Manual de Operaciones Ene'07 Precisado · 2008-03-11 · SUNAT Superintendencia Nacional de...

PRESIDENCIA DEL CONSEJO DE MINISTROS

“PROGRAMA DE APOYO PARA MEJORAR LA OFERTA PRODUCTIVA Y

FACILITAR EL COMERCIO EXTERIOR”

MANUAL DE OPERACIONES

Lima, Enero de 2007

MANUAL DE OPERACIONES Proyecto de Apoyo para Mejorar la Oferta Productiva y Facilitar el Comercio Exterior

MO del Proyecto Versión Enero 2007 Pág.1

INDICE

Pág.CAPÍTULO I EL PROYECTO, COMPONENTES Y COSTOS DE INVERSIÓN 1.1. Introducción.......................................................................................................... 51.2. Propósito y Contenido del Manual de Operaciones............................................. 51.3. Uso y Actualización del Manual........................................................................... 61.4. El Proyecto........................................................................................................... 6 1.4.1. Objetivos de Desarrollo de Proyecto......................................................... 6 1.4.2. Objetivos Específicos del Proyecto............................................................ 6 1.4.3. Componentes............................................................................................. 61.5. Costos de Inversión del Proyecto por Componente............................................ 111.6. Cronograma de Implementación y de Desembolsos del Proyecto...................... 111.7. Marco Lógico e Indicadores del Proyecto............................................................ 11 CAPÍTULO II MARCO INSTITUCIONAL Y ORGANISMOS RESPONSABLES DE LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO 2.1. Introducción.......................................................................................................... 192.2. Esquema General para la Ejecución del Proyecto.............................................. 19 2.2.1. Organización del Órgano Ejecutor del Proyecto........................................ 192.3. Unidad Coordinadora del Proyecto...................................................................... 202.4. Entidades Participantes....................................................................................... 202.5. Consejo Nacional de la Competitividad............................................................... 212.6. Secretaría Técnica del CNC................................................................................ 222.7. Secretaría de Coordinación de la PCM............................................................... 22 CAPÍTULO III REGLAMENTO OPERATIVO SOBRE LA PARTICIPACIÓN DE LAS ENTIDADES PARTICIPANTES EN EL PROYECTO 3.1. Introducción.......................................................................................................... 233.2. De las Entidades Participantes en el Proyecto y sus Funciones......................... 23 3.2.1. Comunicaciones con el BIRF………………………………………………… 253.3. De los Convenios de Participación Interinstitucional........................................... 25 3.3.1. Obligaciones de las Entidades Participantes............................................. 25 3.3.2. Obligaciones de la Unidad Coordinadora de Proyecto.............................. 263.4. Del Planeamiento para la Ejecución.................................................................... 26 3.4.1. De los Planes de las Entidades Participantes........................................... 26 3.4.2. Del Proceso Operativo............................................................................... 26 3.4.3. Del Plan Operativo Anual........................................................................... 27 3.4.4. Del Procedimiento de Formulación del POA............................................. 27 3.4.5. De la Responsabilidad por la Formulación y la Ejecución......................... 28 3.4.6. De la Evaluación Parcial de Resultados.................................................... 28 3.4.7. De las Medidas Correctivas....................................................................... 283.5. De la Programación del Gasto y Presupuesto..................................................... 29 3.5.1. Categorías de Gasto.................................................................................. 29 3.5.2. Formulación del Programa de Gastos....................................................... 29 3.5.3. Formulación del Presupuesto.................................................................... 30 3.5.4. Ejecución Presupuestaria.......................................................................... 30



Pág.CAPÍTULO IV PROCESOS ADMINISTRATIVOS FINANCIEROS Y DE ADQUISICIONES 4.1. Introducción.......................................................................................................... 314.2. Aspectos Administrativos..................................................................................... 31 4.2.1. Fuentes de Financiamiento........................................................................ 31 4.2.2. Gastos Elegibles por Categoría de Gasto.................................................. 31 4.2.3. Cuentas Bancarias del Proyecto................................................................ 32 4.2.4. Procedimientos para Solicitar Fondos de la Cuenta Especial................... 34 4.2.5. Informes de Seguimiento Financiero (FMR) para el BIRF......................... 37 4.2.6. Sistema Integrado de Administración Financiera, Presupuesto,

Tesorería y Contabilidad (SIAF)................................................................. 394.3. Manejo Administrativo – Financiero del Proyecto................................................ 39 4.3.1. Planificación y Programación de Actividades............................................ 39 4.3.2. Presupuesto............................................................................................... 40 4.3.3. Tesorería.................................................................................................... 41 4.3.4. Contabilidad............................................................................................... 42 4.3.5. Controles Internos...................................................................................... 43 4.3.6. Auditoría del Proyecto................................................................................ 43 CAPÍTULO V ADQUISICIÓN DE BIENES Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS 5.1. Aspectos Generales............................................................................................. 45 5.1.1. Marco Legal............................................................................................... 45 5.1.2. Plan de Adquisiciones y Contrataciones.................................................... 45 5.1.3. Responsabilidad por las Adquisiciones y Contrataciones.......................... 46 5.1.4. Comité de Selección…………………......................................................... 47 5.1.5. Asesores.................................................................................................... 475.2. Adquisición de Bienes.......................................................................................... 48 5.2.1. Procedimiento General de Adquisición...................................................... 48 5.2.2. Modalidades de Adquisición y Contratación.............................................. 48 5.2.3. Revisión del Proceso de Adquisición......................................................... 50 5.2.4. Recepción de los Bienes............................................................................ 51 5.2.5. Revisión Posterior...................................................................................... 51 5.2.6. Registro de Bienes Adquiridos................................................................... 515.3. Contratación de Servicios de Consultores........................................................... 51 5.3.1. Procedimiento General de Selección y Contratación de Consultores….... 51 5.3.2. Modalidades de Selección......................................................................... 54 5.3.3. Revisión Previa del Proceso de Selección................................................. 56 5.3.4. Revisión Posterior...................................................................................... 56 5.3.5. Supervisión................................................................................................ 56 5.3.6. Provisiones Especiales.............................................................................. 56 5.3.7. Resumen de Modalidades de Selección o Adquisición............................. 575.4. Capacitación......................................................................................................... 58 5.4.1. Programación de la Capacitación.............................................................. 58 5.4.2. Gastos de Capacitación............................................................................. 58 5.4.3. Procedimiento para la Ejecución de la Capacitación................................. 595.5. Viajes y Viáticos................................................................................................... 59



Pág.CAPÍTULO VI RELACIÓN ENTRE LA UCP Y EL BANCO 6.1. Introducción.......................................................................................................... 626.2. Seguimiento del Proyecto.................................................................................... 626.3. Sistema de Monitoreo y Evaluación (M&E).......................................................... 626.4. Informes de Progreso........................................................................................... 636.5. Revisiones Semianuales...................................................................................... 636.6. Revisión del Proyecto a mitad del Período de Ejecución.................................... 646.7. Supervisión del Proyecto..................................................................................... 64

ANEXOS

Anexo N° 1

Procedimiento para Adquisiciones bajo la Modalidad de Comparación de Precios...................................................................... 66

Anexo N° 2

Procedimiento para Adquisiciones bajo la Modalidad de Licitación Pública Nacional................................................................... 70

Anexo N° 3

Procedimiento para Adquisiciones bajo la Modalidad de Licitación Pública Internacional............................................................ 75

Anexo N° 4

Procedimiento para Contrataciones bajo la Modalidad de Selección Basada en la Calidad y el Costo.......................................... 80

Anexo N° 5

Procedimiento para la Contratación bajo la Modalidad de Selección Basada en las Calificaciones de los Consultores................ 89

Anexo N° 6

Procedimiento para la Contratación bajo la Modalidad de Consultor Individual.............................................................................. 95

Anexo N° 7

Convenio de Participación Interinstitucional......................................... 99

Anexo N° 8

Lineamientos para la Conformación y Actuación de los Comités de Selección en la Conducción de Procesos de Selección a Cargo de la UCP………..…………………………………… 107

Anexo N° 9

Lineamientos para la Conformación y Actuación de los Comités de Selección en la Conducción de Procesos de Selección a Cargo de las Entidades Participantes…………………….. 112



ABREVIATURAS Y ACRÓNIMOS

BIRF Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento BC Banco Comercial BN Banco de la Nación CAS Country Assistance Strategy (Estrategia de Asistencia al País) CG Coordinador General CGR Contraloría General de la República CIAEF Comisión Interministerial de Asuntos Económicos Financieros CIAS Comisión Interministerial de Asuntos Sociales. CITE Centro de Innovación Tecnológica CI Consultores Individuales CNC Consejo Nacional de Competitividad CND Consejo Nacional de Descentralización COA Confrontación de Operaciones Autodeclaradas COV Costo de Operación Vehicular CPN / CPI Comparación de Precios Nacionales / Comparación de Precios Internacionales DGTP Dirección General de Tesoro Público DIGESA Dirección General de Salud Ambiental DNPP Dirección Nacional de Presupuesto Público EC Estimación de Costos EP Entidades Participantes ENAPU Empresa Nacional de Puertos FMR Financial Management Report (Reporte de Seguimiento Financiero) HPLC High Performance Liquid Chromatography (Cromatografía de Alto Rendimiento para

Líquidos) INDECOPI Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Protección de la Propiedad

Intelectual LC Lista Corta LPN / LPI Licitación Pública Nacional / Licitación Pública Internacional M&E Monitoreo y Evaluación MAE Máxima Autoridad Ejecutiva MEF Ministerio de Economía y Finanzas MINCETUR Ministerio de Comercio Exterior y Turismo OSITRAN Organismo Supervisor de la Inversión en Infraestructura de Transporte de Uso Público PAD Project Appraisal Document PCM Presidencia del Consejo de Ministros PNC Plan Nacional de Competitividad POA Plan Operativo Anual PP Pedido de Propuestas PROINVERSIÓN Agencia de Promoción de la Inversión PROMPERÚ Comisión de Promoción del Perú PROMPEX Comisión de Promoción de Exportaciones PROMPYME Comisión de Promoción de la Pequeña y Micro Empresa PROVIAS Programa Nacional de Mantenimiento y Conservación Vial del Ministerio de Transportes

y Comunicaciones PYMES Pequeña y Micro Empresas SIPAC Sistema Integrado de Presupuesto, Administración y Contabilidad SBCC Selección Basada en Calidad y el Costo CC Selección Basada en las Calificaciones de los Consultores SENASA Servicio Nacional de Sanidad Agraria SIAF - SP Sistema Integrado de Administración Financiera del Sector Público SOE Statement of Expenditures (Estado de Gastos) ST Secretaría Técnica SUNAT Superintendencia Nacional de Administración Tributaria TR Términos de Referencia MTC Ministerio de Transportes y Comunicaciones UCP Unidad Coordinadora del Proyecto



