Manual de Uso de la Herramienta de Costeo...

22
Universidad de Cuenca – DHLA Cuenca Manual de Uso de la Herramienta de Costeo ABC Diseño de Costeo de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Jardín Azuayo Tania Maribel Guarango Chafla

Transcript of Manual de Uso de la Herramienta de Costeo...

Page 1: Manual de Uso de la Herramienta de Costeo ABCdspace.ucuenca.edu.ec/bitstream/123456789/30191/2/Manual del... · Hoja de Costos Unitarios ... comercialización y la asignación de

Universidad de Cuenca – DHLA Cuenca

Manual de Uso de la

Herramienta de Costeo

ABC Diseño de Costeo de la Cooperativa de Ahorro y

Crédito Jardín Azuayo

Tania Maribel Guarango Chafla

Page 2: Manual de Uso de la Herramienta de Costeo ABCdspace.ucuenca.edu.ec/bitstream/123456789/30191/2/Manual del... · Hoja de Costos Unitarios ... comercialización y la asignación de

Manual de la Herramienta de Costeo COAC JA

1 Tania Maribel Guarango

Contenido

Información General de la Herramienta ............................................................... 2

Descripción de las hojas de la herramienta ........................................................ 4

Hoja Plan de Costeo ABC ......................................................................................... 4

Hoja de Productos ...................................................................................................... 6

Hoja Diccionario de Actividades (Procesos/Actividades) ........................ 7

Hoja de Estimaciones del Tiempo ....................................................................... 8

Hoja de Costos de Actividades ........................................................................... 11

Hoja de Costos Unitarios ...................................................................................... 12

Hoja de Costos de Productos .............................................................................. 13

Hoja de Análisis ........................................................................................................ 16

Page 3: Manual de Uso de la Herramienta de Costeo ABCdspace.ucuenca.edu.ec/bitstream/123456789/30191/2/Manual del... · Hoja de Costos Unitarios ... comercialización y la asignación de

Manual de la Herramienta de Costeo COAC JA

2 Tania Maribel Guarango

Manual del usuario de la Herramienta de Costeo ABC de la

COAC Jardí n Azuayo

Información General de la Herramienta

El cálculo de los costos con la herramienta ABC permite a la gerencia de las

microfinancieras, analizar mejor los costos reales que generan sus productos,

identificar dónde existe un exceso de recursos o capacidad operacional y tomar

decisiones más informadas en cuanto al diseño, los mecanismos de

comercialización y la asignación de precios de los productos.

Con la herramienta ABC, el usuario podrá calcular los costos de hasta 15

productos de crédito y 15 productos de ahorro, 10 procesos fundamentales y

150 actividades por producto y se podrán analizar los costos de hasta 75

sucursales.

La herramienta esta diseñada para trabajar con Excel 2007 o superior, dado

que requiere ser guardada como libro habilitado para macros.

La herramienta ABC en su pantalla principal nos presenta los ocho módulos

(hojas electrónicas del libro de Excel) en los que está dividida. En la misma

pantalla nos muestra el complemento instalado en la herramienta, el mismo

que dirige al usuario a un menú de utilidades con el que podrá hacer borrado

automático de la información contenida en la herramienta, cargar modelo de

datos, exportar, importar e imprimir las hojas electrónicas, asimismo encontrará

otras opciones que facilitarán el manejo de dicha herramienta.

