Manual de Procedimientos Listo
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FECHA DE ELABORACION FECHA DE ACTUALIZACION VISTO BUENO PÁGINA
Agosto del 2015
REFACCIONARIA GUADALAJARA S.A.
Libramiento sur 1234 Manual de procedimiento
MANUAL
DE
PROCEDIMIENTOS
FECHA DE ELABORACION FECHA DE ACTUALIZACION VISTO BUENO PÁGINA
Agosto del 2015
REFACCIONARIA GUADALAJARA S.A.
Libramiento sur 1234 Manual de procedimiento
INTRODUCCION
El siguiente documento contiene información valiosa de la REFACCIONARIA
GUADALAJARA S.A. ubicada en TUXTLA GUTIÉRREZ CHIAPAS, libramiento sur
poniente, en él se encuentra especificada cada una de las actividades que se
llevan a cabo dentro de la organización y en cada una de sus aéreas como lo son
ventas, administración, y compras.
Es necesario que se tenga el conocimiento exacto de cada una de las labores y
actividades que se realizan para poder realizarlos de una manera más ordenada y
correcta.
Este documento nos muestra detalladamente cada una de las áreas con sus
respectivas labores, así también se encuentran detalles sobre los puestos y sobre
todo las responsabilidades que traen consigo cada uno de los puestos.
Es necesario que en la organización se presté completa atención a que se
realicen, las labores necesarias y de la manera correcta para que se pueda
alcanzar el éxito, por tal motivo este documento cobra una gran importancia para
la empresa.
FECHA DE ELABORACION FECHA DE ACTUALIZACION VISTO BUENO PÁGINA
Agosto del 2015
REFACCIONARIA GUADALAJARA S.A.
Libramiento sur 1234 Manual de procedimiento
MISION:
Somos la comercializadora de autopartes que busca siempre satisfacer
plenamente las necesidades del cliente, con surtido, servicio y precio.
VISION:
Ser la primera opción de compra para los clientes, generando confianza a través
de inmejorable surtido, servicio y precio.
VALORES:
Honradez
Compromiso
Responsabilidad
Calidad
Puntualidad
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Agosto del 2015
REFACCIONARIA GUADALAJARA S.A.
Libramiento sur 1234 Manual de procedimiento
Autorización
Este manual contiene los procedimientos que debe desarrollar cada puesto en
cada departamento para que sean seguidos por todas las personas que laboran
en la empresa Refaccionaria Guadalajara S.A. en Tuxtla Gutiérrez, Chiapas.
SIMBOLOGIA DE DIAGRAMACION
Elaboro
Autorizo
Daniela Maza Zúñiga
(Supervisor a cargo del manual)
Raúl Carbajal López
(Gerente General)
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Agosto del 2015
REFACCIONARIA GUADALAJARA S.A.
Libramiento sur 1234 Manual de procedimiento
Inicio/ fin (cuando se inicia una operación, se utiliza este símbolo al principio y al
final de un procedimiento.)
Operaciones (se utiliza cuando hay una actividad o funciones que realizar en el
procedimiento.)
Alternativas (se utiliza cuando en un procedimiento hay opciones o preguntas)
Líneas de conexión (se utiliza para conectar todas las actividades u operaciones y
alternativas.)
Conector dentro de la página (se utiliza cuando regresamos a una actividad en la
página.)
Conector fuera de página (se utiliza para dar seguimiento la actividad a otra
página.)
Nombre del procedimiento Autorización de pago de nóminas
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Agosto del 2015
REFACCIONARIA GUADALAJARA S.A.
Libramiento sur 1234 Manual de procedimiento
Órgano de adscripción: Gerencia General
Realización: Gerente General.
Descripción
1.- Recibe del Departamento de Administración oficio de envío y la nómina
elaborada para efectuar el pago de los colaboradores.
2.-Verifica que cada colaborador aparezca correctamente en la nómina y
determina:
¿Es correcta la nómina?
Si, Archiva documento de nómina.
