Manual de Organización, Políticas y Procedimientos ... · Con motivo de la publicación en el...

AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA CONTRALORÍA MUNICIPAL

DIRECCIÓN DE AUDITORÍA PRESUPUESTAL Y ADMINISTRATIVA

REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02

Clave: DT-CM-DAPyA-III-II

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Manual de Organización, Políticas y Procedimientos

Dirección de Auditoría Presupuestal y Administrativa

Cuernavaca, Mor. a 30 de Septiembre de 2013





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I. HOJA DE AUTORIZACIÓN 4

II. INTRODUCCIÓN 5

III. OBJETIVO 6

IV. MARCO JURÍDICO 7

V. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES 9

VI. ORGANIGRAMA

10

VII. ESTRUCTURA ORGÁNICA 11

VIII. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS 12

IX. POLÍTICAS 22

X. PROCEDIMIENTOS

01. Elaboración del Programa Anual de Supervisión y de Auditoría

25

02. Ejecución de Auditoría o Supervisión 31

03. Arqueo de fondo revolvente 42

04. Intervención de Nómina 49

05. Entrega - recepción 67 06. Baja definitiva y por transferencia de muebles 73 07. Participación en levantamiento de acta administrativa

80

08. Participación en Auditoría Externa 86 09. Auditoría Directa o Conjunta a Programas Federales

93

10. Comité de Solventación 99

XI. DIRECTORIO 106

XII. HOJA DE PARTICIPACIÓN

107

XIII. REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN 108





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II. INTRODUCCIÓN

Con motivo de la publicación en el periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 5053 de fecha 26 de diciembre de 2012, del Reglamento de Gobierno de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos, se elabora el contenido de los Manuales de Organización, Políticas y Procedimientos instrumento normativo y de apoyo para el control, evaluación y seguimiento de los objetivos institucionales, mismo que contempla el marco jurídico de actuación, atribuciones, estructura orgánica, niveles jerárquicos, funciones específicas, líneas de comunicación y coordinación de los servidores públicos adscritos a la Dirección de Auditoría Presupuestal y Administrativa las cuales se establecen con base en el Reglamento Interior de la Contraloría Municipal, aspectos que permiten conocer y delimitar las responsabilidades evitando duplicidad de funciones y confusión en direcciones de mando y ejecución, para el mejor aprovechamiento de los recursos humanos, materiales y financieros. Con esto se pretende lograr una mejor visión de las atribuciones y funciones de la Dirección de Auditoría Presupuestal y Administrativa buscando satisfacer los requerimientos del usuario interno y externo. Así mismo funge como medio de orientación e integración del Servidor Público de nuevo ingreso, facilitando su incorporación y comprensión del área.





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III. OBJETIVO

Contribuir de manera fundamental con la administración pública municipal 2013 – 2015, a través del ejercicio de las facultades de auditoría presupuestal y administrativa competencia de esta Dirección, en el logro de una gestión gubernamental eficiente y eficaz, que tenga como principios rectores el respeto irrestricto a la norma, el ejercicio transparente de los recursos públicos, la inhibición de la corrupción y la rendición de cuentas.





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IV. MARCO JURÍDICO

1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. 2. Constitución Política del Estado Libre y Soberano del Estado de Morelos. 3. Ley Federal del trabajo. 4. Ley General de Contabilidad Gubernamental. 5. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. 6. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. 7. Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. 8. Ley del Servicio Civil del Estado de Morelos. 9. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Morelos. 10. Ley de Información Pública, Estadística y Protección de Datos Personales del

Estado de Morelos. 11. Ley de Entrega Recepción de la Administración Pública para el Estado de

Morelos y sus Municipios. 12. Ley General de Hacienda del Estado de Morelos. 13. Ley General de Bienes del Estado de Morelos. 14. Ley Estatal de Documentación y Archivos de Morelos. 15. Ley de Ingresos del Gobierno del Estado de Morelos. 16. Ley de Procedimiento Administrativo para el Estado de Morelos. 17. Ley de Mejora Regulatoria para el Estado de Morelos. 18. Ley Estatal de Planeación. 19. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos. 20. Código Procesal Civil para el Estado Libre y Soberano de Morelos. 21. Plan Nacional de Desarrollo 2013-2018. 22. Plan Estatal de Desarrollo 2013-2018. 23. Plan Municipal de Desarrollo 2013-2015. 24. Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del

Sector Público. 25. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaría. 26. Reglamento de Registro Público de la Propiedad Federal. 27. Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado. 28. Reglamento de la Ley de Información Pública, Estadística y Protección de

Datos Personales del Estado de Morelos. 29. Reglamento sobre la Clasificación de la Información Pública a que se refiere la

Ley de Información Pública, Estadística y Protección de Datos Personales del Estado de Morelos.

30. Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos.

31. Reglamento Interior de la Contraloría Municipal de Cuernavaca, Morelos. 32. Reglamento de Adquisiciones, Arrendamientos, y Contratación de Servicios

del Ayuntamiento de Cuernavaca. 33. Decreto por el que se aprueba el Presupuesto de Egresos del Municipio de

Cuernavaca, Morelos para el ejercicio fiscal correspondiente.





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34. Decreto número mil doscientos sesenta y tres por el que se reforman los artículos 113 y 114 de la Ley General de Hacienda del Estado de Morelos y se adiciona el capítulo vigésimo quinto al título cuarto de la Ley General de Hacienda Municipal del Estado de Morelos.

35. Acuerdo por el que se aprueba la utilización y aplicación de la Guía General de Auditoría para los Órganos de Control del Ayuntamiento de Cuernavaca y sus anexos.

36. Acuerdo que establece los Formatos que deberán ser empleados en el proceso Administrativo de Entrega-Recepción, por lo que se refiere a la Administración Pública Estatal y a los Gobiernos Municipales del Estado de Morelos.

37. Acuerdo por el que se emite el Marco Conceptual de Contabilidad Gubernamental.

38. Acuerdo por el que se emiten los postulados básicos de Contabilidad Gubernamental.

39. Acuerdo por el que se emiten las normas y metodología para la determinación de los momentos contables de los Egresos.

40. Acuerdo por el cual se dan a conocer las Normas aprobadas por el Consejo Nacional de Armonización Contable (CONAC).

41. Acuerdo por el que se emiten las Normas y Metodología para la determinación de los Momentos Contables de los Ingresos.

42. Acuerdo por el que se emite el clasificador por Objeto del Gasto. 43. Acuerdo por el que se emiten los Lineamientos sobre los Indicadores para

medir los Avances Físicos y Financieros relacionados con los Recursos Públicos Federales.

44. Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Dirección de Auditoría Presupuestal y Administrativa de la Contraloría Municipal de Cuernavaca, Morelos.

45. Normas Generales de Auditoria Pública. 46. Normas y Metodología para la Determinación de los Momentos Contables de

los Ingresos. 47. Normas y Metodología para la Determinación de los Momentos Contables de

los Egresos. 48. Normas y Metodología para la Emisión de Información Financiera y Estructura

de los Estados Financieros Básicos del Ente Público y Características de sus Notas.

49. Reglas para la Comprobación del Gasto Público a que se hace referencia en el artículo 27 de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público.

50. Programa anual de Trabajo del Consejo Nacional de Armonización Contable. 51. Plan de cuentas

Nota: Los ordenamientos del marco jurídico de referencia se encuentran vigentes mientras no existan otros que los deroguen o abroguen.





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V. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES

MISIÓN

Vigilar que las Dependencias del Ayuntamiento de Cuernavaca, cumplan con las normas vigentes en la ejecución del gasto público e instrumentar los procedimientos administrativos disciplinarios en caso de incumplimiento, priorizando el hacer de la prevención una constante y de la sanción una excepción.

VISIÓN

Lograr una administración municipal con reconocimiento, credibilidad, honesta y transparente, que proporciona servicios de eficiencia y eficacia a la sociedad, a través de las acciones que implemente éste órgano de control.

VALORES

Legalidad Servicio

Objetividad Compromiso

Imparcialidad Disposición

Independencia Transparencia

Honradez Eficiencia





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VII. ESTRUCTURA ORGANICA

Categoría Plaza P u e s t o Nombre Subtotal Total

CF02002 Direc tor /a J. Isabel Arellano Vargas 1 1

CF03002 Jefe /a de Departamento Bruno de Jesús Iván Pineda Mastachi 1 CF03002 Jefe /a de Departamento Maribel Rodríguez Sánchez 1 2

TOTAL 3





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VIII. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

PUESTO JEFE INMEDIATO

PERSONAL A SU CARGO

FUNCIONES PRINCIPALES

Director/a General de Supervisión y Auditoría

Director/a de Auditoría Presupuestal y Administrativa

Jefe/a de Departamento de Supervisión de Cumplimiento Programático y Presupuestal Jefe/a de Departamento de Supervisión de Cumplimiento Normativo

Artículo 10 del Reglamento Interior de la Contraloría Municipal del Ayuntamiento de Cuernavaca: I.- Planear, coordinar y supervisar la ejecución de todos los trabajos inherentes a las supervisiones y auditorías previstas en el Programa Anual de Supervisión y Auditoría de la Contraloría Municipal; II.- Planear, coordinar y supervisar la ejecución de todos los trabajos inherentes a las visitas, inspecciones, verificaciones, evaluaciones extraordinarias y específicas que le encomiende realizar el titular de la Contraloría Municipal o el titular de la Dirección General de Supervisión y Auditoría; III.- Organizar y supervisar todas las actividades y funciones tendientes a constatar que el ejercicio del gasto público se realice en estricto cumplimiento a las normas de la materia y que sea congruente con el presupuesto de egresos autorizado, así como que la gestión administrativa que llevan a cabo los funcionarios municipales sea eficaz, eficiente y en estricto apego a las normas que regulan su función; IV.- Coordinar visitas, inspecciones y verificaciones a efecto de constatar la eficiencia de las funciones, operaciones y procesos que ejecutan los servidores públicos municipales, así como el cumplimiento de los objetivos contenidos en los programas, proyectos, indicadores y metas de su competencia;





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DESCRIPCIÓN DE PUESTOS PUESTO JEFE INMEDIATO

PERSONAL A SU CARGO


Artículo 10 del Reglamento Interior de la Contraloría Municipal del Ayuntamiento de Cuernavaca: V.- Analizar en todas las supervisiones, auditorías, revisiones, visitas, verificaciones e inspecciones que realice la Dirección de Auditoría Presupuestal y Administrativa, que el cumplimiento de funciones, el uso y aplicación de recursos humanos, materiales y financieros y el ejercicio y comprobación del presupuesto se haya efectuado en apego a las normas aplicables; VI.- Determinar las observaciones que procedan derivado de la ejecución de las supervisiones, auditorías, visitas, inspecciones, verificaciones y evaluaciones que ejecute el área a su cargo; VIl.- Conocer e investigar los actos u omisiones de los servidores públicos municipales, para detectar hechos que advierta como causales de responsabilidad administrativa, para en su caso previo acuerdo con su superior jerárquico, iniciar el procedimiento de responsabilidad correspondiente; VIII. - Coordinar y supervisar las actividades y funciones de los titulares de las Jefaturas de Departamento bajo su subordinación; IX.- Coadyuvar con el titular de la Contraloría Municipal y con el titular de la Dirección General de Supervisión y Auditoría, en el ejercicio de las funciones y atribuciones competencia de los mismos;








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PERSONAL A SU CARGO


Artículo 10 del Reglamento Interior de la Contraloría Municipal del Ayuntamiento de Cuernavaca: X.- Participar en el Comité de Solventación, en los términos del Reglamento respectivo; XI.- Elaborar y presentar al titular de la Dirección General de Supervisión y Auditoría, los informes de control y seguimiento de las funciones a su cargo que le sean requeridos, y XII.- Las demás que le asigne el titular de la Contraloría Municipal, de la Dirección General de Supervisión y Auditoría y la normatividad de la materia.








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PERFIL DEL PUESTO PUESTO ESCOLARIDAD

CONOCIMIENTOS ESPECIALES

EXPERIENCIA LABORAL CONDICIONES DE TRABAJO

ACTITUD / PERSONALIDAD NIVEL DE RESPONSABILIDAD

ESFUERZO

• Administración Pública • Leyes, Reglamentos y documentos jurídicos • Presupuestos y finanzas públicas • Auditoría Gubernamental • Planeación estratégica

4 años


Contador Público, Lic. en Admón., Lic. en Derecho, Arquitectura, y/o carrera a fin, titulado y con cédula profesional

Oficina e intemperie Trabajo bajo presión

Honestidad Profesionalismo Responsabilidad Iniciativa Ética Imparcialidad Capacidad de análisis Toma de decisiones

Alta

Físico - Mental





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PERSONAL A SU CARGO



Jefe/a de Departamento de Supervisión de Cumplimiento Programático y Presupuestal

Ninguno

Artículo 18 del Reglamento Interior de la Contraloría Municipal del Ayuntamiento de Cuernavaca: I.- Ejecutar todos los trabajos inherentes a las supervisiones y auditorías previstas en el Programa Anual de Supervisión y Auditoría de la Contraloría Municipal; II.- Ejecutar todos los trabajos inherentes a las visitas, inspecciones, verificaciones, evaluaciones e informes de obra pública extraordinarias y específicas que le sean encomendadas a la Dirección de Auditoria Presupuestal y Administrativa; Ill.- Ejecutar todos los trabajos inherentes a las supervisiones y auditorías previstas en el Programa Anual de Supervisión y Auditoría de la Contraloría Municipal, así como las especiales o extraordinarias que le sean encomendadas a la Dirección de Auditoría Presupuestal y Administrativa; IV.- Llevar a cabo todas las acciones, trabajos y funciones que se requieran para ejecutar las supervisiones, auditorías, revisiones, visitas, verificaciones e inspecciones que realice la Dirección de Auditoria Presupuestal y Administrativa; V.- Analizar y evaluar en todas las supervisiones, auditorías, revisiones, visitas, verificaciones e inspecciones que realice la Dirección de Auditoria Presupuestal y Administrativa, que el ejercicio y comprobación del presupuesto se haya efectuado en apego a las normas aplicables y que el gasto público se efectúe en apego al presupuesto de egresos autorizado;





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PERSONAL A SU CARGO


Artículo 18 del Reglamento Interior de la Contraloría Municipal del Ayuntamiento de Cuernavaca: VI.- Coadyuvar con el titular de la Dirección de Auditoría Presupuestal y Administrativa, en el ejercicio de las funciones y atribuciones que corresponde a esta Dirección; VII.- Analizar, integrar y compilar la información y documentación que la Dirección de Auditoría Presupuestal y Administrativa conozca y recabe en el ejercicio de las atribuciones y funciones de la misma; VIlI.- Elaborar cédulas de trabajo y seguimiento respecto de todas las supervisiones, auditorías, revisiones, visitas, verificaciones e inspecciones que realice la Dirección de Auditoría Presupuestal y Administrativa y; IX.- Las demás que le asigne el titular de la Dirección de Auditoría Presupuestal y Administrativa, de la Dirección General de Supervisión y Auditoría, de la Contraloría Municipal, así como la normatividad de la materia.

