Manual de Procedimientos Contpaq i Contabilidad1

DELEGACIÓN ESTATAL VERACRUZ

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Programa Institucional CONTPAQ i® Contabilidad

Elaborado por: Juan Espinoza García

Mayo de 2011

Recopilación de procedimientos básicos para operar el programa CONTPAQ i® Contabilidad

Primera actualización abril de 2012

ESTADOS FINANCIEROS [2]

CONTENIDO

1. CAPTURA DE PÓLIZAS Y USO DE SEGMENTOS DE NEGOCIO .................................... 3

1. 1 CAPTURA DE PÓLIZAS (Primera parte). ........................................................................ 4

1.1.1 Segmentos de Negocio. ............................................................................................. 9

1. 2. CAPTURA DE PÓLIZAS USANDO SEGMENTOS DE NEGOCIO. ................................. 9

1. 2.1 ¿Cómo asignar los segmentos de negocio en los movimientos de las pólizas? ........ 9

1. 2.2 Consulta de un reporte con segmentos de negocio. ................................................ 12

1. 2.3 Modificar pólizas ...................................................................................................... 15

1. 2.4 Otros procesos dentro de pólizas. ........................................................................... 18

2. CÓMO RESPALDAR E INFORMAR POR CORREO ELECTRÓNICO ............................. 21

2.1 IMPORTANCIA DEL RESPALDO. .................................................................................. 22

2.2. ¿CÓMO RESPALDAR LA EMPRESA? ......................................................................... 22

2.3 ¿CÓMO ENVIAR EL RESPALDO POR CORREO ELECTRÓNICO A LA DELEGACIÓN

ESTATAL VERACRUZ? ....................................................................................................... 24

3. IMPRESIÓN DE REPORTES ........................................................................................... 28

3.1 VISOR DE REPORTES. ................................................................................................. 29

3.2 IMPRESIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS. .................................................................. 32

3.3 REPORTES SENSIBLES. .............................................................................................. 34

4. LISTADOS ........................................................................................................................ 36

4. 1 LISTADOS DENTRO DE CONTPAQ. ............................................................................ 37

4. 2 NIVELES DE FILTRADO. .............................................................................................. 42

5. CIERRE DE PERIODOS Y EJERCICIOS ......................................................................... 45

5. 1 CIERRE DE PERIODO .................................................................................................. 46

5. 2 CIERRE DE EJERCICIO ............................................................................................... 48

5. 2.1 Cambiar al periodo 14 ............................................................................................. 48

5. 2.2 Generar póliza de Cierre ......................................................................................... 50

5. 2.3 Ejecutar el cierre de ejercicio. .................................................................................. 52

5. 2.4 *Solución al problema de alta de cuenta. ................................................................. 53

6. REACTIVACION DE LICENCIA- (Ejecutar antes de formatear el equipo) ........................ 54

6.1 Introducción. ................................................................................................................... 55

6.2 Reactivación ................................................................................................................... 56

6.3 ¿Cómo generar el código de revocación? ....................................................................... 59


1. CAPTURA DE PÓLIZAS Y USO

DE SEGMENTOS DE NEGOCIO

CRUZ ROJA MEXICANA, I. A. P. DELEGACIÓN ESTATAL VERACRUZ

CAPTURA DE POLIZAS Y USO DE SEGMENTOS DE NEGOCIO


1. 1 CAPTURA DE PÓLIZAS (Primera parte).

En este tema:

Aprenderás a capturar pólizas dentro de CONTPAQ i® CONTABILIDAD y conocerás los

grandes beneficios de contar con una captura rápida y ágil.

Para entrar al registro de pólizas podemos seleccionar del menú pólizas, la opción pólizas, o

presionar simultáneamente las teclas Ctrl + P

O hacer clic en el botón de la barra de herramientas.

Se despliega la ventana y en ella podrás registrar los datos del encabezado; la fecha, el tipo

y el número forman la llave de la póliza, que es el identificador del documento. Uno de los

grandes beneficios de CONTPAQ i® es que la captura de pólizas puede realizarse de forma

rápida, para comenzar en el campo fecha solo tienes que capturar el día, ya que el mes y el

año los asume por omisión del periodo y ejercicio actual (para eso tenemos que cerrar los

periodos al finalizar la captura de pólizas del mes), para avanzar de un campo a otro puedes

usar la tecla enter, de esta forma sin despegar las manos de teclado agilizarás la captura, ya

que no será necesario utilizar el ratón




CONTPAQ i® tiene registrados por omisión 4 tipos de pólizas: Ingresos, Egresos, Diario y

Orden

Para agilizar la selección de un tipo de póliza puedes utilizar la letra inicial de cada uno o un

número del 1 al 9 en orden de aparición, por ejemplo para seleccionar ingresos

Ingresos, presionar la letra I o 1 o

Egresos, presionar la letra E o 2 o

Diario, presionar la letra D o 3 o

Para continuar con la lección vamos a seleccionar el tipo egresos. Observa que al presionar

la tecla <E> se muestra el tipo egresos y automáticamente se habilita el campo número, aquí

podemos capturar un número o respetar el consecutivo que el sistema nos ofrece por

omisión, vamos a conservarlo y presionamos la tecla enter

En este campo también podemos consultar pólizas ya registradas, pero solo del periodo y

tipo seleccionados en estos campos, que funcionan como filtros de selección para delimitar




la búsqueda, para activar esta búsqueda debemos presionar la tecla de función F3 con esto

podemos realizar búsquedas específicas y de forma rápida.

