MANUAL DE SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL -...

Código: M-DG-01 Versión: 12 Fecha: 27-06-2017

MANUAL DE SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

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Aprobó:

Maria Doris Mesa Cargo: Representante de la Dirección

MANUAL DE

SISTEMA DE

GESTIÓN INTEGRAL

ACCESORIOS Y SISTEMAS S.A.

Diseño, Suministro, Instalación, Ensamble Comercialización y

Mantenimiento de Sistemas Manuales y Automáticos Contra Incendio y de Vehículos Especiales.



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CONTROL DE CAMBIOS – ÚLTIMA MODIFICACION: El Histórico del control de cambios, se reporta en el F-GI-42 CONTROL DE CAMBIOS.

Fecha Versión Código Descripción del Cambio

27.06.2017

11

M-DG-01

El documento M-DG-01 de acuerdo a los siguientes cambios representativos, cambia de versión: A. Se describen los numerales de las normas ISO 9001 e ISO 14001 bajo la interacción de los procesos de acuerdo a su nueva versión 2015. B. Se notifica la existencia de los manuales creados por cumplimiento legal: M-GI-02 Manual del SG-SST M-GI-03 Manual Plan de Manejo Ambiental M-GL-02 Manual Plan de Seguridad Vial (PESV) C. Se eliminan de todos los procedimientos de las áreas funcionales el ítem de INTERRELACIÓN DE LOS PROCESOS CON EL SGI, ya que en el ítem G1. INCLUSIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL EN TODOS LOS PROCESOS del presente Manual, se hace referencia. D. Se notifica la existencia de los OBJETIVOS: *Estratégicos *Del SGC *Del SG-SST *Del SGA *Del PESV (Plan Estratégico de Seguridad Vial) E. Se notifica un cambio del Sistema de Gestión correspondiente al nuevo proceso GESTIÓN PRODUCCIÓN alineado con la Dirección Técnica. (Ver cambio Mapa de Procesos G-DG-01 / Ver Sección 03 del presente Manual) F. Las Caracterizaciones de los procesos sufrieron cambios positivos con respecto a las nuevas versiones de las normas ISO 9001 e ISO 14001, identificando asi la gestión de riesgos y salidas no conformes, como también la identificación de los aspectos e impactos ambientales.

CONTROL DE DISTRIBUCION

Publicado en la Intranet Realizado por: Isabel Cristina Loaiza M.

Coordinador HSEQ Accequip

Fecha Distribución Usuario



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CONTENIDO

I. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA

II. CLIENTES

III. PORTAFOLIO DE PRODUCTOS

Código: M-DG-01 MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL Página 4 de30

Diseñamos, ensamblamos e Instalamos Sistemas Contra Incendio y Vehículos Especiales en todo el territorio nacional a las siguientes industrias con sus clientes mas representativos:

I. Presentación de la Empresa

II. Clientes Representativos


III. PORTAFOLIO DE PRODUCTOS


I. INTRODUCCIÓN En Accesorios y Sistemas S.A., ACCEQUIP, nos hemos comprometido con una gestión eficaz y eficiente en todas las dimensiones: La Calidad en la satisfacción de las expectativas y necesidades de los clientes, la protección del ambiente y del trabajador en el medio laboral, los resultados financieros y la conformidad con los requisitos legales. El hecho de que los sistemas de gestión ISO 9001 para la CALIDAD, ISO 14001 para el MEDIO AMBIENTE y OHSAS 18001 para la SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL posean elementos comunes, permite establecer un SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL que recoge los diferentes principios, enfoques y practicas con el propósito de lograr los resultados esperados. Tener este manual significa que cada miembro de ACCEQUIP hace parte del gran equipo que día a día se requiere, el ser excelentes y eficaces mejorando continuamente el desempeño de nuestra empresa y satisfaciendo las necesidades y expectativas de los clientes y demás partes interesadas. El manual M-DG-01 MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTERGAL se realiza bajo el enfoque de la normatividad integral, siguiendo los lineamientos de una política y objetivos integrales, con el fin de buscar el mejoramiento continuo dentro de la empresa como estrategia, para lograr la satisfacción de los clientes y dar cumplimiento a los requisitos legales establecidos. Este mejoramiento se ve enmarcado a través de las revisiones por parte de la gerencia sobre el Sistema de Gestión, como también a los resultados de auditorias internas y externas.


II. OBJETIVO, REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS Y ALCANCE DEL MANUAL

A) OBJETIVO: En ACCESORIOS Y SISTEMAS S.A. se realiza un manual de gestión integral bajo el enfoque de las normas ISO 9001:2015 / ISO 14001:2015 y OHSAS 18001:2007 , siguiendo los lineamientos de una política y objetivos integrales con el fin de buscar mejoramiento continuo dentro de la empresa como estrategia para lograr la satisfacción de los clientes, éste mejoramiento se ve enmarcado a través de las revisiones por parte de la Gerencia sobre el Sistema de Gestión Integral. B) REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS:

En la legislación Colombiana Actual no existe un decreto de ley, resolución o norma que comprometa directamente y sea de carácter Obligatorio cumplir para el Diseño, Suministro, Instalación, Ensamble, Comercialización y Mantenimiento de Sistemas Manuales y Automáticos Contra Incendio y de Vehículos Especiales. Existen otras normas emitidas por la NFPA (National Fire Protection Association), FM (Factory Mutual), ICONTEC entre Otras, que estandarizan el Diseño, Suministro, Instalación, Ensamble y Mantenimiento de Sistemas Manuales y Automáticos Contra Incendio y de Vehículos Especiales, que no son de carácter obligatorio, por lo tanto trabajamos bajo estos lineamientos para entregarle al cliente un producto de Calidad, amigable con el medio ambiente y que proporciona la seguridad de las personas. Con respecto a los requisitos legales en el ámbito de Seguridad y Salud en el Trabajo se tiene como primera referencia el Decreto 1072 de 2015 Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo (Ver demás requisitos legales en el M-GI-01 Manual del SG-SST) -El cumplimiento de esta legislación se evalúa por el Ministerio de Trabajo Republica de Colombia ; Así mismo para el Sistema de Gestión Ambiental y sus requisitos legales se toman los aplicables de acuerdo a la legislación colombiana (Ver demás requisitos legales en el M-GI-03 Manual Plan de Manejo Ambiental) el cumplimiento de esta legislación se evalúa por el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible Republica de Colombia.

