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Manual de procedimiento de gestión y abastecimiento de bienes y servicios

Gestión Administrativa

26/01/2016 VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Corporación Universitaria Del Caribe CECAR

Procedimiento de gestión y abastecimiento de bienes y

servicios

Código: P-GA-01

Versión: 03

Fecha: 25/01/2016 Elaboró Camilo Guerrero Buelvas Revisó Javier Sierra Carrillo Aprobó Manuel Laureano Mestra

Cargo Vicerrector Administrativo y Financiero Cargo Vicerrector de Calidad Cargo Rector

1

Contenido 1. Objeto .................................................................................................................................... 3

2. Alcance .................................................................................................................................. 3

3. Responsable ........................................................................................................................... 3

4. Definiciones ........................................................................................................................... 3

5. Política ................................................................................................................................... 5

5.1 Componentes claves de la política de compra .......................................................................... 5

5.1.2 Requisitos para aprobación de la compra ....................................................................... 5

5.2 Segregación de funciones ......................................................................................................... 6

5.3 Ofertas o cotizaciones .............................................................................................................. 6

5.4 Proveedores de bienes y/o servicios ................................................................................... 7

5.4.1 Proveedores de bienes y servicios críticos ....................................................................... 7

5.4.2 Maestro proveedores de bienes y servicios ..................................................................... 8

5.5 Adjudicación de compra ........................................................................................................... 8

5.5.1 Adjudicación compra de bienes: ............................................................................................ 8

5.6 Compras de urgencia .......................................................................................................... 8

5.7 Adjudicación directa ........................................................................................................... 9

5.8 Legalización de la contratación de servicios ...................................................................... 10

5.9 Reajuste de precios .......................................................................................................... 10

5.10 Condiciones de pago en contratos, ofertas mercantiles u órdenes de compra .................. 10

5.11 Riesgos y garantías del proceso de compra ....................................................................... 11

5.12 Anticipos .......................................................................................................................... 11

5.13 Seguimiento a compras de bienes y servicios .................................................................... 12

5.14 Documentación y control ................................................................................................. 13

5.15 Relaciones con proveedores ............................................................................................. 13

5.16 Compras de servicios internacionales ............................................................................... 14

5.17 Acuerdos comerciales o contratos marco ......................................................................... 14

5.18 Límites de autorización y aprobación para la compra de bienes y servicios en CECAR. ...... 14

5.19 Solicitud de refrigerios y almuerzos .................................................................................. 15

6 Ejecución del procedimiento ................................................................................................ 15

6.1 Desarrollar estrategias de abastecimiento ........................................................................ 15


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6.1.1 Desarrollar el plan de adquisiciones .............................................................................. 15

6.1.2 Aclarar los requisitos de compra ......................................................................................... 16

6.1.3 Alinear el plan de adquisiciones con las necesidades de la entidad ...................................... 16

6.1.4 Analizar el historial de compras de la entidad ...................................................................... 16

6.1.5 Colaborar con los proveedores para la identificación de las oportunidades de abastecimiento:

.................................................................................................................................................... 16

6.2 Gestionar los bienes y servicios pedidos ........................................................................... 17

6.2.1 Elaborar Solicitud.......................................................................................................... 17

6.2.2 Aprobar la disponibilidad presupuestal ......................................................................... 17

6.2.3 Recibir y tramitar solicitud ............................................................................................ 17

6.2.4 Tramitar y aprobar por grupo A .................................................................................... 18

6.2.5 Tramitar y aprobar por grupo B .................................................................................... 18

6.3 Seleccionar los proveedores ............................................................................................. 18

6.3.1 Identificar a los proveedores......................................................................................... 18

6.3.2 Registrar y validar a los proveedores............................................................................. 19

6.3.3 Monitorear las cotizaciones de los proveedores ........................................................... 19

6.3.4 Aprobar las ofertas ....................................................................................................... 19

6.3.5 Crear y distribuir órdenes de compras ................................................................................ 19

6.3.6 Agilizar los pedidos y satisfacer las necesidades ............................................................ 20

6.3.7 Indagar y resolver las excepciones ................................................................................ 20

6.3.8 Administrar los contratos.............................................................................................. 20

6.4 Administrar a los proveedores .......................................................................................... 20

6.4.1 Administrar y monitorear la información del proveedor ............................................... 20

6.4.2 Preparar y analizar el rendimiento del gasto y el desempeño del proveedor ................. 20

6.4.3 Apoyar los procesos de inventario ................................................................................ 21

6.4.4 Controlar la calidad del producto recibido .................................................................... 21

7. Documentos Internos: .............................................................................................................. 23

8. Documentos Externos: ............................................................................................................. 23

9. Procedimientos Asociados........................................................................................................ 23

10. control de cambios ................................................................................................................. 23


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1. Objeto

Realizar las actividades necesarias para garantizar el abastecimiento de bienes y servicios necesarios para el desarrollo de las actividades de la entidad, así como el debido manejo de los proveedores que satisfacen estas necesidades.

2. Alcance

Inicia con el desarrollo de la estrategia de abastecimiento y finalizas con la administración de proveedores.

