MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SOBRE CONTROL … · custodia eficiente y el adecuado manejo del...

FONATUR-BMO, S.A. DE C.V. Subdirección de Administración y Finanzas

Gerencia de Administración

Manual de Normas y Procedimientos sobre

Control de Activos Fijos en

FONATUR-BMO

Octubre de 2004

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Í n d i c e

Página

I . PRESENTACIÓN 3 II . OBJETIVOS 4 III . MARCO JURÍDICO 5

IV. NORMAS DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES 7

IV.1 . DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES 8 IV.2 . DE LOS INVENTARIOS 10 IV.3 . DE LOS RESGUARDOS 12 IV.4 . DE LOS EXPEDIENTES 13 IV . 5 . DEL ASEGURAMIENTO DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES 14

V . PROCEDIMIENTOS DE OPERACIÓN 16

V.1 . PROCEDIMIENTO PARA EL ELABORACIÓN, ACTUALIZACIÓN

Y ENTREGA Y CONSERVACIÓN DE LOS INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES. 16

V.2 . PROCEDIMIENTO PARA EL ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN

DE LAS CÉDULAS DE RESGUARDO DE BIENES MUEBLES. 19

V.3 PROCEDIMIENTO PARA EL ASEGURAMIENTO DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES PROPIEDAD DE FONATUR-BMO. 21

VI . DIAGRAMAS DE FLUJO 23

VII. FORMATOS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO SOBRE

LEVANTAMIENTO DE INVENTARIOS 35

VIII. FORMATOS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO SOBRE ACTUALIZACIÓN DE EXPEDIENTES 40

IX. FORMATOS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO SOBRE

RESGUARDOS DE BIENES MUEBLES 43

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I. P R E S E N T A C I Ó N Con motivo de la nueva dinámica que la Dirección General ha instruido, respecto al fortalecimiento financiero de la Entidad, con objetivos específicos planteados para lograr la eficiencia y rentabilidad, la Subdirección de Administración y Finanzas ha determinado desconcentrar algunas funciones que se venían desarrollando en el Corporativo, a fin de que las sucursales y administraciones portuarias integrales desarrollen las actividades de carácter operativo y sólo queden las funciones de dirección, control, vigilancia y evaluación en el Corporativo, a excepción de aquellas funciones operativas que deban realizarse en el ámbito central, como es el pago de sueldos y salarios del personal adscrito a esta unidad y la administración de los recursos materiales. Sobre este orden de ideas, las sucursales y administraciones portuarias integrales deberán ejecutar diversas acciones con base en la presente normatividad para el Control de los Inventarios de los bienes muebles e inmuebles de la Entidad en cada centro de trabajo, a fin de permitir la custodia eficiente y el adecuado manejo del patrimonio institucional. Al respecto, es importante mencionar que el presente manual tiene como base las disposiciones emitidas sobre la materia, estableciendo las normas jurídicas respectivas y los procedimientos de operación aplicables para llevar a cabo los trámites que permitan formalizar el control de los bienes muebles e inmuebles a través del levantamiento y actualización de los inventarios. En este sentido, el presente documento comprende los procesos mediante los cuales se determine el control de los bienes muebles e inmuebles, tales como el levantamiento y actualización de inventarios, el procedimiento para altas y bajas de bienes, así como la asignación de resguardos de los bienes que se destinan para el uso y manejo de los trabajadores adscritos a cada uno de los centros de trabajo. Dicho documento, incluye objetivos, marco jurídico que lo rige, normas, procedimientos de operación donde quedan establecidas las acciones efectuadas por el Corporativo y por las sucursales y administraciones portuarias integrales, diagramas de flujo, formatos e instructivos de llenado.

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II. O B J E T I V O S • Contar con la normatividad para aplicar el control de los activos fijos y los bienes inmuebles

que integran el patrimonio de FONATUR-BMO. • Cumplir con los procedimientos de operación en materia de levantamiento y actualización de

inventarios de bienes muebles e inmuebles, propiedad de FONATUR-BMO, así como, controlar la asignación de los bienes muebles a los trabajadores mediante las hojas de resguardo.

• Ejecutar el manejo adecuado de los procesos, con la finalidad de mantener eficientemente el

control de los inventarios de bienes muebles e inmuebles de FONATUR-BMO, así como, responsabilizar al personal de los bienes, patrimonio de la Entidad, para manejar en forma adecuada el mobiliario, equipo y herramientas asignados para el desarrollo de sus funciones.

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III. MARCO JURÍDICO

• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

• Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. • Ley Federal de las Entidades Paraestatales.

• Ley Federal de Turismo.

• Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal.

• Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. • Ley General de Bienes Nacionales.

• Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

• Ley del Impuesto al Valor Agregado.

• Ley de Planeación.

• Ley de Ingresos de la Federación para el ejercicio fiscal 2004 y la de ejercicios subsecuentes.

• Código Fiscal de la Federación.

• Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal.

• Reglamento del Código Fiscal de la Federación.

• Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales.

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• Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

• Decreto por el que se aprueba el Plan Nacional de Desarrollo 2001-2006.

• Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federación para el ejercicio fiscal 2004 y el de ejercicios subsecuentes.

• Acuerdo por el que se resectoriza BMO, en el sector coordinado por la Secretaría de Turismo.

• Acuerdo por el que se expide el Manual de Normas Presupuestarias para la Administración Pública Federal. D.O.F. 10 de diciembre de 2002.

• Relación de entidades paraestatales de la Administración Pública Federal sujetas a la Ley Federal de las Entidades Paraestatales y su Reglamento.

• Normas para la administración y baja de bienes muebles de las dependencias de la

Administración Pública Federal. D.O.F. 3 de septiembre de 2001.

• Manual de Normas y Procedimientos sobre Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios en FONATUR-BMO. Autorizado por el H. Consejo de Administración en su cuarta sesión del 25 de abril de 2003.

• Manual de Normas y Procedimientos sobre Baja y Destino Final de los Bienes Muebles de

BMO. Autorizado por el H. Consejo de Administración en su primera sesión del 25 de abril de 2003.

• Manual de Normas y Procedimientos de Contabilidad de FONATUR-BMO. Autorizado por el Comité de Normatividad de FONATUR-BMO en la primera sesión ordinaria del 12 de febrero de 2004.

• Catálogo de Adquisiciones, Bienes Muebles y Servicios (CABMS). Emitido por la ASFP en su última actualización del 20 de junio de 2003 y actualizaciones posteriores.

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IV. DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES

IV. 1. NORMAS

1. La Subdirección de Administración y Finanzas, a través de la Gerencia de Administración, será la responsable de elaborar la normatividad jurídico administrativa para el Control de los Activos Fijos de la Entidad.

