Manual de procedimientos técnicos para archivos históricos

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Manual de procedimientos técnicos paraarchivos históricos de universidades

e instituciones de educación superior

Archivo HistóricoUNAM/CESU

Archivo HistóricoBUAP

Luis Torres Monroy

Gustavo Villanueva Bazán

Georgina Flores PadillaRoberto Montores MartínezMartha A. Ochoa Esquivel

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Rector de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla,Enrique Agüera Ibáñez

Presidente Municipal del H. Ayuntamiento de Puebla,Enrique Doger Guerrero

Director del Archivo Histórico Universitario,Alfonso Yáñez Delgado

Diseño:Ileana Gómez Torres

© Benemérita Universidad Autónomade Puebla

Archivo Histórico Universitario4 Sur 104

Centro HistóricoTel: 2327479

e-mail: [email protected]

Fotografía de portada:Composición—Archivo Histórico de la UNAM

ISBN 968863541-3Impreso y hecho en MéxicoPrinted and made in Mexico

© Universidad Autónoma de MéxicoCentro de Estudios sobre la Universidad

Archivo Histórico de la UNAM,lado norte del Centro Cultural

Universitario Coyoacán, 04510México, D.F.

e-mail: [email protected]


Las instituciones de educación superior, por la gran responsabilidad que tienen de crear loselementos necesarios para la construcción sólida de la sociedad en sus diversos aspectos,requieren de una constante actualización del conocimiento o, en su caso, de la creación yrecreación del mismo para ir a la vanguardia en el desarrollo cultural del país.

El conocimiento que se crea, se recrea, se transmite y se difunde en las universidades y

en general en las instituciones de educación superior, deberá estar sometido a una constanterevisión, análisis y crítica, basados primordialmente en las fuentes fundamentales que en todocaso son los documentos de archivo.

Los documentos son considerados como una forma de conocimiento y susceptibles deser utilizados como objeto de estudio o prueba de una proposición, misma que requiere de unsoporte material y de una forma específica para presentar la información que contienen. Pero

antes de ser testimonio, los documentos de archivo son gestión, son elementos fundamentalesde una administración que busca lograr el desarrollo de sus objetivos.

Por los documentos y su adecuada gestión, las instituciones desarrollan una administra-ción ágil y eficiente que se traduce en toma de decisiones fundamentadas y en acciones plani-ficadas. De esto se desprende la importancia del mantenimiento y adecuada organización delos archivos universitarios y en general de las instituciones de educación superior ya que, bien

conservados y debidamente organizados, constituyen el sustento de la administración, el re-flejo de la institución en sus diversos aspectos: orgánico, funcional, normativo, fiscal, etc.

P r e s e n t a c i ó n

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Los archivos, una vez que dejan de contener documentación vigente, administrativa, seconvierten en la fuente obligada para el conocimiento retrospectivo de quienes la han venidoacumulando. A través de los archivos históricos, los interesados pueden acercarse al pasado delas universidades también desde sus diversos aspectos: académico, administrativo, cultural.

Los documentos del archivo entonces se convierten en la fuente indispensable para acercarseretrospectivamente a las instituciones y, en un marco educativo, para insertar su parte corres-pondiente en el esclarecimiento del proceso histórico cultural de la sociedad en general.

Los temas que documentan los archivos son muy variados y sólo a partir del conoci-miento global de la riqueza de los mismos, es como pueden ir cobrando forma proyectos deinvestigación que enriquezcan el desempeño institucional y a su vez el conocimiento de la

sociedad en general.En fin, los archivos, podríamos resumir, constituyen parte de la esencia de las institucio-

nes de educación superior, en tanto son el motor que alienta su acción administrativa y lamemoria colectiva que refleja su desarrollo diverso a lo largo del tiempo. Es el archivo esavisión global de las instituciones que abarca la estructura orgánico administrativa y funcional, apartir de todas y cada una de las entidades que en la misma generan documentos y de lasdiversas etapas cronológicas en las cuales se da ese desarrollo. Los archivos son esa visión total

de las instituciones en un sentido vertical de su estructura y horizontal a lo largo del tiempo,son parte toral de la identidad institucional.

Sin embargo y a pesar de la importancia que representan los archivos para las institucio-nes, su conservación y su organización no preocupan lo suficiente a las instituciones (salvocasos muy honrosos), derivándose de ello que los documentos se pierdan y con ellos fragmen-tos valiosísimos de vida institucional. Resulta también, hasta cierto punto frecuente, que los

archivos no conserven esa organicidad que les da esencia y que se transmite a partir del respe-to a la procedencia y al orden interno y natural que se les ha conferido durante su etapaadministrativa y que, por lo mismo derivan, no en archivos institucionales sino solamente enconjuntos de documentos sin relación aparente, que pierden su sentido total al perder laordenación que les da su calidad de orgánicos y por lo mismo de archivos.


Es por eso que las instituciones de educación superior, las universidades, como creado-ras y reproductoras de cultura, tienen la obligación de velar, conjuntamente con otras instan-cias sociales, por la preservación del patrimonio cultural de la sociedad. Siendo los documen-tos parte de ese patrimonio cultural, es obvio mencionar que una de las tareas prioritarias de

las instituciones debe ser precisamente velar por el rescate, la preservación, la conservación yla difusión de esos testimonios que día con día se plasman en soportes diversos y que consti-tuyen parte de ese patrimonio nacional.

Es por eso también que las universidades, de acuerdo con sus posibilidades y recursos,deben promover el rescate de fondos particulares a fin de evitar pérdidas irreparables de infor-mación, de fragmentos de historia.

Las universidades, por tanto, deben contemplar entre sus actividades la importancia delrescate documental como una forma de hacer cultura, como una forma de contribuir al cono-cimiento de la sociedad que les da contexto; es por eso que las instituciones de educaciónsuperior deben contribuir con la sociedad y de hecho, ir a la vanguardia en la formación de unacultura archivística que entienda y haga entender a todos la necesidad de conservar los acervosdocumentales, respetando su procedencia y orden originales, a fin de que se entiendan comoverdaderos conjuntos orgánicos y no como simples depósitos de documentación sin orden ni

concierto.El Manual de Procedimientos Técnicos para Archivos Históricos de Instituciones de

Educación Superior que presentamos, tiene la intención de aportar algunos elementos para laformación de esa cultura archivística en las instituciones de educación superior y sentar lasbases para un análisis y tratamiento más profundo del tema de los archivos universitarios.

El Manual, tiene como objetivo normar las diversas actividades que se realizan en torno

a la documentación contenida en los fondos y colecciones que conforman esos acervos: incre-mento, conservación, restauración, identificación, organización, descripción, reproducción ydifusión,1 en aras de un mejor conocimiento tanto de las instituciones mismas como de lahistoria nacional en general, a partir de los importantes testimonios que contienen los diversos

1 No se incluyen en este Manual los temas de valoración, selección y depuración pues estos procesos no se aplican a losdocumentos que se encuentran conformando los archivos históricos.

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grupos documentales que —ya de manera natural en el caso de los fondos, o artificialmenteen el de las colecciones— se han ido acumulando a través del tiempo como parte del desarro-llo administrativo cotidiano, o bien como producto de intereses específicos de conocimiento.

El Manual está dirigido en primera instancia al personal que interviene en los procesos

que se llevan a cabo en los archivos históricos, con el fin de orientar y regular las accionesmediante la unificación de conceptos, criterios, mecanismos y procedimientos. Es producto deuna comisión ad hoc integrada por académicos del Archivo Histórico de la UNAM dependientedel Centro de Estudios sobre la Universidad. En algunos aspectos o temas específicos, lacomisión fue apoyada por Alma Leticia Gómez, Lucía Hernández Colín y Mariano MercadoEstrada, de la sección de Acervo Documental; Sandra Peña Haro, de la sección de Acervo

Gráfico; Nicolás Gutiérrez Zepeda, del laboratorio de Conservación y Restauración, y porFernando Hernández Olvera, especialista en reprografía, quien es el principal responsable delcapítulo respectivo. La revisión técnica y la corrección de estilo estuvieron a cargo de LuisCarlos González.

Al formarse en el 2000 la Red Nacional de Archivos de Instituciones de EducaciónSuperior (RENAIES), se vio la posibilidad de publicar el presente Manual como una forma decolaborar en la normalización de las tareas archivísticas y de agilizar esas mismas actividades.

Ahora, bajo el auspicio de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla, la publica-ción del Manual de Procedimientos Técnicos para Archivos Históricos de las Instituciones deEducación Superior se convierte en una realidad, por lo que queremos expresar nuestro agra-decimiento a don Alfonso Yáñez, director del Archivo Histórico de esa institución esperandocon el presente, contribuir a la consolidación de un conocimiento homogéneo en materiaarchivística y a la formación de una cultura archivística en nuestro país.

Gustavo Villanueva BazánGustavo Villanueva BazánGustavo Villanueva BazánGustavo Villanueva BazánGustavo Villanueva Bazán


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1.1 Definición y objetivos

Es el proceso mediante el cual se acrecientan en número o en volumen los grupos documen-tales que integran los acervos, con miras a su conservación, organización y difusión, teniendopor objetivos los de:

— contribuir a la conservación de la memoria histórica de las instituciones universita-rias, mediante el resguardo del patrimonio documental cuya gestión administrativa ha finiqui-

tado, de acuerdo con los calendarios de vigencia y previa valoración histórica, y— contribuir a la conservación de la memoria nacional, con el resguardo de fondos y

colecciones particulares cuya temática y contenido sean de interés para el patrimonio docu-mental de la Nación.

1.2 Descripción del proceso

ACTIVIDADES PRINCIPALES

· Valoración histórica y dictaminación· Instrumentación legal

· Traslado· Ingreso

El proceso de incremento comprende la valoración histórica y el dictamen sobre laconveniencia de recibir un archivo o colección documental; su traslado físico e ingreso. Impli-ca un diagnóstico de organización, descripción y estado físico y en su caso su alta en el

Registro Central de Grupos Documentales. (Es conveniente que el archivo histórico concentreen un expediente técnico todos los documentos que den cuenta del origen, ingreso y procesa-miento técnico que se lleve a cabo con cada agrupación documental).

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1.2.1 Valoración histórica y dictamen

Consiste en el análisis de los documentos producidos por la institución y la determinación desu valor histórico, en virtud del cual se justifique su conservación permanente, después de

finiquitada su vigencia administrativa y/o cumplido el objetivo para el que fueron creados. Deigual manera, se aplica a los documentos que se pretenda ingresar mediante donación, com-praventa o custodia temporal.

En el caso de las transferencias institucionales, por tratarse de documentos acumuladosen cada una de sus dependencias, el elemento fundamental de la valoración histórica es ladeterminación de la procedencia y del orden original de las piezas; es decir, establecer si los

documentos conservan su ordenación original, y su procedencia no ha sido alterada en algúnmomento, por lo cual reflejarán en su conjunto la estructura lógica, natural, derivada de loscriterios que la entidad se marcó para cumplir sus objetivos.

También será necesario saber si existen valoraciones previas, así como depuracionesaplicadas a los acervos; en caso negativo, es conveniente proponer dichas medidas a las ins-tancias que hayan participado previamente en su gestión y custodia.

En los casos de donación y compraventa, la valoración histórica definirá la pertinencia

del ingreso de un fondo o colección; de igual manera se deberá considerar si los documentoshan sido sometidos a procesos de valoración y/o depuración, y en caso negativo la pertinenciade aplicarlos.

El dictamen, en cualquiera de los casos, será el producto final de la valoración, y a partirdel mismo se determinará si es o no conveniente incorporar el grupo documental al archivohistórico; deberá presentarse ante las autoridades correspondientes, en un documento que

incluya los siguientes elementos:1. Semblanza del organismo o persona que acumuló la documentación, resaltando la

importancia que puede tener para el conocimiento histórico de la institución universitaria o dela sociedad en general.

2. Datos acerca del grupo documental, con dos apartados:


a) características generales tales como fechas extremas, volumen, contenido informati-vo, tipos y clases documentales y estado de conservación, y

b) características archivísticas tales como respeto a la procedencia y conservación y delorden originales, estado de organización y descripción, procesos de valoración, selección y

depuración, e instrumentos de control y consulta.3. Dictamen: con base en la importancia de los documentos y la forma en que han sido

conservados, tanto archivística como físicamente, se determina la pertinencia del ingreso alarchivo histórico, o se fundamenta lo contrario; de igual manera se pueden establecer condi-ciones a las entidades o personas remitentes para dicho ingreso.

1.2.2 Instrumentación jurídica

El incremento se lleva a cabo mediante distintos actos jurídicos que se formalizarán a través delos formatos correspondientes, elaborados conforme al manual respectivo de la instancia jurí-dica competente:

TTTTTransferenciaransferenciaransferenciaransferenciaransferencia: mecanismo ordinario para el ingreso de fondos o fracciones de serie uni-versitarios que han concluido su vigencia administrativa y mostraron ser portadores de valor

permanente, lo cual amerita su conservación en el archivo histórico; se formaliza a través de unacta administrativa (véase anexo 1.4.1).

DonaciónDonaciónDonaciónDonaciónDonación: procedimiento que implica la cesión de los derechos de una institución opersona sobre un grupo documental, a fin de que el beneficiario se encargue de su resguardoy aplique los procedimientos archivísticos necesarios para ponerlos en servicio; se requiere lafirma del respectivo contrato de donación.

CompraventaCompraventaCompraventaCompraventaCompraventa: forma de ingreso que se sustenta en la cesión de derechos del vendedorsobre un grupo documental, a favor de la institución universitaria, a cambio de una sumamonetaria fijada de común acuerdo; se hace efectiva mediante el contrato respectivo.

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Custodia temporalCustodia temporalCustodia temporalCustodia temporalCustodia temporal: ingreso de un grupo documental, que resguardará el archivo histó-rico sólo en casos excepcionales y por tiempo determinado, que se formaliza por medio de uncontrato de comodato.

1.2.3 Traslado

Es la actividad mediante la cual un fondo o colección sale del lugar donde se resguarda origi-nalmente, para su ingreso al archivo histórico. El traslado físico contempla acciones, a serefectuadas de común acuerdo por personal del archivo histórico y de la dependencia remiten-te, que responden a la naturaleza del grupo documental; tales serían: a) guarda provisional, b)

numeración corrida y c) supervisión del traslado.a) la guarda provisional se hará en cajas de reciclaje; se evitará en lo posible que éstas

queden excesivamente llenas, o semivacías, y sólo en casos absolutamente necesarios se divi-dirán expedientes, dejando constancia en la cajas respectivas. Esta primera actividad permitetener una idea aproximada del espacio que ocupará el acervo.

b) para la numeración corrida de las unidades provisionales de instalación (cajas, lega-jos, atados) se anotará en cada una el nombre del fondo o colección, y cualquier dato de

origen que contengan los documentos y que sirva para caracterizarlos.c) la supervisión por parte de la persona designada por el archivo histórico, procurará

que tanto el traslado como la colocación provisional de los documentos del acervo sean ade-cuados y que no se produzcan daños en los mismos; de ser posible, el material deberá trasla-darse completamente en una sola jornada de trabajo.

Las tareas de traslado se llevarán a cabo de acuerdo con los siguientes criterios:

–En caso de transferencia, las realizarán las dependencias universitarias que remiten ladocumentación, en tanto el archivo histórico se limitará a supervisar que se hagan de maneraadecuada.

–Cuando se trate de donación de fondos o colecciones, la unidad administrativa delarchivo histórico designará personal para dichas tareas, mismas que estarán bajo la supervisióndel personal académico del archivo.


–Cuando se trate de compraventa o custodia temporal, la guarda provisional y el trasla-do se acordarán en el contrato respectivo.

–La documentación ingresará previo cotejo con la relación de traslado; en caso dedetectarse algún faltante, deberá ser notificado a la jefatura correspondiente quien lo hará

constar en el expediente respectivo.La relación de traslado debe acompañar a toda transferencia, donación o compraventa,

en el primer caso realizada de preferencia por la oficina productora, y remitida junto con ladocumentación al archivo histórico; en los otros, al definirse mediante dictamen el ingreso deun fondo o colección, las partes acordarán este procedimiento (véase anexo 1.4.2)

1.2.4. Ingreso

1.2.4.1 Diagnóstico archivístico y de conservación

Al ingreso de un grupo documental se debe realizar un diagnóstico del estado de organizaciónque posee, esto es, de su clasificación y ordenación, de los instrumentos descriptivos o decontrol existentes así como del estado físico de los diferentes soportes y los tipos de deterioro.Estos datos quedarán asentados en un formato que luego deberá integrarse al expediente

técnico del grupo documental.Dicho diagnóstico incluirá observaciones y sugerencias archivísticas o de conservación

avaladas con la firma de la persona responsable (véase anexo 1.4.3)

1.2.4.2 Aplicación de medidas preventivas de conservación y resguardo

provisional de los nuevos ingresos documentales

A partir del diagnóstico archivístico y de conservación y antes de incorporar el grupo docu-mental a las áreas de resguardo del archivo, los materiales deben someterse a procesos delimpieza o de fumigación. Es conveniente que en el archivo histórico exista un espacio inde-pendiente de las áreas de resguardo permanente y de procesamiento técnico para albergar los

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nuevos ingresos documentales, donde permanecerán hasta que, de acuerdo con los calenda-rios de organización y descripción del archivo, se inicie su procesamiento técnico.

Para materiales gráficos el tiempo de espera en el espacio de resguardo provisional seráel mínimo posible, debido a que requieren de condiciones especiales de humedad y tempera-

tura, y de evitar el contacto prolongado con el ácido de los papeles contiguos y de las cajasarchivadoras.

1.2.4.3 Registro Central de Grupos Documentales

Cada uno de los fondos o colecciones que ingresan al archivo histórico generan una serie de

documentos con los cuales se integran sus expedientes individuales. El conjunto de estosexpedientes técnicos conforma el Registro Central de Grupos Documentales, cuyo objetivo estanto el control sobre la documentación como el seguimiento de los procesos aplicados a cadagrupo.

Los expedientes del Registro Central deberán contener, de preferencia en originales, lostestimonios del ingreso del grupo documental:

a) el dictamen de la valoración histórica

b) el instrumento jurídico del ingresoc) la relación de traslado u hojas de remisión, debidamente cotejadas por personal del

archivo histórico, yd) el diagnóstico archivístico y de conservación.Tratándose de grupos recién transferidos o incorporados, el primer documento de su

expediente técnico será una cédula de ingreso que debe consignar la más amplia información

disponible sobre el acervo en cuestión (véase anexo 1.4.4).El expediente quedará abierto con el propósito de ir documentando los procesos

archivísticos y de conservación o restauro que se apliquen y, con el tiempo, el lugar de lacédula de ingreso será ocupado por un diagnóstico exhaustivo, también abierto, cuyo formatono sólo articule la documentación de este expediente, sino que provea una descripción prima-ria del conjunto y permita la actualización de sus instrumentos generales.


El contenido de los expedientes del Registro Central se hace constar en un concentradoen el que aparecen, en el eje horizontal, todos los grupos documentales con sus respectivasclaves, y en el vertical los datos que identifican o caracterizan a cada grupo y la documentaciónespecífica del caso (véase anexo 1.4.5).

1.3 Políticas generales

· Priorizar el incremento de acuerdo con los objetivos de conservar la memoria histórica de lainstitución universitaria y, de manera secundaria, atender el ingreso de acervos incorporados.

· Las transferencias deben seguir un calendario acordado con las dependencias univer-sitarias que transfieren los documentos al archivo histórico.

· En ningún caso debe considerarse como transferencia el mero traslado físico de docu-mentos sin identificar ni valorar.

· La temática de los acervos incorporados que se admitan deberá, en principio, enrique-cer el conocimiento sobre la institución, o bien ser de interés histórico general.

· En cuanto a las donaciones, es necesario racionalizar el incremento por esta vía paraque no se distraiga el objetivo principal que es la conservación y difusión de la memoriainstitucional; el procesamiento de materiales donados deberá ser posible en plazos razona-bles, y sin que las condiciones de los donantes excedan las capacidades del archivo.

· El volumen de la documentación que se pretenda integrar al archivo histórico no

deberá ser restrictivo, en tanto el resultado de la valoración histórica haya sido afirmativo.· La cantidad de copias o ejemplares duplicados que se conservarán se definirá de acuerdo

con las características específicas de cada grupo documental.· El incremento por custodia temporal deberá limitarse a casos excepcionales y, en

tanto permanezcan en esa situación jurídica, los grupos que ingresen por este medio noserán procesados.

· En compraventas y donaciones no deberá recibirse la documentación sin que el archivohistórico haya dictaminado la pertinencia de integrarla a sus acervos. La valoración históricaprevia y el dictamen serán el marco de referencia para elaborar, en su caso, el contrato respectivo.

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· Sólo en casos excepcionales, y previa valoración y dictamen, se aceptarán reproduccio-nes de documentos; en ningún caso sin que el individuo a quien pertenecen los originales seaidentificable.

1.4 Anexos y formatos1.4.1 ACTA ADMINISTRATIVA DE TRANSFERENCIA

EN ________________, SIENDO LAS ________ HORAS DEL DÍA __________DELAÑO________ LA (NOMBRE DE LA DEPENDENCIA REMITENTE) REPRESENTADAPOR (NOMBRE DEL DIRECTOR), DIRECTOR DE ESTA DEPENDENCIA, HACE ENTRE-GA AL ARCHIVO HISTÓRICO (DE LA INSTITUCIÓN), REPRESENTADO POR (NOMBREDEL DIRECTOR), SU DIRECTOR, DE (VOLUMEN EN CAJAS O METROS LINEALES)QUE CONTIENEN (EXPEDIENTES O DOCUMENTOS) DE CARÁCTER HISTÓRICO, PARASU CONSERVACIÓN, ORGANIZACIÓN, DESCRIPCIÓN Y DIFUSIÓN.EL MATERIAL QUE COMPRENDE ESTE ACERVO HISTÓRICO ES EL QUE ACOMPAÑALA PRESENTE ACTA.(Si es una entrega parcial, mencionarlo en un párrafo)SE ANEXA A LA PRESENTE, LA RELACIÓN DE LOS (EXPEDIENTES O DOCUMENTOS)ARRIBA MENCIONADOS Y SE LEVANTA LA PRESENTE ACTA, FIRMANDO AL CALCELAS PERSONAS QUE EN ELLA INTERVIENEN.