3. Responsable

El jefe de compras es el responsable de garantizar el cumplimiento de este procedimiento

4. Definiciones

Plan de adquisiciones: es el instrumento de planeación contractual que facilita la proyección

financiera y presupuestal permitiendo reconocer la naturaleza estratégica de las compras. Contiene

la adquisición de bienes y servicios que requiere CECAR, con cargo a los recursos de funcionamiento

y de inversión.

Compras: Conjunto de actividades que busca resolver un requerimiento a través de la compra o

contratación de bienes o servicios. El proceso se inicia con la definición del requerimiento, continúa

con la adquisición del bien o servicio bajo unas condiciones previamente pactadas y a cambio de un

precio; y finaliza con la evaluación del bien o servicio recibido.

Compras por adjudicación directa: Procedimiento simplificado de contratación de un servicio o adquisición de un bien. En términos generales, no considera todos los requisitos y formalidades propios de una licitación privada. Este mecanismo de compra debe estar justificado y documentado.


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Solicitud de suministro: solicitud del bien o servicio por parte de una dependencia para la

adquisición o contratación de un bien o servicio.

Orden de Compra: Documento que formaliza un compromiso entre el comprador y el proveedor,

cuya finalidad es adquirir y suministrar un bien o un servicio bajo unas condiciones pactadas.

Bienes y servicios críticos: Son aquellos que afectan la calidad de los servicios que presta la

institución, que impactan el medio ambiente o constituyen riesgo para la seguridad de los

trabajadores.

Compras urgentes: Para la compra de un bien o servicio, constituye urgencia aquella que no puede

ser atendida a través del proceso normal de compras con lo relacionado a los tiempos y

procedimientos definidos para tal fin. En casos de emergencias o imprevistos, la institución se obliga

a realizar una adquisición que no estaba previamente planificada, y que satisface una necesidad

imperiosa e impostergable del servicio.

SMMLV: Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes

Administrador de un contrato con proveedores: Funcionario de una dependencia responsable de

verificar el cumplimiento de todos los requisitos, especificaciones y condiciones pactadas con un

proveedor o contratista como producto de la prestación de un servicio, ejecución de una obra o el

suministro de un bien, lo anterior según lo establecido en el “Manual de Funciones de Administrador

de Contratos”.

Contrato: Documento mediante el cual se formaliza el compromiso del comprador y proveedor en

adquirir y suministrar un bien o un servicio a unos precios pactados, bajo unas condiciones y

especificaciones previamente acordadas por un tiempo determinado. Para este documento el

término contrato incluye las órdenes de compra, contratos, ofertas mercantiles, acuerdos, entre

otros pero sin limitarse a los ya mencionados.

Contrato de adhesión: Contrato en donde una de las partes no puede discutir las distintas cláusulas

y solo tiene la libertad de aceptar o rechazar el contenido global de la propuesta. Usualmente son

contratos que han sido previamente revisados por las diferentes entidades de control y vigilancia


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del estado para evitar la inclusión de cláusulas inequitativas. Algunos ejemplos: Contrato de seguro

y Contrato de Condiciones Uniformes (Servicios Públicos).

Grupo de autorización: Agrupador de cargos de los funcionarios responsables de autorizar las

diferentes instancias que se dan dentro del proceso de compras de bienes y servicios:

5. Política

5.1 Componentes claves de la política de compra

La política de compras para bienes y servicios se fundamenta como mínimo en los siguientes

principios:

5.1.2 Requisitos para aprobación de la compra

Toda compra de bienes y servicios solicitada por una dependencia debe estar contemplada en el presupuesto anual de inversiones o gastos y es responsabilidad de cada dependencia, antes de solicitar la compra, verificar si el valor del bien o servicio a comprar se encuentra presupuestado.

La solicitud de compra de bienes y servicios, debe originarse mediante el plan de adqisiciones, una solicitud de suministro o estar amparado en un contrato y debe ser aprobada por las instancias correspondientes definidas en este documento.

Se debe iniciar la ejecución de la prestación del servicio solamente si el documento soporte de compra (orden de compra y contrato) se encuentre debidamente legalizado (con firmas correspondientes y orden de compra debidamente diligenciada), salvo en el caso que se trate de una emergencia.

GRUPO CARGO RESPONSABLE

A Junta Directiva Junta de Compras

GRUPO CARGO RESPONSABLE

B Ordenador del Gasto Vicerrector administrativo y financiero


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Todas las compras se deben aprobar de acuerdo con lo establecido en este procedimiento y su operacionalización es responsabilidad de la jefatura de compras, así como de los grupos de autorización establecidos en este documento. Para estos casos la evidencia de aprobación de dicha compra se debe realizar dejando registro de la firma y la fecha en los documentos soportes y conservarlos de acuerdo con lo establecido en el procedimiento de control de documentos y registros.

Los pagos no pueden ser procesados si las aprobaciones adecuadas no existen y están debidamente documentadas a través de documentos físicos, tales como facturas o documento equivalente, actas de recibo parcial o final de los servicios.

