MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA … · contexto del Plan Veracruzano de Desarrollo 2005-2010 . Así...

Secretaría de Educación

Instituto Veracruzano de Educación

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Manual de Procedimientos

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA



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Manual de Procedimientos de la Subdirección Administrativa

Índice

Presentación 4 Organigrama 5 Simbología 6 Manual de Procedimientos de la Subdirección Administrativa 9

1. Departamento de Recursos Humanos

Manual de Procedimientos del Departamento de Recursos Humanos 10

Admisión, Movimientos y Nóminas 12 1.1 Elaboración de Nómina 13 1.2 Reclutamiento de personal 17 Prestaciones y Servicios 22 1.3 Elaboración de la Hoja Única de Servicios 23 Sueldos y Salarios 26 1.4 Elaboración de Finiquito Laboral 27 1.5 Elaboración de las Obligaciones Fiscales 30

2. Departamento de Recursos Financieros 33

2.1 Asignación y comprobación de viáticos en Dirección General 34 2.2 Asignación y comprobación de viáticos en las Coordinaciones de Zona 41 2.3 Ejercicio de Fondo Fijo Revolvente en Oficinas del IVE 45 2.4Radicación de Recursos para el Gasto Corriente 51

3. Departamento de Recursos Materiales, Seguros, Fianzas e Indemnizaciones 57

Adquisiciones 3.1 Adquisiciones 58 Protección Civil 70 3.2Integración y funcionamiento de las Comisiones Auxiliares Mixtas de Seguridad e Higiene 71 3.3 Integración del Comité de Protección Civil 74 3.4 Integración y funcionamiento de las Comisiones Auxiliares Mixtas de Seguridad e Higiene 71 3.5 Integración del Comité de Protección Civil 74



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Índice

Servicios Generales 77 3.4 Control de combustible y kilometraje 78 3.5 Control de Consumo de Energía Eléctrica 81 3.6 Control de los Servicios de Vigilancia 84 3.7 Control de Servicio Telefónico 87 3.8 Elaboración Aplicación y Seguimiento de Programas de Ahorro 92 3.9 Envío y Recepción de Valijas 95 3.10 Fotocopiado y Engargolado 99 3.11 Mantenimiento Preventivo y correctivo del Parque Vehicular 102 3.12 Mantenimiento del Servicio Telefónico 107 3.13 Servicio de Mensajería 110 3.14 Solicitud de Servicios y Reparación de Mobiliario, equipo de oficina e Instalaciones 113 3.15 Utilización de la Sala de Juntas 120 Seguros y Fianzas 123 3.16 Aseguramiento de Bienes 124 Almacén Estatal 128

3.17 Entradas y Salidas de Bienes Muebles al Almacén Estatal 129 3.18 Entradas y Salidas de Material Didáctico, Apoyo, Acreditación e Insumos 132 3.19 Registro y control de entradas en el Almacén Estatal 135 3.20 Registro y Control de Salidas en el Almacén Estatal 138

4. Departamento de Tecnologías de la Información (TI) 142 4.1 Mantenimiento de Sistemas 143 4.2 Desarrollo de Sistemas 148 4.3 Procesamiento de Información en Base de Datos 154 4.4 Instalación de la Red Integral de Datos 157 4.5 Diseño, Actualización y Mantenimiento del Sitio Web 161 4.6 Mantenimiento Preventivo de Equipos de Computo 164 4.7 Mantenimiento Correctivo de Equipo de Computo 168 4.8 Asesoría para Usuarios de Equipo de Computo (Sistema de Información) 171 4.9 Asesoria para Usuarios de Equipo de Computo (soporte Técnico) 174 Anexos 177 Nota: Los Diagramas de Flujo se agregan como Anexos al final de cada procedimiento Directorio Firmas de autorización



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Presentación

En cumplimiento del artículo 40 de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz, y en apego a la metodología para la elaboración de manuales administrativos, emitida por la

Contraloría General del Estado de Veracruz, el Instituto Veracruzano de Educación Superior (IVE), emite el presente Manual de Procedimientos con el objeto de contar con un documento que defina

las operaciones ordenadas en secuencia cronológica, que precisan la forma sistemática para realizar las actividades de cada área que integra el Instituto Veracruzano de Educación Superior, en el

contexto del Plan Veracruzano de Desarrollo 2005-2010

Así mismo, es una necesidad prioritaria contar con un documento de esta índole que sirva como una herramienta para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su

alteración arbitraria, aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo, ayudar en la coordinación del trabajo y finalmente constituir una base para el

análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

El presente documento es resultado del trabajo efectuado por la Subdirección Administrativa y su contenido obedece al siguiente orden:

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Organigrama

Oficina de Difusión

H. JUNTA DE GOBIERNO

DIRECCIÓN GENERAL

Subdirección Académica

de

Educación Media Superior

Subdirección Académica

de

Educación Superior

Subdirección de Planeación , Vinculación y Control Educativo

Subdirección de Administración y Finanzas

Departamento de Recursos Financieros

Departamento de Recursos Humanos

Departamento de Recursos Materiales y Servicios

Generales

Departamento de Tecnologías de la

Información

Departamento Jurídico

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Simbología

Terminal Indica el inicio del procedimiento y el final del mismo.

Operación Representa la ejecución de una actividad operativa o acciones a realizar con excepción de decisiones o alternativas.

Decisión y/o alternativa Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos o alternativas (preguntas o verificación de condiciones).

Documento Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salga del procedimiento, los cuales pueden identificarse anotando en el interior del símbolo la clave o nombre correspondiente; así como el número de copias.

Archivo Definitivo Indica que se guarda un documento en forma permanente. Se usa generalmente combinado con el símbolo " Documento " y se le pueden agregar en su interior las siguientes instrucciones: A Alfabético N Numérico C Cronológico

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Simbologia

Archivo provisional Indica que el documento se guarda en forma eventual o provisional. Se rige por las mismas condiciones del archivo permanente.

Conector Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.

Conector de Página Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continua el diagrama de flujo.

Dirección de Flujo o Líneas de Unión Conecta los símbolos señalando el orden en que deben realizarse las distintas operaciones.

Preparación Indica conexión del procedimiento con otro del mismo sistema; especificando en su interior el nombre del mismo.

Pasa el Tiempo Representa una interrupción del proceso.

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Simbología

Sistema Informático Indica el uso de un sistema informático en el procedimiento.

Efectivo o cheque Representa el efectivo o cheque que se recibe, genere o salga del procedimiento.

Aclaración Se utiliza para hacer una aclaración correspondiente a una actividad del procedimiento.

CD Representa la acción de respaldar la información generada en el procedimiento en una unidad lectora de Disco.

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Manual de Procedimientos de la Subdirección Administrativa

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Manual de Procedimientos del Departamento de Recursos Humanos

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Presentación

Organigrama: Mediante el cual se muestra gráficamente la estructura orgánica de la Subdirección así como, los niveles jerárquicos, los canales formales de comunicación y las líneas de autoridad.

Simbologia:

Indica de manera gráfica el nombre y significado de los símbolos utilizados en los diagramas de flujo de cada procedimiento.

Descripción de procedimientos:

Señala el nombre, objetivo, frecuencia, normas, descripción narrativa y gráfica (diagrama de flujo) de las rutinas de trabajo desarrolladas por las áreas que integran la Subdirección.

Directorio:

Menciona el nombre de los titulares y el cargo que ocupan dentro de la estructura de la organización del Instituto.

Firmas de Autorización:

A través de las cuales se precisa la responsabilidad de cada área en la elaboración, revisión y autorización del documento.

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Admisión, Movimientos y Nómina

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PROCEDIMIENTO Nombre: Elaboración de Nómina.

Objetivo: Procesar las incidencias del personal (altas, bajas, cambios), integrar las percepciones y deducciones, para la emisión de la nómina y proceder a su pago.

Frecuencia: Quincenal.

NORMAS La integración y emisión de la nómina, deberá apegarse al calendario establecido por la Subdirección Administrativa.

Fecha Elaboró: Revisó: Autorizó: Elaboración Autorización Subdirección de Administrativa Subdirección de Administrativa Dirección General

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AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION Departamento de Recursos Humanos IVE.

1. Captura las incidencias de altas, bajas y cambios para actualizar el catálogo de empleados; registra incidencias en el catálogo de percepciones tabulador autorizado; emite listado de datos capturados.

2. Elabora la Nómina respaldando la información de la quincena anterior modifica los rangos de sueldos y verifica que el trabajador que cumpla 6 meses de antigüedad cambie su rango en la clave de puesto de clave "1" a clave "2".

3. 3. Calculadlas trabajados e integra a todos los trabajadores con 15 días de trabajo, modificando sólo a aquellos trabajadores que estén registrados en el catálogo de prestaciones con descuentos por faltas. Es decir: días trabajados = 15 - (número de descuentos). o reembolsos por descuentos por faltas improcedentes: días trabajados = 15 + (número de reembolsos).

4. 4. integra y calcula todas las percepciones y deducciones correspondientes a cada empleado, de acuerdo a la normatividad establecida.

5. Revisa en la pre- nómina todas las percepciones y deducciones, a fin de encontrar posibles errores y poder corregirlos antes de emitir la nómina

definitiva 6. Identifica y considera obligaciones fiscales, incluyendo en la nómina el ISR retenido. 7. Emite la Nómina mediante la elaboración de los reportes de percepciones y deducciones por cada empleado; acumulados de percepciones y

deducciones por adscripción; acumulados de percepciones y deducciones por tipo de contratación y por funciones.

8. Emite información que se deriva de la Nómina, tales como: Impresión de recibos de pago. Elaboración del archivo para depósito en banco y/o reporte para pago por cheque, tratándose de personal que no cuenta con la tarjeta

Pago-Matico. Impresión del catálogo de personal, plantilla personal ocupado y vacante y listado de personal que se encuentra con goce de licencia.

9. Respalda en un disquete la información de la nómina, el catálogo de personal y de prestaciones e informa a la Subdirección Administrativa.

Subdirección Administrativa. 10. Recibe el catálogo de personal y prestaciones e Informa al titular del IVE.

Departamento de Recursos Humanos.

11. Solicita el recurso para el pago de la Nómina, y los Cheques de las retenciones a la Subdirección Administrativa.

Subdirección Administrativa. 12. Recibe y revisa la Solicitud de recursos para el pago de la nómina y procede al pago, ya sea mediante Cheques o mediante el sistema de Tarjeta Pago- matico.

Coordinación de Zona. 13. Envía copia de la nómina validada al departamento de Recursos Humanos.

Departamento de Recursos H 14. Recibe copia de la Nómina validada y concentra la información de las percepciones y deducciones del año a nivel institucional y acumula la Nómina del periodo al acumulado de nóminas del año (Archivo histórico de Nóminas).

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AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION 15. Concentra y captura los pagos de nómina cancelados en el catálogo de cancelaciones de pagos, por todas y cada una de las percepciones no

cobradas por los empleados.

16. Emite Concentrado anual de percepciones y deducciones y elabora reporte de acuerdo al archivo histórico de nómina, así como al archivo de cancelaciones y los reportes necesarios para la declaración anual de crédito al salario y la declaración de impuestos.

Subdirección Administrativa. 17. Elabora la documentación correspondiente para efectuar el depósito de la quincena en tarjeta Pago-Matico o para pago en efectivo. Si el depósito es por tarjeta se debe mandar disco magnético al banco).

18. Procede al pago y turna el original de la nomina al Departamento de Recursos Humanos.

Departamento de Recursos Humanos.

19. Recibe el original de la Nómina y procede a elaborar conciliación de nóminas y obligaciones fiscales, registrando en archivos auxiliares los conceptos de percepciones y deducciones, originados en las nóminas y en pagos fuera de Nómina para conciliar con el auxiliar de nóminas y con el responsable de obligaciones fiscales de la Subdirección Administrativa.

20. Fin del procedimiento.

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INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIÓN SUPERIOR

Nombre del Procedimiento: Elaboración de Nómina

Departamento de Recursos Humanos Subdirección Administrativa Coordinación de Zona

NÓMINA

VALIDADA C

CATÁLOGO DE

PERSONAL

LISTADO

INICIO

CAPTURA INCIDENCIAS

REGISTRA Y EMITE

NÓMINA

ELABORA, MODIFICA RANGOS

Y VERIFICA

CALCULA DÍAS

TRABAJADOS

INTEGRA Y CALCULA PEREP. Y

DEDUC.

PRE-NÓMINA

REVISA

IDENTIFICA Y CONSIDERA

OBLIGACIONES

FISCALES

NÓMINA

EMITE MEDIANTE

REPORTES

PRODUCTOS

EMITE INFORMACIÓN

DERIVADA

INFORME DE

NÓMINA

RESPALDA E

INFORMA

SOLICITUD DE

RECURSOS

SOLICITA RECURSO PARA

NÓMINA Y

RETENCIONES

1

NÓMINA VALIDADA C

RECIBE Y CONCENTRA

INFORMACIÓN

CATÁLOGO DE

CONG. DE PAGOS

CONCENTRA Y CAPTURA PAGOS

CONGELADOS

REPORTE DE

APORTACIONES

EMITE

SOLICITUD DE

RECURSOS

ELABORA

2

REPORTE

CONCENTRADO ANUAL DE PERCEPCIÓN Y

DEDUCCIÓN

EMITE Y ELABORA

CONCILIACIÓN DE NÓMINA Y OBLIG.

FISCAL

NÓMINA

RECIBE, ELABORA CONCILIACIÓN DE

NÓMINA Y REGISTRA

FIN

CATALOGO DE PERSONAL Y

PRESTACIONES

RECIBE E INFORMA

1

SOLICITUD DE

RECURSOS

RECIBE REVISA Y

PAGA

ENVIA

DOCUMENTACIÓN

PARA EL DEPÓSITO

ELABORA

NÓMINA O

PROCEDE EL

PAGO Y TURNA

2

PAGO DE APORTACIONES SAR-FOVISSSTE

BASE PARA DECLARACIÓN

ANUAL DE IMPUESTOS

SISTEMA DE TARJETA O

CHEQUE

SA

TITULAR DEL IVE

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NORMAS

El reclutamiento de personal deberá realizarse a través de una entrevista con el interesado y en del análisis del Curriculum vitae.

El Curriculum vitae que proporcionen los aspirantes, deberán integrar las constancias que acrediten el nivel su nivel de estudios.

PROCEDIMIENTO Nombre:

Reclutamiento de personal.

Objetivo: Seleccionar y reclutar al personal idóneo para ocupar la plaza vacante.

Frecuencia: Eventual.


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AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION Áreas del IVE y/o Coordinaciones de Zona. 1. Solicita al Departamento de Recursos Humanos, candidatos para cubrir el puesto, definiendo el perfil requerido.

Departamento de Recursos Humanos IVE. 2. Recibe requerimiento de personal y determina si cuenta con los candidatos en su cartera de empleo.

¿Cuenta con candidatos en cartera? En caso de contar con candidatos:

3. Envía Curricula y referencias al Área solicitante. Continúa en la actividad número 11. En caso de no contar con candidatos:

4. Solicita candidatos a otras instituciones o a través del Servicio Estatal de Empleo

Persona interesada. 5. Llena Formato de Solicitud de Empleo y entrega Curriculum en el Departamento de Recursos Humanos.

Departamento de Recursos Humanos IVE. 6. Recibe la solicitud de empleo y el curriculum vitae.

7. Revisa datos y documentos del candidato, verifica si cubre el perfil del puesto vacante.

8. Aplica exámenes correspondientes.

9. Realiza entrevistas para confirmar sus rasgos y características de personalidad.

10. Informa al área solicitante los resultados obtenidos, proporcionando los candidatos.

Área solicitante y/o Coordinación de Zona. 11. Recibe la información sobre los candidatos evaluados, entrevista y selecciona al candidato idóneo, de acuerdo al perfil y resultados obtenidos para la entrevista final.

12. Comunica al responsable de Recursos Humanos el (los) candidato(s) seleccionado(s) y la fecha y hora para la entrevista final.

13. Elabora Oficio dirigido a la Subdirección Administrativa para que procedan los trámites de contratación.

Departamento de Recursos Humanos IVE 14. Recibe Oficio solicitando la contratación del candidato seleccionado, indicando puesto a desempeñar, vacante a ocupar, así como el ingreso a recibir, ya sea por nómina o por honorarios.

15. Elabora el Formato de Incidencias de Personal para procesarlo en nómina, en su caso el contrato de honorarios. 18



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AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION

16. Recaba la firma del interesado, asigna número de cobro, turnando la documentación al archivo para abrir su expediente y se integra a la plantilla autorizada.

Departamento de Recursos Humanos IVE. 17. Controla la asistencia del personal, mediante tarjetas de asistencia, libreta o relación, según corresponda.

18. Elabora mediante formatos, movimientos de personal, integra soporte documental en relación a la afectación de la nómina con Oficios de incidencias de personal o elabora Formatos de incidencias de personal para registrar altas, bajas, licencias, reanudaciones, ceses, incapacidades, promociones prorrogas, cambios de adscripción, transferencias, quinquenios y corrección de datos personales.

19. Informa las altas, bajas y movimientos a la Subdirección Administrativa del IVE.

Subdirección Administrativa IVE. 20. Recibe Informe de altas, bajas y movimientos de personal, y presenta el reporte al Titular del IVE.


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Nombre del Procedimiento: Reclutamiento de Personal

Áreas del IVE y/o Coordinación de Zona Departamento de Recursos Humanos Persona Interesada Subdirección

Administrativa

CURRICULUM

INICIO

SOLICITA

CANDIDATOS

INFORMACIÓN

RECIBE ENTREVISTAS Y SELECCIONA

CANDIDATOS

COMUNICA EL (LOS) CANDIDATO(S)

SELECCIONADOS

OFICIO

ELABORA

REQ. DE PERSONAL

RECIBE Y DETERMINA

SOLICITA

CANDIDATOS

EXAMENES

APLICA

SAF

A TRAVÉS DEL SERVICIO ESTATAL DE

EMPLEO

CURRICULA

ENVIA

NÓMINA

RECIBE

FIN

FORMATO DE SOLICITUD DE

EMPLEO

LLENA Y ENTREGA

1

¿CUENTA CON CANDIDATOS

EN CARTERA?

CURRICULUM VITAE

SOLICITUD DE

EMPLEO

RECIBE

REVISA Y VERIFICA

PERFIL

1

ÁREA

SOLICITANTE

OTRAS

INSTITUCIONES

REALIZA ENTREVISTA

INFORMA RESULTADOS Y PROPORCIONA

CANDIDATOS

ÁREA SOLICITANTE

NÓMINA

RECIBE, ELABORA CONCILIACIÓN DE

NÓMINA Y REGISTRA

1

CONTRATO DE HONORARIOS EN SU

CASO

REPORTE

INF. DE ALTAS, BAJAS Y MOV. DE PERSONAL

RECIBE Y PRESENTA

TITULAR DEL IVE 2

SI

NO

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Nombre del Procedimiento: Reclutamiento de Personal

Áreas del IVE y/o Coordinación de Zona Departamento de Recursos Humanos Persona Interesada Subdirección

Administrativa

FORMATO DE INCID. DE PERSONAL

RELACION

DOCUMENTOS

RECABA FIRM ASIGNA NÚMERO DE

COBRO Y TURNA

LIBRETA

TARJETAS DE

ASISTENCIA

CONTROLA

ASISTENACIA

2

1 INTERESADO

OFICINA DE INCID.

DE PERSONAL

SOPORTE DOC.

FORMATOS

ELABORA, INTEGRA INFORMA MOVIMIENTOS

ALTAS Y BAJAS

SE INTEGRA A PLANTILLA

AUTORIZADA

SEGÚN

CORRESPONDA

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Manual de Procedimientos del


Servicios

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PROCEDIMIENTO Nombre: Elaboración de la Hoja Única de Servicios.

Objetivo: Otorgar la constancia al trabajador que solicita la hoja única de servicios.


NORMAS

La Hoja Única de Servicios se deberá elaborar a solicitud del interesado y deberá contener las firmas del Jefe del Departamento de Recursos Humanos y del Subdirector de Administración y Finanzas.


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ÁREA

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

Interesado. 1. Presenta la Solicitud de la Hoja Única de Servicios ya sea en forma verbal o escrita al Departamento de Recursos Humanos del

IVE.

Departamento de Recursos Humanos. 2. Recibe la Solicitud de la Hoja única de Servicio, para lo cual verifica: Expediente personal Antigüedad Puesto (s) ocupado (s) Sueldos devengados por puesto (s) Período (s) laboral (es)

3. Elabora la Hoja única de servicios en original y tres copias, cuando se requiera para el trámite de jubilación, baja del Instituto o

para comprobación de la antigüedad.

4. Entrega al interesado la Hoja Única de Servicio, debidamente firmada por el Jefe de Departamento de Recursos Humanos y del Subdirector de Administración y Finanzas, recabando la firma del interesado que la solicito.

Interesado. 5. Recibe la original de la Hoja Única de Servicios.


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Nombre del Procedimiento: Elaboración de la Hoja Única de Servicios

Interesado Departamentos de Recursos Humanos

FIN

SOLICITUD DE LA HOJA ÚNICA DE

SERVICIOS

RECIBE Y VERIFICA

INICIO

SOLICITUD DE LA HOJA ÚNICA DE

SERVICIOS

PRESENTA

HOJA ÚNICA DE

SERVICIOS

RECIBE

FIRMA DEL JEFE DEL DEPTO. DE RECURSOS HUMANOS Y SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

Y FINANZAS

HOJA ÚNICA DE

SERVICIOS O-3C

ELABORA

EXPEDIENTE PERSONAL, ANTIGÜEDAD, PUESTO,

SUELDO DEVENGADO Y PERIODO VACACIONAL

HOJA ÚNICA DE

SERVICIOS

ENTREGA Y

RECABA FIRMA

INTERESADO

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Sueldos y Salarios

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PROCEDIMIENTO Nombre: Elaboración de finiquito laboral.

Objetivo: Determinar las percepciones a que tenga derecho el trabajador con lo cual se da por terminada la relación laboral con el IVE Frecuencia: Ocasional

NORMAS

• El trabajador no podrá finiquitarse, cuando tenga adeudos pendientes de pagar, aclarar o de comprobar a la Subdirección Administrativa.

• La Constancia de no adeudo deberá ser firmada por los jefes de los Departamentos de Recursos Humanos; Recursos Financieros y Recursos Materiales.

• Se realizara el cálculo de las percepciones de conformidad a la normatividad laboral vigente

Fecha Elaboró: Revisó: Autorizó:

Elaboración Autorización Subdirección de Administrativa Subdirección de Administrativa Dirección General

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ÁREA

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

Empleado 1. Presenta por escrito su renuncia y su Solicitud de finiquito al Departamento de Recursos Humanos.

Departamento de Recursos Humanos. 2. Recibe la renuncia del trabajador conjuntamente con la Solicitud de finiquito, y procede a elaborar el cálculo del mismo.

3. Elabora la Constancia de no adeudo y la turna al departamento de Recursos Materiales y al departamento de Recursos Financieros

para recabar la firma de no adeudos.

4. 1. Recibe de los departamentos la Constancia de no adeudo ¿Sin adeudo?

En caso de tener adeudos:

5. Solicita al trabajador mediante oficio, la aclaración de su situación respecto a los adeudos contraídos con el Instituto o en su caso el pago correspondiente En caso de no tener adeudos:

6.

7.

8.

. Elabora el finiquito de conformidad a la Normatividad vigente.

Elabora Elabora la Solicitud del recurso dirigido a la Subdirección de Administrativa y Finanzas para la elaboración de cheque, anexando la Constancia de no adeudos, debidamente firmada por los Jefes de los Departamentos de Recursos Humanos; Recursos Financieros , Recursos Materiales y el Departamento de Tecnologías de la Información. .Fin del procedimiento

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Nombre del Procedimiento: Elaboración de Finiquito Laboral

Empleado Departamentos de Recursos Humanos

SOLICITUD DE

FINIQUITO

OFICIO

CONSTANCIA DE NO

ADEUDOS

CONSTANCIA DE

NO ADEUDOS

CONSTANCIA DE

NO ADEUDOS

SOLICITUD DE

FINIQUITO

FIN

FINIQUITO

ELABORA

INICIO

RENUNCIA

PRESENTA

SOLIICTUD DE

RECURSO

ELABORA Y ANEXA

DEPTOS

RENUNCIA

RECIBE Y ELABORA

EL CÁLCULO

ELABORA, TURNA Y

RECABA FIRMA

RECIBE

¿SIN ADEUDO

SOLICITA ACLARACION O

PAGO EMPLEADO

SUBDIRECCIÓN ADMIN ISTRATIVA

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PROCEDIMIENTO Nombre: Entero de las Obligaciones fiscales.

Objetivo: Determinar el pago de las obligaciones fiscales por concepto de sueldos y salarios. Frecuencia: Mensual

NORMAS

• El cálculo y entero de las obligaciones fiscales del IVE, se realizará en apego a la normatividad fiscal vigente:

Ley del Impuesto Sobre la Renta Reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta. Código Fiscal de la Federación. Resolución Miscelánea.





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ÁREA

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

Departamento de Recursos Humanos 1. Elabora hojas electrónicas de concentración de Impuestos sobre la renta, Subsidio de ISR y de Crédito al Salario y elabora hojas

electrónicas para integrar los pagos efectuados al personal de base, confianza, de contrato, honorarios asimilados a sueldos, define base gravable para el impuesto sobre nóminas.

Departamento de Recursos Financieros Departamento de Recursos Financieros

2. Requisita Formatos fiscales para el entero y cumplimiento de opbligaciones fiscales mensuales, mediante el análisis de las hojas de cálculo, generadas de las que se extrae la información necesaria.

3. Genera Solicitud de cheques, a nombre de Tesorería de la Federación, o del Gobierno del Estado, para el pago de impuestos federales o locales según el caso, utilizando como soporte los concentrados de las nóminas y de la información de las hojas de trabajo electrónicas.

4. Da seguimiento a la elaboración del cheque para efectuar el pago en el plazo establecido en la ley y mantiene comunicación con las áreas correspondientes.


5. Expide cheques para pagos de impuestos apoyándose en la base de datos con soporte documental.

6.

7.

8.

Lleva registro de los pagos mensuales efectuados para conciliar cifras anuales para declaraciones informativas, para lo cual utiliza la información de las hojas electrónicas y el soporte documental generado con el fin de conciliar con registros contables. Genera constancias de percepciones y deducciones anuales a personal contratado por honorarios, así como al de mandos medios y superiores, mediante la información generada en el curso del año, utilizando bases de datos y con apego a las disposiciones fiscales emitidas por la Secretaria de Hacienda y Crédito Público.

Fin del procedimiento



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Nombre del Procedimiento: Elaboración de las Obligaciones fiscales

Departamentos de Recursos Humanos Departamentos de Recursos Financieros

CHUEQUES

HOJAS

ELECTRONICAS PARA INYEGRAR

PAGOS

CONSTANCIAS

REGISTRO DE

PAGOS

FORMAS

FISACLES

FIN

SOLIICTUD DE

CHEQUES

DA SEGUIMIENTO

INICIO

HOJAS ELECTRONICAS DE

CONCENTRACION

ELABORA

CHEQUES

GENERA

RECIBE Y ELABORA

EL CÁLCULO

LLEVA

GENERA EXPIDE

CONCILIAR CIFRAS ANUALES PARA DECLARACIONES Y

REGISTRO CONTABLES



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Manual de Procedimientos 34



Asignación y comprobación de viáticos en Dirección General

Objetivo: Dar a conocer al personal de la Dirección General del Instituto Veracruzano de Educación Superior de y de las Coordinaciones de Zona, los procedimientos a seguir para la tramitación y comprobación de viáticos, con motivo de las comisiones que habrán de desarrollar, en lugares distintos al de su adscripción

Frecuencia: Periódica

NORMAS • La documentación comprobatoria que se presente como soporte de las erogaciones efectuadas, por concepto de gastos de alimentación y hospedaje, deben reunir los requisitos fiscales y apegarse

a la normatividad emitida para tal efecto por la Secretaría de Finanzas y Planeación y por la Contraloría General del Estado.

• Solo se otorgaran viáticos a los servidores públicos en activo, cuando temporalmente y para el desempeño de una comisión oficial se haga indispensable su traslado a un lugar distinto al de su adscripción.

