepcionales (tales como liquidacin de la empresa, fusin, absorcin, etc.) la fecha en la que cerraremos el perodo no coincide con la prevista inicialmente.

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Captulo 10. Ejercicios contables Si queremos eliminar el registro correspondiente a la identicacin de un ejercicio contable tan solo tendremos que pulsar el botn Eliminar. Slo es posible borrar ejercicios que no contengan informacin contable El botn "Editar periodos" sirve para crear o editar periodos dentro de un ejercicio. Para ello se abrir el dilogo de "Perodos de ejercicio":

Como podemos observar en la gura, podremos borrar e insertar las. El botn Meses ao crear automticamente doce periodos coincidentes con los meses naturales de un ao. El botn Numeracin sirve para controlar el cdigo numrico del siguiente asiento a introducir en la contabilidad; como podemos observar, podemos reservar el primer asiento para el asiento de apertura de la contabilidad (cuando ste se produzca):

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Captulo 11. Cambio de conexin de base de datosPara acceder a otra base de datos distinta a la que estemos conectados podemos emplear la opcin del men EmpresaConexin.

El combo box con la etiqueta Historial nos va a servir para cargar de forma cmoda los datos de las conexiones de las ltimas bases de datos a las que hayamos accedido. El campo Puerto slo se cumplimentar en caso de que la conexin se realice utilizando un puerto no estndar, esto es, diferente a la conguracin por defecto de Postgres o MySQL. Como podemos observar, es posible acceder a cualquier base de datos que sea accesible desde nuestra red local; incluso podramos conectarnos a algn servidor Postgres o MySQL remoto si disponemos de un buen ancho de banda para ello.

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Captulo 12. Deshabilitar/habilitar periodosEsta opcin del men Empresa nos permite bloquear determinados periodos contables predenidos. La principal utilidad de esta caracterstica consiste en ofrecer una proteccin ante la edicin o introduccin por error de apuntes en periodos conciliados o vericados. La forma de activar o desactivar un perodo es bastante fcil, tan slo hay que editar el campo correspondiente en la ventana de edicin:

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Captulo 13. Interaccin del usuario con la pantalla principalComo podemos observar en la siguiente gura, la pantalla principal est formada por el men de la aplicacin, una barra de herramientas donde tenemos ms accesibles las principales acciones del programa, el contenido del ltro activo, una tabla con el libro diario, y una lnea que nos dar informacin sobre las cuentas del diario que seleccionemos con el ratn. En la parte derecha de la ventana tambin podremos distinguir dos dockwidgets que nos van a permitir acceder de forma rpida a los asientos automticos y a los estados contables.

13.1. Imprimir el libro diarioPara imprimir el diario con el ltrado que hayamos realizado en un momento, tan slo tendremos que ejecutar la opcin correspondiente en el men Diario, aparecer entonces el siguiente cuadro de dilogo:

Podremos especicar si queremos que se imprima el texto del ltro utilizado (en la impresin ocial del diario deberamos evitar que apareciese). La fecha en el momento que vamos a obtener el informe tambin es opcional.

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Captulo 13. Interaccin del usuario con la pantalla principal El botn Visualizar nos mostrar en pantalla con el visualizador DVI el diario tal y como se imprimir.

13.2. Diario resumenEl diario resumen es el resultado de agrupar toda la contabilidad de un perodo en quince asientos: el de apertura, uno agrupado por cada mes del ao, el de regularizacin, y el de cierre. Su principal funcin es la de confeccionar un libro diario con menos pginas y de esta manera facilitarnos su encuadernacin y presentacin en el Registro Mercantil. El diario resumen tendr que ir referido forzosamente a un ejercicio contable completo.

13.3. Refrescar diarioA veces se producen cambios en la contabilidad que no se ven reejados en pantalla. Esto suele ocurrir en ambientes en los que trabajan varios usuarios. Si queremos cerciorarnos de que la informacin que se presenta est actualizada, seleccionaremos esta opcin del men Diario.