Vamos a presionar la tecla enter para avanzar al siguiente campo, al llegar al concepto

puedes capturar directamente el dato




Después de capturar el concepto de la póliza, damos enter y se despliega la ventana

movimientos de pólizas en ella debemos capturar cada uno de los movimientos que integran

el documento observa que CONTPAQ i® va indicando que movimiento se está registrando.

Cuando consultes uno ya registrado, el color cambiará a gris esta es la forma en que podrás

identificar y diferenciar un nuevo movimiento de uno ya existente, puedes capturar el número

de cuenta o buscarlo ya sea por número o por nombre para lograrlo utiliza la tecla F3,

hagamos la búsqueda por nombre de la cuenta sueldos y al localizarla, presionamos enter

(las cuentas que nos permitirá seleccionar para el registro contable son las afectables,

marcadas con un asterisco *).

Cuando se trata de un

movimiento nuevo esta

área aparece en color

amarillo




Cuando registres los movimientos de una póliza puedes utilizar la tecla enter para avanzar

de un campo a otro o bien utilizar las flechas de movimientos arriba y abajo

Cuando los campos cargo y abono estén activos, se mostrará la imagen de una calculadora

que puedes utilizar presionando la tecla < C >

Esta te será útil para realizar cálculos auxiliares como obtener el importe total sin necesidad

de salir de la aplicación

En estos campos debes capturar el cargo o abono, para agilizar la captura de importes con varios ceros puedes capturar una cantidad por ejemplo <1> y utilizar la tecla <+> y automáticamente le agrega tres ceros.

Haremos un paréntesis para abordar el tema de Segmentos de Negocio, posteriormente

continuaremos con la captura de la póliza.




1.1.1 Segmentos de Negocio.

En el apartado V de la Guía Contabilizadora, menciona que los Centros Básicos (Coordinaciones) serán utilizados tanto para los Ingresos y Contribuciones, así como para los Egresos de acuerdo a las necesidades de cada Delegación, nos da una lista de segmentos estándar, pero podemos capturar los necesarios siempre y cuando respetemos los establecidos. En el programa CONTPAQ los centros básicos (Coordinaciones) se denominan Segmentos de Negocio. Los Segmentos de negocio permiten clasificar la información contable de la Delegación por Coordinaciones, para después consultarla en los reportes de segmentos de negocio, de forma que podamos conocer los egresos e ingresos de cada Coordinación, el porcentaje que representa en la Contabilidad de la Delegación, e incluso compararlos entre periodos.

1. 2. CAPTURA DE PÓLIZAS USANDO SEGMENTOS DE NEGOCIO. Aprenderás cómo aplicar los segmentos de negocio desde los movimientos de pólizas.

1. 2.1 ¿Cómo asignar los segmentos de negocio en los movimientos de

las pólizas?

Vamos a continuar con el ejemplo de la captura de la póliza de egresos de la página anterior, el primer movimiento será para la cuenta de sueldos por $1000.00




El sistema nos pedirá capturar el número de segmento, capturamos el segmento 12

“Coordinación de Socorros y atención médica prehospitalaria” suponiendo que es el sueldo

de un operador o un socorrista.

El segundo movimiento por $800.00 va a la misma cuenta sueldos, pero corresponde al

centro básico servicios médicos urgencias, segmento de negocio 17

El tercer movimiento por $1,500.00 cargamos a la misma cuenta de sueldos, pero

corresponde al centro básico de consulta externa, segmento de negocio 24




Para cuadrar la póliza el último movimiento lo abonamos contra la cuenta de bancos que no

utiliza segmentos de negocio, para cerrar la ventana podemos presionar Alt + A o la tecla F8.

Cerramos la ventana de movimientos de póliza para ver los datos capturados en el área de movimientos de la pólizas, vamos a cerrar un poco la columna de segmentos de negocio para ver su nombre con más claridad, como ven usamos la misma cuenta de gasto pero dividimos su saldo, para que aparte de acumular a esa cuenta la parte proporcional de cada centro básico, se acumule en el segmento de negocio que le corresponde, guardamos la póliza presionando el botón guardar, o las teclas Alt + A o la tecla F8, cerramos la ventana de pólizas.

Cada vez que capturemos movimientos con las cuentas que usan segmentos de negocio

estaremos acumulando los saldos en esos segmentos y después podremos consultarlos en

los reportes del sistema.




Para el caso de los ingresos es el mismo procedimiento, es necesario usar los centros

básicos tanto en ingresos y egresos para que la información sea de utilidad, ya que solo así

podremos consultar los estados de resultados por cada segmento.

1. 2.2 Consulta de un reporte con segmentos de negocio.

Hacemos clic en el menú reportes, submenú reportes de segmentos de negocio y vemos que la variedad de reportes que podemos ejecutar cuando usamos segmentos de negocio es muy amplia, en esta ocasión vamos a consultar el reporte estado de resultados comparativo por segmento de negocio.

Se abre la ventana con los filtros que podemos utilizar para consultar el reporte




Aquí seleccionamos los segmentos de negocio que queremos incluir en él.

