Manual de Procedimientos - Veracruz · 2014-04-11 · de Ignacio de la Llave, Código de...
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Manual de Procedimientos
Departamento de Seguros y Fianzas
Secretaría de Finanzas y PlaneaciónSubsecretaría de Finanzas y AdministraciónDirección General de AdministraciónSubdirección de Adquisiciones y Control de Inventarios
Subdirección de Organización y Procesos AdministrativosMayo 2010
SFA/DGA/SACI-P-05-A1
COPIA NO CONTROLADA
ÍNDICE
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
1
2
4101626
323645556371
78
Presentación
Estructura Orgánica del Departamento.........................................................................
Simbología de Diagramas............................................................................................
Descripción y Diagramas de Procedimientos
Departamento de Seguros y Fianzas
Contratación del Seguro Institucional.........................................................................Contratación de Fianzas de Fidelidad.........................................................................Contratación de Seguros Patrimoniales......................................................................Contratación del Seguro contra Desastres Naturales.....................................................Integración de los Reportes de Siniestralidad de las Dependencias de la AdministraciónPública Centralizada................................................................................................Reclamación de Siniestros de Vehículos Terrestres......................................................Reclamación de Siniestros por Desastres Naturales.....................................................Reclamación de Siniestros de Edificios y Contenidos...................................................Reclamación de Fianzas de Fidelidad.........................................................................Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas..............................................
Firmas de Autorización................................................................................................
COPIA NO CONTROLADA
PRESENTACIÓN
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
La actualización del Plan Veracruzano de Desarrollo 2005-2010, establece la adición de los siguientesobjetivos en el rubro de Reingeniería de Gobierno:
• Evaluar permanentemente la dimensión, organización, funcionamiento, responsabilidades yresultados de la actuación del personal en la Administración Pública estatal centralizada,descentralizada y autónoma.
• Promover la mejoría de los procesos y los resultados en los programas del gobierno, parasatisfacer las necesidades de los ciudadanos, bajo el criterio rector de mejores prácticasoperacionales y administrativas y su apego al sistema de presupuesto orientado a resultados.
• Garantizar el acceso pleno de los ciudadanos a la información pública confiable, en lo posiblesin costo y en tiempo.
• Profundizar el concepto de e-gobierno mediante la sistematización y digitalización de todos lostrámites administrativos.
Por esta razón, la Secretaría de Finanzas y Planeación a través de los Manuales de Procedimientos,establece los procesos que realizan las áreas administrativas, con el fin de permitir que los servidorespúblicos se apeguen a los mismos y contribuyan a lograr la eficiencia, calidad y productividad quedemanda la sociedad, asimismo se da cumplimiento a lo establecido en la Ley Orgánica del PoderEjecutivo del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Código Financiero para el Estado de Veracruzde Ignacio de la Llave, Código de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz deIgnacio de la llave, Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas y Planeación y Plan Veracruzanode Desarrollo 2005-2010.
Ante estos cambios, surge el presente Manual de Procedimientos del Departamento de Seguros yFianzas, como un instrumento de consulta para la realización de los procesos que en el mismo sedetallan, definiendo las actividades del personal del área descrita.
La estructura del contenido, ofrece una respuesta a las necesidades de las áreas administrativasinvolucradas. Para su manejo se indican y describen brevemente los componentes que lo integran:
• Estructura Orgánica del Departamento: Se integra para dar una visión general de la jerarquizacióndel Área, objeto del Manual en cuestión.
• Simbología de Diagramas: Se incluyen las figuras que se utilizan en las representacionesgráficas de los procedimientos.
• Descripción y Diagramas de Procedimientos: Se expone de manera clara y concreta, cuáles sonlas actividades que le son inherentes a cada proceso y el área administrativa y/o puestoresponsable de realizarlas.
• Firmas de Autorización: Se incluyen las firmas de autorización desde el Secretario de Finanzas yPlaneación hasta el Jefe del Departamento, dando formalidad al documento.
La información que integra este Manual, fue obtenida por un procedimiento que tiene dos modalidades:a) indirecto: a través del análisis del Manual anterior; b) directo: por medio de entrevistas con losniveles involucrados en cada procedimiento.
COPIA NO CONTROLADA
PRESENTACIÓN
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
Procesada la información, se presenta en un formato que incluye:
• Nombre del procedimiento.• Objetivo que se persigue en la realización del mismo.• Frecuencia de realización.• Procedimientos con los que conecta.• Normas que rigen el procedimiento.• Descripción del procedimiento especificando áreas administrativas o puestos involucrados y las
actividades que deben llevarse a cabo para operar el proceso.• Diagrama correspondiente.
COPIA NO CONTROLADA
ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL DEPARTAMENTO
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
11111
DEPARTAMENTODE CONTROL
PRESUPUESTAL
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS
HUMANOS
SUBDIRECCIÓN DEADQUISICIONES Y
CONTROL DEINVENTARIOS
SUBDIRECCIÓN DEORGANIZACIÓN Y
PROCESOSADMINISTRATIVOS
SUBDIRECCIÓNDE SERVICIO
PÚBLICO DE CARRERA
SUBDIRECCIÓN DERECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOSGENERALES
DEPARTAMENTO DECOTIZADORES Y PAGO A
PROVEEDORES
DEPARTAMENTODE LICITACIONES
DEPARTAMENTODE SEGUROSY FIANZAS
ADMINISTRATIVOESPECIALIZADO DE
SEGUROSVEHICULARES
ADMINISTRATIVOESPECIALIZADO
DE SEGUROS PARAINMUEBLES Y FIANZAS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
DE SEGUROS Y FIANZAS
DEPARTAMENTODE ALMACENESE INVENTARIOS
DIRECCIÓNGENERAL
DEADMINISTRACIÓN
TESORERÍADIRECCIÓN
GENERAL DEINNOVACIÓN
TECNOLÓGICA
DIRECCIÓN GENERALDE FIDEICOMISOS Y
DESINCORPORACIÓNDE ACTIVOS
DIRECCIÓN GENERALDEL PATRIMONIO DEL
ESTADO
OFICINA SECTORIALDE ENLACE DE
TURISMO, CULTURAY NEGOCIOS
INTERNACIONALES
DIRECCIÓN GENERALDE CONTABILIDADGUBERNAMENTAL
DIRECCIÓN GENERALDE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
DIRECCIÓNGENERAL DE
INVERSIÓN PÚBLICA
SUBSECRETARÍADE
INGRESOS
SUBSECRETARÍADE
FINANZAS YADMINISTRACIÓN
PROCURADURÍAFISCAL
UNIDAD DE ACCESOA LA INFORMACIÓN
PÚBLICA
SECRETARÍADE FINANZAS YPLANEACIÓN
COORDINACIÓNEJECUTIVA DEL
COMITÉ DEPLANEACIÓN PARAEL DESARROLLODEL ESTADO DE
VERACRUZ
COORDINACIÓN DE
ASESORES
COPIA NO CONTROLADA
SIMBOLOGÍA DE DIAGRAMAS
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
22222
COPIA NO CONTROLADA
DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
33333
DEPARTAMENTO DESEGUROS Y FIANZAS
COPIA NO CONTROLADA
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
44444
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES YCONTROL DE INVENTARIOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Anual.
Contratación del Seguro Institucional.
• La contración del Seguro Institucional, deberá realizarse con apego a lo establecido en el artículo228 fracción IV del Código Financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave y en elartículo 77 de las Condiciones Generales de Trabajo del Poder Ejecutivo del Estado.
• La Base de datos de la colectividad asegurable impresa, deberá estar rubricada en cada una de lashojas por el área administrativa solicitante.
• La Base de datos de la colectividad asegurable en medio electrónico, deberá ser elaborada en elsoftware Microsoft Excel conteniendo los siguientes datos: número consecutivo, nombre completodel empleado (empezando por el apellido paterno, materno y nombre(s)), Registro Federal deContribuyentes, sexo y sueldo mensual del empleado.
• La contración del Seguro Institucional, deberá realizarse con las compañías aseguradoras en elramo de vida y autorizadas por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
Proporcionar a los empleados del Poder Ejecutivo del Estado, el seguro de vida por fallecimiento oincapacidad total y/o permanente.
- Reclamación de Siniestros.- Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.
COPIA NO CONTROLADA
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
55555
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Departamento de Segurosy Fianzas.
Recibe de la Subdirección de Recursos Humanos de laSecretaría de Finanzas y Planeación o de la Oficialía Mayor dela Secretaría de Educación el Oficio de solicitud deaseguramiento con firma autógrafa, en original y la Base dedatos de la colectividad asegurable en original y medioelectrónico.
Analiza el Oficio de solicitud de aseguramiento, en originaly la Base de datos de la colectividad asegurable, en original.
Acuerda con el Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios las coberturas, sumas aseguradas y lascondiciones de aseguramiento convenientes a favor de losempleados.
Elabora e imprime el Anexo técnico y el Oficio de solicitudde cotización a la compañía de seguros del ramo de vida, endos tantos, con base en la información analizada.
Integra el Anexo técnico al Oficio de solicitud de cotizacióna la compañía de seguros del ramo de vida, en dos tantos yrecaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios en el Oficio.
Envía a la compañía aseguradora el Oficio de solicitud decotización y el Anexo técnico, en primer tanto, recabandoacuse de recibido en el segundo tanto.
Pasa el tiempo.
Recibe de la compañía aseguradora la Propuesta deaseguramiento, en original.
Revisa las condiciones de aseguramiento con el Subdirector deAdquisiciones y Control de Inventarios.
Elabora e imprime el Oficio de solicitud de emisión depóliza en dos tantos y recaba visto bueno del Subdirector deAdquisiciones y Control de Inventarios y firma del Titular delSector.
Envía a la compañía aseguradora adjudicada el Oficio desolicitud de emisión de póliza en primer tanto y la Base dedatos de la colectividad asegurable en medio electrónico,recabando acuse de recibido en el segundo tanto del Oficio.
Pasa el tiempo.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Contratación del Seguro Institucional.
COPIA NO CONTROLADA
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
66666
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Contratación del Seguro Institucional.
Recibe de la compañía aseguradora la Póliza de seguro enoriginal, el Recibo de pago de prima en original y lasCondiciones generales de la póliza en original y verifica siestán correctos los documentos.
¿Están correctos los documentos?
En caso de no estar correctos los documentos:
Elabora e imprime el Oficio de observaciones en un tanto,indicando los errores u omisiones.
Recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios en el Oficio de observaciones en un tanto y obtieneuna fotocopia del mismo.
Envía a la compañía aseguradora el Oficio de observaciones enun tanto y recaba acuse de recibido en la fotocopia.
Pasa el tiempo.
Recibe de la compañía aseguradora la Póliza de seguro enoriginal, el Recibo de pago de prima en original y lasCondiciones generales de la póliza en original y archiva demanera cronológica temporal la fotocopia del Oficio deobservaciones, desecha la anterior.
Continúa con la actividad No. 12.
En caso de estar correctos los documentos:
Obtiene fotocopia de la Póliza de seguro en original, el Recibode pago de prima en original y de las Condiciones generalesde la póliza en original.
Elabora e imprime el Oficio de entrega de documentos en dostantos y recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Controlde Inventarios.
Envía a la Subdirección de Recursos Humanos de la Secretaríade Finanzas y Planeación o de la Oficialía Mayor de la Secretaríade Educación, el Oficio de entrega de documentos en primertanto, la Póliza de seguro en original, el Recibo de pago deprima en original y las Condiciones generales de la póliza enoriginal, recabando acuse de recibido en el segundo tanto delOficio.
11.
11A.
11A.1.
11A.2.
11A.3.
12.
13.
14.
Departamento de Seguros yFianzas.
COPIA NO CONTROLADA
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
77777
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Contratación del Seguro Institucional.
Departamento de Seguros yFianzas.
Pasa el tiempo.
Recibe de la Subdirección de Recursos Humanos de la Secretaríade Finanzas y Planeación o de la Oficialía Mayor de la Secretaríade Educación, la fotocopia del Comprobante de pago de lapóliza.
Integra el Expediente del seguro institucional con lossiguientes documentos:- Oficio de solicitud de aseguramiento, en original.- Base de datos de la colectividad asegurable, en original.- Oficio de solicitud de cotización, en segundo tanto.- Anexo técnico, en segundo tanto.- Propuesta de aseguramiento, en original.- Oficio de solicitud de emisión de póliza, en segundo tanto.- Póliza de seguro, en fotocopia.- Recibo de pago de prima, en fotocopia.- Condiciones generales de la póliza, en fotocopia.- Oficio de entrega de documentos, en segundo tanto.- Comprobante de pago de la póliza, en fotocopia.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal el Expedientedel seguro institucional.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con los procedimientos:- Reclamación de Siniestros.- Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.
15.
16.
17.
COPIA NO CONTROLADA
BASE DE DATOS
BASE DE DATOS
CONTRATACIÓN DEL SEGURO INSTITUCIONALDEPARTAMENTO DE SEGUROS Y FIANZAS
INICIO
BASE DE DATOS
OFICIO DE SOLICITUD DE ASEGURAMIENTO
RECIBE
O
O
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS DE LA SEFIPLAN O DE
LA OFICIALÍA MAYOR DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN
BASE DE DATOS
OFICIO DE SOLICITUD DE ASEGURAMIENTO
ANALIZA
O
O
ACUERDA LAS COBERTURAS, SUMAS ASEGURADAS Y LAS
CONDICIONES DE ASEGURAMIENTO
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE
INVENTARIOS
OFICIO DE SOLICITUD DE COTIZACIÓN
ANEXO TÉCNICO
ELABORA E IMPRIME
1-2T
1-2T
CON BASE EN LA
INFORMACIÓN ANALIZADA
ANEXO TÉCNICO
OFICIO DE SOLICITUD DE COTIZACIÓN
INTEGRA Y RECABA FIRMA EN EL OFICIO
1-2T
1-2T
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE
INVENTARIOS
ANEXO TÉCNICO
OFICIO DE SOLICITUD DE COTIZACIÓN
ENVÍA
1T
1T
RECABANDO ACUSE DE
RECIBIDO EN EL SEGUNDO
TANTO
COMPAÑÍA ASEGURADORA
PROPUESTA DE ASEGURAMIENTO
RECIBE
O
COMPAÑÍA ASEGURADORA
REVISA LAS CONDICIONES DE ASEGURAMIENTO
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
OFICIO DE SOLICITUD DE EMISIÓN DE PÓLIZA
ELABORA E IMPRIME, RECABA VISTO BUENO Y
FIRMA
1-2T
-SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y CONTROL
DE INVENTARIOS-TITULAR DEL SECTOR
OFICIO DE SOLICITUD DE EMISIÓN DE PÓLIZA
ENVÍA
COMPAÑÍA ASEGURADORA
1T
RECABANDO ACUSE DE
RECIBIDO EN EL SEGUNDO TANTO DEL
OFICIO
¿ESTÁN CORRECTOS LOS DOCUMENTOS?
NO
SI
1
CONDICIONES GENERALES DE LA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA DE SEGURO
OBTIENE
O
O
O
1F
1F
1F
OFICIO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS
ELABORA, IMPRIME Y RECABA FIRMA
1-2T
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
COMPAÑÍA ASEGURADORA
CONDICIONES GENERALES DE LA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA DE SEGURO
RECIBE Y VERIFICA SI ESTÁN CORRECTOS
O
O
O
C
OFICIO DE OBSERVACIONES
ELABORA E IMPRIME, INDICANDO LOS ERRORES
U OMISIONES
1T
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
OFICIO DE OBSERVACIONES
RECABA FIRMA Y OBTIENE
1F
1T
OFICIO DE OBSERVACIONES
ENVÍA Y RECABA ACUSE DE RECIBIDO
1F
1T
COMPAÑÍA ASEGURADORA
1F
COMPAÑÍA ASEGURADORA
1-2T
OFICIO DE OBSERVACIONES
CONDICIONES GENERALES DE LA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA DE SEGURO
RECIBE CORREGIDA Y DESECHA LA ANTERIOR
O
O
O
COPIA NO CONTROLADA
CONTRATACIÓN DEL SEGURO INSTITUCIONALDEPARTAMENTO DE SEGUROS Y FIANZAS
1
CONDICIONES GENERALES DE LA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA DE SEGURO
OFICIO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS
ENVÍA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS DE LA SEFIPLAN O DE
LA OFICIALÍA MAYOR DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN
RECABANDO ACUSE DE
RECIBIDO EN EL SEGUNDO TANTO DEL
OFICIO
COMPROBANTE DE PAGO DE LA PÓLIZA
RECIBE
1F
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS DE LA SEFIPLAN O DE
LA OFICIALÍA MAYOR DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN
EXPEDIENTE DEL SEGURO INSTITUCIONAL
ORDENA
C
FIN
CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:- RECLAMACIÓN DE SINIESTROS- CONTROL DOCUMENTAL DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS Y FIANZAS
1T
O
O
O
COMPROBANTE DE PAGO DE LA PÓLIZA
OFICIO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS
CONDICIONES GENERALES DE LA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA DE SEGURO
OFICIO DE SOLICITUD DE EMISIÓN DE PÓLIZA
PROPUESTA DE ASEGURAMIENTO
ANEXO TÉCNICO
OFICIO DE SOLICITUD DE COTIZACIÓN
BASE DE DATOS
OFICIO DE SOLICITUD DE ASEGURAMIENTO
INTEGRA EL EXPEDIENTE DEL SEGURO
INSTITUCIONAL
O
O
2T
2T
O
2T
1F
1F
1F
2T
1F
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZASY ADMINISTRACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL
DE INVENTARIOS MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO AUTORIZACIÓNREVISIÓN
COPIA NO CONTROLADA
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
1010101010
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES YCONTROL DE INVENTARIOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Anual.
Contratación de Fianzas de Fidelidad.
• La contración de las Fianzas de Fidelidad, deberá realizarse con apego a lo establecido en elartículo 178 y 228 fracción IV del Código Financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio de laLlave.
• La Base de datos impresa, deberá estar rubricada en cada una de las hojas por el áreaadministrativa solicitante.
• La Base de datos en medio electrónico, deberá ser elaborada en el software Microsoft Excelconteniendo los siguientes datos: número consecutivo; nombre completo del empleado(empezando por el apellido paterno, materno y nombre(s)), puesto y desglosada por sector).
