MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PÚBLICODIRECCIÓN GENERAL DE CRÉDITO PÚBLICO Y DEL TESORO NACIONAL

SUBDIRECCION OPERATIVAGRUPO DE GIROS Y CUENTAS CORRIENTES

MANUAL INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTOS Y TRAMITES PARA LA APERTURA – TERMINACIÓN – SUSTITUCIÓN DE CUENTAS

POR PARTE DE LAS ENTIDADES ANTE LA DIRECCIÓN GENERAL DE CRÉDITO PÚBLICO Y DEL TESORO NACIONAL

BOGOTA D.C., MARZO DE 2007

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION 5

CAPITULO I

1. MARCO LEGAL 71.1 DE LAS CUENTAS AUTORIZADAS Y REGISTRADAS 81.2 DE LA DENOMINACION DE LAS CUENTAS AUTORIZADAS 81.3 DE LA UTILIZACION DE LOS RECURSOS SITUADOS A CUENTAS CORRIENTES AUTORIZADAS 81.4 DE LA NEGACION DE APERTURA DE CUENTAS AUTORIZADAS 91.5 DE LOS MOTIVOS DE TERMINACION DE UNA CUENTA CORRIENTE 111.6 DE LA SUSTITUCION DE CUENTAS CORRIENTES AUTORIZADAS 121.7 DEL ENVIO DE INFORMACION A LA DIRECCION GENERAL DE

CRÉDITO PÚBLICO Y DEL TESORO NACIONAL 131.8 DE LA PERMANENCIA DE LOS RECURSOS EN LOS BANCOS 131.9 DE LAS CUENTAS DE RECAUDO DE LOS RECURSOS DEL

PRESUPUESTO GENERAL DE LA NACION 141.10 DE LA IDENTIFICACIÓN DE CUENTAS EXENTAS DEL GRAVAMEN A LOS MOVIMIENTOS FINANCIEROS (GMF) 151.11 DE LOS ACREEDORES VARIOS SUJETOS A DEVOLUCION 16

CAPITULO II

2. PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA, TERMINACIÓN Y SUSTITUCIÓN DE CUENTAS AUTORIZADAS 182.1 PROCEDIMIENTOS PARA LA APERTURA, TERMINACIÓN Y SUSTITUCIÓN DE CUENTAS CORRIENTES AUTORIZADAS SIN SITUACIÓN DE FONDOS. 182.2. PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA DE CUENTAS AUTORIZADAS CON SITUACIÓN DE FONDOS 182.2.1 Diligenciamiento del formulario para apertura de cuenta corriente autorizada. 192.2.2 Pasos a seguir 202.3 TERMINACION DE CUENTAS CORRIENTES AUTORIZADAS CON SITUACIÓN DE FONDOS 232.4. SOLICITUD DE SUSTITUCION DE CUENTAS CORRIENTES AUTORIZADAS CON SITUACIÓN DE FONDOS. 242.4.1 SUSTITUCIÓN DE CUENTAS CORRIENTES AUTORIZADAS 26

CAPITULO III

3 CUENTAS AUTORIZADAS PARA EL MANEJO DE ANTICIPOS ASOCIADOS A CONTRATOS ESTATALES 29

CAPITULO IV

4 REPORTE DE INFORMACION DE LAS ENTIDADES A LA DIRECCION GENERAL DE CRÉDITO PÚBLICO Y DEL TESORO NACIONAL 32

4.1 INDICADORES DE EJECUCION 324.1.1 Objetivos de los cálculos de los Indicadores 334.2.2 Cálculo de los Indicadores. 334.2. ACTUALIZACION DE INFORMACION BASICA 34

CAPITULO V

5 REGISTRO DE CUENTAS EN EL SIIF 355.1 CREACION Y ACTIVACION DE CUENTAS 355.1.1 ENTIDADES EN LINEA 355.1.2 ENTIDADES FUERA DE LINEA 425.2 TERMINACION DE CUENTAS EN EL SIIF 425.2.1 ENTIDAES EN LINEA 425.2.2 ENTIDADES FUERA DE LINEA 425.3 REVALIDACION CUENTAS 42

CAPITULO VI

6 PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACIÓN POR PARTE DE LA DGCPTN DE LAS CONDICIONES FINANCIERAS PARA LA RECIPROCIDAD A OTORGAR POR PARTE DE LOS ORGANOS EJECUTORES A LOS BANCOS 446.1 ANTECEDENTE NORMATIVO 456.2 GENERALIDADES 456.3 PROCEDIMIENTO 466.3.1 Pasos a seguir 476.3.1.1 Convenio por primera vez 476.3.1.2 Renovación de convenios 516.3.1.3 Modificación de convenios 516.3.1.3.1 Por solicitud de la Entidad y/o Banco 516.3.1.3.2 Por decisión de la Dirección General de Crédito Público del Tesoro Nacional. 53

CAPITULO VII

7 PROCEDIMIENTO DE CUENTAS REPORTADAS 547.1 Identificación de cuentas 547.1.1 Cuentas corrientes autorizadas por la DGCPTN 557.1.2 Cuentas Registradas 557.1.3 Cuentas Reportadas de Caja Menor 557.1.4 Cuentas Reportadas recursos sin situación de fondos 567.1.5 Cuentas Reportadas de anticipos contratos 567.1.6 Cuentas Reportadas de encargos fiduciarios 56

7.2 APLICACIÒN DE LA EXENCION 567.2.1 Diligenciamiento del formulario para la exención 567.3 EXENCIONES DEL GRAVAMEN A LOS MOVIMIENTOS FINANCIEROS PARA LAS ENTIDADES TERRITORIALES 59

CAPITULO VIII

8 PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA O TERMINACIÓN DE CUENTAS REGISTRADAS 608.1 SOLICITUD DE CUENTA REGISTRADA 608.2 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE UNA CUENTA REGISTRADA 608.2.1 Apertura de Cuenta Registrada. 618.2.2 Terminación de Cuenta Registrada. 628.2.3 Sustitución de Cuenta Registrada. 628.2.4 Cuentas del Sistema General de Participaciones. 62

CAPITULO IX

9. PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA O TERMINACIÓN DE CUENTAS REGISTRADAS DE ACREEDORES VARIOS SUJETOS A DEVOLUCIÓN 659.1 SOLICITUD DE APERTURA DE CUENTA REGISTRADA 65

ANEXOS TABLA DE ANEXOS 69

INTRODUCCION

La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, de conformidad con lo establecido en artículo 4o del Decreto 630 del 2 de abril de 1996, presenta la actualización conforme al SIIF y a la nueva normatividad del “Manual de Procedimientos y trámites para Apertura - Terminación - Sustitución de cuentas e informes periódicos por parte de las Entidades ante la Dirección ”, con el propósito de regular los procedimientos y trámites que deben cumplir los órganos ejecutores de los recursos del Presupuesto General de la Nación. CAPÍTULO I: MARCO LEGAL

Se presentan las principales normas que regulan los lineamientos legales para el trámite de las cuentas autorizadas en las que se sitúan los recursos de la Nación, sobre las cuales se tiene la negación de apertura, los motivos de terminación de una cuenta corriente de tal naturaleza y la sustitución de las mismas.

CAPÍTULO II: PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA, TERMINACIÓN Y SUSTITUCIÓN DE CUENTAS AUTORIZADAS CON SITUACION DE FONDOS. Contiene las instrucciones para el diligenciamiento del formulario “Solicitud para apertura- terminación - sustitución de cuentas corrientes autorizadas con situación de fondos”, que la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional ha diseñado para adelantar estos trámites; haciendo la descripción independiente del procedimiento a seguir según se trate de apertura, terminación o sustitución.

CAPITULO III: PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA O TERMINACION DE CUENTAS SIN SITUACION DE FONDOS PARA EL MANEJO DE ANTICIPOS

Contiene el análisis normativo y el procedimiento que deben seguir las entidades ejecutoras para reportar a la Dirección para la apertura o terminación de las cuentas sin situación de fondos para el manejo de anticipos.

CAPITULO IV: REPORTE DE INFORMACION DE LOS ORGANOS EJECUTORES A LA DIRECCION.

Contiene las instrucciones que deben seguir Los órganos ejecutores para reportar a la Dirección la información requerida por ésta de acuerdo con las normas vigentes y la utilización de los indicadores de ejecución.

CAPITULO V: REGISTRO DE CUENTAS EN EL SIIF

Contiene los trámites en el SIIF tanto para los órganos ejecutores en línea como para los órganos ejecutores fuera de línea para el registro y activación de las cuentas SIIF.

CAPITULO VI: PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACION DE LA PERMANENCIA DE LOS RECUROS POR PARTE DE LOS ORGANOS EJECUTORES A LOS BANCOS.

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Contiene los antecedentes normativos y el procedimiento para la autorización por parte de la Dirección, de la reciprocidad que pueden otorgar los órganos ejecutores para la firma de convenios con los Bancos.

CAPITULO VI: PROCEDIMIENTO DE CUENTAS REPORTADAS

Contiene los trámites para la apertura y terminación de cuentas reportadas o identificadas por parte de la Dirección para la exención del Gravamen a los Movimientos Financieros.

CAPITULO VIII: PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA O TERMINACIÓN DE CUENTAS REGISTRADAS.

Contiene el procedimiento y las políticas para la apertura, terminación o sustitución de una cuenta registrada

CAPITULO IX: PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA O TERMINACIÓN DE CUENTAS REGISTRADAS DE ACREEDORES VARIOS SUJETOS A DEVOLUCIÓN

Contiene los procesos para la apertura o terminación de cuenta registrada de acreedores varios sujetos a devolución.

Finalmente en la parte denominada ANEXOS presentamos los formularios y oficios que son necesarios para realizar estos procedimientos.

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CAPITULO I

1. MARCO LEGAL

Los lineamientos legales para el manejo de los recursos de la Nación se encuentran regulados en la Ley 38 de 1.989, ley 179 de 1.994 y la ley 225 de 1.995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto, compiladas en el Decreto 111 de 1.996, y en relación con las entidades ejecutoras del Presupuesto Nacional concretamente, por la Ley 1 de 1980, los Decretos 359 de 1995, 630 de 1996 y 1425 de 1998, respectivamente.

1.1. DE LAS CUENTAS AUTORIZADAS Y REGISTRADAS

El artículo 3° de la Ley 1 de 1980, ordena lo siguiente:

“Las únicas personas autorizadas para celebrar contratos de cuenta corriente bancaria a nombre de las entidades públicas son su representante legal o jefe de la entidad respectiva y en su defecto las personas en quienes estos deleguen, previo visto bueno de la Tesorería General de la República o las tesorerías departamentales o municipales según el caso.

Las cuentas corrientes bancarias de las entidades públicas deben ser abiertas y mantenidas con el lleno de los requisitos legales y reglamentarios establecidos o que establezcan las autoridades fiscalizadoras del orden nacional, departamental o municipal, en forma tal, que ningún establecimiento bancario podrá abrir cuenta alguna sin el previo cumplimiento de tales requisitos”.

El Decreto 630 de abril 2 de 1996, en su artículo 3º, define las cuentas así:

“Se denominan CUENTAS AUTORIZADAS las cuentas en las que los órganos del orden nacional de la Administración Pública manejan recursos del Presupuesto General de la Nación excluyendo los ingresos propios de los establecimientos públicos. La autorización correspondiente será impartida por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional. Se denominan CUENTAS REGISTRADAS las cuentas, diferentes a las autorizadas, a las que La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional traslade recursos de la Nación.

Se exceptúan de la autorización y registro establecidos en el presente artículo las siguientes cuentas, que serán responsabilidad de los funcionarios encargados de su manejo:

1. Las cuentas destinadas al manejo de las rentas parafiscales.

2. Las cuentas de manejo de devolución de impuestos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN.

3. Las cuentas en que se manejen recursos de caja menor.

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4. Las cuentas radicadas en el exterior. En este caso, el órgano titular debe mantener informada a La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional sobre las aperturas y cancelaciones de cuentas”.

1.2. DE LA DENOMINACION DE LAS CUENTAS AUTORIZADAS

En relación con el tema, el artículo 103 del Decreto 111 de 1996, establece:

“A partir de la vigencia de la presente Ley, los órganos del orden nacional de la administración pública sólo podrán depositar sus recursos en la Cuenta Única Nacional, o a nombre de ésta seguido del nombre del órgano, o en las entidades que ordene el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, de acuerdo con la reglamentación que expida el Gobierno”.

1.3 DE LA UTILIZACION DE LOS RECURSOS SITUADOS A CUENTAS CORRIENTES AUTORIZADAS

El Decreto 630 de 1996, en su artículo 10 establece:

“Los recursos que el Ministerio de Hacienda y Crédito Público- La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional - entregue a los órganos y entidades financiados con recursos de la Nación, no tendrán por objeto proveer de fondos las cuentas bancarias oficiales, sino atender los compromisos y obligaciones asumidos por ellos frente a su personal y a terceros en desarrollo de las apropiaciones presupuestales legalmente autorizadas”.

A su vez el artículo 11 determina:

“De conformidad con lo dispuesto en el artículo anterior, los recursos de la Nación que entregue el Ministerio de Hacienda y Crédito Público- La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional -, a las entidades ejecutoras, no podrán utilizarse para la constitución de depósitos de ahorro y a término, ni a la suscripción de ningún tipo de activos financieros”.

Y el artículo 12 dice:

“Los rendimientos de inversiones financieras obtenidos con recursos de la Nación, si se causan pertenecen a ésta y en consecuencia, deben consignarse dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de su liquidación, en la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional. De conformidad con lo dispuesto en el parágrafo segundo del artículo 12 de la Ley 38 de 1989, exceptuase los obtenidos con los recursos recibidos por los órganos de previsión y seguridad, para el pago de prestaciones sociales de carácter económico.

Igualmente, el artículo 42 de la Ley 780 de 2002 “Por la cual se decreta el Presupuesto de Rentas y Recursos de Capital y Ley de Apropiaciones para la vigencia fiscal del 1° de enero al 31 de diciembre de 2003.” y demás normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan. El citado

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artículo prescribe:

“Los rendimientos financieros originados con recursos de la Nación, incluidos los negocios fiduciarios, deben ser consignados en la Dirección del Tesoro Nacional en el mes siguiente de su recaudo.”

1.4 DE LA NEGACION DE APERTURA DE CUENTAS AUTORIZADAS

El Decreto 359 de febrero 22 de 1995, en su artículo 22 preceptúa sobre el tema:

“La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional podrá negar la autorización para la celebración de contratos para el manejo financiero de los recursos del Presupuesto Nacional, en los siguientes casos

1) Incumplimiento por parte del órgano solicitante de la obligación de inversión forzosa prevista en la legislación vigente.

2) No remisión o envío extemporáneo de la información que el respectivo órgano deba suministrar a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, en especial la prevista en este decreto.

3) Cuando la Pagaduría respectiva tenga vigente un contrato con una entidad financiera por el mismo concepto de gasto, salvo que se trate de sustitución de cuenta.

4) Cuando el establecimiento financiero correspondiente se encuentre sometido a la vigilancia especial de los órganos de control del estado o a toma de posesión o liquidación forzosa administrativa.

5) Cuando la calificación del establecimiento financiero por La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional no sea satisfactoria. Para estos efectos se tendrán en cuenta las condiciones de calidad y cobertura del servicio, las tarifas, la tecnología disponible y la oportunidad y calidad de los reportes periódicos de información.

6) Cuando la entidad financiera se haya rehusado a participar en el convenio de plan piloto de Cuenta Única Nacional”.

El Decreto 630 de abril 2 de 1996, en su artículo 5, amplió los numerales 2 y 5 del Decreto 359 de 1995 y a su vez adicionó un numeral de la siguiente manera:

“Además de los casos previstos en el artículo 22 del decreto 359 de 1995, La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional podrá negar la celebración contratos de cuentas en los siguientes eventos:

1. No remisión o envío extemporáneo y/o incompleto de la información que el respectivo órgano deba suministrar a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional , en razón a convenios vigentes, a la normatividad aplicable y a los manuales expedidos por la mencionada Dirección.

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2. Cuando la calificación de la entidad financiera, realizada por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, no sea satisfactoria. Para estos efectos se tendrán en cuenta las condiciones de calidad y cobertura del servicio, las tarifas, la tecnología disponible y, en especial, la oportunidad y calidad de todos los reportes periódicos de información que la entidad financiera deba presentar ante dicha Dirección, en razón a convenios vigentes o a la normatividad aplicable.

3. Cuando el órgano, en los seis (6) meses anteriores a la fecha de la solicitud, se le haya otorgado autorización para la celebración de un contrato de cuenta por el mismo concepto, y no lo haya celebrado en el término indicado en los manuales expedidos por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional ”.

Por política la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, tiene establecido, que la cancelación de cuentas corrientes adicionalmente procede en los siguientes casos:

A solicitud del órgano ejecutor del presupuesto Nacional, conforme a la normatividad vigente.

Por sustitución, a solicitud de los órganos ejecutores del presupuesto Nacional. Cuando la entidad en la cual se quiere cancelar la cuenta no cumpla con los criterios exigidos para autorizar la apertura de nuevas cuentas, no se aplicará el procedimiento de conciliación previsto en los manuales de apertura, terminación y sustitución de cuentas corrientes de la D.G.C.P. T.N.

A solicitud de la D.G.C.P.T.N. cuando la entidad bancaria se encuentre por fuera de los parámetros establecidos por el Comité de Activos y Pasivos para autorizar la apertura de nuevas cuentas y previa evaluación por parte de dicho comité se considere que la entidad representa un alto riesgo para el manejo de los recursos públicos del presupuesto nacional.

En este caso, dado que la cancelación de cuentas corrientes cuando la entidad financiera concentra un alto número de cuentas, puede originar efectos nocivos en el mercado y como consecuencia un debilitamiento enorme de la entidad, por política la decisión debe ser consultada previamente con el Ministro de Hacienda y Crédito Público.