CONFORME: CONFORME:

_____________________________ _____________________________ (nombre y cargo del responsable de la (nombre y cargo del responsable dependencia remitente) del Archivo Histórico)


1.4.2 RELACIÓN DE TRASLADO

ENTIDAD O PERSONA RESPONSABLE DE LA DOCUMENTACIÓN QUE INGRESA:________________________________________________________________OFICINA REMITENTE:________________________________________________________________DIRECCIÓN DE LA ENTIDAD RESPONSABLE:________________________________________________________________NOMBRE DEL FONDO O GRUPO DOCUMENTAL:________________________________________________________________FECHAS EXTREMAS:________________________________________________________________VOLUMEN APROXIMADO (EN METROS LINEALES Y/O UNIDADES DE INSTALACIÓN):________________________________________________________________CLASES DOCUMENTALES (FOLLETOS, DOCUMENTOS TEXTUALES, HEMEROGRAFÍA,LIBROS, FOTOGRAFÍAS):________________________________________________________________

REPORTE DE DETERIOROS

NO. DE CAJA O DEUNIDAD DE INSTALA-

CIÓN

NO. DE UNIDADESARCHIVÍSTICAS

CONTENIDO SERIES OBSERVACIONES*

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Nombre, cargo y firma del funcionario responsable:____________________________________________________________________Nombre, cargo y firma de la persona que elaboró la relación:____________________________________________________________________Nombre y firma del técnico académico que cotejó la relación:________________________________________________________________________________________________________________________________________Fecha de elaboración:____________________________________________________________________Fecha de ingreso al Archivo Histórico:________________________________________________________________________________________________________________________________________*Anotar aspectos relevantes de conservación, restauración u otros.

1.4.3 FICHA DE DIAGNÓSTICO DE GRUPOS DOCUMENTALES

1. Nombre completo del grupo documental (fondo, colección o sección gráfica):____________________________________________________________________

2. Clave del fondo o colección (la que se consignará en el Registro Central de Grupos Docu-mentales):____________________________________________________________________

3. Ubicación topográfica:Sala___________Fila____________Estante(s)___________Charola(s)________Planero________Cajón_________________________Gabinete______________Otro________________________________________________________________

4. Años extremos de la documentación:_______________________________________Fechas predominantes____________________________________________________Lagunas significativas____________________________________________________


5. Volumen:_________metros lineales_________cajas (modelo)_________cajones de planero_________expedientes o documentos_________positivos_________negativos_________carteles_________otros

6. Forma de ingreso del grupo documental:Transferencia ( ) Compra venta ( ) Donación ( ) Comodato ( ) No se consigna ( )Nombre(s) de las persona(s) o institución(es) responsable(s) de tal actojurídico________________________________________________________________________________________________________________________________Fechas en que se efectuó el o los ingresos_________________________________________________________________________________________________Nombre del organismo o sujeto que generó el grupo documental________________________________________________________________________________Indicar si existe el documento que avala dicho ingresoSi ( ) No ( ) Especificar_________________________________________________________________________________________________

7. Incremento:¿El grupo documental espera nuevos ingresos? Si ( ) No ( ) ¿Con qué frecuencia________________________________________________________________¿Cuenta con calendario de transferencias? Si ( ) No ( )

8. Valoración, selección y eliminación:Especifique si hay evidencias de que este grupo documental fue sometido atales procedimientos________________________________________________________________________________________________________________

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¿Existe algún documento que lo especifique? Si ( ) No ( )Indique si a su consideración, existe alguna serie a la que se le deberíaaplicar alguno de esos procedimientos, justifique el por qué________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

9. Resumen de la historia administrativa o biográfica de la entidad productora del grupodocumental (puede utilizar hoja aparte). En caso de estar incluido en la Guía o en el Expe-diente Técnico del grupo documental, indicar únicamente su existencia:________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

10. Resumen del contenido informativo del grupo documental:Temática central___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Otros temas recurrentes______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

11. Clases documentales (indicar en porcentajes o números):Manuscritos__________ Mecano escritos__________ Impresos__________________Folletos y libros_____________Periódicos___________Negativos_________________Positivos_________Carteles_________Mapas___________Planos________________Microfilm_________Videos__________Audiocintas_________Discos______________Discos compactos_________Otros______________________Especificar_____________________________________________________________________________________________________________________________________________

12. Tipos documentales predominantes (cartas, oficios, actas, diplomas, certificados, mani-fiestos, etcétera):________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________


13. Organización:A. ¿Se encuentra clasificado?: Si ( ) No ( ) Parcialmente ( )En proceso ( )Especificar_____________________________________________________________Tipo de clasificación: Orgánica ( ) Funcional ( ) Mixta o temática ( )Porcentaje______________%¿Cuenta con cuadro de clasificación?: Si ( )anexar el cuadro No ( )B. ¿Se encuentra ordenado?: Si ( ) No ( ) Parcialmente ( ) En proceso ( )Especificar_____________________________________________________________Tipo de ordenación:Alfabética ( ) Cronológica ( ) Geográfica ( ) Temática ( )Porcentaje_______________%

14. Medidas de control y resguardoA. Signaturación¿Qué elementos comprende?

Consigne los números de las cajas que no cuentan con etiquetas de signaturación_______________________________________________________________________________

B. Guarda:¿Sus guardas son adecuadas? Si ( ) No ( ) Especificar_______Observaciones________

Nombre delfondo

Sección

Subsección

Serie

Subserie

Caja Expediente Documento

Número decaja

Expediente

Documento

Fechasextremas

Otros

Caja Expediente Documento

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C. Foliación:¿Se encuentra foliado? Si ( ) No ( ) Parcialmente ( )Especificar____________________________________________________________Porcentaje______________________%Foliación de origen ( ) Foliación del Archivo histórico ( ) Foliación por fondo ( ) Foliaciónpor sección ( ) Foliación por subsección ( ) Foliación por serie ( ) Foliación porexpediente ( )

15. Descripción:A. Con respecto a la totalidad del grupo documentalB. ¿Se encuentra descrito? Si ( ) No ( ) Parcialmente ( ) En proceso ( )Especificar____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Nivel de los instrumentos descriptivos: Guía ( ) Inventario ( ) Catálogo por expediente( ) Catálogo por documento ( ) Otro ( ) Especificar__________________________Porcentaje de descripción con respecto a la totalidad del grupo documental_____________%

B. Nivel de descripción de cada uno de los instrumentos descriptivos (repita el formato deesta pregunta por cada uno de ellos)Título_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Autor(es)________________________________________________________________________________________________________________________________Tipo de instrumento: Guía______ Inventario______% Catálogo por expediente_________%Catálogo por documento_________% Otro_____________________Unidades archivísticas descritas:Sección(es)___________________________________________________________Subsección(es)_________________________________________________________Serie(s)______________________________________________________________Unidades de instalación descritas:Caja(s)____________ Expedientes_____________Documentos___________________¿Cuenta con índice(s)? Si ( ) No ( )


analítico_____________ onomástico_______________ geográfico________________Presentación o acceso: Manuscrito ( ) Mecano escrito ( )¿Está integrado a algún sistema automatizado Si ( ) No ( )Capturado Si ( ) No ( )En qué programa_______________________________________________________Nombre del archivo_____________________________________________________¿Está publicado? Si ( ) No ( )(En caso afirmativo, anotar los datos de publicación)_________________________________________________________________________________________________Observaciones:________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

16. Mencionar si el grupo documental, o una de sus partes constitutivas está disponible enotro soporte (microfilmado o digitalizado)________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

17. Especificar condiciones que afecten la accesibilidad del grupo documental indicando elperiodo de restricción de la consulta y la fecha en que los documentos estarán disponi-bles_____________________________________________________________________________________________________________________________________

18. Anotar otros grupos documentales cuya información sea complementaria al fondo ocolección_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

19. Estado de conservación:Bueno ( ) Regular ( ) Malo ( )¿Existe reporte de deterioros? Si ( ) No ( )

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20. Anotar cualquier observación sobre el grupo documental que a criteriodel archivista deba ser destacada y no esté incluida en los puntos anteriores____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Diagnosticó___________________________________________________________

Fecha___________

1.4.4 CÉDULA DE INGRESO PARA REGISTRO CENTRAL DE GRUPOS

DOCUMENTALES

CLAVE DEL GRUPO DOCUMENTAL:____________________________________________________________________NOMBRE DEL GRUPO DOCUMENTAL:________________________________________________________________________________________________________________________________________ARCHIVO REMITENTE:____________________________________________________________________ORGANISMO O PERSONA QUE ACUMULÓ LA DOCUMENTACIÓN:____________________________________________________________________FECHAS EXTREMAS (MENCIÓN DEL PERIODO PREDOMINANTE):____________________________________________________________________VOLUMEN (EN METROS LINEALES O CAJAS):____________________________________________________________________SÍNTESIS DE LA HISTORIA DE LA INSTITUCIÓN O BIOGRAFÍA DEL PERSONAJE QUEACUMULÓ LA DOCUMENTACIÓN (utilice hojas adicionales):__________________________________________________________________________________________________________________________________


FORMA DE INGRESO (ANOTANDO LOS NOMBRES DE LAS ENTIDADES QUE PARTI-CIPARON):______________________________________________________________________ESTADO DE ORGANIZACIÓN:____________________________________________________________________ESTADO DE DESCRIPCIÓN (MENCIONAR INSTRUMENTOS DE CONSULTA EXISTEN-TES Y LAS SECCIONES O SERIES A QUE CORRESPONDEN):____________________________________________________________________RESUMEN DEL CONTENIDO INFORMATIVO DEL GRUPO DOCUMENTAL:______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________GRUPOS DOCUMENTALES AFINES:__________________________________________________________________________________________________________________________________CONDICIONES DE ACCESO:__________________________________________________________________________________________________________________________________VALORACIÓN, SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN:____________________________________________________________________REPROGRAFÍA:____________________________________________________________________CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN:____________________________________________________________________OBSERVACIONES:____________________________________________________________________NOMBRE DE QUIEN ELABORA:____________________________________________________________________FECHA DE ELABORACIÓN DE LA CÉDULA:____________________________________________________________________

(INTEGRAR: COPIA DE CONTRATO, DIAGNÓSTICO ARCHIVÍSTICO Y DE CONSERVA-CIÓN, VALORACIÓN, ESTUDIO PRELIMINAR Y DOCUMENTOS GENERADOS POR LACONSERVACIÓN, REPRODUCCIÓN Y EL SERVICIO DE CONSULTA DEL GRUPO DO-CUMENTAL)

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1.4.5 CONCENTRADOS DEL REGISTRO CENTRAL DE GRUPOS DOCUMENTALES

DEL ARCHIVO HISTÓRICO

(Se ponen como ejemplos grupos documentales del Archivo Histórico de la UNAM)

A. CÉDULA DEL GRUPO DOCUMENTALB. FORMATO DE INGRESO (CONTRATO DE COMPRAVENTA, DONACIÓN,TRANSFERENCIA, COMODATO)C. VALORACION HISTÓRICA Y DICTAMEN

D. DIAGNÓSTICO ARCHIVÍSTICO Y DE CONSERVACIÓNE. RELACIÓN, REGISTRO DE TRASLADO U HOJAS DE REMISIÓNF. ESTUDIO PRELIMINARG. OTROS QUE SE LOCALICEN

1. FONDOS1. FONDOS1. FONDOS1. FONDOS1. FONDOSUNIVERSITUNIVERSITUNIVERSITUNIVERSITUNIVERSITARIOSARIOSARIOSARIOSARIOS

1.1 COLEGIO DE SANILDEFONSO

2. COLECCIONES2. COLECCIONES2. COLECCIONES2. COLECCIONES2. COLECCIONESUNIVERSITUNIVERSITUNIVERSITUNIVERSITUNIVERSITARIASARIASARIASARIASARIAS

1.2 UNIVERSIDADNACIONAL

2.2 MEMORIAUNIVERSITARIA

2.2 DIR. GRAL.DE INFORMACIÓN

3. FONDOS3. FONDOS3. FONDOS3. FONDOS3. FONDOSINCORPORADOSINCORPORADOSINCORPORADOSINCORPORADOSINCORPORADOS

3.1 AURELIOACEVEDO

3.2 AMADOAGUIRRE

4. COLECCIONES4. COLECCIONES4. COLECCIONES4. COLECCIONES4. COLECCIONESTEXTUALES ETEXTUALES ETEXTUALES ETEXTUALES ETEXTUALES E

INCORPORADINCORPORADINCORPORADINCORPORADINCORPORADASASASASAS

4.1 MARIANO DEARGUINZONIZ

4.2 CARLOS BASAVEDEL CASTILLO

NEGRETE

5. COLECCIONES5. COLECCIONES5. COLECCIONES5. COLECCIONES5. COLECCIONESGRÁFICGRÁFICGRÁFICGRÁFICGRÁFICASASASASAS

5.1 ESTHERMONTERO

5.2 CARLOSLAZO

1524-1867(1750-1867)

1909-1988

1900-1995

1966-1971

1920-1973

1829-1933

1910-1920

1579-1948(1825-1922)

1968

1950-1955

29.33 m

1208.43 m

750 m

8.28 m

10.75 m

1.32 m

0.72 m

0.9 m

66 imágenes

4357 imágenes

X X X

X X X X X

X X X X

X X X X

X X X X

X X X X

X X X X X

X

X

Relación de periódicos

OBSERVACIONESCLAVE DEL GRUPO

DOCUMENTAL AÑOS EXTREMOS VOLUMEN B C D E FA G


2 Co

nse

rvac

ión

3030303030manual



La conservación comprende, en un sentido amplio, al conjunto de medidas aplicadas a losdocumentos con la finalidad de prevenir, retardar o corregir su deterioro, para mantenerlos encondiciones estables. Se puede definir en dos fases fundamentales: una preventiva y otracorrectiva.

Por conservación preventiva se entiende la fase en la cual el conservador analiza, pro-

pone y ejecuta medidas adecuadas de resguardo y manejo para un grupo documental determi-nado. Su puntual aplicación puede evitar tratamientos correctivos o de restauración.

Como conservación correctiva se puede entender la aplicación de medidas destinadas ainterrumpir y/o retardar procesos de deterioro y en este sentido, será una etapa preliminar dela restauración.

Son objetivos de la conservación, en su primera fase, preservar las condiciones físicas y

testimoniales de los documentos y, en ambas, mantenerlos en condiciones estables para su uso.



· Control de plagas· Limpieza técnica preventiva· Acondicionamiento e instalación· Montaje o estabilización de documentos

2.2.1 Control de plagas

Por sus componentes orgánicos, los materiales del archivo están expuestos al ataque de agen-tes biológicos que causan estragos en sus soportes (papel, pergamino, cuero, tela, etc.), en losadhesivos de origen orgánico que estén asociados, en las encuadernaciones y aun en el mobi-liario que los aloja. Esto hace necesario el control de plagas.

3232323232manual

2.2.1.1 Fumigación

Aplicada a los archivos, la fumigación puede ser definida como el acto de introducir una sus-tancia química tóxica, en estado de gas o vapor, en un espacio cerrado, de modo que se

disperse rápidamente y actúe sobre organismos específicos, con objeto de inhibir o corregir lainfestación de los acervos. De manera que la fumigación puede ser:

a) preventiva, cuando el tratamiento se propone inhibir, repeler y controlar posiblesagentes biológicos nocivos, o

b) correctiva, cuando la desinfestación procede a partir de diagnósticos que detecten lapresencia efectiva de dichos agentes.

La fumigación puede aplicarse al total del área en que se resguardan los materiales dearchivo o a una de sus partes; en el primer caso la aplicación de fumigante se realiza in situ, loque requiere sellar herméticamente los locales (puertas, ventanas, rendijas, hendiduras, grie-tas, y salidas y entradas de ductos eléctricos y sanitarios), debido a que los fumigantes escapanpor cualquier fisura, e incluso a través de materiales de construcción como aglomerados ytablarroca.

Dadas las características que comúnmente mantienen los edificios que albergan los

archivos, el procedimiento empleado comúnmente es la fumigación parcial, que se aplica engrupos específicos de documentos y en espacios delimitados; para tal efecto, se debe disponerde una cámara al alto vacío o autoclave, provista de válvulas de entrada y salida para aire yfumigante, además de instrumentos para el control de temperatura y humedad. En caso nece-sario, también se pueden improvisar cámaras herméticas adaptando archiveros, cajas, refrige-radores en desuso y similares, perfectamente sellados con plásticos y adhesivos.

Con el propósito de lograr una aplicación exitosa y segura de la fumigación, han deconsiderarse como elementos básicos de su planeación los siguientes:

AAAAA. identificar los agentes biológicos nocivos

BBBBB. seleccionar el fumigante

CCCCC. verificar las medidas de seguridad


AAAAA. Entre los microorganismos que afectan los materiales de archivo sobresalen los hon-gos, algunos de los cuales se reconocen por su morfología y por las manchas que producen en elpapel.

Los insectos y roedores son otros agentes igualmente nocivos. En cualquier caso, éstos

se deben identificar por los deterioros ocasionados y, con mayor certeza, mediante estudiosespecíficos como los cultivos microbiológicos, la identificación de restos de insectos y el aná-lisis de deyecciones, entre otros.

BBBBB. Debido a la inexistencia de fumigantes específicos para plagas en archivos, se debenutilizar al efecto sustancias de uso agrícola que cumplen con los requerimientos de seguridad,

tanto para los materiales de que se trate como para los operarios de la fumigación y paraquienes consulten los documentos.

Los fumigantes se incluyen en el rubro general de plaguicidas y se clasifican, de acuerdocon el tipo de plaga que combaten:

· acaricidas· bactericidas· fungicidas

· insecticidas· rodenticidas· biocidas y compuestos de amplio espectroPara la selección del fumigante, es imprescindible:a) identificar la especie o especies biológicas presentes, yb) considerar los niveles de toxicidad de los productos conocidos.

Una vez seleccionado el fumigante, en su aplicación se consideran también las siguien-tes variables:

· dosis o concentración· tiempo de exposición· temperatura· humedad relativa

3434343434manual

· punto de ebullición· presión de vapor· solubilidad al agua· sorción y desorción

· difusión y penetración

CCCCC. El uso de plaguicidas en general requiere extremar precauciones, pues su manejoinadecuado es excesivamente riesgoso, al grado de propiciar trastornos físicos irreversibles, eincluso la muerte.

Se debe precisar el método de aplicación del fumigante seleccionado, y enseguida veri-

ficar las medidas de seguridad, tanto para el personal que practicará la fumigación como parael que trabaja en el área donde se efectúe el tratamiento.

Se comprobará que el sellado de la cámara o del espacio en que practicará la fumigaciónsea hermético, así como el buen funcionamiento de los sistemas de recuperación de residuos.

Se colocarán señalizaciones de advertencia, y se notificará la operación a los departa-mentos de bomberos y de primeros auxilios, conforme a las normas de seguridad e higienepreexistentes.

Se procurará monitorear cuidadosamente la fumigación, y al terminar se retirarán losresiduos del fumigante y se ventilarán adecuadamente las áreas afectadas.

2.2.1.2 Otras opciones para el control de plagas

Para combatir arañas, hormigas, alacranes y roedores, se pueden usar plaguicidas que no se

administran mediante fumigación, pero que igualmente se seleccionarán y aplicarán a partir deconsideraciones técnicas, toxicológicas y de seguridad. Existe una gran variedad de estosplaguicidas, cuya presentación varía:

· sólidos: polvos (para espolvorear o solubles y humectables), gránulos, cebos envene-nados y pastillas


· líquidos: concentrados emulsionables, miscibles, soluciones y suspensiones· otras formulaciones: aerosoles y adherentes, entre otros.Al seleccionar y emplear estos plaguicidas, además de la identificación de las especies

biológicas presentes, se requiere considerar:

· niveles de toxicidad· vías de acción (contacto, inhalación, ingestión y sistémicos)· composición química y su presentación comercial o formulaciónAdemás, las opciones no químicas para combatir la infestación de archivos comprenden

una variedad de métodos, entre los que destacan trampas mecánicas y de goma (para roedores)o adhesivas (para insectos), y dispositivos electrónicos.

Los medios mecánicos pueden reforzar las acciones destinadas al control de plagas, asícomo apoyar las actividades de monitoreo en tanto demuestran la presencia de agentes bioló-gicos y permiten conocerlos con certeza.

2.2.2 Limpieza técnica preventiva

Es una medida de conservación que se debe aplicar tanto a los materiales de nuevo ingreso

como a los que ya se encuentran en resguardo, y consiste en remover y eliminar polvo eimpurezas superficiales que pudieran ocasionar algún deterioro en los documentos. Esta lim-pieza previene la infestación de los acervos, contribuyendo con la preservación de los docu-mentos, pues el polvo en suspensión tiende a acumularse en los intersticios del papel, creandoel ambiente propicio para el desarrollo de fauna nociva.

En el caso de los materiales de nuevo ingreso, la limpieza preventiva se aplicará al

concluir con la fumigación y antes de su traslado a las salas de resguardo provisional, o a las deresguardo permanente. Cuando los materiales que se pretende incorporar se hallen en condi-ciones que imposibiliten su manejo; esta actividad se practicará en dos fases, una primera enlos depósitos de origen de la documentación y otra al finalizar la fumigación.

Para la documentación en resguardo permanente la limpieza se realizará caja por caja,expediente por expediente y, si se requiere, hoja por hoja. Comprenderá además el aseo de

3636363636manual

entrepaños y anaqueles, así como de todos los resquicios de las salas donde se acumule polvo,incluyendo, como ya se dijo, muebles y ductos.

La limpieza preventiva se efectuará preferentemente por succión, utilizando una aspirado-ra dotada de válvula o regulador de aire que permita controlar la fuerza de succión y evite el

maltrato de los documentos. Un accesorio adecuado será el cepillo textilero o redondo, queayuda a remover polvo acumulado, aunque también se pueden emplear brochas de cerda suave.

Cuando no se cuenta con una aspiradora, otra forma de realizar la limpieza técnicaconsiste en usar para el efecto una brocha de cerda suave para remover el polvo de la superfi-cie del documento, frente a éste se coloca una franela húmeda y, después de ella, una cajamediana de cartón, abierta, de manera que el polvo removido que no atrape la franela, se

deposite en el interior de la caja.El uso de la malla monyl es indispensable cuando se aspiran materiales con un deterioro

grave, porque la succión directa puede ocasionar daños irreversibles por desprendimientos,tanto de material sustentante como de material sustentado. La malla se usará, según el caso,cubriendo el cepillo o bien la superficie total del material que se aspire.