Ninguno







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ESFUERZO


4 años


Contador Público, Lic. En Admón., Lic. en Derecho, y/o carrera a fin, titulado y con cédula profesional



Medio

Físico - Mental





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PERSONAL A SU CARGO


Ninguno

Artículo 19 del Reglamento Interior de la Contraloría Municipal del Ayuntamiento de Cuernavaca: I.- Ejecutar todos los trabajos inherentes a las supervisiones y auditorías previstas en el Programa Anual de Supervisión y Auditoría de la Contraloría Municipal; II.- Ejecutar todos los trabajos inherentes a las visitas, inspecciones, verificaciones y evaluaciones extraordinarias y específicas que le sean encomendadas a la Dirección de Auditoría Presupuestal y Administrativa; III.- Ejecutar todos los trabajos inherentes a las supervisiones y auditorías previstas en el Programa Anual de Supervisión y Auditoría de la Contraloría Municipal, así como las especiales o extraordinarias que le sean encomendadas a la Dirección de Auditoría Presupuestal y Administrativa; IV.- Llevar a cabo todas las acciones, trabajos y funciones que se requieran para ejecutar las supervisiones, auditorías, revisiones, visitas, verificaciones e inspecciones que realice la Dirección de Auditoria Presupuesta1 y Administrativa; V.- Analizar en todas las supervisiones, auditorías, revisiones, visitas, verificaciones, inspecciones que realice la Dirección de Auditoria Presupuestal y Administrativa, que el cumplimiento de funciones, el uso y aplicación de recursos humanos, materiales y financieros y el ejercicio y comprobación del presupuesto se haya efectuado en apego a las normas aplicables;


Jefe/a de Departamento de Supervisión de Cumplimiento Normativo





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PERSONAL A SU CARGO


Artículo 19 del Reglamento Interior de la Contraloría Municipal del Ayuntamiento de Cuernavaca: VI.- Coadyuvar con el titular de la Dirección de Auditoría Presupuestal y Administrativa, en el ejercicio de las funciones y atribuciones que corresponde a esta Dirección; VII.- Analizar, integrar y compilar la información y documentación que la Dirección de Auditoría presupuestal y Administrativa conozca y recabe en el ejercicio de las atribuciones y funciones de la misma; VIII.- Elaborar cédulas de trabajo y seguimiento respecto de todas las supervisiones, auditorías, revisiones, visitas, verificaciones e inspecciones que realice la Dirección de Auditoría Presupuestal y Administrativa y; IX.- Las demás que le asigne el titular de la Dirección de Auditoría Presupuestal y Administrativa, de la Dirección General de Supervisión y Auditoría, de la Contraloría Municipal, así como la normatividad de la materia.

Ninguno







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ESFUERZO


4 años


Contador Público, Lic. En Admon., Lic. en Derecho, y/o carrera a fin, titulado y con cédula profesional



Medio

Físico - Mental





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IX. POLITICAS

INTERNAS

1. Se deberá guardar la información con la debida reserva, no comunicar

anticipadamente, ni adelantar juicios u opiniones antes de concluir la auditoría, revisión,

inspección o investigación.

2. Se atenderán las instrucciones del Contralor Municipal en materia de supervisión,

prevención y vigilancia de las actividades y procedimientos de las dependencias.

3. Ejercer vigilancia en las acciones que se realizan en cada una de las dependencias

asignadas y en su caso coadyuvar para el buen logro de las mismas atendiendo a los

procedimientos y la observancia de la normatividad aplicable a las dependencias.

4. Establecer los sistemas, métodos y procedimientos más adecuados para realizar las

labores de inspección, vigilancia, supervisión, fiscalización e investigación.

5. Establecer una adecuada comunicación con el personal de la Dirección con el

propósito de mantener criterios uniformes en la interpretación de procedimientos

necesarios para ejercer las funciones inherentes de la misma.

6. El procedimiento para el caso de las supervisiones y auditorías, se apegará a los

establecidos en este manual y en el acuerdo por el que se aprueba la utilización y

aplicación de la Guía General de Auditoría para los Órganos de Control del

Ayuntamiento de Cuernavaca y sus anexos.





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EXTERNAS PROCEDIMIENTO: Ejecución de Auditoría o Supervisión.

1. La Dirección de Auditoría Presupuestal y Administrativa, debe realizar la Auditoría, conforme a los períodos establecidos en el Programa Anual de Supervisión y de Auditoría, para determinar el grado de cumplimiento y apego a la normatividad en el ejercicio de los recursos, que les fueron asignados a las Dependencias, comunicando mediante oficio la Orden de Auditoría al Titular del Área auditada y elaborando el acta de inicio a la presentación.

2. Al inicio de la supervisión y para solventar las observaciones resultantes, la documentación

requerida debe ser solicitada por el Órgano Interno de Control a las unidades Administrativas, en original o copia certificada.

3. La Unidad Administrativa sujeta a revisión debe permitir al auditor presentarse al día siguiente de

la notificación del inicio de la revisión en el área, a efecto de iniciar los trabajos de la misma, asesorando al personal sobre la información requerida, con la intención de que al Órgano Interno de Control se remitan las documentales que realmente deban ser verificadas.

4. En caso de que acaezca la extinción del área que está siendo revisada, el Órgano Interno de

Control debe continuar con la revisión de forma paralela a los movimientos de transferencia y liquidación de los recursos humanos, materiales y financieros y de ser procedente, dar por terminados los trabajos de supervisión, presentando las denuncias a que haya lugar en contra de quienes resulten probables responsables de incumplir con las obligaciones a su cargo.

5. El auditor designado para ejecutar los trabajos de supervisión, debe tomar como base los

formatos que se anexan al presente manual en el procedimiento de Ejecución de Supervisión y Auditoría.

6. Si derivado de las auditorías y supervisiones se detectan irregularidades de control interno, que

a juicio del Órgano Interno de Control se les deba dar seguimiento hasta su total atención, éstas se deben dar a conocer mediante el oficio respectivo a la Unidad Administrativa responsable, posterior a la notificación del Informe Ejecutivo.

7. Todos los plazos que forman parte del procedimiento de auditoría o supervisión son

improrrogables. PROCEDIMIENTO: Entrega-Recepción

1. Al oficio de solicitud de intervención del Órgano Interno de Control, debe anexarse el documento que avale el movimiento del personal, motivo por el cual se está generando dicho acto administrativo y en caso de ser procedente, la designación hecha por el superior jerárquico para





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recibir la información y los recursos humanos, materiales y financieros del servidor público que entrega, o en su caso copia simple del nombramiento. 2. Tratándose de transferencia de recursos, entre Secretarías, Dependencias o Entidades, el Órgano Interno de Control debe participar en el acto de transferencia, apegando su actuación a la Ley de Entrega Recepción de la Administración Pública del Estado y Municipios de Morelos y siguiendo los procedimientos en ella establecidos.

PROCEDIMIENTO: Bajas Definitivas y por Transferencia de Bienes Muebles

1. El personal de la Dirección General, participará en las bajas por transferencia de bienes muebles previa designación que haga su superior jerárquico, atendiendo a la petición que realice con anticipación cada una de las áreas que requieren llevar a cabo el procedimiento de baja.

2. En el oficio mediante el cual se cita a la Contraloría Municipal para intervenir en las bajas por

transferencia, deberá anexar el formato de dicha transferencia con el visto bueno de la Secretaría de Administración, en caso de que omita adjuntar el formato referido, el personal del Órgano Interno de Control, deberá requerirlo.

3. El personal designado para intervenir en el acto, deberá verificar que la descripción de los

bienes en el formato aludido en el punto anterior, corresponda con los muebles físicamente presentados; así mismo, se cerciorará de que se encuentren presentes los representantes del área que entrega y de la que recibe.

4. En caso de que las bajas definitivas o de transferencia no se lleven a cabo, el personal

designado para intervenir en el acto, deberá dejar constancia a través de la elaboración de un acta circunstanciada, la cual deberá estar acompañada de copias de las identificaciones de los intervinientes y de dos testigos. PROCEDIMIENTO: Participación en el Levantamiento de Acta Administrativa.

1. El Órgano Interno de Control debe verificar que los citatorios, se realicen de forma personalizada por escrito y en papel oficial, debiendo el trabajador plasmar su nombre, firma, fecha y hora de recibido. 2. La intervención de los testigos en el levantamiento del Acta Administrativa a quienes les consten los hechos deben ser preferentemente compañeros de trabajo, los testigos de asistencia pueden ser cualquier persona. 3. El representante del Órgano Interno de Control debe recomendar en el supuesto de que alguno de los que intervengan en la firma del Acta no supiera firmar, plasme la huella dactilar del pulgar de la mano derecha o en su caso asistirse de una persona que firme a ruego y encargo.





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4. El personal designado por el Órgano Interno de Control debe verificar que se anexe copia fotostática de la identificación oficial de los participantes al momento de realizarse el Acta Administrativa. 5. En caso de que al trabajador no se le haya citado con un mínimo de 24 horas de anticipación y éste no se presentare se debe hacer constar la circunstancia por el personal designado del Órgano Interno de Control, recomendando se cite nuevamente al trabajador y se reprograme el acto.

PROCEDIMIENTO: Participación en Auditoría Externa.

1. Verificar que los trabajos de las Auditorías Externas se ejecuten en el periodo establecido en el

instrumento jurídico celebrado entre las partes. 2. Las observaciones determinadas por el Órgano Interno de Control, no deberán ser dadas a

conocer al Auditor Externo. 3. Las observaciones determinadas por el Auditor Externo, deberán ser presentadas y comentadas

invariablemente con la Dirección General Supervisión y Auditoría y con la Dirección responsable de su seguimiento para su Visto Bueno, antes de darlas a conocer a la Dependencia auditada de manera oficial.

4. Los trabajos de Auditoría deberán ser realizados por el Despacho Externo con apego a las

Normas y Procedimientos de Auditoría Pública y las Normas de Auditoría Generalmente aceptadas.

5. Tratándose de recomendaciones correctivas, la observación no se considerara solventada,

cuando a pesar de que se haya atendido la recomendación, se advierta que la acción u omisión que motivó la conducta constituye una irregularidad administrativa que debe ser sancionada en términos de la Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Morelos.

6. En caso de requerir una ampliación del plazo de ejecución de Auditoría, deberá solicitarse,

mediante oficio a la Contraloría Municipal, quién determinará si procede.

PROCEDIMIENTO: Auditoría Directa o Conjunta a Programas Federales. 1. El Órgano Interno de Control debe realizar la Auditoría Directa o Conjunta a programas que se realicen con recursos federales, conforme a los periodos que indique el Programa Anual de Trabajo concertado con la Secretaría de la Función Pública y el Programa Anual de Control y de Auditoría, para determinar el grado de cumplimiento y apego a la normatividad en el ejercicio de los recursos, informando a las instancias ejecutoras del inicio mediante Orden de Auditoría, apegándose a los procedimientos establecidos por la Secretaría de la Función Pública, al Reglamento Interior de la Contraloría Municipal y a la Legislación correspondiente.




Clave: PR-CM-DAPyA-01

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X. PROCEDIMIENTOS

ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DEL PROGRA MA ANUAL DE SUPERVISIÓN Y DE AUDITORÍA

1.- Propósito:

El procedimiento para la elaboración del Programa Anual de Supervisión y de Auditoría, tiene como fin planear, programar, organizar y coordinar el sistema de control gubernamental, con la finalidad de vigilar, fiscalizar y controlar, los ingresos, gastos, recursos y obligaciones de la Administración Pública Estatal y su sector auxiliar.

2.- Alcance:

Este procedimiento aplica a todas las áreas Administrativas del Municipio de Cuernavaca, Morelos y a la Contraloría Municipal

3.-Referencias:

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Morelos. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos. Ley General de Contabilidad Gubernamental. Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Morelos. Ley General de Bienes del Estado de Morelos. Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos. Programa Anual de Supervisión y Auditoría. Acuerdo por el que aprueba la utilización y aplicación de la Guía General de Auditoría para los Órganos de Control del Ayuntamiento de Cuernavaca y sus anexos. Reglas de Operación.

4.-Responsabilidades: Es responsabilidad del personal técnico y de apoyo de la Dirección de Auditoría Presupuestal y Administrativa de la Contraloría Municipal, apegarse a lo establecido en este procedimiento.

Es responsabilidad de el/la Director/a de Auditoría Presupuestal y Administrativa, elaborar y mantener actualizado este procedimiento.

Es responsabilidad de el/la Director/a de Auditoría Presupuestal y Administrativa, ejecutar este procedimiento.

Es responsabilidad de el/la Director/a de Auditoría Presupuestal y Administrativa revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento.

Es responsabilidad de el/la Contralor/a Municipal, autorizar este procedimiento.





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5.-Definiciones:

Revisión: Procedimiento administrativo que, mediante la aplicación de técnicas y procedimientos de auditoría, consiste en el examen, análisis y evaluación de las funciones de las Secretarías de Despacho, Dependencias y Entidades de la Administración Pública Municipal, encaminado al mejoramiento de las funciones para incrementar la efectividad y eficiencia de la gestión y las operaciones; determinar la incidencia de irregularidades; verificar el cumplimiento de leyes, reglamentos, normas y políticas; así como promover una adecuada cultura de control interno, con la finalidad de asegurar el cumplimiento de las metas y objetivos institucionales. Supervisión: Acción de someter a examen y revisión las diferentes obras y acciones realizadas por las áreas a supervisar, con la finalidad de asegurar su estricto apego a los ordenamientos jurídicos aplicables. Auditoría: Examen objetivo, sistemático y evaluatorio de las operaciones financieras y administrativas realizadas; de los sistemas y procedimientos implantados; de la estructura orgánica de la operación; y de los objetivos, planes y metas alcanzados por las dependencias y entidades de la Administración Pública Municipal, con el propósito de determinar el grado de economía, eficacia, eficiencia, efectividad, imparcialidad, honestidad y apego a la normatividad con que se han administrado los recursos públicos que les fueron suministrados; así como la calidad y eficiencia con que prestan sus servicios a la ciudadanía. Auditoría Externa: Es la auditoría practicada por Auditores Externos que son designados por el/la Contralor/a Municipal, a las dependencias y entidades de la Administración Pública Municipal. Auditoría Interna : Es la que realiza la Contraloría Municipal, a través de los Auditores Públicos adscritos a la propia Dependencia y de acuerdo al Programa Anual de Supervisión y de Auditoría. Auditoría Pública : Mecanismo cuyo objetivo es revisar y corregir debilidades de Control Interno, promoviendo actividades de mejora, a efecto de verificar la legitimidad de controles y el grado en que estos coadyuvan al desarrollo Eficiente y Ético de las operaciones. Programa Anual de Supervisión y de Auditoría :





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Documento previo y autorizado por el/la Contralor/a Municipal, que plasma de forma anticipada y calendarizada las actividades que llevaran a cabo las Direcciones adscritas a la Dirección General de Supervisión y Auditoría.

6.- Método de Trabajo: 6.1 Diagrama de Flujo. 6.2 Descripción de Actividades. 6.3 Registro de Calidad y Anexos.





