MANUAL DE TABLAS DE TABLAS DE VALORACION...

MANUAL DE TABLAS DE TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL

ENVIASEO E.S.P.

Fecha de aprobación: 26 de octubre de 2016

Fecha de Vigencia: 2016

Instancia de aprobación: Comité Interno de Archivo

Dependencia: Dirección Administrativa y Financiera

Versión del documento: primera

Responsables de su elaboración:

Sol Beatriz Molina Correa Directora Administrativa y Financiera

Leidiana Hernández Atehortua Auxiliar Administración Documental

ENVIASEO E.S.P MANUAL DE TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL

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CONTENIDO pág.

Presentación-------------------------------------------------------------------------------------------------------2

1. EJECUCION Y METODOLOGIA------------------------------------------------------------------------------------3

1.1. Etapa 1. Compilación de la información institucional-----------------------------------------------3

1.1.1 Análisis e interpretación de la información institucional--------------------------------------------5

1.2. Etapa 2. Diagnostico-----------------------------------------------------------------------------------------7

1.3. Etapa 3. Ejecución del plan de trabajo archivístico-------------------------------------------------8

2. EVOLUCION ADMINISTRATIVA DE ENVIASEO E.S.P.------------------------------------------------------9

2.1. Identificación del Fondo Acumulado Enviaseo---------------------------------------------------------9

2.2. Reconstrucción de la historia institucional--------------------------------------------------------------10

2.2.1. Evolución administrativa y organizacional de Enviaseo 1997-2009----------------------------11

3. DIAGNOSTICO INTEGRAL FONDO ACUMULADO ENVIASEO E.S.P.----------------------------------------22

3.1. Descripción de los depósitos--------------------------------------------------------------------------------22

3.2. Estado de la documentación---------------------------------------------------------------------------------23

3.3. Nivel de organización------------------------------------------------------------------------------------------24

3.4. Unidades de almacenamiento-------------------------------------------------------------------------------25

3.5. Instrumentos de recuperación de información-----------------------------------------------------------26

4. PLAN DE TRABAJO ARCHIVISTICO---------------------------------------------------------------------------------------26

5. DESCRIPCION DOCUMENTAL--------------------------------------------------------------------------------------------- 27

6. VALORACION DOCUMENTAL---------------------------------------------------------------------------------------------- 29

7. DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS-------------------------------------------------------------------------30

8. APLICACION DE LAS TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL---------------------------------------------- 32

ANEXOS

Anexo 1. Actos Administrativos

Anexo 2. Formato de diagnóstico Centro de Administración Documental Enviaseo.

Anexo 3. Identificación de la entidad a la que pertenece el archivo.

Anexo 4. Aspectos archivísticos Fondo Acumulado.

Anexo 5. Instructivo para el diligenciamiento del FUID para el Fondo Acumulado del Enviaseo.

Anexo 6. Criterios de Valoración Documental.

Anexo 7. Tablas de Valoración Documental por estructura organizacional.


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PRESENTACION Enviaseo Empresa Industrial y Comercial del Estado, del orden Municipal, creada mediante

acuerdo N° 025 de junio de 1996. Desde entonces y hasta el año 2009 cuando se aprobaron

y se adoptaron las Tablas de Retención Documental, los documentos recibos y producidos

por la Entidad hacen parte de su fondo acumulado, es decir del cúmulo de documentos

reunidos sin criterios archivísticos de organización según como lo define el Archivo General

de la Nación en su Manual de Organización de Fondos Acumulados.

Para el caso puntual de ENVIASEO E.S.P, se debe precisar que, aunque en algunos

momentos se han empleado criterios de organización e identificación de los documentos,

no se han seguido todos los lineamientos archivísticos, ni se han aplicado de manera

sistemática. Es por esto, que el Archivo Central de la Entidad, consciente de sus debilidades

en materia de organización y administración documental, decidió diseñar e implementar

las herramientas archivísticas que le permitan una adecuada organización, consulta y

conservación de sus documentos. Cumpliendo así con uno de los deberes fundamentales

en materia de administración documental, como lo es hacer que los fondos documentales

que se conservan sean accesibles a todas las categorías de usuarios, sean consultados

con agilidad y se conserven correctamente.

Por lo anterior ENVIASEO E.S.P deberá proceder a elaborar las Tablas de Valoración

Documental, cumpliendo así con lo promulgado por el Archivo General de la Nación a partir

de la Ley General de Archivos (594 de 2000), donde se establecen las reglas y principios

generales que regulan la función archivística en Colombia, y con el Acuerdo 02 de 2004

que establece los lineamientos básicos "que deben seguir las entidades del Estado en sus

diferentes niveles y las empresas privadas que cumplan funciones públicas, para la

organización de sus Fondos Acumulados y la elaboración y aplicación de las Tablas de

Valoración Documental".


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Es así como ENVIASEO E.S.P decide elaborar las Tablas de Valoración Documental,

actualizar las Tablas de Retención Documental y dar continuidad al programa de Gestión

Documental.

