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MANUAL DE USUARIO

SERVICIOS DE SALUD DE CHIHUAHUA SUBDIRECCION DE PROGRAMACION Y PRESUSPUESTO

SUBDIRECCION DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION

SERVICIOS DE SALUD SUBDIRECCION DE PROGRAMACION Y PRESUSPUESTO


1

TABLA DE CONTENIDO

1 INICIO DEL PROGRAMA ....................................................................................................................... 2

2 CATALOGO DE LA EMPRESA ................................................................................................................ 3

3 TRABAJANDO CON UNA EMPRESA CONTABLE ................................................................................... 4

3.1 CATALOGO DE CONCEPTOS........................................................................................................... 4

3.2 TIPOS DE PÓLIZA ........................................................................................................................... 5

3.3 CATALOGO DE CUENTAS ............................................................................................................... 7

3.3.1CREACION DE NUEVAS CUENTAS ............................................................................... 8

3.4 MENU POLIZAS .............................................................................................................................. 9

3.4.1 POLIZAS - CAPTURA DE UNA PÓLIZA .......................................................................... 10

3.4.2 POLIZAS – LISTADO DE POLIZAS ................................................................................. 15

3.4.3 POLIZAS – LISTADO DE MOVIMIENTOS ...................................................................... 18

4 IMPRESIÓN DE REPORTES .................................................................................................................... 20

4.1 ESTADOS FINANCIEROS ............................................................................................................................ 21

4.2 REPORTES AUXILIARES ............................................................................................................................. 26

4.3 REPORTES SENSIBLES ................................................................................................................. 27

5 CARGAR POLIZAS DESDE HOJA ELECTRONICA ...................................................................................... 28

5.1 TRABAJANDO CON LA HOJA DE PARAMETROS ........................................................................... 30

5.2 TRABAJANDO CON LA HOJA DE PÓLIZA ...................................................................................... 31

6 INICIO DEL PROGRAMA .................................................................................................................... 34

7 CATALOGO DE EMPRESAS EXISTENTES ............................................................................................ 35

8 MENU CATALOGOS .......................................................................................................................... 36

8.1 CATÁLOGO DE BENEFICIARIOS / PAGADORES ............................................................................ 37

8.2 CATÁLOGO DE SALDOS DE CUENTAS BANCARIAS. ..................................................................... 41

8.3 CATÁLOGO DE CUENTAS AGRUPADORAS .................................................................................. 42

8.4 CATÁLOGO DE BANCOS .............................................................................................................. 43

9 MENU DOCUMENTOS. ..................................................................................................................... 44

9.1 DOCUMENTOS – CHEQUES ........................................................................................................ 45

9.1.1 CANCELACION DE CHEQUES .............................................................................................. 49

9.2 DOCUMENTOS – EGRESOS ......................................................................................................... 49

9.3 DOCUMENTOS – INGRESOS........................................................................................................ 50

9.4 DOCUMENTOS – INGRESOS NO DEPOSITADOS.......................................................................... 51

9.5 DOCUMENTOS – DEPOSITOS ...................................................................................................... 52

9.6 DOCUMENTOS – FLUJO DE EFECTIVO ........................................................................................ 55

9.7 DOCUMENTOS – CALENDARIO FINANCIERO .............................................................................. 59

10 IMPRESIÓN DE REPORTES FINANCIEROS .......................................................................................... 62

11 CIERRES CONTABLES CONTPAQi ...................................................................................................... 66

11.1 CIERRE DE PERIODOS ................................................................................................................ 68

11.2 CIERRE DE EJERCICIO EN CONTPAQi CONTABILIDAD ............................................................... 68

12 ASOCIACION DE PAGOS A ADMINPAQ ............................................................................................. 72



2

1. INICIO DEL PROGRAMA

Para ejecutar al aplicación, debe dar doble clic al icono de la aplicación CONTPAQi® - CONTABILIDAD

El sistema presentara la pantalla de ingreso en el cual solicita el código de usuario y clave de acceso

correspondiente para acceder a la aplicación. Por default aparece el código de SUPERVISOR, pero el

usuario lo puede cambiar al código correspondiente.



3

2. CATALOGO DE EMPRESAS

Una vez que se ingresa al sistema, el usuario necesita seleccionar la empresa contable correspondiente,

ingresando al catálogo como se muestra en la siguiente pantalla:

Al dar clic en el icono de Catalogo de empresas, se muestra un listado de las empresas contables

existentes:

FUNCIONES DE LA PANTALLA DE CATALOGO DE EMPRESAS

1 Abre la empresa contable seleccionada. 5 Elimina la empresa seleccionada

2 Creación de una nueva empresa. 6 Comando de ayuda

3 Respaldar la información de la empresa. 7 Cerrar catálogo de empresas

4 Restaura la Información de un archivo de respaldo existente



4

3. TRABAJANDO CON UNA EMPRESA CONTABLE

Para acceder a la empresa, se deberá seleccionar de la lista en el catálogo de empresas y

presionar el botón abrir empresa.

Una vez abierta, se mostrara el área de trabajo para que se pueda iniciar con los procesos contables que

se necesiten, las cuales se presentarán las más comunes:

FUNCIONES DE ACCESOS DIRECTOS DE PANTALLA PRINCIPAL

A Acceso a Catálogo de empresas <Ctrl+E> I Catálogo de Cuentas <Ctrl+F3>

B Listado de Pólizas J Saldos de Cuentas

C Pólizas <Ctrl+P> K

Declaración Informativa de Operaciones con Terceros D Comprobantes

E Bitácora CONTABILIDAD en Excel L Estado del Negocio

F Balanza de Comprobación M Cambiar el Periodo

G Movimientos Auxiliares del Catálogo N Módulo de Capacitación <F1>

H Hoja Electrónica O Salir de CONTPAQi Contabilidad <Esc>

3.1 Catálogo de conceptos.

Al capturar una póliza, ésta debe de llevar un concepto para ser identificada de manera ágil.

En el menú Configuración – Conceptos, ésta lista puede ser guardada y ser utilizada al momento

de crear una nueva póliza.



5

Al entrar a esta opción, presentará la siguiente pantalla en la cual se captura el código de

identificación del concepto y el nombre o descripción que será el que utilizaremos en nuestras

pólizas.

3.2 Catálogo de Tipos de Pólizas

CONTPAQi CONTABILIDAD, tiene por default ya definidas los siguientes tipos de pólizas:

1 Ingresos Se registran las operaciones que representan entradas a las cuentas. Requiere cuentas de tipo contable.

2 Egresos Se registran las operaciones que impliquen salidas de las cuentas. Requiere cuentas de tipo contable.

3 Diario Se utiliza para las operaciones en las que no interviene el efectivo. Ejemplo: ventas a crédito, contabilización de depreciaciones. Acepta tipo de cuentas contables, orden y estadísticas.

4 Orden Se utilizan para pólizas de operaciones fiscales, que nada tienen que ver con la contabilidad. Requiere cuentas de tipo Orden

5 Estadística Permiten agrupar datos con fines informativos y no necesariamente contables.



6

El consecutivo de una póliza en CONTPAQi puede usarse de dos maneras, por ejercicio o por

periodo según convenga, y esta configuración puede hacerse por cada tipo de póliza.

Si elegimos por ejercicio, el consecutivo será para todo el año de la empresa, si se elige por

periodo, cada mes iniciará el consecutivo de la póliza.



7

3.3 Catálogo de cuentas

Para entrar a éste catálogo se selecciona el menú Catálogo – Catálogo de cuentas o presionar

las teclas <Ctrl+F3>

El catálogo de cuentas que se utiliza está dividido en dos partes, Árbol de cuentas e información

de cuentas.



8

3.3.1 Creación de nuevas cuentas

Para dar de alta una cuenta nueva, se requiere de lo siguiente:

1 Dar clic en el botón <Nuevo>

2 Teclear el número y nombre dela cuenta a crear

3 Seleccionar la subcuenta, esto es, la cuenta donde se va a acumular el saldo de la cuenta a crear.

4 Tipo de Cuenta, la cual es heredada de la cuenta de donde estamos colgado la nueva cuenta.

5

Cuenta de Mayor.

NO No es una cuenta de Mayor y no aparecerá impresa en los estados financieros

SI Si es una cuenta de Mayor y aparecerá impresa en los estados financieros

DE TITULO

Aparecerá en los Estados Financieros como títulos y tendrá un gran total

6 Segmento de Neg. En Movimiento Determina si la cuenta va hacer referencia a un Segmento de Negocio o no



9

3.4 Menú Pólizas

El menú de Pólizas se divide en:

1 Pólizas Elaboración de Pólizas contables

2 Listados Impresión de pólizas elaboradas por fechas y periodos

3 Movimientos

Masivos

Permite la afectación de varias pólizas, por rango de fechas y tipos de pólizas, así como el traspaso de pólizas de una a otra cuenta contable.

4 Importación y exportación

Permite enviar pólizas capturadas a un archivo de texto así como también permite subir pólizas desde un formato de texto.