2.2.3 Acondicionamiento e instalación

Consiste en adecuar espacios e instalaciones para resguardar materiales archivísticos, sea parasometerlos a procesamiento técnico (áreas de resguardo provisional) o bien para disponer suconsulta y el servicio al público en general (áreas de resguardo permanente).

Se debe procurar que las salas de resguardo, provisional o permanente, se ubiquen enlugares cercanos a las áreas de procesamiento técnico y de consulta respectivamente, lo que

reducirá riesgos en el traslado de los materiales.Se cuidará asimismo que el volumen de la documentación resguardada no obstaculice el

control adecuado de las condiciones ambientales en cada sala.Para la elección de las áreas de resguardo se considerarán sus materiales constructivos, cuidan-

do que no sean inflamables ni se erosionen fácilmente, y que los pisos de preferencia sean lisos,previniendo así riesgos de incendio, la presencia de agentes contaminantes y la acumulación de polvo.


Igualmente se elegirán espacios en los que el acceso de luz solar sea nulo o muy limitado,ya que las radiaciones ultravioleta e infrarroja constituyen un agente de deterioro adicional.

El acondicionamiento de áreas de resguardo destinadas a materiales fotográficos, porsu composición química y estratigráfica, así como por sus procesos de manufactura, debe

contemplar elementos para un control de almacenamiento así como de condiciones ambienta-les específicas, acordes con las características de estos documentos.

Es imprescindible que los sistemas de iluminación y ventilación, así como los controlesde humedad y temperatura, cumplan con los estándares que rigen la conservación de docu-mentos en general. Por ello, las salas de resguardo deben estar provistas de iluminación artifi-cial (fluorescente), cuya radiación ultravioleta debe procurar evitarse disponiendo la estantería

perpendicularmente a las fuentes de emisión, y efectuar el encendido de luces sólo cuando esnecesario.

En ausencia de un sistema de aire acondicionado, las salas deben dotarse de rejillas deventilación y de instrumentos que en cada sala midan las condiciones de humedad y tempera-tura, para aplicar medidas correctivas. Se pueden usar para el efecto dos tipos de higrómetros:

· digital· termohigrógrafo

El primero trabaja a base de sensores y proporciona automáticamente las lecturas, tantode temperatura como de humedad relativa, con un margen de error de entre 5 y 10 porciento, aunque sólo abarca espacios reducidos, de ahí su uso limitado.

El segundo es un instrumento más preciso, con un margen de error de entre 3 y 5 porciento, y su uso es recomendable para monitorear materiales muy sensibles, colecciones espe-ciales y bóvedas; éste elabora una gráfica semanal de las fluctuaciones ambientales.

Otros aditamentos necesarios para la seguridad de los materiales archivísticos, que de-ben incluirse en el acondicionamiento de las áreas de resguardo, son los detectores de humoy los extinguidores o extintores dispuestos en lugares estratégicos de cada sala.

3838383838manual

Los extinguidores recomendados contienen un polvo químico conocido como ABC, cuyocontenido básico es monofosfato de amonio; es el tipo de extintor más adecuado para comba-tir incendios en papel, madera y textiles, entre otros; su uso implica realizar actividades derecuperación de residuos.

2.2.3.1 Monitoreo ambiental

Esta actividad consiste en establecer programas de vigilancia continua sobre las condicionesambientales de las salas de resguardo, a fin de asegurar que la humedad y temperatura sean lasadecuadas. El monitoreo debe quedar registrado diariamente en una bitácora.

Con base en el monitoreo se deben aplicar las medidas correctivas necesarias, porejemplo, cuando se detecten parámetros elevados de humedad y temperatura, será precisoutilizar ventiladores de pedestal para remover el aire húmedo. Ocasionalmente se pueden usardeshidratantes como los cristales de cloruro de calcio y el gel de sílice, distribuidos en tinas deplástico procurando que queden lo más extendidos posible. Estas sustancias regulan la hume-dad ambiente, absorbiéndola si existe en exceso y liberándola cuando falta; para lograr elobjetivo es necesario que los accesos estén perfectamente cerrados.

2.2.3.2 Unidades de instalación

El acondicionamiento de unidades de instalación, como parte de la planeación y diseño demedidas de conservación, obedece a la filosofía de conservar para no restaurar.

Se inicia propiamente en los archivos administrativos, con la configuración de expedien-

tes provistos de guardas provisionales que suelen adquirir permanencia cuando estos se encua-dernan.

En tanto materiales de archivo histórico, el acondicionamiento de unidades de instala-ción comprende desde el uso de estantería apropiada hasta la guarda de expedientes en cajasarchivadoras, así como la guarda de materiales fotográficos en fundas y cajas.


AAAAA. Estantería Estantería Estantería Estantería EstanteríaEn condiciones climáticas similares a las de la ciudad de México o de clima árido y semiárido,los estantes deben ser armazones con espesor o calibre 14 para postes y 16 para contenedo-res o charolas ajustables. En cada estante se pueden disponer hasta seis entrepaños. Para las

zonas tropicales es recomendable usar estantería elaborada en maderas finas, que en generalpresentan mayor resistencia al ataque de insectos. En ambos casos, se recomienda que laestantería se sujete firmemente al edificio.

Conviene que la estantería metálica, esté provista de una cubierta de esmalte horneadoque previene la oxidación y, que la estantería de madera, se recubra con una capa de barnizresistente a la humedad.

En el caso de los documentos de imagen, la estantería debe ser preferentemente cerra-da (gabinetes o planeros) para evitar al máximo el contacto con la luz, los contaminantesambientales y los cambios atmosféricos.

Toda estantería deberá contar con lugares señalados para los rótulos de localización delos diversos grupos documentales.

BBBBB. GuarGuarGuarGuarGuardadadadada

Desde el punto de vista de la conservación, el uso de cajas archivadoras para almacenar docu-mentos tiene un doble propósito: proteger los materiales de la luz, el polvo, la humedad y latemperatura ambiente, y propiciar su manipulación con el menor riesgo posible.

Las especificaciones fundamentales requeridas para estas guardas son:· un diseño que optimice el espacio en la estantería· que permita la entrada y salida de los documentos sin abrasión

· contar con espacio suficiente y visible para anotar datos archivísticos· que el cierre de tapas permita la circulación de aire, pero evite la entrada de polvo· que los materiales de elaboración contengan un mínimo grado de acidez (actualmente

el más recomendable es el polipropileno)· que supere pruebas de resistencia razonables para los fines que se persiguen· que su costo sea accesible

4040404040manual

Los materiales que por su formato no se puedan guardar en cajas archivadoras de tama-ño estándar, como planos, carteles y mapas, se conservarán en planeros de acero inoxidable.

Documentos gráficos y sonorDocumentos gráficos y sonorDocumentos gráficos y sonorDocumentos gráficos y sonorDocumentos gráficos y sonorososososos

Las piezas fotográficas —básicamente positivos y negativos— se deben disponer enguardas primarias o secundarias.

Las de primer nivel —nombre que se da a las primarias— deben ser fundas de papellibre de ácido o con alto contenido de algodón, o bien de poliéster o de polipropileno, quepermitan la manipulación individual del documento. Las guardas de papel recomendadas paralos negativos tienen la ventaja de permitir la circulación de aire, además de prevenir la acumu-

lación de ácido acético que producen los negativos en soporte de acetato. Las guardas depoliéster y polipropileno se utilizan principalmente para el resguardo de positivos, facilitandosu consulta sin necesidad de extraerlos de su guarda.

Las guardas de segundo nivel son cajas de diferentes formatos y carpetas-portafolio enque se disponen las fundas o guardas primarias, con sus respectivas anotaciones archivísticas.Se elaboran con poliéster y polipropileno, o papel libre de ácido, y con adhesivos no ácidos(metil-celulosa y almidón).

La disposición de los documentos de imagen en las cajas debe mantener su plano hori-zontal, y la estiba no excederá de 2.5 cm de altura, para evitar que la presión adhiera la imagena su guarda primaria.

En el caso de las carpetas colgantes, la disposición del material en los gabinetes debeser vertical, cuidando que la cantidad de documentos no sea menor a, ni exceda la capacidadde cada guarda.

Los materiales fílmicos y sonoros (microfilmes, película en diversos formatos, video yaudio-casettes, y discos de acetato) que en virtud de las características físico-químicas de sussoportes no pueden colocarse en cajas archivadoras estándar, deben proveerse de guardasespeciales a base de materiales igualmente libres de ácido y estables, en papel o en polipropileno.


2.2.4 Montaje o estabilización de documentos

Con objeto de retardar en lo posible su deterioro, previniendo daños por manipulación oalmacenamiento inadecuado, o para facilitar su exhibición, algunos documentos pueden mon-

tarse en guardas adicionales, o bien requerir que se reemplacen las originales de ese tipo conotras semejantes.

Se trata por lo general de documentos gráficos y similares (dibujos, grabados, diplo-mas), cuyos montajes deben responder a las características y necesidades del caso, siendo lasmás comunes: marialuisas, estuches y empaques.

Tratándose de fotografías deterioradas, se habla de estabilización de imágenes; un tra-

tamiento conservativo que presupone controles ambientales y de instalación, e implica laboresde limpieza y guarda (para unos y otras remitimos en lo general a los apartados 2.2.2 y 2.2.3).Sin embargo no son medidas estandarizadas, son más bien excepcionales, y debe justificarlasun diagnóstico apropiado.

Para este diagnóstico, es necesario examinar en detalle —incluso con lupa y aun conmicroscopio— anverso y reverso de la pieza para reconocer y consignar en el formato respec-tivo los siguientes elementos:

· técnica y materiales de manufactura· tipo y grado de deterioro· propensión a la inestabilidad, y· sensibilidad a agentes específicosSe registrará asimismo cualquier factor que pudiera alterar su conservación o incidir en

daños presentes o potenciales: condiciones en que se recibió la pieza, características y estado

de las guardas, en su caso; percances que pudo haber experimentado y frecuencia con que seprestaría a manipulación o consulta.

Finalmente se describe cualquier intervención recomendada por el restaurador.Se procede luego a una limpieza minuciosa, con perilla de aire y cepillo suave para

remover polvo, eliminando cintas adhesivas o etiquetas mediante solventes aplicados con hisopos,de manera local y cuidadosa.

4242424242manual

Las guardas provistas deberán adecuarse al tipo de soporte y al deterioro que presente,tanto como a la frecuencia de uso del documento.

Los soportes de segundo nivel como álbumes o montajes originales, se sustituirán cuan-do presenten condiciones adversas para la conservación de las imágenes, o pongan en riesgo

su estabilidad. Los álbumes de reemplazo serán de materiales libres de ácido, sin adherir lasfotografías directamente al soporte; éstas pueden guardarse en fundas de poliéster, sujetándo-las con esquineros, mientras se efectúa la operación.

La sustitución de estos soportes secundarios o álbumes ha de valorarse correctamente,y proceder sólo en casos extremos, porque suelen complementar al documento y proporcionarinformación adicional sobre las imágenes conservadas.


· La fumigación preventiva es condición indispensable para el ingreso de documentos al archi-vo histórico.

· La fumigación correctiva se practica sólo cuando se ha detectado, mediante un diag-nóstico, la presencia de agentes biológicos nocivos. Por los riesgos que su aplicación conlleva,tanto para los materiales como para el personal, este procedimiento no deberá aplicarse sin undictamen previo que justifique plenamente su ejecución.

· En cualquiera de sus formas, la fumigación sólo procede luego de una planeación

rigurosa.· El plan de fumigación debe prever la adecuada recuperación o eliminación de residuos

tóxicos, y que los irrecuperables sean lo menos agresivos para las personas.· El personal a cargo de la fumigación debe estar altamente capacitado y conocer con

precisión las especificaciones técnicas del fumigante.· Cualquier operación de limpieza de documentos debe partir del diagnóstico que de-

termine el procedimiento apropiado.· La limpieza técnica debe practicarse en los materiales de nuevo ingreso, incluidos sus

contenedores, tras el proceso de fumigación.


· Los materiales en resguardo son objeto de limpieza técnica preventiva en forma perió-dica y calendarizada.

· La limpieza técnica preventiva requiere de personal capacitado al efecto (y/o familiari-zado con acervos documentales), no necesariamente académico, pero las funciones de eva-

luación y de diagnóstico, y las de supervisión, se reservan a los académicos adscritos a lainstancia correspondiente de conservación y restauración, y a ésta corresponde supervisaroperaciones de limpieza encargadas al personal de intendencia.

· Debe evitarse la sustitución de soportes o guardas de segundo nivel, a menos querepresenten un factor de deterioro para el documento en cuestión.

· Los tratamientos conservativos de desinfestación, limpieza y estabilización, deben

garantizar la permanencia de los materiales de archivo y de sus contenedores, el respeto a laordenación y disposición de cada grupo y, por supuesto la integridad de los documentos, tantoen sus aspectos materiales como en sus valores informativos.

· Las salas de resguardo permanente no deben exceder los 500 metros cúbicos devolumen para un adecuado control de las condiciones ambientales.

· Cada sala debe contar con instrumentos de control ambiental, detectores de humo yextinguidores.

· Los higrotermógrafos, por ser aparatos de alta precisión, se calibran mensualmente.· Los extinguidores deben funcionar con sustancias no agresivas a los documentos .· La intensidad de la iluminación en salas de resguardo permanente debe mantenerse

entre los 500 y los 550 luxes.· La emisión de radiaciones ultravioleta del sistema de iluminación debe monitorearse,

para prevenir alteraciones significativas.

· El cableado de energía eléctrica debe estar correctamente aislado y en general losmateriales y accesorios de instalaciones eléctricas deben garantizar su resistencia al fuego.

· Las salas deben estar alejadas de cualquier instalación hidráulica, en prevención defiltraciones e inundaciones.

· Los conductos de ventilación deben recibir mantenimiento periódicamente.

4444444444manual

· Los parámetros ambientales para el resguardo permanente de documentos en general,oscilan entre 20 y 22 grados centígrados de temperatura, y entre 45 y 55 por ciento dehumedad relativa.

· Para materiales fotográficos, la temperatura debe ser de 17 a 20 grados

centígrados, y la humedad relativa de 35 a 40 por ciento, con variaciones no mayoresdel 2 por ciento.

· La disposición de la estantería debe facilitar el manejo de los acervos, así como suventilación.

· Dentro de las cajas archivadoras, las unidades archivísticas —expedientes o piezasdocumentales— se disponen verticalmente, sobre su lado más ancho, perpendiculares al pla-

no del entrepaño.· Las cajas archivadoras no deben saturarse, pero tampoco dejar espacios que propicien

el maltrato de los documentos.· La colocación de las fotografías en sus guardas debe conservar el plano horizontal.· Los materiales de frecuente consulta y/o muy deteriorados, se reproducirán con objeto

de restringir el acceso a los originales.· En el acondicionamiento de las salas de resguardo permanente es definitivo el criterio

académico de la instancia de conservación y restauración.


3 Res

taur

ació

n

4646464646manual



Restaurar es la acción de intervenir un documento, previo diagnóstico, para reintegrar cuali-dades materiales —consistencia, formato— y estéticas. Su objetivo es corregir efectos deldeterioro y asegurar una permanencia óptima del documento, sin alterar su contenido infor-mativo ni sus valores culturales.

3. 2 Descripción del proceso


· Registro diagnóstico· Eliminación de manchas· Reintegración de soportes

3.2.1 Registro diagnóstico

Este procedimiento se realiza mediante una observación exhaustiva del documento, misma

que se registra en una ficha técnica, con el fin de evaluar el deterioro de los materiales dearchivo y proponer la intervención más apropiada. Es un instrumento indispensable para com-poner el historial de conservación de los documentos a tratar.

Se asienta la ubicación archivística de los documentos y los datos básicos paracaracterizarlos en función de su procedencia y contenido. Se consigna luego toda informaciónque permita conocerlos a fondo: la técnica de elaboración del soporte, naturaleza de las tintas

o los colores, formas de impresión utilizadas, señales de intervenciones anteriores y, por su-puesto, las características de su deterioro.

Estos datos son de gran utilidad para analizar las posibles soluciones, emplear adecuada-mente los recursos disponibles, e incluso considerar opciones novedosas para el tratamiento.

Algunos aspectos de esta labor pueden apoyarse en fotografías que registren el estadode una pieza antes y después de la intervención, así como ciertos detalles de la misma.

4848484848manual

En el llenado de la ficha técnica debe privar una extrema prudencia en las apreciaciones,para que el instrumento en verdad sustente un desempeño responsable del proceso de restau-ración, cuya ejecución, por otra parte, se irá especificando en una bitácora que permita elseguimiento de las operaciones, al menos por sus fechas y las firmas de sus responsables.

3.2.2 Eliminación de manchas

Consiste en operaciones que corrigen los deterioros ocasionados por depósitos de materialesajenos a la estructura original del documento, que alteran su estética y aceleran su degradación.

Las manchas pueden ser de origen orgánico o inorgánico; de su naturaleza y grado de

impregnación, y del análisis minucioso de las cualidades físicas de los documentos, dependeráel método adecuado para su tratamiento.

Entre las manchas orgánicas más frecuentes se encuentran las de aceites, grasas (vege-tales o animales), resina y cera; las deyecciones de insectos y las de hongos.

La eliminación de manchas se consigue con una limpieza en seco, o bien, en casosextremos, mediante procesos de lavado.

3.2.2.1 Limpieza en seco

Tiene por objetivo fundamental eliminar impurezas adheridas a la superficie del documento,mediante procedimientos mecánicos que no incluyen la aplicación de agua o soluciones. Parael efecto se recomienda utilizar básicamente cojín de dibujante, algodón, goma plastificada y

brocha de pelo fino. Al iniciar cualquiera de los procedimientos que incluyen el uso de gomas,debe observarse si en éstas no se adhiere el color de las tintas y, de ser así, debe suspenderseel procedimiento de inmediato.

AAAAA. El cojín de dibujante se aplica cuando el material a limpiar soporta la fricción de susuperficie, desplazándolo con suavidad, en círculo y en una sola dirección, para no erosionartintas y/o colores del documento.


Como alternativa se puede espolvorear la goma del cojín sobre la superficie del docu-mento y con la yema de los dedos ejercer una ligera presión, con un movimiento igualmentecircular, evitando de esta manera el desprendimiento de fibras. Al finalizar, se limpian losresiduos con una brocha de cerda suave.

BBBBB. El algodón se recomienda para documentos con mayor grado de deterioro. Esteprocedimiento es una mejor opción para la limpieza en seco, por ser menos drástico que elrealizado con goma.

La operación también requiere cuidado pues el algodón recupera el polvo depositadosuperficialmente, pero algunas de sus fibras se adhieren al documento, mismas que debenretirarse con cepillo o brocha de pelo suave.

CCCCC. La goma plastificada comúnmente se emplea para borrar anotaciones a lápiz que —sinnecesidad de un estudio diplomático— el archivista ha considerado ajenas al contenido deldocumento, además de dañar su imagen.

También se puede aplicar la goma plastificada pulverizada sobre la superficie del mate-rial, haciendo la operación descrita en el uso del cojín de dibujante.

La brocha de pelo suave se usa en los casos en que la superficie acumuló polvo omateria fecal de roedores o insectos.

El barrido se hace siempre del centro hacia afuera del documento, sujetándolo firme-mente para que el movimiento no desgarre la pieza.

Las brochas empleadas deben ser de preferencia medianas, de pelo de camello o demarta, que no friccionan demasiado en el papel.

3.2.2.2 Procedimientos locales

AAAAA. Para grasas y pigmentosPara grasas y pigmentosPara grasas y pigmentosPara grasas y pigmentosPara grasas y pigmentosEntre las manchas más persistentes se encuentran las producidas por carbón, grasas, aceites ypigmentos, cuya eliminación requiere de solventes orgánicos como acetato de etilo, xilol,tetrahidrofurano y tuolol, entre otros, que saponifican (convierten en jabón) las grasas conte-nidas, lo cual permite retirarlas por succión, en una mesa acondicionada para el efecto.

5050505050manual

Las manchas producidas por microorganismos y deyecciones de insectos también sepueden tratar localmente, mediante diluciones muy bajas de hidróxido de amonio o de aguaoxigenada, aplicando sobre la mancha pequeñas cantidades del compuesto con un hisopo dealgodón, procedimiento que se puede repetir si el documento lo permite.

BBBBB. Para adhesivosPara adhesivosPara adhesivosPara adhesivosPara adhesivosLas manchas ocasionadas por materiales sintéticos son un problema frecuente en los docu-mentos de archivo. El desconocimiento de las propiedades y efectos de algunos adhesivos(durex, masking tape y papel engomado) que se emplean comúnmente para cubrir rasgaduras,o para conservar unidos los documentos, los daña irremediablemente, pues los pegamentos

sintéticos llegan a traspasar las fibras del papel, de manera que el restaurador sólo puedeborrar los efectos sin eliminar la sustancia.

Es necesario considerar, en primer término, el tiempo que ha actuado el adhesivo, yaque de ello depende la efectividad de un tratamiento; las manchas ocasionadas pueden elimi-narse por completo si son recientes, aunque a veces, cuando han migrado a la otra cara deldocumento, sólo se pueden atenuar.

Una preocupación fundamental será la eliminación de la cinta adhesiva o los restos de la

misma, debilitando el pegamento mediante la aplicación —con hisopo— de solventes comoalcohol etílico, acetona percloroetileno o acetato de etilo y xilol, entre otros. Esta operaciónse realiza en espacios ventilados y se extreman precauciones en la eliminación de residuos.

Otro procedimiento consiste en colocar el documento con la mancha hacia abajo, sobreun papel secante, y en dirección a un dispositivo de succión, aplicando solvente en el reversocon un hisopo o un pincel delgado, antes de accionar el dispositivo.

Todos los compuestos químicos que se emplean para desmanchar pueden afectar a lospapeles, las tintas, o las capas de pintura, por lo cual conviene efectuar pruebas y análisisquímicos rigurosos, en previsión de daños adicionales. En ocasiones resulta preferible abste-nerse de realizar una intervención a fin de evitar daños irreversibles.