• Por lugar de adscripción se entenderá aquel en que se encuentra ubicada la Unidad Administrativa o el centro de trabajo en el cual preste sus servicios el servidor público y cuyo ámbito geográfico delimita el desempeño de sus funciones.

• Todas las comisiones del personal de la Dirección General del Instituto Veracruzano de Educación Superior y de las Coordinaciones de Zona deberán sustentarse en criterios de austeridad y racionalidad en el ejercicio del gasto público y considerando que:

a) Los resultados esperados de la comisión, coadyuven en la consecución del objetivo y metas del Instituto. b) Antes de que se autorice la comisión, debe verificarse la posibilidad de que el trabajo pueda ser efectuado por el personal del Instituto, de las Coordinaciones de Zona o cualquier otra instancia en

la entidad. c) Se autoricen exclusivamente las comisiones indispensables para el desarrollo de las funciones, reduciendo al mínimo el tiempo y cuidando que solo concurran a ellas el personal estrictamente

necesario

• Toda comisión que se asigne al personal de la Dirección General del Instituto, deberá ser autorizada por el titular de dicho Instituto y en las Coordinaciones de Zona por el titular de la misma.

• La asignación de viáticos para el desempeño de una comisión se realizará a través del formato "OFICIO DE COMISION", mismo que se acompañará al formato de Solicitud de Recursos.





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• Los viáticos se otorgaran exclusivamente por los días estrictamente necesarios para que se lleve a cabo el desempeño de la comisión conferida en forma oportuna, eficaz y eficiente.

• En todos los trámites de viáticos se deberá firmar la póliza cheque correspondiente por parte del personal comisionado al recibir el importe que cubre la comisión.

• Cuando en el desarrollo de la comisión se atraviesen días inhábiles, se deberá determinar la conveniencia de otorgar viáticos a personal comisionado a efecto de que se continúen los trabajos al siguiente día hábil, según presente menor costo aprovechamiento de los recursos económicos.

• Cuando al servidor público se le asignen varias actividades para desempeñar, solo se otorgara la cuota de viáticos que corresponda al lugar en que se realicen, como si se tratara de una sola comisión.

• Los viáticos se cubrirán de acuerdo con las tarifas establecidas, a partir de la fecha en que el servidor público se encuentre desempeñando la comisión.

• Las cuotas establecidas en las tarifas constituyen el límite máximo para las autorizaciones de viáticos, y no se podrán asignar cantidades superiores a las señaladas en las mismas.

• Para determinar cuál será el monto de viáticos que deberá asignarse al comisionado se identificará:

a) A qué zona económica pertenece la localidad en donde se efectuara la comisión de acuerdo al cuadro de zonificación, "Zonificación para la aplicación de Viáticos Nacionales".

b) El nivel de tarifa al que pertenece el comisionado de acuerdo a su puesto y tabulación. c) Los viáticos nacionales se cubrirán atendiendo al nivel jerárquico correspondiente al puesto o a la categoría del servidor público comisionado, de acuerdo con la tarifa contenida, a partir de la fecha

en que este se encuentre desempeñando la comisión y conforme al lugar de la misma, considerando la zonificación. Bajo ninguna circunstancia se otorgaran viáticos:

a) A los servidores públicos que se encuentren disfrutando de su periodo vacacional o cualquier otro tipo de licencia. b) Como incremento o complemento de sueldo u otras remuneraciones que correspondan a los servidores públicos, ni para cubrir gastos de presentación o de orden social, ni para cualquier otro

distinto a lo señalado en el párrafo primero de estas políticas.

Para sufragar de terceras personas o de actividades ajenas al servicio oficial, ni por cualquier otro motivo diferente al desempeño de una comisión oficial d) Cuando el lugar de adscripción y el de comisión se encuentren en la misma población o en un radio menor a 50 Km. de la Coordinación de Zona o de la sede del Instituto.

• Los trámites para la obtención de los viáticos y pasajes se realizarán ante el Departamento de Programación y Presupuesto adscrito a la Subdirección de Planeación, Programación Y Presupuesto del IVE, o en la Unidad Administrativa de las Coordinaciones de Zona, según corresponda.

NORMAS



Superior, APPP.

Dirección General


• Se podrá prorrogar al personal que ha sido comisionado en un lugar distinto al de su trabajo, el anticipo por concepto de viáticos, por un máximo de 30 días.

• Sin perjuicio de lo anterior, el IVE establecerá los mecanismos internos de control que permitirán certificar los días efectivos de comisión reportados por los servidores públicos comisionados y la correcta aplicación de los recursos.

• Al identificar anomalías, faltas o hechos ilícitos que se detecten en la obtención y comprobación de viáticos, se deberá hacer del conocimiento de la Unidad de la Contrataría Interna del Instituto, para que proceda según corresponda.

• De acuerdo al clasificador por objeto del gasto, son viáticos nacionales las asignaciones destinadas a cubrir a funcionarios, empleados y trabajadores de la Administración Pública, los gastos de alimentación y hospedaje cuando el desempeño de sus labores y comisiones temporales dentro del país, pero en lugares distintos a los de su adscripción lo requiera.

• Cuando el desempeño de la comisión no requiera pernoctar en una localidad y el servidor público comisionado regrese al mismo día a su lugar de trabajo, se aplicará la tarifa de viáticos nacionales por un tiempo menor de 24 horas.

El servidor público que se traslade en su propio vehículo (bajo su propia responsabilidad), para el desempeño de una comisión, se le cubrirá adicionalmente a los viáticos que le correspondan de acuerdo a las tarifas, una cuota estimada por el pago de peaje en las casetas federales de cuota y por el consumo de gasolina.

• Para determinar el monto a pagar por gasolina; se calculará el número de kilómetros en l lugar de adscripción y el de la comisión, en vías de ida y de regreso, dicha cantidad se dividirá e neo y el resultado se multiplicará por el precio de gasolina magna vigente a la fecha de la comisión.

• En ningún caso el IVE será responsable de las averías, daños o desgaste que sufran los automoviles del personal que haya decidido utilizarlo para el cumplimiento de una comisión.

• Los viáticos debidamente calculados de gasolina y casetas, deberán estar incluidos en el oficio de comisión".

• Cuando se trate de comisiones en las que se requiera que los servidores públicos se trasladen a varias poblaciones o entidades federativas distintas, la cuota se asignara con base en la tarifa Correspondiente a cada lugar de acuerdo al número de días de permanencia.

• En los casos en que coincida la permanencia en dos o más localidades en un mismo día, se aplicará la tarifa de aquella en que pernocte.

NORMAS



Superior, APPP.

Dirección General


37

ÁREA

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

Director General, Subdirectores

1. De acuerdo a necesidades de trabajo en el Instituto, designa al personal que será comisionado y se le notifica verbalmente.

Comisionado Departamento de de Recursos Financieros

2. Recibe la Notificación de la comisión de trabajo que se le fue asignada, requisita el formato "Oficio de comisión ", con las características especificas de la comisión y calcula los importes correspondientes de acuerdo a la tabla de tarifas y la tabla de zonificación, genera " Solicitud de Recursos " y turna junto con Oficio de comisión al Departamento de Programación y Presupuesto.

3. Recibe "Solicitud de Recursos" y "Oficio de Comisión" y verifica Disponibilidad Presupuestal. ¿Existe Disponibilidad Presupuestal? En caso de existir disponibilidad:

4. Afecta presupuestalmente firma de Vo. Bo. en la" Solicitud de Recursos " y entrega al Departamento de Recursos Financieros. En caso de no existir disponibilidad:

Departamento de Recursos Financieros Comisionado

5. Realiza transferencia entre partidas y afecta presupuestalmente. 6.

7.

8.

9.

Recibe "Solicitud y Oficio de Comisión" y verifica si el comisionado no tiene comprobación de viáticos pendientes. ¿Existe comprobación pendiente de entregar por el Comisionado (viáticos)? En caso de existir comprobación: Solicita al personal comisionado regularice su situación pendiente de comprobar. En caso de no existir comprobación: Envía a caja (pasa actividad número 10) o realiza aplicación

Recibe notificación de que su Oficio de Comisión no procede por tener gastos pendientes de comprobar. - Procede a regularizar su situación



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Dirección General


38

ÁREA

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

Responsable de Caja 10. Recibe Solicitud de Recursos y Oficio de Comisión, elabora Cheque y Póliza de Egresos correspondiente a viáticos, pasaje y

viaje del comisionado y turna a la Subdirección Administrativa para su firma.

Subdirección Administrativa 11. Recibe Póliza de Cheque junto con Oficio de Comisión y Solicitud de Recursos, los verifica, firma y turna a la Dirección General del IVE, a fin de recabar su autorización

Director General

12. Recibe, autoriza y turna el Cheque, "Solicitud de Recursos y Oficio de Comisión" a la Subdirección Administrativa.

Subdirección Administrativa

13. Recibe documentos Cheque Póliza "Oficio de Comisión y Solicitud de Recursos" y revisa que estén debidamente firmados y los turna a la caja.

Responsable de Caja

14. Recibe Cheque, Póliza de Cheque " Solicitud de Recursos y Oficio de Comisión, revisa que estén debidamente firmados y entrega cheque y copia del Oficio de Comisión al comisionado, y envía a la oficina de contabilidad Póliza Cheque una vez firmados por el comisionado.

Comisionado

15. Recibe Cheque y verifica contra Oficio de Comisión el importe de la comisión a realizar y firma de conformidad en la Póliza de Cheque.

16. Cumple comisión en forma, recaba y conserva los Comprobantes de Viáticos, pasaje, gasolina y peajes y elabora el informe de la comisión, Liquidación de Viáticos y gastos de traslado y los presenta al supervisor para autorización y entrega los documentos a analista encargado de la comprobación de viáticos al Departamento de Recursos Financieros.

Departamento de Recursos Financieros analista encargado De la comprobación de viáticos

17. Recibe y revisa que la comprobación reúna los requisitos fiscales y cumpla con las tarifas autorizadas y elabora Póliza de Comprobación y turna a la oficina de Contabilidad.

Oficina de Contabilidad

18. Recibe y registra contablemente la comprobación mediante póliza en el sistema electrónico.

19. Fin del procedimiento



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Nombre del Procedimiento: Asignación y Comprobación de Viáticos en Dirección General

Director General

Subdirectores Comisionado Departamento de Recursos Financieros Subdirección Administrativa

2

1

1

3

4

5

SUPERVISOR

NO

SI

SI

NO

POLIZA DE

COMPROBACIÓN

COMPROBACIÓN

OFICIO DE

COMISIÓN

SOLICITUD DE

RECURSOS

SOLICITUD DE

RECURSOS

INFORMACIÓN

COMPROBANTE DE

VIATICO

POLIZA DE CHEQUE

OFICIO DE

COMISIÓN

SOLIICTUD DE

RECURSOS

OFICIO DE

COMISIÓN

SOLICITUD DE

RECURSOS

NOTIFICACIÓN

OFICIO DE

COMISIÓN

CHEQUE

OFICIO DE

COMISIÓN

CUMPLE COMISIÓN, RECABA Y

CONSERVA ELABORA,

PRESENTA Y ENTREGA

INICIO

DESIGNA PERSONAL Y NOTIFICA

VERBALMENTE

CHEQUES

RECIBE Y FIRMA

RECIBE Y PROCEDE A REGULARIZAR RECIBE AUTORIZA Y

TURNA

RECIBE, REQUISITA, CALCULA IMPORTE,

GENERA Y TURNA RECIBE Y VERIFICA

¿EXISTE DISPONIBLIDAD PRESUPUESTALTAL?

AFECTA PRESUPUESTALMENTE

, FIRMA VoBo. Y

ENTREGA

SOLICITUD

REALIZA

TRANSFERENCIA

RECIBE Y VEREFICA

¿EXISTE COMPROBACIÓN PENDIENTE DE ENTREGAR POR EL COMISIONADO

ENVIA

SOLICITA REGULARICE

SITUACIÓN

RECIBE, REVISA,

ELABORA Y TURNA

CAJA



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40


Nombre del Procedimiento: Asignación y Comprobación de Viáticos en Dirección General

Responsable de Caja Subdirección Administrativa Oficina de Contabilidad

C

POLIZA DE

EGRESOS

SOLICITUD DE

RECURSOS

OFICIO DE

COMISIÓN

POLIZA OFICIO DE

COMISIÓN

SOLICITUD DE

RECURSO

POLIZA DE

CHEQUE

CHEQUE

CHEQUE

4

5

OFICIO DE

COMISIÓN

CHEQUE

SOLIICTUD DE

RECURSOS

OFICIO DE

COMISIÓN

SOLICITUD DE

RECURSOS

OFICIO DE

COMISIÓN

POLIZA DE

CHEQUE

RECIBE Y REVISA

RECIBE, REVISA

Y ENTREGA

RECIBE, VERIFICA,

FIRMA Y TURNA

COMPROBACIÓN

RECIBE REGISTRA

FIN

SISTEMA ELECTRONICO

2

3

RECIBE, ELABORA

Y TURNA



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PROCEDIMIENTO Nombre: Asignación y comprobación de viáticos en las Coordinaciones de Zona.

Objetivo: Dar a conocer al personal de la Dirección General del Instituto Veracruzano de Educación Superior, y de las Coordinaciones de Zona, los procedimientos a seguir para

la tramitación y comprobación de viáticos, con motivo de las comisiones que habrán de desarrollar, en lugares distintos al de su adscripción.


NORMAS

• La documentación comprobatoria que se presente como soporte de las erogaciones efectuadas, por concepto de gastos de alimentación y hospedaje, deben reunir los requisitos fiscales y apegarse a la normatividad emitida para tal efecto por la Secretaría de Finanzas y Planeación y por la Contraloría General del Estado.





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ÁREA

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN


1. Asigna las cantidades correspondientes para viáticos de Técnicos Docentes y Coordinadores de Zona, elabora Solicitud de Recursos y asigna partida presupuestal y turna la solicitud a la Subdirección Administrativa.


2. Recibe la Solicitud de Recursos, da visto bueno y la turna al Departamento de Recursos Financieros, para que proceda a situar ios recursos.


3. Recibe Solicitud de Recursos y realiza la aplicación de recursos a la Coordinaciones de Zona vía electrónica y envía por fax el detalle de los recursos enviadas a las Coordinaciones de Zona.

Unidad Administrativa De la Coordinación de zona

4. Recibe el detalle de envío de los viáticos y elabora Cheques y Pólizas para distribución de viáticos, recaba firma del Coordinador de Zona, entrega Cheques a sus beneficiarios, recaba la firma, registra en el libro auxiliar de bancos el depósito y los Cheques.

Coordinador de Zona

5. Realiza actividades de acuerdo a programas de trabajo, desplazándose a las distintas micro regiones debiendo, requisitar su Oficio de Comisión, mensualmente comprueban los viáticos al Jefe de la Unidad Administrativa, requisitando los formatos de Oficio de comisión, Informe de la comisión, anexando Comprobante de gastos.

Unidad Administrativa De la Coordinación de zona

6. Recibe la comprobación de viáticos debidamente autorizada por el Coordinador de Zona, entrega mensualmente al analista del Departamento de Recursos Financieros, las comprobaciones correspondientes.

Departamento de Recursos Financieros, analista encargado de La Coordinación de Zona

7. Recibe y revisa la Documentación Comprobatoria, verificando que los documentos sean originales y cumplan con los requisitos fiscales. ¿Esta presentada correctamente la documentación? En caso de estar correcta:

8. Realiza Póliza de registro de comprobación de viáticos y la envía a la Oficina de Contabilidad. En caso de no estar correcta:

9. Devuelve la documentación a la Coordinación de Zona para que se integre debidamente, en caso contrario se solicita la devolución de los recursos.

Oficina de Contabilidad 10. Recibe y realiza el registro de Póliza Contable en el Sistema Electrónico. 11. Fin del procedimiento.

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Nombre del Procedimiento: Asignación y Comprobación de Viáticos en las Coordinaciones de Zona

Departamentos de Recursos Financieros Subdirección Administrativa Departamentos de Recursos Financieros Unidad

POLIZA

COMPROBACIÓN DE

VIATICOS

CHEQUE

DETALLE DE

RECURSOS

DETALLE DE ENVIÓ DE

VIATICOS

DOCUMENTACIÓN

COMPROBATORIA

SOLICITUD DE

RECURSOS

DOCEUMENTACIÓN

POLIZA

SOLICITUD DE

RECURSOS

RECIBE Y TURNA

ASIGNA CANT., ELABORA, ASIGNA

PARTIDA Y TURNA

RECIBE Y REVISA

SOLICITUD DE

RECURSO

RECIBE, REALIZA

APLICACIÒN DE

2

3

INICIO

REALIZA Y ENVIA

¿ESTA PRESENTADA CORRECTAMENTE LA DOC?

DEVUELVE

RECIBE, ELABORA, REACBA

FIRMA, ENTREGA Y REGISTRA

RECIBE Y ENTREGA

MENSUALMENTE

1

2

SI

NO

COORD.

ZONA

BENEFICIARIO

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Nombre del Procedimiento: Asignación y Comprobación de Viáticos en las Coordinaciones de Zona

Coordinación de Zona Oficina de Contabilidad

COMPROBAMTE

DE GASTOS

I INFORME DE LA

COMISIÓN

POLIZA CONTABLE

1

OFICIO DE

COMISIÓN

REALIZA, REQUISITA, COMPRUEBAN

MENSUALMENTE

REQUISITANDO

RECIBE Y REALIZA

REGISTRO

FIN

3

SISTEMA ELECTRONICO

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO

Nombre: Ejercicio de Fondo Fijo Revolvente en Oficinas del IVE

Objetivo: Contar con los recursos financieros para hacer frente a las necesidades de cubrir erogaciones menores de bienes y servicios, de conformidad a la normatividad vigente.


NORMAS • Los recursos financieros provenientes de los fondos fijos de caja chica o revolventes, tanto en las oficinas de la Dirección General como en las Coordinaciones de Zona en ningún caso se utilizaran

para el pago de las erogaciones siguientes:

Servicios personales (sueldos y/o honorarios) Préstamos personales Cambio de cheques personales Viáticos Pasajes foráneos Compra con importe superior a $ 700.00 (los gastos mayores a estas cantidades serán autorizados por el titular de la dependencia o entidad de acuerdo a lo dispuesto por la Ley de

Adquisiciones Vigente, o en su caso se cubrirán con cheque a nombre del proveedor o prestador deservicios). Adquisiciones o nuevos arrendamientos de: bienes muebles para oficinas públicas, mobiliario y equipo, equipo de transporte y servicios destinados a programas administrativos.

• El titular del Instituto Veracruzano de Educación Superior (IVE) o el titular de la Subdirección Administrativa, pueden autorizar el fondo fijo necesario para cubrir requerimientos de bienes y servicios

de poca cuantía (gastos menores y misceláneos) necesarios para el desarrollo de sus actividades.

• En ningún caso, deberá fraccionarse la adquisición de bienes con facturas sucesivas, por lo que no deberá aceptarse documentación que se presente en tal forma.

• Se evitará utilizar recursos de fondos fijos revolventes, cuando las erogaciones para adquirir materiales y servicios, puedan ser cubiertos mediante el procedimiento normal de solicitud de recursos, que se debe presentar al área administrativa del Instituto, (proceso de radicación de recursos para el gasto corriente).

• Solamente se podrán efectuar compras o gastos imprevistos y urgentes, con cargo al fondo fijo revolvente en función del que se tenga autorizado y con la firma del titular de la Entidad, de acuerdo a lo dispuesto por la Ley de Adquisiciones vigentes.

• La documentación comprobatoria que se reúna para el reembolso del fondo debe presentarse requisitada y debidamente autorizada por el responsable del área usuaria del bien o servicio del IVE, con firmas autógrafas y debe contener los siguientes requerimientos.

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NORMAS

Facturas o recibo original (no se admite copias, ni fotostáticas) El comprobante debe contar con lugar, fecha de expedición, razón social de quien expide, registro federal de contribuyente, número de folio y domicilio de quien lo expide. El comprobante en todos los casos, deberá expedirse a nombre del Instituto Veracruzano para la Educación Superior, tener fecha de compra, descripción del artículo o bien adquirido, precio

unitario y el importe total en número y letra. Cuando exista tira de máquina sumadora, solo se tomará como complemento de la nota, nunca como comprobante definitivo, salvo que la tira de la máquina contenga los requisitos fiscales. Todos los comprobantes deberán detallar de manera clara la cantidad y clase de mercancía adquirida. Cuando la nota corresponda a gastos por alimentación, deberá indicarse número de comensales y motivo oficial del consumo. Las notas de gasolina deberán especificar, número de litros consumidos, número de placas del vehículo, número económico y el Kilometraje al momento de carga. En cuanto a los vales utilizados como comprobante definitivo de gastos, estos deberán usarse en los siguientes casos:

Cuando en el establecimiento donde se adquiera el bien, no se cuente con comprobantes impresos y requisitados debidamente, y que el importe de tal pago, sea menos de cuatro veces el salario mínimo diario correspondiente a la Zona Económica donde se ubiquen las Coordinaciones de Zona.

El comprobante utilizado de esta manera como gasto de pasajes, deberá contar con nombre y número de identificación del usuario, fecha y descripción de la comisión en su caso e importe en número y letra.

En su caso, se solicitará a la autoridad local (presidencia municipal) donde se efectuó el gasto, sellar el vale o comprobante de gasto.

Todas las compras menores que se efectúen en días festivos o en fines de semana (días no laborales), deberán justificarse plenamente y en su caso, contar con la firma del Subdirector de Administración y Finanzas y/o del Coordinador de Zona.

• Cuando los comprobantes presentados no reúnan uno o varios de los requisitos antes mencionados, así como si tienen raspaduras o enmendaduras o evidentes alteraciones, serán rechazados por el área revisora.

• Todos los comprobantes, una vez pagados deberán ser cancelados con el sello de pagado.

• Las Coordinaciones de Zona y Dirección General sólo podrán adquirir materiales comprendidos en los capítulos del Gasto 2000 "Materiales y Suministros" y 3000 "Servicios Generales".

En caso de que el material requerido tenga un costo mayor a $700.00, sólo podrá adquirirse con la autorización por escrito del titular de la Subdirección Administrativa del Instituto.

• Los comprobantes de gastos (factura, nota, recibos, etc.) deberán presentarse para su reembolso dentro de los 30 días naturales siguientes a su expedición. En cada corte para reembolso del fondo fijo, deberán elaborarse tiras sumadoras para verificación y constancia de números de comprobantes y suma total.



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Dirección General


• Así mismo y tratándose de erogaciones relacionadas con la compra de refacciones, accesorios y mantenimiento de vehículos, deberá anexarse y requisitarse el formato "Reporte de Mantenimiento de Vehículos".

• Los comprobantes deberán ordenarse por concepto de gasto homogéneo, y así serán anotados en la relación, "Reposición del fondo fijo de caja chica o revolverte"

• Los comprobantes para su reembolso, se deberán presentar por medio del formato "Solicitud de Recursos" acompañada de la relación antes mencionada.

• Los fondos asignados deberán registrarse contablemente en la cuenta de fondo fijo y no en deudores diversos.

• Será responsabilidad de los titulares de las Áreas Centrales del IVE el cumplimiento de estas normas, para la correcta aplicación y funcionamiento de los recursos presupuéstales del Instituto, que sean erogados a través de fondos fijos.

• Deberá elaborarse Oficio de cargo o recibo firmado por quien sea responsable del control y operación del Fondo Fijo, para de esta manera acreditar la entrega, debiéndose elaborar nuevamente cuando se remueva el responsable.

• Debe promoverse afianzar a quienes sean responsables del manejo de los fondos fijos.

• Los arqueos a los fondos de caja chica o revolventes, se practicaran tanto en las visitas que se hagan por auditorías internas y externas, como por la Subdirección Administrativa del Instituto, efectuándose por lo menos estas acciones por el Instituto con un mínimo de una vez al mes.

• Los arqueos deberán ser practicados por personas que no estén relacionadas con la custodia o manejo de los fondos fijos.

• Los fondos fijos de caja chica autorizados, deberán ser cancelados el 31 de diciembre de cada año.

• Para cumplir con esta norma, se expedirá cheque a favor de quien lo custodia y depositar el importe del mismo en la cuenta de IVE, con fecha 1 de enero, para de esta manera, dejar al 31 de diciembre el registro contable con saldos de fondos fijos de caja chica en "ceros". x

• Será responsabilidad de los titulares de los Fondos Fijos, el cumplimiento cabal del o dispuesto en las presentes normas.

• Se solicitará el reembolso del fondo fijo cuando se haya agotado el 60% del importe asignado.

NORMAS



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Dirección General


ÁREA

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

Áreas operativas del IVE

1. Solicitan a la Subdirección Administrativa, un bien o servicio necesario para su operación, mediante Solicitud de servicio o de materiales.

Subdirección Administrativa Director General

2. Recibe Solicitud de servicio o de Materiales y verifica si en almacén se dispone del material solicitado. ¿Existe material? En caso de existir material:

3. Surte el material al solicitante. Fin. En caso de no existir material:

4. Continúa en actividad número 5.

Área operativa del IVE o Responsable Del Fondo Fijo del Revolvente

5. Determina que el material o servicio sea adquirido o contratado con recursos del fondo fijo revolvente en función del monto, el tipo de material y la prioridad de los requerimientos, autoriza la Solicitud de servicio o de materiales para que los bienes o servicios sean adquiridos o contratados mediante recursos del fondo fijo revolvente.

6. Solicita efectivo a Caja o efectúa gastos con cargo al Fondo Fijo Revolvente, apegándose a las políticas y normas de operación, integrando documentación comprobatoria (facturas, notas, etc. ) debidamente requisitada y elabora e incorpora la documentación comprobatoria a los formatos " Reporte de Mantenimiento de Vehículos " ( cuando se trate de compra de refacciones, accesorios o mantenimiento de vehículos) y " Relación de Gastos efectuados "y la entrega a Recursos Financieros.


7. Recibe documentación comprobatoria de gastos con cargo a fondo fijo revolvente, elabora Póliza y registra en sistema una vez verificada la documentación y emite un Reporte Contable Presupuestal sobre gastos efectuados con cargo a fondo fijo revolvente.


8. Recibe Reporte Contable Presupuestal sobre gastos efectuados con cargo a fondo fijo revolvente y analiza gastos y adopta medidas de ajuste en caso de ser necesario, elabora formato de Solicitud De Recursos para reponer fondo fijo revolvente y envía a control presupuestal para su validación y afectación.

Control Presupuestal 9. Recibe Solicitud de Recursos, verifica la disponibilidad presupuestal.¿Existe disponibilidad? En caso de existir disponibilidad:

10. Turna Solicitud de Recursos con la firma de Vo.Bo. al responsable de Caja.En caso de no existir disponibilidad 11. Devuelve la Solicitud de Recursos a la Subdirección Administrativa

Responsable de Caja 12.

Recibe Solicitud de Recursos respaldada por el visto bueno de Control Presupuestal, elabora Cheque para reponer fondo fijo revolvente y turna Cheque a la Subdirección Administrativa para su firma.

13. Subdirección Administrativa

Recibe y firma el Cheque y da instrucciones para su cobro al responsable del fondo fijo revolvente.

Responsable del Fondo Fijo Revolvente 14. 14. Recibe Cheque autorizado y cobra en sucursal bancaria y repone el efectivo al Fondo Fijo y ejerce el recurso de las instrucciones de la Subdirección Administrativa.

15. Fin del procedimiento. 48



Superior, APPP.

Dirección General


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Nombre del Procedimiento: Ejercicio de Fondo Fijo Revolvente en Oficinas del IVE

Áreas Operativas del IVE Subdirección administrativa Áreas Operativa del IVE o

Responsable del Fondo Fijo Revolvente


REP. CONT.

PRESUPUESTAL

POLIZA

REL. DE GASTOS

EFECTUADOS

REPORTE DE MANTO.DE

VEHICULOS

DOC. COMPROBATORIA

DOC.

COMPROBATORIA

RECIBE, FIRMA Y DA

INSTRUCCIONES

CHEQUE

RECIBE, COBRA,

REPONE EFECTIVO

FIN

RECIBE, ELABORA,

REGISTRA Y EMITE

5

NO

SI

SOLICITUD DE RECURSOS

REPORTE

CONTABLE

PRESUPUESTAL

SOLICITUD DE SERVICIO O DE

MATERIAL

SOLICITUD DE SERVICIO O DE

MATERIAL

CHEQUE

1

SOLICITUD DE

SERVICIO O DE

MATERIAL

SOLICITAN

RECIBE, FIRMA Y DA

INSTRUCCIONES

INICIO

2

RECIBE Y VERIFICA

¿EXISTE MATERIAL?