5.2 Segregación de funciones

El procedimiento establecido para la compra de bienes y servicios debe asegurar en todo momento

la adecuada segregación de funciones para minimizar el riesgo de fraude. Cuando por alguna

condición particular alguna segregación no pueda realizarse o resulte materialmente impráctica o

costosa, se deberá implementar controles complementarios y/o de mitigación del riesgo que este

significa.

5.3 Ofertas o cotizaciones

5.3.1 Número de ofertas/cotizaciones

Los criterios para determinar el número de proveedores a los cuales se les va a solicitar cotizaciones,

son los siguientes:

Mínimo tres (3) cotizaciones

Aplica para la licitación o invitación a cotizar para las compras de bienes y servicios cuyo presupuesto

supere los siguientes montos:

Compra de Bienes: Cuando el presupuesto supere los 2 SMMLV

Compra de Servicios: Cuando el presupuesto supere los 10 SMMLV No aplica el criterio de mínimo tres cotizaciones, independiente del monto del presupuesto y/o tipo

de servicio, cuando se trate de representantes, distribuidores exclusivos, fabricantes exclusivos,

dueños de tecnología, por temas de confianza y ventajas comerciales que estén debidamente


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justificados. La justificación de la adjudicación directa debe quedar registrada en el Formato F-GA—

05 “Adjudicación Directa o Compras Urgentes” de la siguiente manera:

Para las solicitudes de compras cuyo presupuesto sea menor o igual a 20 SMMLV la aprobación debe ser realizada por los funcionarios pertenecientes al grupo B; para valores superiores a 20 SMMLV, debe ser autorizado por el grupo A.

Una (1) cotización (adjudicación directa)

Se requerirá como mínimo una sola oferta / cotización en los siguientes casos.

Compras de Bienes: Cuando el presupuesto no supere los 2 SMMLV

Compras de Servicios: Cuando el presupuesto no supere los 10 SMMLV

5.3.2 Requisitos de ofertas/cotizaciones

Las ofertas o cotizaciones técnicas y económicas presentadas por los proveedores y contratistas de

bienes o servicios, deben responder a todos los requisitos estipulados en los documentos de Pliego

Único ó Condiciones Generales. Para los casos en los cuales se presenten inconsistencias o

situaciones especiales, éstas deben ser resueltas por el nivel o instancias de autorización

correspondiente al monto de adjudicación de la compra.

5.3.3 Recibo y apertura de ofertas por licitación

Las compras determinadas de tipo licitación deberán ser aplicadas desde la página web institucional, en el cual se deberá establecer el tiempo de apertura y cierre, con la descripción de las características técnicas del bien o servicio a proveer.

5.4 Proveedores de bienes y/o servicios

5.4.1 Proveedores de bienes y servicios críticos

Toda compra de bienes y servicios críticos o cuyo monto sea para aprobación de los niveles de

aprobación descritos, debe celebrarse con firmas inscritas en el registro único de proveedores.


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5.4.2 Maestro proveedores de bienes y servicios

La creación y cualquier cambio en los datos del maestro de proveedores deben ser formalmente

solicitados y obtener la aprobación de la instancia correspondiente. Cada dos años el maestro de

proveedores debe ser revisado para asegurarse que estén activos los que realmente se requieren y

proceder a desactivar a los proveedores que no han tenido movimiento durante los dos últimos

años.

5.5 Adjudicación de compra

Los criterios para adjudicar la compra de bienes y servicios son los siguientes:

5.5.1 Adjudicación compra de bienes:

Para la adjudicación de bienes se tienen en cuenta fundamentalmente los aspectos relacionados

con calidad, precios y plazos de entrega.

5.5.2 Adjudicación compra de servicios:

Para la adjudicación de compra de servicios, como resultado de un proceso de invitación a cotizar,

se deben tener en cuenta los resultados de la evaluación técnica y económica. Ésta se otorga al

proveedor que reúna todos los requisitos y condiciones exigidos por la empresa contratante, según

el orden de elegibilidad resultante de aplicar el correspondiente Informe de evaluación de ofertas y

teniendo en cuenta los niveles de autorización descritos en este documento.

En los casos de servicios de consultoría pura, en la decisión debe prevalecer el concepto técnico por

encima del económico, el cual debe ser emitido por la junta de compras, la cual debe quedar

documentado en el informe de evaluación formato “F-GA-12 informe de evaluación técnica y

económica de las ofertas”

5.6 Compras de urgencia

La contratación de servicios y/o compra de bienes para efectos de atender urgencias, debe tener el

visto bueno del comité de planeación o de compras encargado de resolverla y del ordenador del


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gasto, y cuando aplique debe ser ratificada por los niveles de aprobación, establecidos en este

documento.

5.7 Adjudicación directa

Aplica para los siguientes procesos:

o Compra o contratación nueva en los casos en los que se trate de proveedores fabricantes, representantes únicos o exclusivos (incluye contratos de adhesión como el caso de servicios públicos).

o Adjudicaciones al mejor oferente de una oferta abierta reciente, para los mismos bienes o servicios. Este tipo de adjudicación solo podrá hacerse hasta por un año calendario a partir de la fecha de emisión de la orden de compra emitida con relación a la oferta tomada como base. Haciendo auditorias periódicas para control de precios.