1. EJECUCION METODOLOGICA Las Tablas de Valoración Documental (TVD) son definidas por el Archivo General de la Nación como un” listado de series o asuntos a los cuales se les asigna tanto el tiempo de permanencia en el Archivo Central, como su disposición final” Para la elaboración de las TVD para ENVIASEO E.S.P se adelantaron las siguientes etapas: 1.1. Etapa 1. Compilación de la información institucional Para la reconstrucción de la evolución administrativa del ENVIASEO E.S.P. se consultaron

los Actos administrativos (decretos, acuerdos, actas de junta directiva y resoluciones) como

fuentes primarias y documentos bibliográficos. Igualmente se consultó la documentación

administrativa generada por la entidad, como son las actas de gerencia, manuales de

funciones, informes y balances anuales.

A partir de la revisión y análisis de la información recolectada se logró establecer los

cambios estructurales, supresión y creación de cargos y funciones, y lugares de

funcionamiento de la Entidad. Identificándose nueve estructuras Organizacionales, las

cuales fueron diseñadas con base a los documentos que se lista a continuación:

1. Estructura Organizacional N°1

Acuerdo 025 del 5 de junio de 1996, por medio de la cual se crea la Empresa

Prestadora de Aseo de Carácter Industrial y Comercial del Estado del Orden

Municipal

Decreto Alcaldía Municipal de Envigado N°302 del 4 de diciembre de 1997

Acuerdo Junta Directiva N° 010 del 21 de diciembre de 1998


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Acuerdo Junta Directiva N°009 del 19 de septiembre de 2001

Resolución de Gerencia N° 36 del 11 de octubre de 2001


Acuerdo Junta Directiva N° 005 del 25 de febrero de 2002

Resolución de Gerencia N° 026 del 8 de julio de 2002


Acuerdo Junta Directiva N° 08 del 25 de septiembre de 2003

Resolución de Gerencia N° 089 del 23 de octubre de 2003


Acuerdo Junta Directiva N°02 del 22 de febrero de 2005

Resolución de Gerencia N° 058 del 13 de junio de 2005


Acuerdo Junta Directiva N° 03 del 7 de junio de 2007

Resolución de Gerencia N° 062 del 21 de junio de 2007

7. estructura Organizacional N°7

Acuerdo Junta Directiva N°001 del 19 de febrero de 2009

Resolución de Gerencia N°17 del 6 de marzo de 2009


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Por cada una de las anteriores estructuras organizacionales se realizó una compilación de

los actos administrativos más relevantes durante ese periodo de su vigencia, el cual fueron

consultados en el Archivo Central e Histórico de Enviaseo E.S.P.

Se realizaron entrevistas a tres funcionarios de la entidad: Maria Elena Rojas Peláez

Gustavo Carmona Coordinadores Administrativos y Wilmar Cardona Rodriguez asesor de

Planeación. Estos nos dieron su testimonio a partir del tiempo laborado, información que

sirvió para soportar la reconstrucción de la historia institucional en estos periodos.

1.1.1. Análisis e Interpretación de la Información Institucional

Como se mencionó anteriormente, a partir de la información administrativa compilada se

identificaron 7 estructuras organizacionales, entre los años 1997 y 2009:

1. Estructura organizacional: 21 de diciembre de 1996 al 18 de diciembre de 1997

2. Estructura organizacional: 19 de diciembre de 1997 al 25 de febrero de 2002

3. Estructura organizacional: 26 de febrero de 2002 al 25 de septiembre de 2003

4. Estructura organizacional: 26 de septiembre de 2003 al 22 de febrero de 2005

5. Estructura organizacional: 23 de febrero de 2005 al 14 de septiembre de 2006

6. Estructura organizacional :15 de septiembre de 2006 al 7 de junio de 2007

7. Estructura organización: 8 de junio de 2007 al 19 de febrero de 2009.

Por cada una de las estructuras se elaboraron los siguientes documentos:

Cuadros Actos Administrativos: a partir de la consulta de los actos administrativos

relevantes para cada periodo se realizó la compilación de estos para cada ciclo de

vida institucional.

Estructura Organizacional y Codificación de la Estructura: con base a los actos

administrativos sobre creación y supresión de dependencias se establecieron los

organigramas para cada periodo, y con base a la jerarquización de las unidades


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administrativas se codifico las secciones y subsecciones, los cuales son coherentes

para cada estructura en el ciclo de vida institucional, es decir, la codificación es

independiente para cada estructura, por ejemplo la Gerencia es 100 y la segunda

es 200 y la tercera es 300 y así sucesivamente; estableciendo así la identificación

de los documentos producidos por las oficinas productoras a través del tiempo.

Cuadro de dependencias y funciones: teniendo en cuenta el manual de

funciones y los actos administrativos que legalizan la creación o supresión de

cargos, se realizó un cuadro donde se compilaron las funciones de las secciones y

Subsecciones en cada periodo; como se realizaron los organigramas por cada

cambio administrativo (creación o supresión de las unidades administrativas) se

pusieron las funciones de estos y se continuo colocando las funciones anteriores de

las unidades administrativas que seguían vigentes.