III. ALCANCE, EXCLUSIONES Y JUSTIFICACION:

A) ALCANCE: ACCESORIOS Y SISTEMAS S.A. aplica el Sistema de Gestión Integral en el Diseño, Suministro, Instalación, Ensamble, Comercialización y Mantenimiento de Sistemas Manuales y Automáticos Contra Incendio y de Vehículos Especiales.

Nota: La Dirección Contable no será incluido en Auditoría de tercera parte, debido a que su auditoria es de revisión fiscal.


B) EXCLUSIONES Y JUSTIFICACIÓN Accesorios y Sistemas S.A., NO pretende realizar exclusiones de tipo :

*NTC ISO 9001:2015 No.8.2.3 REVISIÓN DE LOS REQUISITOS PARA LOS PRODUCTOS Y

SERVICIOS y 8.6 LIBERACIÓN DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS, debido a que el desarrollo

eficaz de la Dirección Técnica con respecto a los proceso de Gestión Proyectos y Gestión Producción

para el Diseño, Suministro, Instalación, Ensamble, Comercialización y Mantenimiento de los

productos, se puede evidenciar a través de actividades de seguimiento y medición que se realizan a

los Sistemas Manuales y Automáticos Contra Incendio y Vehículos Especiales de acuerdo a las

especificaciones del cliente entregadas en la orden de compra, licitación o contrato; esta verificación

se realiza a través de protocolos de prueba, planos y todas las actividades que se encuentran

documentadas en el procedimiento de Medición y Seguimiento a los Procesos y Productos

P-GI-06 y en los instructivos de Gestión producción.

*NTC ISO 9001:20015 No.8.3 DISEÑO Y DESARROLLO DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS ,

debido a que el desarrollo eficaz de Gestión proyectos bajo el sub proceso de Diseño determinado para

cada línea de negocio y la aplicación del alcance de Accequip, se puede evidenciar a través de

actividades de Planificación del Diseño y Desarrollo, Revisión “controles del diseño y desarrollo”,

Verificación, Validación y Salidas de los diseños generados, como también el control de los cambios y

modificaciones para la ejecución de los proyectos, todas estas actividades se encuentran

documentadas en el Instructivo I-GP-13 Instructivo para la Gestión del Diseño de SCI e I-GP-16

Instructivo para la Gestión del Diseño de VE.

C) Responsabilidades para la Gestión del Manual de Gestión Integral. Es responsabilidad del Representante de la Dirección, que en este caso es la Subgerencia

Dirección Administrativa y/o el Coordinador de Gestión Integral:

• Decidir que requisitos de la normatividad se excluyen.

• Definir los clientes, usuarios y tipo de copia a utilizar del Manual de gestión integral.

• Definir el método de difusión del Manual de Gestión Integral.

• Aprobar los cambios y/o modificaciones que sean necesarios.

• Aprobar el contenido del Manual de gestión integral antes de su emisión y cada vez que se modifique.

• Motivar al personal para consulta permanente del Manual de gestión integral.


Es responsabilidad del Coordinador de Gestión Integral:

• Realizar seguimiento a las acciones correctivas y de mejora generadas, asi como también las lecciones aprendidas o evaluaciones de riesgo.

• Planear en conjunto con el representante de la dirección los cambios a efectuarse en el SGI.

• Realizar mejoras al SGI de la empresa, teniendo en cuenta las observaciones de los demás procesos.

• Mantener estable el SGI Es responsabilidad del Asistente de Gestión Integral:

• Incorporar los cambios autorizados por el Representante de la Dirección en apoyo del coordinador de gestión integral.

• Controlar la distribución a usuarios autorizados por el Representante de la Dirección y/o Subgerente.

• Actualizar las copias controladas cuando aplique. • Archivar y mantener actualizado el original del Manual del Sistema de Gestión Integral.

• Motivar al personal para consulta permanente de éste.

D) Estructura para la elaboración del Manual de Gestión Integral:

Según lo descrito en el P-GI-02 “Procedimiento para el Control de los documentos del Sistema de Gestión”.

E) Conformación del Manual de Gestión Integral:

El Manual de Gestión Integral está conformado por las siguientes secciones:


F) Revisión y aprobación de cambios o modificaciones, difusión y distribución del Manual de Gestión Integral

Para el proceso de revisión, aprobación, cambios o modificaciones así como la difusión y distribución del Manual se sigue la metodología establecida en el procedimiento documentado P-GI-02 “Procedimiento Control de Documentos”.

PROCESO: DIRECCIÓN GERENCIAL

A) CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN / PLATAFORMA ESTRATEGICA:

A1. MISIÓN A2. VISIÓN

Misión del Proceso: Dar las directrices necesarias para lograr el cumplimiento de los objetivos que se plantea la compañía, suministrar a los diferentes procesos los recursos que requieren para la realización de su trabajo, escuchar a todas las áreas de la empresa buscando el bienestar de todos y un ambiente de trabajo agradable que lleve al éxito de los proyectos que enfrentamos.