2. Por su parte, en las Sucursales y Administraciones Portuarias Integrales, los Gerentes

Generales a través de sus Gerentes o Jefes administrativos, y el Gerente de Administración, a través del Jefe del Departamento de Recursos Materiales serán directamente responsables del control y manejo de los inventarios y resguardos de los bienes muebles e inmuebles de la Entidad.

3. La Gerencia de Administración, a través del Departamento de Recursos Materiales deberán

vigilar y controlar el adecuado manejo de los inventarios y resguardos de los bienes muebles e inmuebles de la Entidad.

4. Todos los centros de trabajo, deberán efectuar el levantamiento de los inventarios, tanto

de los activos fijos, como de los bienes inmuebles que se encuentren asignados en las Sucursales y Administraciones Portuarias Integrales a su cargo, incluyendo el Corporativo.

5. Asimismo, se deberá realizar semestralmente la actualización a los inventarios de activos,

con la finalidad de contar con inventarios reales de los bienes muebles e inmuebles asignados a cada centro de trabajo, por lo que en los meses de junio y diciembre de cada ejercicio será ejecutado este procedimiento.

6. De igual manera, será obligatoria la elaboración de hojas de resguardos, donde quede

debidamente especificado los trabajadores a los cuales les sea asignado algún activo fijo para la realización de sus actividades.

7. Para mayor comprensión sobre el manejo del presente documento, se entenderá por:

LEY.- Ley General de Bienes Nacionales.

SECRETARÍA.- Secretaría de la Función Pública, a través de la Unidad de Normatividad de Adquisiciones Obras Públicas, Servicios y Patrimonio Federal. ENTIDAD.- Las Entidades Paraestatales que con tal carácter, determina la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal y la Ley Federal de las Entidades Paraestatales que con tal denominación se identifica a FONATUR-BMO. CABMS.- Catálogo de Adquisciones, Bienes Muebles y Servicios. BIENES.- Los bienes muebles instrumentales y de consumo de dominio privado de la Federación, que figuren en los inventarios de la Entidad.

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BIENES INSTRUMENTALES.- Los considerados como implementos o medios para el desarrollo de las actividades, siendo susceptibles de la asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada la naturaleza y finalidad en el servicio. BIENES DE CONSUMO.- Los que por su utilización en el desarrollo de las actividades que realiza la Entidad, tienen un desgaste parcial o total y son controlados a través de un registro global en sus inventarios, dada su naturaleza y finalidad en el servicio. BIENES NO ÚTILES.- Los que por su estado físico o cualidades técnicas no resulten funcionales, no se requieran para el servicio al cual se destinaron o sea inconveniente seguirlos utilizando. DESTINO FINAL.- La determinación de enajenar, donar, permutar, transferir, destruir u otorgar en dación de pago los bienes no útiles. BAJA DE BIENES.- La cancelación de los registros de los bienes en los inventarios de la Entidad. NORMAS.- Las normas para la administración y baja de bienes muebles de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. VEHÍCULOS.- Vehículos terrestres. INVENTARIO.-Catálogo que muestra en forma ordenada el número de identificación del conjunto de bienes muebles que conforman el activo fijo de un centro de trabajo.

RESGUARDO.-Es el documento que muestra el grupo de bienes instrumentales que conforman el activo fijo que un trabajador de FONATUR-BMO, tiene bajo su custodia para el desarrollo de sus actividades. IV. 2. DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES

8. Todos los bienes instrumentales propiedad de FONATUR-BMO, serán susceptibles de asignarles un número de inventario, el cual deberá ser integrado por:

• Los dígitos identificadores del ramo presupuestal de FONATUR-BMO. • Los dígitos identificadores del centro de trabajo. • La clave que le corresponda al bien de acuerdo con el CAMBS. • El número progresivo que determine cada centro de trabajo, para cada bien. • El año de adquisición.

9. Todos los bienes instrumentales, así como los bienes de consumo en su caso, propiedad de

FONATUR-BMO, serán sometidos a los procesos productivos de la Entidad y deberán ser utilizados únicamente para el desarrollo de las funciones asignadas, por lo que cualquier otro uso que se les diera, se estará sujeto a las medidas administrativas de las Leyes aplicables en materia.

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10. Tratándose de bienes inmuebles, éstos deberán ser integrados en el registro de inventarios denominado “Registro de Bienes Inmuebles” (ARM-CAF-05), en el cual deberán contener: tipo de inmueble, número de inventario, ubicación, superficie, superficie construida, giro del inmueble, valor, características de la construcción, situación jurídica y valor de avalúo.

11. Todos los bienes muebles e inmuebles propiedad de la Entidad deberán estar integrados

en el programa de seguros y en la póliza múltiple de seguros.

12. Los controles de los inventarios, deberán llevarse en forma electrónica y los números serán congruentes con los que aparezcan etiquetados o emplacados en los bienes muebles, debiendo agruparse de acuerdo a la estructura que presenta el CABMS.

13. Derivado de lo anterior, deberán presentarse en todos los reportes por grupos

debidamente especificados y cuantificados, integrando costos de adquisición, depreciación; así como, la información relativa a la adquisición.

14. Respecto a los bienes de consumo, se llevará un registro global denominado ”Registro de

Bienes de Consumo” para su control, mismo que deberá contener las mismas especificaciones del control de inventarios, integrando además la información que se genere dentro de su vida útil.

15. Todo bien instrumental adquirido deberá ser dado de alta en el inventario de cada centro

de trabajo al momento de su adquisición y su valor corresponderá al registrado en la factura, sin considerar el impuesto al valor agregado.

16. De la misma manera, para el caso de bienes de consumo adquiridos, deberán ser dados

de alta en el “Registro de Bienes de Consumo”, al momento de su adquisición y su valor corresponderá al registrado en la factura, sin considerar el impuesto al valor agregado.

17. Respecto a los bienes que sean producidos por la Entidad, el valor que se le asignará será

de acuerdo al costo de producción y deberán registrarse consecutivamente para su control, en un registro destinado para estos bienes, denominado “Registro de Bienes producidos en FONATUR-BMO”.

18. Cuando los bienes carezcan de valor de adquisición, éstos podrán ser determinados para

fines administrativos de inventario por el responsable de los Recursos Materiales, considerando el valor de otros bienes con características similares, o por el avalúo obtenido por los valuadores acreditados como tales en la Comisión de Avalúos de Bienes Nacionales, o en su defecto, el que se obtenga a través de otros mecanismos que juzgue pertinentes.