CAPÍTULO I

EL PROYECTO, COMPONENTES Y COSTOS DE INVERSIÓN

1.1. INTRODUCCIÓN El Manual de Operaciones es un instrumento de referencia para la gestión del Proyecto de Apoyo para Mejorar la Oferta Productiva y Facilitar el Comercio Exterior (en adelante el “Proyecto”) que hace viable el cumplimiento de los objetivos del Proyecto y de los acuerdos entre el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento y la República del Perú. Para ello recoge las estrategias, objetivos y políticas del Estado que conducirán a la mejora de la competitividad en el Perú. Del mismo modo, establece los mecanismos, procedimientos y reglas que deben seguirse en las diferentes fases de la ejecución del Proyecto acordado con el BIRF. Así, el Manual se erige como el documento guía para la Unidad Coordinadora, las Entidades Participantes y los demás organismos involucrados en las operaciones del Proyecto, ya que posibilita la articulación y homogenización de sus acciones para lograr una adecuada implementación del Proyecto. 1.2. PROPÓSITO Y CONTENIDO DEL MANUAL DE OPERACIONES El manual tiene como propósito definir el marco conceptual y técnico del Proyecto y los niveles de responsabilidad de las instancias e instituciones involucradas en su implementación. Su alcance es normativo al definir las responsabilidades que emergen del cumplimiento u omisión de los procedimientos y acciones preestablecidos por cada uno de los responsables de la puesta en marcha del Proyecto, aunque con características flexibles al estar sujeto a actualización, debido a ajustes necesarios identificados por la Unidad Coordinadora del Proyecto, o acordados entre ésta y las misiones de supervisión al Proyecto por parte del BIRF, con el objeto de lograr una mayor eficiencia en la fase de su implementación. También es descriptivo porque refiere de manera enunciativa todas las acciones que se deben ejecutar para el cumplimiento de las metas y objetivos del Proyecto. El manual también proporciona a los funcionarios de la UCP, de las Entidades Participantes del Proyecto, y de la Presidencia del Consejo de Ministros, de ser el caso, las guías y normas en la organización, gestión e implementación del Proyecto. Este manual describe –en seis capítulos-- lo referente al Proyecto y su marco institucional: el Capítulo I los objetivos del Proyecto y sus componentes, su marco lógico y los costos de inversión; el Capítulo II detalla el marco institucional y los responsables de la ejecución del Proyecto con su organización y funciones; el Capítulo III describe la ejecución del Proyecto a través de los Convenios de Participación Interinstitucional entre la UCP y las Entidades Participantes del Proyecto; el Capítulo IV describe los procesos de administración y finanzas que se seguirán durante la ejecución del Proyecto; el Capítulo V presenta las normas y procedimientos para la adquisiciones y servicios que se utilizarán; y el capítulo VI describe la relación entre la UCP y el BIRF; finalmente, se adjuntan los Anexos indicados en cada capítulo. Por lo expuesto, el manual define y describe las responsabilidades y los principales procedimientos necesarios para la ejecución de las acciones y actividades del Proyecto.



1.3. USO Y ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL El Manual de Operaciones es aprobado por el Coordinador General, previa No-Objeción del BIRF; es de uso obligatorio para todos los funcionarios, directivos, técnicos, personal de las diferentes instituciones responsables del cumplimiento de los objetivos del Proyecto. Es probable que el contenido del Manual se modifique cada cierto tiempo, en función de las nuevas necesidades y procedimientos que requiera el Proyecto. Las modificaciones deberán ser remitidas al BIRF para su No-Objeción, antes de ser aprobadas por el Coordinador General y entrar en vigencia. 1.4. EL PROYECTO 1.4.1. Objetivos de Desarrollo del Proyecto El Proyecto tiene como finalidad elevar la productividad de las empresas, generando mayor valor agregado en la producción; aumentar la calidad y variedad de productos, incrementar las exportaciones, propiciar la ampliación de mercados, fomentar un clima favorable a la inversión y a la reducción de sobrecostos, todo esto dentro de una política que conduzca a la creación de empleos y a una mejora del nivel de capacitación de la fuerza laboral. El objetivo de desarrollo es apoyar al Estado Peruano en mejorar la productividad de las empresas y facilitar el tema exportador, eliminando o minimizando las barreras de diversa naturaleza y restricciones existentes a la competitividad, que son competencia exclusiva de la acción del Estado. Del mismo modo, lograr un aumento continuo, sostenido y sostenible de las exportaciones peruanas, en particular de las no tradicionales. 1.4.2. Objetivos Específicos del Proyecto El Proyecto presenta los siguientes objetivos específicos: I. Mejorar los marcos institucionales para promover las exportaciones, generando

capacidad exportadora a nivel de empresas y regiones, fortaleciendo la capacidad de promoción comercial en el exterior y apertura de mercados, implementando un programa nacional de proveedores orientado a cadenas productivas y promoviendo la inversión privada.

II. Implementar prácticas efectivas de calidad, para promover la calidad a través de la

normalización, la acreditación y adopción de estándares internacionales, fortaleciendo los servicios de certificación sanitaria y reestructurando el modelo CITEs.

III. Mejorar el acceso al financiamiento de las exportaciones, fortaleciendo el sistema

concursal y el estudio detallado de las restricciones en el acceso al financiamiento. IV. Reducir los costos logísticos, mejorando los servicios de infraestructura y logística

del comercio exterior, optimizando el mantenimiento de carreteras, mejorando la supervisión y regulación de los servicios públicos de transporte y fortaleciendo el sistema de inteligencia y control de aduanas.

1.4.3. Componentes El Proyecto cuenta con cinco componentes: (a) Mejora en los Marcos Institucionales para Promover las Exportaciones, (b) Adopción e Implementación de Prácticas Efectivas de Calidad, (c) Mejora en el Acceso al Financiamiento de las Exportaciones; (d) Reducción



de Costos Logísticos Vía la Mejora de los Servicios y la Infraestructura Pública; y, (e) Administración del Proyecto. a. Componente I.: Mejoras en los Marcos Institucionales para Promover las

Exportaciones Este componente incluye:

(i) La generación de capacidad exportadora a nivel de empresas y regiones:

1.1.1 Elaboración de planes regionales de exportación, oficinas regionales y misiones itinerantes (en coordinación con MINCETUR, PROMPEX, PROMPYME, y PROINVERSIÓN);

1.1.2 Implementación del Plan Nacional de Capacitación en cultura exportadora;

1.1.3 Implementación del Programa de Asistencia Técnica en Planeamiento de Exportaciones para empresas a nivel nacional;

1.1.4 Sistema de información y capacitación de funcionarios para la promoción de exportaciones de PYMES a nivel nacional;

1.1.5 Diseño y ejecución del programa de capacitación para PYMES, a nivel nacional;

1.1.6 Diseño e instauración de un sistema de articulación empresarial de PYMES para la exportación, a nivel nacional;

1.1.7 Análisis de las mayores restricciones a la exportación por Región. (ii) El fortalecimiento de la capacidad de promoción comercial en el exterior y

apertura de mercados: 1.2.1 Estrategia de coordinación intergubernamental para el diseño de la

política comercial; 1.2.2 Programa de promoción de Productos Bandera; 1.2.3 Programas piloto para desarrollar mercados internacionales objetivo y

APTDEA (EE.UU., Canadá, China, Brasil, Alemania); 1.2.4 Informatización de las Oficinas Comerciales, Capacitación de

funcionarios comerciales y licencias de acceso a bancos de datos (inicial);

1.2.5 Análisis de Riesgo de Plagas (ARP) y desarrollo de planes piloto para la apertura de mercados con fines de exportación.

(iii) El diseño e instauración del programa nacional de proveedores (cadenas

productivas):

1.3.1 Estudio para la identificación de los sectores productivos y las zonas geográficas (cadenas productivas) más adecuadas para la creación de centros de proveedores;

1.3.2 Creación de Centros de Desarrollo de Proveedores (bolsas de subcontratación);

1.3.3 Asistencia técnica para el desarrollo del Programa Nacional de Desarrollo de Proveedores;

1.3.4 Capacitación de formadores para el desarrollo de cuadros ejecutivos para sostenimiento de los sistemas de subcontrata;

1.3.5 Fortalecimiento de la gestión de la calidad de las empresas involucradas en el Proyecto (Programa Calidad Total);



1.3.6 Mesas de concertación para el fortalecimiento de cadenas productivas.

(iv) La promoción de la inversión privada:

1.4.1 Identificación de barreras administrativas a la inversión privada; 1.4.2 Análisis de competencia y benchmarking global del País; 1.4.3 Capacitación de funcionarios (greenfields y concesiones); 1.4.4 Capacitación de funcionarios de gobiernos regionales en concesiones

y promoción de inversiones (c/ CND); 1.4.5 Implementar el área de Atención y Servicio al Inversionista en

PROINVERSIÓN; 1.4.6 Diseño e implementación de Sistema de Gestión de Calidad y

Evaluación de Resultados de los procesos de PROINVERSIÓN (concesiones, privatizaciones, atención al inversionista y monitoreo de barreras a la inversión);

1.4.7 Estudio comparativo sobre las restricciones fiscales.

b. Componente II.: Adopción e Implementación de Prácticas Efectivas de Calidad Bajo este componente, el préstamo podría financiar la asistencia técnica para:

(i) La promoción de la calidad: normalización, acreditación y adopción de buenas prácticas; 2.1.1 Creación del Consejo Nacional de la Calidad; 2.1.2 Asistencia técnica y capacitación a laboratorios y organismos de

certificación seleccionados, con miras a su acreditación; 2.1.3 Programa de comparaciones Inter.-laboratorios nacionales e

internacionales y acuerdos de reconocimiento mutuo; 2.1.4 Fortalecer mecanismos de difusión del uso de normas técnicas y de

los beneficios y obligaciones del Acuerdo de Obstáculos Técnicos al Comercio (OMC);

2.1.5 Adecuación del programa piloto Exporta Perú e implementación de las Buenas Prácticas de Manufactura y Mercadeo (BPMM).