A3. POLITICA INTEGRAL


B) Correlación entre la política integral con las expectativas y metas organizacionales y las expectativas y necesidades de los clientes y partes interesadas:

La Política Integral ha sido establecida por la Alta Dirección, teniendo en cuenta tanto las metas organizacionales de ACCESORIOS Y SISTEMAS S.A como las expectativas y necesidades manifestadas por los clientes y las demás partes interesadas, con los cuales se mantiene permanente comunicación (Ver Matriz de Comunicaciones G-DG-05) Dicha política fue diseñada bajo cinco (5) pilares del Balance Score Card para fines de revisión e interrelación entre los objetivos estratégicos y objetivos de resultados por cada proceso según el mecanismo de la herramienta DOFA. (Ver Guía Plesac / G-GD-02)

Los Objetivos Estratégicos al cual la organización le apunta son:

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

1 Aumentar la rentabilidad

2 Optimizar los procesos de producción

3 Mejorar la productividad del personal

C) VALORES COPORATIVOS

Honestidad: Realizamos el trabajo de la manera correcta, actuando con la verdad y sin engañar a nadie. Respeto: Comprendemos y tratamos a las personas con consideración y tolerancia, por diferente que sea la manera de pensar y de sentir. Cuidamos con esmero la naturaleza y el medio ambiente que nos rodea. Compromiso: Cumplimos nuestras promesas; respondemos por nuestros actos y por lo que se deriva de ellos. Lealtad: Nos comprometemos a ser fieles con las personas y con las ideas en las que creemos, aún en circunstancias difíciles; sin cometer traición ni falsía. Confianza: Nos ganamos la credibilidad de clientes, proveedores, accionistas y comunidad vecina por la coherencia entre nuestras palabras y nuestros actos. Pasión: Damos lo mejor de nosotros mismos, con la energía y el entusiasmo que nos motiva a realizar bien lo que hacemos, a convivir y comunicarnos mejor y a aportar aquello que es valioso para la empresa.


D) ESTABLECIMIENTO, COMUNICACIÓN Y ENTENDIMIENTO DE LA POLÍTICA INTEGRAL.

Con el fin de asegurar el entendimiento y el compromiso del personal con respecto a la aplicación de la política integral y la importancia de sus actividades y funciones en el logro de los objetivos de Integrales , la Alta Gerencia ha designado a los procesos de la Dirección Gerencial y Gestión Integral las estrategias de difusión a través de carteleras, comunicaciones internas y reuniones de sensibilización y de conciencia, entre otros; para comunicar a los diferentes niveles la importancia de cumplir los requisitos del cliente y partes interesadas. También el proceso Gestión Humana incluye en las inducciones dicha política, cuando se vincula a un empleado, proveedor o contratista comunicando la importancia de entender y comprender la política integral para el logro de los objetivos propuestos. Como evidencia del entendimiento y comprensión de lo que significa la política integral, ésta se evalúa al respecto anualmente a través de talleres, reinducción, pre-auditorias o actividades, la cual una vez analizada permite detectar el grado de comprensión de los empleados. El proceso responsable de evaluar es Gestión Integral, siendo Gestión Gerencial quien analiza el estado y comprensión de la misma. La Política Integral está disponible, es divulgada y se mantiene como información documentada en la plataforma documental e intranet de la organización, a su vez esta publicada físicamente al ingreso de la sede principal para fines de consulta y entendimiento de los empleados, contratistas, proveedores, visitantes y partes interesadas.

E) ENFOQUE AL CLIENTE:

Los requisitos y necesidades de los clientes como información de entrada para el Diseño, Suministro, Instalación, Ensamble, Comercialización y Mantenimiento de Sistemas Manuales y Automáticos Contra Incendio y de Vehículos Especiales se originan en el Sistema de Gestión de ACCESORIOS Y SISTEMAS S.A en la Dirección Comercial tal como se muestra en el G-DG-01 MAPA DE PROCESOS, en dicho proceso los requisitos pactados con el cliente una vez aprobada la cotización, o propuesta, se evidencian mediante entrega y comunicado a los diferentes procesos involucrados en la realización o suministro del producto solicitado por el cliente, bajo la metodología PMI con la que se describe en el procedimiento P-GP-01 Gestión Proyectos de la Dirección Técnica. Adicionalmente la Dirección Comercial y G. Proyectos Mtto y Servicio Postventa mediante la aplicación del Formato Encuesta de Satisfacción del Cliente (F-DC-04 Encuesta de Satisfacción del cliente SCI-V.E finalizado el Proyecto) - (F-GP-08 Encuesta de Satisfacción del cliente venta de repuestos) - (F-GP-80 Encuesta de Satisfacción del cliente Mtto SCI-VE finalizado el proyecto) detectan la percepción que este tiene en cuanto al cumplimiento de sus requisitos por parte de la empresa, siendo responsabilidad de la Alta Gerencia, velar por el cumplimiento de los requisitos pactados con los clientes. Con respecto a los requisitos legales de SST y Ambiente, el proceso de Gestión Integral revisan su cumplimiento de acuerdo a los registros: F-GI-16 Matriz de Requisitos Legales Ambientales F-GI-38 Matriz de Requisitos Legales SST


F) PLANIFICACIÓN:

F1. Objetivos Integrales y de los procesos y su planificación para lograrlos / Guía de Indicadores.

Como parte de la planeación estratégica la Gerencia ha establecido los objetivos Integrales y hace un despliegue de estos frente a todos los procesos del Sistema de Gestión, mediante los cuales se propone alcanzarlos, permitiendo asi que los procesos ó áreas funcionales cuenten con objetivos de resultados para alcanzar a lograrlos. Este Despliegue se ve reflejado en la GUIA DE INDICADORES “PLESAC” G-DG-02, el cual es utilizado como herramienta de monitoreo para establecer las estrategias de mejoramiento continuo de cada uno de los procesos y velar por el cumplimiento de los objetivos estratégicos.

Los Objetivos Estratégicos al cual la organización le apunta son:

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

1 Aumentar la rentabilidad

2 Optimizar los procesos de producción

3 Mejorar la productividad del personal

Objetivos de Calidad al cual la organización le apunta son:

OBJETIVOS SGC

1. Incentivar la generación de Acciones de mejora, correctivas y lecciones aprendidas en pro del avance y madurez del SGC.

2. Estructurar y mantener el Sistema de Gestión de Calidad, mediante la in-teracción de los procesos, procesos de sensibilización para fortalecer el li-derazgo y ampliar la comunicación entre clientes internos, externos y partes interesadas.