5 Prepólizas

se utiliza para gastos que se tienen que pagar de forma continua por ejemplo el pago de la renta se tiene que pagar cada mes y resultaría de poca utilidad tenerla quehacer cada que esta se requiera para este tipo de gastos existen las prepólizas en la que solo es necesario el marcar el costo base y ella sola repartirá los gastos y realizar la póliza



10

3.4.1 Pólizas - Captura de una Póliza.

Para entrar a la opción de Pólizas

seleccione el menú Pólizas – Pólizas…, o

presione las teclas <Ctrl+P>

Las partes que comprenden la pantalla de captura de una póliza son las siguientes:

Accesos directos de la pantalla principal de la Pólizas

A Guardar el movimiento y crear un nuevo movimiento en la póliza <F8>.

B Crear una póliza nueva.

C Borra la póliza activa.

D Recupera la información registrada en la base de datos.

E Copia la póliza completa a otro número de póliza definida por el usuario.

F Imprime la póliza y sus movimientos, enviándolos a Disco, Impresora o Pantalla.

G Guarda la póliza activa como prepoliza, que puede ser usada como movimiento repetitivo

H Ejecuta una prepóliza previamente creada

I El almacén Digital permite asociar un CFDI a la póliza correspondiente

K Módulo de Capacitación <F1>

L Salir de CONTPAQi Contabilidad <Esc>



11

Las partes que comprende la pantalla de captura de la póliza son:

1 Encabezado

En el encabezado de la póliza se encuentran los datos de captura como: Fecha: en la cual serán afectados los saldos de las cuentas y estados financieros Tipo: Identifica el tipo de póliza a generar (Ingresos, Egresos, Diario, Orden, Estadísticas) Número: Número de póliza consecutivo, de acuerdo a la configuración del tipo de póliza seleccionada. Concepto: Descripción principal de la póliza, ésta descripción aparecerá en los

auxiliares.

2 Navegador de

pólizas

Nos permitirá desplazarnos por las pólizas sin necesidad de salirse de la ventana de captura

3 Estado de la

póliza

Nos indica el estado contable actual de la póliza: Póliza de Ajuste. Con éste estatus se marcará la póliza de cancelación de cuentas de resultados al cierre del ejercicio. Sin afectar. Se marcan las pólizas que ya están en el sistema pero que no afectan los estados financieros, consideradas como pendientes de revisar o autorizar.

4 Movimientos En esta sección de la pantalla se muestra el resumen de los movimientos capturados de la póliza

5 Sumas iguales Muestra la suma de cargos y abonos para que el usuario verifique que la póliza se encuentre cuadrada



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Al insertar movimientos en la póliza, se abrirá la pantalla de movimientos de póliza.

1 Movimiento Muestra el número de movimiento que le corresponde a la captura de la póliza, este valor es consecutivo y es asignado automáticamente por el sistema

2 Cuenta Se teclea el número de cuenta que se afectará, teniendo la disponibilidad de consultar el catálogo de cuentas con la tecla <F3>

3 Cargo/Abono Dependiendo del movimiento se captura el importe según corresponda

4 Segmento de

Negocio

Determina si el movimiento va a definir algún segmento de negocio que ya se encuentre registrado previamente en el catálogo, de no usar Segmento de Negocio, se deberá capturar el valor cero “0”

5 Referencia Referencia específica del movimiento.

6 Concepto Descripción especifica del movimiento.

7 Diario Determina si el movimiento está ligado a un Diario Especial



13

Al tener listos los datos, si se oprime <Enter> o si se da clic al botón , automáticamente la

pantalla estará lista para el siguiente movimiento.

La operación de Movimientos de Póliza, se

repite tantas veces como sea necesario

En la parte inferior de la pantalla se tiene el indicativo de

Sumas iguales y diferencias, los cuales se moverán de

acuerdo a los datos capturados.



14

Para eliminar la póliza, se presiona el botón de Borrar y la póliza que se encuentra en

pantalla será eliminada con previo aviso de confirmación.

3.4.2 PÓLIZAS – LISTADO DE PÓLIZAS



15

Los listados de CONTPAQ son vistas que permiten consultar información desde varios niveles,

mediante estos puedes realizar consultas y localizar datos específicos de forma rápida.

Para utilizar esta opción se Accede al Menú Pólizas – Listado de Pólizas

En esta opción podemos explorar y listar las

pólizas que se encuentran en el sistema, de

acuerdo a los filtros asociados.

Accesos directos de la pantalla de Listado de Pólizas

A Personalizar

Listado Permite agregar o quitar columnas para utilizarlos como vista en la pantalla de listado de pólizas

B Guardar Filtros Guarda de manera permanente los filtros

C Actualizar Refresca el listado de las pólizas que se muestran en pantalla

D Generar Reporte

Genera el reporte de las pólizas listadas de acuerdo al filtro aplicado

E Bajar Listado Genera una Exportación de las pólizas de acuerdo al filtro aplicada a un archivo de texto.

F Ayuda Módulo de Capacitación <F1>

G Cerrar Salir de CONTPAQi Contabilidad <Esc>



16

Manejo de Filtros en la pantalla para listado de pólizas

Se manejan tres niveles de filtrado.

Período: Nos muestra los

movimientos del mes o

período seleccionado.

Ejercicio: Nos muestra los

movimientos del ejercicio

almacenados en el sistema.

Existe la opción en esta pantalla de poder buscar expresiones, tipos de pólizas e importes de los

registros mostrados en el listado, utilizando el campo de Buscar.

En cada encabezado de

columna se podrán aplicar

búsquedas por cada uno de

los valores correspondien-

tes a cada columna.

Se puede crear una póliza, modificar o eliminar

una póliza que se encuentre listada o así como

crear una nueva póliza con los comandos de

póliza.



17

- El primer nivel se refiere a seleccionar un periodo y Ejercicio en el cual se quiere realizar

la consulta.

- El segundo nivel es por medio del campo de Buscar

- El tercer nivel es por medio de filtros de columnas

Nuevo <Ins>. Crea una Póliza Nueva

Modificar <Enter>. Modifica la póliza seleccionada

Borrar <Supr>. Elimina la póliza seleccionada



18

3.4.3 PÓLIZAS – LISTADO DE MOVIIENTOS DE POLIZAS

Esta opción se ubica en el Menú Pólizas – Listado de Movimientos de Pólizas.

En esta opción se visualiza los cargos y abonos registrados en cada póliza que pertenezcan al

periodo y ejercicio especificado.

Se aplica el mismo proceso de búsqueda y filtrado que la pantalla de Listado de Pólizas.

Una vez localizado el movimiento, desde este listado, únicamente se da doble clic sobre el

renglón y automáticamente se abrirá el detalle de la póliza ubicándose en el movimiento

correspondiente.



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Cuando requieras consultar el listado de saldos de cuentas, ve al menú catálogo, submenú

saldos de cuentas

El uso de los listados es muy parecido, la diferencia está en el tipo de información que

muestran.



20

4 IMPRESIÓN DE REPORTES

En esta sección se muestra la manera de ejecutar los reportes preinstalados de CONTPAQ i® y su visor

con el que podrás moverte dentro de los reportes, además generarás los reportes en archivos con

diferentes formatos.

Para ejecutar algunos reportes de Estados Financieros se selecciona el menú <Reportes>

Los reportes están agrupados según su naturaleza o la información que te ofrecen, teniendo las

siguientes categorías:

Estados Financieros

Reportes de Catálogo

Reportes Auxiliares

Reportes de Segmento de Negocio



21

4.1 ESTADOS FINANCIEROS

Dentro del submenú de Reportes – Estados Financieros, se muestra un listado de reportes que

permitirán visualizar la situación financiera de la empresa, según sea la necesidad de consulta

del usuario.

Como ejemplo visualizaremos uno de los Estados Financieros llamado Balanza de comprobación,

damos clic en Reportes/Estados Financieros/ Balanza de Comprobación



22

CONTPAQi presenta la ventana de filtros, en ella podrás especificar la información que deseas

obtener del reporte:

A Ejercicio Determina el ejercicio del cual se desea consultar la información

B Periodo Permite definir un mes específico o un rango de meses a consultar

C Cuentas Selecciona tanto el Nivel de cuentas a consultar, como el detalle de movimientos o saldos den las cuentas

D Tipos de Cuentas

En esta sección de filtrado, CONTPAQi nos permite incluir o no cuentas de orden o activos fijos, el tipo de impresión y tipo de saldos específicos cuando se utiliza moneda extranjera

E Moneda Determina la presentación del tipo de moneda que tendrá el reporte y se puede definir el tipo de cambio que se tomará para realizar la conversión de saldos

F Botones de Comando

Ejecutar Reporte <F10>, Permitirá visualizar la información que se configuró Seleccionar Salida, define el tipo de salida que va a tener el reporte: Disco, impresora o pantalla. Así como el tipo de letra que tendrá el reporte.



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SELECCIONAR SALIDA.

En esta opción presenta una pantalla donde se configura de manera más específica la salida

del reporte. (Disco / Impresora / Pantalla), así como las opciones de Formato de letra que se

desea utilizar para el reporte.

PANTALLA

(Determina la configuración de visualización del reporte en pantalla.)

IMPRESORA

(Determina configuración para impresora de matriz únicamente)



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DISCO (configura las rutas y configuración del archivo de Excel, texto, PDF o HTML a crear)

NOTA: estas configuraciones son opcionales, ya que se puede enviar a imprimir con las

configuraciones estándar sin ningún problema.