• La contración de las Fianzas de Fidelidad, deberá realizarse con las compañías afianzadorasautorizadas por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
Caucionar a los servidores públicos que manejan fondos y valores del Gobierno del Estado, a fin desalvaguardar su correcta administración.
- Reclamación de siniestros.- Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.
COPIA NO CONTROLADA
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
1111111111
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Departamento de Segurosy Fianzas.
Recibe del área administrativa solicitante el Oficio desolicitud de afianzamiento con firma autógrafa, en original yla Base de datos de los servidores públicos afianzables, enoriginal y medio electrónico.
Analiza el Oficio de solicitud de afianzamiento, en original yla Base de datos de la colectividad asegurable, en original.
Elabora e imprime el Anexo técnico y el Oficio de solicitudde cotización a las compañías afianzadoras, en dos tantos,con base en la información analizada.
Integra el Anexo técnico al Oficio de solicitud de cotizacióna las compañías afianzadoras, en dos tantos y recaba firma delSubdirector de Adquisiciones y Control de Inventarios en elOficio.
Envía a las compañías afianzadoras el Oficio de solicitud decotización y el Anexo técnico, en primer tanto, recabandoacuse de recibido en el segundo tanto.
Pasa el tiempo.
Recibe de las compañías afianzadoras, las Propuestas deafianzamiento en original.
Elabora el Cuadro comparativo de propuestas en original,con base a las Propuestas de afianzamiento en original.
Analiza y determina la compañía afianzadora a adjudicar, conbase al Cuadro comparativo de propuestas en original yrecaba autorización del Titular del Sector.
Pasa el tiempo.
Elabora el Oficio de solicitud de emisión de póliza en dostantos y recaba firma del Subdirector de Adquisiciones yControl de Inventarios.
Envía a la compañía afianzadora adjudicada el Oficio desolicitud de emisión de póliza en primer tanto y la Base dedatos de la colectividad a afianzar en medio electrónico,recabando acuse de recibido en el segundo tanto del Oficio.
Pasa el tiempo.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Contratación de Fianzas de Fidelidad.
COPIA NO CONTROLADA
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
1212121212
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Contratación de Fianzas de Fidelidad.
Recibe de la compañía afianzadora la Póliza de fianza enoriginal, el Recibo de pago de prima en original y lasCondiciones generales de la póliza en original y verifica siestán correctos los documentos.
¿Están correctos los documentos?
En caso de no estar correctos los documentos:
Elabora el Oficio de observaciones en un tanto, indicando loserrores u omisiones.
Recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios en el Oficio de observaciones en un tanto y obtieneuna fotocopia del mismo.
Envía a la compañía aseguradora el Oficio de observaciones enun tanto y recaba acuse de recibido en la fotocopia.
Pasa el tiempo.
Recibe de la compañía afianzadora la Póliza de fianza enoriginal, el Recibo de pago de prima en original y lasCondiciones generales de la póliza en original y archiva demanera cronológica temporal la fotocopia del Oficio deobservaciones, desecha la anterior.
Continúa con la actividad No. 12.
En caso de estar correctos los documentos:
Obtiene fotocopia de la Póliza de fianza en original, el Recibode pago de prima en original y de las Condiciones generalesde la póliza en original.
Elabora e imprime el Oficio de entrega de documentos en dostantos y recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Controlde Inventarios.
Envía al área administrativa solicitante, el Oficio de entrega dedocumentos en primer tanto, la Póliza de fianza en original, elRecibo de pago de prima en original y las Condicionesgenerales de la póliza en original, recabando acuse de recibidoen el segundo tanto del Oficio.
Pasa el tiempo.
11.
11A.
11A.1.
11A.2.
11A.3.
12.
13.
14.
Departamento de Seguros yFianzas.
COPIA NO CONTROLADA
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
1313131313
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Contratación de Fianzas de Fidelidad.
Departamento de Seguros yFianzas.
Recibe del área administrativa solicitante, el Comprobante depago de la póliza en fotocopia.
Integra el Expediente del afianzamiento con los siguientesdocumentos:- Oficio de solicitud de afianzamiento, en original- Base de datos de servidores públicos afianzables, en original.- Oficio de solicitud de cotización, en segundo tanto.- Anexo técnico, en segundo tanto.- Propuestas de afianzamiento, en original.- Cuadro comparativo de propuestas, en original.- Oficio de solicitud de emisión de póliza, en segundo tanto.- Póliza de fianza, en fotocopia.- Recibo de pago de prima, en fotocopia.- Condiciones generales de la póliza, en fotocopia.- Oficio de entrega de documentos, en segundo tanto.- Comprobante de pago de la póliza, en fotocopia.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal el Expedientedel afianzamiento.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con los procedimientos:- Reclamación de Siniestros.- Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.
15.
16.
17.
COPIA NO CONTROLADA
BASE DE DATOS
BASE DE DATOS
CONTRATACIÓN DE FIANZAS DE FIDELIDADDEPARTAMENTO DE SEGUROS Y FIANZAS
INICIO
BASE DE DATOS
OFICIO DE SOLICITUD DE AFIANZAMIENTO
RECIBE
O
O
ÁREA ADMINISTRATIVA SOLICITANTE
BASE DE DATOS
OFICIO DE SOLICITUD DE AFIANZAMIENTO
ANALIZA
O
O
OFICIO DE SOLICITUD DE COTIZACIÓN
ANEXO TÉCNICO
ELABORA E IMPRIME
1-2T
1-2T
CON BASE EN LA
INFORMACIÓN ANALIZADA
ANEXO TÉCNICO
OFICIO DE SOLICITUD DE COTIZACIÓN
INTEGRA Y RECABA FIRMA EN EL OFICIO
1-2T
1-2T
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE
INVENTARIOS
ANEXO TÉCNICO
OFICIO DE SOLICITUD DE COTIZACIÓN
ENVÍA
1T
1T
RECABANDO SELLO DE
RECIBIDO EN EL SEGUNDO
TANTO
COMPAÑÍAS AFIANZADORAS
PROPUESTAS DE AFIANZAMIENTO
RECIBE
O
COMPAÑÍAS AFIANZADORAS
OFICIO DE SOLICITUD DE EMISIÓN DE PÓLIZA
ELABORA Y RECABA FIRMA
1-2T
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
OFICIO DE SOLICITUD DE EMISIÓN DE PÓLIZA
ENVÍA
COMPAÑÍA AFIANZADORA
1T
RECABANDO ACUSE DE
RECIBIDO EN EL SEGUNDO TANTO DEL
OFICIO
CONDICIONES GENERALES DE LA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA DE FIANZA
RECIBE Y VERIFICA SI ESTÁN CORRECTOS
COMPAÑÍA AFIANZADORA
O
O
O
¿ESTÁN CORRECTOS LOS DOCUMENTOS?
OFICIO DE OBSERVACIONES
ELABORA INDICANDO LOS ERRORES U OMISIONES
NO
1T
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
OFICIO DE OBSERVACIONES
RECABA FIRMA Y OBTIENE
1F
1T
OFICIO DE OBSERVACIONES
ENVÍA Y RECABA ACUSE DE RECIBIDO
1F
1T
COMPAÑÍA ASEGURADORA
COMPAÑÍA AFIANZADORA
CONDICIONES GENERALES DE LA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA DE FIANZA
OBTIENE
SI
O
O
O
1F
1F
1F
OFICIO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS
ELABORA E IMPRIME Y RECABA FIRMA
1-2T
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
1
CUADRO COMPARATIVO DE PROPUESTAS
ELABORA
O
CON BASE A LAS PROPUESTAS DE AFIANZAMIENTO
ANALIZA, DETERMINA LA COMPAÑÍA AFIANZADORA A ADJUDICAR Y RECABA
AUTORIZACIÓN
CON BASE EN EL CUADRO
COMPARATIVO DE PROPUESTAS
TITULAR DEL SECTOR
C
1-2T
OFICIO DE OBSERVACIONES
CONDICIONES GENERALES DE LA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA DE FIANZA
RECIBE MODIFICADA Y DESECHA LA ANTERIOR
O
O
O
COPIA NO CONTROLADA
CONTRATACIÓN DE FIANZAS DE FIDELIDADDEPARTAMENTO DE SEGUROS Y FIANZAS
1
CONDICIONES GENERALES DE LA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA DE FIANZA
OFICIO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS
ENVÍA
ÁREA ADMINISTRATIVA SOLICITANTE
RECABANDO ACUSE DE
RECIBIDO EN EL SEGUNDO TANTO DEL
OFICIO
COMPROBANTE DE PAGO DE LA PÓLIZA
RECIBE
1F
ÁREA ADMINISTRATIVA SOLICITANTE
EXPEDIENTE DEL AFIANZAMIENTO
ORDENA
C
FIN
CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:- RECLAMACIÓN DE SINIESTROS- CONTROL DOCUMENTAL DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS Y FIANZAS
1T
O
O
O
COMPROBANTE DE PAGO DE LA PÓLIZA
OFICIO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS
CONDICIONES GENERALES DE LA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA DE FIANZA
OFICIO DE SOLICITUD DE EMISIÓN DE PÓLIZA
2T
1F
1F
1F
2T
1F
CUADRO COMPARATIVO DE PROPUESTAS
PROPUESTAS DE AFIANZAMIENTO
ANEXO TÉCNICO
OFICIO DE SOLICITUD DE COTIZACIÓN
BASE DE DATOS
OFICIO DE SOLICITUD DE AFIANZAMIENTO
INTEGRA EL EXPEDIENTE DEL AFIANZAMIENTO
O
O
2T
2T
O
O
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZASY ADMINISTRACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL
DE INVENTARIOS MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO AUTORIZACIÓNREVISIÓN
COPIA NO CONTROLADA
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
1616161616
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES YCONTROL DE INVENTARIOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Anual.
Contratación de Seguros Patrimoniales.
• La contración del Seguro Patrimonial, deberá realizarse con apego a lo establecido en el artículo 85de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles delEstado de Veracruz de Ignacio de la Llave, artículo 228 fracción IV del Código Financiero para elEstado de Veracruz de Ignacio de la Llave y en el artículo 16 de los Lineamientos Generales yEspecíficos de Disciplina, Control y Austeridad Eficaz.
• La contratación del Seguro Patrimonial que determinen las Dependencias del Poder Ejecutivo delEstado, deberá contener la disponibilidad presupuestal conforme a lo establecido en el artículo 10de Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles delEstado de Veracruz de Ignacio de la Llave.
• Para el aseguramiento de vehículos terrestres, las Dependencias del Poder Ejecutivo del Estado,deberán incluir anexo el formato Único de requisición de seguros para vehículos terrestres delas Dependencias del Poder Ejecutivo (F-URS).
• Las solicitudes de aseguramiento para bienes inmuebles y muebles (edificios y contenidos),deberán incluir el anexo elaborado en el programa excel con los siguientes datos:- Ubicación del inmueble,- Descripción del inmueble (materiales de construcción, números de pisos, otros),- Valor catastral,
Salvaguardar la integridad del patrimonio del Poder Ejecutivo del Estado o de aquel sobre el cual tengaresponsabilidad.
- Reclamación de Siniestros.- Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.
- Inherentes al Departamento de Licitaciones.
COPIA NO CONTROLADA
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
1717171717
NORMAS
- Inventario de contenidos, y- Valor de los contenidos.
• Las solicitudes de aseguramiento para aeronaves, deberán incluir el anexo elaborado en el programaexcel con los siguientes datos:- Descripción de las aeronaves: número consecutivo, marca, tipo, modelo, número de serie,matrícula, capacidad (tripulación y otros), valor asegurado, uso, límites geográficos, aeropuertos yempresas que les dan mantenimiento.- Datos de los pilotos: nombre, número de licencia y vigencia, vigencia de examen médico,indicación de las aeronaves para las cuales está capacitado y las horas de vuelo por aeronave.
• Los montos para determinar la modalidad en la cual se llevará la contratación, serán losestablecidos en el artículo 27 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración yEnajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.
• En el caso de realizar una ampliación a una Licitación, el Jefe del Departamento de Seguros yFianzas, deberá verificar que no haya expirado el plazo de la vigencia de la póliza y que no rebase el20% de la misma, asimismo deberá realizar el Oficio de solicitud de ampliación, recabando firmadel Subdirector de Adquisiciones y Control de Inventarios.
COPIA NO CONTROLADA
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
1818181818
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Departamento de Segurosy Fianzas.
Recibe de la Dependencia el Oficio de solicitud deaseguramiento con firma autógrafa, en original y la Base dedatos de los bienes asegurables en original y medioelectrónico.
Analiza el Oficio de solicitud de aseguramiento, en originaly la Base de datos, en original.
Elabora e imprime el Anexo técnico en un tanto, con base enla información analizada y obtiene visto bueno del Subdirectorde Adquisiciones y Control de Inventarios.
Identifica la modalidad en la que se llevará a cabo lacontratación del seguro.
¿En qué modalidad se llevará a cabo la contratación?
En caso de ser una licitación:
Turna al Departamento de Licitaciones el Anexo técnico en untanto y en medio electrónico, para la elaboración de las basesde licitación.
Conecta con los procedimientos:- Inherentes al Departamento de Licitaciones.
Recibe del Departamento de Licitaciones, las Propuestastécnicas y económicas en original, para su análisis.
Elabora e imprime el Cuadro comparativo de propuestas enoriginal, con base a las Propuestas técnicas y económicasen original.
Recaba firma en el Cuadro comparativo de propuestas enoriginal, del Subdirector de de Adquisiciones y Control deInventarios.
Turna al Departamento de Licitaciones las Propuestastécnicas y económicas en original y el Cuadro comparativode propuestas en original y en electrónico.
Conecta con los procedimientos:- Inherentes al Departamento de Licitaciones.
Recibe de la compañía adjudicada la Póliza en original, elRecibo de pago de prima en original y las Condicionesgenerales de la póliza en original y Escrito en original, enque el representante legal de la compañía acepta las
1.
2.
3.
4.
4A.
4A.1.
4A.2.
4A.3.
4A.4.
4A.5.
Contratación de Seguros Patrimoniales.
COPIA NO CONTROLADA
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
1919191919
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Contratación de Seguros Patrimoniales.
condiciones especiales de aseguramiento y verifica si estáncorrectos los documentos, validando que el monto de los reciboscoincida con la propuesta económica presentada por el licitanteadjudicado.
¿Están correctos los documentos?
En caso de no estar correctos los documentos:
Elabora el Oficio de observaciones en un tanto, indicando loserrores u omisiones.
Recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios en el Oficio de observaciones en un tanto y obtieneuna fotocopia del mismo.
Envía a la compañía aseguradora el Oficio de observaciones enun tanto y recaba acuse de recibido en la fotocopia.
Pasa el tiempo.
Recibe de la compañía aseguradora la Póliza en original, elRecibo de pago de prima en original y las Condicionesgenerales de la póliza en original y Escrito en original y archivade manera cronológica temporal la fotocopia del Oficio deobservaciones, desechando la anterior.
Continúa con la actividad No. 4C.
En caso de estar correctos los documentos:
Obtiene fotocopia de la Póliza original, el Recibo de pago deprima original y de las Condiciones generales de la póliza enoriginal y Escrito original, en que el representante legal de lacompañía acepta las condiciones especiales de aseguramiento.
Solicita y recibe del Departamento de Licitaciones, copia delActa de la junta de presentación y apertura de proposiciones,Dictamen técnico-económico y Notificación de fallo.
Elabora e imprime el Oficio de entrega de documentos en dostantos y recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Controlde Inventarios.
4B.
4B.1.
4B.2.
4B.3.
4C.
4C.1.
4C.2.
Departamento de Seguros yFianzas.
COPIA NO CONTROLADA
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
2020202020
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Contratación de Seguros Patrimoniales.
Departamento de Seguros yFianzas.
Envía a la Dependencia solicitante, el Oficio de entrega dedocumentos en primer tanto, la Póliza en original, el Recibo depago de prima en original, las Condiciones generales de lapóliza en original, copia del Acta de la junta de presentación yapertura de proposiciones y del Dictamen técnico-económico,así como la Notificación de fallo de la compañía adjudicada y elEscrito en fotocopia en que el representante legal de la compañíaacepta las condicones especiales de aseguramiento, recabandoacuse de recibido en el segundo tanto del Oficio.
Pasa el tiempo.
Recibe de la Dependencia solicitante, el Comprobante de pagode la póliza en fotocopia.
Integra el Expediente del seguro patrimonial con lossiguientes documentos:- Oficio de solicitud de aseguramiento, en original.- Base de datos, en original.- Póliza, en fotocopia.- Recibo de pago de prima, en fotocopia.- Condiciones generales de la póliza, en fotocopia.- Oficio de entrega de documentos, en segundo tanto.- Comprobante de pago de la póliza, en fotocopia.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal el Expedientedel seguro patrimonial.
Fin del procedimiento.
Conecta con los procedimientos:- Reclamación de Siniestros.- Control Documental.
En caso de ser una adjudicación directa:
Elabora e imprime el Oficio de solicitud de cotización a lascompañías aseguradoras en dos tantos, con base en lainformación analizada.
Integra el Anexo técnico al Oficio de solicitud de cotización,en dos tantos y recaba firma del Subdirector de Adquisiciones yControl de Inventarios en el Oficio.
Envía a las compañías aseguradoras el Oficio de solicitud decotización en primer tanto y el Anexo técnico en primer tanto yen electrónico, recabando acuse de recibido en el segundo tanto.
4C.3.
4C.4.
4C.5.
4C.6.
5.
6.
7.
COPIA NO CONTROLADA
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
2121212121
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Contratación de Seguros Patrimoniales.
Departamento de Seguros yFianzas.
Pasa el tiempo.
Recibe de las compañías aseguradoras las Propuestas deaseguramiento, en original.
Elabora el Cuadro comparativo de propuestas en original, conbase a las Propuestas de aseguramiento en original.
Analiza y determina la compañía de seguros a adjudicar, conbase al Cuadro comparativo de propuestas en original.
Pasa el tiempo.
Elabora e imprime el Oficio de solicitud de emisión de pólizaen dos tantos y recaba visto bueno del Subdirector deAdquisiciones y Control de Inventarios y firma del Titular delSector.
Envía a la compañía adjudicada el Oficio de solicitud deemisión de póliza en primer tanto y la Base de datos en medioelectrónico, recabando acuse de recibido en el segundo tanto delOficio.