(ii) El fortalecimiento de los servicios de certificación sanitaria; y,

2.2.1 Mejora de los procesos de certificación sanitaria agraria; 2.2.2 Equipamiento del laboratorio de residuos tóxicos; 2.2.3 Actualización y formulación de normas sanitarias; 2.2.4 Equipamiento HPLC y de campo para 3 laboratorios regionales y para

los inspectores sanitarios.

(iii) La reestructuración del modelo CITEs. 2.3.1 Diagnóstico y rediseño de modelo CITES, desarrollo de estrategias de

mercado y de calidad; 2.3.2 Asistencia técnica para la acreditación de los laboratorios de la red de

CITEs; 2.3.3 Programa piloto del nuevo modelo de CITE (cadenas de madera,

textil-confecciones, agroindustriales y empaque y embalaje).



c. Componente III.: Mejora en el Acceso al Financiamiento de las Exportaciones Bajo este componente, el Préstamo financiará asistencia técnica para:

(i) El fortalecimiento del sistema concursal: 3.1.1 Implementación de un sistema de auditoría a las entidades

liquidadoras y administradoras; 3.1.2 Entrenamiento a personal de los órganos funcionales administradores

del Sistema Concursal; 3.1.3 Eventos de difusión a los diferentes actores del procedimiento

concursal; 3.1.4 Estudios de impacto y de gestión del Sistema Concursal.

(ii) Estudios sobre restricciones en el acceso al financiamiento: 3.2.1 Diseño de un procedimiento flexible para la colateralización de activos

y su realización; 3.2.2 Estudio de diagnóstico de las barreras existentes para aumentar la

formalización de las PYMES; 3.2.3 Estudio de dificultades financieras que enfrentan las PYMES y de

nuevos esquemas de financiamiento para la exportación. d. Componente IV.: Reducción de Costos Logísticos Vía la Mejora de los Servicios

y la Infraestructura Pública Este componente financiará:

(i) El mejoramiento de los servicios de infraestructura y logística del comercio exterior: 4.1.1 Análisis de los determinantes para “missing markets” en servicios

secundarios de transporte y servicios logísticos (containers, frigoríficos, intermediarios de transporte, etc) para la inversión privada;

4.1.2 Estudio de Factibilidad para el desarrollo e implementación de un centro de servicios logísticos y alta tecnología multimodal que sirva al Puerto del Callao y al Aeropuerto Internacional (c/ MTC) por parte del sector privado;

4.1.3 Estudio comparativo de experiencias internacionales referente al desempeño de puertos, su seguridad e integración a la cadena de generación de exportaciones;

4.1.4 Estudios de mejoramiento de los puertos del Callao y regionales, así como el análisis para sistemas multimodales regionales y su acceso;

4.1.5 Estudio de flujos comerciales y generación de índices, productos - modo de transporte, y condicionantes para acceder a los mercados;

4.1.6 Diseño e implementación de un sistema de información y estadística de transporte armonizado con la práctica internacional, con indicadores para monitorear el impacto de cada modo de transporte en la logística intermodal;

4.1.7 Estudio de diagnóstico de procedimientos para las importaciones y exportaciones en puertos y aeropuertos.



(ii) La optimización del mantenimiento de carreteras: 4.2.1 Fortalecimiento del sistema de mantenimiento de carreteras

(contratación del mantenimiento por niveles de servicio, estándares, normas, organización, instrumentos y control);

4.2.2 Incremento de la recaudación para la sostenibilidad del mantenimiento de carreteras (peajes, tarifas y COV);

4.2.3 Estudio de la problemática del pesaje y propuestas de solución.

(iii) El mejoramiento de la supervisión y regulación de los servicios públicos de transporte: 4.3.1 Estudios específicos de mercado, tráficos y tarifas, desarrollo de

indicadores, y evaluación de impacto de las concesiones; 4.3.2 Elaboración de indicadores, sistematización de estándares y

adecuación de los procedimientos de supervisión; Estudios para optimizar el marco legal, reglamentario y contractual para la supervisión del transporte privatizado;

4.3.3 Desarrollo de página WEB y de centros de atención al usuario de los servicios privados regulados;

4.3.4 Implantación de procesos institucionales con certificación ISO 9000.

(iv) El fortalecimiento del sistema de inteligencia y control de aduanas: 4.4.1 Desarrollo del sistema informático de inteligencia de la aduana aérea,

interconexión con el sistema de riesgo institucional e implementación, capacitación y difusión de la gestión de riesgo;

4.4.2 Equipamiento: Balanzas para control de cantidad en los puestos de control; equipos para el laboratorio de la aduana marítima para control de clasificación arancelaria; y scanners (Rayos X) para control de equipaje acompañado en aeropuertos, incluyendo la implementación y capacitación en el uso de los equipos;

4.4.3 Diseño y ejecución del Programa de Difusión y Educación al Importador.

e. Componente V: Desarrollo de la Estrategia de Competitividad Bajo este componente, el préstamo podría financiar la asistencia técnica para:

(i) Administración y Coordinación del Proyecto, que cubre el costo operativo de la Unidad Coordinadora del Proyecto;

(ii) Apoyo a la Secretaria Técnica del CNC, que contempla el Equipo Técnico de

la Secretaría Técnica del CNC y acciones de promoción ambiental con apoyo de CONAM (Promoción del ISO 14000, los Sistemas de Gestión Ambiental y Premio Nacional de Eco-eficiencia).

Este componente financiará los costos de la administración de la UCP y el fortalecimiento de la capacidad técnica de la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de la Competitividad, a través de expertos para conformar su equipo técnico. Los recursos a proveerse incluye personal contratado, equipo y software, capacitación, gastos de operación (incluyendo viajes), auditoría externa, el establecimiento y mantenimiento de un sistema de administración financiera y de un sistema de monitoreo y evaluación (M&E)



de proyectos, así como consultorías especializadas. Esto asegurará una implementación eficiente y un adecuado monitoreo de los diferentes componentes del Proyecto. 1.5. COSTOS DE INVERSIÓN DEL PROYECTO POR COMPONENTE El costo total del Proyecto asciende a US$ 24,0 millones, que provendrán de: a) recursos de operaciones oficiales de crédito externo, por Financiamiento del BIRF: US$ 20,0 millones; y b) recursos ordinarios del Tesoro Público, por Contrapartida Nacional: US$ 4,0 millones. A continuación se presenta el Cuadro 1.1 que muestra los costos de inversión.

Cuadro 1.1 Costos de Inversión del Proyecto

Costos Indicativos

Banco Mundial Tesoro Público Total N° Componentes US$ M % US$ M % US$ M %

I. Mejora en los Marcos Institucionales para Promover las Exportaciones 5,610 28.0 1,133 28.3 6,743 28.1

II. Adopción e Implementación de Prácticas Efectivas de Calidad 3,756 18.8 759 19.0 4,515 18.8

III. Mejora en el Acceso del Financiamiento de las Exportaciones 305 1.5 62 1.5 367 1.5

IV. Reducción de Costos Logísticos Vía la Mejora de los Servicios y la Infraestructura Pública 5,431 27.2 1,097 27.4 6,528 27.2

Sub-Total Costos Directos 15,102 75.5 3,051 76.3 18,153 75.6

V. Desarrollo de la Estrategia de Competitividad 2,701 13.5 545 13.6 3,247 13.5

Costos Concurrentes e Imprevistos 1,997 10.0 403 10.1 2,400 10.0

Front End Fee (Banco Mundial) 200 1.0 - 0.0 200 0.8

TOTAL GENERAL 20,000 100.0 4,000 100.0 24,000 100.0

Pari Passu: 83.33% 16.67% 100%

1.6. CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACION Y DESEMBOLSOS DEL PROYECTO El Plan Operativo del Proyecto y el Programa de Desembolsos, basados en los planes operativos parciales individuales que elaboraron las Entidades Participantes, refleja el cronograma de ejecución y el presupuesto de gastos de las Actividades y Tareas del Proyecto; la UCP actualizará semestralmente, o en períodos menores si las circunstancias lo ameritan, el cronograma de implementación así como el de desembolsos y los someterá a la No-Objeción del BIRF antes de ponerlos en práctica. 1.7. MARCO LÓGICO E INDICADORES DEL PROYECTO El Marco Lógico del Proyecto se muestra en el Cuadro 1.2 de la página siguiente.



Cuadro 1.2: Resumen del Diseño del Proyecto (Marco Lógico) PERU: Proyecto de Apoyo para Mejorar la Oferta Productiva y Facilitar el Comercio Exterior

CORRESPONDENCIA CAUSA / EFECTO RESUMEN DE OBJETIVOS INDICADORES FUENTE DE VERIFICACIÓN SUPUESTOS

Subir las exportaciones per cápita de US$ 284 a por lo menos US$ 411 al año 2007

Incrementar el Valor de las Exportaciones no

Tradicionales de 2,3 a 6,5 billones de dólares para el 2010

Total Exportaciones (SUNAT) / Estimaciones y Proyecciones de

Población (INEI)

FIN

Contribuir al desarrollo sostenido y sostenible de las exportaciones peruanas, e indirectamente en mejorar las condiciones económicas y sociales del país Objetivo CAS relacionado: Creando mayor competitividad en el sector privado peruano y nuevas oportunidades de empleo Subir el PBI per cápita de US$ 2,104 a US$ 2,470 al

año 2006 Producto Bruto Interno Mensual (INEI) /

Estimaciones y Proyecciones de Población (INEI)

El crecimiento de las exportaciones genera mejores condiciones de vida de la población. La tasa promedio anual de crecimiento de exportaciones no tradicionales es por lo menos de 10%.

