Manual de Procedimientos Coordinación de Estadística de la ...

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Manual de Procedimientos

Coordinación de Estadística de la

Dirección de Planeación y Evaluación Educativa

La Paz, Baja California Sur, Noviembre del 2020.


Coordinación de Estadística de la


3

Índice

I. Introducción…………………………………………………………………….... 4

II. Organigrama……………………………………………………………............. 5

III. Objetivo del Manual………………………………………………………..……. 6

IV. Presentación de los procedimientos…………………………....................... 7

1. Integración de la información estadística Educativa F911.......................... 8

Objetivo Alcance Normas de Operación Descripción Narrativa Diagrama de Flujo Anexos

Oficialización de Preescolar Oficialización de Primaria

2. Mantener actualizado el catálogo de inmuebles…………............................ 16


Oficialización de Bibliotecas Concentrado estadístico de bibliotecas

3. Integración de la información estadística de Bibliotecas F912……….…… 25


V. Bibliografía ………………………………………………………………………… 35

VI. Glosario de Términos……………………………………………………………. 36

4

I.- Introducción El presente Manual de la Coordinación de Estadísticas reviste un carácter normativo

cuyos fines son los de establecer las bases y los lineamientos que permitan desarrollar

adecuadamente las funciones que en materia de sistemas de información estadística

realiza la Secretaría de Educación Pública del Estado de Baja California Sur.

Con ello se pretende garantizar que con la integración y actualización permanente de

los datos estadísticos que se generen en los centros de trabajo, se presente de manera

confiable y oportuna la situación del panorama educativo en la entidad y se apoye la

realización de los procesos de planeación, programación, evaluación y de toma de

decisiones, a cargo de la Secretaría de Educación Pública del Estado de Baja

California Sur.

El contenido del documento se orienta a describir el objetivo, estructura, funciones y

descripción de los principales puestos que integran el Departamento de Estadística de

la Secretaría.

5

II.- Organigrama

Coordinador de Estadísticas

Secretaria

Analista y

Programador

Administrativo

Auxiliar de Apoyo Logístico

Responsable

de Sistemas

de

Información

de Educación

Básica

Responsable

de Sistemas

de

Información

de Media

Superior y

Superior

Responsable

de Catálogos

Básicos y

Sistema de

Inmuebles

Responsable de Apoyo Logístico

6

III.- Objetivo del Manual Integrar, sistematizar, controlar y difundir la información estadística educativa que se

genere en los centros de trabajo ubicados en la entidad, para apoyar las labores de

planeación, programación, evaluación, pagos y de toma de decisiones de la

Secretaría, así como de las áreas centrales correspondientes.

7

IV.- Presentación de los Procedimientos

1. Integración de la información estadística Educativa F911.

2. Mantener actualizado el catálogo de inmuebles.

3. Integración de la información estadística de Bibliotecas F912

8



Coordinación de Estadística

Integración de la información estadística Educativa F911


9

Secretaría de Educación Pública Baja California Sur

Clave del Procedimiento PROC-CE-001

Nombre del Procedimiento: Integración de la información estadística Educativa F911

Fecha: Noviembre 2020

Unidad Administrativa: Dirección de Planeación y Evaluación Educativa

Área Responsable: Coordinador de Estadística

Versión: 1.0

Página: 1 de 1

Objetivo:

Captar, Procesar e integrar la Estadística Educativa Estatal de

Inicio y Fin de Cursos de todos los niveles educativos, mediante

el Sistema de Captura del Formato 911

Alcance: Instituciones de educación Pública y Particular inicial, educación

básica, Educación Media Superior, Superior y Posgrado.

Normas de Operación:

Ley Del Sistema Nacional De Información Estadística y Geográfica.

Reglamento Interior de la Secretaría de Educación Pública del Estado de Baja California Sur. Publicada en el BO del día XX.

Manual General de Organización de la Secretaría de Educación Pública.

Manual Especifico de Organización de la Dirección de

Planeación y Evaluación Educativa.