19. Cuando se carezca del documento que acredite la propiedad del bien, el responsable de

los Recursos Materiales, para efectos de control administrativo procederá a elaborar una acta donde se hará constar que el bien es propiedad de la Entidad y que figura en sus respectivos inventarios.

20. Cuando se carezca de licencias, permisos u otra documentación requerida para el uso o

aprovechamiento del bien, el área de Recursos Materiales deberá conjuntamente con el área que las utilice, realizar las gestiones pertinentes para su obtención o reposición.

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21. Cuando un servidor público extravíe un bien, la Secretaría a través de la autoridad competente, podrá dispensar el fincamiento de responsabilidades en que incurra, cumpliendo con los términos y condiciones establecidos en el Artículo 48 de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal y el responsable resarza el daño ocasionado mediante la reposición del bien por uno igual o de características similares al extraviado o el pago del mismo al valor que rija en ese momento en el mercado para un bien igual o equivalente.

22. Toda la documentación relativa a los actos que se realicen conforme a las presentes

normas, se deberá conservar en forma ordenada y sistemática, cuando menos por un lapso de tres años, excepto la documentación contable en cuyo caso se estará a lo previsto por las disposiciones aplicables.

IV. 3. DE LOS INVENTARIOS

23. Todos los bienes deberán agruparse de conformidad con la estructura del CABMS y el

número progresivo, corresponderá a cada bien según la cronología de su adquisición. 24. Para la presentación de los inventarios de bienes muebles, deberá utilizarse el formato

(ARM-CAF-01), siempre firmado por los servidores públicos que intervienen en las principales etapas que corresponden a la elaboración, revisión y autorización.

25. Corresponderá a cada responsable de Recursos Materiales en cada centro de trabajo,

llevar el registro y asignar los números de inventario, sin desfasar ningún número, debiendo siempre ser congruente con la secuencia numeral.

26. Por lo anterior, será responsabilidad del encargado de Recursos Materiales, de

conformidad con las Leyes aplicables, la correcta asignación secuencial de números de inventario.

27. En cada centro de trabajo, por cada bien deberá existir un expediente donde se

conserven los documentos de adquisición y cualquier otra evidencia que ampare modificación o reparación que se le efectúe al mismo, debiendo revisar y actualizar por lo menos una vez en cada ejercicio fiscal.

28. Para la elaboración de los inventarios, será necesario realizarlo en una hoja de cálculo

utilizando el programa Excel.

29. Por cada número de inventario, se elaborará una tarjeta, etiqueta o placa de identificación que se colocará en lugar visible del bien, con la finalidad de identificarlo a simple vista y se deberá sustituir cada vez que ésta se maltrate, se retire o sea ilegible.

30. Los inventarios de los bienes muebles propiedad de la Entidad en cada centro de trabajo,

deberán realizarse y verificarse cada semestre del ejercicio fiscal, en los meses de junio y diciembre con la finalidad de mantener actualizada la información para la toma de decisiones, debiendo integrarse con costos.

31. El método, período y tasa de depreciación, así como la fecha en la cual se inicia dicha

depreciación, será precisado por las áreas de contabilidad en cada centro de trabajo, al momento de generar la póliza contable, apoyados en las normas y políticas del catálogo de cuentas.

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32. Los inventarios semestrales, una vez autorizados por el Gerente General del centro de

trabajo deberán ser remitidos a la Subdirección de Administración y Finanzas, a través de la Gerencia de Administración del Corporativo, dentro de los siguientes diez días hábiles después del cierre semestral, con la finalidad de conformar el inventario debidamente actualizado de la Entidad.

33. Asimismo, el control de los bienes de consumo al igual que el inventario se realizará cada

semestre del ejercicio.

34. De la misma manera, el control de los bienes producidos por la Entidad, al igual que el inventario se realizará cada semestre del ejercicio fiscal.

35. De conformidad con lo dispuesto en el numeral 8 de la presente normatividad, todo bien

deberá identificarse en el inventario de la siguiente manera:

21353.05.I480800052.001.00

21353. 05. I480800052. 001. 00 1.- Los primeros cinco dígitos son los del ramo presupuestal al que identifica a la Entidad.

2.- Los siguientes dos dígitos serán los identificadores de los centros de trabajo: 01 Corporativo 02 Loreto 03 Los Cabos 04 Ixtapa 05 Cancún 06 Huatulco 10 Cuenca de México 13 API Los Cabos 14 API Huatulco

3.- El código alfanumérico de diez caracteres que precede, corresponde a la Clave del bien de acuerdo con el CABMS

4.- Los tres siguientes dígitos, corresponderán al número progresivo del bien

5.- Los últimos dos dígitos corresponderán al año de su adquisición

Así, éste número identifica al camión pick-up, número 1 del consecutivo propiedad de FONATUR-BMO, ubicado en la sucursal Cancún, que fue adquirido en el año 2000.

Cada grupo de caracteres deberá estar separado por un punto

36. Las áreas de Recursos Materiales en Sucursales y Administraciones Portuarias Integrales, incluyendo el Corporativo, serán las encargadas de realizar la verificación física de los inventarios.

37. Corresponderá a la Gerencia de Administración, a través del Departamento de Recursos

Materiales del Corporativo, realizar las revisiones técnico administrativas de los inventarios de las Sucursales y Administraciones Portuarias Integrales, con la finalidad de unificar criterios en la aplicación de las normas, así como de apoyar con la capacitación a estas para la integración adecuada de los inventarios.

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IV. 4. DE LOS RESGUARDOS

38. El resguardo individual tiene por objeto controlar la asignación de bienes muebles a los

servidores públicos, por lo que el registro se llevará mediante dispositivos electrónicos a través del programa destinado para este fin.

39. El resguardo individual se denominará “Cédula de Resguardo” (ARM-CAF-02) y

deberá contener la siguiente información:

• Del usuario: nombre completo, iniciando por el apellido paterno, materno y nombre (s), número de empleado, puesto, área de adscripción y ubicación, así como su firma de conformidad.

• De los bienes: Número de inventario, descripción general del bien, marca, modelo y número de serie. En el caso de los vehículos y otros equipos que lo requieran se deberá registrar el número de motor.

• Nombre y firma del responsable de su elaboración, así como del responsable de su verificación.

40. Cada servidor público que utilice para el desarrollo de sus actividades encomendadas,

algún bien instrumental, el área de Recursos Materiales deberá elaborar mediante el formato (ARM-CAF-02) una cédula de resguardo, donde se especifiquen los bienes resguardados.

41. Al momento de su ingreso de cualquier servidor público a la Entidad, y una vez asignadas

sus funciones y bienes, el área de Recursos Materiales en Sucursales y Administraciones Portuarias Integrales, incluyendo el Corporativo, deberán mediante el formato (ARM-CAF-02) elaborar la respectiva cédula de resguardo.