De este lado indicamos a qué nivel deben pertenecer las cuentas incluidas

Ejercicio y periodo

Si solo se incluirán solo cuentas con saldos o todas las cuentas

Si queremos ver el porcentaje que representa el saldo de cada segmento

Cuantos segmentos queremos consultar por hoja (el máximo es tres)




Cómo deseamos ver los importes los del periodo o del acumulado a la fecha

Si mostrará solo el nombre de la cuenta o también su código

Vamos a elegir los segmentos que afectamos con la póliza que capturamos, presionamos el

botón ejecutar reporte o la tecla F10, podemos ver que la cuenta sueldos en la parte de

egresos muestra el saldo que dimos de alta en la póliza, como ves cada uno de los

segmentos aparece acompañado de su saldo y su porcentaje por columna y en los

renglones están los conceptos de ingresos y egresos con sus totales al final incluye la

utilidad o pérdida presentada en relación a los segmentos de negocio que se están

consultando..

Este reporte es muy útil para controlar por medio de la comparación cómo van las

Coordinaciones de la Delegación, esta es una de las ventajas de utilizar los segmentos de

negocio, pues te permite enterarte de una forma muy rápida de la información que tu




necesites, cerramos la ventana del reporte y también la ventana de filtros para regresar a la

ventana principal.

1. 2.3 Modificar pólizas

Modificamos algunos datos de la póliza y sus movimientos, ingresemos al listado de póliza para buscar la póliza que queremos modificar, hacemos clic en el botón listado, ubicado en la barra de herramientas

Vamos buscar la póliza capturada, nos colocamos sobre el registro y presionamos la tecla

enter para abrir

Al modificar la mayor parte del encabezado CONTPAQ pedirá que confirmes la acción




Vamos a modificar la fecha de la póliza para que sea el 15 de mayo (o una fecha x del

próximo periodo)

Se despliega la ventana de confirmación, con la tecla de movimiento puedes seleccionar el

botón continuar y con la tecla enter confirmar el cambio

En este caso se despliega una venta que nos informa que la fecha corresponde a un periodo

futuro pero nos permite hacer el cambio, siempre y cuando en la redefinición de la empresa

esté marcada la casilla “Permitir modificar periodos futuros” con la tecla enter aceptamos

el mensaje

Para cambiar el número de la póliza el sistema envía los mismos mensajes de confirmación,

también podemos modificar el concepto.




Como queremos hacerle cambios al cuarto movimiento nos colocamos sobre el registro,

usamos la tecla enter para editarla

Observa como el área que indica el número de movimiento esta en color gris lo que significa

que es un movimiento ya registrado

Vamos a modificar la referencia

Podrás modificar cualquier dato del movimiento, pero en esta ocasión solo realizaremos esta

corrección, guardamos los cambios presionando simultáneamente las teclas Alt + A que es

una de las formas que puedes utilizar para guardar los movimientos, ahora guardemos la

póliza para conservar las modificaciones realizadas.




1. 2.4 Otros procesos dentro de pólizas.

Además de la captura y modificación puedes hacer otras acciones desde la ventana pólizas,

entre ellas está borrar, copiar, imprimir, navegar entre las pólizas registradas e incluso

guardarlas cómo prepólizas

Aquí estamos dentro de la póliza de egresos número 1 podemos borrarla completa o alguno

de sus movimientos, primero veamos como borrar los movimientos, seleccionamos el cuarto

movimiento y presionamos la tecla <Supr> para eliminar el movimiento.

Y se despliega la venta de confirmación para borrar el movimiento

Y el cuarto movimiento de la póliza fue eliminado.




Otra forma es abrir la ventana del tercer movimiento, para abrirlo, seleccionamos y damos

enter.

Y al hacer clic en el botón borrar

Solicita la confirmación de la acción y hacemos clic en el botón si y observa que el tercer

movimiento también fue eliminado




Pero si queremos borrar la póliza completa, tenernos que hacer clic en el botón borrar pero de la ventana pólizas

También pedirá que confirmes la acción

La ventana está lista para capturar o buscar una póliza

Has llegado al final de este tema. Ya tienes los conocimientos necesarios para realizar la

captura de pólizas dentro de CONTPAQ i®.


2. CÓMO RESPALDAR E

INFORMAR POR CORREO

ELECTRÓNICO


COMO RESPALDAR E INFORMAR POR CORREO ELECTRONICO


2.1 IMPORTANCIA DEL RESPALDO. Una vez que hemos terminado de capturar todas las pólizas del mes, procedemos a enviar la

información al área de Estados Financieros de la Delegación Estatal. Mensualmente se

consolidan los Estados Financieros de las Delegaciones Locales y es enviada a la

Coordinación de Contraloría de Sede Nacional, previo a la junta mensual del Consejo

Nacional de Directores, por esta razón es importante contar de manera inmediata con la

información generada en las Locales; en este proceso el programa CONTPAQ juega un

papel muy importante ya que a través de los respaldos que genera, es posible enviar por

correo electrónico la información necesaria.

2.2. ¿CÓMO RESPALDAR LA EMPRESA? En este tema: Aprenderás como respaldar la información de tu Delegación Local y enviar el

archivo al correo electrónico de Estados Financieros de la Delegación Estatal.

Cómo ejemplo vamos a respaldar la información de la Delegación Poza Rica.

