Manual Equipos

• Objetivo Aportar herramientas para integrar equipos que alcancen sus objetivos de manera congruente, efectiva y unificada

• Índice

1. Introducción • Biculturalismo Organizacional™ • Trabajo en equipos en Sansores • Colaboración y efectividad

2. Para integrar un equipo efectivo • Los pasos para integrar un equipo Sansores • Primera herramienta: Cómo definir objetivos • Segunda herramienta: Planificar y coordinar • Tercera herramienta: Unificar la interacción y aprovechar el conocimiento

3. Manejo del conflicto en equipos efectivos

Integración de equipos Efectivos y congruentes Manual de capacitación en la cultura de trabajo

Integración de Equipos

© Alberto Garcia Jurado Zarate 2

1. Introducción Biculturalismo Organizacional™

¡Compara y reflexiona!

Lo que hacen las culturas efectivas en los negocios (mejores prácticas)

Lo que hacen las culturas poco efectivas en los negocios

• Comunicación clara y directa • Comunicación confusa y con rodeos • Responsables de sus actos • Siempre alguien más es el responsable • Están conscientes de la importancia del

tiempo y lo respetan • No hay conciencia ni respeto por el

tiempo • Trabajan en equipos • Trabajan sin pensar en el equipo • Nacionalistas prácticos • Nacionalistas románticos

Biculturalismo Organizacional ™ • Una cultura global de negocios, que sea congruente con los principios de la

organización y con las “mejores prácticas de cultura laboral • Una cultura nacional social que conserve nuestras fuerzas ancestrales No pierdas tu cultura ni tus tradiciones, únicamente cambia los parámetros laborales que te hagan ser competitivo en este mundo globalizado.



1. Introducción

Trabajo en equipo en la organización La e f e c t iv idad no e s un proce so , e s una cu l tura

Introducción Aportar herramientas para integrar equipos que alcancen sus objetivos de manera congruente, efectiva y unificada • Conocer las herramientas que permiten integrarse en equipos eficientes y enfocados a objetivos

• Unificar el enfoque de implementación de dichas herramientas en nuestro entorno laboral cotidiano

Qué deseamos que suceda Qué no deseamos que suceda

Mi responsabilidad para que suceda lo que deseamos



1. Introducción Colaboración y Efectividad

“En el pasado, el éxito dependía de individuos extraordinarios, hoy en día depende de una extraordinaria conjunción de individuos.”

The People Principle

Efectos de la globalización.

La globalización económica ha cambiado dramáticamente el entorno en que los individuos y las empresas deben competir. Entre los principales efectos podemos observar: • El producto en general ha perdido su importancia como ventaja competitiva, la

ventaja es el valor agregado que se ofrece alrededor del producto • Las diferencias culturales se remarcan y las culturas efectivas dominan el

medio globalizado • Los sistemas culturales se presentan como la máxima ventaja competitiva

Globalización y trabajo en equipos

Al hablar de equipos, el medio globalizado no sólo exige el trabajo en equipos naturales altamente efectivos; en la nueva realidad global, también debemos desarrollar la habilidad de integrar equipos efectivos con individuos de otras áreas o inclusive de otras empresas, para alcanzar objetivos de negocios. Esta habilidad aporta a los individuos, las áreas y las organizaciones una enorme flexibilidad, velocidad de respuesta, posibilidades de desarrollo e integración. Esta es la habilidad y visión que buscaremos desarrollar durante nuestro taller.

¿Qué es la efectividad?

La efectividad es la unión de la eficacia y la eficiencia. • La eficacia es el alcance de los objetivos establecidos • La eficiencia es la óptima utilización de los recursos para alcanzar los objetivos Un individuo o una organización pueden muy bien ser eficaces sin ser eficientes y viceversa. Solamente cuando ambos elementos se conjuntan en el diario desempeño se logra la efectividad.