SURTE MATERIAL

DETERMINA Y

AUTORIZA

RECIBE, ELABORA Y

ENVIA

5

4

1



Superior, APPP.

Dirección General



Nombre del Procedimiento: Ejercicio de Fondo Fijo Revolvente en Oficinas del IVE

Control Presupuestal Responsable

CHEQUE

SOLICITUD DE

RECURSOS

SOLICITUD DE

RECURSO

SOLICITUD DE

RECURSOS

SOLICITUD DE

RECURSO

3

DEVUELVE

SUB.

ADMINISTRATIVA

¿EXISTE DISPONIBILIDAD?

RECIBE, VERIFICA

Y FIRMA

TURNA

2

RECIBE, ELABORA

Y TURNA

NO

SI

3

4

50



Superior, APPP.

Dirección General



PROCEDIMIENTO Nombre: Radicación de Recursos para el Gasto Corriente

Objetivo: Apoyar las tareas administrativas (contables y financieras) de las instancias del IVE, mediante la descripción de los procesos operativos básicos de finanzas y de control

presupuestal que permitan conocer en forma confiable y oportuna las operaciones financieras respecto a los fondos proporcionados por la Federación y el Estado.


NORMAS El IVE deberá llevar su propia contabilidad de acuerdo a los lineamientos, métodos y procedimientos establecidos en congruencia con las disposiciones emitidas para tal efecto, por el

Gobierno del Estado a través de la Secretaría de Finanzas y Planeación y la Contraloría General del Estado.

Las políticas, lineamientos, métodos y procedimientos serán utilizados consistentemente en todos los ejercicios, salvo comunicación escrita avalada por la Administración del Instituto.

Los registros deberán estar de acuerdo al método acumulativo, para poder determinar cuantitativamente costos y cualitativamente bases de evaluación de programas.

El IVE registrará en su contabilidad los presupuestos autorizados por la Federación y el Estado, así como los provenientes de otros apoyos y asignaciones que autoridades o sectores sociales otorguen a la entidad.

El presupuesto que se asigne para el gasto en activo fijo (gasto de inversión), no podrá utilizarse por ninguna circunstancia, para cubrir erogaciones en gasto corriente y por lo tanto no podrá aplicar a ningún fondo o saldo de otras partidas presupuestadas para compras de esta naturaleza. Se deberá integrar un expediente de acuerdo al inventario, el cual se archivará por separado de las pólizas, en las cuales quedara copia; dicho expediente contendrá: Factura Original, localización, o responsable de custodia.

Con referencia a los recursos federales de acuerdo a lo dispuesto en los artículos 28 y 29 de la Ley del Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal y el artículo 45 de su reglamento. Los compromisos devengados y no pagados al 31 de diciembre de cada ejercicio, deberán registrarse como pasivos conteniendo los soportes indispensable para este tipo de operaciones (remisiones, notas de entrada, recibos, facturas, pedidos o contratos, etc.) ya que el no contabilizarlos los dejara fuera de autorización puesto que no quedaran registrados ante la SHCP, como lo indican los artículos mencionados.

El manejo y aplicación de los recursos financieros provenientes de la federación y del estado se hará con estricto apego a lo estipulado en las disposiciones del presupuesto de egresos federal y estatal.

El otorgamiento de anticipos para viáticos a comprobar, se llevará cabo de acuerdo con el manual de Políticas para el trámite, control de viáticos y pasajes en vigor autorizado por el Gobierno del Estado de Veracruz.

El registro contable por los movimientos que se generen en materia de inventarios se deberá asentar de conformidad con lo establecido en la guía contabilizadora.

Los presupuestos de fondos federales y estatales inicialmente autorizados a registrar en cada ejercicio, así como las posibles ampliaciones, cancelaciones o disminuciones, serán comunicadas expresamente por el Departamento de Recursos Financieros del IVE.

51



Superior, APPP.

Dirección General


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NORMAS

En materia de fondos federales y estatales, el IVE tiene la obligación de vigilar el cumplimiento de medidas de racionalidad austeridad y disciplina presupuestal del gasto.

En las Coordinaciones de Zona, la actividad administrativa se circunscribe al manejo de erogaciones y/o recursos que soliciten (vía solicitud de recursos) para cubrir gastos y requerimientos de la operación en estas áreas y ejecutará también pagos relacionados con renta, luz y servicios de limpieza o que sean precisados por la Subdirección Administrativa del IVE.

Deberán a su vez, realizar los registros en libros auxiliares de bancos y la integración y custodia de la documentación comprobatoria que, por instrucciones del titular del IVE o del titular de la Subdirección Administrativa, les sea indicado mediante los lineamientos e instructivos correspondientes.

Por acuerdo del titular del Instituto, las Coordinaciones de Zona y las Subdirecciones del Instituto que lo requieran, podrán contar con un fondo fijo de caja chica, para cubrir gastos menores que se generen por la operación de estas áreas y se manejarán conforme lo marca la normatividad descrita en el procedimiento correspondiente.



ÁREA

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

Departamento de Recursos financieros

1. Proporciona a la Subdirección Administrativa el Presupuesto - calendarizado de los Recursos Federales y Estatales en forma mensual e informa respecto de los conceptos de gasto programados para ejercer los recursos depositados a cuentas del IVE.


2. Recibe recursos Federales y Estatales, solicita saldos a bancos, elabora Pólizas de Ingresos y las turna a la Oficina de Contabilidad para su registro

Subdirecciones, Unidades Administrativa y Coordinadores De Zona

3. Genera Solicitudes de Recursos necesarios para apoyar su operación en función de suprograma de trabajo o las instrucciones recibidas (cursos de formación, de nómina, adquisiciones, pago de servicios etc.) y presenta Solicitud de Recursos a la Subdirección de Planeación, Programación y Presupuesto.


4.

En caso de no existir suficiencia presupuestal:

5. Devuelve la Solicitud de Recursos a las áreas solicitantes. En caso de existir suficiencia presupuestal:

6. Asigna folio a cada Solicitud de Recursos y determina las partidas o capítulos que pueden ser afectados para cubrir la Solicitud de Recursos acorde a los criterios del ejercicio presupuestal establecidos y asigna número de partida a ser afectada y monto para cubrir la Solicitud de Recursos, firma la encargada de asignar partida presupuestal y el Subdirector de Planeación, Programación y Presupuesto y turna Solicitud a la Subdirección Administrativa.


7. . Analiza la situación de los fondos e instruye a Caja y Recursos Financieros sobre los pagos o egresos a realizar.


8. Recibe Solicitudes de Recursos con la asignación de la partida presupuestal debidamente autorizada, determina los pagos a realizar conforme al calendario de pagos, compromisos establecidos y documentación de respaldo recibida, firmada de autorización por los responsables de las Subdirecciones, Unidades Administrativas y Coordinaciones de Zona que avalan la generación de los pagos y asigna, en su caso prioridades conforme a solicitudes y envía Solicitudes de Recursos autorizados a Caja.

Caja 9. Recibe Solicitudes de Recursos autorizados, elabora Cheque y una Póliza por cada cheque por los gastos y pagos generados en la Dirección General, en la Subdirecciones y Unidades Administrativas y turna Cheques al Departamento de Recursos Financieros.

Departamento de Recursos 10. financieros

Recibe y revisa los Cheques elaborados por el responsable de Caja, elabora Relación de Cheques y turna a la Subdirección Administrativa para su firma.

Subdirección Administrativa 11. Recibe, revisa y firma los Cheques y recaba la firma del Dirección General y los entrega al Responsable de Caja. Caja 12.

Recibe y entrega Cheques a los beneficiarios y recaba firma de recibido en Póliza de Cheque, presenta Órdenes de Pago, Cheques, Pólizas Cheque y documentación de respaldo a contabilidad para su registro en el sistema contable.

Departamento de Recursos 13. Financieros

Recibe Solicitudes de Recursos autorizados por la Subdirección Administrativa, realiza la aplicación de recursos, vía banca electrónica, por concepto de pago de nómina, asignación viáticos al personal que cuenta con tarjeta, traspaso de recursos a Patronato de Fomento Educativo del Estado de Veracruz, A.O, pagos diversos a Coordinaciones de Zona y turna Aplicación de recursos y Solicitud al analista para elaboración de póliza diario y registro en contabilidad.

Departamento de Recursos 14. Financieros

Ministra los recursos autorizados que corresponde a cada Coordinación de Zona y Íes informa vía fax o e-mail sobre el movimiento realizado, especificando la Coordinación de Zona, la cuenta a la que se radicó el recurso, el concepto de la erogación y el importe.


Instituto Veracruzano e Educación

Superior, A

Dirección General

Manual de Procedimientos53

ÁREA

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

Coordinación de Zona/ Responsable De la Unidad Administrativa Coordinación de Zona

15.

16.

Recibe del IVE información respecto de los conceptos de gastos programados para ejercer, así como sobre los recursos depositados a la cuenta de la Coordinación de Zona, registra ingresos en libros y elabora Cheque, documenta el trámite de pago, y lo pasa a firma y autorización del Coordinador de Zona. Firma el Cheque y autoriza el pago.

Coordinación de Zona/ Responsable De la Unidad Administrativa Departamento de Recursos Financieros Analista

17. Entrega Cheques a beneficiarios y recaba firma de recibido en Póliza Cheque, registra la salida de recurso en el libro auxiliar de bancos e integra documentación comprobatoria y pólizas.

18. Entrega documentación comprobatoria del gasto a la Subdirección Administrativa del IVE para su registro y control, conforme a las fechas de corte establecidas y en su caso remanentes.

19.

Recibe y revisa la documentación comprobatoria de los recursos enviados a las Coordinaciones de Zona, cuidando que se compruebe la totalidad de adeudos correctamente y elabora Póliza Diario, misma que transfiere a contabilidad para su registro en el sistema contable.

Caja

20. Recibe los remanentes de los recursos no ejercidos por las Coordinaciones de Zona o por personal de las Subdirecciones y Unidades Administrativas y elabora Recibo y Póliza de ingresos, envía los remanentes al banco para registrar el depósito en la cuenta correspondiente y transfiere a la oficina de contabilidad la Póliza de Ingreso con el respaldo de la ficha de deposito para su registro en el sistema contable.

Oficina de Contabilidad 21. Registra las operaciones, capturando Pólizas de Ingreso, Diario y Cheque en el sistema contable e integra información contable del IVE, con base en lo señalado en Manual Contable.

22. Elabora los Estados Financieros acumulados en el periodo y Reportes presupuéstales mensuales con base en los registros del sistema contable presupuestal, y en lo estipulado en el Manual de Contabilidad para el IVE.


23. Envía mensualmente los Estados Financieros a las oficinas del INEA, a la Dirección de Contabilidad Gubernamental de la Secretaría de Finanzas y Planeación, a la Unidad Administrativa de la Secretaria de Educación y Cultura y a la Contraloría Interna de la Secretaria de Educación y Cultura.

24. Fin del Procedimiento.


Instituto Veracruzano e Educación

Superior, A

Dirección General

Manual de Procedimientos54



Superior, APPP.

Dirección General



Nombre del Procedimiento: Radicación de Recursos para el gasto corriente

Departamento de Recursos Financieros Departamento de Recursos Financieros Subdirecciones, Unidades Administrativas y Coordinaciones de Zona


ESTADOS FINANCIEROS

DIARIO POLIZA

SOLICITUD AL

ANALISTA

SOLOICITUD DE

RECURSOS

SOLOICITUD DE

RECURSOS

SOLICITUDES DE

RECURSOS

DOC.

COMPROBACIÓN

RELACIÓN DE CHEQUES

SOLICTUD DE

RECURSOS

APLICACIÓN DE

RECURSOS

SOLICITUD DE

RECURSOS

RELACIÓN

DE CHEQUES

POLIZAS DE

INGRESO

CHEQUES

CHEQUES

2

PRESUPUESTO

PROPORCIONA E

INFORMA

OFICINA DE

CONTABILIDAD

INICIO

11

RECIBE RECURSOS SOLICITA SALDOS

EALBORA Y TURNA

RECIBE, REVISA,

ELABORA Y TURNA

MINISTRA RECURSOS E

INFORMA

RECIBE, APLICA RECURSOS Y

TURNA

1

3

1

GENERA Y

PRESENTA

ANALIZA SITUACIÓN DE LOS FONDOS E

INSTRUYE

FIN

OFICINA DE

CONTABILIDAD 5

RECIBE Y VERIFICA

DISPONIBILIDAD

ASIGNA FOLIO, DERTERMINA,

ASIGNA NUMERO DE PARTIDA

FIRMA Y TURNA

NO

SI DEVUELVE

ÁREA SOLIC

ITANTE

SUB. ADMINIS

TRATIVA

¿EXISTE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL?

SUB. ADMINIS

TRATIVA

FORMA MENSUAL

COORDINACIÓN DE

ZONA VIA FAX O E-MAIL

1

DEPARTAMENTO DE RECURSOS

FINANCIEROS CAJA

3 DIRECCIÓN

GENERAL

RECIBE, REVISA, FIRMA, RECABA

FIRMA Y ENTREGA

4

RECIBE, REVISA, ELABORA Y

TRANSFIERE

ENVIA

MENSUALMENTE

6

8 SECRETARIA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN, LA UNIDAD ADMINISTRATIVA DE LA SEV Y CONTRALORIA

INETRNA SEV

BANCA ELECTRONICA

ENCARGADO Y DEPTO. DE REC. FIN.

OFICINA DE

CONTABILIDAD

55



Superior, APPP.

Dirección General


56


Nombre del Procedimiento: Radicación de Recursos para el gasto corriente

Departamento de Recursos Financieros Caja

Coordinaciones de Zona Responsable de la Unidad Administrativas

Coordinación de Zona Oficina de Contabilidad

REPORTES PRESUPUESTALES

ESTADOS

FINANCIEROS

INF. CONTABKLE

DEL IVE

POLIZA DE CHEQUE

POLIZA DE DIARIO

POLIZA DE INGRESO

OPERACIONES

CHEQUE

DOCUMENTO COMPROBATORIA DE GASTOS

DOC. COMPROBATORIO Y POLIZA

LIBRO AUXILIAR DE BANCOS

POLIZA

TRAMITE DE PAGO

CHEQUE

DOC. DE RESPALDO

ORDENES DE PAGO

POLIZA DE CHEQUES

RESPALDO DE LA FICHA DE

DEPOSITO

POLIZA DE

INGRESO

CHEQUE

CHEQUES

LIBROS

RECIBO

INFORMACIÓN GASTOS PROGRAMADOS

REMANENTE DE

RECURSOS

POLIZA

CHEQUE

SOLICITUD DE

RECURSOS

7

SOLICITUD DE

RECURSOS

RECIBE, DETREMINA, PAGOS

Y ENVIA

OFICINA DE

CONTABILIDAD

RECIBE RECURSOS SOLICITA SALDOS

EALBORA Y TURNA

ENTREGA

RECIBE, ENTREGA, RECABA FIRMA Y PRESENTA

ELABORA

8

2

10

BANCO

FIRMA Y AUTORIZA

5

OFIC. DE CONTABIL

IDAD

ENTREGA, RACABA, FIRMA, REGISTRA E

INTEGRA

MENSUALES

PARA SU REGISTRO EN SISTEMA CONTABLE

5

BENEFICIARIO

RGISTRA, CAPTURA

E INTEGRA

RECIBE, REGISTRA, ELABORA DOCUMENTA

Y PASA A FIRMA

ÁREA ADMINISTRAVIVAS Y

COORD. DE ZONAS

ASIGNA PRIORIDADES

6

11

RECIBE, REGISTRA ELABORA,

DOCUMENTA Y

PASA A FIRMA

BENEFICIARIO



Superior, APPP.

Dirección General


57


Departamento de Recursos Materiales

Adquisiciones



Superior, APPP.

Dirección General



Nombre: Adquisiciones

Objetivo: Proporcionar los elementos indispensables al personal del Instituto Veracruzano de Educación Superior, acerca de la adquisición de bienes muebles e identificar las actividades a desarrollar, dentro del marco normativo.

Frecuencia:

Conforme al programa anual de adquisiciones

.

NORMAS

• Corresponde a la Subdirección Administrativa, a través del Departamento de Administración y Finanzas, a través del Departamento de Recursos Materiales, elaborar el Programa Anual de Adquisiciones, para lo cual solicitará a las distintas áreas administrativas del Instituto, sus requerimientos de equipo, materiales y suministros

• La Administración y registro de los bienes deberá ajustarse a las disposiciones legales contenidas en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado, a los Lineamientos Generales para el control de inventarios, al Código Financiero para el Estado y a las disposiciones normativas emitidas por la Secretaría de Finanzas y Planeación y la Contraloría General del Estado.

• Serán sujetos a registro y resguardo todos aquellos bienes, cuyo costo de adquisición, sea igual o superior a quince salarios mínimos vigentes en la capital del Estado, tengan una vida útil superior a un año (dos años, para bienes muebles de carácter científico y técnico), y que no se consideren de consumo.

• La guarda y custodia de la documentación original, que ampare la propiedad de los bienes, estará a cargo de la Subdirección Administrativa.

• Todos los bienes son objeto de registro, sin importar si la adquisición se efectuó con recursos federales, estatales, o si fueron producto de donaciones, adjudicaciones, permuta, comodato o cualquier acto que implique la transmisión de la propiedad al IVE.

• En el caso del activo fijo, los bienes se registrarán al valor de adquisición y no incluirán los gastos de transportación ni de instalación.



Superior, APPP.

Dirección General


NORMAS

• El control y registro de los bienes muebles que no tengan costo asignado o documentación que acredite su valor de adquisición, podrán ser valuados de acuerdo a lo siguiente:

A valor de reposición A valor de bienes similares Avalúo de un perito Avalúo interno con asesoría de un valuador independiente En el caso de vehículos, el precio de compra que establezca el libro azul emitido por la Asociación Mexicana de Distribuidores de Automotores, A.C





Superior, APPP.

Dirección General


ÁREA

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

Área solicitante y/o Coordinación de Zona

1. Elabora Requisición de compra y la presenta al área de Adquisiciones conforme al programa anual de adquisiciones y de acuerdo con las políticas establecidas para su elaboración.

Departamento de Recursos Materiales.(Adquisiciones)

2. Recibe y revisa la Requisición de compra. ¿Cumple requisitos?

En caso de no cumplir con los requisitos: 3. Devuelve la Requisición al área solicitante, indicando causas de incumplimiento.

En caso de cumplir con los requisitos:

4. Asigna número consecutivo a la requisición de compra y entrega la última copia al área solicitante.


5. Elabora relación de solicitudes, registra la requisición de compra y archiva una copia en orden consecutivo.

6. Elabora consolidado de requisiciones de compra por línea de bienes, con base en el catálogo de adquisición de bienes.


7. Determina la alternativa que proceda para la adquisición de los bienes, considerando el origen nacional o extranjero de los mismos, así como el costo aproximado de los bienes y las disposiciones legales que en lo particular deban contemplarse, según corresponda: - Adjudicación directa. - Adquisiciones mediante convocatoria o cuando menos 3 proveedores. - Adquisiciones mediante licitación pública. - Adquisición por emergencia o exento de licitación pública.

8. Elabora Orden de pedido y /o Contrato, en su caso, procedente de acuerdo al fallo otorgado para la adquisición. Departamento de Recursos Financieros(control presupuestal)

9. Registra orden de pedido y asigna número de folio al pedido y/o contrato.

10. Archiva en orden consecutivo la última copia del pedido

Departamento de Recursos 11. Materiales.(Adquisiciones)

Solicita al área de control presupuestal la autorización del pedido en cuanto a la disponibilidad presupuestal y envía el pedido en original y copia al área de control presupuestal

Departamento de Recursos 12. Financieros(control presupuestal)

Recibe el pedido en original y copia, verifica la disponibilidad presupuestal ¿Existe disponibilidad?

En caso de no existir disponibilidad:



Superior, APPP.

Dirección General


ÁREA

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

13.

14.

Rechaza el pedido por falta de disponibilidad presupuestal, devolviéndolo al área de adquisiciones. Recibe pedido rechazado y archiva la Requisición de compra y toda la documentación existente al respecto en el expediente por proveedor. Departamento de Recursos

Materiales.(Adquisiciones)

15. Notifica al área solicitante la cancelación de la Requisición de compra por falta de disponibilidad presupuestal.

Área Solicitud 16. Recibe Notificación de cancelación de la Requisición de compra por falta de disponibilidad presupuestal. En caso de existir disponibilidad :

17.

Autoriza el pedido debidamente requisitado y lo entrega al Área de Adquisiciones.


18. Recibe pedido con la autorización presupuestal y lo turna al Subdirector de Administración y Finanzas con la documentación generada en el proceso de adquisición, para su autorización.

Subdirección Administrativa 19. Recibe, autoriza y turna el pedido y los documentos de apoyo al Departamento de Recursos Materiales (Adquisiciones).


20. Recibe el pedido autorizado con la documentación de apoyo y lo entrega al proveedor seleccionado solicitándole la garantía de cumplimiento del pedido, cuando las políticas así lo determinen.

Proveedor 21. Recibe pedido, firma y entrega la garantía de cumplimiento de pedido al Departamento de Recursos Financieros (Control Presupuestal). Departamento de Recursos Financieros(control presupuestal)

22. Recibe el pedido firmado por el proveedor y la garantía por cumplimiento de pedido y verifica que ésta se encuentre debidamente requisitada. ¿Cumple requisitos? En caso de no cumplir con los requisitos.



Superior, APPP.

Dirección General


ÁREA

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

23.

24.

Indica al proveedor las adecuaciones que deban hacerse a la garantía. En caso de cumplir con los requisitos: Devuelve a Recursos Materiales el pedido y una copia firmada y sellada de la garantía al Departamento de Recursos Materiales (Adquisiciones).

Departamento de Recursos Materiales.(Adquisiciones) Proveedor Departamento de Recursos Materiales.(Adquisiciones)

25. Recibe y entrega el original del pedido al proveedor, así como la copia de la garantía por sostenimiento de ofertas firmada y sellada para cumplimiento de pedido.

26. Recibe original del Pedido y la copia firmada y sellada de garantía por sostenimiento de ofertas y prepara los bienes a suministrar conforme al Pedido.

27.

Envía al área solicitante o al almacén del Pedido y muestra si es el caso, y distribuye las copias restantes del pedido de la siguiente manera: -Archivo del proveedor. -Seguimiento, control y estadística del área de adquisiciones.

Almacén

28. Recibe copia del Pedido y lo archiva en el expediente del proveedor.

29.

Entrega los bienes solicitados en las condiciones pactadas y entrega la factura y/o remisión al almacén y/o coordinación de zona.

Almacén y/o Coordinación de Zona 30. Recibe los bienes contenidos en la factura, revisa que los bienes respondan al pedido y a la factura y las muestras recibidas del área de adquisiciones. ¿Está completo el pedido y cumple con las especificaciones solicitadas? En caso de no estar completo y no cumpla con las especificaciones

31. Devuelven al proveedor los bienes y la factura. En caso de estar completo y cumpla con las especificaciones:

32. Recibe los bienes, sella y firma la factura por tal concepto.



Superior, APPP.

Dirección General


ÁREA

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

Almacén y/o Coordinación de Zona Proveedor

33.

34.

Elabora nota de entrada si es el almacén quien lo recibe y envía copia al departamento de Recursos Materiales para notificar recepción de bienes si es la Coordinación de Zona y entrega al proveedor el original de la factura. Recibe la factura y envía al Departamento de Recursos Materiales.


35. Recibe la documentación y compara los documentos recibidos del proveedor ¿Es correcto? En caso de no estar correcto:

36. Notifica al proveedor y le devuelve la documentación recibida. En caso de estar correcto:

37. Desarrolla tramite de pago, continua procedimiento


38. Recibe la documentación y revisa que concuerde con los bienes solicitados. ¿La documentación es correcta? En caso de no estar correcta la documentación:

39. Devuelve al proveedor la documentación. Continúa en el número 44. En caso de estar correcta la documentación

40. Continúa el procedimiento


41. Revisa que el tiempo de entrega haya sido dentro del plazo señalado en el pedido ¿Tiempo de entrega correcto? En caso de no entregar a tiempo:

42.

Elabora Tabla de formulación de descuento por incumplimiento e informa al proveedor. En caso de entreqar a tiempo.

43. Procede a elaborar Solicitud de recursos y la turna al Subdirector de Administración y Finanzas para su firma con la documentación soporte.

Proveedor 44.

Resuelve causas de improcedencia y/o firma tabla de formulación de descuentos por incumplimiento.

Subdirección Administrativa 45. Recibe Solicitud de recursos con factura (o), Nota de entrada (o) Pedido y/o Tabla de formulación de descuento, si corresponde. Revisa y autoriza Solicitud de recursos y devuelve al Área de Adquisiciones.

Departamento de Recursos 46. Materiales.(Adquisiciones)

Recibe Solicitud debidamente autorizada y requisitada con toda su documentación.¿Está debidamente requisitada? En caso de no estar debidamente requisitada:



Superior, APPP.

Dirección General


ÁREA

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

47. Envía documentación para su devolución al Proveedor.

Continúa en el número 44. En caso de estar debidamente requisitada:

Departamento de Recursos Financieros(Caja)

48 Registra la información derivada de la documentación presentada por el Proveedor y se envía al Departamento de Recursos Financieros Efectúa el pago al proveedor

49. Efectúa el pago a proveedor




Superior, APPP.

Dirección General



Nombre del Procedimiento: Adquisiciones

Área solicitante y/o Coordinación de Zona Departamento de Recursos Materiales-Adquisiciones Departamento de Recursos

Financieros (Control Presupuestal) Subdirección Adminitrativa

TABLA DE FORMULACIÓN DE DESCUENTO

PEDIDO

NOTA DE ENTRADA O

FACTURA O

PEDIDO

PEDIDO O -C

C

RELACIÓN DE SOLICITUDES

RELACIÓN DE SOLICITUD

C

REQUISICIÓN DE COMPRA

REQUISICIÓN

NÚMERO

CONSECUTIVO

NÚMERO DE FOLIO AL PEDIDO Y/O AL

CONTARTO

DISPONIBILIDAD

PRESUPUESTAL

3

REQUISICION DE COMPRA

PEDIDO C

PEDIDO

ORDEN DE PEDIDO

NOTIFICACIÓN DE

CANCELACIÓN

REQUISICIÓN DE

COMPRAS

DOCUEMNTOS

1

22

ARCHIVA

SOLICITUD DE

RECURSOS

PEDIDO

RECIBE, AUTORIZA

Y TURNA

ELABORA,

PRESENTA

INICIO

RECIBE

REQUISISCION DE COMPRA

¿CUMPLE REQUISITOS? DEVUELVE

REGISTRA Y

ASIGNA

ASIGNA

ENTREGA

ELABORA REGISTRA Y

ARCHIVA

ÁREA

SOLICITANTE

ÁREA

SOLICITANTE

NO

SI

1

RECIBE Y

REVISA

RECIBE Y

VERIFICA

¿EXISTE DISPONIBILIDAD?

NO

SI

AUTORIZA Y

ENTREGA

RECHAZA,

DEVUELVE

42

62

52

RECIBE, REVISA, AUTORIZA Y

DEVUELVE

17



Superior, APPP.

Dirección General




Departamento de Recursos Materiales(Adquisiciones)

DOCUMENTOS RECIBIDOS POR

ELPROVEEDOR

DOCUMENTACIÓN

C

C

GARANTIA O

DOCUMENTACIÓN

DOCUMENTACIÓN

PEDIDO



PEDIDO

PEDIDO O-C

CONTRATO

ORDEN DE PEDIDO

CONSOLIDADO DE REQUISICIONES DE COMPRA POR LINEA DE BIENES

¿ES CORRECTO?

DOCUMENTACIÓN RECIBIDA

111111111

PROVEEDOR

CON CONCUERDE CON LOS BIENES

SOLICITADOS

NOTIFICA

CANCELACIÓN

42

22

PEDIDO

1

PEDIDO O

RECIBE Y

ENTERGA

DE PEDIDO

52

RECIBE Y COMPARA

DOCUMENTACIÓN

NOTIFICA Y

DEVUELVE

62

ELABORA

DETERMINA

ALTERNATIVA

ELABORA DE ACUERDO AL

FALLO

SOLICTA AUTORIZACIÓN

Y ENVIA

RECIBE Y

ARCHIVA

32

RECIBE, TURNA

72

RECIBE Y

ENTERGA

102

ENVIA

RECIBE ÁREA

SOLICITANTE

O ALMACÉN

PROVEEDORES

ADQUSICIONES

DEARROLLA TRAMITE DE

PAGO

RECIBE Y

REVISA

211111111

992

NO

SI

11

14



Superior, APPP.