Subir del puesto 66 al puesto 48 en el ranking de competitividad actual (80 países) al año 2006

Subir del puesto 54 al puesto 38 en el ranking de competitividad actual (80 países) para el crecimiento

al año 2006

Reporte Global de Competitividad (FORO ECONÓMICO MUNDIAL) PROPÓSITO

Superar las restricciones en la competitividad de los sectores productivos y las empresas, para incrementar las exportaciones

Ejecutar un Proyecto de Asistencia Técnica por US$ 24 millones Registros de Ejecución del Proyecto

Se recupera la economía y crece el comercio en el ámbito mundial. Mejoras en el ámbito institucional y de políticas induce una respuesta adecuada de las empresas peruanas.

Elevar el porcentaje de exportaciones no tradicionales sobre exportaciones totales de 30% a

40% al año 2006

Exportación de productos no tradicionales (SUNAT-ADUANAS) / total

exportaciones (SUNAT-ADUANAS)

1. Mejorar los servicios de las instituciones públicas y privadas para promover las exportaciones

Ejecutar Componentes y Acciones de Asistencia Técnica por US$ 6,743 miles Registros de Ejecución del Proyecto

Incrementar el número de laboratorios y/o organismos de certificación acreditados de 21 a 35 al

año 2006

Registro de organismos de certificación acreditados (INDECOPI)

2. Adopción e Implementación de prácticas efectivas de calidad para mejorar los productos exportables

Ejecutar un Componentes y Acciones de Asistencia Técnica por US$ 4,515 miles Registros de Ejecución del Proyecto

Elevar la facilidad de acceso al crédito para las empresas de 2.6 a 3.9 al año 2,006

Facilidad de acceso al crédito -encuesta- (Reporte Global de Competitividad)

3. Mejora en el acceso al financiamiento de las exportaciones

Ejecutar Componentes y Acciones de Asistencia Técnica por US$ 367 miles Registros de Ejecución del Proyecto

Reducir el costo por TEU de US$ 305 a US$ 202 para el año 2006

Publicaciones de los costos logísticos de CONUDFI y Encuestas a las empresas

sobre su propio costo logístico

4. Reducción de los costos logísticos para el comercio exterior

Ejecutar Componentes y Acciones de Asistencia Técnica por US$ 6,528 miles Registros de Ejecución del Proyecto

OBJETIVOS

5. Desarrollo de la Estrategia de Competitividad (incluye costos financieros directos e imprevistos)

Ejecutar Acciones para Asegurar la Gestión del Proyecto, por US$ 5,847 miles Registros de Ejecución del Proyecto

Existe un adecuado apoyo público a una economía abierta e impulso para aumentar las exportaciones. Compromiso político y liderazgo del Poder Ejecutivo y respaldo para apoyar las políticas necesarias e implantar los cambios institucionales. Hay capacidad técnica y disponibilidad financiera para ejecutar el proyecto, en PCM.




Elevar el número de empresas exportadoras de 4,519 a 5,875 al 2006

Registro de empresas que participan del proceso de

exportaciones (ADUANAS)

Elevar el ratio de empresas exportadoras regionales sobre

exportaciones totales de 33% a 40% al año 2006

Reporte de empresas exportadoras según regiones (SUNAT)

Aumentar el número de empresas exportadoras pequeñas y medianas de

3,500 a 5,250 al año 2006

Registro de empresas que participan del proceso de

exportaciones (ADUANAS)

1.1 Desarrollar estrategias y planes adecuados para el sector exportador 1.1.1 Elaboración de Planes Regionales de Exportación, Oficinas Regionales

y Misiones Itinerantes (en coordinación con MINCETUR, PROMPEX, PROMPYME, PROINVERSIÓN)

1.1.2 Implementación del Plan Nacional de Capacitación en Cultura Exportadora

1.1.3 Implementación del Programa de Asistencia Técnica en Planeamiento de Exportaciones para empresas a nivel nacional

1.1.4 Sistema de información y capacitación de funcionarios para la promoción de exportaciones de PYMES

1.1.5 Diseño y ejecución del programa de capacitación para PYMES, a nivel nacional

1.1.6 Diseño e instauración de un sistema de articulación empresarial de PYMES para la exportación

1.1.7 Análisis de las mayores restricciones a la exportación por región

Elevar el número partidas de exportación de 3,816 a 4,388 al año

2006

Reporte de partidas nacionales de exportación (SUNAT)

Incrementar el número de mercados de destino de exportaciones peruanas

anualmente de 148 a 178 al Año 2006

Ranking de países -exportación definitiva (SUNAT)

1.2 Ampliar y mejorar la información a cerca de los mercados externos 1.2.1 Estrategia de coordinación intergubernamental para el diseño de la

política comercial 1.2.2 Programa de Promoción de Productos Bandera 1.2.3 Programas piloto para desarrollar mercados internacionales objetivo y

APTDEA (EE.UU., Canadá, China, Brasil, Alemania) 1.2.4 Informatización de las Oficinas Comerciales (EE.UU x8 (inc. Local LA 1

año), China x3, Alemania x 3, Canadá x4, Brasil x3, Sede RR.EE.), Capacitación de Funcionarios comerciales y Licencias de acceso a bancos de datos (Inicial)

1.2.5 Análisis de Riesgo de Plagas (ARP) y desarrollo de planes piloto para la apertura de mercados con fines de exportación

Abrir 9 mercados internacionales de exportación al año 2006

Protocolos firmados (en proceso de ser firmados) con los Servicios de

Sanidad

Atender 500 empresas a través del programa de subcontrata y lograr que

125 empresas inicie procesos continuos de subcontrata

Estadísticas del programa subcontrata (PRODUCE)

COMPONENTES ACCIONES

1.3 Mejorar la coordinación entre empresas productoras y proveedoras de insumos en las cadenas productivas, existentes y potenciales 1.3.1 Estudio para la identificación de sectores productivos y zonas

geográficas (cadenas productivas) -más adecuadas para la creación de centros de proveedores.

1.3.2 Creación de Centros de Desarrollo de Proveedores (Bolsas de subcontratación)

1.3.3 Asistencia Técnica para el desarrollo del Programa Nacional de Desarrollo de Proveedores.

1.3.4 Capacitación de formadores para el desarrollo de cuadros ejecutivos para sostenimiento de los sistemas de subcontrata.

1.3.5 Fortalecimiento de la gestión de la calidad de las empresas involucradas en el proyecto (calidad total).

1.3.6 Mesas de concertación para el fortalecimiento de cadenas productivas.

Facilitar el desarrollo de oferta exportable competitiva a 750 PYMES y

articular 250 PYMES con empresas exportadoras al año 2006

Registro de PYMES articuladas para la exportación indirecta

(PROMPYME)

Hay compromiso y se ejecutan las actividades a cargo de las entidades involucradas: - MINCETUR - PROMPEX - PROMPYME - MEF - RR.EE. - SENASA - PRODUCE - PROINVERSION




1.4 Mejorar la promoción de la inversión privada 1.4.1 Identificación de barreras administrativas a la inversión privada 1.4.2 Análisis de competencia y benchmarking global del país 1.4.3 Capacitación de funcionarios (greenfields y concesiones) 1.4.4 Capacitación de funcionarios de gobiernos regionales en Concesiones

y Promoción de Inversiones (c/ C.N.D.) 1.4.5 Implementar el área de Atención y Servicio al Inversionista en

PROINVERSIÓN 1.4.6 Diseño e implementación de Sistema de Gestión de Calidad y

Evaluación de Resultados de los procesos de PROINVERSIÓN (concesiones, privatizaciones, atención al inversionista, monitoreo de barreras a la inversión)

1.4.7 Estudio comparativo sobre las restricciones fiscales

Incrementar la inversión como porcentaje del PBI de 18.3% a 25%

para el año 2006

Informe de inversión (BCRP) / producto bruto interno mensual

(INEI)

Incrementar el número de laboratorios y/o organismos de certificación que

hayan implementado normas de calidad ISO / IEC de 21 a 51 al año 2006

Registro de organismos de certificación acreditados

(INDECOPI)

2.1 Mejorar el conocimiento sobre normas y estándares, y de los mecanismos para incrementar la calidad de bienes y servicios 2.1.1 Creación del Consejo Nacional de la Calidad 2.1.2 Asistencia técnica y capacitación a laboratorios y organismos de

certificación seleccionados, con miras a su acreditación 2.1.3 Programa de comparaciones inter-laboratorios nacionales e

internacionales, Acuerdos de Reconocimiento Mutuo 2.1.4 Fortalecer mecanismos de difusión del uso de normas técnicas y de los

beneficios y obligaciones del Acuerdo de Obstáculos Técnicos al Comercio (OMC)

2.1.5 Adecuación del Programa Piloto Exporta Perú e Implementación de las Buenas Prácticas de Manufactura y Mercadeo

Aprobar 25 normas técnicas peruanas adicionales para sectores con potencial

exportador al año 2006

Registro de normas técnicas peruanas (INDECOPI)

Reducir el número de embarques con certificación sanitaria rechazados en mercados de destino de 5% a 0% al

año 2006

Reportes oficiales de SENASA de los países de destino de las mercancías agropecuarias

Reducir el tiempo de atención de los servicios sanitarios / fitosanitarios en

20% al año 2006

Reporte oficial del software de atención al usuario (SAU) -DIGESA

2.2 Mejorar los servicios de certificación de calidad, en áreas productivas sensibles (agropecuarias y de consumo humano) 2.2.1 Mejora de los procesos de certificación sanitaria agraria 2.2.2 Equipamiento del Laboratorio de Residuos Tóxicos 2.2.3 Actualización y formulación de normas sanitarias 2.2.4 Equipamiento HPLC y de campo para 3 laboratorios regionales e

inspectores sanitarios Analizar y reportar 2005 muestras de

residuos tóxicos al año 2006 Registros oficiales de ingresos de muestras y reporte de resultados

(SENASA) Elevar el número de CITES operativas

de 6 en 4 sectores a 12 en 5 sectores al 2006

Reportes estadísticos del proyecto CITES (PRODUCE)