42. Cuando un servidor público, por cualquier causa deje de laborar en algún centro de

trabajo de FONATUR-BMO, el área de Recursos Materiales de éste, será el encargado de recibir los bienes en resguardo e informar mediante escrito al área de Recursos Humanos, la entrega de los bienes, con la finalidad de liberar al servidor público del resguardo.

43. Todo servidor público que requiera la exclusión de alguno de los bienes integrados en su

resguardo por no tener la custodia, deberá solicitar mediante el formato (ARM-CAF-03), debidamente autorizado por el Gerente de su área, su eliminación al área de Recursos Materiales.

44. De conformidad con lo establecido en el Artículo 48 de la Ley de Presupuesto,

Contabilidad y Gasto Público Federal; cuando un servidor público extravíe un bien, el área de Recursos Materiales deberá levantar una Acta como constancia de los hechos y cumplir con las formalidades establecidas en las disposiciones legales aplicables, pues corresponderá a la Secretaría, a través de la autoridad competente, dispensar el fincamiento de responsabilidades, siempre y cuando el responsable resarza el daño ocasionado mediante la reposición del bien por uno igual o de características similares al extraviado o el pago del mismo al valor que rija en ese momento en el mercado para un bien igual o equivalente.

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45. Cuando un bien sea robado o siniestrado, el resguardante deberá dar aviso de inmediato a las áreas de Recursos Materiales, a fin de que éstas procedan a levantar una acta administrativa como constancia de hechos, misma que deberá ser entregada al servidor público resguardante, a fin de que levante una acta ante la autoridad correspondiente y así dar cumplimiento a las formalidades establecidas en las disposiciones legales aplicables.

46. En caso procedente, las áreas de Recursos Materiales en las Sucursales y

Administraciones Portuarias Integrales, incluyendo el Corporativo, serán las responsables de solicitar la reposición del bien a la aseguradora contratada, debiendo avisar a la Gerencia de Administración para su control en el trámite de reposición.

47. Corresponderá al área de Recursos Materiales de cada centro de trabajo, llevar el control

de los movimientos de los resguardos de bienes.

48. Solamente se podrán hacer cambios en los resguardos de bienes, a través de las áreas de Recursos Materiales en cada centro de trabajo, con la finalidad de verificar en cada movimiento los números de inventario y serie de los bienes.

49. En los resguardos, se deberán incluir los bienes de consumo; así como, los bienes

producidos por la Entidad que estén en resguardo del servidor público.

IV. 5. DE LOS EXPEDIENTES 50. Por cada bien instrumental que conforme el activo fijo, deberá existir un expediente

“(ARM-CAF-04)”, donde se conserven los documentos de adquisición y cualquier otra evidencia que ampare modificación o reparación que se le efectué al mismo.

51. Dicho expediente, deberá contener la información básica del bien en su anverso referente

a: descripción del bien, adscripción, número de inventario, documentos anexos, datos del proveedor, datos del resguardante, costo de adquisición, fecha de adquisición, fecha de contabilización, aplicación de la depreciación, registro de reparaciones mayores y datos de la baja de activo fijo, entre otros.

52. En el reverso o interior, deberán existir los datos y/o la documentación correspondiente a

las especificaciones de los cambios de resguardante, y la fecha y nombre de quien realice las actualizaciones.

53. Asimismo, los expedientes deberán contener las facturas en original cuando sean

adquiridas por cada centro de trabajo y en fotocopia, cuando sean adquiridas por el Corporativo, documentos que formarán parte integrante importante de la documentación de los expedientes.

54. En el caso de que las adquisiciones se ejecuten en el Corporativo, el área de Recursos

Materiales deberá conservar la factura original, remitiendo copia de tal facturación al centro de trabajo donde quede radicado el bien adquirido.

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55. Los expedientes de los bienes que conforman el activo fijo, deberán conservarse por las

áreas de Recursos Materiales en cada centro de trabajo, con toda la información del bien. 56. Los expedientes de los bienes del activo fijo que hayan sido dados de baja, deberán

conservarse por el tiempo similar al que se aplica en la documentación contable (diez años).

57. Los expedientes deberán ser congruentes con los inventarios y deberán ser revisados y

actualizados una vez cada ejercicio fiscal.

58. En cada revisión mencionada en el numeral anterior, se deberá elaborar el cálculo de la depreciación, de conformidad con lo establecido en el Código Fiscal de la Federación, con la información proporcionada por las áreas Contables de cada centro de trabajo.

59. Será responsabilidad en cada centro de trabajo, del encargado de Recursos Materiales, el

resguardo y conservación de los expedientes de los bienes del activo fijo en un lugar especialmente destinado para tal fin.

60. Tratándose del expediente de bienes inmuebles, las Gerencias o Jefaturas Administrativas

en Sucursales y Administraciones Portuarias Integrales, deberán solicitar la información correspondiente a la situación jurídica de los bienes inmuebles para elaborar los formatos (ARM-CAF-05) e integrar los expedientes para conformar el inventarios de éstos, debiendo enviar el original de dicho formato a la Gerencia de Administración, debidamente firmado por el Gerente General del centro de trabajo para su registro.

IV. 6. ASEGURAMIENTO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

61. La Subdirección de Administración y Finanzas, a través de la Gerencia de Administración

en el Corporativo será la responsable de asegurar todos los bienes muebles e inmuebles que integren el patrimonio de la Entidad.

62. Para tal efecto, la Gerencia de Administración en coordinación con el Departamento de

Recursos Materiales en el Corporativo serán las responsables de llevar a cabo el proceso de adquisición sobre el aseguramiento de los bienes muebles e inmuebles que más convenga a la Entidad.

63. Para llevar a cabo tal acción, la Gerencia de Administración en coordinación con el

Departamento de Recursos Materiales en el Corporativo deberán programar dentro del presupuesto de la Entidad de cada ejercicio fiscal, los recursos necesarios para hacer frente al gasto que se origine por este concepto.

64. Por su parte, los Gerentes Generales de Sucursales y Administraciones Portuarias

Integrales, a través de sus Gerentes o Jefes Administrativos deberán contar con sus inventarios de bienes muebles e inmuebles debidamente actualizados, a fin de que la Gerencia de Administración en coordinación con el Departamento de Recursos Materiales, al solicitar dicha información, cuenten con la documentación veraz para proceder a elaborar las bases y anexos técnicos necesarios para ejecutar el proceso de adquisición del aseguramiento.