Pasa el tiempo.
Recibe de la compañía adjudicada la Póliza en original, elRecibo de pago de prima en original y las Condicionesgenerales de la póliza en original y verifica si están correctoslos documentos.
¿Están correctos los documentos?
En caso de no estar correctos los documentos:
Elabora e imprime el Oficio de observaciones en un tanto,indicando los errores u omisiones.
Recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios en el Oficio de observaciones en un tanto y obtieneuna fotocopia del mismo.
Envía a la compañía aseguradora el Oficio de observaciones enun tanto y recaba acuse de recibido en la fotocopia.
Pasa el tiempo.
Recibe de la compañía aseguradora la Póliza en original, elRecibo de pago de prima en original y las Condicionesgenerales de la póliza en original y archiva de maneracronológica temporal la fotocopia del Oficio de observaciones,desechando la anterior.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
13A.
13A.1.
13A.2.
13A.3.
COPIA NO CONTROLADA
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
2222222222
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Continúa con la actividad No. 14.
En caso de estar correctos los documentos:
Obtiene fotocopia de la Póliza en original, el Recibo de pago deprima en original y de las Condiciones generales de la pólizaen original.
Elabora e imprime el Oficio de entrega de documentos en dostantos y recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Controlde Inventarios.
Envía a la Dependencia solicitante, el Oficio de entrega dedocumentos en primer tanto, la Póliza en original, el Recibo depago de prima en original y las Condiciones generales de lapóliza en original, recabando acuse de recibido en el segundotanto del Oficio.
Pasa el tiempo.
Recibe de la Dependencia solicitante, el Comprobante de pagode la póliza en fotocopia.
Integra el Expediente del seguro patrimonial con lossiguientes documentos:- Oficio de solicitud de aseguramiento, en original.- Base de datos, en original.- Oficio de solicitud de cotización, en segundo tanto.- Anexo técnico, en segundo tanto.- Propuestas de aseguramiento, en original.- Cuadro comparativo de propuestas, en original.- Oficio de solicitud de emisión de póliza, en segundo tanto.- Póliza, en fotocopia.- Recibo de pago de prima, en fotocopia.- Condiciones generales de la póliza, en fotocopia.- Oficio de entrega de documentos, en segundo tanto.- Comprobante de pago de la póliza, en fotocopia.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal el Expedientedel seguro patrimonial.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con los procedimientos:- Reclamación de Siniestros.- Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.
Contratación de Seguros Patrimoniales.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
Departamento de Seguros yFianzas.
COPIA NO CONTROLADA
1F
OFICIO DE OBSERVACIONES
1F
ESCRITO
O
ESCRITO
CUADRO COMPARATIVO DE
PROPUESTAS
ANEXO TÉCNICO
BASE DE DATOS
CONTRATACIÓN DE SEGUROS PATRIMONIALESDEPARTAMENTO DE SEGUROS Y FIANZAS
INICIO
BASE DE DATOS
OFICIO DE SOLICITUD DE ASEGURAMIENTO
RECIBE
O
O
DEPENDENCIA
BASE DE DATOS
OFICIO DE SOLICITUD DE ASEGURAMIENTO
ANALIZA
O
O
CON BASE EN LA
INFORMACIÓN ANALIZADA
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE
INVENTARIOS
IDENTIFICA LA MODALIDAD EN LA QUE SE
LLEVARÁ A CABO LA CONTRATACIÓN DEL
SEGURO
¿EN QUÉ MODALIDAD SE LLEVARÁ A CABO LA
CONTRATACIÓN?
ANEXO TÉCNICO
ELABORA E IMPRIME Y OBTIENE VISTO BUENO
1T
ANEXO TÉCNICO
TURNA PARA LA ELABORACIÓN DE LAS BASES DE LICITACIÓN
1T
DEPARTAMENTO DE LICITACIONES
PROPUESTAS TÉCNICAS Y ECONÓMICAS
RECIBE PARA SU ANÁLISIS
O
DEPARTAMENTO DE LICITACIONES
CUADRO COMPARATIVO DE PROPUESTAS
ELABORA E IMPRIME
O
CON BASE EN LAS
PROPUESTAS TÉCNICAS Y
ECONÓMICAS
CUADRO COMPARATIVO DE PROPUESTAS
RECABA FIRMA
O
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
CUADRO COMPARATIVO DE PROPUESTAS
PROPUESTAS TÉCNICAS Y ECONÓMICAS
TURNA
DEPARTAMENTO DE LICITACIONES
O
O
INHERENTES AL PROCEDIMIENTO DE
LICITACIONES
INHERENTES AL PROCEDIMIENTO DE
LICITACIONES
CONDICIONES GENERALES DE LA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA
RECIBE Y VERIFICA SI ESTÁN CORRECTOS
O
O
O
COMPAÑÍA ADJUDICADA
VALIDANDO QUE EL MONTO DE LOS
RECIBOS COINCIDA CON LA PROPUESTA
ECONÓMICA PRESENTADA POR EL
LICITANTE ADJUDICADO
OFICIO DE OBSERVACIONES
ELABORA INDICANDO LOS ERRORES U OMISIONES
1T
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
OFICIO DE OBSERVACIONES
RECABA FIRMA Y OBTIENE
1F
1T
OFICIO DE OBSERVACIONES
ENVÍA Y RECABA ACUSE DE RECIBIDO
1F
1T
COMPAÑÍA ASEGURADORA
¿ESTÁN CORRECTOS LOS DOCUMENTOS?
NO
COMPAÑÍA ASEGURADORA
CONDICIONES GENERALES DE LA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA
OBTIENE
O
O
O
1F
1F
1F
SI
1
LICITACIÓN
2
ADJUDICACIÓN DIRECTA
O
ESCRITO
CONDICIONES GENERALES DE LA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA
RECIBE Y DESECHA LA ANTERIOR
O
O
O
C
O
COPIA NO CONTROLADA
ESCRITO
NOTIFICACIÓN DE FALLO
1C
1F
COMPROBANTE DE PAGO DE LA PÓLIZA
OFICIO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS
CONDICIONES GENERALES DE LA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA
1F
1F
1F
2T
1F
BASE DE DATOS
OFICIO DE SOLICITUD DE ASEGURAMIENTO
BASE DE DATOS
ANEXO TÉCNICO
DICTAMEN TÉCNICO-ECONÓMICO
ACTA DE LA JUNTA
CONTRATACIÓN DE SEGUROS PATRIMONIALESDEPARTAMENTO DE SEGUROS Y FIANZAS
1
CONDICIONES GENERALES DE LA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA
OFICIO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS
ENVÍA
RECABANDO ACUSE DE
RECIBIDO EN EL SEGUNDO TANTO DEL
OFICIO
INTEGRA EL EXPEDIENTE DEL SEGURO PATRIMONIAL
1T
O
O
O
DICTAMEN TÉCNICO-ECONÓMICO
ACTA DE LA JUNTA
SOLICITA Y RECIBE
DEPARTAMENTO DE LICITACIONES
1C
1C
OFICIO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS
ELABORA, IMPRIME Y RECABA FIRMA
1-2T
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
DEPENDENCIA SOLICITANTE
COMPROBANTE DE PAGO DE LA PÓLIZA
RECIBE
1F
1C
1C
DEPENDENCIA SOLICITANTE
EXPEDIENTE DEL SEGURO PATRIMONIAL
ORDENA
C
CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:- RECLAMACIÓN DE SINIESTROS- CONTROL DOCUMENTAL DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS Y FIANZAS
2
OFICIO DE SOLICITUD DE COTIZACIÓN
ELABORA E IMPRIME
1-2T
CON BASE EN LA
INFORMACIÓN ANALIZADA
ANEXO TÉCNICO
OFICIO DE SOLICITUD DE COTIZACIÓN
INTEGRA Y RECABA FIRMA EN EL OFICIO
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
1-2T
1-2T
ANEXO TÉCNICO
OFICIO DE SOLICITUD DE COTIZACIÓN
ENVÍA
COMPAÑÍAS ASEGURADORAS
1T
1T
RECABANDO ACUSE DE
RECIBIDO EN EL SEGUNDO
TANTO
PROPUESTAS DE ASEGURAMIENTO
RECIBE
O
COMPAÑÍAS ASEGURADORAS
CUADRO COMPARATIVO DE PROPUESTAS
ELABORA
CON BASE A LAS PROPUESTAS DE ASEGURAMIENTO
O
ANALIZA Y DETERMINA LA COMPAÑÍA DE SEGUROS
A ADJUDICAR
CON BASE AL CUADRO
COMPARATIVO DE PROPUESTAS
OFICIO DE SOLICITUD DE EMISIÓN DE PÓLIZA
ELABORA, IMPRIME Y RECABA VISTO BUENO Y
FIRMA
1-2T
-SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
-TITULAR DEL SECTOR
OFICIO DE SOLICITUD DE EMISIÓN DE PÓLIZA
ENVÍA
COMPAÑÍA ADJUDICADA
1T
RECABANDO ACUSE DE
RECIBIDO EN EL SEGUNDO TANTO DEL
OFICIO
COMPAÑÍA ADJUDICADA
CONDICIONES GENERALES DE LA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA
RECIBE Y VERIFICA SI ESTÁN CORRECTOS
O
O
O
3
O
O
FIN
COPIA NO CONTROLADA
CONTRATACIÓN DE SEGUROS PATRIMONIALESDEPARTAMENTO DE SEGUROS Y FIANZAS
3
CONDICIONES GENERALES DE LA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA
OBTIENE
O
O
O
1F
1F
1F
OFICIO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS
ELABORA, IMPRIME Y RECABA FIRMA
1-2T
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
¿ESTÁN CORRECTOS LOS DOCUMENTOS?
SI
OFICIO DE OBSERVACIONES
ELABORA E IMPRIME INDICANDO LOS ERRORES
U OMISIONES
1T
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
OFICIO DE OBSERVACIONES
RECABA FIRMA Y OBTIENE
1F
1T
OFICIO DE OBSERVACIONES
ENVÍA Y RECABA ACUSE DE RECIBIDO
1F
1T
COMPAÑÍA ASEGURADORA
OFICIO DE OBSERVACIONES
1F
COMPAÑÍA ASEGURADORA
C
NO
COMPROBANTE DE PAGO DE LA PÓLIZA
RECIBE
1F
DEPENDENCIA SOLICITANTE
CONDICIONES GENERALES DE LA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA
OFICIO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS
ENVÍA
DEPENDENCIA SOLICITANTE
RECABANDO ACUSE DE
RECIBIDO EN EL SEGUNDO TANTO DEL
OFICIO1T
O
O
O
COMPROBANTE DE PAGO DE LA PÓLIZA
OFICIO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS
CONDICIONES GENERALES DE LA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA
OFICIO DE SOLICITUD DE EMISIÓN DE PÓLIZA
2T
1F
1F
1F
2T
1F
CUADRO COMPARATIVO DE PROPUESTAS
PROPUESTAS DE ASEGURAMIENTO
ANEXO TÉCNICO
OFICIO DE SOLICITUD DE COTIZACIÓN
BASE DE DATOS
OFICIO DE SOLICITUD DE ASEGURAMIENTO
INTEGRA EL EXPEDIENTE DEL SEGURO PATRIMONIAL
O
O
2T
2T
O
O
EXPEDIENTE DEL SEGURO PATRIMONIAL
ORDENA
C
FIN
CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:- RECLAMACIÓN DE SINIESTROS- CONTROL DOCUMENTAL DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS Y FIANZAS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZASY ADMINISTRACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL
DE INVENTARIOS MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO AUTORIZACIÓNREVISIÓN
CONDICIONES GENERALES DE LA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA
RECIBE CORREGIDAS Y DESECHA LA ANTERIOR
O
O
O
COPIA NO CONTROLADA
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
2626262626
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES YCONTROL DE INVENTARIOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Anual.
Contratación del Seguro contra Desastres Naturales.
• La contración del seguro, deberá realizarse con las compañías aseguradoras en el ramo de dañosy autorizadas por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
Salvaguardar la infraestructura propiedad del Gobierno del Estado o aquella sobre la cual tengaresponsabilidad directa o indirecta, así como garantizar apoyos para la población de bajos ingresos.
- Reclamación de Siniestros.- Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.
COPIA NO CONTROLADA
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
2727272727
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Departamento de Segurosy Fianzas.
Recibe del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios, la instrucción de llevar a cabo la contración delseguro.
Define las coberturas, sumas aseguradas y las condiciones deaseguramiento convenientes.
Acuerda con el Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios los sectores a asegurar.
Elabora el Oficio de solicitud de información, a los diversossectores de la infraestructura a su cargo susceptible deaseguramiento, en original y copia y recaba firma delSubdirector de Adquisiciones y Control de Inventarios.
Envía a los sectores respectivos el Oficio de solicitud deinformación en original, recabando acuse de recibido en lacopia.
Pasa el tiempo.
Recibe de los sectores respectivos la Información de lainfraestructura susceptible de aseguramiento, en original y enarchivo electrónico.
Analiza la Información de la infraestructura susceptible deaseguramiento, en original y acuerda con el Subdirector deAdquisiciones y Control de Inventarios la infraestructuraasegurable.
Elabora e imprime el Cuadro resumen en dos tantos, con losdatos de la infraestructura asegurable.
Elabora e imprime el Oficio de solicitud de cotización a lacompañía de seguros en dos tantos y recaba firma delSubdirector de Adquisiciones y Control de Inventarios.
Envía a la compañía aseguradora el Oficio de solicitud decotización y el Cuadro resumen, en primer tanto, recabandoacuse de recibido en el segundo tanto.
Pasa el tiempo.
Recibe de la compañía aseguradora, la Propuesta deaseguramiento en original.
Revisa las condiciones de contratación con el Subdirector deAdquisiciones y Control de Inventarios.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Contratación del Seguro contra Desastres Naturales.
COPIA NO CONTROLADA
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
2828282828
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Contratación del Seguro contra Desastres Naturales.
Elabora e imprime la Tarjeta de autorización en un tanto,anexando la información del Cuadro resumen de lainfraestructura a asegurar, coberturas, sumas aseguradas, costode la prima y demás condiciones de la póliza.
Turna la Tarjeta de autorización en un tanto al Subdirector deAdquisiciones y Control de Inventarios, para recabar laautorización del Titular del Sector.
Pasa el tiempo.
Recibe del Subdirector de Adquisiciones y Control de Inventariosla Tarjeta de autorización en un tanto, con la autorizaciónrespectiva.
Elabora e imprime el Oficio de solicitud de emisión de pólizaen dos tantos y recaba visto bueno del Subdirector deAdquisiciones y Control de Inventarios y firma del Titular delSector.
Envía a la compañía aseguradora adjudicada el Oficio desolicitud de emisión de póliza en primer tanto, con los valoresde la infraestructura asegurada por sector, recabando acuse derecibido en el segundo tanto del Oficio.
Pasa el tiempo.
Recibe de la compañía aseguradora la Póliza de seguro enoriginal, el Recibo de pago de prima en original y lasCondiciones generales de la póliza en original y verifica siestán correctos los documentos.
¿Están correctos los documentos?
En caso de no estar correctos los documentos:
Elabora el Oficio de observaciones en un tanto, indicando loserrores u omisiones.
Recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios en el Oficio de observaciones en un tanto y obtieneuna fotocopia del mismo.
Envía a la compañía aseguradora el Oficio de observaciones enun tanto y recaba acuse de recibido en la fotocopia.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
18A.
18A.1.
18A.2.
Departamento de Segurosy Fianzas.
COPIA NO CONTROLADA
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
2929292929
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Contratación del Seguro contra Desastres Naturales.
Departamento de Seguros yFianzas.
Pasa el tiempo.
Recibe de la compañía aseguradora la Póliza de seguro enoriginal, el Recibo de pago de prima en original y lasCondiciones generales de la póliza en original y archiva demanera cronológica temporal la fotocopia del Oficio deobservaciones, desechando la anterior.
Continúa con la actividad No. 19.
En caso de estar correctos los documentos:
Obtiene fotocopia a la Carátula de la póliza de seguro enoriginal, al Recibo de pago de prima en original y a la Tarjetade autorización en original.
Turna al Departamento de Cotizadores y Pago a Proveedores laCarátula de la póliza de seguro en fotocopia, el Recibo depago de prima en original y la Tarjeta de autorización enfotocopia, para que efectúe el pago correspondiente.
Pasa el tiempo.
Recibe del Departamento de Cotizadores y Pago a Proveedores,la fotocopia del Comprobante de pago de la póliza.
Integra el Expediente del seguro contra desastres naturalescon los siguientes documentos:- Oficio de solicitud de información, en copia.- Información de la infraestructura, en original.- Oficio de solicitud de cotización, en segundo tanto.- Cuadro resumen, en segundo tanto.- Propuesta de aseguramiento, en original.- Tarjeta de autorización, en un tanto.- Oficio de solicitud de emisión de póliza, en segundo tanto.- Póliza de seguro, en original.- Recibo de pago de prima, en fotocopia.- Condiciones generales de la póliza, en original.- Comprobante de pago de la póliza, en fotocopia.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal el Expedientedel seguro contra desastres naturales.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con los procedimientos:- Reclamación de Siniestros.- Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.
18A.3.
19.
20.
21.
22.
23.