Los filtros que podrás utilizar dependen del reporte que estés utilizando, una vez que los filtros

han sido especificados, podrás ejecutar el reporte para ver en pantalla el resultado dando clic

en el botón

CONTPAQi iniciará el proceso para mostrar la

información, hay que tener en cuenta que el tiempo

dependerá del volumen de información que la empresa

maneje.

Esta opción permite configurar el tipo y tamaño de la letra, la

cual ya quedará fija para los reportes posteriores



25

Al final se mostrará el reporte en pantalla, como se muestra a continuación

Con el reporte en pantalla podrás utilizar la barra de desplazamiento o navegación para revisar

la información. Las opciones de la barra te permiten:



26

4.2 REPORTES AUXILIARES

Dentro del submenú de Reportes – Reportes Auxiliares, se muestra un listado de reportes que

permitirán de manera más detallada los movimientos contables de la empresa, según sea la

necesidad de consulta del usuario.

El manejo de cualquier reporte que se ejecute, presenta un conjunto de filtros, los cuales el

usuario podrá configurar de acuerdo a sus necesidades de información y el tipo de reporte

seleccionado. (Explicado en el tema 4.2)



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4.3 REPORTES SENSIBLES

Una gran ventaja de los reportes de CONTPAQ es que te permiten analizar la información a

manera de detalle que requieras a través de sus reportes sensibles.

Cuando veas el reporte en pantalla, podrás identificar que se trata de un reporte sensible porque

algunos importes están dentro de un cuadro azul.

Por ejemplo, en un reporte de balance solo muestra el saldo de las cuentas a nivel de mayor, si

requieres conocer como está conformado dicho saldo, con solo dar doble clic sobre el importe.

Este reporte también es sensible y podrás doble clic a alguna de las subcuentas para visualizar

los movimientos que lo conforman.



28

5 CARGAR POLIZAS DESDE UNA HOJA ELECTRONICA

Cuando se necesite cargar pólizas que tiene muchos movimientos por medio de hoja electrónica, se

pueden utilizar hojas electrónicas que facilitarán la captura y carga de pólizas de manera masiva.

Se deben seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el menú Reportes y después la

opción Hoja Electrónica, o de clic en el acceso

directo de la barra de menú.

Aparece la pantalla de Hoja Electrónica la cual presenta por default varios reportes ya definidos.

Si el reporte no aparece en la lista de Hojas electrónicas instaladas:

Seleccione el botón Guardar

Seleccione el Botón Nuevo

Escriba el nombre de la hoja



29

Una vez creada la hoja electrónica, aparecerá en la lista de “Hojas electrónicas instaladas”, seleccione

la hoja creada y de clic en el botón Ejecutar

Al momento de ejecutar la hoja electrónica, se abrirá

automáticamente la aplicación de Excel versión 2010 o

posterior, solicitará el usuario y contraseña para acceso a

CONTPAQi y posteriormente se abrirá una libro de Excel que

mostrará varias hojas electrónicas con funciones específicas

para CONTPAQi bancos, por lo que debemos seleccionar la

primero la hoja de Parámetros para configurar la empresa de

CONTPAQi a la cual enviaremos las pólizas capturadas en la

hoja electrónica y posterior a esto, se trabaja en la hoja Póliza

para su captura y enlace a CONTPAQi.



30

5.1 TRABAJANDO CON LA HOJA DE PARAMETROS.

Esta hoja, permitirá definir la empresa do CONTPAQi con la cual se necesita trabajar, teniendo las

siguientes opciones:

1

Selección de empresa

Modificar Empresa Activa. Permite cambiar la empresa actual de trabajo de CONTPAQi que se encuentre definida en ese momento. Insertar Empresa. Permite enlazar una empresa contable existente en CONTPAQi Eliminar Empresa. Quita el enlace existente definido en la hoja de parámetros de Excel.

2 Listado de empresas

disponibles

Se selecciona la empresa con la cual se quiere trabajar y damos clic en el botón Insertar.

Una vez realizado este procedimiento, en la hoja de parámetros aparecerá el nombre de la

empresa seleccionada.



31

5.2 TRABAJANDO CON LA HOJA DE POLIZA.

Una vez definido los parámetros de interfaz a la empresa contable, en la hoja de Póliza se capturan los

datos necesarios para poder enviar los movimientos de la póliza de manera masiva.

Los campos a capturar son:

Fecha. Fecha del movimiento de la póliza que afectará los saldos de las cuentas definidas

Tipo. La captura del tipo de póliza es numérica considerando los siguientes valores:

1 = Ingresos

2 = Egresos

3 = Diario

4 = Orden

5 = Estadística

7 en adelante: Creadas por el usuario.

Número. Determina el número de referencia de la póliza a capturar, con el botón Asignar Número,

permitimos que se asigne de manera automática el número de póliza que le

corresponda de acuerdo al control interno del sistema Contpaqi

Concepto. Se determina la descripción de la póliza a enviar a Contpaqi

Diario. La captura del Diario debe ser numérica, captando el número de diario previamente

registrados en la empresa activa.

Enviar movimientos en Cero. Esta opción permite que aun si los movimientos tiene cargos y abonos,

se envíen en ceros. Valores permitidos Si o No,

Una vez capturados los movimientos de la póliza, se Da clic al botón <Enviar a CONTPAQi>, para su

interfaz.



32

Para verificar que la póliza haya sido enviada correctamente a CONTPAQi, se puede utilizar la opción

de Listado de pólizas.



33

MANUAL DE USUARIO



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6. INICIO DEL PROGRAMA

Para ejecutar al aplicación, debe dar doble clic al icono de la aplicación CONTPAQi® - BANCOS

El sistema presentara la pantalla de ingreso en el cual solicita el código de usuario y clave de acceso

correspondiente para acceder a la aplicación. Por default aparece el código de SUPERVISOR, pero el

usuario lo puede cambiar al código correspondiente.



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7 CATALOGO DE EMPRESAS EXISTENTES

Una vez que se ingresa al sistema, el usuario necesita seleccionar la empresa de bancos correspondiente,

ingresando al catálogo como se muestra en la siguiente pantalla:

Al dar clic en el icono de Catalogo de empresas, se muestra un listado de las empresas contables

existentes:

FUNCIONES DE LA PANTALLA DE CATALOGO DE EMPRESAS

1 Abre la empresa contable seleccionada. 5 Elimina la empresa seleccionada

2 Creación de una nueva empresa. 6 Comando de ayuda

3 Respaldar la información de la empresa. 7 Cerrar catálogo de empresas

4 Restaura la Información de un archivo de respaldo existente

Nota: En esta Versión, se muestra la misma interfaz para las empresas de CONTPAQi Contabilidad y

CONTPAQi Bancos.



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FUNCIONES DE ACCESOS DIRECTOS DE PANTALLA PRINCIPAL

A Barra de Menús G Conciliación Bancaria

B Catálogo de Empresas H Editor de Formas

C Bitácora Bancos en Excel I Cambiar Periodo y Ejercicio

D Hoja Electrónica J Módulo de Capacitación <F1>

E Reporte de Flujo de Efectivo <Ctrl+F> K Salir de CONTPAQi Bancos <Esc>

F Calendario Financiero <Ctrl+C> L Cambio de Día de Trabajo

8 MENU CATALOGOS

Contar con catálogos bien definidos, permitirá que la información manejada dentro de CONTPAQi

Bancos sea más específica y concreta, evitando así la duplicidad en los nombres de Beneficiarios,

pagadores y descripción de conceptos.

Para entrar a estos catálogos se selecciona el menú Catálogos, que presentará las siguientes

opciones:



37

8.1 CATÁLOGO DE BENEFICIARIOS / PAGADORES

Se refiere a las personas fiscas o morales con quien se realizaran todas las operaciones de ingresos y

egresos registradas en el módulo de Bancos.

El catálogo de beneficiarios y pagadores se encuentra compuesto de cuatro pestañas: Generales, Fiscal,

Contabilidad, Datos adicionales.

GENERALES

Los datos Adicionales, es información

adicional que se podrá capturar de

manera optativa por el usuario

Un solo registro puede servir para movimientos tanto de cliente como de proveedor, para lo cual

únicamente hay que indicar que tipo de operación deseamos registrar.

1 Código Es el número con el cual el sistema identificará al beneficiario o proveedor

2 Nombre

Nombre del Beneficiario o proveedor, este nombre aparecerá en los documentos generados y en los reportes

3 Registro Fecha de alta en el sistema

4 Inactivo Casilla de control para inactivar el registro del Beneficiario / Pagador.

5 Generales

En esta pantalla se deben capturar datos de: RFC CURP Tipo



38

FISCAL

El catálogo de Padrón de proveedores es muy importante que sea alimentado en forma correcta, puesto

que de él depende el correcto funcionamiento de la parte de IETU e IVA en el sistema.

En este caso si la empresa tiene como parámetro no manejar la devolución del IVA. Esta pantalla

aparecerá inactiva.