2. Para integrar un equipo efectivo Los pasos para integrar un equipo

Un equipo efectivo Requiere de tres características: 1. La identificación e integración del equipo con un objetivo claramente definido y comprendido 2. La planificación y coordinación de la colaboración 3. El manejo efectivo y oportuno de la interacción y el conocimiento en el equipo Estos son los pasos a seguir para integrar un equipo efectivo

Dos - Planificar y coordinar la colaboración

Uno - Establecer claramente el objetivo del equipo

Resultado = Efectividad

Tres – Unificar la interacción y el aprovechamiento del conocimiento bajo un modelo efectivo y congruente



2. Para integrar un equipo efectivo 1ª herramienta: Cómo definir objetivos

• Definir los objetivos de equipo en términos de producto final de la colaboración, algo tangible,

comprobable y alcanzable • Se debe usar un lenguaje natural, no utilices palabras rebuscadas para parecer inteligente y sofisticado,

solamente parecerás rollero y obsoleto. El objetivo del equipo debe ser perfectamente claro para todos sus integrantes

• Explica con la misma claridad lo que se espera de cada participante (objetivo individual) • Comprueba la comprensión del objetivo por parte de todos los miembros del equipo, recuerda que la

memoria y la interpretación son muy irregulares y subjetivas Ejercicio 1 – Define y escribe de manera clara y concisa, cuál es el principal objetivo de este taller. Una vez definido, transmítelo al equipo. Ejercicio2 - Ahora, repite el ejercicio, esta vez definiendo cuál es el principal objetivo de tu puesto. Una vez definido, transmítelo al equipo



2. Para integrar un equipo efectivo 2ª herramienta: Planificar y coordinar

“Un gramo de prevención vale más que un kilo de medicina”

Planeación, planeación

En los sistemas culturales de efectividad clase global, se reconoce el valor de la planeación como clave para lograr resultados. Las culturas de baja efectividad, perciben a la planeación como una “pérdida de tiempo” y dedican poco tiempo a esta actividad crucial. Un análisis realizado por Alberto Garcia-Jurado sobre la distribución de las actividades de planeación, ejecución y ajuste entre diversas culturas, desprendió resultados que se correlacionan directamente con la efectividad del sistema cultural

Diagrama de distribución del tiempo en proyectos La pirámide invertida

Como podemos observar, las culturas laboralmente inefectivas manejan una auténtica “pirámide invertida” en la administración del trabajo en equipos y la administración de proyectos. Si consideramos una hora de ajuste tiene un costo mayor al 1000% de una hora de planeación, podemos explicarnos el constante estado de crisis y desperdicio de recursos en el que viven los miembros de estos sistemas culturales. La lección es simple, los equipos de efectividad clase global no dan un paso de ejecución sin antes pasar por un cuidadoso proceso de planeación, el cual contempla:

• Objetivos • Tiempos y recursos por objetivo • Estrategia de aplicación de cada recurso

Planeación

Ejecución

Ajuste

Japón

Planeación

Ejecución

Ajuste

México

Planeación

Ejecución

Ajuste

E.U.



Para planificar: Una planificación efectiva debe contemplar: 1. El (los) objetivos que el equipo debe lograr para aportar al logro de la visión, en términos de años, meses

y semanas. Por ejemplo:

Si la visión es a tres años, el equipo debe tener claros los objetivos fundamentales a lograr cada año para hacer efectiva su aportación a la visión; cada trimestre, para lograr los objetivos anuales y cada semana, para lograr los objetivos trimestrales. También debe ser clara la estrategia que se utilizará para alcanzar estos objetivos.