3. Garantizar la Satisfacción del Cliente, asegurando la calidad de nuestros productos y servicios.


También se cuenta con Objetivos de Seguridad y Salud en el Trabajo los cuales son:

OBJETIVOS SG-SST

1. Comprometer a nuestro personal mediante procesos de sensibilización para la Mejora continua de nuestro Sistema Integrado de Gestión

2. Estructurar y mantener el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo de acuerdo al Decreto 1072

3. Alcanzar el mejoramiento continuo del sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo.

4.Disminuir la ocurrencia de Accidentes de trabajo y enfermedad laboral.

5. Cumplir con la normatividad aplicada de los sistemas integrados de ges-tión, como También los requisitos legales según la legislación colombiana con respecto al Ambiente y al compendio de normas legales sobre seguri-dad y salud en el trabajo.

Así mismo como con Objetivos de Gestión Ambiental los cuales son:

OBJETIVOS SGA

1. Ahorrar y reducir energía en el consumo diario de las actividades admi-nistrativas y operativas de los colaboradores de la organización.

2. Concientizar en un 90% a los trabajadores de la empresa Accesorios y Sistemas S.A., sobre la importancia de ahorrar el agua a través de diferen-tes acciones encaminadas al desarrollo de hábitos de consumo responsa-ble, utilizando los tip”s como herramientas facilitadoras para un aprendizaje significativo y colaborativo.

3. Concientizar en un 90% . a los trabajadores de la empresa Accesorios y Sistemas S.A., sobre la importancia de reutilizar, reciclar y recuperar el in-sumo papel de oficina.

4.Realizar la disposición final de residuos peligrosos con el fin de dar cum-plimiento a la legislación ambiental aplicable.

5. Sensibilizar al personal sobre la adecuada clasificación de los residuos generados en el desarrollo de las actividades conservando el recurso suelo y realizando el control operacional necesario.


Igualmente se cuenta con Objetivos de Gestión de Seguridad Vial, según el PESV los cuales son:

OBJETIVOS PESV (Plan Estratégico de Seguridad Vial)

1.FORTALECIMIENTO GESTIÓN INSTITUCIONAL:

• Implementar, motivar e incentivar el cumplimiento de la Resolución 1565 del 2014 y Resolución 1231 de 2016 aplicadas al plan de Seguridad Vial.

2. COMPORTAMIENTO HUMANO:

• Establecer un plan de capacitación enfocado al conocimiento teórico sobre las normas de tránsito y el comportamiento en la vía según lo establecido por el Plan Estratégico de Seguridad Vial.

• Medir la eficacia de la capacitación brindada mediante evaluaciones de aprendizaje a cada uno de los participantes del Sistema de Gestión de Seguridad Vial.

3. VEHÍCULOS SEGUROS:

• Establecer parámetros de inspección y control para el mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos asignados al PESV de la organización.

4.INFRAESTRUCTURA SEGURA:

• Documentar cada una de las rutas de desplazamiento seguras con el fin de minimizar la tasa de accidentalidad dentro y fuera de la organización.

• Realizar control e inspección del cumplimiento de rutas autorizadas mediante monitoreo vehicular asistido que permite visualizar la velocidad que lleva por medio de reportes generados en la plataforma y emite alerta de exceso de velocidad según la configuración generada por el administrador.

5. ATENCIÓN A VICTIMAS:

• Establecer protocolos de atención de incidentes y accidentes en la vía de cada uno de los actores de seguridad vial participantes del Sistema de Gestión de Seguridad Vial.


G) PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN Y SUS PROCESOS.

ACCESORIOS Y SISTEMAS obtuvo la aprobación del certificado de calidad de parte de BVQI Bureau Veritas Quality International el 5 de Septiembre de 2005 donde ampliaba el alcance, incluyendo el ensamble de Vehículos Especiales. En septiembre de 2009 se re certificó bajo la norma ISO 9001 versión 2008 y todo su sistema de gestión involucra las actividades y mecanismos de control frente a las normas ISO 14001 e OHSAS 18001, ajustándose así a un Sistema de Gestión Integral cuyo logro de la certificación integral se otorgó a la fecha del 14 de Agosto de 2014.

G1. INCLUSIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL EN TODOS LOS PROCESOS: El sistema de Ges-

tión Integral en todos sus procesos gestiona sus actividades enfocadas en la ESTRUCTURA de ALTO

NIVEL del SGI con respecto a las normas ISO 9001 e ISO 14001 de 2015, a su vez con la norma

OHSAS 18001.

Las gestiones de cada una de las actividades de los procesos se enfocan en:

1. (Contexto de la Organización): Cada proceso establece objetivos alineados con la política integral y plataforma estratégica de la organización. Para esto se puede evidenciar en la GUIÁ PLESAC de Accequip los objetivos medibles y alcanzables para su gestión y medición.

A su vez cada proceso identifica las partes interesadas y el cómo dar valor a las salidas

del proceso.

2. (Liderazgo): El proceso cuenta para cada miembro de su equipo de trabajo con Funciones y Responsabilidades definidas para el cumplimiento de la política establecida y la gestión del conoci-miento. Para esto se puede evidenciar en el MANUAL INTEGRAL DE FUNCIONES Y COMPETEN-CIAS.

3. (Planificación): El proceso realiza una evaluación previa de los riesgos de CALIDAD , impactos AMBIENTALES y riesgos de SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO generados por las activida-des a desarrollar. Para esto se puede evidenciar en la matriz de riesgos de calidad, ambiente y seguridad y salud en el trabajo.

4. (Apoyo): Al proceso se le provee de recursos necesarios para la ejecución de las activi-dades. Para esto se puede evidenciar en la INFORMACIÓN DOCUMENTADA del proceso y la provisión de los recursos otorgados según su FICHA DE PROCESO-CARACTERIZACIÓN.