39

CONTABILIDAD

CONTPAQi Bancos es capaz de realizar en forma automática la póliza contable de los movimientos en el

Proveedor / Beneficiario registrado, para ellos se requiere indicar cuál es la cuenta contable del

beneficiario o del pagador .En algunos casos si se requiere, pueden hacerse movimientos a alguna

cuenta complementaria, así como registrar movimientos por segmento de negocio.



40

DATOS ADICIONALES

Como su nombre lo indica, en esta pestaña encontraremos campos extras para almacenar datos

referentes a cliente o proveedor. Además de encontrar campos para guardar los datos para pagos

electrónicos.



41

8.2 CATÁLOGO DE SALDOS DE CUENTAS BANCARIAS.

Más que un catálogo es una herramienta en la cual podemos observar muy rápidamente los

movimientos por mes de un ejercicio.

Para accesar, seleccione el menú Catálogo – Saldo de Cuentas Bancarias….

La pantalla presentará las cuentas de bancos con los saldos divididos en periodos, esta pantalla permite

trabajar con filtros para poder así visualizar la información de manera más concreta a las necesidades

del usuario.

Seleccione el periodo que se quiere consultar Filtros de Información



42

8.3 CATÁLOGO DE CUENTAS AGRUPADORAS

Este catálogo sirve para agrupar cuentas bancarias y con ellos poder pedir reportes por el grupo de

cuentas que se encuentran definidas.

Para acceder a esta opción seleccione el

menú Catálogos - Cuentas Agrupadoras..

Para dar de alta una cuenta agrupadora, se debe presionar el botón Nuevo para capturar:

1 Código Número consecutivo para la cuenta agrupadora

2 Nombre Descripción de la cuenta agrupadora

3 Teclas de Comando

Estas opciones permitirán agregar, modificar o eliminar cuentas contables de la cuenta agrupadora <Insert> Agrega una cuenta de bancos a la cuenta agrupadora <Enter> Modifica una cuenta de bancos ya existente en la cuenta agrupadora <Surpr> Elimina una cuenta de bancos de la cuenta agrupadora

4 Seleccionar

Cuenta Bancaria

Con la tecla F3, se despliega una lista de las cuentas de bancos disponibles para

agrupar. Repita estos pasos por cada cuenta que se necesite o quiera agrupar.



43

8.4 CATÁLOGO DE BANCOS

Este catálogo permitirá tener disponible el banco al momento de querer identificar una cuenta

bancaria con el banco emisor de cheques.

Para acceder a esta opción seleccione el

menú Catalogo – Bancos…

CONTPAQi Bancos trae por default un catálogo de los 22 principales bancos que operan en

México, si es necesario crear uno o algunos más se realizarán en esta sección.

A partir de este momento el Banco estará disponible en el catálogo de cuentas bancarias, para

que estas se encuentren identificadas con un banco.

1 Seleccione el banco que

necesite dar de alta en su

catálogo.

2 Para terminar el proceso

oprima el botón Guardar



44

9 MENU DOCUMENTOS.

Los documentos en el sistema pueden ser en dos sentidos, Ingresos y Egresos:

INGRESOS Se registran las operaciones que impliquen entradas a las cuentas de banco. Requiere cuentas de tipo contable.

INGRESOS NO DEPOSITADOS Estos documentos son los ingresos que ya fueron recibidos pero no han sido depositados en el banco.

DEPOSITOS Permite integrar una cantidad de ingresos no depositados en un solo documento.

CHEQUES Este documento permite emitir y llevar el control del cheque y la póliza generados.

EGRESOS Se registran las operaciones que impliquen salidas de las cuentas de banco. Requiere cuentas de tipo contable.



45

9.1 DOCUMENTOS - CHEQUES

Para poder emitiré cheques, seleccione el menú Documentos – Cheques o las teclas <Ctrl+Q>

La pantalla principal de emisión de Cheques, cuenta con una barra de herramientas de acceso rápido

que permitirán realizar funciones de manera más directa sin necesidad de entrar a algún sub menú.

A Guardar y

Nuevo

Permite guardar el documento generado y preparar la pantalla para capturar un nuevo cheque <F8>

B Nuevo Permite generar un nuevo Documento

C Borrar Borra el cheque activo en pantalla

D Restablecer Recupera la información registrada en la base de datos

E Traspasar Permite transferir el cargo del cheque emitido de una cuenta de bancos a otra

F Cancelar Cancela el documento emitido, permitiendo hacer o no una contrapóliza, así como copiar el cheque a otro documento nuevo si el usuario lo desea.

G Devolver

Si el cheque emitido nunca fue cobrado por el beneficiario, se realiza la devolución del mismo, lo cual genera una contrapóliza de los movimientos generados al realizar el cheque.

H Copiar Copia los datos y el importe del cheque activo, a un nuevo documento, incluyendo las cuentas afectadas en la póliza

I Imprimir

Envía a la impresora el documento de póliza-Cheque o tiene la opción de imprimir los detalles del documento en formato de contadores. Con Reporte Sensible.

J Almacén Digital El almacén Digital permite asociar un CFDI a la póliza correspondiente

K Gastos Genera un archivo XML con el reporte de gastos, siempre y cuando se encuentre habilitada y configurada esta opción en la empresa contable.

L Póliza Abre la ventana de captura de póliza que le corresponde al cheque a emitir

M Ayuda Módulo de Capacitación <F1>

N Cerrar Salir de CONTPAQi Contabilidad <Esc>



46

ELABORACION DE UN CHEQUE

Una vez ya en el documento se presenta la pantalla para captura de los datos que se incluirán en el

cheque de la siguiente manera.

1 Cuenta Seleccionar número de cuenta de egreso o bancos

2 Tipo Por default (Cheque emitido)

3 Fecha Fecha de emisión del documento

4 Importe Monto por el cual se generará el cheque (automáticamente se generará el importe en letra)

5 Número Automáticamente nos indicará el consecutivo si desea consultar un cheque ya creado con la tecla <F3> permite seleccionarlo de una lista.

6 Páguese a Seleccionar el código del Beneficiario, en caso de no saber el código también se puede buscar por nombre en el campo del Beneficiario con la tecla <F3>

7 Referencia Campo corto para indicar la referencia del documento

8 Concepto Campo largo para indicar con mayor detalle el concepto del documento

Nota: La casilla de Captura rápida permitirá la captura del cheque sin que afecte los estados

financieros, y el documento estará en espera de ser autorizado



47

PESTAÑAS DE LA PANTALLA CHEQUES

AdminPAQ ® Si se configura la interfaz con Adminpaq, en esta pestaña se asociarán los documentos

a los cuales se aplicará el pago.

Otros Datos. Presenta el estado del Documento

Fecha de aplicación Por default es la misma que la fecha de aplicación del documento, en caso de quedar en tránsito, esta se cambia automáticamente a l siguiente día de la fecha de corte de la conciliación

Proyectado Indica si es un posible egreso que aún no es efectivo

Autorizado Indica que el documento no tiene restricción de emisión

Impreso Indica que documento ya fue impreso

Conciliado Indica que la operación esta efectivamente realizada por el banco

Asociado Indica que la operación está ligado con documentos de AdminPAQ

Moneda En caso de que el documento se aplique a operaciones en moneda distinta a la de la cuenta, indicar el tipo de cambio para tener la información de equivalencia de monedas

Para abono en cuenta

Activar o desactivar Si se desea imprimir leyenda en el cheque a emitir.



48

Una vez creado el cuerpo del cheque, oprima el botón Póliza, para inicial con los cargos y

abonos de las cuentas que se necesiten afectar.

Esta pantalla se utiliza como la captura de pólizas de egresos de CONTPAQi contabilidad



49

9.1.1 CANCELACION DE CHEQUES

El cheque es un documento de naturaleza bancaria de tipo cargo, que además disminuye el saldo en la cuenta

bancaria.

Recuerde que cuando se genera un cheque, al momento de crear la póliza del mismo, con sus cargos y abonos, el

movimiento ya se ve reflejado en Contpaqi de manera inmediata, por lo que si únicamente se genera el cuerpo del

cheque, la afectación de los saldos se verá reflejada solo en bancos pero no se afectaran las cuentas de contables

(Contpaqi).

Motivos más comunes de cancelación de un cheque:

Error al imprimir en el formato

Duplicidad de cheque emitido

El cheque fue entregado pero no fue cobrado

Cuando un cheque es cancelado, se debe de considerar el motivo por el cual se cancela y la fecha de emisión del

cheque, ya que puede suceder que el cheque pertenezca a un periodo anterior que ya ha sido conciliado en

Contpaqi Bancos o se encuentre en un periodo cerrado de Contpaqi Contabilidad.

Así mismo, se debe considerar si el cheque a cancelar tiene interfaz a documentos pagados a proveedores en

Adminpaq, ya que no permite cancelar cheques con enlace a pago a proveedores en Adminpaq.

Situación #1. El cheque pertenece al periodo contable actual, se cancela sin contrapóliza

Cuando el cheque pertenece al periodo actual, y se necesita cancelar, se debe realizar lo siguiente:

1. Verifica que realmente te encuentres en el mismo periodo que la fecha del documento

2. Un cheque que no ha sido impreso, no

puede ser cancelado, por lo que deberás

verificar que la casilla de Impreso se

encuentre marcado, de no ser así, marca

la casilla para poder seguir con la

cancelación del cheque.



