Manual de Procedimientos Universidad de la Sierra de ... · citado Comité de Calidad y de la...
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GOBIERNO DEL
ESTADO DE SONORA
SECRETARÍA DE
EDUCACIÓN Y
CULTURA
UNIVERSIDAD DE LA
SIERRA
Manual de Procedimientos
Universidad de la Sierra Unidad de Administración y Promoción
Febrero de 2008.
Formuló Presentó Aprobó
C. P. Rigoberto Ochoa Toledo Jefe de la Unidad de Planeación
Prof. Lic. Jesús Torres Gallegos Rector
C.P. Gilberto Inda Durán Secretario de la Contraloría General
Aprobado de acuerdo a lo establecido en el Artículo 26,
apartado B fracción XI de la Ley Órganica del Poder Ejecutivo del
Estado de Sonora.
Manual de Procedimientos
Universidad de la Sierra
Índice
Introducción 4
Objetivos del Manual 5
Red de Procesos 5
- Lista Maestra de procesos y procedimientos 11
Presentación de los Procedimientos: Unidad de Administración y 16
Promoción
Control de Ingresos 17
Avance financiero 26
35 Elaboración de cheques
45 Reclutamiento, selección y contratación de personal
Puntualidad y asistencia de personal 57
Adquisición y suministro de materiales y servicios 66
Licitaciones 77
Mantenimiento y conservación de infraestructura y equipo 87
Bibliografía 99
Universidad de la Sierra
INTRODUCCIÓN
El propósito institucional de dar respuesta oportuna a las necesidades de
sus usuarios, implica identificar, seleccionar, documentar y continua los procedimientos inherentes al cumplimiento de implica registrar, analizar y simplificar los diferentes tramos
mejorar de manera su Misión. También de trabajo de cada
procedimiento, generando acciones que favorezcan prácticas más eficientes y eficaces que eliminen el desperdicio de tiempo, esfuerzo y materiales, y conduzcan a la implantación y sostenimiento de una cultura de calidad y servicio.
La Universidad de la Sierra (UNISIERRA), en congruencia con lo dispuesto en el Plan Estatal de Desarrollo (PED) y el Programa Estatal de Educación (PEE) 2004-2009, incorporó en su Programa de Desarrollo Institucional (PDI) 2004-2009, el compromiso de alcanzar estándares de calidad en sus servicios, enfocando su operación en la satisfacción del educando, así como de las dependencias y entidades públicas, que en el cumplimiento de sus funciones, requieren de la Institución información respecto de su desempeño y de la aplicación y uso de sus recursos financieros y materiales.
En este cometido, la UNISIERRA elaboró este Manual, en el que se
identifican y documentan los procedimientos estratégicos de la gestión institucional que hacen posible la realización del objeto de su creación: brindar servicios educativos de calidad. En éste se analiza la operación de la Institución, se detalla cada procedimiento y su articulación; y se definen a los responsables de su realización.
El principal referente metodológico utilizado en la integración del documento, fue la Guía para la Elaboración del Manual de Procedimientos,
desarrollada ex profeso por la Dirección General de Desarrollo Administrativo de la Secretaría de la Contraloría General (SCG) en el mes de abril de 2005.
La identificación y selección de los procedimientos fue responsabilidad de un Comité de Calidad (CC), instalado por Rectoría y conformado por personal directivo, académicos y administrativos. La documentación la realizaron por los titulares de las unidades administrativas y los responsables operativos de su realización; la codificación de procedimientos y formatos fue responsabilidad del Coordinador del mencionado CC; y la integración del Manual, por los titulares del citado Comité de Calidad y de la Unidad de Planeación Institucional.
Integran este documento, los siguientes capítulos: en el Primero se describen los Objetivos del Manual; en el Segundo, se define la Red de Procesos y procedimientos; el Tercero contiene la Lista Maestra de Documentos; y en el Cuarto, se realiza la Presentación e Integración de los Procedimientos, siempre con apego a las recomendaciones de la SCG.
En cada procedimiento se describen los elementos requeridos por la Guía, a saber: objetivos, aplicación, alcance, definiciones, referencias, políticas, productos, clientes, indicadores, formatos e instructivos, anexos, responsabilidades, la
descripción de la operación del procedimiento, así como el diagrama de flujo.
4
Universidad de la Sierra
Obviamente, el Manual es una herramienta dinámica, sujeto a los cambios
que se pudieran realizar, como consecuencia de la mejora continúa o por las modificaciones en las responsabilidades o en la estructura orgánica de la Institución, o en algún otro aspecto que influya en la operatividad de la misma.
Por último, es preciso mencionar que, de acuerdo con la normatividad en la materia, este Manual, entrará en vigencia una vez que sea validado por la SCG y autorizado por el H. Consejo Directivo.
I. OBJETIVOS DEL MANUAL
GENERAL
Promover el desarrollo administrativo y la mejora continua de los procesos y procedimientos de gestión institucional.
PARTICULARES
Compendiar y sistematizar las operaciones que, de acuerdo con el marco normativo, son responsabilidad de cada una de las Unidades Administrativas.
Uniformar y controlar el cumplimiento de rutinas de trabajo.
Coadyuvar en la inducción al puesto y en el adiestramiento y capacitación del personal de nuevo ingreso, a efecto de asegurar que tanto el personal directivo como operativo, conozcan adecuadamente todos y cada uno de los tramos de las tareas bajo su responsabilidad.
Disminuir costos de operación e incrementar la eficiencia y eficacia.
Identificar requerimientos para la realización del servicio, y designar responsables de su ejecución.
Promover la coordinación y evitar duplicidades en el desarrollo de las tareas.
Promover la mejora continúa, la simplificación de los procedimientos, y la delegación de autoridad.
Facilitar las actividades de instrumentación, seguimiento y evaluación de las
actividades delegadas a los responsables de los procesos.
II. RED DE PROCESOS
Marco de actuación institucional
La Universidad de la Sierra es un ente público descentralizado, creado por el Ejecutivo Estatal para ofrecer servicios de educación superior a los jóvenes egresados del nivel bachillerato. Inscribe su actuación en el Eje 3 del Plan Estatal de Desarrollo (PED), Igualdad de oportunidades, corresponsabilidad y cohesión social; específicamente en el Objetivo 3, Acceso equitativo a educación de calidad, en donde una de sus estrategias es consolidar un sistema educativo de Calidad Sonora, reconocido en el ámbito nacional e internacional, con criterios de acreditación y evaluación permanentes, a efectos de lograr formar sonorenses de carácter emprendedor, competitivo y humanista.
5
Universidad de la Sierra
En congruencia, el Eje 1 del Programa Estatal de Educación (PEE) declara el compromiso del Ejecutivo Estatal por alcanzar estándares de calidad y el mejoramiento continuo del sistema educativo. En este propósito, exige de las instituciones educativas del estado la certificación nacional e internacional de los programas académicos. Por su parte, el Eje 3 plantea objetivos y metas encaminadas a consolidar la administración escolar del sistema educativo, a través de reorganizar la estructura técnico-administrativo-escolar para hacer más eficientes los procesos de gestión.
En el marco de estos ordenamientos, la UNISIERRA revisó y actualizó el Programa de Desarrollo Institucional (PDI) 2004-2009, a efecto de alinearlo estratégicamente con los documentos rectores. En el ámbito de la gestión, su principal reto es establecer procesos administrativos convenientemente adecuados a las exigencias de desarrollo y funcionamiento de los programas educativos. En esta perspectiva, se trazaron objetivos específicos para Mejorar la administración institucional, mediante el diseño e implantación de políticas de calidad, y para Mantener actualizado el marco normativo y los instrumentos de apoyo administrativo.
En el PDI se enuncian también los proyectos estratégicos que coadyuvarán al logro de estos objetivos, a saber: implantación y explotación de un sistema integral de información administrativa, a fin de modernizar, automatizar y simplificar trámites y procedimientos; y la certificación de los procesos estratégicos.
Por otra parte, para cumplir con el Objeto que le dio origen, la UNISIERRA opera con una estructura organizativa, cuyos componentes, funciones, atribuciones y obligaciones, se definen en su marco normativo: el Decreto de Creación, emitido
por el Ejecutivo del Estado, define el objeto y las funciones de la Institución; el
Reglamento Interior, define la estructura orgánica, las funciones y responsabilidades de las Unidades Administrativas que la conforman; el Reglamento de Ingreso, Permanencia y Promoción del Personal Docente, y el Reglamento Escolar, regulan, respectivamente, la relación de profesores y alumnos con la Universidad; el Manual de Organización describe las interacciones entre los
elementos de la estructura de la Institución; y otras disposiciones que regulan la prestación de los servicios bibliotecarios, cómputo, laboratorios, talleres y transporte, principalmente.
Del analisis del PED y de los Programas Sectorial e Institucional, así como del marco normativo, se definieron y seleccionaron los procesos susceptibles de
procedimentar y documentar, que se describen en la siguiente Red de Procesos:
6
RED DE PROCESOS Universidad de la Sierra
Unidads de Administración y Promoción
ISAF, Dcho.
Planeación
Proveedores de de pago
administrativo
06-SIP-P02-F01/REV.00
7
Catálogo de facultades
A Vinculación y desarrollo institucional
B Desarrollo académico
C Control y desarrollo
Elaboró Revisó Validó
CP. Francisco González Carrizoza
Jefe del Depto. de Rec. Financieros
CP. Rigoberto Ochoa Toledo Jefe de la Unidad de
Administración y Promoción
Prof. y Lic. Jesús Torres Gallegos
Rector
No. Prioridad
1 Alta
2 Normal
3 Baja
DIR
Facultad Macro
proceso Responsable Tipo Pr. No.
Sub
proceso Producto Indicador No. Procedimiento Producto Indicador Cliente
03-
03- 23
C
03
CP.Rigoberto
Ochoa Toledo
Apoyo
2
04
Finanzas y
Contabilidad
Operación
del Sistema
de
Contabilidad
Estados
Financieros
P01
Control de
Ingresos
Conciliación
Bancaria
Elaboración de
informe
UAF
Auditores (SCG,
Externo)
03- 03-
23
C
03
CP. Rigoberto
Ochoa Toledo
Apoyo
2
04
Finanzas y
Contabilidad
Operación de
Sistema de
Contabilidad
Estados
Financieros
P02
Avance
Financiero
Estados
Financieros
Elaboración de
informe
Unidad de
03- 03- 23
C
03
CP. Rigoberto
Ochoa Toledo
Apoyo
2
04
Finanzas y
Contabilidad
Operación de
Sistema de
Contabilidad
Estados
Financieros
P03
Elaboración de
cheques
Póliza de
cheque y
cheque
Autorizaciones
Unidades Admvas.,
Bines y Serv. Y
Alumnos
Clave de la Unidad Administrativa Fecha de elaboración Hojas
03UAP 30/11/07 1 de 4
Macroproceso No. de revisión Código de Red
01. Sistema de Gestión y Vinculación 02. Sistema de Planeación Académica
03. Sistema de Gestión Interna 04. Sistema de Planeación Institucional
00
58-RP-03UAP/REV/00
RED DE PROCESOS Universidad de la Sierra
Unidads de Administración y Promoción
ISSSTESON
personal
Docente y Oficio de
incidencia por
institucional
académico
administrativo
06-SIP-P02-F01/REV.00
8
Catálogo de facultades
A Vinculación y desarrollo
B Desarrollo
C Control y desarrollo
No. Prioridad
1 Alta
2 Normal
3 Baja
Elaboró Revisó Validó
C. Icela Terán Rodríguez
Jefa del Depto de Rec. Humanos
CP. Rigoberto Ochoa Toledo Jefe de la Unidad de
Administración y Promoción
Prof. y Lic. Jesús Torres Gallegos
Rector
DIR.
Facultad Macro
proceso
Responsable
Tipo
Pr
No Sub
proceso
Producto
Indicador
No
Procedimiento
Producto
Indicador
Cliente
03- 03-
23
C
03
CP. Rigoberto Ochoa Toledo
Apoyo
2
05
Recursos Humanos
Administración
de
documentos y capacitación
Expedientes actualizados
Personal capacitado.
Nómina
P01
Reclutamiento,
Selección y
contratación de
Contrato
Autorizado
Expediente integrado
Personal de la
Institución.
03- 03-
23
C
03
CP. Rigoberto Ochoa Toledo
Apoyo
2
05
Recursos Humanos
Administración de
documentos y
capacitación
Expedientes
actualizados. Personal
capacitado. Nómina
P02
Puntualidad y
Asistencia de Personal
Reportes
del Dpto. de RH.
Reporte de
incidencias. Oficios de
notificación de Incidencias.
justificación de
parte del inmediato
superior
Personal
Administrativo
Clave de la Unidad Administrativa Fecha de elaboración Hojas
03UAP 30/11/07 2 de 4
Macroproceso No. de revisión Código de Red
01. Sistema de Gestión y Vinculación 02. Sistema de Planeación Académica 03. Sistema de Gestión Interna
04. Sistema de Planeación Institucional
00
58-RP-03UAP/REV/00
RED DE PROCESOS Universidad de la Sierra
Secretaría General Académica
División autorizado
06-SIP-P02-F01/REV.00
9
Catálogo de facultades
A Vinculación y desarrollo institucional
B Desarrollo académico
C Control y desarrollo administrativo
No. Prioridad
1 Alta
2 Normal
3 Baja
Elaboró Revisó Validó
LIc. Adolfo Barbachano Alcocer
Secretario General Académico
CP. Rigoberto Ochoa Toledo
Jefe de la Oficina de Servicios
Informáticos
Prof. y Lic. Jesús Torres
Gallegos Rector
DIR.
Facultad Macro
proceso Responsable Tipo Pr No
Sub
proceso Producto Indicador No. Procedimiento Producto Indicador Cliente
03-
03- 23
C
03
LIc. Adolfo Barbachano
Alcocer
Apoyo
2
05
Recursos Humanos
Administración
de
documentos y
capacitación
Expedientes
actualizados.
Personal capacitado.
Nómina
P03
Selección de
personal
académico
Acta del Comité
Evaluador
Contrato
Jefe de
Académica
Clave de la Unidad Administrativa Fecha de elaboración Hojas
02SGA 30/11/07 3 de 4
Macroproceso No. de revisión Código de Red
01. Sistema de Gestión y Vinculación 02. Sistema de Planeación Académica 03. Sistema de Gestión Interna
04. Sistema de Planeación Institucional
00
58-RP-02SGA/REV/00
RED DE PROCESOS Universidad de la Sierra
Unidads de Administración y Promoción
mensual de
Admvas.
Admvas.
Personal
Académico
institucional
administrativo
06-SIP-P02-F01/REV.00
10
Catálogo de facultades
A Vinculación y desarrollo
B Desarrollo académico
C Control y desarrollo
No. Prioridad
1 Alta
2 Normal
3 Baja
Elaboró Revisó Validó
C. José de la C. Flores Esquer Coordinador de Rec. Materiales
CP. Rigoberto Ochoa Toledo Jefe de la Unidad de
Administración y Promoción
Prof. y Lic. Jesús Torres Gallegos
Rector
DIR.