Consideraciones adicionales: • Esta estructura de objetivos debe ser establecida con indicadores claros y sencillos – nunca más de dos a

tres – y debe dejar margen para resolver la problemática inesperada que seguramente se presentará cada semana (no hay mundos perfectos), o para ajustar si las circunstancias cambian o se descubre que la planificación fue deficiente (no hay planificación perfecta)

• La planificación deberá hacerse en consulta con aquellos que tengan la mayor experiencia en cada área y

siempre considerar la calidad de servicio y producto

• Las herramientas que se utilicen para llevar este esquema deben también ser sencillas, alineadas y fáciles de aplicar – Si las herramientas obligan a pasar más tiempo llenando formatos o agregan cargas de trabajo, entonces se deben eliminar

• Hay que asegurarse de comunicar claramente los objetivos y las estrategias, no solo informarlos. Esto

requiere de juntas o sesiones para comentarlo, contestar dudas y comprobar su comprensión Planificación en proyectos: Un proyecto es un proceso de duración específica y que no será iterativo en la organización. Por ejemplo: • La facturación es un proceso, pues se repite un ay otra vez • Implementar un nuevo sistema de facturación es un proyecto, pues tiene una fecha definida de inicio y

un final específico. En proyectos, la planificación deberá ser igual a la planificación general, solo que ajustando los tiempos Ejercicio 3 – Describe los objetivos principales de tu área y las estrategias diseñadas para alcanzarlos



Para coordinar: Una coordinación efectiva debe contemplar: 1. Los responsables de cada parte de la estrategia que llevará a lograr los objetivos 2. Los tiempos establecidos para que se concreten cada una de las tareas de la estrategia Consideraciones adicionales: • Cada persona debe tener un breve documento especificando los objetivos de los principales procesos que

dependerán de su puesto (no más de tres), los márgenes máximos de tiempos y recursos para lograrlos y su relación con la visión.

• Todos deben tener claro el impacto que sus procesos tienen en los demás y en la visión de la organización y conocer las consecuencias de un desempeño deficiente o inefectivo, a nivel organizacional, de equipo y personal.

• Los lunes, todos deben detallar un listado el cual se planteen los objetivos a lograr esa semana, con base

en los objetivos del mes. Este listado se enviará antes de las 10:00 hrs. a su jefe por correo electrónico, utilizando el siguiente formato:

Objetivos principales de la semana del 08 al 12 de enero Internos:

• Reporte entregado a contabilidad el día 11 • Propuesta de mejora en proceso de pedimentos en el foro del 12

% de eficacia: Lecciones: Clientes:

Macro-motors • Reporte de estado del pedimento xxxx el 09 a las 12:30 hrs. Tamsa • Procesar permiso 223-A el 10 antes del cierre

% de eficacia: Lecciones: Asociados

• No hay objetivos esta semana % de eficacia: Lecciones: Proveedores

• Propuesta del proveedor de sistemas para upgrade el 12 antes de las 14:00 hrs. o acuerdo con otro proveedor el 12 antes de las 18:00 hrs.

% de eficacia: Lecciones: Promoción / Relaciones públicas:

• Seguimiento a contacto con Micro-fruit para concretar contrato % de eficacia: Lecciones: Consideraciones 1. Un objetivo “interno” es el que debamos lograr para/con otra persona del equipo 2. Un “cliente” es alguien que está pagando por un servicio o producto 3. Un “asociado” es alguien que está colaborando con nosotros en un proyecto 4. Un “proveedor” es alguien a quien le estamos pagando por un servicio o producto 5. Solo definir tareas clave de la semana, no las colaterales que se desprenden de estas 6. Definir los objetivo como el producto a obtener 7. Siempre cerrar la semana con el análisis de % de eficacia y lecciones aprendidas 8. Enviarlo con el título así: Si es el reporte de tareas de Raúl Rojas del 08 al 12 de enero = “RR 10a14 ene”



• Los viernes cada persona deberá establecer el % de efectividad logrado (N° de objetivos establecidos Vs. N° de objetivos alcanzados), determinar las causas por las cuales no alcanzó algún objetivo y definir si existe algún área de mejora organizacional que se desprendan de este análisis

