Referencia rpida Documentacin

eProcess Expert

eProcess Expert Funciona por medio de un Portal de Internet al cul tendrs acceso por medio de un a suscripcin al sistema. Puedes acceder desde cualquier lugar con internet para generar tus Facturas Electrnicas por Internet o CFDI 3.2 .

Con tu suscripcin al sistema se te proporciona una cuenta de administrador con la que podrs registrar otros usuarios con

derechos sobre los mdulos de la aplicacin y sobre los datos, por lo que puedes registrar un usuario por empresa o para

varias empresas. El sistema mantiene una bitcora de los registros y modificaciones a la informacin que realicen los

usuarios que registres, permitindote tener seguridad en la informacin. Con tu suscripcin puedes registrar todos los RFC

de tus empresas, con lo que puedes administrar un grupo de empresas desde un solo ambiente, con el acceso a las

empresas por varios usuarios que t administras.

Con un solo paquete de CFDIs que contrates lo puedes compartir entre todos los RFC que registres, el sistema te muestra

indicadores del consumo de los CFDIs por cada empresa, con lo que tendrs certeza del consumo que se valla realizando.

Puedes asignar l mites de consumo por empresa o dejar l ibre el consumo. El paquete de CFDIs que contrates no tiene una

vigencia, por lo que los podrs util izar hasta que se agoten. Podrs contratar otro paquete en cualquier momento, con lo

que veras reflejado su disponibili dad desde el panel de consumos.

Tu informacin estar almacenada en nuestros servidores garantizando total confidencialidad y seguridad. Tus

comprobantes fiscales estarn resguardados por 2 aos o hasta que los borres . Por cada CFDI que crees, el sistema

crea el XML y PDF, que puedes enviar por email de forma automtica o manual a tus clientes, o lo podrs descargar de

forma local para su impresin o entregar a tus clientes.

Puedes agregar un Logo por cada empresa, as como leyendas de publicidad a los PDF que se generan por cada CFDI.

Proporcionamos el servicio de personalizacin del PDF, si los formatos existentes no se adaptan a tus necesidades

especficas creamos el formato que requieres.

Puedes registrar Pre Facturas que no son timbradas hasta que las autorices, estas Pre-Facturas generan un PDF sin sellos,

que puedes enviar a tus clientes o imprimir, para validar la informacin de la prxima Factura Electrnica o CFDI. Puedes

cancelar en cualquier momento las Facturas o Pre-Facturas que registres.

Para ingresar a la pgina web ingrese la siguiente liga en su Navegador:

http://www.efacturaweb.com.mx/ (Accede a la ventana comercial, donde tiene la l iga al acceso del sistema)

En esta pgina da un clic en la l iga: Ingresa a tu cuenta en lnea, con esto se abre una pgina donde le solicitan sus claves

de acceso a la aplicacin.

http://www.efacturaweb.com/ (Accede directo a la pgina del sistema)

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Funcionalidad General de la Aplicacin

Seleccionar la Empresa a la que va a Facturar.

El sistema eProcess le permite registrar vari as Empresas o Personas Fsicas con diferente RFC para la facturacin, es una

aplicacin multiempresa. Al ingresar a su portal, el sistema le muestra una ventana donde puede seleccionar la empresa

para facturar.

Una vez elegida, se muestra en la parte superior de la ventana en el centro el nombre corto de la empresa con la que est

facturando. Si es la primera vez que ingresa no se presenta ninguna empresa , hasta que agrega una desde la opcin en

men principal: Administracin -> Empresas, (Seleccione cancelar) ya que debe registrar Empresas primero antes de

facturar

Para volver a abrir esta ventana valla a la opcin de Men principal: Catlogos -> Empresas. Esta opcin le sirve por ejemplo

si desea cambiar de Empresa para la creacin de Facturas, sin necesidad de salir del Sistema, en el mismo ambiente cambia

de empresa.

Estado de los Servicios o Paquetes Contratados Despus de seleccionar la Empresa que va a Facturar, el sistema la muestra la ventana con el Estado de los Servicios o

Paquetes contratados. Mostrando un registro por cada Servicio, en la columna de Contratados muestra la cantidad original

que se contrat, la columna de Disponibles se muestra la cantidad que resta o est disponible, esta cantidad va

disminuyendo por cada CFDI que se timbre.

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Listados de Documentos o Registros

En las opciones del men, se muestran dos posibil idades que son: Agregar y Consultar (ver siguiente imagen), con la

opcin de: Consultar, el sistema le mostrara un listado de los documentos o registros de la opcin que seleccione, por

ejemplo para la opcin de: Catlogos -> Clientes -> Consultar, se muestra un listado con los Clientes que se tienen

registrados.