3.2.2.3 Procedimientos acuosos

El lavado es un procedimiento extremo al que se someten los documentos para eliminar impu-rezas y manchas. En tanto que implica un alto riesgo como proceso restaurativo, está siendo

paulatinamente descartado.El lavado se realiza por inmersión o por escurrimiento, según lo permita el documento,

pero antes se consideran todas las variables que pueden determinar riesgos en el procedimiento:solubilidad de tintas, acidez de los materiales y resistencia de las fibras del papel, principalmente.

Desde la perspectiva de la restauración, es importante hacer pruebas y análisis para deter-minar qué tratamiento soportan los materiales. Esta es la primera intervención a que se someten

los documentos cuya limpieza o restauración incluye el uso de agua o de soluciones diversas, sibien el tratamiento acuoso se practica lo menos posible, por los riesgos que supone. Las opera-ciones más comunes combinan un detergente neutro para lavado o humectación.

También hay dos procedimientos correctivos que complementan el lavado de los docu-mentos: la consolidación y la desacidificación.

Pruebas básicasPruebas básicasPruebas básicasPruebas básicasPruebas básicas

a) La solubilidad de las tintas se prueba en las áreas con mayor concentración de tinta o color,o bien en las menos deterioradas del material que contengan dichos elementos. Puede darse elcaso de que haya más de un tipo de tinta en un sólo documento, por lo que se hacen pruebasen distintas partes del material.

Mediante un pincel delgado se deposita una gota de agua sobre el color que se preten-de probar; encima se coloca un pedazo de papel secante que se presiona con los dedos por

unos segundos, cuidando de no frotar para no erosionar el papel o mancharlo, si la tintareacciona con el líquido.

Se retira el papel secante para ver si presenta residuos desprendidos del color; de no serasí, es probable que el documento pueda someterse a lavado sin daño, aunque debe controlarsela acción del agua sobre el mismo, pues una exposición prolongada podría causar otros daños.

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b) Antes de cualquier operación acuosa también se identifica el índice pH de los sopor-tes, a fin de cuidar que la naturaleza y concentración de las sustancias de lavado permitanobtener un valor neutro al final del proceso, evitando los rangos de acidez o de alcalinidad,igualmente adversos a la conservación del documento.

Las pruebas de pH requieren de un potenciómetro con electrodo de superficie o decontacto, o bien tiras indicadoras.

LLLLLavado por inmersiónavado por inmersiónavado por inmersiónavado por inmersiónavado por inmersiónSe aplica a documentos con un deterioro que no puede corregirse localmente, e implica lasaturación acuosa de la pieza para eliminar manchas ocasionadas por deyecciones de insectos,

orín de roedores y halos de humedad; se utilizan tinas de acero inoxidable o de plástico y aguasimple o mezclada con detergente neutro, según lo requiera la magnitud del deterioro y lascondiciones del documento.

Se coloca el documento entre dos mallas monyl, a manera de sobre o carpeta, que loprotejan de rasgaduras y faciliten su manipulación; se sumerge cuidadosamente, introduciendoprimero una orilla, hasta que quede totalmente dentro de la tina; se eliminan las burbujas deaire entre la malla y el documento, con objeto de que la humectación sea uniforme.

Al transcurrir el tiempo de inmersión determinado en cada caso, y habiendo verificadoque la mancha o impureza desapareció o fue atenuada, se extrae el documento tomándolo porlos extremos, procurando que el agua escurra al interior de la tina, y se deposita en un bastidorde madera provisto de malla mosquitera, en donde se deja secar.

Usualmente la inmersión en agua simple es por espacio de unos 5 minutos, pero en ellavado con detergente neutro el documento pasa sucesivamente por tres tinas, 5 minutos en

cada una de ellas: la primera contiene agua corriente, y tiene la función de romper la tensiónsuperficial del documento; en la segunda, el agua mezclada con detergente neutro actúa comoun tensoactivo, removiendo las manchas; la última contiene una sustancia neutralizante quecontribuye a la estabilización del pH.

Se anotan tiempos promedio de inmersión, que se especificarán en función de la resis-tencia de los materiales sustentado y sustentante.


LLLLLavado por escuravado por escuravado por escuravado por escuravado por escurrimientorimientorimientorimientorimientoEste es un procedimiento alternativo para documentos que se someten a la acción del agua,cuando contienen tintas solubles; consiste en un lavado local que evita mojar partes sensiblesde una pieza. Al igual que en el lavado por inmersión, se emplea sólo agua, o bien una solu-

ción de detergente neutro.Se coloca el documento sobre un plano inclinado en forma de bastidor de madera,

provisto de malla monyl; esta inclinación sirve para drenar el agua excedente, evitando que seformen halos de humedad.

Con la ayuda de una pipeta plástica se depositan cantidades mínimas de agua en laspartes afectadas. El tiempo e intensidad de la exposición al humectante depende de la resisten-

cia, previamente evaluada, del material.Conseguido el objetivo, se retira el documento del plano inclinado y se coloca en otro

bastidor, sobre un papel secante que absorba los excedentes de humedad e impurezas, parafinalmente prensarlo y restituirle su plano original.

Si el material lo amerita, antes del secado puede aplicarse el procedimiento dedesacidificacion que se describe adelante.

ConsolidaciónConsolidaciónConsolidaciónConsolidaciónConsolidaciónSe efectúa después de los procesos de lavado y una vez seco el documento, con el objeto dedevolver al papel algunas de sus propiedades (flexibilidad, consistencia, resistencia) perdidas poracción natural del tiempo, condiciones ambientales adversas e incluso en el proceso de lavado.

Tomando en consideración las propiedades materiales del documento, así como lascaracterísticas de sus tintas y/o colores, se le aplica una solución de carboximetil-celulosa al

0.5 por ciento en agua a 35-40°C, por cualquiera de los siguientes métodos:a) por inmersión, el consolidante preparado se vierte en una tina, y el documento,

protegido por una malla monyl en forma de sobre, se sumerge poco a poco. Transcurridosunos segundos, se saca y se coloca sobre una superficie plana e inclinada, de preferencia uncristal bien limpio —se usa una franela húmeda y algodón impregnado en alcohol para elimi-nar restos de grasa y pelusas.

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Se elimina el excedente del consolidante con la ayuda de un rodillo para fotografía;posteriormente se retira la malla monyl y el documento se coloca en el bastidor de secado.

b) por aspersión, el material se coloca sobre un bastidor de malla monyl con un papelsecante, y con un atomizador se aplica el consolidante de manera uniforme, primero por un

lado y, después de unos minutos, ya casi seco, por el otro; luego se traslada, protegido conmalla monyl, a otro bastidor para que seque totalmente.

c) con brocha de pelo fino, el documento se dispone también sobre malla monyl y papelsecante para aplicar el consolidante, con un movimiento del centro hacia afuera, procurandouna distribución uniforme, primero por un lado y, cuando seque, por el otro; se pone en otrobastidor para el secado final.

DesacidificaciónDesacidificaciónDesacidificaciónDesacidificaciónDesacidificaciónSe aplica a documentos con acidez de 4 ó 5 grados, ocasionada por la acción de la luz (naturalo artificial) o por envejecimiento acelerado por la inestabilidad de algunas impurezas quecontiene el papel desde su elaboración, por ejemplo la lignina. Se manifiesta generalmentecomo amarilleo, incidiendo en la progresiva pérdida de consistencia.

La desacidificación tiene como finalidad estabilizar el índice pH entre 7 y 8, para asegu-

rar mayor permanencia, usando soluciones alcalinas como bicarbonato de calcio, bicarbonatode sodio, bicarbonato de magnesio, bórax e hidróxido de calcio. En esta gama existen sustan-cias más agresivas que otras, así que la elección de cualquiera de ellas requiere un previoanálisis de tintas o tintes para evitar daños irreversibles al documento. Se pueden utilizarbicarbonato de calcio e hidróxido de calcio disueltos en agua, al 1 y al 0.5 por ciento, respec-tivamente.

El proceso se lleva a cabo en una tina con la solución, colocando el documento entredos mallas monyl para sumergirlo poco a poco, hasta cubrirlo Se deja en reposo durante 5minutos y luego se retira procurando que escurra lo más posible, y se deposita en el bastidorde secado, ya sin la malla monyl, dejándose al aire libre.


3.2.3 Restitución de soportes3.2.3.1 Refuerzos y uniones

Para corregir roturas en los materiales —que se originan en el manejo incorrecto de losdocumentos— se aplican bandas de papel japonés con objeto de evitar que progresen lasrasgaduras y restituir, en lo posible, la resistencia original.

Un primer paso consiste en seleccionar el papel japonés, cuidando que color y textura

sean lo más aproximado a los del original. Si el refuerzo que se ha de aplicar interesa partes deltexto, se utiliza papel delgado y transparente que permita acceder a la información.

El papel japonés se corta —humedeciéndolo con un pincel delgado— en bandas dedos y hasta cinco milímetros de ancho, a las que se aplica un adhesivo de metil-celulosa al 3por ciento; con ellas se cubren las rasgaduras, cuyos bordes deben coincidir perfectamente, ycon una plegadera de hueso se asientan las fibras que quedarán ancladas al documento. Si el

caso lo amerita, la operación se repite en la cara posterior.

3.2.3.2 Injertos

La aplicación de injertos en piezas que presentan faltantes ocasionados por insectos ymicroorganismos como polilla, pez de plata, roedores y hongos, o por la acción de óxidos,tiene por objetivo devolver al documento características estético-funcionales, cubriendo los

huecos con papel libre de ácido como el japonés y el de fibra de henequén. Al igual que enotros procesos, el papel debe ser semejante al original en color y espesor.

En una mesa con negatoscopio (o translúcida) se pone una malla monyl sobre la cual secoloca el documento, y encima el papel japonés, cuidando que el verjurado (dirección de lasfibras) coincida con el del documento.

Con un pincel húmedo, se delinea el faltante en el material de injerto, se separa y se

estiran sus fibras del centro hacia los bordes; se aplica en éstos el adhesivo y se coloca elinjerto. Se debe evitar el uso de tijeras, bisturí y objetos similares, que cercenan las fibras deanclaje y unión en los bordes.

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3.2.3.3 Soporte parcial o total

Aquellos documentos cuyo soporte presente un deterioro extremo (debilitamiento de fibras yfragmentación, entre otros), pueden ser objeto de tratamientos que aseguren su permanencia

y conservación, adhiriéndoles papel japonés mediante una sustancia reversible (metil-celulosaal 3 por ciento), ya sea en toda una cara del documento (soporte total o laminado) o en partesespecíficas del mismo (soporte parcial).

En ambos casos se selecciona el papel con los criterios ya descritos; se corta tomandoen cuenta que el verjurado coincida con la dirección de las fibras del material tratado, dejandoun centímetro de margen en los extremos de la pieza requerida.

AAAAA. Para un soporte total, se humedece con atomizador la hoja de papel japonés, que seextiende cuidadosamente con un rodillo, tratando de obtener una superficie plana y se dejasecar parcialmente; se aplica el adhesivo con una brocha de pelo fino, en una capa uniforme yprocurando no rasgar el papel. El documento a laminar se humedece ligeramente y por amboslados con el atomizador, operación indispensable para corregir cualquier deformación, doblezo burbuja que se produzca al montarlo en el soporte.

Transcurrido el tiempo suficiente para que el adhesivo seque lo necesario y esté “mor-dente”, es decir, en condiciones óptimas para sujetar al documento, éste se coloca encima delpapel japonés y se cubre con una malla monyl que protegerá la pieza en la operación de retirarel exceso de adhesivo con un rodillo de fotógrafo, ejerciendo una ligera presión.

Se deja secar a la temperatura ambiente, levantando con espátula las orillas conformevayan secando, hasta despegar totalmente el nuevo soporte y, todavía húmedo, colocarlo en la

prensa entre mallas monyl, papel secante y tablas a manera de sandwich.Tras el prensado, se perfilan los bordes del documento con ayuda de una regla y una

navaja, eliminando los excedentes de soporte.

BBBBB. El soporte parcial se aplica cuando el área de deterioro es muy localizada, y por tanto no sejuzga necesario un soporte total.


Seleccionado y cortado el papel al tamaño y forma requeridos, se pone una malla monyl sobreuna superficie de cristal y se humedecen ligeramente, con atomizador, ambas caras del documento,para colocarlo sobre la malla y aplicar el adhesivo, con brocha y de manera uniforme, en el área tratada.

A continuación se humedece, sin saturar, el papel japonés y se coloca sobre la parte del

documento preparada, evitando dobleces y burbujas, y se cubre con malla monyl antes deeliminar excedentes con el rodillo. Se deja secar un poco y todavía húmedo se lleva a la prensa,disponiendo el sandwich que describimos para el soporte total.

Cuando el soporte parcial interesa los márgenes del documento, también se perfilan losbordes después del prensado.

3.2.3.4 Color

La aplicación de color en áreas de los documentos que hayan perdido tonalidad —por acciónincidente de luz natural o artificial, por abrasión o por agentes biológicos— se practica encarteles, encuadernaciones y guardas, principalmente para devolverles cualidades estéticas.

Generalmente se utilizan acuarelas, y se requiere identificar en un godete la tonalidadapropiada, mezclando los colores necesarios; obtenido el tono, se aplica con un pincel delga-

do en las áreas determinadas, previamente cubiertas con una capa fina de metil-celulosa.

3.2.3.5 Prensado

Para corregir la alteración del plano que sufra el documento a causa de una guarda inadecuada o deun tratamiento de restauración, se aplica presión mecánica uniforme sobre la superficie del material.

Se humedece ligeramente el documento por ambos lados con atomizador (siempre ycuando las tintas no sean solubles) para corregir las deformaciones; se coloca en una tabla lisa,en medio de dos hojas de papel secante, y encima otra tabla.

Si el documento fue objeto de algún proceso en el que se emplearon adhesivos, entre eldocumento y cada papel secante se intercala la malla monyl, para evitar que éstos se adhierana la pieza tratada.

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El documento permanece en la prensa entre 48 y 72 horas, según las condicionesclimáticas prevalecientes.

3.2.3.6 Encuadernaciones

Los materiales de archivo originalmente encuadernados pueden presentar deterioro conside-rable en sus soportes secundarios, por lo que deben reforzarse para ofrecer la resistenciarequerida por su manipulación.

Los daños más frecuentes en las encuadernaciones se asocian con desprendimiento delos lomos, las tapas y las guardas decoradas, y con esquinas y cantos maltratados.

La corrección de estos problemas debe adecuarse a las características específicas de losmateriales utilizados en cada encuadernación. Se trata de alterar lo menos posible la calidadde dichos materiales, así como la integridad de la documentación encuadernada, procurandoademás que la intervención sea reversible.

Como tratamientos complementarios y opcionales, puede restituirse el barniz y la de-coración en lomos y tapas.


· La restauración se propone una intervención mínima del documento, siempre que resulteinevitable.

· Ningún proceso de restauración debe alterar el contenido informativo del documento.· Se utilizan materiales de restauración que garanticen la reversibilidad del proceso, y se

procura dejar huella de la intervención.· Todo material documental que ingresa a la instancia de conservación y restauración, es

objeto de un diagnóstico que evalúa los deterioros y describe los tratamientos recomendados.· La ficha técnica es el instrumento indispensable para integrar la historia clínica de cada

documento.


· Antes de iniciar cualquier proceso de restauración, se determina la resistencia de lasfibras del papel, que en estado de friabilidad corre el riesgo de desintegrarse.

· Antes de cualquier tratamiento que utilice agua o sustancias químicas, se prueba lasolubilidad de las tintas presentes en el documento.

· Se identifica el pH del material antes de cualquier tratamiento acuoso, procurandoobtener valores neutros (entre 7 y 8) al final de la intervención.

· Los soportes totales o parciales se aplican en la cara del documento que no contengatexto. Cuando el documento contiene texto por ambos lados, se recomienda que el soporteque se aplique sea lo más delgado posible a fin de cuidar su legibilidad.

3. 4 Anexos y formatos3. 4. 1 FICHA TÉCNICA

CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓNNÚM. DE FICHA _______________FECHA DE INGRESO____________ FECHA DE SALIDA ________________

Sección del Archivo _______________ Folio/Invent./Ejemplar_______________Fondo o Col. _____________________ Años___________________________No. de caja_______________________ Tipo de documento_________________No. de expediente____________________ Documento_______Original_____CopiaNo. de fojas_________________________ Medidas_________________________Título o asunto______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

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I. DIAGNÓSTICO

I.1 Naturaleza ( ) A mano 1.3 Estado ( ) Rigidez del ( ) Mecánico físico ( ) Quebradizo soporte ( ) Pergamino del soporte ( ) Deformaciones otros__________ ( ) Dobleces ( ) Rasgaduras1.2 Manchas ( ) Orgánico ( ) Mutilaciones de ( ) Inorgánico ( ) Amarilleo origen Faltantes por: otros_________________ ( ) Insectos ( ) Acidez de tintas Especificar:_____________________ otros_______________ ____________________________ _______________

I. 4 Condición del material sustentado:TINTAS IMÁGENES

( ) Desvaida ( ) Corrida ( ) Desvaida ( ) Rayada( ) Desprendida ( ) Craquelada ( ) Desvanecida ( ) Espejo/plata( ) Soluble al alcohol ( ) Erosionada ( ) Amarilleo ( ) Fracturada( ) Soluble agua ( ) Oxidada ( ) Craquelada otros:________Especificar: ______________________________________________________________________________________________________________________________Observaciones: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

II. TRATAMIENTO

( ) Fumigación ( ) Consolidación ( ) Reintegración de color( ) Limpieza en seco ( ) Unión y refuerzo de rasgaduras ( ) Prensado( ) Lavado con agua corriente ( ) Soporte total ( ) Encuadernación( ) Lavado con detergente ( ) Soporte parcial ( ) Elaboración de guardas( ) Desacidificación ( ) Injertos ( ) Tratamientos especiales


Especificar: __________________________________________________________________________________________________________________________________________________Observaciones: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Nombre y firma del responsable:____________________________________________Autorizó responsable de la Sección:___________________________________________

3. 4. 2 SOLICITUD DE RESTAURACIÓN DOCUMENTOS TEXTUALES

1. DATOS GENERALESFecha de solicitud ___________________Fondo o Colección__________________________Sección________ Subsección________________ Serie_________________No.(s) de Caja(s)___________________ Expedientes No.(s) de foja Descripción_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Relación anexa SI ( ) NO ( )Observaciones del solicitante :____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

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2. PROCESOS DE CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN APLICADOS____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Observaciones :________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN :____________ _______________ _______________ ______________ Entrega Recibe Devuelve Recibe

Fecha de Devolución__________________________

3. 4. 3 SOLICITUD DE RESTAURACIÓN DOCUMENTOS GRÁFICOS

1. DATOS GENERALESFecha de solicitud:_______________________________________________________Fecha de devolución:____________________________________________________Fondo o colección:____________________________________________________Núm. Inventario o folio:___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Documento: Fotografías Carteles Negativos Mapas Diapositivas Otros Álbumes


2. SERVICIO SOLICITADO______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. OBSERVACIONES________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

____________ _______________ _______________ ______________ Entrega Recibe Devuelve Recibe

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La identificación aplicada a los archivos históricos es el análisis de las características formales einformativas de los documentos que componen un fondo o una colección, así como del contextohistórico-administrativo en el cual fueron producidos o recopilados, con miras al establecimientode las series documentales.

Si bien la identificación debe realizarse en los archivos de gestión, que es donde se

definen y sistematizan las categorías administrativas y archivísticas que sustentan la estructurade un acervo, es común que en las oficinas y archivos respectivos no se siga dicho proceso enforma correcta y, por tanto, la documentación llegue a los archivos históricos sin los elementosmínimos para determinar criterios de organización y otros aspectos relacionados.

De esta manera, aun cuando el archivo histórico no es la instancia en que debe realizar-se la identificación de series, ésta resulta obligada para aplicar el principio básico de respeto a

la procedencia y orden original de un acervo, lo cual además ha de sustentarse —en funciónde los valores que interesan a un archivo histórico— en un documento sobre el análisis delconjunto en cuestión, que llamamos estudio preliminar.

En el caso de fondos institucionales transferidos de manera organizada, o con los procedi-mientos archivísticos adecuados, la actividad se limita a reconocer los documentos en cotejo con lasrelaciones de traslado que se presenten, a ubicar grupos y subgrupos que se correspondan con laestructura organizativa y funcional de la institución, y conocer las principales series determinadas

por la gestión de esos documentos.Los objetivos de la identificación son:· reunir elementos para organizar un fondo o colección, reconociendo el contexto

histórico-administrativo o histórico-biográfico en el cual se produjeron o acumularon los do-cumentos

· distinguir o reconocer las series documentales en que se basa o puede apoyarse la

clasificación de un fondo o colección· coadyuvar con los procesos de registro y control de documentos, y con la planeación

de proyectos descriptivos.

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· Registro primario· Conformación del estudio preliminar· Propuesta de seriación

4.2.1 Registro primario

Recibido por el Archivo Histórico el acervo del caso, se someterá a una primera revisión quepermita recoger datos para el mejor conocimiento de la masa documental, y elementos paraaplicar los procesos técnicos que se requieran. Asimismo se irá concentrando informaciónpara el estudio preliminar.

La identificación requiere el acceso, en principio, a dos clases de datos: sobre los pro-pios documentos y sobre la entidad o persona cuyos objetivos y actividades explican el origeny la conformación del acervo.

4.2.1.1 Caracterización documental

En esta parte del registro se destaca la información general sobre el conjunto: procedencia,

volumen y medios de control y localización, así como principales asuntos o materias conteni-dos; fechas extremas, y qué nombres propios se citan con frecuencia, ya sean personas (sobretodo emisores y receptores), entidades sociales o topónimos.

También se registran las características diplomáticas y/o tipos documentales más comunes, yotras clases de documentos que se encuentren adjuntas (folletos, libros, mapas, periódicos), y cuan-do sea relevante su mención, se especifican los soportes materiales (papel, acetato, cinta) o bien sus

formatos (cassettes, diskettes, CD-Rom).Finalmente, si existe alguna organización previa, se reconocen y consignan sus criterios

y alcance.


4.2.1.2 Información sobre la institución o persona

Para el estudio de la institución —en el caso de los archivos de dependencias universitarias ysimilares— y del contexto en el que se acumularon los documentos, los datos a considerar son

los nombres oficiales de la dependencia y de la entidad administrativa superior, así como ladiagramación de su estructura organizativa (organigramas).