Como soporte de la solicitud de compra por adjudicación directa, el responsable debe documentar la justificación en la Solicitud de Compra (Solicitud de suministro) y diligenciar el Formato “F-GA-05 Adjudicación Directa o Compras Urgentes”, firmarlo y solicitar la aprobación por parte de la instancia correspondiente a la autorización de Solicitud de la compra.

Ningún contrato o acuerdo puede pactarse a más de un año, con máximo dos renovaciones, cada

una de un año. Excepcionalmente, en caso que se requiera un plazo mayor a éste que traiga

beneficios económicos para la corporación se debe solicitar autorización al nivel de aprobación

requerido de acuerdo al monto a contratar.

Para las compras o contratos vigentes en los cuales esté prevista cláusula de renovación automática, el responsable de administrar el contrato o acuerdo correspondiente, debe oportunamente evaluar la necesidad de renovarlo o realizar una nueva convocatoria. Para lo anterior, debe dejar registro de la recomendación correspondiente en el formato destinado para realizar seguimiento o monitoreo a los contratos o acuerdos.

Para situaciones en las cuales después de la adjudicación, el proveedor favorecido solicita cambios en los precios que incrementen los valores de la oferta, como única opción se debe convocar de manera extraordinaria e inmediata al nivel de aprobación A. El comité debe proceder de acuerdo con su nivel de autorización.


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5.8 Legalización de la contratación de servicios

El Jefe de compras emite una verificación que garantice el cumplido con todas las actividades relacionadas con las revisiones y las aprobaciones correspondientes por parte del personal autorizado antes de entregar la Orden de Compra al Proveedor.

5.9 Reajuste de precios

Por principio no se maneja reajuste de precios para los contratos, u órdenes de compra de bienes y/o servicios a no ser que para contratos con vigencia mayor a un año quede establecido que el indicador a usar para indexar los valores o las tarifas sea el IPC ó que por condiciones del acuerdo se recomiende utilizar otro indicador específico o que sea para bajar precio pactado con anterioridad (ejemplo: SMMLV, IPP, entre otros).

5.10 Condiciones de pago en contratos, ofertas mercantiles u órdenes de compra

La condición general de pago para las compras de bienes y servicios en contratos, se establece en el

Proceso de Gestión Financiera.

Según el tipo de compra la solicitud de suministro debe estar firmada por el director o jefe de

dependencia que tenga la autoridad para avalar las características específicas de la compras así:

*cuando la compra implique el diseño de una pieza publicitaria, ésta debe anexarse a la solicitud de

pedido.

BIEN/SERVICIO PERSONAL AUTORIZADO

Remodelaciones, Obras civiles, arreglos y reparaciones locativas.

Director de Planeación

*Mercadeo y/o publicidad Director de Mercadeo y Comunicaciones

Sistemas y tecnología Director de Sistemas

compras relacionadas con elementos y materiales de consumo frecuente para el normal desempeño de las actividades de mantenimiento y servicios generales

El jefe de plata física


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Nota 1: Cuando se requieran servicios de mantenimiento externo, el Jefe de Planta física y logística

hará la solicitud suministro por este concepto al Jefe de Compras. Ninguna otra persona o

dependencia está autorizada para hacer estos pedidos.

Nota 2: Los servicios públicos y arriendos se deben tramitar directamente en la oficina de

contabilidad.

La aprobación debe ser formalmente documentada con firma y fecha, en estos casos el personal de

cuentas por pagar será responsable de verificar que el documento de orden de pago esté aprobado

por los funcionarios autorizados.

Las compras de bienes y servicios por cuantías de 20 SMLMV en adelante, se perfeccionarán

mediante contrato escrito con el proveedor. Cuando la cuantía sea inferior se procederá mediante

orden de compra o de servicio adjuntando certificado de garantía adjunto a la factura o documento

equivalente.

5.11 Riesgos y garantías del proceso de compra

Para garantizar la adecuada administración de las pólizas de seguros que amparan los intereses de

CECAR, en las órdenes de compra, contratos u ofertas mercantiles que suscribe con sus

proveedores, se deben cumplir los lineamientos establecidos.

Para efecto de determinar las pólizas a tomar por parte del contratista, el comité de compras debe

efectuar el análisis de riesgos, las condiciones y cuantía de las mismas. En este proceso debe

participar el usuario solicitante o administrador de contrato y se debe solicitar el soporte de los

profesionales requeridos de las diferentes áreas de la empresa de acuerdo con el tema que se esté

analizando.

5.12 Anticipos

Para incluir un anticipo en las condiciones de pago, deben existir claras razones de ventaja

económica para CECAR, y solo aplicará para la compra de bienes y servicios.


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Si cumplidas las condiciones anteriores, es política autorizar como pago por este concepto un monto

dentro del rango del 25% al 50% del valor estimado del servicio o del bien, sin incluir el IVA; sin

embargo, dependiendo de la naturaleza de la compra se puede autorizar pago de anticipos para

compras inferiores al monto anterior y por porcentajes de anticipo superiores, los cuales deben ser

autorizados por el ordenador del gasto.

