MANUAL DE PROCEDIMIENTOS · 2017. 7. 3. · IV. Diagrama de Flujo SECRETARÍA ACADÉMICA Unidad de...

1

IIDDEENNTTIIFFIICCAACCIIÓÓNN

Universidad Politécnica de Baja California

UPBC

Organismo Público Descentralizado

MMAANNUUAALL DDEE PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS

Unidad responsable de su elaboración: Secretaría Administrativa

Ejemplares Impresos: 10

Mexicali, Baja California; Marzo de 2007.

2

ÍÍNNDDIICCEE PPáággiinnaa

Introducción ………………………………………………………………………………………. 4 Listado de Procedimientos……………………………………………………………………. 5 Procedimientos de la Secretaría Académica I. Procedimientos de la Unidad de Gestión Escolar

• Procedimiento para la entrega de fichas para examen de ingreso..…. 9 • Procedimiento para la aplicación del examen de ingreso………………… 23 • Procedimiento para inscripción de alumnos….………………………………. 31 • Procedimiento para la asignación de número de control a alumnos... 39 • Procedimiento para reinscripción de alumnos……………………………….. 45 • Procedimiento para la celebración de Convenios de Pago………………. 53 • Procedimiento para la expedición de Constancias de Estudio………….. 61

II. Procedimientos de la Unidad de Soporte Técnico

• Procedimiento para el mantenimiento correctivo del equipo de cómputo…………………………………………………………………………………….

70

• Procedimiento para el mantenimiento correctivo del sistema de comunicaciones y telecomunicaciones…………………………………………..

78

• Procedimiento para adquisición, análisis y desarrollo de software…… 86 • Procedimiento para análisis, evaluación y adquisición de equipo de

cómputo……………………………………………………………………………………. 95

• Procedimiento para la coordinación de laboratorios de cómputo…….. 104 • Procedimiento para la impresión de credenciales de alumnos…………. 112

Procedimientos de la Secretaría Administrativa I. Procedimientos del Departamento de Recursos Humanos

• Procedimiento para la elaboración de nóminas catorcenales del personal administrativo y académico de tiempo completo……………….

122

• Procedimiento para la elaboración de nóminas catorcenales del personal académico por asignatura………………………………………………

133

• Procedimiento para reclutamiento, selección y contratación del personal…………………………………………………………………………………….

145

• Procedimiento para el control de asistencia…………………………..……… 154

3

II. Procedimientos del Departamento de Recursos Materiales

• Procedimiento para la adquisición de bienes y servicios…………………. 163 • Procedimiento para la contratación de servicios profesionales………… 173 • Procedimiento para el registro de inventarios y resguardo de bienes

muebles……………………………………………………………………………………. 183

III. Procedimientos del Departamento de Finanzas

• Procedimientos de registros contables: a) registro de pólizas de ingresos…………………………………………….. 191 b) registro de pólizas de egresos…………………………………………………………… 199 c) cierre mensual…………………………………………………………………………………. 207

• Procedimiento para la elaboración de la conciliación bancaria………… 213 • Procedimiento para la elaboración del Programa Operativo Anual…… 221

a) Seguimiento mensual del Programa Operativo Anual…………………………… 227 • Procedimiento para la elaboración del Presupuesto Anual………………. 233

a) Seguimiento mensual del Presupuesto……………………………………………….. 239 • Procedimiento para la elaboración del pago a proveedores……………. 245 • Procedimiento para la elaboración de pago de nómina:

a) Personal administrativo y académico de tiempo completo……………………. 254 b) Personal académico por asignatura……………………………………………………. 260

• Procedimiento para la elaboración de pago de obligaciones fiscales… 266 Disposiciones Complementarias…………………………………………………............. 272

4

IINNTTRROODDUUCCCCIIÓÓNN El presente manual de procedimientos de la Universidad Politécnica de Baja California, se realizó con la finalidad de integrar formalmente y difundir las operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones de cada una de las áreas que comprende este Organismo Descentralizado de Gobierno del Estado. La metodología empleada para la elaboración de este manual, fue la participación directa del personal, quienes con detalle y precisión describieron las actividades que realizan dentro del ejercicio de sus funciones. Enseguida se realizó un ejercicio participativo que involucró a todo el personal de las distintas áreas de las dos Secretarías, para que de manera conjunta se corroborara la información contenida en el proyecto de manual de procedimientos y se emitiera el visto bueno. Enfatizando en lo esencial que resulta el desarrollo óptimo de las actividades que implican las funciones inherentes a cada puesto, lo cual contribuye al cumplimiento del objeto para el cual fue creado esta institución, en este manual se han incorporado los principales procedimientos de trabajo de las áreas administrativas y académicas, así como su relación con las demás dependencias que integran el Gobierno Estatal. En virtud de lo anterior, la colaboración del personal que integra este Organismo, para el cumplimiento de los lineamientos establecidos en este manual, se traducirá en una forma de trabajo más coordinada y clara, dando como resultado final una metodología de trabajo eficaz y ágil, que no se limitará solamente a la consecución de los objetivos organizacionales, sino que además permitirá la elevación constante de los niveles de calidad y la renovación constante de la estructura organizacional. Cabe señalar que por la naturaleza de la información contenida en este manual, no se puede dar el carácter de permanente a la metodología de los procedimientos descritos en el mismo, sino que requiere actualizaciones periódicas constantes en concordancia con la evolución de la Universidad. Entonces, podemos afirmar que, “el manual de procedimientos es un instrumento de información en el que se consignan en forma metódica los pasos u operaciones que se deben llevar a cabo para que se cumplan adecuadamente las funciones que se realizan dentro de una Institución”.

5

LLIISSTTAADDOO DDEE PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS SECRETARÍA ACADÉMICA

I. Unidad de Gestión Escolar • Procedimiento para la entrega de fichas para examen de ingreso • Procedimiento para la aplicación del examen de ingreso • Procedimiento para inscripción de alumnos • Procedimiento para la asignación de números de control a alumnos • Procedimiento para reinscripción de alumnos • Procedimiento para la celebración de Convenios de Pago • Procedimiento para la expedición de Constancias de Estudio

II. Unidad de Soporte Técnico

• Procedimiento para el mantenimiento correctivo del equipo de cómputo

• Procedimiento para el mantenimiento del sistema de comunicaciones y telecomunicaciones

• Procedimiento para adquisición, análisis y desarrollo de software • Procedimiento para análisis, evaluación y adquisición de equipo de

cómputo • Procedimiento para la coordinación de laboratorios de cómputo • Procedimiento para la impresión de credenciales de alumnos

SECRETARÍA ADMINISTRATIVA

I. Departamento de Recursos Humanos

• Procedimiento para la elaboración de nóminas catorcenales del personal administrativo y académico de tiempo completo

• Procedimiento para la elaboración de nóminas catorcenales del personal académico por asignatura

• Procedimiento para reclutamiento, selección y contratación del personal

• Procedimiento para el control de asistencia

II. Departamento de Recursos Materiales

• Procedimiento para la Adquisición de bienes y servicios • Procedimiento para la Contratación de servicios profesionales • Procedimiento de registro de inventarios y resguardo de bienes

muebles

6

III. Departamento de Finanzas

• Procedimientos de registros contables: a) registro de pólizas de ingresos b) registro de pólizas de egresos c) cierre mensual

• Procedimiento para la elaboración de la conciliación bancaria • Procedimiento para la elaboración del Programa Operativo Anual a) Seguimiento mensual del Programa Operativo Anual

• Procedimiento para la elaboración del Presupuesto Anual a) Seguimiento mensual del presupuesto

• Procedimiento para la elaboración del pago a proveedores • Procedimiento para la elaboración de pago de nómina: a) Personal administrativo y académico de tiempo completo b) Personal académico por asignatura

• Procedimiento para la elaboración de pago de obligaciones fiscales

7

PROCEDIMIENTOS DE LA

SECRETARÍA ACADÉMICA

8

PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD

DE GESTIÓN ESCOLAR

9

UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE BAJA CALIFORNIA

PROCEDIMIENTO:

Procedimiento para la entrega de fichas para examen de ingreso

RESPONSABLE:

Unidad de Gestión Escolar

10

SECRETARÍA ACADÉMICA Unidad de Gestión Escolar


Contenido:

I. Objetivo y Partes que intervienen

II. Políticas de operación

III. Descripción del Procedimiento

IV. Diagrama de flujo

11

I. Objetivo y partes que intervienen



Objetivo: Lograr el registro de los aspirantes a ingresar a alguna de las carreras impartidas por la UPBC, así como la integración correcta y completa del expediente respectivo. Partes que intervienen:

• Aspirante • Unidad de Gestión Escolar • Institución bancaria

12

II. Políticas de Operación



Políticas de Operación:

• La información relativa a los períodos habilitados para la entrega de fichas para examen de admisión a los aspirantes a ingresar a alguna de las carreras impartidas por la UPBC serán difundidas a través de los medios de comunicación.