Cuadro de clasificación documental general de series y subseries: es un

esquema que refleja la jerarquización y clasificación dada a la documentación

producida por la entidad; igualmente en este cuadro se estableció el volumen

documental para cada subsidie.

Formato Único de Inventario Documental: está separado por las unidades

administrativas de acuerdo a la estructura organizacional y sus respectivos

documentos generados por cada una de estas, aportando así una ubicación fácil

para la consulta.

Identificación de fondos y secciones por depósitos: en este formato se

especificó la documentación que se encuentran en diferentes depósitos,

identificando las unidades administrativas, fechas extremas y volumen documental,

en cada periodo de la estructura organizacional.

Tabla de Valoración Documental (TVD): Basados en los anteriores documentos

se elaboró para cada estructura organizacional la propuesta de TVD para

ENVIASEO E.S.P.; la cual tiene los siguientes campos:


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Entidad Productora: nombre de la entidad que produjo los documentos

Unidad Administrativa: nombre de la dependencia que produjo la

documentación en ejercicio de sus funciones.

Código: el primer número identifica la oficina productora, el segundo número

corresponde a la serie o asunto como aparece en el inventario documental.

Serie o asuntos: nombre de la serie o asunto como aparece en el inventario

documental.

Retención en el Archivo Central: tiempo en años que debe permanecer la

documentación en el archivo central.

Disposición Final: marcada con una equis (x) la opción correspondiente a la

disposición final de acuerdo a la valoración realizada (conservación total,

eliminación, microfilmación/ digitalización selección).

Procedimientos: es la explicación para el proceso aplicado en las anteriores

modalidades.

1.2. Etapa 2. Diagnóstico

Para determinar el nivel de organización documental, las condiciones de los

depósitos, el estado físico de los documentos, las unidades de almacenamiento y el

volumen documental perteneciente al fondo acumulado de ENVIASEO E.S.P., se

diligenciaron 5 formatos, los cuales establece el Archivo General de la Nación en el

Manual Pautas para Diagnóstico Integral de Archivos.

Identificación: el objetivo de este formato e conocer la ubicación del centro

de Administración Documental de Enviaseo E.S.P. en la empresa, el nivel,

tipo y sistema de archivo aplicado en la actualidad.

Ver Anexo 1. Formato de diagnóstico- Centro de Administrativo Documental

Enviaseo.

Identificación de la entidad a la que pertenece el archivo: con el

diligenciamiento de este formato se especifica la ubicación del CAD de

Enviaseo E.S.P., en la estructura organizacional de la entidad, y a que

unidad administrativa depende.


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Ver Anexo 2. Identificación de la entidad a la que pertenece el Archivo

aspectos archivísticos: este formato se diligencio para la documentación

perteneciente al Fondo Acumulado de Enviaseo E.S.P., donde se analiza el

nivel de organización e instrumentos de consulta y/o recuperación de la

información.

Ver Anexo 3. Aspectos archivísticos – Fondo Acumulado Enviaseo.

1.3. Etapa 3. Ejecución del pan de trabajo archivístico.

Para la elaboración de la propuesta de las Tablas de Valoración Documental para

Enviaseo E.S.P., se aplicaron las siguientes fases operativas:

Descripción Documental

Se realizó el registro de la documentación perteneciente al Fondo Acumulado de Enviaseo

E.S.P, empleando el Formato Único de Inventario Documental (FUID) Avalado por el

Archivo General de la Nación en el Acuerdo 038 de 2002, permitiendo la descripción de la

documentación bajo los siguientes aspectos: Numero de Orden, Código, Nombre de las

Series, Subseries o Asuntos, Fechas Extremas, Unidad de Conservación, Número de

Folios, Soporte, Frecuencia de Consulta, Notas.

Se inventario la documentación del fondo acumulado de Enviaseo E.S.P., producida entre

1997 y el 11 de diciembre de 2009, ya que a partir de la resolución de Gerencia N° 087 de

esta misma fecha se adoptaron y difundieron las Tablas de Retención Documental.

VALORACION

La valoración documental como lo establece el Manual de organización de fondos

acumulados” es un proceso técnico de análisis intelectual de la producción documental de

la institución”. Para realizar la valoración de la documentación perteneciente al fondo

acumulado de Enviaseo se tuvo en cuenta el inventario documental, instrumento que

suministro la información necesaria para establecer las series y asuntos de las oficinas

productoras, de acuerdo a la clasificación por fechas extremas para casa estructura

administrativa. El establecimiento de los tiempos de valoración documental, se determinó


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mediante el análisis de valores primarios, valores secundarios, prescripción legal

(normatividad interna y externa), contenido de los documentos en cumplimiento de

funciones administrativas y generadas en labores misionales, y el volumen documental

producido por cada serie.

2. EVOLUCIÓN ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA INDUSTRIAL Y COMERCIAL DEL ESTADO

DEL ORDEN MUNICIPAL ENVIASEO E.S.P.

