MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL CENTRO DE EDUCACIÓN MILITAR-CEMIL- DEL CUARTEL GENERAL DEL COMANDO

DEL EJÉRCITO ORIENTADO AL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD NTCGP 1000:2004

CAROLINA URREA SUAREZ FRANKLIN DAVID SASTOQUE GORDO

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESAP FACULTAD DE PREGRADO

PROGRAMA EN CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS BOGOTÁ, D.C.

2007

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL CENTRO DE EDUCACIÓN MILITAR-CEMIL- DEL CUARTEL GENERAL DEL COMANDO

DEL EJÉRCITO ORIENTADO AL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD NTCGP 1000:2004

CAROLINA URREA SUAREZ FRANKLIN DAVID SASTOQUE GORDO

Informe Final de Prácticas Administrativas realizadas en cumplimiento del último requisito académico para optar al Titulo de Administrador Público

ASESOR ACADÉMICO: Jesús Castañeda Palacios

ASESOR ADMINISTRATIVO: MY. Juan Carlos Correa

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESAP FACULTAD DE PREGRADO

PROGRAMA EN CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS BOGOTÁ, D.C.

2007

TABLA DE CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN 5

I PARTE: IDENTIFICACION DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA 7 1. JUSTIFICACION 8 2. DESCRIPCION DE LA ENTIDAD DONDE SE REALIZA LA

PRACTICA ADMINISTRATIVA 9

3. OBJETIVOS DE LA PRACTICA ADMINISTRATIVA 10

4. MARCO DE REFERENCIA 12 4.1 MARCO TEORICO 12 42. MARCO CONCEPTUAL 14 4.3. MARCO HISTORICO 18 4.4. MARCO NORMATIVO 19 5. METODOLOGIA 20 II PARTE: RESULTADOS DE LA PRACTICA ADMINISTRATIVA 22

6 ACTUALIZACION DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL CENTRO DE EDUCACION MILITAR-CEMIL ORIENTADO AL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

23

7 MAPA DE PROCESOS DEL CENTRO DE EDUCACION

MILITAR 25

8 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO: ELABORAR LA

PROPUESTA ACADEMICA ANUALMENTE 26

9 DESCRIPCION DEL PROCESOS: EDUCAR

INTEGRALMENTE A LOS CUADROS QUE ADELANTAN CURSOS EN LAS UNIDADES

34

10 DESCRIPCION DEL PROCESO: OPTIMIZAR LOS

RECURSOS CON QUE CUENTA EL CUARTEL

GENERAL Y LAS UNIDADES PARA UN EFECTIVO DESEMPEÑO EN LOS CARGOS

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 48 BIBLIOGRAFIA 49

INTRODUCCIÓN Dentro de la práctica administrativa desarrollada en el Ejercito Nacional de Colombia, se planteo, como objetivo Diseñar el Sistema de Gestión de Calidad NTCGP 1000:2004 para el Centro de Educación Militar-CEMIL - del Cuartel General del Comando del Ejército, como parte del forta lecimiento institucional, por lo tanto es importante señalar que la estructura de los nuevos requisitos no solo enriquece a la organización, sino que la hace mas fuerte en el ámbito de lo público e incrementa sus niveles de productividad y efectividad, de la misma forma mejora sustancialmente la aplicación de cada uno de sus procesos. Es importante señalar que el desarrollo de la práctica radica, en incorporar en el Centro de Educación Militar, una nueva visión de organización, más acorde a las necesidades del Estado, el cual requiere instituciones practicas, eficientes eficaces y productivas dentro de un ideal organizacional, las cuales serán responsables de prosperidad y riqueza nacional. El alcance de este ejercicio, abre puertas a un nuevo enfoque organizacional y compromete al Centro de Educación Militar, en la difusión de los nuevos conceptos aprendidos y puestos en marcha, con el fin de disgregar estas ideas a todo el Ejercito Nacional de Colombia, como parte de la estrategia de formación institucional. El desarrollo del trabajo que se presenta a continuación, hace énfasis en el Manual de Procesos y Procedimientos, el cual guía la incorporación de la Norma Técnica de Calidad, ya que hace una descripción especifica de cada uno de los tres procesos misionales desarrollados para el Centro de Educación Militar, haciendo énfasis en el desarrollo y mejora organizacional, yendo de la mano en la continua mejora del capital humano del Ejercito Nacional, de la misma forma va orientada a satisfacer las necesidades de los usuarios quienes son aquel cuerpo institucional que de una u otra forma deben capacitarse para ascender y mejorar sus habilidades y conocimientos, la cual es herramienta importante para cumplir efectivamente las ordenes impartidas desde el Comando Superior del Ejercito Naciona l. La metodología utilizada dentro del desarrollo del trabajo corresponde a los requisitos técnicos del Departamento Administrativo de la Función Pública, y la Ley 872 de 2003 que señalan, la aplicación de la metodología a todos los procesos conocida como "Planificar, Hace, Verificar, Actuar" (PHVA) descritos brevemente mas adelante.

El contenido del trabajo se estructura en el informe de incorporación de la Norma Técnica de Calidad NTCGP 1000: 2004, la cual esta contenida en la actualización del Manual de Procesos y Procedimientos del Centro de Educación Militar de acuerdo a los requerimientos técnicos utilizados por el Ejercito Nacional así mismo con los procesos desarrollados en el manual de Procesos de dicha institución, tomados como guía para la elaboración del trabajo; estructurado en la descripción específica de tres procesos de área misional, que fueron seleccionados por el jefe de la sección de Control Interno del Centro de Educación Militar, como los mas representativos de acuerdo a la misión, visión y función de este estamento militar.

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PRIMERA PARTE: IDENTIFICACION DE LA PRÁCTICA

ADMINISTRATIVA

1. JUSTIFICACION

Según la Ley 872 de 2003, el Sistema de Gestión de la Calidad se debe desarrollar en forma obligatoria en los organismos y entidades del Sector Central y del Sector Descentralizado por servicios de la Rama Ejecutiva del Poder Público del orden Nacional, puesto que se constituye como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios El Diseño del Sistema de Gestión de Calidad NTCGP 1000:2004 para el Centro de Educación Militar del Cuartel General del Comando del Ejército se realiza como práctica administrativa, la cual es un requisito para optar al título profesional de Administrador Público de la Escuela Superior de Administración Pública -ESAP-. Esta práctica constituye una motivación para profundizar los conocimientos adquiridos durante la carrera y una oportunidad para conocer el desempeño del Centro de Educación Militar- CEMIL- del Cuartel General del Comando del Ejército y contribuir con su ajuste a las normas legales vigentes en cuanto a la Calidad en la Gestión Pública. - 8 -

2. DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD DONDE SE REALIZA LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA.

El Centro de Educación Militar –CEMIL- es un organismo que depende de la Jefatura de Educación y Doctrina-JEDOC- perteneciente al Cuartel General del Comando del Ejército y tiene como propósito capacitar y especializar a los cuadros del Ejército Nacional, así como el desarrollo integral y la formación de líderes. 2.1 Visión Administrar y fortalecer la cultura militar, con sentido ético, científico humanístico y tecnológico que permita contribuir a la formación integral de los oficiales, suboficiales que pertenecen a la fuerza, así como proponer la doctrina de la fuerza mediante la proyección académica como Centro de Educación Militar. 2.2 Misión Ser el Centro de Educación Militar que permita fortalecer el compromiso institucional y propender por mantener la construcción permanente de un mejor país y de una sociedad democrática, siendo la universidad del arte militar en la formación de lideres autónomos, críticos y reflexivos, con mística militar enmarcada en el compromiso ético, social e institucional. 2.3 Funciones Capacitar y especificar los cuadros de mando de la fuerza; fortalecer la cultura de liderazgo del personal que desarrolla cursos; Incrementar la cultura y capacidad de los cuadros para la aplicación de la ciencia y la tecnología; producir y actualizar la doctrina de la fuerza; fortalecer la imagen de la institución; presentar y obtener por parte del Ministerio de Educación Nacional los registros calificados de sus programas académicos de Educación Superior Complementaria; controlar los factores de riesgo de accidentes del personal de la institución; optimizar la administración de recursos físicos, tecnológicos y financieros asignados al Centro de Educación Militar. - 9 -

3. OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

3.1 General Adecuar el funcionamiento administrativo del Centro de Educación Militar-CEMIL- del cuartel general del comando del Ejército Nacional con el Sistema de Gestión de Calidad NTCGP 1000:2004. Teniendo en cuenta que esta norma es de aplicación genérica y no es su propósito establecer uniformidad en la estructura y documentación del sistema de gestión de la calidad de las entidades, puesto que dadas las particularidades del Centro de Educación Militar-CEMIL- ésta difiere en tanto su marco legal, estructura, objetivos, tamaño, necesidades, procesos y servicios que suministra, de otro tipo de entidades del sector público. 3.2 Específicos 3.2.1 Articular la red de procesos actualmente existentes en el Centro de Educación Militar-CEMIL con el principio de gestión de proceso unitario, contenido dentro de los requerimientos de la NTCGP 1000: 2004, que permite generar el resultado deseado por dicha entidad de forma más eficientemente. 3.2.2 Acoplar el Manual de Procesos y Procedimientos ya existente del Centro de Educación Militar -CEMIL- al enfoque del sistema para la gestión contenido en la NTCGP 1000: 2004. 3.2.3 Propiciar al interior del Centro de Educación Militar -CEMIL- un clima de mejora continua por el cual siempre es posible implementar maneras más prácticas y mejores, en un marco de desempeño global, para prestar los servicios que dicha entidad tiene como objetivo suministrar. 3.2.4 Sopesar analíticamente en los distintos niveles del Centro de Educación Militar -CEMIL- las decisiones eficaces o no, con base en la información y datos suministrados por los funcionarios de la misma entidad. 3.2.5 Presentar una alternativa de Coordinación, cooperación y articulación del trabajo en equipo, en y entre los distintos niveles del Centro de Educación Militar -CEMIL - a la luz de la NTCGP 1000: 2004. 3.2.6 Favorecer la complementariedad de la implementación del sistema de gestión de la calidad en el Centro de Educación Militar -CEMIL-con otros sistemas de gestión (de control interno y desarrollo por ejemplo). 3.3 resultados esperados 3.3.1 Se espera facilitar los elementos para la elaboración del manual de funciones por competencias para el Centro de Educación Militar-CEMIL- del cuartel general del comando del Ejercito en el marco del sistema de gestión de - 10 -

calidad NTCGP 1000:2004 en general, y de los antedichos objetivos específicos de este estudio, en particular. - 11 -

4 MARCO DE REFERENCIA

4.1. Marco Teórico La palabra calidad no puede definirse fácilmente, por ser una apreciación subjetiva ya que puede significar llegar a un estándar más alto en lugar de estar satisfecho con alguno que se encuentre por debajo de lo que se espera, cumpla con las expectativas. También podría definirse como cualidad innata, característica absoluta y universalmente reconocida1, y desde el punto de vista de la producción, es la capacidad de un producto o servicio para satisfacer las necesidades del cliente, usuario o beneficiario. Para ver cómo ha evolucionado el concepto de calidad durante el presente siglo, se puede apreciar a través del análisis de algunas características fundamentales, desarrolladas en cinco etapas principales2. Primera etapa desde la Revolución Industrial hasta 1930. La Revolución Industrial, desde el punto de vista productivo, representó la transformación del trabajo manual por el trabajo mecanizado. Antes de esta etapa, el trabajo era prácticamente artesanal y se caracterizaba en que el trabajador tenía la responsabilidad sobre la producción completa de un producto. A principios de 1900 surge el supervisor, que muchas veces era el mismo propietario, el cual asumía la responsabilidad por la calidad del trabajo. Durante la Primera Guerra Mundial, los sistemas de fabricación se hicieron más complicados y como resultado de esto aparecen los primeros inspectores de calidad a tiempo completo, esto condujo a la creación de las áreas organizativas de inspección separadas de las de producción. Esta época se caracterizaba por la inspección, siendo importante la detección de los productos defectuosos para separarlos de los aptos para la venta. Segunda etapa desde 1930 hasta 1949. Los aportes que la tecnología hacía a la economía de los países capitalistas eran de un gran valor, sin embargo, se confrontaban serios problemas con la productividad del trabajo, esta situación permaneció más o menos similar hasta la Segunda Guerra Mundial, donde las necesidades de la producción en masa requirieron del control estadístico de la calidad. La contribución de más significación del control estadístico de la calidad fue la introducción de la inspección por muestreo, en lugar de la inspección al 100 por ciento. El interés principal de esta época se caracteriza por el control que garantice no sólo conocer y seleccionar los desperfectos o fallas de productos, sino también La toma de acción correctiva sobre los procesos tecnológicos, los inspectores de calidad continuaban siendo un factor clave del resultado de la

1 www.wikipedia.org.es 2 Sandor Luís Miranda “Sistema de Gestión de Calidad”, en Gestiopolis, www.gestiopolis.com - 12

empresa, pero ahora no sólo tenían la responsabilidad de la inspección del producto final, sino que estaban distribuidos a lo largo de todo el proceso productivo. Se podría decir que en esta época “la orientación y enfoque de la calidad pasó de la calidad que se inspecciona a la calidad que se controla”3 Tercera etapa desde 1950 hasta 1979. Esta etapa, corresponde con el período posterior a la Segunda Guerra Mundial y la calidad se inicia al igual que en las anteriores con la idea de hacer hincapié en la inspección, tratando de no sacar a la venta productos defectuosos. Poco tiempo después, se dan cuenta de que el problema de los productos defectuosos radicaba en las diferentes fases del proceso y que no bastaba con la inspección estricta para eliminarlos. Es por esta razón que se pasa de la inspección al control de todos los factores del proceso, abarcando desde la identificación inicial hasta la satisfacción final de todos los requisitos y las expectativas del consumidor. Durante esta etapa se consideró que éste era el enfoque correcto y el interés principal consistió en la coordinación de todas las áreas organizativas en función del objetivo final: la calidad. A pesar de esto, predominaba el sentimiento de vender lo que se producía y se pasa a producir con mayor calidad a fin de poder vender lo mejor, considerando las necesidades del consumidor y produciendo en función del mercado”. Comienzan a aparecer programas y se desarrollan Sistemas de Calidad para las áreas de calidad de las empresas, donde además de la medición, se incorpora la planeación de la calidad, considerándose su orientación y enfoque como la calidad se construye desde adentro. Cuarta etapa, década del los 80. La característica fundamental está en la Dirección Estratégica de la Calidad, por lo que el logro de la calidad en toda la empresa no es producto de un Programa o Sistema de Calidad, sino que es la elaboración de una estrategia encaminada al perfeccionamiento continuo de ésta, en toda la empresa. El principal énfasis de esta etapa no es sólo el mercado de manera general, sino el conocimiento de las necesidades y expectativas de los clientes, para construir una organización empresarial que las satisfaga. La responsabilidad de la calidad es en primer lugar de la alta dirección, la cual debe liderarla y deben participar todos los miembros de la organización. En esta etapa, la calidad era vista como “una oportunidad competitiva, la orientación o enfoque se concibe como la calidad se administra” Quinta etapa desde 1990 hasta la actualidad. La característica fundamental de esta etapa es que pierde sentido la antigua distinción entre producto y servicio. Lo que existe es el valor total para el cliente. Esta etapa se conoce como Servicio de Calidad Total. 3 Carballal del Río, Esperanza (1998). Marco Teórico de Referencia. Documento inédito. C. Habana. 30 PG. - 13 -

El cliente de los años 90 sólo está dispuesto a pagar por lo que significa valor para él. Es por eso que la calidad es apreciada por el cliente desde dos puntos de vista, calidad perceptual y calidad factual. La primera es la clave para que la gente compre, mientras que la segunda es la responsable de lograr la lealtad del cliente con la marca y con la organización. Un servicio de calidad total es un enfoque organizacional global, que hace de la calidad de los servicios, según la percibe el cliente, la principal fuerza propulsora del funcionamiento de la empresa. La Organización Internacional para la Normalización se origina a partir de la Federación Internacional de Asociaciones Nacionales de Normalización (1926-1939). En octubre de 1946, en Londres, representantes de veinticinco países deciden adoptar el nombre de International Organization for Standardization conocida como ISO por sus siglas y por la referencia a la palabra griega relativa a la igualdad. En la última versión del 2000, las normas ISO 9001 y 9004 tienen mayor congruencia en sus estructuras y contenido, se fundamentan en los ocho principios de administración de la calidad, de alto nivel, definidos por el Comité Técnico, que reflejan las mejores prácticas de administración. Estos ocho principios son: Organización enfocada al cliente, Liderazgo, Participación del personal, Enfoque basado en procesos, Enfoque del sistema para la gestión, Mejora continua, Relación mutuamente beneficiosa con el proveedor. La familia de normas ISO 9000:2000 promueven la adopción de un enfoque basado en procesos cuando se desarrolla, implementa y mejora un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC). El enfoque basado en procesos está reflejado en la estructura de la Norma ISO 9001:2000 Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos, y también en la Norma ISO 9004:2000 Sistemas de Gestión de la Calidad. Directrices para la mejora del desempeño. 4.2. Marco Conceptual Para dar una aproximación de lo que es Sistema de Gestión de Calidad hay que empezar por realizar varias precisiones conceptuales y/o terminológicas en el entendido que con un acuerdo claro sobre los principios se evitan dificultades hermenéuticas como la ambigüedad, la vaguedad o la indeterminación. Dicho esto, se dice que un sistema es el conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan con el fin de lograr un propósito, que en el caso presente es la adecuada o sana gestión de calidad en una entidad determinada. Teniendo en cuenta que por gestión se entiende el conjunto de actividades coordinadas para dirigir y controlar una entidad que puede tomar la forma de una gestión documental, esto es, de un conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Ahora bien, dado que el sistema de gestión al que se dirige este estudio es un sistema sobre calidad hay precisar que se entiende por calidad el conjunto de características de un producto o servicio que le confieren la competencia para satisfacer las necesidades del cliente.4 O más precisamente el grado en el que un conjunto de características inherentes, es decir, características permanentes, cumple con los requisitos previamente establecidos para determinar si la calidad es como pobre, buena o excelente. En ese orden de ideas, un sistema de gestión de la calidad para entidades es una herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Se sobreentiende que está herramienta se enmarca en los planes estratégicos y de desarrollo de las entidades que, por lo regular, constan en los respectivos manuales de calidad, es decir, en el documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de la entidad. Naturalmente, los objetivos de calidad especificados en el mencionado manual se enmarcan en una política de calidad general definida por la entidad, generalmente, para los distintos niveles y funciones pertinentes de la misma. No esta de más aclarar que el sistema de gestión de calidad no es equivalente al control de calidad, en la medida que éste es sólo una parte de la gestión de la calidad orientada a evaluar el cumplimiento de los requisitos de la calidad con respecto a los objetivos-fines; mientras que aquella hace referencia al proceso en conjunto. Es decir, al conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.5 Naturalmente, cada entidad define los tipos de procesos con los que cuenta según sean los requerimientos aplicables. De manera que puede establecer procesos estratégicos, es decir, procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la dirección; procesos misionales, es decir, procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser; procesos de apoyo, es decir, procesos para la provisión de los recursos que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de medición, análisis y mejora; o, procesos de evaluación, es decir, procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia que, a su vez, incluyen procesos de