• Los aspirantes, deberán entregar los documentos requeridos para el efecto en original y dos copias fotostáticas.

• Los aspirantes deberán efectuar el pago por derecho a examen de

ingreso, debiendo realizar el depósito correspondiente en la institución bancaria señalada para tal efecto por la Unidad de Gestión Escolar.

13

III. Descriptivo del Procedimiento


Procedimiento para la entrega de fichas para examen de ingreso No. De actividad

Puesto o Unidad Administrativa

Descripción de la actividad

1 Aspirante Solicita la información relativa a la entrega de fichas para examen.

2 Unidad de Gestión Escolar Entrega formato con la información requerida para la entrega de fichas.

3 Aspirante Recibe el formato con la información requerida. 4 Aspirante Efectúa el pago por derecho a examen en la institución

bancaria correspondiente. 5 Aspirante Entrega los requisitos descritos en el formato a la Unidad de

Gestión Escolar. 6 Unidad de Gestión Escolar Recibe los documentos y llena el Formato de Recepción de

Documentos y el Formato de Examen Nacional de Ingreso a la Educación Superior (Ceneval) con los datos del aspirante, coloca foto, sella y firma los mismos.

7 Unidad de Gestión Escolar Desprende los originales del Formato de Recepción de Documentos y del Formato de Examen Nacional de Ingreso a la Educación Superior (Ceneval).

8 Unidad de Gestión Escolar Entrega al aspirante Cuestionario de Ceneval 9 Unidad de Gestión Escolar Desprende la parte inferior del Formato de Examen Nacional

de Ingreso a la Educación Superior (Ceneval), sella y anota día de examen, lugar y hora.

10 Unidad de Gestión Escolar Engrapa los originales de los formatos de Recepción de Documentos y de Examen Nacional de Ingreso a la Educación Superior (Ceneval) y la parte Inferior del mismo.

11 Unidad de Gestión Escolar Entrega los originales del formato al aspirante incluyendo la guía de estudio.

12 Unidad de Gestión Escolar Integra el expediente en el fólder y coloca número de ficha en la ceja del fólder.

Elaboró Revisó Autorizó

14

IV. Diagrama de Flujo



Aspirante Unidad de Gestión Escolar Aspirante Unidad de Gestión Escolar

INICIO

Solicita información relativa a la entrega de fichas para examen.

Entrega formato con la información requerida

para la entrega de fichas

Efectúa el pago por derecho a examen y entrega los

requisitos descritos en el formato al Departamento de

Gestión Escolar.

FIN

Recibe los documentos y llena el Formato de

Recepción de Documentos y el Formato de Examen

Ceneval , con los datos del aspirante, pega foto y sella y

firma los mismos.

Desprende los originales del Formato

de recepción de Documentos y del

Formato de Examen de Ingreso a la Educación

Superior (Ceneval)

Recibe formato con la información requerida.

Desprende la parte inferior del Formato de Examen de

Ingreso a la Educación Superior (Ceneval), sella y

anota día de examen, lugar y hora.

Entrega al aspirante Cuestionario de

Ceneval.

Engrapa los originales de los formatos de Recepción de Documentos y de Examen Nacional de Ingreso a la

Educación Superior (Ceneval) y la parte inferior del mismo.

Entrega los originales del formato al

aspirante, incluyendo la guía de estudio.

Integra el expediente en el fólder y coloca el número de ficha en la

ceja del fólder.

0

0

0

0

23


PROCEDIMIENTO:

Procedimiento para la aplicación del examen de ingreso

RESPONSABLE:


24



Contenido:





25




Objetivo: Evaluar al aspirante a ingresar a alguna de las carreras que imparte la UPBC, mediante la aplicación del Examen Nacional de Ingreso a la Educación Superior (Ceneval) para obtener elementos que permiten validar sus conocimientos y determinar la factibilidad de diseñar estrategias que fortalezcan sus debilidades para un mejor desempeño académico. Partes que intervienen:

• Aspirante • Unidad de Gestión Escolar • Personal de Ceneval

26





• La información relativa al lugar, fecha y hora de presentación del Examen Nacional de Ingreso a la Educación Superior (Ceneval) será informada al aspirante mediante el Comprobante de entrega de la hoja de registro que entrega debidamente sellada la Unidad de Gestión Escolar al momento de realizar el trámite de solicitud de Ficha para Examen.

• Los aspirantes deberán presentarse en el lugar, fecha y hora establecida para la realización del examen, en caso contrario, no habrá devolución de dinero y deberá realizar nuevamente el trámite de solicitud de Ficha para Examen, con el respectivo pago de derechos.

• Los aspirantes deberán situarse en el espacio asignado para la

presentación de su examen. • Los aspirantes deberán realizar el examen dentro del tiempo

establecido para el mismo. • Los resultados obtenidos por los aspirantes serán dados a conocer

mediante su publicación, el medio que será utilizado para la misma y la fecha serán comunicadas al aspirante inmediatamente al término de la presentación del examen.

27



Procedimiento para la aplicación del examen de ingreso No. De actividad



1 Unidad de Gestión Escolar Elabora los listados de ubicación para los sustentantes, según los espacios disponibles.

2 Unidad de Gestión Escolar Elabora etiquetas con la clave de cada salón y el listado de los sustentantes.

3 Aspirante Asiste al lugar, fecha y hora establecida para la presentación del examen, señalada en su Formato de Pase de Cuestionario Ceneval.

4 Aspirante Ubica su asiento y presenta la documentación requerida para la realización del examen.

5 Unidad de Gestión Escolar Verifica los documentos a cada sustentante para la presentación de su examen.

6 Personal de Ceneval Entrega los exámenes a los sustentantes. 7 Aspirante Recibe el examen, lo realiza en el tiempo establecido y lo

regresa. 8 Unidad de Gestión Escolar Recibe el examen terminado y entrega al sustentante la

información relativa a la fecha y medio en que serán publicados los resultados y los requisitos y períodos de inscripciones.

9 Aspirante Recibe la información relativa a la fecha y medio en que serán publicados los resultados del examen y los requisitos y períodos para las inscripciones.


28



Procedimiento para la aplicación del examen de ingreso Personal de Ceneval Aspirante Unidad de Gestión Escolar Personal de Ceneval Aspirante Unidad de Gestión Escolar

INICIO

Elabora los listados de ubicación para los

sustentantes según los espacios disponibles.

Elabora etiquetas con la clave de cada salón y el

listado de los sustentantes.

Verifica los documentos a cada sustentante para la

presentación de su examen.

Entrega los exámenes a los sustentantes.

Recibe el examen, lo realiza en el tiempo establecido y lo

regresa.

Recibe el examen terminado y entrega al sustentante la información relativa a la

fecha y medio en que serán publicados los resultados y los requisitos y períodos de

inscripciones.