COPIA NO CONTROLADA
INFORMACIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA
CONTRATACIÓN DEL SEGURO CONTRA DESASTRES NATURALESDEPARTAMENTO DE SEGUROS Y FIANZAS
INICIO
RECIBE LA INSTRUCCIÓN DE LLEVAR A CABO LA CONTRATACIÓN DEL
SEGURO
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
DEFINE LAS COBERTURAS, SUMAS ASEGURADAS Y LAS
CONDICIONES DE ASEGURAMIENTO
ACUERDA LOS SECTORES A ASEGURAR
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
OFICIO DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN
ELABORA Y RECABA FIRMA
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
O-1C
OFICIO DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN
ENVÍA
SECTORES RESPECTIVOS
O
RECABANDO ACUSE DE
RECIBIDO EN LA COPIA
INFORMACIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA
RECIBE
SECTORES RESPECTIVOS
O
INFORMACIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA
ANALIZA Y ACUERDA LA INFRAESTRUCTURA
ASEGURABLE
O
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
CUADRO RESUMEN
ELABORA E IMPRIME CON LOS DATOS DE LA
INFRAESTRUCTURA ASEGURABLE
1-2T
OFICIO DE SOLICITUD DE COTIZACIÓN
ELABORA E IMPRIME Y RECABA FIRMA
1-2T
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
CUADRO RESUMEN
OFICIO DE SOLICITUD DE COTIZACIÓN
ENVÍA
COMPAÑÍA ASEGURADORA
1T
1T
RECABANDO ACUSE DE
RECIBIDO EN EL SEGUNDO
TANTO
PROPUESTA DE ASEGURAMIENTO
RECIBE
O
COMPAÑÍA ASEGURADORA
REVISA LAS CONDICIONES DE CONTRATACIÓN
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
TARJETA DE AUTORIZACIÓN
ELABORA E IMPRIME
1T
ANEXANDO LA INFORMACIÓN DEL CUADRO
RESUMEN
TARJETA DE AUTORIZACIÓN
TURNA PARA RECABAR LA AUTORIZACIÓN DEL
SECTOR
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
1T
TARJETA DE AUTORIZACIÓN
RECIBE CON LA AUTORIZACIÓN
RESPECTIVA
1T
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
OFICIO DE SOLICITUD DE EMISIÓN DE PÓLIZA
ELABORA E IMPRIME Y RECABA VISTO BUENO Y
FIRMA
-SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
-TITULAR DEL SECTOR
1-2T
OFICIO DE SOLICITUD DE EMISIÓN DE PÓLIZA
ENVÍA CON LOS VALORES DE LA INFRAESTRUCTURA ASEGURADA POR SECTOR
COMPAÑÍA ASEGURADORA
1T
RECABANDO ACUSE DE
RECIBIDO EN EL SEGUNDO
TANTO
¿ESTÁN CORRECTOS LOS DOCUMENTOS?
NO
SI
1
TARJETA DE AUTORIZACIÓN
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
CARÁTULA DE LA PÓLIZA
OBTIENE
O
O
O
1F
1F
1F
COMPAÑÍA ASEGURADORA
CONDICIONES GENERALES DE LA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA DE SEGURO
RECIBE Y VERIFICA SI ESTÁN CORRECTOS
O
O
O
OFICIO DE OBSERVACIONES
ELABORA INDICANDO LOS ERRORES U OMISIONES
1T
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
OFICIO DE OBSERVACIONES
RECABA FIRMA Y OBTIENE
1F
1T
OFICIO DE OBSERVACIONES
ENVÍA Y RECABA ACUSE DE RECIBIDO
1F
1T
COMPAÑÍA ASEGURADORA
OFICIO DE OBSERVACIONES
1F
COMPAÑÍA ASEGURADORA
C
CONDICIONES GENERALES DE LA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA DE SEGURO
RECIBE Y DESECHA LA ANTERIOR
O
O
O
COPIA NO CONTROLADA
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
3232323232
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES YCONTROL DE INVENTARIOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Mensual, en los siniestros de auto y vida.Semestral, en los siniestros de edificios, contenidos y fianzas de fidelidad.Eventual, en los siniestros por desastres naturales.
Integración de los Reportes de Siniestralidad de las Dependencias de la Administración PúblicaCentralizada.
• El Departamento de Seguros y Fianzas, en las contrataciones de seguros mediante procesoslicitatorios y de adjudicación directa, deberá establecer el medio de envío y la periocidad del informede los siniestros ocurridos durante la vigencia de la póliza, mismo que deberá remitir la compañíaadjudicada.
• Las compañía de seguros o de fianzas y las Dependencias del Poder Ejecutivo, deberán enviardurante los primeros 5 días del mes, según les corresponda, el Reporte de siniestros conforme alformato de Registro mensual de siniestros, al Jefe del Departamento de Seguros y Fianzas.
Mantener actualizada la estadística de los siniestros ocurridos durante la vigencia de las pólizas deseguros y fianzas de fidelidad.
COPIA NO CONTROLADA
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
3333333333
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Jefe del Departamento deSeguros y Fianzas.
A d m i n i s t r a t i v oEspecializado.
Recibe de la compañía de seguros o de fianzas y de lasDependencias del Poder Ejecutivo, los Reportes de siniestrosen un tanto y de manera electrónica.
Revisa los Reportes de siniestros en un tanto y los turna alAdministrativo Especializado que corresponda.
Recibe del Jefe del Departamento de Seguros y Fianzas losReportes de siniestros, en un tanto y verifica que todas lasDependencias hayan entregado el respectivo reporte.
¿Todas las Dependencias entregaron el reporte respectivo?
En caso de no haber entregado todas las Dependencias elreporte respectivo:
Solicita y recibe de la Dependencia correspondiente el Reportede siniestros, en un tanto.
Continúa con la actividad No. 4.
En caso de haber entregado todas las Dependencias el reporterespectivo:
Analiza los Reportes de siniestros, en un tanto y verifica sicoincide la siniestralidad de las Dependencias con la de lascompañías de seguros o fianzas.
¿Coincide la información?
En caso de no coincidir la información:
Establece comunicación con la compañía de seguros o fianzasy/o con la Dependencia que corresponda y concilia lainformación.
Continúa con la actividad No. 5.
En caso de coincidir la información:
Elabora el Reporte mensual de siniestros en un tanto,elaborando en caso de movimientos, las gráficas respectivas.
Informa al Subdirector de Adquisiciones y Control de Inventariosel comportamiento de la siniestralidad.
1.
2.
3.
3A.
4.
4A.
5.
6.
Integración de los Reportes de Siniestralidad de las Dependencias de la Administración PúblicaCentralizada.
COPIA NO CONTROLADA
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
3434343434
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Integración de los Reportes de Siniestralidad de las Dependencias de la Administración PúblicaCentralizada.
7.
8.
9.
10.
Pasa el tiempo.
Elabora el Reporte anual de siniestralidad en un tanto, conbase en el Reporte mensual de siniestros.
Informa al Subdirector de Adquisiciones y Control de Inventariosel comportamiento de la siniestralidad durante la vigencia de lapóliza.
Integra el Expediente de la siniestralidad con los siguientesdocumentos:- Reportes de siniestros, en un tanto.- Reporte mensual de siniestros, en un tanto.- Reporte anual de siniestralidad, en un tanto.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal el Expedientede la siniestralidad.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
A d m i n i s t r a t i v oEspecializado.
COPIA NO CONTROLADA
INTEGRACIÓN DE LOS REPORTES DE SINIESTRALIDAD DE LAS DEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA CENTRALIZADADEPARTAMENTO DE SEGUROS Y FIANZAS
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE SEGUROS Y FIANZAS ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO
INICIO
REPORTES DE SINIESTROS
RECIBE
1T
REPORTES DE SINIESTROS
REVISA Y TURNA
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO
REPORTES DE SINIESTROS
RECIBE Y VERIFICA QUE TODAS LAS
DEPENDENCIAS HAYAN ENTREGADO EL
RESPECTIVO REPORTE
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE SEGUROS Y FIANZAS
¿TODAS LAS DEPENDENCIAS
ENTREGARON EL REPORTE
RESPECTIVO?
REPORTE DE SINIESTROS
SOLICITA Y RECIBENO
DEPENDENCIA CORRESPONDIENTE
1T
REPORTES DE SINIESTROS
ANALIZA Y VERIFICA SI COINCIDE LA
SINIESTRALIDAD DE LAS DEPENDENCIAS CON LA DE LAS COMPAÑÍAS DE SEGUROS O FIANZAS
SI
1T
¿COINCIDE LA INFORMACIÓN?
ESTABLECE COMUNICACIÓN Y
CONCILIA LA INFORMACIÓN
COMPAÑÍA DE SEGUROS O FIANZAS Y/O CON LA
DEPENDENCIA
REPORTE MENSUAL DE SINIESTROS
ELABORA
NO
SI
1T
ELABORANDO EN CASO DE
MOVIMIENTOS, LAS GRÁFICAS RESPECTIVAS
INFORMA EL COMPORTAMIENTO DE LA
SINIESTRALIDAD
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
REPORTE ANUAL DE SINIESTRALIDAD
ELABORA
1T
CON BASE EN EL REPORTE MENSUAL DE SINIESTROS
INFORMA EL COMPORTAMIENTO DE LA
SINIESTRALIDAD DURANTE LA VIGENCIA DE
LA PÓLIZA
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
REPORTE ANUAL DE SINIESTRALIDAD
REPORTE MENSUAL DE SINIESTROS
REPORTES DE SINIESTROS
INTEGRA EL EXPEDIENTE DE LA SINIESTRALIDAD
1T
1T
1T
EXPEDIENTE DE LA SINIESTRALIDAD
ORDENA
C
FIN
-COMPAÑÍAS DE SEGUROS O FIANZAS-DEPENDENCIAS DEL PODER EJECUTIVO
1T
1T
ELECTRÓNICAMENTE
ELECTRÓNICAMENTE
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZASY ADMINISTRACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL
DE INVENTARIOS MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO AUTORIZACIÓNREVISIÓN
COPIA NO CONTROLADA
CONTRATACIÓN DEL SEGURO CONTRA DESASTRES NATURALESDEPARTAMENTO DE SEGUROS Y FIANZAS
1
TARJETA DE AUTORIZACIÓN
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
CARÁTULA DE LA PÓLIZA
TURNA
DEPARTAMENTO DE COTIZADORES Y PAGO A
PROVEEDORES
COMPROBANTE DE PAGO DE LA PÓLIZA
RECIBE
1F
DEPARTAMENTO DE COTIZADORES Y PAGO A
PROVEEDORES
EXPEDIENTE DEL SEGURO CONTRA DESASTRES NATURALES
ORDENA
C
FIN
CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:- RECLAMACIÓN DE SINIESTROS- CONTROL DOCUMENTAL DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS Y FIANZAS
1F
O
1F
COMPROBANTE DE PAGO DE LA PÓLIZA
CONDICIONES GENERALES DE LA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA DE SEGURO
OFICIO DE SOLICITUD DE EMISIÓN DE PÓLIZA
TARJETA DE AUTORIZACIÓN
PROPUESTA DE ASEGURAMIENTO
CUADRO RESUMEN
OFICIO DE SOLICITUD DE COTIZACIÓN
INFORMACIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA
OFICIO DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN
INTEGRA EL EXPEDIENTE DEL SEGURO CONTRA
DESASTRES NATURALES
1C
O
2T
2T
O
1T
2T
O
1F
O
1F
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZASY ADMINISTRACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL
DE INVENTARIOS MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO AUTORIZACIÓNREVISIÓN
COPIA NO CONTROLADA
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
3636363636
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES YCONTROL DE INVENTARIOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Eventual.
Reclamación de Siniestros de Vehículos Terrestres.
• La reclamación de los daños, se deberá presentar a la compañía de seguros cuando el monto de losdaños sea superior al deducible que corresponda.
• Las áreas administrativas, en caso de que la unidad haya sido determinada como pérdidad total,deberán entregar la siguiente documentación al Departamento de Seguros y Fianzas, de acuerdo altipo de siniestro.
Por daños materiales:- Factura endosada a favor de la compañía aseguradora, en original.- Licencia de manejo, en copia.- Constancia de tenencias y/o Pago de derechos, en original.- Baja de placas y Recibo de pago, en original.- Comprobante de domicilio de la Dependencia, en copia.- Tarjetón del registro federal de vehículos (modelos anteriores 1990), en original.- Póliza, en original.- Llaves del vehículo.- Identificación oficial de la persona que endose la factura, en copia.- Registro federal de contribuyentes de la Dependencia, en copia.- Nombramiento de la persona que endose la factura, en copia.
Integrar en tiempo y forma los expedientes de reclamación de daños, a fin de gestionar ante lacompañía de seguros la indemnización a que tenga derecho el Gobierno del Estado o los tercerosafectados.
- Integración de los Reportes de Siniestralidad de las Dependencias de la Administración PúblicaCentralizada.
COPIA NO CONTROLADA
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
3737373737
NORMAS
Por responsabilidad civil por daños a terceros y responsabilidad civil de viajero:- Credencial oficial del afectado, en copia.- Comprobante de domicilio del afectado, en copia.- Documento del ministerio público en copia certificada o el Documento que levante la Policía
Federal, Local o Tránsito.- Cotización o Factura de los daños afectados.
• En el caso de que en el siniestro existan Gastos médicos de ocupantes y conductor, elDepartamento de Seguros y Fianzas deberá verificar que el ajustador otorgue las órdenes deadmisión médica e indique los hospitales a los cuales puede ingresar el lesionado, así comoconfirmar el ingreso, estancia y alta de los lesinados con la atención correspondiente.En el caso, que por la urgencia y lesión del lesionado, éste sea ingresado a un hospital diferente alde la compañía de seguros, el Departamento de Seguros y Fianzas deberá tramitar el reembolso delos gastos médicos, solicitando los siguientes documentos a los familiares del lesionado:- Factura del sanatorio, en original.- Recibos de honorarios médicos, en original.- Estudios médicos que se hayan practicado por motivo del accidente.- Identificación oficial del lesionado, en copia.- Comprobante de domicilio del lesionado, en copia.En caso de fallecimiento, deberá solicitar lo siguiente:- Acta de defunción y Comprobantes de gastos, en original, en caso de afectar gastos
funerarios.- Identificación oficial con fotografía del fallecido, en copia.- Identificación oficial con fotografía del beneficiario, en copia.- Comprobante de domicilio del beneficiario, en copia.
• En el caso de que exista el Robo total de la unidad, el área administrativa que tiene a cargo elvehículo deberá entregar al Departamento de Seguros y Fianzas la siguiente documentación:- Factura endosada a favor de la compañía aseguradora, en original.- Constancia de tenencias y/o Pago de derechos, en original.- Comprobante de domicilio de la Dependencia, en copia.- Tarjetón del registro federal de vehículos (modelos anteriores 1990), en original.- Póliza, en original.- Identificación oficial del Jefe de la Unidad Administrativa, en copia.- Registro federal de contribuyentes de la Dependencia, en copia.- Nombramiento del Jefe de la Unidad Administrativa, en copia.- Averiguación previa del Agente del Ministerio Público, en copia certificada.- Constancia de la policía federal, en copia certificada.- Constancia de la policía estatal y tránsito o policía judicial, en copia certificada.
• En el caso de que exista Rotura de cristales de la unidad, el Departamento de Seguros y Fianzasverifica que el área administrativa que tiene a cargo el vehículo, ingrese el mismo a la cristaleríadesignada por la compañía de seguros.
COPIA NO CONTROLADA
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
3838383838
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Departamento de Segurosy Fianzas.
Recibe del afectado la notificación del siniestro y verifica si yafue reportado.
¿Fue reportado el siniestro?
En caso de no haber sido reportado:
Asesora e indica al afectado que debe reportar el siniestro.
Continúa con la actividad No. 2.
En caso de haber sido reportado:
Solicita al afectado el número de siniestro, número de póliza,inciso y nombre del conductor.
Verifica la atención en tiempo y forma de la compañía deseguros y el tipo de siniestro
¿Qué tipo de siniestro es?
En caso de ser por robo total:
Solicita y recibe del área administrativa que tiene a cargo elvehículo los Documentos correspondientes, revisando queestén debidamente integrados y archivándolos de maneracronológica temporal.
Fin del procedimiento.
En caso de ser por daños materiales:
Verifica lo siguiente:- La entrega por el ajustador, del volante de admisión para la
reparación de la unidad siniestrada.- La entrada de la unidad al taller o agencia que corresponda.- La realización del levantamiento del inventario de la recepción
de la unidad.
Solicita y recibe al área administrativa, la copia del Volante deadmisión y del Vale de recepción de la unidad.
Pasa el tiempo.
Verifica la entrega y envío de la evaluación de daños a lacompañía aseguradora por el taller o agencia y si la unidad seráreparada o determinada como pérdida total.
1.
1A.
2.
3.
3A.
4.
5.
6.
Reclamación de Siniestros de Vehículos Terrestres.
COPIA NO CONTROLADA
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
3939393939
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Reclamación de Siniestros de Vehículos Terrestres.
6A.
6A.1.
6B.
6C.
6C.1.
6C.2.
6C.3.
6C.4.
Departamento de Segurosy Fianzas.
¿La unidad será reparada o determinada como pérdida total?
En caso de ser la unidad reparada:
Confirma con la compañía de seguros, la reparación total de losdaños a la unidad siniestrada, así como la fecha programada deentrega de la unidad reparada.
Pasa el tiempo.
Verifica con la compañía de seguros la entrega de la unidadreparada en la fecha programada.
¿Fue entregada la unidad reparada?
En caso de no haber sido entregada la unidad reparada:
Investiga las razones del incumplimiento y gestiona la entrega dela unidad.
Continúa con la actividad No. 6C.
En caso de haber sido entregada la unidad reparada:
Investiga con la compañía de seguros el monto del deducible apagar e informa el monto al área administrativa que tiene a cargoel vehículo.
Pasa el tiempo.
Solicita y recibe del área administrativa que tiene a cargo elvehículo, la copia del Pago del deducible.
Confirma con el área administrativa, la entrega-recepción delvehículo.
Solicita y recibe del área administrativa, la copia del Finiquito yde la Carta garantía.
Integra el Expediente del siniestro con los siguientesdocumento:- Pago del deducible, en copia.- Finiquito, en copia.- Carta garantía, en copia.
COPIA NO CONTROLADA
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
4040404040
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Reclamación de Siniestros de Vehículos Terrestres.
Departamento de Seguros yFianzas.
6C.5.
7.
8.
9.
9A.
10.
11.
12.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal el Expedientedel siniestro.
Fin del procedimiento.
En caso de ser pérdida total:
Verifica que el área administrativa que tiene a cargo el vehículo,reciba de la compañía aseguradora la notificación de ladeterminación de la pérdida total por colisión y que inicie laintegración del expediente respectivo.
Pasa el tiempo.
Recibe del área administrativa que tiene a cargo el vehículo, elExpediente del siniestro con los documentos correspondientesde acuerdo a las causas de origen del siniestro.
Verifica que el Expediente del siniestro esté debidamenteintegrado.
¿Está debidamente integrado el Expediente del siniestro?
En caso de no estar debidamente integrado:
Solicita y recibe del área administrativa que tiene a cargo elvehículo, la Documentación faltante.