4 Sandor Luís Miranda “Sistema de Gestión de Calidad”, articulo tomado de www.gestiopolis.com Hay que anotar, además, que cliente, de conformidad con la Ley 872 de 2003, es el destinatario, usuario o beneficiario de un producto y/o servicio ofrecido por una organización o entidad de forma interna o externa a la entidad u organización misma. 5 Los elementos de entrada para un proceso son generalmente salidas de otros procesos . Y, además, los procesos de una entidad son, generalmente, planificados y puestos en práctica bajo condiciones controladas, para generar valor.

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medición, seguimiento y auditoría interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales. Cada uno de los procesos arriba mencionados puede, en la medida de lo posible, considerar la aplicación de la metodología conocida como "Planificar- Hacer-Verificar-Actuar" (PHVA), que se puede describir como: 1º, planificar: establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la entidad; 2º, hacer: implementar los procesos; verificar: realizar el seguimiento y la medición de los procesos y los productos y/o servicios respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos para el producto y/o servicio, e informar sobre los resultados; y, por ultimo, 3º, actuar: tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los procesos. Evidentemente, en el contexto particular colombiano todas las prerrogativas antes descritas tienen ciertas particularidades de enfoque; pues, al fin y al cabo, todas las entidades sujetas al modelo de Gestión de Calidad tienen un plazo de cuatro años a partir de la expedición del Decreto 4110 de 2004 para implementar el Sistema bajo las prerrogativas de la NTCGP 1000:2004 que describe con precisión los siguientes lineamientos de enfoque: -Enfoque hacia el cliente6: la razón de ser de las entidades es prestar un servicio dirigido a satisfacer a sus clientes; por lo tanto, es fundamental que las entidades comprendan cuales son las necesidades actuales y futuras de los clientes, que cumpla con sus requisitos y que se esfuercen por exceder sus expectativas, es por esta razón que el Centro de Educación Militar cuenta con el personal uniformado distribuido en oficiales, suboficiales y soldados como usuarios de los servicios de capacitación para la guerra dados por esta entidad para garantizar la victoria en contra de los grupos armados ilegales en favor de la sociedad agobiada por el conflicto interno que afronta el país, actualizando y dando cursos de capacitación orientados a la realidad. -Liderazgo7: desarrollar una conciencia hacia la calidad implica que la alta dirección de cada entidad es capaz de lograr la unidad de propósito dentro de ésta, generando y manteniendo un ambiente interno favorable, en el cual los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas puedan llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la entidad. -Participación activa de los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas8: es el compromiso de los servidores públicos y/o de los particulares que ejercen funciones públicas, en todos los niveles, que permite el logro de los objetivos de la entidad. -Enfoque basado en los procesos9: En las entidades existe una red de procesos, la cual al trabajar articuladamente, permite generar valor. Un 6 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública 1000:2004, Colombia 7 Ibíd. PG 4 8 Ibíd. PG 4 9 Ibíd. PG 4 16

resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso, para lo cual la implementación de la Norma Técnica de Calidad hacia los procesos adelantados por el Centro de Educación Militar son los de carácter misional ya que son los que permiten el desarrollo de la labor institucional en la capacitación del personal uniformado de orden directivo en la elaboración, implementación y ejecución de los cursos de ley (ascenso) y especialidades. -Enfoque del sistema para la gestión10: el hecho de identificar, entender, mantener, mejorar y, en general, gestionar los procesos y sus interrelaciones como un sistema contribuye a la eficacia, eficiencia y efectividad de las entidades en el logro de sus objetivos, para lo cual se hace necesario documentar todo el proceso desde el procedimiento mas simple asta el final para tener y mantener una coordinación identificando elementos comunes para evitar que se dupliquen esfuerzos. -Mejora continua11: siempre es posible implementar maneras más prácticas y mejores para entregar los productos o prestar servicios en las entidades. Es fundamental que la mejora continua del desempeño global de las entidades sea un objetivo permanente para aumentar su eficacia, eficiencia y efectividad, por esto se hace necesario que entidades cono el Centro de Educación Militar logre la satisfacción de sus usuarios con los estándares de calidad que permita una mejora continua en sus procesos mediante el control de ellos por medio del seguimiento en los responsables de cada una de las fases con registros documentales que soporten las diversas actividades presentes en cada una de ellas. -Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones12: en todos los niveles de la entidad las decisiones eficaces, se basan en el análisis de los datos y la información, y no simplemente en la intuición. -Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios13: las entidades y sus proveedores son interdependientes; una relación beneficiosa, basada en el equilibrio contractual aumenta la capacidad de ambos para crear valor. -Coordinación, cooperación y articulación14: el trabajo en equipo, en y entre entidades es importante para el desarrollo de relaciones que beneficien a sus clientes y que permitan emplear de una manera racional los recursos disponibles.

10 Ibíd. PG 4 11 Ibíd. PG 4 12 Ibíd. PG 4 13 Ibíd. PG 4 14 Ibíd. PG 4 17

-Transparencia15: La gestión de los procesos se fundamenta en las actuaciones y las decisiones claras; por lo tanto, es importante que las entidades garanticen el acceso a la información pertinente de sus procesos facilitando el control social. 4.3. Marco Histórico Tomado de la página Web del Ejercito Nacional de Colombia, y del enlace del Centro de Educación Militar-CEMIL- del Cuartel General del Comando del Ejército a continuación: En 1996 se activo la Decimoquinta Brigada del Ejercito, como un paso en la reestructuración del Ejercito Nacional, en el liderazgo de las escuelas de capacitación del campo de las operaciones como se venían ejerciendo, al ser orgánicas de la Decimatercera Brigada; estas unidades ante el incremento de las acciones del grupo armado en el área del departamento de Cundinamarca y el Distrito Capital, teniendo que menospreciar la institución académica de los cuadros de la institución. Debido a lo anterior, el Comando del Ejército, con base en la experiencia que tuvo con la Brigada de Institutos Militares, en el campo académico y desactivada hacia le año de 1983, por circunstancias ajenas a la institución decidió crear la Decimaquinta Brigada como unidad operativa menor que agrupó las escuelas de Suboficiales del Ejército, Escuela de las Armas y Servicios, Escuela de Capacitación de las Armas y Escuela de Lanceros mediante su disposición Numero 015 del 18 de Diciembre de 1995 avalado por la disposición Numero 005 del 18 de Enero de 1996 del Comando General de las Fuerzas Militares y aprobado por la resolución No 1343 del 08 de Febrero de 1996 del Ministerio de Defensa. Como exposición de motivos el Comandante del Ejército manifiesto: Referencias: Proyecto de disposición por la cual se activa la Decimaquinta Brigada. Antecedentes: Disposición No 00008 del 02- oct-95, por medio de La cual se reorganiza el Ejército Nacional. Disposición No 00011/95 del 02 – oct- 95 por medio de la cual se Activa la Quinta División del Ejército. Plan de Desarrollo del Ejercito 1992 –2002 Directiva Transitoria No 00160 del 07-Nov- 95 por medio de la cual se emiten instrucciones para la activación de la Quinta División del Ejército. 15 Ibíd. PG 5 - 18

Actualmente la Décima Tercera Brigada bien cumpliendo doble función con las Escuelas de las Armas, cual es la del desarrollo de operaciones y capacitación de cuadros, viéndose afectada esta ultima. Con la actividad de la Decimoquinta Brigada se busca dar mayor impulso a la capacitación de los cuadros en la institución. 4.4. Marco Normativo

La Constitución Política de 1991 establece en su artículo 343 el diseño y organización de un sistema de evaluación de la gestión y de resultados de la administración pública por parte de la entidad nacional de planeación.

El Sistema de Gestión de la Calidad nace a partir de la Ley 872 de 2003 la cual regula las entidades de la Rama Ejecutiva de Poder Público y a otras entidades prestadoras de servicios en materia de mejoramiento de la calidad, y da una serie de pautas para la implementación de un sistema de gestión de calidad. La Norma Técnica de Calidad esta dada a partir del Decreto 1410 de 2004 adoptada por las entidades públicas en la implementación del Sistema de Gestión de Calidad que permita una verdadera eficiencia administrativa 16. La regulación del Empleo Público surge a partir de la expedición de la Ley 909 de 2004 que lo caracteriza a partir de las competencias laborales tendientes en el proceso de selección al igual que en todos los aspectos de gestión de personal en que la capacitación y evaluación del desempeño deben basarse en estas Competencias. Posteriormente el Gobierno Nacional expidió los decretos-leyes 770 y 785 de 200517 que establecen los criterios y obligatoriedad de las entidades de orden Nacional y Territorial para definir e incorporar en los manuales específicos de funciones las competencias laborales para los empleos públicos.