Recibe la información relativa a la fecha y medio en que serán publicados los resultados del examen y los requisitos y períodos para

las inscripciones.

FIN

Asiste al lugar, fecha y hora establecida para la

presentación del examen, señalada en su Formato de

Pase de Cuestionario Ceneval, ubica su asiento y presenta la documentación

requerida. 0

31


PROCEDIMIENTO:

Procedimiento para inscripción de alumnos

RESPONSABLE:


32



Contenido:





33




Objetivo: Registrar a los alumnos que fueron aceptados para inscribirse en alguno de los programas de imparte la Universidad, tomando como base los lineamientos establecidos por la UPBC y el resultado del Examen Nacional de Ingreso a la Educación Superior Ceneval. Partes que intervienen:

• Aspirante aceptado • Unidad de Gestión Escolar

34





• La información relativa a las inscripciones y requisitos para las mismas serán comunicadas a los aspirantes inmediatamente al término de la presentación del Examen Nacional de Ingreso a la Educación Superior (Ceneval).

• Únicamente se inscribirán a los aspirantes cuyos folios aparezcan en la publicación que realice la Universidad y que han cubierto todos los requisitos establecidos.

• No habrá devoluciones de dinero en los casos de bajas de alumnos ya

inscritos en la UPBC.

• Los aspirantes deberán realizar el trámite de inscripción en los períodos establecidos, ya sea en formatos impresos o vía Internet.

• La Unidad de Gestión Escolar es la única área autorizada para recabar documentación relativa a los alumnos a inscribirse así como establecer los requisitos inherentes a las inscripciones.

• La Unidad de Gestión Escolar será responsable por el manejo, control y mantenimiento de la información relativa a los alumnos inscritos, así como también establecerá los procedimientos y sistemas necesarios para lograrlo.

• El alumno deberá efectuar indistintamente el pago correspondiente a la inscripción, o si fuera el caso solicitar Convenio de Pago.

35



Procedimiento para inscripción de alumnos No. De actividad



1 Aspirante aceptado Verifica que su número de folio aparezca en el listado de los aspirantes aceptados.

Si el número de folio aparece en el listado podrá realizar el proceso de inscripción.

Si el número de folio no aparece en el listado no podrá realizar el proceso de inscripción.

2 Aspirante aceptado Llena el Formato de Solicitud de Inscripción, ya sea en formato impreso o vía Internet.

3 Aspirante aceptado Entrega el formato y los requisitos de inscripción a la Unidad de Gestión Escolar.

4 Unidad de Gestión Escolar Recibe la solicitud de inscripción, ya sea por formato impreso o vía Internet y anexa los requisitos.

5 Unidad de Gestión Escolar Verifica los requisitos y procesa la información. 6 Unidad de Gestión Escolar Verifica el expediente integrado durante el proceso de

Solicitud de Ficha de examen e integra los requisitos complementarios en el mismo expediente.

7 Unidad de Gestión Escolar En caso de que el alumno de nuevo ingreso requiera Convenio de Pago, se efectúa el procedimiento correspondiente.

8 Unidad de Gestión Escolar Integra el nombre del alumno de nuevo ingreso en listas provisionales.

9 Unidad de Gestión Escolar Integra los nombres de los alumnos de nuevo ingreso en el Sistema de Información Escolar (SIE).


36




Aspirante aceptado Unidad de Gestión Escolar Aspirante aceptado Unidad de Gestión Escolar

INICIO

Recibe la solicitud de inscripción en formato

impreso o vía Internet y los requisitos de inscripción

anexos, los verifica y procesa la información.

FIN

Verifica el expediente integrado durante el

proceso de solicitud de ficha para examen e integra los requisitos

complementarios en el mismo expediente.

En caso de que el alumno de nuevo ingreso requiera

Convenio de Pago se efectúa el procedimiento correspondiente.

Verifica que su número de folio aparezca en el listado de

los aspirantes aceptados.

Aparece el número de folio en el

listado publicado

NO B

SI

Llena el Formato de Solicitud de Inscripción, ya sea impreso o vía Internet y

lo entrega anexo a los requisitos de inscripción.

Integra el nombre del alumno de nuevo ingreso en el Sistema de Información

Escolar (SIE)

Integra el nombre del alumno de nuevo ingreso en

las listas provisionales.

B

Si el número de folio no aparece en el listado

publicado de los aspirantes aceptados no podrá solicitar

su inscripción.

0

39


PROCEDIMIENTO:

Procedimiento para la asignación de números de control a los alumnos

RESPONSABLE:


40



Contenido:





41



Procedimiento para la asignación de números de control a los

alumnos

Objetivo: Controlar la emisión de los números de control de los alumnos que ingresan a cada una de las carreras que imparte la UPBC. Partes que intervienen:

• Unidad de Gestión Escolar

42



Procedimiento para la asignación de números de control a los

alumnos


• La Unidad de Gestión Escolar será la única área facultada para asignar el número de control (matrícula) a los alumnos inscritos en alguna de las carreras impartidas por la UPBC.

• Previo a la asignación del número de control (matrícula) a cada alumno, la Unidad de Gestión Escolar deberá verificar que en los expedientes correspondientes se encuentre integrada toda la documentación solicitada.

• El número de control (matrícula) se integrará de seis dígitos de los cuales:

a) los primeros dos dígitos de la izquierda corresponden al año en el que ingresa el alumno.

b) Los siguientes cuatro dígitos corresponden a su número de matrícula, mismos que se incrementan de uno en uno en forma consecutiva.

• El número de control (matrícula) servirá de base para concentrar y

controlar toda la información relativa al alumno.

• No se expedirá credenciales a los alumnos de la UPBC que no tengan asignado el número de control (matrícula).

• El número de control (matrícula) asignado a cada alumno debe darse a conocer a los mismos alumnos.

• Si el aspirante incumple la entrega de documentos en los tiempos establecidos no será considerado como alumno perdiendo todos sus derechos sin responsabilidad para la UPBC.

43



Procedimiento para la asignación de números de control a los alumnos No. De actividad



1 Unidad de Gestión Escolar Verifica que en el expediente del alumno se encuentren integrados los documentos solicitados.

2 Unidad de Gestión Escolar Identifica en sus controles internos quienes han cumplido y quienes no han cumplido con la entrega de la documentación solicitada.

3 Unidad de Gestión Escolar Si cumplieron con todos los requisitos, se incluyen en una relación, para posterior asignación de número de control.

4 Unidad de Gestión Escolar Determina y asigna el número de control correspondiente a cada alumno.

5 Unidad de Gestión Escolar Los que no cumplieron con todos los requisitos, se incluyen en una relación de alumnos con documentos faltantes, para posterior requisición de los mismos. Emite circular en donde se establece fecha límite para la entrega de documentos.

6 Unidad de Gestión Escolar Ejecuta el proceso de impresión de credenciales de los alumnos con número de control asignado.


44




Unidad de Gestión Escolar Unidad de Gestión Escolar

INICIO

Verifica que en el expediente del alumno se encuentren integrados los documentos

solicitados.

FIN

Determina y asigna el número de control

correspondiente a cada alumno.

Cumplieron todos los requisitos solicitados

NO B

SI

Se incluyen en una relación para posterior

asignación de número de control.

B

Se incluyen en una relación de alumnos con documentos faltantes, para la posterior

requisición de los mismos, vía circular donde se establece

fecha límite para entrega de los mismos.

Identifica en sus controles internos quienes han

cumplido y quienes no han cumplido con la entrega de la

documentación solicitada.

Ejecuta el proceso de impresión de

credenciales para los alumnos con número de control asignado.