• Este análisis se compartirá en sesión de cierre de media hora con el resto del equipo, para definir el

estado de logros del equipo con respecto a lo planificado, analizar áreas de mejora y determinar como se pueden resolver de forma colaborativa

• Las áreas de oportunidad de mejora se presentarán en los foros, debidamente respaldadas. Recuerdo que

en Sansores, sabemos que solo aprovechando la experiencia podemos lograr una verdadera solidez y calidad de producto y servicio

• Un problema que se presenta solo una vez, era una situación impredecible e inevitable. Un problema que

se presenta una y otra vez es un claro indicador de un área de mejora Una coordinación efectiva de proyecto debe contemplar lo mismo, pero en términos de inicio y final concretos Para esto utilizamos el cronograma Sansores Proyecto: Objetivo: De

día mes año a

día mes Año

Tarea Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Responsable 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Resultados % de efectividad: Principales áreas de oportunidad: Principales fortalezas:

Cada semana – En un día acordado que no sea el viernes – se tendrá una sesión de no más de media hora para definir el estado de logros del equipo con respecto a lo planificado, analizar áreas de mejora y determinar como se pueden resolver de forma colaborativa



2. Para integrar un equipo efectivo 3ª herramienta: Unificar la interacción y el aprovechamiento del conocimiento bajo un modelo efectivo y congruente

Los elementos a considerar Comunicación e interacción

En el establecimiento de sistemas culturales de efectividad clase global, uno de los elementos críticos es la integración y la efectividad en la comunicación y la interacción. Los procesos de información y comunicación pueden ser: • Escritos (Correo electrónico, chats, comunidades virtuales, reportes) • Verbales (Teléfono, Presentaciones, reportes verbales, VOLP) Estos procesos se pueden llevar por: • Medios personales • Medios tecnológicos Los procesos de interacción son aquellos en los que se colabora, tales como: Juntas, implementación de proyectos, colaboración en procesos por área

Parámetros de evaluación

En todos los procesos de información y comunicación, los parámetros de efectividad son: • Objetivo deseado vs. Objetivo alcanzado • Mensaje enviado vs. Mensaje recibido • Información requerida vs. Información recibida En todos los procesos de interacción, los parámetros de efectividad son: • Objetivo establecido vs. Objetivo alcanzado • Recursos planificados vs. Recursos Utilizados

La integración de estos procesos bajo parámetros de efectividad y congruencia es aportada por los demás talleres de este proceso, así como los de aprovechamiento del conocimiento y la experiencia del equipo. A continuación realizaremos un breve análisis de los elementos que debemos considerar para asegurar la plena efectividad e integración de estos elementos.



Elementos clave para la comunicación organizacional

Para que un equipo alcance su(s) objetivo(s), es fundamental que cuente con medios, procesos y estilo adecuados para asegurar una comunicación y transmisión de información de alta efectividad. 1. Se debe iniciar por analizar si se cuenta con los medios, esto es, los recursos e

infraestructura para asegurar el flujo de comunicación, tales como: juntas de trabajo, teléfono, comunicación escrita, correo electrónico, todo lo que vincule a los miembros del equipo para que se puedan comunicar de manera efectiva.

2. A continuación, se debe determinar si los procesos de comunicación son

adecuados y efectivos. ¿Existe un acuerdo sobre cuándo y para qué utilizar cada medio de comunicación? ¿Se han establecido procedimientos y políticas para el uso de dichos canales de comunicación? ¿Todos saben a quien recurrir en diferentes situaciones?

3. Por último se debe asegurar que el estilo del equipo esté unificado bajo los

mismos parámetros de efectividad

Ejercicio 4 – Colaborando con tu equipo sigue las instrucciones ¿Consideras que tu equipo cuenta con la infraestructura, procesos, enfoque y estilo para comunicarse efectivamente? Califica en una escala de: P = Proactivo A = Adecuado D = Deficiente N = Nulo Prepárate para fundamentar tus conclusiones ante los demás participantes y el facilitador. Conclusiones

Infraestructura: P A D N

Procesos: P A D N

Enfoque y estilo: P A D N



3. Manejo del conflicto en equipos efectivos

“No es personal, son negocios”.