Facultad Macro
proceso Responsable Tipo Pr No
Sub proceso
Producto Indicador No Procedimiento Producto Indicador Cliente
03- 03- 23
C
03
CP. Rigoberto
Ochoa Toledo
Apoyo
2
06
Compras
Adquisición de
bienes y
servicios
Reporte mensual
de bienes y
servicios
P01
Adquisición y
Suministros de
Rec. Materiales
y servicios
Bienes y
Servicios
Adquiridos
Reporte
bienes y
servicios
Unidades
03-
03- 23
C
03
CP. Rigoberto
Ochoa Toledo
Apoyo
2
06
Compras
Adquisición de
bienes y
servicios
Reporte mensual
de bienes y
servicios
P02
Licitaciones
Contratación
del bien o
servicio
Expediente
de licitación
Unidades
03- 03- 23
C
03
CP. Rigoberto Ochoa Toledo
Apoyo
2
07
Mantenimiento
Conservación y
Mantenimient o Preventivo
de Bs.
Muebles e
Inmuebles
Cumplimiento del Programa Anual
de
Mantenimiento y Conservación
P03
Mantenimiento y
conservación de infraestructura y equipo
Bitácoras de servicios de
Mantenimiento y
Conservación
de Bienes
100% de
cumplimiento del Prog. de
Mant. y
Conservación
Alumnos,
Directivo,
y Admvo.
Clave de la Unidad Administrativa Fecha de elaboración Hojas
03UAP 30/11/07 4 de 4
Macroproceso No. de revisión Código de Red
01. Sistema de Gestión y Vinculación
02. Sistema de Planeación Académica 03. Sistema de Gestión Interna
04. Sistema de Planeación Institucional
00
58-RP-03UAP/REV/00
Universidad de la Sierra
LISTA MAESTRA
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
03UAP Unidad de Administración y Promoción
ELABORACIÓN
06-SIP-P02-F01/REV.00
12
CÓDIGO
NOMBRE DEL
DOCUMENTO
No. DE
REVISIÓN
FECHA DE
RED DE PROCESOS
58-RP-03UAP/REV/00
Red de Procesos
00
30/11/07
PROCEDIMIENTOS
58-03-03-23-03/03UAP-04- P01/REV.00
Control de ingresos
00
30/11/07
58-03-03-23-03/03UAP-04- P02/REV.00
Avance financiero.
00
30/11/07
58-03-03-23-03/03UAP-04- P03/REV.00
Elaboración de cheques
00
30/11/07
58-03-03-23-03/03UAP-05- P01/REV.00
Reclutamiento, selección y contratación de personal
00
30/11/07
58-03-03-23-03/03UAP-05-
P02/REV.00
Puntualidad y asistencia de
personal
00
30/11/07
58-03-03-23-03/03UAP-06- P01/REV.00
Adquisición y suministro de recursos materiales y
servicios
00
30/11/07
58-03-03-23-03/03UAP-06- P02/REV.00
Licitaciones
00
30/11/07
58-03-03-23-03/03UAP-07- P03/REV.00
Mantenimiento y conservación de
infraestructura y equipo
00
30/11/07
Fecha: 07/11/2007 Hojas: 1 de 3
LISTA MAESTRA
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
03UAP Unidad de Administración y Promoción
Universidad de la Sierra
06-SIP-P02-F01/REV.00
13
FORMATOS
58-03FYC-P01-F01/REV.00
Conciliaciones Bancarias
00
30/11/07
58-03FYC-P01-F02/REV.00
Auxiliar de Mayor
00
30/11/07
58-03FYC-P02-F01/REV.00
Avance Financiero del
Presupuesto Ejercido
00
30/11/07
58-03FYC-P03-F02/REV.00
Memorando de elaboración de Cheque
00
30/11/07
58-03REH-P05-F01/REV.00
Solicitud de empleo
UNISIERRA
00
30/11/07
58-03REH-P05-F02/REV.00
Lista de Asistencia de
Capacitación Interna
00
30/11/07
Formato de alta del personal ante seguridad social (ISSSTESON)
00
30/11/07
58-03REH-P05-F01/REV.00
Reporte de Incidencias
00
30/11/07
58-03REM-P01-F01/REV.00
Requisición
00
30/11/07
58-03REM-P01-F02/REV.00
Orden de Compra o Servicio
00
30/11/07
58-03REM-P01-F03/REV.00
Cuadro Comparativo de
Cotizaciones
00
30/11/07
Fecha: 30/11/07 Hojas: 2 de 3
Universidad de la Sierra
LISTA MAESTRA
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
03UAP Unidad de Administración y Promoción
14
58-03REM-P03-F01/REV.00
Actividades Diarias para el Personal de Intendencia.
00
30/11/07
58-REMAT-P03-F02/REV.00
Programa de Mantenimiento Preventivo y Conservación de Infraestructura y Equipo.
00
30/11/07
58-03REM-P03-F03/REV.00
Programa de Monitoreo de de las distintas áreas.
00
30/11/07
ANEXOS
58-03FYC-P01-L01/REV.00
Inventario de registro del procedimiento Control de Ingesos
00
30/11/07
58-03FYC-P01-D01/REV.00
Diagrama del Procedimiento Control de Ingresos
00
30/11/07
58-03FYC-P01-T01/REV.00
Verificación de ejecución del Procedimiento Control de Ingresos
00
30/11/07
58-03FYC-P02-L01/REV.00
Inventario de registro del Procedimiento Informe de
Avance financiero
00
30/11/07
58-03FYC-P01-D01/REV.00
Diagrama del Procedimiento
Informe de Avance financiero
00
30/11/07
58-03FYC-P02-T01/REV.00
Verificación de ejecución del Procedimiento Informe de
Avance Financiero
00
30/11/07
58-FYC-P03-L01/REV.00
Inventario de registro del Procedimiento Elaboración de
Cheques
00
30/11/07
58-03FYC-P03-D01/REV.00
Diagrama del Procedimiento
Elaboración de Cheques
00
30/11/07
58-03FYC-P03-T01/REV.00
Verificación de ejecución del Procedimiento Elaboración de
Cheques
00
30/11/07
58-03REH-P01-L01/REV.00
Inventario de registro del Procedimiento Reclutamiento, Selección y Contratación de Personal
00
30/11/07
Fecha: 30/11/07
Hojas: 3 de 3
Universidad de la Sierra
06-SIP-P02-F01/REV.00
15
58-03REH-P01-D01/REV.00
Diagrama del Procedimiento Reclutamiento, Selección y Contratación de Personal
00
30/11/07
58-03REH-P01-T01/REV.00
Verificación de ejecución del Procedimiento Reclutamiento, Selección y Contratación de
Personal
00
30/11/07
58-03REH-P02-L01/REV.00
Inventario de registro del procedimiento Puntualidad y Asistencia
00
30/11/07
58-03REH-P02-D01/REV.00
Diagrama del procedimiento Puntualidad y Asistencia
00
30/11/07
58-03REH-P02-T01/REV.00
Verificación de ejecución procedimiento Puntualidad y Asistencia
00
30/11/07
58-03REM-P01-L01/REV.00
Inventario de registro del procedimiento Adquisiciones y Suministros de Recursos
Materiales y Servicios
00
30/11/07
58-03REM -P01-D01/REV.00
Diagrama del procedimiento Adquisiciones y Suministros de Recursos Materiales y Servicios
00
30/11/07
58-03REM-P01-T01/REV.00
Verificación de ejecución del procedimiento Adquisiciones y Suministros de Recursos Materiales y Servicios
00
30/11/07
58-03REM-P02-L02/REV.00
Inventario de registro del Procedimiento Licitaciones
00
30/11/07
58-03REM-P02-D02/REV.00
Diagrama del Procedimiento Licitaciones
00
30/11/07
58-03REM-P02-T02/REV.00
Verificación de ejecución del Procedimiento Licitaciones
00
30/11/07
58-03REM-P01-L01/REV.00
Inventario de registro del Procedimiento Mantenimiento y Conservación de Infraestructura y Equipo
00
30/11/07
58-03REM-P01-D01/REV.00
Diagrama del Procedimiento Mantenimiento y Conservación
de Infraestructura y Equipo
00
30/11/07
58-03REM-P01-T01/REV.00
Verificación de ejecución del Procedimiento Mantenimiento y Conservación de Infraestructura y Equipo
00
30/11/07
Universidad de la Sierra
IV. PRESENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
Administración del Sistema de Gestión interna.
16
17
Ente Público: 58
Direccionamiento al PED 03-03-23
Hoja No. 1 de 4
Macroproceso: 02
Subproceso 04
Fecha de elaboración: 30/11/07
Unidad Administrativa: 03UAP
Procedimiento P01
No. de Revisión: 00
PROCEDIMIENTO: CONTROL DE INGRESOS.
CÓDIGO: 58-03-03-23-01/03UAP-04-P01/REV.00 I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
El Objetivo de este procedimiento es documentar la forma en que se lleva a cabo el control de los ingresos recibidos por los diferentes conceptos, mediante formatos y documentos establecidos, con transparencia en su registro y aplicación. II. APLICACIÓN ( ) General (x) Específica
Lo aplica la Unidad de Administración y Promoción a través del Departamento de
Recursos Financieros y la Coordinación de Recursos Financieros. III. ALCANCE
Aplica a todo el control de Ingresos de la Institución, a fin de responder a las revisiones realizadas por auditorias externas, por la Secretaría de la Contraloría del Estado de
Sonora y por el Instituto Superior de Auditoria Fiscal. IV. DEFINICIONES
- Auxiliares de mayor: Registros contables resultantes del sistema de contabilidad implementado en el sistema de cómputo.
- Conciliación bancaria: Forma de detectar diferencias de ingresos y gastos según estados de cuenta bancarios, contra lo registrado en contabilidad.
- Ajustes contables: Corrección de errores y diferencias resultantes de los registros
contables. V. REFERENCIAS
- Programa presupuesto autorizado por la SEC. - Programa calendario de ministraciones que defina la SH. - Norma ISO 9001:2000. - Manual de Gestión de Calidad 58-SGC-MGC/REV.00. VI. POLÍTICAS
- Realizar el registro de los ingresos cuando se cuenten efectivamente con ellos. - Contabilizar todos los movimientos que se realicen con los ingresos recibidos. - Contar con auxiliares contables donde se observen los movimientos de los ingresos recibidos.
- Elaborar en tiempo y forma las conciliaciones bancarias de las diferentes cuentas. - Realizar los ajustes que resultan de la elaboración de conciliaciones. VII. PRODUCTOS
- Conciliaciones bancarias de las diferentes cuentas. VIII. CLIENTE(S)
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
18
- Unidad de Planeación, Estudios y Desarrollo de Proyectos. - Rectoría. - Auditores Externos.
- Subsecretaría de Egresos de la Secretaría de Hacienda del Gobierno del Estado de Sonora.
- Dirección General de Planeación de la Secretaría de Educación y Cultura del Gobierno del Estado de Sonora.
- Dirección General de Contabilidad Gubernamental. - Dirección General de Educación Superior Universitaria.
- Instituto Superior de Auditoria Fiscal. IX. INDICADORES
- Elaborar informe de ingresos financieros dentro de los primeros 10 días hábiles del
mes posterior. X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS
- 58-03FYC-P01-F01/REV.00 Conciliaciones Bancarias. - 58-03FYC-P01-F02/REV.00 Auxiliar de Mayor. .
XI. ANEXOS
- 58-FYC-P01-L01/REV.00 Inventario de Registro de Procedimientos - 58-FYC-P01-D01/REV.00 Diagrama de flujo del Procedimiento. - 58-FYC-P01-T01/REV.00 Verificación de Ejecución del procedimiento.
- Registro historico de cambios. XII. RESPONSABILIDADES
- Coordinador de Recursos Financieros (CRF).- Registra en el sistema contable los
ingresos recibidos, los movimientos realizados, corrige errores mediante ajustes propuestos e imprime los auxiliares contables.
- Jefe del Departamento de Recursos Financieros (JDRF).- Recibe los documentos contables de los movimientos realizados de los ingresos, los revisa, detecta errores, propone ajustes para corregir errores, elabora las conciliaciones, las firma y las turna al Jefe de la Unidad de Administración y Promoción para su revisión.
- Jefe de la Unidad de Administración y Promoción (JUAP).- Recibe las
conciliaciones bancarias para su revisión, recaba las firmas de los que intervienen en
la elaboración y las regresa al Jefe del Departamento de Recursos Financieros.
XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
XIII.1 CRF
RECEPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA
Recibe el documento donde se observa el ingreso recibido. Una vez verificado el ingreso por subsidio, lo registra en contabilidad en las cuentas
correspondientes a cada ingreso.
Estado de cuenta bancario
19
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
C.P. Francisco Javier González C.
Jefe del Departamento de Recursos Financieros
C.P. Rigoberto Ochoa Toledo
Jefe de la Unidad de Administración y
Promoción
Profr. y Lic. Jesús Torres Gallegos
Rector
Lleva un registro de los ingresos y salidas por cada tipo de subsidio. Imprime los Auxiliares de Mayor de cada uno de los diferentes tipos de ingresos registrados y los turna al JDRF para su revisión. Recibe los Auxiliares de Mayor de parte del JDRF ya revisados, corrige los errores en base a los ajustes resultantes de la revisión. Imprime los Auxiliares de Mayor corregidos y los turna nuevamente al JDRF. Imprime Estados Financieros (Balance General,
Estado de Resultados), Balanza de Comprobación.
58-03FYC-P01- F02/REV.00 Auxiliar de mayor
XIII.2 JDRF
REVISIÓN DE DOCUMENTOS CONTABLES
Recibe los Auxiliares Contables de los diferentes tipos de ingresos para revisión. Si se encuentran errores, propone ajustes para corregirlos y se regresan al CRF para su corrección. Una vez revisados los Auxiliares Contables y verificados su corrección, se procede a elaborar las Conciliaciones Bancarias y las envía al JUAP para su revisión y firma. Ya firmadas, archiva las Conciliaciones Bancarias en expedientes identificables.
58-03FYC-P01- F01/REV.00 Conciliaciones
Bancarias
XIII.3 JUAP
FIRMA DE LAS CONCILIACIONES
Recibe del JDRF las Conciliaciones Bancarias para su revisión y firma de aprobado. Recaba las firmas de los que intervienen en su
elaboración. Regresa las Conciliaciones Bancarias debidamente
firmadas al JDRF para archivarlas.
Fin del Procedimiento
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y PROMOCIÓN
Resguardo
Unidad de
Promoción
Unidad de
Promoción
Unidad de
Promoción
20
N°
Registro Tipo de
Resguardo
Responsable/
Puesto
Tiempo de
Resguardo
Ubicación del
1
Estado de cuenta bancario
Papel
Jefe del Dpto. de Recursos
Financieros
1 año
Archivo de la
Administración y
2
Auxiliar de mayor 58-FYC-P01- F02/REV.00
Papel
Jefe del Dpto. de Recursos
Financieros
1 año
Archivo de la
Administración y
3
Conciliaciones Bancarias 58-FYC-P01- F01/REV.00
Papel
Jefe del Dpto. de Recursos
Financieros
1 año
Archivo de la
Administración y
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL DE
INGRESOS
Hoja 1 de 1.