1.5 DE LOS MOTIVOS DE TERMINACION DE UNA CUENTA CORRIENTE

El Decreto 359 de Febrero 22 de 1995 en su artículo 24, establece:

“Cada órgano podrá solicitar la terminación de una cuenta, en los siguientes eventos

1. Pérdida, destrucción o hurto de la respectiva chequera, talonario o similar. En este evento, la cuenta que la sustituya debe abrirse en la misma sucursal o agencia y entidad financiera en que se manejaba la cuenta cuyo contrato se autoriza terminar;

2. Cierre de la sucursal o agencia en que se había abierto la respectiva cuenta;

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3. Cuando el órgano desee sustituir la cuenta por otra en una entidad financiera diferente. En este caso se requiere que la cuenta que se solicita sustituir haya sido abierta con una anterioridad de por lo menos un año. La conveniencia del cambio debe acreditarse atendiendo a los criterios de selección establecidos en el presente decreto;

4. Cambio de domicilio de la entidad.

PARAGRAFO.- La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional podrá ordenar la terminación de los contratos con las entidades financieras en las que se manejan los recursos del Presupuesto Nacional, en los siguientes eventos:

1) Incumplimiento por parte de la entidad financiera de los requisitos establecidos para el desarrollo de la Cuenta Única Nacional.

2) Cuando la entidad financiera se rehusé a participar, o demande condiciones remuneratorias que no sean aceptadas por La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, para el desarrollo del plan piloto o el establecimiento de la Cuenta Única Nacional, o niegue la apertura de cuentas pertenecientes a la Cuenta Única Nacional.

3) Cuando se envíe en forma extemporánea o incorrecta la información que se le solicite en desarrollo de lo dispuesto en el presente decreto”

El artículo 6º del Decreto 630, de abril 2 de 1996, establece:

“Además de los casos previstos en el artículo 24 del decreto 359 de 1995, La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional podrá ordenar al órgano titular la terminación de un contrato de cuenta autorizada, en caso de cambio de domicilio del órgano, y cuando la entidad financiera no cumpla con los criterios mínimos de calificación, según los parámetros establecidos por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional ”.

1.4 DE LA SUSTITUCION DE CUENTAS CORRIENTES AUTORIZADAS

El Decreto 1425 del 24 de julio de 1998, en su artículo 4° establece:

“La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional se abstendrá de autorizar a los órganos ejecutores del Presupuesto Nacional, la sustitución de las cuentas corrientes actualmente autorizadas, sin perjuicio de lo dispuesto en el Decreto 1183 de 1998.

Parágrafo: Excepcionalmente La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional podrá, de acuerdo con los procedimientos internos que se defina para tal efecto, adelantar trámites de sustitución de cuentas corrientes autorizadas en caso de que las entidades financieras no presten un adecuado servicio en términos de calidad, costo, seguridad y eficiencia a los órganos ejecutores del Presupuesto Nacional y cuando se presenten las causales establecidas en los numerales 1,2, y 4, y en el Parágrafo del artículo 24 del Decreto 359 de 1995”.

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De otra parte, el Decreto 1183 del 24 de junio de 1998 ordena lo siguiente:

ARTICULO 1°: “Adicionar el siguiente Parágrafo al artículo 22 del Decreto 359 de 1995:

PARAGRAFO: Sin perjuicio de lo Dispuesto en el artículo 14 del Decreto 359 de 1995, por solicitud expresa de los órganos públicos, diligenciada y suscrita por el ordenador del gasto y el tesorero o pagador respectivo, La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional debe autorizar la apertura de cuentas corrientes, ya sea de nuevas cuentas o por sustitución, en Bancos que cuenten con capital garantía otorgado por el Fondo de Garantías de Instituciones Financieras FOGAFIN.

Lo anterior siempre y cuando, de acuerdo con el artículo 20 del Decreto 359 de 1995 prevalezca la calidad, seguridad y eficiencia de los servicios ofrecidos por la entidad financiera y que ello no implique la dispersión de fondos a más de un beneficiario final, para garantizar la implementación de la Cuenta Única Nacional”

El artículo 14 del Decreto 359 de 1995 dice:

“Art. 14.- Los recursos que La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional o quien haga sus veces a nivel territorial, transfiera a las cuentas en cada órgano no tendrán por objeto proveer de fondos a entidades financieras, sino atender compromisos y obligaciones asumidos por ellos frente a su personal y a terceros, en desarrollo de las apropiaciones presupuestales.

Mientras se desarrolla el objeto de la apropiación y se crea la exigencia de situar los recursos, la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro, o quien haga sus veces a nivel territorial, debe efectuar inversiones que garanticen seguridad y rendimiento. Los rendimientos así generados, cualquiera sea la fuente que los produce, deben ser apropiados en el presupuesto con el fin de satisfacer las necesidades de gasto público”

1.5 DEL ENVIO DE INFORMACION A LA DIRECCION GENERAL DE CRÉDITO PÚBLICO Y DEL TESORO NACIONAL

En cuanto al movimiento de cuentas corrientes autorizadas, el Decreto 359 de febrero 22 de 1996 en su artículo 26 fija:

“Los órganos deben enviar a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, dentro de los siete (7) primeros días calendario de cada mes, la información que ésta solicite de manera general, relativa al manejo de las cuentas autorizadas o registradas. En todo caso el órgano debe suministrar cualquier información adicional en los plazos y condiciones que establezca la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional.

El ordenador del gasto será responsable del envío oportuno y completo de la información respectiva”.

En cuanto a la actualización de datos de la entidad ejecutora, el artículo 6° del Decreto 359 de 1995, establece lo siguiente:

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“Los órganos que conforman el Presupuesto Nacional registrarán y mantendrán actualizado en la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional , por conducto del ordenador del gasto, el nombre del pagador o tesorero respectivo a quienes se les podrán girar los recursos asignados a cada órgano en el PAC. Estas cuentas estarán a nombre de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional.

Para el cumplimiento de lo dispuesto en el presente artículo La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional establecerá los procedimientos y requisitos a que haya lugar.

El manejo de las cuentas autorizadas por La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional será responsabilidad exclusiva de los funcionarios que tienen registradas sus firmas para el manejo de las mismas”

1.6 DE LA PERMANENCIA DE LOS RECURSOS EN LOS BANCOS

El artículo 15 del Decreto 359 de 1995, establece sobre el tema lo siguiente:

“Los recursos que formen parte del Presupuesto Nacional girados por La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, no podrán mantenerse en cuentas corrientes AUTORIZADAS por más de cinco (5) días promedio mensual, contados a partir de la fecha de los giros respectivos, sin perjuicio de aquellos recursos correspondientes a cheques entregados al beneficiario y no cobrados.

En el caso de aquellos órganos que hacen giros a sus oficinas regionales, los cinco (5) días de que trata el inciso anterior se contará de la siguiente manera: La oficina central debe hacer el giro a las seccionales a más tardar el día hábil siguiente a aquel en que recibió la transferencia de los recursos de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional. Las seccionales deben hacer uso de los recursos en los mismos términos del inciso anterior.

Los saldos de meses anteriores que se mantengan sin utilizar harán parte del cálculo anterior en los meses respectivos, mientras persista esta situación.

Una vez finalizado el mes, si La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional detecta que se mantuvieron recursos en cuantas autorizadas por más de cinco (5) días promedio al mes, lo reportará a la Procuraduría General de la Nación, Procuraduría Delegada para asuntos Presupuestales y a la Contraloría General de la República para que hagan las investigaciones sumarias y apliquen las sanciones del caso”.

Sobre el mismo tema, el artículo 16 del mismo Decreto establece:

“Los recursos del Presupuesto Nacional podrán permanecer por un tiempo superior al establecido en el artículo anterior en cuentas corrientes, cuando así se haya convenido como reciprocidad a servicios especiales que preste el establecimiento financiero donde se encuentre radicada la cuenta, En este evento, los respectivos servicios y el tiempo de reciprocidad deben acordarse previamente y por escrito y las condiciones financieras las

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autorizará La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público”.

1.7 DE LAS CUENTAS DE RECAUDO DE LOS RECURSOS DEL PRESUPUESTO GENERAL DE LA NACION:

El Estatuto Orgánico del Presupuesto, compilado en el Decreto 111 de 1996, sobre el recaudo de las rentas, en su artículo 75 del establece:

ART. 75. — Corresponde al Ministerio de Hacienda y Crédito Público efectuar el recaudo de las rentas y recursos de capital del presupuesto general, por conducto de las oficinas de manejo de sus dependencias o de las entidades de derecho público o privado delegadas para el efecto; se exceptúan las rentas de que trata el artículo 22 de este estatuto (corresponde al Art. 34 del presente estatuto) (L. 38/89, Art. 61).

1.8 DE LA IDENTIFICACIÓN DE CUENTAS EXENTAS DEL GRAVAMEN A LOS MOVIMIENTOS FINANCIEROS (GMF)

La Ley 633 del 29 de Diciembre de 2000 por la cual se expiden normas en materia tributaria, en los numerales 3°, 9° y 10° del artículo 879 consagran:

“Artículo 879. Exenciones del GMF. Se encuentran exentas del Gravamen a los Movimientos Financieros:

(..)

3. Las operaciones que realice La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional directamente o a través de los órganos ejecutores, incluyendo las operaciones de reporto que se celebren con esta entidad y el traslado de impuestos a dicha Dirección por parte de las entidades recaudadoras; así como, las operaciones realizadas durante el año 2001, por las Tesorerías Públicas de cualquier orden, con entidades públicas o con entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria o de Valores, efectuadas con títulos emitidos por FOGAFIN para la capitalización de la Banca Pública.

(..)

9. El manejo de recursos públicos que hagan las tesorerías de las entidades territoriales.

10. Las operaciones financieras realizadas con recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud, el Sistema General de Pensiones a que se refiere la Ley 100 de 1993 y de los Fondos de pensiones de que trata el decreto 2513 de 1987 y del Sistema General de Riesgos Profesionales, hasta el pago a la entidad promotora de salud, administradora del régimen subsidiado o al pensionado, afiliado o beneficiario según el caso.”

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El Decreto 405 de marzo 14 de 2001, por el cual se reglamenta parcialmente el libro VI del Estatuto Tributario". En sus artículos 8° y 9° prevé:

“ART. 8º—Identificación de cuentas por parte de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional. Para efectos de lo establecido en el numeral 3º del artículo 879 del estatuto tributario se entenderá como “operaciones que realice La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional directamente o a través de sus órganos ejecutores” aquellas operaciones mediante las cuales se efectúa la ejecución del presupuesto general de la Nación, con o sin situación de fondos, salvo cuando dicha ejecución se realice con los recursos propios de los establecimientos públicos y como “órganos ejecutores” las entidades del orden nacional que ejecutan recursos del presupuesto general de la Nación.La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional será la encargada de identificar las cuentas en las cuales se manejen de manera exclusiva operaciones con recursos del presupuesto general de la Nación.

ART. 9º—Identificación de las cuentas por parte de las tesorerías de las entidades territoriales. Para efectos del numeral 9º del artículo 879 del estatuto tributario se entenderá como “manejo de recursos públicos” aquellas operaciones mediante las cuales se efectúa la ejecución del presupuesto general territorial en forma directa o a través de sus órganos ejecutores respectivos, salvo que se trate de recursos propios de los establecimientos públicos del orden territorial los cuales no están exentos de gravamen a los movimientos financieros y como “tesorerías de las entidades territoriales” aquellas instancias administrativas del orden territorial asimilables en cuanto a sus funciones legales a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional .

Igualmente se considera manejo de recursos públicos, el traslado de impuestos de las entidades recaudadoras a las tesorerías de los entes territoriales o a las entidades que se designen para tal fin.

La identificación, ante los establecimientos de crédito respectivos, de las cuentas corrientes o de ahorro donde se manejen de manera exclusiva recursos públicos del presupuesto general territorial corresponderá a los tesoreros departamentales, municipales o distritales”.

1.11. DE LOS ACREEDORES VARIOS SUJETOS A DEVOLUCION

El Estatuto Orgánico del Presupuesto, sobre las reservas presupuestales , en el Decreto 111 de 1996 establece:

“Artículo 72. Las apropiaciones incluidas en el Presupuesto General de la Nación son autorizaciones máximas de gasto que el Congreso aprueba para ser ejecutadas o comprometidas durante la vigencia fiscal respectiva. Después del 31 de diciembre de cada año estas autorizaciones expiran y en consecuencia no podrán comprometerse, adicionarse, transferirse ni contra-acreditarse. Al cierre de la vigencia fiscal cada órgano constituirá las reservas presupuestales con los compromisos que al 31 de diciembre no se hayan cumplido, siempre y cuando estén legalmente contraídos y desarrollen el objeto de la apropiación. Las reservas

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presupuestales sólo podrán utilizarse para cancelar los compromisos que les dieron origen. Igualmente, cada órgano constituirá al 31 de diciembre del año Cuentas por Pagar con las obligaciones correspondientes a los anticipos pactados en los contratos y a la entrega de bienes y servicios. El Gobierno Nacional establecerá los requisitos y plazos que se deben observar para el cumplimiento del presente artículo. (Ley 38 de 1989 - Art. 72; Ley 179 de 1994 - Art. 38, Ley 225 de 1995 - Art.8).

El Decreto 359 de 1995 establece en su artículo 33:

“Los recursos de la Nación provenientes de saldos de vigencias anteriores que no se encuentren amparando reservas presupuestales o las cuentas por pagar, deben reintegrarse a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional. Igual procedimiento se aplicará cuando por cualquier causa se cancele una reserva constituida con recursos de la Nación, siempre que se haya efectuado la situación de fondos”.

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CAPITULO II

PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA, TERMINACIÓN Y SUSTITUCIÓN DE CUENTAS AUTORIZADAS

La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional (DGCPTN), establece los siguientes procedimientos, relacionados con el manejo de las cuentas corrientes autorizadas en donde los órganos ejecutores reciben recursos del Presupuesto General de la Nación, con y sin situación de fondos.

2.1. PROCEDIMIENTOS PARA LA APERTURA, TERMINACIÓN Y SUSTITUCIÓN DE CUENTAS CORRIENTES AUTORIZADAS SIN SITUACIÓN DE FONDOS.

Las cuentas en las cuales los órganos ejecutores del Presupuesto General de la Nación, manejen recursos sin situación de fondos, se entienden de manera general autorizadas por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, bajo la exclusiva responsabilidad del respectivo ordenador del gasto.

No obstante lo anterior, los ordenadores del gasto de cada uno de los órganos ejecutores del Presupuesto General de la Nación, deben dar estricto cumplimiento a lo consignado en el artículo 20 del Decreto 359 de 1995, que establece:

“Art. 20.- Sin perjuicio de lo establecido por la Ley 80 de 1993 sobre negocios fiduciarios, para la selección, en forma directa, del establecimiento financiero donde los órganos puedan manejar, administrar, invertir o mantener sus recursos, al ser esta una actividad de prestación de servicios profesionales, se tendrán en cuenta criterios comerciales de calidad, costo, seguridad, rapidez y eficiencia de los servicios ofrecidos.”

Las cuentas sin situación de fondos, se registraran en la base de datos de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, únicamente con el fin de reportarlas a los Bancos, para efectos de la marcación como cuentas exentas del Gravamen a los Movimientos Financieros (GMF).

2.2. PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA DE CUENTAS AUTORIZADAS CON SITUACIÓN DE FONDOS

Los órganos ejecutores, mediante oficio efectuaran las solicitudes de apertura de cuentas corrientes autorizadas, indicando las causales que justifican adecuadamente el trámite y adjuntando para tal fin los siguientes documentos:

Oficio remisorio en el cual se efectúa la solicitud del trámite, éste debe venir firmado por el ordenador del gasto o su delegado y se dará una breve justificación de la solicitud.

Formato denominado “solicitud para apertura / terminación / sustitución de cuentas corrientes autorizadas”, que debe venir en original y completamente diligenciado, para lo cual deben marcar con una X en la casilla de apertura y llenar los numerales I, II y IV;

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validando que se halla colocado exactamente el número de cuenta reservado conforme a la estructura del banco de acuerdo con el anexo adjunto y firmado por el banco, el ordenador del gasto y el tesorero de la entidad.

Fotocopia legible del NIT

Para las nuevas entidades o pagadurías, fotocopia del acto administrativo mediante el cual se crea la nueva entidad o la pagaduría correspondiente y fotocopia del acta de posesión del ordenador del gasto y del tesorero.

Para las nuevas entidades, Decreto mediante el cual se asigna apropiación presupuestal por ese objeto de gasto al órgano ejecutor.

Para las entidades fuera de línea que sean nuevas, se requiere para su creación fotocopia del código de consolidación contable.

Para la apertura de cuentas el órgano ejecutor de los recursos del presupuesto Nacional efectuara una selección objetiva de los Bancos, teniendo en cuenta los parámetros de calidad, seguridad, costo, y eficiencia de los servicios ofrecidos.

El establecimiento financiero seleccionado por el órgano ejecutor debe cumplir con los parámetros de calificación establecidos por La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional para la apertura de cuentas autorizadas. 2.2.1 Diligenciamiento del formulario para apertura de cuenta corriente autorizada.

El órgano ejecutor, solicitante de una cuenta corriente autorizada, debe diligenciar el formulario denominado: ”SOLICITUD PARA APERTURA / TERMINACION / SUSTITUCION DE CUENTAS CORRIENTES AUTORIZADAS” que la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional , en el Grupo de Giros y Cuentas Corrientes le suministra y el cual debe presentarse en original y completamente diligenciado (ver anexo 1).