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Nombre del Procedimiento: Integración de la información estadística Educativa F911 Fecha: Noviembre 2020



Versión: 1.0

Página: 1 de 2

Tiempo: 5 Meses

Descripción de actividades

No Responsable Actividad Documento de Trabajo

1

Coordinador de estadística.

Recibe el calendario de actividades para el proceso del levantamiento estadístico.

Comunicado.

2

Secretaria.

Elabora oficios de todos los niveles educativos, notifica inicio del proceso de levantamiento estadístico.

Oficio de

notificación.

3

Envía oficio, anexa cuestionarios de nivel, incluye nombre de usuario y contraseña.

4

Analista y

Programador Administrativo.

Realiza pruebas de funcionalidad del sistema de captura f911.

5 Asesora y apoya a las escuelas, sobre la captura de la información.

6

Monitorea, revisa y valida la información capturada en el portal.

7

¿Hay observaciones en la captura?

Si: Retornar a la actividad no. 6.

No. Continuar con la actividad no. 10

11


Clave del Procedimiento

PROC-CE-001

Nombre del Procedimiento:

Integración de la información estadística Educativa F911 Fecha: Noviembre 2020

Unidad Administrativa:

Dirección de Planeación y

Evaluación Educativa

Área Responsable:

Coordinador de Estadística.

Versión: 1.0

Página: 2 de 2

Tiempo: 5 Meses


No. Responsable Actividad Documento de

Trabajo

8 Responsable

de Apoyo

Logístico.

Gestiona automóvil y tramita viáticos del personal

de estadística para el traslado a las zonas

escolares del estado para recabar las

oficializaciones (acuses de recibo).

Oficio de comisión

9 Recaba los acuses de oficialización de captura de

las escuelas que han finalizado su proceso.

Acuses de

Oficialización

10

Analista

Programador

Administrativo

Integra los rezagos y/o atiende inconsistencias.

11 Procesa, analiza e integra la estadística. Tablas de Excel

12 Difunde los resultados oficiales.

Portal www.sepbcs.gob.mx

Tablas de Excel

Fin

12

Diagrama de Flujo

Coordinador de estadística Secretaria Analista Programador Administrativo




Fecha: Noviembre del 2020


Área Responsable: Coordinador de Estadística.

Versión: 1.0

Página: 1 de 2

Tiempo: 5 Meses

Oficio

Inicio

Recibe el calendario de

actividades para el

proceso de levantamiento

estadístico

1

Elabora oficios de todos

los niveles educativos y

notifica el inicio del

proceso de levantamiento

estadístico

2

Envía oficio, anexa

cuestionarios de nivel,

claves de usuarios y

contraseña de capturistas.

3

Realiza pruebas de

funcionalidad del Sistema

de Captura F911

4

Asesora y apoya al

personal de las escuelas

en el proceso de captura

de la información

5

Monitorea, revisa y valida

la información capturada

en el sistema

6

2

13

Diagrama de Flujo

Analista Programador Administrativo

Secretaria Responsable de Apoyo

Logístico




Fecha: Noviembre del 2020



Versión: 1.0

Página: 5 de 5

Tiempo: 5 Meses

Gestiona viáticos y

automóvil para el

traslado de personal

para recabar la

documentación original.

8

Integra de rezagos y/o

atiende inconsistencias

11

Recaba acuses de

oficialización de captura de

las escuelas que han

finalizado el proceso.

9

Entrega la documentación

al área correspondiente

para su procesamiento

10

Analiza, procesa e

integra las estadísticas

oficiales

12

1

¿Existen

observaciones en la

captura?

6

SI

NO

A

A

Fin

7

Difunde los resultados

oficiales.

Portal www.sepbcs.gob.mx

12

14

Anexo: Formato de oficialización de nivel Preescolar.

15

Anexo: Formato de oficialización de nivel Primaria.