1. Después de iniciar sesión y accesar a la empresa en CONTPAQ con el nombre de la

Delegación, hacemos clic en el menú empresa

2. Seleccionamos el submenú respaldar empresa


CÓMO RESPALDAR E INFORMAR POR CORREO ELECTRÓNICO


3. Se abre la venta respaldar empresa que muestra el nombre de la Delegación que se

respaldará

4. Presionamos procesar se despliega un aviso al terminar el respaldo.

5. Presionamos la tecla enter para aceptar, la ventana se cierra de forma automática y el

respaldo ya está listo.

En este campo se

muestra el nombre del

respaldo, que coincide

con el nombre de la

Base de Datos de la

empresa

Además CONTPAQ incluye

la fecha y la hora en que

realiza el respaldo, esto nos

permite mejor control de los

respaldos generales, 17:44

hrs. del 16/04/2014




2.3 ¿CÓMO ENVIAR EL RESPALDO POR CORREO ELECTRÓNICO A

LA DELEGACIÓN ESTATAL VERACRUZ?

[email protected]

Los pasos son los siguientes:

1. Iniciar sesión en la cuenta de correo electrónico de la Delegación, es importante que por seguridad de la información, los respaldos sean enviados a través de las cuentas institucionales de cada Delegación (creados con el fin de salvaguardar la información sensible) y no a través de correos personales.

2. Clic en Nuevo.

3. En el campo Para: capturar la dirección de correo electrónico de Estados Financieros [email protected], en el campo Asunto: Respaldo Contable abril 2012 (va a cambiar dependiendo el mes a informar), dar clic en datos adjuntos para agregar el archivo.

Respaldo Contable abril 2012

[email protected]




2. Se abre la ventana abrir para buscar el archivo que se adjuntará, localizar y dar clic sobre el icono <<Mi PC>> en sistema operativo XP, o en <<Equipo>> si se usa el sistema operativo Windows Vista / Windows 7.

4. Doble clic en disco local (C)




5. Abrir la carpeta Compac (no confundir con la carpeta compaqw que es la carpeta de

contpaq 2005)

6. Abrir la carpeta empresas

7. Clic en la carpeta con el nombre de su Delegación Local (o bien si no se editó la carpeta aparece como CtEmpresa1, CtEmpresa2) en este ejemplo, Poza Rica




8. Observa que aquí está el archivo de respaldo de la Delegación, en nuestro ej. Poza Rica,

incluye: el nombre de la carpeta de la empresa, mas la fecha y hora de creación. Doble clic

para adjuntar el archivo. (La extensión del archivo es .bak)

9. El sistema comenzará a cargar el archivo.

10. Al finalizar, agregar un pequeño mensaje, incluyendo nombre y cargo de la persona que envía el Respaldo Contable. * Fin del procedimiento.


3. IMPRESIÓN DE REPORTES


IMPRESIÓN DE REPORTES


3.1 VISOR DE REPORTES.

En este tema aprenderás: Como ejecutar los reportes preinstalados de CONTPAQ i® y su

visor con el que podrás moverte dentro de los reportes, además generarás los reportes en

archivos con diferentes formatos.

1. Todos los reportes de CONTPAQ se encuentran en el menú con el mismo nombre, damos

clic para ver las opciones que ofrece.

Están agrupados según su naturaleza o la información que te ofrecen

2. Como ejemplo visualizaremos uno de los Estados Financieros llamado Balanza de

comprobación, damos clic en Estados Financieros/ clic en Balanza de Comprobación.




3. CONTPAQ presenta la ventana de filtros, en ella podrás especificar la información que

deseas obtener del reporte, como el ejercicio y mes a visualizar

Los tipos de cuenta

La moneda, etcétera.

4. Los filtros que podrás utilizar dependen del reporte que estés utilizando, una vez que los

filtros han sido especificados, podrás ejecutar el reporte para ver en pantalla el resultado

dando clic en <<Ejecutar Reporte>>

CONTPAQ iniciará el proceso para mostrar la información, ten en cuenta que el tiempo

dependerá del volumen de información que tu Delegación maneje.




5. Al final se mostrará el reporte en pantalla, como se muestra a continuación.

Con el reporte en pantalla podrás utilizar la barra de desplazamiento o navegación para

revisar la información. Las opciones de la barra te permiten:

Incrementar la escala en la que visualizas en reporte y puedes regresar al tamaño

anterior en cualquier momento, si lo prefieres puedes seleccionar el porcentaje en el

que deseas visualizar el reporte y de la misma forma seleccionar otro porcentaje en

cualquier momento, además de incrementar o disminuir el tamaño que visualizas, podrás ir al

final de la hoja actual y regresar al inicio , avanzar a la siguiente página o

continuar en la página anterior para continuar con la revisión, si no deseas avanzar de

página en página, puedes ir a la hoja final del reporte y regresar a la primera página de

forma inmediata , cuando estés seguro de que información es correcta, puedes enviar el

reporte a impresión




3.2 IMPRESIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS.

1. Para imprimir los Estados Financieros, no necesitamos exportarlos a Excel ni en PDF,

después que tenemos el reporte en pantalla, damos clic en o presionamos la tecla de

función F10

2. Veremos la siguiente ventana

3. Dependiendo de la marca de la impresora, en propiedades podremos definir el tamaño

(carta), si queremos los documentos a color o en blanco y negro, etcétera, damos clic en

aceptar para imprimir finalmente el documento.