Aspectos a tener en cuenta en el diligenciamiento del formulario:

El completo diligenciamiento del formulario es un requisito indispensable para la DGCPTN, ya que es la fuente para alimentar el sistema y con base en esta información es que se hace la autorización de la cuenta.

Las cuentas corrientes autorizadas deben denominarse tanto para la entidad ejecutora como para el banco de la siguiente manera:

“DIRECCION GENERAL DE CRÉDITO PÚBLICO Y DEL TESORO NACIONAL (ó DGCPTN) – NOMBRE DE LA ENTIDAD EJECUTORA – NOMBRE DEL OBJETO DEL GASTO”

Para el nombre de dicha cuenta se podrá utilizar la sigla que identifica La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional así: DGCPTN

Los gerentes de la sucursal bancaria o de banca oficial que tengan firma registrada ante la DGCPTN, son quienes deben firmar el formulario, escribiendo además su nombre y adicionando

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el sello correspondiente, en señal de certificación del número reservado de la cuenta corriente. Este número debe estar en forma legible y sin enmendaduras.

Adicionalmente, el formulario debe ser firmado por el ordenador del gasto y el tesorero o pagador general de la entidad, escribiendo además su nombre. Es de anotar que las dos firmas son indispensables, de conformidad con lo establecido en el artículo 19 del decreto 359 del 22 de febrero de 1995.

Una vez se diligencie completamente el formulario, este debe enviarse con oficio remisorio a La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional en original.

El diligenciamiento correcto del formulario y la justificación del trámite es de vital importancia ya que permite agilizar el trámite de la solicitud y evita la devolución del mismo.

La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, para efectos de lograr una adecuada ejecución de los recursos utiliza el concepto de pagaduría para poder autorizar más de una cuenta por objeto de gasto a una entidad que esté identificada como unidad o sección en el Presupuesto General de la Nación. El concepto de pagaduría, al autorizar una cuenta, se aplica en los siguientes casos:

a) Se asigna pagaduría a todas las unidades o secciones presupuestales de la Ley General de Presupuesto.

b) Para cuando la unidad ejecutora o sección presupuestal tienen regionales, en cuyo caso, para incluirla en el sistema, se requiere que la regional soporte la creación con fotocopia del acto administrativo que crea la regional en la entidad y del nombramiento del tesorero o pagador, para así asignarle un código de pagaduría.

c) Cuando en una unidad o sección presupuestal existen recursos apropiados directamente a una entidad en cumplimiento de una norma.

d) Se crea pagaduría independiente para la cuenta de acreedores varios sujetos a devolución, en razón a que esta es una cuenta registrada.

2.2.2. Pasos a seguir

Una vez recibida la solicitud de apertura de cuenta y el formulario original, en la DGCPTN - Grupo de Giros y Cuentas Corrientes -, este grupo revisa su diligenciamiento. Si presenta inconsistencias tales como, falta del número de cuenta reservada, firmas del ordenador del gasto y/o tesorero, firma y sello del banco, o si la entidad ya posee cuenta para esa pagaduría, por el mismo objeto de gasto, se regresará la solicitud a la persona que la está presentando o se envía por correo, informando las inconsistencias presentadas; si el formulario se encuentra bien diligenciado, se procede a radicarlo junto con el oficio remisorio colocando el sello de reloj establecido para el efecto.

El día hábil siguiente al recibo de la solicitud se ingresa la información al sistema de Cuentas Corrientes de la DGCPTN Cuando el banco en donde se solicita la apertura de la cuenta, no cumple con lo establecido en las normas vigentes, (artículo 22 numerales 4, 5, y 6 del

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Decreto 359 de 1995, artículo 25 del mismo decreto, artículo 5 numeral 2 del Decreto 630 de 1996 y circular 092 de noviembre 11 de 1994 de la Superintendencia Bancaria) el sistema automáticamente emite comunicación al órgano ejecutor solicitante para informarle la situación de incumplimiento y adicionalmente se informa el listado de los bancos que sí están cumpliendo.

Con base en la información anterior, el órgano ejecutor solicitante, debe tomar la decisión de cambiar de banco o esperar al mes siguiente para hacer la solicitud y cuando el banco esté cumpliendo con lo establecido en las normas, decisión que debe ser informada de inmediato al Grupo de Giros y Cuentas Corrientes de la DGCPTN

Si es la entidad quien no cumple con los requisitos establecidos para dar trámite a solicitudes de apertura de cuentas corrientes, se emitirá concepto al respecto por parte de la DGCPTN, dejando constancia del mismo e informando a la entidad, la cual dispone de diez (10) días hábiles para subsanar la causal de incumplimiento.

Las causales de negación a las solicitudes de apertura de una cuenta corriente autorizada se encuentran establecidas en el artículo 22 del Decreto 359 de febrero 22 de 1995 y artículo 5 del decreto 630 de abril 2 de 1996, que se transcriben en el numeral 1.2 de este manual.

Las solicitudes que no presenten causales para negación, pasan a proceso de confirmación, el cual es realizado por la DGCPTN En esta misma fecha de confirmación se genera para la solicitud un oficio denominado “OFICIO DE APROBACIÓN PROVISIONAL DE APERTURA PARA CUENTA CORRIENTE” (anexo No.4), el cual tiene una validez de treinta (30) días calendario. El oficio se elabora en original y dos copias distribuidas así:

Original: Para el órgano ejecutor solicitante Copia 1: Banco (Banca Oficial o su equivalente) Copia 2: Archivo DGCPTN

Este oficio consta de dos partes, así:

La primera parte, para informarle al tesorero o pagador general (Pagaduría central) del órgano solicitante que la autorización de apertura se encuentra provisionalmente aprobada.

La segunda parte, titulada CERTIFICACION, debe presentarla el órgano ejecutor solicitante ante la sucursal bancaria, con el fin de que sea fechada y firmada por el Gerente, certificando que:

La entidad gubernamental cumplió con los requisitos establecidos para la celebración del contrato de apertura de la cuenta corriente.

El número de cuenta corriente, el NIT y la denominación incluida en la base de datos de la DGCPTN, corresponde al reservado por el banco.

La Cuenta Corriente figura con el nombre establecido por las normas legales vigentes.

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Una vez el gerente de la sucursal bancaria haya firmado la certificación, el órgano ejecutor solicitante debe enviar el original del oficio al Grupo de Giros y Cuentas Corrientes de la DGCPTN

Sí pasado el plazo de los treinta (30) días de vigencia del “OFICIO DE APROBACIÓN PROVISIONAL DE APERTURA PARA CUENTA CORRIENTE, la DGCPTN no recibe por parte del órgano ejecutor solicitante la certificación que debe llenar el Banco, el sistema automáticamente cancela la solicitud y la entidad tendrá que iniciar nuevamente el proceso pero para ello se requiere que explique ante la DGCPTN las razones del incumplimiento en los términos.

Recibida la certificación en la DGCPTN ésta se radica colocando el sello de reloj establecido para el efecto y se procede a actualizar la solicitud en el sistema de Cuentas Corrientes, a más tardar el día hábil siguiente.

Actualizada la solicitud en el sistema de Cuentas Corrientes de la DGCPTN, se emite el “OFICIO DE APROBACIÓN DEFINITIVA DE APERTURA PARA CUENTA CORRIENTE” (anexo No.5), con el cual se le informa a la entidad gubernamental que la cuenta objeto de la solicitud ha sido aprobada definitivamente y que puede iniciar su manejo después de cinco (5) días hábiles contados a partir de la fecha de emisión del oficio en mención, este tiempo es el requerido para surtir el proceso de validación y activación de la cuenta corriente en el sistema SIIF.

Es de anotar que para las entidades fuera de línea, este procedimiento lo realizara la DGCPTN. Las entidades en línea deben efectuar el registro de la cuenta en el SIIF, a más tardar cinco (5) días después de la fecha de expedición del oficio definitivo de apertura.

El oficio de aprobación definitiva, se elabora en original y dos copias distribuidas así:

Original: Para el órgano solicitante Copia 1: Banco (Banca Oficial o su equivalente) Copia 2: Archivo DGCPTN

2.3. TERMINACION DE CUENTAS CORRIENTES AUTORIZADAS CON SITUACIÓN DE FONDOS

La entidad solicitante, titular de la cuenta, debe enviar a la DGCPTN- Grupo de Giros y Cuentas Corrientes, los siguientes documentos:

Oficio remisorio en el cual se efectúa la solicitud del trámite, éste debe venir firmado por el ordenador del gasto o su delegado y se dará una breve justificación del por qué no necesitan la cuenta.

Formato denominado “solicitud para apertura / terminación / sustitución de cuentas corrientes autorizadas”, que debe venir en original y completamente diligenciado, para lo cual deben marcar con una X en la casilla de terminación y llenar los numerales I y III; validando que se halla colocado exactamente el número de cuenta a terminar conforme a la estructura del banco de acuerdo con el anexo adjunto y firmado por el ordenador del gasto y el tesorero de la entidad. (anexo 1),

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Para las entidades o pagadurías a terminar o liquidar se debe anexar fotocopia del acto administrativo mediante el cual se suprime o liquida la entidad o la pagaduría correspondiente.

Una vez radicados los documentos completos ante la DGCPTN, ésta emitirá el “OFICIO DE APROBACIÓN PROVISIONAL DE TERMINACIÓN PARA CUENTA CORRIENTE” (anexo No. 6), en original y dos copias distribuido así: Original: Para el órgano ejecutor solicitante Copia 1: Banco (Banca Oficial o su equivalente) Copia 2: Archivo DGCPTN

El órgano ejecutor solicitante presentará ante la entidad bancaria correspondiente el oficio de aprobación provisional de terminación para cuenta corriente, máximo dentro del mes calendario siguiente a su expedición, dejando constancia de su presentación, para que la entidad financiera proceda a saldar la cuenta.

A su vez la sucursal bancaria expedirá dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, al recibo del oficio de aprobación provisional de terminación para cuenta corriente, la certificación bancaria en donde conste que la cuenta ha sido saldada y hará entrega de la mencionada certificación, al órgano ejecutor titular de la cuenta.

El órgano ejecutor debe radicar en el Grupo de Giros y Cuentas Corrientes de la DGCPTN, máximo en los treinta días siguiente a la fecha de expedición del oficio de aprobación provisional de terminación para cuenta corriente, el original de la certificación de la entidad bancaria en la que conste que la cuenta ha sido saldada.

Con base en la certificación bancaria recibida, la DGCPTN emitirá el “OFICIO DE APROBACIÓN DE TERMINACIÓN DEFINITIVA PARA CUENTA CORRIENTE” (anexo No. 7), en original y dos copias distribuido así:

Original: Órgano ejecutor solicitante Copia 1: Banco (Banca Oficial o su equivalente) Copia 2: Archivo DGCPTN

Con este oficio, los órganos ejecutores en línea, en un plazo no mayor a cinco días, procederán a inactivar en el SIIF la cuenta terminada.

En este momento es cuando la cuenta quedará terminada para el órgano ejecutor ante la DGCPTN y el SIIF.

2.4. SOLICITUD DE SUSTITUCION DE CUENTAS CORRIENTES AUTORIZADAS CON SITUACIÓN DE FONDOS.

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El órgano ejecutor que requiera la sustitución de una cuenta corriente autorizada, remitirá una solicitud debidamente justificada, adjuntando a esta totalmente diligenciado el formulario “SOLICITUD PARA APERTURA / TERMINACIÓN / SUSTITUCIÓN DE CUENTAS CORRIENTES AUTORIZADAS” y fotocopia legible del NIT; en el formulario se marcará la casilla correspondiente a “sustitución”.

El diligenciamiento del formulario debe hacerse de conformidad con los procedimientos descritos anteriormente para apertura y terminación de cuenta para lo cual se debe remitir a la DGCPTN - Grupo de Giros y Cuentas Corrientes, el original del mismo con el fin de iniciar el trámite.

Para la solicitud de sustitución de una cuenta, debe observarse lo establecido en el artículo 24 del Decreto 359 de febrero 22 de 1995, y en el artículo 6 del decreto 630 de abril 2 de 1996, transcritos en el numeral 1.5 del capítulo I del presente manual, en la parte correspondiente a la terminación de la cuenta. Para la apertura de la nueva cuenta se debe tener presente lo establecido en el artículo 22 del decreto 359 de 1.995, en el artículo 5 del decreto 630 de 1996, y en el artículo 4° y su parágrafo del Decreto 1425 de 1998, transcritos en el numeral 1.4. del capítulo I de éste manual.

El proceso de sustitución se realizará en dos etapas así:

1) APERTURA DE LA NUEVA CUENTA: En esta etapa de hace todo el proceso correspondiente a la apertura de la nueva cuenta descrito en el numeral 2.2. Es de anotar que el “oficio de aprobación provisional de apertura para cuenta corriente” (anexo No.4) es sustituido por el “oficio de aprobación provisional de sustitución apertura para cuenta corriente” (anexo No.8) y el “oficio de aprobación definitiva de apertura para cuenta corriente” (anexo No.5) es reemplazado por el “oficio de aprobación definitiva de sustitución apertura para cuenta corriente” (anexo No.9).

La distribución de los oficios es la mencionada en el numeral 2.2.

2) INACTIVACION Y TERMINACIÓN DE LA CUENTA A TERMINAR: una vez la nueva cuenta se encuentre activa en la base de datos de La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional y en el SIIF, se podrá iniciar la transferencia de recursos por esta cuenta, ya que de inmediato la cuenta que se va a terminar queda inactiva.

Con el fin de continuar el trámite de terminación de la cuenta, que se va a sustituir, La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional emite el “oficio de aprobación provisional de sustitución terminación para cuenta corriente”, (anexo No.10). Este oficio se elabora en original y dos copias distribuidas así:

Original: Entidad Solicitante Copia 1: Banca Oficial (o su equivalente) Copia 2: Archivo DGCPTN

El original debe ser presentado por el órgano ejecutor a la sucursal bancaria en donde tiene la cuenta para que con base en éste, proceda a cancelar la cuenta y a solicitar la certificación bancaria de terminación de la cuenta. Este procedimiento debe hacerse a más tardar en los treinta (30) días siguientes a la generación del oficio de aprobación provisional de sustitución para cuenta corriente.

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Una vez el órgano ejecutor reciba la certificación bancaria de terminación de la cuenta debe remitirla a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional , para que esta proceda a emitir el “oficio de aprobación de sustitución terminación definitiva para cuenta corriente”, (anexo No.11).

Este oficio se elabora en original y dos copias y su distribución es:

Original: Entidad Solicitante Copia 1: Banco (Banca Oficial o su equivalente) Copia 2: Archivo DGCPTN

Es importante resaltar que debe realizarse totalmente el trámite descrito pues de lo contrario la cuenta no quedará terminada para la entidad ante la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional y esto ocasionará inconsistencias en la presentación de los informes mensuales.

2.4.1 SUSTITUCIÓN DE CUENTAS CORRIENTES AUTORIZADAS

La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional – DGCPTN – autoriza la sustitución de cuentas corrientes autorizadas de los órganos ejecutores del Presupuesto General de la Nación en los siguientes eventos:

1) Cuando se configure alguna de las causales consagradas en los numerales 1), 2) y 4), del artículo 24 del Decreto 359 de 1995, para lo cual el órgano ejecutor debe realizar el procedimiento descrito en el numeral 2.3 del presente manual, adjuntando a la solicitud de sustitución de la cuenta corriente los documentos que acrediten los hechos anteriormente mencionados.

2) Cuando se presente solicitud de sustitución por parte del ordenador del gasto del órgano ejecutor de los recursos del Presupuesto General de la Nación, en razón a que se encuentre en curso alguna investigación administrativa o judicial ante las autoridades competentes, en relación con presuntas conductas que supuestamente puedan colocar en riesgo la integridad de los recursos públicos. En este caso procede la sustitución de la cuenta, bajo responsabilidad del ordenador del gasto del órgano ejecutor.

3) Cuando se presente deficiencia en la prestación de los servicios por parte de las entidades financieras, en términos de calidad, costo, seguridad y eficiencia a los órganos ejecutores en donde tengan autorizada la cuenta corriente por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, de acuerdo con lo establecido en el parágrafo del artículo 4° del Decreto 1425 de julio de 1998.

Igualmente, cuando como resultado de la evaluación que realice el órgano ejecutor a la estructura financiera del respectivo establecimiento de crédito, se solicite la sustitución de una cuenta autorizada para su apertura en otro establecimiento bancario.

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En estos casos, según lo dispuesto en el Acta No. 124 del Comité de Activos y Pasivos de la DGCPTN del día 28 de marzo de 2003, se adopta como política el siguiente procedimiento:

La DGCPTN verificará que la entidad bancaria en la cual el órgano ejecutor tiene autorizada la cuenta respectiva, se encuentre cumpliendo con los requisitos establecidos por esta Dirección para que las entidades ejecutoras efectúen la apertura de cuentas corrientes; los cuales según el Acta No. 107 del Comité de activos y Pasivos del 25 de abril de 2002, son los siguientes:

“La autorización para la apertura de cuentas corrientes se debe realizar en entidades bancarias que pertenezcan a los grupos 1 a 4 de acuerdo a la calificación que efectúa La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional con base en su propia metodología y además cumplan con calificación de firma calificadora de riesgos en el largo plazo igual ó mayor a AA+ y en el corto plazo igual a DP1+ ó BRC1+, siempre que dicha calificación se encuentre vigente, entendiéndose por vigente para estos efectos que no haya transcurrido más de un (1) año, contado a partir de la fecha de la última actualización.”

En el caso de que el establecimiento de crédito en el cual el órgano tenga autorizada la cuenta correspondiente que se solicita sustituir, cumpla con los anteriores parámetros, se procederá a citar a una “reunión de conciliación” entre el banco y la entidad ejecutora, en los términos previstos para el efecto en el presente manual de procedimientos, cuando se aduzca como justificación de la sustitución de la cuenta la deficiencia en la prestación de los servicios por parte de la entidad financiera.

