MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA EJECUTIVA
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA EJECUTIVA
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HOJA DE IDENTIFICACIÓN DE FIRMAS Y RÚBRICAS
DICTAMINACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA EJECUTIVA
REVISÓ
NOMBRE FIRMA RÚBRICA
Lic. Roberto Carlos Félix López
Secretario Ejecutivo
C.P. Blanca Guadalupe Castro
González
Titular del Órgano Interno de Control
Mtro. Nery Ruiz Arvizu
Director Ejecutivo De Asuntos Jurídicos
DICTAMINÓ
NOMBRE FIRMA RÚBRICA
L.C.P. Flor Barceló Noriega
Encargada de la Dirección Ejecutiva de Administración
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SELLO FECHA ELABORACIÓN O
ACTUALIZACIÓN
Diciembre, 2019
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ÍNDICE Página
INTRODUCCIÓN I. PROCEDIMIENTOS ................................................................................................ 7 1. Actividades propias de la Oficialía Electoral……………………………………...10
2. Coordinación de direcciones ejecutivas…………………………………………..12
3. Atención a los acuerdos de trámite de solicitudes de ciudadanos y partidos
políticos………………………………………………………………………………….15
4. Realizar las notificaciones que se requieran para el cumplimiento de los fines
del Instituto………………………………………………………………………………17
5. Construir la administración del Sistema Integral de Archivo Institucional…….19
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INTRODUCCIÓN
La reforma constitucional en materia Política-Electoral aprobada por el Congreso de la Unión y la mayoría de las legislaturas estatales publicada en el Diario Oficial de la Federación el 10 de febrero de 2014, así como la nueva Ley General de Instituciones y Procedimientos Electorales publicada en el Diario Oficial de la Federación el 23 de mayo de 2014, misma que tiene por objeto establecer las disposiciones aplicables en materia de instituciones y procedimientos electorales, distribuir competencias entre la Federación y las entidades federativas en la materia, así como la relación entre el Instituto Nacional Electoral y los organismos públicos locales.
En esa misma tesitura se aprueba la nueva Ley de Instituciones y Procedimientos Electorales para el Estado de Sonora publicada en el Boletín Oficial del Gobierno del Estado el 30 de junio de 2014, la cual incluye diversas disposiciones que modifican la estructura, funciones y objetivos del Instituto Estatal Electoral y de Participación Ciudadana de Sonora, estableciendo como principios rectores primordiales de la función electoral la certeza, legalidad, independencia, imparcialidad, máxima publicidad, objetividad y probidad. En respuesta a estas disposiciones y a la nueva configuración operativa de este organismo público local electoral, a la Secretaría Ejecutiva le corresponde auxiliar al Consejo General y su Presidente en el ejercicio de sus atribuciones, siendo ésta un órgano central de carácter unipersonal; encargado de coordinar la Junta General Ejecutiva, de conducir la administración y supervisar el desarrollo adecuado de las actividades de los órganos ejecutivos y técnicos del Instituto, de conformidad con las disposiciones aplicables. Por lo cual, la emisión del presente documento representa un instrumento de apoyo fundamental para el desarrollo de sus funciones y de su personal adscrito y para el Instituto en general, respecto de su conformación, organización, objetivos y funcionamiento. En el mes de noviembre de 2018, el Consejo General reformó el Reglamento Interior del Instituto por medio de un acuerdo emitido en el pleno de este órgano colegiado, por medio del cual se armoniza la reglamentación interna con las reformas constitucionales que crean el Sistema Nacional Anticorrupción y al marco legal vigente en la materia en el estado de Sonora. Así mismo, en atención al Acuerdo JGE16/2019 y Acuerdo CG41/2019. El propósito de este documento es proporcionar una perspectiva general de los aspectos más relevantes en materia de procedimientos, el cual representa un instrumento de apoyo fundamental para el desarrollo de las funciones de su personal adscrito y para el Instituto, respecto de su conformación, organización, objetivos y funcionamiento.