4. Para imprimir los Estados de Posición Financiera y Estado de Resultados, regresamos al

paso 2 de la primera sección y elegimos los que deseamos.

5. Los documentos tienen que firmarse por el Presidente del Consejo, Tesorero y Contador

como mínimo, en algunos casos también es válida la firma del Administrador en ausencia del

Tesorero.




6. Para insertar los nombres y cargos en los Estados Financieros, configuramos una hoja en

Word, para que al calce capturemos los datos.

7. Colocamos los Estados Financieros en la impresa (como si fuesen hojas blancas) de

modo que al enviar la impresión en Word, se vea como sigue:




3.3 REPORTES SENSIBLES.

Una gran ventaja de los reportes de CONTPAQ es que te permiten analizar la información a

manera de detalle que requieras a través de sus reportes sensibles.

Para que conozcas la ejecución de los reportes sensibles, visualizaremos en pantalla el

reporte balance general

Para este ejemplo, vamos analizar el mes de mayo e indicamos que solo incluya las cuentas

con saldo, recuerda, para visualizar el reporte debes presionar la tecla F10 o el botón

ejecutar reporte




Cuando veas el reporte en pantalla, podrás identificar que se trata de un reporte sensible

porque algunos importes están dentro de un cuadro azul. El balance solo muestra el saldo de

las cuentas a nivel de mayor, si requieres conocer como está conformado dicho saldo, con

solo dar doble clic sobre el importe.

CONTPAQ te mostrará sus anexos.

Este reporte también es sensible y podrás doble clic a alguna de las subcuentas para

visualizar los movimientos que lo conforman.

Doble clic


4. LISTADOS


LISTADOS


4. 1 LISTADOS DENTRO DE CONTPAQ.

En esta parte de la lección conocerás:

Qué son los listados

Cuál es su funcionalidad

Y cuáles son los listados disponibles en CONTPAQ con los que podrás consultar

información de tu Delegación.

Los listados de CONTPAQ son vistas que permiten consultar información desde varios

niveles, mediante estos puedes realizar consultas y localizar datos específicos de forma

rápida.

Cuando trabajes con CONTPAQ podrás ejecutar listados para tener información de:

Pólizas

De movimientos de pólizas

Conocer los saldos de las cuentas

Dentro del menú pólizas se localizan la mayoría de los listados de CONTPAQ

Cuando requieras consultar el listado de saldos de cuentas, ve al menú catálogo, submenú

saldos de cuentas.


LISTADOS


El uso de los listados es muy parecido, la diferencia está en el tipo de información que

muestran.

Por ejemplo, en el listado de pólizas

Puedes consultar información referente a pólizas registradas en un periodo y ejercicio

específico.

En el de movimientos


LISTADOS


Podrás visualizar los cargos y abonos registrados en cada póliza que pertenezcan al periodo

y ejercicio especificado

El listado de saldos de cuentas

Incluye todas las cuentas del catálogo, que tienen saldos o movimientos y muestra sus

saldos por periodo, en el ejercicio seleccionado, este es el equivalente a un auxiliar de

cuentas, ya que en el puedes ver los movimientos, e incluso ir al detalle de una póliza

especifica, abrirla y modificarla.


LISTADOS


Desde los listados puedes capturar pólizas haciendo clic en el botón nuevo o presionando la

tecla <Insert>


LISTADOS


Modificar pólizas ya registradas, para lograrlo es necesario hacer doble clic sobre la póliza

deseada y realizar los ajustes necesarios, o bien, selecciónala y haz clic en el botón

modificar, si lo prefieres al seleccionarla puedes presionar la tecla enter

También podrás eliminar una póliza, basta con seleccionarla y hacer clic en el botón borrar o

presionar la tecla Supr


LISTADOS


4. 2 NIVELES DE FILTRADO.

Podemos abrir el listado de pólizas desde este botón en la barra de herramientas o

seleccionando el menú pólizas

Y el submenú listado de pólizas

Con los listados puedes filtrar la información en tres niveles, de forma que encuentres los

datos que quieras, cuando los necesites. El primer nivel es la selección del periodo y del

ejercicio, vamos a conservar la fecha actual para consultar las pólizas de mayo 2011, pero

puedes modificar estos datos según tus necesidades.


LISTADOS


En el segundo nivel puedes hacer búsquedas como con la tecla F3, es decir que puedes

buscar por letra o número inicial, los datos que quieras en cualquiera de las columnas

visibles en el listado, así que ya puedes combinar 2 niveles, el de periodo y ejercicio mas la

letra o número con la que inicia la información que estés buscando.

Como tercer nivel de búsqueda, están los autofiltros, que se usan de forma muy parecida a

los otros filtros de Excel, vamos a buscar las pólizas que tengan la palabra traslado en su

concepto, para hacerlo, vamos a la columna del concepto y hacemos clic en la columna del

autofiltro

Se despliega la lista con los tres filtros posibles para esta columna, <<todos>>, <<empieza

con>> y <<contiene a>>, con la tecla enter seleccionamos la opción <<contiene a>>, porque

así el resultado nos dará todos los conceptos que contienen esa palabra, sin importar el

orden en el que aparezcan

Se abre la ventana filtro personalizado, donde vamos a capturar la palabra que contiene la

información que buscamos, en este ejemplo, <<traslado>> y presionamos la tecla enter para

aceptar.