Ahora bien, si la solicitud de sustitución se sustenta en la evaluación financiera que realice el órgano ejecutor y se determina por parte de la DGCPTN que el establecimiento bancario cumple con los criterios definidos para autorizar la apertura de cuentas corrientes, no procederá la sustitución, informando de tal situación a la entidad ejecutora.

Por otro lado, en el caso de que la institución financiera en la cual el órgano tenga autorizada la cuenta correspondiente que se solicita sustituir, no cumpla con los requisitos señalados, la sustitución de la cuenta procederá sin necesidad de que se convoque a reunión de conciliación. En este caso, la sustitución de la cuenta se autorizará por parte de la DGCPTN, con base en la comunicación escrita que para tal efecto envié el representante legal o el ordenador del gasto del órgano ejecutor respectivo.

Adicionalmente a las anteriores consideraciones, es necesario precisar que en todo caso, para que se autorice la sustitución de una cuenta a un órgano ejecutor, es menester que la entidad en la que se pretende la apertura de la respectiva cuenta, también cumpla con los criterios definidos por esta Dirección para la apertura de cuentas autorizadas a los órganos ejecutores.

Para efectos de la realización de la reunión de conciliación, cuando la misma sea procedente conforme a las consideraciones anteriores, se adopta el siguiente procedimiento:

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La entidad ejecutora del Presupuesto Nacional debe enviar un oficio solicitando la sustitución de cuenta corriente autorizada a la Subdirección Operativa de la DGCPTN, la cual debe estar acompañada de todos los antecedentes que demuestren la mala prestación de servicios por parte del establecimiento financiero en donde la entidad tiene autorizada dicha cuenta corriente.

Una vez la Subdirección Operativa de la DGCPTN reciba la solicitud de sustitución junto con todos los documentos soportes de la solicitud, estos son remitidos al Grupo de Giros y Cuentas Corrientes de la DGCPTN, la cual oficia al banco remitiendo fotocopia de los documentos allegados por el órgano ejecutor que tiene la cuenta corriente a sustituir. En el mencionado oficio se procede a citar a “Reunión de Conciliación” a la entidad ejecutora y al banco.

En la “Reunión de Conciliación”, el banco debe informar y aclarar las inquietudes y la forma en que ha venido prestando los servicios al órgano ejecutor, para ello tendrá en cuenta entre otras cosas, la calidad del servicio, la solución brindada a la entidad ejecutora frente a los reclamos por deficiencia en la prestación de servicios, etc.

En la reunión, tanto la entidad ejecutora como el banco exponen las razones y justificaciones a que haya lugar, asumen los compromisos pertinentes y se establece un plazo para el cumplimiento de los mismos; este plazo en ningún caso puede exceder a un mes calendario, contado a partir del día siguiente de efectuada la reunión.

La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional levanta un acta de la reunión, la cual es enviada dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la reunión, al banco y a la entidad ejecutora, con el fin de que estos efectúen los ajustes necesarios, los cuales deben ser informados al Grupo de Giros y Cuentas Corrientes de la DGCPTN dentro de los tres (3) días siguientes al recibo del acta.

Realizadas las modificaciones al acta por parte de la DGCPTN, los asistentes a la “Reunión de Conciliación” firman el acta definitiva.

Durante el mes establecido como plazo, la DGCPTN realiza el seguimiento del cumplimiento de los compromisos adquiridos por el banco y la entidad ejecutora.

En caso de incumplimiento de los compromisos adquiridos por alguna de las partes, en el tiempo acordado, la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional autorizará la sustitución de la cuenta corriente, para lo cual la entidad y el banco deben seguir con el procedimiento establecido en el numeral 2.4 de este manual.

El trámite de toda solicitud, de apertura, terminación o sustitución de cuenta corriente ante la DGCPTN corresponde a la pagaduría central de cada entidad ejecutora del Presupuesto Nacional.

Los órganos ejecutores del Presupuesto Nacional que estén en línea en el SIIF, deben crear las cuentas abiertas en el SIIF, a más tardar en un plazo de cinco días contados a partir de la fecha del oficio definitivo de apertura de cuenta autorizada.

Igualmente los órganos ejecutores deben invalidar o sea dejar con datos inválidos en el SIIF, las cuentas que estén en proceso de terminación, a mas tardar en un plazo de cinco días, contados

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a partir de la fecha del oficio provisional de terminación que será el soporte para la invalidación de las cuentas.-

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CAPITULO III

CUENTAS AUTORIZADAS PARA EL MANEJO DE ANTICIPOS ASOCIADOS A CONTRATOS ESTATALES

Para los efectos de lo dispuesto en el artículo 7 del Decreto 2170 de 2002, relativo a la entrega de recursos al contratista a título de anticipo, se adopta el siguiente procedimiento.

El citado artículo 7 establece:

“Artículo 7.- Del anticipo en la contratación. El manejo de los recursos entregados al contratista a título de anticipo en aquellas contrataciones cuyo monto sea superior al 50% de la menor cuantía a que se refiere el literal a) del numeral 1º del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, debe manejarse en cuenta separada a nombre del contratista y de la entidad estatal. Los rendimientos que llegaren a producir los recursos así entregados, pertenecerán al tesoro.”

Por otro lado, el Consejo de Estado mediante sentencia del 22 de junio de 2001, C.P. Ricardo Hoyos Duque en torno a la naturaleza y características del anticipo, señalo:

“En la practica contractual administrativa con fundamento en la ley, lo usual es que la entidad pública contratante le entregue al contratista un porcentaje del valor del contrato, a título de anticipo, el cual habrá de destinarse al cubrimiento de los costos iniciales en que debe incurrir el contratista para la iniciación de la ejecución del objeto contratado. De ahí que se sostenga que es la forma de facilitarle al contratista la financiación de los bienes, servicios u obras que se le han encargado con ocasión de la celebración del contrato. Se convierte así este pago en un factor económico determinante para impulsar la ejecución del contrato.

Ya la Sala en sentencia del 13 de septiembre de 1999 (Exp. No 10.607) en relación con el anticipo expresó:

“... no puede perderse de vista que los dineros que se le entregan al contratista por dicho concepto son oficiales o públicos. El pago de dicha suma lo era y lo sigue siendo un adelanto del precio que aún no se ha causado, que la entidad pública contratante hace al contratista para que a la iniciación de los trabajos disponga de unos fondos que le permitan proveerse de materiales y atender los primeros gastos del contrato, tales como los salarios de los trabajadores que disponga para la obra. No es otra la razón por la cual adicionalmente se exige que sea garantizada, que se presente un plan para su utilización y que se amortice durante la ejecución del contrato en cada acta parcial de cobro.”

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En estas condiciones, si el anticipo se entrega al contratista antes o simultáneamente con la iniciación del contrato, esto es, cuando aún el contratista no ha prestado el servicio, ejecutada la obra o entregados los bienes y precisamente espera dicha suma para iniciarlo y la fecha de ese pago marca la pauta para el cómputo del término del contrato, el pago de la suma de dinero que las partes convengan a ese título se hace en calidad de préstamo.

Esto significa que las sumas entregadas como anticipo son de la entidad pública y esa es la razón por la cual se solicita al contratista que garantice su inversión y manejo y se amortice con los pagos posteriores que se facturen durante la ejecución del contrato.” (Se subraya)

Así las cosas, de la argumentación contenida en la doctrina adoptada por el Consejo de Estado en el pronunciamiento trascrito, se colige que las cuentas bancarias en las cuales se manejan los recursos en cuestión, ostentan el carácter de cuentas autorizadas, según la definición que sobre el particular contiene el artículo 3 del Decreto 630 de 1996, cuyo texto es el siguiente:

“Artículo 3.- Se denominan CUENTAS AUTORIZADAS las cuentas en las que los órganos del orden nacional de la Administración Pública manejan recursos del Presupuesto General de la Nación, excluyendo los ingresos propios de los establecimientos públicos. La autorización correspondiente será impartida por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional. Se denominan CUENTAS REGISTRADAS las cuentas, diferentes a las AUTORIZADAS, a las que La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional traslade recursos de la Nación.”

Ahora bien, la misma disposición faculta a la DGCPTN para que expida los manuales en los que se establezcan los procedimientos y trámites que deben cumplir los órganos para obtener la autorización de apertura y terminación de cuentas autorizadas (artículo 4, Ibídem).

Con fundamento en lo anterior, esta Dirección adopta como procedimiento que las cuentas en las cuales los órganos ejecutores manejen anticipos de contratos estatales, se entienden autorizadas de manera general, bajo responsabilidad exclusiva del respectivo ordenador del gasto.

No obstante lo anterior, los ordenadores del gasto de cada uno de los órganos ejecutores del Presupuesto General de la Nación, deben dar estricto cumplimiento a lo consignado en el artículo 20 del Decreto 359 de 1995, el cual establece:

“Artículo 20.- Sin perjuicio de lo establecido por la Ley 80 de 1993 sobre negocios fiduciarios, para la selección, en forma directa, del establecimiento financiero donde los órganos puedan manejar, administrar, invertir o mantener sus recursos, al ser esta una actividad de prestación de servicios profesionales, se tendrán en cuenta criterios comerciales de calidad, costo, seguridad, rapidez y eficiencia de los servicios ofrecidos.”

Bajo el entendió de que los recursos que se entregan a título de anticipo, son de propiedad de la entidad pública, se hace necesario determinar si se trata de recursos con o sin situación de fondos del Presupuesto General de la Nación, caso en el cual la cuenta en comento estaría exenta del tributo en comento, reportando tal circunstancia a esta Dirección para efectos de la

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certificación respectiva ante las entidades financieras. No ocurre lo mismo cuando los recursos en comento provienen de ingresos propios de la respectiva entidad, caso en el cual no aplica la exención citada en precedencia.

En ese orden de ideas, corresponderá a cada ordenador del gasto o tesorero solicitar el reporte de este tipo de cuentas, teniendo claro que en las mismas no se pueden manejar ningún otro tipo de recursos que no sean los destinados al anticipo del respectivo contrato y que su fuente no sean recursos propios de la entidad.

Para el reporte de la cuenta deben remitir el formato del anexo explicado en capitulo de cuentas reportadas.

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CAPITULO IV

REPORTE DE INFORMACION DE LAS ENTIDADES A LA DIRECCION GENERAL DE CRÉDITO PÚBLICO Y DEL TESORO

NACIONAL

Los órganos ejecutores de los recursos del presupuesto general de la Nación, bajo su responsabilidad, mantendrán en sus sistemas informativos actualizada la información de las cuentas autorizadas, para reportarlas a la DGCPTN cuando esta así lo requiera.

No obstante, los Órganos deben implementar sus medidas administrativas y de seguridad para mantener actualizada esta información para así poder suministrar cualquier información adicional en el plazo y condiciones que establezca la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional.

Vale la pena recordarles que los órganos deben mantener actualizado la contabilización de los recursos girados por la DGCPTN, los egresos y los saldos finales de cada cuenta corriente, lo mismo que las conciliaciones bancarias que realicen de los movimientos mensuales de las cuentas corrientes autorizadas por la Dirección.

Así mismo, el seguimiento que se efectúa a la ejecución de los recursos se seguirá efectuando con la información periódica que hacen los Bancos en las cuales los Órganos tienen autorizadas las cuentas corrientes.

4.1 INDICADORES DE EJECUCION

Con base en la información de movimiento de cuentas corrientes autorizadas, reportada por los Bancos, el Grupo de Giros y Cuentas Corrientes de la DGCPTN, realiza en forma mensual el análisis de los siguientes indicadores de ejecución para cada una de las entidades ejecutoras:

a) Porcentaje de ejecución de acuerdo con la información de bancos

b) Días promedio de permanencia de los recursos en los bancos

Estos indicadores se calculan para cada una de las cuentas corrientes autorizadas, agrupándolos de la siguiente forma:

Para cada uno de los objetos del gasto, (servicios personales, gastos generales, transferencias, inversión, etc.,).

Para cada una de las cuentas corrientes autorizadas. Para el total de los recursos de la Nación manejados por la Entidad. Para cada uno de los Bancos en donde la entidad tenga cuentas corrientes autorizadas. Para cada entidad en forma acumulada.

4.1.1. Objetivos de los cálculos de los Indicadores

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Los indicadores de ejecución fueron diseñados como un mecanismo de eficiencia en la ejecución de los recursos del Presupuesto Nacional, así:

A las Entidades ejecutoras, les permite adoptar los mecanismos presupuestales , financieros y administrativos necesarios que les garantice la optimización de los recursos del Presupuesto Nacional situados por la DGCPTN

A la DGCPTN le sirve como herramienta para la toma de decisiones en cuanto a asignación de PAC y la programación de giros, es así que esta Dirección considera que las entidades deben mostrar una ejecución en bancos del 95% de los recursos, en el mes que les ha sido girados, y cumplir con lo establecido en el artículo 15 del Decreto 359 de 1995, en cuanto a permanencia de los recursos en los bancos.

A las entidades fiscalizadoras, les permite establecer responsabilidades y aplicar los correctivos a que haya lugar, toda vez que la DGCPTN en cumplimiento de las normas legales vigentes, debe informar en forma periódica a estas entidades, los niveles de ejecución del Presupuesto Nacional presentado por las diferentes entidades ejecutoras.

4.2.2. Cálculo de los Indicadores.

Para mayor comprensión de estos indicadores, a continuación se explican:

a) Porcentaje de ejecución de acuerdo con la información de bancos: De acuerdo con la Circular 092 de 1994, emanada de la Superintendencia Bancaria, los bancos reportan el movimiento de cada una de las cuentas corrientes autorizadas por la DGCPTN a las entidades ejecutoras del presupuesto Nacional a esta Dirección dentro de los 5 primeros días de cada mes, lo correspondiente al mes anterior. Con base en esta información se establece en que proporción la entidad cumplió con sus compromisos teniendo en cuenta los recursos del presupuesto Nacional girado por la DGCPTN a cada uno de las cuentas corrientes autorizadas, para ello se aplica la siguiente fórmula:

TOTAL DE DEBITOS = % DE EJECUCION SALDO INICIAL + CREDITOS

b) Días promedio de permanencia de los recursos en los bancos: El artículo 15 del Decreto 359 de 1995 establece como permanencia máxima de los recursos en los bancos de 5 días promedio.

Con base en la información suministrada por el banco se hace el cálculo de estos días así:

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SALDO PROMEDIO X = % DE EJECUCION

SALDO INICIAL + CREDITOS

Saldo Promedio x # días

Calendario mes = # días permanencia en BancosSaldo Inicial + Créditos

4.2. ACTUALIZACION DE INFORMACION BASICA

Acorde con las normas legales vigentes, todas las entidades ejecutoras del Presupuesto Nacional deben actualizar los datos básicos, diligenciando el formato denominado “ACTUALIZACION DE PAGADURIAS” (anexo 10), el cual debe ser enviado a el Grupo de Giros y Cuentas Corrientes de la DGCPTN en enero de cada año y cada vez que alguno de los datos allí consignados haya variado.

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CAPITULO V

REGISTRO DE CUENTAS EN EL SIIF

Para realizar el registro de activación o terminación de las cuentas en el SIIF se tendrá en cuenta los siguientes procedimientos:

5.1. CREACION Y ACTIVACION DE CUENTAS

Para la creación y activación de cuentas en el SIIF se presentan dos tipos de entidades a saber: Entidades en Línea y Entidades Fuera de Línea, las cuales difieren por tener acceso directo o no al SIIF.

5.1.1 ENTIDADES EN LINEA

Una vez la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional entregue a la entidad en línea el oficio de aprobación definitiva de apertura de una cuenta corriente autorizada, la persona que tenga el perfil presupuesto en el órgano ejecutor procederá efectuar el registro correspondiente así:

Se prepara la información a ingresar, que es la del oficio aprobación definitiva de apertura que contiene:

Código de la Entidad: Corresponde al código asignado en la Ley de Presupuesto General de la Nación

Número de NIT: El NIT del municipio que tendrá diez (10) dígitos.

Entidad Financiera: El código de la entidad financiera de la cual es la cuenta

Número de Cuenta: Se tomará el número de dígitos de la cuenta y se ajustará con ceros a la izquierda conforme a la estructura de las cuentas que manejan las entidades financieras, es de anotar que para la apertura de cuentas autorizadas se debe consultar con la DGCPTN, si al momento de la apertura de la cuenta autorizada el establecimiento financiero cumple con los requisitos para la autorización de apertura de cuenta, para las cuentas de beneficiario final los Bancos que actualmente están en SIIF son:

ENTIDAD FINANCIERA NUMERO DE DIGITOS DE LA CUENTA

CONFORMADO POR

BANCO DE BOGOTA NUEVE (9) Tres dígitos de Sucursal, cinco de número de cuenta y un dígito de Chequeo.

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ENTIDAD FINANCIERA NUMERO DE DIGITOS DE LA CUENTA

CONFORMADO POR

BANCO POPULAR NUEVE (9) Tres dígitos de Sucursal, cinco de número de cuenta y un dígito de chequeo.

BANCO GRANBANCO NUEVE (9) Tres dígitos de Sucursal, cinco de número de cuenta y un dígito de chequeo.

BANCO ABN AMROBANK NUEVE (9) Tres dígitos de Sucursal, cinco de número de cuenta y un dígito de chequeo.

BANCO SANTANDER NUEVE (9) Tres dígitos de Sucursal, cinco de número de cuenta y un dígito de chequeo.

