Manual de Procedimiento Del Area de Compras y Almacenaje

MANUAL DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS ALMACEN / PROVEEDORES

InstrumentMusic S.A. de C.V.

DIRECCION ADMINISTRATIVA Y DE RECURSOS MATERIALESFECHA DE ELABORACIONN DE PAGINA

ALMACEN / PROVEEDORESMANUAL DE PROCEDIMIENTOS

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ALCANCE:El presente manual comprende el proceso de compras de InstrumentMusic S.A de C.V que son asignados al departamento de ventas, para su respectiva venta, as como el proceso de almacenaje que le corresponde al rea de compras.Aplica a los encargados del departamento de compras y almacn respectivamente, que tiene la responsabilidad de la recepcin, registro, guarda y custodia de los materiales que ingresan, de igual forma son responsables del registr de los egresos de los materiales por concepto de ventas, afectando nica y exclusivamente el inventariado que es la funcin que le corresponde.Este procedimiento aplica a todas las operaciones de gestin de compra, gestin de ingreso y egreso de los bienes materiales de los que es poseedor la empresa, as como tambin es responsable de los suministros que se realicen para mantener el inventario del almacn, por consiguiente, la funcin del almacn ser, registrar en el sistema los egresos de materiales, o ingresos de suministros, segn sea el caso. En si la finalidad se elabora el siguiente programa porque se pretende contar con un documento normativo que permita unificar criterios en el desarrollo de las atribuciones encomendadas a las reas que en el intervienen. Es importante sealar, que a fin de mantener actualizado este manual, se debern realizar revisiones peridicas por parte del personal responsable de su operacin.DIRECCION ADMINISTRATIVA Y DE RECURSOS MATERIALESFECHA DE ELABORACIONN DE PAGINA


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OBJETIVOS DEL MANUAL

Implementar los procedimientos correspondientes al proceso de compras y almacenaje. Proveer un detalle de acciones a seguir, para llevar adelante el circuito administrativocontable relacionado con la gestin de compras y contrataciones. Mantener actualizado el sistema de inventarios, mediante el adecuado registro de la recepcin de materiales, as como por su adecuado registr de cualquier salida de almacn que se presente. Lograr uniformidad y homogeneidad en el procesamiento de los hechos y el desempeo de los agentes y funcionarios, frente a situaciones equivalentes, de modo tal que sus resultados sean comparables entre s y se incremente la transparencia de la Administracin institucional. Implementar el mecanismo de Decisin de Compra a cargo de las unidades requirentes o usuarias, en particular, bienes inventariables y de insumos y materiales especializados. Asimismo, en la medida que la adecuacin de los soportes informticos lo permitan, la gestin de compra y la ejecucin presupuestaria de este tipo de bienes y servicios, tender a su descentralizacin. Aplicar y ejecutar los presupuestos que se asignan a cada programa. DIRECCION ADMINISTRATIVA Y DE RECURSOS MATERIALESFECHA DE ELABORACIONN DE PAGINA


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Difundir las nuevas rutinas administrativas a los usuarios y clientes. Detectar desvos en la actividad y consolidar el ambiente de control. Disponer de un instrumento de capacitacin de nuevos usuarios y de una gua para la utilizacin de los servicios de la empresa InstrumenMusic S.A de C.V.



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RESPONSABLES:ENCARGADO DE COMPRAS: De efectuar las compras que sean necesarias, para que siempre se disponga del material necesario en el almacn.

Enterarse del cumplimiento de los proveedores en el suministro oportuno de los bienes ante el almacn.

Verificar documentalmente con las unidades administrativas, que el proveedor cumpla con el suministro de los bienes, de acuerdo con las condiciones y especificaciones tcnicas establecidas en el contrato correspondiente.

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN. Enterarse de los pedidos o contratos pendientes por recibir el almacn.

Enterarse documentalmente de la recepcin de los materiales por el almacn.



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JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD: Recibir del departamento de almacenes los movientes generados en el almacn para registrarlos a travs del sistema establecido.JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ALMACENES: Mantener, supervisar y controlar las existencias fsicas de los insumos y materiales de a cuerdo a los niveles mximos y mnimos.

Establecer controles internos para el surtimiento de los materiales del almacn.

Programar la entrega de materiales a los clientes de acuerdo con las salidas de almacn.

Supervisar que el almacn se encuentre en condiciones de seguridad y buen funcionamiento.

Remitir al Departamento de Contabilidad los movimientos de entrada de almacn para su afectacin contable.

Supervisar que el almacn se encuentre en condiciones de seguridad y buen funcionamientoDIRECCION ADMINISTRATIVA Y DE RECURSOS MATERIALESFECHA DE ELABORACIONN DE PAGINA


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Supervisar que el almacn se encuentre en condiciones de seguridad y buen funcionamiento.

Remitir al Departamento de Contabilidad los movimientos de entrada de almacn para su afectacin contable.

RESPONSABLE DEL ALMACEN Custodiar y almacenar los bienes adquiridos por la empresa.