50

Un cheque con enlace a Adminpaq para pago de factura a proveedores, no se puede cancelar, por lo que primero

debe de eliminar la interfaz de la siguiente manera:

Una vez eliminado la interfaz,

aparece una pantalla de

conformación del proceso

En caso de que el cheque no tenga enlace con Adminpaq, este paso es omitido

3. Una vez que tengas el documento en pantalla, localiza el botón de <Cancelar> y da clic.

Al momento de dar clic aparecerán un grupo de mensajes, los cuales te pedirá tomar decisiones dependiendo de

la manera que necesites proceder.

En esta pantalla, te da la opción de seguir con el proceso de

cancelación, o detener la acción.

Al dar clic en el botón <Si>, aparece la siguiente pantalla, la cual da la opción de hacer una copia con la misma

información de los datos del cheque en el siguiente folio consecutivo que le corresponda.

Identifica la sección

de Adminpaq® Consulta el importe de los

documentos ligados en Adminpaq

Da clic el botón

Borrar el pago



51

Esta opción la puedes utilizar cuando el formato del cheque se haya dañado y

necesitas utilizar el siguiente folio para la impresión. Cuando esta sea el caso,

da clic en el botón <Si>, en caso que no necesites copiar los datos del cheque

en otro número de folio, da clic en el botón <No>.

Una vez que hayas tomado la decisión de copiar o no el documento, aparece

una pantalla donde pide validar la fecha en la cual se va a quedar registrada la

cancelación del documento, por default aparece la fecha actual, pero es

permitido modificar la fecha siempre y cuando sea igual o posterior a la fecha

de emisión del documento.

Damos clic en el botón <Aceptar>

Nota: si la fecha de cancelación se define en un periodo futuro o posterior a la emisión del documento, éste

proceso generara un documento de contra póliza de manera automática, por lo que se recomienda dejar la

fecha del mismo periodo actual.

Es en este punto donde difieren las pantallas, si al inicio del proceso de cancelación, se decidió que se

quería copiar la información del cheque en otro, aparecerá la siguiente pantalla:

Necesitas seleccionar el número de cuenta de bancos en la

cual vas a copiar el cheque, de manera automática te

presentará el número de folio consecutivo que le corresponde,

de acuerdo a la cuenta bancaria que fue seleccionada.

Da clic en el botón Procesar para continuar.

Al terminar el proceso de Copiar Documento, aparece la ventana, que te permite consultar el documento que

copiaste para terminar de capturarlo, o bien lo puedes consultar más adelante.



52

Si le das clic al botón <Si>, te aparecerá la pantalla de

captura del cheque que se generó al momento de

copiarlo, para que lo puedas modificar y/o consultar en

pantalla.

NOTA: si el cheque ya contaba con póliza con cuentas contables, esta póliza también es copiada como parte del

documento.

En caso de que se haya decidido NO COPIAR el documento, estas pantallas se OMITEN

Para concluir el proceso de cancelación, se presenta una pantalla en la cual pregunta la manera en que el usuario

va a realizar la cancelación del documento en cuanto a la póliza.

Se presenta la opción de generar una contrapóliza (póliza de diario abonando y cargando cuentas de manera

inversa a la póliza original), el cheque no se elimine de la contabilización de Contpaqi, generando un documento

de póliza de diario que contrarresta el saldo de las cuentas involucradas, tomando como fecha de la contrapóliza,

la fecha que se definió en la pantalla de cancelación de documento.

Aquí se muestra un reporte de

Movimientos auxiliares del

Catálogo de Contpaqi, en la cual

aparece el documento activo antes

de ser cancelado.



53

Este reporte de auxiliar de bancos,

muestra el saldo incluyendo aun el

cheque a cancelar.

Procedimiento correcto:

Al momento de cancelar el cheque en el periodo actual, no se debe genera contrapóliza, así el importe del

cheque y el importe de la poliza, quedan reflejados tanto en Bancos como en Contpaqi, ya que los importes de la

póliza, se modificarán en 0, sin afectar saldos en bancos ni en contabilidad.

Si se da clic en el botón <Si>, en el cheque aparecerá la leyenda de CANCELADO, dejando inactivo los datos del

cheque y el importe con el cual se generó. Así mismo, como es un cheque con fecha del periodo actual, éste cheque

seguirá en estado contabilizado pero con importe 0, ya que se trata de un cheque emitido que no afecta las cuentas

contables.



54

Si se vuelve a generar el reporte auxiliar de bancos, este será el resultado, se observa que el saldo final cambia

por la cancelación del cheque teniendo un cargo de 0.00

Si se ejecuta el reporte en de Movimientos Auxiliares del Catálogo, en Contpaqi, el resultado será…

El cheque cancelado si aparece contabilizado pero en importe $0.00, ya que al momento de que fue cancelado en

Bancos, no se generó contrapóliza y de manera automática los movimientos de la póliza correspondientes

modifican su importe a $0.00

Situación #2. El cheque pertenece al periodo anterior. (Ya existe un cierre contable)

Cuando se tiene la necesidad de cancelar un cheque que ya fue contabilizado en un periodo anterior, y que no se

deben de afectar los saldos finales del mes correspondiente, se llevan a cabo los pasos anteriores, con la diferencia

de que al momento de confirmar la cancelación, automáticamente genera una contrapóliza, esto es una póliza

de diario con los movimientos cargados de manera inversa.



55

Si se ejecuta un reporte de Movimientos Auxiliares del Catálogo en Contpaqi, aparecerán los movimientos de la

siguiente manera:

Póliza de diario

generado con el

importe negativo del

cheque cancelado, y

con la fecha definida

en movimiento de

cancelación

Así mismo en el reporte de Movimientos Auxiliares del Catálogo de la fecha de generación del cheque, el

documento aparece intacto.



56

PROCEDIMIENTO CORRECTO PARA EL MANEJO DE CHEQUES CANCELADOS

Los

documentos cancelados únicamente se reflejan en los reportes de Bancos.

NO SE PERMITE...

Modificar los datos del cheque como BENEFICIARIO PAGADOR escribiéndole CANCELADO, así como modificar

el importe del cheque en $0.00.

Eliminar Cheque que no se utilizó

¿Fecha del

cheque periodo

actual?

Seleccionar CANCELAR

Seleccionar No copiar Cheque

Cancelación de cheque

Mostrar cheque en pantalla

Seleccionar No Generar

Contrapóliza

Automáticamente genera

contrapóliza

Identifica con Leyenda de

CANCELADO el documento

Termina Proceso

¿Interfaz

Adminpa

q?

Eliminar pago

SI

NO

SI NO



57

------

9.2 DOCUMENTOS – EGRESOS

Para entrar a esta pantalla, seleccione el menú Documentos – Egresos o si no presione las teclas

<Ctrl+G>

Los documentos de egresos pueden categorizarse como:

Presenta la siguiente pantalla, la cual se asemeja a la captura de un Cheque, solo que aquí permite definir

de manera más especifica el tipo de egreso que se esta realizando.



58

9.3 DOCUMENTOS – INGRESOS

Para entrar a esta pantalla, seleccione el menú

Documentos – Ingresos.

En esta categoría se tienen diferentes

tipos de ingresos que se pueden

clasificar dentro del documento en:

La pantalla aparece de la siguiente manera:

1 Cuenta Seleccionar número de cuenta de bancos.

2 Tipo Por default (Ingreso Bancario)

3 Fecha Fecha del Ingreso en bancos

4 Importe Se captura el importe del Ingreso

5 Folio Automáticamente nos indicará el consecutivo.

6 Pagador Seleccionar el código del Pagador, en caso de no saber el código también se puede buscar por nombre en el campo del Beneficiario con la tecla <F3>, o teclearlo directamente.


8 Concepto Campo largo para indicar con mayor detalle el concepto del documento

La pestaña de AdminPAQ, al igual

que en la creación de cheques nos

permitirá realizar la asociación de

documentos a los cuales se aplicará

el ingreso.



59

9.4 DOCUMENTOS – INGRESOS NO DEPOSITADOS


Documentos – Ingresos no depositados...

Este documento se captura de la misma manera que el ingreso, solo que éste documento no afecta los

estados financieros hasta que se liga a un depósito.

Los ingresos no depositados capturados en esta opción, estarán disponibles para la generación de DEPOSITOS.



60

9.5 DOCUMENTOS – DEPOSITOS


Documentos – Depósitos...

La pantalla aparece de la siguiente manera:



61

1 Cuenta Seleccionar número de cuenta de bancos.

2 Tipo Por default (Depósito)

3 Fecha Fecha del depósito en bancos

4 Folio Automáticamente nos indicará el consecutivo.

5

Forma del depósito

Define si el deposito se realiza en el mismo banco y plaza o en otro banco o sucursal

6

Concepto General

Campo largo para indicar con mayor detalle el concepto del documento


8 A depositar Pestaña que lista los documentos de Ingresos no depositados disponibles

9 Importe Monto por el cual se genera el depósito, se actualiza automáticamente de acuerdo a los documentos seleccionados, campo no editable para el usuario.