2.1. Identificación del Fondo Acumulado ENVIASEO E.S.P.

Enviaseo Empresa Industrial y Comercial del Estado, del orden Municipal, creada mediante

acuerdo N° 025 de junio de 1996. Desde entonces y hasta el año 2009 cuando se aprobaron

y se adoptaron las Tablas de Retención Documental, la cuales fueron Aprobadas por el

Consejo Municipal de Archivos mediante Acuerdo N° 005 del 06 de octubre de 2009 y

adoptadas por la Entidad según Resolución de Gerencia N° 087 del 11 de diciembre de

2009. Con base en lo anterior archivísticamente el Fondo Acumulado del ENVIASEO E.S.P

se identifica de la siguiente manera:


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La fecha de adopción de las TRD por parte del ENVIASEO E.S.P, 11 de diciembre de 2009,

marca la línea de corte, a partir de la que se establece cuáles documentos del Fondo

Acumulado del ENVIASEO se deben organizar con la aplicación de las Tablas de

Valoración Documental y cuáles se deben organizar aplicando las Tablas de Retención

Documental.

2.2. Reconstrucción de la historia institucional

El objetivo principal de esta actividad es reconstruir el principio de procedencia de

Los documentos que conforma el fondo Acumulado de ENVIASEO E.S.P, como “base

fundamental de los procesos de organización” y cuyo “objetivo es restablecer el contexto

histórico de la institución productora lo que a su vez permitirá “reconducir los documentos

al orden originario que tuvieron en el momento de ser producidos”.

De esta manera se establece la forma cómo se llevó a cabo la producción documental, en

el marco de cada una de las estructuras organizacionales identificadas, con el fin de

adelantar procesos de clasificación más acertados y proponer criterios de valoración más

objetivos.

Siguiendo los parámetros establecidos por el Archivo General de la Nación en su

Manual de Organización de Fondos Acumulados, a partir de la reconstrucción de

La historia institucional se deben establecer datos relacionados con:

Fecha de creación

Estructuras organizacionales

Cambios en las estructuras organizacionales

Lugares de funcionamiento

Funciones y actividades


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Para el caso del diseño de las TVD de ENVIASEO E.S.P. los anteriores objetivos se

cumplen con la elaboración de los siguientes documentos, que acompañan cada una de las

siete estructuras organizacionales identificadas entre los años 1997 y 2009:

Cuadro de Actos Administrativos

Cuadro de Dependencias y Funciones

Estructura Organizacional

Adicionalmente, se presenta a continuación la redacción descriptiva de la evolución

Administrativa y organizacional de ENVIASAEO E.S.P entre los años 1997 y 2000

(Periodo en el que se inscribe la producción y/o recepción de los documentos que

Conforman su fondo acumulado), a partir de la información recopilada según el

procedimiento descrito en este Manual de TVD.

2.2.1. Evolución Administrativa y Organizacional de ENVIASEO E.S.P. 1997– 2000. La Empresa Industrial y Comercial de Estado ENVIASEO E.S.P, se creó mediante acuerdo

025 del 5 de junio de 1996 dada por el Concejo Municipal de Envigado como una entidad

financiera de carácter Municipal con patrimonio del Municipio de Envigado cuyo capital

inicial fue de $271.000.000 doscientos setenta y un millones fue creado con el objeto de la

prestación del servicio público domiciliario de aseo y/o actividades complementarias. En

cumplimiento de lo dispuesto por la ley 142 de 1994 y las Normas que lo modifiquen o

reglamentan.

Inicialmente Enviaseo E.S.P., quedo conformado de la siguiente manera una Junta directiva

presidida por el Alcalde del Municipio de Envigado o delegado quien lo representara, tres

miembros designados por el Acalde, un vocal de control con suplencia.

Al iniciar 1997 y con una estructura organizacional ya definida ENVIASEO E.S.P da inicio a sus actividades con tres oficinas de propiedad del Municipio de Envigado en el edificio Atardeceres. Para el cumplimiento de su objetivo misional Enviaseo analizo la manera de invertir su patrimonio e incrementarlo adquiere un terreno del Municipio de Envigado y construye su propia sede en el Barrio Primavera.


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Que una vez constituida la empresa Enviaseo E.S.P., es necesario contar con una

estructura orgánica administrativa que sierva de soporte institucional para su correcto

funcionamiento

Que la Gerencia de la empresa ha elaborado un estructura organizacional plana de tal

manera que los procesos sean más agiles y flexibles, se facilita la comunicación entre

diferentes niveles de la Organización, se fomente la interacción entre las diferentes áreas y

se permita estar más cerca al usuario.

La estructura organizacional con la que funcionó la institución entre diciembre de 1997 y diciembre del 1998 fue la siguiente:

Información extraída del Acuerdo N°003 del 03 de diciembre de 1997 almacenada en el Archivo Central de

Enviaseo E.S.P.

Al año siguiente en 1998 el desarrollo interno de la empresa ENVIASEO ESP era evidente,

ya que se habían aumentado las asignaciones al personal y se volvió una necesidad la

organización de la estructura administrativa de la empresa por tal motivo se aprobó según


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El Acuerdo N°012 del 21 de diciembre de 1998 crear unos cargos y se les define sus

funciones y sus requisitos mínimos.

