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Manual de usuario
Tramitación de inspecciones periódicas de ascensores:
La visión de los organismos de control autorizado (OCAs)
2 de Noviembre de 2009
Manual de usuario –Visión de los organismos de control autorizado
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Índice
1. INTRODUCCIÓN ......................................................................... 3
2. ACCESO AL PORTAL DE TRAMITACIÓN ....................................... 4
3. TRÁMITE DE UNA INSPECCIÓN .................................................. 7
3.1. BÚSQUEDA DE ASCENSORES ................................................. 7
3.1.1. BÚSQUEDA POR “LOCALIZACIÓN DEL ASCENSOR POR Nº RAE” .................... 8
3.1.2. BÚSQUEDA POR “LOCALIZACIÓN DEL ASCENSOR POR Nº ACTA” ................... 9
3.1.3. BÚSQUEDA POR “LOCALIZACIÓN DEL ASCENSOR” .................................. 10
3.2. ACCIONES SOBRE LOS ASCENSORES ....................................11
3.2.1. CONCERTAR FECHA DE VISITA:........................................................ 12
3.2.2. EMITIR ACTA DE INSPECCIÓN ......................................................... 15
3.2.3. FIRMAR ACTAS DE INSPECCIÓN ....................................................... 20
3.2.4. EMITIR REQUERIMIENTOS.............................................................. 23
3.2.5. INFORMAR ACUSE DE RECIBO.......................................................... 27
3.2.6. TRASPASO A INDUSTRIA ............................................................... 30
3.3. VISITAS CONCERTADAS ............................................................35
3.4. UTILIDADES .........................................................................36
3.4.1. OBTENER FICHERO DE INTERCAMBIO................................................. 36
3.4.2. ACTAS VÍA XML.......................................................................... 38
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1. INTRODUCCIÓN
El presente manual de usuario tiene por finalidad mostrar los pasos
necesarios para trabajar telemáticamente con las inspecciones periódicas
obligatorias de ascensores. Describe los procesos que deben seguirse para el
correcto seguimiento de la inspección y se explica el modo en que se
transfieren los datos al Departamento de Industria, y a la empresa
conservadora.
Antes de realizar una tramitación telemática, debes tener en cuenta que se
necesitará una tarjeta de identificación que permita realizar dicha operación.
Esta tarjeta puede ser la tarjeta de ciudadano de Izenpe, la tarjeta ONA, o el
propio DNI electrónico. Y se debe solicitar el permiso para la tramitación
concreta a la que se quiere acceder.
Las secuencias que se van a describir son:
• Búsqueda de un ascensor
• Concertación de fecha de visita
• Emisión de actas de inspección
• Firma de actas de inspección
• Emisión de requerimientos
• Información del acuse de recibo
• Traspaso a Industria
• Otras utilidades
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2. ACCESO AL PORTAL DE TRAMITACIÓN
Dicho esto, explicaremos a continuación qué pasos debemos seguir para el
seguimiento de una inspección periódica obligatoria (IPO) a través de
Internet:
Entrada en la página web y acceso al menú de ascensores:
http://www.industria.euskadi.net/tramitacion
(debes teclear esta dirección en la barra de direcciones de tu
navegador, una vez que te has conectado a Internet.)
Desde este portal de tramitación, podemos cambiar el idioma en el que
queremos trabajar (euskera o castellano).
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Pinchando en el enlace de Ascensores entraremos a la pantalla particular de
esta tramitación.
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Pulsando en el enlace de tramitar accedemos a la pantalla de autenticación.
Se introduce ahora la tarjeta de identificación y después, se pulsa en el
enlace “Continuar” (imagen de arriba). Esta acción provoca la aparición de
una pantalla de petición de clave de acceso de la tarjeta identificativa y una
vez introducido la contraseña correcta se accede a la pantalla de búsqueda
de ascensores para trabajar sobre ellos.
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3. TRÁMITE DE UNA INSPECCIÓN
3.1. BÚSQUEDA DE ASCENSORES
Cada acción que queramos realizar sobre un ascensor va a implicar
localizarlo. Existen tres bloques diferenciados por los que se puede realizar
la búsqueda:
• por el número de RAE del ascensor,
• por el número del acta de inspección,
• por la localización del ascensor.