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Por esta razón, el documento abarca los siguientes conceptos: introducción, procedimientos de las actividades propias de la Oficialía Electoral, de la coordinación de las direcciones ejecutivas y unidades técnicas, así como la atención a las peticiones y consultas de ciudadanos y partidos políticos Por último, es importante señalar que a fin de mantener actualizado el presente manual de procedimientos, la Secretaría Ejecutiva realizará revisiones periódicas para que, en caso de que haya alguna modificación a la estructura orgánica, al reglamento interno u otra, que repercutan directamente con las atribuciones y funciones conferidas a esta unidad administrativa, se lleven a cabo las modificaciones correspondientes a sus procedimientos.
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I. PROCEDIMIENTOS
1. ACTIVIDADES PROPIAS DE LA OFICIALÍA ELECTORAL
OBJETIVO:
Establecer un procedimiento para dar seguimiento oportuno a las actividades propias de las oficialías electorales.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN:
Análisis del documento, una vez recibido en la Secretaría Ejecutiva, para
determinar si es procedente o improcedente.
Elaborar el acuerdo de Oficialía Electoral.
Llevar el libro de registro de Oficialía Electoral.
Publicar en estrados.
Requerir, en su caso, al promovente.
Elaborar oficio de delegación, en su caso.
Solicitar, mediante oficio, recursos materiales y financieros para llevar a cabo
la Oficialía.
Elaborar el Acta de Oficialía Electoral.
Certificar el Acta de Oficialía Electoral.
Elaboración de oficio para la entrega de la certificación de la Oficialía
Electoral.
Integración del expediente.
Informar a la Junta General Ejecutiva.
Informar al Consejo General.
Remitir expedientes al Archivo Electoral.
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
Secretario Ejecutivo 1. Análisis de la solicitud
1.1 Analizar el documento para determinar si es procedente o improcedente
Solicitud de mérito Normatividad vigente
Subdirección de Secretaría Ejecutiva
2. Elaborar el Acuerdo de Oficialía Electoral
Solicitud de mérito
Notificadores 2.1 Publicar en Estrados Acuerdo
Notificadores 2.2. Realizar el requerimiento al promovente, en su caso
Oficio y acuerdo
Jefatura de Departamento de Secretaría Ejecutiva
2.2 Elaborar el oficio de delegación, en su caso.
Oficio y acuerdo
Jefatura de Departamento de Secretaría Ejecutiva
2.3. Anotar en el Libro de Oficialía Electoral
Libro de Oficialía Electoral y acuerdo
Coordinación de la Secretaría Ejecutiva
2.3. Solicitar recursos materiales y financieros
Oficio
Coordinación de Secretaría Ejecutiva
2.4. Integrar el expediente y archivar en carpeta
Oficio de mérito, acuerdo, acta, oficios, etc.
Secretario Ejecutivo o a quien se delegue
3. Elaborar el Acta de Oficialía Electoral
Acta de Oficialía Electoral
Secretario Ejecutivo 3.1 Certificar el Acta de Oficialía Electoral
Acta de Oficialía Electoral
Coordinación de Secretaría Ejecutiva
3.2. Elaborar el oficio de entrega de la certificación del Acta de Oficialía Electoral
Oficio y certificación
Coordinación de Secretaría Ejecutiva
3.3. Entregar la certificación al promovente
Oficio y certificación
Secretario Ejecutivo 4. Presentar informes Informe
Subdirección de Secretaría Ejecutiva
4.1 Elaborar un informe para la Junta General Ejecutiva y el Consejo General, respectivamente.
Informe detallado de las peticiones y diligencias practicadas
Secretario Ejecutivo 4.2. Presentar el informe en las respectivas sesiones ordinarias.
Informe
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RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
Secretario Ejecutivo 5. Remitir expediente al Archivo Electoral
Asistente de la Secretaría Ejecutiva
5.1. Elaborar el oficio para remitir la carpeta
Oficio
Asistente de la Secretaría Ejecutiva
5.2. Entregar el oficio y la carpeta
Oficio y carpeta
FIN DEL PROCEDIMIENTO
*Actualmente esta Secretaría solo t iene 3 personas adscri tas.
DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
Análisis de la
solicitud de Oficialía
Electoral
Elaboración del
Acuerdo de Oficialía
Electoral
Elaborar el Acta
de Oficialía
Electoral
Presentación de
informes ante la Junta
General Ejecutiva y el
Consejo General
Remitir el expediente
al Archivo Electoral
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1
F I N 11
1
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2. COORDINACIÓN DE DIRECCIONES EJECUTIVAS
OBJETIVO:
Establecer un procedimiento para dar seguimiento oportuno a la coordinación de las direcciones ejecutivas de este Instituto
POLÍTICAS DE OPERACIÓN:
Organizar reuniones de seguimiento.
Elaborar minuta para establecer compromisos.
Integración del expediente.
Informar a la Presidencia.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
1. Organizar reuniones de seguimiento
Subdirección de Secretaría Ejecutiva
1.1. Reunión interna previa para revisar pendientes
Oficios, correos, informes, minutas
Coordinación de Secretaría Ejecutiva
1.2. Elaborar oficios para convocar a reunión
Oficio
Asistente de la Secretaría Ejecutiva
1.3 Elaborar oficios para solicitar los recursos necesarios (lugar, limpieza, audio, etc.)
Oficio
Secretario Ejecutivo 2. Llevar a cabo la reunión
Oficio
Jefatura de Departamento de Secretaría Ejecutiva
2.1. Elaborar minuta Minuta
Asistente de la Secretaría Ejecutiva
2.2. Recabar firma de asistentes
Minuta
Secretario Ejecutivo 3. Presentar informe Oficio
Secretario Ejecutivo 3.1. Analizar y evaluar el cumplimiento de compromisos por área
Oficios, correos, informes, minutas
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RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
Jefatura de Departamento de Secretaría Ejecutiva
3.2. Integrar expediente Oficios, correos, informes, minutas
Jefatura de Departamento de Secretaría Ejecutiva
3.3 Elaborar informe de seguimiento
Informe
Secretario Ejecutivo 3.4. Presentar informe a consejera Presidenta y consejeros electorales, para su conocimiento.
Informe
FIN DEL PROCEDIMIENTO
*Actualmente esta Secretaría solo t iene 3 personas adscri tas.
DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
Organizar reuniones
de seguimiento
Reunión de
seguimiento
Presentar
informe
F I N
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3. ATENCIÓN A LOS ACUERDOS DE TRÁMITE DE SOLICITUDES DE CIUDADANOS Y PARTIDOS POLÍTICOS A TRAVÉS DEL SISTEMA DE OFICIALÍA DE PARTES
OBJETIVO:
Establecer un procedimiento para dar seguimiento oportuno a los acuerdos de trámite, en lo referente a la atención de solicitudes de ciudadanos y partidos políticos.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN:
Recibir la correspondencia y verificar los datos.
Aplicar sello de recibido de Oficialía de Partes.
Registrar en el libro de gobierno.
Leer e identificar el tipo de documento de acuerdo a su carácter de oficial,
urgente, confidencial o personal.
Registrar y escanear el documento en el sistema de gestión.
Turnar a los funcionarios competentes.
Recibir el documento original de la solicitud.
Archivar en carpeta de expedientes.
Recibir el acuerdo para firma del Secretario.
Archivar el acuerdo original firmado.
Elaborar los oficios de seguimiento de los acuerdos.
Entregar oficios de seguimiento a las áreas correspondientes.
Publicar acuerdo en estrados y lista de acuerdos en el sitio web del Instituto.
Recibir la información solicitada a las áreas, en su caso.
Elaborar el oficio de respuesta al promovente.
Solicitar el apoyo de oficiales notificadores para, en su caso, hacer entrega
de la información solicitada.
Llamar al promovente para, en su caso, entregar información solicitada.
Integrar expedientes de cada solicitud.
Elaborar relación de contenido de los expedientes.