A continuación se presenta la estructura organizacional adoptada según Acuerdo N°012 del

21 de diciembre de 1998.

Fuente Acuerdo Junta Directiva, N°012 del 21 de diciembre de 1998 almacenada en el archivo central de Enviaseo E.S.P.

La estructura organizacional de ENVIASEO durante los tres años siguientes no tuvo

cambios notables y se mantuvo casi inalterable cuando al finalizar el año 2001.

Se realizaron algunos cambios que respondieron a nuevas necesidades que afronto

ENVIASEO. Fue así como se crearon dentro de la estructura administrativa los cargos


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Coordinador de Costos y Presupuestos adscrito al Área Financiera y Contable y el de

recepcionista adscrito a Gerencia. Como se muestra en la siguiente estructura

organizacional.

Fuente: Acuerdo Junta Directiva N°009 del 19 de septiembre del 2001 Por otro lado y con respecto al crecimiento económico de ENVIASEO E.S.P., es pertinente

anotar que dada la proyección que plantean los nuevos mercados y las necesidades de

modernización en la estructura técnica y administrativa, requiere fortalecer y crear nuevos


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cargos que permitan un desarrollo sostenible de la empresa. Y solo hasta este momento se

realizan modificaciones estructurales de gran repercusión en la organización orgánico-

funcional de la entidad, como se ven la siguiente estructura organizacional:

Fuente: Acuerdo Junta Directiva, 005del 25 de febrero de 2002 Por Medio de la Cual se hace una Reestructuración Administrativa.

Estos años fueron el punto de partida de una serie de transformaciones institucionales que

involucraron cambios significativos en la estructura organizacional, fue así acorde a las

exigencias y a la implementación del sistema de gestión de calidad en Enviase ESP fue


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Necesario diseñar una estructura basada en procesos y no funcional, que favoreciera la

aplicación de procesos según las estrategias, facilitando el flujo de información, que estaría

enfocada al cliente.

Que fomente la agilidad y flexibilidad para la toma de decisiones y que privilegiará al trabajo

por proyectos los cuales se estructuran entre sí para dar curso a la operación de la empresa

estos son: Planeación, Desarrollo del Negocio, Gestión Comercial, Gestión de la Operación,

Gestión Financiera y Gestión Humana.

Creándose una nueva planta de cargos como se ve en la siguiente estructura organizacional. Fuente: Acuerdo de Junta Directiva 08 del 25 de septiembre de 2003


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Otro cambio que debe resaltarse en la composición orgánica de ENVIASEO ESP fue la

creación en 2005 de comunicaciones una nueva oficina vinculada a la gerencia con el fin

de fortalecer el proceso de comunicación interna y externa del a empresa, por medio de la

implementación de planes estratégicos de comunicaciones y el fortalecimiento de diferentes

procesos informativos, que permitirían cumplir con nuestra Misión, Visión y Política de

Calidad.

En este nuevo acto administrativo se estableció que esta estructura debía contar con cargos

dirigidos al cumplimiento de sus metas y objetivos, de manera que procure y permita el

correcto desempeño de las actividades y funciones para las cuales fue concebida. Que

actualmente ENVIASEO ESP posee una infraestructura tecnológica y equipos de sistemas,

dotados con las actualizaciones y programas que se requieren para facilitar y desempeñar

con mayor eficacia y rapidez, las labores propias de la prestación del servicio que nos

ocupa.

Que para la empresa era una obligación ineludible contar con un plan en sistemas de

información, pues de ello dependía el correcto funcionamiento de las labore tanto

administrativas como operativas. Siendo así se crea el cargo de Analista en Sistemas de

información como lo muestra el organigrama.


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Fuente: Acurdo Junta Directiva, N°02 del 22 de febrero de 2005.

En el 2006 ENVIASEO ESP crea el cargo de analista de facturación y recaudo debido a

que en agosto del 2005 se da inicio al proceso e implementación de un software de

facturación con su correspondiente licencia, que permitiría a la empresa llevar un registro

de información relacionada con terceros (clientes y usuarios); información general de

ubicación de las personas: tasas y tarifas; así como servicios facturables que serían

configurados de acuerdo a las necesidades de la empresa, tales como grandes

generadores, disposición final, servicios de aseo lotes, servicios especiales , servicio de

aseo residencial y comercial , tura hospitalaria, barrido y limpieza de escombros entre otros.


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Para el año 2007 la organización administrativa fue actualizada con el Acuerdo N° 03 del 7

junio de 2007 modificando el Acuerdo N° 08 del 2003, mediante el cual se adoptó y aprobó

la planta de personal de ENVIASEO ESP, suprimiendo los siguientes cargos y plazas:

Suprimir el cargo de Asistente Administrativa que dependía de la Gerencia

Suprimir el cargo de Asesor Comercial que dependía de la Dirección Comercial, quedando

una sola plaza.

Así mismo se crean los siguientes cargos:

Se crea el cargo de asistente de compras y suministros, el cual dependerá de la Dirección

Administrativa y Financiera, para un total de un funcionario para el mencionado cargo.