A

A

45


PROCEDIMIENTO:

Procedimiento para reinscripción de alumnos

RESPONSABLE:


46



Contenido:





47




Objetivo: Lograr el registro de los alumnos que solicitan su inscripción al cuatrimestre consecutivo y que han cumplido con los lineamientos de evaluación que emita la UPBC. Partes que intervienen:

• Alumno • Unidad de Gestión Escolar • Institución bancaria

48





• La Unidad de Gestión Escolar será la única área facultada para reinscribir a los alumnos inscritos en alguna de las carreras impartidas por la UPBC.

• Previo a la reinscripción del alumno, la Unidad de Gestión Escolar deberá verificar en el Sistema de Información Escolar (SIE) que el alumno cumpla con los requisitos académicos que establece el reglamento de alumnos, en caso contrario no procederá la reinscripción.

• El alumno deberá efectuar indistintamente el pago correspondiente a la colegiatura del cuatrimestre al que solicitó su reinscripción, o si fuera el caso solicitar Convenio de Pago.

49



Procedimiento para reinscripción de alumnos No. De actividad



1 Alumno Efectúa el pago de la colegiatura, depositando en el número de cuenta e institución bancaria indicadas.

2 Alumno Llena el Formato de Solicitud de Inscripción al cuatrimestre correspondiente y lo entrega a la Unidad de Gestión Escolar.

3 Unidad de Gestión Escolar Recibe la Solicitud de Inscripción y verifica las calificaciones de las materias cursadas por el alumno en el cuatrimestre inmediato anterior.

Si el alumno cumple con los requisitos académicos que establece el reglamento de alumnos procede a su reinscripción.

4 Unidad de Gestión Escolar En caso de que el alumno a reinscribirse requiera Convenio de Pago, se efectúa el procedimiento correspondiente.

5 Unidad de Gestión Escolar Integra el nombre del alumno reinscrito en listas provisionales.

6 Unidad de Gestión Escolar Integra los nombres de los alumnos reinscritos en el Sistema de Información Escolar (SIE).


50




Alumno solicitante Unidad de Gestión Escolar Alumno solicitante Jefe de la Unidad de Gestión Escolar

INICIO Recibe la Solicitud de

Inscripción y verifica las calificaciones de las materias cursadas por el alumno en el

cuatrimestre inmediato anterior.

FIN

Efectúa el pago de la colegiatura en la institución bancaria y cuenta indicadas

¿El alumno cumple con el reglamento de alumnos?

NO

SI

Llena el Formato de Solicitud de Inscripción y lo

entrega para su trámite.

Integra el nombre del alumno reinscrito en el Sistema de Información

Escolar (SIE)

Integra el nombre del alumno reinscrito en las

listas provisionales.

Se aplica lo que establece el reglamento de alumnos

Reinscribe al alumno en el cuatrimestre autorizado. En

caso de que el alumno requiera Convenio de Pago se efectúa el procedimiento

correspondiente.

0

53


PROCEDIMIENTO:

Procedimiento para la celebración de Convenios de Pago

RESPONSABLE:


54



Contenido:





55




Objetivo: Apoyar a los alumnos que no se encuentren en posibilidad de cubrir en una sola exhibición el importe correspondiente a su cuota de inscripción, otorgándoles una opción para efectuar la liquidación de la misma en parcialidades. Partes que intervienen:

• Alumno • Unidad de Gestión Escolar

56





• La Unidad de Gestión Escolar será la única área facultada para celebrar con los alumnos inscritos en alguna de las carreras que imparte la UPBC, y que lo soliciten, Convenios de Pago para la liquidación en parcialidades del importe de sus colegiaturas.

• El Convenio de Pago no tendrá validez si no contiene la firma autógrafa del Jefe de la Unidad de Gestión Escolar.

• El Convenio de pago podrá celebrarse para cubrir una parte del importe de la colegiatura.

• El alumno solicitante establecerá el plazo requerido para la liquidación de su adeudo permaneciendo éste sujeto a validación del Jefe de la Unidad de Gestión Escolar.

• El plazo máximo establecido para la liquidación de los importes estipulados en los Convenios de Pago nunca será mayor a 60 días naturales contados a partir del día inmediato anterior siguiente ala firma del documento.

• El alumno deberá efectuar indistintamente los pagos requeridos hasta la liquidación de la totalidad de su adeudo dentro del plazo establecido en el Convenio de Pago celebrado entre el alumno y la UPBC.

• La Unidad de Gestión Escolar será la única área facultada para aplicar los procedimientos necesarios en los casos de incumplimiento de pagos o plazos relativos a los Convenios de Pago celebrados.

• El incumplimiento del Convenio de Pago le impide al alumno inscribirse en el cuatrimestre inmediato posterior. Será hasta que liquide su adeudo con la UPBC cuando proceda su inscripción siempre y cuando no sobrepase las fechas establecidas para ello.

57



Procedimiento para la celebración de Convenios de Pago No. De actividad



1 Alumno Solicita convenio de pago para cubrir una parte de la cuota por concepto de colegiatura.

2 Alumno Entrega su solicitud a la Unidad de Gestión Escolar. 3 Unidad de Gestión Escolar Recibe la solicitud de convenio de pago y llena el Formato

de Convenio de Pago. Entrega el formato al alumno solicitante para su lectura y

establecimiento de plazo máximo de pago. 4 Alumno Recibe el Formato de Convenio de Pago, procede a su

lectura, establece el plazo, lo firma y lo regresa para su validación.

5 Unidad de Gestión Escolar Recibe el Formato de Convenio de Pago firmado por el alumno, lo valida firmando y sellando el mismo.

6 Unidad de Gestión Escolar Integra el expediente del convenio correspondiente para su posterior seguimiento.

7 Unidad de Gestión Escolar Archiva el expediente.


58




Alumno Unidad de Gestión Escolar Alumno Unidad de Gestión Escolar

INICIO

FIN

Solicita convenio de pago para cubrir una parte de la

cuota por concepto de colegiatura. Entrega la solicitud a la Unidad de

Gestión Escolar.

Recibe la solicitud de convenio de pago y llena el Formato de Convenio de

Pago.

Integra el expediente del convenio correspondiente

para su posterior seguimiento.

Recibe el Formato de Convenio de Pago firmado

por el alumno, lo valida firmando y sellando el

mismo.

Entrega el formato al alumno solicitante para su

lectura y establecimiento de plazo máximo de pago.

Recibe el Formato de Convenio de Pago, procede

a su lectura, establece el plazo, lo firma y lo regresa

para su validación.

Archiva el expediente.

0

61


PROCEDIMIENTO:

Procedimiento para la expedición de Constancias de Estudio

RESPONSABLE:


62



Contenido:





63




Objetivo: Proporcionar a los alumnos que lo soliciten, inscritos en alguna de las carreras que imparte la UPBC, un documento en el que se valide el cuatrimestre, la carrera y la matrícula con la que se encuentran cursando clases en esta universidad. Partes que intervienen:

• Alumno • Unidad de Gestión Escolar

64





• La Unidad de Gestión Escolar será la única área facultada para expedir Constancias de Estudio a los alumnos inscritos en alguna de las carreras que imparte la UPBC.

• No se expedirán Constancias de Estudios a alumnos que muestren incumplimiento en la liquidación de adeudos convenidos en pago.

• No se expedirán Constancias de Estudios a estudiantes que no tengan asignado número de control (matrícula).

• La Constancia de Estudios no tendrá validez si no contiene la firma autógrafa del Jefe de la Unidad de Gestión Escolar.

• La Constancia de Estudios sólo se emite con fines informativos y no suple a documentos oficiales de certificación.

65



Procedimiento para la expedición de Constancias de Estudio No. De actividad



1 Alumno Entrega su solicitud a la Unidad de Gestión Escolar. 2 Unidad de Gestión Escolar Recibe la solicitud de Constancia de Estudios.