El menú de la herramienta ABC contiene las siguientes hojas electrónicas:

1. Plan de Costeo ABC

2. Productos

3. Diccionario de Actividades

4. Estimación Mensual (Tiempo)

5. Costos de Actividades

6. Costos Unitarios

7. Costos de Productos

8. Análisis

Page 4: Manual de Uso de la Herramienta de Costeo ABCdspace.ucuenca.edu.ec/bitstream/123456789/30191/2/Manual del... · Hoja de Costos Unitarios ... comercialización y la asignación de

Manual de la Herramienta de Costeo COAC JA

3 Tania Maribel Guarango

Puede acceder al segundo menú desde la barra de menús de Excel:

Menú de Navegación

Botón

Complementos

de Excel

Menú desplegable de la

Herramienta

Opciones del Menú

desplegable

Page 5: Manual de Uso de la Herramienta de Costeo ABCdspace.ucuenca.edu.ec/bitstream/123456789/30191/2/Manual del... · Hoja de Costos Unitarios ... comercialización y la asignación de

Manual de la Herramienta de Costeo COAC JA

4 Tania Maribel Guarango

Descripción de las hojas de la herramienta

Hoja Plan de Costeo ABC

Esta hoja contiene los campos necesarios para planear el ejercicio de costeo

de productos. Con esta hoja se pretende plantear un objetivo para el costeo de

productos, disponer de un equipo de trabajo para el costeo, elaborar un plan de

trabajo el que ayudará a organizar el ejercicio, identificar las agencias o

sucursales que se tomarán en cuenta para la realización del costeo y

finalmente recopilar la información de los costos de personal y costos distintos

de los del personal.

Los campos en los que el usuario deberá digitar la información son: nombre de

la institución, el período de análisis del costeo, la fecha de finalización, el

propósito u objetivo del costeo y el nombre de las agencias y casa matriz a

valorar. Asimismo se deberán digitar los tipos de puestos del personal de las

agencias y de la casa matriz, con sus sueldos mensuales y la cantidad de

personal por cada puesto y finalmente los tipos de costos distintos de los del

personal, tanto de las agencias como de la oficina principal.

La utilidad de esta hoja electrónica es de que se designa a un equipo técnico

de trabajo de la microfinanciera y a un líder de dicho equipo y se propone un

plan de trabajo para el llenado de toda la información de la herramienta ABC,

designando responsables de actividades y se cuenta con la información de

costos de personal y distintos de los del personal, tanto para casa matriz, como

para sucursales.

Page 6: Manual de Uso de la Herramienta de Costeo ABCdspace.ucuenca.edu.ec/bitstream/123456789/30191/2/Manual del... · Hoja de Costos Unitarios ... comercialización y la asignación de

Manual de la Herramienta de Costeo COAC JA

5 Tania Maribel Guarango

Llenar la Información en

los espacios en blanco

Page 7: Manual de Uso de la Herramienta de Costeo ABCdspace.ucuenca.edu.ec/bitstream/123456789/30191/2/Manual del... · Hoja de Costos Unitarios ... comercialización y la asignación de

Manual de la Herramienta de Costeo COAC JA

6 Tania Maribel Guarango

Hoja de Productos

Esta hoja contiene la lista de los productos de crédito o ahorro que ofrece la

institución.

En la hoja de identificación de los productos, se deben digitar los nombres de

los productos de crédito o de ahorro que serán necesarios para el costeo, los

números de cuentas al final del período de cada uno de los créditos o ahorros,

así como los saldos de cartera al final y al inicio del período de análisis indicado

en la hoja de planificación.

Esta información será de mucha utilidad para las hojas de Costos por

Producto y de Análisis, tanto para resumen y viabilidad principalmente.

Digitar la información en los

espacios en blanco

Page 8: Manual de Uso de la Herramienta de Costeo ABCdspace.ucuenca.edu.ec/bitstream/123456789/30191/2/Manual del... · Hoja de Costos Unitarios ... comercialización y la asignación de

Manual de la Herramienta de Costeo COAC JA

7 Tania Maribel Guarango

Hoja Diccionario de Actividades (Procesos/Actividades)

Esta hoja contiene el diccionario de procesos y actividades fundamentales para

el costeo. Como podrá observarse el proceso fundamental № 10 está

reservado para actividades de sostenibilidad.