Dirección General




Proveedores Almacén Almacén y/o Coordinación de Zona Departamentos de Recursos Financieros Caja

FACTURA

NOTIFICACIÓN POR RECEDPCIÓN DE

BIENES

C

FACTURA

FACTURA

FACTURA

PEDIDO C

GARANTIA C

PEDIDO O

GARANTIA

PEDIDO

¿ES TA COMPLETO DE PEDIDO Y CUMPLE CON LAS ESPECIFICACIONES SOLICITADAS?

12

72

NOTA DE ENTRADA

8

FACTURA

DEVUELVE

PEDIDO

192 EFECTUA PAGO 12

RECIBE, FIRMA Y

ENTREGA

RECIBE Y

PREPARA

ENTREGA

BIENES

RECIBE Y

ARCHIVA

RECIBE BIENES,

REVISA

RECIBE BIENES

SELLA Y FIRMA

PROVEEDOR

DEPARTAMENTO DE RECURSOS

MATERIALES

PROVEEDOR

ELABORA,

ENVIA

SI

NO

FIN

PROVEEDOR

10

11

12

BIENES



Superior, APPP.

Dirección General




Departamento de Recursos Financieros (Control Presupuestal) Proveedor

FACTURA

GARANTIA C

GARANTIA

PEDIDO

GARANTIA

PEDIDO FIRMADO

¿CUMPLE REQUISITOS?

9

82

TABLA DE FORMULACIÓN DE DESCUENTO POR

INCUMPLIMIENTO

RESUELVE Y

LO FIRMA

142

RECIBE Y ENVIA

13 VERIFICA Y

RECIBE

DEVUELVE

INDICA PROVEEDOR

ADECUACIONES

CAUSAS DE

IMPROCEDENCIA

18

15

SI

NO



Superior, APPP.

Dirección General




Departamento de Recursos Materiales (Adquisiciones)

DOCUMENTACIÓN

DOCUMENTACIÓN

INFORMACIÓN

DOCUMENTACIÓN SOPORTE

TABLA DSE FORMULACIÓN DE DESCUENTOS

SOLICTUD DE RECURSOS

DOCUMENTACIÓN

SOLICITUD DE RECURSOS

¿LA DOCUMENTACION ES CORRECTA?

RECIBE

DEVUELVE

16

ELABORA E

INFORMA

REVISA

ELABORA Y

TURNA

PROVEEDOR

QUE EL TIEMPO DE ENTREGA HAYA SIDO

DENTRO DEL PLAZO SEÑALADO EN EL

PEDIDO

15

PROVEEDOR

SI

NO

2

¿TIEMPO DE ENTREGA CORRECTO?

SI

NO

¿ESTA DEBIDAMENTE REQUISITADA?

ENVIA

REGISTRA Y

ENVIA

17

NO

SI

PROVEEDOR

18

19



Superior, APPP.

Dirección General




Seguridad, higiene y Protección Civil



Superior, APPP.

Dirección General



• El proceso de seguridad e higiene se apegará al Reglamento para la promoción integración y funcionamiento de las Comisiones Mixtas de Seguridad e Higiene en el Trabajo, del sector público afiliado al régimen de seguridad social del ISSSTE (D.O.F. 26/Septiembre/1994).

• El proceso de protección civil se apegará al Decreto por el que se establece el Programa de Protección Civil 1995-2000.(D.O.F.17/Julio/1996)

• Declaratoria de vigencia de la Norma Oficial Mexicana NOM -S-PC-1-1992, /Señales y\ avisos para la protección civil, colores, formas y símbolos a utilizar. (D.O.F.13/Julio/1992).

PROCEDIMIENTO Nombre: Integración y funcionamiento de las Comisiones Auxiliares Mixtas de Seguridad e Higiene.

Objetivo: Integrar y sentar las bases para el funcionamiento de la Comisión Central Mixta de Seguridad e Higiene del Instituto Veracruzano de Educación Superior y su Comité

de Protección Civil, para resolver los problemas que en la materia se pudieran presentar.

Frecuencia:

Eventual.

NORMAS





Superior, APPP.

Dirección General


ÁREA

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

Subdirección administrativa 1. Determina el número de centros de trabajo por cada inmueble sea o no propiedad, para instalar una comisión por cada uno de ellos

que tenga más de 10 personas laborando.

2. Notifica a la delegación del ISSSTE correspondiente, para que se otorgue el número de clave de la Comisión Central y la subcomisiones, en su caso informará de los auxiliares administrativos capacitados en las Coordinaciones de Zona.

Subdirección administrativa 3. Integra la Comisión Central y las Subcomisiones con los representantes del departamento de Recursos Humanos y departamento de Recursos Materiales

Comisión de Seguridad e Higiene 4.

Determina el número de personas que requieren capacitación y procede a capacitar al personal que integre cada una de las Subcomisiones, así como a los auxiliares administrativos de las Coordinaciones de Zonas, con el fin de tener en el Instituto el más alto número de personas capacitadas. La capacitación se puede obtener solicitándole a la delegación del ISSSTE o a otras dependencias o entidades que desarrollen labores en materia de seguridad e higiene.

Comisión de Seguridad e Higiene 5. Integra grupos de recorridos, conformados por todos los miembros de la comisión..

6. Efectúa recorridos en las aéreas de trabajo para identificar los posibles riesgos físicos que pudiesen existir y una vez identificados, genera opciones de solución

Subdirección administrativa 7. Recibe Informe de los riesgos detectados en los recorridos y soluciona

8. Registra diagnostico y las soluciones, utilizando la formatería proporcionada por la delegación del ISSSTE.

9. Fin del Procedimiento



Superior, APPP.

Dirección General



Nombre del Procedimiento: Integración y funcionamiento de las Comisiones Auxiliares Mixtas de Seguridad e Higiene

Subdirección Administrativa Comisión de Seguridad e higiene

INFORME DE RIESGOS

DETERMINA NÚMERO DE

CENTRO

RECIBE Y

SOLUCIONA

INTEGRA LA COMISIÓN

CENTRAL Y LAS

SUBCOMISIONES

NOTIFICA E

INFORMA

REGISTRA DIAGNOSTICOS Y

LAS SOLUCIONES

DELEGACIÓN DEL ISSSTE, AUXILIAR ADMINISTRATIVO

CAPACITADOS

DETERMINA NÚMERO

DE PERSONAS Y CAPACITA

INICIO

CONJUNTAMENTE REPRESENTANTE

DEPT. DE RECURSOS HUMANOS,

DEPTO. DE RECURSOS MATERIALES

INTEGRA GRUPOS, DE RECORRIDO CON

MIEMBROSDE LA COMISIÓN

EFECTUA RECORRIDOS

GENERA OPCIÓN

DE SOLUCIÓN

FIN

INTEGRANTES DE LAS SUBCOMISIONES Y

AUXILIARES

ADMINISTRATIVOS



Superior, APPP.

Dirección General



Nombre: Integración del Comité de Protección Civil

Objetivo: Integrar y sentar las bases para el funcionamiento de la Comisión Central Mixta de Seguridad e Higiene del Instituto veracruzano de Educación Superior y su Comité de Protección Civil, para resolver los problemas que en la materia s pudieran presentar,

Frecuencia:

Eventual.

NORMAS

• El proceso de seguridad e higiene se apegará al Reglamento para la promoción integración y funcionamiento de las Comisiones Mixtas de Seguridad e Higiene en el Trabajo, del sector público afiliado al régimen de seguridad social del ISSSTE (D.O.F. 26/Septiembre/1994).

• El proceso de protección civil se apegará al Decreto por el que se establece el Programa de Protección Civil 1995-2000.(D.O.F.17/Julio/1996).

• Declaratoria de vigencia de la Norma Oficial Mexicana NOM -S-PC-1-1992, señales y avisos para la protección civil, colores, formas y símbolos a utilizar. (D.O.F.13/Julio/1992).





Superior, APPP.

Dirección General


ÁREA

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

Subdirección administrativa 1. Integra el Comité de Protección Civil con la participación de todas las áreas del IVE incluyendo sus Coordinaciones de Zona, el cual

debe estar integrado por un 15% del total del personal fijo.

2.

Solicita el apoyo de Protección Civil Estatal, Cruz Roja, ISSSTE y todas aquellas dependencias o entidades que desarrollen labores a favor del Programa Nacional de Protección Civil.

Subdirección administrativa 3. Detecta los fenómenos físicos naturales que se puedan originar, en la zona territorial donde están ubicados los inmuebles que concentran las oficinas administrativas y operacionales del Instituto e integra brigadas de protección civil que puedan hacer frente a los fenómenos detectados.

Comisión de Seguridad e Higiene 4. Determina el número de personas que requieren de capacitación y capacita al personal que integre cada una de las brigadas, así como a los auxiliares administrativos de las Coordinaciones de Zona, con el fin de tener el Instituto el más alto número de personas capacitadas, para lo cual solicita a las dependencias y entidades los cursos necesarios para cumplir con los requisitos del Comité.

Comisión de Seguridad e Higiene 5. Determina las zonas de seguridad internas y externas de todos y cada uno de los inmuebles que tienen oficinas del Instituto.

6. Efectúa ejercicios en zonas de seguridad internas con notificación previa(día y hora), debiéndose cronometrar, afin de obtener tiempos aceptables, inicia ejercicios sin notificación , posteriormente realiza ejercicios a zonas de seguridad externas con el mismo sistema.

Subdirección administrativa 7. Notifica a Protección Civil Estatal para que efectúe la supervisión de los ejercicios , a fin de constatar los resultados favorables obtenidos.




Superior, APPP.

Dirección General



Nombre del Procedimiento: Integración del Comité de Protección Civil

Subdirección Administrativa Comisión de Protección Civil

INTEGRACIÓN

DE COMITE

PROTECCIÓN CIVIL, CRUZ ROJA,

ISSSTE Y

DEPENDENCIAS O

ENTIDADES

SOLICTA AOPYO

EFECTUA EJERCICIOS EN

ZONAS

DETECTA FENOMENOS

FÍSICOS E INTEGRA BRIGADAS

INICIO

DETERMINA NÚMERO DE PERSONAS, CAPACITACIÓN

Y SOLICITA CURSOS

DETERMINA ZONAS DE SEGURIDAD

FIN

INTEGRADO POR UN 15% DEL TOTAL DEL PERSONAL FIJO

NOTIFICA PARA QUE

SUPERVISE

ZONA TERRITORIAL DE OFICINAS

DEL IVE

MUEBLES DEL IVE

CON Y SIN NOTIFICACIÓN

PREVIA

DEPENDENCIAS Y ENTIDADES

PROTECCIÓN

CIVIL ESTATAL



Superior, APPP.

Dirección General


.

Manual de Procedimientos del Departamento de Recursos Materiales

y Servicios Generales



Superior, APPP.

Dirección General



Nombre: Control de combustible y kilometraje.

Objetivo: Ejercer un estricto control sobre el consumo de combustible, de conformidad a los Lineamientos para Ejercicio de los Recursos Públicos Bajo Criterios de Disciplina y Austeridad

Presupuestal. Frecuencia: Permanente.

NORMAS

• Las áreas de la Dirección General y las Coordinaciones de Zona, deberán entregar a la Oficina de Servicios Generales el formato “Control de combustible y kilometraje” (Bitácora), en la fecha establecida pro la Subdirección Administrativa.

• El Departamento de Recursos Materiales, Seguros, Fianzas e Indemnizaciones establecerá la cantidad de combustible a emplear en las comisiones asignadas de la Dirección General a las diversas Coordinaciones de Zona, en base al promedio de consumo de los distintos tipo de unidad, ya sea de 4, 6, u 8 cilindros.


Elaboración Autorización Subdirección Administrativa Subdirección Administrativa Dirección General



Superior, APPP.

Dirección General


ÁREA

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

Recursos Materiales (Parque Vehicular)

1. Asigna a cada unidad su bitácora de control de combustibles y Kilometraje.

2. Asigna vehículos para el desarrollo de comisiones oficiales de conformidad a las solicitudes de las áreas de la Dirección, así como a la programación de servicios de mensajería, elaborando su respectivo vale de salida de vehículo.


3. Asigna recursos al chofer en el caso de que algún vehículo requiera combustible, para que se llene el tanque de gasolina, mediante la firma de un vale provisional de caja.

Chofer 4. Recibe el vehículo y el recurso para la toma de gasolina, si es el caso y las condiciones del vehículo en su carrocería, herramientas, llantas de refacción, agua, luces, etc., recibiendo por parte del área del parque vehicular el resguardo correspondiente. ¿Existe alguna irregularidad? En caso de que exista irregularidad:

5. Reporta en forma inmediata al encargado de servicios general. En caso de que no existan irregularidades:

6. Registra nombre y kilometraje inicial en bitácora y procede a realizar comisión asignada.

7. Traslada el vehículo a la gasolinera más cercana para la toma de combustible (cuando sea el caso) registra en bitácora el kilometraje, litros e indicación del tanque de gasolina al momento de la toma de combustible.

8. Registra en la bitácora el kilometraje final y la firma, así como la indicación del tanque de gasolina, una vez concluida la comisión. 9. Regresa el vehículo a Servicios Generales junto con la bitácora, y si es el caso la factura de gasolina que deberá incluir los siguientes

datos:

- Nombre y firma del conductor - Marca y placas del vehículo - Kilometraje en la toma de combustible - Litros e importe total de la factura




Superior, APPP.

Dirección General



Nombre del Procedimiento: Control de Combustible y Kilometraje

Departamento de Recursos Materiales (Parque Vehicular) Subdirección Administrativa Chofer

SERVICIOS GENERALES NO

VALE PROVISIONAL DE

CAJA

BITACORA

BITACORA

INICIO

ASIGNA A CADA

UNIDAD

VALE DE SALIDA VALE DE SALIDA

RESGUARDO

RECIBE VEHICULO Y RECURSO,

REVISA

BITACORTA

REGISTRA NOMBRE, KILOMETRAJE,

REALIZA COMISION

REGISTRA

VEHICULO

BITACORA

TRASLADA VEHICULO A GASOLINERA MÁS

CERCANA Y REGISTRA

BITACORA

REGISTRA Y FIRMA

PROGRAMACIÓN

SOLICITUDES

ASIGNA VEHICULOS

ELABORA

ASIGNA RECURSOS PARA

COMBUSTIBLE

¿EXISTE ALGUNA IRREGULARIDAD?

FIN

REPORTA DE FORMA

INMEDIATA

KILOMETRAJE, LITROS E INDICACION DEL TANQUE DE GASOLINA AL MOMENTO DE LA TOMA DE

COMBUSTIBLE

KILOMETRAJE FINAL E INDICACION DEL TANQUE DE GASOLINA, UNA VEZ CONCLUIDA LA

COMISION

EN SU CASO DEVUELVE

FACTURA DE

GASOLINA

NO

SI

ENCARGADO DE SERVICIOS

GENERALES



Superior, APPP.

Dirección General



PROCEDIMIENTO Nombre: Control de Consumo de Energía Eléctrica.

Objetivo: Difundir e implantar las disposiciones de racionalidad y control en el consumo de energía. Frecuencia: Permanente.

NORMAS

• El Departamento de Recursos Materiales, emitirá Circular, mediante la cual da a conocer al personal del Instituto las disposiciones que en materia de racionalidad y control en el consumo de energía eléctrica se deberá observar.

• El Departamento de Recursos Materiales, realizará actividades permanentes creando conciencia al personal del Instituto sobre el cuidado en el consumo de energía eléctrica.





Superior, APPP.

Dirección General


ÁREA

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

Recursos Materiales Servicios Generales

1. Conoce, observa y actualiza la normatividad vigente que en materia de ahorro de energía eléctrica emitan las autoridades competentes.

2. Difunde mediante Circulares, Oficios y reuniones a todo el personal las disposiciones y lineamientos que en materia de racionalidad y control en el consumo de energía eléctrica se deberán observar, con base en la normatividad vigente y al programa interno de ahorro y uso eficiente de la energía eléctrica y realiza actividades permanentes, a fin de crear conciencia y hacer responsable solidario al personal sobre el cuidado en el consumo de energía eléctrica.

3. Mantiene un seguimiento sobre la observancia de las medidas y disposiciones implantadas.

4. Recibe y revisa bimestralmente los recibos de energía eléctrica de los inmuebles arrendados.

5. Elabora Solicitud de recursos por el importe total a cubrir y tramita cheque en la Subdirección Administrativa.

6. Recoge cheque y realiza pago en oficina de Comisión Federal de Electricidad, en caso de existir alguna duda se realiza reclamación por escrito.




Superior, APPP.

Dirección General



Nombre del Procedimiento: Control de consumo de energía eléctrica

Departamentos de Recursos Materiales-Servicios Generales

ADMINISTRACION Y

DE ELECTRICIDAD

OFICIOS

CHEQUE

CHEQUE

CHEQUE

CHEQUE

SOLICITUD DE

RECURSOS

RECIBOS DE ENERGÍA

INICIO

NORMATIVIDAD VIGENTE

CONOCE, OBSERVA

Y ACTUALIZA

CIRCULARES

DIFUNDE Y REALIZA ACTIVIDADES

PERMANENTES

MANTIENE

SEGUIMIENTO

RECIBE Y REVISA

DE AHORRO DE

ENERGIA ELECTRICA

DISPOSICIONES

Y LINEAMINETOS

BIMESTRAL

ELABORA Y

TRAMITA

RECOGE Y

REALIZA PAGO

FIN

EN CASO DE EXISTIOR ALGUNA DUDA SE REALIZA

RECLAMACION

POR ESCRITO

OFICINA DE COMISIÓN FEDERAL DE ELECTRICIDAD

SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA



Superior, APPP.

Dirección General



PROCEDIMIENTO Nombre: Control de los Servicios de Vigilancia.

Objetivo: Constatar que el servicio de vigilancia contratado, se realice de acuerdo a los requerimientos del Instituto. Frecuencia: Permanente.

NORMAS

• El Departamento de Recursos Materiales, notificará a los supervisores de los servicios de vigilancia sobre las acciones y disposiciones que se habrán de cumplir en la prestación del servicio

y de los Reportes a elaborar.

• El Departamento de Recursos Materiales, a través de la oficina de Servicios Generales vigilará el cumplimiento de las disposiciones establecidas en el Contrato de Servicios de Vigilancia.

• El personal de vigilancia presentará diariamente el Parte de novedades describiendo los hechos más relevantes durante las 24 horas del día.

• De existir irregularidades o deficiencias en la prestación del servicio, la oficina de Servicios Generales solicitará en forma inmediata al personal responsable de la empresa encargada de la

vigilancia, la corrección de tales deficiencias.





Superior, APPP.

Dirección General


ÁREA

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

Departamento de Recursos materiales

1. Elabora el programa de actividades para el desarrollo óptimo de los servicios y la supervisión y control de los mismos, una vez contratados los servicios de vigilancia.

2. Notifica a los responsables supervisores de los servicios de vigilancia sobre las acciones y disposiciones que se habrán de cumplir en la prestación del servicio y de los reportes a elaborar.

3. Gira instrucciones al personal de mantenimiento de servicios generales, a fin de que realicen la supervisión de los servicios de vigilancia.

Oficina de Servicios Generales. Personal de Mantenimiento.

4. Supervisa los servicios de vigilancia conforme las instrucciones de Servicios Generales, elabora el Reporte respectivo y lo presenta a la oficina de Servicios Generales.

Oficina de Servicios Generales.

5.

Recibe Reportes sobre la prestación del servicio de vigilancia, en el caso de que existan irregularidades o deficiencias en la prestación del servicio, solicita en forma inmediata al personal responsable de la empresa contratada la corrección de tales deficiencias.

Personal Responsable O Empresa de Vigilancia

6. Elabora diariamente el parte de novedades y lo presenta a la oficina de Servicios Generales.

7. Recibe parte de novedades del servicio de vigilancia y revisa Reporte e información y aplica medidas correctivas para optimizar la prestación de los servicios

8. Archiva documentos en consecutivo.

9. Fin de procedimiento.



Superior, APPP.

Dirección General



Nombre del Procedimiento: Control de los Servicios de Vigilancia

Departamento de

Recursos Materiales

Oficina de servicios Generales-Personal de

Mantenimiento

Oficina de Servicios

Generales

Personal Responsable o Empresa de

Vigilancia

REPORTE

PARTE DE

NOVEDADES

DOCUMENTOS

PROGRAMA DE

ACTIVIDADES

REPORTE REPORTE

INICIO

ELABORA

SUPERVISA SERVICIOS DE

VIGILANCIA, ELABORA

Y PRESENTA

RECIBE, SOLICITA CORRECCION DE

DEFICIENCIAS

ARCHIVA

PARTE DE

NOVEDADES

RECIBE, REVISA Y APLICA

MEDIDAS

ELABORA Y

PRESENTA

NOTIFICA ACCIONES

Y DISPOSICIONES

GIRA

INSTRUCCIONES

FIN

RESPONSABLE

SUPERVISORES

PERSONAL RESPONSABLE



Superior, APPP.

Dirección General



PROCEDIMIENTO Nombre: Control de Servicio Telefónico.

Objetivo: Establecer y dar a conocer las medidas de disciplina y austeridad en cuanto al servicio telefónico. Frecuencia: Permanente.

NORMAS

• El Departamento de Recursos Materiales, elaborará Circular para dar a conocer al personal las disposiciones en materia y racionalidad del servicio telefónico en lo concerniente a llamadas

de larga distancia y celulares.

• La encargada del conmutador elaborará de manera mensual el Reporte de las llamadas oficiales de larga distancia realizadas por las diferentes áreas de la Dirección General.

• Las llamadas de larga distancia no oficiales deberán ser aclaradas o justificadas y en su caso su importe deberá ser cubierto por el responsable.

• La encargada del conmutador estará autorizada para realizar llamadas de carácter oficial.





Superior, APPP.

Dirección General


ÁREA

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN


1. Conoce y observa la normatividad vigente que en materia de servicio telefónico se emite por parte de las autoridades competentes.

2. Difunde mediante Circulares, Oficios y reuniones a todo el personal las disposiciones y normas que en materia de racionalidad de servicio telefónico se deban observar con base en la normatividad vigente y al programa de ahorro telefónico interno.

3. Realiza actividades permanentes, para el logro de una actitud responsable en todo el personal sobre el ahorro del servicio telefónico.

4. Solicita a las unidades administrativas elaboren el Reporte de llamadas de larga distancia realizadas durante un mes.

Titulares de las Áreas Administrativas del IVE,(Dirección General

5.

Elabora mensualmente Reporte de llamadas oficiales de larga distancia y lo entrega al jefe del área de servicios generales.

Titulares de las Áreas Administrativas Responsable en el IVE.

6. Recibe los Reportes mensuales de llamadas oficiales de larga distancia y elabora el Concentrado de llamadas telefónicas de larga distancia, verificando que sean de carácter oficial.

Dirección General (Conmutador)

7. Informa al área administrativa sobre las llamadas telefónicas de larga distancia no oficiales para su justificación o cobro.

Titulares de las Áreas Administrativas Responsable en el IVE.

8. Revisa el reporte de llamadas telefónicas no oficiales de larga distancia en Coordinaciones de Zona e investiga dentro de la unidad administrativa (personal adscrito al área). ¿La llamada telefónica es de carácter oficial? En caso de que sea de carácter oficial:



Superior, APPP.

Dirección General


ÁREA

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

9. Elabora Justificación y recaba el visto bueno del titular de la Coordinación de Zona.

En caso de que no sea de carácter oficial:

Departamento de Recursos Materiales (Servicios Generales)

10. Gira instrucciones al responsable para que cubra el importe de la llamada telefónica, solicitándole que en lo sucesivo se evite totalmente incurrir en esta anomalía, envía justificación y/o soporte documental de las llamada al Departamento de Recursos Materiales.

11. Recibe Justificación y soporte documental por parte del titular de la Unidad Administrativa responsable, sobre la llamada telefónica, revisa y verifica el carácter oficial de la misma y que cuente con el visto bueno del titular del IVE, registra y archiva y recibe fotocopia del recibo de caja que ampara el importe cubierto por concepto de llamada telefónica no oficial y anexa al reporte telefónico, la Póliza de Pago.

12. Revisa mensualmente los recibos de las líneas telefónicas contratadas, elabora Solicitud de Recursos por el importe total a pagar y tramita cheque en la Subdirección Administrativa.

13.

Recoge cheque en Caja y procede a realizar el pago total por el servicio telefónico recibido.




Superior, APPP.

Dirección General



Nombre del Procedimiento: Control de Servicio Telefónico


Titulares de las Áreas Administrativas de IVE (Dir. Gral.)

Titular de Área Administrativa

Responsable en el IVE

Dirección General (Conmutador)

SI NO

SOPORTE DOCUMENTAL

JUSTIFICACION

CONCENTRADO DE LLAMADAS TELEFONICAS

REPORTE DE LLAMADAS

DE L.D.

OFICIOS

CIRCULARES

REPORTE DE LLAMADAS

NO OFICIALES

JUSTIFICACION

NORMATIVIDAD

REPORTES MENSUALES DE LLAMADAS DE L.D.

REPORTE DE LLAMADAS DE L.D.

INICIO

CONOCE Y

OBSERVA

ELABORA Y

ENTREGA

RECIBE, ELABORA Y

VERIFICA

ELABORA Y RECABA

VISTO BUENO

REVISA E

INVESTIGA

INFORMA

DIFUNDE

NORMAS DE

RACIONALIDAD

REALIZA ACTIVIDADES

PERMANENTES

SOLICITA

MENSUALMENTE

MENSUALMENTE

EN COORDINACIONES

DE ZONA

¿LA LLAMADA ES DE CARÁCTER ¿OFICIAL

GIRA INSTRUCCIONES

Y ENVIA

RESPONSABLE PARA QUE CUBRA EL

IMPORTE DE LA LLAMADA

SOBRE LLAMADAS NO

OFICIALES

1

TITULAR DE LA COORDINACIÓN DE

ZONA



Superior, APPP.

Dirección General



Nombre del Procedimiento: Control de Servicio Telefónico

Departamentos de Recursos Materiales

(Servicios Generales)

CHEQUE

CHEQUE

POLIZA DE PAGO CHEQUE

CHEQUE

RECIBO DE CAJA F

SOPORTE DOCUMENTAL

SOLICITUD DE

RECURSOS

JUSTIFICACION

RECIBOS

RECOGE Y

REALIZA PAGO

RECIBE, REVISA VERIFICA, REGISTRA

ARCHIVA Y ANEXA

RECIBE, REVISA ELABORA Y

TRAMITA

FIN

1

SUBDIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA



Superior, APPP.

Dirección General




Elaboración Aplicación y Seguimiento de Programas de Ahorro. Objetivo: Establecer y dar a conocer el Programa Interno de Ahorro. Frecuencia: Anual

NORMAS

El Departamento de Recursos Materiales enviará Circulares a todo el personal para observar las diversas disposiciones con la finalidad de propiciar el ahorro y uso eficiente de los servicios, en razón a la normatividad basada en los criterios de disciplina, racionalidad y autoridad presupuestal emitidos por la Contraloría General del Estado.





Superior, APPP.

Dirección General


ÁREA

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

Departamento de Recursos Materiales. Servicios Generales.

1. Elabora Programas Internos de Ahorro dentro de los primeros quince días del mes de Enero de cada año, donde se incluyen todas las acciones y medidas a realizar con el objeto de racionalizar el gasto y fomentar el ahorro y uso racional de los servicios.

Servicios Generales

2. Difunde mediante comunicado los programas de ahorro a las Unidades Administrativas, así como las medidas y disposiciones que se deberán observar.

Subdirección Administrativa 3. Recibe copia de los programas de ahorro y gira instrucciones al personal adscrito a su área, a fin de que se observen estrictamente las disposiciones emitidas para propiciar el ahorro y uso eficiente de los servicios.

4. Comenta con el área de Servicios generales sobre mejoras en el contenido y aplicación de los programas, a fin de realizar los ajustes convenientes que sean necesarios.