Continúa con la actividad No. 10.
En caso de estar debidamente integrado:
Elabora e imprime el Oficio de cobro de indemnización porpérdida total, en original.
Recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios en el Oficio de cobro de indemnización por pérdidatotal, en original y obtiene fotocopia del Oficio y del Expedientede siniestro.
Envía a la compañía aseguradora el Oficio de cobro deindemnización por pérdida total en original, junto con lafotocopia del Expediente del siniestro, recabando acuse derecibido en la fotocopia del Oficio.
Pasa el tiempo.
COPIA NO CONTROLADA
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
4141414141
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Reclamación de Siniestros de Vehículos Terrestres.
Recibe de la compañía aseguradora el Cheque deindemnización.
Revisa los datos del Cheque de indemnización y verifica queestén correctos.
¿Están correctos los datos?
En caso de no estar correctos los datos:
Elabora el Oficio de observaciones en original, indicando loserrores u omisiones del cheque.
Recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios en el Oficio de observaciones en original y obtienefotocopia.
Envía a la compañía aseguradora el Oficio de observaciones enoriginal y el Cheque de indemnización, recabando acuse derecibido en la fotocopia del Oficio.
Integra al Expediente del siniestro la fotocopia del Oficio deobservaciones.
Continúa con la actividad No. 13.
En caso de estar correctos los datos:
Elabora Oficio de entrega de cheque por indemnización enoriginal, dirigido al Tesorero.
Recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios en el Oficio de entrega de cheque porindemnización en original y obtiene fotocopia.
Turna al Tesorero el Oficio de entrega de cheque porindemnización en original y el Cheque de indemnización,recabando acuse de recibido en la fotocopia del Oficio.
Integra al Expediente del siniestro, el Oficio de entrega decheque por indemnización y Oficio de cobro deindemnización, en fotocopia.
13.
14.
14A.
14A.1.
14A.2.
14A.3.
15.
16.
17.
18.
Departamento de Segurosy Fianzas.
COPIA NO CONTROLADA
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
4242424242
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Reclamación de Siniestros de Vehículos Terrestres.
Departamento de Seguros yFianzas.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal el Expedientedel siniestro.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:- Integración de los Reportes de Siniestralidad de las
Dependencias de la Administración Pública Centralizada.
19.
COPIA NO CONTROLADA
RECLAMACIÓN DE SINIESTROS DE VEHÍCULOS TERRESTRESDEPARTAMENTO DE SEGUROS Y FIANZAS
INICIO
RECIBE NOTIFICACIÓN DEL SINIESTRO Y
VERIFICA SI YA FUE REPORTADO
AFECTADO
¿FUE REPORTADO EL SINIESTRO?
ASESORA E INDICA QUE DEBE REPORTAR EL
SINIESTRO
AFECTADO
SOLICITA EL NÚMERO DE SINIESTRO, NÚMERO DE
PÓLIZA, INCISO Y NOMBRE DEL CONDUCTOR
NO
SI
AFECTADO
VERIFICA LA ATENCIÓN EN TIEMPO Y FORMA DE LA COMPAÑÍA Y EL TIPO
DE SINIESTRO
¿QUÉ TIPO DE SINIESTRO ES?
DOCUMENTOS CORRESPONDIENTES
SOLICITA Y RECIBE
ROBO TOTAL
ÁREA ADMINISTRATIVA REVISANDO QUE ESTÉN
DEBIDAMENTE INTEGRADOS
FIN
VERIFICA
VALE DE RECEPCIÓN
VOLANTE DE ADMISIÓN
SOLICITA Y RECIBE
1C
1C
ÁREA ADMINISTRATIVA
VERIFICA LA ENTREGA Y ENVÍO DE LA EVALUACIÓN
DE LOS DAÑOS A LA COMPAÑÍA POR EL TALLER O AGENCIA
ASÍ COMO SI LA UNIDAD SERÁ REPARADA O
DETERMINADA COMO PÉRDIDA
TOTAL
¿LA UNIDAD SERÁ REPARADA O
DETERMINADA COMO PÉRDIDA TOTAL?
EN CASO DE SER REPARADA
ÁREA ADMINISTRATIVA
VERIFICA QUE RECIBA DE LA COMPAÑÍA
ASEGURADORA LA DETERMINACIÓN DE LA
PÉRDIDA TOTAL POR COLISIÓN
EN CASO DE SER PÉRDIDA TOTAL
ÁREA ADMINISTRATIVA
ASÍ COMO QUE INICIE LA INTEGRACIÓN
DEL EXPEDIENTE RESPECTIVO
EXPEDIENTE DEL SINIESTRO
RECIBE DE ACUERDO A LAS CAUSAS DE ORIGEN
DEL SINIESTRO
ÁREA ADMINISTRATIVA
EXPEDIENTE DEL SINIESTRO
VERIFICA QUE ESTÉ DEBIDAMENTE
INTEGRADO
¿ESTÁ DEBIDAMENTE INTEGRADO
EL EXPEDIENTE DEL SINIESTRO?
CARTA GARANTÍA
FINIQUITO
SOLICITA Y RECIBE
ÁREA ADMINISTRATIVA
CARTA GARANTÍA
FINIQUITO
PAGO DEL DEDUCIBLE
INTEGRA EL EXPEDIENTE DEL SINIESTRO
1C
1C
1C
1C
1C
EXPEDIENTE DEL SINIESTRO
ORDENA
FIN
CONFIRMA LA REPARACIÓN TOTAL DE LOS DAÑOS Y LA FECHA
DE ENTREGA
COMPAÑÍA DE SEGUROS
VERIFICA LA ENTREGA DE LA UNIDAD EN LA FECHA
PROGRAMADA
COMPAÑÍA DE SEGUROS
¿FUE ENTREGADA LA UNIDAD REPARADA?
INVESTIGA LAS RAZONES DEL INCUMPLIMIENTO Y GESTIONA LA ENTREGA
DE LA UNIDAD
NO
INVESTIGA CON LA COMPAÑÍA EL MONTO DEL
DEDUCIBLE A PAGAR E INFORMA
SI ÁREA ADMINISTRATIVA
PAGO DEL DEDUCIBLE
SOLICITA Y RECIBE
1C
CONFIRMA LA ENTREGA-RECEPCIÓN DEL
VEHÍCULO
ÁREA ADMINISTRATIVA
DOCUMENTACIÓN FALTANTE
SOLICITA Y RECIBENO
ÁREA ADMINISTRATIVA
OFICIO DE COBRO DE INDEMNIZACIÓN
ELABORA E IMPRIME
SI
O
1
C
C-LA ENTREGA POR EL
AJUSTADOR DEL VOLANTE DE ADMISIÓN
-LA ENTRADA DE LA UNIDAD AL TALLER O AGENCIA
-EL LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO DE LA UNIDAD
DAÑOS MATERIALES
COPIA NO CONTROLADA
CHEQUE DE INDEMNIZACIÓN
CHEQUE DE INDEMNIZACIÓN
RECLAMACIÓN DE SINIESTROS DE VEHÍCULOS TERRESTRESDEPARTAMENTO DE SEGUROS Y FIANZAS
EXPEDIENTE DEL SINIESTRO
OFICIO DE COBRO DE INDEMNIZACIÓN
RECABA FIRMA Y OBTIENE
O
1F
1F
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE
INVENTARIOS
EXPEDIENTE DEL SINIESTRO
OFICIO DE COBRO DE INDEMNIZACIÓN
ENVÍA
O
COMPAÑÍA ASEGURADORA
RECABANDO ACUSE DE
RECIBIDO EN LA FOTOCOPIA
DEL OFICIO
1
RECIBE
COMPAÑÍA ASEGURADORA
CHEQUE DE INDEMNIZACIÓN
REVISA LOS DATOS Y VERIFICA ESTÉN
CORRECTOS
¿ESTÁN CORRECTOS LOS DATOS?
NO
OFICIO DE OBSERVACIONES
ELABORA E IMPRIME
O
INDICANDO LOS ERRORES U OMISIONES DEL CHEQUE
OFICIO DE OBSERVACIONES
RECABA FIRMA Y OBTIENE
O
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
1F
OFICIO DE OBSERVACIONES
ENVÍA
O
COMPAÑÍA ASEGURADORA
RECABANDO ACUSE DE
RECIBIDO EN LA FOTOCOPIA
OFICIO DE OBSERVACIONES
INTEGRA AL EXPEDIENTE DEL SINIESTRO
1F
1
1
OFICIO DE ENTREGA DE CHEQUE POR INDEMNIZACIÓN
ELABORA
SI
O
DIRIGIDO AL TESORERO
OFICIO DE ENTREGA DE CHEQUE POR INDEMNIZACIÓN
RECABA FIRMA Y OBTIENE
O
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
1F
CHEQUE DE INDEMNIZACIÓN
OFICIO DE ENTREGA DE CHEQUE POR INDEMNIZACIÓN
TURNA
O
TESORERO
RECABANDO ACUSE DE
RECIBIDO EN LA FOTOCOPIA
OFICIO DE ENTREGA DE CHEQUE POR INDEMNIZACIÓN
INTEGRA AL EXPEDIENTE DEL SINIESTRO
1F
EXPEDIENTE DEL SINIESTRO
ORDENA
C
FIN
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:-INTEGRACIÓN DE LOS REPORTES DE SINIESTRALIDAD DE LAS DEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA CENTRALIZADA
1F
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZASY ADMINISTRACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL
DE INVENTARIOS MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO AUTORIZACIÓNREVISIÓN
COPIA NO CONTROLADA
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
4545454545
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES YCONTROL DE INVENTARIOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Eventual.
Reclamación de Siniestros por Desastres Naturales.
• El Departamento de Seguros y Fianzas, en caso de ser necesario, deberá realizar el recorrido deinspección de daños con los representantes de los sectores asegurados y con el Despacho deajustadores, así como también participará en la revisión de la información recabada del recorrido enmención.
Integrar en tiempo y forma los expedientes de reclamación de daños, a fin de gestionar ante lacompañía de seguros la indemnización a que tenga derecho el Gobierno del Estado o los tercerosafectados.
- Integración de los Reportes de Siniestralidad de las Dependencias de la Administración PúblicaCentralizada.
COPIA NO CONTROLADA
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
4646464646
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Departamento de Segurosy Fianzas.
Recibe de la Secretaría de Protección Civil el Oficio dedesastre natural en fotocopia, donde el C. Gobernador solicitaa las instancias federales la corroboración del desastre natural.
Elabora el Oficio de notificación a la compañía de seguros enoriginal, comunicándoles la presencia del fenómenos en laEntidad, así como los Municipios afectados.
Recaba visto bueno del Subdirector de Adquisiciones y Controlde Inventarios y firma del Titular del Sector en el Oficio denotificación, en original y obtiene fotocopia.
Envía a la compañía de seguros el Oficio de notificación enoriginal, recabando acuse de recibido en la fotocopia.
Pasa el tiempo.
Recibe de la Secretaría de Protección Civil el Oficio decorroboración del desastre natural por las instancias técnicasfederales, en fotocopia.
Solicita y recibe de la Comisión Estatal de Rescate,Reconstrucción y Atención de Zonas de Desastre yDamnificados la fotocopia del Acta de entrega de resultados.
Recibe de la Secretaría de Protección Civil el Oficio desolicitud de desastre natural en fotocopia, donde el C.Gobernador solicita a las instancias federales la emisión dedeclaratoria de desastre natural.
Verifica en la fotocopia del Acta de entrega de resultados,las cifras de los daños cuantificados en los sectoresrespectivos.
¿La cuantificación de los daños rebasa el deducible?
En caso de que la cuantificación de los daños no rebase eldeducible:
Elabora el Oficio de no reclamo por daños en original, encual se menciona la no reclamación de los daños por las cifrasde los daños cuantificados.
Recaba visto bueno del Subdirector de Adquisiciones y Controlde Inventarios y firma del Titular del Sector en el Oficio de noreclamo por daños, en original y obtiene fotocopia.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
8A.
8A.1.
Reclamación de Siniestros por Desastres Naturales.
COPIA NO CONTROLADA
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
4747474747
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Reclamación de Siniestros por Desastres Naturales.
8A.2.
8A.3.
8A.4.
9.
10.
11.
12.
13.
Departamento de Segurosy Fianzas.
Envía a la compañía de seguros el Oficio de no reclamo pordaños en original, recabando acuse de recibido en la fotocopia.
Integra el Expediente del desastre natural con los siguientesdocumentos:- Oficio de desastre natural, en fotocopia.- Oficio de notificación, en fotocopia.- Oficio de corroboración, en fotocopia.- Acta de entrega de resultados, en fotocopia.- Oficio de solicitud de desastre natural, en fotocopia.- Oficio de no reclamo por daños, en fotocopia.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal el Expedientedel desastre natural.
Fin del procedimiento.
En caso de que la cuantificación de los daños rebase eldeducible:
Elabora el Oficio de solicitud de información en original, a lossectores asegurados, para que desglosen los dañoscuantificados.
Recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios en el Oficio de solicitud de información, en originaly obtiene fotocopia.
Envía a los sectores correspondientes el Oficio de solicitud deinformación en original, recabando acuse de recibido en lafotocopia.
Pasa el tiempo.
Recibe de los sectores correspondientes la Informaciónsolicitada, en un tanto.
Analiza la Información solicitada, en un tanto y verifica con elSubdirector de Adquisiciones y Control de Inventarios si elcontenido de la misma está completo.
¿Está completo el contenido de la Información solicitada?
En caso de no estar completo el contenido de la Informaciónsolicitada:
COPIA NO CONTROLADA
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
4848484848
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Reclamación de Siniestros por Desastres Naturales.
Departamento de Seguros yFianzas.
13A.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
Solicita y recibe la Información solicitada pendiente de lossectores correspondientes.
Continúa con la actividad No. 14.
En caso de estar completo el contenido de la Informaciónsolicitada:
Elabora el Oficio de reclamación formal de daños a la compañíade seguros, conforme a los montos proporcionados por lossectores afectados, en original.
Recaba visto bueno del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios y firma del Titular del Sector en el Oficio dereclamación, en original y obtiene fotocopia.
Envía a la compañía de seguros el Oficio de reclamación enoriginal, recabando acuse de recibido en la fotocopia.
Pasa el tiempo.
Recibe de la compañía de seguros el Oficio de designación dedespacho de ajustadores en un tanto, los cuales se harán cargodel ajuste de la reclamación de daños.
Participa, en coordinación con el Despacho de ajustadores, enlos trabajos de ajuste del siniestro.
Recaba Información necesaria y elabora el Oficio de soporteal monto de los daños reclamados, en original.
Recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios en el Oficio de soporte, en original y obtienefotocopia.
Entrega al Despacho de ajustadores el Oficio de soporte, enoriginal y la Información necesaria, recabando acuse derecibido en la fotocopia del Oficio.
Pasa el tiempo.
Recibe invitación del Despacho de ajustadores y participa en lareunión de entrega del Convenio de ajuste del monto reclamadode daños, en tres tantos.
¿Existe acuerdo con el Convenio de ajuste?
COPIA NO CONTROLADA
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
4949494949
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Reclamación de Siniestros por Desastres Naturales.
Departamento de Segurosy Fianzas.
En caso de no existir acuerdo con el Convenio de ajuste:
Elabora el Oficio de inconformidad, integrando informacióncomplementaria al ajustador, en original.
Recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios en el Oficio de inconformidad, en original y obtienefotocopia.
Entrega al Despacho de ajustadores el Oficio de inconformidaden original y el Convenio de ajuste en tres tantos, recabandoacuse de recibido en la fotocopia del Oficio.
Integra el Expediente del desastre natural, con el Oficio deinconformidad en fotocopia.
Continúa con la actividad No. 22.
En caso de existir acuerdo con el Convenio de ajuste:
Verifica los datos del Convenio de ajuste en tres tantos, paracorroborar que estén correctos.
¿Están correctos los datos del Convenio de ajuste?
En caso de no estar correctos los datos del Convenio de ajuste:
Elabora el Oficio de observaciones en original, indicando loserrores u omisiones.
Recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios en el Oficio de observaciones, en original y obtienefotocopia.
Entrega al Despacho de ajustadores el Oficio de observacionesen original y el Convenio de ajuste en tres tantos, recabandoacuse de recibido en la fotocopia del Oficio.
Integra al Expediente del desastre natural, el Oficio deobservaciones en fotocopia.
Pasa el tiempo.
Recibe del Despacho de ajustadores el Convenio de ajuste entres tantos.
22A.
22A.1.
22A.2.
22A.3.
23.
23A.
23A.1.
23A.2.
23A.3.
23A.4.
COPIA NO CONTROLADA
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
5050505050
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Continúa con la actividad No. 23.
En caso de estar correctos los datos del Convenio de ajuste:
Recaba visto bueno del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios y firma del Titular del Sector en el Convenio deajuste, en tres tantos.
Distribuye el Convenio de ajuste de la siguiente manera:- Primer tanto, al Despacho de ajustadores.- Segundo tanto, a la compañía de seguros.- Tecer tanto, al Expediente del desastre natural.
Pasa el tiempo.
Recibe de la compañía de seguros el Cheque deindemnización y el Finiquito de pago en tres tantos.
Verifica si están correctos los datos del Cheque deindemnización y del Finiquito de pago en tres tantos.
¿Están correctos los datos?
En caso de no estar correctos:
Elabora el Oficio de errores u omisiones, en original.
Recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios en el Oficio de errores u omisiones, en original yobtiene fotocopia.
Entrega a la compañía de seguros el Oficio de errores uomisiones en original, el Cheque de indemnización y elFiniquito de pago en tres tantos, recabando acuse de recibidoen la fotocopia del Oficio.
Integra al Expediente del desastre natural, el Oficio deerrores u omisiones en fotocopia.
Continúa con la actividad No. 26.
En caso de estar correctos:
Recaba visto bueno del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios y firma del Titular del Sector en el Finiquito de pagoen tres tantos.
Reclamación de Siniestros por Desastres Naturales.
Departamento de Segurosy Fianzas.
24.
25.
26.
27.
27A.
27A.1.
27A.2.
27A.3.
28.
COPIA NO CONTROLADA
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
5151515151
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Reclamación de Siniestros por Desastres Naturales.