Los documentos normativos sobre sus funciones y actividades explican en gran parte elsentido de dicha estructuración, y permiten asociar unidades administrativas menores con cadaactividad generadora de documentos.

Para archivos y colecciones particulares se recogen datos biográficos del personaje que

generó o recopiló los documentos, principalmente los relativos a su trayectoria profesional, susactividades públicas y, en general, los procesos de carácter histórico en los que haya participado.

4.2.2 El estudio preliminar

Integrar un documento de análisis se considera básico para el conocimiento general de cualquieracervo, sobre todo para establecer la organicidad desarrollada al interior del mismo, lo cual nos

facilitará su procesamiento.La información para el estudio preliminar se obtiene fundamentalmente de los propios

documentos, en especial de aquellos que revelan la estructura, las funciones y la normatividaddel ente generador o los que se refieren, por otra parte, a la organización o a la transferenciadel acervo; puede ser recomendable entrevistarse con quienes se encargaron de estos proce-sos y aun, cuando sea posible, con quienes generaron o bien recopilaron la documentación.

También se integrarán datos obtenidos en la bibliografía disponible sobre la institucióno personaje que da nombre al conjunto.

Los resultados de esta investigación documental y bibliográfica se integran en un texto quedescribe el desarrollo de la entidad generadora en función de sus atribuciones o intereses, y delas actividades con cuyo desempeño se vincularon los documentos, revelando la estructura u

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organización que debió requerir la consecución de objetivos a lo largo de su trayectoria. Esteanálisis deberá comprender dos apartados principales:

4.2.2.1 Caracterización archivística

Además de caracterizar en lo general al grupo documental: universitario o incorporado,institucional o personal, fondo o colección, debe explicarse su composición tipológica y sucontenido informativo, para ocuparse luego de dos aspectos fundamentales:

AAAAA. Estado de organización y descripción del conjunto, en caso de que se detecte algunaclasificación y/u ordenación; qué porcentaje de los documentos involucran; si existen instrumen-

tos descriptivos, de qué tipo (relación documental, guía, inventario o catálogo) si funcionan o no,ý el porcentaje de la documentación así como las unidades archivísticas que se describen.

BBBBB. Antecedentes del acervo, que comprenden las vicisitudes de la documentación: con quécriterios se ha manejado y por parte de qué oficinas o personas; con qué carácter y en quécondiciones de almacenamiento; si el orden original ha sufrido cambios o el acervo estuvoexpuesto a percances y de qué gravedad; si se realizaron valoraciones y depuraciones, o biense desmembraron o desvincularon documentos, y en general toda información que nos permi-

ta un seguimiento detallado del grupo documental desde sus orígenes.

4.2.2.2 Análisis histórico-normativo

La historia de la institución o la biografía de quien generó o acumuló los documentos destacarálas actividades sustantivas, así como la forma en que se organizaron las funciones o los objetivos.

En el caso de una institución, se hará énfasis en la reglamentación y en la evolución de suestructura orgánica y funcional. Cuando se detecten cambios de denominación en las oficinas, ovariaciones en la estructura y/o en las funciones y actividades de su competencia, conviene darlesun seguimiento cronológico y consultar los instrumentos legales que expliquen los cambios.


Si se trata de archivos particulares, la síntesis biográfica de quien generó o recopiló ladocumentación subrayará los principales intereses y realizaciones de su trayectoria personal,sean sus aspectos privados o su desempeño público.

Si bien no existen relaciones orgánico-funcionales que reconstruir en las colecciones

documentales, será preciso establecer bajo qué criterios se formaron, así como las diversasfuentes, para organizarlas con base en lineamientos de agrupación lógicos, conservando cadacolección como unidad documental. Estos criterios podrían ser la autoría de los documentos,su temática, su tipología o las características de su soporte.

4.2.3 Seriación

Para concluir, deberán enumerarse las series resultantes del proceso de identificación, que cons-tituyen el esqueleto de cualquier plan de organización y descripción del grupo documental, alestablecer la relación entre los documentos y la entidad productora de los mismos.La serie es el conjunto de documentos en el cual se materializan las tareas concretas de unaentidad u organismo de la administración, a través de los tipos documentales referidos a unasunto o materia. La serie es el resultante de dos elementos esenciales:

· El elemento orgánico que se identifica con la entidad productora, sea sujeto, oficinau organismo,

· El elemento funcional que está muy relacionado con el tipo documental en que sehacen homogéneos los formatos, el contenido y muy regularmente, el soporte.

Con los datos obtenidos de la caracterización documental y de la institución o persona queacumuló los documentos, se pueden establecer las diversas unidades productoras de la documenta-

ción ya sean oficinas o entidades mayores y, con base en las competencias de cada una de ellas y enel análisis de los tipos documentales en que se materializan, realizar un repertorio de series docu-mentales que serán, precisamente, el resultado de ambos elementos. Por ejemplo, expedientes depersonal, correspondencia del director o de algún otro funcionario, presupuestos de la administra-ción central, actas del Consejo Universitario, informes de la Secretaría Administrativa, etc.

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Este listado de series documentales será la columna vertebral de la clasificación de un fondo, puesen éstas se estará reflejando esa estructura orgánico-funcional de la institución así como la forma en quese establecen las relaciones entre los documentos, a partir de las actividades concretas materializadas entipos documentales específicos.


· En los fondos que reúnan las condiciones que se marcan para las transferencias, la identifica-ción se enfocará al reconocimiento de las series documentales. En el caso de los fondos des-organizados, el alcance de este proceso se extenderá a la reconstrucción de las series.

· La identificación debe ser realizada por el o los archivistas que queden a cargo delfondo o colección y los resultados de la misma deben quedar plasmados en un estudio prelimi-nar que dé cuenta del estado de la documentación, la entidad generadora y las relaciones entre

ambas.· Las series resultantes del proceso de identificación serán la base para la aplicación

correcta y puntual del principio de procedencia.· El estudio preliminar resultante de la identificación se anexará al respectivo expediente

del fondo o colección en el Registro Central de Grupos Documentales del Archivo Histórico.


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Es el proceso que evidencia y en lo posible reconstruye la estructura orgánica de un archivo,mediante la asignación del lugar definitivo dentro del conjunto a cada uno de los grupos y/opiezas que lo componen, de manera que se represente la naturaleza del o los organismos quegeneraron el acervo. En el caso de colecciones documentales, se refiere a la manera de rela-cionar las unidades archivísticas que las integran, con criterios generalmente basados en las

actividades y temática que originaron la recopilación.La organización consta de dos etapas: clasificación y ordenación, y tiene por objetivos:· evidenciar o reconstruir la organicidad de un archivo, a partir de las relaciones funcionales

y estructurales que de manera natural se producen entre los documentos durante su ciclo vital.· dar a cada unidad archivística su lugar correspondiente, mediante la aplicación del

principio de procedencia y orden original en los fondos institucionales, o según lineamientos

lógicos de agrupación, en el caso de las colecciones.· coadyuvar con el servicio de consulta, considerando que los documentos aportan

mayor información si se encuentran integrados con su contexto.

5.2 Descripción del procesoACTIVIDADES PRINCIPALES

· Clasificación· Ordenación

5.2.1 Clasificación

Consiste en separar los documentos en grupos y categorías, de acuerdo con la estructuraorgánica y/o funcional de la entidad productora o —si se trata de un fondo particular— conlas actividades del personaje que generó los documentos, o bien la temática de los mismos enel caso de las colecciones.

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Se distinguen dos actividades en la clasificación:a) la elaboración de un cuadro clasificador a partir del estudio preliminar y de acuerdo

con la estructura jerárquica y/o las funciones o actividades del ente generador o recopilador, yb) la aplicación física o conceptual del cuadro clasificador. La aplicación física consiste

en la colocación de los documentos en su lugar correspondiente de acuerdo con los grupos ysubgrupos establecidos en el cuadro. La aplicación conceptual se refiere a la asignación declaves archivísticas y topográficas en el cuadro de clasificación y en las unidades de instalación,sin que esto signifique reubicar físicamente la documentación.

La clasificación se efectúa después de que se distinguen las series documentales o, en sucaso, tras la elaboración del estudio preliminar que establezca los elementos para la identificación

de las mismas.Se elabora un cuadro clasificatorio que permita sistematizar y estructurar, jerárquica y

lógicamente, las funciones y actividades que propiciaron la creación y recepción de documentos,mismos que con la información de este cuadro se organizan intelectualmente, lo cual, confiere alconjunto su carácter orgánico.

Al jerarquizar grupos y subgrupos documentales, el cuadro de clasificación establece dosniveles: uno que se identifica con la organización o entidad generadora, a la cual corresponden

las secciones y subsecciones del cuadro, y otro que se identifica con las actividades cuyo desem-peño tendría por objeto dicha organización, y que se corresponden con las series documentales.

La clasificación se puede realizar a partir de algunos de estos elementos:a) la estructura orgánicab) las funcionesc) los asuntos

En el primer caso estamos hablando de una clasificación orgánica cuando refleje la estruc-tura que la institución adoptó para cumplir con sus objetivos y funciones; se parte generalmentede los organigramas de la entidad.

La clasificación será funcional cuando la división de grupos y subgrupos se basa en lasfunciones o tareas que desempeñó una institución, independientemente de cómo se hayanorganizado.


La clasificación por asuntos se sustenta en la distinción de temas o materias que contie-ne un acervo y que, por no existir relaciones orgánicas entre sus partes, es la única posibilidadde darles coherencia, por ejemplo tratándose de colecciones documentales.

También puede aplicarse una clasificación mixta (orgánico-funcional), en los casos en

que la entidad que acumula los documentos, se organiza de acuerdo con una estructura en laque varias actividades se corresponden con una sola dependencia u oficina o, por el contrario,cuando una sola función o actividad sea realizada por varias oficinas o dependencias.

Entre los fondos incorporados a los archivos universitarios es común encontrar documen-tos de los que no obedecen a una acumulación natural, producto de gestiones o desempeñosespecíficos, sino a una voluntad personal que los ha reunido, por motivos específicos y a partir de

diversas fuentes. En estos casos también puede intentarse una clasificación mixta, que entremez-cle las actividades principales, el orden original y los temas a que se refiere la documentación.

Una vez definido el esquema o cuadro clasificatorio, los documentos deben separarsefísicamente, si es que aún no tienen colocación adecuada, primero de acuerdo con los rubrosmás generales o secciones, y dentro de éstas —si se especifican— subsecciones, para final-mente separarlos de acuerdo con los asuntos o tipos documentales que formen series.

5.2.2 Ordenación

La ordenación es la acción de unir secuencialmente la documentación, conforme a su naturalrelación, mediante criterios alfabéticos y/o cronológicos. Se aplica a las series sólo después deconocer las características de los documentos, cuya naturaleza constituye el factor fundamen-tal en la selección de una unidad de orden; el archivista necesita desentrañar los elementos que

relacionan unos documentos con otros, para agruparlos en expedientes y, dentro de éstos,establecer para las piezas documentales una secuencia tal que permita evidenciar la organicidaddel conjunto.

Cada serie es distinta por naturaleza y, por tanto, la unidad de orden puede no ser homo-génea entre sus expedientes, y la ordenación en general puede ser independiente en cada serie.

Se distinguen dos tipos de actividad en esta operación:

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5.2.2.1

Una ordenación intelectual que consiste en el análisis de la natural relación entre los documentospara determinar la unidad de orden que se aplicará en cada caso.

En el caso de ordenarse alfabéticamente, para los nombres de personas se consideraprimero el apellido paterno, luego el materno y finalmente el resto del nombre; si la ordenaciónes cronológica, la secuencia toma en cuenta, en primer término, el año o años en que se originóel documento o el expediente, después los meses y finalmente los días.

5.2.2.2

Una ordenación física que aplica los criterios elegidos, colocando los documentos en susrespectivas unidades de instalación y en los contenedores apropiados, con el objeto primordialde disponer sus lugares naturales y definitivos, lo cual permite una efectiva localización yfacilita cualquier tratamiento.

El proceso debe orientarse en dos sentidos: a) la adecuada preservación física delacervo, y b) el control riguroso de su custodia y su consulta, mediante claves de organización

que se anotarán tanto en las unidades archivísticas como en las de instalación. Para talesefectos, se contemplan las siguientes actividades específicas:

AAAAA. Guar Guar Guar Guar Guardadadadada es la colocación de los documentos en carpetas y cajas adecuadas, en tamañoy condición, para su resguardo; estas unidades de instalación de los expedientes deberán exhibirlos datos que permitan su utilización y faciliten la reintegración de su secuencia de orden:

1. Nombre del fondo de pertenencia2. Subclases correspondientes: sección, subsección y serie3. Expedientes contenidos en la unidad4. Fechas extremas5. Número progresivo de la unidad


Cada expediente o cada pieza suelta, si es el caso, se colocan en una carpeta que losproteja y facilite su localización para el servicio al público; en la carpeta deberán anotarsetambién los datos archivísticos y topográficos:

1. Nombre del fondo de pertenencia

2. Subclases correspondientes: sección, subsección y serie3. Documentos contenidos en el expediente4. Fecha o fechas extremas5. Número progresivo del expediente6. Número progresivo de la caja que lo contiene7. Folios inicial y final de los documentos.

BBBBB. SignaturaciónSignaturaciónSignaturaciónSignaturaciónSignaturación es la anotación de datos en un lugar predeterminado del documento;esta tarea permite la identificación archivística de cada una de las piezas, y consiste en aplicarciertas claves que facilitan su control y localización:

1. Siglas del fondo2. Número de caja3. Número de expediente

4. Número de documentoLas anotaciones deberán hacerse con lápiz, en el reverso de cada folio, de preferencia

en el lado inferior izquierdo.

CCCCC. FFFFFoliaciónoliaciónoliaciónoliaciónoliación es la numeración de todas y cada una de las fojas que conforman el grupodocumental, y podrá hacerse por fondo, sección, subsección, serie o expediente, atendiendo a

los requerimientos prácticos del archivo.Los errores (muy comunes en esta tarea), pueden corregirse utilizando números “bis” o

hasta “tris”, pero sólo como excepción.Tanto la signaturación como la foliación se harán al término de la organización, es decir,

una vez que la clasificación y la ordenación sean definitivas.

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· Para los efectos del presente capítulo, se definieron algunos elementos que consideramosbásicos para la aplicación adecuada del proceso de organización:

ArArArArArchivochivochivochivochivo es el conjunto de documentos que se acumulan en el proceso natural de unagestión administrativa realizada por una persona o institución pública o privada, y que seconserva respetando su procedencia y orden originales, para servir de testimonio e informa-

ción o como fuente para la historia.

FFFFFondoondoondoondoondo es un conjunto de documentos generados dentro de la estructura funcional deun organismo y en el ejercicio de su competencia, establecido como una unidad archivísticaconforme al principio de procedencia y, en caso necesario, a la conveniencia de darle untamaño y carácter adecuados para realizar las tareas de organización, descripción y difusión.

Colección documentalColección documentalColección documentalColección documentalColección documental es la agrupación de documentos que no responde a una ges-

tión institucional o personal, sino a intereses específicos. Suelen reunir piezas cuya relaciónestá determinada por el tema o asunto, y generalmente proceden de fuentes diversas, por loque no mantienen una estructura orgánica ni responden al principio de procedencia.

SecciónSecciónSecciónSecciónSección es una primera división del fondo que contiene una o varias series, correspon-diente a subdivisiones administrativas en las oficinas u organismos de procedencia. En el casode los fondos o colecciones de particulares, se refiere a las principales líneas de funcionamien-to o actividad de quien generó o recopiló los documentos.

SubsecciónSubsecciónSubsecciónSubsecciónSubsección es una división de la sección y responde a la forma estructural en que lainstitución o dependencia distribuye sus funciones. Si el organismo productor posee una estruc-tura compleja, cada sección puede tener tantos grupos subordinados como sean necesarios, parareflejar los niveles de la organización hasta la unidad administrativa más pequeña.

Sección facticiaSección facticiaSección facticiaSección facticiaSección facticia es una agrupación documental creada en un archivo por motivos deconservación o instalación, determinados habitualmente por la tipología o el soporte de las

piezas, aunque también por razones subjetivas para destacar la importancia de un tema.

SerieSerieSerieSerieSerie es el conjunto de documentos generado por un mismo proceso administrativo,competencia de una instancia administrativa específica. Cada serie documental suele respon-


der a la conjunción de unidades archivísticas que atienden asuntos o materias similares, o bienconformadas por tipologías documentales específicas.

ExpedienteExpedienteExpedienteExpedienteExpediente es la unidad archivística integrada por los documentos generados orgánicay funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto.

Documento de arDocumento de arDocumento de arDocumento de arDocumento de archivochivochivochivochivo es el testimonio material de un hecho o acto, elaborado deacuerdo con unas características de tipo material y formal y que encuentra pleno sentido entanto ocupa un lugar determinado dentro del conjunto archivístico.

· El cuadro o esquema de clasificación constituye la base de cualquier tarea de organiza-ción, deberá elaborarse con la información recabada durante el estudio preliminar y funda-mentarse en el principio de procedencia y orden original, elemento metodológico fundamen-

tal en la clasificación de fondos documentales.· El principio de procedencia y orden original establece que los documentos deben

conservarse dentro del fondo al que naturalmente pertenecen y dentro de éste, conservar laordenación interna que tuvo durante su periodo activo.

· En caso de que la documentación ingrese con una clasificación y ésta sea congruentecon los principios archivísticos y sirva a los fines del servicio en el Archivo Histórico, despuésdel estudio preliminar se procederá a su descripción y puesta en servicio.

· En caso de que exista una organización previa de los materiales y ésta no obedezca alprincipio de procedencia y orden original pero permita brindar un adecuado servicio al público,este principio deberá aplicarse mediante una clasificación conceptual con base en el cuadrorespectivo.

· La clasificación orgánica se preferirá para los fondos que corresponden a institucionesvigentes, donde se puede presumir que la estructura ha sufrido modificaciones mínimas.

· La clasificación funcional se preferirá para los fondos de instituciones de larga duración,cuyo funcionamiento sugiere cambios en su estructura, de tal forma que resulta difícil estableceruna continuidad organizativa.

· La clasificación temática sólo es aceptable para las colecciones de documentos y lassecciones facticias de los fondos.

8282828282manual

· Las secciones en los cuadros de clasificación deberán jerarquizarse conforme a laestructura orgánico-funcional de la institución o dependencia o, en su defecto, disponerse apartir de criterios cronológicos.

· La estructura jerárquica de los grupos y subgrupos documentales se hará evidente en los

cuadros de clasificación anotando el nombre de las secciones con mayúscula compacta, antece-didas de un número; el de las subsecciones con mayúscula inicial y un número subordinado. Porsu parte, los nombres de las series documentales se escribirán con minúsculas precedidas sola-mente de un guión. (véase el ejemplo de presentación de un cuadro de clasificación en losformatos correspondientes).

· Aun cuando una institución sea similar a otra, su cuadro de clasificación es único pues

corresponde a una estructura orgánico funcional específica y a grupos documentales precisos;sin embargo, pueden consultarse otros esquemas de clasificación y tomarse como referenciaspara definir ciertos elementos de uno nuevo.

· El cuadro de clasificación inicial podrá variar en la medida en que se realice la organi-zación, pues el conocimiento más exacto de los documentos y de su contexto puede dar lapauta para añadir o quitar secciones, subsecciones y series.

· Las subseries, utilizadas en algunos archivos son elementos que hacen descender la

clasificación a particularizaciones tipológicas o temáticas no deseables ya que hacen de la clasi-ficación una tarea muy laboriosa y difícil, por lo que deberán utilizarse sólo en casos especiales.

· La ordenación debe aplicarse con independencia a cada serie documental dentro delfondo o sección. La documentación dará la pauta para determinar la unidad orden que se ha deaplicar.

· Existen unidades de orden, distintas de la data cronológica o el alfabeto, que solamen-

te se podrán aplicar en las colecciones de documentos (soporte, técnica de elaboración, for-mato, etc.).

· Cuando un documento —por su tamaño o su soporte— requiera de una guardaespecial para su conservación, se separará físicamente de los demás documentos pero conser-vará el lugar archivístico que le corresponde de acuerdo al principio de procedencia y ordenoriginal.


5.4 Anexos y formatos5. 4. 1

5.4.2 CUADRO DE CLASIFICACIÓN

SERIESERIESERIESERIESERIE SERIESERIESERIESERIESERIE EXPEDIENTEEXPEDIENTEEXPEDIENTEEXPEDIENTEEXPEDIENTE

SECCIÓN SECCIÓN SECCIÓN SECCIÓN SECCIÓN SERIESERIESERIESERIESERIE

FONDO FONDO FONDO FONDO FONDO

SUBSECCIÓNSUBSECCIÓNSUBSECCIÓNSUBSECCIÓNSUBSECCIÓN

SERIESERIESERIESERIESERIE

SECCIÓNSECCIÓNSECCIÓNSECCIÓNSECCIÓN

PIEZA DOCUMENTAL

PIEZA DOCUMENTAL EXPEDIENTEEXPEDIENTEEXPEDIENTEEXPEDIENTEEXPEDIENTE EXPEDIENTEEXPEDIENTEEXPEDIENTEEXPEDIENTEEXPEDIENTE

PIEZA DOCUMENTAL

NIVELES DE CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DE UN FONDO

FONDO COLEGIO DE SAN ILDEFONSO

1. RECTORÍA

1.1. Constituciones

1.2. Visitas

1.3. Superiores órdenes–decretos de gobierno–edictos, bandos y proclamas, hemerografía

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–órdenes de la iglesia–órdenes dirigidas al Colegio

1. 4. Asuntos de alumnos–matrícula–licencias de alumnos–certificados expedidos por el Colegio–salidas de alumnos

1.5. Becas–noticias y fundación–becas ordinarias–becas reales–becas nacionales–becas de oposición–becas de gracia o limosna–becas de diezmo–becas de capilla–becas de biblioteca–restitución de becas

1. 6. Vida académica–junta de catedráticos–memoriales–noticias de cátedras–registro de catedráticos–oposiciones a cátedras–nombramientos

1. 7. Obras pías y Capellanías–noticias de obras pías–noticias de capellanías–Colección José Nicolás de Olaez–Colección Antonio Joaquín de Rivadeneyra


2. SECRETARÍA

2.1. Información de alumnos–expedientes de ingreso–partidas de bautismo–certificaciones de estudio–solicitudes de ración y pensión–boletas de matrícula–expedientes de exámenes–invitaciones a sustentación de exámenes–sustentación de exámenes–disertaciones–dispensas y concesiones para exámenes y/o cursos–solicitudes y recibos por devolución de documentos

1. 8. Correspondencia–inventarios

3. 2. Gastos–alimentos y despensa–honorarios y sueldos–becas y capellanías–cátedras y gabinetes-secretaría-enfermería

3. MAYORDOMÍA

3.1. Ingresos y egresos–cuentas generales–presupuestos de caja–juicios y visitas–correspondencia

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4. COLEGIO DE CRISTO

4.1. Fundación4.2. Informes de visitadores4.3. Vida académica–información varia–becas–expedientes de alumnos

4.4. Vida administrativa–fincas–arrendamientos–hacienda de Acamilpa–censos–correspondencia

4.5. Incorporación a San Ildefonso

3.3. Colegiaturas–saldadas–adeudos y condonos

3.4. Contabilidad de propiedades–censos activos–censos pasivos–cargo y data–arrendamientos–venta y cesiones–compra-venta de esclavos

–capilla–impuestos y contribuciones judiciales–obras y reparaciones–extraordinarios


6 Des

crip

ció

n

8888888888manual



La descripción es la enumeración de los principales elementos formales e informativos de losdocumentos, que permite conocer sus rasgos determinantes y, de manera general, las caracterís-ticas estructurales y funcionales de la institución que les dio origen, o bien las actividades o temasdesarrollados por el personaje que los generó o recopiló. Los objetivos de la descripción son:

-proporcionar información acerca de la institución o persona que acumuló los documentos,

-mostrar a los usuarios de manera rápida y sencilla el contenido de un fondo o de unacolección documental, y

-auxiliar en el manejo interno de la documentación, por medio de instrumentos de control(p. ej. relaciones de traslado, catálogos de disposición documental e índices).