3 Unidad de Gestión Escolar Revisa la información del alumno en el Sistema de

Información escolar (SIE), verificando su estatus. Una vez verificado su estatus se expide la Constancia de

Estudios con la información requerida. 4 Unidad de Gestión Escolar Entrega el Formato de Constancia de Estudios en original al

alumno y solicita firma de recibido. 5 Unidad de Gestión Escolar Integra la copia firmada de recibido al expediente del

alumno.


66




Alumno Unidad de Gestión Escolar Alumno Unidad de Gestión Escolar

INICIO

FIN

Entrega su solicitud de Constancia de Estudios a la Unidad de Gestión Escolar.

Recibe la solicitud de Constancia de Estudios

Integra la copia firmada de recibido al expediente del

alumno.

Revisa la información del alumno en el Sistema de

Información Escolar (SIE), verificando su status. Si es

alumno, expide la Constancia de Estudios con la información requerida.

Entrega el Formato de Constancia de Estudios en

original al alumno y solicita firma de recibido.

0

69

PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD

DE SOPORTE TÉCNICO

70


PROCEDIMIENTO:

Procedimiento para el mantenimiento correctivo del equipo de cómputo

RESPONSABLE:

Unidad de Soporte Técnico

71

SECRETARÍA ACADÉMICA Unidad de Soporte Técnico


Contenido:





72



Procedimiento para el mantenimiento correctivo del equipo de

cómputo

Objetivo: Proporcionar a los usuarios los servicios necesarios para que el equipo de cómputo se encuentre en condiciones óptimas de ser utilizado. Partes que intervienen:

• Usuario solicitante • Titular del Área solicitante • Unidad de Soporte Técnico • Departamento de Recursos Materiales

73



Procedimiento para el mantenimiento correctivo del equipo de

cómputo


• La solicitud de servicios informáticos debe ser comunicada a la Unidad de Soporte Técnico mediante el formato correspondiente, y debe contener la firma del solicitante.

• La Unidad de Soporte Técnico calendarizará las fechas probables de atención a las solicitudes de servicio comunicadas por las diversas áreas que integran la UPBC.

• La Unidad de Soporte Técnico realizará la solicitud al Departamento de Recursos Materiales, de las piezas a reemplazar en los equipos de cómputo, con motivo de las necesidades de mantenimientos correctivos detectadas.

• La Unidad de Soporte Técnico realizará semanalmente mantenimientos preventivos superficiales al equipo de cómputo ubicado en las diversas áreas de la UPBC.

• La Unidad de Soporte Técnico realizará mantenimientos preventivos y servicios completos al final de cada cuatrimestre, al equipo de cómputo ubicado en las diversas áreas de la UPBC y los laboratorios de cómputo.

74



Procedimiento para el mantenimiento correctivo del equipo de cómputo No. De actividad



1 Usuario solicitante Efectúa el reporte del problema detectado en su equipo de cómputo.

Hace la solicitud de servicios informáticos a la Unidad de Soporte Técnico.

2 Unidad de Soporte Técnico Recibe la solicitud de servicios informáticos por parte del usuario afectado, se asigna al personal para atender el reporte y de acuerdo con las actividades del personal a cargo de la Unidad de Soporte Técnico, se asigna fecha aproximada de ser atendida.

3 Unidad de Soporte Técnico Revisa el problema en la fecha asignada, y se detecta la falla en el equipo de cómputo.

Si es posible repararse, se procede a su reparación. Si se requiere reemplazar partes y no es posible repararse,

se elabora la solicitud de partes. Entrega al Departamento de Recursos Materiales la

solicitud. 4 Jefe del Depto. de Recursos

Materiales Recibe la solicitud y efectúa el trámite de adquisición de las partes, entregándoselas a la Unidad de Soporte Técnico una vez recibidas.

5 Unidad de Soporte Técnico Recibe las partes nuevas y procede a su reemplazo en el equipo de cómputo dañado.

6 Unidad de Soporte Técnico Entrega el equipo de cómputo reparado al usuario. 7 Usuario solicitante Recibe el equipo de cómputo reparado y firma de

conformidad.


75




Usuario solicitante Unidad de Soporte Técnico Departamento de Recursos Materiales

Usuario solicitante Unidad de Soporte Técnico Jefe del Depto. de Recursos Materiales

INICIO Recibe la solicitud de servicios informáticos, asigna

al personal para atender el reporte y asigna fecha

aproximada para ser atendida.

FIN

¿Se requieren partes para la reparación

del equipo de cómputo?

SI

NO

Efectúa el reporte del problema detectado y hace la solicitud de

servicios informáticos a la Unidad de Soporte Técnico.

Recibe las partes nuevas y procede a su reemplazo en el equipo de cómputo dañado.

Elabora la solicitud de las partes y la entrega al Departamento de

Recursos Materiales para el trámite de su adquisición.

Revisa el problema en la fecha asignada, y se detecta la falla

en el equipo de cómputo.

Recibe la solicitud y efectúa el trámite de adquisición de las partes, entregándoselas a la

Unidad de Soporte Técnico una vez recibidas.

Entrega el equipo de cómputo reparado al usuario.

Recibe el equipo de cómputo reparado y firma de

conformidad,

B

Procede a efectuar la reparación del equipo de cómputo

B

0

78


PROCEDIMIENTO:

Procedimiento para el mantenimiento correctivo del sistema de comunicaciones y telecomunicaciones

RESPONSABLE:


79



Contenido:





80



Procedimiento para el mantenimiento correctivo del sistema de

comunicaciones y telecomunicaciones

Objetivo: Proporcionar a los usuarios los servicios necesarios para que el equipo de comunicación y telecomunicación se encuentre en condiciones óptimas de ser utilizado. Partes que intervienen:

• Usuario solicitante • Titular del Área solicitante • Unidad de Soporte Técnico • Departamento de Recursos Materiales

81



Procedimiento para el mantenimiento correctivo del sistema de

comunicaciones y telecomunicaciones


• La solicitud de servicios a los sistemas de comunicaciones y telecomunicaciones debe ser comunicada a la Unidad de Soporte Técnico mediante el formato correspondiente, y debe contener la firma del solicitante.

• La Unidad de Soporte Técnico realizará la solicitud al Departamento de Recursos Materiales para la adquisición de los equipos de comunicaciones o telecomunicaciones, necesarios en la UPBC.

82




No. De actividad



1 Usuario solicitante Efectúa el reporte del problema detectado en su equipo de comunicación o telecomunicación.

Hace la solicitud de servicios informáticos a la Unidad de Soporte Técnico.

2 Unidad de Soporte Técnico Recibe la solicitud de servicios informáticos por parte del usuario afectado y asigna al personal para atender el reporte.

3 Unidad de Soporte Técnico Revisa los sistemas instalados, en forma física y en software.

Si la falla es de software, procede con las modificaciones. Si la falla es física, procede con la elaboración de la solicitud

al Departamento de Recursos Materiales. 4 Jefe del Depto. de Recursos

Materiales Recibe la solicitud y efectúa el trámite de adquisición, entregándole el material a la Unidad de Soporte Técnico una vez recibido.

5 Unidad de Soporte Técnico Recibe el material y procede con la instalación y configuración del software.

Llena el Formato de Solicitud de Servicios Informáticos y recaba la firma del solicitante.

6 Usuario solicitante Recibe el servicio o el equipo reparado y firma de conformidad.


83






INICIO Recibe la Solicitud de Servicios Informáticos y asigna al personal para

atender el reporte.

FIN

¿Es una falla de software?

NO

SI

Efectúa el reporte del problema detectado y hace la solicitud de

servicios informáticos a la Unidad de Soporte Técnico.

Procede con las modificaciones.

Revisa los sistemas instalados en forma física y en software.

Recibe la solicitud y efectúa el trámite de adquisición,

entregándole el material a la Unidad de Soporte Técnico una

vez recibido.

B

B

0

Si es una falla física, procede a la elaboración de la solicitud al

Departamento de Recursos Materiales y la entrega para su

trámite.