Distribuye el Finiquito de pago de la siguiente manera:- Primer tanto, al Despacho de ajustadores.- Segundo tanto, a la compañía de seguros.- Tecer tanto, al Expediente del desastre natural.
Elabora el Oficio de entrega en original, dirigido al Tesorero.
Recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios en el Oficio de entrega, en original y obtienefotocopia.
Turna el Oficio de entrega, en original y el Cheque deindemnización al Tesorero, recabando acuse de recibido en lafotocopia del Oficio.
Pasa el tiempo.
Recibe del Tesorero el Oficio en original y el Comprobante dedepósito de la indemnización en original.
Integra al Expediente del desastre natural los siguientesdocumentos:- Oficio de solicitud de información, en fotocopia.- Información solicitada, en un tanto.- Oficio de reclamación, en fotocopia.- Oficio de designación de despacho, en un tanto.- Oficio de soporte, en fotocopia.- Oficio de entrega, en fotocopia.- Oficio en original.- Comprobante de depósito de la indemnización en original.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal el Expedientedel desastre natural.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:- Integración de los Reportes de Siniestralidad de las
Dependencias de la Administración Pública Centralizada.
Departamento de Segurosy Fianzas.
29.
30.
31.
32.
33.
34.
35.
COPIA NO CONTROLADA
RECLAMACIÓN DE SINIESTROS POR DESASTRES NATURALESDEPARTAMENTO DE SEGUROS Y FIANZAS
INICIO
OFICIO DE DESASTRE NATURAL
RECIBE
1F
SECRETARÍA DE PROTECCIÓN CIVIL
OFICIO DE NOTIFICACIÓN
ELABORA
O
COMUNICANDO LA PRESENCIA
DEL FENÓMENO EN LA ENTIDAD
OFICIO DE NOTIFICACIÓN
RECABA VISTO BUENO Y FIRMA Y OBTIENE
O
1F
-SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
-TITULAR DEL SECTOR
OFICIO DE NOTIFICACIÓN
ENVÍA
COMPAÑÍA DE SEGUROS
O
RECABANDO ACUSE DE
RECIBIDO EN LA
FOTOCOPIA
OFICIO DE CORROBORACIÓN
RECIBE
1F
SECRETARÍA DE PROTECCIÓN CIVIL
ACTA DE ENTREGA DE RESULTADOS
SOLICITA Y RECIBE
1F
COMISIÓN ESTATAL DE RESCATE,
RECONSTRUCCIÓN Y ATENCIÓN DE ZONAS DE
DESASTRE Y DAMNIFICADOS
OFICIO DE SOLICITUD DE DESASTRE NATURAL
RECIBE
1F
SECRETARÍA DE PROTECCIÓN CIVIL
ACTA DE ENTREGA DE RESULTADOS
VERIFICA LAS CIFRAS DE LOS DAÑOS
CUANTIFICADOS
1F
¿LA CUANTIFICACIÓN DE LOS DAÑOS REBASA EL
DEDUCIBLE?
NO
OFICIO DE NO RECLAMO POR DAÑOS
ELABORA
O
OFICIO DE NO RECLAMO POR DAÑOS
RECABA VISTO BUENO Y FIRMA Y OBTIENE
-SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
-TITULAR DEL SECTOR
O
1F
OFICIO DE NO RECLAMO POR DAÑOS
ENVÍA
O
COMPAÑÍA DE SEGUROS
RECABANDO ACUSE DE
RECIBIDO EN LA
FOTOCOPIA
OFICIO DE NO RECLAMO POR DAÑOS
OFICIO DE SOLICITUD DE DESASTRE NATURAL
ACTA DE ENTREGA DE RESULTADOS
OFICIO DE CORROBORACIÓN
OFICIO DE NOTIFICACIÓN
OFICIO DE DESASTRE NATURAL
INTEGRA EL EXPEDIENTE DEL DESASTRE NATURAL
1F
1F
1F
1F
1F
1F
EXPEDIENTE DEL SINIESTRO
ORDENA
FIN
C
OFICIO DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN
ELABORA, PARA EL DESGLOSE DE LOS
DAÑOS CUANTIFICADOS
SI
O
OFICIO DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN
RECABA FIRMA Y OBTIENE
O
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
1F
OFICIO DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN
ENVÍA
O
SECTORES CORRESPONDIENTES
RECABANDO ACUSE DE
RECIBIDO EN LA
FOTOCOPIA
INFORMACIÓN SOLICITADA
RECIBE
1T
SECTORES CORRESPONDIENTES
INFORMACIÓN SOLICITADA
ANALIZA Y VERIFICA SI EL CONTENIDO ESTÁ
COMPLETO
1T
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
¿ESTÁ COMPLETO EL CONTENIDO DE LA
INFORMACIÓN SOLICITADA?
INFORMACIÓN SOLICITADA
SOLICITA Y RECIBENO
SECTORES CORRESPONDIENTES
OFICIO DE RECLAMACIÓN
ELABORA, CONFORME A LOS MONTOS
PROPORCIONADOS
SI
O
OFICIO DE RECLAMACIÓN
RECABA VISTO BUENO Y FIRMA Y OBTIENE
O
-SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
-TITULAR DEL SECTOR
1F
OFICIO DE RECLAMACIÓN
ENVÍA
O
COMPAÑÍA DE SEGUROS
RECABANDO ACUSE DE
RECIBIDO EN LA
FOTOCOPIA
OFICIO DE DESIGNACIÓN DE DESPACHO
RECIBE
COMPAÑÍA DE SEGUROS
1T
PARTICIPA EN LOS TRABAJOS DE AJUSTE
DEL SINIESTRO
EN COORDINACIÓN
CON EL DESPACHO DE AJUSTADORES
OFICIO DE SOPORTE
INFORMACIÓN NECESARIA
RECABA Y ELABORA
O
OFICIO DE SOPORTE
RECABA FIRMA Y OBTIENE
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
O
1F
INFORMACIÓN NECESARIA
OFICIO DE SOPORTE
ENTREGA
O
DESPACHO DE AJUSTADORES
RECABANDO ACUSE DE
RECIBIDO EN LA
FOTOCOPIA DEL OFICIO
1
COPIA NO CONTROLADA
FINIQUITO DE PAGO
CHEQUE DE INDEMNIZACIÓN
FINIQUITO DE PAGO
CHEQUE DE INDEMNIZACIÓN
CONVENIO DE AJUSTE
RECLAMACIÓN DE SINIESTROS POR DESASTRES NATURALESDEPARTAMENTO DE SEGUROS Y FIANZAS
1
CONVENIO DE AJUSTE
RECIBE INVITACIÓN Y PARTICIPA EN LA
REUNIÓN DE ENTREGA
1-3T
¿EXISTE ACUERDO CON EL CONVENIO DE AJUSTE?
NO
OFICIO DE INCONFORMIDAD
ELABORA
O
INTEGRANDO LA INFORMACIÓN
COMPLEMENTARIA DEL AJUSTADOR
OFICIO DE INCONFORMIDAD
RECABA FIRMA Y OBTIENE
O
1F
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
OFICIO DE INCONFORMIDAD
ENTREGA
O
DESPACHO DE AJUSTADORES
RECABANDO ACUSE DE
RECIBIDO EN LA
FOTOCOPIA
OFICIO DE INCONFORMIDAD
INTEGRA EL EXPEDIENTE DEL DESASTRE NATURAL
1F
1
1
1-3T
CONVENIO DE AJUSTE
VERIFICA LOS DATOS
1-3T
SI
¿ESTÁN CORRECTOS LOS DATOS DEL CONVENIO DE
AJUSTE?
NOCONVENIO DE AJUSTE
OFICIO DE OBSERVACIONES
ELABORA
O
INDICANDO LOS ERRORES U OMISIONES
OFICIO DE OBSERVACIONES
RECABA FIRMA Y OBTIENE
O
1F
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
OFICIO DE OBSERVACIONES
ENTREGA
O
DESPACHO DE AJUSTADORES
RECABANDO ACUSE DE
RECIBIDO EN LA
FOTOCOPIADEL OFICIO
1-3T
OFICIO DE OBSERVACIONES
INTEGRA AL EXPEDIENTE DEL DESASTRE NATURAL
1F
CONVENIO DE AJUSTE
RECIBE
1-3T
DESPACHO DE AJUSTADORES
2
2
CONVENIO DE AJUSTE
RECABA VISTO BUENO Y FIRMA
1-3T
SI
-SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
-TITULAR DEL SECTOR
CONVENIO DE AJUSTE
DISTRIBUYE
1T
2T
3T
DESPACHO DE AJUSTADORES
COMPAÑÍA DE SEGUROS
EXPEDIENTE DEL DESASTRE NATURAL
RECIBE
COMPAÑÍA DE SEGUROS
1-3T
FINIQUITO DE PAGO
CHEQUE DE INDEMNIZACIÓN
VERIFICA SI ESTÁN CORRECTOS LOS DATOS
1-3T
¿ESTÁN CORRECTOS LOS DATOS?
OFICIO DE ERRORES U OMISIONES
ELABORA
O
OFICIO DE ERRORES U OMISIONES
RECABA FIRMA Y OBTIENE
O
1F
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
OFICIO DE ERRORES U OMISIONES
ENTREGA
O
COMPAÑÍA DE SEGUROS
RECABANDO ACUSE DE
RECIBIDO EN LA
FOTOCOPIADEL OFICIO
1-3T
OFICIO DE ERRORES U OMISIONES
INTEGRA EL EXPEDIENTE DEL DESASTRE NATURAL
1F
3
3
NO
FINIQUITO DE PAGO
RECABA VISTO BUENO Y FIRMA
SI
-SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
-TITULAR DEL SECTOR
1-3T
2
DESPACHO DE AJUSTADORES
COPIA NO CONTROLADA
COMPROBANTE DE DEPÓSITO DE LA INDEMNIZACIÓN
OFICIO
CHEQUE DE INDEMNIZACIÓN
RECLAMACIÓN DE SINIESTROS POR DESASTRES NATURALESDEPARTAMENTO DE SEGUROS Y FIANZAS
2
FINIQUITO DE PAGO
DISTRIBUYE
1T
2T
3T
DESPACHO DE AJUSTADORES
COMPAÑÍA DE SEGUROS
EXPEDIENTE DEL DESASTRE
NATURAL
OFICIO DE ENTREGA
ELABORA
O
DIRIGIDO AL TESORERO
OFICIO DE ENTREGA
RECABA FIRMA Y OBTIENE
O
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
1F
OFICIO DE ENTREGA
TURNA
O
RECABANDO ACUSE DE
RECIBIDO EN LA
FOTOCOPIADEL OFICIO
TESORERO
TESORERO
OFICIO DE ENTREGA
OFICIO DE SOPORTE
OFICIO DE DESIGNACIÓN DE DESPACHO
OFICIO DE RECLAMACIÓN
INFORMACIÓN SOLICITADA
OFICIO DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN
INTEGRA AL EXPEDIENTE DEL DESASTRE NATURAL
1F
1T
1F
1T
1F
1F
EXPEDIENTE DEL DESASTRE NATURAL
ORDENA
C
FIN
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:-INTEGRACIÓN DE LOS REPORTES DE SINIESTRALIDAD DE LAS DEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA CENTRALIZADA
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZASY ADMINISTRACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL
DE INVENTARIOS MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO AUTORIZACIÓNREVISIÓN
COMPROBANTE DE DEPÓSITO DE LA INDEMNIZACIÓN
OFICIO
RECIBE
O
O
O
O
COPIA NO CONTROLADA
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
5555555555
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES YCONTROL DE INVENTARIOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Eventual.
Reclamación de Siniestros de Edificios y Contenidos.
• El Departamento de Seguros y Fianzas deberá integrar el Expediente del siniestro de acuerdo altipo de cobertura afectada.
Incendio, rayo, explosión, fenómenos hidrometeorológicos, terremoto y/o erupciónvolcánica.
Daño al Inmueble:- Informe detallado del siniestro, en un tanto.- Fotografías a color de los daños afectados.- Documento expedido por las autoridades que hayan tomado conocimiento del siniestro, en copia
certificada.- Presupuesto de reparación, detallando los costos unitarios, en un tanto.
Daño a Contenidos (mobiliario y equipo electrónico):- Inventario anterior e Inventario posterior al siniestro, en un tanto.- Oficio técnico signado por el Técnico que corresponda en un tanto, para determinar si los
contenidos afectados son reparables.
Pérdidas consecuenciales.- Factura en original, de los gastos que se originaron para remover los escombros de los bienes
afectados.
Integrar en tiempo y forma los expedientes de reclamación de daños, a fin de gestionar ante lacompañía de seguros la indemnización a que tenga derecho el Gobierno del Estado o los tercerosafectados.
- Integración de los Reportes de Siniestralidad de las Dependencias de la Administración PúblicaCentralizada.
COPIA NO CONTROLADA
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
5656565656
NORMAS
Robo con violencia.- Inventario anterior e Inventario posterior al siniestro, en un tanto.- Relación de bienes robados especificando su valor de reposición, en un tanto.- Oficio de solicitud a la Procuraduría Fiscal en un tanto, solicitando copia de la documentación
de las actuaciones legales ante las autoridades.
Responsabilidad civil.- Carta de reclamación del tercer afectado dirigido al asegurado, en original, explicando las
causas y orígenes del siniestro.- Identificación oficial con fotografía del tercer afectado, en copia.
En caso de existir lesionados:- Certificado médico del lesionado, en original.- Comprobantes y Gastos médicos, en original.- Alta médica o Diagnóstico de salud expedido por el médico correspondiente, en original.
En caso de existir bienes muebles e inmuebles afectados:- Presupuesto de reparación o en su caso el Presupuesto de reposición del bien afectado en
original, detallando los costos unitarios.
COPIA NO CONTROLADA
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
5757575757
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Departamento de Segurosy Fianzas.
Recibe del área administrativa afectada la notificación delsiniestro e informa del mismo, de manera verbal, a la compañíaaseguradora correspondiente.
Recibe de la compañía aseguradora, de manera verbal, elnombre del Despacho de ajustadores designado para el caso.
Realiza en coordinación con el Despacho de ajustadores, laverificación de los daños.
Entrevista y recaba información del siniestro de la Subdirecciónde Recursos Materiales y Servicios Generales.
Elabora el Oficio informativo del siniestro en original,dirigido a la compañía de seguros.
Recaba visto bueno del Subdirector de Adquisiciones y Controlde Inventarios y firma del Director General de Administración enel Oficio informativo del siniestro en original y obtienefotocopia.
Envía a la compañía de seguros el Oficio informativo delsiniestro en original, recabando acuse de recibido en lafotocopia del Oficio.
Integra el Expediente del siniestro de acuerdo a la coberturaafectada.
Verifica en el Expediente del siniestro si las cifras de lasdaños cuantificados rebasan el deducible o los días de salariomínimo general vigente en el Distrito Federal.
¿Las cifras de los daños rebasan el deducible o los días desalario mínimo general vigente en el Distrito Federal?
En caso de que las cifras no rebasen el deducible o los días desalario mínimo general vigente en el Distrito Federal:
Elabora el Oficio de no reclamación de daños, indicando elmotivo, en original.
Recaba visto bueno del Subdirector de Adquisiciones y Controlde Inventarios y firma del Director General de Administración enel Oficio de no reclamación de daños, en original y obtienefotocopia.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
9A.
9A.1
Reclamación de Siniestros de Edificios y Contenidos.
COPIA NO CONTROLADA
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
5858585858
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Reclamación de Siniestros de Edificios y Contenidos.
9A.2.
9A.3.
9A.4.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
Departamento de Segurosy Fianzas.
Envía a la compañía de seguros el Oficio de no reclamación dedaños en original, recabando acuse de recibido en la fotocopia.
Integra al Expediente del siniestro los siguientes documentos:- Oficio informativo del siniestro, en fotocopia.- Oficio de no reclamación, en fotocopia.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal el Expedientedel siniestro.
Fin del procedimiento.
En caso de que las cifras rebasen el deducible o los días desalario mínimo general vigente en el Distrito Federal:
Elabora el Oficio de entrega de documentación en original,para el cobro de la indemnización, gastos médicos por daños aterceros y/o reembolso de gastos médicos.
Recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios en el Oficio de entrega de documentación, enoriginal y obtiene fotocopia.
Integra la Documentación pertinente, con la que se gestionaráel cobro correspondiente.
Envía a la compañía de seguros el Oficio de entrega dedocumentación, en original y la Documentación pertinente,recabando acuse de recibido en la fotocopia.
Pasa el tiempo.
Participa en la reunión de verificación de daños con el Despachode ajustadores y con los representantes de las áreas afectadas.
Define, en coordinación con el Subdirector de Adquisiciones yControl de Inventarios, las cifras del ajuste final y las presentan alDespacho de ajustadores.
Verifica si está de acuerdo el Despacho de ajustadores con lascifras presentadas.
¿Está de acuerdo el Despacho de ajustadores con las cifraspresentadas?
En caso de no estar de acuerdo el Despacho de ajustadores conlas cifras presentadas:
COPIA NO CONTROLADA
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
5959595959
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Reclamación de Siniestros de Edificios y Contenidos.
Departamento de Seguros yFianzas.
16A.
16A.1.
16A.2.
16A.3.
16A.4.
16A.5.
17.
18.
18A.
18A.1.
18A.2.
Convoca y reúne a los representantes de las áreas afectadas yaclaran los puntos de desacuerdo del Despacho de ajustadores.
Elabora e imprime la Minuta de trabajo en un tanto, estipulandolos acuerdos convenidos en la reunión.
Elabora e imprime el Oficio de información complementariaen un tanto.
Recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios en el Oficio de información complementaria, en untanto y obtiene fotocopia.
Envía al Despacho de ajustadores el Oficio de informacióncomplementaria en un tanto, recabando acuse de recibido en lafotocopia.
Integra el Expediente del siniestro, con el Oficio deinformación complementaria, en fotocopia.
Continúa con la actividad No. 16.
En caso de estar de acuerdo el Despacho de ajustadores con lascifras presentadas:
Recibe del Despacho de ajustadores los Resultados del ajustedel monto final de la indemnización, en original.
Pasa el tiempo.
Recibe del Despacho de ajustadores el Cheque deindemnización y el Finiquito de pago en tres tantos y verificasi están correctos los datos.