5. (Operación): El proceso realiza la ejecución de las actividades según los objetivos plasmados. Para esto se puede evidenciar en el QUE HACER continuo del proceso según lo descrito en el presente PROCEDIMIENTO como INFORMACIÓN DOCUMENTADA y el aporte brindado a los proyectos.

6. (Evaluación del Desempeño): El proceso cuenta con herramientas de medición basadas en los INDICADORES DE GESTIÓN para el proceso, a su vez la participación de las AUDITORIAS INTERNAS y la REVISIÓN GERENCIAL del proceso. Para esto se puede eviden-ciar en el registro F-DG-05 REVISIÓN GERENCIAL PROCESO e informes generados para su revisión.


7. (Mejora): De acuerdo a los resultados de medición y seguimiento, el proceso determina las ACCIONES necesarias para el mejoramiento de su proceso. Para esto se puede evidenciar las Acciones Correctivas y de Mejora descritas en el TARJETÓN LA META CERO DEFECTOS y los riesgos previstos.

GRAFICA 1. ESTRUCTURA NORMATIVA DE ALTO NIVEL DEL SGI

(FLECHAS DE PARTICIPACIÓN DEL PROCESO)

GRAFICA 2. PARTICIPACIÓN DEL PROCESO FRENTE A LA ESTRUCTURA DE ALTO

NIVEL DEL SGI

La metodología para la planificación del Sistema de Gestión que se llevó a cabo para el sistema de Gestión, se visualiza en el siguiente gráfico, en el cual el primer nivel corresponde a la etapa inicial de cómo se desarrolló e implementó el S.G.I. Adicionalmente como parte inicial del desarrollo del proyecto de implementación del S.G.I se identificaron los procesos necesarios su secuencia e interacción a través de la organización tal como se muestra en el G-DG-01 MAPA DE PROCESOS y sus respectivas caracterizaciones por proceso.


G2. Mantenimiento de la integridad del Sistema de Gestión y la Planificación de los Cambios: Como parte de la planificación del Sistema de Gestión ACCESORIOS Y SISTEMAS S.A. tiene establecido en el siguiente gráfico la metodología para mantener la integridad del sistema cuando se detectan cambios y/o modificaciones ya establecido e implementado, además en el procedimiento de Gestión Gerencial se evidencia ésta planificación .

Informar a la Alta Dirección Para su aprobación.

Planificación, Implementación y Mantenimiento del SGI

Actualización de la Norma ISO ó Requisitos Legales. SGI SGI

SGI


Adicionalmente la Información Documentada del Sistema de Gestión es flexible a cambios o modificaciones y establece la planificación de las actividades rutinarias de los diferentes procesos para asegurar tanto el cumplimiento de los Objetivos Integrales como el control de los mismos y las Auditorías internas de Sistemas de Gestión que permiten verificar la implementación y la eficacia del sistema.

H) LIDERAZGO Y COMPROMISO – ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES EN LA ORGANIZACIÓN – TOMA DE CONCIENCIA.

ACCESORIOS Y SISTEMAS S.A tiene establecida una estructura organizacional la cual se representa en el G-DG-03 Organigrama, con el fin de garantizar que el personal que ejecuta actividades que afectan la calidad del producto, las buenas prácticas de los recursos naturales y la seguridad industrial, tenga claramente definido su nivel de autoridad y responsabilidad. Además, en el Manual de Funciones M-GH-02 Manual Integral de Funciones y Competencias, se describen claramente las funciones y responsabilidades de cada una de las personas que realiza actividades que puedan afectar directamente la calidad, salud ocupacional y medio ambiente en la entrega final del producto o servicio. Adicionalmente se cuenta con una clausula denominada RENDICIÓN DE CUENTAS con el SG-SST. La Alta Dirección a fines de captar el Liderazgo y Compromiso de los Altos mandos de cada proceso, establece Reuniones Gerenciales, Mesas de Dialogo de SST, Mesas de Dialogo Ambientales, Consultoria para la Gestión de Calidad, Formación y Entrenamiento para la gestión del conocimiento, control del riesgo psicosocial, entre otros; todo esto con personal externo en este caso ARL ,Área Metropolitana u otras entidades de asesoría y/o personal interno con experiencia que fomente espacios de liderazgo y compromiso en el quehacer diario de Accequip.

I) REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN

El Gerente General ha designado como representante para el Sistema de Gestión a la Subgerente con el fin de:

• Asegurar que se establecen, implementen y se mantienen los procesos necesarios para el Sistema de Gestión.

• Comunicar al Gerente General sobre el desempeño del Sistema de Gestión y de cualquier necesidad de mejora.

• Asegurar que el personal de ACCESORIOS Y SISTEMAS S.A., en todos sus niveles está informado y es consciente del cumplimiento de los requisitos de los clientes.

• Servir de enlace entre ACCESORIOS Y SISTEMAS S.A., y las partes externas interesadas o relacionadas con el Sistema de Gestión.

• Comunicar al Gerente General sobre las necesidades de recursos, con relación al Sistema de Gestión así como los necesarios para la satisfacción del cliente.

J) COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

Para que el Sistema de Gestión funcione de una manera eficiente; ACCESORIOS Y SISTEMAS S.A., ha establecido una Matriz de Comunicaciones G-DG-05, donde se involucra que comunicar, cuando


comunicar, a quien comunicar, como comunicar y quien comunica; enlazando así resultados, políticas, plataforma estratégica, mediciones, controles entre otros al personal de la compañía, contratistas, proveedores y visitantes y demás partes interesadas. Otro de los mecanismos de comunicación eficiente es el tarjetón FPQRS F-GI-17 FPQRS Felicitación Petición Quejas Reclamos Sugerencias para conocer expectativas de personal interno y externo de la organización y realizar su trazabilidad según el F-GI-19 Cuadro de Mando FPQRS.

K) SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS

K1. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN La Alta Dirección, de ACCESORIOS Y SISTEMAS S.A con una frecuencia anual, revisa el Sistema de Gestión , para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia, siguiendo los lineamientos del Procedimiento de la Dirección Gerencial y deja como evidencia los resultados de la revisión en el formato F-DG-02 “Revisión Gerencial del Sistema de Gestión” e Informe para revisión del SGI. Es de notificar que las entradas y salidas de la Revisión Gerencial se establecen de acuerdo al Sistema de Gestión aplicado es decir para SST existen otras entradas y salidas que deben ser revisadas según el Decreto 1072 implementado.

K2. AUDITORIAS INTERNAS

La Alta Dirección, de ACCESORIOS Y SISTEMAS S.A lleva a cabo auditorias internas a intervalos planificados (1 vez al año) para proporcionar información acerca de que el Sistema de Gestión Integral es conforme con los requisitos propios de la organización, requisitos legales y requisitos de la normatividad del SGI. / Ver P-GI-05 Procedimiento de Auditorías Internas del SGI

K3. CONTROL DE LAS SALIDAS NO CONFORMES

La Alta Dirección, de ACCESORIOS Y SISTEMAS S.A lleva a cabo identifica las Salidas No Conformes de cada proceso y establece los controles necesarios para mitigarlos y asi evaluar las causas de su generación, lo cual cada miembro de las áreas funcionales de la organización identifica y vela por lo que no se cuente con estas salidas en el desarrollo de sus actividades. / Ver Caracterizaciones de procesos

L) GESTIÓN DE LOS RECURSOS

*Provisión de Recursos

El Gerente General y el Representante de la Dirección, de ACCESORIOS Y SISTEMAS S.A., definen y habilitan los recursos necesarios para mantener, sostener y mejorar el Sistema de Gestión y los recursos necesarios para realizar el trabajo requerido para satisfacer los requisitos y necesidades de los clientes.

Adicionalmente se revisan los recursos necesarios y requeridos por la empresa para garantizar la realización del trabajo rutinario y para satisfacer los requisitos y necesidades de los clientes. Durante la revisión por la Dirección, se revisa el aprovisionamiento de estos recursos.

Ver Plan de Trabajo Anual SG-SST F-GI-76

Ver Plan de Inversiones F-GI-27


A. MACROPROCESOS ESTRATEGICOS

La Dirección Comercial y la Dirección Técnica son procesos misionales el cual afectan de manera

directa la satisfacción de las necesidades de nuestros clientes externos y partes interesadas, en estos

procesos concentramos nuestra gestión óptima de calidad y de realización del servicio.

A.1. DIRECCIÓN COMERCIAL

Mediante este proceso ACCESORIOS Y SISTEMAS SA.. da cumplimiento a los numerales 8.2, 8.2.2, 8.2.3 8.2.3.2, 8.2.4 de la Norma ISO 9001:2015, garantizando que: se conozcan, entienden y comprenden los requisitos relacionados con el servicio, producto y los especificados por los clientes y asegurando que las diferencias existentes por cambios y/o modificaciones en las negociaciones con el cliente se resuelven entre ambas partes. Para lo cual sigue la metodología descrita en el documento P-DC-01 “Procedimiento Dirección Comercial”

Adicionalmente para evidenciar la retroalimentación con el cliente en cuanto a sugerencias quejas y reclamos, ACCESORIOS Y SISTEMAS S.A aplica la metodología descrita en el procedimiento P-DC-01 “Procedimiento Dirección Comercial” dejando evidencia de estas en el formato I-DC-02 Instructivo para la Atención de Quejas y Reclamos.

Mediante la aplicación del formato F-DC-04 Encuesta de Satisfacción del Cliente SCI, se evidencia la percepción del cliente en cuanto a la calidad del trabajo y el servicio prestado y asi dar cumplimiento al numeral 9.1.2 de la Norma ISO 9001:2015

A su vez la Gestión de proyectos Mantenimiento y Servicio Postventa también cuenta con la línea comercial del cual se realizan encuestas de satisfacción a los servicios de Mtto y Postventa registrados en los (F-GP-78 Encuesta de satisfacción Repuesto / F-GP-80 Encuesta de Satisfacción del cliente Mtto SCI-V.E finalizado el Proyecto)

La Dirección Comercial incluye dentro de sus actividades al SGI, comprometidos con el cumplimiento a la calidad, prevención de la seguridad y conservación del medio ambiente. La Interrelación del proceso: Dirección Comercial con el Sistema de Gestión Integral se determina según el ítem G1.INCLUSIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL EN TODOS LOS PROCESOS del presente Manual.

A.2. DIRECCIÓN TÉCNICA - Gestión Proyectos / Gestión Producción

Con el fin de darle cumplimiento a los requisitos 8,8.1, 8.2, 8.2.1, 8.2.2, 8.2.3, 8.2.3.1, 8.2.3.2, 8.2.4, 8.3, 8.3.1, 8.3.2, 8.3.3, 8.3.4, 8.3.5, 8.3.6, 8.5, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3, 8.5.4, 8.5.5, 8.5.6, 8.6 de las Normas ISO 9001 e ISO 14001 versión 2015 y el Numeral 7 de la norma OHSAS 18001, ACCESORIOS Y SISTEMAS S.A. Ha implementado el procedimiento P-GP-01 Gestión Proyectos, bajo la


metodología del PMI de acuerdo a las siguientes etapas: INICIO / PLANEACIÓN / EJECUCIÓN / SEGUIMIENTO Y CONTROL / CIERRE, involucrando así las lineas de negocio (SCI -V.E.) como también los subprocesos de Diseño, Área Electrica , Gestión Producción y Mantenimiento y servicio postventa.