16 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA -DAFP-. Guía de Planeación para Implementar el Sistema de Gestión de la Calidad bajo la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004. 2006, PG 8. 17 Decreto Ley 785 de 2005, artículos 13 y 28 para el caso de las entidades territoriales. y Decreto Ley 770 de 2005, artículo 5 y 12 aplicable a las entidades nacionales. - 19 -

5. METODOLOGÍA

El desarrollo metodológico de la práctica se presenta dentro de los parámetros regulares de investigación dentro de los cuales destacan, como piezas claves para la exitosa culminación del plan de trabajo y la puesta en marcha de la práctica administrativa: la recolección de información, la catalogación, priorización y análisis de la misma; la verificación de ajuste entre la información y el marco conceptual y normativo pertinente con respecto al objetivo de la práctica administrativa; y, por último, la presentación de resultados o sugerencias en relación con el mismo objetivo. Cada uno de los mencionados pasos, dadas las particularidades de la práctica, a su vez, contienen ciertas peculiaridades que a grosso modo se pueden describir así: Recolección de información: la fuente principal para la obtención de la información requerida para el análisis de la práctica es la realización de entrevistas con los funcionarios competentes en la requerida entidad. Atendiendo a la formula de los “formatos de caracterización”, en dónde se consigna, en su orden, la descripción de los funcionarios en razón de los cargos desempeñados, su orbita de competencia, su relación con los usuarios (clientes), el tipo de provisión de servicio (directo o indirecto) y el mecanismo autoevaluador de los mismos dados los caracteres misionales y funcionales de la entidad. Catalogación, priorización y análisis de información: cada uno de estos componentes de esta etapa metodológica reporta un criterio por el cual se estima la información así: catalogación, el criterio correspondiente a este paso es el grado de pertinencia (directo o indirecto) que el cargo, que es desempañado por el funcionario entrevistado, tiene con respecto a la gestión de calidad en la entidad; priorización, el criterio para determinar la prioridad de la información suministrada por el funcionario obedece al principio de relación directa y competente del cargo con el ejercicio de la gestión de calidad de la entidad; y, por último, el análisis de la información prioritaria y pertinente se establece a partir de la reorganización de formato en un flujograma de cargos. Verificación de ajuste: este paso se refiere al desarrollo contrastado entre lo que efectivamente existe en la entidad, en cuanto cargos y competencias, con lo que es idealmente considerado en la NTCGP 1000:2004 (es decir, en cuanto la adopción de un enfoque de gestión basado en los Procesos) y el grado de acomodamiento que lo uno tiene con respecto a lo otro. Presentación de resultados o sugerencias: debido a que la NTCGP 1000:2004 es de aplicación genérica pero no uniformante, dadas las particulares de cada entidad, el criterio para establecer sugerencias o resultados no es el del grado de ajuste entre lo existente en la entidad y lo que especifica en la NTCGP 1000:2004 sino, más bien, el grado de pertinencia que la aplicación de la norma tiene en el contexto de la entidad con respecto a lo ya existente. 20

Un último punto que merece mención, con respecto al caso particular de la práctica administrativa, es que para la actualización del Manual de Procesos y Procedimientos del Centro de Educación Militar se tomo como base el Manual de Procesos y Procedimientos de la entidad. Proporcionando, adicionalmente, información sobre los tres procesos y procedimientos a desarrollar y el posterior seguimiento a los mismos. En esa medida es importante destacar la organización –presente- por medio del Mapa de Procesos del Centro de Educación Militar tenido en cuenta para la implementación de la Norma Técnica de Calidad en el Centro de Educación Militar donde se resalta la importancia de la retroalimentación (en un movimiento cíclico donde cada uno de ellos hace parte en la consolidación del otro) que hace cada uno de ellos en torno de la misión y la Visión de la entidad con el objetivo de permitir la mejora continua del sistema de gestión de calidad en la prestación de los servicios y la satisfacción de los usuarios (figura 1). Así mismo, se hace una presentación del Manual de Procesos y Procedimientos que inicia con el Mapa de Procesos de la entidad seguido por los cuadros de caracterización y descripción por cada uno de los procesos objeto de control para el Centro de Educación Militar del Comando de Ejercito de Colombia. 21 -

SEGUNDA PARTE: RESULTADOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

6. ACTUALIZACION DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL CENTRO DE EDUCACION MILITAR-CEMIL ORIENTADO AL SISTEMA

DE GESTION DE CALIDAD

Como ya antes se había indicado el Sistema de Gestión de la Calidad es el conjunto de elementos interrelacionados de una empresa u organización por los cuales se administra de forma planificada la calidad de la misma, en la búsqueda de la satisfacción de sus usuarios o beneficiarios.18 Entre elementos principales que se han de ver interrelacionados cuentan: la estructura de la organización, la estructura de responsabilidades, procedimientos, procesos, y recursos. En Colombia la adopción de un sistema unificado se establece mediante la Ley 872 de 2003 que, a su vez, ha sido reglamentada mediante el Decreto 4110 de 2004, y que ha venido a establecer los parámetros de adopción del Sistema en todas las entidades públicas. La vigente normatividad tiene como objetivo primordial cerrar la brecha, que pueda existir, entre la gestión administrativa actual y los requisitos de la norma técnica.19 Y más precisamente, para el caso concreto de la entidad de la que se trata aquí, la normatividad permite el paso continuado y progresivo de cada uno de los componentes del Sistema en entidades aún no ajustadas. El Ejercito Nacional, como entidad del Estado, ha venido acoplándose paulatinamente, en cada una de sus dependencias, a las directrices de adopción del Sistema, en la medida que no es ajeno al principio tendiente a satisfacer las necesidades de sus clientes. Ya que, al fin y al cabo, éstos son la base de su organización. Con la adopción e implementación de la norma el Ejército busca que la entidad logre mayores niveles de eficiencia y eficacia en torno a las necesidades de sus usuarios en general y, para el caso del Centro de Educación Militar, de los educandos en particular. En este contexto, el Ejercito ha decidido comenzar su incorporación al modelo de calidad -a través de la Jefatura de Educación y Doctrina- inicialmente por el Centro de Educación Militar –CEMIL- debido, en parte, a su compleja organización y el alcance –no exclusivamente militar- que tiene su misión y visión. A continuación se hace la presentación del Manual de Procesos y Procedimientos del Centro de Educación Militar -CEMIL - de Cuartel General del Comando del Ejército.

18 José Manuel Pozo Rodríguez, “Aproximación a los procesos “ en www.gestiopolis.com 19 Departamento Administrativo de la Función Pública -DAFP-. Guía de Planeación para Implementar el Sistema de Gestión de la Calidad bajo la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004. 2006, 36 p - 23-

FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA

EJÉRCITO NACIONAL

CENTRO DE EDUCACIÓN MILITAR

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 2007

7 MAPA DE PROCESOS DEL CENTRO DE EDUCACION MILITAR

(Figura 1)

25

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8 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO: ELABORAR LA PROPUESTA

ACADEMICA ANUALMENTE 8.1 OBJETIVO Unificar criterios, impartir normas y emitir ordenes de carácter permanente tendiente a regular todos los aspectos relacionados con la educación integral del CEMIL en sus deferentes niveles de capacitación. 8.2 DESARROLLO Como primer proceso se tomo el denominado “Elaboración de la Propuesta Académica Anualmente” para lo cual se recopilo la información referente a las fases o actividades que se realizan con el orden secuencial que para ello requieren, las áreas y personas que intervienen, los documentos que se genera, la normatividad aplicable al desarrollo del proceso, los beneficiarios, documentos o insumos que son tenidos en cuenta para la elaboración de la propuesta académica para el año 2007, además de todas las actividades que permiten verificar, evaluar y hacer seguimiento del proceso y los documentos originados de las actividades que componen el proceso y forman parte del registro documental de la unidad para la toma de decisiones. La recolección de la información se baso en la aplicación de encuestas a los funcionarios que intervienen directamente en el proceso así como las personas que apoyan la elaboración de la actividad para cotejar la información recibida de las partes de tal manera que solvente cada una de las fases tenidas en cuenta en el proceso objeto de estudio. Una vez obtenida la información, es consignada en los formatos de descripción, y actualización para organizarla de tal manera que se logre entender la documentación consignada allí, es por esto que en el formato de descripción se registra cada uno de los procedimientos, la dependencia y el cargo que intervienen, el punto de control o actividades que permiten evaluar y hacer seguimiento y por ultimo los soportes documentales de proceso; en el formato de caracterización esta consignado el nombre del proceso, su objetivo, el Macroproceso, soporte legal, proveedores, producto, cliente y el producto que es la directiva para el año 2007, esto permite unas entradas en la realización del producto o servicio, que seria para este caso la elaboración de la propuesta académica anualmente y unas salidas que es el producto terminado, logrado en la directiva académica para el año 2007 con elementos que le aportan valor a la actividad dada el la satisfacción de los usuarios que son los oficiales, suboficiales y soldados que se benefician de la toma de decisiones frente a la programación de los cursos de capacitación orientados a las necesidades percibidas de las debilidades, amenazas y fortalezas analizadas para orientar la directiva. 26