Se crea el cargo de Asistente de Atención al Cliente, el cual dependerá de la Dirección

comercial.

Se crea el cargo de analista de planeación, el cual dependerá de la Dirección de Planeación

y Desarrollo,

Se modifica el cargo de Asistente de Recepcion pasando de la Dirección de Gestión

Humana a la Dirección Administrativa y Financiera.

ORGANIGRAMA 2007

Fuente: Acuerdo 03 de 7 de junio de 2007


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Para el año 2008 no se presentaron cambios en la estructura organizacional, sin embargo

el cumplimiento del objetivo misional de ENVISEO ESP, constantemente demandaba la

creación de dependencias que cumpliera con las funciones propias de la institución, fue así

como el 19 de febrero del 2009, la Junta Directiva dispuso la creación de nuevas áreas y

crear nuevos cargos.

Ya que el proceso de facturación y cartera en esa época habría demostrado dificultades en

su optima ejecución y control, además de generar dificultades a la hora de calcular las

tarifas por tener un solo funcionario con conocimiento en el tema, y que este funcionario

desempeña labores de control interno, y esta función no era compatible con el rol de control

interno.

Por todo lo expuesto se hace necesario modificar la planta de personal de la empresa y

ajustarla a las actuales necesidades y requerimientos de la misma como se describe en

este organigrama.


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Fuente: Acuerdo N°1 de febrero 19 de 2009 “por medio de la cual se hace una Reestructuración Administrativa.


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3. DIAGNÓSTICO INTEGRAL FONDO ACUMULADO ENVIASEO E.S.P.

Las unidades documentales que pertenecen al fondo acumulado de Enviaseo E.S.P., se

encuentran en el Centro de Archivo y Correspondencia y una Bodega de Enviaseo.

A partir de esta información recolectada y del diligenciamiento de los 5 formatos

anteriormente descritos, se identificó:

3.1. Descripción de los depósitos

Centro Administración Documental (CAD) Archivo Central

En el Centro de Administración Documental de Enviaseo E.S.P., fue denominado así por

mediante Acta de comité 001-2011.En esta unidad administrativa se custodia 83,41 metros

lineales, información correspondiente al Fondo Acumulado.

INSTALACIONES CAD


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El CAD dispone de una bodega en el sótano de la entidad, donde se almacenan 14 metros

lineales de documentación correspondiente a libros de Comprobantes Contables y de

nómina de los años 1997 a 2005.

Instalaciones Bodega Enviaseo E.S.P.

las instalaciones donde se conserva la documentacion del Fondo Acumulado dentro de la

sede de Enviaseo E.S.P., estan ubicadas en el segundo piso y en el sotano del edificio, los

cuales estan dotados de archivadores metalicos para disponer libros y carpetas como se

puede observar en los registros fotograficos.

El CAD posee buena ventilacion,un extintor y un termohigometro el cual es utilizado para

realizar el control de la temperatura y la humedad, se efectura limpieza diaria y se realiza

mantenimiento preventivo y fumigacion cada dos meses y cada mes se realiza limpieza a

los archivadores.

3.2. Estado de la documentacion

El estado de la documentacion del Fondo Acumulado de Enviseo, en los diferentes

depostios de almacenamiento posee aspectos similares,donde se observa un nivel

aceptable de conservación, no se encontraron agentes contaminantes biologicos por

hongos y/o insectos.


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En algunos documentos se observo el deterioro fisico debido a la manipulacion y

almacenamiento inadecuado, lo que conlleva a que los documentos presenten rasgaduras

y roturas; unos de los casos frecuentos fueron los dobleces que se le hicieron a estos,

ocacionando el quiebre y perdida de la informacion, este caso se pudo observar en varios

libros empastados de comprobantes contables almacendos en la bodega de Enviaseo

E.S.P.

Otro aspecto fueron los agentes químicos, es decir la oxidación de las tintas que fragmenta

el papel y el compuesto del mismo y camio en la coloracion del papel por alteraciones

cromáticas, causadas por los cambios de temperatura, luz y humedad.

La oxidacion en el papel se hace evidente por el uso de ganchos de cosedora, clips de

mariposa grande y legajadores metalicos ocacionando daño en los documentos debido al

uso de estos materiales.

3.3. Nivel de organización

En su mayoria, la documentacion perteneciente al Fondo Acumulado de Enviaseo se

encontro clasificada por asuntos, es decir por agrupaciones de documentos como:

correspondencia , contratos, actas de liquidacion entre otros. Con estas agrupaciones de

documentos de asuntos similares estan conformadas unidades documentales ordenadas

de forma cronologica descendente.

La documentacion que está dispuesta en unidades de almacenamiento (carpetas) son

nombradas según el asunto general, con el nombre de la empresa o municipio ejemplo son

las comunicaciones con entidades bancarias , entidades del municipio e informes de

presupuesto.

Estos criterios de organización aplicados en este fondo documental dificultan la

recuperacion de los documentos debido a la desintegracion de unidades documentales

complejas.