16




Mantener actualizado el catálogo de inmuebles


17



Nombre del Procedimiento: Mantener actualizado el catálogo de inmuebles Fecha: Noviembre 2020



Versión: 1.0

Página: 1 de 1

Objetivo: Integrar y mantener actualizado el Catálogo de Centros de

Trabajo de la Secretaría de Educación Pública para apoyar los procesos de planeación, programación y toma de decisiones del sector educativo en el estado de BCS.

Alcance: -Oficinas administrativas de la Secretaria de Educación

Pública en el Estado de BCS.

- La Dirección General de Planeación, Programación y

Estadística Educativa de la SEP Federal.

- Fondo de Aportaciones para la Nómina Educativa (FONE) y la Estadística F911

Normas de Operación: Reglamento Interior de la Secretaría de Educación Pública,

publicado el 21 de enero del 2005 con reformas publicadas en el Diario Oficial de la Federación el 16 de enero de 2018, en el capítulo VII de las atribuciones genéricas de las direcciones generales y demás unidades administrativas, artículo 37; fracción VI.

Reglamento Interior de la Secretaría de Educación Pública del Estado de Baja California Sur. Art. 23, fracción XXII, Mantener actualizados los registros de capacidad física actual disponible de los inmuebles del sector educativo.


Manual Especifico de Organización de la Dirección de Planeación y Evaluación Educativa.

}

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Nombre del Procedimiento: Mantener actualizado el catálogo de inmuebles Fecha: Noviembre 2020



Versión: 1.0

Página: 1 de 3

Tiempo: 1 hora



Trabajo

1 Responsable

de Catálogos

Básicos y

Sistema de

Inmuebles

Recibe solicitud y formato de movimiento: NOTA: El alta, clausura, reapertura o cambio del nombre del centro de trabajo, dependencia normativa, sostenimiento o servicios registrados en el Catálogo de Centros de Trabajo, deberán ser modificados necesariamente por medio de la solicitud de movimientos al Catálogo de Centros de Trabajo.

Formato CCT_NM

2 Revisa los requisitos para realizar el movimiento.

3

¿El formato viene favorablemente requisitado? Si, Continua en la actividad no. 5.

No, Continua en la actividad no. 4.

NOTA: En caso de clausura o baja, se corrobora que incluya el documento que valide la no existencia de personal asignado al centro de trabajo que se va a inhabilitar.

4

Requiere información complementaria.

Retorno a la actividad no. 2.

19



Nombre del Procedimiento: Mantener actualizado el catálogo de inmuebles




Versión: 1.0

Página: 2 de 3

Tiempo: 1 hora


No. Responsable Actividad Documento de Trabajo

5 Responsable

de Catálogos

Básicos y

Sistema de

Inmuebles

Captura en el portal dispuesto por la Dirección

General para el registro de inmuebles:

Sistema De Identificación De Centros.

NOTA:

1.- En caso de que el inmueble sea clausurado, la

clave asignada se conservará y no podrá ser

utilizada por ningún otro centro de trabajo. Si el

inmueble a clausurar es un plantel educativo,

deberá cerrarse la vigencia en el Catálogo de

Centros de Trabajo, independientemente de que

existan alumnos que están en el proceso de

trámites de titulación de estudios.

2.- Las claves de centros de trabajo que se

asignan a escuelas particulares tendrán validez

ante la SEP o la autoridad educativa del estado,

solamente si disponen de la autorización o

reconocimiento de estudios respectivo otorgado

por las áreas de incorporación federales y

estatales o por instituciones autónomas. Estas

claves se otorgan por cada servicio educativo que

se proporcione en el inmueble y no podrán ser

utilizadas en los documentos oficiales que tengan

diferentes niveles educativos.

SIC

20







Versión: 1.0

Página: 3 de 3

Tiempo: 1 hora



Trabajo

6 Secretaria Notifica con oficio, a las áreas solicitantes los

movimientos realizados.

Oficio Interno

7 Informa con oficio a la Dirección Administrativa

de la SEP los movimientos realizados para que

active sus procedimientos.