Los requisitos indispensables para el pago de anticipos a los proveedores de bienes y servicios son

los siguientes:

Los contratos, ofertas mercantiles u órdenes de compra deben estar debidamente legalizados. Lo anterior no debe obviarse pues es la única garantía que tiene la empresa para hacer exigible cualquier incumplimiento por parte del contratista o proveedor.

Para el pago del anticipo el proveedor podrá enviar una cuenta de cobro o una carta de solicitud para el pago, previa expedición de la póliza del buen manejo del anticipo, como también de todas las garantías exigidas en el contrato u oferta mercantil. Cumplido los requisitos anteriores el anticipo será pagado en el término establecido.

La responsabilidad que se realice la amortización de los anticipos es de los administradores de contratos según lo establecido en el “Manual de Funciones de Administrador de Contratos”.

5.13 Seguimiento a compras de bienes y servicios

Trimestralmente la jefatura de compras debe preparar y enviar al comité de compras un informe

ejecutivo de la gestión de compra realizada bajo su responsabilidad; en este informe se debe indicar

como mínimo:

Valor Total de compras realizadas

Cantidad de órdenes de compra emitidas

Ordenes de compras pendientes o no ejecutadas

No conformidades detectadas

Clasificación de compras realizadas a través de procesos de: o Licitación

o Adjudicación Directa


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o Compras Urgentes

o Renovación de Contratos o Acuerdos

o Compras adjudicadas a propuestas diferentes a la más económica

o Compras por Proveedor (monto y cantidad)

5.14 Documentación y control

Es responsabilidad de todo el personal que participa en la gestión de compra de bienes y servicios,

emitir y mantener un completo y preciso registro documental, de las fases de planeación y ejecución

del proceso. Esta documentación debe ser archivada y retenida de acuerdo con las políticas de

manejo documental.

Por principio no se deben ejecutar servicios sin la existencia previa de los documentos legales que

soporten las compras.

5.15 Relaciones con proveedores

Las relaciones con los proveedores deben administrarse bajo los siguientes principios:

Todos los proveedores tendrán las mismas oportunidades.

En los casos en los que un proveedor también sea un cliente, las adjudicaciones solo deben considerar los aspectos de la compra y no deben estar influenciados por las relaciones comerciales como cliente.

Todos los proveedores de bienes y servicios críticos deben ser evaluados, usando las herramientas establecidas para tal fin.

La certificación de experiencia o de relaciones comerciales, solicitadas formalmente por los proveedores de servicios, deben ser expedidas por escrito y firmadas por el jefe de compras, previa verificación de la información solicitada y de la calificación obtenida.

Todas las quejas y solicitudes formuladas por los proveedores, deben responderse formalmente.


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5.16 Compras de servicios internacionales

Todas las compras internacionales deben prever los aspectos fiscales y legales que estas operaciones

implican, antes de solicitar cotizaciones y antes de emitir documentos vinculantes.

Estos aspectos deben tenerse en cuenta para compra de servicios en cualquiera de los siguientes

casos:

Compras a proveedores colombianos, por servicios prestados en el extranjero

Compras a proveedores extranjeros, por servicios prestados en el extranjero

Compras a proveedores extranjeros, por servicios prestados en Colombia

Los proveedores internacionales deben incluir en sus cotizaciones, todos los costos relacionados con

aspectos legales y tributarios del país donde se está realizando la compra y los relacionados a los

pagos a realizar en su país.

5.17 Acuerdos comerciales o contratos marco

Para los acuerdos comerciales o contratos marco se deben tener en cuenta las siguientes

consideraciones:

Deben estimarse valores anuales para efecto de determinar las instancias de autorización para seleccionar proveedores y adjudicar los acuerdos.

De manera independiente a la validez del acuerdo, las pólizas deben solicitarse por vigencias anuales.

Para contratos con vigencia mayor a un año el indicador a usar para indexar las tarifas debería ser el IPC salvo que por condiciones del acuerdo se recomiende utilizar otro indicador específico (ejemplo: SMMLV, Dólar IATA, IPP, entre otros).

5.18 Límites de autorización y aprobación para la compra de bienes y servicios en CECAR.

La autorización de solicitudes de compra de bienes o servicios se realiza al momento de liberar el

documento de plan de adquisiciones, solicitud de suministro y orden de compra, los montos

asignados para cada uno de los grupos de liberación son los siguientes:


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VALOR PRESUPUESTO DEL BIEN O SERVICIO RESPONSABLE

Presupuesto < = 20 SMMLV. Grupo B

Presupuesto sin límite de cuantía Grupo A

5.19 Solicitud de refrigerios y almuerzos

5.19.1 Las solicitudes de refrigerios y almuerzos solo podrán ser tramitadas directamente en la oficina de compras. 5.19.2 Las solicitudes de refrigerios y almuerzos debe realizarse con minimo 3 días de anticipacion y el solicitante debe confirmar el número de asistentes un día hábil de anticipación para el ajuste de la solicitud o se cancele si se requiere.