Se debe seleccionar qué filtro se desea utilizar, introducir los parámetros de
búsqueda y pulsar sobre el botón ‘Buscar’.
Por defecto viene seleccionada la opción de ‘Localización del ascensor por
número RAE’.
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3.1.1. Búsqueda por “Localización del ascensor por Nº RAE”
Se debe seleccionar el bloque correspondiente e introducir el territorio
histórico y el nº de RAE, correspondientes al ascensor buscado.
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3.1.2. Búsqueda por “Localización del ascensor por Nº Acta” Se debe seleccionar el bloque correspondiente e introducir el territorio
histórico y el nº de Acta de inspección, correspondientes al ascensor
buscado.
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3.1.3. Búsqueda por “Localización del ascensor” Este bloque permite realizar búsquedas más acotadas en base a:
• la ubicación del ascensor,
• la acción que se quiera realizar sobre el ascensor,
• otros datos, como:
o inspector que realizó la inspección,
o empresa conservadora del ascensor,
o diferentes tipos de fechas,
o …
Se debe seleccionar el bloque correspondiente e introducir el territorio
histórico (obligatorio) y el resto de criterios por los que se quiera localizar un
ascensor o un grupo de ascensores que cumplan los requisitos señalados.
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3.2. ACCIONES SOBRE LOS ASCENSORES
Las acciones que podemos ejecutar en relación a un ascensor están
condicionadas por el momento en que se encuentre la inspección del
ascensor. A continuación se detallan dichas acciones:
• Concertar fecha de visita
• Emitir acta de inspección
• Firmar actas de inspección
• Emitir requerimientos
• Informar acuse de recibo
• Traspaso a Industria
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3.2.1. Concertar fecha de visita: Se mostrará en una lista las inspecciones para las cuales se puede concertar
una fecha de visita con el ECA. Es decir, aquellas inspecciones cuya próxima
inspección haya sido asignada al OCA al que pertenece la tarjeta que ha
accedido al sistema y el acta de inspección aún esté sin redactar.
Si se selecciona esta acción, sólo se podrá informar de entre las diferentes
fechas, la fecha de la próxima inspección y/o la fecha de visita como
parámetros de búsqueda ya que las demás carecen de sentido para realizar
esta acción.
Una vez mostrada la lista de ascensores, se podrán seleccionar uno, varios o
todos los ascensores, para concertarles la misma fecha de visita a la
próxima inspección de todos los ascensores seleccionados.
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O si se prefiere, también se puede concertar la fecha de visita entrando al
detalle de cada uno de los ascensores de la lista (Estado del ascensor),
pinchando en la dirección del mismo.
Una vez pulsado el botón de Concertar fecha visita, bien desde la lista
habiendo seleccionado uno o varios ascensores o bien desde el Estado del
ascensor, se mostrará la siguiente pantalla donde se debe elegir la fecha de
visita y el inspector del OCA que realizará la inspección, y pulsar el botón
Concertar.
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Pulsando el botón Obtener fichero de la carta se obtiene un fichero de
intercambio (fichero XML) con los datos para redactar la carta para concretar
la visita a la instalación.
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3.2.2. Emitir Acta de inspección Se mostrarán en una lista las inspecciones para las cuales está pendiente de
redactar el acta de inspección. Es decir, aquellas inspecciones cuya próxima
inspección haya sido asignada al OCA al que pertenece la tarjeta que ha
accedido al sistema y el acta de inspección aún esté sin redactar.
Si se selecciona esta acción, sólo se podrá informar de entre las diferentes
fechas, la fecha de la próxima inspección como parámetro de búsqueda ya
que las demás carecen de sentido para realizar esta acción.
Para redactar el acta de inspección de un ascensor es necesario pinchar en
la dirección del mismo, de forma que accedamos al estado del ascensor y
desde allí entremos a informar el acta de inspección.
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Para crear el acta de inspección es necesario pulsar el enlace Entrar.
También es posible emitir el acta de inspección a través de un fichero XML
pulsando el enlace Cargar Acta y especificando en la pantalla siguiente el
fichero XML que contiene los datos del acta.
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Una vez informados todos los campos del acta (nº acta,…), se añadirán los
defectos encontrados en la inspección del ascensor. Para ello, hay que pulsar
el botón.Añadir.