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65. Debido al requerimiento de especificaciones técnicas para efectuar el proceso de

adquisición de la póliza de aseguramiento, la Gerencia de Administración en el Corporativo deberá contratar una asesoría que con base en su experiencia, datos curriculares y amplio conocimiento en la materia, proporcionen los beneficios más convenientes, que permitan la elaboración de las bases y los anexos técnicos adecuados para la Entidad.

66. La Entidad podrá celebrar la contratación para el aseguramiento de los bienes muebles o

inmuebles de manera anual, bianual o trianual, según le convenga a los intereses de la misma, previa la solicitud que se formule ante la SHCP para comprometer recursos de ejercicios fiscales posteriores, y siempre y cuando dicha solicitud se presente en tiempo y forma de acuerdo a las disposiciones que emita esta Dependencia Globalizadota, contando con tal autorización antes de iniciar el procedimiento de adquisición.

67. El procedimiento para la adquisición de la póliza de aseguramiento deberá efectuarse, de

acuerdo a lo establecido en el Manual de Normas y Procedimientos en materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios vigente y debidamente registrado en el acervo normativo de la Entidad en la Subdirección de Comercialización y Control de Calidad.

68. Es requisito indispensable, que todos los bienes muebles e inmuebles queden integrados

dentro de la póliza de aseguramiento, por lo que aquellos bienes adquiridos de manera posterior a la contratación de dicha póliza deberán ser integrados a la misma, mediante la solicitud que el Departamento de Recursos Materiales formule ante la Aseguradora contratada.

69. En el caso de los bienes que se adquieran en las Sucursales y Administraciones Portuarias

Integrales, éstas a través de los Gerentes o Jefes Administrativos deberán solicitar por escrito a la Gerencia de Administración, la incorporación de los nuevos bienes adquiridos, debiendo señalar el bien y sus características, así como anexar fotocopia de la factura para ser integrados a la póliza de aseguramiento.

70. Asimismo, cando se trate de baja de bienes integrantes del patrimonio institucional, las

Sucursales y Administraciones Portuarias Integrales, a través de los Gerentes o Jefes Administrativos deberán notificar por escrito a la Gerencia de Administración la baja en la póliza de aseguramiento, a fin de que el Departamento de Recursos Materiales notifique dicha baja ante la Aseguradora contratada, debiendo anexar la relación de los bienes y la suma asegurada con la que se registró inicialmente su aseguramiento.

71. Al recibir la solicitud de baja de los bienes, el Departamento de Recursos Materiales,

deberá verificar que las sumas aseguradas que reportan los centros de trabajo, sean las equivalentes a las registradas al momento de la contratación de la póliza de seguros, requiriendo según sea el caso, el apoyo de las áreas Contables en el Corporativo para cotejar y determinar las sumas reportadas.

72. Asimismo, el Departamento de Recursos Materiales efectuará el trámite correspondiente a

la alta o baja de los bienes dentro de la póliza de aseguramiento que se tenga contratada, a fin de solicitar los endosos correspondientes.

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RESPONSABLE NO. DE ACTIVIDAD

ACTIVIDAD

RESPONSABLE DEL ÁREA DE RECURSOS MATERIALES EN EL CORPORATIVO, SUCURSALES Y APIS

1 2 3 4 5 6 7 8 9

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Recibe bienes muebles en el centro de trabajo. Los revisa, y en el caso de recibirlos de manera satisfactoria, firma el acuse de recibo. Procede a utilizar el formato (ARM-CAF-01), en programa Excel, y captura la información requerida en los Inventarios . Agrupa los bienes recibidos de acuerdo al CABMS, por número progresivo según cronología del bien adquirido utilizando el formato (ARM-CAF-01). Identifica las altas en el Inventario. Identifica los bienes con tarjetas , etiquetas o placas de identificación en lugar visible. Registra la alta en el Inventario de los bienes , ya sean instrumentales o de consumo que fueron adquiridos y recepcionados , así como los bienes producidos en FONATUR-BMO. Procede a as ignar los números de Inventario, s in des fasar ningún número, debiendo ser congruente con la secuencia numeral. Elabora e integra los expedientes (ARM-CAF-04). Conc luido el Inventario, imprime los formatos (ARM-CAF-01) y los firma como responsable de su elaboración. Recaba las firmas de los servidores públicos encargados de la revisión y autorización.

RESPONSABLE DEL ÁREA DE RECURSOS MATERIALES EN EL CORPORATIVO, SUCURSALES Y APIS

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14

Determina las bajas de bienes por no ser útiles , robo o extravío, siniestro o cambio de asignación. En el caso de las bajas de bienes no útiles se llevará a cabo el procedimiento respec tivo, de acuerdo a lo establecido en el Manual de Normas y Procedimientos sobre Enajenación y Des tino Final de los Bienes en FONATUR-BMO. En el caso de robo o extravío levanta un acta adminis trativa sobre los hechos ocurridos y otra acta ante la autoridad correspondiente por tratarse de bienes propiedad de la Nación.

V. PROCEDIMIENTOS

V.1. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y ENTREGA Y CONSERVACIÓN DE LOS INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES.

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ACTIVIDAD

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En el caso de s iniestro, adicionalmente a la actividad anterior, se le da aviso a la Aseguradora contratada y a la Gerencia de Administración y proporc iona la información solicitada para el reembolso del sinies tro. Identifica la o las bajas en el Inventario. Registra la baja en el Inventario de los bienes , ya sean instrumentales o de consumo que fueron adquiridos y recepcionados , así como los bienes producidos en FONATUR-BMO. En el expediente elaborado e integrado (ARM-CAF-04), señala todos los datos correspondientes a la baja: fecha del suceso, destino, causa, valores y observac iones según el caso. Conc luido el Inventario, imprime los formatos (ARM-CAF-01) y los firma como responsable de su elaboración. Recaba las firmas de los servidores públicos encargados de la revisión y autorización.

GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN

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Emite oficio, solicitando Inventario correspondiente al cierre del semestre a todos los centros de trabajo, incluyendo el Corporativo.

GERENCIA O JEFATURA ADMINISTRATIVA DE SUCURSAL O API

22

Recibe el oficio de solicitud y lo turna al área de Recursos Materiales , para que actualice y prepare en tiempo los inventarios .

RESPONSABLE DEL ÁREA DE RECURSOS MATERIALES

23

24

25

26

Recibe ins trucciones y procede a verificar físicamente los bienes que integran el Inventario del semestre inmediato anterior. Registra las altas y bajas en el Inventario para su actualización con los pasos antes descritos . Conc luido el Inventario, imprime los formatos (ARM-CAF-01) y los firma como responsable de su elaboración. Recaba las firmas de los servidores públicos encargados de la revisión y autorización.