En la hoja de diccionario de actividades, se deben digitar los nombres de los

procesos crediticios y/o de ahorro, así como las actividades mencionadas para

cada proceso. En relación al proceso que incluye actividades de sostenibilidad,

este se refiere a todos los aspectos de apoyo gerencial o logístico que están

fuera de las actividades propiamente ligadas a los circuitos de crédito o de

ahorro.

Page 9: Manual de Uso de la Herramienta de Costeo ABCdspace.ucuenca.edu.ec/bitstream/123456789/30191/2/Manual del... · Hoja de Costos Unitarios ... comercialización y la asignación de

Manual de la Herramienta de Costeo COAC JA

8 Tania Maribel Guarango

Hoja de Estimaciones del Tiempo

Esta hoja electrónica nos arroja el total de horas y el porcentaje de dichas

horas que el personal de la microfinanciera dedica para cada actividad y

proceso.

Para digitar la información se debe dar clic en la opción: “Actualizar el Tiempo

del Personal”, la cual dirige al usuario a una sub hoja electrónica donde debe

digitar la forma para la captura de los datos, número de días, número de

semanas o meses trabajados, así como los nombres de las sucursales y casa

matriz, los puestos y nombres del personal de la institución; también se

deberán digitar las horas que el personal dedica para cada actividad y proceso.

Botón Actualizar el Tiempo del

Personal

Page 10: Manual de Uso de la Herramienta de Costeo ABCdspace.ucuenca.edu.ec/bitstream/123456789/30191/2/Manual del... · Hoja de Costos Unitarios ... comercialización y la asignación de

Manual de la Herramienta de Costeo COAC JA

9 Tania Maribel Guarango

Notas:

1. El usuario podrá auxiliarse con las flechas de filtro para visualizar detalles y

adicionar información en los campos.

2. Para recopilar la información del personal, se pueden utilizar formatos de hojas

de tiempo de personal la cual se puede obtener dando clic en la opción “Modelo de

Hoja de Tiempo del Personal” y posteriormente utilizar esta hoja para el

levantamiento de la información del tiempo que el personal a entrevistarse dedica a

todas las actividades y procesos definidos en el diccionario de actividades.

Botón: Retornar a la Hoja Estimación

Mensual

Trasladarse a la hoja Modelo de

Tiempo de Personal

Flechas de Filtro

Page 11: Manual de Uso de la Herramienta de Costeo ABCdspace.ucuenca.edu.ec/bitstream/123456789/30191/2/Manual del... · Hoja de Costos Unitarios ... comercialización y la asignación de

Manual de la Herramienta de Costeo COAC JA

10 Tania Maribel Guarango

La hoja de estimaciones del tiempo del personal nos recoge de manera

estructurada el tiempo que el personal entrevistado en las sucursales y casa

matriz dedica semanalmente en horas a las distintas actividades y procesos

definidos en el diccionario de actividades.

Hoja de Tiempo de Personal para

recopilar información

Page 12: Manual de Uso de la Herramienta de Costeo ABCdspace.ucuenca.edu.ec/bitstream/123456789/30191/2/Manual del... · Hoja de Costos Unitarios ... comercialización y la asignación de

Manual de la Herramienta de Costeo COAC JA

11 Tania Maribel Guarango

Hoja de Costos de Actividades

Esta hoja electrónica nos arroja los estimados de tiempo del personal por

proceso y actividad, tanto por agencia como por casa matriz; así como los

costos por actividad, por agencia, casa matriz y totales.

En esta hoja el usuario no deberá digitar ninguna información.

Page 13: Manual de Uso de la Herramienta de Costeo ABCdspace.ucuenca.edu.ec/bitstream/123456789/30191/2/Manual del... · Hoja de Costos Unitarios ... comercialización y la asignación de

Manual de la Herramienta de Costeo COAC JA

12 Tania Maribel Guarango

Hoja de Costos Unitarios

Esta hoja nos presenta los procesos y actividades fundamentales así como los

impulsores de costos y el volumen mensual asignado para cada impulsor.

