MANUAL DE SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN Y GESTIÓN …

AGENCIA PARA LA REINCORPORACIÓN Y NORMALIZACIÓN (ARN)

MANUAL DE SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN Y GESTIÓN INSTITUCIONAL

BOGOTÁ D.C. JUNIO DE 2021

MANUAL DE SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN

Y GESTIÓN INSTITUCIONAL

CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9

"Toda impresión física de este documento se considera Documento no Controlado. La versión vigente se encuentra en el software para la administración de la planeación y la gestión" Página 2 de 57

CONTENIDO 1. OBJETIVO ................................................................................................................................. 3

2. ALCANCE .................................................................................................................................. 3

3. DEFINICIONES ........................................................................................................................ 3

4. CONSIDERACIONES GENERALES .................................................................................... 7

4.1. EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DE LAS DEPENDENCIAS REALIZADA POR EL

GRUPO DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN (GCIG) ...................................................... 10

5. CONTENIDO Y DESARROLLO ........................................................................................... 12

5.1. NIVELES DE LA PLANEACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN

INSTITUCIONAL ............................................................................................................................ 12

5.2. ROLES Y RESPONSABILIDADES EN EL SEGUIMIENTO ........................................ 13

5.3. INSTANCIAS DE SEGUIMIENTO ................................................................................... 16

5.4. LINEAMIENTOS PARA EL SEGUIMIENTO .................................................................. 17

5.5. GESTIÓN DE EVIDENCIAS ............................................................................................. 28

5.6. REGISTRO DE SEGUIMIENTO EN HERRAMIENTAS DE ACTORES EXTERNOS

33

5.7. ELABORACIÓN DE INFORME DE GESTIÓN INSTITUCIONAL ............................... 47

5.8. MODIFICACIONES A LA PLANEACIÓN ....................................................................... 48

5.9. EVALUACIÓN DE PERTINENCIA DE LAS HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO49

6. ANEXOS .................................................................................................................................. 51



CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9


1. OBJETIVO

Establecer los conceptos, lineamientos e instrumentos para realizar el seguimiento a la planeación y gestión institucional que adelanta la ARN en el marco de la ejecución de las Políticas de Reintegración y Reincorporación.

2. ALCANCE

El presente documento, está dirigido a todos los empleados públicos y contratistas de las dependencias y Grupos Territoriales, que participan en la planeación, ejecución, monitoreo, control y seguimiento de la planeación y gestión institucional. Inicia con la definición de los niveles de planeación, los lineamientos metodológicos para el seguimiento, registro de información y gestión de evidencias, finalizando con las acciones de modificación al seguimiento de la gestión. Para efectos del monitoreo, seguimiento y evaluación a las políticas de reintegración se cuenta con el SR-M-01Manual de Administración Funcional del SIRR, Monitoreo, Seguimiento y Evaluación a Los Procesos y Políticas de Reintegración y Reincorporación se cuenta con el SR-M-01 Manual De Administración Funcional del SIRR, Monitoreo, Seguimiento y Evaluación a los Procesos y Políticas de Reintegración y Reincorporación, definido en el Proceso de Seguimiento.

3. DEFINICIONES

ACTIVIDAD: Corresponde a un conjunto de operaciones o tareas que son ejecutadas por una persona o dependencia como parte de una función asignada y que se llevan a cabo para cumplir con los productos y metas propuestas; consiste en la ejecución de procesos o tareas mediante la utilización de recursos materiales, técnicos y financieros asignados. La producción de una actividad es intermedia y, por tanto, es condición para uno o varios productos terminales. ESTRATEGIA: Definición de medios, acciones y recursos para el logro de los objetivos. Para su formulación se consideran las condiciones sociales,



CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9


institucionales, administrativas, políticas y económicas, entre otras. Se materializa a través de programas, subprogramas y proyectos.1 EVALUACIÓN: Apreciación sistemática y objetiva de un proyecto, programa o política en curso o concluido, en relación con su diseño, su puesta en práctica y sus resultados. El objetivo es determinar la pertinencia y el logro de los objetivos, así como la eficiencia, la eficacia, el impacto y la sostenibilidad para el desarrollo.2 EVIDENCIAS PROPIAS POR LA ARN: Aquellas que construyen los empleados públicos y contratistas de la Entidad, en diferentes tipos de formato, dentro del marco de sus actividades como soporte de la gestión y control de los procesos a los cuales se encuentran adscritos. EVIDENCIAS GENERADAS POR OTROS ACTORES: Aquellas que construyen otros actores diferentes a la Agencia, como, por ejemplo, entidades públicas o privadas, organizaciones, universidades, entre otros, pero que, debido a la participación de la ARN en acciones de articulación institucional que generan información, se constituyen como evidencias que sustentan la gestión de la Entidad; entre estas se encuentran las siguientes: formatos de actas de reunión,; listados de asistencia; presentaciones en formato Microsoft PowerPoint; fotografías, y videos, entre otros. EVIDENCIAS GENERADAS ENTRE ARN Y OTROS ACTORES: Aquellas que se concertan y construyen de manera conjunta entre la ARN y otros actores o aliados estratégicos. Esta información, a su vez, es utilizada para sustentar una parte de la gestión realizada en la Agencia, por ejemplo, proyectos o estrategias conjuntas con otras entidades del Estado, investigaciones conjuntas con el sector académico, convenios interinstitucionales o con el sector privado, seminarios y talleres organizados entre la Entidad y otros actores, entre otros. GT: Grupos Territoriales. INDICADOR: Es una expresión cuantitativa observable y verificable que permite describir características, comportamientos o fenómenos de la realidad. Esto se logra a través de la medición de una variable o una relación entre variables.3 MEDICIÓN: Proceso de comparación entre el valor planificado y el valor alcanzado en el logro de los resultados establecidos. La medición periódica de

1 Tomado del glosario portal web del Departamento Nacional de Planeación. 2 Glosario MIPG V5 2020 Departamento Administrativo de la Función Pública 3 Guía para la construcción y análisis de indicadores del Departamento Nacional de Planeación



CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9


indicadores permite establecer el grado de avance o logro de los objetivos trazados y de los resultados esperados de los procesos que benefician a la población objeto de la Entidad, en relación con los productos y servicios que estos generan a las partes interesadas de la entidad.4 MONITOREO: Se realiza de acuerdo a la frecuencia de reporte de los indicadores, mensual, trimestral o anual. PLAN: documento que recoge de manera detallada lo que una entidad desea hacer para cumplir un propósito incorporando aspectos como rutas de trabajo (estratégicas u operativas), objetivos, cronogramas, responsables, indicadores, recursos, riesgos y controles5. PLAN ESTRATÉGICO: Es el documento en el que se formulan y establecen los objetivos de carácter prioritario, cuya característica principal es el establecimiento de los cursos de acción (estrategias) de mediano y largo plazo, para atender el propósito fundamental de una entidad y las prioridades de los planes de desarrollo.6 PLAN SECTORIAL: son planes derivados de los planes de desarrollo (especialmente en entidades de la rama ejecutiva del orden nacional) que señalan objetivos, estrategias, líneas de acción, metas, cronogramas, entre otros aspectos, de un determinado sector del desarrollo social o económico.7 PLAN DE ACCIÓN ANUAL: son documentos que desagregan objetivos, estrategias, líneas de acción, cronogramas, entre otros aspectos, de mediano y largo plazo en hitos o metas anuales y medibles en el corto plazo.8 PLAN DE SEGUNDO NIVEL: Determina las acciones para dar cumplimiento a un producto específico en un periodo de tiempo corto, puede ser derivado para cumplir un indicador de diversos planes. PROGRAMA: Concreta los objetivos y tareas que se exponen en el plan.9proyecto

4 Guía General para el Diseño, Desarrollo e Implementación de cada uno de los Subsistemas, Componentes y Elementos de Modelo Estándar de Control Interno - MECI 1000:2005 Segunda Versión. Departamento Administrativo de la Función Pública Dirección de Políticas de Control Interno y Racionalización de trámites 5 Glosario MIPG V5 2020 Departamento Administrativo de la Función Pública 6 Ídem 7 Ídem 8 Ídem 9 Ídem



CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9


PROYECTO: esfuerzos temporales (tiene principio y fin) que se ejecutan para alcanzar nuevos objetivos organizacionales, son no repetitivos y tienen un propósito único.10 OTRO PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO -OPA: Conjunto de requisitos, pasos o acciones dentro de un proceso misional que determina una entidad u organismo de la administración pública o particular que ejerce funciones administrativas para permitir el acceso de los ciudadanos, usuarios o grupos de interés a los beneficios derivados de programas o estrategias cuya creación, adopción e implementación es potestativa de la entidad.11 OPORTUNIDAD DE LA INFORMACIÓN: Característica según la cual la información debe estar disponible y actualizada en el momento en que es requerida. TRÁMITE: conjunto de requisitos, pasos, o acciones reguladas por el Estado, dentro de un proceso misional, que deben efectuar los ciudadanos, usuarios o grupos de interés ante una entidad u organismo de la administración pública o particular que ejerce funciones administrativas, para acceder a un derecho, ejercer una actividad o cumplir con una obligación prevista o autorizada por la ley.12 SEGUIMIENTO: Examen continúo y sistemático sobre el avance y el logro de objetivos de una política, programa o proyecto. El seguimiento, a diferencia del monitoreo, estudia aspectos menos operativos del programa o proyecto, y utiliza indicadores específicos que influyan en la toma de decisiones de las partes interesadas del mismo. Ejemplos: seguimiento a los compromisos del Plan Nacional de Desarrollo, seguimiento físico - financiero a los 100 proyectos estratégicos de inversión del Estado.13

SOFTWARE PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LA PLANEACIÓN Y LA GESTIÓN: Herramienta tecnológica dispuesta para la administración del Sistema Integrado de Gestión de la Entidad.

VARIABLES: Característica de las unidades estadísticas, que puede asumir un conjunto de valores los cuales pueden ser cuantitativos o cualitativos.14

10 Ídem 11 Tomado del glosario SUIT portal Departamento Administrativo de la Función Pública 12 Glosario MIPG V5 2020 Departamento Administrativo de la Función Pública 13 Tomado del glosario portal web del Departamento Nacional de Planeación. 14 Glosario MIPG V5 2020 Departamento Administrativo de la Función Pública



CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9


4. CONSIDERACIONES GENERALES

El seguimiento se realiza a partir de la verificación del cumplimiento de metas a través de los indicadores definidos en los diferentes instrumentos de la planificación, que determinan el avance de los objetivos propuestos por la Entidad, así como a la implementación de acciones para el manejo del riesgo, los planes de mejoramiento, y el servicio no conforme. El seguimiento a la planeación y gestión institucional, mediante la verificación del avance de indicadores definidos, se realiza para los diferentes instrumentos de la planificación que se describen a continuación y los demás que se establezcan por norma vigente o decisión determinada por la Alta Dirección de la Entidad, así:

• Plan Marco de Implementación (PMI) 2018-2026.

• Plan de Acción CONPES 3931 (2018–2026).

• Plan Nacional de Desarrollo (PND).

• Plan Estratégico Sectorial (PES).

• Plan Estratégico Institucional (PEI).

• Plan de Acción Institucional (PAI).

• Planes de Acción de Grupos Territoriales.

• Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano (PAAC).

• Plan de Participación Ciudadana (PPC).

• Plan Indicadores de Proceso (PIP)

La definición y seguimiento de los planes de segundo nivel, es responsabilidad de

cada jefe de dependencia, área o Grupo Territorial.

En el segundo semestre de cada vigencia, la Oficina Asesora de Planeación

(OAP), debe proyectar la circular para que la Dirección General emita los

lineamientos sobre la planificación y seguimiento a la gestión institucional,

incluyendo las políticas de operación y el cronograma de acciones para la

siguiente vigencia, Este documento debe ser dirigido a los jefes de dependencia,

área o Grupos territoriales, responsables del cumplimiento de las metas de los

indicadores, así como del reporte de información de las acciones de riesgos y de

los planes de mejora.

La OAP, articula la implementación de los lineamientos del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), con los elementos de la gestión, desde la planeación hasta el seguimiento.



CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9


Todos los jefes de dependencia, área y coordinadores de los Grupos Territoriales y sus equipos de trabajo, deben apropiar los lineamientos definidos para la planeación y el seguimiento de la gestión institucional, junto con los instrumentos establecidos, en el marco de lo estipulado en el DE-P-04 Procedimiento para la definición y construcción de la planeación institucional y el DE-P-05 Procedimiento para el seguimiento a la gestión institucional. En tal sentido, deben asignar responsables para el seguimiento, registro, consolidación y publicación de la información relacionada con la gestión institucional, verificando sus compromisos en cada una de las herramientas mencionadas y en las demás que se establezcan. De igual manera, la persona asignada para el reporte y análisis de un indicador, debe realizar el respectivo seguimiento, con oportunidad, calidad, veracidad de la información, y en las fechas dispuestas en los cronogramas definidos para cada vigencia, en concordancia con las políticas para el seguimiento a los compromisos asumidos en los diferentes instrumentos de planificación. No obstante, corresponde a cada jefe de dependencia, área y coordinador de Grupo Territorial la responsabilidad sobre la consistencia, calidad y oportunidad de la información de avance y evidencias registradas en el seguimiento a la planeación y gestión de la Entidad. El reporte de información de gestión de la Entidad se debe realizar en los diferentes módulos del Software para la Administración de la Planeación y la Gestión, donde se encuentran los respectivos manuales de usuario dispuestos para el manejo de cada módulo. La OAP, también realiza el seguimiento a la gestión institucional, a partir de los datos y análisis reportados por las dependencias y Grupos Territoriales al elaborar los informes de gestión que, a su vez, generan alertas tempranas, y recomendaciones como insumos para la toma de decisiones oportunas. El cumplimiento de las metas es calificado con los siguientes criterios: Deficiente, Aceptable o Satisfactorio, en los siguientes rangos de gestión establecidos:

DEFICIENTE ACEPTABLE SATISFACTORIO

Menor a 75% Entre 75% y menor a 90% Igual o mayor a 90%

Adicionalmente, la OAP evalúa los registros de información en términos de oportunidad, calidad y resultados, de acuerdo con los siguientes criterios:



CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9


OPORTUNIDAD CRITERIO

Oportuna

Registro de información en el Software para la Administración de la Planeación y la Gestión, dentro de los cinco (5) primeros días hábiles del mes siguiente al cierre de cada trimestre, de las tareas en el aplicativo o de acuerdo con lo establecido en calendario anual que se define en la circular de planeación y gestión institucional.

No oportuna

No registro la información dentro de los cinco (5) primeros días hábiles del mes siguiente al cierre de cada trimestre, de las tareas en el aplicativo o de acuerdo con lo establecido en calendario anual que se define en la circular de planeación y gestión institucional.

CALIDAD CRITERIO DESCRIPCIÓN

Cuantitativa

Consistente La información cuantitativa registrada, es consistente y describe las actividades realizadas de acuerdo con lo planificado.

No Consistente

La información cuantitativa reportada no es consistente o fue necesario realizar modificaciones después de su registro.

No se reportó

Se tiene meta cuantitativa y no se realizó registro de la información.

Cualitativa

Consistente La información cualitativa (análisis) reportada es consistente, clara y concisa.

No consistente

La información cualitativa (análisis) reportada no es consistente, no es clara o es demasiado extensa.

No se reportó

No se realizó análisis cualitativo. (Siempre se debe realizar registro cualitativo), incluso en aquellos casos en los que no se tiene programada meta para el periodo objeto de análisis.

Evidencias

Consistente Los soportes que dan cuenta del avance fueron cargados y corresponden con el análisis.

No consistente

Los soportes cargados no dan cuenta del avance o no corresponden con el análisis.

No se reportó

No se realizó el cargue de las evidencias correspondientes en las carpetas compartidas, de acuerdo con lo planificado y el registro cuantitativo y cualitativo, realizado.

Los resultados del avance trimestral, se presentan ante el Comité de Dirección y/o el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, y/o cuando el Director General lo solicite para la toma de decisiones correspondiente. Por otra parte, todos los informes de ley, correspondientes a la Entidad, deben ser publicados en el portal web de la Entidad, en la Intranet Institucional, y también, en otras herramientas que se puedan disponer para dar a conocer los resultados a las partes interesadas. La Subdirección Financiera, mensualmente, debe realizar seguimiento a la ejecución presupuestal, agregada y por dependencia, teniendo en cuenta la



CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9


ejecución del Plan Anual de Adquisiciones. Esta actividad se debe realizar durante los primeros cinco (5) días hábiles de cada mes; asimismo, esta información debe ser publicada en el portal web de la Entidad, específicamente en el vínculo destinado para tales efectos; y también, en el micro-sitio de la Intranet Institucional que se le tiene destinada para consulta de todos los usuarios.

4.1. EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DE LAS DEPENDENCIAS REALIZADA

POR EL GRUPO DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN (GCIG)

La evaluación de la gestión institucional es efectuada por el GCIG, el cual lleva a cabo la evaluación de la gestión realizada por las dependencias y Grupos Territoriales. Adicionalmente, el resultado de esta evaluación por dependencias, tiene un peso del 10% de la evaluación de desempeño laboral individual de los empleados públicos en carrera administrativa de la Entidad. En este punto es preciso indicar que el 10% constituye a la evaluación que el GCIG realiza a la dependencia y no a la evaluación individual del empleado público en carrera administrativa. La evaluación de la gestión a los planes antes descritos de la Agencia (PAI, PAT y PIP) se realiza en el formato: “Evaluación de Dependencias” de la siguiente manera:

• Un primer seguimiento preventivo, llevado a cabo una vez finalizado el primer semestre de cada vigencia. Las observaciones encontradas en este seguimiento, deben ser acatadas por los jefes de dependencia, área y Grupos Territoriales, para solventarlos con el fin, primordial, de evitar la disminución en la calificación de la evaluación definitiva.

• Una evaluación definitiva que se constituye como una auditoría a la gestión institucional y que se realiza en el mes de enero una vez finalizada y cerrada la vigencia anterior.

Para la realización de las mencionadas evaluaciones se tienen en cuenta los siguientes criterios:

• Verificación del cumplimiento de metas e indicadores de las dependencias, áreas y Grupos Territoriales en la herramienta de planeación dispuesta para tal fin.

• La gestión de la Entidad se realiza efectuando análisis y evaluación por cada indicador propuesto(s) tanto en el PAI, PAT y PIP; la calificación



CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9


obtenida corresponde a la evaluación realizada por el GCIG en términos de calidad, resultado y oportunidad de la siguiente manera: Si la calidad de la Información no es óptima se resta el 5% teniendo en cuenta los siguientes criterios:

a) Calidad de fondo: 3%; b) Calidad de forma: 2%; y, c) Calidad de fondo y forma: 5%.

NOTA: De acuerdo con la cantidad de evidencias aportadas en la carpeta compartida destinada para tal fin, se toma una muestra como mínimo del 30% y, de acuerdo con lo observado, se determina la calificación en cuanto a la calidad de forma.

─ Si la información no se registró con oportunidad se resta el 2%. ─ Si no se dio cumplimiento a la meta establecida para el resultado se resta

el 3%. ─ Si no cumplen con calidad, registro y cumplimiento de la meta se resta el

10%.

Ejemplo:

INDICADOR

RESULTADO (%)

ANÁLISIS DEL RESULTADO

EVALUACIÓN DEL GRUPO DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN (GCIG) A LOS COMPROMISOS DE LA

DEPENDENCIA

Oficial Software para

la Administración

de la Planeación y la

Gestión

Control Interno

Personas que culminan su Proceso de

Reintegración

100,00 90,00

(Dec 21 2018 5:19 PM): Se cumplió la meta al 100% de las culminaciones del GT que correspondió a 52 PPR conforme a lo planeado en cada trimestre. Las culminaciones se hicieron conforme a la normatividad existente y a los procedimientos que tiene la Entidad. No se presentaron dificultades en el proceso de culminación dado que se

Resultado: al verificar el resultado obtenido del indicador frente a la meta propuesta de 52 culminados, sólo se evidenciaron 50. Calidad de la Información 5%: a) No se cuenta con evidencia de lo descrito en el seguimiento del indicador; por lo tanto, se restan tres (3) puntos por calidad de la información; b) Las evidencias aportadas en la carpeta compartida no cumplen con los lineamientos establecidos en el Manual de Seguimiento a la Planeación y Gestión Institucional; por lo tanto, se restan dos (2) puntos; y, c) No se aportaron todas las evidencias descritas en el seguimiento del



CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9


INDICADOR

RESULTADO (%)

ANÁLISIS DEL RESULTADO

EVALUACIÓN DEL GRUPO DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN (GCIG) A LOS COMPROMISOS DE LA

DEPENDENCIA

Oficial Software para

la Administración

de la Planeación y la

Gestión

Control Interno

hicieron de manera satisfactoria.

indicador; además, las aportadas no cumplen con lo descrito en el Manual de Seguimiento a la Planeación y Gestión Institucional, por lo que se proceden a restar cinco (5) puntos.. Oportunidad: los registros realizados en el Software para la Administración de la Planeación y la Gestión fueron extemporáneos; es decir, no cumplieron con las fechas programas; por lo tanto, se le restan dos (2) puntos.

Es importante aclarar que los resultados de la evaluación de dependencias, áreas y Grupos Territoriales, que hayan obtenido una calificación igual o menor al 80% deben generar plan(es) de mejora (Ver EM-P-01 Procedimiento de formulación de acciones correctivas y de mejora) y registrar(los) en el Software para la Administración de la Planeación y la Gestión, a más tardar, 15 días calendario después de ser entregada la evaluación definitiva por parte del GCIG. En el mismo orden de ideas, si se detectan, después de análisis realizados por los jefes de dependencia, áreas y Coordinadores de los Grupos Territoriales, observaciones que ameriten generar plan(es) de mejora, es preciso que estos se lleven a cabo y se registren, igualmente, en el aplicativo. 5. CONTENIDO Y DESARROLLO

5.1. NIVELES DE LA PLANEACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN

INSTITUCIONAL

• Nivel Estratégico: Comprende las decisiones del más alto nivel con las que se definen las metas para los planes Plan Marco de Implementación, CONPES, Plan Nacional de Desarrollo, Plan Estratégico Sectorial y Plan Estratégico Institucional. Se basa en el contexto estratégico, las metas de gobierno nacional, las metas sectoriales, la política de calidad, y los lineamientos, objetivos y resultados estratégicos a mediano y largo plazo, así como la misión y la visión de la Entidad.



CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9


En este nivel se concretan los lineamientos estratégicos, de obligatorio cumplimiento, que deben ser comunicados a todos los miembros de la Entidad; por lo tanto, los indicadores generados para este nivel se encuentran orientados a medir el cumplimiento de la misión y fortalecimiento institucional, los objetivos estratégicos y también, los temas de mayor incidencia sobre la misionalidad de la Entidad. Igualmente, se identifican y establecen las acciones de tratamiento para la gestión de riesgos de corrupción y gestión, para los cuales se establecen las políticas de seguimiento a las acciones establecidas.

• El nivel táctico: Este nivel comprende las decisiones que definen el Plan de Acción Institucional y los Planes de Acción Territorial, por cuanto su estructuración debe responder al cumplimiento de las estrategias y metas definidas por la Entidad en los planes estratégicos. La Dirección Programática de Reintegración (DPR) es la dependencia que define y socializa, conjuntamente con los Grupos Territoriales, los indicadores y metas que permitan establecer el avance de los procesos de la población objeto a cargo de la Entidad.

• El nivel operativo: Cuando se estime conveniente, las dependencias establecen planes de acción para realizar control a los indicadores definidos en el PAI y/o la medición de otros indicadores operativos que den cuenta de la gestión de las mismas. En dichos planes se establecen los productos que deben desarrollar para dar cumplimiento a los diversos instrumentos de planeación con los que se articule su gestión.

Los indicadores que se establezcan para cada nivel deben ser diseñados desde la perspectiva de eficiencia, eficacia y/o efectividad.

5.2. ROLES Y RESPONSABILIDADES EN EL SEGUIMIENTO

La responsabilidad del seguimiento a la planificación y gestión institucional reside en cada uno de los empleados públicos y contratistas de la Entidad de acuerdo con su nivel de competencia y teniendo en cuenta los siguientes roles:

• Empleado público o contratista: Se refiere al responsable designado por el jefe de dependencia, área y Coordinador de Grupo Territorial, para registrar la información de seguimiento a las variables, análisis de indicadores, acciones



CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9


para el tratamiento de riesgo, acciones de planes de mejoramiento, acciones de servicio no conforme, proyectos y/o demás acciones en el aplicativo. Estas personas deben garantizar el registro de la información correspondiente de forma oportuna, veraz y clara.

• Enlace dependencia: Empleado público o contratista asignado por el jefe de dependencia, área o Coordinador de Grupo Territorial, para realizar acciones de enlace y articulación con la Oficina Asesora de Planeación o Grupo de Control Interno de Gestión, en lo referente al reporte y seguimiento en las diferentes herramientas de planeación que se manejan en la Entidad. Las principales responsabilidades del enlace son las siguientes:

─ Asistir al superior inmediato en la gestión de las tareas que tengan

asignadas en el Software para la Administración de la Planeación y la Gestión.

─ Apoyar las actividades de la dependencia, área o Grupo Territorial al que pertenezca en los temas relacionados con el Sistema Integrado de Gestión.

─ Apoyar al líder del proceso en la revisión de los mapas de riesgos, monitorear el registro oportuno del seguimiento y análisis trimestral, en el Software para la Administración de la Planeación y la Gestión, de acuerdo con los lineamientos establecidos en el DE-M-02 Manual de Gestión de Riesgos.

─ Monitorear, en conjunto con los responsables del diligenciamiento de las variables, el registro oportuno de la información, así como el análisis de los indicadores a cargo de la dependencia, área o Grupo Territorial.

─ Coordinar, en conjunto con los responsables de las acciones en los planes de mejora, el registro oportuno de los avances correspondientes.

─ Apoyar al líder del proceso en la actualización de los documentos, siguiendo el ciclo de control documental del Software para la Administración de la Planeación y la Gestión.

─ Promover la revisión periódica y oportuna de las tareas registradas en el Software para la Administración de la Planeación y la Gestión.