5.19.3 Cuando el proveedor sea cualquiera de las cafeterías de la Institución y al momento de entregar el refrigerio y/o almuerzo el número de asistentes al evento es inferior al indicado, el solicitante informará al Jefe de compras, para que ajuste la respectiva solicitud. 5.19.4 Los montos autorizados para refrigerios y/o almuerzos serán los fijados por el ordenador del gasto de la Institución. 6 Ejecución del procedimiento

6.1 Desarrollar estrategias de abastecimiento

6.1.1 Desarrollar el plan de adquisiciones

El jefe de compras solicita a los jefes de dependencias la información de compras aprobadas en el presupuesto y la información de las referencias, las fechas de necesidades de las adquisiciones, la descripción y los centros de costos. Con esta información se registra los requerimientos de bienes y servicios en el formato de “F-GA-01 Plan De Adquisiciones”, adicionalmente se especifica las fechas de los requerimientos y todas aquellas especificaciones que se requieran. Nota: El periodo para la vigencia de los planes de adquisiciones los definirá la junta de compras.


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6.1.2 Aclarar los requisitos de compra

El jefe de compras propondrá a la junta de compras criterios que aseguren que los materiales y

servicios se seleccionaran de forma adecuada, teniendo en cuenta variables de calidad, como por

ejemplo; tiempo, lugar oportuno, condiciones de créditos, seguridad en la entrega de pedidos,

medios de distribución utilizados, proveedores que utilizan, proyección en el mercado, tipo de

productos que ofrecen, ubicación geográfica, precios, disponibilidad, descuentos por volúmenes,

alianzas estratégicas, gestión de sostenibilidad. Se debe dejar registro de los criterios establecidos.

6.1.3 Alinear el plan de adquisiciones con las necesidades de la entidad

El jefe de compras solicita la información de los niveles de inventario existentes a la oficina de

activos fijos para la operación de CECAR, a la oficina de almacén las existencias de materiales y la

oficina de admisiones la proyección de estudiantes a recibir el siguiente año, con esta información

se evalúa los requerimientos solicitados con relación a las existencias y necesidades de la demanda.

6.1.4 Analizar el historial de compras de la entidad

El jefe de compras debe comparar los bienes y servicios a adquirir con los antecedentes del material

requerido, especificaciones, cantidades requeridas, época adecuada para su recepción, entre otros,

para ajustar características de contratación y adquisidores, en caso se requiera.

6.1.5 Colaborar con los proveedores para la identificación de las oportunidades de abastecimiento:

El jefe de compras debe convocar y establecer comunicación con los proveedores para evaluar y

planificar soluciones con el fin de mejorar los procesos e identificar la mejor negociación por

volumen, frecuencia de pedidos y abastecimiento de los bienes o servicios


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6.2 Gestionar los bienes y servicios pedidos

6.2.1 Elaborar Solicitud

El asignado por la dependencia solicita el suministro a través del formato”F-GA-03 Solicitud de

suministro “.Las solicitudes deben ingresar directamente a la oficina de compras quien se encarga

de verificar las firmas del solicitante y jefe inmediato antes de pasarlo al jefe de presupuestos.

Para la solicitud de refrigerios y almuerzos, el solicitante debe diligenciar el formato “F-GA-12 Solicitud de refrigerios y almuerzos” y entregarlo a compras debidamente diligenciada y firmada con la firma del Jefe Inmediato.

6.2.2 Aprobar la disponibilidad presupuestal

Con la solicitud de suministro y solicitudes de refrigerios y almuerzos, el jefe de presupuesto revisa

en el sistema la disponibilidad presupuestal y firma la solicitud aprobando la disponibilidad

presupuestal, seguidamente debe enviar a la oficina de compras.

En caso de que no exista disponibilidad presupuestal, el jefe de presupuesto debe notificarlo. El

responsable del centro de costo podrá hacer una petición de traslado presupuestal a presupuesto

si es el caso.

Nota: Si es una urgencia o emergencia, se debe revisar si de acuerdo a la características corresponde

al criterio de compra dentro de las categoría de compras urgentes o emergentes y se debe realizar

lo estipulado en la política en el numeral 5.6 y 5.7”Adjudicación de compra/ urgencia-

emergencias”.

6.2.3 Recibir y tramitar solicitud

El Jefe de compras recibe la solicitud y deja constancia de recibido, tramita de acuerdo a la solicitud

y a los niveles de grupo de autorización.


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Para las solicitudes de refrigerios y almuerzos, el jefe de compras envía en medio físico o electrónico la solicitud para su respectivo despacho, de la misma forma envía una copia de la solicitud al auxiliar de servicios generales encargado, para que reciba el pedido y atienda la necesidad de distribución en el lugar y hora indicados en el formato.

6.2.4 Tramitar y aprobar por grupo A

El jefe de compras convoca a la junta de compras y presenta las adquisiciones a ejecutar en el

trimestre, de acuerdo al plan de adquisiciones o las solicitudes de suministro, las cuales deben

verificar todas las especificaciones y presentar a junta directiva para su aprobación.

Una vez aprobada se solicitaran las cotizaciones o se iniciara el proceso de licitación de acuerdo a lo estipulado en la política 5.3.1 Número de ofertas/cotizaciones.