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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE

SUPERVISIÓN Y DE AUDITORÍA

Programa Anual de Supervisión y de Auditoría

FO-DGSA-SAOP-01


FO-DGSA-SAOP-01


FO-DGSA-SAOP-01


FO-DGSA-SAOP-01

DIRECTOR GENERAL

TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD

2 días Actividad

1

1 hora Actividad

2

1 hora Actividad

3

½ hora Actividad

4

INICIO

3

SI

¿Se autoriza? NO

Turnar a el/la Contralor/a Municipal para su Visto Bueno.

2

Recibir copia del Programa Anual de Supervisión y de Auditoría debidamente autorizado para su ejecución.

5

FIN

Recibir Programa Anual de Supervisión y de Auditoría y realizar correcciones.

4

DIRECTOR

Elaborar el Programa Anual de Supervisión y de Auditoría, y verificarlo con el Director General de Supervisión y Auditoría 1

1 hora Actividad

5





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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE ELA BORACIÓN DEL PROGRAMA

ANUAL DE SUPERVISIÓN Y DE AUDITORÍA

Paso Responsable Actividad Documento De Trabajo

(clave)

1 Director/a de Auditoría

Presupuestal y Administrativa

Elabora el Programa Anual de Supervisión y de Auditoría, (recibir oficio de solicitud de auditoría ordenada por superioridad)

Programa Anual de Supervisión y

de Auditoría (FO-DGSA-SAOP -01)

2

Director/a General de Supervisión y

Auditoría DGSyA

Turna a el/la Contralor/a Municipal para su Visto Bueno



3 DGSyA Se autorizó? No, continúa en la actividad 4 Sí, continúa en la actividad 5

4 Director/a de Auditoría


Recibe Programa Anual de Supervisión y de Auditoría y realiza correcciones



5 DGSyA Recibe copia del Programa Anual de Supervisión y de Auditoría debidamente autorizado para su ejecución.







Revisión: 0

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REGISTRO DE CALIDAD

No Documentos (Clave) Responsabilidad de su Custodia

Tiempo de retención

1 Programa Anual de Supervisión y de Auditoría

(FO-DGSA-SAOP -01)


1 año

ANEXOS

Anexo

No Documento Clave

1 Programa Anual de Supervisión y de Auditoría

(FO-DGSA-SAOP-01)





Revisión: 0

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ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN DE AUDITORÍA O SUPERVISIÓN

1.- Propósito:

Vigilar la aplicación adecuada de los recursos humanos, materiales y financieros asignados asegurando el cumplimiento de las metas y objetivos institucionales

2.- Alcance:

Este procedimiento aplica a todas las áreas Administrativas del Municipio de Cuernavaca, Morelos y a la Contraloría Municipal.

3.-Referencias :

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Morelos. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos. Ley General de Contabilidad Gubernamental. Ley de Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Morelos. Acuerdo por el que se aprueba la utilización y aplicación de la Guía General de Auditoría para los Órganos de Control del Ayuntamiento de Cuernavaca y sus anexos. Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos. Programa Anual de Supervisión y de Auditoría. Reglas de Operación.

4.-Responsabilidades:

Es responsabilidad del personal técnico y de apoyo de la Dirección de Auditoría Presupuestal y Administrativa de la Contraloría Municipal, apegarse a lo establecido en este procedimiento.



Es responsabilidad de el/la Director/a de Auditoría Presupuestal y Administrativa revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento. Es responsabilidad de el/la Contralor/a Municipal, autorizar éste procedimiento.

5.-Definiciones:

Auditor: Persona encargada de realizar el examen objetivo, sistemático y evaluatorio de las

operaciones financieras y administrativas realizadas; de los sistemas y procedimientos implantados; de la estructura orgánica en operación; y los objetivos, planes, programas y





Revisión: 0

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metas alcanzados por las áreas a revisar, con la intención de determinar el apego a la normatividad, la mejora de las funciones y la incidencia de irregularidades. Cédula Analítica: Describe un procedimiento de auditoría desarrollado o aplicado sobre aquellas partidas que han sido seleccionadas para su revisión y análisis, mostrando la razonabilidad o irregularidad mediante su contenido, así como las marcas y notas explicativas de auditoría. Cédula Sumaria: Contiene los datos en forma global o general de las cifras, procedimientos, conclusiones o las observaciones determinadas, correspondientes a un grupo de conceptos o cifras homogéneos cuyo análisis se encuentra en otras cédulas. Documental de solventación: Conjunto de documentos y argumentos presentados por el Titular o ex-Titular del Área revisada remite al Órgano Interno de Control, pretendiendo solventar con esto las acciones determinadas en la revisión realizada. Informe Ejecutivo de Revisión: Es un documento mediante el cual se oficializa el envío del Informe de Resultados al Titular de la Secretaría, Dependencia o Entidad revisada.

Programa Anual de Supervisión y de Auditoría: Es un documento autorizado que contiene de forma anticipada y calendarizada las Revisiones a practicarse en el período de un año, por el Órgano Interno de Control.

Papeles de Trabajo: Son el conjunto de cédulas analíticas y sumarias, así como documentos que contienen la información obtenida por el auditor en su revisión, con los cuales sustenta y apoya las observaciones, recomendaciones, opiniones y conclusiones contenidas en el informe correspondiente, dichos documentos son marcados por el Auditor, conforme a la Cédula de Marcas de Revisión.






Revisión: 0

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Expediente de Supervisión

Cronograma de actividades a

desarrollar (FO-DGSyA-02)

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN DE AU DITORÍA O SUPERVISIÓN

.

DIRECTOR TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD

1 día Actividad

1

1día Actividad

2

1 a 4 días Actividad

3

1 día Actividad

4

D

INICIO

Cuando se trate de ex servidores públicos se tendrá por hecha la notificación una vez que conste el nombre y firma de los mismos en el documento respectivo. Para el caso de negativa a firmar o no se encontrase, se aplicará de manera supletoria en lo conducente lo dispuesto en el Código Procesal Civil para el Estado Libre y Soberano de Morelos. En el caso de Auditoría se elabora acta de inicio de Auditoría

Oficio de Inicio

FO- DGSA-SAOP-03

Elaborar oficio de inicio y notificar Inicio de auditoría o supervisión, al titular del área a revisar.

4

Orden de Inicio

Programa Anual de Supervisión y de

Auditoría

Recibir Programa Anual de Supervisión y de Auditoría u orden de inicio del Contralor Municipal 1

Hacer de conocimiento de los Jefes de Departamento el Programa Anual de Supervisión y de Auditoría a practicar. 2

5

FO-DGSA-SAOP-02

Carta Planeación FO-DGSA-SAOP-01

PERSONAL COMISIONADO

Elaborar Carta Planeación, y Cronograma de actividades a desarrollar y abre el expediente.

3





Revisión: 0

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Denuncia

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN DE AUDITORÍA O SUPERVISIÓN


DIRECTOR


5

Oficio

NO

SI

En caso de no remitirla al Órgano Interno de Control, en el plazo concedido en términos del artículo 86 de la Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos, se procederá a presentar la denuncia conforme a la Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos.

FIN

Pasa al procedimiento de la Dirección General de Quejas y Procedimientos Administrativos.

¿Se recibió la Documentación

solicitada?

D D

Elaborar, turna a revisión y firma de su superior jerárquico oficio con apercibimiento solicitando la información

Denuncia 5

10

Cédula de marcas de

supervisión.

Oficio

Expediente de supervisión

Papeles de Trabajo

7

Llevar a cabo el examen, análisis y evaluación de las funciones del área a supervisar y elaborar papeles de trabajo.

NO

SI FIN

Expediente

D

¿Existen irregularidades?

Para el examen, análisis y evaluación, el área revisada remite la documental mediante oficio o bien informa en el mismo que la pone a disposición en sus instalaciones.

8

Informe Ejecutivo

Elaborar Informe Ejecutivo, sin cédulas de observaciones, turna a revisión y autorización del superior jerárquico a efecto de notificar al área supervisada.

7

9

2 días Actividad

6

1 día Actividad

8

6


7

1 día Actividad

9






Revisión: 0

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DIRECTOR

Cédulas de Observaciones

FO-DGSA-SAOP-07

Expediente

Informe

FO-DGSA-SAOP-06

Las observaciones son resultado de falta de apego a las Leyes, Reglamentos, Manuales, Procedimientos, etc. aplicables al área revisada. Una vez dadas a conocer se otorgan 5 días hábiles para emitir las aclaraciones pertinentes, recabando la firma del titular del área o del designado para atender la supervisión y proceder a integrarlas al Expediente de Supervisión.

NO

SI

Expediente

Cédulas de

observaciones preliminares

FO-DGSA-SAOP-05

Oficio de las Cédulas de Observaciones

Preliminares. FO-DGSA-SAOP-04

Elaborar oficio y Cédulas de Observaciones Preliminares y comentar con el titular del área revisada, previa verificación y autorización del Superior Jerárquico.

10

11

¿Se atendieron las recomendaciones

señaladas?

Elaborar el Informe Ejecutivo sin observaciones.

12

FO-DGSA-SAOP-06

Elaborar Informe Ejecutivo y Cédulas de Observaciones, comentar con el Superior Jerárquico y notifica al área revisada.

La revisión es con base en la retroalimentación, calidad del trabajo desarrollado y vigilancia del adecuado soporte legal de las observaciones efectuadas. Se otorgan hasta 15 días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de notificación para recibir la información de solventación.

13

Expediente

FO-DGSA-SAOP-06

15 T

FO-DGSA-SAOP-07

Integrar al Expediente de Revisión las Cédulas de Observaciones, que en su caso procedan y copia del Informe Ejecutivo

14


10


11

11 3 horas

Actividad 12

3 horas Actividad

13

2 horas Actividad

14






Revisión: 0

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DIRECTOR


15


16

1 día Actividad

17

1 día Actividad

18


Expediente de Supervisión

NO

SI

¿Solventaron las

Observaciones?

16

FIN

FO-DGSA-SAOP-08

Documental de Solventación

Oficio

D

Oficio

FO-DGSA-SAOP-08

FO-DGSA-SAOP-09

Dar a conocer observaciones solventadas e integrar oficio y cédulas de seguimiento al expediente y archivar 18

FIN

D

D

Podrá solicitar mediante oficio la documental de solventación complementaria siempre y cuando se encuentre dentro de los 15 días hábiles.

Pasa al procedimiento de la Dirección General de Responsabilidades y Sanciones Administrativas

Recibir mediante oficio y analizar la documental de solventación del Área revisada y elabora cédulas de seguimiento. 15

Dar a conocer mediante oficio al responsable del Área revisada que no se subsanaron las observaciones en el plazo establecido y se procede conforme al artículo 86 de la Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos.

17





Revisión: 0

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE EJE CUCIÓN DE AUDITORÍA O SUPERVISIÓN


(clave)

1

Director/a de Auditoría


(DAPyA)

Recibe Programa Anual de Supervisión y de Auditoría de la Contraloría Municipal u orden de Supervisión o Auditoría solicitada de manera extraordinaria de la Contralor/a Municipal

Programa Anual de Supervisión y de

Auditoría

2 DAPyA

Hace del conocimiento de los Jefes de Departamento del Programa Anual de Supervisión y de Auditoría a practicar.

Orden de Supervisión o de Auditoría

3

Personal Comisionado

(PC)

Elabora Carta Planeación, y Cronograma de actividades a desarrollar y abre el expediente.

Carta de Planeación (FO-DGSA-SAOP-01)

Cronograma de Actividades a

desarrollar (FO-DGSA-SAOP-02)

Expediente

4 DAPyA

Elabora Oficio de Inicio y notifica al titular del área a revisar para dar inicio a esta. NOTA: Cuando se trate de ex servidores públicos se tendrá por hecha la notificación una vez que conste el nombre y firma de los mismos en el documento respectivo. Para el caso de negativa a firmar o no se encontrase, se aplicará de manera supletoria en lo conducente, lo dispuesto en el Código Procesal Civil para el Estado Libre y Soberano de Morelos.

Oficio de Inicio (FO-DGSA-SAOP-03)

5 DAPyA

¿Se recibió la documentación solicitada? No, se pasa a la actividad 6. Si, se pasa a la actividad 7.





Revisión: 0

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(clave)

6 DAPyA

Elabora, turna a revisión y firma de su superior jerárquico oficio con apercibimiento solicitando la información. NOTA: En caso de no remitirla al Órgano Interno de Control, en el plazo concedido en términos del artículo 86 de la Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos, se procederá a presentar la denuncia conforme a la Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Con esta actividad concluye el procedimiento.

Oficio

Denuncia

7 PC

Lleva a cabo el examen, análisis y evaluación de las funciones del área a revisar, elabora los papeles de trabajo e integra al expediente de revisión. NOTA: Para el examen, análisis y evaluación, el área revisada remite la documental mediante oficio o bien informa en el mismo que la pone a disposición en sus instalaciones. Los papeles de trabajo son marcados por el Jefe de Departamento, conforme a la Cédula de Marcas.

Papeles de trabajo

Expediente

Oficio

Cédula de Marcas de

Revisión (FO-DGSA-SAOP-10)

8 PC

¿Existen irregularidades? No, se pasa a la actividad 9. Si, se pasa a la actividad 10.

9 PC

Elabora Informe Ejecutivo, sin cédulas de observaciones, turna a revisión y autorización del superior jerárquico a efecto de notificarlo al área revisada. NOTA: Una vez notificado el Informe Ejecutivo el acuse se integra al Expediente. Con esta actividad concluye el procedimiento.

Informe Ejecutivo (FO-DGSA-SAOP-06)

Expediente





Revisión: 0

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(clave)

10 PC

Elabora oficio y Cédulas de Observaciones Preliminares y se dan a conocer al titular del área revisada, previa verificación y autorización del superior jerárquico. NOTAS: Las observaciones son resultado de falta de apego a las Leyes, Reglamentos, Manuales, Procedimientos, etc. aplicables al área revisada. Una vez dadas a conocer se otorgan 5 días hábiles para emitir las aclaraciones pertinentes, recabando la firma del titular del área o del designado para atender la revisión y procede a integrarlas al Expediente.

Oficio de las Cédulas de Observaciones

Preliminares (FO-DGSA-SAOP-04)

Cédulas de Observaciones Preliminares

(FO-DGSA-SAOP-05)

Expediente

11 PC

¿Se atendieron las recomendaciones señaladas en las Cédulas de Observaciones Preliminares? Si, se pasa a la actividad 12 No, se pasa a la actividad 13

12 PC

Elabora el Informe Ejecutivo sin observaciones, integrándose el mismo al Expediente. Con esta actividad se da fin al Procedimiento.


Expediente

13 PC

Elabora Informe Ejecutivo y Cédulas de Observaciones, comenta con el superior jerárquico y notifica al área revisada. NOTA: La supervisión es con base en la retroalimentación, calidad del trabajo desarrollado y vigilancia del adecuado soporte legal de las observaciones efectuadas. Se otorgan hasta 15 días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de notificación para recibir la información de solventación.



(FO-DGSA-SAOP-07)

14 PC

Integra al Expediente las Cédulas de Observaciones y copia del Informe Ejecutivo.