La opcin de: Agregar, abre la una pantalla de mantenimiento de la funcin de men seleccionada, donde se muestran

los campos vacos para agregar ser l lenados y agregar un nuevo registro. Por ejemplo para Clientes, le muestra la pantalla

para agregar un nuevo cliente.

En el caso de Documentos como: Facturas, Notas de Crdito o Recibos de Nomina, la opcin de agregar permite registrar

una nueva Factura con todos los campos que lleva cada opcin.

Al dar un clic en la funcin de consultar de cualquier opcin de Men, el sistema le muestra una pgina (ver siguiente

imagen) con el l istado de los registros de esa opcin, esta pgina de inicio se muestra vaca, para l istar todos los registros

que estn disponibles se debe dar un clic en el botn de Buscar, con esta accin el sistema muestra la l ista de registros. Si

no se encontr ningn registro el sistema muestra la leyenda respectiva. Si se desea buscar un registro en especfico, teclee

en la caja de texto de criterios de bsqueda antes de dar clic en buscar.

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Las ventanas de listado tiene la barra de funciones, que con las siguientes opciones:

A. Agregar: Esta funcionalidad le permite agregar un Nuevo registro. Al dar un clic en este botn, el sistema abre la

pantalla de Mantenimiento del concepto consultado, por ejemplo para clientes, abre la pantalla de registro de

nuevos clientes, para Facturas abre la pantalla de registro de nuevas Facturas.

B. Modificar: Esta funcionalidad le permite modificar un Registro existente. En esta opcin debe primero seleccionar

del l istado los registros a modificar, dando un clic en la caja de seleccin que esta al principio de cada registro,

despus dar un clic en el botn de modificar, con esta accin el sistema abre la pantalla de mantenimiento con los

campos llenos de los valores del registro seleccionado.

C. Baja: Esta funcionalidad le permite dar de baja los registros que estn seleccionados en el l istado. Para el caso de

documentos como la Factura, lo que hace el sistema es cancelar el documento.

D. Cerrar: Esta funcionalidad le permite cerrar la pantalla de listado.

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Pantalla de Mantenimientos de Documentos o Registros

La pantalla de Mantenimiento (ver siguiente imagen) permite agregar nuevos Registros o Documentos, para la opcin de

Facturas, permite el registro de una nueva Factura, para el caso de Clientes le permite el registro de un nuevo cliente.

En esta pantalla captura los datos necesarios en los campos que se muestr an, al terminar de capturar los datos da un clic en

el botn de: Guardar, que esta la barra de funcionalidad.

La barra de funcionalidad tiene las siguientes opciones:

A. Consultar: Esta funcionalidad le permite abrir la pantalla de listado.

B. Agregar: Esta funcionalidad le permite agregar un Nuevo registro. Realiza la funcin de limpiado de los campos y

deja l ista la pantalla para capturar un nuevo registro.

C. Guardar: Esta funcionalidad le permite guardar de forma permanente la informacin tecleada. Para el caso de un

Nuevo registro o Documento, agrega un nuevo registro que se podr consulta despus en los l istados. Para el caso

de Edicin de un registro existente, el sistema modifica los valores del registro.

D. Cerrar: Esta funcionalidad cierra la pantalla.

Los campos de Consecutivo no son de captura l ibre, el sistema asigna en forma automtica los valores de este campo, por

ejemplo para Facturas, es el Folio que el sistema asigna a cada Documento. Por lo general este campo se deja vaco en cada

captura de un registro nuevo. La nica excepcin a este regla es para el Catlogo de productos, donde para regi strar un

nuevo producto se debe capturar el valor Alfanumrico de la clave para el Producto.

Campo de Consecutivo

El campo de Consecutivo permite identificar de forma nica un registro, por ejemplo para el caso de un cliente este valor

ser el nmero del cliente en el sistema, para el caso del registro de una Factura es el Folio. Este valor de consecutivo

tambin tiene la funcin de vincular registros, para el caso de un Fa ctura este valor se debe teclear en la caja de texto de

Cliente (ver siguiente imagen), de esta forma el sistema vincula el consecutivo del cliente con la factura que se registre.

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Vincular Registros u opcin de TAB

Para hacer la vinculacin de registros se debe teclear el valor del consecutivo en el campo de texto del documento o

registro a vincular (ver siguiente imagen), por ejemplo: Para vincular un cliente a la factura, en el campo de Cliente se debe

teclear el consecutivo de cliente.