CÓDIGO: 58-03-03-23-01/03UAP-04-P01/REV.01
Fecha de elaboración: 30/11/07
JUAP JDRF CRF
INICIO
revisión
de parte de JUAP debidamente
FIN
21
Imprime Estados Financieros
(Balance General, Estado de
Resultados), Balanza de
comprobación
Recibe las conciliaciones bancarias
firmadas y las archiva en
expedientes identificables
de parte del JDRF ya
Imprime los Auxiliares de Mayor
corregidos y los turna
nuevamente al JDRF
Recibe los Auxiliares de Mayor
revisados, corrige los errores
en base a los ajustes
resultantes de la revisión
Regresa las Conciliaciones
Bancarias debidamente firmadas
al JDRF para archivarlas
ingresos y salidas por cada tipo
Imprime los Auxiliares de Mayor
de cada uno de los diferentes
tipos de ingresos registrados y
los turna al JDRF para su
Recaba las firmas de los que
intervienen en su elaboración
Se lleva un registro de los
de subsidio
Si se encuentran errores,
propone ajustes para corregirlos
y se regresan al CRF para su
corrección
Recibe los Auxiliares Contables y
verifica su corrección, procede a
elaborar las Conciliaciones
Bancarias y las envía al JUAP
para su revisión y firma
Una vez verificado el ingreso por
subsidio, lo registra en
contabilidad en las cuentas
correspondientes a cada ingreso
Recibe el documento donde
se observa el ingreso recibido
Reciben los Auxiliares Contables de
los diferentes tipos de ingresos para
revisión
Recibe del JDRF las
Conciliaciones Bancarias para
su revisión y firma de
aprobado
Ente Público: 58
Direccionamiento al PED 03-03-23
Hoja No. 1 de 4
Macroproceso: 02
Subproceso 04
Fecha de elaboración:
30/11/07 Unidad Administrativa: 03UAP
Procedimiento P01
No. de Revisión: 00
PROCEDIMIENTO: CONTROL DE INGRESOS.
CÓDIGO: 58-03-03-23-01/03UAP-04-P01/REV.00
COCNoCnIcLilIiaAcCioInOeNs bBaAnNcaCrAiaRsIA AL 31 DE ENERO DHEOLJA2:01 0DE71
23
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y
PROMOCIÓN
58-03FYC-P01-F01/REV.00.
C
CTA. DE BANCO SANTANDER MEXICANO
Ene-07
SALDO S/ESTADO DE CUENTA DEL BANCO AL DE 2007 0.00
(+) NUESTROS CARGOS NO CORRESPONDIDOS POR EL BANCO. 0.00
FECHA CH. Y/O REF. CONCEPTO
(-) NUESTROS ABONOS NO CORRESPONDIDOS POR EL BANCO 0.00 CH. Y/O REF. CONCEPTO
(+) SUS CARGOS NO CORRESPONDIDOS POR NOSOTROS 0.00
CH. Y/O REF. CONCEPTO
(-) SUS ABONOS NO CORRESPONDIDOS POR NOSOTROS 0.00
CH. Y/O REF. CONCEPTO
SALDO CONCILIADO 0.00 SALDO SEGÚN LIBRO 0.00 DIFERENCIA 0.00
ELABORO REVISO APROBO
L.A.E MARICELA ESTRADA CRUZ C.P FCO JAVIER GONZALEZ C. C.P RIGOBERTO OCHOA TOLEDO
Coordiandora de Recursos Financieros Jefe de Depto de Recursos Financieros Jefe de Unidad de Admón. y Promoción
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y PROMOCIÓN
O6-SIP-P01-F04/Rev.00
Verificador
Lic. Julio César Maytorena Valdez
24
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO
1
2
3
4
Se registró el ingreso por subsidio, y se registró en la contabilidad de las cuentas correspondientes a cada ingreso.
Se elaboraron los auxiliares de mayor de cada uno de los tipos de ingresos registrados.
Se imprimieron los Estados Financieros (Balance General, Estado de Resultados), y Balanza de Comprobación).
Se elaboraron las conciliaciones bancarias y una vez firmadas se archivaron en los expedientes correspondientes.
√
√
√
√
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: control de ingresos. Hoja : 1 de 1
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 58-FYC-P01-T01/REV.00 Verificación de Ejecución del procedimiento
Fecha de la verificación: 19/12/07
REGISTRO HISTORICO DE CAMBIOS
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y PROMOCIÓN
03UAP Unidad de Administración y Promoción
DEL
25
CODIGO
NOMBRE
DEL DOCUMENTO
N° DE REVISIÓN
FECHA DEL CAMBIO
CAMBIOS
MOTIVO
CAMBIO
Fechas
Hojas
26
I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
El objetivo de este procedimiento es documentar la Elaboración de Avances Finan cieros de los recursos recibidos por ésta Institución y enviarlos a las dependencias gubernamentales que los requieran en tiempo y forma, para cumplir con la normatividad establecida. II. APLICACIÓN ( ) General (x) Específica
Lo realiza la Unidad de Administración y Promoción a través del Departamento Recursos
Financieros y la Coordinación de Recursos Financieros. III. ALCANCE
Aplica a los avances financieros elaborados por el Departamento de Recursos Financieros, ante los requerimientos de información de la Unidad de Planeación y Desarrollo de Proyectos de la Institución, así como a las dependencias gubernamentales estatales y federales. IV. DEFINICIONES - Avance Financiero.- Informe de los recursos ejercidos por gastos y servicios contra los
recursos presupuestados. - Auxiliares de mayor.- Registros contables resultantes del sistema de contabilidad
implementado en el sistema de cómputo. - Ajustes contables.- Corrección de errores y diferencias resultantes de los registros contables. V. REFERENCIAS
- Decreto que aprueba el presupuesto de Egresos. -Ley del Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto Público - Norma ISO 9001:2000 - Manual de Gestión de Calidad 58-SGC-MGC/REV.00. VI. POLÍTICAS
- Cumplir con la entrega de información en tiempo y forma. - Atender los requerimientos de información por oficio. - La entrega de documentos requeridos se realizara mediante oficio. - Se abrirán archivos por cada tipo de informes que se entreguen. VII. PRODUCTOS
- Informes mensuales de avance financiero presupuestal. - Informes mensuales de recursos propios. - Informes trimestrales del avance financiero presupuestal enviados a las dependenci as
gubernamentales estatales. - Informes trimestrales del avance financiero presupuestal enviado a la dependencia federal. - Informe mensual de adquisiciones y servicios realizados por la Institución. VIII. CLIENTE(S)
Ente Público: 58
Direccionamiento al PED 03-03-23
Hoja No. 1 de 4
Macroproceso:02
Subproceso 04
Fecha de elaboración: 30/11/07
Unidad Administrativa: 03UAP
Procedimiento P02
No. de Revisión: 00
PROCEDIMIENTO: AVANCE FINANCIERO.
CÓDIGO: 58-03-03-23-01/03UAP-04-P02/REV.00
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
27
- Subsecretaría de Egresos de la Secretaría de Hacienda del Gobierno del Estado de Sonora. - Director General de Planeación de la Secretaría de Educación y Cultura del Gobierno del
Estado de Sonora.
- Director General de Contabilidad Gubernamental. - Director General de Educación Superior Universitaria, SEP. - Unidad de Planeación, Estudios y Desarrollo de Proyectos. - Rectoría. IX. INDICADORES
- Elaborar los informes financieros dentro de los primeros 10 días hábiles del mes posterior. X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS
- 58-03FYC-P02-F01/REV.00Avance Financiero del Presupuesto Ejercido.. - 58-03FYC-P01-F02/REV.00 Auxiliar de Mayor.
XI. ANEXOS
- 58-FYC-P02-L01/REV.00 Inventario de Registro de Procedimientos - 58-FYC-P01-D01/REV.00Diagrama de flujo del Procedimiento. - 58-FYC-P02-T01/REV.00 Verificación de Ejecución del procedimiento. - Registro historico de cambios. XII. RESPONSABILIDADES
- Rector (R).- Firma de autorizado los informes de avances de control presupuestal enviados a
las dependencias. - Jefe de la Unidad de Administración y Promoción (JUAP).- Revisa que los informes de
avance financiero hayan sido elaborados con base a los registros contables, que la documentación que originó estos registros contables cumplan con los requisitos fiscales y con la normatividad establecida y firma como responsable.
- Jefe del Departamento de Recursos Financieros (JDRF).- Elabora los informes de avance financiero con base en los registros contables
- Coordinador de Recursos Financieros (CRF).- Recibe la documentación comprobatoria por
gastos y servicios, las captura en el sistema contable e imprime reportes.
XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
XIII.1 CRF
RECEPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA Recibe la documentación comprobatoria de gastos y servicios, verificando que contengan la firma de autorizado por los funcionarios responsables. Captura en el sistema la documentación comprobatoria de gastos y servicios, e Imprime Auxiliares de Mayor. Turna los Auxiliares de Mayor al JDRF para su revisión y propuesta de ajustes. Una vez recibidos, corrige errores mediante ajustes contables propuestos e imprime Auxiliares de Mayor corregidos. Turna los Auxiliares de Mayor al JDRF para su
revisión.
58-03FYC-P01- F02/REV.00 Auxiliar de Mayor
F01/REV.00
Presupuesto Ejercido
Recibe los Informes de Avance Financiero de parte
28
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
C.P. Francisco J. González C. Jefe del Departamento de
Recursos Financieros
C.P. Rigoberto Ochoa Toledo
Jefe de la Unidad de Administración
Profr. y Lic. Jesús Torres Gallegos Rector
XIII.2 JDRF
REVISIÓN DE LOS REGISTROS CONTABLES
Recibe los Auxiliares de Mayor y los revisa para detectar errores. Detectados los errores en los Auxiliares de Mayor, propone ajustes y los regresa. Recibe los Auxiliares de Mayor ya corregidos y registra los movimientos contables de gastos y servicios en los formatos de Avance Financiero de Control Presupuestal. Imprime los formatos de Avance Financiero de Control Presupuestal mensual acumulado y por unidades, los firma y turna al JUAP.
58-03FYC-P02-
Avance Financiero del
XIII.3 JUAP
REVISIÓN DE INFORME DE AVANCE FINANCIERO • Recibe los Informes de Avance Financiero de Control Presupuestal para su revisión de parte del JDRF, los revisa y firma como responsable. • Turna los Informes de Avance Financiero de
Control Presupuestal a R para la firma de autorización. • Una vez firmados, turna los Informes de Avance Financiero Acumulado mediante oficio a la Unidad de Planeación y Desarrollo de Proyectos para su revisión y envío a las diferentes dependencias gubernamentales y los Informes de Avance Financiero por Unidades a los Jefes de Unidad.
XIII.4 R
FIRMA DE AUTORIZADO POR EL RECTOR
de JUAP para la firma de autorización. Una vez firmados, los turna a JUAP.
Fin del Procedimiento
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y PROMOCIÓN
Resguardo
Unidad de
Finanzas
Unidad de
Finanzas
29
N°
Registro Tipo de
Resguardo
Responsable/
Puesto
Tiempo de
Resguardo
Ubicación del
1
Auxiliar de Mayor 58-FYC-P01- F02/REV.00
Papel
Jefe del Dpto. de Recursos
Financieros
1 año
Archivo de la
Administración y
2
Avance Financiero del Presupuesto Ejercido 58-FYC-P02- F01/REV.00
Papel
Jefe del Dpto. de
Recursos Financieros
1 año
Archivo de la
Administración y
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: AVANCE FINANCIERO
Hoja 1 de 1.
CÓDIGO: 58-03-03-23-01/03UAP-04-P02/REV.01
Fecha de elaboración: 30/11/07
consideración y
Rector
30
Ente Público: 58
Direccionamiento al PED 03-03-23
Hoja No. 1 de 1
Macroproceso:02
Subproceso 04
Fecha de elaboración:
30/11/07 Unidad Administrativa: 03UAP
Procedimiento P02
No. de Revisión: 00
PROCEDIMIENTO: AVANCE FINANCIERO.
CÓDIGO: 58-03-03-23-01/03UAP-04-P02/REV.00
REC JUAP JDRF CRF
Fin
valida los informes de
Control Presupuestal
de avance financiero
presupuestal mensual
Inicio
Presenta a la
autorización del
Turna auxiliares de mayor al DRF para su revisión
Una vez firmados, turna
los Informes de Avance Financieros Acumulado mediante oficio a la
Unidad de Planeación y Desarrollo de Proyectos para su revisión y envío
a las diferentes dependencias gubernamentales
Imprime los formatos
de control
acumulado y por UA, los firma y turna a JUAP
Recibe los Informes de
Avance Financiero de Control Presupuestal de parte de R debidamente firmados
En su caso, corrige errores e imprime Auxiliares de Mayor
Una vez firmados, los
turna al JUAP
Registra movimientos contables de gastos y servicios en los formatos de Avance Financiero de Control Presupuestal
Recibe, y en su caso,
Avance Financiero de
Captura en el sistema la documentación comprobatoria de gastos, e imprime Auxiliares de Mayor, turna los Auxiliares de Mayor al JDRF para su revisión y propuesta de ajustes
Recibe los Informes de Avance Financiero de
parte de JUAP para la firma de autorización
Recibe y revisa para detectar errores, y en su caso, corrije y realiza ajustes
36-FYC-P02-F01/REV.00
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
AVANCE FINANCIERO PRESUPUESTO EJERCIDO A
DE 200
TRIMESTRE
ELABORÓ: REVISÓ: AUTORIZA:
C.P FCO. JAVIER GONZALEZ CARRIZOZA
Jefe del Depto. de Recursos Financieros
C.P. RIGOBERTO OCHOA TOLEDO
Jefe de la Unidad de Administración y Promoción
PROF. y LIC. JESÚS TORRES GALLEGOS
Rector 32
PRESUPUESTO 2007 PRESUPUESTO FONDO DE TRANSF. INTERNAS TOTAL ACUM. EJERCIDO AVANCE FINANCIERO SALDO
PARTIDAS DESCRIPCION ESTATAL AMPLIACION FEDERAL R. PROPIOS AUTORIZADO CONTINGEN. AMPLIAC. REDUCCION ASIGNADO ANTERIOR EN EL MES ABSOLUTO RELATIVO 1000 SERVICIOS PERSONALES: 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 #¡DIV/0! 0.00
1100 Rem. Pers. Carácter permanen. 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 #¡DIV/0! 0.00
1101 Sueldos 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 #¡DIV/0! 0.00
1200 HONORARIOS Y REMUN. DIV. 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 #¡DIV/0! 0.00
1201 Honorarios y comisiones 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 #¡DIV/0! 0.00
1300 Rem. Adicionales y Especiales 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 #¡DIV/0! 0.00
1301 Prima quinquenal al personal burocrá 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 #¡DIV/0! 0.00
1306 Prima Vacacional 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 #¡DIV/0! 0.00
1307 Gratificación de Fin de Año 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 #¡DIV/0! 0.00
1308 Comp.adicionales serv.esp. 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 #¡DIV/0! 0.00
1339 Ayuda para Guardería a madres trab 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 #¡DIV/0! 0.00
1310 Estimulos personal confianza 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 #¡DIV/0! 0.00
1323 Comp por ajuste de calendario 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 #¡DIV/0! 0.00
1324 Comp por bono navideño 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 #¡DIV/0! 0.00
1328 Ayuda para Canasta de Maternidad 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 #¡DIV/0! 0.00
1311 Indemnización al Personal 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 #¡DIV/0! 0.00
1400 Pagos por Concepto de Seg. Soc. - - 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 #¡DIV/0! 0.00
1401 Cuotas serv méd ISSSTESON 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 #¡DIV/0! 0.00
1402 Cuotas al FOVISSSTESON 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 #¡DIV/0! 0.00
1403 Cuotas seg vida ISSSTESON 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 #¡DIV/0! 0.00
1404 Cuotas seg retiro ISSSTESON 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 #¡DIV/0! 0.00
1405 Pagos def, pensiones jubilac. 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 #¡DIV/0! 0.00
1406 Asignación x préstamo a cp 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 #¡DIV/0! 0.00
1407 Asignación prést. Prendarios 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 #¡DIV/0! 0.00
1408 Otras prestaciones de seguridad soc. 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 #¡DIV/0! 0.00
1500 Otras Prestaciones 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
1502 Otras prestaciones 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 #¡DIV/0! 0.00
CLAVE PRESUPUESTAL 08 BC 14 DD 23
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y PROMOCIÓN
58-03FYC-P02-F01/REV.00
Avance Financiero del Presupuesto Ejercido
HOJA:1 DE 1
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y PROMOCIÓN
03UAP Unidad de Administración y Promoción
O6-SIP-P01-F04/Rev.00
Verificador
Lic. Julio César Maytorena Valdez
33
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO
1
2
3
Se revisó que la documentación comprobatoria de gastos y servicios cumpla con la normatividad establecida, y se capturó y elaboró los Auxiliares de Mayor.