· Elaboración de instrumentos descriptivos· Automatización

6.2.1 Elaboración de instrumentos descriptivos

Los instrumentos descriptivos que se elaboran para fondos y colecciones —tanto textualescomo gráficos— son: guías, inventarios y catálogos.

La descripción debe ir de lo general a lo particular; describir primero la totalidad y

después cada una de sus partes constitutivas. La unidad de descripción más amplia es el archivoque puede estar constituido por fondos y colecciones, a los que corresponde, como nivel dedescripción, la guía.

Los fondos y colecciones están formados por secciones —a su vez divididas en series—que requieren otro nivel de descripción: el inventario.

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Las series están integradas por unidades archivísticas compuestas (expedientes) y/o sim-ples (piezas documentales) a las cuales corresponde el catálogo como instrumento descriptivo.

Los índices son instrumentos auxiliares de los inventarios y catálogos.Para caracterizar en general los instrumentos descriptivos, se han adaptado a nuestras

circunstancias los elementos que estableció la Norma Internacional General de DescripciónArchivística, ISAD (G) por sus siglas en inglés (ver anexos).

6.2.1.1 Guía

La guía es un instrumento de consulta que registra y proporciona información panorámica

sobre la formación y contenido de los acervos de un archivo, o bien de un fondo o unacolección en particular, con el objetivo de orientar y auxiliar en la búsqueda de la información,de manera muy general y sin descender al detalle. Se contemplan dos tipos:

AAAAA. Las guías generales son instrumentos de consulta que dan información global sobretodos los fondos y colecciones que guarda el Archivo. De acuerdo con la ISAD (G), una guíageneral comprendería los siguientes elementos:

1. Nombre del Archivo y clave asignada (código de referencia).2. Desarrollo histórico.3. Caracterización de cada uno de los grupos documentales que resguarda, con los siguien-tes datos:· síntesis histórica del grupo y forma de ingreso al Archivo· asuntos o materias principales del contenido· fechas extremas, señalando las predominantes, así como las lagunas cronológicas significa-tivas· volumen en metros lineales, en cajas o en piezas documentales (diapositivas, rollos, videosy otros)· estado de organización y descripción· estado de conservación· restricciones de consulta (especificar las causas).


4. Horarios y condiciones de consulta.5. Servicios que ofrece el Archivo.6. Domicilio, teléfono y otras formas de comunicación.7. Nombre(s) del(os) responsable(s) del Archivo.

BBBBB. Las guías específicas son aquellas que dan información, de manera particular, sobre elcontenido de un fondo o colección, y contemplan los siguientes elementos de descripción:

1. Clave del fondo o colección con la que se consigna en el Registro Central de GruposDocumentales.2. Nombre completo del grupo documental.3. Historia administrativa o biografía de la entidad productora del archivo. Se proporcionauna reseña histórica o datos biográficos de quien acumula el fondo o colección, para situarlos documentos en su contexto; se debe recabar de manera concisa cualquier informaciónsignificativa sobre el origen, transformación, desarrollo, objetivos, actividades y funciona-miento del(os) organismo(s), o sobre la vida y actividades del(os) personaje(s) productor(es)de los documentos.4. Resumen del contenido informativo del fondo o colección.5. Forma de ingreso (transferencia, compraventa o donación), anotando los nombres de laspersonas o instituciones responsables de los actos jurídicos, así como las fechas en que seefectuaron.6. Nuevos ingresos. Cuando se trata de un fondo abierto, se debe informar si se esperannuevas transferencias y, de ser posible, especificar las fechas en que se verificarán.7. Años extremos de la documentación. En caso de que existan, deberán anotarse fechaspredominantes o lagunas significativas, ejemplos: (predominan 1767-1867) (laguna 1525-1588).8. Volumen. Deberá expresarse en metros lineales, en cajas archivadoras o en piezas docu-mentales, ejemplos:4.20 m. 35 cajas128 fotografías3 rollos de película124 videocasettes.

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9. Características físicas. Se indicarán los formatos, soportes, y otras cualidades que a juicio delarchivista sea necesario registrar, así como cualquier detalle físico o condición que pudieraafectar la consulta de los documentos.10. Valoración, selección y eliminación. Especificar, en su caso, los criterios que se aplicaronen dichas operaciones.11. Datos sobre la organización y descripción del material documental, es decir, aquéllasreferencias que a juicio del archivista sean importantes para facilitar al investigador la consultade los documentos; por ejemplo:· todas o las principales secciones y series del fondo (de estas últimas, la forma en que fueronordenadas)· porcentaje de la documentación organizada y descrita· cuadro de clasificación en caso de que exista· ficha bibliográfica de los instrumentos descriptivos publicados o los datos sobre los inédi-tos, mencionando el nivel de descripción y las secciones o series descritas.12. Condiciones de acceso que afecten la disponibilidad del fondo o colección, indicando elperiodo de restricción de la consulta y la fecha en que los documentos serán accesibles.13. Derechos de autor y normas sobre reproducción que regulan la utilización del fondo ocolección.14. Fuentes complementarias del grupo documental en otros archivos.15. Existencia de copias, especificando si el fondo o alguna de sus partes están disponibles enotro soporte.16. Observaciones que a criterio del archivista deban ser destacadas y no se mencionen enlos puntos anteriores.

6.2.1.2 Inventario

Es el instrumento que describe un fondo, colección o sección tomando las series como unidadesdescriptivas y sus objetivos son:

–reflejar, a partir de las series documentales, la estructura, organicidad, funciones yactividades de quien recopiló la documentación, sea institución o persona, y

–servir como instrumento de control de la documentación y, asimismo, coadyuvar en laconsulta de la información que ésta contiene


Para su presentación, además de la información requerida para las guías específicas (núme-ros 1 al 16), que servirá como descripción global del fondo o colección, el inventario deberáconsignar los siguientes datos:

17. Los años extremos de cada serie descrita, consignando los predominantes y/o lagunascronológicas.18. Entrada descriptiva o resumen: breve registro del contenido informativo de cada una delas series en el que deberán anotarse los asuntos recurrentes y los principales tipos documen-tales, emisores y receptores, y materias y/o asuntos.19. Nombre de cada serie20. Ubicación topográfica: número(s) de caja, de expedientes y de folios.

6.2.1.3 Catálogo

Es el instrumento que describe el contenido de todas y cada una de las unidades archivísticas,compuestas (expedientes) o simples (piezas documentales), que integran una serie, una sec-ción, un fondo o una colección. Sus objetivos también son servir como medida de control yauxiliar en la localización de la información, orientando al usuario, de manera pormenorizada,

sobre el contenido de los documentos y sus características particulares.Además de los elementos ya señalados respecto de instrumentos más generales, los

datos básicos de las fichas catalográficas son:

21. Número progresivo de ficha, del cual se valdrá el índice para ubicar nombres propios,corporaciones y materias.22. Fecha completa (año, mes, día), en caso de describir piezas documentales; cuando launidad de descripción sea el expediente, deberán consignarse sólo fechas extremas.23. Lugar(es) de emisión del documento (ciudad y, en su caso, país).24. Entrada descriptiva compuesta de los siguientes elementos:

AAAAA. En caso de fondos y colecciones textuales:–tipo(s) documental(es)

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–nombre(s) del (os) emisor(es) y receptor(es), consignando su(s) profesión(es), oficio(s) o cargo(s)–asunto(s) o resumen informativo

BBBBB. En caso de secciones y colecciones gráficas:–clase de documento y/o género–título–asunto y/o tema–personajes–autor (diseñador, impresor, dibujante, productor, director, créditos)25. Observaciones (deberán escribirse entre paréntesis)

AAAAA. En caso de fondos y colecciones textuales, podrán referirse a:–estado físico–registro de firmas y elementos de autenticación–tradición documental–características del documento fuera de lo común.

BBBBB. En caso de secciones y colecciones gráficas, a:–estado físico–formato–escala–técnicas–color–duración–idioma–reconocimientos–características del documento fuera de lo común26. Ubicación archivística del documento:–siglas del fondo–sección–subsección–serie27. Ubicación topográfica:–unidad de instalación (número de caja, planero, gabinete, estante, etc.)–número de expediente y/o


–número de documento–fojas

6.2.1.4 Índice

Es un listado de palabras y/o términos controlados y normalizados mediante representaciónalfabética (nombres de personas, lugares, temas y corporaciones) consignados en los instru-

mentos descriptivos y en la documentación.Es un elemento adicional de los instrumentos de consulta, cuya finalidad es facilitar aun

más la consulta al abreviar la descripción. El índice así entendido, puede ser de dos tipos:–el que reúne las voces citadas en el instrumento de control (inventario o catálogo), y–el que además de estas voces incluye otras consignadas en los documentos descritos.El orden alfabético de las voces debe estar acorde con el diccionario de la Real Acade-

mia de la Lengua Española y presentarse a manera de listado, registrando los nombres o temas,seguidos del número de la ficha descriptiva o de la página donde se encuentren.

Es común la elaboración de índices generales, que sistematizan nombres de personas,corporaciones, lugares y materias.

6.2.2 Automatización

Un programa de automatización en los archivos universitarios debe comprender tres vertientes:gestión y control de documentos y de usuarios, consulta sistematizada de los instrumentos descrip-tivos a través de bases de datos, y reproducción de los documentos en soportes alternativos.

AAAAAutomatización de los instrumentos descriptivosutomatización de los instrumentos descriptivosutomatización de los instrumentos descriptivosutomatización de los instrumentos descriptivosutomatización de los instrumentos descriptivosCon el fin de aprovechar las ventajas que ofrece la tecnología moderna en cuanto a la agilización

en la búsqueda de la información, como actividad complementaria a la descripción, puedenimplantar sistemas integrales de consulta automatizada de los fondos y colecciones.

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El proceso mediante el cual la información contenida en los instrumentos descriptivos seintroduce en un sistema computarizado, con el fin de agilizar la localización de datos, facilitandolas labores de investigación, comprende varias actividades:

· elección del software y del hardware· normalización de los instrumentos descriptivos que se decida ingresar al sistema· captura de los instrumentos ya normalizados· revisión de la captura· diseño de la base de datos para cada instrumento· respaldo de las bases de datos· incorporación de las bases de datos al sistema integral

· diseño de un interfase de consulta· registro de altas y bajas de los instrumentos descriptivos en el sistema.El objetivo de la automatización es en este caso, agilizar la consulta de los acervos

documentales y normalizar los procedimientos de descripción y publicación de los datos con-tenidos en los documentos.

El primer paso para la automatización de los instrumentos descriptivos consiste en larealización de un diagnóstico de los mismos, para establecer la posibilidad de su ingreso en el

sistema integral de consulta automatizada.Es necesario considerar que los instrumentos descriptivos en una institución archivística

pudieron ser elaborados en distintas épocas y por diversas personas, por lo que puede no haberhomogeneidad en los elementos y en las formas de presentar la información que contienen losgrupos documentales. Esta situación no debe verse como un impedimento para la incorporación deesos instrumentos en el sistema integral de consulta pues, si bien se requiere de mayor trabajo, es

posible normalizarlos con base en una ficha modelo —creada ex professo— y posteriormentesupervisar su captura mediante alguno de los programas elegidos para la base de datos general.

La normalización de instrumentos consiste en aplicar los criterios homogéneos e inva-riables establecidos en los elementos (números 21 al 27) de la descripción archivística para loscatálogos, plasmados en la ficha modelo de automatización (véase anexo). El proceso de nor-malización supone una serie de actividades :


1. cotejar el instrumento descriptivo con los documentos de referencia, con el fin de optimizarla confiabilidad de la descripción;

2. revisar en forma minuciosa los elementos informativos de las fichas que integran elinstrumento, para detectar omisiones en elementos como fechas, nombres y datos archivísticos

o topográficos, y para verificar el orden progresivo en la numeración y estandarizar, en loposible, la extensión de los resúmenes

3. unificar el orden jerárquico y la estructura de los elementos descriptivos, a partir dela ficha modelo de automatización;

4. unificar criterios de redacción. Concebido como un proceso de edición, el programade automatización incluye la revisión cuidadosa de la forma en que se presenta el contenido

informativo (resumen) de los documentos que se describen, y5. revisar la captura para cerciorarnos de que no se ha incurrido en errores u omisiones

que alteren el sentido y contenido de la descripción.Una parte importante del sistema integral de consulta es el interfase diseñado conjuntamen-

te por archivistas y técnicos en computación, de acuerdo con las posibilidades, los requerimientosde consulta y los principios archivísticos, lo cual permite al usuario acceder a la información de dosmaneras:

a) De lo general a lo particular, a partir del listado de los grupos documentales que inte-gran el archivo, por el cual se accede a información sobre cada uno de ellos en una cédula quecontiene los elementos descriptivos de una guía, ofreciendo datos acerca del estado de descrip-ción de ese grupo documental y, en su caso, el acceso mismo a los instrumentos respectivos. Secumple así con el principio de descripción multinivel, que establece que ésta debe partir de lasunidades archivísticas mayores, y seguir con las intermedias hasta llegar a las menores.

b) Pero también se puede obtener información de lo particular a lo general; partir de un datoespecífico, un nombre, fecha, lugar o tema, del cual se puede hacer un rastreo por todas las basesque conforman el sistema, para buscar dicho dato en los diversos grupos documentales del archivo.

El programa integral de consulta se relaciona con el programa sistemático de digitalizaciónde documentos fotográficos para establecer los nexos correspondientes, de manera que sepueda automatizar la consulta de imágenes.

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· El programa descriptivo debe estar respaldado por la teoría archivística y considerar priorita-rias las necesidades de la institución. Debe contemplar los recursos humanos y económicosdisponibles, así como la preservación de los materiales documentales y las exigencias del ser-vicio al público.

· Las guías, los inventarios y catálogos deben tener como base los elementos generales

establecidos en la Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G).· El principio de procedencia determina una relación estrecha de los niveles de organi-

zación de un grupo documental con los niveles de su descripción: para un fondo o colecciónno clasificado ni ordenado puede elaborarse una guía, mientras que a un conjunto que sóloesté clasificado le corresponde un inventario y, finalmente, si ya fue clasificado y ordenadotambién es susceptible de ser catalogado.

· Antes de realizar un inventario o un catálogo debe elaborarse una guía específica delfondo o colección.

· El inventario describe cada una de las series de un fondo o colección, y no informa enparticular sobre expedientes o piezas documentales.

· El catálogo describe cada uno de los expedientes o de las piezas documentales de unarchivo, una sección o una serie.

· La automatización deberá estar siempre supeditada a los criterios archivísticos y vincu-

lada de manera directa con los procesos de descripción.· La automatización deberá entenderse como el aprovechamiento de las ventajas que las

nuevas tecnologías nos presentan, sin menoscabo de los conceptos y métodos propios de laarchivística, tratando de aplicar siempre los principios fundamentales como el de procedenciay orden original y el de la descripción multinivel, y verificar que estos se apliquen en laautomatización a partir de nuestros conocimientos y experiencias.

· Las tareas de los archivistas en la automatización, requerirán de procesos previos quegaranticen que ésta, muestre la esencia misma del trabajo archivístico, es decir, que los gruposdocumentales reflejen el sentido de organicidad del material de archivo.


· La automatización deberá atender y aplicar, en lo posible, los elementos de las normasinternacionales de descripción dictadas por el Consejo Internacional de Archivos.

· Los instrumentos de consulta manual ya existentes, se incorporarán al sistema integralde consulta previa normalización en la que se buscará homogeneizar los elementos de las

fichas descriptivas en cuanto a la ortografía y redacción y se verificará la vigencia del instru-mento en lo relativo a la veracidad de sus datos, especialmente topográficos.

· Los instrumentos descriptivos pueden elaborarse de manera directa con el equipo decómputo escogido para el programa, por parte de los encargados del procesamiento técnicode los documentos.

· El sistema integral de consulta, implica el establecimiento de un conjunto de progra-

mas relacionados, que contemple las diversas bases de datos, tanto de documentos textualescomo de gráficos para presentarlos de manera integrada en un sólo sistema.

· Para las bases de datos de los instrumentos descriptivos, se utilizará el programa MICRO

CD/ISIS ya que se considera el más adecuado por sus características técnicas, su sencillez en elmanejo y su utilización en otros archivos históricos, lo que facilita la comunicación con otrasinstituciones archivísticas.

· La estructura de las bases de datos para cada uno de los instrumentos descriptivos que

alimentarán el sistema integral de consulta, será definida de acuerdo con la ficha modelocreada para tal efecto, y la extensión de los campos se establecerá de acuerdo con las caracte-rísticas de cada instrumento.

· Sólo podrán ingresar al sistema de consulta automatizado, las bases de datos quecorrespondan a instrumentos descriptivos completos, concluidos de acuerdo con los criteriosdescriptivos del archivo histórico, con los elementos de la ficha modelo de automatización y

con los requerimientos del sistema.· Será necesaria una constante revisión, y en su caso actualización, del sistema integral

de consulta automatizada, en cuanto al software y hardware utilizados.· Será necesario establecer mecanismos de respaldo de las bases de datos desde su captura

inicial hasta su transferencia a MICRO CD/ISIS, con el fin de proteger la información contenida enlas mismas y evitar que algún problema técnico pueda alterar o desaparecer su contenido.

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6.4 Anexos y formatos

6. 4.1 ELEMENTOS DE LA NORMA GENERAL INTERNACIONAL DE DESCRIPCIÓN

ARCHIVÍSTICA. ISAD (G)

1. ÁREA DE IDENTIFICACIÓN

1.1. Código (s) de referencia

1.2. Título

1.3. Fecha (s)

1.4 Nivel de descripción

1.5 Volumen y soporte de la unidad de descripción (cantidad, tamaño o di-mensiones)

2. ÁREA DE CONTEXTO

2.1 Nombre del o de los Productor(es)

2.2 Historia institucional/Reseña biográfica

2.3 Historia archivística

2.4 Forma de ingreso

3.1 Alcance y Contenido

3.2 Valoración, Selección y Eliminación

3.3 Nuevos Ingresos

3.4 Organización

3. ÁREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA


5. ÁREA DE DOCUMENTACIÓN ASOCIADA

5.1 Existencia y localización de los originales

5.2 Existencia y localización de copias

5.3 Unidades de descripción relacionadas

5.4 Nota de publicaciones. Bibliografía

6. ÁREA DE NOTAS

6.1 Notas

7. ÁREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN

7.1 Nota del archivero

7.2 Reglas o Normas

7.3 Fecha(s) de la(s) descripción(es)

4. ÁREA DE CONDICIONES DE ACCESO Y USO

4.1 Condiciones de acceso

4.2 Condiciones de reproducción

4.3 Lengua/escritura(s) de la documentación

4.4 Características físicas y requisitos técnicos

4.5 Instrumentos de descripción

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6.4.2 EJEMPLOS DE FICHAS DE INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS

6.4.2.1 FICHA DESCRIPTIVA PARA LA GUÍA GENERAL

(Se incluyen ejemplos tomados del Archivo Histórico de la UNAM)

COLECCIÓN FOTOGRÁFICA CARLOS LAZO BARREIRO

El arquitecto Carlos Lazo nació en la ciudad de México en 1917, estudió arquitectura en laUniversidad Nacional Autónoma de México y se graduó en 1939 con la tesis Planificación yarquitectura rural en México. En 1941 obtuvo la beca Delano Aldrich para estudiar urbanis-mo en Estados Unidos y, posteriormente publicó la revista Construcción y dio clases en laUniversidad y en el Politécnico.Durante el gobierno del presidente Miguel Alemán fue oficial mayor de la Secretaría deBienes Nacionales (1947), Consejero de la Presidencia de la República (1949) y gerentegeneral de la construcción de Ciudad Universitaria (1950), que concluyó en un lapso de 24meses.En el gobierno del presidente Adolfo Ruiz Cortínez asumió la Secretaría de Comunicacionesy Obras Públicas, en la cual diseñó un amplio plan de redes de comunicación que se concre-taron en la planificación urbana de Monterrey, Ensenada y Tlalnepantla, en los planes regula-dores de Acapulco y en el viaducto Miguel Alemán en el Distrito Federal.Presidió la Sociedad de Arquitectos Mexicanos (1951), el VIII Congreso Panamericano deArquitectos (1952) y el Congreso Extraordinario de Carreteras (Washington, 1953). Murióen 1955.Su colección fotográfica fue comprada en 1995 al señor Saúl Molina Barbosa, fotógrafo queestuvo al servicio del arquitecto. La temática incluye el proceso de construcción de CiudadUniversitaria, planos y maquetas, y visitas a la obra por funcionarios y extranjeros distingui-dos, así como actividades del titular de la Secretaría de Comunicaciones y Obras Públicas ytodo tipo de eventos: conferencias, congresos, exposiciones, inauguraciones y festejos yescenas de los Juegos Panamericanos.Fechas extremas: 1950-1955Volumen: 4,119 negativos de acetato de celulosa.Estado de organización: organización parcialEstado de descripción: no cuenta con instrumento de consulta.