Continúa con la actividad No. 3
No, Realiza las anotaciones necesarias en el documento y elabora oficio
de envío para su corrección.
Regresa a la actividad No. 1
3.-Corrobora los cálculos efectuados por el departamento de administración de
acuerdo con sus prestaciones y deducciones; y determina:
¿Son correctos los datos?
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REFACCIONARIA GUADALAJARA S.A.
Libramiento sur 1234 Manual de procedimiento
Si, Autoriza los depósitos correspondientes.
Continúa con la actividad No. 4
No, Realiza correcciones y elabora oficio de envío para el Departamento de
Administración para su modificación.
Regresa a la actividad No. 1
4.-Elabora cheque para el pago de los colaboradores y entrega al Departamento
de Administración para su depósito y pago de los colaboradores.
5.- Recibe y archiva del Departamento de Administración copia del documento del
comprobante de depósito que fue efectuado para el pago de la nómina.
Finaliza el procedimiento.
Nombre del procedimiento: Autorización de pago de nóminas.
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REFACCIONARIA GUADALAJARA S.A.
Libramiento sur 1234 Manual de procedimiento
Órgano de adscripción: Gerencia General.
Diagrama
B
Corrobora los cálculos
efectuados de acuerdo con sus
prestaciones y deducciones
Realiza las anotaciones
necesarias en el documento
para su corrección
Archiva documento de nómina
A
INICIO
Recibe del departamento
de ad de Administración
oficio de envío y la
nómina elaborada
para efectuar el
pago de los
colaboradores.
e del Departamento
de Administración
oficio de envío y la
nómina elaborada
para efectuar el
pago de los
colaboradores.
ministración la nómina
elaborada para efectuar el
pago
Verifica que cada colaborador
aparezca correctamente en la
nómina
¿Es correcto la
nómina?
SI NO
A C
1
2
3
B
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REFACCIONARIA GUADALAJARA S.A.
Libramiento sur 1234 Manual de procedimiento
Nombre del procedimiento: Elaboración de objetivos y estrategias
NO SI
Realiza correcciones y elabora
oficio de envío para el
Departamento de
Administración para su
modificación.
Autoriza los depósitos
¿Son correctos
los datos?
C Elabora cheque para el pago y
entrega al Departamento de
Administración para su
depósito y pago.
Recibe y archiva del
Departamento de
Administración copia del
documento
FIN
4
5
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REFACCIONARIA GUADALAJARA S.A.
Libramiento sur 1234 Manual de procedimiento
Órgano de adscripción: Gerencia General
Descripción
1.- Consulta los objetivos del anterior periodo para poder realizar nuevos tomando
los anteriores como referencia.
2.-Verifica si fueron alcanzados todos los objetivos establecidos anteriormente y
determina:
¿Fueron todos cumplidos?:
Si, Realiza nuevas propuestas para determinar nuevos objetivos.
Continúa con la actividad No. 3
No, Recaba los objetivos no cumplidos del anterior periodo.
Continúa con la actividad No. 3
3.- Analiza las causas del fracaso de él, o los objetivos no cumplidos y realiza
observaciones de las causas, elabora nuevas estrategias para poder realizar los
objetivos y determina:
¿Es posible que puedan cumplirse?:
Si, Determina las técnicas que se implantarán para lograr el objetivo.
Continúa con la actividad No. 5
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REFACCIONARIA GUADALAJARA S.A.
Libramiento sur 1234 Manual de procedimiento
No, Determina las causas las causas por las cuales no puede ser
llevado a cabo el objetivo y realiza observaciones.
Regresa a la actividad No. 3
4.-Elabora oficios con los objetivos que se cumplirán en el siguiente periodo para
cada uno de los departamentos.
5.-Redacta las tácticas para que sean implementadas juntos con los objetivos y
puedan ser ejecutados adecuadamente por cada área.
6.-Realiza copias para entregar a cada jefe de Departamento de los objetivos y
tácticas y archiva originales.
Finaliza el procedimiento.
Nombre del procedimiento: Elaboración de objetivos y estrategias.