Departamento de Recursos Materiales. Servicios Generales.

5.

Da seguimiento a los programas de ahorro de acuerdo a su aplicación, a los resultados que se vayan obteniendo y a las sugerencias y propuestas de las unidades administrativas y en su caso se proponen ajustes o medidas correctivas.




Superior, APPP.

Dirección General



Nombre del Procedimiento: Elaboración, Aplicación y Seguimiento de Programas de Ahorro

Departamento de Recursos Materiales-Servicios Generales Subdirección Administrativa

PROGRAMAS DE

AHORRO

PROGRAMAS DE

AHORRO C

COMUNICADO

INICIO

ELABORA PROGARMAS INTERNOS DE

AHORRO

RECIBE, GIRA INSTRUCCIONES

Y OBSERVANCIA

DA SEGUIMIENTO

Y PROPONE

PROGRAMAS DE AHORRO

COMENTA

MEJORAS

UNIIDADES ADMINISTRATIVAS

DEI IVE

DIFUNDE

PROGRAMAS

PERSONAL ADSCRITO A SU ÁREA

FIN

PRIMEROS 15 DIAS DEL MES DE ENERO DE CADA AÑO

EN SU CASO AJUSTE O MEDIDAS CORRECTIVAS

SERVICIOS GENERALES



Superior, APPP.

Dirección General




Envío y Recepción de Valijas. Objetivo: Establecer un medio de control para el envío y recepción de la correspondencia Frecuencia: Periódica.

NORMAS • Se recibirán diariamente valijas con documentación oficial para envió, debidamente relacionada y autorizada por parte de la Unidad de Documentación y Seguimiento, respetando el horario de recepción de la misma (de 9:00 a 15:00 horas).

• La Oficina de Servicios Generales recibirá y relacionará las valijas con información de la institución, las cuales serán entregadas el mismo día a la Unidad de Documentación y Seguimiento para su revisión y distribución correspondiente





Superior, APPP.

Dirección General


ÁREA

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

Unidad Administrativa Solicitante Unidad de Documentación y Seguimiento

1. Concentra documentación que se enviará, la selecciona y coloca en sobres debidamente cerrados y sellados indicando en todos los casos el nombre del destinatario y del remitente y la entrega a la Oficina de Servicios Generales (Responsable de Valija).

Oficina de Servicios Generales Responsable de Valija

2. Recibe sobres que contienen documentos para ser enviados, revisa que estén debidamente rotulados con el nombre y dirección del destinatario, en el caso de que no se cuenten con los requisitos completos, devuelve documentos al área solicitante.

3. Requisita formato "Relación para envió de Correspondencia" (original y dos copias), registrando todos y cada uno de los documentos a enviar.

4. Elabora guías de envío de acuerdo al destino final de cada documento, escribiendo la leyenda a domicilio en todos los casos y coloca los documentos debidamente seleccionados en bolsas de plástico especiales que la línea de transporte asigna para este fin; anexa relación de correspondencia (original y copia).

5.

Acude a las oficinas de transporte a depositar la valija, recoge la 1a copia de la guía, debidamente sellada de recibido. Registra números de guías debidamente sellada de recibido. Registra número de guía enviados en el reporte correspondiente; cuando el servicio es contratado con una empresa, para la recolección a domicilio de la valija en días preestablecidos, se hace entrega al encargado y se recaba copia de la guía de envío.

6. Registra en formato los números de guía de los documentos enviados.

Línea de Transporte 7. Envía documentos al destinatario marcado en la guía de envío y recaba sello de recibido en la 2a copia de la misma.

Destinatario Responsable de Valija. 8. Recibe valija por parte de la línea de transporte con original de la guía de embarque y sella 2a copia, revisa documentos de acuerdo a la relación de correspondencia (original y copia) y le realiza anotaciones en la copia sobre oficios faltantes, retrasos en la entrega por parte de la línea de transporte, etc., y firma y sella de acuse la relación y remite al IVE en la siguiente valija.

Unidad de Documentación y Seguimiento.

9. Recibe valija que incluye relación de correspondencia de la ultima valija enviada y que contiene las observaciones relevantes sobre faltantes de documentos o retrasos en su llegada, revisa que los documentos recibidos por valija concuerden con lo relacionado en la relación de correspondencia, realiza anotaciones en el espacio de observaciones de la copia de la relación de correspondencia (acuse de recibo, sobre documentos faltantes o retrasos en el envío de la valija por parte de la línea de transporte.



Superior, APPP.

Dirección General


ÁREA

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

10. Envía en la siguiente valija la copia de la relación de correspondencia con las anotaciones correspondientes (acuse de recibo).

11. Registra documentos recibidos de los destinatarios.

Oficina de Servicios Generales. Responsable de valijas.

12. Solicita aclaración por escrito a la línea de transporte cuando en el acuse de recibo (relación de correspondencia) entregado por el destinatario, exista alguna anotación sobre perdida de algún documento o retraso importante en el envío de la valija, en el caso de que no existan observaciones en la relación de correspondencia (copia como acuse de recibo), procede a registrar y archivar en consecutivo




Superior, APPP.

Dirección General



Nombre del Procedimiento: Envío y recepción de Valijas

Unidad Administrativa Solicitante. Unidad de Documentación y Seguimiento Oficina de Servicios Generales Responsable de Valija Línea de Transporte Destinatario

Responsable de Valija

ACLARACIÓN

FORMATOS

NÚMERO DE GUIAS

GUIA 1C

RELACIÓN DE COORRESPONDENCIA

O-C

GUIAS DE ENVIO

RELACIÓN PARA ENVIO DE CORRESPONDENCIA O-2C

ANOTACIONES C

RELACIÓN DE O CORRESPONDENCIA

2

GUIA DE EMBARQUE O

VALIJA

GUIA C

DOCUMENTOS

DOCUMENTOS

DOCUMNETOS RECIBIDOS

ANOTACIONES

RELACIÓN DE CORRESPONDENCIA

-----------------------------C

VALIJA

DOCUMENTOS

VALIJA

REGISTRA

RECIBE, REVISA

REALIZA

RECIBE, SELLA, REVISA, REALIZA

FIRMA, SELLA Y REMITE

LINEA DE

TRANSPORTE

ENVIA Y RECABA

SELLO LINEA DE TRANSPORTE

FIN

CUANDO EN EL ACUSE DE RECIBO EXISTA ALGUNA ANOTACIÓN, EN CASO DE QUE NO EXISTAN PROCEDE A REGISTRAR Y ARCHIVAR

EN CASO DE QUE NO CUENTEN CON LOS REQUISITOS COMPLETOS, DEVUELVEN DOCUMENTOS AL ÁREA SOLICITANTE

IVE

ENVIA

DOCUMENTACIÓN

INICIO

CONCENTRA SELECCIONA

COLOCA

Y ENTREGA

RECIBE, REVISA

REALIZA

REQUISITA Y

REGISTRA

ELABORA Y

ANEXA

ACUDE, RECOGE REGISTRA, ENTREGA Y

RECABA

REGISTRA

SOLICITA

SOBRES

ENCARGADOO

OFICINAS DE

TRANSPORTE



Superior, APPP.

Dirección General




Fotocopiado y Engargolado Objetivo: Controlar el Servicio de Fotocopiado y engargolado Frecuencia: Diaria.

NORMAS

El servicio de fotocopiado y engargolado será proporcionado únicamente a documentación oficial mediante la presentación de la solicitud debidamente autorizada, la documentación deberá estar ordenada y sin grapas.

Para el pago de fotocopiado por arrendamiento se deberá efectuar el conteo en base a las solicitudes autorizadas recibidas para fotocopiado.





Superior, APPP.

Dirección General


ÁREA

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

Área Administrativa Solicitante. 1. Solicita el servicio de fotocopiado y engargolado y requisita formato "Solicitud de fotocopiado "(original), recabando firma de

autorización de titular del área, la que deberá estar registrada en el catalogo de firmas. 2. Entrega de Solicitud y material a fotocopiar al responsable de fotocopiado.

Departamento de Recursos Materiales. Oficina de Servicios Generales. Responsable de Fotocopiado

3. Recibe formato "Solicitud de fotocopiado" (original), identifica firma. ¿Cumple requisitos? En caso de no cumplir con los requisitos:

4. Cancela solicitud e informa al área solicitante. En caso de cumplir con los requisitos:

5.

Programa sus actividades, de conformidad a requerimientos y fechas de entrega y procede al fotocopiado del documento original o material de que se trate, verifica el número de copias producidas y totaliza el número de veces que se produjeron.

6. Archiva temporalmente las "Solicitudes de fotocopiado" recibidas y entrega al área solicitante las copias solicitadas.

Área Administrativa Solicitante 7. Recibe el material fotocopiado y verifica que se haya realizado en la cantidad solicitada y sobre todo con la calidad requerida. Si se requirió servicio de engargolado, verifica que este se haya realizado conforme a lo establecido.

Departamento de Recursos Materiales. Oficina de Servicios Generales. Responsable de Fotocopiado

8. Obtiene diariamente al término de cada turno, del archivo temporal las "Solicitudes de fotocopiado" y la registra en el reporte de fotocopiado de acuerdo al número progresivo asignado, anotando el área solicitante y el numero de fotocopias obtenida de cada unidad y verifica el contador de las maquinas y lo registra.

9. Registra y controla las "Solicitudes de fotocopiado".

10. Compara la cantidad que indica el contador de la maquina contra la sumatoria de copias de las "Solicitudes de fotocopiado" mensual ¿Coincide la cantidad? En caso de no coincidir con la cantidad:

11. Realiza las aclaraciones que correspondan, anotándolas en la columna de observaciones del "Reporte de fotocopiado".

En caso de coincidir con la cantidad: 12. Acumula la cantidad y aparece al inicio de la jornada siguiente.

13. Fin del Procedimiento.



Superior, APPP.

Dirección General



Nombre del Procedimiento: Fotocopiado y Engargolado

Área Administrativa Solicitante Departamento de Recursos Materiales-Oficina de Servicios Generales-Responsable de Fotocopiado

SOLICITUDES DE

FOTOCOPIADO

REPORTE DE

FOTOCOPIADO

SOLICITUD DE

FOTOCOPIADO O

SOLICITUD DE

FOTOCOPIADO O

COPIAS

SOLICITUD DE

FOTOCOPIADO O REPORTE DE FOTOCOPIADO

SOLICITUD DE

FOTOCOPIADO O

MATERIAL

FOTOCOPIADO

MATERIAL A

FOTOCOPIAR

SOLICITUD DE

FOTOCOPIADO O

REALIZA ACLARACIONES

ANOTANDOLAS

ENTREGA

ÁREA

SOLICITANTE

SACA, REGISTRA Y VERIFICA

CONTADOR DE LAS MAQUINAS Y LAS

REGISTRA TITULAR DEL ÁREA

AL TÉRMINO DE CADA TURNO

RECIBE Y

VERIFICA

SOLICITUD DE FOTOCOPIADO O

INICIO

SOLICITA SERVICIO

REQUISITA,

RECABA FIRMA

RECIBE E IDENTIFICA Y

FIRMA

COMPARA EL CONTADOR DE LA

MAQUINA

CANCELA E

INFORMA

PROGRAMA ACTIVIDADES, FOTOCOPIA VERIFICA Y TOTALIZA Nº.

REPRODUCCIONES

ARCHIVA

ENTREGA

¿CUMPLE REQUISITOS?

¿COINCIDE LA CANTIDAD?

SI

NO

SI

NO

ACULUA CANTIDDA Y APARECE

ALINICIO DE LA JORNADA

SIGUIENTE

FIN

RESPONSABLE DE

FOTOCOPIADO



Superior, APPP.

Dirección General



PROCEDIMIENTO Nombre: Mantenimiento Preventivo y correctivo del Parque Vehicular. Objetivo:

Dar mantenimiento preventivo o correctivo al parque vehicular.

Frecuencia: El mantenimiento preventivo se dará conforme al Programa Anual.

El mantenimiento correctivo se dará conforme se presenten los casos

NORMAS Se efectuará servicio preventivo y/o correctivo al parque vehicular del Instituto siempre y cuando exista disponibilidad presupuestal.

El servicio de mantenimiento preventivo y/o correctivo de las unidades adscritas a las distintas áreas del Instituto, deberá solicitarse por escrito en tiempo y forma a la Oficina de Servicios Generales, en los formatos establecidos, debidamente autorizados por el titular del área usuaria.

Deberá ser entregada la unidad por parte del usuario para el servicio preventivo y/o correctivo a la Oficina de Servicios Generales un día hábil antes de ingresar al taller junto con el formato de Vale de resguardo, debidamente firmada.

La solicitud por escrito para mantenimiento será verificada contra Bitácora de la-unidad para comprobar si efectivamente la unidad requiere del mantenimiento requerido.

La Oficina de Servicios Generales será quien reciba de los distintos talleres los vehículos, y verificará que el mantenimiento o reparación de la unidad se haya realizado conforme a lo solicitado procediendo a su entrega a los usuarios





Superior, APPP.

Dirección General


ÁREA

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

Departamento de Recursos Materiales (parque vehicular).

1. Solicita a Coordinaciones de Zona el llenado de la Bitácora para el control de kilometraje y combustible mensual y así programar con anticipación los servicios de mantenimientos respectivos.

2. Elabora al inicio del año, el Programa de Mantenimiento Preventivo del parque vehicular.

3. Realiza tres cotizaciones con diferentes talleres, analiza y elabora cuadro comparativo y elige la mejor opción.

4. Canaliza el parque vehicular a los servicios de mantenimiento requeridos de conformidad a especificaciones del fabricante en la

bitácora de mantenimiento preventivo y correctivo, el kilometraje recorrido y al Programa de Mantenimiento Preventivo, solicitando al taller mecánico contratado, proceda a realizar el servicio de mantenimiento menor a mayor según corresponda (servicio menor cada 5000 o 7500 kilómetros) según la marca del vehículo. Servicio mayor cada 10,000 0 15,000 kilómetros según la marca del vehículo)

5.

Elabora la Orden de reparación a talleres (original y copia) donde se especifican los datos del vehículo (marca, modelo, número económico, número de serie, kilometraje), así como el servicio de mantenimiento requerido (afinación, cambio de aceite, lavado y engrasado, frenos, suspensión, alineación y balanceo, etc.).

6. Entrega la Orden del servicio de mantenimiento requerido (original) al responsable del taller mecánico, junto con la unidad para la reparación correspondiente, para vehículos modelos 2001 y 2002, el servicio de mantenimiento preventivo y/o correctivo se debe realizar en agencia automotriz autorizada de la marca que corresponda la unidad a efectuar dicho mantenimiento.

Chofer.

7. Realiza comisión de trabajo y detecta alguna falla en el vehículo, o si e vehículo sufre una descompostura no prevista, reporta al Departamento de Recursos Materiales (servicios generales) y elabora un Reporte por escrito sobre las fallas presentadas.

Servicios Generales.

8. Recibe Reporte de la falla del vehículo y comunica al taller mecánico, a fin de que acudan a recoger la unidad y trasladarla al centro de servicio.

Taller automotriz.

9. Traslada el vehículo y realiza el servicio de mantenimiento preventivo y/o correctivo solicitado, así como la verificación vehicular por ser un requisito.



Superior, APPP.

Dirección General


ÁREA

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

10. Entrega el vehículo debidamente reparado junto con la orden de reparación debidamente sellada y firmada y el comprobante de

verificación vehicular obligatoria, en su caso Departamento de Recursos Materiales (parque vehicular).

11. Recibe del taller mecánico o de la agencia automotriz autorizada el vehículo junto con la Orden de reparación a talleres debidamente sellada y firmada, así como el comprobante de la verificación, si es el caso y elabora Reporte de mantenimiento de vehículos.

12. Recaba de la agencia automotriz autorizada el sello de garantía en la póliza de garantía del vehículo en el espacio correspondiente al kilometraje del ejercicio realizado.

13. Registra en bitácora de mantenimiento el kilometraje y el detalle de los servicios realizados al vehículo ( afinación, cambio de aceite, frenos, refacciones utilizadas, etc. ) y firma la bitácora de mantenimiento del parque vehicular.

14.

Archiva bitácora de mantenimiento en consecutivo o por Coordinación de Zona.

15. Registra el gasto acumulado en los servicios preventivos y correctivos en el transcurso del año.




Superior, APPP.

Dirección General



Nombre del Procedimiento: Mantenimiento preventivo y correctivo del parque vehicular

Departamento de Recursos Materiales (Parque Vehicular) Chofer Servicios Generales Taller Automotriz

COMPROBANTE DE VERIFICACIÓN

ORDEN DE

REPARACIÓN

REPORTE DE LA

FALLA DEL VEHICULO

CUADRO

COMPARATIVO

3 COTIZACIONES

ORDEN DE

REPARACIÓN O-C

PROGRAMA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE

PARQUE VEHICULAR

ORDEN DE SERVICIO DE

MANTENIMIENTO O

REPORTE DE LAS FALLAS

RECIBE Y

COMUNICA RECIBE, SELLA,

REVISA, REALIZA

FIRMA, SELLA Y REMITE

REALIZA COMISIÓN,

REPORTA Y ELABORA

CON ANTICIPACIÓN EL MANTENIMIENTO

ENTRTEGA

BITACORA

INICIO

SOLICITA LLENADO,

PROGRAMA

ELABORA

RESPONSABLE DEL TALLER

MECANICO

ELABORA

CANALIZA

REALIZA, ANALIZA

ELABORA Y ELIGE

AL INICIO DEL AÑO

DIFERENTES TALLERES

PARQUE VEHICULAR A LOS ERVICIOS DE MANTENIMIENTO

JUNTO CON LA UNIDAD

TRASLADA, REALIZA SERVICIO DE

VERIFICACIÓN

ENTREGA REPARADO VEHICULO

VEHICULO



Superior, APPP.

Dirección General



Nombre del Procedimiento: Mantenimiento preventivo y correctivo del parque vehicular

Departamento de Recursos Materiales (Parque Vehicular)

BITACORA DE

MANTENIMIENTO

BITACORA DE

MANTENIMIENTO

REPORTE DE MANTENIMIENTO DE

VEHICULOS

COMPROBANTE DE

LA VERIFICACIÓN

GASTO ACUMULADO

GARANTÍA DEL VEHICULO

REGISTRA Y

FIRMA

ARCHIVA

ORDEN DE

REPARACIÓN

FIN

RECIBE

TALLER MECANICO O AGNECIA

AUTOMOTRIZ

AGENCIA

AUTOMOTRIZ

REGISTRA

RECABA SELLO

KILOMETRAJE Y EL DETALLE DE LOSSERVICICOS REALIZADOS AL VEHICULO

VEHICULO



Superior, APPP.

Dirección General



PROCEDIMIENTO Nombre: Mantenimiento del Servicio Telefónico.

Objetivo: Mantener el servicio telefónico en buenas condiciones de uso. Frecuencia: Eventual.

NORMAS

• Se efectuará el servicio de mantenimiento a toda línea en particular que reporte una falla de manera escrita, siempre y cuando la falla sea interna, si está es externa se reportará al servicio TELMEX.





Superior, APPP.

Dirección General


ÁREA

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

Unidad Administrativa Solicitante. 1. Reporta fallas en el servicio telefónico de una línea en particular, mediante el formato " Solicitud de Servicio " (original y 2 copias).

Departamento de Recursos Materiales. Servicios Generales

2. Atiende "Solicitudes de servicio" (original y copia), gira instrucciones al responsable de mantenimiento para que revise la línea y el aparato telefónico.

Responsable de Mantenimiento. 3. Recibe instrucciones y procede a revisar línea telefónica dañada (original de solicitud de servicio) y si el problema es interno realiza la reparación necesaria, a fin de poner en funcionamiento la línea telefónica, si es externo procede a reportar las fallas detectadas a TELMEX.

4. Atiende al personal técnico de TELMEX para que revise el tablero principal de la línea y proceda a la reparación de la falla, ya reparado el desperfecto firma de conformidad la orden de reparación emitida por TELMEX.

5.

Recaba firma y sello por parte de la Unidad Administrativa solicitante (una vez reparada la línea telefónica) y reporta al Jefe de Servicios Generales sobre los trabajos realizados.

6. Registra en el formato " Control de solicitudes atendidas " el trabajo realizado para efecto de reportes trimestrales.

7. Archiva en consecutivo la solicitud de servicio ya atendida.




Superior, APPP.

Dirección General



Nombre del Procedimiento: Mantenimiento del Servicio Telefónico

Unidad Administrativa Solicitante Departamento de Recursos Materiales-Servicios Generales Responsable de Mantenimiento

SOLICITUD DE SERVICIO ……………………….O

SOLICITUD DE SEVICICO O

SOLICITUD DE SEVICICO O-2C

ORDEN DE

REPARACIÓN

CONTROL DE SOLICITUDES ATENDIDAS

UNIDAD

ADMINSTRATIVA

SOLICITANTE

RECIBE INSTRUCCIONES,

REVISA LINEA

TELEFÓNICA

SI EL PROBLEMA ES INTERNO REALIZA REPARACION, SI ES EXTERNO REOPORTA A TELMEX

SOLICITUD DE SEVICICO O-2C

INICIO

REPORTA FALLAS

ATIENDE AL PERSDONAL TÉCNICO

DE TELMEX FIRMA

DE CONFORMIDAD

ATIENDE GIRA

INSTRUCCIONES

FIN

RECABA FIRMA Y SELLO Y

REPORTA

REGISTRA

ARCHIVA

JEFE DE SERVICIOS GNERALES

UNA VEZ REPARADA LA LINEA TELEFÓNICA



Superior, APPP.

Dirección General



PROCEDIMIENTO Nombre: Servicio de Mensajería.

Objetivo: Programar el envío de correspondencia. Frecuencia: Diaria

NORMAS

• La mensajería será recibida de acuerdo al horario establecido por la Oficina de Servicio Generales de 9:00 a 15:00 hrs., siendo enviadas al momento de recepción las de carácter urgente, por lo que respecta a los envíos ordinarios y recibidos fuera del horario de recepción serán enviados al ' siguiente día hábil.





Superior, APPP.

Dirección General


ÁREA

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

Unidad Administrativa Solicitante.

1. Reúne diariamente documentos a enviar a distintos destinatarios y registra nombre del destinatario y del remitente en el formato "Envío de Correspondencia" (original), requisitando nombre, firma y área de adscripción, entrega documentos al jefe del área de Servicios Generales.

Departamento de Recursos Materiales. Oficina de Servicios Generales.

2. Recibe documentos a enviar, junto con formato "Envío de correspondencia" (original), programa las rutas para la entrega de documentos, de conformidad a las direcciones de destino y gira instrucciones al personal de mensajería para que acudan a entregar la documentación dentro de la ruta asignada

Personal de Mensajería.

3. Recibe instrucciones y documentos a entregar y de acuerdo a la ruta asignada, procede a la entrega a domicilio de los diversos documentos, y recaba firma y sello de recibido en copia del oficio o documentos anexos, concluida la entrega del último documento, entrega al responsable de mensajería los acuses debidamente firmados y sellados. En caso de que no se haya entregado algún documento debe señalar por escrito las causas o razones por las que no fue posible entregar el mismo (cambio de dirección, error en dirección, etc.)

Departamento de Recursos Materiales. Responsable de Mensajería

4. Recibe por parte del personal de mensajería los acuses de recibo y los distribuye a las unidades administrativas solicitantes y en su caso, informa los motivos que imposibilitaron la entrega (cambio de domicilio, domicilio equivocado, no se encontraba el destinatario, etc.), recaba firma y sello de conformidad sobre la entrega de documentos en el formato "Envío de correspondencia" (original) y archiva en consecutivo.

Unidad Administrativa solicitante.

5.

Recibe acuses de recibo, en su caso, recibe información sobre los motivos que imposibilitaron la entrega y procede según corresponda.

6.

Fin de procedimiento



Superior, APPP.

Dirección General



Nombre del Procedimiento: Servicio de Mensajería

Unidad Administrativa Solicitante Departamento de Recursos Materiales-Servicios Generales Personal de Mensajería Departamento de Recursos

Materiales-Responsable de Mensajería

ENVIO DE CORRESPONDENCIA

ACUSES

ENVIO DE CORRESPONDENCIA ………………………O

ENVIO DE CORRESPONDENCIA

O

ACUSES

DOCUMENTOS A ENVIAR

EN SU CASO RECIBE INFORMACIÓN SOBRE LOS MOTIVOS QUE IMPOSIB ILITARON LA ENTREGA Y PROCEDE SEGÚN CORRESPONDA

DOCUMENTOS

INICIO

REUNE Y REGISTRA, REQUISITA, ENTREGA

RECIBE, DISTRIBUYE

RECABA FIRMA Y SELLO, ARCHIVA

RECIBE, PROGRAMA RUTAS Y

GIRA INSTRUCCIONES EN CASO INFORMA MOTIVOS QUE IMPOSIBILITARON LA ENTREGA

1

RECIBE

FIN

ACUSES

OFICIO C

DOCUMENTOS A ENVIAR

RECIBEINSTRUCCIO

NES, ENTREGA, RECABA FIRMA Y SELLO Y

ENTREGA

1

EN CASO DE QUE NO HAYA ENTREGADO ALGUN DOCUMENTO DEBE SEÑALAR LA CAUSA O RAZON POR ESCRITO



Superior, APPP.

Dirección General



PROCEDIMIENTO Nombre: Solicitud de servicios y reparación de mobiliario, equipo de oficina e instalaciones.

Objetivo: Mantener en buenas condiciones tanto los bienes muebles como las instalaciones, de conformidad al Programa Anual de Mantenimiento.

Frecuencia:

Periódica.

NORMAS

El área solicitante detectará la descompostura, avería o desperfecto de un bien o equipo de oficina.

Se efectuará servicio y/o reparación de mobiliario y equipo siempre y cuando exista disponibilidad presupuestal.

Se recibirá para mantenimiento el mobiliario y equipo siempre y cuando sea solicitado mediante Oficio autorizado por el titular del área solicitante, especificando la falla y/o necesidad de reparación del mobiliario o equipo.

Se efectuara servicio de mantenimiento y/o reparación a las instalaciones del Instituto siempre y cuando se solicite por escrito y la autorización correspondiente del titular del área solicitante

El Departamento de Recursos Materiales efectuará el mantenimiento a los bienes inmuebles una vez evaluada la necesidad de los mismos.





Superior, APPP.

Dirección General


ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

Unidad Administrativa Solicitante.

1. Detecta la descompostura, avería o desperfecto de un bien mueble (escritorio, sillón, silla, etc.) o de algún equipo de oficina (ventilador, máquina de escribir, calculadora, etc.).

2. Elabora Solicitud de servicio (original y copia), recaba firma de autorización y entrega al responsable de mantenimiento del área de servicios generales.

Oficina de Servicios Generales. Personal de Mantenimiento.

3. Verifica y supervisa de acuerdo al Programa Anual de Mantenimiento, las condiciones de las instalaciones (pintura, sanitarios, pisos, puertas principales de acceso, etc.). ¿Detecta falla o avería? En caso de que no se detecte falla:

4. Fin del Procedimiento. En caso de que se detecte falla:

5.

Procede a requerir las Solicitudes de servicio (original y copia) y recaba firma de autorización del Jefe del Área de Servicios Generales y entrega solicitud al responsable de mantenimiento.

Oficina de Servicios Generales. Responsable de Mantenimiento.

6. Recibe Solicitud de servicio debidamente requisitada y autorizada, revisa y procede según cada caso, si Corresponde a una falla de maquina, escribir, equipo de cómputo o calculadora, verifica si existe contrato de mantenimiento. ¿Existe contrato de Mantenimiento Correctivo? En caso de que exista contrato:

7. Procede a llamar al técnico de la empresa contratada para que acuda a revisar y a reparar la falla según contrato. En caso de que no exista contrato:

8. Continúa en el número 15.

9. Corresponde a una reparación de mobiliario de oficina (escritorios, sillones,. Archivero etc.) ¿Es reparación menor? En caso de que sea reparación menor:



Superior, APPP.

Dirección General


ÁREA

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

10. Gira instrucciones al personal de mantenimiento a fin de que acudan al área solicitante a realizar el trabajo de reparación requerido.

En caso de que no sea reparación menor:

11. Continúa en la actividad número 15.

12. Corresponde a una reparación de las instalaciones donde se alojan las oficinas de la delegación. ¿Es reparación menor? En caso de que sea reparación menor :

13. Gira instrucciones al personal de mantenimiento a fin de que acudan al lugar donde se detecto la falla o desperfecto y realicen la reparación requerida. En caso de que no sea reparación menor

14.