Remitir expedientes al Archivo Electoral.
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
Oficial de Partes 1. Recepción de documentación
Promoción original
Oficial de Partes 1.1 Aplicar el sello de recibido de Oficialía de Partes
Promoción original
Oficial de Partes 1.2. Leer e identificar el tipo de documento
Promoción original
Oficial de Partes 1.3.Registrar en el Libro de Gobierno
Libro de Gobierno
Oficial de Partes 1.4. Registrar y escanear el documento en el sistema de gestión
Promoción original
Oficial de Partes 1.5.Turnar a los funcionarios competentes
Promoción original
Asistente de la Secretaría Ejecutiva
2. Recepción de documentación original
Promoción original Acuerdo original
Jefatura de Departamento de Secretaría Ejecutiva
2.1 Analizar su procedencia y solicitud para resguardo
Promoción original
Asistente de la Secretaría Ejecutiva
2.2. Turnar para su seguimiento y archivo
Promoción original
Asistente de la Secretaría Ejecutiva
2.3. Recibir acuerdo para firma del Secretario
Acuerdo
Secretario Ejecutivo 2.4. Firma del Secretario Acuerdo
Asistente de la Secretaría Ejecutiva
2.5. Turnar para su seguimiento y archivo
Acuerdo
Subdirección de Secretaría Ejecutiva
3. Seguimiento de acuerdos de trámite
Acuerdo
Coordinación de Secretaría Ejecutiva
3.1. Elaborar los oficios de seguimiento de los acuerdos
Asistente de la Secretaría Ejecutiva
3.2. Entregar oficios de seguimiento a las áreas correspondientes
Notificadores 3.3. Publicar acuerdo en estrados
Jefatura de Departamento 3.4. Elaborar y publicar lista de acuerdos en la página de internet del Instituto
Asistente de la Secretaría Ejecutiva
3.5. Recibir la información solicitada a las áreas, en su caso.
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RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
Coordinación de Secretaría Ejecutiva
3.6. Elaborar el oficio de respuesta al promovente
Jefatura de Departamento 3.7. Solicitar el apoyo de oficiales notificadores para, en su caso, hacer entrega de la información solicitada
Jefatura de Departamento 3.8. Llamar al promovente para, en su caso, hacer entrega de la información
Coordinación de Secretaría Ejecutiva
3.9. Integrar el expediente y archivar en carpeta
Oficio de mérito, acuerdo, oficios de seguimiento, cédulas de notificación, etc.
Subdirección de Secretaría Ejecutiva
4. Informe de cumplimiento de acuerdos de trámite
Informe
Coordinación de Secretaría Ejecutiva
4.1 Revisar las carpetas y analizar el cumplimiento de los seguimientos de acuerdos
Carpetas
Coordinación de Secretaría Ejecutiva
4.2. Elaborar un informe de cumplimiento
Informe
Secretario Ejecutivo 5. Remitir expediente al Archivo Electoral
Asistente de la Secretaría Ejecutiva
5.1. Elaborar el oficio para remitir las carpetas
Oficio
Asistente de la Secretaría Ejecutiva
5.2. Entregar el oficio y las carpetas
Oficio y carpeta
FIN DEL PROCEDIMIENTO
*Actualmente se tienen dos oficiales de partes.
*Actualmente esta Secretaría solo t iene 3 personas adscri tas.
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DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
Recepción de
documentación en
Oficialía de Partes
Seguimiento de
acuerdos de trámite
Informe de
cumplimiento de
seguimientos
Remitir el expediente
al Archivo Electoral
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1
F I N
11
1
Recepción de
documentación en
Secretaría Ejecutiva
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4. REALIZAR LAS NOTIFICACIONES QUE SE REQUIERAN PARA EL
CUMPLIMIENTO DE LOS FINES DEL INSTITUTO
OBJETIVO:
Establecer un procedimiento para realizar de manera oportuna las notificaciones que se requieran para el cumplimiento de los fines del Instituto.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN:
Recibir el documento que requiera notificación por Estrados, personal o por
oficio.