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REFACCIONARIA GUADALAJARA S.A.
Libramiento sur 1234 Manual de procedimiento
Órgano de adscripción: Gerencia General.
Diagrama
Consulta los objetivos del
periodo anterior para poder
realizar nuevos
INICIO
Elabora nuevas estrategias
para poder realizar los
objetivos
Analiza las causas del fracaso
Recaba los objetivos no
cumplidos del anterior periodo Realiza nuevas propuestas
para determinar nuevos
objetivos
Verifica si fueron alcanzados
todos los objetivos establecidos
¿Fueron todos
cumplidos?
NO SI
A
B
1
2
3
4
C
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REFACCIONARIA GUADALAJARA S.A.
Libramiento sur 1234 Manual de procedimiento
Nombre del procedimiento: Autorización de compra de inventarios
NO SI ¿Fueron todos
NO SI ¿Fueron todos
cumplidos?
B
Determina las técnicas que se
implantarán para lograr el
objetivo
Determina las causas las
causas por las cuales no puede
ser llevado a cabo el Objetivo C
Elabora oficios con los
objetivos que se cumplirán en
el siguiente periodo
A
Redacta las tácticas, juntos con
los objetivos y puedan ser
ejecutados
Entregar a cada jefe de
Departamento de los objetivos
y tácticas
FIN
5
7
6
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REFACCIONARIA GUADALAJARA S.A.
Libramiento sur 1234 Manual de procedimiento
Órgano de adscripción: Gerencia General
Descripción
1.- Recibe del Departamento de Compras la solicitud de compras de mercancías
para el abastecimiento de inventario.
2.-Identifica la mercancía requerida en la solicitud de compras para su
conocimiento.
3.-Autoriza la solicitud del departamento de compras antes enviada para la
adquisición de inventario.
4.- Recibe facturas originales de la compra efectuada por la compra del inventario
y reproduce copias.
5.- Archiva original de la factura y envía una copia al Departamento de
Administración para su contabilización y deducciones de impuesto
correspondiente.
Finaliza el procedimiento.
Nombre del procedimiento: Autorización de compra de inventarios
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Libramiento sur 1234 Manual de procedimiento
Órgano de adscripción: Gerencia General
Diagrama
INICIO
Recibe la solicitud de compras
de mercancías
Identifica la mercancía
requerida en la solicitud
Recibe facturas originales de la
compra efectuada
Archiva original de la factura y
envía una copia al
Departamento de
Administración
Autoriza la solicitud del
departamento de compras
FIN
1
3
4
5
2
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Libramiento sur 1234 Manual de procedimiento
Nombre del procedimiento: Desarrollo de propuestas.
Órgano de adscripción: Departamento de Ventas.
Descripción
1.- Identifica el mes en el que se encuentra y determina:
¿Estamos ante un mes de baja?
Si, Elabora un listado de la mercancía con menor demanda.
Continúa con la actividad No.2
No, Realiza algunas propuestas para mejorar el desempeño.
Continúa con la actividad No.3
2.- Realiza estrategias y propuestas para dar fluidez a la mercancía que tiene poca
demanda.
3.- Elabora un oficio que contenga las estrategias y propuestas para Gerencia
general.
4.- Recibe de Gerencia General autorización para implementar las estrategias
antes formuladas y determina:
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Libramiento sur 1234 Manual de procedimiento
¿Fueron autorizadas?
Si, Procede a implementar las estrategias en su departamento.
Continúa con la actividad No.5
No, Reestructura las estrategias y propuestas, elabora oficio y reenvía a
Gerencia General.
Regresa a la actividad No.4
5.- Reúne a los colaboradores del departamento de ventas y explica las nuevas
estrategias a seguir durante el periodo.
Finaliza el procedimiento.
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REFACCIONARIA GUADALAJARA S.A.
Libramiento sur 1234 Manual de procedimiento
Nombre del procedimiento: Desarrollo de propuestas.
Órgano de adscripción: Departamento de Ventas.
Diagrama
Elabora un listado de la
mercancía con menor
demanda.