¿Están correctos los datos?
En caso de no estar correctos los datos:
Elabora el Oficio de errores u omisiones, en original.
Recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios en el Oficio de errores u omisiones, en original yobtiene fotocopia.
Entrega a la compañía de seguros el Oficio de errores uomisiones en original, el Cheque de indemnización y elFiniquito de pago en tres tantos, recabando acuse de recibidoen la fotocopia del Oficio.
COPIA NO CONTROLADA
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
6060606060
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Reclamación de Siniestros de Edificios y Contenidos.
Departamento de Segurosy Fianzas.
Integra al Expediente del siniestro, el Oficio de errores uomisiones en fotocopia.
Continúa con la actividad No. 18.
En caso de estar correctos los datos:
Recaba visto bueno del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios y firma del Director General de Administración en elFiniquito de pago en tres tantos.
Distribuye el Finiquito de pago de la siguiente manera:- Primer tanto, al Despacho de ajustadores.- Segundo tanto, a la compañía de seguros.- Tecer tanto, al Expediente del siniestro.
Elabora e imprime el Oficio de entrega en un tanto, dirigido alTesorero.
Recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios en el Oficio de entrega, en original y obtienefotocopia.
Turna el Oficio de entrega, en original y el Cheque deindemnización al Tesorero, recabando acuse de recibido en lafotocopia del Oficio.
Pasa el tiempo.
Recibe Escrito de notificación del depósito del Cheque deindemnización en original, por el área asegurada.
Integra al Expediente del siniestro los siguientes documentos:- Oficio de entrega de documentación, en fotocopia.- Resultados del ajuste, en original.- Oficio de entrega, en fotocopia.- Escrito de notificación en original
Ordena y archiva de manera cronológica temporal el Expedientedel siniestro.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:- Integración de los Reportes de Siniestralidad de las
Dependencias de la Administración Pública Centralizada.
18A.3.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
COPIA NO CONTROLADA
1F
RECLAMACIÓN DE SINIESTROS DE EDIFICIOS Y CONTENIDOSDEPARTAMENTO DE SEGUROS Y FIANZAS
INICIO
RECIBE LA NOTIFICACIÓN DEL SINIESTRO E
INFORMA
ÁREA ADMINISTRATIVA
COMPAÑÍA ASEGURADORA
DE MANERA VERBAL
RECIBE EL NOMBRE DEL DESPACHO DE AJUSTADORES
DESIGNADO
COMPAÑÍA ASEGURADORA
DE MANERA VERBAL
REALIZA LA VERIFICACIÓN DE LOS DAÑOS
EN COORDINACIÓN CON EL DESPACHO DE AJUSTADORES
ENTREVISTA Y RECABA INFORMACIÓN DEL
SINIESTRO
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
GENERALES
OFICIO INFORMATIVO DEL SINIESTRO
ELABORA
O
OFICIO INFORMATIVO DEL SINIESTRO
RECABA VISTO BUENO Y FIRMA Y OBTIENE
-SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE
INVENTARIOS-DIRECTOR GENERAL DE
ADMINISTRACIÓN
O
OFICIO INFORMATIVO DEL SINIESTRO
ENVÍA
COMPAÑÍA DE SEGUROS
O
RECABANDO ACUSE DE
RECIBIDO EN LA FOTOCOPIA DEL
OFICIO
EXPEDIENTE DEL SINIESTRO
INTEGRA DE ACUERDO A LA COBERTURA
AFECTADA
EXPEDIENTE DEL SINIESTRO
VERIFICA SI LAS CIFRAS DE LOS DAÑOS REBASAN
EL DEDUCIBLE O LOS DÍAS DE SALARIO VIGENTE EN
EL D.F.
¿LAS CIFRAS DE LOS DAÑOS
REBASAN EL DEDUCIBLE O LOS DÍAS DE SAL. MÍN.
EN EL D.F.?
OFICIO DE NO RECLAMACIÓN
ELABORA
O
NO
OFICIO DE NO RECLAMACIÓN
RECABA VISTO BUENO Y FIRMA Y OBTIENE
O
-SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
-DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
1F
OFICIO DE NO RECLAMACIÓN
ENVÍA
O
COMPAÑÍA DE SEGUROS
RECABANDO ACUSE DE
RECIBIDO EN LA FOTOCOPIA DEL
OFICIO
OFICIO DE NO RECLAMACIÓN
OFICIO INFORMATIVO DEL SINIESTRO
INTEGRA AL EXPEDIENTE DEL SINIESTRO
1F
1F
EXPEDIENTE DEL SINIESTRO
ORDENA
FIN
OFICIO DE ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN
ELABORA
SI
O
PARA EL COBRO DE INDEMNIZACIÓN,
GASTOS MÉDICOS POR DAÑOS A
TERCEROS Y/O REEMBOLSO DE
GASTOS MÉDICOS
OFICIO DE ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN
RECABA FIRMA Y OBTIENE
O
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
DOCUMENTACIÓN PERTINENTE
INTEGRA CON LO QUE SE GESTIONARÁ EL COBRO
DOCUMENTACIÓN PERTINENTE
OFICIO DE ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN
ENVÍA
O
COMPAÑÍA DE SEGUROS
RECABANDO ACUSE DE
RECIBIDO EN LA FOTOCOPIA DEL
OFICIO
PARTICIPA EN LA REUNIÓN DE
VERIFICACIÓN DE DAÑOS
CON EL DESPACHO DE AJUSTADORES Y
CON LOS REPRESENTANTES
DE LAS ÁREAS AFECTADAS
DEFINE LAS CIFRAS DEL AJUSTE FINAL Y LAS
PRESENTA
EN COORDINACIÓN
CON EL SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
DESPACHO DE AJUSTADORES
VERIFICA SI ESTÁ DE ACUERDO CON LAS
CIFRAS PRESENTADAS
DESPACHO DE AJUSTADORES
¿ESTÁ DE ACUERDO EL DESPACHO DE
AJUSTADORES CON LAS CIFRAS?
CONVOCA, REÚNE Y ACLARAN LOS PUNTOS DE
DESACUERDO
NO
REPRESENTANTES DE LAS ÁREAS AFECTADAS
MINUTA DE TRABAJO
ELABORA E IMPRIME, ESTIPULANDO LOS
ACUERDOS CONVENIDOS EN LA REUNIÓN
1T
OFICIO DE INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA
ELABORA E IMPRIME
1T
OFICIO DE INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA
RECABA FIRMA Y OBTIENE
1T
1F
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
OFICIO DE INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA
ENVÍA
1T
RECABANDO ACUSE DE
RECIBIDO EN LA FOTOCOPIA DEL
OFICIO
DESPACHO DE AJUSTADORES
OFICIO DE INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA
INTEGRA EL EXPEDIENTE DEL SINIESTRO
1F
1
1
C
RESULTADOS DEL AJUSTE
RECIBE
O
DESPACHO DE AJUSTADORES
1
SI
1F
COPIA NO CONTROLADAESCRITO
CHEQUE DE INDEMNIZACIÓN
FINIQUITO DE PAGO
CHEQUE DE INDEMNIZACIÓN
1-3T
OFICIO DE ERRORES U OMISIONES
FINIQUITO DE PAGO
CHEQUE DE INDEMNIZACIÓN
RECLAMACIÓN DE SINIESTROS DE EDIFICIOS Y CONTENIDOSDEPARTAMENTO DE SEGUROS Y FIANZAS
1
RECIBE Y VERIFICA SI ESTÁN CORRECTOS LOS
DATOS
DESPACHO DE AJUSTADORES
1-3T
¿ESTÁN CORRECTOS LOS DATOS?
NO
OFICIO DE ERRORES U OMISIONES
ELABORA
O
OFICIO DE ERRORES U OMISIONES
RECABA FIRMA Y OBTIENE
O
1F
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
ENTREGA
COMPAÑÍA DE SEGUROS
O
RECABANDO ACUSE DE
RECIBIDO EN LA FOTOCOPIA DEL
OFICIO
OFICIO DE ERRORES U OMISIONES
INTEGRA AL EXPEDIENTE DEL SINIESTRO
1F
2
2
FINIQUITO DE PAGO
RECABA VISTO BUENO Y FIRMA
SI
-SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE
INVENTARIOS-DIRECTOR GENERAL DE
ADMINISTRACIÓN
1-3T
FINIQUITO DE PAGO
DISTRIBUYE
1T
2T
3T
DESPACHO DE AJUSTADORES
COMPAÑÍA DE SEGUROS
EXPEDIENTE DEL SINIESTRO
OFICIO DE ENTREGA
ELABORA E IMPRIME, DIRIGIDO AL TESORERO
1T
OFICIO DE ENTREGA
RECABA FIRMA Y OBTIENE
O
1F
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
OFICIO DE ENTREGA
TURNA
O
RECABANDO ACUSE DE
RECIBIDO EN LA FOTOCOPIA DEL
OFICIO
TESORERO
ÁREA ASEGURADA
OFICIO DE ENTREGA
RESULTADOS DEL AJUSTE
OFICIO DE ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN
INTEGRA AL EXPEDIENTE DEL SINIESTRO
1F
O
1F
EXPEDIENTE DEL SINIESTRO
ORDENA
FIN
C
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:-INTEGRACIÓN DE LOS REPORTES DE SINIESTRALIDAD DE LAS DEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA CENTRALIZADA
ESCRITO
RECIBE
O
O
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZASY ADMINISTRACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL
DE INVENTARIOS MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO AUTORIZACIÓNREVISIÓN
COPIA NO CONTROLADA
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
6363636363
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES YCONTROL DE INVENTARIOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Eventual.
Reclamación de Fianzas de Fidelidad.
• La Procuraduría Fiscal deberá entregar al Departamento de Seguros y Fianzas las Actuacioneslegales correspondientes, las cuales pueden ser:- Denuncia y/o Querella, dedidamente ratificada.- Oficio y Pliego de consignación.- Auto de formal prisión.
Integrar en tiempo y forma los expedientes de reclamación de daños, a fin de gestionar ante lacompañía afianzadora la indemnización a que tenga derecho el Gobierno del Estado o los tercerosafectados.
- Integración de los Reportes de Siniestralidad de las Dependencias de la Administración PúblicaCentralizada.
COPIA NO CONTROLADA
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
6464646464
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Departamento de Segurosy Fianzas.
Recibe instrucción del Subdirector de Adquisiciones y Controlde Inventarios, para presentar la reclamación respectiva a lacompañía afianzadora.
Notifica a la compañía afianzadora la ocurrencia del siniestro.
Elabora e imprime los siguientes Oficios:
Oficio de solicitud en un tanto, dirigido al área afectada,solicitando lo siguiente:- Monto del daño patrimonial.- Nombre del servidor público, presunto responsable del hecho
ilícito.- Narración suscrita de los hechos.- Fecha del descubrimiento del ilícito, especificando el acto
que lo originó.- Elementos que demuestran la presunta responsabilidad del
acto.
Oficio de información del fiado en un tanto, dirigido a laSubdirección de Recursos Humanos, solicitando lo siguiente:- Documentación que demuestre la existencia laboral del fiado
con la Dependencia.- Datos de localización del fiado.
Oficio de aviso previo en un tanto, dirigido a la compañíaafianzadora, con los siguientes datos:- Nombre del beneficiario.- Número de fianza.- Nombre del fiado. (en caso de conocerse)- Monto reclamado. (en caso de estar definido)- Fecha del descubrimiento del ilícito.
Oficio de solicitud de documentación en un tanto, dirigido ala Procuraduría Fiscal, solicitando las Actuaciones legalescontra el fiado, en copia.
Recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios en los siguientes Oficios:- Oficio de solicitud, en un tanto.- Oficio de información del fiado, en un tanto.- Oficio de aviso previo, en un tanto.- Oficio de solicitud de documentación, en un tanto.Obteniendo fotocopia de los mismos.
1.
2.
3.
4.
Reclamación de Fianzas de Fidelidad.
COPIA NO CONTROLADA
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
6565656565
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Reclamación de Fianzas de Fidelidad.
5.
6.
7.
7A.
8.
9.
10.
11.
Departamento de Segurosy Fianzas.
Distribuye los Oficios de la siguente manera:- Oficio de solicitud en un tanto, al área afectada.- Oficio de información del fiado en un tanto, a la
Subdirección de Recursos Humanos.- Oficio de aviso previo en un tanto, a la compañía
afianzadora.- Oficio de solicitud de documentación en un tanto, a la
Procuraduría Fiscal.Recabando acuse de recibido en la fotocopia de los Oficios.
Pasa el tiempo.
Recibe del área afectada, de la Subdirección de RecursosHumanos y de la Procuraduría Fiscal la información solicitada eintegra el Expediente de reclamación.
Revisa el Expediente de reclamación y verifica si estácompleto.
¿Está completo el Expediente de reclamación?
En caso de no estar completo el Expediente de reclamación:
Solicita y recibe del área afectada, de la Subdirección deRecursos Humanos y/o de la Procuraduría Fiscal la informaciónrequerida y la integra al Expediente de reclamación.
Continúa con la actividad No. 8.
En caso de estar completo el Expediente de reclamación:
Elabora e imprime el Oficio de reclamación en un tanto eintegra la Documentación de la reclamación.
Recaba visto bueno y firma del Subdirector de Adquisiciones yControl de Inventarios en el Oficio de reclamación, en un tantoy obtiene fotocopia.
Envía a la compañía afianzadora el Oficio de reclamación en untanto y la Documentación de la reclamación, recabando acusede recibido en la fotocopia del Oficio.
Pasa el tiempo.
Recibe de la compañía afianzadora el Oficio de respuesta de lareclamación presentada, en un tanto y verifica si procedió.
COPIA NO CONTROLADA
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
6666666666
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Reclamación de Fianzas de Fidelidad.
Departamento de Seguros yFianzas.
11A.
11B.
11B.1.
11B.2.
11B.3.
11B.4.
11C.
11C.1.
11C.2.
11C.3.
¿Procedió la reclamación presentada?
En caso de no haber procedido la reclamación presentada:
Analiza con el Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios el Oficio de respuesta, en un tanto y verifican si esfactible solventar la improcedencia.
¿Es factible solventar la improcedencia?
En caso de no ser factible solventar la improcedencia:
Elabora e imprime el Oficio informativo en un tanto,determinando que la reclamación presentada es improcedente deacuerdo a las condiciones generales de la compañía afianzadora.
Recaba visto bueno y firma del Subdirector de Adquisiciones yControl de Inventarios en el Oficio informativo, en un tanto yobtiene fotocopia.
Envía al área afectada el Oficio informativo en un tanto,recabando acuse de recibido en la fotocopia del Oficio.
Integra al Expediente de reclamación el Oficio dereclamación en fotocopia, el Oficio de respuesta en un tanto yel Oficio informativo en fotocopia.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal el Expedientede reclamación.
Fin del procedimiento.
En caso de ser factible solventar la improcedencia:
Solicita y recibe del área correspondiente la Documentacióncorrespondiente.
Elabora e imprime el Oficio de reclamación complementadoen un tanto y recaba firma del Subdirector de Adquisiciones yControl de Inventarios, obteniendo fotocopia.
Envía a la compañía afianzadora el Oficio de reclamacióncomplementado en un tanto y la Documentacióncorrespondiente, recabando acuse de recibido en la fotocopia.
Integra al Expediente de reclamación el Oficio dereclamación complementado, en fotocopia.
COPIA NO CONTROLADA
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
6767676767
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Reclamación de Fianzas de Fidelidad.
Departamento de Segurosy Fianzas.
12.
12A.
12A.1.
12A.2.
12A.3.
13.
14.
15.
16.
Continúa con la actividad No. 11.
En caso de haber procedido la reclamación presentada:
Recibe de la compañía afianzadora el Cheque deindemnización y verifica si están correctos los datos.
¿Están correctos los datos?
En caso de no estar correctos los datos:
Elabora e imprime el Oficio de errores u omisiones, en untanto.
Recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios en el Oficio de errores u omisiones, en un tanto yobtiene fotocopia.
Entrega a la compañía afianzadora el Oficio de errores uomisiones en un tanto y el Cheque de indemnización,recabando acuse de recibido en la fotocopia del Oficio.
Integra al Expediente de reclamación, el Oficio de errores uomisiones en fotocopia.
Continúa con la actividad No. 12.
En caso de estar correctos los datos:
Elabora e imprime el Oficio de entrega en un tanto, dirigido alTesorero.
Recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios en el Oficio de entrega, en un tanto y obtienefotocopia.
Turna el Oficio de entrega, en un tanto y el Cheque deindemnización al Tesorero, recabando acuse de recibido en lafotocopia del Oficio.
Pasa el tiempo.
Recibe Escrito en original de notificación del depósito delCheque de indemnización, por el área asegurada.
COPIA NO CONTROLADA
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
6868686868
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Integra al Expediente de la reclamación los siguientesdocumentos:- Oficio de reclamación, en fotocopia.- Oficio de respuesta, en un tanto- Oficio de entrega, en fotocopia.- Escrito de notificación en original.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal el Expedientede la reclamación.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:- Integración de los Reportes de Siniestralidad de las
Dependencias de la Administración Pública Centralizada.
Reclamación de Fianzas de Fidelidad.
Departamento de Segurosy Fianzas. 17.
18.
COPIA NO CONTROLADA
OFICIO DE SOLICITUD DE DOCUMENTACIÓN
OFICIO DE AVISO PREVIO
1T
OFICIO DE INFORMACIÓN DEL FIADO
1T
CHEQUE DE INDEMNIZACIÓN
RECLAMACIÓN DE FIANZAS DE FIDELIDADDEPARTAMENTO DE SEGUROS Y FIANZAS
INICIO
RECIBE INSTRUCCIÓN
PARA PRESENTAR
LA RECLAMACIÓN RESPECTIVA
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
NOTIFICA LA OCURRENCIA DEL SINIESTRO
COMPAÑÍA AFIANZADORA
OFICIO DE SOLICITUD DE DOCUMENTACIÓN
OFICIO DE AVISO PREVIO
OFICIO DE INFORMACIÓN DEL FIADO
OFICIO DE SOLICITUD
ELABORA E IMPRIME
1T
1T
1T
1T
OFICIO DE SOLICITUD
RECABA FIRMA
1T
1T
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS OBTENIENDO
FOTOCOPIA DE LOS MISMOS
OFICIO DE SOLICITUD DE DOCUMENTACIÓN
OFICIO DE AVISO PREVIO
OFICIO DE INFORMACIÓN DEL FIADO
OFICIO DE SOLICITUD
DISTRIBUYE
1T
1T
1T
1T
ÁREA AFECTADA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS
HUMANOS
COMPAÑÍA AFIANZADORA
PROCURADURÍA FISCAL
RECABANDO ACUSE DE
RECIBIDO EN LAS
FOTOCOPIAS
EXPEDIENTE DE RECLAMACIÓN
RECIBE INFORMACIÓN E INTEGRA
-ÁREA AFECTADA-SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS
HUMANOS-PROCURADURÍA FISCAL
EXPEDIENTE DE RECLAMACIÓN
REVISA Y VERIFICA SI ESTÁ COMPLETO
¿ESTÁ COMPLETO EL EXPEDIENTE DE RECLAMACIÓN?