PESTAÑA A DEPOSITAR

Esta pestaña despliega los ingresos no depositados que se encuentran capturados y disponibles para

generar un depósito, teniendo las siguientes opciones en la pantalla:

Para seleccionar un

documento a depositar,

solo seleccione la casilla

Automáticamente el

importe se actualiza de

acuerdo a los ingresos

seleccionados

Indica el número

de documentos

seleccionados

para depositar

Selecciona todos los

documentos listados o

quitar la selección de los

documentos.

Permite Modificar el deposito seleccionado <Enter>

Crear un nuevo ingreso no depositado <Insert>

Desplegar un menú de opciones que permitirá eliminar un depósito <Ctrl+M>

o botón derecho del mouse.



62

PESTAÑA INGRESOS DEPOSITADOS

Enlista los documentos que han sido seleccionados para el depósito desde la pestaña “A depositar”

En esta pantalla, se permite relacionar el ingreso seleccionado con algún documento del AdminPAQ,

oprimiendo las teclas <Ctrl+M>

Así mismo se tienen las mismas funciones de Agregar, modificar y eliminar el ingreso no depositado.

PESTAÑA OTROS DATOS

En esta pestaña, se presenta el estado contable del documento.



63

9.6 DOCUMENTOS – FLUJO DE EFECTIVO

Esta herramienta de Flujo de efectivo, genera un reporte de movimientos con una gran variedad de

filtros en Excel para realizar un correcto análisis de nuestra operación bancaria.

Para ejecutar esta herramienta de análisis, seleccione el menú Documentos – Flujo de efectivo o con

las teclas <Ctrl+F>

Esta herramienta abre una hoja electrónica de Excel 2010 o posterior, la cual primeramente solicita el

código del usuario y clave de acceso para poder consultar los datos contables de la empresa.



64

La hoja de Excel que muestra y debe ser configurada es la de parámetros, la cual se muestra de la

siguiente forma:

1

Información de la empresa

En esta sección de la pantalla, se determina la empresa que se desea utilizar, la cual automáticamente muestra la base de datos, el ejercicio y periodo como se encuentra actualmente la empresa. (por lo que éstos datos no se pueden modificar) El botón Abrir Empresa, permite seleccionar otra empresa contable, siempre y cuando el usuario tenga privilegios sobre la empresa que se desea utilizar

2 Configuración En esta área se configuran las cuentas de banco y el periodo de fechas que se necesitan analizar en el reporte de flujo de efectivo, la cual es determinada con el botón “Configuración Inicial”, mostrando una pantalla de configuración.

3 Tipo de reporte Es en esta sección donde se selecciona la manera en que se quiere presentar el reporte de Flujo de Efectivo, solamente se da un clic en la opción que se desea ejecutar y creará una hoja nueva con el resultado del reporte.



65

Una vez definidos los valores de esta pantalla se da clic en el botón Aceptar, el cual nos regresa a la

pantalla anterior para así ejecutar el reporte de Flujo de Efectivo que se solicitó.

Seleccione el tipo de moneda y/o cuentas agrupadoras

Incluir la o las

cuentas bancarias

Definir las fechas y

los días a incluir en

el cálculo del

reporte

Definir la agrupación

que tendrá el reporte

Selección de tipos de documentos a utilizar:

Todos / Proyectados / Emitidos



66

El reporte genera una hoja nueva con el nombre de la manera en que fue agrupado el reporte.

Si se necesita cambiar los parámetros, de clic a la hoja de “Parámetros” y defina los nuevos valores.



67

9.7 DOCUMENTOS – CALENDARIO FINANCIERO

Para ejecutar esta herramienta de análisis,

seleccione el menú Documentos – Calendario

Financiero… o con las teclas <Ctrl+C>

Este es un calendario el cual nos mostrará los movimientos realizados o proyectados de la

cuenta o cuentas seleccionadas en un rango de fechas, además de los saldos bancarios y

contables.

Muestra una barra de herramientas, que permitirá realizar ciertas funcione

Esta opción es una vista rápida que te permite mostrar la información de acuerdo a un rango

de fechas y así consultar datos específicos y dar salida a reportes en un archivo.

1

Personalizar Listado

Esta opción permite crear y/o modificar listados existentes, presentado en pantalla, agregando o quitando columnas de información que se requieran

2 Guardar Filtros Guarda los filtros aplicados para que al momento de reingresar a la pantalla no se pierdan y se pueda seguir trabajando con las mismas condicionantes

3 Actualizar Refresca el listado, para presentar la información mas actualizada.

4 Generar Reporte Genera la salida de la consulta realizada en pantalla

5 Bajar Listado Genera archivo de texto de cheques ingresos o egresos de acuerdo a consulta definida

6 Ayuda Módulo de Capacitación <F1>

7 Cerrar Salir de la pantalla de Calendario Financiero <Esc>



68

La pantalla muestra las siguientes secciones:

Seleccione la cuenta de

bancos que desea consultar Filtro de documentos de

acuerdo al tipo de moneda

Filtro de los tipos

de documentos a

consultar

Consulta de Saldos de acuerdo al

rango de fechas seleccionado

Filtro de Fechas

Pestañas de tipos

de documentos a

mostrar

Filtra los documentos que contengan el

texto o importe escrito

Filtros tipo Excel para encontrar los

documentos que buscas

Se muestran los documentos de acuerdo

a los filtros aplicados

Comandos para Crear, modificar o

eliminar un documento.



69

PERSONALIZAR LISTADO (Calendario Financiero)

Esta opción permite crear una vista de los documentos que desea visualizar,

agregando y quitando columnas.

Se puede modificar una pestaña de vistas existente o crear una nueva de acuerdo a las

necesidades del usuario.

El manejo de la pantalla es la

siguiente:

Una vez creada una lista

nueva, en la pantalla

principal de Calendario

Financiero aparecerá con

el nombre definido.

1 Menú Listados Guardar. Guarda cambios de una lista existente Nuevo. Crea nueva lista con un nombre específico Borrar. Elimina una vista existente

2 Listado Despliega la lista de vistas existentes

3

Agregar quitar Columnas

Permite quitar y agregar columnas a una lista

4 Ordenamiento Define el valor de la columna en que se genera el orden para la vista

5 Disponible Para Determina si las vistas creadas o modificadas las pueden accesar todos los usuarios o solo usuario que está creando la vista



70

10 IMPRESIÓN DE REPORTES FINANCIEROS

Como ejecutar los reportes preinstalados de CONTPAQ i® y su visor con el que podrás moverte dentro

de los reportes, además generarás los reportes en archivos con diferentes formatos.

Todos los reportes de CONTPAQ se encuentran en el menú con el mismo nombre, damos clic para ver

las opciones que ofrece.

Están agrupados según su naturaleza o la información

que te ofrecen.

Como ejemplo visualizaremos uno de los Estados Financieros llamado Balanza de comprobación, damos

clic en el menú Reportes / Estado de cuenta/ clic en Estado de Cuenta (Saldo en bancos) …



71

CONTPAQi Bancos presenta la ventana de filtros, en ella podrás especificar la información que se desea

obtener del reporte

La información se puede filtrar, determinando el periodo de fechas, la cuenta de bancos, y el orden del

listado que se desea, así mismo, permite determinar si en el estado de cuenta se quieren incluir los

ingresos de depósitos.

El botón de Seleccionar salida tiene la misma función que la descrita en el tema de reportes de

CONTPAQi Contabilidad.

Una vez definidos los filtros del reporte, se selecciona el botón Ejecutar Reporte <F10> para que muestre

en pantalla el resultado de la consulta.



72

Con el reporte en pantalla podrás utilizar la barra de desplazamiento o navegación para revisar la

información. Las opciones de la barra te permiten:



73

CIERRE CONTABLE

CONTPAQ I

CONTABILIDAD



74

11. CIERRES CONTABLES

Al ejecutar un cierre de periodo, el periodo vigente se cierra y la empresa queda lista para empezar a

trabajar en el nuevo periodo. Dependiendo del tipo de periodo definido, será la frecuencia a ejecutar,

en puede ser por periodo es mensual o Anual.

11.1 CIERRE DE PERIODOS

Recomendación: Antes de ejecutar un cierre de periodo es recomendable respaldar la empresa, como

una medida de prevención.

Se debe decir que un cierre de periodo se realiza cuando oficialmente quieres cerrar un mes dentro de

la contabilidad, cuando trabajas con el manejo de folios por periodo esta opción es útil para congelar

los números de póliza de ese periodo y reiniciar la numeración.

Ahora vamos a habilitar del menú cierre la menú Cierre

/ Cierre del periodo/ejercicio…

Se abre la ventana cierre del periodo. Observa

que en la parte izquierda se muestra el detalle

del proceso, indicando cual es el periodo a

cerrar, fecha de inicio y fin del nuevo periodo,

así como la información de inicio y fin del

ejercicio vigente.

En la parte derecha se muestra información

general sobre el proceso, su definición, las

recomendaciones a considerar y el resultado

esperado.



75

En esta ocasión vamos a suponer que cerramos el periodo número 5, hacemos clic en el botón procesar,

observa que el sistema muestra un mensaje indicando que el cierre se efectuó con éxito.