Realiza algunas propuestas
para mejorar el desempeño.
¿Estamos ante
un mes de baja?
SI NO
Identifica el mes en el que se
encuentra
INICIO
1
Realiza estrategias y
propuestas para dar fluidez a la
mercancía 2
3
Elabora un oficio que contenga
las estrategias y propuestas
A
A
B
4
Recibe de Gerencia General
autorización para implementar
las estrategias C
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REFACCIONARIA GUADALAJARA S.A.
Libramiento sur 1234 Manual de procedimiento
Procede a implementar las
estrategias en su
departamento
Reestructura las estrategias y
propuestas, elabora oficio y
reenvía a Gerencia General.
¿Fueron
autorizadas?
SI NO
B
5
Reúne a los colaboradores del
departamento de ventas y
explica las nuevas estrategias
C
FIN
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REFACCIONARIA GUADALAJARA S.A.
Libramiento sur 1234 Manual de procedimiento
Nombre del procedimiento: Selección de proveedores.
Órgano de adscripción: Departamento de Compras.
Realización: Encargado del Departo de Compras.
Descripción
1. Revisa las listas de los proveedores de cada mercancía, que tiene la empresa.
2. Revisa el historial que cada uno tenga con sus respectivas compras que se le hayan hecho.
3. Evalúa de acuerdo a sus precio, tiempo de entrega y facilidades de pago y determina:
¿Cuenta con estos tres parámetros?
Sí. Será seleccionado.
Continúa con la actividad 5.
No. Saldrá de la lista y justifica el por qué lo elimin
Regresar a la actividad 1.
4. Manda una solicitud al gerente general para la autorización de un nuevo catálogo de proveedores y determina:
¿Autorizo el catalogo?
Sí. Accesa al sistema para incluirlos.
Continúa con la actividad 7.
No. Mandara una solicitud y justificación del porque no fue autorizado.
5. Realiza el catálogo de proveedores con los nuevos seleccionados.
6. Llamarles y formalizar las compras que se les harán con respectivos acuerdos.
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REFACCIONARIA GUADALAJARA S.A.
Libramiento sur 1234 Manual de procedimiento
Nombre del procedimiento: Selección de proveedores.
Órgano de adscripción: Departamento de Compras.
Diagrama
Revisa las listas de los
proveedores de cada
mercancía
Revisa el historial que cada
uno tenga con sus respectivas
compras que se le hayan
hecho.
INICIO
1
2
3
Evalúa de acuerdo a sus
precio, tiempo de entrega y
facilidades de pago
Será seleccionado Saldrá de la lista y justifica el
por qué lo elimina
¿Cuenta con
estos tres
parámetros?
SI NO
Manda una solicitud al gerente
general para la autorización de
un nuevo catálogo de
proveedores
4
B
B
A
FECHA DE ELABORACION FECHA DE ACTUALIZACION VISTO BUENO PÁGINA
Agosto del 2015
REFACCIONARIA GUADALAJARA S.A.
Libramiento sur 1234 Manual de procedimiento
Accesa al sistema para
incluirlos.
Mandara una solicitud y
justificación del porque no fue
autorizado.
¿Autorizo el
catalogo?
SI NO
A
Realiza el catálogo de
proveedores con los nuevos
seleccionados. 5
FIN
6
Llamarles y formalizar las
compras
FIN
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REFACCIONARIA GUADALAJARA S.A.
Libramiento sur 1234 Manual de procedimiento
Nombre del procedimiento: Proceso de abastecimiento de almacén.
Órgano de adscripción: Departamento de Compras.
Descripción
1. Recibe del departamento de ventas la lista de la mercancía que trae cada proveedor en el día correspondiente.
2. Checa y revisa producto por producto, el estado en el que viene y los requerimientos que debe tener cada pieza.
3. Cumple con los requerimientos de cada producto y determina:
¿Cumple con los requisitos?
Sí. Se ordenan las piezas nuevamente en cada caja.
Continúa con la actividad No. 4
No. Se retiene la mercancía y se manda solicitud al departamento de ventas para la devolución.