─ Retroalimentar, oportunamente, al responsable de la dependencia, área o Grupo Territorial, acerca de los avances en los temas de planes (indicadores); mapas de riesgos, planes de mejora, creación o actualización o eliminación de documentos y producto no conforme (cuando aplique), con el fin de identificar acciones de mejora.

─ Promover y socializar, entre los empleados públicos y contratistas adscritos a su dependencia, área o Grupo Territorial, los temas relacionados con el manejo de las evidencias, las características que



CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9


estas deben poseer y también, la forma correcta de ubicarlas en las carpetas compartidas dispuestas para tal fin.

─ Coordinar con el responsable de trámites y servicios (en los casos que aplique), el monitoreo de los trámites y otros procedimientos administrativos.

• Líder de Proceso, jefe de dependencia, área o Coordinador de Grupo Territorial: Responsable de monitorear y hacer seguimiento al cumplimiento de los compromisos que tiene a su cargo en los instrumentos correspondientes a la planeación y gestión institucional, garantizando de manera veraz, oportuna y con calidad, el registro de la información de las variables y, también del análisis de los indicadores, las acciones de mejora, la gestión de los riesgos; y, el servicio no conforme (en los casos que aplique), incluyendo las evidencias para cada caso. Adicionalmente, debe velar por la custodia y organización de las evidencias de los datos reportados de acuerdo con las orientaciones impartidas por el Grupo de Gestión Documental. Asimismo, debe proponer los ajustes a metas y correcciones a que haya lugar, en materia de seguimiento, relacionados con los indicadores establecidos en las herramientas de la planeación definidas, así como proponer y ejecutar las acciones de mejora generadas por rezagos en el reporte de indicadores y/o materialización de riesgos.

• Profesional de Planeación: Responsable de asesorar a los procesos, dependencias, áreas y Grupos Territoriales que les sean asignados, en lo referente al registro de información verificando la oportunidad, calidad y coherencia de lo registrado en el Software para la Administración y Gestión. Una vez hecho el registro correspondiente, por parte del encargado de cada dependencia, área o Grupo Territorial, el Profesional de la OAP, realiza el análisis de la información reportada y genera recomendaciones a partir del seguimiento realizado. Notifica al jefe de dependencia, área o Coordinador de Grupo Territorial, sobre inconsistencias y ajustes a realizar, con copia a los profesionales designados de Control interno de Gestión y Secretaria General. Finalmente, Viabiliza las acciones de modificación de los registros realizados, en concordancia con los lineamientos del jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

• Jefe de la Oficina Asesora de Planeación: Realiza el análisis de la ejecución de los planes en su conjunto y presenta en Comité Directivo, y/o en Comité Institucional de Gestión y Desempeño, los resultados del seguimiento y recomendaciones generadas. Adicionalmente, autoriza las modificaciones a los instrumentos de la planeación y también, coordina la publicación de los



CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9


informes de seguimiento a la gestión institucional en diferentes canales y según periodicidad establecida.

• Grupo de Control Interno de Gestión (GCIG): Realiza evaluación al cumplimiento de la ejecución de las acciones previstas para cada uno de los procesos, dependencias, áreas o Grupos Territoriales en las diferentes herramientas de planificación, gestión y control como son planes, mapas de riesgos y planes de mejora, entre otros.

Se encargan, adicionalmente de verificar que las acciones de mejora derivadas de las evaluaciones y de las auditorias, sean implementadas de manera eficiente y eficaz. Las diferentes validaciones que realizan los profesionales del GCIG tienen como propósito garantizar la calidad, pertinencia y eficacia de las acciones implementadas, así como verificar que la gestión adelantada esté enfocada a la mejora continua en la Entidad. El rol de evaluación y seguimiento del GCIG se complementa con el rol de acompañamiento y asesoría, ya que, a través del trabajo conjunto, se pueden identificar las necesidades de mejora y evitar desviaciones en los planes, procesos, actividades y tareas de la Entidad.

5.3. INSTANCIAS DE SEGUIMIENTO

El seguimiento a la planeación y gestión institucional se debe presentar en dos instancias:

• Comité Directivo: Recibe y analiza la información derivada del seguimiento y toma las decisiones relacionadas con las desviaciones de la planeación y frente al incumplimiento de las acciones registradas en el seguimiento. Aprueba las modificaciones de metas e indicadores de los planes Estratégico, de Acción y Anticorrupción y Atención al Ciudadano y de procesos.

• Comité Institucional de Gestión y Desempeño: Orienta la implementación y evaluación del MIPG en la Entidad. La Secretaría Técnica es ejercida por el Jefe de la OAP. Realiza el seguimiento a la implementación de las 18 políticas que componen el modelo de MIPG: 1) Planeación Institucional, 2) Gestión presupuestal y eficiencia del gasto público, 3) Compras y Contratación Pública, 4) Talento humano, 5) Integridad, 6) Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción, 7) Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos, 8) Servicio al ciudadano, 9) Participación ciudadana en la gestión



CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9


pública, 10) Racionalización de trámites Gobierno digital, 11) Seguridad digital, 12) Defensa jurídica, 13) Mejora normativa, 14) Gestión del conocimiento y la innovación, 15) Gestión documental, 16) Gestión de la información estadística, 17) Seguimiento y evaluación del desempeño institucional y 18) Control interno.

5.4. LINEAMIENTOS PARA EL SEGUIMIENTO

5.4.1. Seguimiento basado en Indicadores El reporte de información de la gestión de la Entidad, correspondiente al avance en el cumplimiento de las metas de los diferentes planes de la Entidad, así como los demás que se definan en ejercicio de la gestión de la entidad y se reportan en el Software para la Administración de la Planeación y la Gestión. El registro de la información se debe realizar de acuerdo con la "Guía de usuario módulo de planeación y seguimiento" publicada en el Software para la Administración de la Planeación y Gestión, de manera mensual o trimestral, de acuerdo con la parametrización del indicador. Adicional al registro en el Software para la Administración de la Planeación y la Gestión, la Entidad debe realizar el registro de indicadores en plataformas externas, que se desarrollan en el punto 5.5. del presente Manual.

a) Parametrización de la Medición

Para determinar el nivel de cumplimiento de las metas establecidas, se cuenta con una parametrización en el Software para la Administración de la Planeación y Gestión, que busca establecer una única medida de programación y ejecución para cada plan. Debido a que las metas de los indicadores están expresadas en unidades de medida diferentes (porcentual o numérica), el sistema realiza la conversión de cada meta por indicador, a un valor porcentual con respecto a su programación anual. También toma cada meta como un 100% y realiza una sumatoria de los porcentajes ponderados de las metas que aplican en cada indicador, por lo tanto, la sumatoria de las programaciones como de los avances debe corresponder al 100% de las metas programadas. Es preciso tener en cuenta, la frecuencia de reporte en la Entidad es trimestral, pero en los demás sistemas donde se reporta, la parametrización se hace de acuerdo con lo establecido en las fichas de los indicadores.



CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9


b) Registro de información para el seguimiento por indicadores Para el registro de la información cualitativa y cuantitativa en cada trimestre, el software para la administración de la planeación y la gestión, envía la notificación, vía correo electrónico a los responsables de variables e indicadores, alertando respecto de las tareas de cargue de información, el cual se debe realizar los primeros cinco (5) días hábiles después de terminado cada trimestre. Si, una vez cumplidos los cinco (5) días hábiles para el reporte de las variables y análisis de indicadores no ha sido registrada la información, esta se define como inoportuna. Pasados los cinco (5) días hábiles del reporte, los profesionales de la OAP verifican la información registrada dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes y remiten ficha de seguimiento a la planeación institucional, a los jefes de dependencia, área o Coordinador de Grupo Territorial con copia a Control Interno de Gestión y Secretaria General, la cual contiene observaciones para que realicen ajustes en los siguientes dos (2) días hábiles. Se exceptúan de estos plazos los análisis de indicadores que dependan del cierre de fechas y procesamiento de información más allá de los primeros cinco (5) días hábiles o a tiempos definidos por Ley, para los cuales se establece un plazo de hasta 15 días calendario del mes siguiente al corte del trimestre, para su registro. Es pertinente señalar que, para la elaboración de los informes, la Oficina Asesora de Planeación y el Grupo de Control Interno de Gestión, así como los órganos de control que auditan la gestión de la Entidad, toman la información registrada por cada responsable de dependencia, área o Grupo Territorial que se refleja en los reportes que genera el Software para la Administración de la Planeación y la Gestión. Por lo anterior, es necesario que los responsables tengan en cuenta los aspectos que se detallan a continuación, en el momento de registrar la información:

• El registro de avance en las variables está orientado a proporcionar

información precisa sobre las tareas que se realizaron para el logro de la

meta.

• El análisis de indicadores va encaminado a reflejar el cumplimiento del

producto a partir de la meta establecida, así como las actividades que

permiten obtener los productos esperados. También, se debe registrar el



CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9


incumplimiento de las metas y las causas por las cuales se presentó el

incumplimiento y definir las acciones de mejora a implementar.

• En el análisis de indicadores, directamente relacionados con la atención a

la población objeto de la Entidad, se debe registrar el número de personas

que están siendo beneficiadas, presentando la información que sea

requerida en cada caso (desagregación territorial - Departamental/

Municipal/Zonal - género, grupo etario, autoreconocimiento étnico, entre

otras) o lo establecido en la ficha del indicador. Lo anterior con el fin de

evidenciar el logro de las metas misionales en números concretos de

población objeto y permitir la consolidación de la información requerida en

tal sentido por parte de instancias internas y/o externas.

• En caso de registrarse sobrecumplimientos, el sistema asume un

cumplimiento al 100%, tanto del indicador como de los planes, con el fin de

evitar desviaciones representativas por ejecuciones que sobrepasen la

totalidad de las metas del plan respectivo. No obstante, se debe registrar en

el análisis cualitativo los logros adicionales a las metas establecidas. En

complemento de esto es necesario aclarar que el sistema de información

calcula los promedios ponderados de cada indicador, plan, producto y

estrategia definida.

• Cuando se prevé que el resultado de la gestión institucional puede

presentar un posible sobrecumplimiento o rezago, el jefe de dependencia

debe realizar la solicitud de modificación de la programación del indicador a

través del Módulo “Solicitud modificación” del Software para la

Administración de la Planeación y la Gestión, de acuerdo con las

indicaciones del punto 5.8 del presente manual.

• La redacción de la información que se registra para variables e indicadores

debe ser veraz, oportuna y de calidad, teniendo en cuenta que puede ser

consultada por empleados públicos y contratistas de la Entidad, auditores

externos o internos; entes de control y ciudadanía en general. Esta

información es un insumo de importancia para la generación de los

informes de gestión de la Entidad y para la toma de decisiones de la Alta

Dirección.

La información debe contar con los siguientes atributos:



CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9


─ Redactarse en lenguaje claro; para esto, es preciso tener en cuenta la “Guía para informar en lenguaje claro a la ciudadanía” del Proceso de Atención al Ciudadano.

─ Libre de errores de ortografía o mecanográficos. ─ Clara. ─ Concisa.

• Se debe evitar registrar oraciones tales como: “se cumplieron las

actividades programadas”, pues este tipo de información no evidencia la

gestión efectuada y no aporta para la realización del informe de gestión (ver

Anexo 1).

• Si el indicador no tiene meta en el trimestre de reporte, pero se ha

avanzado en las actividades respecto al producto, se debe seleccionar “NO

APLICA” en el reporte de la variable y registrar el avance en el análisis del

indicador. Tener en cuenta que, para el sistema, el reporte de este avance

cuantitativo no se tiene en cuenta.

• Para las actividades relacionadas con talleres, jornadas de entrenamiento o

de sensibilización, se debe contabilizar el número de asistentes o

participantes y registrarlo en el análisis de las variables, adicionalmente, es

preciso anotar la dependencia, área o Grupo Territorial en los que se

inscriben estos asistentes, así como las entidades u organizaciones de las

que hacen parte de acuerdo con la territorialización, género o lo estipulado

en la ficha del indicador. Finalmente, se debe incluir el desagregado

correspondiente a la fecha de corte de la información y los totales

acumulados.

• Los listados de asistencia a reuniones virtuales deben ir en el formato

“Reporte listado de asistencia virtual”.

• En el registro de las variables se debe reportar la fecha en que fueron

realizadas las actividades.

• La dependencia, área o Grupo Territorial debe guardar en la carpeta

compartida dispuesta por la Oficina de Tecnologías de la Información (OTI)

las evidencias donde se refleje el cumplimiento de lo establecido en el

numeral 5.3 de este documento, así como las versiones iniciales de los

planes sobre los que se soliciten modificaciones; lo anterior, con el fin de

garantizar la trazabilidad de la información.



CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9


• Respecto de las evidencias, se debe dejar claramente establecida la ruta

para su consulta, conforme con lo enunciado en el numeral 5.3 del presente

documento. De no realizarse, la OAP procede a requerir el ajuste a la

información; el GCIG, por su parte, revisa la información para la realización

de la Evaluación por Dependencias, Resultados de Auditorias y

Seguimiento de Riesgos; en caso de encontrarse información que no

cumpla con lo solicitado esto es reflejado en los resultados de los informes.