Una vez que se teclea el valor del consecutivo en el campo de Cliente en la Factura se util iza la tecla de TAB o la tecla que

tiene la imagen de: || Con esta accin el sistema busca en la base de datos los valores del registro que se vincula y lo

muestra en la pantalla de registro a vincular, ver siguiente imagen.

Si el valor tecleado del consecutivo en el campo de vinculacin no es esta registrado en el l istado del que se vincula, el

sistema regresa una alerta, indicando que no es un valor valido y borra el valor tecleado. Por ejemplo si el nmero de un

cliente que no est registrado en el sistema se captura en el campo del cliente en la Factura, el sistema indica que no est

registrado el cliente y no permite su registro.

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Pasos a seguir para el registro de Facturas Electrnicas por Internet:

REGISTRO DE CATALOGOS

1.- Seleccione la Empresa o Persona Fsica que va a Facturar, si no tiene registrada ninguna empresa agrguela. En el men

de Administracin est la opcin de Empresa, donde tiene la opcin de agregar o consultar el l istado de las que estn

registradas. El consecutivo es proporcionado por el sistema al agregar nuevas empresas . Puede modificar o agregar nuevas

empresas en el momento que lo requiera.

A. Si no tiene empresas registradas, valla a la opcin de men principal: Administracin, busque la opcin de

Empresas y despus de clic en Agregar.

B. El sistema le muestra la pgina para registrar los datos de la Empresa, l lene todos los campos requeridos para

registrar la empresa.

C. Para la opcin de Tipo de Factura, se presenta la opcin de CBB o CFDI, para el caso de CBB debe registrar la

imagen del cdigo bidimensional que la proporciono el SAT, para el caso de CFDI debe proporcionar los

archivos key y cer que proporciona el SAT.

D. El campo Clave del Archivo Llave, no es obligatorio, se recomienda no ingresarlo en esta pantalla. Si no lo

ingresa en esta pantalla, el sistema lo solicitara cada vez que Autorice una Factura. Si lo registra en esta

pantalla el sistema no lo solicitara por cada Factura que Autorice.

E. En esta ventana esta la opcin de agregar el Logotipo de la Empresa que aparece en el diseo estndar de

Factura en PDF.

F. En la rea de detalle de folios, para la opcin de CBB debe registrar todos los campos menos el nmero de

Certificado, para la opcin de CFDI solo debe registrar el nmero de certificado y la fecha de vigencia. Para el

caso de CFDI es importante que registre el Numero de Certificado que le proporciono el SAT.

2.- Registre Unidades de Medida de los productos sobre los que va a Facturar. En el men de Catlogos esta la opcin:

Unidades de Medida. Puede consultar el l istado o agregar nuevos registros. El consecutivo en proporcionado por el sistema

al agregar nuevos registros. Desde el l istado puede modificar las que estn registradas. Seleccione la opcin de Agregar

para registrar nuevas unidades de medida.

3.- Registre Tipos de Productos de los productos sobre los que va a Facturar. En el men de Catlogos esta la opcin: Tipos

de Producto. Tambin puede util izar o modificar el registro preexistente. Puede consultar el l istado o agregar nuevos

registros. El consecutivo es proporcionado por el sistema al agregar nuevos registros. Desde el l istado puede modificar las

que estn registradas. Seleccione la opcin de Agregar para registrar nuevas unidades de medida.

4.- Registre los Productos o Servicios que va a Facturar. En el men de Catlogos esta la opcin: Productos. Puede consultar

el l istado o agregar nuevos productos. Para el caso de los servicios, puede registrar una descripcin larga que despus al

momento de factura puede complementar detallando el servicio, que solo quedara registrado en esa Factura. El cdigo

puede ser Alfanumrico y es requerida su captura. Desde el l istado puede modificar las que estn registradas. Seleccione la

opcin de Agregar para registrar nuevas unidades de medida.

5.- Registre los Tipos de Cliente de los Clientes a los que va a Factura r. En el men de Catlogos esta la opcin: Tipos de

Cliente. Puede consultar el l istado o agregar nuevos registros. El consecutivo en proporcionado por el sistema al agregar

nuevos registros. Desde el l istado puede modificar las que estn registradas. Seleccione la opcin de Agregar para registrar

nuevas unidades de medida.

6.- Registre los Clientes a los que va a Facturar. En el men de Catlogos esta la opcin: Clientes. Puede consultar el l istado

o agregar nuevos Clientes. El consecutivo en proporcionado por el sistema al agregar nuevos registros. Desde el l istado

puede modificar las que estn registradas. Seleccione la opcin de Agregar para registrar nuevas unidades de medida. Si

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registra un email para el cliente, el sistema enviara en automtico un correo al cliente con su comprobante en PDF y para

CFDI el archivo XML.