BANCO BANCOLOMBIA ONCE (11) Tres dígitos de Sucursal y ocho de número de cuenta

BANCO CITIBANK DIEZ (10) Cero dígito de Sucursal y diez dígitos de cuentaBANCO AGRARIO DE COLOMBIA

ONCE (11) Cuatro dígitos de sucursal, seis de número de cuenta y un dígito de chequeo

BANCO SUDAMERIS OCHO (8) Dos dígitos de Sucursal, cinco de número de cuenta y un dígito de chequeo.

BANCO BBVA NUEVE (9) Tres dígitos de Sucursal, cinco de número de cuenta y un dígito de chequeo.

BANCO DE CREDITO NUEVE (9) Tres dígitos de Sucursal, cinco de número de cuenta y un dígito de chequeo.

BANCO COLPATRIA DIEZ (10) Tres dígitos de Sucursal, seis de número de cuenta y un dígito de chequeo.

BANCO DE OCCIDENTE NUEVE (9) Tres dígitos de Sucursal, cinco de número de cuenta y un dígito de chequeo.

BANCO CAJA SOCIAL COLMENA

DIEZ (12) Cinco dígitos de Sucursal, seis de número de cuenta y un dígito de chequeo.

BANCO DAVIVIENDA DIEZ (12) Cuatro dígitos de Sucursal, siete de número de cuenta y un dígito de chequeo.

BANCO AV VILLAS NUEVE (9) Tres dígitos de Sucursal, cinco de número de cuenta y un dígito de chequeo.

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Una vez se tenga toda la información de la cuenta corriente autorizada se procede al ingreso al SIIF por Inicio, Programas, Sistemas SIIF, Sistemas SIIF.

Posteriormente se ingresa luego de haberse digitado la clave de acceso conforme al perfil del usuario que debe tener acceso con el perfil presupuestal.

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Luego se ingresa al SIIF por la entidad dando a los botones de consulta genérica la información correspondiente al código presupuestal del órgano ejecutor del presupuesto, así por ejemplo: 1301 – 01 – DT –000, por el modulo de Egresos y con el año vigente así:Posteriormente se ingresa por la opción ejecución beneficiario / cuenta en desde donde se da

doble clic para que ingrese.

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Al ingresar el sistema despliega una tabla en la que se aprecia en la ventana en primer plano información básica del beneficiario, en segundo plano cuenta y en tercer plano embargo.

En el primer plano se diligencia la información correspondiente al tipo de entidad que se da mediante lista de despliegue, tipo de documento de identidad que se mediante lista de despliegue, numero de documento de identidad que se digita y posteriormente se da doble clic

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en los binóculos para que consulte la información existente asociada a ese NIT en caso de ya estar registrada en el sistema.

Una vez registrada toda la información y previa validación se da doble clic en el icono del disquete para que la guarde y la deje en registro previo.

Posteriormente la persona que tenga el perfil de acceso para registro de beneficiarios cuentas, ingresa al SIIF por la misma forma que lo hizo la persona que efectúo el registro previo, es decir digita la clave, ingresa al código presupuestal del órgano ejecutor del presupuesto por ejemplo al: 1301-01-DT-000, por Egresos en el año vigente y luego por ejecución dando doble clic en beneficiario / cuenta para que se despliegue la tabla correspondiente.

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Efectúa la consulta con el NIT y encuentra la información básica y la cuenta en un estado de registro previo, este usuario no puede modificar esta información, solamente puede consultarla para su validación y una vez verificada procede a dar clic en cada casilla registrar para que la cuenta quede lista para grabar, luego le da disquete para guardar y luego definitivamente la cuenta es enviada de esta forma a validación en el sistema CENIT, este proceso dura cinco (5) días hábiles al termino de los cuales la cuenta aparecerá activa.

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5.1.2. ENTIDADES FUERA DE LINEA

Para estas entidades la DGCPTN efectuará en el SIIF, el proceso de registro y validación CENIT de la cuenta, mediante la transacción de Carga Masiva de Beneficiarios y Cuentas que posee el SIIF.

Una vez se realiza la Carga Masiva de Beneficiarios y Cuentas en el SIIF, la cuenta queda en estado registrada (B), siendo necesario realizar en el SIIF, el registro definitivo, según se describió en el procedimiento de inclusión de la cuenta autorizada en el SIIF por parte de las entidades en línea. Por lo anteriormente expuesto, si la cuenta fue incluida correctamente las entidades fuera de línea, podrán solicitar al Grupo de Giros y Cuentas Corrientes, la programación de los giros para las nuevas cuentas autorizadas, cinco días hábiles después de expedido el oficio definitivo de apertura, tiempo requerido por el Sistema de Compensación Electrónica CENIT para la validación de la cuenta con la entidad financiera.

5.2 TERMINACION DE CUENTAS EN EL SIIF:

5.2.1 ENTIDADES EN LINEA

Una vez la entidad reciba el oficio provisional de terminación de una cuenta corriente de el Grupo de Giros y Cuentas Corrientes de la DGCPTN, debe proceder mediante el mismo procedimiento anteriormente descrito a invalidar la cuenta en el SIIF, este proceso de invalidación de cuenta debe efectuarse a más tardar cinco (5) días después de la fecha de expedición del oficio provisional de terminación de cuenta, para que no se genere inconsistencias entre las bases de datos del SIIF y Cuentas Corrientes.

5.2.2 ENTIDADES FUERA DE LINEA

Una vez se genera el oficio de terminación provisional de una cuenta, el grupo de Giros y Cuentas Corrientes de la DGCPTN, debe proceder a realizar la terminación de la cuenta en el SIIF mediante la opción del SIIF, Carga Masiva de Beneficiarios y Cuentas.

5.3. REVALIDACION CUENTAS

Las cuentas corrientes que se incluyan incorrectamente, pueden ser devueltas con datos inválidos, por el sistema CENIT, motivo por el cual se requiere corregir la inconsistencia que generó la devolución del archivo con datos inválidos y enviar nuevamente a validación, es decir revalidar las cuentas.

Existen las siguientes causales de devolución en el sistema CENIT, por lo que se requiere que el órgano ejecutor desarrolle los controles necesarios a fin de que estas no se presenten.

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CAUSAL DEVOLUCION RESPONSABLE CODIGO DESCRIPCION R02 Cuenta Cerrada Saldada Entidad Ejecutora

Cancelada Banco

R03 Cuenta no abierta Banco

R04 Cuenta Invalida Banco

R06 Devolución Solicitada por la Entidad Financiera Originadora

DGCPTN

R12 Sucursal Vendida a otra Entidad Financiera

Banco

R16 Cuenta Inactiva o Bloqueada

Inactiva Banco

Bloqueada Entidad Ejecutora

R17 Identificación No Coincide con Cuenta del Cliente Receptor

Banco

Entidad EjecutoraR20 Cuenta No Habilitada para

Recibir TransaccionesBanco

R23 Devolución de una Transacción Crédito por Solicitud del Cliente

Banco Entidad Ejecutora

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CAPITULO VI

PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACIÓN POR PARTE DE LA DGCPTN DE LAS CONDICIONES FINANCIERAS PARA LA RECIPROCIDAD A OTORGAR POR PARTE DE LOS ORGANOS EJECUTORES A LOS BANCOS

6.1. ANTECEDENTE NORMATIVO:

El artículo 15 del Decreto 359 de 1995, establece sobre el tema lo siguiente:

“Los recursos que formen parte del Presupuesto Nacional girados por La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, no podrán mantenerse en cuentas corrientes AUTORIZADAS por más de cinco (5) días promedio mensual, contados a partir de la fecha de los giros respectivos, sin perjuicio de aquellos recursos correspondientes a cheques entregados al beneficiario y no cobrados.

En el caso de aquellos órganos que hacen giros a sus oficinas regionales, los cinco (5) días de que trata el inciso anterior se contará de la siguiente manera: La oficina central debe hacer el giro a las seccionales a más tardar el día hábil siguiente a aquel en que recibió la transferencia a más tardar el día hábil siguiente a aquel en que recibió la transferencia de los recursos de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional. Las seccionales deben hacer uso de los recursos en los mismos términos del inciso anterior.

Los saldos de meses anteriores que se mantengan sin utilizar harán parte del cálculo anterior en los meses respectivos, mientras persista esta situación.

Una vez finalizado el mes, si La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional detecta que se mantuvieron recursos en cuentas autorizadas por más de cinco (5) días promedio al mes, lo reportará a la Procuraduría General de la Nación, Procuraduría Delegada para asuntos Presupuestales y a la Contraloría General de la República para que hagan las investigaciones sumarias y apliquen las sanciones del caso”.

Sobre el mismo tema, el artículo 16 del mismo Decreto establece:

“Los recursos del Presupuesto Nacional podrán permanecer por un tiempo superior al establecido en el artículo anterior en cuentas corrientes, cuando así se haya convenido como reciprocidad a servicios especiales que preste el establecimiento financiero donde se encuentre radicada la cuenta, En este evento, los respectivos servicios y el tiempo de reciprocidad deben acordarse previamente y por escrito y las condiciones financieras las autorizará La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público”.

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Se entiende por “servicios especiales” los servicios financieros que los bancos le prestan a los Órganos Ejecutores del Presupuesto General de la Nación, en cuanto al número y clase de servicio, cuyos costos no son cubiertos por el número de días autorizados por el articulo 15 del Decreto 359 de 1995.

Así mismo, se debe tener en cuenta, el artículo 25 del mismo Decreto establece:

Las entidades financieras no podrán abrir, manejar o terminar los contratos de cuenta con los órganos, sin el lleno de los requisitos establecidos en el presente decreto y en las demás normas aplicables. Los órganos de vigilancia estatales velarán por el cumplimiento de tales requisitos y por la oportuna y completa remisión de la información solicitada por la Dirección del Tesoro Nacional, e impondrá las sanciones a que haya lugar.

6.2.- GENERALIDADES:

1) La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional solamente aprueba reciprocidades en días con aquellos Bancos a través de los cuales se manejan las cuentas autorizadas a (la pagaduría central de) las entidades, (razón por la cual la entidad que tiene regionales debe estudiar la posibilidad de suscribir convenios para la prestación de servicio integral, es decir, a nivel nacional.)

2) Por disposiciones legales vigentes la DGCPTN no autoriza las condiciones financieras de los convenios a suscribir con la Banca cuando se trata de recursos propios de la entidad.

3) Mientras no exista el convenio suscrito y autorizado por la DGCPTN, los recursos no podrán permanecer en Bancos por más de cinco (5) días promedio al mes.

4) La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional autoriza la celebración de convenios solamente por una de las cuentas autorizadas, la cual debe tener relación directa con el servicio a prestar. Ejemplo: pago de nómina a través de abono en cuenta, se autoriza compensación por la cuenta de servicios personales, etc.

En el evento que el valor promedio mensual de giro a la cuenta objeto del convenio sea insuficiente para cubrir el costo del servicio prestado por el Banco, la DGCPTN podrá estudiar la posibilidad de compensar el costo adicionando otras cuentas autorizadas al Órgano Ejecutor del Presupuesto Nacional.

Por lo anterior, la entidad bancaria en ningún caso debe solicitar la compensación por todas las cuentas a nivel nacional que maneja con la entidad en estudio.

5) Una vez emitida por parte de la Subdirección Operativa la autorización de permanencia de los recursos superior a los cinco días, deben enviar copia del convenio perfeccionado por las partes, hasta tanto, se entenderá que los recursos no podrán permanecer en Bancos por más de cinco (5) días promedio al mes.

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6) Los Órganos Ejecutores del Presupuesto Nacional deben informar la no utilización de la autorización de la Subdirección Operativa.

7) Si la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional en el proceso normal de operaciones autoriza sustitución de cuentas corrientes o cancelación de las mismas y éstas están sujetas a convenio se entenderá que tanto el convenio como el contrato de cuenta corriente terminan a partir de la fecha de autorización impartida por la DGCPTN

6.3.- PROCEDIMIENTO:

Los órganos ejecutores de los recursos del Presupuesto General de la Nación que requieran efectuar convenio con los Bancos para compensar el costo de los servicios prestados deben:

1. Efectuar la solicitud de propuesta de servicios requeridos al establecimiento financiero conforme a las necesidades del órgano ejecutor, para ello remitirán en la solicitud la relación de servicios requeridos. (Ver anexo de ejemplo de servicios)

2. Con la propuesta presentada por el establecimiento financiero, la cual debe contener la reciprocidad requerida en días, se verificará si el establecimiento financiero esta solicitando más o menos de cinco días promedio de reciprocidad.

3. Si el establecimiento financiero presentó en su propuesta un requerimiento de días de reciprocidad menor a cinco días, el órgano ejecutor debe acordar con el establecimiento financiero la reciprocidad requerida, propendiendo en dejar días de holgura para negociar en el futuro posibles nuevos servicios.

4. En este caso el órgano ejecutor no requiere para la firma de este convenio autorización de las condiciones financieras por parte de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, por cuanto se encuentra dentro de los cinco días promedio de permanencia de recursos establecidos en el artículo 15 del Decreto 359 de 1995.

5. En caso de que el establecimiento financiero en su propuesta requiera una reciprocidad por los servicios prestados superior a los cinco días promedio establecidos en la norma, el órgano ejecutor debe remitir a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional , la siguiente información para el análisis y aprobación de las condiciones financieras así:

6. Oficio remisorio del órgano ejecutor en el que se solicite autorizar las condiciones financieras de días de reciprocidad y de volumen de recursos que manejará el establecimiento financiero para el convenio

7. Remitir la relación de los servicios que prestará el establecimiento financiero.

8. Remitir la propuesta presentada por el establecimiento financiero en donde conste los días de reciprocidad solicitados para compensar los servicios financieros.

9. La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional efectuará el análisis de la información remitida por el órgano ejecutor y le oficiará a este, comunicándole la

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reciprocidad aprobada para que el órgano ejecutor y el establecimiento financiero procedan bajo su autonomía de contratación a la firma del convenio, pero conforme a las condiciones financieras aprobadas por la DGCPTN, en los términos del articulo 16 del Decreto 359 de 1995.

6.3.1- Pasos a seguir

6.3.1.1- Convenio por primera vez

Banco y Entidad

1. Los convenios a suscribir deben contener como mínimo, lo siguiente:

A. En los convenios debe constar el nombre, identificación, calidad, domicilio de las partes. Igualmente en esta cláusula se debe consignar la autorización, acto o disposición o demás documentos que le confieren a las partes de la representación legal de la entidad.

B. Objeto: Se debe dejar claramente identificado el servicio que el Banco prestará a la entidad determinando las condiciones de tiempo, modo y lugar.

C. Contraprestación por los servicios prestados por el Banco: Se debe indicar la disposición legal que le otorga la facultad a la DGCPTN para autorizar las condiciones financieras del convenio, el número de comunicación de la DGCPTN aprobando las condiciones y las condiciones mismas autorizadas, detallando el monto, número de días, cuenta corriente y objeto del gasto.

Por lo anteriormente expuesto, el proyecto de convenio que se debe remitir a la DGCPTN para la evaluación y aprobación de condiciones financieras NO debe contener datos respecto a la reciprocidad que el Banco considera viable como compensación a los servicios que prestará a la entidad.

D. Obligaciones del Banco: En esta cláusula se deben contemplar todas las obligaciones a que el Banco se compromete en desarrollo del objeto del convenio.

Ejemplo: Para pago de nómina:

Abrir cuenta de ahorro o corriente a los empleados a los cuales se les pagará la nómina.

Abonar en cuenta el valor de la nómina en la fecha XXX. Reportar a la entidad a más tardar el día XX la relación de abonos en cuenta

efectuados. Entregar chequeras. Entregar información periódica, (diaria, quincenal, mensual), en medio

magnético o papel. Efectuar traslado de fondos a regionales.

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Ajustes que deben efectuarse por errores del Banco en el abono a las cuentas autorizadas.

Transporte de valores y de cajeros a las instalaciones de la entidad para pago en efectivo.

Cualquier otro servicio que preste la entidad bancaria.

E. Obligaciones de las Entidades: En esta cláusula se deben contemplar todas las obligaciones de la Entidad para con el Banco en desarrollo del objeto del convenio.

Ejemplo: Para pago de nómina:

Entregar al Banco con XXX días de anticipación a la fecha de pago prevista, relación detallada de nombres de los empleados, número de cuenta corriente o de ahorros, monto a abonar.

Información en medio magnético y/o papel. Depositar en cuenta corriente del Banco el valor total de la nómina acorde

con la fecha autorizada por la DGCPTN. Informar al Banco novedades con la debida anticipación a la fecha de pago. Responsabilidad de la entidad frente a errores en la información reportada al

Banco para efectuar abono en cuenta corriente.

F. Duración: La duración de los convenios que suscriban los Órganos Ejecutores del Presupuesto Nacional con los Bancos y que requieran un número de días superior al establecido en el Artículo 16 del Decreto 359/95 será fijada de común acuerdo entre las partes, en ningún caso podrá ser inferior a 360 días.

Sin embargo, el convenio se entenderá cancelado si de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 23 del Decreto 359 del 22 de febrero de 1995, La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional autoriza expresamente la terminación del contrato de cuenta corriente evento en el cual el contrato se dará por terminado y por ende el convenio, dentro del mes siguiente a la fecha en que la DGCPTN autorice su terminación.

Así mismo, de acuerdo con el artículo 25 del mismo Decreto, establece, “las entidades financieras no podrán abrir, manejar o terminar los contratos de cuenta con los órganos, sin el lleno de los requisitos establecidos en el presente Decreto y en las demás normas aplicables. Los órganos de vigilancia estatales velarán por el cumplimiento de tales requisitos y por la oportuna y completa remisión de la información solicitada por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, e impondrán las sanciones a que haya lugar”.

G. Terminación del convenio: La decisión de terminación del convenio, por cualquiera de las partes, sea anticipadamente o a la fecha de vencimiento prevista, se debe informar por escrito con un plazo no inferior a treinta (30) días calendario.