• Los avances reportados en sistemas de información externos deben

guardar coherencia con lo registrado en el Software para la Administración

de la Planeación y la Gestión.

Para mayor información se puede consultar el Anexo 1, (Ejemplos para el registro de variables e indicadores para el seguimiento”) que se encuentra al final de este Manual. 5.4.2. Seguimiento basado en reporte de acciones

a) Seguimiento a los Riesgos Institucionales

El reporte de las acciones para el tratamiento de riesgos se debe realizar de acuerdo con las políticas establecidas en el documento DE-M-02 Manual de Gestión del Riesgo, que contiene las directrices frente a la administración del riesgo en la Entidad. Para el monitoreo y seguimiento de los riesgos se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Aplicación de los controles definidos para cada riesgo.

• Eficacia de las acciones implementadas para cada riesgo.

• Determinar si se materializó o no un riesgo; para esto es preciso tener en cuenta los resultados de las auditorías internas y/o externas efectuadas, así como los informes de seguimiento que se hayan realizado respecto al tema de riesgos o por revisión interna (Autocontrol) de cada proceso, para lo cual el responsable debe dejar consignado en el sistema, el registro del seguimiento y análisis de cada riesgo.



CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9


De acuerdo con lo anterior, el responsable de cada acción debe registrar el avance de su ejecución con el fin de mitigar el riesgo; dicho avance debe realizarse de manera mensual o trimestral de acuerdo con la zona en que se ubicó el riesgo. Teniendo en cuenta lo anterior, se deben atender las siguientes recomendaciones:

• Reporte mensual o trimestral de las acciones para el tratamiento del riesgo: Los responsables deben reportar los primeros cinco (5) días hábiles después de terminado cada mes o trimestre. El responsable debe iniciar el reporte identificando el mes o trimestre del reporte; adicionalmente, debe describir de manera detallada las actividades (fechas de realización, número de participantes, número de capacitaciones, sesiones, charlas, entrenamientos, reuniones, etc.) que realiza en el periodo de reporte para dar cumplimiento la acción.

Para el monitoreo y seguimiento se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Aplicación de los controles definidos para el riesgo. • Eficacia de las acciones implementadas. • Evaluación de plan de mejoramiento cuando se requiera. • Determinar si se materializó o no el riesgo en cumplimiento del objetivo del

proceso asociado al objetivo institucional. Ejemplo: Riesgo: “Inadecuada definición del Programa Anual de Auditoria y/o Planes de Auditoria” (Zona de Riesgo: moderada; Reporte: Mensual / Trimestral).

ACCIÓN REPORTE DE LA ACCIÓN DE RIESGOS

Actualizar el Manual de Auditoria para incluir los

controles no documentados

Mensual: El día XX del mes XX de 20XX, se llevó a cabo una primera revisión del Manual de Auditoria con el equipo de trabajo del Grupo de Control Interno de Gestión, esta reunión contó con la asistencia de cinco (5) empleados públicos y tres (3) contratistas; resultado de esta revisión se generó un (1) documento borrador de nombre:” XX”, el mismo se encuentra disponible en la carpeta compartida de ruta “XX” Trimestral: Durante el primer trimestre de 20XX, se realizaron cinco (5) reuniones para la revisión del Manual de Auditoria con el equipo de trabajo del Grupo de Control Interno de Gestión; en estas reuniones se contó con la asistencia de cinco (5) empleados públicos y tres (3) contratistas. Resultado de esta revisión se generó un (1) documento borrador de



CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9


ACCIÓN REPORTE DE LA ACCIÓN DE RIESGOS

nombre “XX”, el mismo se encuentra disponible en la carpeta compartida de ruta “XX”. Finalmente, la versión definitiva de este documento se publicó el día XX del mes XX en el Software para la Administración de la Planeación y Gestión.

• Análisis del riesgo trimestral: El líder del proceso efectúa registro del

análisis del comportamiento del riesgo en el periodo e, igualmente, debe mencionar si las acciones dieron aporte al cumplimiento de los controles definidos, identificando, en caso de ser necesario, si el riesgo se materializó; en este punto es preciso señalar cuál(es) fue(ron) la(s) acción(es) y el(los) control(es) que no se cumplió(eron) para que se materializara.

• Análisis del riesgo al final de cada vigencia: El líder del proceso, una vez cerradas las acciones del riesgo, debe registrar en el Sistema un resumen del año, redactado de manera concreta y clara, de la(s) acción(es) realizadas para el manejo del(los) riesgo(s); si el(los) riesgo(s) se materializa(n) se debe indicar cuál(es) fue(ron) la(s) acción(es) y el(los) control(es) que no se cumplió(eron) para que ocurriera esta materialización.

• Para la solicitud de cierre de una acción de tratamiento de riesgos se debe cumplir con los siguientes requisitos: ─ Registro de la ejecución de la acción en el reporte mensual o trimestral

correspondiente. ─ Análisis del cumplimiento de la acción hasta su fecha de terminación

indicando los resultados en la ejecución del(los) control(es). ─ Registrar si el control definido para la acción, es eficaz para mitigar el

riesgo. Es preciso adjuntar las evidencias que soportan la ejecución del control en las carpetas compartidas correspondientes, tal y como se específica en el Numeral 5.3 del presente documento.

─ Solicitar el cierre de una acción de tratamiento de riesgos al menos con cinco (5) días hábiles de anticipación.

Las solicitudes de cierre de una acción de tratamiento de riesgos son aprobadas por el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, previa revisión de los profesionales de esta Oficina. En caso de que los profesionales de esta Dependencia identifiquen inconsistencias en el reporte, o en las evidencias presentadas, se comunica al Jefe de la OAP para su rechazo y respectivo ajuste por parte de los responsables de las acciones. Las evidencias que soportan el avance y cumplimiento de las acciones deben quedar consignadas en la carpeta compartida creada para tal fin y en la ruta que



CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9


se describe en el Numeral 5.3 de este documento; asimismo, estas deben corresponder al periodo que se reporta. De igual manera, las evidencias deben reflejar las acciones adelantadas por cada uno de los responsables de las acciones, teniendo en cuenta que deben ser verificables y siempre deben estar disponibles para consulta y validación de las mismas en la carpeta compartida.

• Seguimiento y evaluación de los riesgos por parte del Grupo de Control Interno de Gestión (GCIG)

En cumplimiento del rol de evaluación y seguimiento el GCIG realiza las siguientes actividades:

─ Riesgos de Corrupción: Se realiza de manera cuatrimestral (enero, mayo, septiembre de cada vigencia de acuerdo con la normatividad vigente).

─ Riesgos de Proceso: Se realizan de manera semestral (enero y junio de cada vigencia).

─ Auditoria Interna: Se realiza de acuerdo con lo programado en el Plan Anual de Auditorías.

Con el fin de realizar estas actividades, los responsables de las acciones de los mapas de riesgos de los procesos de la Entidad, deben cumplir con los criterios de registros y evidencias definidos en el Numeral 5.5. (Gestión de Evidencias) del presente Manual; adicionalmente, es preciso tener en cuenta lo establecido en el DE-M-02 Manual de Gestión del Riesgo.

b) Seguimiento a las acciones de los Planes de Mejora Los responsables de las acciones correctivas y de mejora de los planes de mejora, deben registrar, los primeros cinco (5) días hábiles de cada mes, el avance del cumplimiento de la acción, dicha información debe ser clara y concreta; adicionalmente, deben ubicar las evidencias que soportan la ejecución de la acción, en la carpeta compartida respectiva. Adicionalmente, los líderes de proceso son responsables del monitoreo y seguimiento al cumplimiento de las acciones previstas en los planes de mejora a fin de garantizar la implementación de las acciones y el cierre oportuno de las mismas. Las evidencias que demuestran el cumplimiento de las acciones deben cumplir con las siguientes características:

• Tener como resultado un producto final que soporta el cumplimiento de la acción.



CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9


• Ser verificables y estar disponibles para consulta y validación por las partes interesadas (líder de proceso y/o equipo de trabajo del GCIG y/o auditores externos).

• Ser concretas, precisas y que cumplan con las condiciones establecidas en

el numeral 5.3 del presente documento (Gestión de evidencias). De igual manera, es importante tener en cuenta lo establecido en el EM-P-01 Procedimiento Gestión de Acciones Correctivas y de Mejora. 5.4.3. Seguimiento a Proyectos La Oficina Asesora de Planeación debe realizar el seguimiento a la gestión de los proyectos, registrados en el Módulo “Gestión de Proyectos” del Software para la Administración de la Planeación y la Gestión. Al respecto, el equipo de trabajo de esta Oficina, revisa la información relacionada con los indicadores, el cumplimiento de las actividades propuestas, la adecuada ejecución financiera; y también, las acciones determinadas para la sostenibilidad de los mismos, tal y como se tiene establecido, en el documento DE-M-05 Manual para la Gestión de Proyectos y teniendo en cuenta la operatividad del mismo. De otra parte, para aquellos proyectos que se financien con recursos de inversión asignados a la Entidad dentro del Presupuesto General de la Nación, el gerente del proyecto asignado, debe registrar la información mensualmente en el Sistema de Seguimiento a Proyectos de Inversión (SPI), del Departamento Nacional de Planeación (DNP),, conforme a lo establecido en la “ Guía de registro de seguimiento mensual” del DNP, documento disponible en los documentos de apoyo del Proceso de Direccionamiento Estratégico y que puede ubicarse en el Software para la Administración de la Planeación y la Gestión. Las fechas de cierre del registro mensual de avances en el SPI son las establecidas por el Departamento Nacional de Planeación, teniendo en cuenta lo anterior, los gerentes de los proyectos de inversión deben efectuar un juicioso registro y consulta, mes a mes, de la información necesaria para demostrar el avance de los proyectos en el SPI. Para efectos de la consolidación y validación de la información que se reporta mensualmente, en el referido sistema del DNP, se hace uso de la herramienta que sea establecida para tales efectos por parte de la Oficina Asesora de Planeación. En tal sentido, dentro de los dos (2) primeros días hábiles del mes siguiente al



CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9


periodo objeto de seguimiento, la Oficina Asesora de Planeación remite a los gerentes de proyectos de inversión en ejecución, y a sus apoyos administrativos, la instrucción frente a la herramienta en la que se consolida el seguimiento a registrar.

• El día hábil siguiente a la remisión de dicha instrucción, el gerente del proyecto o, en caso de fuerza mayor, su apoyo administrativo debe remitir a la Oficina Asesora de Planeación el seguimiento a registrar y ubicar, en las carpetas compartidas creadas para tal propósito, las evidencias de dicho seguimiento.

• El día hábil siguiente a dicha remisión, el profesional de la Oficina Asesora de Planeación asignado valida la información suministrada, retroalimenta el seguimiento o solicita los ajustes pertinentes para que, posterior a ello, el gerente del proyecto proceda a registrar la información validada en el SPI dentro de los plazos establecidos por parte del DNP.

Conforme a lo establecido en el DE-P-07 Procedimiento para la Gestión de Proyectos de Inversión, los gerentes de los proyectos de inversión deben actualizar en el SPI el resumen ejecutivo del proyecto con una periodicidad semestral (con corte a junio 30 y a diciembre 31 de cada vigencia), para lo cual deben remitir la propuesta de resumen ejecutivo a la Oficina Asesora de Planeación para su revisión previo al cargue en el sistema. Para tales efectos deben atender las orientaciones definidas en la "Guía para la elaboración de resúmenes ejecutivos de proyectos de inversión" del DNP, documento disponible en los documentos de apoyo del Proceso de Direccionamiento Estratégico y que puede ubicarse en el Software para la Administración de la Planeación y la Gestión. Adicional a lo anterior, en las sesiones del Comité Directivo y del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, en las que se agende la socialización de resultados de los proyectos de inversión, cada uno de los gerentes de proyecto de inversión debe presentar un informe que debe dar cuenta, como mínimo, de los siguientes aspectos:

• Cronograma de trabajo para la vigencia.

• Cumplimiento de los objetivos del proyecto.

• Avance en la obtención de los productos definidos en la cadena de valor del proyecto con ejecución en la vigencia.

• Avance en el cumplimiento de las metas definidas en los indicadores con ejecución en la vigencia.



CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9


• Avance financiero del proyecto y su relación con los avances obtenidos en las metas.

• Aspectos a resaltar durante la ejecución, destacando logros y dificultades presentadas para el cumplimiento de las metas y objetivos.

• Gestión de los riesgos identificados en la ejecución del proyecto.

• En caso de requerirse, las acciones que se adelantan para atender las desviaciones identificadas frente a la planeación del proyecto.