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Con esta acción, se abrirá una nueva ventana que facilita la introducción de
las diferentes deficiencias que componen el acta de inspección, especificando
para cada uno de ellos, su código, su descripción, su nivel de gravedad, y su
plazo de corrección.
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Cuando esta redactado el acta al completo se pulsa Finalizar para proceder a
la firma de la misma.
Si aún no hemos acabado de redactar el acta pero no queremos perder lo
que ya hemos hecho, pulsaremos el botón Guardar.
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3.2.3. Firmar actas de inspección Se mostrarán en una lista las inspecciones que tengan el acta de inspección
pendiente de firma. Es decir, aquellas inspecciones cuya acta no haya sido
firmada previamente por el inspector especificado en la misma, y éste
coincida con la tarjeta que ha accedido al sistema.
Si se selecciona esta acción, sólo se podrá informar de entre las diferentes
fechas, la fecha de inspección como parámetro de búsqueda ya que las
demás carecen de sentido para realizar esta acción.
Una vez mostrada la lista de ascensores, se podrán seleccionar uno, varios o
todos los ascensores, para firmarlos de forma conjunta.
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O si se prefiere, se puede también firmar el acta entrando al detalle de cada
uno de los ascensores de la lista (Estado del ascensor), pinchando en la
dirección del mismo.
Siempre y cuando el acta esté pendiente de firma, ésta podrá ser modificada
mediante el enlace Modificar.
Se puede obtener la hoja de campo del acta pulsando el botón Generar hoja
de campo. Se obtiene un documento (para imprimir, si así se desea) con los
datos del último acta de inspección y si los defectos fueron subsanados o no.
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3.2.4. Emitir requerimientos Se mostrarán en una lista las inspecciones pendientes de subsanar y ya
vencidas. Es decir, aquellas inspecciones con defectos graves cuyo plazo de
subsanación haya vencido, la empresa conservadora no haya informado de
la aceptación/rechazo del presupuesto y no tenga el proceso de
requerimientos finalizado (un requerimiento emitido por el OCA con acuse de
recibo, dos requerimientos emitidos por el OCA aun no teniendo acuse de
recibo o requerimiento previo emitido por la administración).
Una vez que la ECA (Empresa conservadora) informa la aceptación del
presupuesto, el OCA ya no juega ningún papel dentro de la inspección.
Si se selecciona esta acción, sólo se podrá informar de entre las diferentes
fechas, la fecha de inspección y la fecha de emisión de requerimientos como
parámetros de búsqueda ya que las demás carecen de sentido para realizar
esta acción.
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Una vez mostrada la lista de ascensores, se podrán seleccionar uno, varios o
todos los ascensores, para emitirles a todos ellos un requerimiento a la vez.
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Desde la emisión del primer requerimiento, ha de pasar un mes para la
emisión del segundo. Si se emite el segundo requerimiento antes de haber
superado este mes de cadencia, se muestra un mensaje, y será el usuario el
responsable de decidir si desea emitir el segundo requerimiento a pesar de
ello.
Si se prefiere, se puede también generar el requerimiento entrando al
detalle de cada uno de los ascensores de la lista (Estado del ascensor),
pinchando en la dirección del mismo.
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El requerimiento tendrá el siguiente formato:
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3.2.5. Informar acuse de recibo
Se mostrarán en una lista los ascensores que tengan un requerimiento
emitido sin acuse de recibo informado y sin traspasar a Industria.
Si se selecciona esta acción, sólo se podrá informar de entre las diferentes
fechas, la fecha de la última inspección y/o la fecha de emisión de
requerimientos como parámetros de búsqueda ya que las demás carecen de
sentido para realizar esta acción.
Para grabar la fecha de acuse de recibo del requerimiento de un ascensor es
necesario pinchar en la dirección del mismo, de forma que accedamos al
estado del ascensor y desde allí procedemos a informar dicha fecha.
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Así mismo se puede informar el rechazo de la notificación, es decir, indicar
que el titular ha rechazado de forma voluntaria la recepción de dicho
requerimiento. En este caso, la aplicación redirigirá al traspaso a Industria.
Ver Traspaso a Industria.
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Para eliminar el primer requerimiento enviado, se ha de eliminar
previamente el segundo. No se podrá eliminar ningún requerimiento que
tenga la fecha de acuse de recibo informada.