8.3 REPRESENTACIÓN GRAFICA DEL PROCESO: ELABORAR LA PROPUESTA ACADEMICA ANUALMENTE

27

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07

8.4 FORMATO DE CARACTERIZACION PRIMER PROCESO: ELABORAR LA PROPUESTA ACADEMICA ANUALMENTE

28

MACROPROCESO: Formar integralmente a Oficiales Suboficiales Soldados PROCESO: Elaborar la propuesta académica anualmente

PAG: 1 DE: 11

ACTO ADMINISTRATIVO: Directiva académica 2007 CODIGO: CEMIL-JES-PRO03

OBJETO DEL PROCESO: Unificar criterios, impartir normas y emitir ordenes de carácter permanente tendiente a regular todos los aspectos relacionados con la educación integral del CEMIL en sus deferentes niveles de capacitación. SOPORTE LEGAL: Constitución de 1991, ley 115 de 1994, ley 30 de 1992, estatuto de educación de las fuerzas militares de 1993, directiva 300-05 de 2002, plan de reestructuración y modernización de las fuerzas militares, directiva Nº 015 de 2000del comando general de las fuerzas militares. PROVEEDOR INSUMOS PRODUCTOY/O

SERVICIO USUARIO

Director CEMIL -Jefe de Estudios CEMIL -Jefe de Educación militar CEMIL -Jefe del Departamento de Educación Superior Complementaria CEMIL -Jefe del Laboratorio de Informática CEMIL -Secretaria de Jefatura de Estudios CEMIL

-Información que suministre las escuelas de capacitación -Propuesta de directiva por parte de cada una de las escuelas -Ordenes del comando general - Ordenes de la JEDOC - Ordenes del Ejercito Nacional -Directiva transitoria 0112 de 2006

Directiva Académica año 2007

-Oficiales del Ejercito Nacional - Suboficiales del Ejercito Nacional - Soldados del Ejercito Nacional

8.5 FORMATO DE DESCRIPCION PROCESO Nº 1: ELABORAR LA PROPUESTA ACADEMICA ANUALMENTE

RESPONSABLE Nº

ACTIVIDAD DEPENDENCIA CARGO

PUNTO DE CONTROL

REGISTRO

1 Programar las reuniones con todos los inspectores de estudios y directores de las escuelas para analizar las necesidades de capacitación de la Fuerza y de esta manera proyectar la directiva académica del año siguiente.

-Dirección de las escuelas -Jefatura de Estudios CEMIL -inspección de estudios de las escuelas -Jefatura de Departamento de Investigación, Reglamentación y doctrina

-Director de cada una de las escuelas -Jefe de estudios -Inspector de estudios de cada una de las escuelas -Jefe de Departamento de investigación, reglamentación y doctrina

-Entrega de informe al Director de CEMIL -Entrega de informe al Director de JEDOC -Entrega de informe al Comandante de Ejercito Nacional

-Archivo de presentación en Power point - Directiva Académica para el año 2007

2 Evaluar resultados de la programación académica ejecutada por las Escuelas y de esta forma relacionar fortalezas, debilidades y amenazas para su mejoramiento y corrección inmediata. .

-Direcciones de la escuelas -Departamento de investigación, reglamentación y doctrina -Departamento de psicología -Inspecciones de estudios

-Directores de cada una de las escuelas -jefe de sección -jefe de sección -Inspector de estudios

-Entrega informe de exámenes médicos y psicológicos -Firma del Inspector de clase -Firma del Docente -Firma del jefe del departamento de psicología

Documento escrito que genera nuevas ordenes para retroalimentar y corregir

3 Programación de cursos para la capacitación, de los Oficiales suboficiales y soldados del Ejército Nacional para el año 2007.

-Dirección CEMIL -Jefatura de Estudios -Jefatura de Educación militar -Departamento de Educación Superior Complementaria -Laboratorio de Informática -Secretaría Jefatura de Estudios

Jefe Sección Jefe Sección Jefe Sección Jefe Sección Jefe Sección Secretaria

Firmas de los jefes de sección

Directiva de cursos año 2007.

4 Presentar el proyecto de la directiva académica por parte del Director del CEMIL a la Jefatura de Educación y Doctrina para su aprobación y evaluación de los cursos de ley y las especializaciones.

-Dirección del CEMIL -Jefatura de Estudios

-Director de CEMIL -Jefe de Sección

-Reuniones por parte de los jefes de sección

Radiogramas Oficios Documentos

8.6 FORMATO DE DESCRIPCION

Actualizado por: Carolina Urrea Suárez Revisado por : MY Juan Carlos Correa Aprobado por : Comandante General de las Fuerzas Militares de Colombia

30

PROCESO Nº 1: ELABORAR LA PROPUESTA ACADEMICA ANUALMENTE RESPONSABLE N

º ACTIVIDAD

DEPENDENCIA CARGO PUNTO DE CONTROL

REGISTRO

5 Presentar el proyecto al Comando del Ejercito Nacional para su aprobación final. .

-Jefatura de Educación y doctrina -Dirección de CEMIL -Jefatura de estudios CEMIL

-Jefe de Educación y Doctrina -Director de CEMIL -Jefe de Estudios CEMIL

-Reuniones por parte de los jefes de sección

-Oficio Soporte de lo que se va a presentar

6 Elaborar la Directiva Académica para el año 2007

-Dirección CEMIL -Jefatura de Estudios -Jefatura de Educación militar -Departamento de Educación Superior Complementaria -Laboratorio de Informática -Secretaría Jefatura de Estudios

Jefe Sección Jefe Sección Jefe Sección Jefe Sección Jefe Sección Secretaria

Firmas de los jefes de sección

Directiva de cursos año 2007.

7 Ejecutar la directiva académica por parte de las Escuelas.

Todas las secciones del CEMIL

Todos los Jefes de Sección del CEMIL

Revistas de instrucción diariamente

-Enterado por parte de la JEDOC -Formato de revista

8.7 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CENTRO DE EDUCACION MILITAR-CEMIL-

EJERCITO DE

COLOMBIA

DIRECCION CEMIL INICIO DESCRIPCION

DE PROCESOS Área y/o Sección JEFATURA DE

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Código CEMIL-JES -PRO-

COMANDO DEL EJERCITO

JEFATURA DE EDUCACIÓN Y

DOCTRINA

Hoja:2 De: 11 hojas

ARCHIVAR

DESCRIPCION DEPENDENCIA CARGO Programar las reuniones con todos los inspectores de estudios y directores de las escuelas para analizar las necesidades de capacitación de la Fuerza y de esta manera proyectar la directiva académica del año siguiente Evaluar resultados de la programación académica ejecutada por las Escuelas y de esta forma relacionar fortalezas, debilidades y amenazas para su mejoramiento y corrección inmediata. Programar los cursos de capacitación, para los Oficiales Suboficiales y Soldados del Ejército Nacional para el año 2007.

-Dirección de cada una de las escuelas -Jefatura de Estudios CEMIL -Inspección de estudios de las escuelas -Jefatura de Departamento de Investigación, Reglamentación y doctrina CEMIL -Direcciones de la escuelas -Departamento de investigación, reglamentación y doctrina CEMIL -Departamento de psicología CEMIL -Inspecciones de estudios CEMIL -Dirección CEMIL -Jefatura de Estudios CEMIL -Jefatura de Educación militar CEMIL -Departamento de Educación Superior Complementaria CEMIL -Laboratorio de Informática CEMIL -Secretaría Jefatura de Estudios CEMIL

-Director de cada una de las escuelas -Jefe de Estudios CEMIL -inspector de estudios de las escuelas -Jefe de Departamento de Investigación, Reglamentación y doctrina -Directores de la escuelas -Jefe de Departamento de investigación, reglamentación y doctrina -Jefe de Departamento de psicología -Inspector de estudios CEMIL -Director CEMIL -Jefe de Estudios CEMIL -Jefe de Educación militar -Jefe de Departamento de Educación Superior Complementaria -Jefe de Laboratorio de Informática -Secretaria Jefatura de Estudios

32

EJERCITO DE

COLOMBIA

DIRECCION CEMIL INICIO DESCRIPCION DE PROCESOS Área y/o Sección JEFATURA

DE ESTUDIOS

ANALISIS DE LAS FALLAS Y

NECESIDADES EN LA

INSTRUCCION PROCEDIMIENTO ELABORAR

LA PROPUESTA ACADEMICA

ANUALMENTE

FINAL ELABORACION

DE LA DIRECTIVA

Código CEMIL-JES -PRO-

COMANDO DEL EJERCITO

JEFATURA DE EDUCACIÓN Y

DOCTRINA

Hoja: 3 De: 11 hojas

ARCHIVAR

DESCRIPCION DEPENDENCIA CARGO Presentar el proyecto de la directiva académica por parte del Director del CEMIL a la Jefatura de Educación y Doctrina para su aprobación y evaluación de los cursos de ley y las especializaciones. Presentar el proyecto al Comando del Ejercito Nacional para su aprobación final. Elaborar la Directiva Académica Para el año 2007 Ejecutar la directiva académica por parte de las Escuelas

