21-5-2015

Hoja de cálculo

Una hoja de cálculo es un tipo de documento, que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (las cuales se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas).

La celda es la unidad básica de información en la hoja de cálculo, donde se insertan los valores y las fórmulas que realizan los cálculos. Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas funciones y dibujar distintos tipos de gráficas.

El siguiente tutorial muestra paso a paso como utilizar la hoja de cálculo electrónica Microsoft Excel versión 2013, como una solución a los problemas de edición y presentación de texto.

Excel

Microsoft Excel es una aplicación distribuida por Microsoft Office para hojas de cálculo. Este programa es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y contable.

Acceso a Excel

A continuación se muestran algunas formas de cómo acceder a la aplicación, puede hacerse desde el escritorio con los accesos directos, o bien desde el botón inicio->todos los programas->Microsoft Office -> Excel

Acceso desde el botón de inicio Acceso desde el escritorio

Luego de acceder a la aplicación por cualquiera de los dos mecanismos, aparecerá la ventana de Excel como aparece en la siguiente figura:

Lista de documentos recientes Lista de plantillas

Las plantillas: son documentos o formatos listos para realizar diversos tipos de documentos, es decir, una especie de croquis prediseñados basados en las mejores prácticas de diseño y presentación. Entre ellas encontramos plantillas de Informes de

rendimiento, Inventarios, calculadoras, entre otras.

En este tutorial aprenderemos cómo trabajar un documento desde cero, es decir trabajaremos con un documento en blanco. Damos doble click y a continuación se crea un nuevo documento en blanco.

La hoja de cálculo: La hoja de cálculo de Excel contiene tres elementos principales, columnas, filas y celdas (intersección entre una columna y una fila). Las Filas están numeradas a partir del número uno, y están dispuestas de manera horizontal, en total son 1, 048,576. Filas Las columnas a partir de la letra A puestas de manera vertical terminan en la fila XFD es decir en total 16, 584. Es decir espacio suficiente para construir hojas de cálculo tan complejas como se puedan imaginar. Es por ello que Excel es utilizado por muchas organizaciones y negocios para manejar contabilidades, sistemas, inventarios etc. además incorpora funciones propias de bases de datos. Para nombrar una celda se utiliza el nombre de la columna (letra) y el número de columna. En la barra de fórmulas se observa el contenido de la celda actualmente seleccionada.

Barra de herramientasLa barra de herramientas del procesador de Excel se divide en pestañas, cada pestaña contiene a su vez una serie de herramientas que facilitan el trabajo con la edición y asignación de formato a las tablas. A continuación se detalla cada una de las pestañas contenidas en ella:

Filas

Celda

Barra de fórmulas

Columnas

Inicio: Se encuentran todas las herramientas de edición y formato de texto. Aquí se encuentran agrupadas las herramientas de portapapeles, fuentes de texto, Número, Estilos, Celdas y Modificar

Insertar: Se encuentran opciones de insertar tablas, ilustraciones, aplicaciones, gráficos, informes, Mini gráficos, Filtros, Vínculos y Símbolos.

Diseño de página: Se utiliza para controlar márgenes, orientación de la hoja, y todas las opciones que tengan que ver con la presentación física del papel. Además se puede ajustar el área de impresión, opciones de hoja y organizar

Columnas

Fórmulas: Por tratarse de un programa meramente para realización de operaciones aritméticas el apartado fórmulas se puede utilizar para la inserción de funciones, además se puede administrar nombres de variables definidos por los usuarios, auditorías de fórmulas, y cálculo.

Datos: En éste apartado se pueden utilizar las opciones de ordenaciones de datos externos, conexiones a bases de datos, filtros, herramientas de datos y esquemas.

Revisar: en este apartado se pueden utilizar herramientas para la revisión ortográfica, configuración de idioma, inserción de comentarios, cambios de origen de datos etc.

Vista: En el apartado vista se suele configurar la forma de ver el documento de Excel, se pueden mostrar u ocultar las líneas de la cuadrícula, hacer zoom a los documentos, configurar ventanas, cambiar de ventanas, muy similar como se realiza en Word.

Acrobat: Las opciones de Acrobat sirven para realizar documentos en PDF. en ella se listan Crear Adobe PDF, Crear y enviar por correo Electrónico, Revisión y comentarios, Crear y ejecutar acción, Incrustar flash.

Opciones de Click Derecho: El cuadro de diálogo que aparece al hacer click derecho varía en dependencia del objeto que se esté seleccionando.

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1. Herramientas de acceso rápido: Son botones con opciones muy puntuales, por lo general, contiene los botones más utilizados, se puede personalizar.2. Cinta de Opciones: En dependencia de la herramienta seleccionada en la barra de herramientas esta va cambiando con cada una de las mostradas

anteriormente3. Barra de fórmulas: Muestra el contenido de la celda actualmente seleccionada, si la celda contiene una operación matemática, entonces muestra la ecuación o la

función utilizada para el cálculo4. Cuadro de nombres: Muestra en pantalla el nombre de la celda actualmente seleccionada5. Selector de celdas: Con él se efectúan las selecciones, ediciones y operaciones con las diferentes celdas6. Barra de desplazamiento: Sirve para desplazarse de arriba hacia abajo o viceversa dentro del documento. Si se mueve hacia abajo presenta las páginas

que están al final del documento, si se mueve hacia arriba presenta las primeras páginas del mismo.7. Hoja actualmente seleccionada: 8. Hoja Nueva: Agrega una nueva hoja al libro9. Vista normal: Muestra el documento actual en modo edición, es decir la vista por defecto10. Vista Diseño de página: Muestra la hoja de la forma en que se verá una vez impreso el documento, dividido en varias hojas de ser necesario11. Vista previa de salto de página: Muestra la hoja enfocándose solamente los datos.12. Zoom: Para acercar o disminuir el enfoque de la hoja.13. Barra de títulos: Contiene información sobre el nombre del documento actual, cuando no se ha guardado el nombre por defecto es Documento114. Botones de Ayuda, Maximizar, Minimizar cerrar: Botones para abrir el cuadro de ayuda, maximizar y cerrar la aplicación.