Se elaboraron los informes de Avance Financiero Mensual del ejercicio del presupuesto.
Se turnaron los informes de Avance Financiero Mensual a la Unidad de Planeación.
√
√
√
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Avance financiero
Hoja : 1 de 1
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 58-FYC-P02-T01/REV.00
Verificación de Ejecución del procedimiento
Fecha de la verificación:
19/12/07
REGISTRO HISTORICO DE CAMBIOS
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y PROMOCIÓN
02SGA Secretaría General Académica
DEL
34
CODIGO
NOMBRE
DEL DOCUMENTO
N° DE REVISIÓN
FECHA DEL CAMBIO
CAMBIOS
MOTIVO
CAMBIO
Fechas
Hojas
35
Ente Público: 58
Direccionamiento al PED 03-03-23
Hoja No. 1 de 4
Macroproceso: 02
Subproceso 04
Fecha de elaboración:
30/11/07 Unidad Administrativa: 03UAP
Procedimiento P03
No. de Revisión: 00
PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE CHEQUES.
CÓDIGO: 58-03-03-23-01/03UAP-04-P03REV.00 I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
El presente documento tiene por objetivo, documentar la elaboración de cheques, con base en los memorandos de solicitud y documentación comprobatoria de gastos y servicios debidamente autorizados por los funcionarios responsables de la Universidad de la Sierra.
II. APLICACIÓN ( ) General (x) Específica
Lo aplica la Unidad de Administración y Promoción a través de la Coordinación de Recursos Financieros y el Departamento de Recursos Financieros.
III. ALCANCE
Aplica a todas los memorandos de solicitud de pago a través de cheque, por algún gasto o servicio, las cuales deben estar debidamente firmadas de autorizado por el funcionario responsable. IV. DEFINICIONES
- Memorando de Solicitud de pago.- Documento mediante el cual el interesado pide que se le realice determinado pago por adquisición o servicio.
- Avance Financiero.- Informe de los recursos ejercidos por gastos y servicios contra los
recursos presupuestados.
V. REFERENCIAS
- Norma ISO 9001:2000. - Manual de Gestión de Calidad 58-SGC-MGC/REV.00. - Ley del impuesto sobre la renta.
- Ley del impuesto al valor agregado. VI. POLÍTICAS
- Atender los memorandos de solicitud con prontitud, verificando que cuenten con las firmas de los responsables.
- Comprobar que los respaldos de las erogaciones cuenten con todos los requisitos que marca la ley y la normatividad vigente, además de estar firmados de autorizado por el funcionario responsable.
- Verificar que los gastos que se hagan con recursos etiquetados, especifiquen el tipo de recurso.
- Verificar que los gastos por comprobar sean reportados dentro de la primera semana después de recibidos.
VII. PRODUCTOS
- Poliza de cheque y cheque.
VIII. CLIENTE(S)
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
36
- Alumnos. - Proveedores. - Personal de la Institución. IX. INDICADORES
- Autorizaciones de pago
X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS
- 58-03FYC-P03-F02/REV.00 Memorando de elaboración de Cheque - Póliza de Cheque - 58-03FYC-P01-F02/REV.00 Auxiliar de Mayor.
XI. ANEXOS
• 58-FYC-P03-L01/REV.00 Inventario de Registro de Procedimientos. • 58-FYC-P03-D01/REV.00 Diagrama de flujo del Procedimiento. • 58-FYC-P03-T01/REV.00 Verificación de Ejecución del procedimiento. - Registro historico de cambios.
XII. RESPONSABILIDADES
- Coordinador de Recursos Financieros (CRF).- Recibe el memorando de solicitud de
pago por gastos y servicios debidamente autorizada, la revisa, elabora el cheque correspondiente y lo turna al Jefe de Recursos Financieros.
- Jefe del Departamento de Recursos Financieros (JDRF).- Recibe el cheque elaborado, con el soporte documental comprobatorio anexo, revisa que cumplan con los requisitos fiscales que marca la ley y la normatividad y lo turna al Jefe de la Unidad de Administración y Promoción para su firma de autorización.
- Jefe de la Unidad de Administración y Promoción (JUAP).- Recibe el cheque, revisa
que contenga la documentación comprobatoria y que cumplan con los requisitos fiscales que marca ley, lo firma de aprobado y lo turna al Rector para su firma de autorizado.
- Rector (R).- Recibe el cheque elaborado con el memorando de solicitud de pago y
documentos comprobatorios anexos, lo firma de autorizado y lo regresa al Jefe de la Unidad de Administración y Promoción para la entrega correspondiente.
XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
XIII.1 CRF
RECEPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA
Recibe memorando de solicitud de pago por gastos y servicios por parte de los responsables de las Unidades y revisa que contenga las firmas de los funcionarios responsables (Rector o Secretario
General Académico)
Memorando de elaboración de Cheque
37
Confirma que el memorando contenga anexa la documentación comprobatoria correspondiente, además de verificar que la documentación comprobatoria cumpla con los requisitos fiscales que marca la ley y la normatividad aplicable. Revisa que la documentación comprobatoria contenga las firmas de autorización por los funcionarios responsables (Rector o Secretario General Académico). Verifica en los Avances Financieros que a la partida a la que se le va a cargar el gasto cuente con recurso. Después de las revisiones anteriores procede a elaborar el cheque, para después registrarlo en contabilidad. Turna el cheque elaborado al JDRF, para su autorización y recaudación de firmas ante las autoridades de la Institución. Entrega el cheque debidamente firmado por los
funcionarios responsables, al beneficiario.
58-03FYC-P01- F02/REV.00Auxiliar de Mayor
58-03FYC-P02- F01/REV.00Avance Financiero del Presupuesto Ejercido
XIII.2 JDRF
REVISIÓN DEL CHEQUE ELABORADO
Recibe el cheque elaborado de parte del CRF, revisa que contenga el memorando de pago y la documentación comprobatoria de los gastos y servicios. Confirma que el memorando de pago y la documentación comprobatoria se encuentre debidamente firmada por los funcionarios responsables (Rector o Secretario General Académico). Revisa que el cheque se encuentre elaborado de acuerdo al memorando y confirma en los Avances Financieros que la partida a la que se le va a cargar el gasto cuente con recurso.
Si la partida a la que se le va a cargar el gasto no cuenta con recurso, se procede a solicitar una transferencia de recursos a la Unidad Responsable. Si la partida a la que se le va a cargar el gasto sí cuenta con recurso, turna el cheque al JUAP para su revisión y firma. Recibe el cheque firmado de parte del JUAP y lo
entrega al CRF.
38
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
C.P. Francisco Javier González C.
Jefe del Departamento de Recursos Financieros
C.P. Rigoberto Ochoa Toledo
Jefe de la Unidad de Administración y Promoción
Profr. y Lic. Jesús Torres Gallegos Rector
XIII.3 JUAP
Recibe el cheque de parte del JDRF, verificando que tenga anexo el memorando de pago y los documentos comprobatorios del gasto y/o servicio solicitado. Confirma que la documentación comprobatoria del gasto y/o servicio solicitado cuenten con las firmas de autorizado por los funcionarios responsables (Rector o Secretario General Académico). Confirma que los documentos comprobatorios del gasto y/o servicio solicitado cumplan con los requisitos fiscales que marca la ley y la normatividad aplicable. Firma el cheque de aprobado y lo turna para su
firma al R.
XIII.4 R
FIRMA DEL CHEQUE ELABORADO
Recibe el cheque de parte del JUAP y lo firma, para su posterior regreso al JUAP.
XIII.5 JUAP
ENTREGA DEL CHEQUE
Entrega el cheque debidamente firmado por los funcionarios responsables al JDRF.
XIII.6
JDRF
Entrega el cheque debidamente firmado al CRF
para su entrega.
XIII.7 CRF
Entrega el cheque debidamente firmado por los funcionarios responsables al beneficiario. Conserva Póliza de Cheque correspondiente.
Póliza de Cheque
Fin del Procedimiento
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y PROMOCIÓN
Resguardo
de Finanzas
de Finanzas
de Finanzas
de Finanzas
39
N°
Registro Tipo de
Resguardo Responsable/
Puesto
Tiempo de Resguardo
Ubicación del
1
Memorando de solicitud de elaboración de Cheque
Papel
Rectoría y/o Secretario Técnico, Secretaría General
Académica y Jefaturas de Unidad
1 año
Archivo del Dpto.
2
Auxiliar de Mayor 58-FYC-P01- F02/REV.00
Papel
Jefe del Dpto. de Recursos
Financieros
1 año
Archivo del Dpto.
3
Avance Financiero del Presupuesto Ejercido 58-FYC- P02-F01/REV.00
Papel
Jefe del Dpto. de
Recursos Financieros
1 año
Archivo del Dpto.
4
Póliza de Cheque
Papel
Jefe del Dpto. de Recursos
Financieros
1 año
Archivo del Dpto.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE CHEQUES
Hoja 1 de 1.
CÓDIGO: 58-03-03-23-01/03UAP-04-P03REV.00
Fecha de elaboración: 30/11/07
40
Ente Público: 58
Direccionamiento al PED 03-03-23
Hoja No. 1 de 1
Macroproceso: 02
Subproceso 04
Fecha de elaboración:
30/11/07 Unidad Administrativa: 03UAP
Procedimiento P03
No. de Revisión: 00
PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE CHEQUES.
CÓDIGO: 58-03-03-23-01/03UAP-04-P03REV.00
RECTORÍA JUAP JDRF Titular de la UA
N
Si
Fin
Inicio
pago o cuenta por
factura o documento
o
Recibe y realiza el pago al proveedor, en su defecto, lo remite a través del promovente del gasto
Elabora poliza de cheque, rúbrica, y registra en contabilidad, e integra expediente y turna para JUAP
Presenta solicitud de transferencia presupuestal en formato correspondiente
Verifica suficiencia presupuestal
Recibe y turna para el DRF
Presenta solicitud de
liquidar, anexando la
comprobatorio debidamente
requisitados
Revisa poliza, valida la correcta clasificación del gasto, firma cheque, y gestiona firma del Rector.
Autoriza, en su caso, y regresa para la UAP, para el pago correspondiente
Recibe solicitud de pago, coteja firmas, revisa requisitos fiscales y la correspondencia del gasto al concepto autorizado.
M E M O R A N D U M
Moctezuma, Sonora, a . MEM No. .
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
PARA: Jefe de la Unidad de Administración y Promoción
ASUNTO: Solicitud y Orden de Pago
Por este conducto se solicita el pago en cheque a nombre de , por la cantidad de $ (SON: M. N.) Por el concepto de pago de .
El cuál deberá ser pagado con recursos
con
de
cargo
la cuenta
a
del
la
subsidio
partida , e irá . Anexo a la presente solicitud de pago, la documentación comprobatoria: _, debidamente revisados y autorizados.
Rector
42
SOLICITA EL PAGO AUTORIZA EL PAGO
Solicitante
Prof. Y Lic. Jesús Torres Gallegos
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y PROMOCIÓN
58-03FYC-P03-F02/REV.00
M E M O R A N D O
HOJA:1 DE 1
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y PROMOCIÓN
O6-SIP-P01-F04/Rev.00
Verificador
Lic. Julio César Maytorena Valdez
43
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO
1
2
3
4
Se recibió memorando con la documentación comprobatoria para elaborar el cheque correpondiente.
Se revisó que exista disponibilidad presupuestal para proceder a la afectación en la partida de gasto.
Se elaboró el cheque y se turno a las autoridades responsables de su firma.
Se entregó el cheque firmándose de recibido por el benefici ario en la póliza correspondiente
√
√
√
√
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Elaboración de cheques
Hoja : 1 de 1
• CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 58-FYC-P03-T01/REV.00
Fecha de la verificación:
19/12/07
REGISTRO HISTORICO DE CAMBIOS
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y PROMOCIÓN
02SGA Secretaría General Académica
DEL
44
CODIGO
NOMBRE
DEL DOCUMENTO
N° DE REVISIÓN
FECHA DEL CAMBIO
CAMBIOS
MOTIVO
CAMBIO
Fechas
Hojas
45
Ente Público: 58
Direccionamiento al PED 03-03-23
Hoja No. 1 de 3
Macroproceso: 02
Subproceso 05
Fecha de elaboración:
30/11/07 Unidad Administrativa: 03UAP
Procedimiento P01
No. de Revisión: 00
PROCEDIMIENTO: RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL.
CÓDIGO: 58-03-03-23-01/03UAP-05-P01/REV.00 I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
El presente documento tiene como propósito el describir las actividades para el Reclutamiento y la Selección del personal administrativo, así como la Contratación de todo el Personal que ha sido aceptado para laborar en la Universidad de la Sierra.
II. APLICACIÓN ( ) General (X) Específica
Lo aplica el Jefe del Departamento de Recursos Humanos.