-Dirección del CEMIL -Jefatura de Estudios CEMIL -Jefatura de Educación y Doctrina -Dirección CEMIL -Jefatura de Estudios CEMIL -Dirección CEMIL -Jefatura de Estudios CEMIL -Jefatura de Educación militar CEMIL -Departamento de Educación Superior Complementaria CEMIL -Laboratorio de Informática CEMIL -Secretaría Jefatura de Estudios CEMIL -Todas las secciones CEMIL

-Director de CEMIL -Jefe de Estudios CEMIL -Jefe de Educación y Doctrina -Director CEMIL -Jefe de Estudios CEMIL -Director CEMIL -Jefe de Estudios CEMIL -Jefe de Educación militar -Jefe de Departamento de Educación Superior Complementaria -Jefe de Laboratorio de Informática -Secretaria Jefatura de Estudios -Todos los Jefes de sección de CEMIL

33

EJERCITO DE COLOMBIA

DIRECCION CEMIL INICIO DESCRIPCION DE

PROCESOS Área y/o Sección JEFATURA DE

ESTUDIOS ANALISIS DE LAS FALLAS Y

NECESIDADES EN LA INSTRUCCION

PROCEDIMIENTO ELABORAR LA PROPUESTA ACADEMICA

ANUALMENTE

FINAL ELABORACION DE LA

DIRECTIVA

Código CEMIL-JES -PRO-

COMANDO DEL

EJERCITO JEFATURA

DE EDUCACIÓN Y DOCTRINA

Hoja: 4 De: 11 hojas ARCHIVAR

FLUJOGRAMA

INICIO

Reuniones para analizar necesidades de capacitación

Recopilación de información de las escuelas para determinar fortalezas, debilidades, amenazas

Se elabora la programación de cursos

Se hace presentación ante JEDOC

Se hace presentación ante Comando Ejercito

Elaboración de Directiva

Ejecutar Directiva Académica de 2007

FIN

-Inspector de estudios de las escuelas -Jefe de dpto de Inv, Regla y doctrina

-Directores Escuelas -Jefe de Estudios CEMIL

-Jefe de Depto de psicología -Inspector de estudios CEMIL

-Directores de las escuelas - Jefe de dpto de Inv, Regla y doctrina

-Jefe de Depto de Ed Sup Com. -Jefe de Lab Inf -Sec Jef de Estudios

-Director CEMIL -Jefe de Estudios CEMIL -Jefe de Educación militar

Jefe de Estudios Cemil Director de CEMIL

-Jefe Ed y Doc -Dir CEMIL

-Jefe de Estudios CEMIL

-Dir CEMIL Jef Est CEMIL Jefe Educ militar

-Jefe Depto. Ed Sup Comp -Jefe lab. inf -Sec Jefatura de Estudios

Todos los jefes de sección CEMIL

9. DESCRIPCION DEL PROCESO: EDUCAR INTEGRALMENTE A LOS

CUADROS QUE ADELANTAN CURSOS EN LAS UNIDADES 9.1 OBJETIVOS Unificar criterios, impartir normas y emitir ordenes de carácter permanente tendiente a regular todos los aspectos relacionados con la educación integral del CEMIL en sus diferentes niveles de capacitación. 9.2 DESARROLLO Como segundo proceso se tomo el denominado “Educar Integralmente a los Cuadros que Adelantan Cursos en la Unidades” para lo cual se recopilo la información referente a las fases o actividades que se realizan con el orden secuencial que para ello requieren, las áreas y personas que intervienen, los documentos que se genera, la normatividad aplicable al desarrollo del proceso, los beneficiarios, documentos o insumos que son tenidos en cuenta para educar integralmente a los cuadros que adelantan cursos en las unidades, además de todas las actividades que permiten verificar, evaluar y hacer seguimiento del proceso y los documentos originados de las actividades que componen el proceso y forman parte del registro documental . La recolección de la información se baso en la aplicación de encuestas a los funcionarios que intervienen directamente en el proceso así como las personas que apoyan la elaboración de la actividad para cotejar la información recibida de las partes de tal manera que solvente cada una de las fases tenidas en cuenta en el proceso objeto de estudio. Una vez obtenida la información, es consignada en los formatos de descripción, y actualización para organizarla de tal manera que se logre entender la documentación consignada allí, es por esto que en el formato de descripción se registra cada uno de los procedimientos, la dependencia y el cargo que intervienen, el punto de control o actividades que permiten evaluar y hacer seguimiento y por ultimo los soportes documentales de proceso; en el formato de caracterización esta consignado el nombre del proceso, su objetivo, el Macroproceso, soporte legal, proveedores, producto, cliente y el producto que es la Programación de los cursos en las escuelas de capacitación orgánicas del Centro de Educación Militar, esto permite unas entradas en la realización del producto o servicio, que seria para este caso las ordenes del CEMIL de la programación de cursos, como también la programación de los cursos de cada escuela y unas salidas que es el producto terminado, logrado en la Programación de cursos a las Escuelas, con elementos que le aportan valor a la actividad dada en la satisfacción de los usuarios que son los oficiales, suboficiales y soldados que se benefician de la toma de decisiones frente a la programación de los cursos de capacitación orientados a las necesidades de capacitación.

34

9.3 REPRESENTACIÓN GRAFICA DEL PROCESO: EDUCAR INTEGRALMENTE A LOS CUADROS QUE ADELANTAN CURSOS EN LAS UNIDADES

35

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9.4 FORMATO DE CARACTERIZACION SEGUNDO PROCESO: EDUCAR INTEGRALMENTE AL PERSONAL QUE ADELANTA CURSOS EN LAS UNIDADES

36

MACROPROCESO: Formar integralmente a Oficiales Suboficiales Soldados PROCESO: EDUCAR INTEGRALMENTE A LOS CUADROS QUE DELANTAN CURSOS EN LAS UNIDADES

PAG: 5 DE: 11

ACTO ADMINISTRATIVO: Directiva académica 2007

CODIGO: CEMIL-DIR.003

OBJETO DEL PROCESO: Unificar criterios, impartir normas y emitir órdenes de carácter permanente tendiente a regular todos los aspectos relacionados con la educación integral del CEMIL en sus diferentes niveles de capacitación. SOPORTE LEGAL: Constitución de 1991, ley 115 de 1994, ley 30 de 1992, estatuto de educación de las fuerzas militares de 1993, directiva 300-05 de 2002, plan de reestructuración y modernización de las fuerzas militares, directiva Nº 015 de 2000del comando general de las fuerzas militares. PROVEEDOR INSUMOS PRODUCTOY/O SERVICIO CLIENTE -Director CEMIL -Jefe de Estudios -Jefe de Educación Superior Militar -Inspector de Estudios de cada una de las escuelas

-Orden por parte del CEMIL a las escuelas de la programación de los cursos -Envió programación de cursos a dictar por parte de cada una de las escuelas

Programación de los cursos de las escuelas de capacitación orgánicas del Centro de Educación Militar.

-Oficiales del Ejercito Nacional - Suboficiales del Ejercito Nacional - Soldados del Ejercito Nacional

9.5 FORMATO DE DESCRIPCION

PROCESO Nº 2: EDUCAR INTEGRALMENTE A LOS CUADROS QUE DELANTAN CURSOS EN LAS UNIDADES

RESPONSABLE Nº ACTIVIDAD DEPENDENCIA CARGO

PUNTO DE CONTROL

REGISTRO

1 enviar orden emitida por la jefatura de educación y doctrina del Ejercito

Jefatura de Educación y Doctrina del Ejercito Nacional

jefe de Educación y doctrina de Ejercito nacional

documento firmado por el jefe de JEDOC

Oficios -directiva académica 2007

2 Enviar orden por parte del CEMIL a las escuelas en las que se fijan parámetros para la programación de los cursos

Dirección del CEMIL

Director de CEMIL

Programa radial donde el Jefe de Estudios confirman ordenes a cada director de escuelas

-Oficio Remisorio -Directiva transitoria

3 Enviar por parte de cada una de las escuelas de capacitación la programación cursos.

-Jefatura de Estudios del CEMIL -Jefatura de Educación Superior Militar -Inspección de cada una de las escuelas de capacitación

-Jefe de estudios del CEMIL -Jefe de Educación Superior Militar -Inspector de estudios de las escuelas

Programa radial donde el Jefe de Estudios confirman ordenes a cada director de escuelas

-Oficio Radiograma

4 Recibir la programación de cursos por cada una de las escuelas de capacitación orgánicas del centro de educación militar

-Jefatura de Estudios -Educación Superior Militar

-Jefe de estudios -Jefe de Educación Superior Militar -

Reuniones Entrega de documentos Firma del director

-Oficio Radiograma

5 Presentar a la JEDOC por parte del Director del Centro de educación militar, la programación de los cursos de cada una de las escuelas de capacitación orgánicas del centro de educación militar

Dirección del Centro de Educación Militar Jefe de estudios

Director del CEMIL

Reunión Entrega de programación con la Firma del Director

-Oficio Radiograma

6 Presentar por parte de la JEDOC al Comandante del Ejército la programación de los cursos de las escuelas de capacitación orgánicas del Centro de Educación Militar.