5.4.4. Registro de información de trazadores presupuestales Para cada vigencia que la Entidad tenga competencia sobre la ejecución de alguna política pública transversal establecida en el Plan Nacional de Desarrollo vigente (por ejemplo: Pueblos Indígenas, Pueblo Rom, Comunidades Negras, Población Afrocolombiana, Población Raizal, Población Palenquera, construcción de paz; equidad de la mujer, entre otros),) se debe adelantar el registro de la información que sea solicitada para tales efectos por las instancias competentes, atendiendo, igualmente, a los criterios de oportunidad, transparencia y calidad que sean definidos en cada caso tanto por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público (MHCP) como por el Departamento Nacional de Planeación (DNP). El reporte de la apropiación y ejecución de Recursos de Funcionamiento se adelanta en el aplicativo TRAZA del MHCP; a su vez, todo lo correspondiente a Recursos de Inversión desarrollado en el seguimiento mensual que se registra en el SPI y, también, en el módulo definido para tales efectos por parte del DNP, se reporta en el Sistema Unificado de Inversión y Finanzas Públicas (SUIFP). La información consignada en estos aplicativos es la fuente para la consolidación de los diversos informes y requerimientos en los que se solicite información a la Entidad, en lo relativo a la focalización de recursos en políticas transversales definidas en el Plan Nacional de Desarrollo que se encuentre vigente. 5.4.5. Gestión de solicitudes de apoyo de investigaciones Las solicitudes de apoyo a investigaciones, son radicadas por el sistema de correspondencia de la entidad, a la Oficina Asesora de Planeación, la cual gestiona las solicitudes de apoyo a investigaciones en el Módulo “Gestión de Proyectos” del Software para la Administración de la Planeación y la Gestión, asimismo siguiendo lo establecido en las guías del proceso de Direccionamiento Estratégico, DE-G-02 Guía para presentar solicitudes de Apoyo a Proyectos de



CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9


Investigación y DE-G-04 Guía para evaluar propuestas de investigación de personas externas a la Entidad.

5.5. GESTIÓN DE EVIDENCIAS

a) Reporte de evidencias para el Seguimiento por Indicadores Las evidencias digitales de los seguimientos que reflejan el cumplimiento de los diversos instrumentos de planeación de la Entidad deben ser cargadas en las carpetas compartidas creadas para tal fin. Las carpetas compartidas son organizadas bajo la siguiente estructura y es la ruta en la cual, cada dependencia y Grupo Territorial debe guardar las evidencias.

• Primer Nivel: Se identifica con la sigla correspondiente de la Oficina Asesora de Planeación. - Segundo Nivel: Equivale al nombre del plan o mapa de riesgos. Aplica

para los siguientes planes: Plan Sectorial, Plan Marco de Implementación, Plan Conpes, Plan de Acción Institucional (incluye planes de acción territorial), Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, Mapas de Riesgos, Indicadores de proceso y Proyectos.

─ Tercer Nivel: Sigla por proceso de acuerdo a la codificación del sistema integrado de gestión. Ejemplo: Direccionamiento Estratégico – DE. ─ Cuarto Nivel: Número de indicador o número de riesgo.

─ Quinto Nivel: Para indicador la trimestralización con las evidencias. Para riesgos corresponde a la acción y dentro de ésta, otra carpeta con la trimestralización.

Nota: Pueden existir planes que contienen diferente estructura. Por razones de seguridad de la información y optimización en la parametrización y asignación de usuarios autorizados para alojar y/o consultar las evidencias, la Oficina Asesora de Planeación registra como responsable a la persona asignada del análisis de indicadores y acciones de riesgo y, como respaldo, al delegado de proceso asignado, para que la Oficina de Tecnologías de la Información les, asigne los permisos de acceso de lectura y/o escritura en las mencionadas carpetas. En caso de modificaciones a responsables de acceso a carpetas compartidas, solamente el jefe de dependencia, área o Coordinador de Grupo Territorial, puede modificar el delegado y debe ser solicitado los nuevos permisos para el delegado asignado, escribiendo al siguiente correo electrónico



CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9


[email protected]. Para el caso de los permisos de lectura a las carpetas compartidas solo se autoriza el acceso a, máximo, dos (2) usuarios de una dependencia, área o Grupo Territorial, previo análisis de la Oficina Asesora de Planeación. Las evidencias cuyo original sea físico se deben digitalizar y cargar en la carpeta compartida. Las carpetas compartidas son organizadas para los diferentes usuarios de acuerdo con los exportables del Software para la administración de la planeación y gestión.

b) Registro de evidencias de reporte de Acciones La carpeta compartida es la ruta por la cual, cada dependencia, área y Grupo Territorial, debe guardar las evidencias de las acciones de los planes de mejora que tenga a su cargo. Se encuentra organizada de la siguiente manera:

• Primer Nivel: Carpeta identificada con la sigla del Grupo de Control Interno de Gestión (gcig). ─ Segundo Nivel: Corresponde a la sigla del Grupo de Control Interno de

Gestión y a la vigencia (Ejemplo: GCIG_2021). ─ Tercer Nivel: Tiene como nombre el tema de auditorías (AUDIT).

─ Cuarto Nivel: Indica si se trata de auditorías internas o externas. Se identifican con las siglas: EXT e INT. ─ Quinto Nivel: Corresponde al tema de Plan de Mejora y se

identifica con la sigla PM. ─ Sexto Nivel: Corresponde al número que cada Plan de

Mejora tiene asignado (Ejemplo: 20-00017). ─ Séptimo Nivel: Corresponde al hallazgo encontrado

en las auditorias y que es objeto de Plan de Mejora (Ejemplo: H1). ─ Octavo Nivel: Corresponde a la Acción definida

para dar cierre al hallazgo encontrado (Ejemplo: AC1). ─ Noveno Nivel: Evidencias.

Nota: En algunos casos se pueden crear carpetas para organizar las evidencias por meses. Las evidencias cuyo original sea físico se deben digitalizar y cargar en la carpeta compartida, pero no se deben generar copias físicas de las evidencias digitales.

mailto:[email protected]



CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9


Por razones de seguridad de la información y optimización en la parametrización y asignación de usuarios autorizados para alojar y/o consultar las evidencias, el GCIG registra como responsable a la persona asignada para cada acción y, como respaldo, al jefe de dependencia, área o Coordinador de Grupo Territorial con el fin, primordial, de que la OTI les asigne permisos de acceso de lectura y/o escritura en la(s) mencionada(s) carpeta(s). En caso de modificaciones a responsables de acceso a carpetas compartidas, solamente el jefe de dependencia, área o Coordinador de Grupo Territorial puede solicitar la modificación del responsable o delegado indicando los permisos necesarios vía correo electrónico institucional al Asesor del GCIG quien, a su vez, evalúa esta solicitud y, posteriormente, la envía a soporte de la Entidad vía correo electrónico.

c) Tipología y características de las evidencias Las evidencias que sustenten la gestión adelantada por cada una de las dependencias, áreas y Grupos Territoriales para el cumplimiento de las metas establecidas en los instrumentos de la planeación y reportadas en los seguimientos, deben ser cargadas en la carpeta compartida dispuesta para tal fin. El registro en el sistema y la custodia de las evidencias que soportan la información reportada es responsabilidad de cada jefe de dependencia, área y Coordinador de Grupo Territorial; asimismo, esta información y puede ser requerida en cualquier momento por parte del Grupo de Control Interno de la Alta Dirección, la OAP o los entes de control. En todo caso, no se deben generar copias físicas de las evidencias digitales. Las evidencias guardadas en las carpetas compartidas deben revelar la realización de las actividades, el logro de los productos y el cumplimiento de metas propuestas. Las evidencias de las tareas que componen la actividad deben ser guardadas de acuerdo con el criterio del jefe de cada dependencia o Coordinador de Grupo Territorial y son objeto de verificación y auditoria. Las evidencias pueden ser generadas por la Entidad, por terceros o de forma conjunta. Los formatos aprobados como evidencia en la Agencia que se deben generar y guardar son: a) Microsoft Excel; b) Microsoft PowerPoint; c) Microsoft Word; d) PDF y e) archivos de audio y video. Para el caso de evidencias generadas en fotografías, videos y audios, estos deben cumplir con los lineamientos establecidas en el CO-M-01 Manual de Operación Proceso de Gestión de Comunicaciones.



CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9


Para la construcción de las evidencias se debe aplicar lo estipulado en el GD-M-03 Manual de Organización de los Archivos de Gestión. Los responsables de indicadores que refieran avances en la implementación de un plan o una estrategia deben presentar como evidencia, informes parciales cada trimestre y uno al cuarto trimestre de una vigencia, un informe final que debe abordar toda la ejecución realizada. Las evidencias e informes que se construyan en la Entidad y que contengan información de la población objeto no deben incluir datos personales como; a) nombre; b) cédula; c) dirección de residencia; y, d) Teléfono, entre otros. Solamente se acepta una (1) evidencia que dé cuenta del avance cuantitativo y una (1) evidencia que dé cuenta del avance cualitativo por indicador, en caso de contar con diferentes evidencias se deben consolidar todas en un archivo en formato PDF. A continuación, se relacionan los principales lineamientos según el tipo de evidencia:

• Evidencias propias de la ARN

- Los documentos en formato Microsoft Word y Microsoft Excel deben contener los siguientes datos: a) Logo de la Entidad, b) Título del documento, c) Fecha de elaboración y/o corte de la información, d) Nombre de quien elaboró el documento, e) Nombre de quien revisó o de quien aprobó el documento y f) Fuente de la información. En caso de dejar como evidencia un documento en borrador se debe, colocar marca de agua y versión del documento en la identificación del archivo.

- Los informes, deben ser realizados en la plantilla de Documentos de Apoyo que se encuentra publicada en el Software para la Administración de la Planeación y la Gestión y, además, se le debe adicionar al final del documento la fecha de elaboración. Estos documentos, al ser terminados y aprobados por el Jefe de dependencia, área o Coordinador de Grupo Territorial, deben convertirse a formato PDF editable para conservar su integridad y mantener la seguridad de la información; en el caso de los informes de ley, estos deben ser subidos al portal web de la Entidad. Adicionalmente, los informes deben contener, en la parte final del documento el nombre de quien elaboró el documento; el nombre de quien elaboró el documento, nombre de quien revisó el documento o nombre de quien aprobó el documento; y fecha de elaboración.



CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9


- Las listas de asistencia y actas de reunión deben construirse en los formatos establecidos que reposan en el Software para la Administración de la Planeación y la Gestión. Estos documentos deben estar diligenciados en su totalidad, ser legibles, fácilmente identificables y también, recuperables con el fin de realizar una adecuada aplicación de control de registros.

- Las bases de datos y matrices, entre otros documentos realizados en formato Microsoft Excel, deben contener la siguiente información: a) Logo de la Entidad, b) Título del documento, c) Fecha de elaboración y/o corte de la información, d) Nombre de quien elaboró el documento, e) Nombre de quien revisó o de quien aprobó el documento y f) Fuente de la información. Estos documentos deben ser anonimizados.

- Los correos electrónicos institucionales que se utilicen como evidencias, deben presentar el Asunto y la firma del empleado público o contratista; igualmente, deben, estar relacionados de manera clara con la actividad o meta que pretende sustentar y ser guardados en formato PDF.

- Las presentaciones en formato Microsoft PowerPoint, deben construirse estar en la plantilla institucional establecida que se encuentra en el Software para la Administración de la Planeación y la Gestión; igualmente, en su primera diapositiva se deben especificar los siguientes datos: a) Título, b) Nombre de la dependencia que elaboró la presentación; y c) Fecha de elaboración. Adicionalmente, estos documentos se deben acompañar de una lista de asistencia o acta de la reunión física o virtual de la actividad en la que se utilizó, pues las presentaciones, en sí mismas, no representan evidencia.

- En el caso de imágenes tales como pantallazos, entre otros, estas deben ser copiadas a un archivo en formato Microsoft Word, preferiblemente en la plantilla de documento de apoyo, donde se evidencien los siguientes datos: a) Logo de la Entidad; b) Título; c) Imagen de la actividad realizada; d) Descripción escrita y sucinta de la actividad que se muestra en la imagen, en la que se informe acerca de la fecha de realización de la misma, la cantidad de personas asistentes y también su importancia como evidencia de cumplimiento y e) Información de quién elaboró, quién revisó, quien aprobó y fecha de elaboración del documento. Igualmente, estas deben estar soportadas oficialmente con lista de asistencia y/o acta de reunión física o virtual.

- En el caso de evidencias relacionadas con acciones de participación ciudadana, aparte de recoger los lineamientos anteriores, según tipo de evidencia y actor, se deben acoger los lineamientos de la Guía para Sistematizar la Participación Ciudadana en el Ciclo de Gestión de la Entidad.



CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9


• Evidencias generadas entre la ARN y otros actores - Estas evidencias deben atender los criterios acordados conjuntamente

con otros actores. Si las mismas generan manejo de datos sensibles, deben atenderse las políticas definidas en la Entidad para tal efecto.

• Evidencias generadas por otros actores - Los lineamientos establecidos en este Manual no aplican para este tipo

de evidencias.