Adicionalmente, se debe tener en cuenta que el convenio se perfeccioná con la firma de las partes, se debe publicar en el Diario Oficial por cuenta de la entidad

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financiera de conformidad con el artículo 41 de la Ley 80 de 1993 y están exentos del impuesto de timbre.

2. De común acuerdo entre las partes, se debe definir, por tipo de servicio que presta el

Banco, el volumen promedio de operaciones mensuales, ejemplo:

Pago de nómina:

Periodicidad en el pago de la nómina (quincenal, mensual). Valor promedio del giro para pago de nómina, quincenal o mensual según el

caso. Cantidad de empleados a los que se les pagará la nómina a nivel nacional

detallando:

Cuántos con abono en cuenta de ahorros o corriente, Cuántos pagos en efectivo por ventanilla con base en listado

suministrado por la entidad. Cuántos pagos en ventanilla con cheque. Cuántos pagos con cheque vía canje.

Cantidad de transferencias de fondos a nivel nacional Cantidad de giros a nivel nacional. Periodicidad en la entrega de extractos. Extracto en medio magnético. Extracto en papel, (cantidad promedio de hojas que contiene). Cualquier otro servicio que preste la entidad bancaria.

Información igualmente detallada se requiere para el pago de pensionados, proveedores, etc.

3. Una vez se tenga el proyecto de convenio sin firmar por las partes y el detalle del volumen de operaciones, se debe remitir a la Subdirección Operativa de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional.

Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional.

4. Recibe el proyecto de convenio con el detalle de servicios prestados y con base en los parámetros financieros actuales tales como el costo del servicio prestado por el Banco, encaje, tasa de interés, etc., calcula el valor a compensar al Banco y el número de días que la DGCPTN anticipará el giro de los recursos.

La DGCPTN toma como base para el cálculo de la compensación a nivel de detalle por cada servicio el costo promedio del sector bancario, tarifas que están sujetas a ajustes para ser implementadas en el futuro próximo; así mismo, toma el encaje legal y la tasa interbancaria promedio de los últimos tres meses certificada por la Superintendencia Financiera, al cierre del mes inmediatamente anterior al mes de cálculo.

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La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, para efectos de aprobación de días de reciprocidad por los servicios financieros prestado por los Bancos a los órganos ejecutores, tiene definidas las siguientes POLITICAS PARA APROBACION DE RECIPROCIDAD DE CONVENIOS:

a. Se efectuará el cálculo con los parámetros financieros actualizados conforme al volumen y clase de servicios solicitado por el órgano ejecutor

b. El número de retiros exonerados por cajeros automáticos será máximo de 3 retiros por cajeros en el mes.

c. El número de días a autorizar se establece de la siguiente forma:

Al resultado de la Hoja de Excel (CALCULO FINANCIERO PARA APROBACION DE CONVENIOS) denominado DIAS DE COMPENSACON, se le aplica hasta el 35% del resultado, y éste es el número de días autorizados por la DGCPTN.

Cuando después de aplicado el ítem anterior, y si el resultado del cálculo que realiza la DGCPTN es mayor al que solicita el banco, se autorizará el presentado por el Banco.

5. Emite comunicación a la entidad informando la reciprocidad aprobada, identificando plenamente monto, días, número de cuenta sujeta al convenio y el objeto de gasto.

Así mismo, se solicita a la entidad devolver a la mayor brevedad copia del convenio perfeccionado por las partes para el control y seguimiento que debe ejercer la DGCPTN sobre los mismos, hasta tanto, se entenderá que los recursos no podrán permanecer en Bancos por más de cinco (5) días promedio al mes.

La DGCPTN conserva en su archivo todos los antecedentes del convenio en estudio.

Entidad y Banco.

6. Revisa el número de días autorizados por la DGCPTN y proceden a incluirlas en el cuerpo del convenio. Perfeccionan el mismo. La entidad remite copia del convenio perfeccionado a la DGCPTN.

Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional.

7. Verifica que el número de días aprobados previamente coinciden con las incluidas en el convenio perfeccionado, de lo contrario emite comunicación a la entidad informando las diferencias y aclarando que hasta tanto no se reciba en la Subdirección Operativa el otrosí al convenio acorde con la aprobación impartida por la DGCPTN, se entenderá que la DGCPTN no ha autorizado el convenio y por lo

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tanto los recursos no podrán permanecer en Bancos por más de cinco (5) días promedio al mes.

6.3.1.2- Renovación de convenios

Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional. La DGCPTN revaluará las condiciones financieras de los convenios suscritos y aprobados

de acuerdo con las condiciones pactadas entre las partes, las cuales deben formar parte del cuerpo del convenio, o en su defecto a solicitud del Órgano Ejecutor

6.3.1.3- Modificación de convenios

6.3.1.3.1 – Por solicitud de la Entidad y/o Banco

1. Si durante la vigencia del convenio se presentan cambios significativos en el volumen y clase de los servicios prestados que ameriten una modificación al convenio, la Entidad comunicará a la DGCPTN, la voluntad de efectuar una nueva evaluación de condiciones del convenio para lo cual deben acompañar a la solicitud, lo siguiente:

Motivo plenamente justificado. Servicios prestados a nivel de detalle, indicando volumen de operaciones para

cada servicio. Proyecto de modificación del convenio.

Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional.

2. Estudia la posibilidad de la modificación del convenio, si lo considera procedente, efectuará el cálculo de la nueva reciprocidad utilizando para ello parámetros financieros actuales a que hace referencia el anexo de la Hoja de Excel (DATOS PARA EL CALCULO FINANCIERO PARA APROBACION DE CONVENIOS.

Comunicará a la entidad y al Banco, la decisión tomada; en el evento de ser autorizada, informará monto, días a compensar, número de la cuenta y objeto del gasto.

Entidad y Banco.

3. Con base en la autorización impartida por la DGCPTN, la Entidad y el Banco celebrarán un nuevo convenio o el otrosí al mismo, según el caso, con la

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autorización impartida, perfeccionan el convenio y remiten copia del mismo a la DGCPTN, para que éste lo tenga en cuenta para la realización de todos los análisis de indicadores y reportes que rinde a los organismos de control.

Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional.

4. De presentarse diferencias entre las reciprocidades aprobadas por la DGCPTN y las incluidas en el convenio modificado, la DGCPTN comunicará inmediatamente a la entidad con copia al Banco para que efectúen los ajustes requeridos.

6.3.1.3.2 – Por decisión de la Dirección General de Crédito Público del Tesoro Nacional.

Si durante la vigencia del convenio se presentan cambios radicales en los parámetros financieros base del cálculo que ameriten modificación a las reciprocidades aprobadas, la DGCPTN comunicará a la Entidad con copia para la Banca Oficial la decisión tomada, comunicación que contemplará las nuevas reciprocidades indicando monto, número de días, cuenta corriente y objeto del gasto.

El procedimiento para la modificación al convenio es igual al descrito anteriormente cuando la iniciativa de la modificación nace de la entidad y/o el Banco.

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CAPITULO VII

PROCEDIMIENTO DE CUENTAS REPORTADAS

Para efectuar el reporte de una cuenta a las entidades financieras para que la marquen en su sistema como una cuenta exenta del impuesto del gravamen a los movimientos financieros conforme a la Ley 633 del 29 de diciembre de 2000 y al Decreto 405 del 14 de marzo del 2001, se procede de la siguiente forma:

7.1 Identificación de cuentas.

Para identificar si los recursos que se manejan en dicha cuenta son recursos del Presupuesto General de la Nación conforme a los siguientes parámetros:

La ejecución de recursos del Presupuesto General de la Nación, comprenderá, aquella que se realice con o sin situación de fondos, salvo cuando dicha ejecución se realice con los recursos propios los cuales se encuentran gravados.

Para efectos de la exención prevista en el artículo 879 del Estatuto Tributario, es conveniente señalar que conforme a lo dispuesto en el parágrafo segundo de este artículo, para efectos de control de las exenciones consagradas en esa normativa, las entidades respectivas deben identificar las cuentas en las cuales se manejen de manera exclusiva dichas operaciones. En ningún caso procede la exención de las operaciones señaladas en el citado artículo cuando se incumpla con la obligación de identificar las respectivas cuentas, o cuando aparezca más de una cuenta identificada para el mismo cliente.

Sobre el particular, establece el artículo 11 del Decreto 449 de 2003:

“Artículo 11. Identificación de Cuentas. Para hacer efectivas las exenciones al Gravamen a los Movimientos Financieros (GMF) de que trata el artículo 879 del Estatuto Tributario, los responsables de la operación están obligados a identificar las cuentas corrientes o de ahorros, en las cuales se manejen de manera exclusiva los recursos objeto de la exención, salvo cuando se trate de la cuenta de ahorro para financiación de vivienda y la de los pensionados, en cuyo caso solamente se debe abrir una única cuenta.

Cuando no se cumpla con la anterior obligación se causará el Gravamen a los Movimientos Financieros, el cual no será objeto de devolución y/o compensación.”

La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional será la encargada de identificar las cuentas en las cuales se manejen de manera exclusiva recursos del Presupuesto General de la Nación conforme al artículo 8 del Decreto 405 del 2001, las cuales se clasificaran en la siguiente forma:

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7.1.1 Cuentas corrientes autorizadas por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional.

De acuerdo con lo establecido en el artículo 3 del Decreto 630 de 1.996, en las cuales los órganos del orden nacional de la Administración Pública manejan recursos del Presupuesto General de la Nación, excluyendo los ingresos propios de los establecimientos públicos. Estas cuentas tienen las siguientes características:

Fueron autorizadas a los órganos ejecutores para los objetos del gasto: gastos de personal, gastos generales, transferencias, servicio de la deuda, inversión y recaudos.

La denominación de la cuenta es: DGCPTN – Nombre del órgano ejecutor – concepto del gasto.

7.1.2 Cuentas Registradas.

Se denominan CUENTAS REGISTRADAS las cuentas diferentes a las autorizadas, a las que La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional traslade recursos de la Nación. Estas cuentas tienen las siguientes características:

La denominación de la cuenta es: Nombre de la entidad que generalmente es una entidad territorial – concepto del gasto.

Están abiertas para el giro de los recursos de sobretasa a la gasolina y al ACPM.

Cuando son de un órgano ejecutor corresponden a conceptos tales como: acreedores varios sujetos a devolución o aportes ICFES

7.1.3 Cuentas Reportadas de Caja Menor.

Siempre y cuando a través de ellas se ejecuten recursos del Presupuesto General de la Nación, las cuales deben cumplir con los siguientes requisitos:

Que la caja menor haya sido constituida y autorizada por la Dirección General de Presupuesto – DGP - del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

La denominación de estas cuentas debe ser: Nombre del órgano ejecutor – Caja Menor Recursos del Presupuesto General de la Nación.

Cada vez que un órgano ejecutor, obtenga la autorización de la Dirección General de Presupuesto para la constitución de una cuenta de caja menor, a través de la cual se manejen recursos del Presupuesto General de la Nación, debe reportar a la –DGCPTN–, la apertura de la respectiva cuenta ante la entidad bancaria, e igualmente su terminación si fuere el caso.

7.1.4 Las cuentas reportadas en las cuales los órganos ejecutores manejen recursos del Presupuesto General de la Nación recaudados y ejecutados sin situación de fondos, en virtud de una norma específica.

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La denominación de estas cuentas debe ser: Nombre del órgano ejecutor – Recaudo Recursos del Presupuesto General de la Nación.

7.1.5 Las cuentas reportadas en las cuales los órganos ejecutores manejen recursos del Presupuesto General de la Nación, sin situación de fondos correspondientes a los anticipos de los contratos de que trata el 7 del Decreto 2170 de 200

La denominación de estas cuentas debe ser: Nombre del órgano ejecutor – Anticipo Contratos – Recursos del Presupuesto General de la Nación.

7.1.6 Las cuentas reportadas en las que se manejen recursos del Presupuesto General de la Nación en virtud de encargos fiduciarios celebrados por los órganos ejecutores, con los cuales se garantiza la ejecución de estos recursos.

La denominación de estas cuentas debe ser: Nombre del órgano ejecutor – Encargos Fiduciarios Recursos del General de la Nación.

7.2 . APLICACIÒN DE LA EXENCION :

Los órganos ejecutores del presupuesto general de la Nación para las cuentas señaladas en los numerales 7.1.3, 7.1.4 y 7.1.5 anteriormente enunciados, deben reportar a la DGCPTN, en el formato original completamente diligenciado del anexo No.3, las cuentas para que les sea aplicada la exención de que trata el articulo 8° del Decreto 405 del 14 de marzo del 2001.

7.2.1. Diligenciamiento del formulario para la exención:

Numeral I.

Datos Generales de la Entidad Solicitante: Se deben diligenciar los siguientes aspectos: Sección Presupuestal, NIT, Nombre Entidad Solicitante, Pagaduría Solicitante, Código asignado por La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional a la Pagaduría solicitante (regional), dirección correspondiente a la Pagaduría (regional) solicitante, Teléfono, Fax y Ciudad.

La información anterior es indispensable para la DGCPTN, ya que son la fuente para actualizar el sistema en forma permanente y evitar contratiempos en la comunicación verbal o escrita que sea necesaria con la entidad.

Numeral II.

Datos de la cuenta reportada: En este numeral se diligencia la siguiente información:

1) RECURSOS QUE SE MANEJAN A TRAVÉS DE LA CUENTA: Dependiendo del recurso que se maneje en la cuenta, el órgano ejecutor debe:

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Para el caso de que en la cuenta se manejen recursos del Presupuesto General de la Nación girados por la - DGCPTN -, señalar con una X a la casilla correspondiente.

Para el caso de que en la cuenta se manejen recursos del Presupuesto General de la Nación recaudados y administrados por los órganos ejecutores sin situación de fondos, explicar en forma breve el concepto por el cual está realizando recaudos de recursos y las normas que regulan a la entidad para que realice el mencionado recaudo.

Para el caso de que en la cuenta se manejen recursos del Presupuesto General de la Nación en virtud de encargos fiduciarios, señalar que objeto del gasto se está ejecutando a través de la cuenta (Servicios Personales, Gastos Generales, Transferencias, Inversión o deuda, en el caso de marcar la casilla Otros, debe anotarse el concepto).

2) DENOMINACIÓN DE LA CUENTA: Esta parte del formulario se diligencia teniendo en cuenta los siguientes criterios:

a. Para los casos de las cuentas en donde se manejen recursos del Presupuesto General de la Nación:

A través de Cajas menores: Su denominación debe ser: “Nombre del órgano ejecutor – Caja Menor Recursos del Presupuesto General de la Nación”.

b. Sí en la cuenta se manejan recursos del Presupuesto General de la Nación, recaudados y administrados por los órganos, y ejecutados sin situación de fondos, la denominación debe ser: “Nombre del Órgano Ejecutor- Recaudo Recursos del Presupuesto General de la Nación”.

c. Sí la cuenta es manejada en virtud de negocios fiduciarios contratados por el órgano ejecutor, para garantizar la ejecución de los recursos del Presupuesto General de la Nación, su denominación debe ser: “Nombre del Órgano Ejecutor – Encargos Fiduciarios Recursos del Presupuesto General de la Nación”.

Es importante señalar que:

Las cuentas abiertas en virtud de encargos fiduciarios, contratados por los órganos ejecutores para garantizar la ejecución de los recursos del Presupuesto General de la Nación, exclusivamente deben manejar recursos de la Nación y pueden ser reportadas a la DGCPTN únicamente por el órgano ejecutor que tiene apropiado los recursos en el Presupuesto General de la Nación.

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3) El formulario debe ser firmado por el ordenador del gasto y el tesorero o pagador general del

órgano ejecutor de la ley general del presupuesto que tiene apropiado los recursos., escribiendo además sus nombres. Las dos firmas son indispensables, de conformidad con lo establecido en el artículo 19 del decreto 359 del 22 de febrero de 1995 y con ellas se refrendara bajo la gravedad de juramento que en estas cuentas exclusivamente se manejaran recursos del presupuesto general de la Nación y que no son recursos propios.

4) Cuando las cuentas reportadas por el órgano ejecutor a la - DGCPTN correspondan a aquellas destinadas al manejo de los recursos del Presupuesto General de la Nación a través de Cajas Menores, se indicara el número del acto administrativo de la autorización que ha expedido la Dirección General de Presupuesto.

5) Cuando las cuentas reportadas por el órgano ejecutor a la - DGCPTN, correspondan a aquellas destinadas al manejo exclusivo de los recursos del Presupuesto General de la Nación mediante un contrato de encargo fiduciario o de anticipos, se indicara el número del respectivo contrato.

6) Una vez diligenciado el formato en su totalidad, debe ser enviado por el órgano ejecutor, en original, a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, Grupo de Giros y Cuentas Corrientes.

7) Recibidos por la - DGCPTN - los documentos correspondientes de reporte de cuenta, ésta procederá a ingresarla en su base de datos, e informará al órgano ejecutor respectivo y al banco.

8) El numeral IV. Datos de Exclusión de la Cuenta, solo debe ser diligenciado por los órganos ejecutores cuando se trate de exclusión ante el banco de alguna de las cuentas señaladas en los numerales 7.1.3, 7.1.4 y 7.1.5 anteriormente enunciados y estas hayan sido reportadas a la DGCPTN como vigentes.

Cada vez que un órgano ejecutor, abra o salde ante el banco alguna de estas cuentas, debe reportar a la – DGCPTN – la respectiva novedad, mediante la radicación del formato debidamente diligenciado de terminación de cuenta reportada ante el Grupo de Giros y Cuentas Corrientes de la DGCPTN

9) El formato No.1 “REPORTE DE CUENTAS A LA - DGCPTN” debe ser utilizado por el órgano ejecutor exclusivamente para el procedimiento señalado de reporte de apertura o terminación cuentas para la exención al gravamen de los movimientos financieros.