Regresa a la actividad no 1.
4. Se mandan los productos al área de almacén junto con la lista de los productos
así como sus costos de adquisición y almacenamiento correspondiente.
Finaliza el procedimiento.
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Libramiento sur 1234 Manual de procedimiento
Nombre del procedimiento: Proceso de abastecimiento de almacén.
Órgano de adscripción: Departamento de Compras.
Diagrama
Recibe del departamento de
ventas la lista de la mercancía
Checa y revisa producto por
producto, el estado en el que
viene
INICIO
1
2
3
Cumple con los requerimientos
de cada producto
Se ordenan las piezas
nuevamente en cada caja.
Se retiene la mercancía y se
manda solicitud al
departamento de ventas para
la devolución.
¿Cumple con los
requisitos?
SI NO
Se mandan los productos al
área de almacén junto con la
lista de los productos 4
A
A
FIN
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REFACCIONARIA GUADALAJARA S.A.
Libramiento sur 1234 Manual de procedimiento
Nombre del procedimiento: Elaboración de calendarios.
Órgano de adscripción: Departamento de Ventas.
Realización: Encargado del departamento de ventas.
Descripción.
1.-Reune los nombres de todos los colaboradores del departamento de ventas.
2.-Ordenas los nombres según sus fechas de ingreso a laborar y elabora una lista del más antiguo al más nuevo.
3.-Elabora un listado de tareas a realizar por semana para q sea llevado a cabo por el departamento.
4.-Elabora formato “calendario de labores” asignándoles días de descanso y labores según su antigüedad.
5.- Envía el formato a Gerencia general para autorización.
6.-Recibe autorización de Gerencia General y determina:
¿Fue aprobado el formato?
Si, Realiza copia del formato y lo pega en el lugar designado.
Continúa con la actividad No.6.
No, Reestructura el formato, modifica y elabora uno nuevo.
Regresa a la actividad No.4.
7.-Informa a los colaboradores de manera personal sobre sus actividades de la
semana.
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Agosto del 2015
REFACCIONARIA GUADALAJARA S.A.
Libramiento sur 1234 Manual de procedimiento
Nombre del procedimiento: Elaboración de calendarios.
Órgano de adscripción: Departamento de Ventas.
Diagrama
Reúne los nombres de todos
los colaboradores
Ordenas los nombres según
sus fechas de ingreso a laborar
y elabora una lista
INICIO
1
2
Envía el calendario a Gerencia
general
Recibe autorización de
Gerencia General
5
6
Elabora un listado de tareas a
realizar por semana
Elabora un calendario
asignándoles días de descanso
y labores según su antigüedad.
3
4
A
B
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Agosto del 2015
REFACCIONARIA GUADALAJARA S.A.
Libramiento sur 1234 Manual de procedimiento
Realiza copia del calendario y
lo pega en el lugar designado
Reestructura el calendario,
modifica y elabora uno nuevo.
Regresa a la
actividad No.4.
¿Fue aprobado
el calendario?
SI NO
A
FIN
Informa a los colaboradores de
manera personal sobre sus
actividades 7
B
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FORMATO
“Calendario de labores”
Nombre
Lunes
(2)
Martes
(2)
Miércoles
(2)
Jueves
(2)
Viernes
(2)
Sábado
(2)
(1) (3) (3) (3) (3) (3) (3)
(1) (3) (3) (3) (3) (3) (3)
(1) (3) (3) (3) (3) (3) (3)
INSTRUCCIONES
Realiza las actividades según el número que corresponda:
(1).- Coloque los nombres de los colaboradores.
(2).-En este espacio irán colocados los días de la semana, exceptuando domingo
ya que este día no es laborable.
(3).-Ira colocado la tarea a realizar en este día por el colaborador o si es su día
asignado para descansar.
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REFACCIONARIA GUADALAJARA S.A.
Libramiento sur 1234 Manual de procedimiento
Nombre del procedimiento: Elaboración de logros de ventas mensuales.