2.3 Mejora los mecanismos públicos-privados de promoción de mejoras en la calidad de los productos 2.3.1 Diagnóstico y rediseño de modelo CITES, desarrollo de estrategias de

mercado y de calidad 2.3.2 Asistencia técnica para la acreditación de los Laboratorios de la Red de

CITEs 2.3.3 Programa piloto del nuevo modelo de CITE (cadenas de madera, textil-

confecciones, agroindustriales y empaque y embalaje)

Elevar el número de servicios brindados por CITES de 26,000 a 50,000 al año

2006

Reportes estadísticos del proyecto CITES (PRODUCE)

Hay compromiso y se ejecutan las actividades a cargo de las entidades involucradas: - INDECOPI - PROMPEX - SENASA - DIGESA - PRODUCE




Disminuir el plazo en el que la junta de acreedores toma la decisión de

reestructurar o liquidar, de 45 a 20 días calendarios, al año 2006

3.1 Optimizar el programa de reestructuración patrimonial 3.1.1 Implementación de un sistema de auditoría a las entidades

liquidadoras y administradoras 3.1.2 Entrenamiento a personal de los Órganos Funcionales

Administradores del Sistema Concursal 3.1.3 Eventos de difusión a los diferentes actores del procedimiento

concursal 3.1.4 Estudios de Impacto y de Gestión del Sistema Concursal

Disminuir el número de entidades liquidadoras y/o administradoras

sancionadas por infligir la normativa concursal o las decisiones de la junta de acreedores, de un promedio anual

de 15 a 8, al año 2006

Reportes estadísticos de procedimientos concursales

(INDECOPI)

3.2 Facilitar el acceso de las empresas al sistema financiero, en particular de las PYMEs 3.2.1 Diseño de un procedimiento flexible para la colateralización de

activos y su realización 3.2.2 Estudio de diagnóstico de las barreras existentes para aumentar la

formalización de las PYMES 3.2.3 Estudio de dificultades financieras que enfrentan las PYMES y de

nuevos esquemas de financiamiento para la exportación

Elevar el porcentaje de créditos de la banca múltiple destinados a

microempresas de 0.86% a 1.29%, al año 2006

Información financiera de banca múltiple (Boletín Mensual -SBS)

Hay compromiso y se ejecutan las actividades a cargo de las entidades involucradas: - INDECOPI - MEF - PROMPYME

COMPONENTES ACCIONES

4.1 Mejorar la infraestructura y los servicios logísticos para el comercio exterior 4.1.1 Análisis de los determinantes para “missing markets” en servicios

secundarios de transporte y servicios logísticos (containers, frigoríficos, intermediarios de transporte, etc) para la inversión privada

4.1.2 Estudio de Factibilidad para el desarrollo e implementación de un centro de servicios logísticos y alta tecnología multimodal que sirva al Puerto del Callao y al Aeropuerto Internacional (c/ M.T.C.) por parte del sector privado

4.1.3 Estudio comparativo de experiencias internacionales referente al desempeño de puertos, su seguridad e integración a la cadena de generación de exportaciones

4.1.4 Estudios de mejoramiento de los puertos del Callao y Regionales y análisis para sistemas multi modales regionales y sus accesos

4.1.5 Estudio de flujos comerciales y generación de índices, productos - modo de transporte, y condicionantes para acceso a los mercados

4.1.6 Diseño e implementación de un sistema de información y estadística de transporte armonizado con la práctica internacional, con indicadores para monitorear el impacto de cada modo de transporte en la logística intermodal

4.1.7 Estudio de diagnóstico de procedimientos para las importaciones y exportaciones en puertos y aeropuerto

Reducir el tiempo de transito de carga en puertos peruanos de 04 días a 01

días al año 2006

Publicaciones de CONUDFI sobre los costos logísticos (revistas y circulares) y Encuestas a las

empresas sobre su propio costo logístico

Hay compromiso y se ejecutan las actividades a cargo de las entidades involucradas: - PROINVERSION - MTC - MEF - PROVIAS - OSITRAN - SUNAT




Reducir el ratio de empeoramiento del estado de la red de carreteras de 48% buenas y 37% regulares a 30% buenas

y 51% regulares al año 2006

Evaluación anual del estado de pavimento a cargo de la unidad de gestión de carreteras de PROVIAS

4.2 Optimizar el mantenimiento de la red vial, particularmente de las carreteras 4.2.1 Fortalecimiento del sistema de mantenimiento de carreteras

(contratación de mantenimiento por niveles de servicio, estándares, normas, organización, instrumentos y control)

4.2.2 Incremento de la recaudación para la sostenibilidad del mantenimiento de carreteras (Peajes, Tarifas y COV)

4.2.3 Estudio de la problemática del pesaje y propuestas de solución

Ahorrar US$ 65 millones en costos de operación vehicular (COV) al año 2006

Reportes de variación en los costos de operación vehicular de acuerdo al estado de la red a cargo de la Unidad de Gestión de Carreteras

de PROVIAS Elevar los reclamos atendidos en 1era y

2da instancia de 33% a 100% para el año 2006

Registro de expedientes que han sido resueltos por año

4.3 Mejorar la supervisión y regulación de los servicios públicos de transporte 4.3.1 Estudios específicos en Mercado, Tráficos y Tarifas, desarrollo de

Indicadores, y evaluación de impacto de las concesiones 4.3.2 Elaboración de indicadores, sistematización de estándares y

adecuación de los procedimientos de supervisión 4.3.3 Estudios para optimizar el marco legal, reglamentario y contractual

para la supervisión del transporte privatizado 4.3.4 Desarrollo de página WEB y de centros de atención al usuario de los

servicios privados regulados 4.3.5 Implantación de procesos institucionales con certificación ISO 9000

Reducción de denuncias de usuarios por impedimento de acceso y/o

facturación indebida de 25% al año 2006

Registro de denuncias y reclamos de usuarios (OSITRAN)

4.4 Fortalecer los mecanismos de inteligencia y control aduanero 4.4.1 Desarrollo del sistema informático de inteligencia de la aduana aérea,

interconexión con el sistema de riesgo institucional e implementación, capacitación y difusión de la gestión de riesgo

4.4.2 Equipamiento: balanzas para control de cantidad en los puestos de control; equipos para el laboratorio de la aduana marítima para control de clasificación arancelaria; y scanners (Rayos X) para control de equipaje acompañado en aeropuertos, incluyendo la implementación y capacitación en el uso de los equipos.

4.4.3 Diseño y ejecución del programa de difusión y educación al importador

Reducción del tiempo de control de 9.33 horas a 1.5 horas al año 2006

Reportes de control de declaraciones atendidas al día /

total de declaraciones presentadas al año



Los indicadores claves de desempeño que permitirán brindar seguimiento al logro de los objetivos señalados en la Carta de Implementación del Proyecto, serán: (a) Incrementar el número de mercados objetivo para las exportaciones peruanas, de

148 a 178 a fines del año 2006.

(b) Incrementar el número de contrapartes comerciales que reconocen los sistemas de acreditación y certificación peruanos, del nivel del año 2002, medidos al final de los años 2004 y 2005.

(c) Incrementar el número de receptores de servicios prestados por las CITEs, de 26,000 a 50,000 a fines del año 2006.

(d) Incrementar el uso de instrumentos financieros relacionados con las exportaciones, a fines del 2006.

(e) Reducir el tiempo de tránsito de la carga por los puertos peruanos, de 4 días a 1 día, a fines del año 2006.

(f) Dos industrias seleccionadas para la evaluación ambiental de cada sector y evaluaciones relacionadas, completadas a fines del 2006.

(g) Publicación y diseminación pública de la Estrategia y el Plan Nacional de Competitividad, a fines del 2006.

En adición a ellos, se ha diseñado un paquete mínimo de indicadores de resultado, incluyendo su línea de base, situación al medio término del Proyecto, y metas para los últimos semestres de ejecución. Sobre esta base se hará seguimiento y monitoreará semestralmente el progreso en la ejecución de los Componentes del Proyecto. Estos indicadores son los siguientes:

Cuadro Nº 1.3: Indicadores de Resultado del Proyecto

Línea Base

Estado a Medio

Término Meta a 6 Meses

Meta a 1 Año Nº Indicadores de Resultado

01-May-03 01-Oct-06 30-Jun-07 31-Dic-07

COMPONENTE I: Mejoras en los Marcos Institucionales para Promover las Exportaciones Número de Empresas Usuarias de los

CITE's Productivos 1127 1610 1700 1745 Fuente: Ministerio de la Producción 2003 Oct-06 Jun-07 2007

Número de CITE's Productivos /1 Operando 9 12 14 15 2

Fuente: Ministerio de la Producción 2003 Oct-06 Jun-07 2007

Número de Empresas Usuarias de Oficinas Regionales de PROMPEX 0 900 1200 1500 3

Fuente: PROMPEX 2003 Oct-06 Jun-07 2007

Porcentaje de Exportaciones de Bienes por la Vía Postal 0.0075% 0.0313% 0.0381% 0.0435% 4

Fuente: Ministerio de Comercio Exterior y Turismo 2004 2005 2006 2007

Número de MYPEs Formales Apoyadas /2 0 4500 13200 49346 5 Fuente: PROMPYME 2003 Oct-06 Jun-07 2007



Línea Base

Estado a Medio

Término Meta a 6 Meses

Meta a 1 Año Nº Indicadores de Resultado

01-May-03 01-Oct-06 30-Jun-07 31-Dic-07

COMPONENTE II: Adopción e Implementación de Prácticas Efectivas de Calidad Entidades Privadas Acreditadas

relacionadas a la Certificación de Calidad de Productos (Laboratorios y

Certificadoras)

34 40 42 44 6

Fuente: INDECOPI 2004 2005 2006 2007

Número de Normas Técnicas Peruanas Desarrolladas con apoyo del Proyecto/3 0 /186 0 /194 13 /207 18 /212 7

Fuente: INDECOPI 2004 2005 2006 2007 COMPONENTE III: Mejora en el Acceso al Financiamiento de las Exportaciones

Número de Personas, involucradas en los Procedimientos Concursales, Capacitadas

a Nivel Nacional 0 600 950 1200 8

Fuente : INDECOPI 2004 Oct-06 Jun-07 2007

Porcentaje de Créditos Otorgados para Comercio Exterior 9.98% 11.86% 12.60% 13.30% 9