LISTADOS


Ya tenemos el resultado de la búsqueda, ahora el autofiltro muestra el tipo de búsqueda que

se hizo más la palabra traslado, que es la que usamos, todas las pólizas mostradas incluyen

esta palabra en su concepto

Para aplicar un autofiltro en la columna cargo, podemos ver que la lista de filtros posibles

cambia al tratarse de una columna que muestra cifras en lugar de texto, como puedes ver las

opciones que ofrece ahora se refieren a números, de esta forma podrás filtrar las pólizas con

el importe que te convenga.

De esta forma puedes aplicar los autofiltros en cualquier columna del listado para obtener la

información que estés buscando.


5. CIERRE DE PERIODOS Y

EJERCICIOS


CIERRE DE PERIODOS Y EJERCICIOS


5. 1 CIERRE DE PERIODO En este tema:

Aprenderás a realizar el cierre de periodo mensual dentro de CONTPAQ y te

indicaremos en que situaciones debes utilizarlo.

Al ejecutar un cierre de periodo, el periodo vigente se cierra y la empresa queda lista para

empezar a trabajar en el nuevo periodo. Dependiendo del tipo de periodo definido, será la

frecuencia a ejecutar, en nuestro caso el periodo es mensual y el cierre se tiene que

realizar mensualmente.

Recomendación: Antes de ejecutar un cierre de periodo es recomendable respaldar la

empresa, como una medida de prevención.

Se debe decir que un cierre de periodo se realiza cuando oficialmente quieres cerrar un mes

dentro de la contabilidad de la Delegación, cuando trabajas con el manejo de folios por

periodo esta opción es útil para congelar los números de póliza de ese periodo y reiniciar la

numeración.

Ahora vamos a habilitar del menú cierre la opción <<cierre del periodo/ejercicio>>.

Se abre la ventana cierre del periodo. Observa que en la parte izquierda se muestra el

detalle del proceso, indicando cual es el periodo a cerrar, fecha de inicio y fin del nuevo

periodo, así como la información de inicio y fin del ejercicio vigente




En la parte derecha se muestra información general sobre el proceso, su definición, las

recomendaciones a considerar y el resultado esperado.

En esta ocasión vamos a suponer que cerramos el periodo número 6, hacemos clic en el

botón procesar, observa que el sistema muestra un mensaje indicando que el cierre se

efectuó con éxito

Ahora vamos a cerrar la ventana haciendo clic en el botón cerrar, recuerda que también

podemos utilizar la tecla ESC. Desde el menú pólizas se puede observar que el periodo

vigente, que en este ejemplo sería el número 7.




5. 2 CIERRE DE EJERCICIO En este tema:

Aprenderás a realizar un cierre de ejercicio dentro de CONTPAQ. Además, te

indicaremos el orden en que debes ejecutar cada paso para que el proceso sea exitoso.

Al ejecutar un cierre de ejercicio, el ejercicio vigente se cierra y la empresa en CONTPAQ

queda lista para empezar a trabajar en uno nuevo (ejercicio fiscal o el año calendario). Antes

de ejecutar un cierre es recomendable respaldar la empresa, cómo medida de precaución.

Un cierre de ejercicio se ejecuta para dar fin a un ejercicio contable; para que el proceso sea

exitoso, realiza las siguientes acciones en orden indicado:

1. Cambiar al periodo vigente al de ajuste, es decir al periodo 14

2. Generar la póliza de cierre.

3. Ejecutar el cierre.

En este ejemplo se quiere realizar el cierre del ejercicio 2011.

El periodo vigente es el No. 12 (diciembre 2011)

Veamos la forma correcta de ejecutarlo, siguiendo las acciones mencionadas.

5. 2.1 Cambiar al periodo 14

El primer paso para ejecutar el cierre de ejercicio es cambiar el periodo vigente al periodo 14,

para lograrlo vamos a habilitar la ventana cambiar periodo que se localiza en el menú cierre

Submenú cambiar periodo.




Se abre la ventana y en ella se indica cual es el periodo vigente, estamos trabajando en el

periodo número 12 (en el supuesto de que ya concluyó el ejercicio), observa que el resto de

los datos solo son informativos, ya que aparecen en gris indicando que tienen estado de

lectura, entre la información que presenta están la fecha inicial y final del ejercicio, el número

de periodos que tiene el ejercicio vigente, así como la fecha de inicio y fin del actual periodo

Para hacer el cierre debemos de cambiar al periodo 14, este se utiliza para identificar el

periodo de cierre o periodo de ajuste, ¿por qué se utiliza el número 14?

Normalmente un ejercicio cuenta con 12 periodos.

El periodo 13 se utiliza en los casos en que se manejan periodos especiales,

Entonces el último periodo debe ser el de cierre, el 14.

Damos clic en aceptar, a este periodo 14, CONTPAQ lo nombra periodo de ajuste, y así lo

identificamos en el sistema (se puede consultar en el listado de saldos de cuentas).




5. 2.2 Generar póliza de Cierre

Es importante dar de alta la cuenta No.: 31 05 001 011 nombre: Año 2011; antes de generar

la póliza de cierre.