NO
EXPEDIENTE DE RECLAMACIÓN
SOLICITA, RECIBE E INTEGRA
-ÁREA AFECTADA-SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS
HUMANOS-PROCURADURÍA FISCAL
DOCUMENTACIÓN DE LA RECLAMACIÓN
OFICIO DE RECLAMACIÓN
ELABORA, IMPRIME E INTEGRA
SI
1T
OFICIO DE RECLAMACIÓN
RECABA VISTO BUENO Y FIRMA Y OBTIENE
1T
1F
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y CONTROL
DE INVENTARIOS
DOCUMENTACIÓN DE LA RECLAMACIÓN
OFICIO DE RECLAMACIÓN
ENVÍA
1T
COMPAÑÍA AFIANZADORA
RECABANDO ACUSE DE
RECIBIDO EN LA
FOTOCOPIADEL OFICIO
OFICIO DE RESPUESTA
RECIBE Y VERIFICA SI PROCEDIÓ
1T
COMPAÑÍA AFIANZADORA
¿PROCEDIÓ LA RECLAMACIÓN PRESENTADA?
NO
OFICIO DE RESPUESTA
ANALIZA Y VERIFICA SI ES FACTIBLE SOLVENTAR LA
IMPROCEDENCIA
1T
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y CONTROL
DE INVENTARIOS
¿ES FACTIBLE SOLVENTAR LA IMPROCEDENCIA?
NO
OFICIO INFORMATIVO
ELABORA E IMPRIME
1T
OFICIO INFORMATIVO
RECABA VISTO BUENO Y FIRMA Y OBTIENE
1T
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
1F
OFICIO INFORMATIVO
ENVÍA
1T
ÁREA AFECTADA
RECABANDO ACUSE DE
RECIBIDO EN LA
FOTOCOPIA
OFICIO INFORMATIVO
OFICIO DE RESPUESTA
OFICIO DE RECLAMACIÓN
INTEGRA AL EXPEDIENTE DE RECLAMACIÓN
1F
1T
1F
EXPEDIENTE DE RECLAMACIÓN
ORDENA
FIN
C
DOCUMENTACIÓN CORRESPONDIENTE
SOLICITA Y RECIBE
SIÁREA
CORRESPONDIENTE
OFICIO DE RECLAMACIÓN COMPLEMENTADO
ELABORA, IMPRIME, RECABA FIRMA Y OBTIENE
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
1T
DOCUMENTACIÓN CORRESPONDIENTE
OFICIO DE RECLAMACIÓN COMPLEMENTADO
ENVÍA
1T
COMPAÑÍA AFIANZADORA
RECABANDO ACUSE DE
RECIBIDO EN LA
FOTOCOPIADEL OFICIO
OFICIO DE RECLAMACIÓN COMPLEMENTADO
INTEGRA AL EXPEDIENTE DE RECLAMACIÓN
1F
1
1
RECIBE Y VERIFICA SI ESTÁN CORRECTOS LOS
DATOS
SI
1
2
1F
1F
1F
1F
1F
COMPAÑÍA AFIANZADORA
COPIA NO CONTROLADA
ESCRITO
CHEQUE DE INDEMNIZACIÓN
RECLAMACIÓN DE FIANZAS DE FIDELIDADDEPARTAMENTO DE SEGUROS Y FIANZAS
1
¿ESTÁN CORRECTOS LOS DATOS?
NO
OFICIO DE ERRORES U OMISIONES
ELABORA E IMPRIME
OFICIO DE ERRORES U OMISIONES
RECABA FIRMA Y OBTIENE
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
1T
OFICIO DE ERRORES U OMISIONES
ENTREGA
1T
COMPAÑÍA AFIANZADORA
RECABANDO ACUSE DE
RECIBIDO EN LA
FOTOCOPIADEL OFICIO
OFICIO DE ERRORES U OMISIONES
INTEGRA AL EXPEDIENTE DE RECLAMACIÓN
1F
2
1F
CHEQUE DE INDEMNIZACIÓN
OFICIO DE ENTREGA
ELABORA E IMPRIME
OFICIO DE ENTREGA
RECABA FIRMA Y OBTIENE
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
1T
OFICIO DE ENTREGA
TURNA
1T
TESORERO
RECABANDO ACUSE DE
RECIBIDO EN LA
FOTOCOPIADEL OFICIO
1F
SI
1T
1T
ÁREA ASEGURADA
OFICIO DE ENTREGA
OFICIO DE RESPUESTA
OFICIO DE RECLAMACIÓN
INTEGRA AL EXPEDIENTE DE LA RECLAMACIÓN
1F
1T
1F
EXPEDIENTE DE LA RECLAMACIÓN
ORDENA
C
FIN
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:-INTEGRACIÓN DE LOS REPORTES DE SINIESTRALIDAD DE LAS DEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA CENTRALIZADA
ESCRITO
RECIBE
O
O
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZASY ADMINISTRACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL
DE INVENTARIOS MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO AUTORIZACIÓNREVISIÓN
COPIA NO CONTROLADA
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
7171717171
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES YCONTROL DE INVENTARIOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Periódica.
Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.
• Las modificaciones a las Pólizas, deberán realizarse en los primeros 30 días a partir de la entregade la misma, conforme lo establecido en el artículo 25 de la Ley sobre el Contrato del Seguro.
• La cancelación de las Pólizas, únicamente será procedente cuando éstas estén debidamentefiniquitadas, en caso contrario el Departamento de Seguros y Fianzas deberá realizar el Oficiocorrespondiente comunicando a la Dependencia la improcedencia de la misma.
• En la Base de datos de control deberá registrarse, en el caso de vehículos, el número de póliza yel inciso correspondiente, así como en el caso de otros bienes o fianzas deberá registrarse lamodificación del endoso.
• En los movimientos de bajas, el Departamento de Seguros y Fianzas, mediante Oficio, deberágestionar la devolución de la cantidad no devengada por la Póliza correspondiente, así como sudevolución a la Dependencia correspondiente.
Mantener actualizado el archivo documental de las altas, bajas y modificaciones de las pólizas deseguros y fianzas, con el fin de integrar la base de datos respectiva.
COPIA NO CONTROLADA
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
7272727272
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Departamento de Segurosy Fianzas.
Obtiene del archivo cronológico temporal el Expediente decontratación respectivo.
Analiza la información, obtiene los datos correspondientes ygenera la Base de datos de control, con base en elExpediente de contratación.
Pasa el tiempo.
Recibe de las Dependencias del Poder Ejecutivo el Oficio desolicitud de gestión, en un tanto y la Documentaciónsoporte.
Verifica el Oficio de solicitud de gestión, en un tanto ydetermina el tipo de solicitud.
¿La solicitud es por modificación de datos o por una alta obaja?
En caso de ser por modificación de datos:
Elabora e imprime el Oficio de modificación a la compañíacorrespondiente en un tanto, señalando los errores o cambios yprepara la Documentación soporte.
Recaba visto bueno y firma del Subdirector de Adquisiciones yControl de Inventarios en el Oficio de modificación en untanto y obtiene fotocopia del Oficio.
Envía a la compañía correspondiente el Oficio demodificación en un tanto y la Documentación soporte,recabando acuse de recibido en la fotocopia.
Pasa el tiempo.
Recibe de la compañía correspondiente los Documentoscorrespondientes de endoso con los cambios solicitados yverifica si están correctos.
¿Están correctos los Documentos correspondientes deendoso?
En caso de no estar correctos los Documentoscorrespondientes de endoso:
1.
2.
3.
4.
4A.
4A.1.
4A.2.
4A.3.
Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.
COPIA NO CONTROLADA
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
7373737373
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.
4B.
4B.1.
4B.2.
4C.
4C.1.
4C.2.
4C.3.
4C.4.
4C.5.
5.
Departamento de Segurosy Fianzas.
Elabora e imprime el Oficio de observaciones en un tanto,recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios y obtiene fotocopia.
Envía a la compañía correspondiente el Oficio deobservaciones en un tanto, recabando acuse de recibido en lafotocopia.
Integra al Expediente de contratación respectivo, el Oficio deobservaciones en fotocopia.
Continúa con la actividad No. 4A.3.
En caso de estar correctos los Documentos correspondientesde endoso:
Elabora e imprime el Oficio de contestación en un tanto, recabafirma del Subdirector de Adquisiciones y Control de Inventarios yobtiene fotocopia.
Obtiene fotocopia de los Documentos correspondientes deendoso.
Envía a la Dependencia correspondiente el Oficio decontestación en un tanto y los Documentos correspondientesde endoso, recabando acuse de recibido en la fotocopia.
Accesa y registra en la Base de datos de control lamodificación correspondiente.
Integra al Expediente de contratación respectivo, lossiguientes documentos:- Oficio de solicitud de gestión, en un tanto.- Oficio de modificación, en fotocopia.- Documentos correspondientes de endoso, en fotocopia.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal el Expedientede contratación respectivo.
Fin del procedimiento.
En caso de ser una alta o baja:
Elabora e imprime el Oficio de solicitud de alta o baja a lacompañía correspondiente, en un tanto.
COPIA NO CONTROLADA
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
7474747474
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios en el Oficio de solicitud, en un tanto y obtienefotocopia.
Envía a la compañía correspondiente el Oficio de solicitud, enun tanto y la Documentación soporte, recabando acuse derecibido en la fotocopia del Oficio.
Pasa el tiempo.
Recibe de la compañía correspondiente los Documentoscorrespondientes del alta o baja y verifica si están correctos.
¿Están correctos los Documentos correspondientes?
En caso de no estar correctos los Documentoscorrespondientes:
Elabora e imprime el Oficio de observaciones en un tanto,recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios y obtiene fotocopia.
Envía a la compañía correspondiente el Oficio deobservaciones en un tanto, recabando acuse de recibido en lafotocopia.
Integra al Expediente de contratación respectivo, el Oficio deobservaciones en fotocopia.
Continúa con la actividad No. 8.
En caso de estar correctos los Documentos correspondientes:
Elabora e imprime el Oficio de contestación en un tanto, recabafirma del Subdirector de Adquisiciones y Control de Inventarios yobtiene fotocopia.
Obtiene fotocopia de los Documentos correspondientes del altao baja.
Envía a la Dependencia correspondiente el Oficio decontestación, en un tanto y los Documentos correspondientesdel alta o baja, recabando acuse de recibido en la fotocopia.
Accesa y registra en la Base de datos de control el alta o bajacorrespondiente.
Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.
Departamento de Segurosy Fianzas.
6.
7.
8.
8A.
8A.1.
8A.2.
9.
10.
11.
12.
COPIA NO CONTROLADA
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
7575757575
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Integra al Expediente de contratación respectivo, lossiguientes documentos:- Oficio de solicitud de gestión, en un tanto.- Oficio de solicitud de baja o alta, en fotocopia.- Documentos correspondientes del alta o baja, en fotocopia.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal el Expedientede contratación respectivo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.
Departamento de Segurosy Fianzas.
13.
14.
COPIA NO CONTROLADA
CONTROL DOCUMENTAL DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS Y FIANZASDEPARTAMENTO DE SEGUROS Y FIANZAS
INICIO
EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
OBTIENE
C
ANALIZA LA INFORMACIÓN, OBTIENES
LOS DATOS CORRESPONDIENTES Y
GENERA
BASE DE DATOS DE CONTROL
CON BASE EN EL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
DOCUMENTACIÓN SOPORTE
OFICIO DE SOLICITUD DE GESTIÓN
RECIBE
DEPENDENCIAS DEL PODER EJECUTIVO
1T
OFICIO DE SOLICITUD DE GESTIÓN
VERIFICA Y DETERMINA EL TIPO DE SOLICITUD
1T
¿LA SOLICITUD ES POR MODIFICACIÓN DE DATOS O POR UNA ALTA O BAJA?
DOCUMENTACIÓN SOPORTE
OFICIO DE MODIFICACIÓN
ELABORA E IMPRIME Y PREPARA
1T
OFICIO DE MODIFICACIÓN
RECABA VISTO BUENO Y FIRMA Y OBTIENE
1T
1F
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
DOCUMENTACIÓN SOPORTE
OFICIO DE MODIFICACIÓN
ENVÍA
1T
COMPAÑÍA CORRESPONDIENTE
RECABANDO ACUSE DE
RECIBIDO EN LA
FOTOCOPIA DEL OFICIO
DOCUMENTOS CORRESPONDIENTES DE ENDOSO
RECIBE CON LOS CAMBIOS SOLICITADOS Y
VERIFICA SI ESTÁN CORRECTOS
COMPAÑÍA CORRESPONDIENTE
¿ESTÁN CORRECTOS LOS DATOS
CORRESPONDIENTES DE ENDOSO?
NO
OFICIO DE OBSERVACIONES
ELABORA E IMPRIME, RECABA FIRMA Y OBTIENE
1T
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
OFICIO DE OBSERVACIONES
ENVÍA
1T
1F
COMPAÑÍA CORRESPONDIENTE
RECABANDO ACUSE DE
RECIBIDO EN LA
FOTOCOPIA DEL OFICIO
OFICIO DE OBSERVACIONES
INTEGRA AL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
RESPECTIVO
1F
1
1
OFICIO DE CONTESTACIÓN
ELABORA E IMPRIME, RECABA FIRMA Y OBTIENE
SI
1T
1F
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
DOCUMENTOS CORRESPONDIENTES DE ENDOSO
OBTIENE
1F
DOCUMENTOS CORRESPONDIENTES DE ENDOSO
OFICIO DE CONTESTACIÓN
ENVÍA
DEPENDENCIA CORRESPONDIENTE
1T
RECABANDO ACUSE DE
RECIBIDO EN LA
FOTOCOPIA DEL OFICIO
ACCESA Y REGISTRA LA MODIFICACIÓN
CORRESPONDIENTE
BASE DE DATOS DE CONTROL
DOCUMENTOS CORRESPONDIENTES DE ENDOSO
OFICIO DE MODIFICACIÓN
OFICIO DE SOLICITUD DE GESTIÓN
INTEGRA EL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
RESPECTIVO
1T
1F
1F
EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
ORDENA
C
FIN
MODIFICACIÓN DE DATOS
1
ALTA O BAJA
COPIA NO CONTROLADA
CONTROL DOCUMENTAL DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS Y FIANZASDEPARTAMENTO DE SEGUROS Y FIANZAS
1
OFICIO DE SOLICITUD
ELABORA E IMPRIME
1T
OFICIO DE SOLICITUD
RECABA FIRMA Y OBTIENE
1T
1F
DOCUMENTACIÓN SOPORTE
OFICIO DE SOLICITUD
ENVÍA
1T
COMPAÑÍA CORRESPONDIENTE
RECABANDO ACUSE DE
RECIBIDO EN LA
FOTOCOPIA DEL OFICIO
DOCUMENTOS CORRESPONDIENTES ENDOSADOS
RECIBE Y VERIFICA SI ESTÁN CORRECTOS 1
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
COMPAÑÍA CORRESPONDIENTE
¿ESTÁN CORRECTOS LOS DOCUMENTOS
CORRESPONDIENTES?
NO
OFICIO DE OBSERVACIONES
ELABORA E IMPRIME, RECABA FIRMA Y OBTIENE
1T
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
OFICIO DE OBSERVACIONES
ENVÍA
1T
1F
COMPAÑÍA CORRESPONDIENTE
RECABANDO ACUSE DE
RECIBIDO EN LA
FOTOCOPIA
OFICIO DE OBSERVACIONES
INTEGRA AL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
RESPECTIVO
1F
1
OFICIO DE CONTESTACIÓN
ELABORA E IMPRIME, RECABA FIRMA Y OBTIENE
SI
1T
1F
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
DOCUMENTOS CORRESPONDIENTES
OBTIENE
1F
DOCUMENTOS CORRESPONDIENTES
OFICIO DE CONTESTACIÓN
ENVÍA
DEPENDENCIA CORRESPONDIENTE
1T
RECABANDO ACUSE DE
RECIBIDO EN LA
FOTOCOPIA DEL OFICIO
ACCESA Y REGISTRA EL ALTA O BAJA
CORRESPONDIENTE
BASE DE DATOS DE CONTROL
DOCUMENTOS CORRESPONDIENTES
OFICIO DE SOLICITUD
OFICIO DE SOLICITUD DE GESTIÓN
INTEGRA EL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
RESPECTIVO
1T
1F
1F
EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
ORDENA
C
FIN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZASY ADMINISTRACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL
DE INVENTARIOS MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO AUTORIZACIÓNREVISIÓN
COPIA NO CONTROLADA
FIRMAS DE AUTORIZACIÓN
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
7878787878
LIC. IGNACIO GARCÍA LEYVASUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
MTRO. EDUARDO CONTRERAS ROJANOSUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
C.P. AMÉRICA AGUILAR BOZADADIRECTORA GENERAL DE
ADMINISTRACIÓN
LIC. JOSÉ SALVADOR SÁNCHEZ ESTRADASECRETARIO DE FINANZAS
Y PLANEACIÓN
LIC. ANTONIO FERRARI CAZARÍNSUBSECRETARIO DE FINANZAS
Y ADMINISTRACIÓN
Elaborado y autorizado en mayo de 2010Xalapa-Enríquez, Veracruz de Ignacio de la Llave
LIC. PEDRO ARTURO GARCÍA RODRÍGUEZJEFE DEL DEPARTAMENTO DE
SEGUROS Y FIANZAS