Las unidades documentales simples las cuales estan compuestas por un solo tipo

documental como: Los Acuerdos de Junta Directiva , Las Resoluciones de Gerencia, las


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Actas de Junta Directiva, las Actas de Comité de Gerencia se encuentran encarpetadas

ordenadas por años en cosecutivo.

Las historias laborales del personal de Enviaseo se encuentran organizadas como lo

establece la Circular 04 de 2003, promulgada por el Archivo General de la Nacion, es decir

cada expediente se encuentra ordenado atendiendo la secuencia propia de su produccion,

estan ubicados en unidades de conservacion (carpetas).

3.4. Unidades de almacenamiento

Las unidades de almacenamiento que se utilizan para la conservacion de los documentos

del Fondo Acumulado son: carpetas de cartulina , carpetas de yute, libros empastados y

argollados ubicados en cajas de 19x40x26 y dispuestos en estanterias metalicas.


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En la siguiente tabla se presenta la cantidad de unidades de almacenamiento del Fondo

Acumulado en el archivo central y bodega del sótano de Enviaseo:

MEDICIÓN

*19 CM

CAJAS

TOTAL

CARPETAS

TOTAL

LIBROS

TOTAL

MTR

CD´S

TOTAL

MEDICIÓN

DEL FONDO

MTR

TOTAL

EXPEDIENTES

8.341 2.135 697 115 83,41 2.832

3.5. Instrumentos de recuperación de información

La información almacenada en los depósitos antes descritos cuenta con inventarios

generales, que sirven como herramienta para la recuperación de la información,

permitiendo la localización y consulta de los documentos en cada uno de ellos.

3. PLAN DE TRABAJO ARCHIVÍSTICO


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Recurso humano con formación y/o experiencia en el área de archivos :

Un (1) Coordinador de Proyecto

Un (1) líder Competente

Dos (2) auxiliares

Espacio

Para la ejecución de las activadas tendientes a la descripción de los documentos

que conforman del Fondo Acumulado de Enviaseo E.S.P. y la elaboración de la

propuesta de Tablas de Valoración Documental, se dispuso una locación en el

segundo piso del edificio de Enviaseo.

Recurso tecnológico:

Dos (2) equipos de cómputo.

Mobiliario:

Dos (2) puestos de trabajo, dotados con escritorio y silla

Dotación personal:

Para la seguridad del personal vinculado al proyecto, se dotaron con guantes,

tapabocas y delantales.

5. DESCRIPCION DOCUMENTAL

La descripción documental es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de

sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión

o la investigación, para realizar esta actividad se diligencio en el formato único de inventario

documental FUID establecido por el Archivo General de la Nación en el Acuerdo 038 de

2002, la documentación producida y recibida ente el 18 de enero de 1998 al 11 de diciembre

de 2009 perteneciente al fondo acumulado.


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Para facilitar la recuperación de la información inventariada se adiciono los campos y se

amplió la Columba “series, subsereis y asuntos”:

Bodega: en este campo se registraron los depósitos donde se custodia la

documentación del fondo acumulado de Enviaseo, los cuales son las bodegas

situadas en el sótano de Enviaseo.

Series, subseries y asuntos: se divide en tres columnas en el campo: nombre de

las series, subseries o asuntos, para facilitar la clasificación en el inventario.

Para normalizar el diligenciamiento del FUID se modificó el instructivo, que el Archivo

General de la Nación presenta en el Acuerdo 038 de 2002, ajustándolo a las necesidades

propias del proyecto.

A medida que se fueron conociendo las características de la documentación, se ajustaron

los parámetros para la descripción en el FUID. A partir del análisis de las unidades

documentales y los tipos documentales contenidos en cada una de ellas. De igual modo,

se identificó posibles criterios de ordenación y/o clasificación presentes en estas, que

permitiera inventariar la documentación más eficientemente.

Conformación de series y subseries

Durante el proceso de descripción en el FUID se realizó una identificación de la

documentación, para asignar una denominación correcta de series y subseries; para

algunas unidades documentales se conformó una serie y subseries especiales, tales como:

Correspondencia: para las unidades documentales producidas antes del 30 de

octubre del 2001.

Comunicaciones: después de la aprobación del Acuerdo 060 de 2001 promulgado

por el Archivo General de la Nación, donde se establece las pautas para la

administración de comunicaciones, la documentación del Fondo Acumulado de

Enviaseo en el FUID cambia de denominación: Correspondencia por

comunicaciones oficiales.

Pólizas: son documentos que se plasma un seguro en el cual se establecen las

obligaciones y derechos tanto de la aseguradora como del asegurado, en la

descripción de las unidades documentales pertenecientes de Enviaseo, se

identificaron pólizas para vehículos, de responsabilidad civil y manejo global.


