DULCES DE COLOMBIA S.A.

NIT: 890.236.654-8

8 DICIEMBRE 2010

INTRODUCCION

Los Manuales de Procedimientos son una de las mejores herramientas

administrativas modernas, pues permiten a cualquier empresa u organización

normalizar su operación. La normalización es la plataforma sobre la que se

sustenta su crecimiento y desarrollo, los cuales le confieren estabilidad y

efectividad.

En el presente trabajo desarrollamos un manual de procedimientos de control

interno para la empresa, ya que al carecer DULCES DE COLOMBIA S.A, de un

manual que sirva de guía al curso normal de sus operaciones, algunos de los

procesos son llevados a cabo de manera errónea.

El primer paso para su elaboración, fue reunir información de las transacciones

que se estaban llevando a cabo con respecto al manejo del disponible (Caja Y

Bancos), para luego identificar la secuencia lógica a seguir desde el inicio de la

operación hasta su registro contable como tal.

OBJETIVOS

Generales

El presente manual de procedimientos pretende convertirse en una guía práctica y

eficaz que permita a la gerencia de DULCES DE COLOMBIA S.A el logro de los

objetivos trazados y la consecución de los resultados. Para ello se propone, no

solo el establecimiento del manual, sino también su posterior monitoreo.

Específicos

Antes de diseñar el sistema de control interno de la empresa DULCES DE

COLOMBIA S.A, es conveniente realizar los cambios y ajustes que sean

necesarias para lograr los siguientes objetivos:

Verificar si los fondos y depósitos que se presentan dentro de rubro de

efectivo, caja y bancos cumplen las condiciones básicas de disponibilidad.

Corroborar que los fondos y depósitos sean presentados en su totalidad y

cumplan con total autenticidad

Examinar que se esté dando un manejo adecuado de los procedimientos,

políticas y prácticas en la administración de los recursos de liquidez. Diseñar manuales de funciones y procedimientos del efectivo. 

Día Mes Año Nombre Departamento o sección

Contador Publico Administrativo

Naturaleza

Se encarga de la revisión de todos los movimientos contables así como la presentación

a la gerencia de los estados financieros mensuales.

Funciones

Lleva los libros o registros de contabilidad de la empresa, registrando los

movimientos monetarios de bienes y derechos.

Registra conforme a la normativa aplicable los movimientos u operaciones

económicos que hace la compañía, de forma que se puedan publicar esos

resultados con vistas a informar a accionistas, inversores, proveedores y demás

personas interesadas (como trabajadores, entidades públicas, entidades

financieras, etc.).

Se ocupa de la liquidación de impuestos y de la revisión de informes financieros

elaborados por otros colegas.

Delega y supervisa las labores de auxiliar contable.

Demás funciones inherentes al cargo

Conocimientos y habilidades:

Competencias: Contador Público, con tarjeta profesional vigente.

Actitudes: De respeto, servicio, aprendizaje permanente, responsabilidad, análisis y reflexión

Conocimientos: Tener conocimientos que le permita analizar las tendencias contables, fiscales y financieras que se han desarrollado, aplicar técnicas contables, fiscales y financieras a los diferentes problemas de estas áreas, combinar conocimientos de diversas disciplinas para solucionar problemas financieros.

Responsabilidades

De manejo: Todo relacionado con la contabilidad de la empresa.

De supervisión: Supervisa al auxiliar contable.

Relaciones personales: Buenas relaciones con todo el personal.

Día Mes Año Nombre Departamento o

sección

Auxiliar contable Administrativa

Naturaleza

Se encarga de la sistematización de los registros contables.

Funciones

Elabora comprobantes de contabilidad.

Causación de los diferentes hechos económicos de la empresa [compras,

ventas, sueldos, pago servicios, depreciaciones, etc.],

El manejo y control de inventarios, el manejo o gestión de cartera,

conciliaciones bancarias, la proyección de estados financieros e informes

contables o financieros,

La preparación y proyección de las declaraciones tributarias y los diferentes

informes con destino a las entidades estatales de control.

Cualquier otra actividad relacionada o afín al aspecto contable.

Conocimientos y habilidades

Competencias: Técnico en Auxiliar contable o estudiante de Contaduría

Pública de cuarto semestre o más.

Cualidades y atributos: Orden, disciplina, responsabilidad, trabajo en

equipo.

Responsabilidades

De manejo: Relacionado con la contabilidad y contabilización de los

registros contables.

De supervisión: Ninguna Relaciones personales: Buenas relaciones con todo el personal.

Día Mes Año Nombre Departamento o sección

Cajero Administrativo

Naturaleza

Se encarga de recibir y cobrar dinero por los servicios recibidos por los clientes.

Funciones

Cobrar las atenciones (bienes o servicios) realizadas por la empresa.

Emitir facturas a los clientes

Responder de forma responsable sobre el dinero de caja.

Verificación del dinero recibido.

.Verificar los pagos con tarjeta de crédito.

Al final del día se encarga de imprimir el consolidado de caja en el cual

figuran todos los ingresos del día incluidos tanto en efectivo como tarjetas

de crédito.

Conocimientos y habilidades

Competencias: Buen nivel académico, puede ser estudiante.

Cualidades y atributos: Rapidez de decisión, coordinación tacto visual,

honradez, disciplina, conocimiento del puesto.

Responsabilidades

De manejo: Todo lo relacionado con la entrada y salida de dinero en caja.

De supervisión: Ninguna

Relaciones personales: Buenas relaciones con todo el personal tanto

interno (compañeros), como externos (clientes, proveedores, etc.).

SIMBOLOGÍA DEL FLUJOGRAMA

Inicio o fin

Descripción de la Actividad

Decisión

Archivo

Conector de actividades

Flecha indicadora de frecuencia

Documento

Bloque documento

DESCRIPCION DEL PROCESO “ARQUEO DE CAJA”

PASO PROCEDIMIENTO ENCARGADO

1 Todos los ingresos de efectivo deben hacerse constar en Tesorero o Cajero

Un recibo de ingreso, el cual debe ser firmado y sellado

Por el tesorero o cajero.

2 Para un periodo seleccionado revisar la secuencia numérica Tesorero o Cajero

Y cronológica de los recibos de caja comprobando que

Este completa y sin enmendadoras.

Dejar constancia de cualquier irregularidad.

3 Se imprime el reporte del sistema y se realiza el recuento Tesorero o Cajero

Físicode monedas, billetes, cheques, consignaciones y

Demás documentos.

4 Verificar la autenticidad de las monedas, billetes, Tesorero o Cajero

Cheques, consignaciones y demás documentos.

5 Si las cifras difieren, anota la diferencia y elabora acta de Tesorero o Cajero

De arqueo y se envía a contabilidad

6 Registra diferencias Contabilidad

DESCRIPCION DEL PROCESO “CONCILIACIONES BANCARIAS”

PASO PROCEDIMIENTO ENCARGADO

http://aplicaciones.virtual.unal.edu.co/drupal/files/instructivo.pdf -----> indica cada

símbolo del flujo grama