(FO-DGSA-SAOP-06)

(FO-DGSA-SAOP-07)

Expediente





Revisión: 0

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(clave)

15 PC

Recibe mediante oficio y analiza la documental de solventación del área revisada y elabora cédulas de seguimiento

Oficio

Documental de solventación

Cédulas de Seguimiento

(FO-DGSA-SAOP-08)

16 PC

¿Solventan las observaciones? No, pasa a la actividad 17 Si, pasa a la actividad 18

17 DAPyA

Da a conocer mediante oficio, al responsable del área revisada que no se subsanaron las observaciones en el plazo establecido y se procede conforme al artículo 86 de la Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos. NOTA: Podrá solicitar mediante oficio la documental de solventación complementaria siempre y cuando se encuentre dentro de los 15 días hábiles.

Oficio

18 DAPyA

Da a conocer al área revisada mediante Oficio de Conclusión las observaciones solventadas y turna acuse de dicho oficio y cédulas de seguimiento para su archivo en el Expediente. Con esta actividad concluye el procedimiento.

Oficio de Conclusión (FO-DGSA-SAOP-09)

(FO-DGSA-SAOP-08)

Expediente





Revisión: 0

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REGISTRO DE CALIDAD



1 Carta de Planeación

(FO-DGSA-SAOP-01) Director/a de Auditoría Presupuestal y Administrativa

3 años

2 Cronograma de Actividades

a desarrollar (FO-DGSA-SAOP-02)


3 años

3 Oficio de Inicio (FO-DGSA-SAOP-03)


3 años

4 Oficio de las Cédulas de

Observaciones Preliminares (FO-DGSA-SAOP-04)


3 años

5 Cédulas de Observaciones

Preliminares (FO-DGSA-SAOP-05)


3 años

6 Informe Ejecutivo

(FO-DGSA-SAOP-06) Director/a de Auditoría Presupuestal y Administrativa 3 años

7 Cédulas de Observaciones


3 años

8 Cédulas de Seguimiento


3 años

9 Oficio de Conclusión


3 años

10 Cédula de Marcas de

Revisión (FO-DGSA-SAOP -10)


3 años

ANEXOS

Anexo

No Documento Clave

1 2 3 4 5 6 7 8 9

10

Carta de Planeación

Cronograma de Actividades a Desarrollar Oficio de Inicio

Oficio de las Cédulas de Observaciones Preliminares Cédulas de Observaciones Preliminares

Informe Ejecutivo Cedulas de Observaciones

Cédula de Seguimiento Oficio de Conclusión

Cédula de Marcas de Revisión

FO-DGSA-SAOP-01 FO-DGSA-SAOP-02 FO-DGSA-SAOP-03 FO-DGSA-SAOP-04 FO-DGSA-SAOP-05 FO-DGSA-SAOP-06 FO-DGSA-SAOP-07 FO-DGSA-SAOP-08 FO-DGSA-SAOP-09 FO-DGSA-SAOP-10





Revisión: 0

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ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE ARQUEO DE FONDO REV OLVENTE

1.- Propósito:

Evaluar el cumplimiento de las disposiciones contenidas en los lineamientos de racionalidad, austeridad, disciplina y control presupuestal, emitidos por la Tesorería Municipal así como de las Normas y Procedimientos para el funcionamiento del fondo fijo, otros gastos y trasferencias.

2.- Alcance:

Aplica a todas las Dependencias del Ayuntamiento de Cuernavaca.

3.-Referencias :

Este Procedimiento está basado en las Normas, Reglamentos y Políticas emitidas por la Tesorería Municipal, así como por la Contraloría Municipal.

4.-Responsabilidades: Es responsabilidad del personal técnico y de apoyo de la Dirección de Auditoría Presupuestal y Administrativa Contraloría Municipal, apegarse a lo establecido en este procedimiento.





5.-Definiciones:

Fondo fijo de caja: Es la cantidad en pesos que otorga la Tesorería Municipal a solicitud de los Titulares de las Dependencias para cubrir gastos emergentes y/o gastos menores.

Arqueo: Es la verificación documental y financiera de los recursos existentes en un momento dado en poder del responsable del manejo y control del Fondo Revolvente.

6.- Método de Trabajo:

6.1 Diagrama de Flujo. 6.2 Descripción de Actividades. 6.3 Registro de Calidad y Anexos.





Revisión: 0

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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE ARQUEO DE FO NDO REVOLVENTE

DIRECTOR


Oficio Orden de Arqueo

FO-DGSA-SAOP-14

Arqueo FO-DGSA-

SAOP-15

Arqueo FO-DGSA-

SAOP-15



1


2

1 día Actividad

3

1 día Actividad

4

1 día Actividad

5


FO-DGSA-SAOP-14

El efectivo se devuelve de manera inmediata al responsable

Viene del Programa Anual de Auditoría y Revisiones, y/o de las órdenes giradas en forma extraordinaria por el Titular de la Contraloría Municipal

Elaborar Oficio para informar el Arqueo de Fondo Revolvente e instruye al Personal Comisionado para ejecutar la orden.

Presentarse el Director/a de Auditoría Presupuestal y Administrativa y el Personal comisionado, con el Titular del Área Intervenida que tiene asignado el Fondo Revolvente para notificar la realización del Arqueo. 2

Solicitar el efectivo disponible, comprobantes de gastos y resguardo del Fondo Revolvente 3

Proceder a contar el efectivo disponible, registrar el formato de Arqueo en el desglose y requerir las

Firmas correspondientes 4

Realizar el llenado del formato de Arqueo con base en los comprobantes de gastos presentados.

5

1

INICIO

6





Revisión: 0

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1 día Actividad

6

1 día Actividad

7

1 día Actividad

8

1 día Actividad

9

1dia Actividad

10

1 día Actividad

11

1a 5 días Actividad

12


13

Documentación

Documen- tación

Acta FO-DGSA-SAOP-16

Comprobantes

de gastos

Elaborar Acta, y plasmar las observaciones detectadas en caso de existir

Comprobantes de gastos

Entrega copia de los comprobantes de gastos

Analizar la documentación, a efecto de verificar si solventa o no las observaciones 13

Devolver los comprobantes y solicitar al Servidor Público responsable del Fondo copia de los mismos 7

Analizar la documentación, respecto a los requisitos fiscales y administrativos. 6

8

10

11

Solventar las observaciones, en

caso de existir el Servidor

Público presenta la documentación.

12

Estas disposiciones pueden ser entre otras: los lineamientos de racionalidad, austeridad, disciplina y control presupuestal y las normas y procedimientos para el manejo y control del fondo fijo y otros gastos y transferencias

14

SERVIDOR PÚBLICO


9



Dar lectura al Acta y solicitar la firma de los que en ella intervienen

Entregar una fotocopia al servidor público responsable del Fondo, para su atención

10

11





Revisión: 0

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Si


¿Solventan las observaciones?

14


1 día Actividad

14

1 día Actividad

16

DIRECTOR

Archivar en expediente

Fin

15

No


Remitir las observaciones no solventadas a la Dirección General de Quejas y Procedimientos Administrativos, para dar inicio al Procedimiento Administrativo

16

Fin

Se conecta con el Procedimiento de Responsabilidad Administrativa

30 minutos Actividad

15





Revisión: 0

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE ARQUEO DE FONDO REVOLVENTE

Paso Responsable Actividad Docume nto De Trabajo

(clave)

Deriva del Programa Anual de Supervisión y de Auditoría o de las ordenadas en forma extraordinaria por el Titular de la Contraloría Municipal.

1


(DAPyA)

Elabora Oficio para informar el Arqueo de Fondo Revolvente e instruye al Personal Comisionado para ejecutar la Orden.


FO-DGSA-SAOP-14

2 DAPyA

Se presenta el Director/a de Auditoría Presupuestal y Administrativa y el Personal Comisionado, con el Titular del Área Intervenida que tiene asignado el Fondo Revolvente para notificar la realización del Arqueo.


FO-DGSA-SAOP-14

3 Personal Comisionado (PC)

Solicita el efectivo disponible, comprobantes de gasto y resguardo del Fondo Revolvente.

4 PC

Procede a contar efectivo disponible en presencia del Responsable y registra en formato de Arqueo de Fondo Revolvente el desglose del mismo, requiriendo la firma de éste. Nota: el efectivo se devuelve de inmediato al responsable del Fondo.

Arqueo FO-DGSA-SAOP-15

5 PC Con base en los comprobantes de gastos presentados, realiza el llenado del formato de Arqueo de Fondo Revolvente.

Arqueo FO-DGSA-SAOP-15

6 PC

Analiza la documentación, respecto de los requisitos fiscales y administrativos en cuanto al cumplimiento de las disposiciones emitidas por la Tesorería Municipal. Nota: estas disposiciones pueden ser entre otras: los Lineamientos de racionalidad, austeridad, disciplina y control presupuestal y las normas y procedimientos para el manejo y control del fondo fijo y otros gastos y transferencias.

7 PC

Devuelve los comprobantes y solicita al Servidor Público responsable del Fondo Revolvente copia de los mismos.

Comprobantes de Gastos





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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE ARQUEO DE FONDO REVOLVENTE

Paso

Responsable

Actividad

Documento De Trabajo

(clave)

8 Servidor Público Entrega copia de los comprobantes de gastos. Comprobantes de

Gastos

9 PC

Elabora Acta Circunstanciada en la cual se plasmarán las observaciones detectadas en caso de existir. Nota: Se solicita al Responsable del Fondo Revolvente, la designación de dos testigos a efecto de señalarlos en el acta y se establece el término de tres a cinco días hábiles a efecto de que el Servidor Público Responsable solvente las observaciones.


10 PC Se da lectura al Acta y se solicita la firma de los que en ella intervienen.


11 PC Una vez firmada el Acta se entrega una fotocopia al Servidor Público Responsable del Fondo Revolvente, para su atención.


12 Servidor Público El Servidor Público Responsable del Fondo Revolvente, presenta la documentación para la solventación de las observaciones en caso de existir.

Documentación

13 PC Analizan la documentación, a efecto de verificar si solventa o no solventa observaciones.

14 DAPyA ¿Solventa observaciones? Si.- Ir a la actividad número 15. No.- Ir a la actividad número 16.

15 PC Se archiva en expediente Con esta actividad finaliza este procedimiento.

16 DAPyA

Remite previo acuerdo con el Contralor Municipal a la Dirección de Quejas y Procedimientos Administrativos las observaciones no solventadas para dar inicio al Procedimiento Administrativo. Se conecta con el Procedimiento de Responsabilidad Administrativa. Con esta actividad finaliza este Procedimiento.





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REGISTRO DE CALIDAD

ANEXOS

Anexo

No. Documento Clave

1 Orden de Arqueo de Fondo Revolvente (FO-DGSA-SAOP-14) 2 Arqueo de Fondo Revolvente (FO-DGSA-SAOP-15)

3 Acta Circunstanciada para plasmar el resultado del Arqueo

(FO-DGSA-SAOP-16)

No. Documentos (Clave) Responsabilidad de su Custodia


1 Comprobantes de gastos


3 años

2 Documentación remitida por el Servidor Público para solventar Arqueo del Fondo Revolvente

Director/a de Auditoría Presupuestal y Administrativa 3 años





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ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE INTERVENCIÓN DE NÓMINA

1.- Propósito: Se tiene como finalidad con el presente Procedimiento, dar a conocer el mecanismo para realizar la Intervención de Nómina a las Dependencias del Ayuntamiento.

2.- Alcance:

Este Procedimiento aplica a todas las Dependencias del Ayuntamiento.

3.-Referencias :

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Morelos. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos. Ley General de Contabilidad Gubernamental. Ley de Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Morelos. Ley General de Bienes del Estado de Morelos. Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos.





Es responsabilidad de el/la Director/a de Auditoría Presupuestal y Administrativa revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento. Es responsabilidad de el/la Contralor/a Municipal, autorizar este procedimiento.

5.-Definiciones: Intervención de Nómina: Es la participación de la Dirección de Auditoría Presupuestal y Administrativa en el procedimiento del pago quincenal de sueldos y salarios devengados por el personal adscrito a las Dependencias, cuyo objetivo es constatar que el personal adscrito a la nómina devengue el sueldo por un trabajo efectivamente realizado.






Revisión: 0

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No

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE INTERVENCIÓN DE NÓMINA

Carta Planeación de Intervención

FO-DGSA-SAOP-17

¿Es correcta? 7



1

1 día Actividad

2


3


4


5

1 hora Actividad

6


7


8

DIRECTOR GENERAL

DIRECTOR

Acuerdan el Director General de Supervisión y Auditoría y el

Director de Auditoría Presupuestal y Administrativa, el inicio de la Intervención de

Nómina 1

Informa al Personal Comisionado sobre la Intervención de Nómina a realizar

2

5

6

Devuelve para su corrección

8

Si

4

Viene del Programa Anual de Supervisión y de Auditoría, y/o de las órdenes giradas en forma extraordinaria por el Titular de la Contraloría Municipal

Inicio

Realiza la Carta Planeación e investigación del número de empleados 3

No


9

6

10


FO-DGSA-SAOP-17

Presenta la Carta Planeación para revisión del

Director de Fiscalización


FO-DGSA-SAOP-17

Revisa la Carta Planeación y la presenta al Contralor Municipal, para su aprobación


FO-DGSA-SAOP-17

Revisa la Carta Planeación de Intervención de Nómina y determina si es correcta


FO-DGSA-SAOP-17

Corrige la Carta Planeación de Intervención

de Nómina 9

4

5

6





Revisión: 0

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Realizar observación en Acta Circunstanciada.

Oficio de pagador

habilitado


1 día Actividad

10

1 día Actividad

11

1 hora Actividad

12

1 hora Actividad

13

2 horas Actividad

14

1 hora Actividad

15

1 a 3 horas Actividad

16

DIRECTOR GENERAL

DIRECTOR


Oficio de Comisión

FO-DGSA-SAOP-19

Orden de Intervención

FO-DGSA-SAOP-18

Acompañar, al pagador habilitado a recoger la nómina, recibos de compensación y vales de despensa a la Dirección de Recursos Humanos y Tesorería,

Emitir Oficio de notificación para informar al inicio de la Intervención de Nómina

10

Elaborar Oficio de Comisión al personal para la Intervención de nómina 11

Solicitar al Servidor Público el Oficio que lo habilite como pagador

12

¿El Servidor Público, cuenta con Oficio?

13

16

14

Solicitar una fotocopia

15

17

No

Si

26





Revisión: 0

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Cuestionario de control interno FO-CM-DF-24

Cuestionario de Control Interno FO-DGSA-SAOP-21

Cuestionario de Control Interno

FO-DGSA-SAOP-21

Aplicar el Cuestionario de Control Interno al personal de Área, antes del cobro para obtener datos generales

20

¿Esta debidamente requisitado?

21

No

Nota: Los datos que se solicitan en el cuestionario de control interno son, nombre, puesto, suelo, horario de trabajo, nombre de jefe inmediato, funciones, etc.

Devolver formato de Cuestionario de Control Interno para que lo conteste totalmente 22

Registro de Vales de Despensa e importes de

Nóminas FO-DGSA-SAOP-20

Realizar el registro de Vales de Despensa e importes de

Nómina Mecanizada y Compensación

Observar la separación de la nómina y acompañar al Pagador Habilitado interno a verificar el procedimiento de pago de la Unidad Administrativa

17

18

Nota: Este registro corresponde a todas las Nóminas que integran la Dependencia a Intervenir


19

Si

24

1 hora Actividad

21

1 hora Actividad

22

1 hora Actividad

20


19


18


17


Cuestionario de Control Interno FO-CM-DF-21

Verificar que el cuestionario esté debidamente requisitado 20





Revisión: 0

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Si

Copia Fotostática de Nómina, Vales de Despensa y recibos de Compensación

¿Se concluyó completamente el pago de la Nómina?