En esta hoja el usuario debe digitar únicamente los impulsores y su volumen

mensual lo que permitirá obtener costos unitarios por actividad y por proceso.

Esta hoja es una de las más importantes para el ejercicio de costeo de

productos y debe ser preparada basada en el sistema de información de la

microfinanciera en el período de análisis referido en la hoja del plan.

El usuario deberá digitar el volumen

del impulsor

El usuario deberá digitar los

impulsores de cada uno de los

productos

Page 14: Manual de Uso de la Herramienta de Costeo ABCdspace.ucuenca.edu.ec/bitstream/123456789/30191/2/Manual del... · Hoja de Costos Unitarios ... comercialización y la asignación de

Manual de la Herramienta de Costeo COAC JA

13 Tania Maribel Guarango

Hoja de Costos de Productos

En la hoja de costos por actividad, proceso y producto, se presentan además

los impulsores mensuales totales por cada actividad y proceso y se requiere

digitar los impulsores mensuales de cada uno de los productos por actividad y

proceso, de tal forma que se puedan derivar los costos por producto mensuales

por cada actividad y proceso y el porcentaje de dicho costo relativo al saldo

promedio de cartera de dicho producto.

Botón a la sección Costos Ponderados

Botón a la sección Bases de Asignación

EL usuario ingresara el volumen del i impulsor

Page 15: Manual de Uso de la Herramienta de Costeo ABCdspace.ucuenca.edu.ec/bitstream/123456789/30191/2/Manual del... · Hoja de Costos Unitarios ... comercialización y la asignación de

Manual de la Herramienta de Costeo COAC JA

14 Tania Maribel Guarango

La sección hoja de costos ponderados se utiliza para introducir información de

segmentaciones de clientes por productos de crédito principalmente y de

ahorro si se tienen, de tal manera que se digitan impulsores para cada uno de

los segmentos de cliente por actividad y proceso de manera de obtener

porcentajes de saldos promedio de costos por actividad y proceso relativos al

volumen de préstamos o créditos del segmento referido.

Insertar los impulsores en los

espacios

Page 16: Manual de Uso de la Herramienta de Costeo ABCdspace.ucuenca.edu.ec/bitstream/123456789/30191/2/Manual del... · Hoja de Costos Unitarios ... comercialización y la asignación de

Manual de la Herramienta de Costeo COAC JA

15 Tania Maribel Guarango

Las bases de asignación para las actividades de sostenibilidad, las calcula el

sistema en relación al peso de la cartera promedio de los productos definidos

tanto de crédito como de ahorro, en relación al peso del número de cuentas, en

relación a la ponderación ABC que se refiere al patrón de la estructura de

costos de los distintos productos y finalmente una base de asignación igual que

significa un mismo porcentaje para cada uno de los productos. Existe la

posibilidad de introducir dos bases de asignación adicionales para efectos de

utilización a juicio del usuario.

Page 17: Manual de Uso de la Herramienta de Costeo ABCdspace.ucuenca.edu.ec/bitstream/123456789/30191/2/Manual del... · Hoja de Costos Unitarios ... comercialización y la asignación de

Manual de la Herramienta de Costeo COAC JA

16 Tania Maribel Guarango

Hoja de Análisis

Esta hoja de Análisis está estructurada con las sub hojas siguientes:

1. Resumen

2. Segmentos

3. Viabilidad

4. Sucursal

5. Plan de Acción

1. La hoja resumen nos presenta una síntesis de costos por procesos de

los productos de crédito y de ahorro expresados como porcentaje del

saldo promedio de cartera (ponderado y no ponderado) y los costos de

productos por segmentos ponderados de clientes expresados en

porcentajes en relación al volumen de préstamos o créditos por

segmentos de clientes.