6.2.5 Tramitar y aprobar por grupo B

El jefe de compras envía la solicitud de suministro al jefe administrativo y financiero para su

aprobación, seguidamente solicita la aprobación de suministro al ordenador del gasto, quien deber

revisar y aprobar a través de la firma de la solicitud.

Una vez aprobada se solicitaran las cotizaciones o se iniciara el proceso de licitación de acuerdo a lo estipulado en la política 5.3.1 Número de ofertas/cotizaciones.

6.3 Seleccionar los proveedores

6.3.1 Identificar a los proveedores

Los proveedores pueden seleccionarse de una licitación para incluir nuevos proveedores, o del

maestro de proveedores de CECAR, de acuerdo con el modelo de seleccione que estipule la junta

de compras para las compras contempladas en el plan de adquisiciones.

Se debe revisar los proveedores que se le han realizado más de tres compras para validar si el

proveedor puede ser aprobado o no para hacer parte del maestro de proveedores de CECAR. El

proceso de evaluación involucrará el análisis del desempeño histórico de tres entradas en los

últimos dos años.


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Versión: 03



19

6.3.2 Registrar y validar a los proveedores

La junta de compras debe aplicar el P-GA-03 “Procedimiento de Tramite de Registro y Calificación de Proveedores de Bienes y Servicios”, para registro de proveedores.

6.3.3 Monitorear las cotizaciones de los proveedores

El jefe de compras recibe las ofertas y cotizaciones correspondientes y verifica que las cotizaciones

llegaron en la cantidad y tiempo establecido. Seguidamente diligencia el formato F-GA-04 “Matriz

Comparativa de Cotizaciones”, selecciona el proveedor que se considera presenta mejor oferta y

se envía a instancia correspondiente de aprobación.

6.3.4 Aprobar las ofertas

La instancia correspondiente de aprobación evaluara la oferta de acuerdo a los siguientes criterios:

precio, garantía, forma de pago, transporte (si aplica) y tiempo de entrega.

Para los servicios deberán estipular la calificación de acuerdo a las características del servicio a

proveer.

Para las compras por licitación, se selecciona al proveedor que subasto la mejor propuesta y aplicó

en el tiempo establecido antes del cierre de la convocatoria la mejor oferta. Se levanta un informe

en el formato F-GA-07 “Informe de evaluación de Ofertas”.

Para las compras que requieren ser establecidas mediante contrato enviar a la oficina jurídica

mediante solicitud en el formato F-RI-01 “Solicitud de revisión y/o elaboración de contratos y

convenios”

6.3.5 Crear y distribuir órdenes de compras

El jefe de compras genera la orden de compra en el formato “F-GA-02 Orden de Compra” envía al

proveedor seleccionado, e Informa al almacén en los casos que requiera recibir material susceptible

de inventariar, almacenar y administrar.


servicios

Código: P-GA-01

Versión: 03



20

6.3.6 Agilizar los pedidos y satisfacer las necesidades

Para contratos establecidos con proveedores, el jefe de compras establecerá contacto con el

proveedor seleccionado, los cuales establecerán el plan de flujo de materiales solicitados que

permita simplificar el flujo de trabajo del personal y actualizar el inventario de manera más fácil y

automática.

6.3.7 Indagar y resolver las excepciones

El jefe de compras deberá resolver las situaciones en los casos que existan alteraciones en

condiciones pactadas.

6.3.8 Administrar los contratos

Para las adquisiciones contempladas mediante contrato, la junta de compras designara un cargo

como administrador del contrato, de acuerdo con las características del bien o servicio a adquirir y

entrega acta de asignación junto con procedimiento para administración de contratos.

6.4 Administrar a los proveedores

6.4.1 Administrar y monitorear la información del proveedor

El administrador del contrato hace seguimiento a los contratos y registra en el formato F-GA-09

“Reporte de seguimiento a contratos”.

6.4.2 Preparar y analizar el rendimiento del gasto y el desempeño del proveedor

El jefe de compras solicitará a los administradores de contrato el reporte de seguimiento a contratos

que registran los administradores en el formato F-GA-09 “reporte de seguimiento a contratos”,

recopila la información de evaluación de proveedores.

La evaluación al proveedor se realiza de acuerdo con lo establecido en el procedimiento de F-GA-03

“registro y calificación de proveedores de bienes y servicios”.


servicios

Código: P-GA-01

Versión: 03



21

6.4.3 Apoyar los procesos de inventario

El jefe de compras monitorea el flujo de materiales establecidos.

Inspección y recepción de materiales y equipos

Son objeto de inspección documentada:

Los materiales, equipos y activos fijos que exigen el aporte de concepto técnico a cargo de usuarios expertos.

Todos los nuevos materiales, nuevas tecnologías, equipos ó nuevas marcas. En el cuadro siguiente se muestran las actividades relacionadas con la inspección y recibo de

materiales y equipos de acuerdo con el objeto y alcance enunciados, los responsables de estas

actividades y los registros tanto de entrada como de salida.

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Recibir material del

Proveedor

Recibe el material y confrontar la factura o

remisión, con la Orden de Compra y los

materiales recibidos. Si el material es

conforme, coloca marcas como evidencia de

conformidad y aceptación en las cantidades

registradas en la orden de compra. Firma y

colocar la fecha de recibo de la mercancía.