Oficio Interno

Fin

21







Versión: 1.0

Página: 1 de 2

Tiempo: 1 hora

Diagrama de flujo

Coordinador de Estadística. Analista Programador

Administrativo Responsable de Apoyo

Logístico

INICIO

Recibe oficio debidamente

requisitado del nivel o unidad

administrativa 1

Requiere información

complementaria

Revisa los requisitos

necesarios para realizar

el movimiento 2

4

Si

No

No

3

Formato de CCT_NM

|

2

¿El formato viene favorablemente

requisitado?

Continua en la actividad no. 2.

22

Coordinador de Estadística. Analista Programador

Administrativo Responsable de Apoyo Logístico







Versión: 1.0

Página: 2 de 2

Tiempo: 1 hora

Diagrama de flujo

6

Notifica con oficio, al área

solicitante el movimiento

realizado.

Captura el registro en el portal

de inmuebles: Sistema de

Identificación de Centros.

5

1

FIN

7

Informa con oficio a la

Dirección Administrativa de la

SEP los movimientos

realizados para que active sus

procedimientos.

23

Anexo: Formato CCT_NM

25




Integración de la información estadística de Bibliotecas F912


26



Nombre del Procedimiento: Integración de la información estadística de Bibliotecas F912


Unidad Administrativa: Dirección de Planeación y Evaluación Educativa.


Versión: 1.0

Página: 1 de 1

Objetivo: Captar, Procesar e integrar la Estadística de Bibliotecas

Escolares y Públicas ubicadas en los municipios del estado,

mediante el Sistema de Captura del Formato 912

Alcance: Bibliotecas ubicadas en las escuelas y bibliotecas públicas

municipales y estatales.

Normas de Operación: Reglamento Interior de la Secretaría de Educación Pública,

publicado el 21 de enero del 2005 con reformas publicadas en el Diario Oficial de la Federación el 16 de enero de 2018, en el capítulo VII de las atribuciones genéricas de las direcciones generales y demás unidades administrativas, artículo 37; fracción VI

Reglamento Interior de la Secretaría de Educación Pública del Estado de Baja California Sur. Art. 23, fracción XXII, Mantener actualizados los registros de capacidad física actual disponible de los inmuebles del sector educativo.


Manual Especifico de Organización de la Dirección de Planeación y Evaluación Educativa.

27







Versión: 1.0

Página: 1 de 2

Tiempo: 3 meses


No Responsable Actividad Documento de

Trabajo

1

Responsable de

Sistemas de

Información de

Media Superior y

Superior.

Recibe instrucción de la (DGPPyEE) con el

calendario de actividades para el proceso

del levantamiento estadístico de bibliotecas.

Comunicado.

2

Elabora oficios de todos las bibliotecas

escolares y públicas.

3

Envía oficio anexando cuestionarios, claves

de usuario y contraseña.

4

Realiza pruebas de funcionalidad del

sistema de captura f912.

5

Supervisa que las Instituciones Educativas

recaben y plasmen manualmente la

información que el cuestionario requiere.

Cuestionario

6

Analista

Programador

Administrativo

Monitorea, revisa y valida la captura de

información en el portal:

http://www.f912.sep.gob.mx.

Mes de febrero.

7

Asesora y apoya al personal de las

bibliotecas con la captura de la información.

http://www.f912.sep.gob.mx/

28







Versión: 1.0

Página: 2 de 2

Tiempo: 3 meses



Trabajo

8

¿Hay observaciones en la captura?

Si: Retorna a la actividad no. 6.

No. Continua con la actividad no. 10

9 Analista

Programador

Administrativo

Gestiona el trámite de viáticos y vehículo

del personal de estadística para el traslado

a los municipios del estado para recabar las

oficializaciones.

Oficio de

comisión

10 Responsable de

Apoyo Logístico Acude a los municipios para recabar los

acuses de oficialización.

11

Recibe los acuses de oficialización de captura de las bibliotecas que han finalizado su proceso.