Recibe el material y procede con la instalación y

configuración del software. Llena el Formato para Servicios Informáticos y recaba la firma

del solicitante.

Recibe el equipo reparado y firma de conformidad,

86


PROCEDIMIENTO:

Procedimiento para adquisición, análisis y desarrollo de software

RESPONSABLE:


87


Procedimiento para adquisiciones, análisis y desarrollo de software

Contenido:





88




Objetivo: Suministrar a los usuarios del equipo de cómputo de la UPBC las aplicaciones necesarias para la sistematización de la información y mantener actualizados los mismos, llevando a cabo el análisis periódico de la factibilidad de la implementación de nuevos sistemas o modificaciones a los ya existentes. Partes que intervienen:

• Usuario solicitante • Titular del Área Solicitante • Unidad de Soporte Técnico • Departamento de Recursos Materiales

89





• La solicitud de software debe ser comunicada a la Unidad de Soporte Técnico vía correo electrónico o mediante el formato correspondiente, el cual debe contener la firma del solicitante y del titular del área solicitante.

• La Unidad de Soporte Técnico realizará la solicitud al Departamento de Recursos Materiales, para la adquisición de software, previa revisión de la disponibilidad presupuestal.

• La Unidad de Soporte Técnico deberá notificar a los usuarios solicitantes en los casos en que no proceda la adquisición de software debido a insuficiencia presupuestal.

• La Unidad de Soporte Técnico será la única área facultada para la instalación y configuración de software en los equipos de cómputo propiedad de la UPBC.

• La Unidad de Soporte Técnico será la única área facultada para el registro y resguardo de las licencias y los programas originales adquiridos por la UPBC.

• La Unidad de Soporte Técnico deberá notificar a los usuarios la instalación de nuevo software en sus equipos.

90



Procedimiento para adquisición, análisis y desarrollo de software No. De actividad



1 Usuario solicitante Efectúa la solicitud de software vía correo electrónico o llena el Formato de Solicitud de Servicios Informáticos, recabando la firma del titular de su área y lo entrega a la Unidad de Soporte Técnico.

2 Unidad de Soporte Técnico Recibe la solicitud del usuario, vía correo electrónico o por el Formato de Solicitud de Servicios Informáticos.

3 Unidad de Soporte Técnico Procede con el análisis de factibilidad de la adquisición. Procede con el análisis de recepción del software de los equipos de cómputo solicitantes.

4 Unidad de Soporte Técnico Revisa el presupuesto disponible para la adquisición de software. Si hay disponibilidad presupuestal procede a la cotización del software con los proveedores.

Si no hay disponibilidad presupuestal notifica al usuario solicitante por correo, que no procedió su solicitud y las causas.

5 Unidad de Soporte Técnico Remite la solicitud de software al Departamento de Recursos Materiales para su adquisición.

6 Departamento de Recursos Materiales

Recibe la solicitud de software de la Unidad de Soporte Técnico y realiza el trámite.

7 Unidad de Soporte Técnico Recibe el software y revisa los procedimientos para su instalación y configuración.

8 Unidad de Soporte Técnico Instala el software en los equipos de los usuarios o en los laboratorios de cómputo según la disponibilidad de tiempo.

Notifica al usuario solicitante que el software fue instalado en su equipo.

9 Usuario solicitante Recibe la notificación de que el software fue instalado en su equipo.

10 Unidad de Soporte Técnico Registra la licencia del software y resguarda el software y la licencia originales.


91






INICIO Recibe la solicitud del usuario vía correo electrónico o por el Formato de Solicitud

de Servicios Informáticos.

¿Hay suficiencia presupuestal?

NO

SI

Efectúa la solicitud de software vía correo electrónico o llena el

Formato para Solicitud de Servicios Informáticos y lo

entrega a la Unidad de Soporte Técnico.

Procede a la cotización del software con los proveedores

Procede con el análisis de la factibilidad de la adquisición.

Procede con el análisis de recepción del software de los

equipos de cómputo solicitantes.

B

0

Revisa el presupuesto disponible para la adquisición

de software.

Continúa en la siguiente hoja.

92



FIN

Recibe la solicitud de software de la Unidad de Soporte

Técnico y realiza el trámite.

B

Si no hay disponibilidad presupuestal notifica al usuario solicitante por correo, que no

procedió su solicitud y las causas.

Remite la solicitud de software al Departamento de Recursos Materiales, para su

adquisición.

Recibe el software y revisa los procedimientos para su instalación y configuración.

Instala el software en los equipos de los usuarios o en los laboratorios de cómputo, según la disponibilidad de tiempo. Notifica al usuario

solicitante que el software fue instalado en su equipo.

Recibe la notificación de que el software fue instalado en

su equipo.

Registra la licencia del software y resguarda el software y la licencia

originales.

95


PROCEDIMIENTO:

Procedimiento para análisis, evaluación y adquisición de equipo de cómputo

RESPONSABLE:


96



Contenido:





97



Procedimiento para análisis, evaluación y adquisición de equipo de

cómputo

Objetivo: Suministrar a los usuarios el equipo de cómputo requerido para atender las necesidades de la UPBC, llevando a cabo el análisis periódico del desempeño de los equipos existentes para determinar las necesidades de adquisición de nuevos equipos. Partes que intervienen:

• Titular del Área Solicitante • Unidad de Soporte Técnico • Departamento de Recursos Materiales

98



Procedimiento para análisis, evaluación y adquisición de equipo de

cómputo


• La solicitud de equipo de cómputo debe ser comunicada a la Unidad de Soporte Técnico vía correo electrónico o mediante el formato correspondiente, el cual debe contener la firma del solicitante y del titular del área solicitante.

• La Unidad de Soporte Técnico realizará la solicitud al Departamento de Recursos Materiales, para la adquisición de equipo de cómputo, previa revisión de la disponibilidad presupuestal.

• La Unidad de Soporte Técnico deberá notificar a los usuarios solicitantes en los casos en que no proceda la adquisición de equipo de cómputo debido a insuficiencia presupuestal.

• La Unidad de Soporte Técnico será la única área facultada para la instalación y configuración de los equipos de cómputo propiedad de la UPBC.

• La Unidad de Soporte Técnico será la única área facultada para la evaluación de los equipos de cómputo propiedad de la UPBC.

99




No. De actividad



1 Usuario solicitante Efectúa la solicitud de software vía correo electrónico o llena el Formato de Solicitud de Servicios Informáticos, recabando la firma del titular de su área y lo entrega al Departamento de Soporte Técnico.

2 Unidad de Soporte Técnico Recibe la solicitud del usuario, vía correo electrónico o por el Formato de Solicitud de Servicios Informáticos.

3 Unidad de Soporte Técnico Procede con el análisis de factibilidad de la adquisición. Revisa el presupuesto disponible para la adquisición de equipo de cómputo. Si hay disponibilidad presupuestal procede a la cotización del equipo de cómputo con los proveedores.

Si no hay disponibilidad presupuestal notifica al usuario solicitante por correo, que no procedió su solicitud y las causas.

5 Unidad de Soporte Técnico Remite la solicitud del equipo de cómputo y anexa las cotizaciones, al Departamento de Recursos Materiales para su adquisición.

6 Departamento de Recursos Materiales

Recibe la solicitud del equipo de cómputo y las cotizaciones del Departamento de Soporte Técnico y realiza el trámite.

7 Unidad de Soporte Técnico Recibe el equipo de cómputo entregado por el proveedor. Si todo está correcto, firma de recibido en la factura o forma correspondiente, y entrega la misma al Departamento de Recursos Materiales.

Si hay alguna diferencia se comunica al Departamento de Recursos Materiales y al proveedor.

8 Unidad de Soporte Técnico Realiza un inventario de partes y captura la información correspondiente así como los datos de instalación.

9 Unidad de Soporte Técnico Entrega el equipo al usuario, recabando la firma del mismo en el Formato de Solicitud de Servicios Informáticos, entregado inicialmente por el usuario solicitante.