V. PROCEDIMIENTOS

V.1. PROCEDIMIENTO PARA EL ELABORACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y ENTREGA Y CONSERVACIÓN DE LOS INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES.

18




ACTIVIDAD

27

Prepara oficio de envío, adjuntando la impres ión del Inventario, debidamente firmado por los servidores públicos , as í como en medio magnético de 3 .5 .

GERENCIA O JEFATURA ADMINISTRATIVA DE SUCURSAL O API

28

Envía oficio e Inventario a la Gerencia de Administración del Corporativo dentro de los primeros diez días hábiles posteriores al cierre semestral.


29

30

Recibe los Inventarios de las Sucursales y Administraciones Portuarias Integrales , incluyendo el del Corporativo. Procede a integrar el Inventario de la Entidad, quedando debidamente ac tualizado.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

V. PROCEDIMIENTOS

V.1. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y ENTREGA Y CONSERVACIÓN DE LOS INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES.

19




ACTIVIDAD

RESPONSABLE DEL ÁREA DE RECURSOS MATERIALES EN SUCURSALES, APIS Y CORPORATIVO

1 2 3 4 5 6

Una vez recibido el bien y conc luido el Inventario, procede a la as ignación del mismo al trabajador que corresponda. Procede al llenado de la Cédula de Resguardo que corresponde al formato (ARM-CAF-02), verificando que el bien tenga números de inventario y de serie, as í como marca y modelo de és te. Asimismo, una vez as ignadas las func iones y bienes al personal de nuevo ingreso, procederá a elaborar la respec tiva Cédula de Resguardo utilizando el formato (ARM-CAF-02). Una vez ac tualizadas las Cédulas de resguardo, procede a recabar las firmas de los usuarios de los bienes . Una vez recabadas las firmas en la Cédula de Resguardo, procede a firmarlas como responsable de la elaborac ión. Recabadas las firmas en la Cédula de Resguardo, procede a integrar el concentrado que servirá como complemento del Inventario.

ÁREAS TÉCNICAS Y ADMINISTRATIVAS EN LAS SUCURSALES, APIS Y CORPORATIVO

7 Solicitan mediante el formato (ARM-CAF-03) el cambio de as ignación o la baja en la Cédula de Resguardo de alguno de los bienes que tengan bajo su cus todia.


8 9

10

11

Una vez concluido el Inventario, procede a la actualización de los formatos (ARM-CAF-02), o bien, recibe formato (ARM-CAF-03). Asimismo, cuando por necesidades de trabajo, sean sus tituidos o entregados nuevos bienes al servidor público, procederá inmediatamente a recabar la información de los bienes y a ac tualizar la Cédula de Resguardo. Al momento de que un trabajador deje de laborar en el centro de trabajo, revisará los bienes que tenía en resguardo y mediante escrito informará al área de Recursos Humanos la entrega de los bienes , con la finalidad de liberar dicho resguardo. Verifica físicamente cada uno los bienes resguardados por el trabajador, revisando números de Inventario y de serie; as í como marca y modelo de éstos .

V. PROCEDIMIENTOS

V.2. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LAS CÉDULAS DE RESGUARDO DE BIENES MUEBLES.

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ACTIVIDAD

12

13

14

15

Revisa las Cédulas de Resguardo de los trabajadores , ac tualizando la información de los usuarios del que se descargue y al que se le as igne, así como la del o los bienes . Una vez actualizadas las Cédulas de Resguardo, procede a recabar las firmas de los usuarios de los bienes . Una vez recabadas las firmas en las Cédulas de Resguardo, procede a firmarlas como responsable de la elaborac ión. Recabadas las firmas en las Cédulas de Resguardo, procede a integrar el concentrado que servirá como complemento del Inventario.


V. PROCEDIMIENTOS

V.2. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LAS CÉDULAS DE RESGUARDO DE BIENES MUEBLES.

21




ACTIVIDAD


1

Deberá mantener los Inventarios de bienes muebles e inmuebles debidamente actualizados , para proporcionar en su momento la información veraz para la elaboración de las bases y anexos técnicos en el proceso de aseguramiento de los bienes .

GERENCIA ADMINISTRATIVA DE SUCURSAL O API

2

Cuando un bien sea adquirido, deberá solicitar por escrito a la Gerencia de Adminis tración la alta del bien en la póliza de aseguramiento, anexando copia de la factura.

GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN EN EL CORPORATIVO

3 Recibe solicitud e ins truye al encargado de Recursos Materiales del trámite.

RESPONSABLE DEL ÁREA DE RECURSOS MATERIALES EN EL CORPORATIVO

4 Elabora solicitud a la Aseguradora, requiriendo el endoso correspondiente.

ASEGURADORA 5 Recibe solicitud y emite el endoso.

RESPONSABLE DEL ÁREA DE RECURSOS MATERIALES DEL CORPORATIVO

6 Al recibir el endoso de alta, preparará oficio a la Sucursal o Administración Portuaria Integral, informando del alta y anexando el endoso.


7 Envía a la Sucursal o Administración P ortuaria Integral el endoso de alta mediante oficio.

RESPONSABLE DEL ÁREA DE RECURSOS MATERIALES DE SUCURSALES, APIS Y CORPORATIVO

8 Cuando un bien sea dado de baja, deberá solicitar por escrito a la Gerencia de Administrac ión la baja del bien en la póliza de aseguramiento, anexando especificación del o los bienes y sumas aseguradas , así como en su caso, la justificación y documentos para su reembolso.


9 Recibe solicitud e ins truye al encargado de Recursos Materiales del trámite.


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11

12

Verifica en los inventarios la baja de los bienes . Coteja y determina las sumas aseguradas , requiriendo, en su caso el apoyo de las áreas Contables , para tal efec to. Elabora solicitud a la Aseguradora, requiriendo el endoso correspondiente, y/o la repos ición o el reembolso del bien.

V. PROCEDIMIENTOS

V.3. PROCEDIMIENTO PARA LA ASEGURAMIENTO DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES PROPIEDAD DE FONATUR-BMO.

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ACTIVIDAD

ASEGURADORA 13

14

Recibe solicitud y emite el endoso. Tramita en su caso reposición o reembolso del bien


15 Al recibir el endoso de baja, reposición o reembolso preparará oficio con el que da aviso a la Sucursal o Administración Portuaria Integral.

RESPONSABLE DEL ÁREA DE RECURSOS MATERIALES DE SUCURSALES, APIS Y CORPORATIVO

16 Recibe oficio para su conocimiento y regis tro.


V. PROCEDIMIENTOS

V.3. PROCEDIMIENTO PARA LA ASEGURAMIENTO DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES PROPIEDAD DE FONATUR-BMO.