Continúa en la actividad número 15

15. Recaba cotizaciones en el caso de que se trate de alguna reparación mayor de un bien mueble o de las instalaciones o que no exista contrato de mantenimiento preventivo y correctivo, de acuerdo a los rangos que establezca el Decreto de Presupuesto de Egresos para el Estado de Veracruz-Llave. Ejemplo para el ejercicio fiscal 2009:

• Cotización de $ 0.1 a $ 32,100.00 procede a realizar adjudicación directa. • De 32,101.00 a $ 850,000.00 procede a realizar Licitación Simplificada. • De $ 850,001.00 en adelante realizar Licitación Pública

16. Verifica con el Departamento de Programación y Presupuesto la disponibilidad presupuestal.

¿Existe Disponibilidad Presupuestal?

En caso de que exista disponibilidad: 17. Continúa procedimiento.

En caso de que exista disponibilidad:



Superior, APPP.

Dirección General


ÁREA

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

18. Notifica al área solicitante y termina procedimiento.

19. Informa al responsable de Servicios Generales, en el caso de no existir disponibilidad presupuestal.

20. Informa al prestador del servicio que ofreció las mejores condiciones en precio, calidad y oportunidad, para que realice el trabajo

solicitado.

Continúa en la actividad número 24.

21. Recibe instrucciones y solicitud de servicio y procede a realizar los trabajos menores de mantenimiento requeridos.

22.

Recaba firma de conformidad del titular del área solicitante, una vez concluidos los trabajos.

23. Firma en la Solicitud de servicio y entrega solicitudes atendidas al responsable de mantenimiento para efectos de registro y control.

24. Recibe indicaciones para que realice las reparaciones mayores requeridas de conformidad a la cotización presentada.

25. Realiza trabajos de reparación solicitados (bienes muebles y/o servicios de mantenimiento).

26. Entrega bienes debidamente reparados al responsable de mantenimiento y firma solicitud de servicio.

27. Recibe los bienes muebles debidamente reparados y verifica que los trabajos se hayan realizado conforme a lo solicitado y recibe a satisfacción, los trabajos de mantenimiento realizados en las instalaciones del IVE.

28. Entrega los bienes reparados al área solicitante y recaba firma de conformidad del titular del área.



Superior, APPP.

Dirección General


ÁREA

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

29. Recibe Solicitudes de servicio atendidas por el personal de mantenimiento.

30. Archiva Solicitudes de servicio atendidas en consecutivo.




Superior, APPP.

Dirección General



Nombre del Procedimiento: Solicitud de servicios y reparación de mobiliario, equipo de oficina e instalaciones

Unidad Administrativa Solicitante Oficina de Servicios Generales

PERSONAL DE MANTENIMINETO

SOLICITUD DE SERVICIOS O-C

INICIO

DETECTA DESCOMPOSTURA AVERIA O

DESPERFECTO

VERIFICA DISPONIBILIDAD

PRESUPUESTAL

VERIFICA Y SUPERVISA CONDICIONES DE LAS INSTALACIONES

ELABORA

RECABA FIRMA

Y ENTREGA

COTIZACIONES

3

DEPTO. DE PROG. Y PPTO

RESPONSABLE DE MANTENIMIENTO DEL ÁREA DE SERVICIOS

GENERALES

¿EXISTE CONTRATO DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO?

SOLICITUD DE SERVICIOS

SOLICITUD DE SERVICIOS O-C

¿DETECTA FALLA O AVERIA?

JEFE DEL ÁREA DE

SERV.GRALES

REQUIERE RECABA FIRMA

Y ENTREGA

NO

FIN

RESPONSABLE DE

MANTENIMIENTO

RECIBE, REVISA Y VERIFICA

LLAMA

TÉCNICO DE LA EMPRESA CONTRATADA

SI

NO

2

SI

GIRA INSTRUCCIONES

RECABA

CORRESPONDE A UNA

REPARACIÓN DE

MOBILIARIO DE OFICINA

SI

¿ES REPARACIÓN MENOR? 2

NO

GIRA INSTRUCCIONES

CORRESPONDE A UNA REPARACIÓIN DE LAS INSTALACIONES DE

OFICINA

¿ES REPARACIÓN MENOR? 2

SI

SE TRATA DE ALGUNA REPARACIÓN MAYOR DE UN BIEM

MUEBLE O DE QUE LAS INSTALACIONES O QUE NO EXISTA

CONTARTO DE MANTENIMIENTOPREVENTIVO Y

CORRECTIVO

¿EXISTE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTA?

NO

SI

NOTIFICA

FIN

INFORMA

PRESTADOR DEL

SERVICIO

RESPONSABLE DE SERV. GRALES AREA SOLICITANTE


RECIBE INSTRUCCIONES,

PORCEDE A REALIZAR

TRABAJOS

MENORES DE MANTENIMIENTO REQUERIDO

QUE OFRECIO LAS MEJORES CONDICIONES PARA QUE REALICE EL TRABAJO

PERSONAL

DE MANTENIMIENTO

1

1

2



Superior, APPP.

Dirección General



Nombre del Procedimiento: Solicitud de servicios y reparación de mobiliario, equipo de oficina e instalaciones

Oficina de Servicios Generales Prestador de Servicio



SOLICITUDES ATENDIDAS

PARA EFECTO DE REGISTRO Y CONTROL


RECABA

FIRMA

ARCHIVA 3

UNA VEZ CONCLUIDOS LOS TRABAJOS

RESPONSABLE DE

MANTENIMIENTO

FIN

1

FIRMA

Y ENTREGA

RECIBE BIENES MUEBLES REPARADOS

Y VERIFICA

ENTREGA BIENES MUEBLES REPARADOS

Y RECABA FIRMA

ENTREGA BIENES MUEBLES REPARADOS

Y RECABA FIRMA

RECIBE

CONDICIONES DE LAS INSTALACIONES

RECIBE

INDICACIONES

REALIZA

TRABAJOS DE REPARACIÓN

SOLCITADOS

SOLICITUD DE SERVICIO

ENTREGA BIENES Y

FIRMA

RESPONSABLE MANTENIMIENTO



Superior, APPP.

Dirección General




Utilización de la Sala de Juntas.

Objetivo: Programar debidamente la utilización de la Sala de Juntas y dotar los materiales requeridos para el evento.

Frecuencia:

Periódica.

NORMAS

• La Sala de Juntas deberá solicitarse mediante escrito firmado por el titular del área solicitante, con un día de anticipación.

• El servicio de cafetería deberá ser gestionado y proporcionado por el área usuaria.

• El área solicitante usuaria deberá entregar la Sala de Juntas en el tiempo establecido.

• El área usuaria deberá retirar materiales o bienes utilizados al término de la utilización de la Sala de Juntas.

• La Oficina de Servicio Generales llevará acabo la limpieza de la Sala de Juntas inmediatamente después de haber sido entregada por el usuario.





Superior, APPP.

Dirección General


ÁREA

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

Área Administrativa Solicitante. 1. Solicita permiso para utilizar la Sala de Juntas a la Dirección General mediante Oficio, por lo menos con tres días hábiles de

anticipación a la fecha que sea requerida la Sala de Juntas, indicando: Fecha y hora del evento, (inicio y termino), número de participantes, material necesario para el evento (rota folio, proyector de acetato, pantalla, etc.), material de insumo (café refresco, agua etc.) y envía copia del Oficio al responsable de servicios generales.

Recursos Materiales. Oficina de Servicios Generales.

2. Recibe Oficio y verifica disponibilidad de la Sala en la fecha y hora solicitada y programa eventos. ¿Hay disponibilidad? En caso de que no haya disponibilidad:

3. Avisa al área solicitante para que reprograme el evento y termina el procedimiento. En caso de que haya disponibilidad:

4. Notifica al área solicitante que la Sala de Juntas estará disponible para realizar el evento programado en fecha y hora requerida. 5.

Organiza y realiza el evento requerido, acondicionando previamente al inicio del evento, la distribución de las mesas y sillas de la sala, así como la ubicación de equipo de audio o video solicitado y los materiales requeridos, de acuerdo a petición del interesado, prepara los insumos indispensables para la reunión (café, agua, refresco, etc.).

6. Verifica durante la realización del evento, que todo se realice de acuerdo a lo programado y de conformidad a lo solicitado.

7. Recoge y guarda el equipo y material utilizado al término del evento y prepara la sala para el siguiente evento que tenga programado.




Superior, APPP.

Dirección General


NSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIÓN SUPERIOR

Nombre del Procedimiento: Utilización Sala de Juntas

Área Administrativa Recursos Materiales-Oficina de Servicios Generales

C

OFICIOS

INICIO

SOLICITA PERMISO Y

ENVIA

ÁREA SOLICITANTE

POR LO MENOS CON 3 DÍAS HABILES DE ANTICIPACIÓN

FIN

OFICIO

RECIBE Y VERIFICA DISPONIBILIDAD

ACONDICIONA Y PREPARA INSUMOS

¿HAY DISPONIBILIDAD?

AVISA PARA QUE

PROGRAME EVENTO

SI

NO

NOTIFICA

DISPONIBILIDAD

ORGANIZA Y REALIZA EVENTO

VERIFICA D URENTE EL EVENTO

RECOGE Y GUARDA EQUIPO Y MATERIAL PARA EL SIGUIENTE EVENTO

ÁREA SOLICITANTE



Superior, APPP.

Dirección General


Manual de Procedimientos del Departamento de Recursos Materiales

Seguros y Fianzas



Superior, APPP.

Dirección General



PROCEDIMIENTO Nombre: Aseguramiento de Bienes.

Objetivo: Obtener las mejores opciones, tanto en cobertura como en primas de seguros para los bienes asegurables del IVE. Frecuencia: Anual

NORMAS

• Para el buen funcionamiento del programa de seguros, el encargado deberá manejar en forma cotidiana las pólizas y la pronta tramitación de la reclamación ante la empresa aseguradora.





Superior, APPP.

Dirección General


ÁREA

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN


1. Elabora las bases de licitación para la contratación de un asesor externo de seguros.

Comité de Adquisiciones

2. Valida las bases de licitación y autoriza su publicación, los interesados manifiestan sus propuestas, el costo de sus servicios, expresados como un porcentaje máximo del monto de las primas que el IVE tenga que pagar por la contratación del Programa de Seguro.


3. Adjudica contrato previa autorización del comité de adquisiciones y de conformidad a la normatividad vigente, a la persona que haya cumplido con todos los requisitos señalados en las bases, ofreciendo sus servicios a menor costo, asimismo el asesor externo será responsable del resultado de su actuación por lo que al ser contratado deberá contar con una póliza que cubra errores u omisiones y deberá ser agente de Seguros con autorización legal tipo " B " o " C ", dependiendo de la normatividad establecida por la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas para las dependencias o entidades clasificadas como " A " o " AA " el agente de seguros deberá ser Persona Moral y constar con la constancia de inscripción en el Registro de Asesores Externos.

4. Realiza visitas de campo a las Coordinaciones de Zona y Micro regiones, verifica si las medidas de protección con ias que cuenta el IVE siguen siendo las adecuadas y si funcionan correctamente, considera si los riesgos que detectaron son los mismos o a caso han surgido más o desaparecido uno de los que antes existían.

5.

Identifica y describe los riesgos no cubiertos y da aviso a la Compañía Aseguradora y solicita el endoso adicional correspondiente.

6. Señala la vigencia que deberán tener los contratos y no debiendo afectar ejercicios presupuéstales de otros años.

7. Estima el costo de primas para el próximo ejercicio fiscal y actualiza el cuadro de sumas aseguradas en incrementos o reducciones registrando los movimientos de altas y bajas.

8. Adecúa el plan de aseguramiento cuando existan modificaciones o cambios en los riesgos asegurables, notificando por escrito a la Compañía Aseguradora.



Superior, APPP.

Dirección General


ÁREA

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

9. Establece sistemas de prevención de riesgos asegurables y solicita a la Compañía Aseguradora una supervisión de las ubicaciones

a efecto de obtener sus comentarios y recomendaciones sobre estas medidas.

10. Reúne y entrega al asesor externo de seguros mediante oficio, la información de los bienes patrimoniales a cargo o propiedad del IVE, así como toda la documentación o referencias que permitan determinar el valor de reposición de los bienes a asegurar.

Asesor externo o Personal especializado Que cuente con la Autorización correspondiente

11. Elabora las bases de licitación para la contratación de pólizas de seguros, apoyándose con la información que el responsable Estatal de seguros le proporcione.

12. Formula el programa integral de Aseguramiento para ser sometido a la aprobación del comité, el cual contendrá lo siguiente:

• Identificación de los riesgos asegurables del IVE

• Identificación de los bienes asegurables

• · Determinación de las coberturas adecuadas mediante una comparación de condiciones de aseguramiento y costo en el mercado, así como los riesgos involucrados

• Señalamiento de las cantidades de deducibles y franquicias

• · Asesoría al Comité en la evaluación de los programas propuestos por parte de las aseguradoras y en general para cualquier decisión en materia de seguros

• Asesoría al IVE en la elaboración de manuales de operación para el mantenimiento del programa.

13.

Solicita al IVE ( en caso de siniestro), la documentación requerida por la compañía Aseguradora para tramitar los pagos de indemnización, para toda eventualidad el IVE deberá contar con la averiguación previa certificada, ya que sin este documento la Compañía Aseguradora no resarcirá de la perdida al Instituto.

14. Firma convenios de ajuste el asesor externo, revisará los términos y condiciones en que la compañía Aseguradora liquidará al IVE.

15.

Fin del procedimiento.



Superior, APPP.

Dirección General



Nombre del Procedimiento: Aseguramiento de Bienes


Comité de Adquisiciones

Asesor externo o personal Especializado que cuente con

La autorización correspondiente

TERMINOS Y CONDICIONES

DOCUMENTACION

CONVENIOS DE AJUSTE

PROGRAMA INTEGRAL DE

ASEGURAMIENTO

INFORMACION

CUADRO DE

SUMAS

DOCUMENTACION DE

BIENES

INFORMACION DE

BIENES PATRIMONIALES

PRIMAS

BASES DE LICITACION

BASES DE

LICITACION

INICIO

ELABORA PARA CONTRATAR ASESOR

EXTERNO DE

SEGUROS

BASES DE

LICITACIONES

VALIDA, AUTORIZA

PUBLICACION

BITACORTA

FORMULA

EN CASO DE

SINIESTRO

ELABORA

PLAN DE ASEGURAMIENTO

TRASLADA VEHICULO A GASOLINERA MAS

CERCANA Y REGISTRA

OFICIO

REUNE Y ENTREGA

CONTRATOS

CONTRATO

ADJUNTA

ESTIMA COSTO

ACTUALIZA

FIN

ADECUA, NOTIFICA

POR ESCRITO

DE LA LIQUIDACION

REALIZA VISITAS, VERIFICA MEDIDAS DE

PROTECCION,

CONSIDERA RIESGOS

IDENTIFICA, DESCRIBE RIESGOS AVISA Y SOLICITA ENDOSO

COORDINACION DE ZONA Y MICROREGIONES

COMPAÑÍA ASEGURADORA

SEÑALA VIGILANCIA

ASESOR EXTERNO

DE SEGUROS

COMPAÑÍA

ASEGURADORA

COMPAÑÍA

ASEGURADORA

SOLICITA PARA TRAMITAR

INDEMNIZACION

IVE

FIRMA,

REVISA

ASESOR

EXTERNO



Superior, APPP.

Dirección General



Almacén Estatal



Superior, APPP.

Dirección General



PROCEDIMIENTO Nombre: Entradas y Salidas de Bienes Muebles al Almacén Estatal.

Objetivo: Controlar los movimientos de los bienes muebles, mediante el registro de entradas y salidas Frecuencia: Eventual

NORMAS

• Serán sujetos de registro de entrada y salida al Almacén Estatal todos los bienes muebles propiedad del IVE, que cumplan con las condiciones que señala la normatividad vigente, sin importar los recursos económicos que dieron origen a la adquisición, ya sean recursos federales o estatales o si fueron el resultado de donaciones, adjudicaciones u otro acto que de lugar a la transmisión de la propiedad.

• Toda salida de bienes muebles del almacén, deberá contener el número de inventario, destino, nombre y firma de quien recibe, en caso de no contar con él, se consignará en la Nota de salida el número de serie del bien

• Toda entrada de bienes muebles al almacén, deberá ser notificada al encargado de activo fijo, a fin de que proceda a darlo de alta.





Superior, APPP.

Dirección General


ÁREA

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

Departamento de Almacén Estatal.

1. Recibe los bienes Muebles y revisa su calidad y su cantidad y los ingresa al almacén, registrándolo en tarjetas kardex y/o archivo informativo.

2. Elabora “Notas de Entrada” de almacén para los bienes muebles y notifica su ingreso al responsable de inventarios (activo Fijo), para que asigne el numero de inventarios y marque el bien.

3. Reporta el ingreso de los bienes a la Subdirección Administrativa para que informe a las diferentes áreas del IVE, así mismo reporta a la unidad de Apoyo Logístico.

Subdirección Administrativa 4. Recibe informe de entradas al Almacén Estatal, revisa, avisa a las áreas interesadas y remite al Almacén Estatal la programación de envíos.

Unidad de Apoyo Logístico

5.

Determina la distribución de los bienes muebles e informa a la Subdirección Administrativa el volumen, peso y destino del material para la asignación de la unidad vehicular para proceder a su traslado.

Departamento Almacén Estatal. 6. Elabora “Salida del Almacén” y notifica al responsable de inventarios (activo fijo) para que elabore el resguardo correspondiente al usuario designado.

Departamento de Recursos Materiales ( Servicios Generales)

7. Determina unidad, chofer, ayudante y elabora y tramita la solicitud de recursos por concepto de Viáticos y Gastos, ante la Subdirección Administrativa.

Depto. de Recursos Materiales (Servicios Generales)

8. Efectúa el traslado de bienes, entrega el material, recaba acuse de recibo y los turna al Almacén Estatal.

Departamento Almacén Estatal.

9. Recibe los acuses de recibo y manda copias de la salida del almacén a la Subdirección Administrativa y a la unidad de Apoyo Logístico.

Coordinación de Zona 10. Recibe los bienes Mueble, elabora Notas de entrada en coordinaciones y registra en tarjetas auxiliares Kardex sus entradas y Salidas de Bienes Muebles.

11. Determina la distribución de los bienes en base a las necesidades y elabora salidas de los bienes en base a las necesidades y elabora salidas de los Bienes.




Superior, APPP.

Dirección General



Nombre del Procedimiento: Entradas y Salidas de Bienes Muebles al Almacén Estatal

Departamento de Almacén Estatal


Unidad de Apoyo Logístico


Coordinación de Zona

TARJETA AUX. KARDEX

NOTAS DE ENTRADA

SALIDA DE LOS

BIENES

TARJETA AUX. KADEX

PROG. DE ENVIOS

ACUSE DE

RECIBO

INFORME DE ENTRADAS AL ALMACEN

NOTAS DE

ENTRADA TARJETAS KARDEX Y/O ARCHIVO INFORM.

INICIO

RECIBE, REVISA, INTEGRA Y

REGISTRA

INGRESO DE LOS

BIENES

VOLUMEN, PESO Y DESTINO DEL MATERIAL

DETERMINA DISTRIBUCION Y

ELABORA

RECIBE, ELABORA Y

REGISTRA

SOLICITUD DE

RECURSOS

DETERMINA,

ELABORA Y TRAMITA

EFECTUA TRASLAD, ENTREGA MATERIAL

RECABA Y TURNA

SALIDA DE ALMACEN

NOTAS DE ENTRADA

ELABORA Y

NOTIFICA

RECIBE, REVISA,

AVISA Y REMITE

FIN

RECIBE, DETERMINA DISTRIBUCION E

INFORMA

REPORTA

RECIBE, ELABORA Y REGISTRA

UNIDAD DE APOYO LOGISTICO

ELABORA Y NOTIFICA

SUBDIR. ADMINIS

TRATIVA

AREA

INTERESADA

1

2

RESP. DE

INVENTARIOS

RESP. DE INVEN-

TARIO

2

1 SUBDIR. ADMINIS

TRATIVA



Superior, APPP.

Dirección General



PROCEDIMIENTO Nombre: Entradas y Salidas de Materiales Didáctico, Apoyo, Acreditación e Insumos.

Objetivo: Controlar los movimientos del material didáctico, apoyo, acreditación e insumos mediante el registro de entradas y salidas al Almacén Estatal. Frecuencia: Periódica.

NORMAS

• Todo ingreso de material deberá registrarse en el formato " Nota de Entrada al Almacén Estatal "

• Toda salida de material deberá registrarse en el formato "Salida de Material del Almacén Estatal", debidamente requisitada y firmada por el Subdirector Administrativo y por el Funcionario que señale la normatividad vigente del IVE.

• El encargado del Almacén será responsable de la recepción, custodia, manejo y almacenamiento del material que se reciba para su posterior distribución.

• Se deberá realizar un conteo físico de existencias y emitir un reporte mensual de inventarios.





Superior, APPP.

Dirección General


ÁREA

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN


1. Recibe los bienes Materiales Didácticos, de Apoyo, de Acreditación e Insumos, revisa la calidad y cantidad e ingresan los Materiales a almacén.

2. Registra en tarjetas kardex y/o por medio informático, los materiales y elabora Notas de entrada de almacén para los materiales.

3. Reporta el ingreso de los bienes a la Subdirección Administrativa para que informe a las diferentes áreas interesadas del IVE, así mismo reporta a la Unidad de Apoyo Logístico de la Subdirección de Planeación, programación y Presupuesto.


4. Remite al Almacén Estatal la programación de envíos.

Subdirección de planeación, Programación y Presupuesto.

5.

Informa a la Subdirección Administrativa el volumen, peso y destino del material para la asignación de la unidad vehicular para su traslado.

Departamento Almacén Estatal.

6. Elabora Salidas de Almacén por los diferentes tipos de Materiales.

7. Determina unidad, chofer, ayudante y elabora y tramita la Solicitud de recursos por concepto de Viáticos y Gastos, ante la Subdirección Administrativa.


8. Efectúa el traslado de bienes, entrega el material, recaba acuse de recibo y los devuelve al almacén Estatal.

Departamento Almacén Estatal

9. Recibe los acuses de recibo y manda copias de la Salida de almacén a la Subdirección Administrativa y a la Subdirección de Planeación, Programación y Presupuesto.

Coordinación de Zona. 10. Recibe los bienes materiales didácticos, de apoyo, acreditación e insumos, elabora Notas de entrada en Coordinaciones y registra en tarjetas auxiliares Kardex sus entradas y Salidas de Bienes materiales e insumos.

11. Determina la distribución de materiales en base a las metas y elabora salidas de material de Coordinaciones.




Superior, APPP.

Dirección General



Nombre del Procedimiento: Entradas y Salidas de Material Didáctico, Apoyo, Acreditación e Insumos.



Subdirección de Planeación

y presupuesto

Departamento de Recursos Materiales Coordinación de

Zona

SUBDIR. ADMINISTRATIVA Y SUBDIR DE PLAN.

PROG.

SUBDIR.

ADMINIST

SUBDIR. ADMINISTRATIVA Y SUBDIR DE PLAN.

PROG. PRESUPUESTO

NOTAS DE ENTRADA

SALIDA DE ALMACEN C

ACUSE DE RECIBO

SALIDA DE MATERIAL

E INSUMOS

TARJETA AUX.

KADEX

SOLIC. DE REC.

PROGRAMA DE

ENVIOS

NOTAS DE

ENTRADA

INICIO

RECIBE, REVISA,

INTEGRA E INGRESA

INGRESO DE

MATERIALES

VOLUMEN, PESO Y DESTINO DEL MATERIAL

DETERMINA DISTRIBUCION Y

ELABORA

RECIBE, ELABORA Y

REGISTRA

ACUSE DE

RECIBO

EFECTUA TRANSLADO, ENTREGA MATERIAL,

RECABA Y DEVUELVE

DETERMINA,

ELABORA Y TRAMITA

SALIDAS DE ALMACEN

TARJETAS KARDEX

Y/O MEDIO INFORM

REGISTRA Y

ELABORA

REMITE

FIN

INFORMA

REPORTA

RECIBE Y MANDA

ELABORA

SUBDIR. ADMINIS

TRATIVA ALMACEN

ESTATAL

1

1



Superior, APPP.

Dirección General



PROCEDIMIENTO Nombre: Registro y Control de Entradas en el Almacén Estatal.

Objetivo: Ejercer control sobre la recepción de bienes, ya sean por pedidos fincados a proveedores o por la solicitud de almacenaje, por parte de las áreas del IVE. Frecuencia: Periódica

NORMAS

• El registro y control de inventarios se deberá realizar cuando su ingreso sea el resultado de:

- Compraventa - Donación

- Permuta - Permuta

- Comodato - Cualquier otro acto que dé lugar a la transmisión de la propiedad o posesión.

• Los proveedores deberán entregar los bienes en los sitios oficiales y con la calidad y oportunidad estipulada en los pedidos o contratos.

• Todo ingreso de bienes deberá registrarse en el formato “Nota de Entrada al Almacén Estatal”.

• Se creará una base de datos para el registro de las entradas, salidas y transferencias de bienes de Almacén Estatal, que deberá contener como mínimo, la siguiente información:

- Folio - Descripción del bien - Fecha - Tipo de movimiento (entrada y salida)

- Cantidad - Número de pedido - Unidad de medida - Costo

- Clave del Artículo - Código Presupuesta





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ÁREA

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

Departamento Almacén Estatal

1. Recibe de la Oficina de adquisiciones copia de los Pedidos fincados a Proveedores, revista y gira instrucciones al enlace administrativo para su atención y registro.

Encargado de Enlace Administrativo

2. Recibe copia, de pedidos o solicitud de almacenaje, archiva en expediente y turna a la Oficina de Recepción.

Encargado de Recepción

3. Recibe copia del pedido o de solicitud de Bienes por ingresar al Almacén e integra un expediente y notifica al encargado de guardia y acomodo de los bienes por recibir.

Encargado de Guarda y acomodo

4. Recibe notificación de los bienes a recibir y coordina las actividades y maniobras del personal a su cargo, para la preparación de espacios y distribución de los Bienes que ingresarán dentro de las Áreas de almacenamiento designadas.

Encargado de Recepción

5.

5. Atiende al Proveedor o al área Administrativa que requiere almacenaje; revisa, verifica la documentación presentada que ampara el envío, coteja con el periodo fincado el contenido de los datos relativos a identificación y descripción de los bienes, determinando si es entrega parcial o total.

6. Revisa conjuntamente con el encargado de guarda y acomodo que los artículos por entregar coincidan con los documentos en cuanto a cantidad, calidad y especificaciones. ¿Coinciden los artículos en características y especificaciones? En caso de no coincidir:

7. Devuelve material y anota en la factura o remisión expedida por el proveedor, la cantidad y el motivo de rechazo de los bienes, recabando la firma de conformidad por parte del proveedor. En caso de coincidir:

8. 6. Recibe y quedan bajo resguardo del encargado de guarda y acomodo firmando posteriormente la nota de entrada al Almacén.

9. 7. Elabora la “Nota de entrada” en el caso de que los Bienes se hayan aceptado.

10. 8. Elabora Reporte diario de entradas al almacén y lo entrega al enlace Administrativo del almacén.



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Nombre del Procedimiento: Registro y Control de entradas en el Almacén Estatal

Depto. De Almacén Estatal Encargado de Enlace Administrativo Encargado de Recepción Encargado de Guarda y Acomodo

PEDIDOS O SOLICITUD DE BIENES

PEDIDOS O SOLICITUDES DE BIENES C

PEDIDOS C

INICIO

RECIBE, REVISA Y

GIRA INSTRUCCIONES

OFICINAS DE

ADQUSICIONES

RECIBE ARCHIVA Y

TURNA

1

PARA SU REGISTRO Y CARDEX

ÁREA DE REGISTRO

REPORTE DIARIO DE ENTRADAS ……………………..F

DIF. ÁREAS ADMVAS., DEPTO. DE REC. MAT., SEGUROS, FINANZAS E INDEMINIZACIONES Y

DEPTO.DE REC. FIN.

