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Manual de Usuario para Caja Chica –

Módulo de Logística

Quipucamayoc Versión 2.0

Sistema Integral de Logística Fecha: 25/06/15

Manual de usuario Caja Chica

Sistema Integral de Gestión Financiera – Quipucamayoc - Módulo de Logística

Historial de Revisiones

Fecha Versión Descripción Autor

24/06/2015 1.0

Primera versión del manual de usuario Caja

Chica del Sistema Integral de Logística

Rojas Barraza, Judiht

25/06/2015 2.0 Versión revisada Mondragon

Pantigoso, Marco





Índice CUADRO DE NECESIDADES ........................................................................................................... 3

HOJA DE REQUERIMIENTO - CAJA CHICA .................................................................................... 9





CUADRO DE NECESIDADES

1) Para programar la caja chica primeramente ingresamos al sistema con nuestro Usuario y

Contraseña correspondiente, seguidamente hacemos clic en Operaciones/Cuadro de

Necesidades/Programación.





2) A continuación nos muestra la interfaz de “Elaborar Cuadro de Necesidades”, primeramente

escogemos el producto u objeto especificado, haciendo clic en la fecha que se indica; nos

aparecerá otra ventana con la lista de Objetos especificados, seleccionamos una de ellas y

Aceptamos.





3) A continuación seleccionamos la actividad correspondiente y aceptamos.

4) De la misma manera se elige una de las Tarea que aparecen en la lista.

5) Elegimos responsable.





6) Y finalmente elegimos la fuente de financiamiento, en este caso como ejemplo elegimos

“Recursos Directamente Recaudados”.





7) Después de elegir todos los campos solicitados, seleccionamos la pestaña “Caja chica”, y en la

parte derecha se mostrara una tabla donde nos detallara el monto solicitado para Caja Chica

por cada mes.

Obs:

-Se ha implementado en el cuadro de necesidades una pestaña para ingresar caja chica

exclusivamente y se les ha dado un tratamiento como si fueran bienes, pero conservando su

calidad de bien en el catálogo MEF sólo que no figura su precio referencial, y esto permite que en

elaborar HR se puedan generar varias HR (es decir cajas chicas) hasat que se agote el saldo

ingresado.

-Se permite la creación de varias HR de Caja Chica (reembolso) a partir de un solo item de caja

chica hasta que se gaste todo el saldo disponible.





8) A continuación hacemos doble clic y en la parte superior donde nos mostrara otra tabla con

dos atributos que corresponden a:

a. TECHOS: Son los montos máximos que se otorga por cada mes (que son asignados por el

módulo de planificación para una tarea, responsables, fuente, específica y mes

determinado), en este caso solo se podrá gastar como máximo S/.60,000 en cada mes.

b. SALDOS: Es la diferencia entre el techo de cada mes menos los montos ya programados en

ese mes para una específica.

9) Ahora digitamos la cantidad que se va solicitar y hacemos clic en el botón Guardar.





HOJA DE REQUERIMIENTO - CAJA CHICA 10) Seguidamente para ver la hoja de Requerimiento con respecto a Caja Chica, hacemos clic en

Operaciones/Hoja de Requerimientos/Caja Chica.





11) En la siguiente interfaz que nos muestra hacemos clic en Buscar Caja Chica, para observar la

caja chica que se programó.

12) Al hacer clic en el botón “Buscar Caja Chica”; nos mostrara una ventana, donde completaremos

los tres campos, al completar el ultimo campo nos muestra un mensaje el cual aceptamos.





13) Activamos la casilla del bien seleccionado que nos aparece y agregamos (impora la columna de

Monto Disponible más no la de cantidad disponible. Acordarse de que si bien es un bien se le

está dando un tratamiento como si fuera servicio la caja chica).





14) Nos carga el bien en la interfaz de Requerimiento de Caja Chica, completamos los campos

seleccionados.

Obs: para llenar el detalle debemos darle clic al ítem de caja chica para habilitar este campo.

Recordar que este campo detalle saldrá en el reporte que se imprime con Vista Previa después del

nombre del ítem seguido de un guión.





15) Hacemos clic en guardar, luego de ello le damos en vista previa e imprimimos la Hoja de

Requerimiento de Caja Chica. Finalmente el usuario encargado de cada facultad o

dependencia adjunta la Hoja de Requerimiento ya firmada con los dos reportes emitidos en

el módulo de Contabilidad que son : reporte de resumen por partida(muestra las genéricas

que has utilizado), listado detallado (nos dice los detalles de las especificas de gasto), y como

cuarto y último documento la hoja de ruta (emitido por el módulo de seguimiento de

gastos). Para ser enviados los cuatro en conjunto a Planificación para su reembolso.

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