Ahora vamos a cerrar la ventana haciendo clic en el botón cerrar, recuerda que también podemos utilizar

la tecla ESC. Desde el menú pólizas se puede observar que el periodo vigente, que en este ejemplo sería

el número 6.



76

11.2 CIERRE DE EJERCICIO EN CONTPAQi CONTABILIDAD

Al ejecutar un cierre de ejercicio, el ejercicio vigente se cierra y la empresa en CONTPAQ queda lista para

empezar a trabajar en uno nuevo (ejercicio fiscal o el año calendario). Antes de ejecutar un cierre es

recomendable respaldar la empresa, cómo medida de precaución.

Un cierre de ejercicio se ejecuta para dar fin a un ejercicio contable; para que el proceso sea exitoso,

realiza las siguientes acciones en orden indicado:

1. Cambiar al periodo vigente al de ajuste, es decir al periodo 14

2. Generar la póliza de cierre.

3. Ejecutar el cierre.

En este ejemplo se quiere realizar el cierre del ejercicio 2011.

El periodo vigente es el No. 12 (diciembre 2011)

Veamos la forma correcta de ejecutarlo, siguiendo las acciones mencionadas.

CAMBIAR AL PERIODO 14

El primer paso para ejecutar el cierre de ejercicio es

cambiar el periodo vigente al periodo 14, para lograrlo

vamos a habilitar la ventana cambiar periodo que se

localiza en el menú cierre

Se abre la ventana y en ella se indica cual es el periodo vigente, estamos

trabajando en el periodo número 12 (en el supuesto de que ya concluyó

el ejercicio), observa que el resto de los datos solo son informativos, ya

que aparecen en gris indicando que tienen estado de lectura, entre la

información que presenta están la fecha inicial y final del ejercicio, el

número de periodos que tiene el ejercicio vigente, así como la fecha de

inicio y fin del actual periodo



77

GENERAR PÓLIZA DE CIERRE

Es importante dar de alta la cuenta 3210-2011 antes de generar la póliza de cierre.

Donde el valor 3210 es la cuenta padre llamada Resultados del ejercicio (ya existente en el catálogo, y

el valor 2011, corresponde al año del ejercicio de cierre.

Ejemplo:

Si el periodo de cierre es 2011 la cuenta a crear seria 3210-2011

Si el periodo de cierre es 2012 la cuenta a crear sería 3210-2012

Si el periodo de cierre es 2012 la cuenta a crear sería 3210-2013

Al ejecutar esta opción se crea la póliza de cierre del ejercicio vigente, este es el segundo paso dentro

del proceso de cierre de ejercicio, recuerda que antes de ejecutar cualquier proceso dentro de CONTPAQ

es recomendable respaldar la información de la empresa, todo esto como una medida de prevención,

lo que hace el proceso al generar la póliza de cierre es que las cuentas de resultados ya sean deudoras

o acreedoras quedan en cero y la diferencia la manda a un cuenta de Patrimonio (capital).

Dentro del menú cierre, vamos a seleccionar el

menú póliza de cierre

Se abre la ventana póliza de cierre y en la parte

izquierda se muestra el detalle del proceso, aquí

debemos capturar la cuenta a donde se enviará

la diferencia, para el 2011 la cuenta es 3210-

2011 (previa captura en el catálogo de cuentas)*

CONTPAQ automáticamente indica el tipo de póliza que se va a generar y la fecha, podemos conservar

el número consecutivo asignado por el sistema o indicar uno nuevo, en la parte derecha se muestra

información general de este proceso, su definición, sus recomendaciones antes de ejecutar la póliza y el

resultado esperado al ejecutarla.



78

Hacemos clic en el botón procesar, el sistema comienza a generar el proceso y se cancelan todas las

cuentas de resultados, se aplican todas las afectaciones y está actualizando los saldos, al finalizar el

proceso indica que ha terminado con éxito y aquí muestra un resumen de las cuentas acreedoras y

deudoras cuyos saldos han sido cancelados.

Una vez generada esta póliza ya podemos ejecutar el cierre de ejercicio

EJECUTAR EL CIERRE DE EJERCICIO

El tercer y último paso es ejecutar el cierre, no olvides que

antes de realizar el cierre debes de respaldar los datos de

tu empresa como medida de prevención, para ejecutar el

proceso vamos a habilitar el menú cierre y seleccionamos la

opción cierre de periodo ejercicio.

Se despliega la ventana Cierre de ejercicio, observa

que en la parte izquierda se muestra el detalle del

proceso, los datos solo son informativos, aparecen

en gris indicando estado de lectura y no podemos

modificarlos, entre la información que aquí se

presenta esta el ejercicio a cerrar (2011), indica la

fecha del inicio y fin del nuevo periodo, así como del

ejercicio (2012) ejecutamos el cierre con el botón

procesar.



79

Durante el proceso genera los saldos de las cuentas y también reactiva el número de folios de las pólizas.

Al finalizar el proceso cerramos la venta informativa.

Para finalizar vamos a consultar el listado saldos de cuentas, observa que se generó la información de

las cuentas en el nuevo ejercicio. ¡Has llegado al final de este tema!



80

12. ASOCIACION DE PAGOS A ADMINPAQ

La Asociación de documentos en AdminPAQ permite que CONTPAQi Bancos registre los pagos de

clientes y pagos a proveedores en el sistema de AdminPAQ. Además de identificar al cliente o proveedor

asociando sus documentos pendientes de cobro o pago, con el importe del movimiento.

Características:

En CONTPAQi Bancos todo cheque, ingreso, cargo o abono puede ser asociado a AdminPAQ, siempre

que el Beneficiario / Pagador del movimiento sea un Cliente/Proveedor que se encuentre registrado en

éste Sistema.

Cuando un Pagador realice un abono a su cuenta de adeudo a la empresa, sucederá lo siguiente:

(DEPOSITO DEL CLIENTE)

EL pago será registrado en la tesorería a través de CONTPAQi Bancos como un ingreso

Ese ingreso será asociado a uno o más documentos de cargo correspondiente a la cuenta del

Cliente en AdminPAQ, generando un documento de Abono.

Cuando se realiza un pago a un beneficiario para abonar a una cuenta de adeudo a la empresa,

sucederá lo siguiente

(CHEQUE A PROVEEDOR)

La tesorería realizará a través de CONTPAQi Bancos un cheque o cargo.

Este cheque o cargo, será asociado a uno o más documentos de pago correspondiente a la

cuenta del Proveedor como acreedor en AdminPAQ, generando un documento de abono.

El importe pendiente muestra información del importe del movimiento CONTPAQi Bancos por asociar,

menos el total de importes de documentos relacionados.



81

Al momento de generar un pago desde Bancos, al seleccionar al beneficiario pagador, deberá dar clic

en el botón F11 para que aparezca el catálogo de proveedores de Adminpaq.

Escribir el Código del proveedor y dar doble clic en el que corresponda al pago.

Se deberán capturar el importe del cheque, Referencia y

Concepto del cheque de manera normal, y una vez

capturados los datos del cheque se debe dar clic en el botón

Asociación de Documentos <F12>

La cual presentará una lista de pagos pendientes del proveedor seleccionado



82

1 Tipo de documento Es el tipo de documento con el cual se va a asociar el pago al proveedor, puede ser cheque deposito o algún otro tipo de pago permitido en Bancos

2 Total y Disponible Total por el cual se ha realizado el cheque o depósito Disponible es un cálculo que se genera automáticamente de acuerdo a la distribución de los abonos en los documentos pendientes de pago.

3 Datos generales Del proveedor de AdminPAQ y total del pago emitido

4 Pago <Ctrl+F6> Consulta o modifica un documento de AdminPAQ

5 Documentos pendientes de pago

Despliega un listado de documentos de proveedores pendientes de pago, aquí se puede distribuir el pago en abonos totales o parciales de cada documento. De acuerdo a la distribución de abonos, se calcula en Nuevo Saldo de los documentos,

6 Saldos Generales Presenta los cálculos automáticos de acuerdo a los movimientos presentados en los abonos de los documentos de proveedores.

7 Funciones de Reportes Presenta diferentes tipos de Estados de Cuenta del Proveedor activo. 1. Estado de Cuenta del Proveedor <Ctrl+1> 2. Estado de Cuenta en Excel <Ctrl+2> 3. Resumen de Estado de Cuenta <Ctrl+3> 4. Estado de Cuenta por documento de Pago <Ctrl+4>

8 Funciones sobre documentos

<Ctrl+S> Saldo de documentos por antigüedad <F8> Saldar documentos actual <F5> Actualiza documentos a pagar en caso de que se haya generado una compra nueva al proveedor <F6> Consultar Documento a Pagar

Una vez realizada la distribución del pago a proveedores, se da clic en el botón cerrar.