5.6. REGISTRO DE SEGUIMIENTO EN HERRAMIENTAS DE ACTORES

EXTERNOS

De acuerdo con los compromisos asumidos por la Entidad, en desarrollo de la coordinación de políticas o normatividad que establezca el reporte de información en instrumentos físicos o virtuales externos, las dependencias que cuentan con acciones a reportar en estos aplicativos, deben coordinar con la Oficina Asesora de Planeación, las estrategias y mecanismos, para establecer los tiempos y condiciones para la presentación de dicha información. Los reportes dirigidos específicamente a una entidad en particular, generalmente, cuentan con una metodología específica y un aplicativo para llevarlo a cabo. En estos casos se hace pertinente verificar tanto la normatividad que exige la creación del mencionado reporte, como la información en las páginas oficiales de las entidades receptoras sobre los procedimientos de su diligenciamiento. Las herramientas de actores externos en los que la Entidad reporta para el registro de información, se presentan a continuación: 5.6.1. Sistema Nacional de Evaluación de Gestión y Resultados (SINERGIA) Plataforma en línea donde se consultan los avances de las principales políticas y programas del Gobierno Nacional para cada cuatrienio. En este sistema la Entidad es responsable de reportar información en varios indicadores del Plan Nacional de Desarrollo, que son concertados con el Departamento Nacional de Planeación - DNP para cada cuatrienio o periodo presidencial. Las indicaciones para el seguimiento a realizar en este sistema se pueden encontrar en el siguiente enlace: https://sinergia.dnp.gov.co/Paginas/Internas/Seguimiento/ComoSeRealizaElSeguimiento.aspx

https://sinergia.dnp.gov.co/Paginas/Internas/Seguimiento/ComoSeRealizaElSeguimiento.aspx



CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9


La Dirección Programática de Reintegración es la responsable de asignar al funcionario encargado de reportar la información en esta plataforma. La información a reportar en el aplicativo Sinergia, se debe realizar mensualmente y dependiendo de la programación de la meta, se realiza el diligenciamiento del avance cuantitativo. Los primeros cinco (5) días calendario de cada mes, la información debe ser enviada a la Oficina Asesora de Planeación para su revisión y esta posteriormente, debe ser remitida al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República – DAPRE, en el instrumento definido por esa Entidad; allí se registra el avance cualitativo y cuantitativo de cada indicador y los soportes que demuestren el cumplimiento de lo reportado. Posteriormente, y una vez recibida la retroalimentación del DAPRE, se registran en el aplicativo Sinergia los avances de los indicadores antes del décimo (10) día calendario de cada mes. Los avances reportados en Sinergia deben guardar coherencia con la información registrada en otros sistemas externos como SIIPO, CONPES, SIGEPRE y en los planes que se tienen establecidos al interior de la ARN. 5.6.2. Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República

(SIGEPRE) El Departamento Administrativo de la Presidencia- DAPRE, como cabeza del sector Presidencia elabora el Plan Estratégico Sectorial PES; en este Plan, la Entidad tiene indicadores a su cargo para su respectiva gestión y reporte. Asimismo, el DAPRE cuenta con el SIGEPRE, sistema donde se registra el avance de los indicadores del PES de cada Entidad Para la construcción del Plan Estratégico Sectorial de la ARN, es necesario que cada responsable identifique los indicadores de acuerdo con los lineamientos establecidos por las mesas transversales por política existentes en el Sector Presidencia; posteriormente, y como resultado de este ejercicio, se debe construir la ficha de caracterización de los indicadores en el formato establecido por el DAPRE junto con el Plan Estratégico Sectorial en el que se registran sus metas y programación. Una vez definidos los indicadores, se asignan responsables de las dependencias que deben registrar información, con mediación de la OAP se gestiona con la Oficina de Planeación del DAPRE la creación de los respectivos usuarios en el SIGEPRE. Por lineamientos de seguridad del DAPRE cada usuario requiere de un



CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9


token de seguridad y la instalación de la Virtual Private Network (VPN) del DAPRE a fin de tener acceso al aplicativo SIGEPRE. Para realizar el ingreso al sistema, se cuenta con el documento: “Instructivo ingreso a SIGEPRE VPN”, este texto se puede encontrar en los documentos de apoyo del Proceso de Direccionamiento Estratégico ubicado en el Software para la Planeación y la Gestión. Cuando se genere la necesidad de realizar algún ajuste de las metas de los indicadores del PES, estas deben ser presentadas primero al interior de la Entidad, cumpliendo con los lineamientos definidos en este Manual y; una vez aprobado en la Entidad, posteriormente se presenta la solicitud de modificación de metas, vía correo electrónico del Jefe de Planeación de la Entidad, al jefe de Planeación del DAPRE con la justificación proyectada por el líder del proceso que tiene a cargo la ejecución del indicador. Una vez aprobado el ajuste en Comité Sectorial del DAPRE, se procede a hacer la solicitud en el Software para la Administración de la Planeación y la Gestión, por el módulo de solicitud de modificación. Para el caso de los indicadores que hacen parte del Plan Nacional de Desarrollo, el jefe de dependencia que tiene a cargo la ejecución del indicador, debe proyectar oficio en el que se explica la situación presentada y solicita el ajuste correspondiente; posteriormente, envía este oficio vía correo electrónico al Jefe de la OAP de la ARN quién, a su vez, lo aprueba y se encarga de construir el oficio para remitirlo debidamente firmado al jefe de Planeación del DAPRE, adjuntando, además, las fichas en el formato del DNP. El DAPRE remite la solicitud al Departamento Nacional de Planeación con la documentación mencionada para su análisis y para su aprobación. Una vez recibida la autorización por parte del DNP, el DAPRE comunica por escrito a la ARN la decisión y se comunica el procedimiento a seguir para el ajuste de metas en Sinergia; igualmente e, esta Entidad hace envío de las fichas actualizadas del DAPRE para que se actualice el Plan Estratégico Sectorial de la Entidad. Para los indicadores del Plan Nacional de Desarrollo que son concertados con otras instancias externas, se debe gestionar la aprobación del ajuste, antes de enviarlo al DAPRE. De acuerdo con la programación de los indicadores del Plan Estratégico Sectorial en el SIGEPRE, cada usuario debe entrar al aplicativo y registrar el avance respectivo, adjuntando, además, los soportes del cumplimiento reportado.



CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9


Los soportes que se adjunten como cumplimiento del indicador, deben cumplir con los criterios de calidad descritos en este Manual. 5.6.3. Sistema de Seguimiento a Documentos CONPES (SisCONPES) Este es un aplicativo desarrollado en el Departamento Nacional de Planeación – DNP, como herramienta para la gestión de los documentos del Consejo Nacional de Política Económica y Social (CONPES), y se encuentra compuesto por los siguientes módulos:

• Módulo de Consulta: Este módulo está abierto para la consulta de cualquier ciudadano, permite a toda la ciudadanía, realizar las consultas estadísticas sobre el avance de los documentos CONPES.

• Módulo de Elaboración: Este módulo el cual se encuentra en desarrollo, permite a las entidades realizar la creación de políticas CONPES en línea.

• Módulo de Seguimiento: A través de este módulo, los responsables de las acciones del CONPES, pueden reportar la información de avance del cumplimiento de metas para el corte de seguimiento habilitado, para realizar esta labor deben ingresar digitando el usuario y contraseña que se les ha asignado, en el menú “Seguimiento Reporte y revisión”.

• Módulo de Administración: En este módulo el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación de ARN, realiza las solicitudes de creación, edición, activación e inactivación de usuarios; además, lleva a cabo las solicitudes de traslado de responsabilidades entre los usuarios de la Entidad o entre entidades.

Para el registro de la información de la Entidad, la Oficina Asesora de Planeación gestiona con el DNP, el proceso para la creación de los usuarios de cada uno de los responsables del reporte de las acciones. La OAP, igualmente lidera los compromisos asumidos en cada documento CONPES que corresponden a la misionalidad de la Entidad. Para efectos del seguimiento, la Entidad cuenta con un plazo de doce (12) días hábiles para registrar, revisar y aprobar la información reportada, los cuales se encuentran repartidos de la siguiente manera:

• Seis (6) días hábiles tiene el responsable de reporte en la Entidad para diligenciar el avance.



CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9


• Seis (6) días hábiles tiene el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación para revisar y aprobar la información reportada.

Luego de que la información es aprobada por parte de la OAP de la Agencia, esta dependencia la envía al DAPRE, cabeza del Sector Presidencia; quien tiene cuatro (4) días hábiles para revisar y aprobar el reporte o solicitar ajustes. Si el reporte es aprobado por el DAPRE, este lo envía por el sistema a la Dirección Técnica Interlocutora del DNP, la cual, tiene siete (7) días hábiles, para validarlo y aprobarlo. Una vez la Dirección Técnica Interlocutora aprueba el reporte, éste es enviado a través del sistema directamente al Grupo CONPES, para su revisión y posterior aprobación para publicación. Una vez que el 80% de las acciones han sido reportadas y validadas por la Dirección Técnica Interlocutora del DNP, se activa el rol de la Dirección Técnica del DNP líder del documento CONPES. Este rol tiene la función de diligenciar el balance cualitativo del documento y enviarlo al Grupo CONPES para aprobación. En cualquiera de las etapas, si el reporte requiere ajustes, este se rechaza a través del sistema y se devuelve a la entidad, al usuario responsable de reportar, la cual tiene un plazo de cuatro (4) días hábiles para revisar, ajustar y reportar

nuevamente. Posteriormente, la Oficina Asesora de Planeación tiene cuatro (4)

días hábiles para revisar y aprobar la información enviada por el responsable y, acto seguido, continua con los pasos establecidos anteriormente. El sistema permite rechazar hasta dos (2) veces cada acción de registro para ser corregida. Al segundo rechazo la acción se bloquea y se vuelve a habilitar hasta el próximo periodo de reporte, representando, de esta manera, un incumplimiento en los informes consolidados que construye el DNP.

• Registro de Información

Una vez el responsable del registro ingresa al sistema, digitando su usuario y contraseña, debe ingresar al menú Seguimiento – Reporte y Revisión, aparece una ventana con la información del documento CONPES sobre el cual tiene la responsabilidad de reportar avances, tanto del cumplimiento de metas de indicadores como información financiera. En la parte derecha encuentra junto a un signo de admiración, el número de acciones que tiene pendientes por reportar avance.



CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9


Al hacer clic sobre el documento CONPES, se despliega la información de cada una de las acciones y en el detalle, se encuentra el nombre de la acción; el porcentaje de avance del indicador; el porcentaje de avance financiero; la entidad y dependencia responsable; el estado de la acción y el número de días restantes que tiene el responsable para reportar. En la última columna, aparecen las opciones: a) Revisar y reportar; b) Historial de reporte y c) Línea de tiempo. Al hacer clic sobre la opción de Revisar y reportar (imagen de carpeta con lupa) aparece una ventana nueva, donde se encuentra toda la información del indicador, así como el historial de reportes. Al hacer clic sobre la opción de reportar (imagen de pluma), se abre un cuadro de texto en donde debe ingresar o editar el dato de avance y oprimir “ENTER” para que la información quede guardada automáticamente en el sistema. En este punto se debe tener en cuenta que el dato de avance debe estar acorde con la fórmula de cálculo del indicador. Adicionalmente, es preciso tener en cuenta las siguientes observaciones:

• Son obligatorios para el reporte, tanto el avance del indicador como el avance financiero.

• El sistema no permite ingresar texto en los espacios dispuestos para números.

• El nombre del documento soporte debe ser claro y acorde con la acción a la que se asocia, siempre se debe anexar un soporte que evidencie el cumplimiento (o incumplimiento) de una acción.

• Los soportes aportados como evidencia pueden ser documentos administrativos o de gestión (decretos, resoluciones, circulares internas, convenios, informes de supervisión); documentos técnicos (estudios, cartillas, manuales, guías, instructivos, etc.); documentos con la descripción técnica del dato reportado como avance cualitativo; evidencias del avance reportado (actas de reunión o listados de asistencia, memorias, etc.). Como evidencia del avance financiero se pueden adjuntar contratos, convenios, otrosíes, pantallazos con información de Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Públicas – Banco Nacional de Programas y Proyectos (SUIFP-BPIN), actas de finalización o liquidación de contrato, etc.

• Cada archivo aportado como evidencia puede tener un tamaño máximo de cinco (5) Megabytes (MB); en caso de soportes con mayor tamaño, se aconseja comprimirlo.

• Los archivos aportados como evidencia pueden tener cualquier formato (Microsoft Word, Microsoft Excel, PDF, HTML, JPEG, entre otros). Sin



CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9


embargo, se recomiendan formatos no editables (por ejemplo, pasar los documentos de Microsoft Word a PDF).

• No se constituye como evidencia el adjuntar capturas de pantalla del computador en las que se muestren errores de SisCONPES.

En el momento de reportar los avances financieros, se debe tener en cuenta que, si aún no están diligenciados, se deben reportar primero los datos de los recursos asignados, luego la fuente y por último el avance acumulado. En la columna de recurso asignado, se debe diligenciar el valor de los recursos asignados para la ejecución de esa acción en ese periodo especifico, en la columna fuente se debe diligenciar el nombre de la fuente de origen de dichos recursos. Por último, en la columna avance acumulado, se debe diligenciar tanto el valor de los recursos acumulados, como el de los asignados hasta el momento de la ejecución de esa acción. Cuando se haya terminado de reportar la información, el estado de la acción en el Sistema cambia de: “Por reportar” a “Por enviar”. Automáticamente se abre una ventana recordando que, para que el reporte sea revisado, se debe enviar. Para proceder a enviar el reporte se debe dar clic en “enviar” y la acción cambia de estado. El envío del reporte se debe hacer para todas las acciones que se tienen a cargo en el documento al mismo tiempo; es decir, se debe haber reportado el avance para todas las acciones que se tienen a cargo en el documento y todas deben estar en estado “Por enviar”. Si aparece alguna pendiente por reportar, el sistema no le permite enviar los reportes, hasta tanto no se realice el reporte de todos. Por último, adjunte los soportes del avance reportado, haciendo clic en el icono con forma de clip. Una vez los soportes hayan sido cargados exitosamente, este icono cambia a uno con una marca de verificación en color verde. 5.6.4. Formulario Único Reporte de Avances de la Gestión (FURAG) Es un cuestionario de recolección de datos alojado en un aplicativo en línea, mediante el cual se captura información sobre el cumplimiento de los objetivos y la implementación de las políticas del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, así como sobre el avance del Sistema de Control Interno. A su vez, sirve como medio para proporcionar información para que las entidades identifiquen debilidades o fortalezas y formulen acciones de mejora15.