-Jefatura de educación y Doctrina

Jefe de la Jefatura de educación y doctrina

Reunión Entrega de programación Firma del Jefe

Directiva Transitoria

7 Aprobar la programación de los cursos por parte del Comandante del Ejercito Nacional

Comando General Fuerzas Militares de Colombia

Comandante Fuerzas Militares de Colombia

Reunión Entrega de programación Firma del Comandante Fuerzas Militares

Directiva Transitoria

8 Realizar por parte de JEDOC la directiva de cursos

Jefe de Jefatura de Educación y Doctrina Dirección de instrucción y entrenamiento

Jefe de educación y doctrina director de instrucción y entrenamiento

información que le entrega las escuelas de capacitación –formación y entrenamiento

Oficio Radiograma

9 Enviar por parte de JEDOC la copia de la directiva de cursos al CEMIL, con el fin de realizar la directiva de cursos para las escuelas de capacitación

Jefe de jefatura de educación y doctrina

Jefe de educación y doctrina

Documento con la firma del jefe de JEDOC

Oficio

10 Realizar por parte del CEMIL de su propia directiva de cursos y posterior envió a cada una de las escuelas

Todas las secciones

Todos los jefes sección

Documento con la firma del Director del CEMIL autenticado por el jefe de estudios

Directiva académica 2007

11 Las escuelas reciben la directiva de cursos para su ejecución

-Dirección de cada una de las escuelas -inspección de estudios de cada una de las escuelas

-Director de cada una de las escuelas inspector de estudios de cada una de las escuelas

Directiva de cursos con firma del Director de CEMIL

Directiva de cursos 2007

38

9.6 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CENTRO DE EDUCACION MILITAR-CEMIL-

EJERCITO DE COLOMBIA

DIRECCION CEMIL INICIO DESCRIPCION DE

PROCESOS Área y/o Sección DIRECCION MONTAJE ESTRUCTURA

ACCES PROCEDIMIENTO Educar

integralmente a los cuadros que

adelantan cursos en las unidades

FINAL

Código CEMIL-DIR.003

COMANDO DEL EJERCITO

JEFATURA DE EDUCACIÓN Y

DOCTRINA

Hoja: 6 De: 11 hojas ARCHIVAR

DESCRIPCION DEPENDENCIA CARGO

Enviar orden por parte del CEMIL a las escuelas en las que se fijan parámetros para la programación de los cursos Enviar por parte de cada una de las escuelas de capacitación la programación cursos. Recepción de la programación de cursos por cada una de las escuelas de capacitación orgánicas del centro de educación militar Presentación a la JEDOC por parte del Director del Centro de educación militar la programación de los cursos de cada una de las escuelas de capacitación orgánicas del centro de educación militar

-Dirección del CEMIL -Jefatura de Estudios del CEMIL -Jefatura de Educación Superior Militar -Inspección de cada una de las escuelas de capacitación -Jefatura de Estudios -Educación Superior Militar -Inspección de estudios de las escuelas Dirección del Centro de Educación Militar

-Director de CEMIL -Jefe de estudios del CEMIL -Jefe de Educación Superior Militar -Inspector de estudios de las escuelas -Jefe de estudios -Jefe de Educación Superior Militar -Inspector de estudios de cada una de las escuelas Director del CEMIL

40

EJERCITO DE COLOMBIA

DIRECCION CEMIL INICIO DESCRIPCION DE PROCESOS Área y/o Sección DIRECCION MONTAJE

ESTRUCTURA ACCES

PROCEDIMIENTO Educar integralmente a los cuadros que

adelantan cursos en las unidades

FINAL

Código CEMIL-DIR.003

COMANDO DEL EJERCITO

JEFATURA DE EDUCACIÓN Y

DOCTRINA

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DESCRIPCION DEPENDENCIA CARGO

Presentación por parte de la JEDOC al Comandante del Ejercito la programación de los cursos de las escuelas de capacitación orgánicas del Centro de Educación Militar. Presentación por parte del Jefe de Educación y Doctrina de la programación de los cursos al Comandante del Ejercito Nacional Aprobación de la programación de los cursos por parte del Comandante del Ejercito Nacional

-Jefatura de educación y Doctrina -Jefatura de educación y Doctrina Ejercito Nacional de Colombia

Jefe de la Jefatura de educación y doctrina Jefe de la Jefatura de Educación y Doctrina Comandante del Ejercito Nacional de Colombia

EJERCITO DE COLOMBIA

DIRECCION CEMIL INICIO DESCRIPCION DE PROCESOS Área y/o Sección DIRECCION MONTAJE

ESTRUCTURA ACCES

PROCEDIMIENTO Educar integralmente a los

cuadros que adelantan cursos en las unidades

FINAL

Código CEMIL-DIR.003

COMANDO DEL EJERCITO

JEFATURA DE EDUCACIÓN Y

DOCTRINA

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FLUJOGRAMA

Fin

Jefe JEDOC

Aprobación programación de cursos Comandante del Ejercito Nacional de Colombia

INICIO

Enviar orden a las Escuelas para programación cursos

Escuelas envían a CEMIL la programación de cursos

Escuelas recopilan información sobre programación de cursos

Presentación a JEDOC de la programación de cursos

Presentación al comandante del Ejercito de la programación de cursos por parte de JE DOC

Dir CEMIL

-Jefe est CEMIL -Jefe Ed Sup

-Inspector de estudios de las escuelas

-Jefe estudios -Jefe Ed Sup Militar

-Insp estudios escuelas

Dir CEMIL

10. DESCRIPCION DEL PROCESO: OPTIMIZAR LOS RECURSOS CON QUE CUENTA EL CUERTEL Y LAS UNIDADES PARA UN EFECTIVO

DESEMPEÑO EN LOS CARGOS 10.1 OBJETIVOS Impartir normas, unificar criterios y emitir órdenes de carácter permanente, tendientes a regular todos los aspectos relacionados con la educación integral de la Fuerza, en sus diferentes niveles de formación, capacitación, especialización, instrucción y entrenamiento. 10.2 DESARROLLO Como tercer proceso se tomo el denominado “Optimizar los recursos con que cuenta el cuartel y la unidades para un efectivo desempeño en los cargos” para lo cual se recopilo la información referente a las fases o actividades que se realizan con el orden secuencial que para ello requieren, las áreas y personas que intervienen, los documentos que se genera, la normatividad aplicable al desarrollo del proceso, los beneficiarios, documentos o insumos que son tenidos en cuenta, además de todas las actividades que permiten verificar, evaluar y hacer seguimiento del proceso y los documentos originados de las actividades que componen el proceso y forman parte del registro documental . La recolección de la información se baso en la aplicación de encuestas a los funcionarios que intervienen directamente en el proceso así como las personas que apoyan la elaboración de la actividad para cotejar la información recibida de las partes de tal manera que solvente cada una de las fases del proceso objeto de estudio. Una vez obtenida la información, es consignada en los formatos de descripción, y actualización para organizarla de tal manera que se logre entender la documentación consignada allí, es por esto que en el formato de descripción se registra cada uno de los procedimientos, la dependencia y el cargo que intervienen, el punto de control o actividades que permiten evaluar y hacer seguimiento y por ultimo los soportes documentales del proceso; en el formato de caracterización esta consignado el nombre del proceso, su objetivo, el Macroproceso, soporte legal, proveedores, cliente y el producto que es la Ejecución del plan de instrucción de curso (PIC) por parte de cada una de las escuelas de capacitación desde el inicio hasta la clausura, esto permite unas entradas en la realización del producto o servicio, que seria para este caso la Directiva permanente 300-5 de 2002, el PIC de cada uno de los cursos por escuelas a dictar, con elementos que le aportan valor a la actividad dada en la satisfacción de los usuarios que son los oficiales, suboficiales y soldados que se benefician de la toma de decisiones frente a la programación de los cursos de capacitación orientados a las necesidades de capacitación. 42

10.3 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO: EDUCAR INTEGRALMENTE A LOS CUADROS QUE ADELANTAN CURSOS EN LAS UNIDADES

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10.4 FORMATO DE CARACTERIZACION TERCER PROCESO: OPTIMIZAR LOS RECURSOS CON QUE CUENTA EL CUARTEL Y LAS UNIDADES PARA UN EFECTIVO DESEMPEÑO EN LOS CARGOS

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MACROPROCESO: Formar integralmente a Oficiales Suboficiales Soldados PROCESO: OPTIMIZAR LOS RECURSOS CON QUE CUENTA EL CUARTEL GENERAL Y LAS UNIDADES PARA UN EFECTIVO DESEMPEÑO EN LOS CARGOS

PAG: 9 DE: 11

ACTO ADMINISTRATIVO: Directiva Permanente 300-5 de 2002

CODIGO: CEMIL-DIR. PR002

OBJETO DEL PROCESO: Impartir normas, unificar criterios y emitir ordenes de carácter permanente, tendientes a regular todos los aspectos relacionadas con la educación integral de la Fuerza, en sus diferentes niveles de formación, capacitación, especialización, instrucción y entrenamiento. SOPORTE LEGAL: Constitución Política de Colombia; Directiva Permanente 300-4-92; Decreto 1211/90, Decreto Reglamentario 989/1992; Decreto 1472/71 por el cual se modifican los artículos 6 y 14 del Decreto 546/67; Decreto 1578/82 por el cual se modifican los artículos 2, 11 y 16 del Decreto 546/67; Ley 30 de 1992 por la cual se organiza el Servicio Público de la Educación Superior; Ley 115 de 1994 por la cual se expide la Ley General de Educación; Decreto 272 de 1998. PROVEEDOR INSUMOS PRODUCTOY/O SERVICIO CLIENTE -Director de cada una de las escuelas -Inspector de estudios de cada una de las Escuelas