III. ALCANCE
En cuanto al Reclutamiento y Selección de Personal aplica a todos los aspirantes a ingresar a un puesto administrativo, mientras que la Contratación de Personal aplica a
todo el personal docente y administrativo de la Universidad de la Sierra. IV. DEFINICIONES
- Contratante.- Es la parte que contrata y que conviene las condiciones de trabajo. - Vacante.- Plaza o empleo no ocupada. - Oficio de Requerimiento.- Oficio mediante el cual se solicita la contratación de
personal administrativo. V. REFERENCIAS
- Manual de Gestión de Calidad 58-SGC-MGC/REV.00. - Norma ISO 9001:2000, Cláusula 6.2 Recursos Humanos. - Ley Civil No. 40 del estado de Sonora. - Ley No. 38 de ISSSTESON. - Reglamento Interior - Reglamento para el Ingreso, Permanencia y Promoción de Personal Académico. - Presupuesto autorizado. - Tabulador de puestos.
- Condiciones Generales de Trabajo VI. POLÍTICAS
- Todas las solicitudes de empleo se analizaran de manera imparcial y de acuerdo al perfil solicitado.
- Las solicitudes serán analizadas bajo la más estricta confidencialidad.
VII. PRODUCTOS
- Contratos de Trabajo autorizados. VIII. CLIENTE(S)
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
46
- Todos los empleados activos de la UNISIERRA - Jefe del Departamento de Planeación - Jefe del Departamento Recursos Financieros
- Jefe de la Unidad Administración y Promoción - Rectoría - Instituto de Seguridad Social del Estado de Sonora (ISSSTESON) - Secretaría General Académica. IX. INDICADORES
- Expedientes integrados.
X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS
- Oficio de requerimiento de personal - 58-03REH-P05-F01/REV.00 Solicitud de empleo UNISIERRA. - 58-03REH-P05-F02/REV.00 Lista de Asistencia de Capacitación Interna - Formato de alta del personal ante seguridad social (ISSSTESON) XI. ANEXO
- 58-REH-P01-L01/REV.00 Inventario de Registro del Procedimientos Reclutamiento, Selección y Contratación de Personal
- 58-REH-P01-D01/REV.00 Diagrama de flujo del Procedimiento Reclutamiento, Selección y Contratación de Personal
- 58-REH-P01-T01/REV.00 Verificación de Ejecución del procedimiento.
- Registro historico de cambios. XII. RESPONSABILIDADES
- Rector (R).- Es responsable de autorizar la contratación. - Jefe de la Unidad de Administración y Promoción (JUAP).- Es responsable de
validar que la plaza solicitada este contemplada en el presupuesto. - Jefe del Departamento de Recursos Humanos (JDRH).- Se encarga de realizar la
contratación verificando que se cumpla con todos los requisitos. - Unidad Administrativa Solicitante (UAS).- En quien realiza la solicitud de personal. - Jefe Departamento Jurídico (JDJ).- Es el responsable de elaborar los contratos de
trabajo y/o nombramiento.
XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
XIII.1 UAS
Acuerda con el Rector la Contratación de Personal.
XIII.2 UAS
Realiza entrevista y revisión de curriculums de los aspirantes. Una vez seleccionado el aspirante se envía al
JUAP el oficio de contratación.
XIII.3 JUAP
Recibe oficio de contratación de personal y analiza que la plaza a contratar esté considerada en el presupuesto y se cuenten con los recursos suficientes para
su contratación y la canaliza a JDRH.
Oficio de contratación
47
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
C. Icela Terán Rodríguez Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
C.P. Rigoberto Ochoa Toledo
Jefe de la Unidad de
Administración y Promoción
Profr. y Lic. Jesús Torres Gallegos Rector
XIII.4 JDRH
Una vez recibida la propuesta de contratación, se evalúa que la solicitud seleccionada cumpla con los requerimientos del perfil del puesto solicitado. (Estas Contrataciones pueden ser
seleccionadas directamente por la UAS y/o JDRH, siempre y cuando cumplan con lo antes señalado).
58-03REH-P05- F01/REV.00Solicitud de empleo UNISIERRA
Oficio de Contratación
En caso de la contratación de Personal Docente se aplican los puntos del 4 al 8
XIII.5 JDRH
Recibe de la UAS oficio mediante el cual indican condiciones de la contratación (vigencia del contrato, tipo de contrato,
percepción mensual).
Oficio de contratación
XIII.6 JDRH
Solicita al contratante todos los requisitos para la integración del expediente de personal, los revisa y una vez completada la documentación, se crea su expediente personal, cumpliendo con el Descriptivo de Puesto y se le informa al Jefe del Departamento Jurídico para que elabore
el contrato de Trabajo y/o nombramiento.
Expediente personal del empleado
XIII.7 JDJ
Elabora Contrato de trabajo y turna para autorización del R.
XIII.8 JDRH
Recibe contrato de trabajo y recaba firmas del JUAP y del Empleado, procediendo a dar de alta en el sistema de nóminas y ante seguridad social (ISSSTESON).
XIII.9 JDRH
Evidencia de la competencia de personal, podrán ser Diplomas, Certificados ó Lista de Asistencia de capacitaciones, cursos, etc. Archiva el Expediente.
58-03REH-P05- F02/REV.00Lista de Asistencia de Capacitación Interna
Fin del Procedimiento
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y PROMOCIÓN
Resguardo
Recursos
Jefatura de
Humanos
Recursos
Recursos
48
N°
Registro Tipo de
Resguardo Responsable/
Puesto
Tiempo de Resguardo
Ubicación del
1
Oficio de autorización de la contratación
Papel
Rectoría
1 año
Archivo de la Jefatura de
Humanos
Solicitud de empleo UNISIERRA 58- REH-P01- F01/REV.00
Papel
Jefe del Dpto. de Recursos Humanos
1 año
Archivo de la Recursos
En caso de la contratación de Personal Docente se aplican los puntos del 4 al 8
3
Expediente personal del empleado
Papel
Jefe del Dpto. de Recursos Humanos
1 año
Archivo de la Jefatura de
Humanos
4
Lista de Asistencia de Capacitación Interna 58-REH-P01- F02/REV.00
Papel
Jefe del Dpto. de Recursos Humanos
1 año
Archivo de la Jefatura de
Humanos
PROCEDIMIENTO: RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL.
Hoja 1 de 1.
CÓDIGO: 58-03-03-23-01/03UAP-05-P01/REV.00
Fecha de elaboración: 30/11/07
49
Ente Público: 58
Direccionamiento al PED 03-03-23
Hoja No. 1 de 1
Macroproceso: 02
Subproceso 05
Fecha de elaboración:
30/11/07 Unidad Administrativa: 03UAP
Procedimiento P01
No. de Revisión: 00
PROCEDIMIENTO: RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL.
CÓDIGO: 58-03-03-23-01/03UAP-05-P01/REV.00
Jefe del Dpto.
Jurídico
Jefe del Dpto. de
Recursos Humanos
Jefe de la Unidad de Administración
y Promoción
Unidades
Administrativas
evalúa que la solicitud
documentación para
expediente, revisa, y en
JDJ, elabore contrato o
FIN
Inicio
Rector la
Personal
La evidencia de la competencia de personal, podrán ser Diplomas, Certificados,
Recibe, recaba firmas de JUAP y empleado, y da de alta en nómina e ISSSTESON.
Solicita al contratante,
integración del
su caso, requiere del
nombramiento.
Elabora contrato de trabajo o nombramiento pasa autorización
Recibe de la UA solicitud de contratación, especificando, tipo de contrato, vigencia, sueldo mensual, y fuente de financiamiento
Acuerda con el
Contratación de
Recibe propuesta,
cumpla con el perfil del
puesto solicitado.
Recibe Oficio de contratación de personal y analiza que la plaza a contratar esta considerada en el presupuesto de egresos
51
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y PROMOCIÓN
58-03UAP-P05-F01/REV.00
Solicitud de empleo
HOJA:1 DE 1
Sírvase llenar en forma manuscrita esta solicitud Toda información proporcionada será tratada
confidencialmente
Fecha: /_ /_ dd mm aaaa
DATOS GENERALES
Nombre
Apellido Paterno Apellido Materno Nombre(s)
Domicilio Calle Número
Colonia Código Postal Teléfono
Fecha de Nacimiento /_ /_ dd mm aaaa
CURP
Lugar de Nacimiento
Ciudad Estado País
Estado Civil: Soltero Casado Viudo Separado Unión Libre Divorciado Otro
Con quien vive actualmente (Padres, Hermanos, Parientes, etc.): DOCUMENTACIÓN
No. de Afiliación Servicio Médico: RFC Cartilla Militar Pasaporte No. Licencia de Manejo No.
Siendo extranjero, Qué documento lo acredita para trabajar en el país: DATOS FAMILIARES
Nombre de los padres: Padre
Vive Edad Ocupación Domicilio
Madre
_ Vive Edad Ocupación Domicilio En caso de ser casado (a) Nombre del cónyuge
Vive Edad Ocupación Domicilio
Nombre de los Hijos: 1)
Edad Ocupación Domicilio
52
2) Edad Ocupación Domicilio
3) Edad Ocupación Domicilio
4) Edad Ocupación Domicilio
¿Cuántas personas dependen económicamente de usted? ¿Colabora usted al sostenimiento de su casa? ¿Con Cuánto? ¿Vive en casa propia? ¿Paga renta? ¿Cuánto?
ESCOLARIDAD
Estudios
Nombre de Escuela Fecha
Título Recibido Inicio Fin
Primaria
Secundaria
Bachillerato
Licenciatura
Maestría
Doctorado
Otro
PROGRAMAS COMPUTACIONALES QUE MANEJA
EQUIPO DE OFICINA QUE MANEJA
OBSERVACIONES
CONOCIMIENTO DE IDIOMAS
Idioma que Domina Habla % Escribe % Traduce % Lee %
EMPLEOS ANTERIORES
(Importante: Comenzar con el más reciente o actual
A) Nombre de la empresa Tel
Domicilio Colonia Estado
Puesto desempeñado Fecha
Sueldo Inicial $ Sueldo Final $ Fecha de Baja Motivo de separación
B) Nombre de la empresa Tel Domicilio Colonia Estado _ Puesto desempeñado Fecha _ Sueldo Inicial $ Sueldo Final $
Fecha de Baja Motivo de separación
conocerlo
Firma del Solicitante Fecha
CONTROL DEL PROCESO DE SELECCIÓN INFORMES DE TRABAJO PERFIL DEL PUESTO INFORMES DE RECOMENDANTES OPINION INFORMES FAMILIARES
FIRMA
53
OPINIÓN DEL ENTREVISTADOR
C) Nombre de la empresa Tel Domicilio Colonia Estado Puesto desempeñado Fecha
Sueldo Inicial $ Sueldo Final $ Fecha de Baja Motivo de separación
REFERENCIAS PERSONALES* No incluir parientes o jefes anteriores
Nombre Domicilio Teléfono Ocupación Tiempo de
INFORMACIÓN CLÍNICA
Estatura Peso kgs. ¿Usa Anteojos? ¿Qué intervenciones quirúrgicas ha tenido? ¿Qué enfermedades graves ha padecido? ¿En qué fecha efectuó su última revisión médica? Alguna otra información
INFORMACIÓN GENERAL
¿Trabaja con nosotros algún familiar suyo? Si No_ ¿Quién? ¿Por qué conducto o quién le envió a esta dependencia? ¿Puede usted viajar? ¿Con qué frecuencia? _ ¿Está dispuesto a cambiar de residencia? Si No ¿Por qué? ¿De ser aceptado cuándo podría iniciar su trabajo?
Por medio de la presente certifico que la información descrita en esta solicitud, es exacta de acuerdo con mi leal saber y entender, comprendo que cualquier falsedad indicada en esta información será suficiente motivo de despido de acuerdo con las normas establecidas por la Universidad de la Sierra. Autorizo a las personas arriba indicadas para que les proporcionen toda clase de información que deseen obtener, personal o de otra índole y al mismo tiempo les revelo de toda responsabilidad que pudiera resultar por haber proporcionado la anterior información.
54
FECHA:
NOMBRE DEL CURSO:
DURACIÓN:
INSTRUCTOR:
No. Nombre Área Firma
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y PROMOCIÓN 58-03UAP-P05-F02/REV.00
Lista de asistencia de capacitación interna
HOJA:1 DE 1
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y PROMOCIÓN
O6-SIP-P01-F04/Rev.00
Verificador
Lic. Julio César Maytorena Valdez
55
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO
1
2
3
4
Se recibió el oficio de contratación de personal de la Unidad de Administración solicitada.
Se recibió solicitud de empleo para evaluar si cumple con el perfil del puesto solicitado.
Se elaboró el expediente del personal contratado y se intregó con todos los requisitos.
Se elaboró el contrato de trabajo en tiempo y forma, especificando las funciones a realizar.
√
√
√
√
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Reclutamiento,
Selección y Contratación de Personal
Hoja : 1 de 1
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
58-REH-P01-T01/REV.00
Fecha de la verificación:
19/12/07
REGISTRO HISTORICO DE CAMBIOS
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y PROMOCIÓN
DEL
56
CODIGO
NOMBRE DEL
DOCUMENTO
N° DE
REVISIÓN
FECHA DEL
CAMBIO
CAMBIOS
MOTIVO
CAMBIO
Fechas
Hojas
57
Ente Público: 58
Direccionamiento al PED 03-03-23
Hoja No. 1 de 3
Macroproceso: 02
Subproceso 05
Fecha de elaboración:
30/11/07 Unidad Administrativa: 03UAP
Procedimiento P02
No. de Revisión: 00
PROCEDIMIENTO: PUNTUALIDAD Y ASISTENCIA DE PERSONAL.
CÓDIGO: 58-03-03-23-01/03UAP-05-P02/REV.00 I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
El presente documento tiene como propósito describir la forma en que se da cumplimiento de los horarios de trabajo del personal docente y administrativo de la Universidad de la Sierra. II. APLICACIÓN ( ) General (x) Específica
Lo aplica el Jefe del Departamento de Recursos Humanos.
III. ALCANCE
Aplica a todo el personal de la Institución que registra asistencia. IV. DEFINICIONES
- Incidencia.- Falta cometida por el empleado
- Empleado.- Persona que pertenece a la plantilla de la Institución.
V. REFERENCIAS
- Reglamento Interior. - Manual de Organización. - Manual de Procedimientos. - Condiciones Generales de Trabajo. - Manual de Gestión de Calidad 58-SGC-MGC/REV.00.
- Norma ISO 9001:2000, Cláusula 6.2 Recursos Humanos VI. POLÍTICAS
- Registrar de manera imparcial las inasistencias del personal; así como disminuir al máximo las inasistencias del personal.
- Hacer del conocimiento al personal de las causantes que originan el descuento en nómina, por las incidencias cometidas.
VII. PRODUCTOS
- Reportes del Departamento de Recursos Humanos
VIII. CLIENTE(S)
- Secretario General Académico - Jefe de Unidad de Administración y Promoción - Jefe del Departamento de Planeación - Empleados IX. INDICADORES
-. Reportes de incidencias, Oficios de notificación de incidencias, Oficios de justificación de
incidencias de parte del inmediato superior. X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS - 58-03REH-P05-F01/REV.00 Reporte de Asistencia
XI. ANEXOS
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
58
• 58-REH-P02-L01/REV.00 Inventario de Registro de Procedimientos. • 58-REH-P02-D01/REV.00 Diagrama de flujo del Procedimiento. • 58-REH-P02-T01/REV.00 Verificación de Ejecución del procedimiento.