Page 18: Manual de Uso de la Herramienta de Costeo ABCdspace.ucuenca.edu.ec/bitstream/123456789/30191/2/Manual del... · Hoja de Costos Unitarios ... comercialización y la asignación de

Manual de la Herramienta de Costeo COAC JA

17 Tania Maribel Guarango

2. En la hoja Segmentos se pueden obtener los costos de productos por

segmentos de clientes. Para obtener dicha información habrá que

digitar los impulsores por mes para cada segmento de cliente por

producto. Habrá que referir en la parte superior el nombre del segmento

del producto seleccionado, el número de cuentas por cada segmento y

digitar el número de cuentas y el tamaño de la cuenta promedio de cada

uno de los segmentos. Los segmentos de clientes se pueden utilizar

para comparar los costos de las cuentas de diferentes tamaños de

saldos, frecuencias de transacción, etc.

Page 19: Manual de Uso de la Herramienta de Costeo ABCdspace.ucuenca.edu.ec/bitstream/123456789/30191/2/Manual del... · Hoja de Costos Unitarios ... comercialización y la asignación de

Manual de la Herramienta de Costeo COAC JA

18 Tania Maribel Guarango

3. En la hoja de Viabilidad se hace un análisis de la viabilidad de cada

producto crediticio y de ahorro, así como la viabilidad total de la

microfinanciera por productos de crédito y de ahorro.

En lo pertinente a productos de ahorro, la herramienta nos arroja los saldos

promedios de crédito por cada producto. El usuario deberá digitar la tasa

de reserva por producto de crédito, tasa de transferencia o de

financiamiento, tasa de interés anual a la que presta a sus clientes la

institución y el porcentaje de cargos anuales financieros por producto de

crédito si existen.

En relación a productos de crédito igualmente nos presenta los saldos

promedio de cartera para cada producto. El usuario deberá digitar los

ingresos anuales obtenidos por cada producto, la tasa de interés anual del

dinero de fondeo por producto y las provisiones estimadas para préstamos

no recuperables por producto.

El sistema calcula tanto para los productos de crédito, como de ahorro los

costos de los mismos por producto y presenta un resultado de viabilidad por

producto que indica que si es positivo la rentabilidad de dicho producto es

positiva. En caso contrario debe revisarse y tomar medidas de solución

inmediata.

Page 20: Manual de Uso de la Herramienta de Costeo ABCdspace.ucuenca.edu.ec/bitstream/123456789/30191/2/Manual del... · Hoja de Costos Unitarios ... comercialización y la asignación de

Manual de la Herramienta de Costeo COAC JA

19 Tania Maribel Guarango

4. La hoja Sucursales nos arroja los costos mensuales del personal por

sucursal, así como los impulsores de costos mensuales de dichas sucursales.

El usuario deberá digitar los costos mensuales distintos de los del personal por

sucursal y el número de miembros por cada puesto, así como el volumen de los

impulsores mensuales de cada sucursal.

Page 21: Manual de Uso de la Herramienta de Costeo ABCdspace.ucuenca.edu.ec/bitstream/123456789/30191/2/Manual del... · Hoja de Costos Unitarios ... comercialización y la asignación de

Manual de la Herramienta de Costeo COAC JA

20 Tania Maribel Guarango

Page 22: Manual de Uso de la Herramienta de Costeo ABCdspace.ucuenca.edu.ec/bitstream/123456789/30191/2/Manual del... · Hoja de Costos Unitarios ... comercialización y la asignación de

Manual de la Herramienta de Costeo COAC JA

21 Tania Maribel Guarango

5. La hoja Plan de Acción nos presenta los campos necesarios para la

elaboración de un plan que nos ayudará a tomar acciones correctivas y

soluciones necesarias derivadas del ejercicio de costeo de productos. En la

hoja, el usuario puede establecer una fecha de inicio de las tareas a realizar, la

fecha de finalización de estas y los días que se emplearán en dichas

actividades; el contenido de cada actividad, así como objetivos fundamentales

para la realización de las mismas. Se cuenta también con espacios para ser

llenados con las conclusiones de las actividades que se lleven a cabo.