REGISTRO DE FACTURAS

7.- Registre las Facturas desde el men principal est la opcin de Facturas. Puede consultar el l istado de las Facturas que

fueron creadas, desde este l istado puede ver el estatus en el que se encuentra la Factura, es importante tener en cuenta

que el CFDI requiere conexin con los Servidores del SAT, ya que este proceso es en lnea, por lo que al capturar una

Factura, se debe consultar en el l istado la respuesta del Timbrado que realiza el SAT, para el caso de tener un cdigo de

Error, se debe proceder a corregir para que el sistema vuelva a intentar su timbrado, el detalle del error se muestra en la

opcin de bitcora al final de cada rengln. Para el tipo de Factura CBB, de inmediato el sistema le muestra la factura

electrnica en el PDF que puede abrir o guardar localmente en su PC.

Al agregar una Factura, el sistema le solicita los cdigos de Cliente y de los Productos que registro en los catlogos, para

poder hacer la relacin con los mismos. Puede agregar o borrar los renglones de Productos o Servicios que requiera, dando

clic en el botn de Agregar que est arriba del detalle de Productos . Para la descripcin del Producto, puede modificar o

agregar el texto que requiera para detallar la descripcin del Producto por cada Factura (Esta modificacin en la Factura, no

afecta el catlogo de productos, solo la factura actual). Una vez hecha la captura de los datos requeridos, puede guardar la

Factura con el Estado de Registrado, mientras verifica que la informacin esta correcta imprimiendo el PDF que se crea,

que es un previo de la Factura , es importante resaltar que para los tipos de factura CFDI con el estado de Registrado, la

factura no est timbrada por el SAT, hasta que le cambia al Estado de Autorizado.

Mientras la Factura se encuentre con estatus de: Registrado, puede hacer los cambios que necesite en la misma, puede

imprimir el PDF que se crea cada vez que modifica la Factura, las veces que lo necesite hasta que la termine a completa

satisfaccin. Hasta que la tenga terminada la cambia al Estatus Autorizado (Si no registro la Clave del Archivo Llave en el

catlogo de Empresas, el sistema muestra una ventana, donde solicita esta Clave, la c ual no se guarda en el sistema, solo es

de uso temporal para el timbrado), una vez cambiado al estatus de Autorizado y el sistema la timbra, ya no es posible

modificarla, solo podr Cancelar. Es importante que considere que una Factura en estatus de registrado, puede timbrarse

hasta 72 horas despus de que se captura, pasando este tiempo el servicio del PAC, no autorizara el timbrado, por lo que

deber cancelarla sin timbrar por el PAC.

8.- Con el estado autorizado el sistema realiza la conexin con los Servidores del SAT para realizar el timbrado, en caso de

xito, se le asigna el Estado de Timbrado y desde el l istado aparecen en el rengln de la factura las Etiquetas de XML y

PDF, desde estas l igas puede descargar los archivos para su consulta y resguardo. El resguardo de los Archivos por parte de

eProcess Expert, depender del acuerdo comercial que haya contratado. Si el resultado del timbrado es un Error, puede

consultar la bitcora de cada Factura, para conocer el detalle del error y proceder a su correccin.

A veces el sistema de timbrado llega a tardar unos segundos, por lo que se recomienda esperar unos segundos para

consultar el registro de nueva cuenta o el l istado en Buscar, hasta ver el resultado del timbrado por el SAT.

Cancelacin de Facturas

9.- Para cancelar una Factura, ingresa al l istado de Facturas desde la opcin de Facturas del men principal y la opcin

Consultar. De inicio le aparece el Listado en blanco, dando un clic en el botn de Buscar, le muestra las Facturas que estn

registradas en el sistema, puede ingresar un criterio de bsqueda para que el sistema le muestre solo los registros que est

buscando, si no registra un criterio de bsqueda el sistema le muestra en forma de pginas, todas las Facturas que tenga

registradas. Para realizar la cancelacin de la misma, debe seleccionar el registro requerido desde el l istado, dando un clic

en la caja de seleccin al inicio de cada rengln. Despus de seleccionar los registros por Cancel ar, dar un clic en botn de

Cancelar, con esta accin el sistema realiza la conexin al Servidor de SAT para su cancelacin y recuperar el Timbrado

que proporciona de cancelacin, para guardarlo junto a la Factura para sus consultas posteriores.