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Gua didctica #4

ContenidoTemaObjetivos

Excel, Insercin, edicin y manipulacin de grficosAprender a utilizar correctamente la herramienta de generacin de grficos en Excel

Prof: Lic. Norman aruznetman.arauz@gmail.comLa herramienta para insertar grficos en Excel es muy utilizada por economistas, ingenieros civiles, estadistas entre otras reas del conocimiento que intentan de alguna manera representar de manera grfica las diferencias de sus datos.

Tabla de Pagos

ServicioEneroFebreroMarzoAbrilMayo

Agua300300300360245

Luz600600250360246

Telfono200200150350300

Internet150200200200200

Total125013009001270991

El presente manual aborda como insertar y manipular grficos de una manera sencilla. A continuacin se presenta sistemticamente cada uno de los pasos de dicho procedimiento:Paso 1 - Crear el origen de datos: Se llama origen de datos al conjunto de datos del cual se alimenta el grfico, este origen no es ms que una tabla de datos definida por el usuario que servir para que el grfico muestre las diferencias representadas por barras, sectores o cualquier otro tipo de grfico se seleccione. Es necesario que dentro del origen de datos se identifiquen los encabezados de las filas y las columnas que luego servirn como etiquetas de datos. La siguiente tabla es un ejemplo de origen de datos para un grfico.Etiquetas de datos de las columnas

Etiquetas de datos de las filas

Sin definir las etiquetas de datos el grfico no podr realizar las divisiones de lo representado en los grficos. Partiendo del origen de datos anterior el siguiente paso es seleccionar el tipo de grfico.

Paso 2. Seleccionar el tipo de grfico: Es preciso tomarse un tiempo y pensar en el tipo de grfico que se puede insertar, por ejemplo, los grficos de barras y sectores sirven para representar diferencias, en cambio el grfico de telaraa sirve para mostrar puntuaciones, por lo cual no es conveniente utilizar cualquier tipo de grfico en todos los casos, es importante que el grfico que se vaya a seleccionar se ajuste nuestras necesidades. La siguiente figura ilustra los tipos de grficos de los que dispone Excel:

Desde la ficha Insertar y luego el botn Grfico

La instruccin anterior puede variar entre versiones de Office, la anterior se refiere a la versin 2013.A continuacin, si se pasa el mouse por los diferentes tipos de grficos aparecer un mensaje donde se describen la utilidad del tipo de grfico seleccionado y la utilidad de ste. De esta manera podemos decidir el tipo de grfico que se debe utilizar.

Paso 3. Seleccionar el origen de datos e insertar el grfico: Antes de insertar el grfico se debe seleccionar el origen de datos que ste tendr. Para ello simplemente se debe seleccionar la tabla de datos del Paso 1, incluyendo los encabezados de las columnas y las filas y excluyendo los totales. La siguiente figura ilustra la forma correcta de cmo debe quedar seleccionado el origen de datos antes de seleccionar el grfico:

Luego de esto desde la herramienta mostrada en el paso anterior se selecciona Insertar-->Seleccionamos uno de los grficos Columna 2 D, como aparece en la figura siguiente:

Este es el grfico seleccionado puesto que mostrar los datos agrupados por meses, es realmente lo que se necesita, en cuanto se pose el mouse sobre el tipo de grfico aparecer una vista previa del grfico. Luego de seleccionar el grfico descrito en la figura anterior aparecer el grfico como en la siguiente figura:

Una vez seleccionado el grfico la barra de herramienta tambin se adaptar, y mostrar la herramienta Diseo para realizar cambios dentro del grfico, en donde se podr indicar al programa cul es el estilo de grfico, etiquetas a mostrar etc. Si no se selecciona antes el grfico esta herramienta no aparecer.

Seleccionado el grfico aparecer la herramienta Diseo para realizar cambios estticos al grfico

Si se observa con detenimiento en la parte derecha del grfico se pueden notar algunas herramientas de edicin que servirn, entre otras cosas para seleccionar los datos que se quieren omitir o agregar dentro del grfico, adems de las leyendas y etiquetas de datos.

Seleccionado el grfico aparecern para editar las propiedades del grfico

Elementos de grfico: Agrega, quita o cambia elementos del grfico, como el ttulo la leyenda, las lneas de divisin y las etiquetas de datos. Los elementos que estn checados son los que estn visibles en el grfico. Luego de realizar el cambio de click en Aplicar para que los cambios surjan su efecto.

Estilos de grfico: Establece un esquema de color y estilos para el grfico. Se puede editar el estilo y el color. Luego de realizar el cambio de click en Aplicar para que los cambios surjan su efecto.

Filtros de grfico: Modifica qu puntos de datos y nombres son visibles en su grfico. Lo seleccionado es lo que aparece en el grfico. Si quiere que algo no aparezca simplemente seleccione el icono del check y desmrquelo, a continuacin en el botn Aplicar para que los cambios surjan su efecto.

Paso 4. Agregar las etiquetas de los datos: Las etiquetas de los datos muestra cul es los datos representado por cada barra, para ello deberemos seleccionar cada una de las barras (por color) y luego damos click derecho-> Agregar etiquetas de datos. Este procedimiento se repite con todas las barras de todos los colores hasta completar todas las etiquetas. En la figura siguiente se muestra el resultado de aplicar este procedimiento a las barras de color rojo, nuestro grfico cambiar como se muestra a continuacin:

En algunos casos es recomendable que el grfico muestre porcentajes para lo cual es necesario agregar los datos en trminos porcentuales, as el grfico en lugar de mostrar datos en bruto mostrar proporciones respecto al total, lo cual aportar una mejor explicacin grfica a nuestros datos.

Paso 5. Cambiar el ttulo del grfico: El ttulo del grfico es un cuadro de texto que puede ser perfectamente editado, simplemente es seleccionar dentro del texto del ttulo y escribir la informacin que nuestro grfico representa. Para este ejemplo podemos utilizar el ttulo de nuestro origen de datos que es Tabla de pagos. El resultado de aplicar este procedimiento aparece en la figura siguiente:Ttulo del grfico modificado