Elaborar cédula de Estrados, personal u oficio para realizar la notificación
instruida.
Publicar en Estrados, en su caso.
Realizar la notificación personal, en su caso.
Elaborar y entregar citatorio, en su caso.
Entregar oficio, en su caso.
Remitir a las partes solicitantes del Instituto, las constancias de las diligencias
realizadas por el notificador.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
Asistente de la Secretaría Ejecutiva
1. Recepción de documentación para notificar
Documento, acuerdo, etc.
Notificadores 1.1 Analizar el documento Documento, acuerdo, etc.
Notificadores 2. Elaboración de cédulas de notificación, citatorios y oficios
Documento, acuerdo, etc.
Notificadores 2.1. Publicar en Estrados, en su caso
Cédula, acuerdo
Notificadores 2.2. Realizar notificación personal, en su caso
Oficio, cédula, etc.
Notificadores 2.3. Elaborar y entregar citatorio, en su caso
Citatorio
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RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
Notificadores 2.4. Entregar oficio, en su caso
Oficio
Notificadores 3. Remisión de las constancias de diligencias realizadas
Constancias
Notificadores 3.1 Entregar constancia de las diligencias realizadas a las partes solicitantes
Constancias
FIN DEL PROCEDIMIENTO
*Actualmente la Unidad de Notif icadores solo cuenta con un Oficial Noti ficador.
DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
Recepción de
documentación para
notificar
Elaboración de
cédulas de
notificación,
citatorios y oficios
Remisión de las
constancias de
diligencias
realizadas
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5. CONSTRUIR LA ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DEL ARCHIVO INSTITUCIONAL
OBJETIVO:
Establecer un procedimiento para construir la administración del Sistema Integral del Archivo Institucional, entendido como el método administrativo destinado a la organización, conservación y preservación de la documentación que genera el Instituto Estatal Electoral y de Participación Ciudadana.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN:
Conformar el cuadro de clasificación archivística: archivo de trámite, de concentración e histórico.
Recibir la transferencia primaria de las unidades administrativas mediante los archivos de trámite.
Valorar y seleccionar las series documentales, expedientes y documentos con el fin de realizar las transferencias primarias y secundarias.
Realizar los trabajos de conservación y mantenimiento de los documentos que resguarda.
Apoyar con el proceso que permita acreditar la autenticidad de un documento que obre en el acervo del Archivo Electoral.
Realizar inventarios de bajas documentales.
Digitalizar de toda la información de los archivos de concentración de las unidades administrativas.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
Jefatura de Archivo Electoral
1. Clasificación archivística
Analista de Clasificación 1.1 Recibir la transferencia primaria
Documentación
Jefatura de Archivo Electoral
1.2. Analizar el documento Documentación
Jefatura de Archivo Electoral
1.3. Valorar y seleccionar para realizar transferencias
Documentación
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RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
Jefatura de Archivo Electoral
2. Conservación y mantenimiento
Analista de Clasificación 2.1. Realizar los trabajos de conservación y mantenimiento
Documentación
Jefatura de Archivo Electoral
3. Proceso de autentificación de documentos que obren en archivo
Analista de Certificación 3.1. Recibir la solicitud de proceso de certificación
Oficio
Analista de Certificación 3.2. Realizar búsqueda exhaustiva de los documentos a certificar
Documentación
Analista de Certificación 3.3. Fotocopiar la documentación
Documentación
Analista de Certificación 3.4. Cotejar a efecto de verificar que concuerdan exactamente con los documentos de origen
Documentación
Analista de Certificación 3.5. Realizar el proceso de certificación y poner los sellos requeridos
Documentación
Jefatura de Archivo Electoral
4. Digitalización
Analista de Digitalización 4.1. Digitalizar toda la información de los archivos de concentración de las unidades administrativas
Documentación
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
Clasificación
archivística
Proceso de
autentificación
Digitalización
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F I N 11
1
Conservación y
mantenimiento