83

En la pantalla del Cheque emitido, aparecerá la relación del pago con el documento de AdminPAQ que

se realizó

MANUAL DE USUARIO



1

En este manual se hará referencia a los siguientes procedimientos:

1. Catálogos .................................................................................................................. 2

o Creación y Modificación de Catálogos

Agentes .................................................................................................... 3

Clientes .................................................................................................... 4

Proveedores ............................................................................................ 6

2. Movimientos ............................................................................................................. 8

o Facturas de Proveedores (cuentas por pagar) ..................................................... 8

o Facturación Electrónica (cuentas por cobrar) .................................................... 11

Subrogados electrónico ........................................................................... 11

SMA electrónico ...................................................................................... 11



2

1. CATALOGOS

Los catálogos a manejar son los siguientes:

Clientes Todas aquellas personas o instituciones a quienes emitimos recibos ya sean de subrogados electrónicos o SMA electrónico

Proveedores Todos los proveedores a quienes les compramos ya sea medicamento, materiales, servicios, etc.

Agentes Se utilizará para dar de alta los usuarios responsables de la captura de facturas de proveedores y recibos.

Servicios Es un catálogo único donde se tienen el listado de partidas (en MAYUSCULAS) y el listado de servicios (en minúsculas)

NOTA: todos los nombres de personas físicas deberán capturarse por Apellido Paterno,

Apellido Materno y Nombres.

Para entrar a los catálogos de Clientes / Proveedores o Agentes,

Seleccionamos el menú Catálogos y la opción que se requiera.

Una vez que seleccionas la opción que se necesita, para dar de alta un nuevo registro,

debes dar clic a botón Nuevo.

Deberás capturar los datos correspondientes.



3

Datos que se deben capturar en el catálogo de Agentes:

Dentro de la pestaña de Datos Generales:

Código Identificador ya sea con número o letra asignado al Agente

Obligatorio

Nombre Nombre completo del Agente Obligatorio

Tipo de Comisión Para poder escribir las iniciales del agente en los documentos que se capturan.

Una vez capturados estos campos se guarda el registro con el botón Guardar



4

Datos que se deben capturar en el catálogo de Clientes:

En la pestaña de Datos Generales:

Código Identificador ya sea con número o letra asignado al Cliente (se recomienda el RFC del Cliente)

Obligatorio

Nombre Nombre completo del Cliente, como saldrá impreso en las Facturas Electrónicas

Obligatorio

Permitir Ventas a Crédito

Esta opción se activa únicamente para los clientes Subrogados, ya que los SMA electrónicos serán clientes de contado

Obligatorio

Denominación Comercial

Nombre comercial para personas físicas

Tipo de Cliente Debe estar seleccionado el botón Cliente Obligatorio

Una vez capturados estos campos se guarda el registro con el botón Guardar, para activar las

demás opciones.



5

Para el caso de los Clientes, solamente se

capturarán los datos del botón número 1

Domicilio del Cliente, donde los datos

marcados con asteriscos (*) son obligatorios

a capturar.

Una vez capturados los datos se da clic en el botón Guardar y Cerrar.

Así mismo es muy importante la configuración de los datos fiscales del Cliente, ya

que de ésta información depende que las facturas electrónicas y timbrabrados al

SAT se realicen correctamente. Para esto, seleccionamos el botón 6 correspondiente

a Emision y entrega de Comprobantes Fiscales Digitales

En ésta pantalla se capturan los datos de entrega

de Factura electrónica al cliente(archivo PDF y

XML) , permitiendo hasta 3 correos electrónicos

de entrega.

También hay que verificar que el Formato de

entrega se realice en “Formato PDF”

Una vez realizado esto dar clic en el botón Aceptar

IMPORTANTE: El CLIENTE GENERAL está

configurado para emitir facturación al SAT de todos aquellos clientes que no pidan factura al momento

de cobrar un servicio, por lo que este cliente debe de existir para poder facturar cualquier ingreso no

facturado.



6

Datos que se deben capturar en el catálogo de Proveedores:

En la pestaña de Datos Generales:

Código Identificador ya sea con número o letra asignado al Proveedor (se recomienda el RFC del Cliente sin HOMOCLAVE)

Obligatorio

Nombre Nombre completo del Cliente, como saldrá impreso en las Facturas Electrónicas

Obligatorio

RFC y CURP Del proveedor

Denominación Comercial

Nombre comercial para personas físicas

Tipo de Proveedor Debe estar seleccionado el botón Cliente Obligatorio

Una vez capturados estos campos se guarda el registro con el botón Guardar, para activar las demás

opciones. Los datos marcados con asteriscos (*) son obligatorios a capturar.



7

Para los Proveedores con retención de IVA o del ISR, se deberá configurar el

porcentaje de retención entrando al botón 4.

Una vez configurado las retenciones dar Clic en el Botón Aceptar.



8

2. MOVIMIENTOS

Facturas de Proveedores (Documentos de Compra)

Para hacer un documento de compra, seleccione el Menú Movimientos, submenú compras y

seleccione la opción Facturas Proveedores.

Una vez dentro de la ventana de Factura Proveedores, aparecerá un listado con todos los documentos

que se hayan generado de acuerdo a los valores de las fechas inicial y final.

Para crear una nueva compra, damos clic al botón Nuevo.



9

Una vez dentro de la ventana de Facturas de Proveedores, realice el siguiente procedimiento:

Capture la serie y el Folio de la compra en los campos del mismo nombre

Capture la fecha de la factura en el campo Fecha (Campo Obligatorio)

Seleccione el código del proveedor mediante el botón F3, el cual presentará el catálogo de

proveedores para que seleccione el proveedor que se necesita.

Capturar la fecha de recepción en el campo del mismo nombre.

El campo Vencimiento se genera automáticamente según los días de crédito del catálogo de

proveedores.

Una vez capturada la información general de la Factura, se inicia con la captura de los conceptos que la

integran.



10

Capturar el código de la Partida en la columna Código, teniendo la opción de accesar al catálogo

por medio del botón … , en ese campo.

Capture la cantidad y el precio sin IVA

Una vez que se terminan de capturar todas las partidas que integran la factura, AdminPAQ de manera

automática calculará los TOTALES de la Factura.

Se hace clic en el botón Terminar o se presiona la tecla F8 para que AdminPAQ actualice los

saldos con el proveedor.



11

Facturas Electrónica (cuentas por cobrar)

Los tipos de documento que se tienen son:

SUBROGADOS ELECTRONICOS Documentos de crédito

SMA ELECTRONICOS Documento de Contado

Para elaborar una Factura electrónica:

Para hacer una factura hacer doble clic en el icono de la factura.

Una vez dentro del documento, se realiza el siguiente procedimiento

Aparece la pantalla de las facturas que se han realizado, para consulta da doble clic en la factura que

se necesite consultar, para una nueva factura da clic en el botón nuevo.

SUBROGADOS ELECTRONICOS O SMA ELECTRONICO



12

Para capturar una Factura electrónica se siguen los siguientes pasos:

Escribir la contraseña de clave privada para tener acceso a crear un nuevo documento

Encabezado del documento:

Serie Son los dígitos correspondientes al documento de acuerdo a la unidad médica que la genera. Campo no modificable

Folio Número del recibo. Campo no modificable

Fecha Capturar la fecha del recibo. Este campo es obligatorio

Código Capture el código del cliente o presione la tecla F3 para desplegar el catalogo del clientes CLENTE GENERAL. Se utiliza en todos los clientes que NO soliciten FACTURACION ELECTRONICA Aparecerá automáticamente la información de Nombre, RFC, Dirección fiscal del cliente seleccionado de acuerdo a lo capturado en los datos correspondientes del catálogo de clientes. Estos datos no son modificables en los documentos.

Código Agente Número asignado a quien captura el documento dentro del catálogo de agentes

Movimientos del documento:

Código Del servicio a capturar, F3 despliega el catálogo de servicios disponibles

Cantidad Capturar el número de unidades del servicio seleccionado

Precio Presenta el precio asignado de acuerdo al catálogo de servicios, pero es modificable por el usuario en el documento

Total Campo calculado de acuerdo a la cantidad y precio. No modificable

Se pueden capturar tantos movimientos sean necesarios, y observe que en la parte inferior en el área

de resumen de totales del documento aparecerá el total de productos, el saldo del cliente y el total

acumulado. Campos de consulta únicamente



13

Una vez terminado el documento, se puede:

Terminar Guarda y cierra el documento sin timbrar al SAT

Eliminar Elimina el documento completamente sin afectar el saldo del cliente

Timbrar Guarda el documento y presenta el proceso para timbrar el documento Fiscal en Internet en el servidor del SAT y solicitar el sello digital

Entregar Permite enviar al cliente el archivo XML y PDF creado al momento de timbrar el documento ante el SAT



14

Cuando se timbra un documento, lo que se hace es registrar en el servidor del SAT el documento

Cuando se realiza el timbrado, aparece una ventana de confirmación de que se ha realizado el timbrado

correctamente.

Una vez timbrado el documento, se debe de realizar la entrega al cliente de los archivos PDF y XML de

la factura generada. Los datos de facturación y la dirección de correo electrónico son los que se definen

en el catálogo de clientes.

Aparece la misma pantalla, pero el botón de Timbrar cambia por Entregar.

Se da clic en el botón para ejecutar la entrega,



15

La entrega de documentos se puede realizar cuantas veces sea necesario.

Una vez que se haya realizado la entrega del Documento al cliente, se puede verificar el envío, entrando

a la aplicación de OUTLOOK y verificar en la carpeta de Elementos Enviados.

De esta manera se asegura que los documentos electrónicos sean enviados en tiempo y forma.

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