- Registro historico de cambios. XII. RESPONSABILIDADES - Jefe de la Unidad de Administración y Promoción (JUAP).- Es responsable de
autorizar y validar el reporte de incidencia. - Jefe del Departamento de Recursos Humanos (JDRH).- Se encarga de verificar el
programa de asistencia y puntualidad, elaborar el reporte de incidencias y efectuar el descuento correspondiente.
- Unidad Administrativa (UA).- Es el responsable de establecer los horarios del personal y comunicarlos al Jefe de departamento de Recursos Humanos.
- Empleado (EM).- Es responsable de registrar la asistencia y justificar la inasistencia.
XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
XIII.1 UA
Comunica horarios de personal al JDRH
Oficio: comunicado de horario del empleado
XIII.2 JDRH
Recibe horarios del personal y da de alta en el sistema de control de asistencia.
XIII.3 EM
Registra diariamente su asistencia en el reloj checador quedando registrada la hora de entrada y salida de acuerdo al horario asignado.
XIII.4 JDRH
Verifica diariamente, quincenalmente o según lo considere pertinente en el programa de asistencia y puntualidad, las incidencias registradas, obteniendo el correspondiente Reporte de Asistencia.
Reporte de Asistencia
XIII.5 JDRH
Elabora Reporte de Incidencias y envía copia al JUAP, para su conocimiento y validación.
58-03REH-P05- F01/REV.00 Reporte
de Incidencias
XIII.6JUAP Autoriza y valida reporte de asistencia.
XIII.7 JDRH
En caso de que el empleado no reporte el motivo de su inasistencia, se le envía oficio de notificación de la incidencia registrada, para que la soporte y justifique según sea el caso. (Los descuentos de las incidencias no justificadas se realizarán a partir de la
quincena posterior de incurrida la incidencia).
Oficio de notificación de incidencias de faltas
XIII.8 EM
Envía al JDRH oficio solicitando la justificación de la incidencia cometida, anexando la documentación probatoria, y previa autorización del Jefe responsable de la
UA.
Oficio
59
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
C. Icela Terán Rodríguez Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
C.P. Rigoberto Ochoa Toledo
Jefe de la Unidad de Administración y Promoción
Profr. y Lic. Jesús Torres Gallegos Rector
XIII.9 JDRH
Justifica si procede la incidencia debidamente soportada y autorizada. En caso de considerar improcedente la justificación se efectúa el descuento correspondiente en nómina.
Fin del Procedimiento
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y PROMOCIÓN
Resguardo
Recursos
Recursos
Recursos
Recursos
Recursos
60
N°
Registro Tipo de
Resguardo
Responsable/
Puesto
Tiempo de
Resguardo
Ubicación del
Oficio comunicando horario del empleado
Papel
Jefe Inmediato
1 año
Archivo de la Jefatura de
Humanos
Reporte de Asistencia
Papel
Jefe del Dpto. de Recursos Humanos
1 año
Archivo de la Jefatura de
Humanos
Reporte de Incidencias 58- 03UAP-P05- F01/REV.00
Papel
Jefe del Dpto. de Recursos Humanos
1 año
Archivo de la Jefatura de
Humanos
Oficio de notificación de incidencias de faltas
Papel
Jefe del Dpto. de Recursos Humanos
1 año
Archivo de la Jefatura de
Humanos
Oficio de envío de justificación
Papel
Empleado
1 año
Archivo de la Jefatura de
Humanos
PROCEDIMIENTO: PUNTUALIDAD Y ASISTENCIA DE PERSONAL.
Hoja 1 de 1.
CÓDIGO: 58-03-03-23-01/03UAP-05-P02/REV.00
Fecha de elaboración: 30/11/07
61
Ente Público: 58
Direccionamiento al PED 03-03-23
Hoja No. 1 de 1
Macroproceso: 02
Subproceso 05
Fecha de elaboración:
30/11/07 Unidad Administrativa: 03UAP
Procedimiento P01
No. de Revisión: 00
PROCEDIMIENTO: PUNTUALIDAD Y ASISTENCIA DE PERSONAL.
CÓDIGO: 58-03-03-23-01/03UAP-05-P02/REV.00
J de Unidad JDRH UA Empleado
reportes de
de control de
notificación al
incidencia para que
FIN
INICIO
Cancela la incidencia. En su defecto, efectúa el descuento vía nomina.
Envía oficio de
empleado de la
justifique y soporte la
inasistencia.
Elabora oficio solicitando justificación de la incidencia ( previa autorización del órgano administrativo responsable).
Autoriza y valida
incidencia
Elabora reportes de incidencias y envía copia al jefe de la unidad de admón. y promoción, para su conocimiento y autorización
Verificar en el sistema
asistencia si hubo incidencias del personal
Registra la asistencia al momento en que ingresa y sale de acuerdo al horario asignado
Elabora horario Revisa y autoriza horario del empleado
Da de alta en el control de asistencia el horario individual de cada empleado
63
ELABORÓ
C.P. RIGOBERTO OCHOA TOLEDO JEFE
DE LA UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y
PROMOCIÓN
ELABORÓ
C. ICELA TERÁN RODRIGUEZ
JEFE DEL DEPARTAMENTO
DE RECURSOS HUMANOS
FECHA dd/mm/aaaa
NOMBRE OBSERVACIONES
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y PROMOCIÓN
58-03UAP-P05-
F01/REV.00
Reporte de Incidencias
HOJA:1 DE 1
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y PROMOCIÓN
O6-SIP-P01-F04/Rev.00
Verificador
Lic. Julio César Maytorena Valdez
64
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO
1
2
3
4
5
6
Se envió oficio de comunicación de horario de los empleados.
Se imprimió el reporte de asisitencia y puntualidad.
Se elaboró el reporte de incidencias y se turnó a la autoridad competente.
Se envió oficio de notificación de incidencias de falta a la Unidad Administrativa correspondiente.
Se recibió justificación de las faltas de empleados anexándose la documentación comprobatoria avalada por el jefe inmediato superior.
Se realizaron descuentos al personal por faltas injustificadas.
√
√
√
√
√
√
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Puntualidad y asistencia
Hoja : 1 de 1
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
58-REH-P02-T01/REV.00
Fecha de la verificación:
19/12/07
REGISTRO HISTORICO DE CAMBIOS
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y PROMOCIÓN
DEL
65
CODIGO
NOMBRE DEL
DOCUMENTO
N° DE REVISIÓN
FECHA DEL CAMBIO
CAMBIOS
MOTIVO
CAMBIO
Fechas
Hojas
66
Ente Público: 58
Direccionamiento al PED 03-03-23
Hoja No. 1 de 4
Macroproceso: 03
Subproceso 06
Fecha de elaboración:
30/11/07 Unidad Administrativa: 03UAP
Procedimiento P01
No. de Revisión: 00
PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN Y SUMINISTRO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS.
CÓDIGO: 58-03-03-23-01/03UAP-06-P01/REV.00 I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento documenta los lineamientos necesarios para la adquisición y suministro de los recursos materiales y servicios, demandados por las diferentes áreas de la Institución, en atención de las necesidades propias para su funcionamiento y con base en el Programa Anual de Adquisiciones y Servicios
II. APLICACIÓN ( ) General (x) Específica
Lo realiza la Unidad de Administración y Promoción a través de la Coordinación de Recursos Materiales y Servicios.
III. ALCANCE
Aplica a todas las adquisiciones de recursos materiales y servicios cuyo monto se encuentre entre los $10,000.00 y los $130,000.00.
IV. DEFINICIONES
- REQUISICION.- Documento por medio del cual los responsables de las diferentes áreas
de trabajo, solicitan materiales, equipos y servicios necesarios para realizar las actividades propias de su puesto.
- ORDEN DE COMPRA (O DE SERVICIO).- Documento por medio del cual se realiza la solicitud correspondiente al proveedor o prestador del servicio.
- ADQUISICIÓN.- Acción de adquirir un producto o servicio.
V. REFERENCIAS
- Manual de Gestión de Calidad 58-SGC-MGC/REV.00. - Norma ISO: 9001: 2000, Cláusula 7.4. - Ley del Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto Público Estatal. - Decreto que aprueba el Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado. - Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios - Lineamientos para el cumplimiento de las disposiciones de racionalidad, austeridad y
disciplina presupuestal en la Administración Pública Estatal. - Programa Anual de Adquisiciones y Servicios. - Presupuesto autorizado VI. POLÍTICAS
- Cumplir con la entrega de los productos y brindar los servicios solicitados en tiempo y forma.
- Que los productos y servicios solicitados cubran los requisitos de calidad requeridos. - Que los productos y servicios solicitados sean necesarios y suficientes. - Cumplir con las disposiciones de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal del
Gobierno del Estado. - En los avisos de comisión se elimina la elaboración del Memorando de Elaboración - de cheque.
VII. PRODUCTOS
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
67
- Bienes y servicios adquiridos. VIII. CLIENTE(S)
INTERNOS:
- Alumnos - Personal Docente - Personal Administrativo EXTERNOS: - Subsecretaría de Egresos de la Secretaría de Hacienda del Gobierno del Estado de
Sonora. IX. INDICADORES
- Reporte mensual de bienes y servicios adquiridos
X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS
- 58-03REM-P01-F01/REV.00 Requisición. - 58-03REM-P01-F02/REV.00 Orden de Compra o Servicio. - 58-03REM-P01-F03/REV.00 Cuadro Comparativo de Cotizaciones. - Memorando de Elaboración de Cheque. XI. ANEXOS
58-03REM-P01-L01/REV.00 Inventario de Registro de Procedimientos 58-03REM-P01-D01/REV.00 Diagrama de flujo del Procedimiento 58-03REM-P01-T01/REV.00 Verificación de Ejecución del procedimiento.
- Registro historico de cambios. XII. RESPONSABILIDADES
- Rector (R).- Firma de autorizado la realización de la compra o el servicio solicitado. - Jefe de la Unidad de Administración y Promoción (JUAP).- Revisa y firma como
responsable de la compra o la realización del servicio solicitado. - Coordinador de Recursos Materiales y Servicios (CRM).- Detecta y recibe las
requisiciones de suministros y servicios, realiza la compra. - Jefe del Departamento de Recursos Financieros (JDRF).- Efectúa el pago y contabiliza
la operación.
XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
XIII.1 CRM
Recibe Requisición de materiales y equipo o servicios de las distintas áreas de la Institución (en Atención al Programa Anual de Adquisiciones o a partir de una necesidad detectada). Solicita de una a tres cotizaciones, de acuerdo al producto y al lugar de la compra y elabora Cuadro Comparativo, escogiendo al mejor proveedor (según corresponda).
Turna la propuesta a JUAP para su revisión.
58-03REM-P01- F01/REV.00Requisición
58-03REM-P01- F03/REV.00Cuadro Comparativo de Cotizaciones
68
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
C. José de la Cruz Flores Esquer
Coordinador de Recursos Materiales
C.P. Rigoberto Ochoa Toledo
Jefe de la Unidad de Administración y Promoción
Profr. y Lic. Jesús Torres Gallegos Rector
XIII.2 JUAP
Revisa la propuesta y documentos (Cotizaciones, Cuadro Comparativo y Requisición) y firma de Vo.Bo., según sea el caso. Lo envía al CRM para que elaborare la
Orden de Compra.
XIII.3 CRM
Elabora la Orden de Compra, con el respaldo de la correspondiente documentación. Envía a JUAP para tramitar la autorización
por parte del R.
58-03REM-P01- F02/REV.00Orden de Compra o Servicio
XIII.4 JUAP
Revisa, firma y envía Orden Compra y documentos anexos al R para su autorización.
XIII.5 R
Revisa, firma de autorizada la Orden de Compra y la regresa a JUAP para el trámite correspondiente, a través de un Memorando de Elaboración de Cheque, elaborado por el responsable de la compra.
Memorando de Elaboración de Cheque.
XIII.6 JUAP
Recibe y entrega la Orden de Compra al CRM para que realice el pedido al proveedor.
XIII.7 CRM
Solicita al proveedor que surta el pedido o realice el servicio. Recibe los suministros correspondientes del proveedor o el prestador del servicio. Coteja contra factura y da entrada al almacén, cuando corresponda. En el caso de que el material solicitado no cumpla con las especificaciones del solicitante, se le pregunta si lo acepta; en caso que lo acepte, se le pide que firme de recibido el producto y se turna factura a JDRF, para su pago y correspondiente archivo. En caso de no aceptar el producto por no
corresponder a lo solicitado, se regresa.
Fin del procedimiento
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y PROMOCIÓN
Resguardo
Unidad de
Promoción
Unidad de
Promoción
Administración y
Unidad de
Promoción
69
N°
Registro Tipo de
Resguardo Responsable/
Puesto
Tiempo de Resguardo
Ubicación del
1
Requisición 58-COM-P01- F01/REV.00
Papel
Jefe de la Unidad de Administración y
Promoción
1 año
Archivo de la
Administración y
2
Cuadro Comparativo de Cotizaciones 58-COM-P01- F03/REV.00
Papel
Jefe de la Unidad de Administración y
Promoción
1 año
Archivo de la
Administración
3
Orden de Compra o Servicio 58-COM-P01- F02/REV.00
Papel
Jefe de la Unidad
de Administración y Promoción
1 año
Archivo de la Unidad de
Promoción
4
Memorando de Elaboración de Cheque.
Papel
Jefe de la Unidad de Administración y
Promoción
1 año
Archivo de la
Administración y
PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN Y SUMINISTRO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS.
Hoja 1 de 1.
CÓDIGO: 58-03-03-23-01/03UAP-06-P01/REV.00
Fecha de elaboración: 30/11/07
turna a JUAP para revisión
J
Memorandum para
c
70
Ente Público: 58
Direccionamiento al PED 03-03-23
Hoja No. 1 de 1
Macroproceso: 03
Subproceso 06
Fecha de elaboración: 30/11/07
Unidad Administrativa: 03UAP
Procedimiento P01
No. de Revisión: 00
PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS.
CÓDIGO: 58-03-03-23-01/03UAP-06-P01/REV.00
Coordinación de Recursos Materiales
Unidad de admón. y Promoción
Rectoría
Inicio
Recib
Solicita de 1 a 3 cotizaciones, de acuerdo al
producto y lugar de compra, elabora cuadro
comparativo,
O.
Elaborar la Orden de Compra, con el respaldo
a JUAP
Fin
Compra al CRM, para que realice el
Revisa y autoriza, en
su caso, la Orden de
Compra y regresa a
J
e
c
UAP a través de
laboración del
hequ e
O. Póliza
C. Archivo
Recibe y entrega la Orden de
pedido al proveedor escogido
Tramita orden de compra, recibe el bien o servicio y coteja contra factura, y en su caso, ingresa al almacén. Si el material o servicio no cumple con especificaciones del solicitante, se le pregunta y si acepta, firma de recibido y turna factura a JDRF, para pago. En su defecto, el producto se regresa al proveedor.