Efectuar la recepcin de los pedidos verificando que los materiales cumplan con las caractersticas y especificaciones establecidas en los contratos respectivos.



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PROCEDIMIENTOS

1. Recursos materiales elabora un oficio de envi, adjuntado copia de pedido o contrato, y distribuye al departamento de compras, archiva copia de acuse.

2. Se enva copia de pedido o contrato al proveedor.

3. De igual forma se enva al departamento de almacn, una copio del pedido, sella, firma y registra en el libro de pedidos.

4. El responsable del almacn recibe una copia de pedido, para adecuar un espacio para la recepcin de los materiales, y espera la llegada de los materiales en el tiempo sealado.

5. El proveedor entrega en el tiempo sealado, los bienes solicitados; entrega copia y factura original.

6. El responsable del almacn recibe documentos y sella, confirma que los bienes o materiales cumplan con los pedidos descritos.



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7. Contacta va telefnica con el rea administrativa para checar de manera conjunta con las especificaciones tcnicas.

8. El rea administrativa se entera de la llegada de los materiales y se presenta para cotejar el pedido y determina:a) Si no cumple el pedido con las caractersticas, seguir con el paso 9.b) Si cumple las caractersticas, saltar al paso n12

9. Informa por oficio del incumplimiento del pedido al rea de recursos materiales, archiva acuse.

10. El rea de recursos materiales, recibe el oficio, sella el acuse y elabora un oficio en original al proveedor indicando el cambio de los bienes o materiales

11. El proveedor recibe el oficio, se entera acude a retirar los bienes o materiales entregados as como la documentacin entregados as como la documentacin entregada para realizar el cambio se conecta con el paso n1DIRECCION ADMINISTRATIVA Y DE RECURSOS MATERIALESFECHA DE ELABORACIONN DE PAGINA


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13. El rea administrativa firma factura original y solicita de manera verbal realice el almacenamiento y entrega factura firmada.14. El responsable del almacn recibe los bienes para su almacenamiento; firma y sella factura original. Elabora entrada de almacn en original y cuatro copias para su entrega al departamento de contabilidad. Registra en

15. tarjeta kardex, entrega libro de registro de entrada de almacn con movimientos para firma.16. El departamento de almacenes recibe el libro de registro de entradas, firma e informa va telefnica para su conocimiento al departamento de contabilidad. Registra en libro de entradas y presenta de manera econmica.

17. El jefe del departamento de contabilidad recibe y firma el libro de registro. Elabora pliza contable, este se conecta con el procedimiento de mantenimiento a sistemas de informacin y control de plizas de egresos.



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EL LEGAJO DE COMPRA COMPLETO ESTAR COMPUESTO DE: Orden de Pedido en duplicado. El presupuesto aprobado con la justificacin + dos presupuestos no aprobados. La orden de compra debidamente autorizada. La factura Legal.

PERSONAS AUTORIZADAS A FIRMAR ORDEN DE PEDIDO: Jefe del Departamento de Ventas: por ventas Jefe del Departamento Administrativo: por administracin

PERSONAS AUTORIZADAS A APROBAR LA ORDEN DE COMPRA: Encargado de Compras y Jefe de Administracin: por Ventas

Encargado de Compras y Jefe de Administracin: por AdministracinDIRECCION ADMINISTRATIVA Y DE RECURSOS MATERIALESFECHA DE ELABORACIONN DE PAGINA


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POLITICAS:

Las disposiciones contenidas en el presente manual son de observancia y aplicacin general para las reas involucradas en el procedimiento.

Las reas cuando as lo requieran debern enviar al encargado de Recursos Materiales, el consumo anual estimado de materiales, suministros, mobiliario y equipo; considerando la calendarizacin de los recursos durante el ao con el objeto de elaborar el Programa Anual de Adquisiciones, de conformidad con la normatividad vigente.

En caso de una modificacin a las funciones de alguna rea, con oportunidad, se debern plantear las necesidades derivadas de la misma con base en sus programas especiales de desarrollo y crecimiento.

Es responsabilidad del encargado de Recursos Materiales a travs del encargado del almacn verificar que los bienes que ingresen al almacn, as como la factura, cumplan totalmente con las especificaciones asentadas en el pedido: caractersticas, precio y cantidad.

El horario de recepcin de bienes en el Almacn ser de las: 9:00 a 14:30 horas en das hbiles.



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Es responsabilidad del encargado de Recursos Materiales a travs del encargado del almacn verificar que los bienes que ingresen al almacn, as como la factura, cumplan totalmente con las especificaciones asentadas en el pedido: caractersticas, precio y cantidad.

Cuando no sea posible la entrada fsica al almacn debido a las caractersticas tcnicas y/o naturaleza de los bienes, el rea solicitante podr recibir los bienes directamente en sus instalaciones siempre por escrito y a satisfaccin del solicitante, previo aviso y justificacin presentada ante el encargado de Recursos Materiales quien a su vez supervisar la entrega-recepcin de los bienes.

Las reas sern las encargadas de requisitar y entregar la Solicitud de Suministros, de acuerdo al calendario establecido con base en sus necesidades.

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