13.4. Filtrar el diarioPermite seleccionar la informacin que ser recogida por la tabla del diario de la pantalla principal. Mediante el dilogo de edicin del ltro (ver gura adjunta), podemos ltrar por cualquier campo de la tabla del diario. Tambin es posible la seleccin de ms de un campo para componer el ltro, los cuales se aadirn como partes de la expresin con el operador booleano AND o OR, segn hayamos seleccionado el criterio en los botones de radio situados en la parte derecha de la plantilla. Para obtener ltros con componentes ms sosticados, podremos editar directamente el texto de los mismos, el resultado deber ser la creacin de una clusula WHERE que cumpla los requisitos de validez para el lenguaje de preguntas SQL.

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Captulo 13. Interaccin del usuario con la pantalla principal Si el contenido del ltro que hemos editado no se adeca a los objetivos que perseguimos, el botn Inicial devuelve el contenido del mismo a su valor por defecto.

13.5. Operaciones con el portapapelesEl usuario puede realizar operaciones de cortar, copiar y pegar la informacin del diario. El contenido del portapales se puede enviar a otra empresa (mediante la accin de pegar) o a otra aplicacin distinta (por ejemplo, hoja de clculo). Estas operaciones estn disponibles en la barra de herramientas de la pantalla principal.

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Captulo 14. Edicin del plan contableLa opcin del men principal Plan contiene varios elementos que van a permitirnos la edicin del Plan Contable. Podremos as crear y editar grupos, subgrupos, cuentas, subcuentas. La edicin de cada uno de estos elementos es bastante similar, cambiando tan solo las reglas que permiten incorporar nuevos cdigos contables. A continuacin vamos a describir la edicin y la creacin de subcuentas, cuyos cdigos sern los que utilizaremos en la introduccin de apuntes contables. Como esta operacin es bastante frecuente, se incluye tambin en la barra de herramientas bajo su icono caracterstico. La ventana de edicin de subcuentas sera de la forma:

La forma de operar es bastante sencilla; para dar de alta una nueva subcuenta, nos basta con introducir un cdigo nuevo y pulsar la tecla INTRO, a continuacin editaremos la descripcin de la subcuenta y pulsaremos el botn Guardar.Sugerencia: Al igual que en otras aplicaciones contables, podemos simplicar la introduccin de cdigos de subcuentas sustituyendo varios ceros seguidos por un punto (.); de esta forma no tenemos porqu preocuparnos de contar cada dgito para lograr la longitud exacta.

La edicin es similar a lo contemplado en el punto anterior: introducimos un cdigo, pulsaremos INTRO y editaremos la descripcin que aparecer en el campo anexo. Para grabar los cambios pulsaremos el botn Grabar.

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Captulo 14. Edicin del plan contable Podremos asociar determinada informacin a cada cuenta auxiliar chequeando la casilla de vericacin Datos accesorios. Si estamos operando sobre una subcuenta que represente a una determinada persona fsica o jurdica (clientes, proveedores, acreedores, etc.) podemos aadir y editar ms informacin en la pestaa Datos personales. La pestaa Aspectos contables nos va a permitir automatizar la introduccin de ciertos datos en la introduccin de asientos:

El apartado Vencimientos asociados permitir la generacin automtica de la informacin relativa a vencimientos de la cuenta auxiliar cuando terminemos algn asiento. IVA Asociado permite vincular informacin de tipo impositivo y cuenta de IVA para que se procese en la tabla de edicin de asientos. Esto nos va a permitir acelerar en gran medida la introduccin de informacin. Por ltimo, es posible asignar un concepto de cargo/abono automtico vinculado a la introduccin de la cuenta auxiliar.

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Captulo 15. Editar tipos de vencimientosLos tipos de vencimientos se van a utilizar en la plantilla de edicin de cuentas auxiliares para asociarlas a un conjunto de vencimientos de forma automtica (por ejemplo a un proveedor o cliente). Esto va a permitir la automatizacin total de la entrada de vencimientos tras la introduccin de asientos.