10) Una vez registradas todas las solicitudes, cada una con el anterior procedimiento se tiene lista la base de datos para sacar el reporte que se remitirá con oficio a las entidades financieras con la relación de cuentas exentas del gravamen a los movimientos financieros (GMF).

7.3 . EXENCIONES DEL GRAVAMEN A LOS MOVIMIENTOS FINANCIEROS PARA LAS ENTIDADES TERRITORIALES:

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Para efectos de las exenciones al GMF a las entidades territoriales, estas se efectuaran de conformidad con el artículo 9° del Decreto 405 de 2001, que da la competencia de la identificación ante los Bancos de las cuentas corrientes o de ahorro en las cuales se manejen de manera exclusiva recursos públicos del presupuesto general territorial a los tesoreros departamentales, municipales o distritales de las entidades territoriales.

Numeral III.

Datos de la cuenta a Incluir (Para Uso exclusivo del Banco): En este numeral se diligencia la siguiente información:

Se debe incluir toda la información de la cuenta como: número, clase de cuenta (corriente o ahorro), Nit. Y todos los datos de la sucursal bancaria en la cual se abrió la cuenta.

Es importante señalar que el número NIT que se debe diligenciar en este espacio, corresponde al NIT con que se abrió la cuenta y no el del Banco..

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CAPITULO VIII

PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA O TERMINACIÓN DE CUENTAS REGISTRADAS

De acuerdo con lo establecido en el artículo 3° del Decreto 630 de 1996, “Se denominan CUENTAS REGISTRADAS las cuentas, diferentes a las AUTORIZADAS, a las que La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional traslade recursos de la Nación” 8.1. SOLICITUD DE CUENTA REGISTRADA

Toda solicitud de registro de cuenta en la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, se efectuará mediante el “FORMULARIO DE APERTURA - CANCELACION DE CUENTAS REGISTRADAS”, (anexo No.3) que suministra el Grupo de Giros y Cuentas Corrientes de la D.G.C.P.T.N.

La entidad solicitante debe remitir al Grupo de Giros y Cuentas Corrientes de la D.G.C.P.T.N. el formulario diligenciado, con base en lo siguiente:

Señalar el cuadro correspondiente a la certificación de la cuenta receptora del situado de recursos del presupuesto general de la Nación.

El numeral I se refiere a los datos de la entidad informante. El numeral III debe ser diligenciado por la entidad bancaria. El formato de cuenta registrada debe venir totalmente diligenciado y firmado por el gerente de

la sucursal bancaria donde se hace la apertura de la cuenta, el ordenador del gasto (Alcalde o Gobernador) y el tesorero de la entidad territorial.

Anexar al formato fotocopia del NIT y en caso de esta no ser plenamente visible escribirlo a maquina en la parte inferior de la fotocopia nuevamente el número de NIT.

8.2. PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE UNA CUENTA REGISTRADA

Los Gerentes de Banca Oficial y su(s) delegado(s) deben registrar y mantener actualizados sus nombres, firmas y sello(s) ante la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional - Grupo de Giros y Cuentas Corrientes en el formato diseñado para tal fin. Cuando sea necesario adicionar o eliminar una o varias firmas el banco debe informarlo ante el Grupo antes mencionado.

8.2.1. Apertura de Cuenta Registrada.

Una vez validado la solicitud de registro de cuenta, el Grupo de Giros y Cuentas Corrientes de la D.G.C.P.T.N. solicitará al Gerente de Banca Oficial o su delegado la certificación o ratificación

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escrita del número de la cuenta que se va a registrar, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo de la solicitud.

Recibida la ratificación por parte de la Banca Oficial se activa la cuenta en el sistema e inmediatamente se emite el “OFICIO DE CONFIRMACIÓN DE REGISTRO DE CUENTA”, (Anexo 11) en original y dos copias que se distribuirán así:

Original: Para el órgano solicitante Copia 1: Banca Oficial o su equivalente. Copia 2: Archivo D.G.C.P.T.N.

Una vez emitido el oficio mencionado, la cuenta corriente quedará activa en la base de datos de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional.

Las entidades responsables de hacer la programación del giro (Ministerio de Hacienda para el caso de las cuentas que van a recibir recursos de Devolución Sobretasa a la Gasolina y ACPM, o la DIAN para las cuentas de los Fondos Rotatorios de Devolución de Impuestos) incluirán en el SIIF para que durante el transcurso de cinco días hábiles se adelante el proceso de validación de las cuentas con los Bancos respectivos, después de este tiempo la cuenta estará activa y lista para giro.

En ningún caso un órgano puede tener más de una cuenta corriente registrada para el mismo objeto del gasto, por ello al mandar el formato deben anexar certificación de la entidad financiera de que la cuenta anterior ha sido cancelada.

En caso de recibir una solicitud de registro de cuenta por parte de una entidad, para un objeto del gasto que ya tiene cuenta registrada ante el Grupo de Giros y Cuentas Corrientes de la D.G.C.P.T.N, al ingresar al sistema el nuevo número de cuenta, éste cancelará automáticamente la existente en la base de datos, emitiendo “ EL OFICIO DE CONFIRMACIÓN DE TERMINACIÓN DE CUENTA” (Anexo 12) y el “OFICIO DE CONFIRMACIÓN DE REGISTRO DE CUENTA”, (Anexo 11) cada uno en original y dos copias distribuidas así:

Original: Entidad solicitante de la terminación y apertura de la cuenta registrada Copia 1: Banco (Banca Oficial o su equivalente) Copia 2: Archivo D.G.C.P.T.N.

Este procedimiento se hará después de haber recibido certificación del Gerente de Banca Oficial o su delegado referente al número de la cuenta que se debe registrar en la base de datos.

8.2.2. Terminación de Cuenta Registrada.

La solicitud de terminación de cuenta corriente en la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, se efectuará mediante el “FORMULARIO DE APERTURA - CANCELACION DE CUENTAS REGISTRADAS”, (anexo No.3) que suministra el Grupo de Giros y Cuentas Corrientes de la D.G.C.P.T.N., y se remitirá al grupo mencionado, diligenciado así:

Señalar el cuadro correspondiente a la cancelación del contrato de cuenta corriente.

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El numeral I y II se refiere a los datos de la entidad informante y la cuenta a cancelar. El numeral III debe ser diligenciado por la entidad bancaria. La firma y sello del gerente de la

sucursal bancaria certifica que la cuenta en mención no seguirá siendo utilizada para recibir transferencias por parte de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, por el concepto para el cual se registró ante ésta.

El formato debe venir totalmente diligenciado y firmado el ordenador del gasto (Alcalde o Gobernador) y el tesorero de la entidad territorial.

8.2.3. Sustitución de Cuenta Registrada.

En caso de ser la sustitución de una cuenta registrada el ordenador del gasto remitirá los documentos con un oficio en el que explique ampliamente la justificación para cambio de cuenta.

8.2.4. Cuentas del Sistema General de Participaciones.

A partir del 1 de Enero del 2006, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público con el fin de realizar de una manera eficiente y segura el traslado de los recursos correspondientes al Sistema General de Participaciones en sus diferentes rubros Propósito General, Salud y Educación, entrego el manejo todas estas cuentas a los Órganos Ejecutores que tienen la apropiación de la ley del Presupuesto General de la Nación, así:

S.G.P. Propósito General: Ministerio de Hacienda y Crédito Público. (SUBDIRECCION FINANCIERA)

S.G.P. Sector Salud: Ministerio de Protección Social

S.G.P. Sector Educación: Ministerio de Educación

Lo anterior implica que además del proceso de registro y validación de las cuentas, que en la actualidad viene realizando en el Sistema Integrado de Información financiera -SIIF, cada uno de los Ministerios deben aprobar las solicitudes de sustitución de las cuentas receptoras del Sistema General de Participaciones Propósito General, que eventualmente le sean efectuadas por los Alcaldes Municipales.

Frente a este aspecto la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, con el fin de garantizar una base de datos estable y segura, definió las siguientes políticas que son de obligatorio cumplimiento por parte de los Entes Territoriales, el Sistema Financiero Nacional y los Órganos Ejecutores, a saber:

1. Las cuentas receptoras del Sistema General de Participaciones (Propósito General, Salud y Educación) no se sustituyen.

2. Las cuentas receptoras del Sistema General de Participaciones (Propósito General, Salud y Educación) que se encuentren embargadas, no son sujetas a sustitución, por cuanto

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“sobre ellas pesa una medida cautelar que las afecta y cualquier acción que se realice es considerada como fraude a resolución judicial”

3. La sustitución de las cuentas solamente procede por motivos de fuerza mayor debidamente comprobados y por la configuración de algunos de los siguientes aspectos, los cuales son de interpretación restringida para proceder a su posterior enunciación y se dará en los siguientes eventos:

Deficiencia comprobada de los servicios financieros prestados por el Banco, estos se contempla siempre y cuando la cuenta no se encuentre embargada. En este caso se oficia al presidente del Banco con copia a Banca Oficial y al Alcalde. En término no mayor a 3 días el Banco debe dar contestación. Se evalúa dependiendo de la contestación del Banco

Cierre de la sucursal bancaria donde se tiene la cuenta. Si la cuenta esta embargada se debe oficiar al juez explicando el cambio de cuenta. En este caso se oficia al Banco que certifique si la sucursal bancaria está cerrada y

donde lo pueden atender. Dependiendo de la respuesta del banco se autoriza, en primera instancia en el

mismo municipio, en el mismo banco. Se evalúa distancia.

Apertura de sucursal bancaria en los municipios donde no existía ningún banco. Se oficia a Banca Oficial para que certifique que existe una nueva sucursal bancaria

en ese municipio, en este caso se autoriza la sustitución.

Sustitución de cuenta para una sucursal bancaria más cercana al municipio (Mínimo se reduce en media hora), disminuyendo riesgos por desplazamiento. Se evalúa la distancia en kilómetros y en tiempo.

Sustitución en la misma entidad financiera por pérdida de cheques o cercanía con nueva sucursal de la misma entidad financiera. Se autoriza en la misma entidad bancaria

Sustitución en la misma entidad financiera por cambio de tipo de cuenta, a solicitud del Ordenador del Gasto de la Entidad Territorial. Se autoriza en la misma entidad bancaria

En caso de deterioro del establecimiento financiero

Así mismo, le informo que en relación con la exención del Gravamen a los Movimientos Financieros – GMF, se debe tener en cuenta el artículo 9º del Decreto 405 de 2001, que dice lo siguiente: “Identificación de las cuentas por parte de las tesorerías de las entidades territoriales. ………… La identificación, ante los establecimientos de crédito respectivos, de las cuentas corrientes o de ahorro donde se manejen de manera exclusiva recursos públicos del Presupuesto General Territorial corresponderá a los tesoreros departamentales, municipales o distritales”.

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CAPITULO IX

PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA O TERMINACIÓN DE CUENTAS REGISTRADAS DE ACREEDORES VARIOS SUJETOS A

DEVOLUCIÓN

El registro de una cuenta de acreedores varios sujetos a devolución se efectúa con el propósito de que las Entidades Ejecutoras del Presupuesto General de Nación, obtengan la Devolución de recursos consignados en cuentas de la DGCPTN, por concepto de Acreedores Varios Sujetos a Devolución de cheques girados por la entidad y no cobrados por el beneficiario. Es de anotar que estas cuentas son registradas por cuanto los recursos que allí se manejan ya han sido previamente ejecutados por el órgano ejecutor y han cumplido ya con todo el proceso presupuestal y simplemente son recursos que se giraron al beneficiario final pero este no los ha cobrado.

9.1. SOLICITUD DE APERTURA DE CUENTA REGISTRADA

El órgano ejecutor remite el formato (Anexo 13) de cuenta registrada debidamente diligenciado a el Grupo de Giros y Cuentas Corrientes de la DGCPTN, con diez (10) días calendario de anticipación a la solicitud de la primera devolución. El Grupo de Giros y Cuentas Corrientes solicita a la Banca Oficial del establecimiento financiero la certificación de la cuenta para ello la entidad financiera certificara: Denominación, Número de cuenta, Tipo de Cuenta, NIT y estado de la cuenta.

Una vez certificada la cuenta, el Grupo de Giros y Cuentas Corrientes de la DGCPTN procederá al registro de la cuenta en la base de datos del Grupo de Giros y Cuentas Corrientes, para lo cual emitirá un oficio definitivo de apertura de cuenta registrada.

Con el oficio de cuenta registrada, el órgano ejecutor, efectuara la inclusión de la cuenta en el SIIF de conformidad con el proceso descrito en el Capitulo 4 Una vez la cuenta este activa en el SIIF la División de Giros de la DGCPTN podrá generar las órdenes de pago y girar los recursos a la cuenta en estado activa.

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TABLA DE ANEXOS

ANEXO 1: Solicitud para Apertura – Terminación – Sustitución de cuentas corrientes autorizadas.

ANEXO 2: Solicitud para Apertura – Cancelación de cuentas registradas

ANEXO 3: Formato de cuenta reportada para la exención del Gravamen a los Movimientos Financieros.

ANEXO 4: Oficio de aprobación provisional de apertura para cuenta corriente.

ANEXO 5: Oficio de aprobación definitiva de apertura para cuenta corriente.

ANEXO 6: Oficio de aprobación provisional de terminación para cuenta corriente.

ANEXO 7: Oficio de aprobación de terminación definitiva para cuenta corriente.

ANEXO 8: Oficio de aprobación provisional de sustitución apertura para cuenta corriente.

ANEXO 9: Oficio de aprobación definitiva de sustitución apertura para cuenta corriente.

ANEXO 10: Oficio de aprobación provisional de sustitución terminación para cuenta corriente (referido a la terminación de la cuenta)

ANEXO 11: Oficio de aprobación de sustitución terminación definitiva para cuenta corriente (referido a la terminación de la cuenta)

ANEXO 12: Oficio de confirmación registro de cuenta registrada

ANEXO 13: Oficio de confirmación terminación de cuenta registrada

ANEXO 14: Formato de Actualización de Pagadurías

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DIRECCION GENERAL DE CRÉDITO PÚBLICO Y DEL TESORO NACIONAL

SOLICITUD PARA APERTURA/TERMINACION/SUSTITUCION DE CUENTAS CORRIENTES AUTORIZADAS ANEXO No.1

CIUDAD: _____________________________________________ FECHA:

Señor(a):

DIRECTOR(A) DIRECCION GENERAL DE CRÉDITO PÚBLICO Y DEL TESORO NACIONAL Ministerio de Hacienda y Crédito Público Santafé de Bogotá.

De conformidad con lo dispuesto en las normas vigentes, me permito solicitar su autorización para la:

Apertura: Sustitución: Terminación:

De un contrato de cuenta corriente de acuerdo con la siguiente información:

I. Datos Generales de la Entidad Solicitante: Sección Presupuestal: Nit:

Nombre Entidad Solicitante:

Pagaduría Solicitante: Código: Dirección: Telefono/Fax Ciudad: II. Datos de Apertura/Apertura por Sustitución de Cuenta Corriente:

Objeto del Gasto: Servicios Personales Inversión

Gastos Generales Transferencias

Otros Cual:__________________________________________

Justificación Apertura:

III. Datos de Terminación/Terminación por Sustitución de Cuenta Corriente: Nombre del Banco: Número cuenta a terminar o Sustituir:

Justificación Terminación:

IV. Datos de la Entidad Bancaria: (Solo para uso en Apertura/Apertura por Sustitución) Uso exclusivo Entidad Bancaria. Número Cuenta Corriente Reservada: Nombre de la Entidad: Sucursal: Ciudad: Dirección: Teléfono: Fax: Nombre, Firma y Sello Entidad Bancaria (GERENTE):

FIRMA ORDENADOR DEL GASTO DE LA ENTIDAD FIRMA TESORERO O PAGADOR SOLICITANTE

NOMBRE ORDENADOR DEL GASTO NOMBRE TESORERO O PAGADOR SOLICITANTE V. Aprobación de la Apertura por Sustitución de cuenta por parte de la DGCPTN

V°B° JEFE DIVISION V°B° SUBDIRECTOR OPERATIVO

ESPACIO PARA USO EXCLUSIVO DE LA DIRECCION GENERAL DE CREDITO PUBLICO Y DEL TESORO NACIONAL

REGISTRAR DEVOLVER

OBSERVACIONES: GRABADO POR FECHA CONFIRMADO POR FECHA

DIRECCION GENERAL DE CRÉDITO PÚBLICO Y DEL TESORO NACIONAL

APERTURA / CANCELACION DE CUENTAS CORRIENTES REGISTRADAS

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              ANEXO No. 2

  CIUDAD:      FECHA:      

  DD MM AA  

  Señor(a):  

  DIRECTOR(A) DIRECCION GENERAL DE CRÉDITO PÚBLICO Y DEL TESORO NACIONAL  

  Ministerio de Hacienda y Crédito Público  

  Santafé de Bogotá.  