Al ejecutar esta opción se crea la póliza de cierre del ejercicio vigente, este es el segundo

paso dentro del proceso de cierre de ejercicio, recuerda que antes de ejecutar cualquier

proceso dentro de CONTPAQ es recomendable respaldar la información de la empresa, todo

esto como una medida de prevención, lo que hace el proceso al generar la póliza de cierre

es que las cuentas de resultados ya sean deudoras o acreedoras quedan en cero y la

diferencia la manda a un cuenta de Patrimonio (capital).

Dentro del menú cierre, vamos a seleccionar el menú póliza de cierre

Se abre la ventana póliza de cierre y en la parte izquierda se muestra el detalle del proceso

aquí debemos capturar la cuenta a donde se enviará la diferencia, para el 2011 la cuenta es

31 05 001 011 (previa captura en el catálogo de cuentas)*

CONTPAQ automáticamente indica el tipo de póliza que se va a generar y la fecha, podemos

conservar el número consecutivo asignado por el sistema o indicar uno nuevo, en la parte

31-05-001-011




derecha se muestra información general de este proceso, su definición, sus

recomendaciones antes de ejecutar la póliza y el resultado esperado al ejecutarla.

Hacemos clic en el botón procesar, el sistema comienza a generar el proceso y se cancelan

todas las cuentas de resultados, se aplican todas las afectaciones y está actualizando los

saldos, al finalizar el proceso indica que ha terminado con éxito y aquí muestra un resumen

de las cuentas acreedoras y deudoras cuyos saldos han sido cancelados

Una vez generada esta póliza ya podemos ejecutar el cierre de ejercicio.

31-05-001-011




5. 2.3 Ejecutar el cierre de ejercicio.

El tercer y último paso es ejecutar el cierre, no olvides que antes de realizar el cierre debes

de respaldar los datos de tu empresa como medida de prevención, para ejecutar el proceso

vamos a habilitar el menú cierre

Y seleccionamos la opción cierre de periodo ejercicio.

Se despliega la ventana Cierre de ejercicio, observa que en la parte izquierda se muestra el

detalle del proceso, los datos solo son informativos, aparecen en gris indicando estado de

lectura y no podemos modificarlos, entre la información que aquí se presenta esta el ejercicio

a cerrar (2011), indica la fecha del inicio y fin del nuevo periodo, así como del ejercicio (2012)

ejecutamos el cierre con el botón procesar




Durante el proceso genera los saldos de las cuentas y también reactiva el número de folios

de las pólizas. Al finalizar el proceso cerramos la venta informativa.

Para finalizar vamos a consultar el listado saldos de cuentas, observa que se generó la

información de las cuentas en el nuevo ejercicio. ¡Has llegado al final de este tema!

5. 2.4 *Solución al problema de alta de cuenta.

En su mayoría se debe a una mala configuración, tienen que cuidar que cada nivel tenga el

atributo correcto en el campo <<cuenta de mayor>> como se indica a continuación y marcar

que <<si acepta>> segmento de negocio.

De título

Si (de mayor)

De subtitulo

No (de mayor)


6. REACTIVACION DE LICENCIA-

(Ejecutar antes de formatear el

equipo)


REACTIVACION DE LICENCIA


6.1 Introducción.

El propósito de elaborar esta guía es para dar conocer los pasos a seguir cuando

necesitamos reactivar la licencia de CONTPAQ i®.

Dado que este programa es genuino, y la versión es para una estación de trabajo; tiene

ciertos candados de seguridad que impiden usar el programa en más de dos máquinas o

incluso en la misma si previamente no se ejecuta la revocación de licencia; el caso más

común se da después de formatear la unidad C, ya que después de la instalación, nos marca

nuevamente que el programa nos da 30 días como versión de prueba, y se hace necesario

reactivar la licencia.

Esto no implica de que podamos formatear continuamente la máquina donde opera el

CONTPAQ i®, debido a que solo permite reactivar sin costo en dos ocasiones, en la tercera

hay que cubrir un costo por la clave de reactivación.

Esperamos que esta Guía sea de ayuda en sus Delegaciones locales para el óptimo uso del

programa.




6.2 Reactivación

Introducción.

Se considera una reactivación cuando el usuario solicita una nueva clave de activación para un sistema que ya había sido registrado previamente y que perdió su registro por algún motivo.

Cómo se puede perder la licencia

La licencia del sistema CONTPAQ i® (clave de activación) se perderá cuando:

Se cambia el sistema operativo, el disco duro o CPU en la computadora que tiene la licencia, sin ejecutar previamente la utilería Revocación de licencia.

Cuando ejecute la utilería Revocación de licencia. Cuando se realiza un formateo del disco duro.

Advertencia: Si realiza cualquiera de las acciones mencionadas y no ejecutó previamente la Revocación de licencia, NO podrá generarse el código de revocación.

Consideraciones importantes

Antes de reactivar o revocar la licencia, tenga en cuenta lo siguiente:

NO podrá transferir la licencia directamente de una máquina a otra.

Una vez que se ejecute la Revocación de Licencia, la clave de activación anterior quedará obsoleta aunque la máquina conserve su hardware original.

No es necesario revocar la licencia cuando se reinstala la misma versión de la aplicación en la misma computadora, o bien, cuando se realiza una actualización “sin costo.