10 Unidad de Soporte Técnico Revisa la operación del equipo. Si todo está correcto se registra el equipo informático en los

controles de la Unidad de Soporte Técnico. 11 Usuario solicitante Recibe el equipo de cómputo y firma de recibido en el

Formato de Solicitud de Servicios Informáticos entregado inicialmente al solicitarlo.


100






INICIO Recibe la solicitud del usuario vía correo electrónico o por el Formato de Solicitud

de Servicios Informáticos.

¿Hay suficiencia presupuestal?

NO

SI

Efectúa la solicitud de software vía correo electrónico o llena el

Formato para Solicitud de Servicios Informáticos y lo

entrega a la Unidad de Soporte Técnico.

Procede a la cotización del equipo de cómputo con los

proveedores

B

0 Procede con el análisis de la factibilidad de la adquisición.

Revisa el presupuesto disponible para la adquisición

de equipo de cómputo.

Recibe la solicitud de software de la Unidad de Soporte

Técnico y realiza el trámite.

Remite la solicitud de equipo de cómputo y las cotizaciones al Departamento de Recursos

Materiales, para su adquisición.

Continúa en la siguiente hoja. FIN

B

Si no hay disponibilidad presupuestal notifica al usuario solicitante por correo, que no

procedió su solicitud y las causas.

Recibe el equipo de cómputo entregado por el proveedor

Firma de recibido en la factura o forma

correspondiente y entrega la misma al Departamento de

Recursos Materiales.

Recibe el equipo de cómputo y firma de recibido en el Formato de Solicitud de Servicios Informáticos

inicialmente entregado al solicitarlo.

Realiza un inventario de partes y captura la

información correspondiente así como los datos de

instalación.

¿Todo está correcto? NO

SI

Entrega el equipo al usuario, recabando su firma en el Formato de solicitud de Servicios Informáticos entregado inicialmente.

Revisa la operación del equipo. Si todo está correcto

se registra el equipo informático en los controles

de la Unidad de Soporte Técnico.

C

C

Si hay alguna diferencia se comunica al Departamento de

Recursos Materiales y al proveedor.

104


PROCEDIMIENTO:

Procedimiento para la coordinación de laboratorios de cómputo

RESPONSABLE:


105


Procedimiento para la coordinación de laboratorios de cómputo

Contenido:





106



Procedimiento para la coordinación de los laboratorios de cómputo

Objetivo: Organizar estratégicamente la operación de los laboratorios de cómputo con el objeto de cubrir los requerimientos de equipo de cómputo y software de los alumnos de la UPBC. Partes que intervienen:

• Alumnos de la UPBC • Profesores de Tiempo Completo y de Asignatura de la UPBC • Directores de Programa • Unidad de Gestión Escolar • Unidad de Soporte Técnico

107





• La utilización de los laboratorios de cómputo se encuentra regulada por los Lineamientos para la Utilización de los Laboratorios de Cómputo y la Unidad de Soporte Técnico es la única área facultada para modificar el contenido del mismo.

• La Unidad de Soporte Técnico es la única área facultada para organizar los horarios en los que el Laboratorio de Cómputo estará a disposición de los alumnos.

• La Unidad de Soporte Técnico publicará en el exterior de los Laboratorios de Cómputo los horarios disponibles para la utilización del mismo.

• La Unidad de Soporte Técnico realizará el alta de los servicios de correo electrónico y red para utilizarlos en los laboratorios de cómputo, previa verificación en los padrones del Departamento de Recursos Humanos y de la Unidad de Gestión Escolar.

• La Unidad de Soporte Técnico proporcionará servicio de limpieza al equipo de cómputo y monitores cada tres días o según se requiera, y abastecerá de consumibles a las impresoras dentro de los Laboratorios de Cómputo.

• La Unidad de Soporte Técnico es la única área facultada para instalar o realizar modificaciones al software y equipo dentro de los Laboratorios de Cómputo.

108



Procedimiento para la coordinación de los laboratorios de cómputo No. De actividad



1 Unidad de Soporte Técnico Recibe los requerimientos para la operación del laboratorio por parte de los directores de programa, incluyendo los horarios y requerimientos de software.

2 Unidad de Soporte Técnico Recibe los horarios y se publican en el exterior de los laboratorios de cómputo para que el alumno conozca la utilización y horas disponibles.

3 Unidad de Soporte Técnico Recibe los requerimientos de software, si se cuenta con el mismo, se procede a la instalación, misma que depende del uso del laboratorio.

Unidad de Soporte Técnico Libera la computadora, instala el software y cierra nuevamente la máquina.

4 Unidad de Soporte Técnico Recibe del alumno y del maestro el formato correspondiente para el alta de servicios de correo electrónico y red para utilizarlos en los laboratorios de cómputo, según el padrón de la Unidad de Gestión Escolar.

5 Unidad de Soporte Técnico Procesa solicitudes. Procesa solicitudes en el sistema de control de impresores. 6 Unidad de Soporte Técnico Asigna los servicios de impresión, cada alumno al presentar

su material se le asigna la cantidad de hojas a utilizar. 7 Unidad de Soporte Técnico Proporciona servicio de limpieza al equipo de cómputo y

monitores cada tres días o según se requiere. 8 Unidad de Soporte Técnico Abastece de papel y tinta a las impresoras de los

laboratorios de cómputo.


109




Unidad de Soporte Técnico Unidad de Soporte Técnico

INICIO

Recibe los requerimientos para la operación del

laboratorio por parte de los directores de programa,

incluyendo los horarios y requerimientos de software.

FIN

Procesa solicitudes. Se procesa solicitudes en

el sistema de control de impresores.

Recibe del alumno y del maestro el formato correspondiente para el alta de

servicios de correo electrónico y red para utilizarlos en los laboratorios de

cómputo, según el padrón de la Unidad de Gestión Escolar.

Recibe los horarios y se publican en el exterior de los laboratorios de cómputo para

que el alumno conozca la utilización y horas

disponibles.

Asigna los servicios de impresión, cada

alumno al presentar su material se le asigna la

cantidad de hojas a utilizar.

Recibe los requerimientos de software, si se cuenta con el

mismo, se procede a la instalación, misma que depende del uso del

laboratorio. Libera la computadora, instala el software y cierra nuevamente la máquina.

Proporciona servicio de limpieza al equipo de

cómputo y monitores cada tres días o según se

requiere.

Abastece de papel y tinta a las impresoras de los

laboratorios de cómputo.

112


PROCEDIMIENTO:

Procedimiento para la impresión de credenciales de alumnos

RESPONSABLE:


113



Contenido:





114




Objetivo: Proporcionar a los alumnos debidamente inscritos en la UPBC, una identificación con la que se acredite la matrícula con la que se encuentran cursando clases en esta Universidad. Partes que intervienen:

• Alumnos • Unidad de Gestión Escolar • Unidad de Soporte Técnico

115





• La Unidad de Soporte Técnico será la única área facultada para expedir la credencial de estudiante a los alumnos inscritos en alguna de las carreras que imparte la UPBC, previa instrucción expresa de la Unidad de Gestión Escolar.

• La Unidad de Soporte Técnico remitirá las credenciales de estudiantes impresas a la Unidad de Gestión Escolar, quien será el responsable de su entrega a los alumnos.

• La credencial de estudiante será entregada al alumno al inicio de cada cuatrimestre.

• No se expedirá credencial de estudiante a alumnos que no tengan asignado número de control (matrícula).

• La credencial de estudiante no tendrá validez si no es impresa en el formato diseñado expresamente para el efecto, si no contiene alguno de los elementos expresados en tal formato o si carece de la firma del Jefe de la Unidad de Gestión Escolar.

• La credencial de estudiante sólo se emite con fines informativos y no suple a documentos oficiales de certificación.