Ver I-GP-13 Instructivo para el Diseño de Sistemas Contra Incendio

Ver I-GP-16 Instructivo para el Diseño de Vehículos Especiales

Ver P-GP-02 Procedimiento para la Gestión de Mantenimiento y Servicio Postventa

Ver P-GP-05 Procedimiento para la Gestión de Producción

Ver P-GP-06 Procedimiento para la Gestión del Área Eléctrica

Los procedimientos e instructivos determinan el cómo se identifica, verifica y asegura que se cumplan todos los requerimientos especificados para el montaje e instalación de los sistemas contra incendio, y el ensamble de los vehículos especiales, así como también su diseño, mantenimiento y la transformación de la preparación de la materia prima desde la Gestión producción como es el caso de la preparación de la tubería desde su proceso de recepción, pulido, limpieza, pintura y pruebas de calidad, asi como también al proceso de soldadura para la construcción de piezas y accesorios

La integridad de la infraestructura se fortalece a través del mantenimiento, con el fin de asegurar que se proporcionan y mantienen en condiciones adecuadas las máquinas, equipos y dispositivos de medición para lograr la conformidad con los requisitos del producto y se validan los planos y diseños generados para la ejecución, el proceso encargado de dicho mantenimiento es Gestión Logistica Equipos y Herramientas.

La Dirección Técnica incluye dentro de sus actividades al SGI, comprometidos con el cumplimiento a la calidad, prevención de la seguridad y conservación del medio ambiente. La Interrelación del proceso: Dirección Técnica con el Sistema de Gestión Integral se determina según el ítem G1. INCLUSIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL EN TODOS LOS PROCESOS del presente Manual.


A. MACROPROCESOS DE APOYO:

La Dirección Administrativa tiene dentro de su alcance a los procesos de apoyo y soporte cómo lo son: Gestión Humana, Gestión Integral, Gestión Logística, Gestión Compras, Gestión Tecnología.

A.1. Proceso de Gestión Humana:

Con el fin de dar cumplimiento a los numerales 5.3, 7.1.2, 7.2 de la norma ISO 9001, ACCESORIOS Y SISTEMAS S.A., a través del proceso de Gestión de Humana, tiene establecido, en el documento P-GH-01 Procedimiento de Gestión Humana, la metodología para asegurar que el recurso humano, que afecta directamente la calidad del producto y/o servicio para entregar al cliente, es competente según las directrices establecidas en el Manual de Funciones de los cargos en cuanto a educación, formación, experiencia y habilidades.

El proceso de gestión humana incluye dentro de sus actividades al SGI, comprometidos con el

cumplimiento a la calidad , prevención a la seguridad y conservación del medio ambiente.

La Interrelación del proceso con el Sistema de Gestión Integral se determina según el ítem G1.

INCLUSIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL EN TODOS LOS PROCESOS del presente Manual

A.2 Proceso Gestión Integral.

Mediante el proceso de apoyo de Gestión Integral ACCESORIOS Y SISTEMAS S.A, ha documentado su Sistema de Gestión y garantiza el control de la Información Documentada mediante la aplicación de la metodología desarrollada en los procedimientos: “Control de Documentos”, “Control de Registros”, dando así cumplimiento a los numerales 7.5, 7.5.1,7.5.2, 7.5.3, 7.5.31, 7.5.3.2 de la Norma ISO 9001 versión 2015, adicionalmente se cuenta con el registro “Listado maestro de documentos“ que evidencia la documentación necesaria y requerida para la operación y control de los procesos de la empresa.

Adicionalmente mediante este proceso de apoyo se asegura que se tienen implementados mecanismos de seguimiento, medición, análisis y mejora para demostrar:

• La conformidad del producto y/o servicio con la aplicación de la metodología descrita en el procedimiento “Control de las Salidas No Conformes” y “Control de Acciones Correctivas, de Mejora y Lecciones Aprendidas”

• La conformidad y desempeño del sistema de gestión mediante la realización de auditorías internas de calidad según el procedimiento “Auditorías internas”.

• La conformidad de los procesos, mediante el monitoreo de su capacidad para alcanzar los objetivos según lo establecido en el procedimiento de Medición y seguimiento de los procesos y productos y los indicadores establecidos en la guía de Indicadores GUIA PLESAC.


• La satisfacción del cliente, mediante la aplicación de los registros de ”Encuesta de satisfacción del cliente” y sus disposiciones establecidas para recopilar y analizar dicha información en el procedimiento.

• La mejora continua de la eficacia del S.G.I de ACCESORIOS Y SISTEMAS S.A, utiliza como una de las herramientas de mejoramiento, la aplicación de acciones correctivas, de mejora y lecciones aprendidas, según la metodología aplicada, siendo responsabilidad de gestión integral, el monitoreo y seguimiento al estado de las acciones, como también los mecanismos para la cultura y la toma de conciencia del Sistema de Gestión Integral.

• Responsabilidad con el Ambiente y los factores humanos: Actualmente, contamos con la estructura del SGI (Sistema de Gestión Integral) para cumplir con los requisitos de nuestros clientes, partes interesadas y requisitos legales, garantizando al trabajador ambientes de trabajo seguros, además de proporcionar un marco de referencia en materia de responsabilidad con la comunidad y el medio ambiente.

• Responsabilidad con el control operacional en el desarrollo de las actividades e identificar y valorar

los riesgos de calidad, ambiente y seguridad y salud en el trabajo según el numeral 6.1 de las

Normas ISO 9001 e ISO 14001 versión 2015, como también el numeral 4.3.1 de la norma OHSAS

18001, con fines de un desarrollo conforme de los productos, aseguramiento de la salud e integridad

de las personas como el control de los impactos negativos ambientales en el desarrollo de las tareas.

Ver M-GI-02 (Manual del SG-SST) y M-GI-03 (Manual Plan de Manejo Ambiental)

• Responsabilidad de apoyar la implementación y mantenimiento del M-GL-02 PLAN

ESTRATEGICO DE SEGURIDAD VIAL de acuerdo a la Resolución 1565 del Ministerio de

Transporte.

El proceso de gestión integral incluye dentro de sus actividades al SGI, comprometidos con el

cumplimiento a la calidad, prevención a la seguridad y conservación del medio ambiente.




A.3. Proceso Gestión Logística.