Fuente : Superintendencia de Banca y Seguros 2004 (a jun/2006) 2006 2007 COMPONENTE IV: Reducción de los Costos Logísticos Vía la Mejora de los Servicios y la

Infraestructura Pública Tiempo Promedio de Tránsito de Un

Contenedor, en Días 15 12 8 7 10 Fuente: ENAPU 2004 2005 2006 2007

Costo de Embarque de un TEU /4 en US$ por el Puerto del Callao 323 120 120 120 11

Fuente: ENAPU 2004 2005 2006 2007 COMPONENTE V: Desarrollo de la Estrategia de Competitividad (Incluye Administración

del Proyecto, costos financieros directos e imprevistos) Índice de Competitividad para el

Crecimiento (ICC) 77 74 n.a. 71 12 Fuente: Foro Económico Mundial 2005 2006 es anual 2007

Desembolsos Acumulados del Financiamiento del Banco,

en Millones de US$ 0.00 5.72 13.00 20.00 13

Fuente: Foro Económico Mundial Abr-04 Oct-06 Jun-07 2007

Nota (1): CITES Productivos = Centros de Innovación Tecnológicas relacionados con el Sector del Ministerio de la Producción

Nota (2): El universo de MYPEs formales es de 60532 pertenecientes a los sectores: agropecuario, pesca, agroindustria, textil y confecciones, cuero y calzado, madera y muebles, minerales no metálicos, productos metálicos, maquinaria y equipos, máquinas de oficinas, aparatos eléctricos y mecánicos, joyas y otros.

Nota (3): El indicador señala las NTP desarrolladas con apoyo del Proyecto en relación con el Total de NPT aprobadas. Nota (4): TEU = Unidades estándar equivalentes a un contenedor de 20' (Twenty foot container Equivalent Units) Para ello, la UCP se encargará de implementar y operar un sistema de seguimiento y monitoreo físico de las actividades de los componentes del Proyecto que ejecutan las EP, y tendrá la responsabilidad de verificar que se cumpla con cada uno de los indicadores de resultado y que éstos puedan ser evaluados, permanentemente, durante toda la fase de ejecución del Proyecto de acuerdo con los parámetros establecidos en el Convenio de Préstamo.



CAPÍTULO II

MARCO INSTITUCIONAL Y ORGANISMOS RESPONSABLES DE LA

EJECUCIÓN DEL PROYECTO 2.1. INTRODUCCIÓN Este capítulo reseña las funciones y la estructura organizativa de cada uno de los actores que participarán en la ejecución del Proyecto. Se define la naturaleza, las funciones y la estructura orgánica de la UCP para mostrar el contexto en el que se adscribe este órgano que se encargará de ejecutar el Proyecto. Asimismo, se detallan las funciones de la UCP y de las Entidades Participantes del Proyecto; como referencia, se incluye las del Consejo Nacional de la Competitividad. 2.2. ESQUEMA GENERAL PARA LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO Como consecuencia del Proyecto y el Convenio de Préstamo entre el Gobierno del Perú y el BIRF, se crea la Unidad Coordinadora del Proyecto como unidad ejecutora presupuestal, dentro del pliego de la Presidencia del Consejo de Ministros, y con facultades suficientes que le permitan conducir, gestionar, administrar, ejecutar, supervisar y evaluar proyectos relacionados con la competitividad. Para ello, contará con una Coordinación General, una Unidad de Asistencia Técnica, una Unidad de Administración y Finanzas, y una Unidad de Apoyo Operativo. En adición a la UCP, las EP podrán asumir funciones específicas en el marco del Proyecto, las cuales también son detalladas en este manual. Las relaciones de dependencia y coordinación entre la Presidencia del Consejo de Ministros, la UCP, las Entidades Participantes, el Plan Nacional de Competitividad y el Consejo Nacional de la Competitividad, se presentan en el Diagrama 2.1. 2.2.1. Organización del Órgano Ejecutor del Proyecto La conducción del Proyecto estará a cargo de la UCP, que es una unidad ejecutora presupuestal, con autonomía técnica, financiera, administrativa y de contratación de servicios en la ejecución de sus proyectos y actividades, dependiente del pliego de la Presidencia del Consejo de Ministros. A través de ella, el Estado Peruano financiará algunas actividades prioritarias, circunscritas al Plan Nacional de Competitividad, que serán ejecutadas por instituciones públicas denominadas genéricamente como “Entidades Participantes”; el Cuadro 2.2 detalla la relación de Entidades. En el contexto general, el Consejo Nacional de la Competitividad, de conformación pública-privada multisectorial, es el ente rector y programático del Plan Nacional de Competitividad, el cual será llevado bajo coordinación de su órgano operativo denominado “Secretaría Técnica”. Para cumplir este rol, la ST del CNC recibirá apoyo técnico y financiero del Proyecto a través de la UCP; la Secretaría de Coordinación de la PCM velará por la coherencia entre la política de Gobierno, el PNC y las acciones que ejecute el Proyecto.



Diagrama 2.1:

Esquema Institucional del Proyecto

En los siguientes acápites se describe las instituciones involucradas en el Proyecto, así como sus funciones y estructura orgánica. 2.3. UNIDAD COORDINADORA DEL PROYECTO La Unidad Coordinadora del Proyecto estará conformada por (i) la Coordinación General a cargo del Coordinador General, que es la máxima autoridad ejecutiva y administrativa; (ii) la Unidad de Asistencia Técnica que es el órgano de línea encargado del asesoramiento a las Entidades Participantes del Proyecto; y, (iii) la Unidad de Administración y Finanzas que es un órgano de apoyo encargado del procesamiento administrativo y el manejo financiero del Proyecto, La estructura orgánica y las funciones de la UCP están descritas detalladamente en el Reglamento Interno que, previa No-Objeción del BIRF, es aprobado por Resolución Ministerial del Presidente del Consejo de Ministros. El detalle de la organización, estructura de cargos y funciones específicas de cada uno se desarrolla en el Manual de Organización y Funciones de la UCP. 2.4. ENTIDADES PARTICIPANTES Los beneficiarios objetivos del Proyecto son las empresas exportadoras y potencialmente exportadoras distribuidas a lo largo del territorio nacional e incluye a las pequeñas y medianas empresas (PYMEs). Las instituciones involucradas, detalladas en el Cuadro 2.2, serán los beneficiarios directos del Proyecto en la medida que las ineficiencias en la gestión, baja calidad de los servicios y la oferta de estos para el sector exportador, sean eliminadas y aumentadas respectivamente.

Coordinación General

Unidad de Asistencia

TécnicaEspecialistas en:

- Comercio Exterior- Oferta Productiva- Transportes y Logística- Laboratorios

Unidad de Administración

y Finanzas- Presupuesto - Tesorería- Contabilidad- Adquisiciones- Patrimonio- Archivo- Secretaría

Secretaría de Coordinación

Secretaría Técnica

Presidente del Consejo de Ministros

UNIDAD COORDINADORA DEL PROYECTO (Unidad Ejecutora)

Plan Nacional de Competitividad

Director Ejecutivo

Equipo Técnico

Consejo Nacional de la Competitividad Vicepresidente

Coordinador General

Coordinador General Adjunto

PlanificaciónMonitoreoSistemas

AsesorLegal



Cuadro 2.2: Entidades Participantes del Proyecto

Orden Abreviatura Institución Sector

1 DIGESA Ministerio de Salud – Dirección General de Salud Ambiental SALUD 2 INDECOPI Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la

Protección de la Propiedad Intelectual PCM

3 MEF Ministerio de Economía y Finanzas (Sin convenio; no participa) MEF 4 MINCETUR Ministerio de Comercio Exterior y Turismo MINCETUR 5 MTC Ministerio de Transportes y Comunicaciones MTC 6 OSITRAN Organismo Supervisor de la Inversión en Infraestructura de

Transporte de Uso Público PCM

7 PRODUCE Ministerio de la Producción PRODUCE 8 PROINVERSION Agencia de Promoción de la Inversión del Ministerio de

Economía y Finanzas MEF

9 PROMPEX Comisión para la Promoción de Exportaciones MINCETUR 10 PROMPYME Comisión de Promoción de la Pequeña y Micro Empresa del

Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo TRABAJO

11 PROVIAS Programa Nacional de Mantenimiento y Conservación Vial del Ministerio de Transportes y Comunicaciones

MTC

12 RREE Ministerio de Relaciones Exteriores RREE 13 SENASA Servicio Nacional de Sanidad Agraria AGRICULTURA 14 SUNAT Superintendencia Nacional de Administración Tributaria (Sin

convenio; no participa) MEF

15 CEPRI-LIMA Municipalidad Metropolitana de Lima MML 16 ST-CNC Secretaría Técnica del Consejo Nacional de la

Competitividad PCM

17 CONAM Consejo Nacional del Ambiente PCM 18 UCP Unidad Coordinadora del Proyecto (Responsable de la

ejecución) PCM

19 ITP Instituto Tecnológico Pesquero del Perú PRODUCE 20 SIMA-PERU Servicios Industriales de la Marina MARINA

2.5. CONSEJO NACIONAL DE LA COMPETITIVIDAD El Consejo Nacional de la Competitividad es el ente responsable de la concertación de acciones cuyo objetivo es elevar, en el mediano y largo plazo la calidad de la producción del sector exportador. Así, tiene por finalidad desarrollar e implementar, con la participación del sector público y privado, un Plan Nacional de Competitividad, que incluya objetivos, políticas y medidas específicas, así como metas tentativas e indicadores de seguimiento que permitan medir avances en su cumplimiento; y, liderar la ejecución del Plan Nacional de Competitividad, en coordinación con las entidades e instituciones públicas y/o privadas encargadas de las distintas actividades incluidas en el mencionado Plan. En tal sentido, las acciones del Proyecto buscan complementar los objetivos del CNC, al habérsele encargado encarar la solución de restricciones de servicios públicos que fueron tempranamente identificados como cuellos de botella bajo responsabilidad pública que generaban obstáculos a la competitividad del sector privado exportador. En efecto, estas acciones previas y concurrentes a la vez, ponen en evidencia la voluntad política del