Acuses de Oficialización

(Formato anexo)

13 Responsable de

Sistemas de

Información de Media

Superior y Superior

Integra de rezagos y/o atiende

inconsistencias.

14 Analista y

Programador

Administrativo

Procesa, analizar e integrar las bases con la

información estadística.

Tablas de Excel

15 Responsable de

Sistemas de

Información de Media

Superior y Superior

Difunde los resultados oficiales. Concentrado

estadístico de

bibliotecas

(Formato anexo)

Fin

29







Versión: 1.0

Página: 1 de 3

Tiempo: 3 meses

Diagrama de Flujo

Responsable de Sistemas de Información de Media Superior y Superior.

Analista Programador

Administrativo Responsable de Apoyo logístico

INICIO

Recibe instrucción y

calendario de actividades.

1

3

Realiza pruebas de

funcionalidad de captura en el

portal 4

Supervisa que las Instituciones

Educativas con bibliotecas

recaben y plasmen manualmente

la información que el cuestionario

requiere. 5

2

Elabora oficios para bibliotecas

Públicas y Escolares.

Envía oficio a las bibliotecas

con calendario, clave de

usuario y contraseña.

2

30







Versión: 1.0

Página: 2 de 3

Tiempo: 3 meses

Diagrama de Flujo Responsable de Sistemas de

Información de Media Superior y Superior.

Analista Programador

Administrativo. Responsable de Apoyo logístico

Asesora y apoya en la captura a

las bibliotecas 7

Gestionar transporte y viáticos

para recoger las oficializaciones

en los municipios 9

¿Hay observaciones

en la captura?

8

NO

SI

1

6

Monitorea, revisa y valida la captura información en el portal:

http://www.f912.sep.gob.mx

Mes de Febrero.

Acudir a los municipios para recabar

los acuses de oficialización.

10

3

6

Recibir acuses de recibo de la

oficialización y finalización de

captura 11

http://www.f912.sep.gob.mx/

31



Nombre del Procedimiento: Mantener actualizado el catálogo de Bibliotecas F912




Versión: 1.0

Página: 3 de 3

Tiempo: 3 meses

Diagrama de Flujo

Responsable de Sistemas de

Información de Media Superior y

Superior.

Secretaria Coordinador de Estadística

Integración de rezagos y corrige

inconsistencias 12

Procesar, analizar e integrar

las bases de datos con la

información estadística de

biblioteca 13

Difusión de resultados finales

en todos los niveles y el portal

www.sepbcs.gob.mx 14

FIN

2

32

Anexo: Formato de oficialización de Bibliotecas.

33

Anexo: Concentrado estadístico de bibliotecas (1/2)

34

Anexo: Concentrado estadístico de bibliotecas (2/2)

35

V.- Bibliografía

Reglamento Interior de la Secretaría de Educación Pública. B.O.G.E. No. 37, de

fecha 10 de Agosto de 2020.

Manual de Organización de la Dirección de Planeación y Evaluación Educativa.

Guía técnica para la elaboración de Manuales de Procedimientos, Contraloría

General de Estado de Baja California Sur B.O.G.E. No. 17 del 10 de Abril de

2019.

36

VI.- Glosario

CONAFE: Consejo Nacional de Fomento Educativo. DES: Departamento de Evaluación y Seguimiento. DGEP.- Dirección General de Evaluación de Políticas DGPPyEE: Dirección General de Planeación, Programación y Estadística Educativa. Educación Básica (EB).- Abarca la formación escolar de los niños desde los tres a los quince años de edad y se cursa a lo largo de doce grados, distribuidos en tres niveles educativos: tres grados de educación preescolar, seis de educación primaria y tres de educación secundaria. Educación Media Superior (EMS).- Comprende el nivel de bachillerato entre los quince y los diecinueve años de edad. Organigrama, Gráfico que expresa en forma resumida la estructura orgánica de una dependencia o parte de ella, así como las relaciones entre las unidades que la componen.

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