ACCESORIOS Y SISTEMAS S.A. a través de su proceso de Logística, da cumplimiento a los numerales 7.1.3 y 8.4 de la Norma ISO 9001 versión 2015 y Numeral 6.3 y 6.4 de la Norma OHSAS 18001 garantizando que los materiales para instalación, insumos y consumibles estén salvaguardados correctamente como también se realice las remisiones y devoluciones certificadas del producto, con el fin de controlar y hacer seguimientos al cumplimiento de calidad de la materia prima a utilizar, proporcionar las herramientas acordes para la ejecución del producto y garantizar que la logística de distribución mediante el transporte ágil y que conserve la Seguridad Vial dando cumplimiento a los requisitos legales, como también las herramientas cuenten con su verificación y mantenimiento a entregar por la cadena de abastecimiento, Así mismo conservar una infraestructura adecuada para el desarrollo de las actividades bajo el programa de mantenimiento locativo. Para tal fin o propósito éste proceso aplica la metodología descrita en el documento P-GL-01 Procedimiento Gestión Logística donde involucra: *Almacén *Transporte *Equipos y Herramientas *Mantenimiento EyH y Mantenimiento Locativo El proceso de Logística, incluye dentro de sus actividades al SGI, comprometidos con el cumplimiento a la Calidad, Prevención de seguridad y conservación del Medio Ambiente. La Interrelación del proceso con el Sistema de Gestión Integral se determina según el ítem G1.


A.4. Proceso Gestión de Compras.

ACCESORIOS Y SISTEMAS S.A. a través de su proceso de Compras da cumplimiento a los numerales 8.4, 8.4.1, 8.4.2 y 8.4.3 de la Norma ISO 9001 e ISO 14001, así como el numeral 7.4, 7.4.21, 7.4.2, 7.4.3 de la norma OHSAS 18001, garantizando que la materia prima, los insumos o los servicios que afectan directamente la calidad del producto y/o servicio final y que son adquiridos para la Dirección Técnica , y estos cumplan con los requisitos especificados por la empresa, así como que los respectivos proveedores están seleccionados y evaluados en función de su capacidad para cumplir con los requisitos exigidos por la misma; para tal fin o propósito éste proceso aplica la metodología descrita en el documento P-GO-01 Procedimiento para la Gestión de Compras (Aquí se incluye la metodología para seleccionar y evaluar los proveedores). El proceso de Gestión Compras, incluye dentro de sus actividades al SGI, comprometidos con el cumplimiento a la Calidad, Prevención de seguridad y conservación del Medio Ambiente. La Interrelación del proceso con el Sistema de Gestión Integral se determina según el ítem G1.



A.5. Proceso Gestión Tecnología.

ACCESORIOS Y SISTEMAS S.A. a través de su proceso de Gestión Tecnología da cumplimiento a los numerales 6.3 Literal C de la Norma OHSAS 18001, así como el numeral 7.1.3 de la norma ISO 9001 Versión 2015, garantizando que los recursos tecnológicos sean apropiados para el desarrollo de las actividades de la organización , como se controle la información documentada de forma pertinente siendo está identificada, almacenada, recuperada y salvaguardada. Este proceso aplica la metodología descrita en el documento P-GT-01 Procedimiento para la Gestión de Tecnología.

El proceso de Gestión Tecnología, incluye dentro de sus actividades al SGI, comprometidos con el cumplimiento a la Calidad, Prevención de seguridad y conservación del Medio Ambiente. La Interrelación del proceso con el Sistema de Gestión Integral se determina según el ítem G1.


A.1 DIRECCIÓN CONTROL INTERNO Y DESARROLLO – Gestión Interventoría - Gestión I+D+i Mediante la Dirección de Control Interno y Desarrollo ACCESORIOS Y SISTEMAS S.A, define la as estrategias de intervención de la satisfacción del cliente interno y externo con el desarrollo de los proyectos y creando diferentes mecanismos de innovación para el crecimiento organizacional.

Todo esto proporciona la ventaja competitiva, el cumplimiento a políticas y las soluciones automatizadas logrando la rentabilidad de Accequip. En el procedimiento P-DD-01 Dirección Control Interno y Desarrollo se evidencia el desarrollo de las actividades de esta dirección dando cumplimiento así con los numerales 8,8.1,8.2,8.2.1, 8.5 de la Norma OHSAS 18001 y los numerales 6.1 y 6.3 de las Normas ISO 9001 e ISO 14001 versión 2015.

La Dirección Control Interno y Desarrollo, incluye dentro de sus actividades al SGI, comprometidos con

el cumplimiento a la calidad , prevención a la seguridad y conservación del medio ambiente.




A.1. DIRECCIÓN COSTOS Y PRESUPUESTOS - Gestión de los Costos y Presupuestos

Apoyado en la Dirección Comercial, La Dirección de Costos y Ppresupuestos fortalece el acompañamiento que Accesorios y Sistemas S.A., le da al cliente. Una de las actividades principales es ser parte de la planificación de la realización del producto según los numerales 8.2, 8.2.1, 8.2.2, 8.2.3.18.2.3.2, 8.2.4, 8.5.1 Literal A. de la Norma ISO 9001 versión 2015 y el Numeral 7.2.1 de la Norma OHSAS 18001, en cuanto a la definición de recursos de Mano de Obra, Material, Equipo y Herramienta para la elaboración de una cotización competitiva y que a su vez satisfaga las necesidades del cliente, descritos en el procedimiento P-DP-01 Dirección Costos y Presupuestos. La Dirección de Costos y Presupuestos, incluye dentro de sus actividades al SGI, comprometidos con el cumplimiento a la calidad, prevención de la seguridad y conservación del medio ambiente. La Interrelación del proceso con el Sistema de Gestión Integral se determina según el ítem G1.



Realizado por:

Isabel Cristina Loaiza Muñeton Coordinador HSEQ Revisado por:

Maria Doris Mesa Betancur Subgerente Representante de la Dirección

Para ampliación de implementación del SGI en las Normas ISO 9001 -ISO 14001 e OHSAS 18001 y los

demás cumplimientos legales, ver resultados de Revisión por la Dirección.

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