Auxiliar de

Almacén

Devolver al proveedor

material no conforme

Devuelve el material al Proveedor si el material

no es conforme con los requerimientos de la

OC, diligencia formato de NC “F-AP-01

producto no conforme” y traslada a la oficina

de compras y envía a la oficina de calidad.

Jefe de almacén

Cerrar la No

Conformidad

Cierra la No conformidad y envía el Formato de

NC a la Vicerrectoría de calidad, cuando el

Proveedor trae el material conforme o se anula

la Orden de Compra al Proveedor.

Jefe de almacén


servicios

Código: P-GA-01

Versión: 03



22

Avisar al usuario o

experto de la llegada del

material que solicitó

Avisa al usuario que solicitó el material, por

correo electrónico para que disponga de su

inspección.

Jefe de almacén

Inspeccionar el material

Inspecciona el material y registra su concepto

de conformidad o no conformidad en el

formato control de materiales. F-GA-08

“Control de Materiales”.

Usuario / Experto

Devolver el material no

conforme al Proveedor

Devuelve el material al Proveedor si no obtiene

su conformidad y procede como en el segundo

paso.

Jefe de almacén

Almacenar el material

conforme, o disponer

para su despacho

Almacena el material conforme o dispone para

su entrega al usuario si recibe su conformidad.

Auxiliar

Administrativo de

almacén

Registra recibo del

material conforme

Verifica y cumple con el control establecido

para la revisión de la recepción de productos

que se describe seguidamente (*).

Jefe de almacén

(*) Control para revisión de recepción de productos.

Aplica para los documentos emitidos por los proveedores que amparan el suministro de materiales,

factura, remisión y orden de compra.

Para los materiales que se reciben para almacenamiento temporal, se establece control encomendado al Jefe de almacén que registra las entradas a almacenamiento, consistente en revisar el documento que ampara el suministro de materiales entregados por los proveedores, y confirmar que contenga: 1. Firma del funcionario que recibe la mercancía

2. Nombre del funcionario que recibe la mercancía

3. Fecha de recepción de la mercancía y,

4. Marcas en las cantidades en señal de conformidad con las cantidades recibidas

físicamente.


servicios

Código: P-GA-01

Versión: 03



23

7. Documentos Internos:

CÓDIGO NOMBRE RESPONSABLE DE DILIGENCIARLO

CRITERIO DE ARCHIVO TIEMPO DE RETENCIÓN

F-GA-01 Plan De Adquisiciones Jefe de compras Expediente planes de adquisiciones

Ver TDR

F-GA-02 Orden de compra Jefe de compras Expediente De compras

Ver TDR

F-GA-03 Elaboración de Suministro

Responsable de dependencia

Expediente De compras

Ver TDR

F-GA-04 Matriz comparativa de cotizaciones

Jefe de compras Expediente De compras

Ver TDR

F-GA-05 Adjudicación Directa o Compras Urgentes

Jefe de compras Expediente De compras

Ver TDR

F-GA-07 Informe de Evaluación de ofertas

Jefe de Compras Expediente De compras

Ver TDR

F-GA-08 Control de materiales

Auxiliar administrativo de almacén

Expediente Control de materiales

Ver TDR

F-GA-09 Reporte de seguimiento a

contratos

Administrador de contrato

Expediente seguimiento a proveedores

Ver TDR

F-GA-12 Solicitud de refrigerios y almuerzos

Responsable de dependencia

Expediente de compras Ver TRD

F-RI-01

Solicitud de revisión y/o elaboración de

contratos y convenios

Jefe de Compras

Expediente de Solicitud de contratos

Ver TDR

F-AP-01 producto no conforme

Jefe de almacén Expediente de relación de productos no

conforme

Ver TDR

8. Documentos Externos:

CÓDIGO NOMBRE RESPONSABLE DE DILIGENCIARLO

9. Procedimientos Asociados

P-GA-02 Procedimiento administrador del Contrato P-GA-03 Trámite de registro y calificación de proveedores de bienes y servicios P-GA-04 Trámite de apertura, manejo y cierre de caja menor

10. control de cambios

VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO

V2

15-08-2013

Se elimina la política de mantener un stock Mínimo de elementos consumibles en el Almacén.


servicios

Código: P-GA-01

Versión: 03



24

V2

15-08-2013

5.8/ 5.9/Se ajustaron los nombres de cargos según las modificaciones realizadas en la estructura orgánica.

5.13 /5.14Se establecen políticas para el manejo y legalización de anticipos para la compra de bienes y servicios institucionales.

6.2 Se establece elimina el paso de la solicitud de pedido por el Almacén, quedando como primera actividad, la verificación de la disponibilidad presupuestal.

6.3 Se establece que la verificación presupuestal la realiza el Auxiliar de Presupuestos y la firma el Jefe de Presupuestos y Costos.

6.5 Se aclara la responsabilidad de la Selección del Proveedor de acuerdo al monto de la compra del bien o servicio

V3 25/01/2016 Nuevas políticas y actividades en el procedimiento, cambios estructurales.

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