29

Volumen de las unidades documentales

Debido a que la documentación del Fondo Acumulado de Enviaseo E.S.P., no cuenta con

foliación, se estableció medir el volumen documental en centímetros lineales, esta medición

permitió la conversión de centímetros lineales a folios aplicando la NTC 5029, para la

medición de archivos de la siguiente manera:

Q= # cm lineales *PM

100

Q= Cantidad de Folios

# Cm Lineales= 0.28 centímetros Lineales

PFM= Promedio de Folios por Metro Lineal de acuerdo a la tabla de equivalencia del Anexo

B de la NTC 5029

Ejemplo:

Q= 0.28*9000 =25.20 folios

100

Donde:

0.28 centímetros lineales es la medida en folios de un registro en el FUID

9000 = cifra tomada de la tabla de equivalencias del Anexo B teniendo en cuenta el gramaje

75 del papel y el tipo de la unidad de conservación (carpeta)

100 =centímetros

6. VALORACION DOCUMENTAL

A partir de las funciones de cada unidad administrativa se establecieron los documentos

producidos por cada una de ellas; con base al cuadro de clasificación documental general

(elaborado paralelamente con el inventario documental) se ubicaron las series y asuntos en

el formato de las Tablas de Valoración Documental.


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Para la valoración documental se consultó la normatividad colombiana para establecer los

tiempos de conservación de los documentos, con esta investigación se pudo corroborar que

desde el año 1989 se regula los procesos documentales, y en anterior a esta no existen

actos administrativos que la normalicen; teniendo en cuenta lo anterior se realizó un cuadro

general donde se recopila la normatividad colombiana de acuerdo a las series

documentales producidas por las unidades administrativas de Enviaseo, estableciendo el

tiempo de conservación para cada una de ellas . Ver anexo criterios de valoración.

Las series y/o asuntos se valoraron mediante el análisis de la documentación, identificado

valores primarios (administrativos, jurídicos, legales, fiscales, contables y técnicos) valores

secundarios (históricos y culturales) y los documentos enfocados al cumplimiento de la

misión institucional y de acuerdo a la compilación de la normatividad colombiana,

igualmente, igualmente se tuvo en cuenta el volumen documental existente durante cada

estructura organizacional; con los anteriores criterios se estableció la retención de la

documentación en el archivo central y su disposición final.

7. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

La disposición final debe entenderse como el proceso mediante el cual se seleccionan los

documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal,

permanente, o su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Valoración

Documental.

En el caso de los documentos producidos o recibidos por Enviaseo entre los años 1998 y

2009, que hacen parte del fondo acumulado, la disposición final se realizara conforme a lo

consignado en las TVD, en la columna denominada como procedimiento, donde se

señalaron los procedimientos (Conservación Total, selección, Eliminación) a ejecutar en el

caso particular de cada serie y/o subserie documental analizada en el marco de cada una

de las estructuras organizacionales identificadas.

Según el Archivo General de la Nación los procedimientos para la disposición final de los

documentos se pueden definir de la siguiente manera.

Conservación total

Se aplica a todos los documentos que tienen valor permanente, es decir los que por

disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura,


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Procedimientos y políticas de la Entidad, constituyéndose en testimonio de su actividad y

por lo tanto son soporte para la construcción de la memoria institucional. Del mismo modo

estos documentos se convierten en patrimonio documental de la sociedad, en tanto el

objeto misional de Enviaseo involucra los intereses colectivos de los envigadeños.

Selección

La selección documental se realiza en el archivo central, con el fin de escoger una

muestra de documentos de carácter representativo, para su conservación

permanente en el archivo histórico. Para adelantar la selección debe aplicarse el

método señalado para dada serie y/o subserie documental, como aparece

especificado en la columna “procedimiento” de las TVD.

Eliminación

Se aplica a aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y

secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes .para

adelantar esta actividad se debe de tener en cuenta:

Aplicar lo estipulado en la columna “procedimiento” de las TVD en cuanto al

cumplimiento de los tiempos de retención en los archivo de gestión y central

Elaborar el acta de eliminación documental, donde se consigne la

descripción de los documentos a eliminar y el método a emplear.

Obtener el aval del Comité Interno de Archivo de la Entidad.

Digitalización

Enviaseo ha determinado que aquellos documentos de conservación total y los

resultantes del proceso de selección documental serán digitalizados, como medida

para garantizar su conservación y preservación, así como para asegurar el acceso

y consulta de la información en ellos contenida. La digitalización se refiere a la

técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera

analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra que solo puede ser

leída o interpretada por computador. Para adelantar este procedimiento se debe:


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Determinar la metodología y el plan de trabajo para adelantar el proceso de

digitalización

Realizar control de calidad permanente del proceso de digitalización para

evitar el deterioro de los documentos mientras se digitalizan y para que se

obtengan imágenes de calidad que permitan la adecuada consulta de la

información.

8. APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL

La aplicación de las tablas de valoración documental se realizará después de obtener su

aprobación por parte del Comité Interno de Archivo y de ser convalidadas por parte del

Consejo Departamental de Archivos mediante acto administrativo. Esta actividad tiene pro

principal objeto garantizar que se cumpla con los tiempos de retención de los documentos

en cada uno de los archivos (central, gestión e histórico) y con los procedimientos, que se

determinaron en las TVD de cada una de las áreas administrativas identificadas.


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