RECIBE Y TURNA

FIN

ENTRADA A ALMACÉN

ENTREGA

RECIBE, INTEGRA Y NOTIFICA

CANTIDAD, CALIDAD Y …....ESPECIFICACIONES

REPORTE DIARIO

DE ENTRADA

ELABORA Y ….ENTREGA

NOTA DE ENTRADA

ELABORA

RECIBE BIENES Y FIRMA POSTERIORMENTE

¿COINCIDEN LOS ART. EN CARAT. Y ESPECIFICAIONES

REVISA DOCUEMNTOS VS ARTICULOS

ATIENDE, REVISA, VERIFICA Y

COTEJA

PROVEEDOR

SI

NO

1

DEVUELE, ANOTA Y RECABA FIRMA

RECIBE Y COORDINA

NOTIFICACIÓN DE LOS

BIENES A RECIBIR



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PROCEDIMIENTO Nombre: Registro y Control de Salidas en el Almacén Estatal.

Objetivo: Ejercer control sobre las salidas de bienes que estén sustentadas en los requerimientos de las distintas áreas del IVE y debidamente autorizadas. Frecuencia: Periódica.

NORMAS

• Toda salida de bienes del Almacén Estatal, deberá registrarse en el formato “Salida de Material del Almacén Estatal”, debiendo anexar la requisición del area solicitante debidamente requisitada y con la firma del funcionario que autoriza.





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ÁREA

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

Jefe del Departamento de Almacén Estatal

1. Recibe de la Subdirección de Planeación Programación y Presupuesto, la programación de suministro para envío de Bienes o Materiales a Coordinaciones de Zonas y áreas de las oficinas centrales del IVE, procede a su difusión y lleva a cabo mediante oficio de aclaraciones sobre su contenido cuando así se requiera, instruye al enlace Administrativo para que turne al encargado, la programación de suministros referida, para su seguimiento en el tramite de despacho.

Oficina de Despacho. 2. Recibe la programación de suministros, registra los requerimientos en el formato denominado "Control de requerimientos de Material Didáctico, Apoyo, Acreditación, Activo Fijo e Insumos".

Jefe del Departamento de Almacén Estatal.

3. Revisa y verifica que el formato de "Control de requerimientos de Material Didáctico, Apoyo, Acreditación, Activo Fijo e Insumos", este debidamente requisitado, comprobando el contenido de su información preliminar y su debida justificación, contra la programación de suministros, la requisición del almacén u otros documentos y oficios de solicitud de bienes y solicita al encargado de guarda y acomodo prepara los bienes a distribuirse por destinatarios.

Encargado de Guarda y Acomodo

4. Recibe del Jefe del Departamento de Almacén Estatal, la instrucción de Salida de Bienes, coordina las actividades y maniobras del personal a su cargo para preparación, loteo y acomodamiento de los bienes programados para su entrega, o bien para su embarque y envío a las coordinaciones de zona y áreas de las oficinas centrales del FVEA.

5.

9. Verifica la correcta preparación, loteo y acomodo de los Bienes y procede a efectuar las anotaciones relativas a cantidad a surtir.

6.

Remite la información a la oficina de despacho para que elabore la " Salida de Almacén " correspondiente para ser turnada para la autorización del Jefe del Departamento de Almacén.

Oficina de Despacho. 7. Recibe del encargado de Guarda y Acomodo la información de los bienes preparados para elaborar la Salida del Almacén correspondiente.

8. 10. Entrega al Jefe del Departamento de Almacén el formato completo de Salida de Almacén para recabar autorización.

Jefe del Departamento de Almacén.

9. 11. Revisa y verifica los datos de la Salida de Almacén con el formato " Control de Requerimientos de Material Didáctico, Apoyo, Acreditación, Activo Fijo e Insumos " y procede a su autorización.

Oficina de Despacho. 10. 12. Recibe del Jefe del Departamento de Almacén la "Salida de Almacén" debidamente autorizada y comunica al jefe de la Oficina de Parque Vehicular, solicitando el transporte adecuado para el envió de Materiales



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ÁREA

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

Departamento de Recursos Materiales Oficina del Parque Vehicular

11. 13. Recibe las salidas debidamente autorizadas por el Jefe del Departamento de Almacén Estatal, calcula el peso aproximado de los bienes por enviar y determina el vehículo apropiado para su transportación.

12. Inf Informa a la Oficina de Despacho los datos del vehículo y operador para que se integren a la salida correspondiente.

Oficina de Despacho. 13. Recibe los datos del vehículo y del operador designados para cumplir con la comisión de entrega de los Materiales y llena con esta información la Salida correspondiente.

14. Envía la "Salida de Almacén" al encargado de guarda y acomodo para que proporcione los Bienes al personal comisionado para su entrega.

Encargado de guarda Y acomodo.

15.

Recibe la "Salida de Almacén" y entrega los Materiales al personal comisionado para su entrega al destinatario.

Oficina de Despacho 16. Recibe de la Oficina de Parque Vehicular la Salida de los Bienes que fueron entregados, debidamente firmados y sellados por el destinatario.

17. Elabora el reporte diario de Salidas y lo turna al Enlace Administrativo del Departamento de Almacén Estatal.

Enlace Administrativo del Almacén Estatal.

18. Recibe el reporte diario de envíos, obtiene fotocopias y las remite a las diferentes áreas del Instituto que tienen que ver con la asignación del material que salió del Almacén, así como a la Subdirección de Planeación Programación y Presupuesto y a la Subdirección Administrativa.

19. Entrega el original de la Salida al encargado del Kardex para que proceda a su registro en las tarjetas de existencias y/o a través de su captura en medios informáticos.




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Nombre del Procedimiento: Registro y Control de Salidas en el Almacén Estatal

Jefe del Depto. De Almacén Estatal Oficina de Despacho Encargado de Guarda y Acomodo

Depto. De Rec. Mat. Ofic. Del Parque Vehicular

Enlace Administrativo De Almacén Estatal

ENCARGADO

DEL KARDEX

F

SALIDA DE ALMACÉN

REPORTE DIARIO DE SALIDAS

SALIDA DE BIENES ENTREGADOS

SALIDA DE ALMACÉN

SALIDAS

SALIDA DE ALMACÉN

SALIDA DE ALMACÉN

CONTROL DE REQUERIMIENTOS

SALIDA DE ALMACEN

CONTROL DE REQUERIMIENTOS

SALIDA DE ALMACÉN

SALIDAS

SALIDA O

PROGRAMA DE SUMINISTRO

RECIBE Y

REGISTRA

REPORTE DIARIO

DE ENVIOS

RECIBE INSTRUCCIONES Y COORDINA

2

RECIBE, ENTREGA MATERIAL

RECIBE, INFORMA Y ELABORA

FIN

OFICINA DE PARQUE

VEHICULAR

SUBDIR. DE PLAN. PROG. PPTO.

VERIFICA Y EFECTUA

ANOTACIONES

REMITE INFORMACIÓN

ENTREGA

INFORMA VEHICULO Y OPERADOR

1

PERSONAL COMISIONADO

DIF.ÁREAS, SUBDIR.PLAN. PROG.PPTO., SUBDIR. ADMVO.

RECIBE, CALCULA Y DETREMINA

ENLACE ADMIN ISTRATIVO

REVISA, VERIFICA Y SOLICITA

REVISA, VERIFICA Y AUTORIZA

ENTREGA

RECIBE Y SOLICITA

RECIBE Y LLENA

ENVIA

RECIBE, FIRMADO Y SELLADO

ELABORA Y TURNA

1 2

RECIBE, OBTIENE Y REMITE

PROGRACIÓN DE SUMNISTRO

RECIBE, DIFUNDE

E INSTRUYE

INICIO

FIN



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Manual de Procedimientos del Departamento de

Tecnologías de la Información (TI)

142



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PROCEDIMIENTO Nombre: Mantenimiento de Sistemas.

Objetivo: Atender las necesidades de actualización de los sistemas en funcionamiento en las diversas áreas de la Subdirección de Administración y Finanzas, así como del IVE,

a manera de estar acorde a las necesidades y requerimientos de procesamiento de información actuales.


NORMAS La Solicitud de Mantenimiento de Sistemas se recibirá de las áreas del IVE por escrito; así mismo deberá ser registrada en el formato de Control de actividades en el Departamento de Tecnologías de

Información (TI) y a su vez en la Oficina de Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos.

El tiempo de modificación del Sistema Informático dependerá de la cantidad y complejidad de los procesos a actualizar.

El Departamento de TI proporcionará la capacitación al personal usuario sobre las adecuaciones realizadas al Sistema Informático.

La actualización de Sistemas Informáticos se realizará con base en la información que proporcionan las áreas usuarias del mismo, a través de entrevistas con el personal involucrado.

El nombre de los formatos utilizados en el procedimiento se integra por la iniciales del Departamento de TI como área responsable de su elaboración, por las iniciales de la Oficina de Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos, iniciales de documentación, objetivo que cumple en el Mantenimiento y Documentación de Sistemas, por lo que se explica a continuación:

- El Formato TI-DSBD-DOC-MIT es relativo a Tecnologías de la Información-Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentación-Minuta de Trabajo. - El Formato TI-DSBD-DOC-OBJ es relativo a Tecnologías de la Información-Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentación-Objetivo del Sistema. - El Formato TI-DSBD-DOC-ALB es relativo a Tecnologías de la Información-Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentación-Alcances y Beneficios. - El Formato TI-DSBD-DOC-DFP es relativo a Tecnologías de la Información-Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentación-Diagrama de Flujo de Procesos. - El Formato TI-DSBD-DOC-DMP es relativo a Tecnologías de la Información-Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentación-Descripción de Métodos y Procedimientos. - El Formato TI-DSBD-DOC-DJM es relativo a Tecnologías de la Información-Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentación-Diagrama Jerárquico de Módulos. - El Formato TI-DSBD-DOC-DIT es relativo a Tecnologías de la Información-Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentación-Diccionario de Tablas. - El Formato TI-DSBD-DOC-DID es relativo a Tecnologías de la Información-Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentación-Diccionario de Datos. - El Formato TI-DSBD-DOC-DIR es relativo a Tecnologías de la Información-Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentación-Diagrama de Relaciones. - El Formato TI-DSBD-DOC-DFD es relativo a Tecnologías de la Información-Desarrollo del Sistema-Documentación-Diagrama de Flujo de Datos. - El Formato TI-DSBD-DOC-E/S es relativo a Tecnologías de la Información- Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentación-Entradas y Salidas del Sistema (Pantallas). - El Formato TI-DSBD-MAN-USR es relativo a Tecnologías de la Información- Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos -Manual del Usuario.

143



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AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION Departamento de Tecnologías de la Información

1. Recibe de las áreas del IVE, la solicitud para adecuar los Sistemas Informáticos de acuerdo a sus necesidades actuales en el manejo de datos.

2. Completa el formato Solicitud de control de actividades en original, para indicar la actividad a realizar y establecer el periodo de atención.

3. Acude a las áreas del IVE que solicitan adecuaciones a los Sistemas Informáticos y realiza entrevistas con los usuarios, a fin de recopilar información que permita determinar las necesidades.

4. Completa el formato TI-DSBD-DOC-MIT de minuta de trabajo en dos tantos, establece compromisos y solicita al área la Documentación adicional necesaria que permita recopilar información para realizar las modificaciones al Sistema Informático.

5. Recaba firma del titular del área solicitante del IVE en el formato TI-DSBD-DOC-MIT de minuta de trabajo en dos tantos.

6. Entrega al área solicitante del IVE el formato TI-DSBD-DOC-MIT de minuta de trabajo, en un tanto y archiva otro tanto de manera cronológica permanente.

7. Recibe del área del IVE solicitante la Documentación adicional y la analiza para obtener mayor información.

8. Completa, en su caso los formatos TI-DSBD-DOC-OBJ y TI-DSBD-DOC-ALB, ambos documentos en original y determina el objetivo, el alcance y los beneficios del Sistema Informático de acuerdo a las necesidades actuales del área del IVE.

9. Complementa el diagrama de flujo de procesos en el formato TI-DSBD-DOC-DFP en original, para determinar los movimientos de entrada y salida de información que requiera el Sistema Informático.

10. Complementa la descripción de métodos y procedimientos en el formato TI-DSBD-DOC-DMP en original, con el objetivo de completar la información que permita modificar o dar mantenimiento al Sistema Informático.

11. Complementa el diagrama jerárquico de módulos en el formato TI-DSBD-DOC-DJM en original, para definir la estructura jerárquica del Sistema Informático modificado.

12. Complementa el diccionario de tablas en el formato TI-DSBD-DOC-DIT en original, para modificar la base de datos del Sistema Informático.

13. Complementa el diccionario de datos de cada una de las tablas en el formato TI-DSBD-DOC-DID en original, para complementar de acuerdo a las modificaciones la nueva base de datos.

14. Complementa el diagrama de relaciones en el formato TI-DSBD-DOC-DIR en original, para determinar la conexión que exista entre las tablas de la base de datos del Sistema Informático en modificación o mantenimiento.

15. Complementa el diagrama de flujo de datos en el formato TI-DSBD-DOC-DFD en original, para determinar el comportamiento de las modificaciones o mantenimiento de los datos del Sistema Informático.

144



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16. Complementa el formato TI-DSBD-DOC-E/S y determina las pantallas, fuentes y productos del Sistema Informático en mantenimiento.

17. Realiza la modificación, el mantenimiento y la programación del Sistema Informático.

18. Realiza pruebas de funcionalidad y operación del Sistema Informático y verifica su correcto arranque y funcionamiento.

¿Existen fallas en el Sistema?

Departamento de Tecnologías de la Información

18A. En caso de existir fallas: Corrige las fallas detectadas en la verificación realizada al Sistema Informático. Continúa con la actividad número 18.

19. En caso de no existir fallas: Complementa el Manual del usuario en dos tantos, detallando el procedimiento y generalidades para la operación del Sistema Informático.

20. Presenta al área del IVE solicitante, el Sistema Informático modificado e instruye a los usuarios sobre el funcionamiento del mismo, además entrega un tanto del Manual del usuario.

21. Archiva de manera cronológica permanente en expediente la documentación técnica del Sistema los formatos en original siguientes: 1. TI-DSBD-DOC-OBJ 2. TI-DSBD-DOC-ALB 3. TI-DSBD-DOC-DFP 4. TI-DSBD-DOC-DMP 5. TI-DSBD-DOC-DJM 6. TI-DSBD-DOC-DIT 7. TI-DSBD-DOC-DID 8. TI-DSBD-DOC-DIR 9. TI-DSBD-DOC-DFD 10. TI-DSBD-DOC-E/S 11. TI-DSBD-MAN-USR 12. Manual del Usuario, en un tanto.


145



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Nombre del Procedimiento: Mantenimiento de Sistemas


TI-DSBD-DOC-ALB 0

T

TI-DSBD-DOC-MIT T

INICIO

RECIBE

SOLICITUD

SOLICITUD DE CONTROL DE ACTIVIDADES ……………………0

COMPLETA Y ESTABLECE

PERIODO

ACUDE Y REALIZA

ENTREVISTA

TI-DSBD-DOC-MIT 2T

COMPLETA Y

SOLICITA

DOCUMENTACIÓ

N ADICIONAL

RECIBE Y ANALIZA

TI-DSBD-DOC-OBJ 0

COMPLETA

TI-DSBD-DOC-DFP 0

ELABORA

DIAGRAMA

ÁREAS DEL IVE

ÁREAS DEL IVE

TI-DSBD-DOC-MIT 2T

RECABA FIRMA

TITULAR DEL ÁREA SOLICITANTE DEL

IVE

ENTREGA

C

ÁREA SOLICITANTE DEL

IVE

ÁREA SOLICITANTE DEL

IVE

TI-DSBD-DOC-DMP 0

ELABORA

DESCRIPCIÓN

TI-DSBD-DOC-DJM 0

ELABORA

DIAGRAMA

TI-DSBD-DOC-DIT ……………………0

ELABORA DICCIONARIO DE

TABLAS

TI-DSBD-DOC-DID 0


DATOS

TI-DSBD-DOC-DIR 0

ELABORA DIAGRAMA DE

RELACIONES

TI-DSBD-DOC-DFD 0

ELABORA

DIAGRAMA

TI-DSBD-DOC-E/S 0

ELABORA Y

DETERMINA

1

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Nombre del Procedimiento: Mantenimiento de Sistemas


MANUAL DEL USUARIO T

TI-DSBD-MAN-USR 0

TI-DSBD-DOC-E/S 0

TI-DSBD-DOC-DFD 0

TI-DSBD-DOC-DIR 0

TI-DSBD-DOC-DID 0

TI-DSBD-DOC-DIT 0

TI-DSBD-DOC-DJM 0

TI-DSBD-DOC-DMP 0

TI-DSBD-DOC-DFP 0

TI-DSBD-DOC-ALB 0


REALIZA MODIFICACIÓN,

MANTENIMIENTO Y PROGRAMACIÓN

REALIZA PRUEBAS

Y VERIFICA

C

FIN

TI-DSBD-DOC-OBJ 0

ARCHIVA

SI

1 MANUAL DEL USUARIO 2T

COMPLEMENTA

ÁREA DEL IVE PRESENTA Y

ENTREGA

1

SISTEMA INFORMÁTICO

1


¿EXISTEN FALLAS EN

EL SISTEMA?

NO


CORRIGE FALLAS


147



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PROCEDIMIENTO Nombre: Desarrollo de Sistemas.

Objetivo: Atender las necesidades para el manejo de la información que las áreas del IVE requieran, implementando sistemas informáticos que permitan emitir informes

oportunos para la toma de decisiones.


NORMAS Las solicitudes para el análisis, diseño y desarrollo de sistemas de las áreas del IVE, deberán ser registradas en el formato de Control de actividades, además de presentarse por escrito en

el Departamento de Tecnologías de la Información.

El tiempo de la entrega del Sistema Informático a las áreas del IVE, dependerá de la complejidad del sistema a desarrollar.

El Departamento de Tecnologías de la Información proporcionará a los usuarios del Sistema, la capacitación necesaria, a fin de que se aproveche a su máxima capacidad.

El lenguaje de programación que se utilizará para elaborar el Sistema Informático será de acuerdo a las necesidades que se requieran para el desarrollo del mismo.

El Departamento de Tecnologías de la Información proporcionará mantenimiento y asesoría técnica permanente sobre los Sistemas Informáticos que se desarrollen para las áreas del IVE.

El desarrollo de Sistemas Informáticos se realizará con base en la información que proporcionen las áreas de trabajo a través de entrevistas con el personal usuario, además de considerar los documentos tales como cuestionarios, cédulas, tarjetas y formatos.

El área de trabajo solicitante será responsable de proporcionar la información para el desarrollo de Sistemas Informáticos, con apego al marco normativo que corresponda al proceso a desarrollar.

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NORMAS

El nombre de los formatos utilizados en el procedimiento se integra por la iniciales del Departamento de TI como área responsable de su elaboración, por las iniciales de la Oficina de Desarrollo

de Sistemas y Bases de Datos, iniciales de documentación, objetivo que cumple en el Mantenimiento y Documentación de Sistemas, por lo que se explica a continuación: - El Formato TI-DSBD-DOC-MIT es relativo a Tecnologías de la Información-Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentación-Minuta de Trabajo. - El Formato TI-DSBD-DOC-OBJ es relativo a Tecnologías de la Información-Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentación-Objetivo del Sistema. - El Formato TI-DSBD-DOC-ALB es relativo a Tecnologías de la Información-Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentación-Alcances y Beneficios. - El Formato TI-DSBD-DOC-DFP es relativo a Tecnologías de la Información-Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentación-Diagrama de Flujo de Procesos. - El Formato TI-DSBD-DOC-DMP es relativo a Tecnologías de la Información-Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentación-Descripción de Métodos y Procedimientos. - El Formato TI-DSBD-DOC-DJM es relativo a Tecnologías de la Información-Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentación-Diagrama Jerárquico de Módulos. - El Formato TI-DSBD-DOC-DIT es relativo a Tecnologías de la Información-Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentación-Diccionario de Tablas. - El Formato TI-DSBD-DOC-DID es relativo a Tecnologías de la Información-Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentación-Diccionario de Datos. - El Formato TI-DSBD-DOC-DIR es relativo a Tecnologías de la Información-Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentación-Diagrama de Relaciones. - El Formato TI-DSBD-DOC-DFD es relativo a Tecnologías de la Información-Desarrollo del Sistema-Documentación-Diagrama de Flujo de Datos. - El Formato TI-DSBD-DOC-E/S es relativo a Tecnologías de la Información- Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentación-Entradas y Salidas del Sistema (Pantallas).

El Formato TI-DSBD-MAN-USR es relativo a Tecnologías de la Información- Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos -Manual del Usuario.

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1. Recibe del área del IVE, la solicitud para desarrollar un Sistema Informático que satisfaga sus necesidades en el manejo de la información.

2. Acude al área del IVE que solicita el Sistema Informático y realiza entrevistas con los usuarios, a fin de recopilar información que permita llevar a cabo un análisis para el desarrollo del Sistema.

3. Completa el formato TI-DSBD-DOC-MIT de minuta de trabajo en original y copia, establece compromisos y solicita al área del IVE la Documentación adicional necesaria que permita recopilar información para desarrollar el Sistema Informático.

4. Recaba firma del titular del área solicitante del IVE en el formato TI-DSBD-DOC-MIT de minuta de trabajo en dos tantos.

5. Entrega al área solicitante del IVE el formato TI-DSBD-DOC-MIT de minuta de trabajo, en un tanto y archiva otro tanto de manera cronológica permanente.

6. Recibe del área del IVE solicitante la Documentación adicional en original y la analiza para determinar las necesidades del área y obtener mayor información.

7. Completa, en su caso los formatos TI-DSBD-DOC-OBJ y TI-DSBD-DOC-ALB, ambos documentos en original y determina el objetivo, el alcance y los beneficios del desarrollo del Sistema Informático de acuerdo a las necesidades actuales del área del IVE.

8. Elabora diagrama de flujo de procesos en el formato TI-DSBD-DOC-DFP en original, para determinar los movimientos de entrada y salida de información que requiera el Sistema Informático.

9. Determina la descripción de métodos y procedimientos en el formato TI-DSBD-DOC-DMP en original, con el objetivo de completar la información que permita desarrollar el Sistema Informático.

10. Elabora el diagrama jerárquico de módulos en el formato TI-DSBD-DOC-DJM en original, para definir la estructura jerárquica del Sistema Informático desarrollado.

11. Elabora el diccionario de tablas en el formato TI-DSBD-DOC-DIT en original, para integrar la base de datos del Sistema Informático.

12. Define el diccionario de datos de cada una de las tablas en el formato TI-DSBD-DOC-DID en original, para complementar las bases de datos.

13. Integra el diagrama de relaciones en el formato TI-DSBD-DOC-DIR en original, para determinar la conexión que exista entre las tablas de la base de datos del Sistema Informático en desarrollo.

14. Establece el diagrama de flujo de datos en el formato TI-DSBD-DOC-DFD en original, para determinar el comportamiento de los datos del Sistema Informático en desarrollo.

15. Complementa el formato TI-DSBD-DOC-E/S en original y determina las pantallas, fuentes y productos del Sistema Informático en desarrollo.

16. Elabora en lenguaje de programación un Bosquejo del Sistema Informático y presenta al área solicitante del IVE el diseño conceptual, los objetivos, alcances, beneficios y restricciones del Sistema Informático diseñado.

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AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION


¿Se acepta el diseño del Sistema Informático?

16A. En caso de no aceptar el diseño del Sistema Informático: Realiza ajustes en el diagrama de flujos de procesos en el formato TI-DSBD-DOC-DFP, en original con base en los requerimientos que presenta el área de trabajo. Continúa con la actividad número 9.

17. En caso de aceptar el diseño del Sistema Informático: Realiza el desarrollo y la programación del Sistema Informático en el lenguaje de programación más conveniente.

18. Realiza pruebas de funcionalidad y operación del Sistema Informático desarrollado y verifica su correcto funcionamiento. ¿Existen fallas en el Sistema?

18A. En caso de existir fallas en el Sistema: Corrige las fallas detectadas en la verificación realizada al Sistema Informático. Continúa con la actividad número 18.

19. En caso de no existir fallas en el Sistema: Elabora el Manual del usuario en dos tantos en el formato TI-DSBD-MAN-USR, para facilitar la operación del sistema.

20. Presenta al área del IVE solicitante, el Sistema Informático desarrollado y entrega el Manual del usuario en un tanto y archiva cronológicamente en forma temporal un tanto del documento.

21. Archiva de manera cronológica permanente en expediente la documentación técnica del Sistema los formatos en original siguientes: 1. TI-DSBD-DOC-OBJ, en original. 2. TI-DSBD-DOC-ALB, en original. 3. TI-DSBD-DOC-DFP, en original. 4. TI-DSBD-DOC-DMP, en original. 5. TI-DSBD-DOC-DJM, en original. 6. TI-DSBD-DOC-DIT, en original. 7. TI-DSBD-DOC-DID, en original. 8. TI-DSBD-DOC-DIR, en original. 9. TI-DSBD-DOC-DFD, en original. 10. TI-DSBD-DOC-E/S, en original. 11. TI-DSBD-MAN-USR, en original.


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Superior, APPP.

Dirección General


Nombre del Procedimiento: Desarrollo de Sistemas


TI-DSBD-DOC-ALB 0

T

TI-DSBD-DOC-MIT T

INICIO

RECIBE SOLICITUD

ACUDE Y REALIZA

ENTREVISTA

TI-DSBD-DOC-MIT 0-1

COMPLETA Y SOLICITA

DOCUMENTACIÓN

DOCUMENTACIÓN ADICIONAL …………………….0

RECIBE Y ANALIZA

TI-DSBD-DOC-OBJ 0

COMPLETA

TI-DSBD-DOC-DFP 0

ELABORA

DIAGRAMA

ÁREA DEL IVE

TI-DSBD-DOC-MIT 2T

RECABA FIRMA

TITULAR DEL ÁREA SOLICITANTE DEL

IVE

ENTREGA

C

ÁREA SOLICITANTE DEL IVE


TI-DSBD-DOC-DMP 0

DETERMINA

DESCRIPCIÓN

TI-DSBD-DOC-DJM 0

ELABORA

DIAGRAMA

TI-DSBD-DOC-DIT …………………….0


TABLAS

TI-DSBD-DOC-DID 0

DEFINE DICCIONARIO DE

DATOS

TI-DSBD-DOC-DIR 0

ELABORA DIAGRAMA DE

RELACIONES

TI-DSBD-DOC-DFD 0

ELABORA DIAGRAMA DE

DATOS

TI-DSBD-DOC-E/S 0

COMPLETA Y

DETERMINA

1



1

ELABORA Y

PRESENTA

BOSQUEJO DE SISTEMA

INFORMÁTICO ÁREA SOLICITANTE

DEL IVE

152



Superior, APPP.

Dirección General



Nombre del Procedimiento: Desarrollo de Sistemas


T


TI-DSBD-MAN-USR

TI-DSBD-MAN-USR 0

TI-DSBD-DOC-E/S 0

TI-DSBD-DOC-DFD 0

TI-DSBD-DOC-DIR 0

TI-DSBD-DOC-DID 0

TI-DSBD-DOC-DIT 0

TI-DSBD-DOC-DJM 0

TI-DSBD-DOC-DMP 0

TI-DSBD-DOC-DFP 0

TI-DSBD-DOC-ALB 0

REALIZA DESARROLLO Y

PROGRAMACIÓN

C

FIN

TI-DSBD-DOC-OBJ 0

ARCHIVA

SI

2

MANUAL DEL USUARIO 2T

ELABORA

CORRIGE FALLAS

1

1


¿SE ACEPTA EL DISEÑO

DEL

SISTEMA?

NO


REALIZA PRUEBAS

Y VERIFICA


TI-DSBD-DOC-DFP 0

REALIZA AJUSTES

¿EXISTEN FALLAS EN

EL SISTEMA?

NO

SI

2

PRESENTA Y ENTREGA


C

153



Superior, APPP.

Dirección General



PROCEDIMIENTO Nombre: Procesamiento de Información en Base de Datos.

Objetivo: Integrar en una base de datos la información que generen las áreas del IVE como resultado de trabajos especiales, de auditorias, revisiones, entre otros, para la emisión

de reportes actualizados que permitan la oportuna toma de decisiones.


NORMAS Las solicitudes para el procesamiento de información en base de datos que las áreas del IVE requieran, deberán ser registradas en el formato de Control de actividades, además de presentarse

por escrito en el Departamento de Tecnologías de la Información.