Informe de Intervención FO-DGSA-SAOP-24


Corte de Vales de Despensa y Nóminas

FO-DGSA-SAOP-22


1 día Actividad

23

1 día Actividad

24


25

1 hora Actividad

28

2 horas Actividad

29


30

Solicitar al pagador habilitado realice el pago quincenal al trabajador

Determinar si se realizó el pago de la Nómina en su totalidad y realiza el Corte 24

23

Si

Solicitar al pagador habilitado copia de la Nómina, de la

relación de Vales de Despensa y recibos de Compensación

28

Elaborar Acta Circunstanciada haciendo constar los Hechos relevantes suscitados durante el proceso de pago 29

25

Elaborar Informe de Intervención de Nómina

30

DIRECTOR


26

31

No





Revisión: 0

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Dictámen de Intervención

FO-CM-DF-27

Dictamen Intervención FO-CM-DF-24


Informe de Intervención

FO-DGSA-SAOP-24



1 hora Actividad

26

1 día Actividad

27


31

1 día Actividad

32

1 día Actividad

33


34

Cerrar la Nómina con los cheques, vales, recibos de compensación, pendientes de pago, en un sobre etiquetado y firmado por el Pagador Habilitado. 26

Continuar con el pago al día siguiente 27

Someter el Informe de Intervención de Nómina a consideración del Director

General para su revisión. 31

19

Devolver para su corrección

34

Si.

No.

35

Revisar el Informe de Intervención de Nómina y

determinar si es correcto.

32

¿Es correcto?

33

DIRECTOR GENERAL

36

Nota: El Pagador Habilitado resguarda la Nómina para continuar con su pago al día siguiente

DIRECTOR


31


35


Corregir el Informe de Intervención de Nómina

35





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36

¿Comparece el Servidor Público?


Citatorio FO-DGSA-SAOP-25



36


37

1 día Actividad

38

1 día Actividad

39


FO-DGSA-SAOP-24

Aprobar Informe de Intervención de Nómina

36

Elaborar Citatorio para dar a conocer el Informe de Intervención de Nómina

37

Elaborar Acta para dar a conocer el Informe de Intervención de Nómina

38

Dicho Citatorio contendrá el apercibimiento que la inasistencia del Servidor Público citado, no impedirá el levantamiento del Acta correspondiente y el plazo para solventar las observaciones iniciará a partir del día siguiente

DIRECTOR GENERAL

DIRECTOR

40


SERVIDOR PÚBLICO

39

No

Si

41





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Acta de Incomparecencia FO-DGSA-SAOP-27

Documentación

comprobatoria


1día Actividad

40


41


42


45

Presentar documentación

comprobatoria para solventar las

observaciones 42

Reunir al Personal Comisionado para analizar

la documentación comprobatoria 43

Levantar Acta Circunstanciada haciendo

constar la incomparecencia del Servidor Público

40



FO-DGSA-SAOP-24

Dar lectura al Informe de Intervención de Nómina

y levantar Acta Circunstanciada 41

SERVIDOR PÚBLICO

DIRECTOR

DIRECTOR GENERAL

Archivar Papeles de Trabajo

45

42

46

Analizar las justificaciones y documentos enviados por

el Área intervenida como solventación 44



43


44





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Dictamen de Solventación

FO-DGSA-SAOP-28

1a 5 días Actividad

46


47

Dictamen de Solventación FO-DGSA-SAOP-28


Citatorio FO-DGSA-SAOP-29

¿ Es correcto?



49


50

1 día Actividad

51


52

Aprobar el Dictamen de Solventación de Intervención de Nómina 51

Si

No

48

Devolver el Dictamen de Solventación de

Intervención para su corrección 49

Corrige el Dictamen de Solventación de

Intervención 50

Elaborar Citatorio para dar a conocer el Dictamen de

Solventación de Intervención 52

Dicho memorándum contendrá el apercibimiento que la inasistencia del Servidor Público citado, no impedirá el levantamiento del Acta correspondiente y que el Dictamen de Solventación de Intervención de Nómina se tendrá como dado a conocer con todas las consecuencias jurídicas que esto implica.

51

DIRECTOR GENERAL

DIRECTOR


SERVIDOR PÚBLICO

1 día Actividad

48


FO-DGSA-SAOP-28

Analizar información presentada y elaborar Dictamen de Solventación y somete a consideración del Contralor Municipal 46

47

53


FO-DGSA-SAOP-28

Revisar el Dictamen de Solventación de Intervención de

Nómina y determinar si es

correcto 47





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1 día Actividad

53

1 día Actividad

54

1 día Actividad

55

1 día Actividad

56



FO-DGSA-SAOP-28


1 día Actividad

57

Dar lectura al Dictamen de Solventación de Intervención de Nómina, levantar Acta Circunstanciada y para concluir

Se debe archivar íntegramente el expediente

57

DIRECTOR

Memorándum FO-DGSA-SAOP-32

En caso de no que no se Solventen Observaciones remitir a la Dirección General de Quejas y Procedimientos Administrativos para dar inicio al Procedimiento Administrativo 58

Se conecta con el Procedimiento de Responsabilidad Administrativa

Fin

1 día Actividad

58



Levantar Acta Circunstanciada haciendo constar la incomparecencia del Servidor Público 56

Si No

Elaborar Acta para dar a conocer el Dictamen de Solventación 53

Presentar en el Área Intervenida 54

¿Comparece el Servidor Público?

55

57

Nota: Las observaciones a Seguimiento, serán verificadas hasta su total solventación.





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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE INTERVENCIÓN DE NÓMINA


(clave) Deriva del Programa Anual de Auditorías o de las

ordenadas en forma extraordinaria por el Titular de la Contraloría Municipal.

1

Director/a General de Supervisión y

Auditoría (DGSyA) Director/a de Auditoría


(DAPyA)

Acuerdan el inicio de la Intervención de Nómina y el Contralor Municipal instruye al Director/a de Auditoría Presupuestal y Administrativa para su planeación.

2 DAPyA Informa al Personal Comisionado sobre la Intervención de Nómina a realizar.

3 DAPyA

Personal Comisionado (PC)

Realiza la Carta Planeación de Intervención de Nómina e investigación del número de nóminas y empleados que integran el área a intervenir.

Carta Planeación de Intervención de

Nómina FO-DGSA-SAOP-17

4 PC Presenta la Carta Planeación de Intervención de Nómina, al Director/a de Auditoría Presupuestal y Administrativa para revisión.

Carta Planeación

de Intervención de Nómina

FO-DGSA-SAOP-17

5 DAPyA

Presenta la Carta Planeación de Intervención de Nómina, al Contralor Municipal, para revisión y aprobación.

Carta Planeación

de Intervención de Nómina

FO-DGSA-SAOP-17

6 DGSyA Revisa la Carta Planeación de Intervención de Nómina y determina si es correcta.



7 DGSyA ¿Es correcta? No.- Ir a la actividad número 8. Si.- Ir a la actividad número 10.

8 DGSyA Devuelve para su corrección.

9 DAPyA

Corrige la Carta Planeación de Intervención de Nómina. Se conecta con la actividad número 6.







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(clave)

10 DGSyA

Emite memorándum de notificación al Titular del Área a intervenir para informar el inicio de la Intervención de Nómina e instruye al Director/a de Auditoría Presupuestal y Administrativa para su ejecución.

Orden de Intervención

FO-DGSA-SAOP-18

11

DAPyA

Elabora Oficio de Comisión al personal necesario para la Intervención de Nómina.

Oficio de Comisión

FO-DGSA-SAOP-19

12 PC Solicitar al Servidor Público el oficio que lo habilite como pagador.

Oficio de Pagador

Habilitado

13 PC

¿El Servidor Público, cuenta con Oficio? Si.- Ir a la actividad número 15. No.- Ir a la actividad número 14.

14 PC

Se observa en Acta Circunstanciada. Se conecta con el paso número 26.

15 PC Solicita una fotocopia.

16

PC

Acompaña al Pagador Habilitado a la Dirección de Recursos Humanos y Tesorería Municipal a recoger la nómina mecanizada, recibos de compensación y vales de despensa de la Dependencia para su Intervención el día de pago.

17 PC

Realiza el registro de: importes de la nómina mecanizada, compensación y vales de despensa contra la relación para determinar si éstos coinciden. Nota: Este registro se realiza por cada una de las Unidades Administrativas que integran la Dependencia a intervenir. En el proceso de análisis de la información, se deberá realizar la conciliación de la nómina con la plantilla y las estructuras orgánicas.

Registro de Vales de Despensa e

Importes de Nóminas

FO-DGSA-SAOP-20

18 PC

Observa la separación de la nómina y acompaña al Pagador Habilitado interno para verificar el procedimiento de pago de la Unidad Administrativa correspondiente.





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(clave)

19 PC

Aplica el Cuestionario de Control Interno al personal del Área a intervenir antes del cobro, para obtener datos generales. Nota: Los datos que se solicitan en el Cuestionario de Control Interno son: nombre, puesto, sueldo, horario de trabajo, nombre del jefe inmediato, funciones, etc.


FO-DGSA-SAOP-21

20 PC

Verifica que el Cuestionario esté requisitado conforme a lo que se solicita.


FO-DGSA-SAOP-21

21 PC

¿Está debidamente requisitado? No.- Ir a la actividad número 22. Si.- Ir a la actividad número 23.

22 PC

Devuelve formato de Cuestionario de Control Interno al personal para que lo conteste debida y totalmente. Se conecta a la actividad número 20.


FO-DGSA-SAOP-21

23 PC

Solicita al Pagador Habilitado realice el pago correspondiente de su quincena.

24 PC

Determina si se concluyó en su totalidad el pago de nómina y realiza el corte de Vales de Despensa y Nomina Mecanizada y Compensación pendientes de pago.

Corte de Vales de

Despensa y Nomina

Mecanizada y Compensación

FO-DGSA-SAOP-22

25 PC

¿Se concluyó completamente el pago de nómina? No.- Ir a la actividad número 26. Si.- Ir a la actividad número 28.

26 DAPyA

PC

Cerrar la nómina con los cheques, vales, recibos de compensación en un sobre etiquetado y firmado por el Pagador Habilitado, el Personal Comisionado o el Director. Nota: El pagador habilitado resguarda la nómina para continuar con su pago al día siguiente.





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(clave)

27

PC

Continúa con el pago de la nómina al día siguiente y se conecta con la actividad número 19 y así sucesivamente hasta que se pague la nómina completamente.

28 PC

Solicita al Pagador Habilitado copia de la nómina, copia de la relación de los vales y copia de los recibos de compensación.

Copia fotostática de la(s)

nómina(s), vales de despensa y

recibos de compensación

29 PC

Elabora Acta Circunstanciada que hace constar los hechos relevantes suscitados durante el proceso de pago. Nota: Todos los papeles de trabajo elaborados (Registro de Vales de Despensa e Importes de Nóminas, Corte de Vales de Despensa y Nómina Mecanizada y Compensación, copia de nómina, copia de los recibos de compensación, Cuestionario de Control Interno y Acta Circunstanciada) quedan bajo resguardo del Personal Comisionado y/o Director para su análisis respectivo.


30 DAPyA Elabora el Informe de Intervención de Nómina. Informe de

Intervención FO-DGSA-SAOP-24

31 DAPyA

Somete el Informe de Intervención de Nómina, a consideración del Titular de la Dirección General para su revisión.


FO-DGSA-SAOP-24

32 DGSyA Revisa el Informe de Intervención de Nómina y determina si es correcto.

Informe de


33 DGSyA ¿Es correcto? No.- Ir a la actividad número 34. Si.- Ir a la actividad número 36.

34 DGSyA Devuelve para su corrección. Informe de


35 DAPyA

Corrige el Informe de Intervención de Nómina. Se conecta con la actividad número 31.


FO-DGSA-SAOP-24





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(clave)

36 DGSyA Aprueba el Informe de Intervención de Nómina. Informe de


37 DAPyA

Elabora Citatorio para dar a conocer el Informe de Intervención de Nómina. Nota: Dicho memorándum contendrá el apercibimiento que la inasistencia del servidor público citado, no impedirá el levantamiento del Acta correspondiente y que el plazo para solventar las observaciones iniciará a partir del día siguiente.

Citatório FO-DGSA-SAOP-25

38 PC

Elabora Acta para dar a conocer el Informe de Intervención de Nómina.

Acta

FO-DGSA-SAOP-26

39 Servidor Público

(SP)

¿Comparece el Servidor Público citado? No.- Ir a la actividad número 40. Si.- Ir a la actividad número 42.

40 DAPyA

Levanta Acta Circunstanciada haciendo constar la incomparecencia del Servidor Público, asienta la leyenda de que el plazo de los tres o cinco días hábiles para solventar, empieza a contar a partir del día siguiente; así mismo señala que una vez transcurrido ese plazo y de no presentar solventación alguna, se entenderá como no solventadas las observaciones y se iniciará el Procedimiento de Responsabilidad Administrativa.


41 DAPyA

Da lectura al Informe de Intervención de Nómina y levanta Acta circunstanciada donde se deja asentado las observaciones y término de cinco días hábiles, a efecto de que la Dependencia las solvente; así mismo señala que una vez transcurrido ese plazo y de no presentar solventación alguna, se entenderá como no solventadas las observaciones y se iniciará el Procedimiento de Responsabilidad Administrativa.


FO-DGSA-SAOP-24


42 SP Presenta documentación comprobatoria para la solventación de las observaciones.

Documentación Comprobatoria

43 DAPyA Reúne al Personal Comisionado que se encuentran a su cargo, para analizar la documentación comprobatoria. Analiza la información presentada.






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(clave)

44 DAPyA

Analiza las justificaciones y documentos enviados por el Área intervenida como solventación. Esta actividad se conecta con el Procedimiento del Comité de Solventación.


45 DAPyA Archivar Papeles de Trabajo.

Papeles de Trabajo

46 DAPyA Elabora Dictamen de Solventación de Intervención de Nómina y lo somete a consideración del Titular de la Contraloría Municipal.


FO-DGSA-SAOP-28

47 DGSyA Revisa el Dictamen de Solventación de Intervención de Nómina y determina si es correcto.


FO-DGSA-SAOP-28

48 DGSyA ¿Es correcto? No.- Ir a la actividad número 50. Si.- Ir a la actividad número 52.

49 DGSyA Devuelve para su corrección. Dictamen de Solventación

FO-DGSA-SAOP-28

50 DAPyA

Corrige el Dictamen de Solventación de Intervención de Nómina. Se conecta con la actividad número 48.


FO-DGSA-SAOP-28

51 DGSyA Aprueba el Dictamen de Solventación de Intervención de Nómina, asentando el Vo. Bo.


FO-DGSA-SAOP-28

52 DGSyA

Elabora Citatorio para dar a conocer el Dictamen de Solventación de Intervención de Nómina e instruye al Director de Fiscalización para darlo a conocer. Nota: Dicho Citatorio contendrá el apercibimiento que la inasistencia del Servidor Público citado, no impedirá el levantamiento del Acta correspondiente y que el Dictamen de Solventación de Intervención de Nómina se tendrá como dado a conocer con todas las consecuencias jurídicas que esto implica.