El proceso de alta/edicin consiste en asignarle a un cdigo una lista de vencimientos (en das) separados por comas.

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Captulo 16. Bloquear cuentasEste proceso, como su nombre indica, permite impedir la introduccin o edicin de apuntes contables con las cuentas que deseemos bloquear. Para ello accedemos a la edicin de una lista que nos permite registrar los cdigos que deseemos:

La inclusin de alguna cuenta auxiliar en esta lista nos va a permitir la proteccin de su contenido de cara a la edicin o introduccin de nuevos asientos.

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Captulo 17. Exportar el Plan de ContabilidadEl plan de contabilidad de cualquier empresa puede sernos muy til si damos de alta empresas con similares caractersticas. En este caso no tendramos que volver a introducir de nuevo todo el Plan Contable; podemos exportarlo a un chero de texto para luego recuperarlo en otra empresa. La opcin del men PlanExportar Plan nos presentar en pantalla el siguiente cuadro de dilogo para guardar cheros:

Podremos elegir entre exportar el Plan de Contabilidad con o sin incluir las cuentas auxiliares, para ello elegiremos la opcin del men ms adecuada.

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Captulo 18. Importar planEsta opcin permite sincronizar nuestro plan contable con el contenido en un chero de texto. Slo se aadirn los cdigos de cuentas/subcuentas no existentes en el plan contable.

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Captulo 19. Editar e introducir conceptos de cargo/abono del diarioLa edicin y creacin de conceptos de cargo/abono la realizaremos a partir del men DiarioEditar conceptos. Esta opcin tambin est accesible en la barra de herramientas de la aplicacin.

Cada registro estar compuesto por una clave de hasta tres caracteres alfanumricos y una descripcin, que ser el concepto que aparecer en el diario. La forma de operar es similar a la de los elementos del Plan Contable, introduciremos un cdigo que podr existir o no, y pulsaremos INTRO; tras la edicin de la descripcin pulsaremos Guardar.

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Captulo 20. Edicin y alta de tipos de diarioMediante esta opcin del men Diario podemos crear y editar apartados dentro del diario que nos van a servir para clasicar y discriminar la informacin contable de cara a la obtencin de estados contables o del balance de sumas y saldos. Existen unos cdigos de diario reservados debido a que son utilizados por diversos procesos del programa, estos son APERTURA, REGULARIZACIN, CIERRE y SIN_ASIGNAR. Este ltimo identica aquellos apuntes del diario a los que no ha sido asignado ningn cdigo de diario; es decir, sern aquellos en los que el campo correspondiente al diario aparecer en blanco.

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Captulo 21. Introducir nuevos asientosHay dos formas distintas de introducir apuntes contables. Una de ellas es la de generar un chero de texto tabulado que podr ser importado a travs de la opcin del men Utilidades-Importar-Importar asientos. Este proceso se describe en el apartado Importar datos. La otra forma es ms interactiva y se realiza a travs de la tabla de apuntes. Para acceder a este dilogo, basta con seleccionar Diario-Nuevo asiento, nos aparecer entonces la siguiente pantalla:

Para introducir informacin en la tabla de asientos pasaremos de columna a columna pulsando la tecla TAB; para completar una lnea pulsaremos la tecla INTRO. A medida que vaya continuando la edicin se irn actualizando los distintos elementos del cuadro de dilogo y se detectar el cuadre del asiento, en cuyo caso bastar pulsar INTRO para su incorporacin denitiva al libro diario. Podremos navegar hacia cualquier celda de la tabla de apuntes pulsando las teclas del cursor o sealando con el puntero del ratn. Para editar cualquier contenido de celda pulsaremos la tecla F2. En lugar de introducir cdigos de subcuenta con todos sus dgitos, podemos dar entrada a anotaciones abreviadas utilizando el carcter . para sustituir sucesiones de ceros (ste es el dgito que ms se repite en los cdigos). De esta forma conseguimos introducir informacin de forma ms cmoda, sin tener que preocuparnos de la longitud de las subcuentas. En las columnas del DEBE y HABER podremos introducir frmulas que hagan referencia a operaciones bsicas tales como sumar (+), restar (-), multiplicar (*), dividir (/), tambin es posible la utilizacin de parntesis.