Revisa, firma la Orden de Compra
y tramita autorización del Rector
de l
a J
a documentación correspondiente y envía
O. Pól iza
C. Archivo
Revisa propuesta y valida, en su
caso, y lo regresa a la CRM para que
elabore la Orden de Compra
product
compar
turna a
escoge al mejor proveedor,
O. Póliza
C. archivo
Recib
las dis
e requisición de materiales o servicios de
tintas UA, con apego al PAA.
O. Póliza
Archivo
72
AUTORIZÓ
RECTOR
REVISÓ
COORDINADOR DE RECURSOS MATERIALES
SOLICITÓ
UNIDAD RESPONSABLE
JUSTIFICACIÓN:
PARTIDA CANTIDAD
SOLICITADA
DESCRIPCIÓN Y USO DEL BIEN
REQUISICIÓN No.:
FECHA:
UNIDAD RESPONSABLE:
META:
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y PROMOCIÓN
REQUISICIÓN
HOJA:1 DE 1
TOTAL
NOTAS: La Universidad de la Sierra no reconocerá ninguna cuenta a cargo que no esté debidamente amparada con la orden de compra correspondiente.
Las facturas deberán extenderse por duplicado y traer anexa la nota de remisión y la orden de compra Correspondiente, y presentarlas para su cobro
dentro de 30 días siguientes a la fecha de expedición.
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
COORDINADOR DE RECURSOS MATERIALES JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRACIÓN Y PROMOCIÓN RECTOR
73
REQUISICIÓN DEL ÁREA: Departamento de Telemática
PARA SER USADO: Equipo de computo de la Universidad de la Sierra
ENTREGUESE A: Departamento de Telemática
PARTIDA
CANTIDAD
DESCRIPCIÓN PRECIO
UNITARIO
PRECIO
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
SUBTOTAL -
I.V.A. -
TOTAL -
A:
ORDEN NO.
FECHA:
dd/mm/aaaa
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y PROMOCIÓN
ORDEN DE COMPRA O SERVICIO
HOJA:1 DE 1
No.:
Requisición No.:
74
COTIZADO REVISADO AUTORIZADO
COORDINADOR DE RECURSOS MATERIALES
JEFE DE LA UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y
PROMOCIÓN
RECTOR
Justificación de la Asignación:.
Sub-Total Sub-Total Sub-Total
IVA IVA IVA
TOTAL TOTAL TOTAL
1ra. Cotización 2da. Cotización 3ra. Cotización
Proveedor: Proveedor: Proveedor: Cantidad Descripción del bien
Fecha: Fecha: Fecha:
Costo Importe Costo Importe Costo Importe
Fecha:
dd/mm/aaaa
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y PROMOCIÓN
58-03REM-P01- F03/REV.00
CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES
HOJA:1 DE 1
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y PROMOCIÓN
O6-SIP-P01-F04/Rev.00
Verificador
Lic. Julio César Maytorena Valdez
75
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO
1
2
3
4
5
6
Se recibieron las requisiciones de materiales y servicios de las diversas áreas de la Institución.
Se solicitaron las cotizaciones necesarias para realizar la compra del bien o servicio.
Se elaboraron las Órdenes de Compra y se turnaron para su autorización anexándose la documentación requerida.
Se envió el memorando para elaborar el cheque y realizar la compra.
Se solicitó al proveedor el bien o servicio requerido, y se entregó la factura para su pago.
Se revisó y cotejó contra facturas de entrada al almacén.
√
√
√
√
√
√
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Adquisición y suministro de recursos materiales
Hoja : 1 de 1
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
58-03REM-P01-T01/REV.00
Fecha de la verificación:
19/12/07
REGISTRO HISTORICO DE CAMBIOS
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y PROMOCIÓN
DEL
76
CODIGO
NOMBRE
DEL DOCUMENTO
N° DE REVISIÓN
FECHA DEL CAMBIO
CAMBIOS
MOTIVO
CAMBIO
Fechas
Hojas
77
Ente Público: 58
Direccionamiento al PED 03-03-23
Hoja No. 1 de 4
Macroproceso: 03
Subproceso 06
Fecha de elaboración:
30/11/07 Unidad Administrativa: 01REC
Procedimiento P03
No. de Revisión: 00
PROCEDIMIENTO: LICITACIONES.
CÓDIGO: 58-03-03-23-01/01REC-06-P02/REV.00 I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento documenta los lineamientos necesarios para la adquisición y suministro de los recursos materiales y servicios, demandados por las diferentes áreas de la Institución, en función de las necesidades propias para su funcionamiento. II. APLICACIÓN ( ) General (x) Específica
Lo realiza el Departamento Jurídico. III. ALCANCE
Incluye todas las adquisiciones mayores a $130,000.00, de bienes inmuebles, muebles, consumibles y servicios, para el buen funcionamiento de la Universidad de la Sierra, enmarcada en la Ley Federal y Estatal de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, así como sus respectivos Reglamentos. IV. DEFINICIONES
- Bienes Muebles: Es el mobiliario y equipo con el cual opera el área
Académica y Administrativa, que forma parte de su patrimonio. - Bienes Inmuebles: Todos aquellos bienes tangibles, compuestos por terreno
y/o construcciones. - Proveedor: Persona Física o Moral que provee de bienes e inmuebles. - Área solicitante: Son los diferentes departamentos solicitantes que conforma
a la Institución los cuales externan sus necesidades. - Requisición de materiales y/o servicios: Documento por medio del cual los
responsables de las diferentes áreas de trabajo, solicitan materiales, equipos y servicios necesarios para realizar las actividades propias de su puesto.
- Compulsa: Acción de comprobar las adquisiciones realizadas de bienes y
servicios por medio de evidencias documentadas. V. REFERENCIAS
- Manual de Gestión de Calidad 58-SGC-MGC/REV.00. - Norma ISO-9001:2000 - Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Publico. - Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector
Público. - Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Prestación de Servicios Relacionados con
los Bienes Muebles de la Administración Pública Estatal. - Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, y Prestación de Servicios
Relacionados con los Bienes Muebles de la Administración Pública Estatal. - Ley de Egresos del Gobierno Federal. - Ley de Presupuesto de Egresos. VI. POLÍTICAS
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
78
- Que los bienes inmuebles y muebles solicitados cubran los requisitos de calidad requeridos.
- Cumplir con las disposiciones de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal
del Gobierno del Estado. VII. PRODUCTOS
- Contratación del bien o servicio
VIII. CLIENTE(S)
- La comunidad de al institución beneficiada con las adquisiciones
IX. INDICADORES
- Integración completa de los expedientes de licitaciones. X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS
- XI. ANEXOS
- 58-03REM-P02-L02/REV.00 Inventario de Registro de Procedimientos - 58-03REM-P02-D02/REV.00 Diagrama de flujo del Procedimiento. - 58-03REM-P02-T02/REV.00 Verificación de Ejecución del procedimiento. - Registro historico de cambios. XII. RESPONSABILIDADES
- Rector (R): Es el responsable de autorizar los cuadros comparativos de los bienes
muebles y consumibles. - Unidad de Administración y Promoción (JUAP): Es la responsable de supervisar
y autorizar el oportuno suministro de bienes muebles y consumibles de acuerdo a las necesidades solicitadas por la UNISIERRA en base a la normatividad vigente en la materia, a través de la Coordinación de Recursos Materiales.
- Jefe del Departamento Jurídico (JDJ): Es el responsable de integrar el proceso de licitación conforme a lñ previsto en la Ley.
- Coordinación de Recursos Materiales: Responsable de pedir oportunamente las necesidades de las Unidades Administrativas, para cumplir en tiempo y forma con los requerimientos de las mismas mediante aprobación de la Unidad de Administración y Promoción.
- Unidades Administrativas: Son las responsables de determinar las necesidades en cada unas de sus áreas, así como de servicios y turnar a la Unidad de Administración y promoción oportunamente para su trámite y suministro.
- Jefe del Departamento de Recursos Financieros.- Efectúa el pago y contabiliza la operación.
XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
XIII.1 JDJ
Recibe información a detalle de los bienes que se pretenden licitar. Elabora las Bases y Convocatoria de la licitación. Somete a revisión de Bases en Contraloría Estatal, vía correo electrónico o presencialmente, (Admisión de acuse de recibido) Atiende observaciones de Contraloría.
Bases Convocatoria de la licitación.
79
XIII.2 JDJ
Contraloría recibe el documento y lo analiza, hace las modificaciones a las bases y lo retorna al emisario que se lo envió.
Bases Convocatoria de licitación
XIII3 JDJ
El responsable del procedimiento se aboca a recibir y hacer las correcciones o modificaciones de la Contraloría
XIII.4 JDJ
Se realiza trámite y depositan los archivos con las correcciones en el Sistema Compranet y a su vez se tramita de publicación de convocatoria en el Diario Oficial de la Federación.
XIII.5
JDJ
Deposita archivos de convocatoria y bases
en el servidor del Compranet.
XIII.6 JDJ
Envía archivo de convocatoria a Contraloría del Estado para registro de fechas y en su caso solicitar Notario Público. Preparación de bases para su venta
Se le notifica vía telefónica o si lo solicita la Contraloría se envía mediante oficio Archivo Original y
dos copias respectivas
XIII.7 JDJ
Verifica publicación de Convocatoria en el D.O.F y sistema Compranet.
XIII.8 JDJ
Entrega bases a invitados para que asistan a los actos posteriores que arroja la Licitación
XIII.9 JDJ
Prepara de espacio físico para el acto de junta de aclaraciones, llevándose acabo la Junta Y posteriormente elaborando el Acta respectiva de la Junta al Sistema Compranet.
Acta de Junta de Aclaraciones
XIII.10 JDJ
Prepara junta de apertura de propuesta técnica y económica para posteriormente, elaborar el acta respectiva y publicarla en el Sistema Compranet
Acta de Presentación de Propuestas de Apertura Técnica
y Económicas XIII.15
JDJ Revisa a detalle las propuestas y elabora
dictamen técnico y Fallo.
Dictamen y Fallo
XIII.11 JDJ
Elabora Acta de fallo y se publica el acta en el Sistema Compranet Sube fallo al sistema.
- Elabora contratos Adjudicados. - Preside Firma de Contratos. - Recaba pólizas de Fianza. - Sube Contratos al Sistema.
Contrato de adjudicación. Poliza de fianza, en su caso.
80
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
Lic Marco Antonio Leyva Quijada
Jefe del Departamento Júridico
C.P. Rigoberto Ochoa Toledo
Jefe de la Unidad de Administración y Promoción
Profr. y Lic. Jesús Torres Gallegos Rector
XIII.12 JDJ
Envía copia de contratos a Contraloría Estatal.
Se remite copias de las actuaciones mediante oficio a la contraloría
Fin del Procedimiento
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y PROMOCIÓN
Resguardo
Unidad de
Promoción
Unidad de
Promoción
Unidad de
Promoción
Unidad de
Promoción
Unidad de
Promoción
Unidad de
Promoción
Unidad de
Promoción
81
N°
Registro Tipo de
Resguardo
Responsable/
Puesto
Tiempo de
Resguardo
Ubicación del
1
Bases Convocatoria de la licitación.
Papel
Jefe de la Unidad de Administración y
Promoción
1 año
Archivo de la
Administración y
2
si lo solicita la Contraloría se envía mediante oficio Archivo Original
Papel
Jefe de la Unidad de Administración y
Promoción
1 año
Archivo de la
Administración y
3
Acta de Junta de Aclaraciones
Papel
Jefe de la Unidad de Administración y
Promoción
1 año
Archivo de la
Administración y
4
Acta de Presentación de Propuestas de Apertura Técnica y Económicas
Papel
Jefe de la Unidad
de Administración y Promoción
1 año
Archivo de la
Administración y
5
Dictamen y Fallo
Papel
Jefe de la Unidad de Administración y
Promoción
1 año
Archivo de la
Administración y
6
copias de las actuaciones mediante oficio a la
contraloría
Papel
Jefe de la Unidad de Administración y
Promoción
1 año
Archivo de la
Administración y
7
Contrato de adjudicación. Poliza de fianza, en su caso
Papel
Jefe de la Unidad de Administración y
Promoción
1 año
Archivo de la
Administración y
PROCEDIMIENTO: LICITACIONES.
Hoja 1 de 1.
CÓDIGO: 58-03-03-23-01/01REC-06-P02/REV.00
Fecha de elaboración: 30/11/07
promovente
82
Ente Público: 58
Direccionamiento al PED 03-03-23
Hoja No. 1 de 2
Macroproceso: 01
Subproceso 06
Fecha de elaboración:
30/11/07 Unidad Administrativa: 01REC
Procedimiento P02
No. de Revisión: 00
PROCEDIMIENTO: LICITACIONES.
CÓDIGO: 58-03-03-23-01/01REC-06-P02/REV.00
Jefe del Dpto. Júridico Secretaría de la Contraloría General
Inicio
Recibe información de los bienes a
el D.O.F, y envía
SCG.
riginal
convocatoria en
respectiva. Publica acta d
c
Ori
ervaciones, y al
Ori
recomienda
Prepara espacio físico para acto de junta de aclaraciones. Elabora acta de junta, prepara junta de apertura de
propuesta técnica.
E r d
c
labora acta
e
ompra
apertura en
net
Ori
ginal
Copia
Prepara bases para su venta, verifica publicación de
convocatoria en sistema compran Entrega bases a
que asistan a la l
D.O.F y et.
invitados para icitación
Original
Copia
Registra fechas, y
en su caso,
presencia de
Notario Publico
Corrige y publica en el sistema compranet. Publica la convocatoria en
co S
nvocatoria a la
O
rigi
C opia 1
Copia 2
Revisa, y en su
cas obs
pro
o, hace
mov
Ori
ginal JDJ
Copia
licitar.
convo
Elabora bases y
catorias, las remite a la SCG
Original
Copia
fianza. Sube contratos
83
di ab
publi siste
Elabora contratos adjudicados.
contratos
Recaba póliza de
de contratos a Contraloría
Fin
Recibe copia de contratos
a Pr c
es
ide firmas de
Original
Copia
fi al d
sistema. Envía copia
Original
Revisa a detalles las pr
di El p si
opuestas. Elabora ctá ab ste
men técnico y fallo. ora acta de fallo, ca acta en el
ma compranet
Original
Copia
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y PROMOCIÓN
O6-SIP-P01-F04/Rev.00
Verificador
Lic. Julio César Maytorena Valdez
85
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO
1
2
3
4
5
6
7
8
Se elaboró la convocatoria y las bases para realizar licitaciones.
Se envió para revisión las bases a la Contraloría General del
Estado y procedió en consecuencia. Se depositaron en el Sistema de Compranet los archivos y bases.
Se entregaron las bases a invitados para las actas que arroja la licitación.
Se realizó la junta de aclaraciones y el acta correspondiente.
Se realizó la junta de apertura y presentación de propuestas técnicas y económicas y el acta respectiva.