Dicho popular estadounidense

Tipos de conflicto

Es casi imposible analizar cada conflicto que surge en el equipo para determinar su origen y características. Por esto, es mucho más práctico el reconocer dos tipos fundamentales de conflicto en los equipos de trabajo: 1. El conflicto negativo – Aquel que perjudica la integración y efectividad de los

equipos.

2. El conflicto positivo – Aquel que permite conocer diversos puntos de vista, opciones y posibilidades de acción. Este tipo de conflicto es deseable y debe promoverse de manera profesional y enfocada a resultados.

Conforme a estudios de la Universidad de Stanford, las organizaciones con un alto nivel de conflicto positivo presentan las siguientes características: 1. Trabajan con gran cantidad de información, los debates se enfocan en datos,

cifras y hechos, no en percepciones y/o suposiciones. 2. Desarrollan alternativas múltiples para elevar y enriquecer el nivel del debate. 3. Comparten objetivos comunes. 4. Conservan el humor en el proceso de toma de decisiones.

Solución a los conflictos en los equipos de trabajo

Al interactuar en equipos profesionales y buscar la alta efectividad, debemos tener en mente que la razón fundamental de la creación del equipo es la de alcanzar un objetivo común. En un entorno de efectividad sabemos que el “caernos bien” no es lo importante, lo importante es la efectividad y el respeto profesional. La mayoría de los conflictos se originan por inmadurez, poca claridad o desacuerdo sobre la visión y los procesos para alcanzarla o por infantiles luchas por el poder. En los negocios de efectividad global “alcanzar el objetivo no es lo más importante, es lo único”. Todo lo demás es simplemente una desviación de las energías y recursos del equipo y los individuos que lo conforman.



Revisemos algunos de los puntos clave para colaborar en un equipo, y que promoverán una alta efectividad y una baja incidencia de conflictos: • Reforzar continuamente los objetivos del equipo, las tareas que cada quién deberá desempeñar para

alcanzarlos y las responsabilidades compartidas que se tienen • Asegurar que la comunicación sea clara, directa y abierta. No se deben permitir los comentarios sobre

actividades o características de otros miembros del equipo sin su conocimiento, la retroalimentación o la crítica debe ser siempre directa y cara a cara

• Los objetivos individuales deben ser claros, comprobables y medibles • Los indicadores del desempeño deberán ser conocidos por todos. Se recomienda que la evaluación de

desempeño sea: 80% en función del desempeño del equipo 20% en función del desempeño del individuo • Reforzar el respeto profesional basado en el desempeño ético y efectivo, y la colaboración entre los

individuos para alcanzar el objetivo del equipo • Promover una clara separación entre el ámbito personal y el laboral. Esto no significa hacer a un lado los

aspectos humanos y sociales del trabajo, lo que significa es el reconocer que los sentimientos personales hacia otros que no estén fundamentados en razones profesionales no tienen cabida en un equipo profesional y efectivo

• Tener en mente en todo momento la empatía y la cortesía en la interacción cotidiana con los demás

miembros del equipo. Estos dos elementos son los lubricantes sociales que más ayudan a eliminar los conflictos de carácter social en los equipos de trabajo

• Manejar flujo efectivo de la información y exigir que las discusiones y la interacción se centren en

realidades concretas y no en percepciones individuales • Mantener el humor en la interacción cotidiana Las herramientas que hemos adquirido nos permitirán colaborar bajo estos parámetros y alcanzar la efectividad clase global. Ahora solo requerimos... Sabiduría Valor Fuerza Búscalos dentro de ti y en tu equipo, ahí están

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