21.1. Bsqueda de subcuentas en la tabla de edicin de

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Captulo 21. Introducir nuevos asientos

asientosEn muchas ocasiones no recordamos los cdigos de las cuentas auxiliares que necesitamos cuando estamos introduciendo apuntes contables. Para nosotros esto no es ningn inconveniente, podemos suministrar parte del cdigo de una cuenta auxiliar (bastara con indicar, por ejemplo el grupo al que pertenece) y pulsar la tecla TAB; aparecer entonces un cuadro de dilogo en el que podremos buscar cmodamente el cdigo completo que desconocemos:

Como se aprecia en el grco superior, la bsqueda de cuentas auxiliares comienza con la porcin de cdigo que suministramos en la tabla de apuntes. La bsqueda es incremental; a medida que completemos la subcuenta, la lista inferior ir restringiendo la bsqueda, ltrando los elementos que cumplan con la condicin especicada. Si pulsamos INTRO se devolver el primer cdigo que aparezca en la lista inferior. Podemos devolver cualquier cuenta auxiliar de la lista ltrada si pulsamos el botn izquierdo del ratn sobre el elemento deseado. Tambin podemos realizar bsquedas a partir del ttulo de la cuenta auxiliar (introduciendo caracteres en el campo del ttulo). Si seleccionamos el botn de radio Que contenga... el ltrado se realizar para todas las subcuentas que posean en su interior la cadena especicada.

21.2. Dar de alta nuevas cuentas auxiliares desde la tabla

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de edicin de asientosSi suministramos un cdigo de cuenta auxiliar no existente, automticamente la aplicacin entender que deseamos darla de alta para su utilizacin. Aparecer entonces el dilogo de Edicin de cuentas auxiliares en el que completaremos los datos que falten y pulsaremos el botn Salir, para continuar con la edicin del asiento.

21.3. Conceptos de cargo/abono.En las celdas de la columna CONCEPTO podremos escribir cualquier cadena de caracteres para hacer mencin al apunte contable que estemos realizando. Si deseamos hacer utilizar alguno de los registros de conceptos predenidos que hayamos dado de alta con anterioridad, tan slo tendremos que introducir el cdigo del mismo (igual o inferior a tres caracteres de largo); al pulsar la tecla TAB, aparecer automticamente. Si no recordamos el cdigo del concepto que queremos emplear, escribiremos algn carcter por el que empiece, despus pulsaremos TAB; aparecer entonces un cuadro de dilogo donde podremos buscar y elegir el registro que estemos buscando:

Si el cdigo de concepto no existe, en lugar del dilogo anterior, aparecer el de Edicin de conceptos, ya comentado al tratar el tema sobre el alta y edicin de conceptos de cargo/abono.

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21.4. Apuntes de IVAPara un cuadre perfecto entre los mayores de las cuentas de IVA soportado y repercutido con los libros de facturas emitidas/recibidas, cada vez que introduzcamos una cuenta congurada como de IVA (ya sea soportado o repercutido) e intentemos realizar una anotacin en el debe o el haber, se activarn los dilogos correspondientes para registrar la informacin en las tablas correspondientes. Si solo queremos realizar una regularizacin, activaremos la casilla de vericacin Regularizacin IVA

21.4.1. Apuntes de IVA soportadoSi la cuenta a la que hace referencia el apunte es de IVA soportado se desplegar en pantalla el siguiente dilogo:

En esta ventana completaremos todos los campos necesarios para que se genere correctamente el registro del libro de facturas emitidas. El campo Cuenta base no es obligatorio; de hecho el importe del IVA que registramos podra haber sido generado por varias cuentas base (por ejemplo, en caso de que el proveedor facture diversas familias de productos y las contabilicemos en cuentas separadas). De todas formas, el registrar la cuenta base puede sernos til en un futuro para discernir qu IVA soportado pertenece a inversiones, y cual a bienes corrientes (estos datos son requeridos al rellenar el impreso 390). La casilla de vericacin y el campo correspondiente a la prorrata nos van a permitir cumplir nuestras obligaciones registrales para aquellos supuestos en que nuestra empresa est sometida a este rgimen.

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21.4.2. Apuntes de IVA repercutidoTras realizar un cargo o un abono en un apunte en que gura una cuenta de IVA repercutido, aparecer el dilogo siguiente:

La ventana es bastante similar a la del IVA soportado, slo que en sta aparece algn elemento ms, como el recargo de equivalencia, cuya utilidad tendr signicado segn el tipo de IVA que seleccionemos. La casilla de vericacin Factura recticativa permite guardar los datos del IVA repercutido de forma tal que a la hora de confeccionar los libros de facturas emitidas podamos hacer mencin a las facturas recticativas de forma separada.

21.4.3. Adquisiciones intracomunitarias de bienes y autofacturasLas adquisiciones intracomunitarias de bienes generan un apunte de IVA soportado, y a la vez un apunte de IVA repercutido con el mismo importe. Con anterioridad al ao 2004 era obligatorio emitir una autofactura que tena que acompaar al documento original de compra para poder deducirnos el IVA soportado. Esta obligacin ha desaparecido en la actualidad. Para procesar una AIB introduciremos la operacin tal cual, sin hacer mencin a ninguna cuenta de IVA; no nos olvidaremos de activar la casilla de vericacin Adquisicin intracomunitaria de bienes. Cuando pulsemos el botn Aceptar aparecer un cuadro de dilogo para que suministremos informacin suplementaria sobre la operacin:

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La casilla de vericacin "Autofactura" sirve para identicar aquellas operaciones en las que se produce la inversin del sujeto pasivo; esto suele ocurrir en aquellos casos en que se adquieren servicios (no bienes, en cuyo caso la operacin sera una A.I.B) de profesionales residentes en otros pases europeos. En estos casos procede la elaboracin de una autofactura y su registro en los libros de facturas del IVA. En la parte inferior de la ventana podemos encontrar el campo correspondiente a la prorrata, que nos permitir cumplir con los requisitos legales de registro de la AIB para aquellas empresas que est sujetas a la regla de la prorrata. Tras completar el cuadro de dilogo, el asiento quedar registrado con los pases de IVA soportado y repercutido, y se habrn generado los apuntes necesarios en los libros de facturas emitidas y recibidas.

21.4.4. Entregas intracomunitarias de bienesLas operaciones intracomunitarias de bienes estn exentas pero sujetas al impuesto sobre el valor aadido; es por ello que se han de registrar convenientemente en los libros del IVA; esta informacin de registro tambin har falta para cumplimentar las declaraciones informativas para la Hacienda Pblica. Para registrar convenientemente una EIB, chequearemos la casilla de vericacin Entrega intracomunitaria de bienes. Cuando terminemos el asiento pulsando el botn Aceptar, aparecer el cuadro de dilogo:

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La cumplimentacin del dilogo registrar convenientemente la operacin a efectos de los libros del IVA y para la confeccin de las declaraciones informativas.