Estado por generar un marco eficiente como respuesta a los privados así como la seriedad de su propuesta, de cara al diálogo público privado que conduce el CNC. 2.6. SECRETARÍA TÉCNICA DEL CNC La Secretaría Técnica es el órgano ejecutivo del Consejo Nacional de la Competitividad, que se encuentra a cargo de un Director Ejecutivo nombrado por el Presidente del Consejo de Ministros mediante Resolución Ministerial, a propuesta del Consejo mismo. De manera general, sus funciones principales son: • Proponer el diseño del Plan Nacional de Competitividad y las medidas normativas

necesarias para alcanzar los objetivos, políticas y metas tentativas trazadas; • Liderar su ejecución en coordinación con los agentes clave involucrados; • Monitorear las actividades establecidas en el Plan Nacional de Competitividad

correspondientes a los organismos involucrados en la ejecución del indicado Plan; y, • Prestar apoyo técnico, administrativo y legal al Consejo Directivo para el cumplimiento

de sus objetivos. Específicamente, en relación con el Proyecto, éste apoyará la constitución de un Equipo Técnico para la ST-CNC así como las acciones de difusión del Plan Nacional de Competitividad. 2.7. SECRETARIA DE COORDINACION DE LA PCM La Secretaría de Coordinación es un órgano de línea de la Presidencia del Consejo de Ministros, a cargo de la coordinación intersectorial dentro del Poder Ejecutivo. En relación con la ejecución del Proyecto y el Consejo Nacional de la Competitividad, asume funciones específicas orientadas a brindar apoyo administrativo a la Secretaría Técnica del CNC y se encarga de canalizar sus requerimientos al Proyecto.



CAPÍTULO III

REGLAMENTO OPERATIVO SOBRE LA PARTICIPACIÓN DE LAS ENTIDADES

PARTICIPANTES EN EL PROYECTO 3.1. INTRODUCCIÓN Este capítulo reglamenta la participación de las Entidades Participantes en el Proyecto. Para ello se describe cuáles serán los roles y funciones de las Entidades Participantes beneficiarias del Proyecto. Para ser beneficiaria, se requiere que previamente hayan suscrito un Convenio de Participación Interinstitucional, el cual detalla las responsabilidades específicas que asumirán para lograr los objetivos que compete a cada una de ellas, y, como consecuencia, al Proyecto. También se indica que para participar en éste, deberán formular sus respectivos Estudios Específicos (si correspondiera) y Planes Operativos individuales, que serán integrados en el POA del Proyecto. Para la elaboración de los mismos, se describe el procedimiento y los contenidos de dichos planes operativos anuales, y cómo formular sus programas de gastos y presupuestos. 3.2. DE LAS ENTIDADES PARTICIPANTES DEL PROYECTO Y SUS FUNCIONES Las Entidades Participantes del Proyecto son aquellas entidades señaladas en el Capítulo II, las mencionadas en el Convenio de Préstamo y aquellas acordadas con el BIRF. Son responsables de ejecutar las actividades y proyectos necesarios y suficientes para el cumplimiento de los objetivos del Proyecto, en el marco del componente en el que se hallan comprendidas. Para tener acceso a los recursos provenientes del Convenio de Préstamo, una Entidad Participante deberá cumplir con lo siguiente: • Ser entidad elegible según el Convenio de Préstamo o por acuerdo entre el BIRF y el

Prestatario. • Contar con un Estudio Específico para cada actividad a su cargo en el cual se

contemple intervenciones específicas distintas a estudios base, y un Plan Operativo que haya sido incorporado al Plan Operativo del Proyecto, el que además deberá contar con la No-Objeción de BIRF.

• Firmar un Convenio de Participación Interinstitucional con la Unidad Coordinadora del

Proyecto, previa No-Objeción de BIRF. La Máxima Autoridad Ejecutiva de cada Entidad Participante es la responsable principal de alcanzar los resultados esperados en el marco del Proyecto, según el Plan Operativo Anual que le haya sido aprobado. La MAE podrá delegar a otro funcionario la autoridad suficiente para realizar las gestiones necesarias para la ejecución del Plan Operativo aprobado. La delegación debe ser expresa y comunicada por escrito a la UCP. La Entidad Participante tendrá las siguientes funciones en el marco del Proyecto:



• Formular los Estudios Específicos que correspondieran por actividad y el Plan Operativo Anual del subcomponente del Proyecto que le corresponde ejecutar, y presentarlo a la UCP para su aprobación, previa a la incorporación al POA del Proyecto.

• Realizar los arreglos institucionales necesarios para la ejecución de su Plan

Operativo. • Conformar los equipos profesionales que tendrán la función de actuar como

contraparte de los consultores contratados para los objetivos del Proyecto. • Formular oportunamente los términos de referencia para la selección de consultorías

o las especificaciones técnicas para las adquisiciones, con base en la programación aprobada en el Plan Operativo.

• La Entidad Participante con la que la UCP haya acordado delegar facultades (ver

numeral 5.1.3), podrá ejecutar los procesos de selección de: (i) servicios; y (ii) consultores; sometiendo a consideración de la UCP, como condición para que ésta suscriba el Contrato, los resultados y todos los documentos que le sean requeridos en las diferentes etapas del proceso, conforme al presente Manual (ver Capítulo V de Adquisiciones Bienes y Contratación de Servicios).

• La Entidad Participante con la que la UCP no haya acordado delegar facultades (ver

numeral 5.1.3), deberá solicitar a la UCP que ejecute los procesos de selección necesarios para la selección de: (i) servicios; y (ii) consultores; sometiendo a consideración de la UCP, como condición para que ésta lleve a cabo el proceso de selección, los Términos de Referencia de la consultoría o la especificación del servicio y cualquier otro documento que se requerido para las diferentes etapas del proceso, conforme al presente Manual (ver Capítulo V de Adquisiciones Bienes y Contratación de Servicios).

• Los procesos de adquisición de bienes serán ejecutados exclusivamente por la UCP,

a solicitud de la Entidad Participante, conforme a la programación establecida en el Plan Operativo Anual aprobado.

• Asegurar que los procesos de adquisiciones y contratación de servicios y consultorías

que se realicen dentro del Proyecto se desarrollen con estricta sujeción a las normas establecidas para el efecto por el BIRF y los procedimientos del presente manual.

• Facilitar la labor de los consultores para el cumplimiento de sus términos de

referencia, y adoptar decisiones oportunas, pertinentes al desarrollo y aprobación de los productos del Proyecto.

• Supervisar el cumplimiento de los términos de referencia de los consultores

contratados para la entidad. • Dar conformidad al trabajo de los consultores y/o a la recepción de bienes, como

condición necesaria para procesar los pagos que sean pertinentes. • Controlar que sus Estudios Específicos y su Plan Operativo Anual se estén

cumpliendo en los términos y condiciones previstos. • Colaborar con la UCP en todas las tareas necesarias para la ejecución del Proyecto, y

en el ámbito de su competencia.



• Elaborar y presentar a la UCP informes de avance, de seguimiento y control del

cumplimiento del Programa de Gastos y el Plan Operativo Anual. • Otras tareas requeridas en el marco del Convenio de Préstamo para la lograr una

satisfactoria ejecución del Proyecto. 3.2.1. Comunicaciones con el BIRF La UCP es responsable de mantener la comunicación con el BIRF. Por ello, la UCP enviará y recibirá toda la correspondencia, información y requerimientos respecto al Proyecto, y derivará lo pertinente a cada Entidad Participante. 3.3. DE LOS CONVENIOS DE PARTICIPACIÓN INTERINSTITUCIONAL Mediante los Convenios de Participación Interinstitucional firmados entre las Entidades Participantes y la UCP se establecen los acuerdos que ayudarán a lograr los objetivos del Proyecto. En particular, se determina las condiciones y términos bajo los que la UCP concederá recursos del préstamo a la Entidad Participante para financiar sus estudios, consultorías, etc.; las normas aplicables para las adquisiciones y contrataciones del Proyecto; las responsabilidades y obligaciones de ambas partes para la ejecución; los responsables de la coordinación y ejecución del Convenio, entre otros aspectos. A continuación se detalla algunas obligaciones de las Entidades Participantes y de la UCP consideradas en el Convenio. En el Anexo N° 7 se presenta el modelo de Convenio de Participación Interinstitucional, que contiene la integridad de condiciones, términos y normas de dicho Convenio. 3.3.1. Obligaciones de las Entidades Participantes • Destinarán los recursos del Proyecto (sean del financiamiento BIRF o de la

contrapartida local) únicamente para los fines del Proyecto, para los objetivos y acciones establecidas en los Estudios Específicos y programadas en el Plan Operativo Anual.

• Deberán alcanzar las metas y resultados previstos en los Estudios Específicos y el

Plan Operativo, y presentar a la UCP los documentos o productos que sustenten el logro de dichos resultados, dentro de los plazos establecidos en el POA. En el caso de requerir una ampliación de plazo, deberá solicitarla a la UCP.

• Las Entidades Participantes estarán obligadas a entregar a la UCP un original de los

Informes Finales de consultoría, incluyendo todos los productos resultantes de las Consultorías, en forma impresa, en medio digital (CD-ROM o diskettes de 3.5”) y en un archivo tipo Adobe PDF.

• Presentarán anualmente a la UCP para su consideración y posterior remisión al BIRF,

el POA para la siguiente gestión, así como la programación del uso de los recursos no empleados del Plan Operativo Anual del período que concluye. Semestralmente, se efectuará una revisión del Plan Operativo Anual a fin de prever y eventualmente llevar a cabo los ajustes que fueran necesarios para asegurar el logro de los productos esperados.



• Proporcionarán oportunamente a la UCP toda la información que requiera para la programación financiera del Proyecto.

3.3.2. Obligaciones de la Unidad Coordinadora del Proyecto • Administrará los recursos del Proyecto (financiamiento del BIRF y de la contrapartida

local) de acuerdo con las normas y procedimientos acordados con el BIRF, las establecidas en el Manual de Operaciones y demás documentos de gestión del Proyecto, y supletoriamente las normas administrativas y financieras vigentes en el país.