Se revisó y realizó el dictamen técnico y fallo.
Se elaboró acta de fallo y se realizó contrato de adjudicación o póliza de fianza en su caso.
√
√
√
√
√
√
√
√
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Licitaciones
Hoja : 1 de 1
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
58-03REM-P02-T02/REV.00
Fecha de la verificación:
19/12/07
REGISTRO HISTORICO DE CAMBIOS
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y PROMOCIÓN
DEL
86
CODIGO
NOMBRE DEL
DOCUMENTO
N° DE REVISIÓN
FECHA DEL CAMBIO
CAMBIOS
MOTIVO
CAMBIO
Fechas
Hojas
87
Ente Público: 58
Direccionamiento al PED 0-03-23
Hoja No. 1 de 4
Macroproceso: 01
Subproceso 07
Fecha de elaboración:
30/11/07
Unidad Administrativa: 03UAP
Procedimiento P01
No. de Revisión: 00
PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y EQUIPO.
CÓDIGO: 58-03-03-23-01/03UAP-07-P01/REV.00
I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
El objetivo de este procedimiento es documentar las actividades que se realizan para la conservación y mantenimiento de las instalaciones de la Universidad de la Sierra, y que los responsables lo conozcan, lo apliquen y lo mantengan.
II. APLICACIÓN ( ) General (x) Específica
Lo aplica el Coordinador de Recursos Materiales y el personal de intendencia; así como los encargados de Talleres de Ingeniería, Laboratorios de Biología, Invernaderos, Viveros, Iglú, Centro Acuícola y Centros de Cómputo.
III. ALCANCE
Aplica al mantenimiento y conservación de la Infraestructura y equipo propiedad de la Universidad de la Sierra.
IV. DEFINICIONES
- Mantenimiento.- Actividad enfocada a conservar en óptimas condiciones las Instalaciones.
- Conservación.- Acción y efecto de mantener en buenas condiciones la Infraestructura. - Requisición.- Documento por medio del cual se solicitan materiales, equipos y servicios.
- Infraestructura.- Conjunto de construcciones e instalaciones propiedad de la Universidad.
- Equipo.- Son los instrumentos, dispositivos y aparatos especiales requeridos para el
desarrollo de las actividades de las distintas áreas.
V. REFERENCIAS
- Manual de Gestión de Calidad 58-SGC-MGC/REV.00. - Norma ISO 9001:2000, Cláusulas 6.3 Infraestructura y 6.4 Ambiente de Trabajo. - Presupuesto autorizado
VI. POLÍTICAS
- Aplicar en tiempo y sin negligencia el mantenimiento necesario a la Infraestructura,
Instalaciones Mobiliario y Equipo, para el buen desempeño de las actividades de la
Institución.
VII. PRODUCTOS
- Reporte de Actividades Diarias del Personal de Intendencia. - Bitácoras de servicios de mantenimiento y conservación de bienes muebles e inmuebles
VIII. CLIENTE(S) - Alumnos - Personal Docente - Personal Administrativo IX. INDICADORES
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
Como encargado de mantenimiento general de toda la Infraestructura propiedad de la Universidad de la Sierra, distribuye las tareas diarias del PI en 3 horarios, a través del Formato Actividades Diarias para el Personal de Intendencia, de tal
58-03REM-P03- F01/REV.00Actividades Diarias para
el Personal de Intendencia
forma que cubran todas las necesidades de la Institución, de la forma siguiente:
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- Cumplimiento del Programa de Mantenimiento Preventivo y Conservación de
Infraestructura y Equipo, 100%. X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS
- 58-03REM-P03-F01/REV.00Actividades Diarias para el Personal de Intendencia. - 58-REMAT-P03-F02/REV.00 Programa de Mantenimiento Preventivo y Conservación de
Infraestructura y Equipo. - 58-03REM-P03-F03/REV.00 Programa de Monitoreo de Mantenimiento de las distintas
áreas. XI. ANEXOS
- 58-03REM-P01-L01/REV.00 Inventario de Registro de Procedimiento Mantenimiento y Conservación de Infraestructura y Equipo.
- 58-03REM-P01-D01/REV.00 Diagrama de flujo del Procedimiento Mantenimiento y Conservación de Infraestructura y Equipo.
- 58-MAN-P01-T01/REV.00 Verificación de Ejecución del procedimiento Mantenimiento y Conservación de Infraestructura y Equipo.
- Registro historico de cambios.
XII. RESPONSABILIDADES
- Jefe de la Unidad de Administración y Promoción (JUAP): Se encarga de revisar y
aprobar las órdenes de compra y las requisiciones. - Coordinador de Recursos Materiales (CRM): Se encarga del mantenimiento general de
la infraestructura y de proveer de materiales. - Personal de Intendencia (PI): Se encarga de realizar las actividades de mantenimiento.
XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
LIMPIEZA GENERAL
XIII.1 CRM
Horario 1.- de 06:00 a 14:00 Horario 2.- de 14:00 a 22:00 Horario 3.- de 22:00 a 06:00
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MANTENIMIENTO CORRECTIVO
XIII.7 CRM
En caso de solicitarse por cualquiera de la Unidades Administrativas de la Universidad, y después de su valoración, el CRM adoptará las medidas necesarias para brindar el correspondiente servicio correctivo de la
infraestructura o equipo.
Fin del Procedimiento
XIII.2 PI
Realiza las actividades descritas en el Formato de Actividades Diarias del Personal de Intendencia, dejando evidencia del cumplimiento del mismo. En caso de que el PI tuviera que desarrollar otras labores, estas se anotaran en la columna de observaciones.
XIII.3 PI
En caso de necesitar materiales para realizar sus labores, éstas se solicitarán al CRM a través de Requisición.
58-03REM-P01- F01/REV.00Requisición
XIII.4 CRM
Realiza recorridos dos veces por semana para verificar el cumplimiento de lo descrito en el Formato de Actividades Diarias del Personal de Intendencia.
MANTENIMIENTO PREVENTIVO
XIII.5 CRM
Verifica el cumplimiento del Programa de Mantenimiento Preventivo y Conservación de Infraestructura y Equipo. Cuando los trabajos de mantenimiento y Conservación lo ameriten, son realizados por personal externo a la Institución. El CRM realiza la solicitud a través del Formato de Orden de Compra o Servicio, verificando en todo momento el cumplimiento de lo solicitado.
58-REMAT-P03-F02/REV.00 Programa de Mantenimiento Preventivo y Conservación de Infraestructura y Equipo 58-03REM-P01-F02/REV.00Orden de Compra o Servicio
XIII.6 CRM
Verifica el cumplimiento de los Programas de Mantenimiento Preventivo con los Responsables de las distintas áreas (Talleres de Ingeniería, Laboratorios de Biología, Invernaderos, Viveros, Iglú, Centro
Acuícola y Centros de Cómputo)
58-REMAT-P03-F02/REV.00 Programa de Monitoreo de Mantenimiento de las distintas áreas .
90
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
C. José de la Cruz Flores Esquer Coordinador de Recursos Materiales
C.P. Rigoberto Ochoa Toledo Jefe de la Unidad de Administración y Promoción
Profr. y Lic. Jesús Torres Gallegos Rector
Se agregó el Punto XIII.6, el CRM “Verifica el cumplimiento de los Programas de Mantenimiento Preventivo con los Responsables de las distintas áreas (Talleres de Ingeniería, Laboratorios de Biología, Invernaderos, Viveros, Iglú, Centro Acuícola y Centros de Cómputo)”; de igual forma se agregó el formato de Programa de Monitoreo de Mantenimiento de las distintas áreas 58-
MAN-P01-F03/REV.00.
Fin del procedimiento
UNIVERSIDAD
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y PROMOCIÓN
Resguardo
Unidad de
Finanzas
Unidad de
Finanzas
Unidad de
Finanzas
Unidad de
Finanzas
Unidad de
Finanzas
91
N°
Registro Tipo de
Resguardo
Responsable/
Puesto
Tiempo de
Resguardo
Ubicación del
1
Actividades Diarias para el Personal de Intendencia 58-MAN-P01- F01/REV.00
Papel
Jefe de la Unidad
de Administración y Finanzas
1 año
Archivo de la
Administración y
2
Requisición 58-COM-P01- F01/REV.00
Papel
Jefe de la Unidad de Administración y
Finanzas
1 año
Archivo de la
Administración y
3
Programa de Mantenimiento Preventivo y Conservación de Infraestructura y Equipo 58-MAN-P01-
F02/REV.00
Papel
Jefe de la Unidad
de Administración y Finanzas
1 año
Archivo de la
Administración y
4
Orden de Compra o Servicio 58-COM-P01- F02/REV.00
Papel
Jefe de la Unidad de Administración y
Finanzas
1 año
Archivo de la
Administración y
5
Programa de Monitoreo de Mantenimiento de las distintas áreas 58-MAN-P01-
F03/REV.00.
Papel
Jefe de la Unidad de Administración y
Finanzas
1 año
Archivo de la
Administración y
PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN DE INFRAES. Y EQUIPO.
Hoja 1 de 1.
CÓDIGO: 58-03-03-23-01/03UAP-07-P01/REV.00
Fecha de elaboración: 30/11/07
92
Ente Público: 58
Direccionamiento al PED 03-03-23
Hoja No. 1 de 1
Macroproceso: 01
Subproceso 07
Fecha de elaboración:
30/11/07 Unidad Administrativa: 03UAP Procedimiento P01 No. de Revisión: 00
PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN DE INFRAES. Y EQUIPO.
CÓDIGO: 58-03-03-23-01/03UAP-07-P01/REV.00
Coordinación de Recursos Materiales Personal de Intendencia
Inicio
descritas en el FADPI
útiles de limpieza para el desarrollo
Fin
Realiza las actividades descritas en el FADPI.
En caso de solicitarse por cualquiera de las Unidades Administrativas de la Universidad, y después de su valoración, el CRM adoptará las medidas necesarias para brindar el correspondiente servicio correctivo de la infraestructura o equipo.
Verifica el cumplimiento del Programa de Mantenimiento Preventivo y Conservación de Infraestructura y Equipo, y cuando éstos son requeridos, se tramita su contratación, a través del formato de Orden de Compra o Servicio, (OCS), verificando el cumplimiento de lo
solicitado.
Verifica el cumplimiento del Programa de Mantenimiento Preventivo con los Responsables de Talleres, Laboratorios Invernaderos, Viveros, Iglú, Centro Acuícola y Centros de Cómputo).
Requiere del CRM, los materiales y
de sus labores.
Realiza dos recorridos por semana
para verificar el cumplimiento de lo
descrito en el FADPI
Realiza las actividades
Distribuye tareas del Pl, en formato
de Actividades Diarias del Personal
de Intendencia (FADPI)
Pasillos, escaleras, baños, patio central y área frontal, deberán de revisarse
continuamente usando el mop para quitar polvo o recogedor para quitar basura.
94
REVISÓ COORDINADOR DE
RECURSOS MATERIALES
RESPONSABLES
ELABORÓ
PERSONAL DE INTENDENCIA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y PROMOCIÓN
Actividades diarias para el personal de intendencia
HOJA:1 DE 1
TURNO:
EDIFICIO: Académico de Laboratorios y Talleres
PERSONAL ASIGNADO:
Nombre:
FECHA:
dd mm aaaa lunes martes miércoles jueves viernes
ÁREAS OBSERVACIONES P E P E P E P E P E
Aulas planta alta
p
p
p
p
p
Aulas planta Baja
p
p
p
p
p
Centro de Computo
p
p
p
Pasillos escaleras
p
p
p
p
p
Limpieza de Baños Hombres y Mujeres
p
p
p
p
p
Limpieza de cubiculos Edificio Comedor
p
p
p
Limpieza de Baños de Edificio comedor
p
p
p
Limpieza surtir agua en portagarrafones
p
p
p
p
p
* Revisión de puertas y ventanas de cristal.
** Revisión de jardines y jardineras.
NOTA: P = PROGRAMADO E = EJECUTADO
Sábados y domingos deberán permanecer cerradas las siguientes áreas: Aulas de clase Aulas Audiovisuales Baños Auditorio Sala de Maestros
95
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y PROMOCIÓN
Programa de monitoreo de las distintas áreas
HOJA:1 DE 1
ÁREA MES
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Rectoria
Planeacion
Admon. Y Promoción
Servicios Escolares
Tutorias y Cubicuelos
Centro de Computo
Biblioteca
Aulita
Laboratorio de Ingles
Cubiculos de Ingles
Audiovisual #1
Audiovisual #2
Aulas
Baños
Áreas verdes
Explanadas
Corredores
Observaciones
96
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y PROMOCIÓN
Programa de monitoreo de las distintas áreas (ejermplo)
HOJA:1 DE 1
ÁREA
Edificio Principal
Trimestre 1 Trimestre 2 Trimestre 3 Trimestre 4 Comentarios
Marzo
servicio
Junio
Servicio
Sep.
Servicio
Dic.
General
Limpieza de Filtros
Limpieza
de Filtros
Invierno
Rectoria P P P
Estudios y Proyectos P P P
Admon. Y Promoción P P P
Tutoría y cubiculos P P P
Auditorio P P P
Servicios escolares P P P
Sala audiovisual 1 P P P
Sala audiovisual 2 P P P
Biblioteca P P P
centro de Computo P P P
Aulita P P P
Laboratorio de Ingles P P P
Cubiculos de Ingles P P P
Aulas 1 P P P
Aulas 2 P P P
Aulas 3 P P P
Aulas 4 P P P
Aulas 5 P P P
Aulas 6 P P P
Observaciones
Nota se firmara y pondra Fecha de verificacion
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
Unidad de Administración y Promoción
O6-SIP-P01-F04/Rev.00
Verificador
Lic. Julio César Maytorena Valdez
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No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO
1
2
3
4
Se elaboró el formato de actividades diarias para el personal de intendencia en sus tres turnos.
Ser solicitó por el personal de intendencia las requisiciones necesarias de material para el mantenimiento y conservación de la infraestructura y equipo. Se revisó el cumplimiento del Programa de Mantenimiento Preventivo y Conservación de Infraestructura y Equipo.
Se realizó el monitoreo de mantenimiento de las distintas áreas.
√
√
√
√
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Mantenimiento y conservación
Hoja : 1 de 1
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
58-MAN-P01-T01/REV.00
Fecha de la verificación:
19/12/07
REGISTRO HISTORICO DE CAMBIOS
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y PROMOCIÓN
DEL
98
CODIGO
NOMBRE
DEL DOCUMENTO
N° DE
REVISIÓN
FECHA DEL
CAMBIO
CAMBIOS
MOTIVO
CAMBIO
Fechas
Hojas
BIBLIOGRAFÍA
1. Plan Estatal de Desarrollo 2004-2009, Gobierno del Estado de Sonora. 2. Programa Estatal de Educación 2004-2009, Secretaría de Educación y Cultura 3. Programade Desarrollo Institucional 2004- 2009, Universidad de la Sierra. 4. Guía para la elaboración del Manual de procedimientro. Dirección General
Desarrollo Administrativo, de la Contraloría General del Estado, abril de 2005 de
99