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3.2.6. Traspaso a Industria
Se mostrarán en una lista los ascensores con defectos graves o muy graves
pendientes de subsanar cuyo presupuesto no ha sido aceptado, el plazo de
subsanación está vencido y no estén previamente traspasados a Industria.
Si se selecciona esta acción, sólo se podrá informar de entre las diferentes
fechas, la fecha de la última inspección y/o la fecha plazo de subsanación
y/o fecha emisión de requerimientos como parámetros de búsqueda ya que
las demás carecen de sentido para realizar esta acción.
Cuando se traspasa a Industria una inspección de un ascensor, el
seguimiento de dicha inspección queda en manos de la delegación territorial
de Industria, acabando aquí el papel del OCA.
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Una vez mostrada la lista de ascensores, se podrán seleccionar uno, varios o
todos los ascensores, para traspasar todos los seleccionados de una vez.
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Cuando se pulsa el botón Traspaso a Industria, se visualiza una pantalla
donde figuran por una parte, todos los traspasos efectuados anteriormente
(Documentos de Traspaso a Industria generados), y por otra parte, los
ascensores seleccionados para los cuales se va a generar un único
documento de traspaso (Inspecciones pendientes de Traspaso a Industria).
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Si pinchamos sobre alguno de los documentos generados podremos ver el
documento de traspaso que se generó en esa fecha.
Para traspasar las Inspecciones pendientes de Traspaso a Industria, se debe
pulsar el botón Documentos de Traspaso a Industria. Para visualizar
previamente el documento que se va a generar, pulsar el botón Ver.
Al ejecutar la opción Documentos de Traspaso a Industria, el sistema
solicitará la firma del usuario.
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Una vez firmado, podremos ver cómo se ha generado un nuevo documento
con fecha del día en el apartado de ‘Documentos de Traspaso a Industria
generados’, y han desaparecido todos los ascensores del apartado
‘Inspecciones pendientes de Traspaso a Industria’.
Por otra parte, habrá inspecciones que se traspasen a Industria de forma
automática sin que el usuario interfiera. Este es el caso de inspecciones con
requerimientos emitidos y que, pasado un tiempo prudente de espera, aún
no se ha recibido el acuse de recibo; inspecciones que a pesar de haber
recibido el acuse de recibo, sigue sin subsanarse; o bien, inspecciones cuya
fecha de plazo ha vencido hace tiempo pero no hay ninguna acción sobre
ella ni por parte del ECA ni por parte del OCA; etc.
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3.3. VISITAS CONCERTADAS En el lateral derecho de la pantalla se muestran las visitas concertadas para
el día de hoy y los siguientes días. Los ascensores vendrán agrupados por
territorio histórico y dentro de cada uno de ellos ordenados por RAE. Si
hubiera más de cinco ascensores a mostrar se visualiza un enlace Ver más
que pulsándolo mostrará los ascensores restantes.
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3.4. UTILIDADES En el lateral derecho de la pantalla se pueden ejecutar también algunas
utilidades de interés:
• Obtener fichero de intercambio: obtener la información que dispone
Industria sobre los ascensores.
• Actas vía XML: envío de datos para cargar el acta de inspección de uno
o varios ascensores.
3.4.1. Obtener fichero de Intercambio Con esta utilidad se puede obtener la información que dispone Industria
sobre los ascensores asignados a un OCA.
Se debe seleccionar el territorio histórico, un año de inspección y si este año
se refiere a la última inspección realizada o a la próxima.
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El resultado se mostrará en función del tipo de listado que se desee entre los
tres que se pueden seleccionar:
• Listado de ascensores asignados ordenados por empresa conservadora
y municipio.
• Listado de ascensores asignados ordenados por municipio.
• Listado de ascensores con el acta realizada ordenados por fecha de la
próxima inspección.
Se podrá guardar el XML desde el menú del navegador Guardar Como….
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3.4.2. Actas vía xml Con esta utilidad se puede enviar un fichero XML con la información
correspondiente al acta de inspección de varios ascensores.
Se validará para cada ascensor, que se haya asignado la inspección al OCA
que realiza la petición de envío y que no tenga ya un acta finalizada.
Es un proceso interno que deja las actas de inspección listas para ser
firmadas y se podría acceder directamente a la búsqueda por acción: firmar
actas de inspección para firmarlas.