21.4.5. Registrar operaciones de IVA exento/no sujetas en los libros de facturasHay operaciones de compra-venta de bienes o servicios que estn sujetas al IVA/IGIC pero son exentas. En estos casos nos vemos obligados a su registro con tipo impositivo de IVA cero. Para realizar la contabilizacin conveniente de estos supuestos, chequearemos la casilla de vericacin Registrar op. exenta en Libros de Facturas; no suministraremos cuenta de IVA alguna en la tabla de edicin de asientos, ya que no procede ningn cargo o abono por este concepto. Cuanto pulsemos el botn INCORPORAR se activar el cuadro de dilogo:

21.5. Pasar apuntes a esperaA veces ocurre que realizamos ediciones complejas de asientos con muchos apuntes pero no las podemos

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Captulo 21. Introducir nuevos asientos concluir debido a que no disponemos de algn dato, o simplemente porque no tenemos ms tiempo y tenemos que salir de la aplicacin. Para no perder todo el trabajo realizado podemos pasar los apuntes a espera pulsando el botn Pasar a espera. El contenido pasado a espera podremos recuperarlo ms tarde mediante la opcin del men DiarioCargar asiento en espera:

Tan solo tendremos que situarnos en cualquier lnea del asiento que queramos recuperar y pulsar el botn Cargar asiento; la edicin continuar en la tabla de apuntes. Si hay varias personas conectadas a la base de datos podremos emplear este sistema para que otro usuario termine un asiento que estemos realizando.

21.6. Editar cdigos de imputacinEl botn de la tabla de apuntes Editar CI nos abrir un dilogo que nos ayudar a la seleccin de cdigos de imputacin para un apunte de cuenta de ingreso o gasto. Para ello es necesario que nuestra empresa tenga activada la contabilidad analtica.

21.7. Pegar informacinEl botn Pegar se utiliza para copiar datos desde el portapapeles a la celda actual de la tabla de apuntes. Se puede emplear, por ejemplo, para pegar el resultado de varias operaciones realizadas en una calculadora (por ejemplo, KCalc) en las columnas del DEBE HABER. Para realizar esta operacin tambin podremos pulsar la tecla F2 seguida de Ctrl-V

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21.8. Consulta de mayor desde la tabla de edicin de asientosEn el cuadro de dilogo se puede distinguir un botn con un icono en forma de T. Este botn nos va a servir para acceder al libro mayor de la subcuenta que se encuentre en la lnea actual de la tabla de edicin de asientos; de esta forma podremos consultar informacin relativa a los pases que estemos introduciendo antes de conrmar el asiento.

21.9. Copiar documento en cada lneaMuchas veces el cdigo de documento introducido en un apunte contable es aplicable para todas las lneas del asiento. Para evitar que el usuario tenga que teclearlo en todos los pases se podr activar la casilla de vericacin correspondiente.

21.10. Eleccin de tipos de diarioJunto a la fecha del asiento existe un combo box desde el que podemos elegir el diario al que ir referido el asiento que estamos editando. El tipo Sin asignar dejar en blanco el campo correspondiente en el diario.

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Captulo 22. Registros de IVA autnomosNuestra aplicacin permite la introduccin de registros de IVA generando automticamente los asientos contables correspondientes, y todo ello sin pasar por la tabla de introduccin de apuntes. Las opciones para realizar estas operaciones estn situadas en el men Iva bajo los nombres de Nuevo registro de IVA soportado, Nuevo registro de IVA repercutido, Adquisicin intracomunitaria de bienes y Entrega intracomunitaria de bienes. La plantilla de IVA soportado permite la introduccin de varios tipos de IVA para la misma operacin. Tambin podremos especicar los datos correspondientes a la prorrata, si estuviramos sometidos a ella.

La forma de proceder con el IVA repercutido es parecida, slo que podremos aadir informacin relativa al recargo de equivalencia:

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Captulo 22. Registros de IVA autnomos En cuanto a las AIB y las EIB, la forma de trabajar ser parecida a la expuesta en la introduccin de asientos; aparecern los mismos cuadros de dilogo en los que nos pedirn informacin respecto a la cuenta que represente la base imponible, la base imponible, la cuota, la cuenta de IVA, etc. Para completar los datos requeridos para los registros de IVA y apuntes contables aparecer un cuadro de dilogo suplementario, de la forma:

En esta ventana introduciremos la identicacin del documento que represente la operacin (es opcional), la fecha de contabilizacin (por defecto coincide con la del registro de IVA). Si activamos la casilla de vericacin Vericar asiento pasaremos a la edicin de los apuntes que se generan con la informacin introducida.