Citatório FO-DGSA-SAOP-29

53 DAPyA Elabora Acta para dar a conocer Dictamen de Solventación de Intervención de Nómina.






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(clave)

54

DAPyA

PC

Se presentan ante el Área Intervenida.

55 SP

¿Comparece el Servidor Público? No.- Ir a la actividad número 57. Si.- Ir a la actividad número 58.

56 DAPyA

Levanta el Acta Circunstanciada asentando la incomparecencia del Servidor Público, se hacen constar las observaciones Solventadas, No Solventadas y A Seguimiento.


57 DAPyA

Da lectura al Dictamen de Solventación de Intervención de Nómina, informando las observaciones Solventadas, No Solventadas y A Seguimiento, todo lo anterior se asienta en el Acta correspondiente. Las observaciones No Solventadas se conectan con la actividad número 58.


FO-DGSA-SAOP-28

58 DAPyA

En caso de que no se Solventen Observaciones se remite a la Dirección General de Quejas y Procedimientos Administrativos para dar inicio al Procedimiento Administrativo. Se conecta con el Procedimiento de Responsabilidad Administrativa. Nota: Las observaciones a seguimiento serán verificadas hasta su total solventación. Con esta actividad finaliza el Procedimiento.

Memorándum FO-DGSA-SAOP-32





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REGISTRO DE CALIDAD

No. Documentos (Clave) Responsabilidad de su Custodia


1 Copia fotostática de la nómina, vales de despensa y recibos de compensación


3 años

2 Documentación comprobatoria para solventar las observaciones de la intervención


3 años

3 Copia fotostática del oficio de pagador habilitado


3 años

ANEXOS

Anexo No. Documento Clave

1 Carta Planeación de Intervención de Nómina (FO-DGSA-SAOP-17) 2 Orden de Intervención de Nómina (FO-DGSA-SAOP-18) 4 Oficio de Comisión (FO-DGSA-SAOP-19) 5 Registro de Vales de Despensa e Importes de Nóminas (FO-DGSA-SAOP-20) 6 Cuestionario de Control Interno (FO-DGSA-SAOP-21) 7 Corte de Vales de Despensa y de Nóminas (FO-DGSA-SAOP-22) 8 Acta de Inicio y Desarrollo de Intervención de Nómina (FO-DGSA-SAOP-23) 9 Informe de Intervención de Nómina (FO-DGSA-SAOP-24) 10 Citatorio para dar a conocer el Informe de Intervención

de Nómina (FO-DGSA-SAOP-25)

11 Acta para dar a conocer el Informe de Intervención de Nómina

(FO-DGSA-SAOP-26)

12 Acta de Incomparecencia del Servidor Público en Intervención (FO-DGSA-SAOP-27)

13 Dictamen de Solventación de Intervención de Nómina (FO-DGSA-SAOP-28) 14 Citatorio para dar a conocer el Dictamen de Solventación

de Intervención de Nómina (FO-DGSA-SAOP-29)

15 Acta para dar a conocer el Dictamen de Solventación de Intervención de Nómina (FO-DGSA-SAOP-30)

16 Acta de Incomparecencia del Servidor Público en Intervención

(FO-DGSA-SAOP-31)

17 Envío de Expedientes de Intervención a la Dirección General de Quejas y Procedimientos Administrativos

(FO-DGSA-SAOP-32)





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ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE ENTREGA RECEPCIÓN

1.- Propósito: Observar y verificar el cumplimiento de las disposiciones que contiene la Ley de Entrega Recepción de la Administración Pública para el Estado de Morelos y sus Municipios.

2.- Alcance:

Aplica a todos los Servidores Públicos del Ayuntamiento de Cuernavaca, de conformidad con la Ley de Entrega Recepción de la Administración Pública para el Estado de Morelos y sus Municipios.

3.-Referencias :

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Morelos. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos. Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Ley de Entrega Recepción de la Administración Pública para el Estado de Morelos y sus Municipios. Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos.


Es responsabilidad del personal técnico y de apoyo de la Dirección de Auditoría Presupuestal y Administrativa, apegarse a lo establecido en este procedimiento.




5.-Definiciones:

Entrega-Recepción: Es el acto por el cual un servidor público que concluye su función, renuncie o que por cualquier causa se separe de su empleo, cargo o comisión, hace entrega del despacho a su cargo, al servidor público que lo sustituye en sus funciones o a quien se designe para tal efecto.







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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE ENTREGA RECE PCIÓN



1día Actividad

1

1 día Actividad

2

1 día Actividad

3

1 hora Actividad

4

INICIO

Recibir por parte de servidor público

saliente con tres días de anticipación memorándum 1

Revisar contenido de formatos y acta entrega-recepción,

misma que se puede llevar a cabo vía electrónica y/o

impresa 2

Memorándum

Verificar que la información que

contengan, estén de acuerdo el funcionario

que recibe y el que entrega 5

No

Si

¿Se lleva a cabo evento?

3

Deriva del programa anual de revisión

1 hora Actividad

5

Levantar acta de hechos, asentando el motivo por el que

no se realizó 4

1

Papel de trabajo

Acta de hechos

SERVIDOR PUBLICO ENTRANTE

6

NOTA: los formatos y actas deberán ser proporcionados si los servidores públicos salientes no los llegase a tener





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Memorándum



1horas Actividad

6

Dejar asentado en el apartado de

observaciones del acta lo

conducente 7 1 hora Actividad

7

Proceder a la firma de formatos y acta, el

servidor público entrante tiene 30 días para revisar

información

8 Formatos y Acta

FIN

13

Remitir a Dirección General de Quejas y

Procedimientos Administrativos para iniciar procedimiento

¿Están de acuerdo?

Si

No

SERVIDOR PUBLICO ENTRANTE

Solicitar aclaraciones a

servidor saliente

9

¿Obtiene respuesta?

Recibir notificación de servidor público

entrante por no tener respuesta sobre

aclaraciones.

12

no

6

si

Elaborar notificación y entregar a Órgano de

control interno.

11

10

FIN

3 horas Actividad

8

3 días Actividad

10

6 horas Actividad

11

6 horas Actividad

9

1 horas Actividad

12

6 horas Actividad

13

Acta de entrega recepción

8 NOTA: en relación a los faltantes





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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE PAR TICIPACIÓN EN ACTOS DE ENTREGA RECEPCIÓN


(clave)

Deriva del Programa Anual de Supervisión y de Auditoría.

1

Personal Comisionado (PC)

Recibe con tres días de anticipación el documento en el cual el servidor público saliente o el superior jerárquico de éste, solicita la intervención del Órgano Interno de Control para realizar la entrega-recepción.

Memorándum

2

PC

Procede a revisar el contenido de los formatos y acta de entrega-recepción, elaborados por el Servidor Público saliente, misma que se puede llevar a cabo vía electrónica y/o impresa. Nota: Los formatos y acta deberán ser proporcionados si el servidor público saliente no los llegase a tener.

Papel de trabajo

3 PC

¿Están presentes el servidor público entrante y saliente para llevar a cabo la entrega recepción? No, pasa a la actividad No.4 Si, pasa a la actividad No.5

4 PC

Levanta acta de hechos para dejar constancia de dicha situación. Se conecta con actividad No. 1

Acta de Hechos

5 PC

Verifica que en la información contenida en los formatos y acta, estén de acuerdo el servidor público saliente y el servidor público entrante.

6 PC

¿Están de acuerdo con el contenido de formatos y acta entrega-recepción? No, pasa a la actividad No.7 Si, pasa a la actividad No.8

7 PC Anota en el apartado de observaciones del acta las manifestaciones realizadas por el servidor público.

Acta de Entrega-

Recepción





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(clave)

8

PC

Firma los formatos y acta de entrega-recepción por parte de los que intervienen Nota: El servidor público entrante cuenta con treinta días hábiles posteriores a la firma del acta, para revisar y solicitar aclaraciones al servidor público saliente.

Acta de Entrega-

Recepción Formatos

9

Servidor Público

Entrante (SPE)

Detecta situaciones que ameritan aclaración por parte del servidor público saliente, por lo que realiza solicitud. Nota: En relación a los faltantes

10

SPE

¿Obtiene respuesta a su solicitud? No, pasa a la actividad No.11 Si, finaliza procedimiento

.

11

SPE

Elabora memorándum y notifica al Órgano de control interno, por no recibir respuesta del servidor público saliente.

12 PC

Recibe memorándum de servidor público entrante derivado de no tener respuesta por las aclaraciones solicitadas al servidor público saliente.

13 PC

Envía memorándum con antecedentes a la Dirección General de Quejas y Procedimientos Administrativos para iniciar procedimiento. Con esta actividad finaliza este procedimiento.

Memorándum





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REGISTRO DE CALIDAD



1 Acta de Entrega-Recepción y Formatos


3 años

2 Acta de hechos Director/a de Auditoría Presupuestal y Administrativa

3 años

ANEXOS


“Ninguno”





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ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE BAJA DEFINITIVA Y P OR TRANSFERENCIA DE MUEBLES

1.- Propósito:

Participar en los procedimientos de Bajas Definitivas y por Transferencia de Bienes Muebles propiedad del Ayuntamiento de Cuernavaca, Morelos; verificando se realicen en apego a lo determinado en la Ley General de Bienes del Estado de Morelos, el Reglamento de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Ayuntamiento de Cuernavaca y los lineamientos aplicables.

2.- Alcance:

Este procedimiento aplica a todas las Áreas del Ayuntamiento de Cuernavaca, Morelos; que tengan a su guarda bienes muebles propiedad de dicho ayuntamiento y a todo el personal del Órgano Interno de Control.

3.-Referencias :

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Morelos. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos. Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Morelos. Ley General de Bienes del Estado de Morelos. Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos.






5.-Definiciones: Baja por Transferencia: trámite que consiste en trasladar la responsabilidad de la guarda y custodia de los bienes muebles propiedad del Ayuntamiento de Cuernavaca, Morelos. Baja Definitiva: trámite ante la instancia correspondiente para eliminar responsabilidad en la guarda o custodia de un bien mueble propiedad del Ayuntamiento de Cuernavaca, Morelos. Bien mueble: aquellas cosas que por su naturaleza pueden trasladarse de un lugar a otro, ya se muevan por sí mismos, ya por efecto de una fuerza exterior.





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Servidor Público Designado: Servidor Público adscrito al Órgano Interno de Control, el cual es designado por el Director de Auditoría Presupuestal y Administrativa para participar e intervenir en el acto de bajas definitivas y por transferencia de bienes muebles.







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Oficio de Notificación

FO-DGAP-DCP-17

D

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE BAJA DEFINIT IVA Y POR TRANSFERENCIA DE MUEBLES



1día Actividad

1

1 día Actividad

2

1 día Actividad

3

1 hora Actividad

4


5

INICIO Viene del

procedimiento de las Secretarías, Dependencias y

Entidades

Recibir oficio de notificación de las

Secretarias y Dependencias por lo

menos con setenta y dos horas para intervenir en

el Acto de Bajas Definitivas y por transferencia. 1

Girar instrucciones al personal subordinado para su participación.

2

Hacer acto de presencia en el lugar, hora y fecha señalados. 3

¿Es baja definitiva?

4

SI

NO

D

Solicitud de baja por transferencia de bienes muebles y/o vehículos

FO-DGSA-SAOP-17

Verifica que los bienes muebles motivo de la baja por transferencia coincidan con la solicitud de baja por transferencia de bienes muebles y/o vehículos y que los mismos se ubiquen en el Área que recibe el bien

5

6

Acta de baja de bienes muebles y/o vehículos.

FO-DGSA-SAOP-07

Verificar que el acta de baja de bienes muebles y/o

vehículos coincida con los bienes motivo de la baja 7

FIN

1 hora Actividad

6


7

6

FO-DGSA-SAOP-17

Proceder a Firmar la solicitud de baja por transferencia de bienes

muebles y/o vehículos

8

6





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8


10


9

Acta

Circunstanciada

NO

Cancelar el procedimiento al no coincidir con los datos establecidos en el Acta de Baja de bienes muebles y/o vehículos.

9

SI

D

FIN

FO-DGSA-SAOP-07

Firmar el acta de baja de bienes y/o vehículos, recibe un juego de los documentos firmados para su control. 100

¿Cumple con las Especificaciones?

8





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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE BAJ A DEFINITIVA Y POR TRANSFERENCIA DE MUEBLES


(clave)

Viene del procedimiento de las Secretarías, Dependencias y Entidades

1


(DAPyA)

Recibe oficio de notificación de las Secretarías, Dependencias y/u Organismos por lo menos con setenta y dos horas de anticipación, para intervenir en el acto de Bajas Definitivas y por Transferencia de bienes muebles propiedad del Ayuntamiento de Cuernavaca, Morelos.

Oficio de Notificación

2

DAPyA Gira instrucciones al personal subordinado para su participación.

3 DAPyA Hace acto de presencia en el lugar, hora y fecha señalados.

4 DAPyA ¿Es baja definitiva? No, pasa a la actividad 5. Si, pasa a la actividad 7.

5 DAPyA

Verifica que los bienes muebles motivo de la baja por transferencia coincidan con la solicitud de baja por transferencia de bienes muebles y/o vehículos y que los mismos se ubiquen en el área que recibe el bien. Para el caso de las Entidades se verifica la documentación por el que se autoriza la baja definitiva de bienes muebles y que se cuente con el dictamen técnico.

Solicitud de baja por transferencia

de bienes muebles y/o

vehículos (FO-DGSA-SAOP-17) Dictamen Técnico

6 DAPyA

Procede a la firma de la solicitud de baja por transferencia de bienes muebles y/o vehículos conserva un tanto en original, para su posterior archivo en el expediente correspondiente. Con esta actividad se concluye el procedimiento.

(FO-DGSA-SAOP-17)

7 DAPyA Verifica que el acta de baja de bienes muebles y/o vehículos coincida con los bienes motivo de la baja.

Acta de Baja de bienes muebles

y/o vehículo (FO-DGSA-SAOP-07)





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Paso Responsable Actividad Document o De Trabajo

(clave)

8 DAPyA ¿Cumple con las especificaciones? No, pasa a la actividad 9 Si, pasa a la actividad 10

9 DAPyA

Cancela el procedimiento al no coincidir con los datos establecidos en el Acta de Baja de bienes muebles y/o vehículos, realiza Acta Circunstanciada para firma de los participantes y posterior archivo. Con esta actividad se concluye el procedimiento.

Acta Circunstanciada

10 DAPyA

Firma el Acta de Baja de bienes muebles y/o vehículos, recibe un juego de los documentos firmados para su control y archivo correspondiente Con esta actividad da fin el procedimiento

(FO-DGSA-SAOP-07)





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REGISTRO DE CALIDAD



1 Oficio de Notificación Director/a de Auditoría Presupuestal y Administrativa

3 años

2 Solicitud de baja por transferencia de bienes muebles y/o vehículos


3 años

3 Acta de Baja de bienes muebles y/o vehículo


3 años

ANEXOS


1 Acta de Baja de bienes muebles y/o vehículo (FO-DGSA-SAOP-07)

2 Solicitud de baja por transferencia de bienes muebles y/o vehículos

(FO-DGSA-SAOP-17)





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ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE PARTICIPACIÓN EN LE VANTAMIENTO DE ACTA ADMINISTRATIVA

1.- Propósito:

Hacer del conocimiento a los servidores públicos las faltas cometidas en el desempeño de sus funciones mediante la elaboración de actas administrativas.