Al instalar una actualización mayor en la misma máquina donde se tiene la licencia de su producto, ésta cambia de versión, por lo que será necesario activar el sistema con el número de serie de la actualización mayor. Al finalizar la instalación de la nueva versión, el sistema generará de forma automática un código de revocación.

Si se perdió la licencia y no se generó código de revocación, deberá comunicarse al Centro de Telemarketing para que le sea proporcionada una nueva clave de activación. Nota: La actualización mayor es una versión mejorada que tiene costo. Importante: Al instalar una versión mayor, el instalador enviará una advertencia sobre la pérdida de la licencia actual. Si usted no compró la actualización, NO debe instalar dicha Versión.




Medios para reactivar

La reactivación del sistema CONTPAQ i® puede realizarse mediante los siguientes medios:

Por Internet De forma manual (vía telefónica o correo electrónico)

Si desea comunicarse por teléfono, los números son:

0133-3818-0902 (Guadalajara) 01800-902-0000 (Resto del país)

Si desea comunicarse por correo electrónico, la dirección es

[email protected] Importante: La reactivación por Internet se puede realizar siempre y cuando se tenga el código de revocación.

Código de revocación

Es la garantía de que usted cuenta con una copia legal del sistema que fue desactivada en la máquina donde se había instalado originalmente. Sirve para tener control sobre el paso de licencias de una máquina a otra. Este dato es obligatorio al reactivar los sistemas CONTPAQ i®. Importante: Guarde la imagen de la pantalla con el código de revocación; es posible que el Centro de Telemarketing solicite esta imagen.

Revocación de licencia

Es la utilería que genera un código de revocación que le dará derecho a obtener una nueva clave de reactivación para continuar utilizando el sistema CONTPAQ i®.

Requisitos para reactivación

Si tiene el código de revocación, los requisitos para reactivar son:

Tener número de serie del sistema y número verificador de número de serie

Tener el código de revocación Tener el código de sitio actual Proporcionar los datos de la empresa con la que se registró el

sistema Indicar el motivo de pérdida de la licencia de uso Proporcionar el nombre completo y puesto de quien solicita la

nueva clave de activación

mailto:[email protected]




Si NO tiene el código de revocación, los requisitos para reactivar son:

Tener número de serie del sistema y número verificador de número de serie

Tener el código de sitio actual Comunicarse al Centro de Telemarketing de Computación en

Acción Proporcionar los datos de la empresa con la que se registró el

sistema Indicar el motivo de pérdida de la licencia de uso Proporcionar el nombre completo y puesto de quien solicita la

nueva clave de activación

Cuándo revocar la licencia

La siguiente tabla muestra los casos en los que se debe realizar una revocación de licencia:

Debe revocar licencia cuando... Hágalo...

Adquiera una actualización mayor –cobrada- del sistema.

Antes de la instalación de la nueva versión.

Cambie de sistema operativo, disco duro o de CPU

Antes de realizar dicho cambio, de lo contrario, para obtener una nueva clave de activación se sujetará a las políticas de reactivación que Computación en Acción tenga vigentes en ese momento

Formatee el disco duro de su computadora y exista riesgo de que éste tenga daño permanente.

Antes de formatear el disco duro, como prevención al daño permanente que pueda tener. Nota: Si no realiza la revocación de licencia y el código de sitio no cambió, podrá reinstalar el sistema y activarlo nuevamente con la clave de activación que le proporcionó Computación en Acción desde un inicio.




6.3 ¿Cómo generar el código de revocación?

Clic en el menú inicio

Clic en el sub menú <Todos los programas>




Clic en la carpeta CONTPAQ

Clic en la carpeta CONTPAQ i CONTABILIDAD




Clic en Revocación de licencia

Posteriormente seguir las indicaciones del Asistente de revocación.

Políticas de reactivación

Es importante que conozca las políticas que el Centro de Telemarketing maneja para las reactivaciones. Estas políticas son:

Todo usuario tiene derecho a una activación y dos reactivaciones SIN costo

A partir de la tercera reactivación, cada reactivación tendrá un costo. Si reactiva el sistema generando el código de revocación, la

reactivación será sin Costo Aclaración: Cabe mencionar que la tercera reactivación tendrá costo siempre y cuando, en las reactivaciones anteriores, NO se haya generado el código de revocación. Si cada que reactiva genera el código de revocación, ninguna de estas reactivaciones tendrá costo. Importante: El Centro de Telemarketing le informará sobre el costo de la reactivación.




Cómo reactivar

La reactivación se puede hacer de forma manual (por teléfono) o por Internet. Para ello, realice los siguientes pasos:

1. Ingrese al sistema CONTPAQ i® que haya adquirido

2. Vaya al menú Ayuda

y seleccione la opción Registro de su sistema CONTPAQ i®

3. Haga clic en el botón Siguiente>




4. Seleccione la opción deseada:

a) Activación/Reactivación Manual (si desea comunicarse por teléfono

o si no tiene el código de revocación)

b) Activación/Reactivación por Internet (si tiene el código de revocación)

5. Siga las instrucciones que le indicará el Asistente de activación

Dudas o problemas

Si tiene dudas con respecto a la activación o se le presentó algún inconveniente al tratar de activar el sistema, comuníquese a los teléfonos:

0133-3818-0902 (Guadalajara) 01800-902-0000 (Resto del país)

.

Manual de Procedimientos Contpaq i Contabilidad1

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