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Captulo 23. Edicin de asientosLa edicin de asientos se ejecuta seleccionando la opcin correspondiente en el men Diario. Se realiza en una tabla similar a la descrita para la opcin de nuevos asientos. La diferencia radica en que el nmero de asiento se conserva. Los apuntes de IVA se volvern a generar con la nueva informacin del asiento editado, borrndose los antiguos. Un punto muy a tener en cuenta es que los registros de vencimientos vinculados a los apuntes contables no se conservarn tras la edicin del asiento. Esto ocurre porque los nmeros de los pases contables cambian tras la edicin, por lo que no debemos de perder de vista este efecto colateral.

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Captulo 24. Borrar asientosPara borrar un asiento, tan slo tendremos que seleccionar cualquier pase del mismo en el diario y seleccionar DiarioBorrar asiento. Para borrar intervalos de asientos, ejecutaremos UtilidadesBorrar intervalo de asientos. Con el borrado de asientos eliminamos tambin los registros de IVA y de vencimientos que estn vinculados a los mismos

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Captulo 25. El libro mayor25.1. Consultar el libro mayor de una cuentaLas consultas al libro mayor se realizan eligiendo la opcin del men: ConsultasMayor. Si tenamos seleccionado un pase del libro diario, se mostrar en pantalla el mayor de la cuenta de dicho pase; en caso contrario se mostrar el cuadro de dilogo vaco, esperando a que introduzcamos un cdigo de subcuenta en el campo Subcuenta. La ventana de consultas del mayor ser de la forma:

Al lado del campo Subcuenta hay un botn para la bsqueda de subcuentas; tras su utilizacin deberemos de pulsar la tecla INTRO bien el botn refrescar, para que se carguen los datos del nuevo cdigo. Los botones con las echas izquierda y derecha sirven para cargar la subcuenta anterior y posterior, respectivamente. En cuanto al intervalo de fechas, podemos realizar extractos de cuentas que van ms all de un perodo contable. Podremos as sacar un extracto con las primeras fechas de un ao y de las ltimas semanas de un ejercicio anterior; esto es idneo para contrastar los saldos de cuentas de clientes, permitiendo encontrar diferencias en conciliaciones con anterioridad al nal de ejercicio. Esto slo es aplicable para cuentas que no sean de gastos o ingresos. Los botones de la parte inferior izquierda de la ventana nos permiten salir de la consulta, imprimir el mayor seleccionado, la edicin del asiento correspondiente al pase donde est situado el cursor en la tabla,el borrado del asiento correspondiente al pase actual, el copiado al portapapeles de la consulta, exportar en XML el mayor en pantalla.

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Captulo 25. El libro mayor En versiones recientes se han incorporado nuevos botones que permiten nuevas funciones como consultar asientos, editar vencimientos correspondientes a apuntes del mayor, la consulta de documentos asociados, o la edici3 n de los datos accesorios correspondientes a la cuenta seleccionada. En la parte superior de la pantalla podremos distinguir una caja con el ttulo Intervalo de cuentas. La activacin de este apartado permite la consulta de mayores de agrupaciones de cuentas por intervalos; esta caracterstica nos podra servir, por ejemplo, para analizar todos los movimientos y saldos por fecha de todas las cuentas de tesorera agrupadas.

25.2. Imprimir el libro mayorSi lo que queremos es imprimir directamente el libro mayor de una o varias cuentas seleccionaremos ConsultasImprime mayor. Aparecer entonces el siguiente dilogo:

Aqu podremos indicar subcuenta inicial y subcuenta nal, as como un intervalo de fechas. Para imprim

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