6.4.2.2 FICHAS DE INVENTARIO

FONDO UNIVERSIDAD NACIONALSección Rectoría

AÑOSENTRADA

DESCRIPTIVASERIES

UBICACIÓNTOPOGRÁFICA

Minutarios de la correspondencia emitida por la rectoría de la UNAM a

diferentes personajes como: Julio Ibarra, director general de Intercam-

bio Académico y Cultural; Miguel González Avelar, director general del

profesorado; Agustín Ayala Castañares, director del Instituto de Biolo-

gía; Carlos Campillo Sainz, director de la Facultad de Medicina; Gastón

García Cantú, director general de Difusión Cultural; Roger Díaz de

Cossio, coordinador de la Investigación Científica de la UNAM, y otros,

para tratar asuntos relacionados con las dependencias que representan.

1969—

1972

Registros

de

correspondencia

de

salida.

Cajas 163-169

Exps.

892-91410,125 Fs.

1966—

1972

Circulares de la Secretaría Auxiliar de la UNAM emitidas por los li-

cenciados Fernando Solana, secretario particular de la rectoría y Jorge

Ampudia, secretario general auxiliar, a los directores de las faculta-

des, escuelas, institutos y otras dependencias de la UNAM, relativas,

entre otros asuntos a:

–las relaciones académicas entre la UNAM y el Instituto Politécnico

Nacional

–los artículos primero y segundo del Reglamento General de Inscrip-

ciones,

–la creación del Departamento de Registro Presupuestal, dependiente

de la Dirección General de Administración

–los títulos, ramos presupuestales y claves que deben ser utilizados en

la documentación por las dependencias.

Colección

de

circulares

Cajas 170

Exps.

915-926441 Fs.

104104104104104manual

6.4.2.3 FICHA DE CATÁLOGO (Documento textual)

6.4.2.4 FICHA DE CATÁLOGO (Documento gráfico)

CATÁLOGO

1. 1452. 1825, enero 23. Ciudad de México4. Petición de José María Torres, rector del colegio de San Ildefonso, a Juan Guzmán, encar-gado del despacho de Estado y Relaciones, para que se otorgue presupuesto a fin de pagar elsalario del catedrático de física del Colegio5. (papel sellado, firmado)6. CSIRectoríaVida Académicanoticias de cátedra7. Caja 56 Exp. 132 Doc. 25 Fo. 15

CATÁLOGO

1. 07582. s/f3. Jalisco4. Fotografía de grupo. Grupo de alumnos. Portan bandas al pecho con la leyenda “VivaCristo Rey”. Pertenecen a la escuela de Huejuquilla bajo la tutela del padre Mateo Correa,quien respaldaba el movimiento cristero. Sin autor.5. (en buen estado de conservación, 5x3", plata sobre gelatina, B/N)6. Fondo ARA /Sección gráfica /Serie Cristeros en el estado de Jalisco


6.4.3

FICHA MODELO PARA LA AUTOMATIZACIÓN

CAMPOS:1. No. de ficha2. Fecha (año, mes y día)3. Lugar (ciudad y en su caso, país donde se emite el documento)4. Entrada descriptiva:

AAAAA. En caso de acervo documental, elementos:–tipo documental–emisor (con características enunciadas en el documento)

7. Exp. 48 Doc. 7588. Cesuito/ Fondos digitalizados/AAR/758

106106106106106manual

–receptor (con características enunciadas en el documento)-asunto(s)

BBBBB. En caso de acervo gráfico, elementos:–clase documental y/o género–título–asunto y/o tema–personajes–autor (diseñador, impresor, dibujante, productor, director, créditos)5. Observaciones:

AAAAA. En caso de Acervo Documental, elementos:–estado físico–registro de firmas y elementos de autenticación–tradición documental–características del documento fuera de lo común

BBBBB. En caso de Acervo Gráfico, elementos:–estado físico–formato–escala–técnica–color–duración–idioma–reconocimientos-características del documento fuera de lo común(Las características comunes de los documentos se anotarán en la introducción de los instru-mentos descriptivos)6. Ubicación Archivística:–siglas del fondo o colección–sección–serie7. Ubicación Topográfica–unidad de instalación (caja, planero, gabinete, estante)–expediente


–documento–fojas8. Dirección de imagen (en caso de que exista)

6.4.4 REGISTRO DE ALTA Y BAJA DE BASES DE DATOS EN EL SISTEMA INTEGRAL

DE CONSULTA AUTOMATIZADA

FONDOO

COLECCIÓNINSTRUMENTO NOMBRE DE LA

BASENÚMERO DEREGISTROS

OBSERVACIONESFECHA DE ALTA

YDE BAJA

AUTOR DELINSTRUMENTO

108108108108108manual


7 Rep

rogr

afía

110110110110110manual



Es el concepto que engloba un conjunto de técnicas que permiten la obtención de reproduccionesfotográficas de originales planos (fotografías, negativos, diapositivas, pinturas, impresos, manuscri-tos, carteles etc.) y que comprenden, entre otras técnicas, la reproducción fotográfica convencio-nal, la restauración óptica, la microfilmación, la reproducción xerográfica y la digitalización.

La reprografía se auxilia de la sensitometría, la densitometría y la química para la caracte-

rización, evaluación y monitoreo, de cada una de las técnicas que se utilizan en la reproduccióndocumental.

La sensitometría es el estudio de la respuesta de las emulsiones fotográficas a la expo-sición y al revelado, y la densitometría es la técnica de medición de las densidades de plata deuna imagen fotográfica revelada; ambas se basan en la elaboración e interpretación de unagráfica de las densidades, conocida como curva densitométrica o curva H y D.

La química ayuda en la evaluación de la permanencia de los materiales finales obtenidos,así como para la realización de procesos particulares que requieran algún tratamiento químico.

Con base en estas técnicas se obtiene la información requerida en la caracterización,evaluación y optimización de cada uno de los procesos reprográficos.

Los objetivos de la reprografía son:– Conservar los documentos originales a través de soportes alternativos en que se

deposita la información contenida en aquellos, lo que reduce su manipulación, estableciendo

mayores perspectivas de perdurabilidad.– Proporcionar un mejor servicio a los usuarios del Archivo Histórico mediante la con-

sulta del contenido informativo de los documentos con la presentación de reproduccionescalificadas de los documentos originales.

– Llevar a cabo la difusión de los diversos tipos documentales que componen el archivohistórico utilizando técnicas reprográficas.

– Establecer sistemas que garanticen una alta calidad de reproducción así como unamáxima permanencia de las reproducciones mediante pruebas, controles y monitoreosdensitométricos, sensitométricos y químicos.

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7.2 Descripción del proceso7.2.1 Reproducción fotográfica

Es la obtención de imágenes en soporte de papel con emulsión de plata-gelatina, o en películablanco y negro y color, de los materiales documentales del archivo (fotografías, diapositivas,negativos, carteles, documentos textuales y otros). Estas imágenes deberán ser de característicastonales y ópticas lo más próximas al original, para lo cual es necesario tomar en cuenta dos

factores fundamentales: a) la exposición y b) el contraste.a) Una exposición correcta nos permite reproducir la totalidad de la información de

cada imagen; una exposición deficiente puede ocasionar la pérdida parcial de la información.La subexposición provoca que las zonas de sombras se emplasten lo que a su vez producepérdida de información en esas zonas; por su parte, la sobre exposición hará lo propio en laszonas de altas luces.

b) El contraste, o nivel de grises que contiene una imagen fotográfica, depende delrevelado y del grado del papel que se utiliza, mismos que pueden ocasionar que la escala tonalse comprima o expanda, siendo el objetivo de la reproducción mantener esa escala lo máscercana al original.

Para lograr el adecuado control de estos dos factores (exposición y contraste), se debenestablecer pruebas y controles para determinar los estándares y promedios mínimos, aun cuandolo más conveniente es un control por cada imagen, lo que resulta sumamente difícil de llevar a

cabo si se considera que puede existir una gran cantidad de materiales en el archivo que sesometen a este proceso. Los procedimientos para controlar estos factores son los siguientes.

1. SensibilidadSensibilidadSensibilidadSensibilidadSensibilidad. Consiste en evaluar cada lote de película para determinar si el ISO

(estándar establecido internacionalmente de sensibilidad de la película a la luz) que se informaen el producto es real y el adecuado para las condiciones en que trabajamos. La exposicióndepende del ISO que nos informa el fabricante y si éste es incorrecto, podría provocar la sobre

o sub-exposición.2. Respuesta al reveladoRespuesta al reveladoRespuesta al reveladoRespuesta al reveladoRespuesta al revelado. Paralelamente se realizan pruebas y monitoreos de la respues-

ta de la película al revelado para mantenerla dentro de un promedio adecuado de contraste. Para


ello contamos con 2 métodos: el primero consiste en la utilización de un sensitómetro en el cualse expone una tira de película y se revela para posteriormente medir y graficar las densidades dela tira, a fin de obtener la curva H y D, a partir de la cual podemos deducir si nuestro revelado escorrecto o en su caso, decidir qué modificaciones es necesario hacer y en qué proporción.

El segundo método consiste en tomar como base un intervalo de densidades para repro-ducir en un papel grado 2 de ilford (ID=1.20), produciendo dos papeles velados, uno a 2.20 yotro a .10 de densidad. Se revela la película y si la lectura en el densitómetro indica que ladiferencia de densidad entre las imágenes es de 1.20, el revelado es correcto; de no ser así, hayque modificar alguna de las variables del revelado (dilución, tiempo, agitación o temperatura).

Es importante aclarar que esta prueba se realiza para mantener un promedio general;

lógicamente habrá imágenes que se salgan de esta escala tonal y será necesario reproducirlasen papel de distinto grado de contraste.

3. Ampliación Ampliación Ampliación Ampliación Ampliación. Se entiende como la obtención de una imagen de mayor tamaño que elnegativo de origen; ésta debe tener una escala tonal lo más próxima al original. Se realizautilizando una ampliadora con platinas para negativos de diferentes formatos y la imagenresultante puede imprimirse en papel o película.

4. Permanencia de los materialesPermanencia de los materialesPermanencia de los materialesPermanencia de los materialesPermanencia de los materiales. Por último, es importante que los productos que se

obtienen del proceso de reproducción fotográfica sean de una gran permanencia. Esto requie-re de dos pasos:

a) Monitoreo periódico del nivel de saturación del baño fijador. El fijador contiene tiosulfatopara eliminar las sales de plata que no han sido expuestas ni reveladas y que se van depositando enel baño de fijado hasta llegar a saturarlo; en este momento, se empiezan a formar compuestos detiosulfato de plata que son insolubles. Si se continúa fijando con esta solución, las sales insolubles

de tiosulfato de plata se irán depositando en las fotografías y con el tiempo empezarán a interaccionarcon la plata de la imagen provocando una coloración amarillenta y su deterioro.

b) Eliminación del fijador con un lavado final. El lavado consiste en la inmersión de lafotografía en agua corriente por el tiempo suficiente para eliminar los residuos del fijador; eltiempo que requiere de lavado se puede determinar mediante la prueba densitométrica de plata.

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7.2.2 Restauración Óptica

Es una técnica especial de reproducción fotográfica a través de la cual se busca obtener unaimagen mejorada, rescatando elementos informativos que por alguna razón, a simple vista, ya

no se aprecian en el original. Este proceso se realiza sólo en los casos en que el contenidoinformativo del documento fotográfico original está en riesgo de desaparecer.

En esta técnica no se interviene directamente el original. Se utilizan medios ópticos(luces, filtros, películas, reveladores, lentes, etc.) para obtener una copia mejorada que seconserva al lado del original sin la intención de sustituirlo.

Las técnicas aplicadas para la restauración óptica van desde las sencillas, como la utili-

zación de filtros para la eliminación de manchas, hasta las más complejas que incluyen lautilización de luz ultravioleta y complicados controles densitométricos.

7.2.3 Microfilmación

Consiste en reproducir, en película de plata y a un tamaño reducido, documentos de diversosformatos. Esta actividad cumple la función de preservar la información contenida en los fondos

y colecciones documentales, coadyuvando a una mejor preservación de los originales al redu-cirse su manipulación. El proceso de microfilmación se puede dividir en cuatro etapas:

1. CaracterizaciónCaracterizaciónCaracterizaciónCaracterizaciónCaracterización. Para la microfilmación de un fondo o colección en particular, esnecesario ajustar la microfilmadora y la procesadora de microfilm atendiendo a las caracterís-ticas de los soportes en que se contiene la información. La caracterización es determinantepara ubicar cada documento en el grupo de densidades que le corresponde, por lo que debe

hacerse una selección de las diferentes características de reflectancia, color y contraste, reali-zando tomas de cada uno de estos documentos a diferentes luminosidades. Previamente secalibra la velocidad del procesado mediante pruebas densitométricas que determinen la velocidadinicial a que debe de correr la película en la procesadora.


Después de procesarse la película se toman lecturas de la densidad de fondo de cada expo-sición, con el fin de determinar el grado de luminosidad que requiere el documento y para ubicarlaen el grupo de densidad que le corresponde. Simultáneamente se realizan tomas de patrones deresolución para evaluar los pares de líneas a que se está trabajando, procurando mantener los

estándares internacionales.2. MicrMicrMicrMicrMicrofilmadoofilmadoofilmadoofilmadoofilmado. Una vez determinadas las características de luminosidad y procesado

para un fondo o colección en particular, se procede a su microfilmación. Antes de meter elrollo a la microfilmadora, se le imprime una tira sensitométrica de 21 pasos, la cual nos servirápara evaluar si el procesado del rollo es uniforme en promedio.

Al inicio de las tomas se incluyen una serie de tarjetas técnicas e informativas. Las

primeras contienen diversos porcentajes de reflectancia (6%, 50% y 75%) y pequeños patronesde resolución en las esquinas y al centro, así como información sobre la reducción a la que seestá trabajando.

Las tarjetas informativas registran algunos elementos que sirven para la identificación ylocalización de los documentos que se han microfilmado, tales son: el escudo de la instituciónuniversitaria con el mes y año de la microfilmación, el logotipo, en su caso del archivo histórico,una advertencia a los usuarios sobre el manejo del microfilm, tarjeta de inicio y datos archivísticos

y topográficos de los documentos microfilmados (fondo, sección, serie, datos de localización),especificando además, el intervalo de los expedientes que contiene el rollo.

La microfilmación de los expedientes se inicia a la luminosidad previamente valorada y alfinal del rollo se incluye un letrero que indica su terminación. Se toman nuevamente los datosdel fondo y rollo y de la tarjeta técnica y por último, se deja una cola de 1.5 metros aproxima-damente, que servirá de guía para el procesado.

3. ReveladoReveladoReveladoReveladoRevelado. Es el proceso químico mediante el cual se hace visible la imagen latenteque contiene una emulsión fotográfica. Antes de revelar un rollo se calibra la procesadora conbase en los parámetros encontrados en la caracterización y mediante la utilización de tirassensitométricas y análisis densitométrico. Una vez calibrada la procesadora, al inicio del rollo,se incluye una tira sensitométrica, que al final de revelado se comparará con la que se incluyó alinicio de las tomas.

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El revelado se inicia uniendo el rollo con una guía para evitar que se doble o atore; encuanto sale revelada la tira sensitométrica inicial, rápidamente se leen en el densitómetro elescalón once y el de máxima densidad; si la lectura se encuentra dentro de parámetros acepta-bles se deja correr el rollo o, en caso contrario, se modifica la velocidad de procesado.

4. ContrContrContrContrControl de calidadol de calidadol de calidadol de calidadol de calidad. Esta etapa consiste en la evaluación de las características decada uno de los rollos procesados; la primera de éstas es la densidad de la base de la películamás el velo químico que no debe rebasar el .10; en segundo término se evalúa la resolucióncon un microscopio y posteriormente se lee la imagen de las tarjetas con diversos porcentajesde reflectancia, cuyos valores aceptables pueden variar ligeramente de acuerdo con cadaparámetro; por último, se evalúan las densidades de fondo de los documentos microfilmados

para lo cual se realizan varias lecturas densitométricas en fotogramas, elegidos aleatoriamente,y se anotan para sacar un promedio de densidad del rollo, el cual debe ubicarse dentro delrango de densidad del(os) grupo(s) de densidades que, con base en las características de losdocumentos, se haya establecido. En total se realizan un promedio de 50 lecturas por rollo,mismo que se inspecciona para ubicar faltantes o errores en la toma o iluminación que —encaso de existir— se anotan en una lista de retomas que se unirán a la cola de cada rollo.También se debe incluir un análisis químico de los residuos de tiosulfato presentes en la pelí-

cula para adoptar las medidas conducentes de conservación.

7.2.4 Digitalización

Es la traducción de una imagen analógica a una de tipo binario en soportes magnéticos, mani-festada en bits y pixeles.

La digitalización de los documentos nos brinda varias opciones para su manejo y difusión:·Es una opción de reprografía que permite la conservación de los documentos del archi-

vo evitando la excesiva manipulación de originales· Facilita el acceso a distancia de la información contenida en los documentos de archivo· Favorece la reproducción y,


· Complementa los instrumentos descriptivos mediante la presentación en pantalla de laimagen del documento.

Para el proceso de digitalización se requieren: unidad de procesamiento (CPU), mediosmagnéticos para el almacenamiento de la información (diskette, Cd, cintas), monitor, scannery software. A continuación describimos los pasos a seguir en el proceso de digitalización:

1) Inicialmente es necesario definir los parámetros a los que se va a digitalizar (tamañode la imagen y resolución) dependiendo del uso que se le vaya a dar a la imagen digital (con-sulta, impresión de alta calidad, etc.). Es común que las imágenes fotográficas se digitalicen aun tamaño de 5 pulgadas en su eje mayor y a una resolución de 72 ppp para su consulta enpantalla, pero se puede recurrir a otros parámetros.

2) Posteriormente se procede a calibrar el monitor (balance de control, contraste, brillo)para que la imagen que se presente en pantalla sea lo más semejante al original.

3) El siguiente paso consiste en la evaluación previa de los parámetros de brillo y con-traste con que cuenta el programa del scanner, con el fin de verificar si son adecuados para eltipo de documentos a digitalizar o si es necesario modificarlos.

4) Ya con el equipo calibrado, se digitaliza desde el software Adobe Photoshop a través delprograma Deskscan II, aunque también es posible digitalizar directamente desde este último.

5) Se ajusta el programa al tipo de imagen que se va a digitalizar (dibujo, grabado, fotografía)6) Dependiendo de la imagen a digitalizar, se selecciona en el programa del scanner la

escala de grises para imágenes blanco y negro y en millones de colores para imágenes en color.7) Con el comando “previsual” se realiza una digitalización para hacer los ajustes que se

consideren pertinentes como: delimitar imagen a digitalizar, seleccionar el brillo y contraste alos valores previamente calibrados, ajustar la escala al porcentaje necesario para obtener una

imagen del tamaño establecido, y8) Al guardar la imagen se selecciona el formato de archivo adecuado. (TIFF, JPG, GIF, etc).No es conveniente comprimir las imágenes digitalizadas debido a que se produce pérdi-

da de información en ese proceso.Al evaluar la resolución a la que se desea digitalizar una imagen, es necesario tener en

cuenta que a mayor cantidad de puntos por pulgada corresponde una mayor calidad de imagen y

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en ese caso, también habrá que considerar que se requerirá de una mayor cantidad de bytes parasu almacenamiento y de más memoria RAM para su exhibición en pantalla.

Si se pretende obtener una impresión fiel al original, a partir de una imagen digital, sedeberá tomar en cuenta que esta “fidelidad” sólo puede ser aproximada en términos visuales y no

en términos absolutos ya que los procedimientos de impresión de una fotografía son totalmentedistintos a los utilizados por una computadora, pero se deberá digitalizar a una resolución tal queesta impresión sea de la mejor calidad posible.

7.2.5 Reproducción xerográfica o fotocopiado

Es un procedimiento reprográfico que auxilia en la conservación y difusión de los materialesdel archivo histórico. Es ésta una técnica reprográfica simple que no requiere de mayoresestudios densitométricos y sensitométricos, ya que los equipos modernos tienen integradosgraduadores automáticos que permiten obtener reproducciones de buena calidad. El materialempleado comúnmente en este tipo de reproducción es el papel y el tonner.

La reproducción xerográfica se restringe a los niveles de tonalidad y resolución que permiteel equipo utilizado en el fotocopiado. El operario debe cuidar que las condiciones de exposición y

contraste permitan la lectura de la información contenida en los diferentes formatos documentales.


· La reprografía no es una técnica de restauración; debe entenderse como una forma de con-servar y difundir el contenido informativo de los documentos, a partir de la obtención decopias en soportes alternativos.

· La reprografía deberá hacerse, en los casos de microfilmación y digitalización, de unamanera sistemática, buscando reproducir la totalidad de los documentos de un fondo o colec-

ción y evitando los muestreos.· Por ningún motivo deberá alterarse intencionalmente la información original en la repro-

ducción de los documentos del archivo histórico.


· La manipulación de los documentos originales a reproducir, deberá hacerse por los bordeso con una protección de poliéster o papel y usando guantes de algodón.

· La reproducción de originales mediante la técnica de fotocopiado, estará restringidapor el estado físico del documento y por los efectos que la exposición al calor y a la luz puedan

causar sobre el mismo.· En la reproducción de imágenes fotográficas es necesario utilizar películas de grano

fino y alta resolución para disminuir, en lo posible, la pérdida natural de resolución.· La restauración óptica debe entenderse sólo como una forma de optimizar los recursos

informativos del documento, mediante reproducciones que rescaten elementos que por diversosfactores de deterioro no se aprecian a simple vista en los originales.

· Cuando se implementa un programa de reprografía es necesario evaluar la funcionalidad,apoyo técnico, características del equipo y, en el caso específico de la digitalización, la capacidadde memoria, rapidez, generación de ruido, experiencia en el proceso, así como los recursoseconómicos, entre otros.