   

    De conformidad con lo dispuesto en las normas vigentes, me permito certificar la siguiente información  

  respecto de la cuenta receptora del situado de recursos del presupuesto general de la nación:  

    De conformidad con lo dispuesto en las normas vigentes, me permito informar la cancelación de un  

    contrato de cuenta corriente de acuerdo con la siguiente información:        

                     I. Datos de la Entidad Informante:    Organismo o entidad:     Nit:          Dirección: Teléfono: Fax:          Ciudad: Departamento: Municipio:          Denominación de la cuenta corriente:                             

                   

  II. Datos de la Cuenta a terminar:    Nombre del Banco: Número de la cuenta a cancelar:                             III. Datos de la Entidad de crédito:       Número de la cuenta nueva:   Tipo Cuenta Ahorros      Corriente      Nombre de la Entidad Bancaria: Código:             Sucursal: Código: Ciudad:                           Dirección: Teléfono: Fax:                           Nombre, firma y sello del gerente de la Entidad Bancaria                                  

  Nombre Ordenador del Gasto Nombre Tesorero o Pagador               

  Firma Ordenador del Gasto Firma Tesorero o Pagador  

                 

ESPACIO PARA USO EXCLUSIVO DE LA DIRECCION DE CRÉDITO PÚBLICO Y DEL TESORO NACIONAL

   

  REGISTRAR DEVOLVER     

  OBSERVACIONES:              

                                      

    GRABADO POR FECHA CONFIRMADO POR FECHA    

                                      

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DIRECCION GENERAL DE CRÉDITO PÚBLICO Y DEL TESORO NACIONAL

CUENTA REPORTADA PARA LA EXENCION DEL GRAVAMEN A LOS MOVIMIENTOS FINANCIEROS

ANEXO No. 3

CIUDAD: ______________________________________________________ FECHA: DD MM AA

Señor(a):

DIRECTOR(A) DIRECCION GENERAL DE CRÉDITO PÚBLICO Y DEL TESORO NACIONAL

Ministerio de Hacienda y Crédito Público

De conformidad con lo dispuesto en la Ley 633 de Diciembre de 2000, el Decreto 405 de 2001 y el Decreto 449 de 2003 me permito reportar bajo la gravedad de juramento que en la siguiente cuenta se manejan exclusivamente recursos del Presupuesto General de la Nación y no son Recursos Propios

Registro de Inclusión de Cuenta Registro de Exclusión de Cuenta

I. Datos Generales de la Entidad Solicitante:

Sección Presupuestal: Nit:

Nombre Entidad Solicitante:

Pagaduría Solicitante: Código: Ciudad:

Dirección: Teléfono: fax:

II. Datos de la cuenta: 1) RECURSOS QUE SE MANEJAN A TRAVES DE LA CUENTA:

CON SITUACION DE FONDOS SIN SITUACION DE FONDOS

A. Cajas MenoresA. Recursos recaudados y administrados por los

Organos y ejecutados sin situación de fondos

B. En virtud de contratos de B. Ejecución de Recursos de la Nación por

Encargos Fiduciarios Transferencias sin situación de fondos

C. Ejecución de recursos de la Nación C. Ejecución de Anticipo de Contratos

SIN Situación de Fondos

2) NORMA QUE REGULA LA CUENTA 3) DENOMINACION DE LA CUENTA

III. Datos de la cuenta a INCLUIR: (Para uso exclusivo del Banco).

Número de la Cuenta: Ahorros Corriente Nit:

Nombre de la Entidad Bancaria

Sucursal: Ciudad:

Dirección: Teléfono: Fax:

Nombre, Firma y Sello Entidad Bancaria (GERENTE):

IV. Datos de la Cuenta a EXCLUIR:

Numero de la Cuenta: Nombre del Banco:

Justificación de la Exclusión:

FIRMA ORDENADOR DEL GASTO DE LA ENTIDAD FIRMA TESORERO O PAGADOR SOLICITANTE

NOMBRE ORDENADOR DEL GASTO NOMBRE TESORERO O PAGADOR SOLICITANTE

ESPACIO PARA USO EXCLUSIVO DE LA DIRECCION GENERAL DE CRÉDITO PÚBLICO Y DEL TESORO NACIONAL

REGISTRAR DEVOLVER

OBSERVACIONES:

GRABADO POR FECHA CONFIRMADO POR FECHA

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5.3.2 Anexo No. 4Bogotá, D.C., DD de MMM de AAAA

Doctor(a) NOMBRE DEL TESORERO (a) ENTIDAD EJECUTORA DEL PRESUPUESTO NACIONAL DirecciónCiudad – Depto.Colombia Asunto: Aprobación Provisional Apertura Cuenta Corriente

Número: #### - ########### Nit: # # # # # # # # # # ( A- # # # # )Obj. Gas.: OBJETO DEL GASTO

Apreciado(a) doctor(a):

De conformidad con su solicitud para la apertura de una cuenta corriente en el Banco , sucursal OFICINA, ciudad , me permito informarle que ha sido aprobada provisionalmente con el No. # # # #; Por lo cual se autoriza celebrar, con el lleno de todos los requisitos legales exigidos por el banco, el contrato de cuenta bancaria. Para la activación de la cuenta por parte del banco solo se requiere la autorización definitiva de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional. El plazo para el envío de la certificación vence el DD de MMM de AAAA.

Denominación de la cuenta: DGCPTN Entidad Ejecutora del Presupuesto Nacional – Regional - Objeto de Gasto.

Cordial saludo,

JORGE ALBERTO CALDERONSubdirector OperativoJACC/ctas001------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

C E R T I F I C A C I O NEL GERENTE DEL: BANCO .SUCURSAL : .

se permite certificar que la entidad: ha cumplido todos los requisitos establecidos para la celebración de contrato de apertura de cuentas corrientes de entidades oficiales según decreto 359 del 22 de febrero de 1995.

CONTRATO NUMERO: #### - ########### Denominación: DGCPTN Entidad Ejecutora del Presupuesto Nacional – Regional - Objeto de Gasto.Quedando pendiente para la activación de la cuenta, únicamente, el numero de autorización definitivo emitido por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional.

________________________________ FECHA GERENTE SUCURSAL BANCARIA(FIRMA Y SELLO)

Wjpr*2007

Ministerio de Hacienda y Crédito PúblicoRepública de Colombia

70

5.3.2 Anexo No. 5Bogotá, D.C., DD de MMM de AAAA

Doctor(a) NOMBRE DEL TESORERO (a) ENTIDAD EJECUTORA DEL PRESUPUESTO NACIONAL DirecciónCiudad – Depto.Colombia

Asunto: Apertura Definitiva Cuenta CorrienteNúmero: #### - ########### Nit: # # # # # # # # # # ( A- # # # # )Obj. Gas.: OBJETO DEL GASTO

Apreciado(a) doctor(a):

Nos permitimos informarle que su cuenta de la referencia, en el Banco , sucursal OFICINA, ciudad , ha sido autorizada bajo el número de aprobación definitivo No. # # # #; con lo cual quedan cumplidos todos los requisitos necesarios para iniciar su manejo.

El banco debe activar e informar a la DTN dicha cuenta en un término de tres (3) días hábiles contados a partir de la fecha de la presente comunicación.

Cordial saludo,

JORGE ALBERTO CALDERONSubdirector Operativo

R157100GOS29-rdf/JACC/ctas01

Wjpr*2007

Ministerio de Hacienda y Crédito PúblicoRepública de Colombia

71

5.3.2 Anexo No. 6Bogotá, D.C., DD de MMM de AAAA

Doctor(a) NOMBRE DEL TESORERO (a) ENTIDAD EJECUTORA DEL PRESUPUESTO NACIONAL DirecciónCiudad – Depto.Colombia

Asunto: Aprobación Provisional Cancelación por: Terminación Número: #### - ########### Nit: # # # # # # # # # # ( T- # # # # )Obj. Gas.: OBJETO DEL GASTO

Apreciado(a) doctor(a):

De conformidad con su solicitud para la Terminación de una Cuenta Corriente en la entidad Banco , sucursal OFICINA, ciudad , me permito informarle que ha sido aprobada con el número de aprobación preliminar No. # # # #; lo que lo autoriza a tramitar ante la respectiva entidad bancaria, en el término de treinta (30) días siguientes a la expedición de esta autorización, la terminación de la cuenta corriente referenciada, remitiendo a esta dependencia copia de la solicitud con sello de recibido de las sucursal bancaria a más tardar el día DD de MMM de AAAA.

Así mismo, el banco debe remitir constancia de terminación de la cuenta dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la expedición de la misma.

Cordial saludo,

JORGE ALBERTO CALDERONSubdirector Operativo

JACC/ctas01

Wjpr*2007

Ministerio de Hacienda y Crédito PúblicoRepública de Colombia

72

5.3.2 Anexo No. 7Bogotá, D.C., DD de MMM de AAAA

Doctor(a) NOMBRE DEL TESORERO (a) ENTIDAD EJECUTORA DEL PRESUPUESTO NACIONAL DirecciónCiudad – Depto.Colombia

Asunto: Terminación Definitiva Cuenta CorrienteNúmero: #### - ########### Nit: # # # # # # # # # # ( T- # # # # )Obj. Gas.: OBJETO DEL GASTO

Apreciado(a) doctor(a):

De conformidad con su solicitud para la Terminación de una Cuenta Corriente en la entidad Banco , sucursal OFICINA, ciudad , me permito informarle que hemos recibido la certificación bancaria de terminación de cuenta, debidamente diligenciada, razón por la cual esta Dirección procedió a cancelar en nuestro sistema la cuenta del asunto con aprobación No. # # # #.

Cordial saludo,

JORGE ALBERTO CALDERONSubdirector Operativo

JACC/ctas01

Wjpr*2007

Ministerio de Hacienda y Crédito PúblicoRepública de Colombia

73

5.3.2 Anexo No. 8Bogotá, D.C., DD de MMM de AAAA

Doctor(a) NOMBRE DEL TESORERO (a) ENTIDAD EJECUTORA DEL PRESUPUESTO NACIONAL DirecciónCiudad – Depto.Colombia Asunto: Aprobación Provisional Sustitución Cuenta Corriente

Número: #### - ########### Nit: # # # # # # # # # # ( S - # # # # )Obj. Gas.: OBJETO DEL GASTO

Apreciado(a) doctor(a):

De conformidad con su solicitud para la apertura de una cuenta corriente en el Banco , sucursal OFICINA, ciudad , me permito informarle que ha sido aprobada provisionalmente con el No. # # # #; Por lo cual se autoriza celebrar, con el lleno de todos los requisitos legales exigidos por el banco, el contrato de cuenta bancaria. Para la activación de la cuenta por parte del banco solo se requiere la autorización definitiva de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional. El plazo para el envío de la certificación vence el DD de MMM de AAAA.

Denominación de la cuenta: DGCPTN Entidad Ejecutora del Presupuesto Nacional – Regional - Objeto de Gasto.

Cordial saludo,

JORGE ALBERTO CALDERONSubdirector OperativoJACC/ctas001------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

C E R T I F I C A C I O NEL GERENTE DEL: BANCO .SUCURSAL : .

se permite certificar que la entidad: ha cumplido todos los requisitos establecidos para la celebración de contrato de apertura de cuentas corrientes de entidades oficiales según decreto 359 del 22 de febrero de 1995.

CONTRATO NUMERO: #### - ########### Denominación: DGCPTN Entidad Ejecutora del Presupuesto Nacional – Regional - Objeto de Gasto.Quedando pendiente para la activación de la cuenta, únicamente, el numero de autorización definitivo emitido por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional.

________________________________ FECHA GERENTE SUCURSAL BANCARIA(FIRMA Y SELLO)

Wjpr*2007

Ministerio de Hacienda y Crédito PúblicoRepública de Colombia

74

5.3.2 Anexo No. 9Bogotá, D.C., DD de MMM de AAAA

Doctor(a) NOMBRE DEL TESORERO (a) ENTIDAD EJECUTORA DEL PRESUPUESTO NACIONAL DirecciónCiudad – Depto.Colombia

Asunto: Apertura Definitiva Cuenta CorrienteNúmero: #### - ########### Nit: # # # # # # # # # # ( S- # # # # )Obj. Gas.: OBJETO DEL GASTO

Apreciado(a) doctor(a):

Nos permitimos informarle que su cuenta de la referencia, en el Banco , sucursal OFICINA, ciudad , ha sido autorizada bajo el número de aprobación definitivo No. # # # #; con lo cual quedan cumplidos todos los requisitos necesarios para iniciar su manejo.

El banco debe activar e informar a la DTN dicha cuenta en un término de tres (3) días hábiles contados a partir de la fecha de la presente comunicación.

Cordial saludo,

JORGE ALBERTO CALDERONSubdirector Operativo

JACC/ctas01

Wjpr*2007

Ministerio de Hacienda y Crédito PúblicoRepública de Colombia

75

5.3.2 Anexo No. 10Bogotá, D.C., DD de MMM de AAAA

Doctor(a) NOMBRE DEL TESORERO (a) ENTIDAD EJECUTORA DEL PRESUPUESTO NACIONAL DirecciónCiudad – Depto.Colombia

Asunto: Aprobación Provisional Cancelación por: Sustitución Número: #### - ########### Nit: # # # # # # # # # # ( S - # # # # )Obj. Gas.: OBJETO DEL GASTO

Apreciado(a) doctor(a):

De conformidad con su solicitud para la Terminación de una Cuenta Corriente en la entidad Banco , sucursal OFICINA, ciudad , me permito informarle que ha sido aprobada con el número de aprobación preliminar No. # # # #; lo que lo autoriza a tramitar ante la respectiva entidad bancaria, en el término de treinta (30) días siguientes a la expedición de esta autorización, la terminación de la cuenta corriente referenciada, remitiendo a esta dependencia copia de la solicitud con sello de recibido de las sucursal bancaria a más tardar el día DD de MMM de AAAA.

Así mismo, el banco debe remitir constancia de terminación de la cuenta dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la expedición de la misma.

Cordial saludo,

JORGE ALBERTO CALDERONSubdirector Operativo

JACC/ctas01

Wjpr*2007

Ministerio de Hacienda y Crédito PúblicoRepública de Colombia

76

5.3.2 Anexo No. 11Bogotá, D.C., DD de MMM de AAAA

Doctor(a) NOMBRE DEL TESORERO (a) ENTIDAD EJECUTORA DEL PRESUPUESTO NACIONAL DirecciónCiudad – Depto.Colombia

Asunto: Terminación Definitiva Cuenta CorrienteNúmero: #### - ########### Nit: # # # # # # # # # # ( S - # # # # )Obj. Gas.: OBJETO DEL GASTO

Apreciado(a) doctor(a):

De conformidad con su solicitud para la Terminación de una Cuenta Corriente en la entidad Banco , sucursal OFICINA, ciudad , me permito informarle que hemos recibido la certificación bancaria de terminación de cuenta, debidamente diligenciada, razón por la cual esta Dirección procedió a cancelar en nuestro sistema la cuenta del asunto con aprobación No. # # # #.

Cordial saludo,

JORGE ALBERTO CALDERONSubdirector Operativo

JACC/ctas01

Wjpr*2007

Ministerio de Hacienda y Crédito PúblicoRepública de Colombia

77

5.3.2 Anexo No. 12Bogotá, D.C., DD de MMM de AAAA

Señores MINISTERIOS ‘ MUNICIPIO ´ DirecciónCiudad – Depto.Teléfono

Asunto: ## #### ##########BANCO ENTIDAD BANCARIA SUCURSAL OFICINA OBJETO DEL GASTONit: # # # # # # # # # #

Apreciados señores:

Nos permitimos informarles que la cuenta corriente (ahorros) del asunto, denominada TES.MPAL (MUNICIPIO – RESGUARDO - DEPTO) OBJETO DEL GASTO – RUBRO PERSUPUESTAL, ha sido incluida en nuestros registros, a partir de la fecha

Cordial saludo,

JORGE ALBERTO CALDERONSubdirector Operativo

JACC/ctas01

Wjpr*2007

Ministerio de Hacienda y Crédito PúblicoRepública de Colombia

78

5.3.2 Anexo No. 13Bogotá, D.C., DD de MMM de AAAA

Señores MINISTERIOS ‘ MUNICIPIO ´ DirecciónCiudad – Depto.Teléfono

Asunto: ## #### ##########BANCO ENTIDAD BANCARIA SUCURSAL OFICINA OBJETO DEL GASTONit: # # # # # # # # # #

Apreciados señores:

Nos permitimos informarles que la cuenta corriente (ahorros) del asunto, denominada TES.MPAL (MUNICIPIO – RESGUARDO - DEPTO) OBJETO DEL GASTO – RUBRO PERSUPUESTAL, ha sido terminada en nuestros registros, a partir de la fecha

Cordial saludo,

JORGE ALBERTO CALDERONSubdirector Operativo

JACC/ctas01 Wjpr*04

Wjpr*2007

Ministerio de Hacienda y Crédito PúblicoRepública de Colombia

79

Dirección General de Crédito Público y del Tesoro NacionalGrupo de Giros y Cuentas Corrientes

Anexo No. 14

CREACION Y/O ACTUALIZACION DE PAGADURIAS

NIT _____________________________

NOMBRE ENTIDAD _______________________________________________________________________________________________

CODIGO ENTIDAD PRESUPUESTAL _______________________ CODIGO ENTIDAD PAGADORA ____________________________

NOMBRE PAGADURIA _____________________________________________________________________________________________

DIRECCION PAGADURIA ___________________________________________________________________________________________

CIUDAD __________________ DEPARTAMENTO __________________ CORREO ELECTRONICO _____________________________

TELEFONO INDICATIVO _____ NUMERO _______________ FAX INDICATIVO _____ NUMERO _______________

PAGADOR O TESORERO NOMBRE ______________________________________ FIRMA ________________________________

DIRECTOR FINANCIERO NOMBRE ______________________________________ FIRMA _________________________________

SECRETARIO GENERAL NOMBRE ______________________________________ FIRMA _________________________________

ORDENADOR DEL GASTO NOMBRE ______________________________________ FIRMA _________________________________

LUGAR Y FECHA DE ACTUALIZACION ______________________________________________________________________________

Deben anexar copia del Acto Administrativo, copia plastificado del Nit, acta de posesión y cédulas de las personas que firman

VERIFICACION DE DATOS (Para uso exclusivo de la DTN)

INCLUIR _____ DEVOLVER _____

OBSERVACIONES _________________________________________________________________________________________________

AJUSTES ________________________________________________________________________________________________________

Wjpr*2007

GRABADO POR FECHA CONFIRMADO POR FECHA

Ministerio de Hacienda y Crédito PúblicoRepública de Colombia

80

Wjpr*2007

0