1. Manual de Organizacin

2. Es un documento oficial cuyo propsito es describir la estructura de funciones y departamentos de una organizacin, as como las tareas especficas y la autoridad asignadas a cada miembro del organismo. Concepto: 3. Presentar una visin del conjunto de la organizacin. Precisar las funciones encomendadas a cada unidad orgnica para deslindar responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones. Coadyuvar a la ejecucin correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo. Objetivos del Manual 4. Evitar la repeticin de instrucciones par ahorrar tiempo y esfuerzos en la ejecucin del trabajo. Facilitar el reclutamiento y seleccin de personal. Orientar al personal de nuevo ingreso para facilitar su incorporacin a las distintas unidades orgnicas. Propiciar el mejor aprovechamiento en los recursos humanos y materiales. 5. El anlisis de bienes o servicios, comercializacin , finanzas, administracin de personal y apreciacin de las habilidades y capacidades del personal con que se cuenta. Se deriva un plan de organizacin que se expresa generalmente en un organigrama con el que se desea indicar: Objetivos de la empresa. Los canales de comunicacin. Las relaciones del personal con autoridad en lnea y de asesora. Los deberes y responsabilidades de cada puesto. Importancia del Manual de Organizacin 6. Manuales Generales de Organizacin: Son aquellos que abarcan toda una empresa. Contienen una parte de los antecedentes histricos de la empresa Manuales Especficos de Organizacin: Son aquellos que se ocupan de una funcin operacional, un departamento en particular o una seccin de la organizacin. Tipos de Manuales de Organizacin 7. El primer paso para preparar un manual es determinar lo que se desea alcanzar. Para ello hay que contestar las siguientes preguntas: Cul es el objetivo del organigrama al crear este manual? Qu beneficios proporcionar el manual de usuarios? Qu espero lograr con este manual? Preparacin del Manual 8. 1. Identificacin. 2. ndice 3. Introduccin. Objetivo del manual. mbito de aplicacin. Autoridad. Como usar el manual. 4. Directorio. 5. Antecedentes histricos. 6. Base Legal (en caso de organigrama pblico). 7. Organigrama. 8. Estructura funcional. Contenido del Manual de Organizacin 9. En este apartado del manual se deber indicar, en primer trmino, los datos siguientes: Nombre del organismo o unidad orgnica correspondiente. Ttulo y extensin del manual. Lugar y fecha de publicacin. Nmero de revisin, en su caso. Unidad orgnica responsable de su expedicin. 1. Identificacin 10. Consiste en una relacin de las partes que conforman el documento; es decir, la versin pulida de su esquema, en la que se incluyen los nmeros de formato de referencia. 2. ndice 11. En esta seccin se explica al usuario que es el documento, cuando se elabor o se efectu la ltima revisin y los objetivos que se pretenden cumplir con l. Se incluye tambin informacin sobre el mbito de su aplicacin, a quien va dirigida, como se usar y como y cuando se harn las revisiones y actualizaciones. 3. Introduccin 12. En este apartado debe contener una relacin de los funcionarios principales comprendidos en el rea descrita en el manual, as como los respectivos cargos que ocupan. 4. Directorio 13. En esta seccin se debe describir la gnesis del organismo o la unidad orgnica descrita en el manual, se debe indicar la ley o decreto por el que ste se cre (en caso de organismos pblicos), e incluir una mencin de la informacin sobresaliente acerca de su desarrollo histrico. 5. Antecedentes Histricos 14. En este apartado debe contener una relacin de ttulos de los principales ordenamientos jurdicos, de los cuales se derivan las atribuciones de la entidad si es un manual general o de las unidades administrativas que comprende si es uno especfico, as como las atribuciones aplicables al organismo en funcin de sus actividades. 6. Base Legal 15. Este apartado debe presentar grficamente la estructura orgnica y reflejar de manera esquemtica la posicin de las unidades administrativas que la componen as como sus respectivas relaciones, niveles jerrquicos, canales formales de comunicacin, lneas de autoridad y asesora. 7. Organigrama 16. En este apartado se debe describir las actividades inherentes a cada uno de los cargos y unidades administrativas contenidas en la estructura orgnica que le permitan cumplir con sus responsabilidades y deberes. Que primero se indiquen los objetivos de la unidad administrativa de que se trate. Que la descripcin de funciones siga el orden establecido en la estructura organizacional. 8. Estructura Funcional