15 Instructivo para el ingreso y diligenciamiento del Formulario Único de Reporte de Avances de la Gestión – FURAG Vigencia 2020, DAFP, 2021



CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9


A través del Formulario Único Reporte de Avances de la Gestión – FURAG, se realiza la captura de la información necesaria para realizar la Medición del Desempeño Institucional, la cual consiste en un “ejercicio anual que busca determinar el estado de la gestión y desempeño de las entidades públicas del orden nacional y territorial, bajo los criterios y estructura de Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG (evaluación de las políticas). Busca también medir el avance del Sistema de Control Interno implementado a través del Modelo Estándar de Control Interno - MECI.”16 En las entidades del orden nacional se cuenta con dos (2) tipos de usuarios, a saber: Jefe de Control Interno y Jefe de Planeación; en las entidades de orden territorial, solamente existe el usuario para Jefe de Control Interno. La Entidad cuenta con dos (2) usuarios: a) El Asesor de Control Interno de Gestión encargado de evaluar el Sistema de Control Interno y b) El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación o quien haga sus veces, que se encarga de evaluar la Gestión Institucional y articular el ejercicio de la planeación, al interior de la Entidad, con los responsables de las políticas correspondientes. El ingreso al aplicativo FURAG se realiza a través del portal web del Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP https://www.funcionpublica.gov.co accediendo por el botón MIPG; una vez se ingresa al micrositio MIPG, en el menú se selecciona la opción “Medición desempeño” y luego la opción “Diligenciar formulario” – “Acceso al aplicativo”. El DAFP, remite los usuarios y contraseñas mediante correo electrónico dirigido al Asesor de Control Interno de Gestión y al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, conforme a las fechas indicadas en la circular expedida por la Dirección del DAFP. El aplicativo FURAG está compuesto por módulos que corresponden a cada una de las siete (7) dimensiones del MIPG y que, a su vez, contienen preguntas acerca de las dieciocho (18) políticas que constituyen este Modelo. Cada Módulo del FURAG debe ser diligenciado en su totalidad para poder acceder al siguiente. Para facilitar y mantener la coherencia en el trabajo realizado, este Formulario cuenta con un mecanismo de autoguardado que permite suspender el diligenciamiento y continuarlo en el momento que se desee sin perder la información que haya sido registrada.

16 Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión V-4, DAFP, 2021

https://www.funcionpublica.gov.co/



CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9


El diligenciamiento del FURAG es objeto de auditoría, por tal motivo, cada responsable de política debe guardar las evidencias correspondientes de las respuestas registradas, en las carpetas compartidas dispuestas para tal fin por parte de la Oficina de Tecnologías de la Información de la Entidad. Los profesionales de la OAP, por su parte, prestan el respectivo acompañamiento para el correcto diligenciamiento del Formulario, así como para la debida ubicación de las evidencias en las carpetas compartidas correspondientes, de acuerdo con la metodología establecida. El instructivo para el diligenciamiento del FURAG se encuentra en la siguiente dirección electrónica:

https://www.funcionpublica.gov.co/web/mipg/medicion_desempeno 5.6.5. Reporte de seguimiento a indicadores Plan Marco de Implementación

(PMI)

• Sistema Integrado de Información para el Postconflicto (SIIPO)

Mediante el Decreto 1829 del 7 de noviembre de 2017, se crea el Sistema Integrado de Información para el Posconflicto-SIIPO, este sistema tiene como función principal contribuir a la transparencia, el seguimiento, la veeduría, el control ciudadano y la verificación de la implementación de las acciones establecidas por el gobierno nacional para el posconflicto en Colombia. Este sistema se encuentra a cargo del Departamento Nacional de Planeación -DNP.

Para efectuar el reporte de los indicadores asignados a la Entidad, de acuerdo con las metas definidas en el Plan Marco de Implementación- PMI aprobado, se deben seguir los siguientes pasos:

─ Los delegados asignados para el diligenciamiento (empleado público o

contratista de la Subdirección Financiera, Subdirección Administrativa, Subdirección Territorial y Subdirección de Seguimiento), deben cargar el dato cuantitativo y un análisis cualitativo en el Software para la Administración de la Planeación y la Gestión. Este reporte se realiza de forma mensual o trimestral, de acuerdo con la frecuencia establecida en las fichas de los indicadores, y se debe realizar en los cinco (5) primeros días calendario del mes que corresponda evaluar.

─ La Oficina Asesora de Planeación, por su parte, entre los días 5 y 6 de cada mes o trimestre, verifica la consistencia de la información

https://www.funcionpublica.gov.co/web/mipg/medicion_desempeno



CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9


reportada, así como las evidencias dispuestas en la carpeta compartida soporte del avance; en caso de detectarse inconsistencias de la información cualitativa o cuantitativa en la ficha de seguimiento de planeación, o en las evidencias, estas son reportadas al responsable para que haga las correcciones del caso en el Software para la Administración de la Planeación y la Gestión y/o la carpeta compartida, para realizar esta labor el responsable tiene los días 7 a 10.

─ Entre los días 11 a 25 la OAP reporta en el SIIPO la información que corresponde a la Entidad.

─ El DNP, a través de correo electrónico, informa si fueron aprobados o rechazados los reportes ingresados al SIIPO por parte de la Entidad.

─ En el caso de que los reportes sean rechazados por el DNP, La OAP de la Entidad se comunica, vía correo electrónico, con el responsable del indicador para avisarle acerca de la novedad ocurrida con el fin, primordial, de que corrija la información, tanto en el Software para la Administración de la Planeación y la Gestión, como en la carpeta compartida donde reposan las evidencias, a más tardar, el siguiente día hábil a la notificación de la novedad, finalmente, la OAP realiza el ajuste en el SIIPO previa revisión de la información y evidencias corregidas por el responsable.

• Sistema PAZOS

Este Sistema es administrado desde el Congreso de la Republica de Colombia y cuenta con el apoyo de la Organización de Estados Iberoamericanos para la Educación, la Ciencia y la Cultura (OEI); en el mismo se consolidan los indicadores del Plan Marco de Implementación –PMI. A la Entidad le corresponde el reporte de 10 indicadores, los cuales, a su vez, tienen responsables para que adelanten el correspondiente reporte del cumplimiento de las metas definidas de acuerdo con el PMI aprobado. La OAP, para hacer el reporte en este sistema, utiliza la misma información cualitativa y cuantitativa, así como las evidencias aportadas como soporte del SIIPO.

5.6.6. Sistema único de información de trámites (SUIT) El Sistema Único de Información de Trámites – SUIT como instrumento de apoyo para la implementación de la Política de Racionalización de Trámites, tiene como propósito ser la fuente única y válida de la información de los trámites y Otros Procedimientos Administrativos (OPA´s) que las instituciones del Estado ofrecen a la ciudadanía. La identificación y cumplimiento de requisitos previos de los



CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9


trámites y OPA´s corresponden a la dependencia que los presta y la gestión ante del Departamento Administrativo de la Función Pública, así como el registro de los mismos en la plataforma del SUIT, se realiza por la Oficina Asesora de Planeación, conjuntamente con el responsable del trámite u OPA´s.

• Seguimiento a datos de operación de trámites y OPA´s

La Entidad debe registrar mensualmente, los datos de operación de los trámites y OPA´s; esta es una actividad de seguimiento que consiste, en digitar en el SUIT la estadística sobre el acceso de los ciudadanos a los trámites y OPA´s de la ARN, de acuerdo con los parámetros establecidos en el mencionado Sistema. Para llevar a cabo esta actividad la Entidad debe designar empleados públicos o contratistas a los que se les crea el rol de “Gestor de datos de operación” en el SUIT, su labor principal es la de realizar el registro mensual del comportamiento de cada trámite y OPA´s de acuerdo con su competencia. El registro de los datos de operación de los trámites y OPA´s de la Entidad en el SUIT, se debe realizar los cinco (5) primeros días hábiles de cada mes, este registro es realizado por los designados de la Dirección Programática de Reintegración y la Oficina Asesora de Planeación; además son objeto de seguimiento trimestral por parte del Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP.

5.6.7. Aplicativo Índice de Transparencia y Acceso a la Información Pública (ITA)

Debido a la expedición de la Ley 1712 de 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”, se regula el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de información. La normatividad encargo a la Procuraduría General de la Nación para crear un sistema de información tipo formulario que permite medir el nivel de cumplimiento de la Ley antes mencionada, y que, con la información registrada, se genere el indicador denominado Índice de Transparencia y Acceso a la Información - ITA -. La Oficina Asesora de Planeación de la Entidad, anualmente debe registrar el cumplimiento de los ítems revisados y requeridos por la Procuraduría General de la Nación (PGN), dentro de sus funciones y competencias. Además, realiza la



CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9


solicitud de corrección para el registro y la retroalimentación sobre los nuevos requerimientos colocados por el ministerio público, para su cumplimiento. Todos los empleados públicos y contratistas de la Entidad, dentro de sus responsabilidades y funciones, deben asegurar el cumplimiento de la información publicada, el(los) profesional(es) designado(s) por el proceso y/o dependencia debe:

• Realizar el cargue o publicación de información, de manera periódica de acuerdo a la necesidad y/o requerimiento normativo.

• Mantener actualizada la información. Cada responsable debe garantizar los permisos para la actualización y manejo de información en el Portal web de la Entidad.

• Realizar el seguimiento constante que se requiera, sobre la información, y los enlaces que se encuentren disponibles de manera permanente en el micrositio para la "Transparencia y Acceso a la información" que se encuentra en Portal web de la Entidad.

• Atender los requerimientos de acuerdo a los ítems de cumplimiento establecidos por la PGN. Cuando se requiera, el responsable y el líder de política deben articular su trabajo con las dependencias, cada vez que lo requiera para llevar a cabo la actualización de la información, que garantice las gestiones para el cumplimiento de los requerimientos en los tiempos establecidos.

• En caso de requerir necesitarse la inclusión de información en el micrositio para la "Transparencia y Acceso a la información", debe validarse conjuntamente con la Oficina Asesora de Planeación, el numeral y requisito aplicable basado en los requerimientos de la PGN, previo a cualquier solicitud a la Oficina Asesora de Comunicaciones para su publicación.

• Revisar el cumplimiento de la ley de transparencia y acceso a la información pública a cargo, realizando la revisión y actualización de la información publicada a través de la página web de la ARN y el espacio de transparencia, en las que revisa e identifican el cumplimiento de los ítems asignados. Para esta revisión se debe generar acta de seguimiento por parte del líder de proceso, sobre contenidos verificados y publicados, basado en el DE-I-04 Instructivo de Cumplimiento Ley 1712 De 2014 para la Transparencia y el Acceso a la Información Pública y el anexo que lo que soporta el registro del Índice de Transparencia y Acceso a la Información Pública (ITA) de la Procuraduría General de la Nación.

• El Webmaster de la Agencia, como administrador del contenido publicado en el Portal web de la Entidad, debe informar a OAP acerca de los cambios a realizar en el micrositio para la "Transparencia y Acceso a la información",



CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9


que afecten la estructura definida y numerales de cumplimiento, basado en el DE-I-04 Instructivo de cumplimiento Ley 1712 de 2014 para la transparencia y el acceso a la información pública y el anexo que lo que soporta.

5.6.8. Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) De acuerdo al capítulo 26 del Decreto Único 1074 de 2015, se reglamenta la información mínima que debe contener el RNBD y los términos y condiciones bajo los cuales, se deben inscribir en éste las bases de datos sujetas a la aplicación de la Ley 1581 de 2012. En este mismo sentido se define el DE-M-06 Manual de Protección de Datos y el DE-P-07 Procedimiento de registro y/o actualización de bases de datos que contengan información personal, en el Registro Nacional de Bases de Datos - RNBD de la ARN, donde todos los integrantes de la entidad, en cabeza de los administradores, responsables de Bases de Datos y encargados (personas naturales y jurídicas) del Tratamiento de Bases asociados a las mismas, conjuntamente con la Oficina Asesora de Planeación deben:

• Verificar, en mesas de trabajo y/o por correo electrónico la información sobre las diferentes bases de datos y/o responsables internos del uso de los mismas, identificando nuevas bases de datos y contratistas (personas naturales y jurídicas) responsables del uso que tenga acceso o administración a las bases identificadas.

• Se debe realizar una revisión periódica trimestral de la cantidad de titulares reportados y la caracterización de las bases de datos, con el fin de determinar si se han presentado cambios que requieran una actualización en el registro. Adicionalmente se debe reportar en los primeros 10 días hábiles de cada mes, cuando se requiera, realizar actualización de tipo sustancial como:

Finalidad de la base de datos

Cambio de políticas de tratamiento de la

información, transferencia y transmisión de datos

personales,

Encargados del tratamiento de la información (personas

naturales y jurídicas).