23



24



RESPONSABLE DEL AREA DE RECURSOS MATERIALES, EN

EL CORPORATIVO, SUCURSALES Y APIS





VI. DIAGRAMA DE FLUJO

VI.1. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y ENTREGA Y CONSERVACIÓN DE LOS INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES.

I N I C I O

Recibe bienes muebles en el centro de trabajo

Formato (ARM-CAF-04

Captura información requerida en los inventarios.

1

2

3

Identifica las altas en el inventario.

Identifica los bienes.

Formato (ARM-CAF-01)

Registra la alta en los inventarios de los bienes.

Asigna números de inventario.

1

4

5

6

7

8

9

Los revisa, recibe y firma el acuse de recibo.

Agrupa los bienes recibidos de acuerdo al CAMBS.


Elabora e integra loe expedientes.

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10

1

11

12

Concluido el inventario, imprime los formatos (ARM-CAF-01), y los firma.

En caso de bajas no útiles, se lleva acabo el procedimien- to correspon-diente.

13

Determina las bajas de bienes no útiles, robo extravío, siniestro o cambio de asignación.

Recaba firmas de los servidores públicos encargados de la revisión y autorización.

14

En caso de robo o extravío se levanta el acta administrati-va.

15

En caso de siniestro, adicionalmente a la actividad anterior, avisa a la Aseguradora contratada y a la Gcia. De Admón. y proporciona información.

Identifica la o las bajas en el inventario.

16

Registra la baja en el Inventario de los bienes.

17

18

En el expediente integrado (ARM-CAF-04), señala todos los datos correspondientes a la baja.

2

26





GERENCIA DE ADMINISTRACION EN EL

CORPORATIVO

GERENCIA ADMINISTRATIVA DE SUCURSALES Y APIS



2

19 Formato (ARM-CAF-04),

Concluido el Inventario, imprime los formatos (ARM-CAF-04), y los firma.

20

Recaba las firmas de los servidores públicos encargados de la revisión y autorización.

21 Oficio

Emite oficio, solicitando Inventario correspondiente al cierre del semestre a todos los centros de trabajo.

22

3

Oficio

Recibe oficio de solicitud y turna al área de Recursos Materiales para su atención.

27




RESPONSABLE DEL AREA DE RECURSOS MATERIALES




3 23

24

Registra las altas y bajas en el Inventario para su actualización con los pasos antes descritos.

25

Recibe instrucciones y verifica físicamente los bienes que integran al Inventario al semestre inmediato anterior.

26

Recaba las firmas de los servidores públicos encargados de la revisión y la autorización.

27 - Oficio -Inventario - Disco 3.5

Prepara oficio de envío adjuntando impresión del Inventario debidamente firmado, así como medio magnético 3.5

4


Concluido el Inventario, imprime los formatos (ARM-

CAF-04), y los firma.

28





GERENCIA DE ADMINISTRACION EN EL

CORPORATIVO



4 28

29 - Oficio -Inventario - Disco 3.5

Envía oficio e Inventario a la Gerencia de Administración en el Corporativo.

30 Inventario

Integra el Inventario de la Entidad, quedando debidamente actualizado.

Recibe Inventarios de las Sucursales y APIS, incluyendo el Corporativo.

F I N

29



F I N


VI.2. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LAS CÉDULAS DE RESGUARDO DE BIENES MUEBLES.

RESPONSABLE DEL AREA DE RECURSOS MATERIALES EN

SUCURSALES, APIS Y CORPORATIVO



AREAS TECNICAS Y ADMINISTRATIVAS EN LAS


I N I CI O

Una vez recibido el bien y concluido el Inventario, procede a la asignación del bien al empleado que corresponda.

1

2

3

Una vez asignadas las funciones del personal de nuevo ingreso, elabora Cédula de Resguardo.

4

5

6

Integra el concentrado que servirá como complemento del Inventario.

Firma las Cédulas de Resguardo, como responsable de la elaboración.

Una vez actualizadas las Cédulas de Resguardo, recaba las firmas de los usuarios de los bienes.

7

Cédula de Resguardo

Llena la Cédula de Resguardo que corresponde al formato (ARM-CAF-02),


1

Solicitan mediante formato (ARM-CAF-

03),, el cambio de asignación o baja de las Cédulas de algunos de los bienes bajo su resguardo.

30




VI.2. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LAS CÉDULAS DE RESGUARDO DE BIENES MUEBLES.

AREAS TECNICAS Y ADMINISTRATIVAS EN SUCURSALES, APIS Y

CORPORATIVO





1 8

Formato

Actualiza los formatos (ARM-CAF-02), o bien recibe el formato (ARM-CAF-03),

9

10

Cuando un trabajador deje de laborar, revisará los registros e informará al área de Rec. Humanos, para liberar el resguardo.

11

Verifica físicamente cada uno de los bienes resguardados por el trabajador.

12

2

Revisa las Cédulas de Resguardo de los trabajadores, actualizando la información del usuario, del que se descargue o se asigne el bien.

Cuando sean sustituidos o entregados nuevos bienes al servidor público, recabará la información de los bienes en las Cédulas.

31




VI.2. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA EL ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LAS CÉDULAS DE RESGUARDO DE BIENES MUEBLES.

RESPONSABLE DEL AREA DE RECURSOS MATERIALES SUCURSALES, APIS Y

CORPORATIVO

RESPONSABLE DEL AREA DE RECURSOS MATERIALES SUCURSALES, APIS Y

CORPORATIVO

13

2

Recaba las firmas de los usuarios de los bienes.

14

Firma como responsable de la elaboración.

15

Integra el concentrado que servirá como complemento del Inventario.

F I N

32




VI.3. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA EL ASEGURAMIENTO DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES PROPIEDAD DE FONATUR-BMO.

RESPONSABLE DEL AREA DE RECURSOS

MATERIALES EN SUCURSALES, APIS Y

CORPORATIVO

GERENCIA ADMINISTRATIVA DE LAS SUCURSALES O

APIS


EN EL CORPORATIVO

RESPONSABLE DEL AREA DE RECURSOS MATERIALES EN EL

CORPORATIVO

I N I C I O

Mantendrá los Inventarios de bienes muebles e inmuebles actualizados.

1 2 3

Recibe solicitud e instruye al encargado de recursos materiales.

4

1

- Oficio - Copia Factura

Cuando un bien sea adquirido, solicita por escrito a la Gerencia de Administración la alta del bien, en la póliza de aseguramiento, anexando copia de la factura.

Solicitud Elabora solicitud de aseguramiento requiriendo el endoso correspondiente.