116



Procedimiento para la impresión de credenciales de alumnos No. De actividad



1 Unidad de Gestión Escolar Genera el padrón de alumnos. Remite la relación de alumnos a recibir credenciales, con los datos necesarios para la emisión de la misma a la Unidad de Soporte Técnico.

2 Unidad de Soporte Técnico Recibe la relación de alumnos a los que se les expedirá credencial, procede con la inserción del padrón de alumnos en el sistema para emisión de credenciales.

3 Unidad de Soporte Técnico Toma las fotografías a los alumnos y las inserta en el sistema.

4 Unidad de Soporte Técnico Asigna a cada alumno el formato de credencial a utilizar, previamente diseñado.

5 Unidad de Soporte Técnico Imprime la credencial Elabora una relación de las credenciales impresas y las

remite a la Unidad de Gestión Escolar para su entrega. 6 Unidad de Gestión Escolar Recibe las credenciales impresas y un listado de las mismas

para su entrega a los alumnos.


117




Unidad de Gestión Escolar Unidad de Soporte Técnico Unidad de Gestión Escolar Unidad de Soporte Técnico

INICIO

FIN

Genera el padrón de alumnos. Remite la relación de

alumnos a recibir credenciales y los datos

necesarios para la emisión de las mismas a la Unidad de

Soporte Técnico.

Recibe la relación de alumnos a los que se les expedirá credencial, procede a la

inserción del padrón en el sistema para emisión de

credenciales.

Imprime la credencial. Elabora una relación de las credenciales

impresas y las remite a la Unidad de Gestión Escolar para

su entrega.

Toma las fotografías a los alumnos y las inserta en el

sistema.

Recibe las credenciales impresas y un listado de las mismas para su entrega a los

alumnos.

Asigna a cada alumno el formato de credencial a utilizar, previamente

diseñado.

0

120

PROCEDIMIENTOS DE LA

SECRETARÍA ADMINISTRATIVA

121

PROCEDIMIENTOS DEL

DEPARTAMENTO DE

RECURSOS HUMANOS

122


PROCEDIMIENTO:

Procedimiento para la elaboración de nóminas catorcenales del personal administrativo y académico de tiempo completo.

RESPONSABLE:

Departamento de Recursos Humanos

123

SECRETARÍA ADMINISTRATIVA Departamento de Recursos Humanos


Contenido:





124



Procedimiento para la elaboración de nóminas catorcenales del

personal administrativo y académico de tiempo completo.

Objetivo: Elaborar de forma correcta y oportuna la nómina de sueldos del personal administrativo y académico de tiempo completo, con el objetivo de dar cumplimiento a las obligaciones derivadas de las relaciones laborales y fiscales contraídas por la UPBC. Partes que intervienen:

• Departamento de Recursos Humanos • Departamento de Finanzas • Secretaría Administrativa • Rectoría

125




personal administrativo y académico de tiempo completo.


• La elaboración de las nóminas se deberá realizar utilizando el sistema de nómina autorizado y validado por la Rectoría y la Secretaría Administrativa.

• La elaboración de la nómina del personal administrativo, se realiza en base a las listas de asistencia entregadas al Departamento de Recursos Humanos por cada una de las áreas.

• La elaboración de la nómina del personal académico de tiempo completo, se realiza en base a las listas de asistencia entregadas al Departamento de Recursos Humanos por cada Dirección de Programa, las cuales deben contener íntegro el soporte documental de la información contenida en ellas así como los reportes de excepciones debidamente autorizados por el Secretario Académico.

• En caso de existir incapacidades médicas por enfermedades generales, por riesgos de trabajo o de maternidad, éstas sólo serán consideradas si son expedidas por el IMSS, y si fueron entregadas directamente al Departamento de Recursos Humanos, y si existe constancia por escrito de ello.

• La solicitud de autorización del pago de la nómina se hace por escrito al Departamento de Finanzas por lo menos con dos días de anticipación a la fecha de vencimiento de la misma.

126




No. De actividad



1 Jefe del Depto. de Recursos Humanos

Recaba las listas de asistencia del personal administrativo y académico de tiempo completo de cada una de las áreas.

Revisa y valida la información recibida para la elaboración de la nómina, turnándola al Analista Especializado.

2 Analista Especializado Captura la información necesaria en el sistema de nómina. Turna la nómina elaborada al Jefe del Departamento de

Recursos Humanos, para que proceda al trámite de su autorización.


Recibe la nómina elaborada por el Analista Especializado y la turna para que proceda a su autorización por el Secretario Administrativo y el Rector.

4 Secretario Administrativo Autoriza la nómina y la dispersión obteniendo la autorización del Rector para turnarla al Departamento de Recursos Humanos.


Envía la nómina anexa a un oficio, al Departamento de Finanzas, para que lleve a cabo el proceso de dispersión electrónica de la nómina.

6 Jefe del Depto. de Finanzas Realiza la dispersión electrónica de la nómina en las cuentas bancarias de cada uno de los empleados.

Regresa la nómina al Departamento de Recursos Humanos. 7 Jefe del Depto. de Recursos

Humanos Recaba las firmas de la nómina correspondiente y entrega los recibos individuales.

Procede a archivar la nómina.


127




Departamento de Recursos Humanos Secretaría Administrativa Departamento de Finanzas

Jefe de Recursos Humanos Analista Especializado Secretario Administrativo Jefe de Finanzas

0 0

INICIO

Autoriza la nómina y su dispersión

Recaba las listas de asistencia de cada una de las áreas, las revisa

y valida, para la elaboración de la

nómina.

Captura la información en el sistema de nómina y turna la nómina elaborada al Jefe de Recursos Humanos para el trámite de su autorización.

SI

Regresa la nómina autorizada al


Envía la nómina autorizada anexa a

oficio, solicitando la dispersión de la

misma.

Realiza la dispersión

electrónica y regresa la nómina al


Archiva la nómina

FIN

Recaba las firmas correspondientes y

entrega recibos individuales

Recibe la nómina elaborada y la turna para que proceda su

autorización.

0

0

133


PROCEDIMIENTO:

Procedimiento para la elaboración de nóminas catorcenales del personal académico por asignatura.

RESPONSABLE:


134


Procedimiento para la elaboración de nóminas catorcenales del personal académico por asignatura.

Contenido:





135




personal académico por asignatura.

Objetivo: Elaborar de forma correcta y oportuna la nómina de sueldos del personal académico por asignatura, con el objetivo de dar cumplimiento a las obligaciones derivadas de las relaciones laborales contraídas por la UPBC. Partes que intervienen:

• Departamento de Recursos Humanos • Departamento de Finanzas • Secretaría Administrativa • Rectoría

136




personal académico por asignatura.


• La elaboración de las nóminas se deberá realizar utilizando el sistema de nómina autorizado y validado por la Rectoría y la Secretaría Administrativa.

• La elaboración de la nómina del personal académico por asignatura, se realiza en base a las listas de asistencia entregadas al Departamento de Recursos Humanos por cada Dirección de Programa, las cuales deben contener íntegro el soporte documental de la información contenida en ellas así como los reportes de excepciones debidamente autorizados por el Secretario Académico.

• En caso de existir incapacidades médicas por enfermedades generales, por riesgos de trabajo o de maternidad, éstas sólo serán consideradas si son expedidas por el IMSS, y si fueron entregadas directamente al Departamento de Recursos Humanos, y si existe constancia por escrito de ello.

• La solicitud de autorización del pago de la misma se hace por escrito al Departamento de Finanzas por lo menos con un día de anticipación a la fecha de vencimiento de la misma.

137


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS · 2017. 7. 3. · IV. Diagrama de Flujo SECRETARÍA ACADÉMICA Unidad de...

Documents

Transcript of MANUAL DE PROCEDIMIENTOS · 2017. 7. 3. · IV. Diagrama de Flujo SECRETARÍA ACADÉMICA Unidad de...