· Las copias que se realicen de los originales, tanto textuales como fotográficos, debe-rán contener una marca que consigne que se trata de una reproducción.

7.4 Anexos y formatos

ARCHIVO HISTÓRICO7.4.1 SOLICITUD DE SERVICIOS DE REPRODUCCIÓN FOTOGRÁFICA1.- DATOS GENERALES

Núm. de solicitud _______________________ Fecha ____________________Solicitante ___________________________________________________________Institución ___________________________ Tel._________________________Uso que se dará al material solicitado________________________________________Fondo o colección______________________________________________________No. de Inventario______________________________________________________

120120120120120manual

Fecha de entrega ___________________________

2.- TIPO DE DOCUMENTO ORIGINAL Y CANTIDAD

Fotografía Diapositiva NegativoCartel Álbum LibroOtro______________

3.- SERVICIO SOLICITADO Blanco y Negro Color

Reproducción sobre papel DiapositivaDuplicado de diapositiva NegativoDuplicado de negativo Alto ContrasteRestauración Óptica Otro (Especifique)________

4.- FORMATO PAPEL 11X14 8X10 5X7 4X6 Otro _________________________

PELÍCULA : 35 mm 4X5

5. OBSERVACIONES____________________________________________________

6. - COSTO $ ____________________

ENTREGA ___________ RECIBE____________ DEVUELVE__________________


7.4.2 SOLICITUD DE FOTOCOPIADO DE DOCUMENTOS TEXTUALES

(Logotipo de la institución universitaria) (Logotipo del archivo histórico)

Núm. de ficha__________________

FOTOCOPIADO Fecha________________

Solicitante____________________________________________________________

Tipo de material___________________ Sala_____________________

Documentos___________ Publicaciones periódicas___________________

Libros____________________ Otros________________________________

Número de copias____________

Observaciones__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Total a pagar$_________________

Comprobante para el usuario:

(Logotipo de la institución) (Logotipo del archivo histórico)

Núm. de ficha_________________Fecha______________________ Sala__________________________________Número de copias__________________________ Total a pagar$_________________

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8 Difu

sió

n

124124124124124manual



Es un conjunto de actividades que permiten presentar al público la información que contienenlos archivos históricos de las instituciones universitarias, el contenido de los documentos ygrupos documentales, la forma en que se organizan y describen, así como el conocimientoarchivístico que se ha desarrollado.

Su objetivo es poner al alcance de las dependencias universitarias y de la sociedad engeneral nuestro acervo documental.



· Servicio de consulta· Difusión general

La difusión comprende dos facetas fundamentales: una se relaciona estrechamente con lafunción de proporcionar al público usuario la información necesaria para utilizar los materiales

que resguarda el archivo; la otra, se dirige básicamente a la exteriorización de los productosque se obtienen de las tareas en las diversas áreas, y de los conocimientos que se desarrollanen materia archivística.

8.2.1 Servicio al público

La primera faceta se sustenta en los servicios que se prestan a partir de los instrumentosdescriptivos, los cuales pueden consultarse directamente en la sala de servicio al público.

El servicio al público es la actividad mediante la cual se proporcionan los materiales queresguardan los diferentes acervos, y se ponen al alcance de la investigación mediante consultadirecta o automatizada y reproducción. Corresponde al archivista normar el acceso, actualizarreglamentos y elaborar estadísticas y perfiles de usuarios.

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AAAAA. La consulta directa se realiza en las salas acondicionadas por el archivo para esteservicio: se orienta al usuario sobre el contenido de los fondos y sobre las formas y medios deacceso; la comunicación normalmente se apoya en instrumentos de descripción como guías,inventarios y catálogos.

BBBBB. La consulta automatizada puede agilizar la localización mediante instrumentos des-criptivos convertidos en bases de datos y evitar la manipulación de documentos medianteimágenes microfilmadas o digitalizadas.

CCCCC. La reproducción permite proporcionar copias xerográficas, fotográficas o digitalizadas,de aquellos documentos que no tengan restricciones de ningún tipo, y de acuerdo con loscriterios establecidos en el capítulo sobre la reprografía.

8.2.2 Divulgación

La segunda faceta de la difusión, no menos importante, se sustenta en las publicaciones y otrosmedios, y se dirige básicamente a la divulgación amplia, tanto del contenido de los acervoscomo de la producción de las áreas que integran al archivo.

AAAAA. Las publicaciones deben ser parte del programa de difusión de los archivos históricos

de las dependencias universitarias, con base en trabajos producidos por su personal académicoen el desempeño de sus funciones, y como parte de la reflexión intelectual que propician lasespecialidades involucradas. De acuerdo con la naturaleza de la información que proporcionan,se pueden desarrollar dos líneas editoriales: una que reproduzca los instrumentos que en lastareas descriptivas del archivo se producen, principalmente para su consulta en sala, y otra quedifunda a partir de su análisis y tratamiento, documentos específicos sobre algún tema histórico

relevante y también de a conocer los trabajos sobre teoría y práctica archivística.

BBBBB. La participación en eventos académicos como coloquios, simposios y seminariosdonde se abordan las diversas disciplinas asociadas con lo archivístico, son también parteimportante de la difusión de experiencias y conocimientos del personal académico del archivo.

CCCCC. En materia de divulgación las tareas del personal del archivo deberán contemplar lapreparación de exposiciones o muestras sobre temas asociados con la documentación, así


como visitas guiadas por las instalaciones del archivo dirigidas a grupos interesados; se atende-rá también la participación en programas de radio, televisión o prensa y la elaboración deapoyos audiovisuales sobre historia de la institución, algunos de los fondos o la labor archivísticaaplicada y disciplinas relacionadas.


· La consulta en sala se realizará previo conocimiento del reglamento respectivo y cumpliendolas normas establecidas en el archivo (ver anexos).· La actualización de los diversos medios de difusión, como pueden ser la comunicación porInternet y la edición de discos compactos, tendrá el propósito de agilizar y hacer extensivo amayor número de usuarios el conocimiento de la riqueza informativa de los acervos, sin me-noscabo de los principios archivísticos.

· La edición de instrumentos descriptivos en diversos soportes buscará promover y generalizarla utilización del archivo.· Se dará prioridad a la publicación de los instrumentos que se ocupen de los rubros archivísticosmás amplios.· Se promoverá la difusión en medios como radio, televisión o prensa, mediante conferencias,entrevistas o artículos, así como las publicaciones de carácter periódico (boletines o revistas)dirigidas a un sector interesado en el desarrollo de la cultura archivística, para divulgar noveda-

des en general, incluidos los ámbitos de la conservación documental y las técnicas reprográficas.

8.4 Anexos y formatos8.4.1 REGLAMENTO DEL SERVICIO AL PÚBLICO

1. El horario de consulta es de...2. El usuario depositará en el guardarropa: portafolios, mochilas y demás objetos no necesa-rios para el trabajo. Sólo podrá ingresar a la sala de consulta con hojas y lápiz.

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3. El usuario deberá anotar su nombre en el libro de registro, al entrar y salir de las salas deconsulta.4. El usuario solicitará a los encargados del servicio, los materiales que desee consultar yllenará los formatos respectivos.5. Al recibir el material, el usuario deberá entregar al personal responsable una identificaciónvigente.6. No se prestarán documentos contenidos en más de una unidad de instalación y, en loposible, no más de dos volúmenes o expedientes a la vez. En el caso de documentos gráficos,no se prestarán más de 10 por cada solicitud.7. La consulta de los materiales solicitados se hará exclusivamente en las salas correspondien-tes y a la vista del personal encargado del servicio.8. Ningún documento podrá salir de las salas de consulta.9. Para sus anotaciones, el usuario solamente podrá usar lápiz. En caso de utilizar computa-dora portátil, deberá informar a los encargados del servicio.10. Queda terminantemente prohibido hacer anotaciones de cualquier tipo sobre los documentos.11. Queda prohibido fumar en las salas de consulta e introducir alimentos y bebidas.12. Al iniciar su trabajo, el usuario deberá informar sobre cualquier irregularidad que presen-ten los documentos.13. Los documentos deberán ser devueltos por el usuario en el orden en que le fueronentregados.14. Los materiales fotográficos y demás documentos, deberán ser manipulados con guantes.En el caso de las fotografías, no deberán extraerse de sus guardas transparentes.15. Queda estrictamente prohibido a toda persona ajena al archivo, el acceso al interior de lassalas en las que se conservan los documentos.16. El archivo histórico se reserva el derecho de reproducir los materiales de sus acervos y,de ser necesario, los responsables de sala podrán limitar el servicio de préstamo y reproduc-ción para garantizar la conservación de los documentos.17. En el caso de las fotocopias, cuando éstas excedan el número de 50, deberá solicitarseautorización del responsable del acervo.18. El usuario se deberá comprometer a otorgar los créditos correspondientes por la utilizaciónde documentos textuales y gráficos y en su caso, pagar los costos y derechos de reproducción.19. El usuario permitirá la inspección de cualquier objeto de su propiedad, cuando así se lesolicite.


20. Se suspenderá el servicio en forma definitiva a cualquier persona que haga mal uso de losdocumentos o instrumentos de consulta, o que infrinja cualquiera de las disposiciones conte-nidas en el presente reglamento.21. Se turnará a la autoridad competente cualquier caso de sustracción o daño causado a losdocumentos que se custodian en el archivo histórico.

8.4.2 SOLICITUD PARA CONSULTA EN SALA

No.Nombre del fondo _____________________________________________________Caja _____ Exp._____________ Doc. ____________ Fs. ___________________Nombre del investigador___________________________________________________Domicilio___________________ Tel._________________Institución de procedencia__________________________________________________Documento de identificación________________________________________________Firma________________________Fecha _______________________

AÑO:Datos del investigador

Apellidos____________________________

EXPEDIENTE DEL INVESTIGADOR NÚM:

Nombre____________________________

Nacionalidad_________________________ Profesión___________________________Institución___________________________ Fac. o Esc.__________________________Ocupación___________________________ Doc. de Identificación__________________

Dirección____________________________Tel. oficina___________________________ Tel. domicilio__________________

Tema de la investigación

(Logotipo de la institución y del Archivo Histórico) Archivo Histórico de la Universidad...

8.4.3 TARJETA DE REGISTRO DE INVESTIGADORES

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8.4.4 FORMATO DE CONCENTRADO DE CONSULTAS DIARIAS

DIARIO DE TRABAJO DEL INVESTIGADOR

FECHA FOLIOS HORARIO DE CONSULTA

ENTRADA SALIDA FONDO O COLECCIÓN COLOCACIÓN

FECHA:

FONDOSUNIVERSITARIOS

CAJA (S) EXPEDIENTE (S)NÚMERO

DEUSUARIOS


FONDOSINCORPORADOS


DEUSUARIOS

COLECCIONESTEXTUALES


DEUSUARIOS

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Alberch i Fugueras, R. y J. Boadas i RasetLa función cultural de los archivos. Irargi. Centro del Patrimonio Documental de Euskadi. Bergara,1991, 94 pp.

Alvarez-Coca González, María de Jesús“El Departamento de Coordinación y Normalización. Organización y funcionamiento” en Boletín deANABAD, Madrid, XLVI (1996), No. 1, separata, pp. 261-280

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Conde Villaverde, María LuisaManual de Tratamiento de Archivos Administrativos. Madrid, Ministerio de Cultura, 1992, 103 pp.(Normas Técnicas de la Dirección de Archivos Estatales 2)

Consejo Internacional de ArchivosISAD (G). Norma Internacional General de Descripción Archivística. Adoptada por la Comisión Ad Hoc deNormas de Descripción. Estocolmo, Suecia, 21-23 de enero de 1993, (Versión final aprobada por elCIA, Madrid, Ministerio de Cultura. Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas) 1995, 46 pp.

“Control de plagas en archivos y bibliotecas”, en Khurana.

B i b l i o g r a f í aC o n s u l t a d a

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Restauración y conservación del arte. Año 2, boletín No. 3, enero-junio, CODOLMAG, México, 1991, 40pp.

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Crespo, CarmenLa preservación y restauración de documentos y libros en papel: un estudio del RAMP con directrices.París, UNESCO, 1984.

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Delfín Márquez, Ignacio Q.Guía de restauración de documentos gráficos. Dirección de Restauración del Patrimonio Cultural, Es-cuela Nacional de Conservación, Restauración y Museografía, Manuel Castillo Negrete, INAH-SEP, Méxi-co, 1988, 84 pp.

Entrada y salida de documentos en los archivos. Madrid, Ministerio de Cultura, 1996, 40 pp. (NormasTécnicas de la Subdirección General de los Archivos Estatales No. 4)

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Heredia Herrera, Antonia“Los Instrumentos de descripción” en Archivística. Estudios básicos, Sevilla, Diputación Provincial deSevilla, 1983, 256 pp.

Heredia Herrera, AntoniaLa Norma ISAD (G) y su terminología: Análisis, estudio y alternativas. Madrid, ANABAD y Edit. Arco Libros,1995, 75 pp. (Col. Normas)

Heredia Herrera, AntoniaManual de instrumentos de descripción documental. Sevilla, Diputación Provincial de Sevilla, 1982,105 pp.

Heredia Herrera, AntoniaArchivística general. Teoría y práctica. 5ª. Ed. Sevilla, Diputación Provincial de Sevilla, 1991, 512 pp.

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Lodolini, Elio“El problema fundamental de la Archivística: La naturaleza y el ordenamiento del archivo” en GutiérrezMuñoz, César. Archivística. Lima, Pontificia Universidad Católica del Perú, 1991, pp. 30-51

Lodolini, ElioArchivística, principios y problemas. Madrid, ANABAD, 1993, 360 pp.

Mendoza, GunnarProblemas de la ordenación y descripción de los archivos históricos en América Latina. Córdoba, Argen-tina, CIA, 1978 (copia xerográfica)

Núñez Fernández, EduardoOrganización y gestión de archivos, Madrid, TREA, S. L., 1999, 660 pp.

Osorio Alarcón, Fernando“Estabilización e identificación de la fotografía de archivo. Primeros pasos para su conservación”, TercerEncuentro Nacional de Conservadores del Patrimonio Cultural, octubre, 1987, 3 pp., (mecanuscrito)

Paullada Mena, MarielaLa conservación preventiva de los materiales de archivo. Archivo General de la Nación, No. 15, México,1982, 253 pp. (serie Información de Archivos)

Riego, Bernardo y otrosManual para el uso de archivos fotográficos. Madrid, Universidad de Cantabria-Dirección General delLibro, Archivos y Bibliotecas del Ministerio de Educación y Cultura, 1997, 142 pp.

Romero Fernández Pacheco, Juan Ramón y R. González DíazConservación y reproducción. Madrid, Ministerio de Educación y Cultura, 1999, 86 pp. (Escuela Ibero-americana de Archivos: Experiencias y materiales)

Schellenberg, TheodorePrincipios archivísticos de ordenación. 2da. Ed., México, AGN, 1982, 108 pp.


Schellenberg, TheodoreArchivos modernos. Principios y técnicas. 2da. Ed. en Español, México, AGN, 1987, 434 pp.

SEP Y ENBA

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Vaillant Callol, Milagros y Nieves Valentín RodrigoPrincipios básicos de la conservación documental y causas de su deterioro. Madrid, Ministerio de Edu-cación y Cultura, Instituto del Patrimonio Histórico Español, 1996, 158 pp.

W. Bennet, Gary, John M. Owens y Robert M. CorriganGuía científica de Truman para operaciones de control de plagas. cuarta Ed., USA, Universidad dePurdue, 1996.

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PRESENTACIÓN ...........................................................................................................5

1 INCREMENTO1.1 Definición y objetivo .................................................................................................111.2 Descripción del proceso ...........................................................................................111.2.1 Valoración histórica y dictamen ...............................................................................121.2.2 Instrumentación Jurídica ........................................................................................131.2.3 Traslado .............................................................................................................141.2.4 Ingreso ..............................................................................................................151.2.4.1 Diagnóstico archivístico y de conservación .............................................................151.2.4.2 Aplicación de medidas preventivas de conservación y resguardo provisional de los nuevosingresos documentales ..................................................................................................151.2.4.3 Registro Central de Grupos Documentales .............................................................161.3 Políticas generales ..................................................................................................171.4 Anexos y formatos ..................................................................................................181.4.1 Acta administrativa y de transferencia .......................................................................181.4.2 Relación de traslado .............................................................................................191.4.3 Ficha de Diagnóstico de Grupos Documentales .........................................................201.4.4 Cédula de Ingreso para Registro Central de Grupos Documentales ................................261.4.5 Concentrados del Registro Central de Grupos Documentales del Archivo Histórico ...........28

2 CONSERVACIÓN2.1 Definición y objetivos ...............................................................................................312.2 Descripción del proceso ..........................................................................................312.2.1 Control de plagas .................................................................................................31

Í n d i c e

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2.2.1.1 Fumigación ......................................................................................................322.2.1.2 Otras opciones para el control de plagas ................................................................342.2.2 Limpieza técnica preventiva ....................................................................................352.2.3 Acondicionamiento e instalación .............................................................................362.2.3.1 Monitoreo ambiental .........................................................................................382.2.3.2 Unidades de instalación ......................................................................................382.2.4 Montaje o estabilización de documentos ...................................................................412.3 Políticas generales ..................................................................................................42

3 RESTAURACIÓN3.1 Definición y objetivos ..............................................................................................473.2 Descripción del proceso ..........................................................................................473.2.1 Registro diagnóstico .............................................................................................473.2.2 Eliminación de manchas ........................................................................................483.2.2.1 Limpieza en seco ..............................................................................................483.2.2.2 Procedimientos locales .......................................................................................493.2.2.3 Procedimientos acuosos .......................................................................................513.2.3 Restitución de soportes ..........................................................................................553.2.3.1 Refuerzos y uniones ...........................................................................................553.2.3.2 Injertos ...........................................................................................................553.2.3.3 Soporte parcial o total .......................................................................................563.2.3.4 Color ..............................................................................................................573.2.3.5 Prensado .........................................................................................................573.2.3.6 Encuadernaciones .............................................................................................583.3 Políticas generales ..................................................................................................583.4 Anexos y formatos ..................................................................................................593.4.1 Ficha técnica .......................................................................................................593.4.2 Solicitud de restauración documentos textuales .........................................................613.4.3 Solicitud de restauración documentos gráficos ..........................................................62

4 IDENTIFICACIÓN4.1 Definición y objetivos ..............................................................................................674.2. Descripción del proceso .........................................................................................684.2.1 Registro primario .................................................................................................684.2.1.1 Caracterización documental ................................................................................68


4.2.1.2 Información sobre la institución o persona .............................................................694.2.2 El estudio preliminar ............................................................................................694.2.2.1 Caracterización archivística .................................................................................704.2.2.2 Análisis histórico-normativo .................................................................................704.2.3 Seriación ..............................................................................................................714.3 Políticas generales ..................................................................................................72

5 ORGANIZACIÓN5.1 Definición y objetivos ..............................................................................................755.2. Descripción del proceso .........................................................................................755.2.1 Clasificación ........................................................................................................755.2.2 Ordenación ........................................................................................................775.2.2.1 Ordenación intelectual .......................................................................................785.2.2.2 Ordenación física ..............................................................................................785.3 Políticas generales ..................................................................................................805.4 Anexos y formatos ...................................................................................................835.4.1 Niveles de clasificación y ordenación de un fondo .......................................................835.4.2 Cuadro de clasificación .........................................................................................83

6 DESCRIPCIÓN6.1 Definición y objetivos ..............................................................................................896.2 Descripción del proceso ..........................................................................................896.2.1 Elaboración de instrumentos descriptivos ..................................................................896.2.1.1 Guía ...............................................................................................................906.2.1.2 Inventario ........................................................................................................926.2.1.3 Catálogo .........................................................................................................936.2.1.4 Índice .............................................................................................................956.2.2 Automatización ...................................................................................................956.3 Políticas generales ...................................................................................................986.4 Anexos y formatos .................................................................................................1006.4.1 Elementos de la Norma General Internacional de Descripción Archivística ISAD (G) ...........1006.4.2 Ejemplos de fichas de instrumentos descriptivos .......................................................1026.4.2.1 Ficha descriptiva para la Guía General del AHUNAM .................................................1026.4.2.2 Fichas de Inventario .........................................................................................1036.4.2.3 Ficha de catálogo (documento textual) ................................................................104

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6.4.2.4 Ficha de catálogo (documento gráfico) .................................................................1046.4.3 Ficha Modelo para Automatización ........................................................................1056.4.4 Registro de alta y baja de bases de datos en el Sistema Integral de Consulta Automatizada ..107

7 REPROGRAFÍA7.1 Definición y objetivo ...............................................................................................1117.2 Descripción del proceso ........................................................................................1127.2.1 Reproducción fotográfica .....................................................................................1127.2.2 Restauración óptica .............................................................................................1147.2.3 Microfilmación ..................................................................................................1147.2.4 Digitalización ....................................................................................................1167.2.5 Reproducción xerográfica o fotocopiado .................................................................1187.3 Políticas generales .................................................................................................1187.4 Anexos y formatos .................................................................................................1197.4.1 Solicitud de servicios de reproducción fotográfica ....................................................1197.4.2 Solicitud de fotocopiado de documentos textuales ......................................................121

8 DIFUSIÓN8.1 Definición y objetivos ..............................................................................................1258.2 Descripción del proceso ........................................................................................1258.2.1 Servicio al público ..............................................................................................1258.2.2 Divulgación .......................................................................................................1268.3 Políticas generales .................................................................................................1278.4 Anexos y formatos .................................................................................................1278.4.1 Reglamento del Servicio al Público .............................................................................1278.4.2 Solicitud para consulta en sala ....................................................................................1298.4.3 Tarjeta de registro de investigadores .............................................................................1298.4.4 Formato de concentrado de consultas diarias ...........................................................130

BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA .......................................................................................133


El manual de procesos técnicospara archivos históricos de universidades e

instituciones de educación superior, se terminó deimprimir el 25 de enero de 2002 en Litografía Magno

Graf, S.A. de C.V., Calle E número 6, Parque Industrial Puebla2000. El tiraje fue de dos mil ejemplares, financiado por elGobernador Melquiades Morales Flores. El costo de negativos,impresión, y encuadernación es de $46.00, incluyendo IVA.

Manual de procedimientos técnicos para archivos históricos

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