2.- Alcance:

Este procedimiento aplica a los Servidores Públicos del Municipio de Cuernavaca, Morelos.

3.-Referencias : Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Morelos. Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Morelos. Ley del Servicio Civil del Estado de Morelos. Código Procesal Civil para el Estado Libre y Soberano de Morelos. Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos.







5.-Definiciones: Acta Administrativa: documento mediante el cual se hace constar el incumplimiento de las obligaciones de los servidores públicos establecidas en la Ley del Servicio Civil del Estado de Morelos.

Citatorio: escrito mediante el cual se solicita la presencia de los servidores públicos involucrados, así como de las demás personas que tengan conocimiento del asunto, estableciendo fecha, hora y lugar para la comparecencia y extracto del asunto a tratar.

Unidad Administrativa: son todas y cada una de las áreas que integran las Secretarías, Dependencias y Entidades del Ayuntamiento de Cuernavaca, Morelos.





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Servidor Público Comisionado: Servidor Público adscrito al Órgano Interno de Control, el cual es designado por el Director de Auditoría Presupuestal y Administrativa para participar y/o intervenir en la diligencia de levantamiento de acta administrativa.







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Los documentos anexos al acta administrativa pueden ser oficios, citatorios y documental referente a la falta del servidor público.

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE PARTICIPACIÓ N EN LEVANTAMIENTO DE ACTA ADMINISTRATIVA


DIRECTOR

1 día Actividad

1


2


3

1 hora Actividad

4


5


1 hora Actividad

6



Acta Administrativa

Oficio

D

Proceder a verificar que en la diligencia de elaboración del Acta Administrativa se cumpla lo previsto en los artículos 73 al 77 de la Ley del Servicio Civil del Estado de Morelos.

3

Recibir oficio para asistir a la diligencia de levantamiento del Acta Administrativa y designa al personal para participar en la elaboración del acta administrativa. 1

Verificar que se haya agotado lo previsto en los artículos 69, 70 y 73 de la Ley del Servicio Civil del Estado de Morelos referente a los citatorios.

2

Citatorio

Elaborar acta circunstanciada al no cumplir con la normatividad aplicable, firma con los participantes y se archiva origina.

5

Firmar y recibir al acta administrativa con un juego de los documentos en copia simple.

6

D

7

INICIO

NO

SI

¿Cumple con lo previsto en la

ley?

4

D





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DIRECTOR


7

Acta Administrativa

Dar seguimiento a los acuerdos establecidos en el Acta Administrativa hasta su conclusión. 7

FIN





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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE PAR TICIPACIÓN EN LEVANTAMIENTO DE ACTA ADMINISTRATIVA


(clave)

1


(DAPyA)

Recibe oficio para asistir a la diligencia de levantamiento del Acta Administrativa y designa al personal para participar en la elaboración del acta administrativa.

Oficio

2

DAPyA Verifica que se haya agotado lo previsto en los artículos 69, 70 y 73 de la Ley del Servicio Civil del Estado de Morelos referente a los citatorios.

Citatorio

3 DAPyA

Procede a verificar que en la diligencia de elaboración del Acta Administrativa se cumpla lo previsto en los Artículos 73 al 77 de la Ley del Servicio Civil del Estado de Morelos.

Acta Administrativa

4 DAPyA ¿Cumple con lo previsto en Ley? No, pasa a la actividad 5. Si, pasa a la actividad 6.

5 DAPyA

Elabora acta circunstanciada al no cumplir con la normatividad aplicable, firma con los participantes y se archiva original. Con esta actividad se finaliza el procedimiento.


6 Personal Comisionado

(PC)

Firma y recibe el acta administrativa con un juego de los documentos en copia simple firmados por los participantes para su control y archivo correspondiente. NOTA: Los documentos anexos al acta administrativa pueden ser oficios, citatorios y documental referente a la falta del servidor público.

Acta Administrativa

7 DAPyA Da seguimiento a los acuerdos establecidos en el Acta Administrativa hasta su conclusión. Con esta actividad se finaliza el Procedimiento.

Acta Administrativa





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REGISTRO DE CALIDAD



1 Oficio Director/a de Auditoría Presupuestal y Administrativa

1 año

2 Citatorio Director/a de Auditoría Presupuestal y Administrativa

1 año

3 Acta Circunstanciada Director/a de Auditoría Presupuestal y Administrativa

1 año

4 Acta Administrativa Director/a de Auditoría Presupuestal y Administrativa

1 año

ANEXOS


“Ninguno”





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ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE PARTICIPACIÓN EN AU DITORÍA EXTERNA

1.- Propósito: Participar en el inicio de la Auditoría Externa y dar seguimiento a las observaciones derivadas de ésta.

2.- Alcance:

A todas las Unidades Administrativas que hayan sido Auditadas por Auditores Externos y que se encuentren adscritas al Organismo Auxiliar.

3.-Referencias :

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Morelos. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos. Ley General de Contabilidad Gubernamental. Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Morelos. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Publico del Estado de Morelos. Ley Estatal de Documentación y Archivos de Morelos. Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos.







5.-Definiciones:

Auditoría: Examen objetivo, sistemático y evaluatorio de las operaciones financieras y administrativas realizadas; de los sistemas y procedimientos implantados; y de los objetivos, planes, programas y metas alcanzados por las dependencias y entidades de la Administración Pública Estatal, con el propósito de determinar el grado de economía, eficacia, eficiencia, efectividad, imparcialidad, honestidad y apego a la normatividad con que se han administrado los recursos públicos que les fueron suministrados; así como la calidad y eficiencia con que prestan sus servicios a la ciudadanía.





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Auditor Externo: Profesional independiente designado por el/la Contralor/a Municipal para llevar a cabo los trabajos de ejecución de la auditoría externa a los estados financieros de un ejercicio fiscal específico al Organismo. Observaciones: Son las irregularidades detectadas durante el desarrollo de la ejecución de los trabajos de auditoría y/o revisión. Cédula de Observaciones: Descripción de las irregularidades apreciadas, sus causas y efectos, el fundamento legal transgredido y las recomendaciones que se proponen para resolver la problemática. Cédula de Observación, Recomendación y Grado de Sol ventación: Documento donde se plasman las observaciones, las recomendaciones, se indica la fecha compromiso, así como el apartado de la situación actual en la que se hace una breve reseña de las acciones implantadas por las áreas responsables de dar atención a las recomendaciones o en su caso, las omisiones en las que ha incurrido y que no han permitido solventar las observaciones. Dictamen del Auditor Externo: Documento que suscribe el Auditor Externo conforme a las normas de su profesión y en el que se expresa su opinión relativa a la naturaleza, alcance y resultado del examen practicado sobre los estados financieros de una Dependencia u Organismo. Documental de Solventación: Conjunto de documentos que el Titular o ex-Titular del área revisada remite al Órgano Interno de Control, pretendiendo solventar con esto las observaciones determinadas en la revisión realizada. Solventación: Es el proceso en el que el auditor analiza la idoneidad de la documentación y argumentos presentados por el probable responsable del área auditada, con los que trata de desvirtuar las observaciones determinadas en la auditoría o revisión, para constatar si se cumplieron las recomendaciones formuladas o si se desvirtúa la propia información.







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Informe de la Auditoría Externa

En caso de que no existan observaciones se entrega solo el dictamen y con esta actividad se da fin al procedimiento.

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE PARTICIPACIÓ N EN AUDITORÍA EXTERNA

--------


DIRECTOR


1


2


3


4

Observaciones preliminares

Acta de Inicio de Auditoría

Asistir a reunión de Trabajo con la Dirección General de Supervisión y Auditoría para comentar y analizar observaciones preliminares y emitir Visto Bueno antes de su notificación por parte del auditor externo

2

D

3

Elaborar el Acta de Inicio de Auditoría Externa con la intervención del Auditor Externo y Titular del Organismo en la fecha programada a fin de dejar evidencia documental y legal del inicio

1

D

INICIO


Informe de la Auditoría externa

Coordinar con el Auditor Externo para la lectura del Informe y presentación del Dictamen y Cédulas de Observaciones, y establecer el plazo de solventación conforme a lo establecido en la normatividad vigente.

D

3

5

D

Cédulas de Seguimiento

Documentación de Solventación

Recibir la documental con la que pretende solventar las observaciones dentro del plazo legal establecido, para su estudio y análisis y elabora las Cédulas de seguimiento correspondientes.

4





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Expediente de Denuncia

Denuncia

Expediente

7 tantos cédulas seguimiento

0- Oficio de asignación de auditor externo. 1- Oficio de orden de auditoría 2- Oficio de presentación de auditores 3- Oficio de solicitud de documentación 4- Acta de inicio 5- Dictamen y cédula de observaciones del auditor

externo 6- Oficio de la Dirección General de Supervisión y

Obra Pública donde solicita al Director de Supervisión y Auditoría de la Obra Pública elabore cédulas de seguimiento

7- Oficio y documental de solventación del titular del Organismo

8- Cédula de seguimiento en 7 tantos y en CD 9- Oficio en el que se indique los nombres de los

servidores públicos que estuvieron en funciones

Expediente

Expediente

Oficio de Informe

Oficio


DIRECTOR

Integrar expediente y exponer con el/la Director/a General de Supervisión y Auditoría el análisis y opinión de las cédulas de Seguimiento a fin de recibir el Visto Bueno

5

Turna expediente a la Dirección General de Supervisión y Auditoría en CD y en 7 tantos las cédulas de seguimiento, solicitándole convoque a Comité de Solventación.

6

Recibe oficio de la Dirección General de Supervisión y

Auditoría informando la fecha del comité de solventación.

7

¿La documentación fue suficiente

para solventar?

8

Hacer del conocimiento mediante oficio al Titular del Organismo que la documental fue suficiente para solventar las Observaciones.

10

Enviar al Organismo el oficio con la información de la(s) observación(es) no solventada(s), integrar el expediente de denuncia y turnar a la DGQyPA para su trámite correspondiente.

9

FIN

NO

SI

1-Oficio de asignación de auditor externo. 2-Oficio de orden de auditoría 3-Oficio de presentación de auditores 4-Oficio de solicitud de documentación 5-Acta de inicio 6-Dictamen y cédula de observaciones del auditor externo 7-Oficio de la Dirección General de Supervisión y Auditoría donde solicita al Director de Supervisión y Auditoría de la Obra Pública elabore cédulas de seguimiento 8-Oficio y documental de solventación del titular del Organismo 9-Cédula de seguimiento en 7 tantos y en CD 10-Oficio en el que se indique los nombres de los Servidores Públicos que estuvieron en funciones durante el período auditado

FIN


5

1 hora Actividad

6

1 días Actividad

7


8


9


10





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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE PAR TICIPACIÓN EN AUDITORÍA EXTERNA


(clave)

1


(DAPyA)

Elabora el Acta de Inicio de la Auditoría Externa con la intervención del Auditor Externo y Titular del Organismo en la fecha programada a fin de dejar evidencia documental y legal del inicio

Acta de Inicio de auditoría externa

2

DAPyA

Asiste a reunión de trabajo con la Dirección General de Supervisión y Auditoría, para comentar y analizar observaciones preliminares(en caso de que hubiere) y emitir visto bueno antes de su notificación por parte del auditor externo

Observaciones preliminares

3 DAPyA

Coordina con el Auditor Externo para la lectura del Informe y presentación del Dictamen y Cédulas de Observaciones (en caso de que hubiere) y se establece el plazo de solventación conforme a lo establecido en la normatividad vigente. Nota: En caso de que no existan observaciones se entrega solo el dictamen y con esta actividad se da fin al procedimiento

Informe de la Auditoría Externa

Cédula de Observaciones

Dictamen

4 DAPyA Recibe la documental con la que pretende solventar las observaciones el área auditada dentro del plazo legal establecido, para su estudio y análisis y elabora las Cédulas de seguimiento correspondientes.

Documentación de Solventación

Cédula de seguimiento

5 DAPyA

Integra expediente y expone con el/la Director/a General de Supervisión y Auditoría el análisis y opinión de las cédulas de seguimiento a fin de recibir el Visto Bueno. Nota: El expediente contiene el Oficio de asignación de auditor externo, el oficio de orden de auditoría, el oficio de presentación de auditores, el oficio de solicitud de documentación, el acta de inicio, el dictamen y cédula de observaciones del auditor externo, el oficio de la DGSyA donde solicita al Director elabore cédulas de seguimiento, el oficio y documental de solventación del titular del Organismo, la cédula de seguimiento en 7 tantos y en CD, y el oficio en el que se indique los nombres de los servidores públicos que estuvieron en funciones durante el período auditado

Expediente

6 DAPyA Turna expediente a la Dirección General de Supervisión y Auditoría en CD y en 7 tantos las cédulas de seguimiento, solicitándole convoque a Comité de Solventación.

Expediente

7 DAPyA Recibe oficio de la Dirección General de Supervisión y Auditoría informando la fecha del Comité de Solventación.

Oficio





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8 DAPyA

La documentación fue suficiente para solventar? No, pasa a la actividad 9. Si, pasa a la actividad 10.

9 DAPyA

Enviar al Organismo el Oficio con la información de la observación no solventada, integrar el expediente y Denuncia. Enviar a la Dirección General de Quejas y Procedimientos Administrativas. Con esta actividad se da fin al procedimiento.

Oficio Denuncia

Expediente de Denuncia

10 DAPyA

Mediante oficio, se hace del conocimiento al Titular del Organismo que la documentación fue suficiente para solventar las observaciones. Con esta actividad se da fin al procedimiento.

Oficio de Informe Expediente





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REGISTRO DE CALIDAD



1 Acta de Inicio de Auditoría Externa


Indefinido

2 Cédulas de Observaciones Director/a de Auditoría Presupuestal y Administrativa

Indefinido

3 Cédulas de seguimiento Director/a de Auditoría Presupuestal y Administrativa

Indefinido

4 Dictamen Director/a de Auditoría Presupuestal y Administrativa

Indefinido

5 Oficio de Informe Director/a de Auditoría Presupuestal y Administrativa

Indefinido

6 Documental de solventación Director/a de Auditoría Presupuestal y Administrativa

Indefinido

ANEXOS


“Ninguno”





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Página 93 de 108

ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA DIRECTA O CONJUNTA A PROGRAMAS FEDERALES

1.- Propósito:

Determinar el grado de cumplimiento y apego a la normatividad en el ejercicio y aplicación correcta de los recursos que le fueron asignados al Municipio o Instancia ejecutora.

2.- Alcance:

Este procedimiento se aplica al personal de la Contraloría Municipal y áreas ejecutoras de recurso federal.

3.-Referencias :

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Morelos. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos. Ley General de Contabilidad Gubernamental. Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Morelos. Ley General de Bienes del Estado de Morelos. Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado Libre y Soberano de Morelos. Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con la misma del Estado de Morelos. Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas. Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Reglamento de la Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con la misma del Estado de Morelos. Reglamento Interior de la Contraloría Municipal. Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos. Reglas de Operación y Lineamientos Específicos.