-Directiva Permanente 300-5 de 2002 -Plan de instrucción de cursos (PIC) de cada uno de los cursos por escuelas a dictar

Ejecución del (PIC) por parte de cada una de las escuelas de capacitación desde el inicio hasta la clausura

-Oficiales del Ejercito Nacional -Suboficiales del Ejercito Nacional -Soldados del Ejercito Nacional

10.5 FORMATO DE DESCRIPCION

45

PROCESO Nº 3: OPTIMIZAR LOS RECURSOS CON QUE CUENTA EL CUARTEL GENERAL Y LAS UNIDADES PARA UN EFECTIVO DESEMPEÑO EN LOS CARGOS

RESPONSABLE Nº ACTIVIDAD DEPENDENCIA CARGO

PUNTO DE CONTROL

REGISTRO

1 Emisión de directiva académica del año 2007

Dirección de CEMIL Director CEMIL

Reunión -Oficio -Directiva transitoria Nº 300-05-02

2 Elaboración del plan de recepción de cursos por parte del CEMIL para el presente año y distribución a las escuelas

-Dirección de CEMIL -Jefatura de estudios CEMIL

-Director CEMIL -Jefe de estudios CEMIL

Reunión Oficio

3 Envió por parte de cada una de las escuelas del plan de recepción de cada uno de los cursos

-Dirección escuelas -Inspección de estudios escuelas

-Directores escuelas -Inspectores de estudios escuelas

Reunión Plan de recepción de cursos 2007

4 Envió de la orden administrativa de personal (OAP) por parte del Comando general de las fuerzas militares al CEMIL y posterior distribución a cada una de las escuelas en la que contiene la relación de Personal para cursos de ley y especializaciones a dictar

-Comando General de las Fuerzas Militares -CEMIL -Escuelas

Comandante de las fuerzas Militares -Director de CEMIL -Directores de cada una de las escuelas

Reunión Oficio

5 Elaboración del plan de instrucción y entrenamiento (PIC) de los cursos a dictar por cada una de las escuelas y envió al CEMIL

-Dirección escuelas -Inspección de estudios escuelas

-Director de cada una de las escuelas -Inspector de estudios de cada una de las Escuelas

Reunión -Oficio Plan de instrucción de cursos (PIC) de cada uno de los cursos

6 Ejecución del (PIC) por parte de cada una de las escuelas de capacitación desde el inicio hasta la clausura

-Dirección escuelas -Inspección de estudios escuelas

-Director de cada una de las escuelas -Inspector de estudios de cada una de las Escuelas

Reunión Plan de instrucción de cursos (PIC) de cada uno de los cursos

10.6 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS -CEMIL-

EJERCITO DE COLOMBIA

DIRECCION CEMIL INICIO DESCRIPCION DE

PROCESOS Área y/o Sección DIRECCION Elaboración del plan de recepción

de cursos PROCEDIMIENTO Optimizar los

recursos con que cuenta el cuartel general y las unidades para un efectivo desem peño de los cargos

Ejecución del PIC

Código CEMIL-DIR. PR002

COMANDO DEL EJERCITO

JEFATURA DE EDUCACIÓN Y

DOCTRINA

Hoja: 10 De: 11 hojas

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DESCRIPCION DEPENDENCIA CARGO Emisión de directiva académica del año 2007 Elaboración del plan de recepción de cursos por parte del CEMIL para el presente año y dis tribución a las escuelas Envió por parte de cada una de las escuelas del plan de recepción de cada uno de los cursos Envió de la orden administrativa de personal (OAP) por parte del Comando general de las fuerzas militares al CEMIL y posterior distribución a cada una de las escuelas en la que contiene la relación de Personal para cursos de ley y especializaciones a dictar Elaboración del plan de instrucción y entrenamiento (PIC) de los cursos a dictar por cada una de las escuelas y envió al CEMIL Ejecución del (PIC) por parte de cada una de las escuelas de capacitación desde el inicio hasta la clausura

Dirección de CEMIL -Dirección de CEMIL -Jefatura de estudios CEMIL -Dirección escuelas -Inspección de estudios escuelas -Comando General de las Fuerzas Militares -CEMIL -Escuelas -Dirección escuelas -Inspección de estudios escuelas -Dirección escuelas -Inspección de estudios escuelas

Director CEMIL -Director CEMIL -Jefe de estudios CEMIL -Directores escuelas -Inspectores de estudios escuelas -Comandante de las fuerzas Militares -Director de CEMIL -Directores de cada una de las escuelas -Director de cada una de las escuelas -Inspector de estudios de cada una de las Escuelas -Director de cada una de las escuelas -Inspector de estudios de cada una de las Escuelas

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EJERCITO DE COLOMBIA

DIRECCION CEMIL INICIO DESCRIPCION DE PROCESOS Área y/o Sección DIRECCION Elaboración del plan de

recepción de cursos PROCEDIMIENTO Optimizar los recursos

con que cuenta el cuartel general y las unidades para un efectivo desempeño de los cargos

Ejecución del PIC

Código CEMIL-DIR. PR002

COMANDO DEL EJERCITO JEFATURA DE EDUCACIÓN

Y DOCTRINA

Hoja: 11 De: 11 hojas ARCHIVAR

FLUJOGRAMA

Fin

Ejecución del PIC

Elaboración del plan del PIC en cada una de las Escuelas

-Comandante de las fuerzas Militares -Director de CEMIL

Directores escuelas

-Directores escuelas

Inspectores Escuelas

Directores escuelas

Inspectores Escuelas

INICIO

Presentación Directiva Académica 2007

Elaboración del plan de recepción de cursos y distribución a Escuelas

Envió del plan de recepción de curso por parte de cada Escuela

Envió OAP desde el Comando General al CEMIL

Dir CEMIL

-Director CEMIL -Jefe estudios CEMIL

-Directores escuelas -Insp estudios escuelas

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

El contenido de este trabajo es producto de la información suministrada por el personal a cargo del proceso de capacitación que adelanta el Centro de Educación Militar del Comando del Ejercito Nacional de Colombia, y de aquellos funcionarios a cargo de la misma labor, y documentos producidos por la misma entidad como el Manual de Procesos y Procedimientos los cuales fueron tenidos en cuenta para la terminación del trabajo, además de las recomendaciones técnicas y presentación del manual según su régimen especial. Es importante tener en cuenta que los procesos de calidad están ligados a la satisfacción de los usuarios o beneficiarios del Centro de Educación Militar quienes son el personal uniformado al servicio de la institución, por esto se hace necesario la incorporación de la Norma Técnica de Calidad a toda la institución para que su razón de ser sea certificada legalmente y así pueda cumplir con los objetivos de la misión y visión con los mas altos estándares de calidad a la hora de rendir cuentas a la sociedad . El Ejercito Nacional de Colombia debe ser consiente de la necesidad de implantar el Sistema de Gestión de Calidad a toda la institución y lo debería hacer lo mas pronto posible ya que según el Decreto 4110 de 2004 sobre este sistema da un plazo de 4 años, es decir que debe estar instaurada para diciembre de 2008, y es responsabilidad que desde la alta dirección se den los medios necesarios para permitir implementar el Sistema de Gestión de Calidad y asegurarse de su conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad con mejora continua. Es importante, además, que esta entidad procure por desarrollar y mejorar cada uno de sus procesos de acuerdo a su misión y la visión, es decir que se trabaje conjuntamente y no por dependencias para la consecución de cada uno de sus procesos, no solo para simplificar tareas y crear valor con menos esfuerzo en lugar de concentrarse en reducir el tamaño de las funciones para simplemente reducir todo tipo de costos. La reducción de los costos ocurrirá naturalmente, cuando se eliminen actividades que no agregan valor a los procesos y a medida que se incremente el nivel de eficiencia de los procesos. La revisión debe realizarse por lo menos una vez al año, e incluir la evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el sistema de gestión de la calidad, incluidos una política y los objetivos de calidad.

BIBLIOGRAFIA CARBALLAL DEL RÍO, Esperanza. Marco Teórico de Referencia. Habana. 1998 CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA , Decreto 4110 de 2004, que adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004 CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA DE 1991. DECRETO LEY 770 DE 2005, De entidades nacionales DECRETO LEY 785 DE 2005, De entidades territoriales DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA -DAFP-. Guía de Planeación para Implementar el Sistema de Gestión de la Calidad bajo la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP. FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA, EJÉRCITO NACIONAL. Centro de Educación Militar, Manual de Procesos y Procedimientos LEY 872 DE 2003, Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública 1000: 2004 MIRANDA, Sandor Luís. Sistema de Gestión de Calidad, en Gestiopolis, www.gestiopopis.com POZO RODRÍGUEZ, José Manuel. Aproximación a los procesos, en Gestiopolis, www.gestiopopis.com