Canales de atención al titularClasificación o tipos de datos personales almacenados en

cada base de datos.

Registro de Novedades de Eliminación de Base de

Datos, previa aprobación por parte del Comité

Institucional de Gestión y Desempeño



CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9


• La información de las novedades presentadas por los Titulares dirigido a la ARN como responsable o sus contratistas (personas naturales y jurídicas), se debe revisar (como máximo) dentro de los primeros 15 días hábiles del mes de febrero y agosto de cada año, por lo cual la Oficina Asesora de Planeación como gestor de protección de datos, puede requerir las consultas pertinentes de acuerdo a las respuesta a reclamos relacionados con datos personales (habeas data) del semestre inmediatamente anterior:

─ Reclamos presentados por los titulares (Grupo de Atención al Ciudadano y sus contratistas (personas naturales y jurídicas) responsables del tratamiento.

─ El empleado público y/o contratista de uso de la información en la Entidad, en todas las dependencias, debe realizar la respuesta oportuna a los requerimientos con la etiqueta “habeas data”, informando la aplicación de derechos para: Conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales contenidos en las diferentes bases de datos; revocar la autorización que haya otorgado por cada uso; dejar constancia de la recepción y trámite de la respectiva solicitud tanto al responsable como a la SIC; las diferentes solicitudes de prueba de la autorización otorgada a la ARN que se requieran y demás peticiones que se registren ante la ARN para el cumplimiento de derechos constitucionales en el marco de la normativa.

• Así mismo, todos los empleados públicos, contratistas (personas naturales y jurídicas) deben reportar los incidentes de seguridad relacionados con datos personales:

─ El incidente refiere a la violación de los códigos de seguridad o la pérdida, robo y/o acceso no autorizado de información personal de una base de datos u otros soportes, la cual es administrada por la Agencia para la Reincorporación y la Normalización - ARN y/o sus contratistas (personas naturales y jurídicas). Los empleados públicos y contratistas deben validar con el responsable de seguridad informática del Grupo de Infraestructura y Soporte en la Oficina de Tecnologías de Información la evaluación del caso en cuanto a los incidentes a la Seguridad de la Información a nivel informático que se presenten y mediante correo dirigido a [email protected],

para los demás incidentes debe evaluarse a través de la mesa técnica de seguridad y los responsables de la información las medidas a tomar en cada caso.

─ Posterior a la evaluación del caso, debe informarse a la Oficina Asesora de Planeación para el reporte dentro de los quince (15) días hábiles posteriores al incidente de acuerdo con lo establecido en la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.

mailto:[email protected]



CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9


─ En cumplimiento a la normativa vigente, los incidentes confirmados deberán notificarse a los titulares de la información personal.

─ Los contratistas (personas naturales y jurídicas) que administren datos personales para la ARN deben cumplir la política de seguridad de información y reporte de los Incidentes de Seguridad, eventos sospechosos y el mal uso de los recursos que identifique. Los supervisores de contrato, deberán informar la investigación realizada por el mismo y las acciones de mitigación relacionadas.

─ La mesa técnica de seguridad supervisa la respuesta a incidentes, así como, la investigación de las violaciones de la seguridad, ayudando con las investigaciones disciplinarias y legales necesarias descritas en el TI-M-01 Manual del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información.

─ Es necesario tener en cuenta la Guía para la Gestión de Incidentes de Seguridad (TI-G-04)

5.7. ELABORACIÓN DE INFORME DE GESTIÓN INSTITUCIONAL

La Oficina Asesora de Planeación-OAP elabora el informe de gestión institucional cada trimestre, teniendo en cuenta la realización de las siguientes acciones y de acuerdo con el DE-P-05 Procedimiento para el seguimiento a la Gestión Institucional.

• Cada profesional adscrito a la OAP, de acuerdo con la asignación de dependencias y procesos que tenga a su cargo, debe revisar la información consignada del análisis de indicadores y acciones de riesgos, en el Software para la Administración de la Planeación y la Gestión y las evidencias reportadas por los responsables en las carpetas compartidas asignadas. La verificación se realiza sobre la calidad y oportunidad de la información y evidencias aportadas, de acuerdo con los criterios definidos en las consideraciones generales de este Manual.

• El profesional de la OAP, después de haber efectuado la revisión, remite las observaciones encontradas, vía correo electrónico institucional, al jefe de dependencia, área o Coordinador de Grupo Territorial; este correo también debe ser enviado al enlace de Control Interno de Gestión y Secretaria General. En caso de requerirse ajustes, el correo debe indicar, que se debe realizar la solicitud de modificación correspondiente en el Software para la Administración de la Planeación y la Gestión.

• La solicitud de modificación a la información registrada puede ser realizada, entre los días 9 y 10 del mes siguiente al cierre del trimestre.



CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9


• El Jefe de la OAP puede aprobar o rechazar solicitudes de modificación remitidas por los jefes, requiriendo ajustes a la solicitud, en consecuencia, el responsable debe ajustar la solicitud y reanudar el trámite.

• El Jefe de la OAP asigna a un profesional de la dependencia a través del sistema, para realizar las modificaciones solicitadas por las dependencias.

• Los profesionales de la OAP, teniendo ya la información aprobada y subida al sistema, elaboran el informe de cada dependencia y Grupo Territorial que tengan asignados; en el mismo, deben describir los logros en el cumplimiento de las metas y objetivos, con la identificación de los aspectos positivos o de las dificultades encontradas, para lo cual se señalan las respectivas recomendaciones. Para el informe del trimestre siguiente, cada profesional de la OAP debe realizar el seguimiento a las dificultades identificando, igualmente, las acciones adelantadas y/o los logros en la disminución o eliminación del mismo.

• El profesional designado en la OAP para la elaboración del informe trimestral, debe consolidar la información del avance en los planes a cargo de la Entidad. Posteriormente, vía correo electrónico, realiza la designación de capítulos del informe a cada uno de los miembros del equipo de trabajo de la oficina, para la respectiva revisión y verificación de las cifras registradas en el informe contra los reportes extraídos del Software para la Administración de la Planeación y la Gestión; esta actividad se efectúa a modo de revisión cruzada y como elemento de control.

• Finalmente, el profesional de la OAP que consolida el informe de gestión trimestral, debe elaborar una (1) presentación en formato Microsoft PowerPoint; en la misma, debe exponer la información del avance en los planes a cargo de la Entidad para el trimestre objeto de análisis; además, debe incluir los rezagos y sobrecumplimientos presentados, así como, destacar los principales logros, dificultades y recomendaciones.

Para la realización de este informe se deben tener en cuenta los lineamientos establecidos en la DE-G-06 Guía para la presentación de informes.

5.8. MODIFICACIONES A LA PLANEACIÓN

En caso de realizar modificaciones a la planificación, se deben tener en cuenta las siguientes orientaciones:

• Las modificaciones deben ser solicitadas únicamente por los jefes de dependencia, en el Software para la Administración de la Planeación y la Gestión, ingresando al Módulo “Solicitud Modificación”.



CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9


• La solicitud de cambio de porcentajes de avance en el cumplimiento de las metas, se debe realizar al menos con 10 días hábiles de anticipación al cierre de un trimestre. Una vez se han lanzado las tareas, en el software para la administración de la planeación y la gestión, no se pueden realizar modificaciones en la programación del trimestre que concluye.

• Las modificaciones pueden ser realizadas hasta el día 15 de septiembre o la fecha consignada en la Circular de lineamientos de la vigencia en curso.

• La OAP debe presentar dichas modificaciones en el Comité Directivo para, de esta forma, dejar constancia de estos hechos en las respectivas actas.

• Las modificaciones deben solicitarse para periodos futuros sin afectar programaciones y ejecuciones anteriores.

Ejemplo de cómo se debe realizar una solicitud de modificación

Solicitud de modificación de avance cuantitativo diligenciado erróneamente.

SITUACIÓN ACTUAL SITUACIÓN CON MODIFICACIÓN

Plan de Acción Institucional 20__ Objetivo: _____ Objetivo estratégico: _____ Indicador: Entidad con certificación en la Norma ISO 45001 de 20__ Meta: 100% Se registró avance de 100%

Plan de Acción Institucional 20__ Objetivo: _____ Objetivo estratégico: _____ Indicador: Entidad con certificación en la Norma ISO 45001 de 20__ Meta: 100% Ajustar avance a 30%

JUSTIFICACIÓN DE LA MODIFICACIÓN REQUERIDA

Al momento de realizar el registro de la información, el profesional responsable colocó la meta ejecutada en el periodo (100%), sin tener en cuenta la meta programada para el periodo (30%); por lo anterior, se requiere realizar el ajuste de la variable del indicador, ya que la información registrada es errónea.

5.9. EVALUACIÓN DE PERTINENCIA DE LAS HERRAMIENTAS DE

SEGUIMIENTO

Las herramientas para la realización del seguimiento deben ser revisadas periódicamente con el fin, primordial, de verificar su conveniencia o pertinencia y si es del caso plantear las mejoras en las mismas. Durante la realización de las auditorías internas se verifica la aplicación de las herramientas y la implementación de acciones de mejora cuando esto sea necesario.



CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9




CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9


6. ANEXOS

ANEXO 1 ORIENTACIONES PARA EL REGISTRO DE LA INFORMACIÓN DE AVANCE DE VARIABLES Y ANÁLISIS DE INDICADORES

Con el fin de orientar un registro adecuado de la información en el Software para la Administración de la Planeación y la Gestión, a continuación, se desarrolla un ejemplo de reporte sobre el cumplimiento de un indicador. Ejemplo:

• Indicador: Nivel de cumplimiento de la estrategia de fortalecimiento de la cultura del servicio.

• Fórmula: El ejemplo se basa en un indicador cuya fórmula es compuesta; por lo tanto, el registro de datos corresponde a dos (2) variables17, una (1) variable para el numerador y una (1) variable para el denominador. ─ Numerador: Número de acciones ejecutadas en el marco de la

Estrategia de Cultura del Servicio durante el trimestre ─ Denominador: Número de acciones programadas en el marco de la

estrategia de cultura del servicio para el trimestre. ─ Factor: 100%

a) REPORTE DE VARIABLES

Se pueden presentar tres (3) situaciones:

- Se cumplió con el valor meta establecida para el período, es decir NO

HUBO REZAGO NI SOBRECUMPLIMIENTO (Caso 1).

- El dato es menor al valor meta en el período, es decir hay REZAGO (Caso

2).

- La variable no asume valor ya que el indicador no tiene meta programada.

En este caso, no se registra valor en la variable. Sin embargo, si se han

adelantado acciones al respecto, se debe registrarse el avance cualitativo

en la variable.

17 Si el indicador es simple, es decir, con una sola variable, solamente aplican los lineamientos establecidos para la variable numerador.



CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9


• CASO 1: Registro de Variables con cumplimiento de meta

La estructura de redacción es la siguiente:

Variable numerador: Número de acciones ejecutadas en el marco de la estrategia de cultura del servicio según trimestre.

La estructura de redacción es la siguiente para el denominador:



CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9


Variable Denominador: Número de acciones programadas en el marco de la estrategia de cultura del servicio para el trimestre.

Cumplimiento del indicador:

• CASO 2: Registro de variables en caso de rezago

Se debe mantener la siguiente estructura de redacción:



CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9


Para el reporte del denominador aplica el mismo reporte del Caso 1. Cumplimiento del indicador:

b) ANÁLISIS DE INDICADORES

El indicador refleja el nivel del cumplimiento del producto al que se encuentra asociado en términos de eficiencia, eficacia o efectividad. En este caso se pueden presentar tres (3) situaciones:

- Se cumplió con el valor meta establecida para el período, es decir SIN

REZAGO NI SOBRECUMPLIMIENTO (Caso 1).

- El dato es menor al valor meta en el período, es decir hay REZAGO (Caso

2).

- El indicador no tiene meta programada para el periodo respectivo18

18 En este caso, si se ha avanzado respecto a las actividades del producto, se debe registrar el avance cualitativo en el análisis del indicador.



CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9


Se debe mantener la siguiente estructura de redacción: Valor de la meta del indicador en el periodo respectivo + acción realizada (se relaciona directamente con el nombre del indicador) + avance en el cumplimiento del producto que refleja el indicador + rezago o sobrecumplimiento y sus causas (si aplica) + acción de mejora (si aplica)

• CASO 1: Análisis de Indicadores con cumplimiento de meta para el período

Siguiendo con el ejemplo del indicador el análisis sería el siguiente:



CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9


• CASO 2. Análisis de Indicador con Rezago

• Análisis de Indicador respecto a la meta anual Este análisis se realiza al finalizar la vigencia, una vez se han reportado el último avance trimestral19:

19 Se realiza ejemplo cuya meta anual tuvo rezago; en caso de que no fuera así, no aplica diligenciar el campo de rezago y sus causas.



CÓDIGO: DE-M-03

FECHA 2021-06-16

VERSIÓN V-9


MANUAL DE SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN Y GESTIÓN …

Documents

Transcript of MANUAL DE SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN Y GESTIÓN …