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5.-Definiciones: Auditoría Conjunta: Se realiza este procedimiento de forma conjunta con personal de la Contraloría Municipal y de la Secretaría de la Función Pública (S.F.P.).

Auditoría Directa: Se realiza este procedimiento con personal de la Contraloría Municipal.






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Acta de Sitio

Cedula de Inspección de campo


Acta de Sitio

Cedula de Inspección de campo

Cédula de Inspección de campo

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA DI RECTA O CONJUNTA A PROGRAMAS FEDERALES


DIRECTOR


1


2


3


4


5


Itinerario de inspección física

T

Oficio

O-1

6

¿Existen recomendaciones?

D

4

Recibir el expediente unitario y revisar física y

documentalmente los programas y elaborar

documento correspondiente

3

INICIO

Expediente unitario

Recibir relación de programas para hacer

muestreo. 1

Seleccionar la cantidad de programas a

supervisar y elaborar itinerario de

Inspección 2

¿Existen recomendaciones

4 5


Acta de Sitio

Cédula de Inspección de campo

FIN

6

Archivar la documental elabora

en la visita de inspección de campo

en el expediente.

No

Sí

5





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Expediente de Obra

Cedula de Observaciones

Cedula de Seguimiento

Oficio

O-1


DIRECTOR


6


Integrar los resultados

en una cédula de observaciones y los da

a conocer en un informe al Servidor Público

responsable.

6

FIN

Dar seguimiento a la

documental presentada por los responsables y reprograma visita de

programa pasa verificar la corrección solicitada.

7

8

¿Existen observaciones por

solventar?

Enviar oficio con el

expediente a la DGQyPA

10

FIN

Sí

No

Expediente

Integrar la solventación

al expediente

9


7


8


9

1 hora Actividad

10





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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE AUD ITORÍA DIRECTA O CONJUNTA A PROGRAMAS FEDERALES


(clave)

1


(DAPyA)

Recibe la relación de programas federales para hacer muestreo de revisión.

Oficio 01

2

DAPyA Selecciona la cantidad de programas a supervisar y elabora itinerario de Inspección física

Itinerario de Inspección física

Expediente unitario

3 DAPyA Recibir el expediente unitario y revisar física y documentalmente los programas y elaborar documento correspondiente

Cédula de Inspección de

Campo Acta de Sitio


4 DAPyA ¿Existen recomendaciones? No, se pasa a la actividad 5. Si, se pasa a la actividad 6.

5 Personal Comisionado

(PC) Archivar la documental elabora en la visita de inspección de campo en el expediente del programa.

Cédula de Inspección de

Campo Acta de Sitio


6 DAPyA Integrar los resultados en una cédula de observaciones y los da a conocer en un informe al Servidor Público responsable.

Cédula de Observaciones

7 DAPyA Dar seguimiento a la documental presentada por los responsables y reprograma visita del programa pasa verificar la corrección solicitada.

Cédula de Seguimiento

8 DAPyA ¿Existen irregularidades? No, se pasa a la actividad 8. Si, se pasa a la actividad 9.

9 PC Integrar la solventación al expediente del programa. Con esta actividad concluye el procedimiento

Expediente

10 DAPyA Enviar oficio con el expediente a la DGQyPA. Con esta actividad concluye el procedimiento

Oficio 01 Expediente





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REGISTRO DE CALIDAD



1 Itinerario de visitas de inspección física


1 año

2 Expediente unitario Director/a de Auditoría Presupuestal y Administrativa

Indefinido

3 Cédula de inspección de campo


Indefinido

4 Acta de sitio Director/a de Auditoría Presupuestal y Administrativa

Indefinido

5 Acta Circunstanciada Director/a de Auditoría Presupuestal y Administrativa

Indefinido

6 Cédula de seguimiento Director/a de Auditoría Presupuestal y Administrativa

Indefinido

7 Cédula de Observaciones Director/a de Auditoría Presupuestal y Administrativa

Indefinido

8 Expediente Director/a de Auditoría Presupuestal y Administrativa

Indefinido

ANEXOS


“Ninguno”





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ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE COMITÉ DE SOLVENTAC IÓN

1.- Propósito: Participar en los Procedimientos de Licitación de Bienes o Servicios, verificando cada uno de los procedimientos aplicables de acuerdo a la normatividad aplicable.

2.- Alcance:

Este procedimiento aplica a las unidades administrativas del Instituto de Vivienda del Estado de Morelos que realicen adquisiciones, enajenaciones, arrendamientos y prestación de servicios que de acuerdo a los montos sea sujeto al procedimiento de licitación y que se adquieran con recursos federales y/o estatales, así como al titular del órgano interno de control.

3.-Referencias :

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Morelos. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos. Ley General de Contabilidad Gubernamental. Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Morelos. Ley General de Bienes del Estado de Morelos. Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos. Programa Anual de Revisiones. Reglas de Operación.







5.-Definiciones: Ninguna






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No

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE COMITÉ DE SO LVENTACIÓN


1 día Actividad

2

1 día Actividad

3

1 hora Actividad

4


5

1 día Actividad

6

Convocatoria FO-DGGSA- SAOP-33

¿Es autorizado?

7

Emitir la Convocatoria para la Sesión del

Comité de Solventación

1

Someter a la autorización del Presidente

5

Sí

Enlistar los Asuntos a Tratar

4

Inicio

Fungir como Secretario Técnico

3

No

5

8

Presidir las Sesiones del Comité de Solventación

2

Elaborar los proyectos de las Convocatorias y el Orden del Día conforme al cual se desarrollarán las Sesiones.

5

6

Las Sesiones Ordinarias se efectuarán conforme al calendario que previamente apruebe el Comité. Cuando se trate de algún asunto relevante se realizarán Sesiones Extraordinarias

Deberá tener listos los expedientes originales de las Auditorías que vayan a someterse al Comité de Solventación para que se listen oportunamente en el Orden del Día.

CONTRALOR MUNICIPAL

DIRECTOR

1 día Actividad

7


1





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Informe

(Dictamen)


Informe Detallado FO-DGGSA- SAOP-34

Informe Detallado FO-DGGSA-SAOP-34

Elaborar Informe

Detallado

9

Contendrá el período, tipo de Auditoría, Área Auditada o Revisada, nombre y cargo de los Servidores Públicos involucrados; síntesis de las irregularidades detectadas incluyendo las observaciones solventadas y no solventadas a juicio de la Dirección de Supervisión y Auditoría de la Obra Pública, así como la relación de las pruebas que se aporten para solventar las observaciones de la Auditoría.

Dar a conocer el Informe Detallado con cinco días hábiles de anticipación a la Sesión Ordinaria a todos los Miembros del Comité.

10

Asistir y participar eficientemente con voz y voto en las Sesiones Ordinarias y Extraordinarias que celebre el Comité.

11

Analizar, con anticipación a la Sesión la Orden del Día y los documentos sobre los asuntos a tratar, para estar en condición de opinar y discutir con conocimiento de causa sobre los asuntos que se traten en las Sesiones.

12

13

El Comité de Solventación podrá ser auxiliado por un Asesor Jurídico nombrado por el Contralor Municipal, quién tendrá voz pero no voto. Se contará con la asistencia de invitados exclusivamente cuando se requiera proporcionar o aclarar información de los asuntos a tratar.

8

Informe Detallado FO-DGGSA-SAOP-34


Entregar oportunamente a los Miembros del Comité las convocatorias y el Orden del Día autorizado por el Presidente

9

CONTRALOR MUNICIPAL

DIRECTOR SAOP

1 día Actividad

8

1 día Actividad

9

1 día Actividad

10

1 día Actividad

11


12

VOCALES





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No


FO-DGGSA- SAOP-35


Memorándum FO-DGSA- DSyAOP-13

Cédula de Notificación FO-DGGSA- SAOP-37

Determinación FO-DGGSA-SAOP-36

Informe Detallado FO-DGGSA- SAOP-34

Exclusivamente cuando el Comité de Solventación Determine como No Solventadas Observaciones, se deberá dar a conocer al o los Servidores Públicos involucrados el Resultado del Proceso de Solventación, mediante una Notificación Personal.

17

Analizar, examinar y discutir las Observaciones No Solventadas derivadas de las Auditorías, pudiendo entrar incluso al estudio de aquellas observaciones que a

juicio de la Dirección de Auditoría Presupuestal y Administrativa se hayan tenido por Solventadas

13

Elaborar Acta Circunstanciada

14

En caso de existir Observaciones No solventadas, se deberá realizar la Determinación correspondiente, con el fin de evidenciar si existen o no elementos suficientes que acrediten probable Responsabilidad Administrativa de los Servidores Públicos.

15

¿Existen elementos

suficientes?

16

No

13

Si

En caso de existir Observaciones que No se Solventen, remitir el Expediente original a la Dirección General de Quejas y Procedimientos Administrativos para iniciar Procedimiento Administrativo de Responsabilidad.

18

Fin

Practicada por el Personal Comisionado que designe el Secretario Técnico, quien contará con facultades de Notificador.

Deberá anexarse al Expediente Original que se envíe a la Dirección General de Quejas y Procedimientos Administrativos, el número de juegos de copias de traslado equivalentes al número de Servidores Públicos considerados como probables responsables.

CONTRALOR MUNICIPAL

DIRECTOR SAOP

1 día Actividad

13


14


15

1 día Actividad

16


17


18

VOCALES





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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE COM ITÉ DE SOLVENTACIÓN


(clave)

1 Contralor Municipal

(CM)

Emite la Convocatoria para la Sesión del Comité de Solventación. (Las Sesiones Ordinarias se efectuarán conforme al calendario que previamente apruebe el Comité. Cuando se trate de algún asunto relevante se realizarán Sesiones Extraordinarias).


2

CM Preside las Sesiones del Comité de Solventación.

3


(DAPyA)

El Director/a de Auditoría Presupuestal y Administrativa, como Secretario Técnico del Comité.

4 DAPyA

Enlista los asuntos a tratar, debiendo tener listos los expedientes originales de las Auditorías que vayan a someterse al Comité de Solventación para que se listen oportunamente en el Orden del Día.

5 DAPyA Elabora los proyectos de las Convocatorias y el Orden del Día conforme al cual se desarrollarán las Sesiones.

6 DAPyA Se someten a la autorización del Presidente del Comité de Solventación.

7 CM ¿Es autorizado? No.- Ir a la actividad número 5. Sí.- Ir a la actividad número 8.

8 DAPyA

Elabora Informe Detallado, que contendrá el período, tipo de auditoría, Área auditada o revisada, nombre y cargo de los Servidores Públicos involucrados, síntesis de las irregularidades detectadas incluyendo las Observaciones Solventadas, No Solventadas y A Seguimiento a juicio de la Dirección de Auditoría Presupuestal y Administrativa, así como la relación de las pruebas que se aporten para solventar las observaciones de la Auditoría.


9 DAPyA Entrega oportunamente a los miembros del Comité las Convocatorias, el Orden del Día autorizado por el Presidente y un Informe Detallado.


Informe Detallado

FO-DGGSA- SAOP-34





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10 DAPyA Da a conocer el informe con cinco días hábiles de anticipación a la Sesión Ordinaria de todos los miembros del Comité.

Informe Detallado

FO-DGGSA- SAOP-34

11 Personal Comisionado (PC)

Asisten y participan eficientemente con voz y voto en las Sesiones Ordinarias y Extraordinarias que celebre el Comité.

12 PC

Analizan, con anticipación a la Sesión, la Orden del Día y los documentos sobre los asuntos a tratar, para estar en condición de opinar y discutir con conocimiento de causa sobre los asuntos que se traten en las Sesiones.

13 Todos los miembros

del Comité de Solventación

Analizan, examinan y discuten las observaciones No Solventadas derivadas de las Auditorías, pudiendo entrar incluso al estudio de aquéllas Observaciones que a juicio de la Dirección de Auditoría Presupuestal y Administrativa se hayan tenido por Solventadas.

Informe Detallado

FO-DGGSA- SAOP-34

14 DAPyA El análisis, examen y discusión, se hará constar íntegramente en el Acta Circunstanciada, que con motivo de la Sesión se levante.

Acta Circunstanciada FO-DGGSA- SAOP-35



En caso de existir Observaciones No solventadas, se deberá Dictar la Determinación en la cual se evidencia si existen o no elementos suficientes que acrediten probable Responsabilidad Administrativa de los Servidores Públicos, a más tardar a los treinta días hábiles siguientes a la discusión final del asunto.

Determinación FO-DGGSA- SAOP-36



¿Existen elementos suficientes? No.- Ir a la actividad número 13. Si.- Ir a la actividad número 17.

17 DAPyA

Se da a conocer al Servidor Público involucrado el resultado del Proceso de Solventación mediante Cédula de Notificación Personal. Dicha Notificación será practicada por el Personal Comisionado que designe el Secretario Técnico, quien contará con facultades de Notificador. En caso de existir Observaciones que No se Solventen, se remite el expediente original a la Dirección General de Quejas y Procedimientos Administrativos para iniciar Procedimiento Administrativo de Responsabilidad con la finalidad de dar cumplimiento a lo dispuesto por el Artículo 86 fracción VI de la Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos.

18 CM

Deberá anexarse al expediente original que se envíe a la Dirección General de Quejas y Procedimientos Administrativos, el número de juegos de copias de traslado equivalentes al número de Servidores Públicos considerados como Probables Responsables. Con esta actividad finaliza el Procedimiento.

Memorándum

FO-DGSA- DSAOP-13





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REGISTRO DE CALIDAD



1

Expedientes originales de las auditorías que se sometan al Comité de Solventación.


3 años

2

Informe Detallado, (período, tipo de auditoría, área auditada o revisada, nombre y cargo de los servidores públicos involucrados, síntesis de las irregularidades detectadas, así como la relación de las pruebas que se aporten para solventar las observaciones de la auditoría.


3 años

3 Acta circunstanciada, que con motivo de la sesión se levante.


3 años

4

Notificación personal al Servidor Público involucrado en el proceso de solventación.


3 años

ANEXOS


1 Memorándum (FO-DGSA-DSAOP-13)

2 Convocatoria de Sesión Ordinaria del Comité de Solventación

(FO-DGSA-DSAOP-33)

3 Informe Detallado (FO-DGSA-DSAOP-34)

4 Acta Circunstanciada de Sesión del Comité de Solventación

(FO-DGSA-DSAOP-35)

5 Determinación (FO-DGSA-DSAOP-36)

6 Cédula de Notificación (FO-DGSA-DSAOP-37)





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XI. DIRECTORIO

Nombre Y Puesto Teléfonos Oficiales Domicilio Oficial

J. Isabel Arellano Vargas Director de Auditoría


777-329-55-00 Extención 4481

Calle Motolinía No. 2 Col. Centro Histórico Código Postal 62000 Cuernavaca, Morelos.

Maribel Rodríguez Sánchez Jefa de Departamento de

Supervisión de Cumplimiento Normativo

777-329-55-00 Extención 4481


Bruno de Jesús Iván Pineda Mastachi

Jefe de Departamento de Supervisión de Cumplimiento Programático y Presupuestal

777-329-55-00 Extención 4481






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