33






CORPORATIVO

ASEGURADORA GERENCIA DE

ADMINISTRACIÓN EN EL CORPORATIVO


CORPORATIVO

1

Remite solicitud y emite endoso.

6

7

8 9

Recibe solicitud e instruye al encargado de recursos materiales el trámite.

10

Verifica en los inventarios la baja de los bienes.

5

11

Coteja y determina las sumas aseguradas, requiriendo en su caso el apoyo de las áreas contables.

12

2

-Oficio -Endoso

Recibe endoso de alta, prepara oficio a la Sucursal o API, informando de la alta y recepción del endoso.

Solicitud de baja

Cuando un bien sea dado de baja solicita por escrito a la Gerencia de Administración la baja del bien en la póliza de aseguramiento.

Elabora solicitud a la aseguradora, requiriendo el endoso correspondiente y/o reposición o el reembolso del bien.

Envía a la Sucursal o API, el endoso de alta mediante oficio.

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CORPORATIVO ASEGURADORA



2

Recibe solicitud y emite endoso.

13

14

Tramita en su caso reposición o reembolso del bien.

15 Oficio Al recibir el

endoso de baja, reposición o reembolso, prepara oficio con el que da aviso a la Sucursal o API.

F I N

16

Recibe oficio para su conocimiento y registro.

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37



INSTRUCTIVO DE LLENADO FORMATO “INVENTARIOS” (ARM-CAF-01)

(1). Anotar la fecha en que se presenta el inventario. (2). Anotar número de hojas que conforman el inventario. (3). Número de inventario.- Se anotará el número de inventario del bien, sin omitir ningún número. (4). Descripción del bien.- Anotará en forma general la descripción del bien. (5). Marca del bien.- Anotar únicamente la marca del bien. (6). Modelo.- Se registra el modelo del bien. (7). Número de serie.- Anotar el número de serie sin omitir ningún número. (8). Fecha de adquisición.- Fecha en que se adquirió el bien según factura. (9). Valor de adquisición.- Valor de adquisición según factura, sin considerar IVA. (10). Total grupo.- Se anotará el costo total que corresponde al grupo de bienes, según el CABMS. (11). Nombre, cargo y firma de los funcionarios que interviene en la elaboración, revisión y

autorización.

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INSTRUCTIVO DE LLENADO FORMATO “REGISTRO DE BIENES INMUEBLES”

(ARM-CAF-05) (1). Tipo de inmueble.- Anotará el tipo de inmueble, según sus características. (2). Número de inventario.- Anotará el número de inventario que corresponda, según el registro de

Bienes Inmuebles. (3). Ubicación.- Se anotará, la dirección completa donde se ubica el inmueble, sin omitir ni abreviar

datos. (4). Superficie.- Son los metros cuadrados totales que conforman la superficie del bien. (5). Superficie construida.- Son los metros cuadrados totales de construcción. (6). Giro del inmueble.- Es la actividad predominante a la cual está destinado el inmueble. (7). Valor.- Es el valor comercial que tiene el inmueble. (8). Aplicación de la depreciación.- Registre la depreciación anualizada y acumulada. (9) Características de la construcción.- Son las características principales de los materiales con los

cuales está edificada la construcción, así como datos que permitan detallarla. (10). Valor de avalúo.- Es el valor del último avaluó que se le haya realizado al bien.

40



41



42



INSTRUCTIVO DE LLENADO FORMATO “EXPEDIENTE DE BIENES” (ARM-CAF-04) FRM.4

(1). Documentos anexos.- Se deberá anotar en este espacio todos los documentos referentes a la

adquisición del bien que integran el expediente como los son: Pedido, Factura, Pedimento, Comprobantes, etc.

(2). Descripción.- Describa las características del bien. (3). Resguardo de.- Datos referentes al trabajador que resguarda el bien. (4). Proveedor.- Datos del proveedor como lo son: Nombre, dirección, teléfono, número de factura,

número de requisición. (5). Costo de adquisición.- Todos los gastos complementarios que origine la adquisición del bien

como los son: derechos, gastos aduanales, fletes y otros. (6). Adquisición.- Anotar la fecha de adquisición según la factura sin considerar IVA. (7). Contabilización.- Datos con los cuales se contabiliza el bien como lo son: fecha de

contabilización, número de póliza, cuenta de cargo, etc. (8). Aplicación de la depreciación.- Registre la depreciación anualizada y acumulada. (9). Reparaciones mayores.- Espacio destinado para anotar todas aquellas reparaciones mayores

que se le realicen al bien, anotando fecha en que se realizó, descripción de la reparación y costo de la misma.

(10). Baja de activo fijo.- Cuando el bien sea dado de baja, se deberá registrar su destino final, así

como depreciación acumulada a la fecha de la baja, el precio de venta mediante el cual se enajeno y la utilidad o perdida que haya generado.

(11). Registro de verificación.- Se deberá anotar el nombre de quien reviso el expediente, así como

la fecha de revisión.

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INSTRUCTIVO DE LLENADO FORMATO “CEDULA DE RESGUARDO” (ARM-CAF-02)

(1). Anotar nombre, puesto y área de adscripción del trabajador. (2). Anotar número de resguardo correspondiente, el número de empleado, ubicación y fecha de

elaboración. (3). Número de inventario.- Se anotará, el número de inventario del bien, sin omitir ningún número. (4). Descripción del bien.- Anotará, en forma general la descripción del bien. (5). Marca del bien:- Anotar únicamente la marca del bien. (6). Modelo.- Se registra el modelo del bien. (7). Número de serie.- Anotar el número de serie sin omitir ningún número. (8). Nombre y firma de quien elabora formato. (9). Nombre y firma del responsable de recursos materiales. (10). Firma de conformidad del resguardante de los bienes.

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INSTRUCTIVO DE LLENADO FORMATO “EXCLUSION DE BIENES RESGUARDADO”

(ARM-CAF-03) (1). Descripción del bien.- Se anotarán, todos los datos referentes al bien que se desea excluir del

resguardo. (2). Grupo de bienes según CABMS.- Se anotará el código del grupo al que pertenezca el bien

según el Catálogo de Bienes y Servicios que expide la Secretaría de la Función Pública. (3). Número de inventario.- Se anotará el número de inventario del bien, sin omitir ningún número. (4). Motivo de la solicitud.- El solicitante, deberá describir brevemente el motivo por el cual desea

excluir el bien de su resguardo. (5). Nombre y firma del solicitante.- Anote los datos completos del solicitante. (6). Nombre y firma del Gerente de Área.- Nombre y firma del Gerente que autoriza la exclusión

del bien resguardado

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SOBRE CONTROL … · custodia eficiente y el adecuado manejo del...

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