Órgano de adscripción: Departamento de Ventas.
Descripción
1.-Solicita al departamento de administración las ventas del mes pasado y las del
año pasado, en el mes a incurrir.
2.-Analisa la información y elabora una meta de ventas mensual a cumplir durante
el periodo siguiente.
3.- Redacta el objetivo, elabora estrategias para poder llevarla a cabo y realiza
oficio.
4.-Reune a los colaboradores del departamento de ventas e informa de la nueva
meta a trabajar el posterior mes y explica las estrategias a seguir.
5.-Archiva el oficio del objetivo del mes para su uso personal.
Finaliza el procedimiento.
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Agosto del 2015
REFACCIONARIA GUADALAJARA S.A.
Libramiento sur 1234 Manual de procedimiento
Nombre del procedimiento: Elaboración de logros de ventas mensuales.
Órgano de adscripción: Departamento de Ventas.
Diagrama
Solicita al departamento de
administración las ventas del
mes pasado y las del año
pasado, en el mes a incurrir.
Analiza la información y
elabora una meta de ventas
mensual
INICIO
1
2
FIN
5
Archiva el oficio del objetivo del
mes para su uso personal
Redacta el objetivo, elabora
estrategias para poder llevarla
a cabo
Reúne a los colaboradores del
departamento de ventas e
informa de la nueva meta
3
4
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REFACCIONARIA GUADALAJARA S.A.
Libramiento sur 1234 Manual de procedimiento
Nombre del procedimiento Evaluación de productividad.
Órgano de adscripción: Departamento de Ventas.
Descripción
1.-Consulta el objetivo mensual con el que se está trabajando.
2.-Consulta el sistema e imprime el informe de ventas por vendedor.
3.-Analiza el objetivo mensual y compara con las ventas que se llevan en el mes
mediante el sistema y determina:
¿Estas siendo cumplido?
Si, Felicita a su equipo de trabajo.
Finaliza el procedimiento.
No, Estructura nuevas estrategias para cumplir con el objetivo.
Continúa con la actividad No.4
4.- Anima a los colaboradores con una baja productividad a realizar las estrategias
nuevas para aumentar sus ventas.
Finaliza el procedimiento.
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REFACCIONARIA GUADALAJARA S.A.
Libramiento sur 1234 Manual de procedimiento
Nombre del procedimiento Evaluación de productividad.
Órgano de adscripción: Departamento de Ventas.
Diagrama
Consulta el objetivo mensual
con el que se está trabajando
Consulta el sistema e imprime
el informe de ventas
INICIO
1
2
3
Analiza el objetivo mensual y
compara con las ventas que se
llevan en el mes mediante el
sistema.
Felicita a su equipo de trabajo .Estructura nuevas estrategias
para cumplir con el objetivo
¿Estas siendo
cumplido?
SI NO
FIN Anima a los colaboradores con
una baja productividad 4
FIN
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REFACCIONARIA GUADALAJARA S.A.
Libramiento sur 1234 Manual de procedimiento
Glosario
A
Abastecimiento: Conjunto de actividades que permite identificar y adquirir los
bienes y servicios que la compañía requiere para su operación, ya sea de fuentes
internas o externas.
C
Catalogo: Es la relación ordenada de elementos pertenecientes al mismo
conjunto, que por su número precisan de esa catalogación para facilitar su
localización.
Colaborador: Persona que colabora en una tarea realizada en común con varias
personas.
Corroborar: Apoyar una opinión, teoría, etc., con nuevos datos o argumentos.
I
Incurrir: Tener merecido alguien lo que se expresa.
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REFACCIONARIA GUADALAJARA S.A.
Libramiento sur 1234 Manual de procedimiento
P
Procedimiento: Conjunto de acciones u operaciones que tienen que realizarse de
la misma forma, para obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas
circunstancias.
R
Requerimiento: Algo que se le pide o solicita a alguien.
S
Stocks: Registro documental de los bienes y demás cosas pertenecientes a una
persona, empresa o comunidad, hecho con orden y precisión.