Las áreas del IVE que requieran del procesamiento de información en base de datos, deberán entregarla en los siguientes medios magnéticos y/o electrónicos: Disco Compacto (CD y/o DVD) o vía correo electrónico.

La información recibida para ser procesada en base de datos, deberá encontrarse en el formato de los programas informáticos Excel, DBF, ASCII, MDB, etc.

154



Superior, APPP.

Dirección General



Nombre del Procedimiento: Procesamiento de Información en Bases de Datos


REPORTES E INFORMACIÓN T

BASE DE DATOS

INFORMACIÓN

INICIO

RECIBE SOLICITUD

CONTROL DE

ACTIVIDADES 0

COMPLETA

DEFINE SOFTWARE

ÁREAS DEL IVE

ACUDE Y REALIZA

ENTREVISTA

ÁREAS DEL IVE RECIBE

CONTROL DE ACTIVIDADES 0

RECABA FIRMA

1

ÁREA SOLICITANTE

DEL IVE

ÁREAS DEL IVE

INFORMACIÓN

ANALIZA Y DETERMINA

PROCESO

INFORMACIÓN

PROCESA

Y VALIDA

GRABA E

IMPRIME

ÁREAS DEL IVE

REPORTES E INFORMACIÓN T

BASE DE DATOS

ENTREGA Y

VERIFICA

ÁREAS DEL IVE

SI

1

¿ES CORRECTO EL

PROCESAMIENTO DE

INFORMACIÓN? NO

C

INFORMACIÓN

REALIZA CORRECCIONES

AL SOFTWARE

FIN

155



Superior, APPP.

Dirección General



PROCEDIMIENTO Nombre: Instalación de la Red Integral de Datos.

Objetivo: Integrar una infraestructura de comunicaciones funcional de acuerdo a las necesidades de las áreas del Instituto Veracruzano de Educación.


NORMAS Las áreas del IVE que requieran de la instalación de los servicios de la red integral de datos, deberán enviar su solicitud por escrito, debidamente autorizada por el titular del área o subdirección;

asimismo deberán ser registradas en el formato de Control de actividades del Departamento de Tecnologías de la Información. El Departamento de Tecnologías de la Información determinará los requerimientos de materiales necesarios para instalar los servicios de la red integral de datos, previa revisión física de las

áreas del IVE y deberá solicitarlos al Departamento de Recursos Materiales.

La instalación de la red integral de datos dependerá de la ubicación física con la que se cuente y de las condiciones de seguridad para proporcionar el servicio

Las fallas que se detecten en la red integral de datos deberán ajustarse para que el usuario tenga acceso sin dificultad.

La instalación de los servicios a la red integral de datos procederá sólo si el modem-ADSL/Router/Switch principal cuentan con líneas disponibles para su conexión.

157



Superior, APPP.

Dirección General



1.

Recibe de las áreas del IVE una Tarjeta de solicitud u Oficio en original para instalar o añadirse a la red integral de datos.

2. Revisa la Tarjeta de solicitud u Oficio, la archiva de manera cronológica permanente y visita a las áreas del IVE que requieran el servicio de instalación de la red integral de datos.

3. Evalúa en las áreas del IVE, la viabilidad de la instalación de los servicios de la red integral de datos y determina la ubicación y la trayectoria de los mismos. ¿Es viable la ubicación para la instalación de la red integral de datos?

3A. En caso no ser viable la ubicación para instalar la red integral de datos: Propone a las áreas del IVE una nueva ubicación para instalar los servicios de la red integral de datos. Continúa con la actividad número 4.

4. En caso de ser viable la ubicación para instalar la red integral de datos: Determina el seguimiento de la trayectoria de los servicios de la red integral de datos y los requerimientos de materiales para efectuar la instalación en las áreas del IVE.

5. La oficina de Redes y Soporte Técnico elabora Tarjeta informativa en original y copia para solicitar al Departamento de Recursos Materiales los materiales necesarios y recaba firma del Jefe del Departamento de Tecnologías de la Información.

6. La oficina de Redes y Soporte Técnico entrega la Tarjeta informativa en original al Departamento de Recursos Materiales para que realice la compra del material necesario y archiva como acuse de recibo la copia de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo.

7. Recibe del Departamento de Recursos Materiales el material solicitado para llevar a cabo las instalaciones de la red integral de datos en las áreas del IVE.

8. Personal de la oficina de Redes y Soporte Técnico acude con el material a las áreas del IVE que solicitaron el servicio e instala la red integral de datos.

9. Realiza pruebas a la red integral de datos instalada en las áreas del IVE, a fin de detectar posibles fallas en su funcionamiento. ¿Existen fallas en el funcionamiento de la red integral de datos?

9A. En caso de existir fallas en la red integral de datos: Corrige las fallas detectadas a la red integral de datos.

158



Superior, APPP.

Dirección General


AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION Continúa con la actividad número 10.

10. En caso de no existir fallas en la red integral de datos: Instala el equipo de cómputo en la red integral de datos y le informa verbalmente al usuario que el área ya cuenta con los servicios.

11. Elabora Tarjeta informativa en original y dos copias para informar al titular del área del IVE cuántos y cuáles servicios de la red integral de datos fueron dados de alta.

12. Personal de la oficina de Redes y Soporte Técnico recaba firma del Jefe del Departamento de Tecnologías de la Información en la Tarjeta informativa original y dos copias y las distribuye en el siguiente orden: - La original para las áreas del IVE que solicitan el servicio de instalación de la red integral de datos. - La primera copia para el Subdirector de Administración y Finanzas. - La segunda copia la archiva como acuse de recibo de manera cronológica permanente.


159



Superior, APPP.

Dirección General



Nombre del Procedimiento: Instalación de la Red Integral de Datos


TARJETA INFORMATIVA 0-2

1

BO DEL TRABAJO

2

TARJETA DE SOLICITUD 1

INICIO

ÁREAS DEL IVE

TARJETA DE SOLICITUD 0

RECIBE

C

TARJETA INFORMATIVA 0

RECABA FIRMA

DEPTO. DE RECURSOS

MATERIALES

2

JEFE DEL DEPTO. DE

TI

ELABORA

FIN

TARJETA DE

SOLICITUD 0

REVISA, REALIZA Y VISITA


DETERMINA


ENTREGA

REALIZA PRUEBAS

RECIBE

C

ÁREAS DEL IVE

EVALÚA Y DETERMINA

ÁREAS DEL IVE

¿ES VIABLE LA INSTALACIÓN O

AGREGACIÓN A LA RED?

SI

NO

1 SEGUIMIENTO DE TRAYECTORIA Y

REQUERIMIENTO DE MANTENIMIENTO

ELABORA Y RECABA FIRMA

JEFE DEL

DEPTO. DE TI

PROPONEN ALTERNATIVA

ÁREAS

DEL IVE

1

C

MATERIAL

DEPTO. DE RECURSOS

MATERIALES

ACUDE E INSTALA RED INTEGRAL DE

DATOS

MATERIALES

ÁREAS

DEL IVE

¿EXISTEN FALLAS EN LA RED?

SI

NO

INSTALA E INFORMA

MATERIALES

ÁREAS

DEL IVE 2

CORRIGE FALLAS

ÁREAS DEL IVE

SUB. DE ADMÓN. Y FINANZAS

160



Superior, APPP.

Dirección General



PROCEDIMIENTO Nombre: Diseño, Actualización y Mantenimiento del sitio Web.

Objetivo: Integrar un sitio Web funcional de acuerdo a las necesidades de las áreas del Instituto Veracruzano de Educación.


NORMAS Las áreas del IVE que requieran del uso del sitio Web, deberán enviar su solicitud por escrito, debidamente autorizada por el titular del área o subdirección; asimismo deberán ser registradas

en el formato de Control de actividades del Departamento de Tecnologías de la Información. El Departamento de Tecnologías de la Información determinará los requerimientos de formato necesarios para actualizar los documentos del sitio Web del IVE.

161



Superior, APPP.

Dirección General



1.

Recibe de las áreas del IVE, Oficio de solicitud en original, los Documentos y los medios magnéticos la información para actualizar la página web.

2. Completa el formato de Control de actividades en original para llevar el registro de la solicitudes de las áreas.

3. Analiza la información de los Documentos y los medios magnéticos para determinar qué información recibe y cómo procesarla. ¿Qué tipo de información recibe?

3A. En caso de recibir gráficos o fotografías: Revisa la información de los Documentos y los medios magnéticos y selecciona el software con el que se procesaran los gráficos o las fotografías.

3A1. Digitaliza los gráficos o las fotografías y las graba en el formato correspondiente.

3A2. Asigna a los gráficos o fotografías el formato en el que se darán a conocer en la Web con extensiones TIFF, GIF, JPG o PNG.

3A3. Accede al Servidor del programa previa autorización de la Secretaría de Finanzas y Planeación del Estado e inserta los gráficos o las fotografías procesados. Continúa con la actividad número 4.

4. En caso de ser viable la ubicación para instalar la red integral de datos: Determina el seguimiento de la trayectoria de los servicios de la red integral de datos y los requerimientos de materiales para efectuar la instalación en las áreas del IVE.

5. Procesa la información y selecciona el programa Acrobat a fin de asignarle el formato adecuado y así poder bajar los textos al servidor de la red.

6. Realiza el diseño de la información procesada y de la página web en el software correspondiente.

7. Realiza los hipervínculos para cada una de las páginas que serán actualizadas y asigna extensiones de acuerdo al volumen de información procesada.

8. Accede al Servidor de la Secretaría de Finanzas y Planeación del Estado y aloja las actualizaciones y modificaciones realizadas a la página Web.


162



Superior, APPP.

Dirección General



Nombre del Procedimiento: Diseño, Actualización y Mantenimiento del sitio Web


INFORMACIÓN

INFORMACIÓN

DOCUMENTOS

BOSQUEJO DEL

DOCUMENTOS

OFICIO DE SOLICITUDTA DE SOLICITUD 0

INICIO

ÁREAS DEL IVE

C


RECABA FIRMA ÁREAS DEL

IVE

ACUDE AL AREA Y VALIDA

INFORMACIÓN

FIN

¿QUÉ TIPO DE

INF RECIBE?

GRÁFICOS O FOTOS

TEXTO

OFICIO DE SOLICITUD 0

RECIBE

CONTROL DE

ACTIVIDADES 0

COMPLETA

INFORMACIÓN

DOCUMENTOS

ANALIZA

INFORMACIÓN

INFORMACIÓN

DOCUMENTOS

REVISA Y DETERMINA PROGRAMA

PROCESA Y SELECCIONA

PROGRAMA

REALIZA DISEÑO

RELIZA HIPERVÍNCULOS Y

ASIGNA EXTENSIONES

ACCESA Y ALOJA ACTUALIZACIONES

Y/O MODIFICACIONES

2

1

SERVIDOR SEFIPLAN

INFORMACIÓN

DOCUMENTOS

REVISA Y SELECCIONA SOFTWARE

DIGITALIZA Y

GRABA

ASIGNA FORMATO

ACCESA A PROGRAMA E

INSERTA

1

A TRAVÉS DE LA RED

DEL IVE

¿ES CORRECTO

PARA PUBLICAR?

NO

SI

REALIZA AJUSTES

A LA INFORMACIÓN

2 EDITA PÁGINA Y REALIZA

HIPERVÍNCULOS

163



Superior, APPP.

Dirección General



PROCEDIMIENTO Nombre: Mantenimiento Preventivo de Equipo de Cómputo.

Objetivo: Que el equipo de cómputo con el que cuenta la Dependencia se encuentre en un nivel funcional óptimo, a fin de que las áreas del IVE puedan procesar con oportunidad

la información que manejan.

Frecuencia: Periódica.

NORMAS El Programa anual de mantenimiento preventivo al equipo de cómputo, se elaborará con base en el inventario de equipo de cómputo con el que cuenten las áreas del IVE.

Las solicitudes de mantenimiento al equipo de cómputo, deberán ser registradas en el formato de Control de actividades, además de presentarse por escrito en el Departamento de

Tecnologías de la Información.

El mantenimiento preventivo se proporcionará a los equipos siempre y cuando se cuente con los materiales necesarios para la realización del servicio.

El equipo de cómputo que se entregue al Departamento de Tecnologías de la Información para su mantenimiento preventivo, se devolverá a las áreas del IVE en el transcurso de un día hábil.

El Pase de salida lo elaborará el Departamento de Tecnologías de la Información solo para el traslado del equipo de cómputo, cuando el área solicitante no se localice en el mismo edificio.

164



Superior, APPP.

Dirección General



1.

Obtiene del archivo cronológico permanente el Programa anual de mantenimiento preventivo de equipo de cómputo en original y verifica las áreas de la Contraloría General a las que les corresponde el mantenimiento.

2. Elabora Tarjeta informativa en original y copia para informar al área correspondiente las fechas en que se proporcionará el mantenimiento preventivo a los equipos.

3. Recaba firma del Jefe del Departamento de Tecnologías de la Información en la Tarjeta informativa original y copia y entrega el original al área del IVE programada para mantenimiento y archiva como acuse de recibo la copia de manera cronológica permanente con el Programa anual de mantenimiento preventivo de equipo de cómputo en original. Pasa el tiempo.

4. Informa vía telefónica, con un día de anticipación a las áreas del IVE de la programación del mantenimiento al equipo de cómputo y elabora Pase de salida en original y dos copias.

5. Recaba firma del Jefe del Departamento de Tecnologías de la Información y del responsable de trasladar el equipo en el Pase de salida, en original y dos copias.

6. Acude a las áreas del IVE retira la instalación del equipo de cómputo programado para mantenimiento.

7. Entrega el Pase de salida original al guardia de seguridad, primera copia al Departamento de Recursos Materiales y segunda copia la archiva de manera cronológica permanente.

8. Realiza mantenimiento preventivo y depura el software del equipo de cómputo.

9. Verifica el funcionamiento del equipo de cómputo, revisando si existen fallas correctivas en el hardware. ¿Existen fallas correctivas en el equipo de cómputo?

9A. En caso de existir fallas correctivas en el equipo de cómputo: Informa verbalmente a las áreas del IVE que procederá el mantenimiento correctivo. Fin. Conecta con el procedimiento: Mantenimiento Correctivo de Equipo de Cómputo.

10. En caso de no existir fallas correctivas en el equipo de cómputo: Elabora Pase de salida para el equipo de cómputo en original y tres copias y recaba firma del Jefe del Departamento de Tecnologías de la Información y del responsable de trasladar el equipo de cómputo a las áreas que corresponda.

165



Superior, APPP.

Dirección General


AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION 11. Traslada el equipo de cómputo a las áreas de IVE y entrega el Pase de salida en el orden siguiente:

- El original al guardia de seguridad. - Primera copia al Departamento de Recursos Materiales. - Segunda copia la archiva de manera cronológica permanente.

12. Entrega el equipo de cómputo en las áreas del IVE y lo instala informando a los usuarios que ya fue realizado el mantenimiento preventivo.


166



Superior, APPP.

Dirección General



Nombre del Procedimiento: Mantenimiento Preventivo de Equipo de Cómputo


PROG. ANUAL DE MANTTO. PREV DE PC`S 0

1

BOSQUEJO DEL 2

SOLICITUD 1

INICIO

JEFE DEL DEPARTAMENTO

DE TI

C

PASE DE SALIDA 0

GUARDIA DE SEGURIDAD

INFORMA

FIN

PROG. ANUAL DE MANTTO. PREV DE PC`S 0

VERIFICA

MANTENIMIENTO


ELABORA

PASE DE SALIDA 0-2

INFORMA Y

ELABORA

PASE DE SALIDA 0-2

RECABA FIRMA

ACUDE Y RETIRA INSTALACIÓN

1

¿EXISTEN FALLAS EN EL EQUIPO

(PC)?

NO

SI

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE

EQUIPO DE CÓMPUTO

C


RECABA FIRMA Y

ENTREGA

C

ÁREA

DEL IVE

ÁREAS DEL IVE

JEFE DEL DEPTO. DE TI RESP. DE TRASLADO DE EQ.

EQ. DE CÓMPUTO

2

1

PASE DE SALIDA 0

ENTREGA

C

ÁREAS DEL IVE

DEPTO. DE REC. MATERIALES

REALIZA MANTTO. PREVENTIVO

EQ. DE CÓMPUTO

VERIFICA FUNCIONAMIENTO

EQ. DE CÓMPUTO

EQ. DE CÓMPUTO

ÁREAS DEL IVE

PASE DE SALIDA 0-2

ELABORA Y

RECABA FIRMA

TRASLADA Y

ENTREGA

EQ. DE CÓMPUTO

JEFE DEL DEPTO. DE TI

RESP. DE TRASLADO DE EQ.


ENTREGA INSTALA E INFORMA

EQ. DE CÓMPUTO

FIN

ÁREAS DEL IVE

VERBALMENTE

VÍA TELEFÓNICA

167



Superior, APPP.

Dirección General



PROCEDIMIENTO Nombre: Mantenimiento Correctivo de Equipo de Cómputo.

Objetivo: Que el equipo de cómputo con el que cuentan las diversas áreas del IVE se encuentre en óptimas condiciones, a fin de que la información que manejan pueda ser

procesada oportunamente.


NORMAS Los servicios de mantenimiento correctivo de equipo de cómputo, deberán anotarse en el formato de Control de actividades.

El mantenimiento correctivo se llevará a cabo a los equipos de cómputo siempre y cuando se cuente con el material necesario para la realización del servicio.

El equipo de cómputo que se entregue al Departamento de Tecnologías de la Información para su mantenimiento correctivo, será devuelto a las áreas del IVE en tiempo y forma dependiendo

de la falla existente.

168



Superior, APPP.

Dirección General



1.

Determina de acuerdo a las condiciones del equipo de cómputo si la falla detectada requiere de la compra de refacciones. ¿Requiere de refacciones?

1A. En caso de no requerir refacciones: Corrige las fallas al equipo de cómputo para que sea entregado en las áreas del IVE. Continúa con la actividad número 5.

2. En caso de requerir refacciones: Elabora Tarjeta informativa en original y copia para solicitar al Departamento de Recursos Materiales la compra de refacciones y recaba firma del Jefe del Departamento de Tecnologías de la Información.

3. Entrega al Departamento de Recursos Materiales la Tarjeta informativa original y archiva como acuse de recibo la copia de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo.

4. Recibe del Departamento de Recursos Materiales las refacciones solicitadas para el equipo que requiere de mantenimiento correctivo y efectúa la reparación que permita su funcionamiento adecuado.

5. Elabora Pase de salida en original y dos copias, para trasladar el equipo de cómputo y recaba firma del Jefe del Departamento de Tecnologías de la Información y del responsable de trasladar el equipo de cómputo a las áreas que correspondan.

6. Traslada el equipo de cómputo a las áreas del IVE y entrega el Pase de salida en el orden siguiente: - El original al guardia de seguridad. - Primera copia al Departamento de Recursos Materiales. - Segunda copia la archiva de manera cronológica permanente.

7. Entrega el equipo de cómputo en las áreas del IVE, lo instala e informa a los usuarios del mantenimiento realizado.


169



Superior, APPP.

Dirección General



Nombre del Procedimiento: Mantenimiento Correctivo de Equipo de Cómputo


1

BOSQUEJO DEL 2

SOLICITUD 1

INICIO

JEFE DEL DEPARTAMENTO

DE TI

C

PASE DE SALIDA 0

GUARDIA DE

SEGURIDAD

INFORMA

DETERMINA


INFORMA Y

ELABORA

CORRIGE FALLAS

1

¿REQUIERE DE REFACCIONES?

NO

SI


ELABORA Y

RECABA FIRMA

C


EQ. DE CÓMPUTO

EQ. DE CÓMPUTO

EQ. DE CÓMPUTO

PASE DE SALIDA

0-2

ELABORA Y

RECABA FIRMA

TRASLADA Y

ENTREGA

EQ. DE CÓMPUTO


DEPTO. DE REC.

MATERIALES

ENTREGA INSTALA

E INFORMA

EQ. DE CÓMPUTO

FIN

ÁREAS DEL IVE

JEFE DEL DEPTO. DE TI


1

USUARIOS

COMPRA DE

REFACCIONES

170



Superior, APPP.

Dirección General



PROCEDIMIENTO Nombre: Asesoría para Usuarios de Equipo de Cómputo (Sistema de Información).

Objetivo: Atender las necesidades de los usuarios de equipo cómputo, de las diversas áreas del IVE que puedan presentarse, debido a la forma de operación de los Sistemas de

Información.


NORMAS Las áreas del IVE (Oficinas Centrales) que requieran asesoría técnica en cuanto a sistemas de información deberán hacerlo por escrito.

El servicio de asesoría técnica relativo a los sistemas de información se registrará en el formato Control de actividades en el Departamento de Tecnologías de la Información.

El Departamento de Tecnologías de la Información deberá brindar asesoría técnica sobre la operación del Sistema de Información a las diversas áreas del IVE.

171



Superior, APPP.

Dirección General



1.

Recibe por escrito de las distintas áreas del IVE, la solicitud de asesoría técnica debido a dudas en la forma de operación de los Sistemas de Información o mal funcionamiento de los mismos.

2. Registra la solicitud de asesoría técnica en el formato de Control de Actividades en original y lo archiva de manera cronológica permanente.

3. Atiende la solicitud de asesoría técnica y analiza la duda o mal funcionamiento del Sistema de Información. ¿Cuál es la causa de la solicitud de asesoría?

3A. En caso de que la solicitud de asesoría se deba a error por operación del usuario: Explica a las áreas del IVE la adecuada operación del Sistema de Información, personalmente o vía telefónica. Fin.

4. En caso de que la solicitud de asesoría sea por mal funcionamiento del Sistema de Información: Determina la causa del mal funcionamiento. ¿Cuál es la causa del mal funcionamiento?

4A. En caso de que se deba a la configuración del equipo de cómputo: Explica a las áreas del IVE personalmente o vía telefónica el proceso para la configuración óptima del equipo de cómputo. Fin.

5. En caso de que se deba a una falla de programación: Realiza correcciones necesarias al Sistema de Información y se formulan las pruebas de validación correspondientes.

6. Notifica vía telefónica a las áreas del IVE que el Sistema de Información ha sido modificado y actualizado para su uso.


172



Superior, APPP.

Dirección General



Nombre del Procedimiento: Asesoría para Usuarios de Equipo de Cómputo (Sistema de Información)


INICIO

RECIBE SOLICITUD

DE ASESORÍA

ATIENDE SOLICITUD Y

ANALIZA

ERROR POR OPERACIÓN DEL

USUARIO

MAL FUNCIONAMIENTO SISTEMA DE

INFORMACIÓN


REGISTRA

POR ESCRITO O PERSONALEMENTE

REALIZA CORRECCIONES Y

FORMULA PRUEBAS

EXPLICA PROCESO PARA LA

CONFIGURACIÓN

ÓPTIMA

EQ. DE CÓMPUTO

FIN

ÁREAS DEL IVE

C

SISTEMA DE INFORMACIÓN

¿CUÁL ES LA CAUSA DE LA SOLICITUD DE

ASESORÍA?

DETERMINA

CAUSA


EXPLICA

OPERACIÓN


PERSONALEMENTE O VÍA TELEFÓNICA

ÁREAS DEL IVE

FIN

¿CUÁL ES LA CAUSA DE LA SOLICITUD DE

ASESORÍA?

NOTIFICA MODIFICACIÓN Y/O

ACTUALIZACIÓN


ÁREAS DEL IVE


FIN

ÁREAS DEL IVE


CONFIG. DEL EQUIPO DE CÓMPUTO

FALLA DE PROGRAMACIÓN

173



Superior, APPP.

Dirección General



PROCEDIMIENTO Nombre: Asesoría para Usuarios de Equipo de Cómputo (Soporte Técnico).

Objetivo: Solucionar los problemas en cuanto a Soporte Técnico del equipo de cómputo se refiere, de las distintas áreas del IVE.


NORMAS Las áreas del IVE deberán solicitar la asesoría relativa al soporte técnico de equipo de cómputo por escrito o personalmente al personal del Departamento de Tecnologías de la Información.

El servicio de asesoría de soporte técnico se registrará en el formato Control de actividades en el Departamento de Tecnologías de la Información.

El Departamento de Tecnologías de la Información podrá brindar asesoría técnica (vía telefónica) al personal de las distintas áreas del IVE sobre el equipo de cómputo.

El Pase de salida lo elaborará el Departamento de Tecnologías de la Información solo para el traslado del equipo de cómputo, cuando el área solicitante no se localice en el mismo edificio.

174



Superior, APPP.

Dirección General



1.

Recibe por escrito o vía telefónica de las distintas áreas del IVE, la solicitud de asesoría técnica para la operación del sistema o equipo de cómputo.

2. Atiende vía telefónica la solicitud de asesoría técnica y evalúa el grado de complejidad del problema presentado. ¿Es necesario revisar físicamente el equipo?

2A. En caso de no ser necesario revisar físicamente el equipo: Explica vía telefónica al usuario los pasos detallados a seguir para corregir la falla presentada en el sistema o en el equipo de cómputo.

2A1. Comprueba vía telefónica con el usuario el funcionamiento u operación del sistema o equipo de cómputo. Fin.

3. En caso de ser necesario revisar físicamente el equipo: Acude al área del IVE y verifica físicamente el equipo de cómputo para determinar su traslado. ¿Requiere traslado físico del equipo de cómputo?

3A. En caso de no requerir el traslado físico del equipo de cómputo: Explica al usuario los pasos detallados a seguir para corregir la falla presentada en el sistema o en el equipo de cómputo.

3A1. Comprueba con el usuario el funcionamiento u operación del sistema o equipo de cómputo. Fin.

4. En caso de requerir el traslado físico del equipo de cómputo: Elabora el Pase de salida del equipo de cómputo en original y dos copias y recaba firma del Jefe del Departamento de Tecnologías de la Información y del responsable de trasladar el equipo.

5. Traslada el equipo de cómputo al Departamento de Tecnologías de la Información para realizar el mantenimiento correctivo y entrega el Pase de salida en original al guardia de seguridad, la primera copia al Departamento de Recursos Materiales y la segunda copia la archiva de manera cronológica permanente.

Fin del procedimiento. Conecta con el procedimiento: Mantenimiento Correctivo de Equipo de Cómputo.

175



Superior, APPP.

Dirección General



Nombre del Procedimiento: Asesoría para Usuarios de Equipo de Cómputo (Soporte Técnico)


PASE DE SALIDA 2

PASE DE SALIDA 1

PASE DE SALIDA

0

PASE DE SALIDA 0-2

INICIO

RECIBE SOLICITUD DE ASESORÍA

TÉCNICA

ACUDE AL ÁREA Y

VERIFICA

NO

SI

ATIENDE SOLICITUD Y

EVALÚA

POR ESCRITO O VÍA TELEFÓNICA

TRASLADA Y ENTREGA

EQ. DE CÓMPUTO

FIN

ÁREAS DEL IVE

C

¿ES NECESARIO REVISAR

FISICAMENTE EL EQUIPO?

ELABORA Y

RECABA FIRMA

EXPLICA

CORRECCIÓN


USUARIO

FIN

COMPRUEBA FUNCIONAMIENTO

Y OPERACIÓN


USUARIO

EQ. DE CÓMPUTO

¿REQUIERE TRASLADO FÍSICO

EL EQUIPO?

NO

SI JEFE DEL DEPTO. DE TI


EXPLICA CORRECCIÓN

EQ. DE CÓMPUTO

USUARIO

COMP. FUNCIONAMIENTO

EQ. DE CÓMPUTO

USUARIO

FIN

GUARDIA DE SEGURIDAD

DEPTO. DE RECURSOS

MATERIALES

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE EQUIPO DE CÓMPUTO

176



Superior, APPP.

Dirección General


ANEXOS

177



Superior, APPP.

Dirección General


Formato “Servicio Preventivo de Equipo de

Cómputo”

178



Superior, APPP.

Dirección General


179



Superior, APPP.

Dirección General


Formato “Servicio Correctivo de Equipo de Cómputo”

180



Superior, APPP.

Dirección General


181



Superior, APPP.

Dirección General


Formato “Servicio Externo de Equipo de

Cómputo”

182



Superior, APPP.

Dirección General


183



Superior, APPP.

Dirección General


Formato “Dictamen Técnico para baja

de Equipo de Cómputo”

184



Superior, APPP.

Dirección General


185

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA … · contexto del Plan Veracruzano de Desarrollo 2005-2010 . Así...

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