• Mantendrá registros contables de las operaciones y gastos relacionados con el Plan

Operativo e informará regularmente a la Entidad Participante sobre los flujos financieros del mismo.

• Tramitará las solicitudes de la Entidad Participante con agilidad y diligencia. 3.4. DEL PLANEAMIENTO PARA LA EJECUCIÓN El planeamiento de las actividades de su competencia, pertinentes al Proyecto, estará a cargo de cada Entidad Participante del Proyecto; se expresará en dos documentos: el Programa de Gastos y el Plan Operativo Anual que deben haber sido incorporados al POA del Proyecto y contar con la No-Objeción del BIRF, antes de su ejecución. 3.4.1. De los Planes de las Entidades Participantes Los Planes de cada EP serán los instrumentos administrativos que establecerán los ojetivos, metas, y resultados que logrará la Entidad Participante con los recursos del Proyecto y deberá contener como mínimo lo siguiente: Plan Operativo • Detalle de las Actividades y Tareas a su cargo, • Indicadores de resultado y metas que se debe lograr, • Cronograma de ejecución, y • Resumen de costos por Tarea Actividad y Componentes. Programa de Gastos • Recursos necesarios para el cumplimiento de los objetivos, • Detalle de costos y desembolsos de cada recurso, y • Calendarización de las adquisiciones de bienes y las contrataciones de consultorías. 3.4.2. Del Proceso Operativo Cada Entidad Participante deberá presentar su Plan Operativo y Programa de Gastos iniciales referencial de las actividades que financiaría el Proyecto, en los formatos que se determine para el efecto, como requisito indispensable para firmar el Convenio de Participación Interinstitucional y para acceder a los fondos de financiamiento del Proyecto. Una vez que la UCP haya recibido el Plan Operativo referencial y el Programa de Gastos de la Entidad Participante, analizará la consistencia interna del Plan, su coherencia y compatibilidad con los objetivos y componentes del Proyecto. Con ellos, la UCP formulará el proyecto de Convenio de Participación Interinstitucional y calificará a la Entidad



Participante para ejecutar o no sus procesos de selección, y los sometará a la No-Objeción del BIRF. Cuando los Planes de la Entidad hayan sido así aprobados, la Entidad Participante firmará el Convenio de Participación Interinstitucional con la UCP, con lo cual estará habilitada para ejecutar actividades financiadas con los recursos asignados al Proyecto. La UCP comunicará a cada institución sobre su habilitación como Entidad Participante o sobre las modificaciones y ajustes que sean necesarios de incorporar a sus Planes con el objetivo de reiniciar el trámite para su habilitación. 3.4.3. Del Plan Operativo Anual El Plan Operativo Anual (POA) del Proyecto es el instrumento administrativo que establece las metas, las actividades, los responsables y los plazos de ejecución de las actividades así como, los recursos necesarios para su realización, que la Entidad Participante prevé ejecutar en un ejercicio fiscal, de un año de duración, para hacer efectivo los objetivos del Proyecto. El POA debe tener las siguientes características: • Su formulación debe responder a las características del sistema de programación de

ingresos y gastos mensuales y anual de la UCP, a partir de la asignación presupuestal aprobada por la Dirección Nacional del Presupuesto Público (DNPP-MEF) para el Proyecto, y que la UCP comunicará oportunamente. La asignación trimestral y mensual de calendarios será responsabilidad de la UCP; cuando los calendarios aprobados por la DNPP no cubran las demandas o compromisos de gasto hechos, la UCP coordinará con la Entidad Participante los ajustes que deberán ser introducidos en la ejecución de actividades, a fin de minimizar impactos negativos en las actividades.

• La formulación del POA a cargo de cada Entidad Participante, constituirá parte del

Plan Operativo Anual general del Proyecto y estará enmarcada en: (i) los objetivos y componentes del Proyecto; y, (ii) los Estudios Específicos formulados por la Entidad Participante.

3.4.4. Del Procedimiento de Formulación del POA El POA debe ser preparado de acuerdo con los formatos definidos previamente por la UCP. Para tal efecto, dichos formatos deben ser presentados ante la UCP por la MAE de la Entidad Participante o su delegado, antes de concluir el mes de Noviembre de cada año. Este requisito no excluye la necesidad de que cada Entidad Participante participe con la UCP en el proceso de formulación presupuestal que se lleva a cabo, en principio, entre los meses de Mayo y Agosto de cada año, para el ejercicio fiscal del año siguiente. El proyecto presupuestal resultante y el techo final que sea aprobado por la DNPP, será la base para la elaboración del POA. El POA debe incluir una programación de todos los gastos, incluyendo adquisiciones, servicios y consultores, y un cronograma de ejecución detallado. También, debe incluir el programa de capacitación, entrenamiento, talleres o viajes. La UCP analizará la consistencia y la compatibilidad del POA de la Entidad Participante con los objetivos del Proyecto y los Estudios Específicos aprobados. Si no tuviera



observaciones o éstas hubieran sido resueltas, lo integrará en el POA global del Proyecto y los someterá a la No-Objeción al BIRF. Una vez que el POA haya sido aprobado, la Entidad Participante habrá cumplido con uno de los requisitos para acceder o continuar accediendo al financiamiento del Proyecto durante la gestión anual, y podrá iniciar la ejecución de las operaciones (estudios, proyectos, consultorias, etc) que haya previsto realizar en el marco del Proyecto. La UCP comunicará a la Entidad Participante sobre la aprobación de su POA o sobre las modificaciones y ajustes necesarios para reiniciar el trámite de aprobación. 3.4.5. De la Responsabilidad por la Formulación y la Ejecución El responsable de la formulación de los Estudios Específicos y de los Planes Operativos, en cada Entidad Participante, es la Máxima Autoridad Ejecutiva (MAE) de dicha entidad. Asimismo, la MAE de la Entidad Participante es responsable del cumplimiento de su Plan Operativo Anual, en los términos y condiciones que hubieran sido aprobados. Para el efecto, deberá realizar el seguimiento continuo de la forma cómo se están logrando los objetivos de gestión, y cómo se están ejecutando las actividades y proyectos programados. 3.4.6. De la Evaluación Parcial de Resultados Los resultados de la ejecución del POA de cada Entidad Participante deben ser evaluados por la MAE trimestralmente. La evaluación de resultados debe ser informada a la UCP mediante un Informe de Seguimiento del POA que contemplará aspectos cuantitativos y cualitativos, tomando en cuenta la información emergente de la verificación de la ejecución, y los indicadores de productos y resultados del POA que permitan medir el grado de cumplimiento de la programación y el logro de las metas previstas. Estos informes deberán ser presentados por la Entidad Participante a la UCP en los formatos que ésta determine, dentro de los cinco días siguientes a la terminación de cada trimestre, como condición para dar curso a solicitudes posteriores de la entidad. Los resultados del seguimiento del POA serán evaluados por la UCP, la que se encargará de agregar la evaluación por componentes y en forma integral del Proyecto, e informar al BIRF. Los informes semestrales de las EP deberán además contener un Informe de Avance de la ejecución del Convenio Participación Interinstitucional y de los resultados e indicadores del Proyecto. Además de los informes escritos, las Entidades Participantes deberán sostener reuniones periódicas con la UCP para efectos de seguimiento y evaluación del Proyecto. 3.4.7. De las Medidas Correctivas La verificación de la ejecución podrá generar medidas correctivas, de acuerdo con los factores que incidieron en la ejecución de las tareas, actividades y proyectos, originando, cuando corresponda, ajustes al POA. Las medidas correctivas podrán ser propuestas por la Entidad Participante u originarse en observaciones de la UCP o del BIRF, en función de las prioridades del Proyecto.



Cuando una Entidad Participante no cumpla sustantivamente con la programación aprobada en el POA, este incumplimiento sea sostenido y afecte los niveles de ejecución del Proyecto, coincidente con lo señalado en la cláusula 6.6 del Convenio de Participación Interinstitucional, los fondos previstos no desembolsados, no utilizados o no comprometidos, podrán ser reprogramados por la UCP y asignados a otras Entidades Participantes. En caso extremo de incumplimiento de las responsabilidades y obligaciones de la Entidad Participante, conforme a lo dispuesto en la cláusula 13.2 del Convenio de Participación Interinstitucional, la UCP podrá considerar la necesidad de dar por terminado el Convenio. 3.5. DE LA PROGRAMACIÓN DEL GASTO Y PRESUPUESTO El Programa de Gastos es la estimación de los pagos que una Entidad Participante prevé sea realizada por la UCP en períodos determinados para el cumplimiento de su Plan Operativo Anual. El Programa de Gastos debe acompañar al POA de la EP. La UCP formulará el presupuesto del Proyecto tomando como base la programación de gastos de las Entidades Participantes y de las operaciones que ella ejecute directamente. Asimismo, estimará las necesidades de ingresos provenientes del financiamiento del Convenio de Préstramo y de los recursos de contrapartida local. 3.5.1. Categorías de Gasto El programa de gastos de las Entidades Participantes estará limitado a los conceptos contenidos en las siguientes categorías mandatorias establecidas en el Convenio de Préstamo: (i) bienes y servicios (sin considerar consultoría); (ii) servicio de consultores, que comprenderá: honorarios de consultores, pasajes y viáticos (cuando sean necesarios); (iii) capacitación, que comprenderá: inscripción o matrícula, honorarios de capacitadores, pasajes y viáticos (cuando sean necesarios); alquiler de instalaciones y equipos; material de capacitación o difusión y otros gastos de realización; y, (iv) gastos operativos que comprende pasajes, viáticos, material de escritorio, mantenimiento, servicios de terceros y todos aquellos gastos no comprendidos en los rubros anteriores y que esten vinculados al Proyecto. Excepcionalmente, cuando las actividades de consultoría o equipamiento a ser provisto a través del Proyecto, se lleve a cabo fuera del ámbito de la Entidad Participante, podrá incluirse el costo de traslado de la supervisión (pasajes y viáticos). Estos casos, o algún otro costo incremental en corto plazo, podrán ser considerados en la categoría de gasto (iv) costos operativos. Salvo lo expresado en el párrafo precedente, la UCP no reconocerá a las Entidades Participantes gastos por ningún concepto que se encuentren fuera de estas categorías. De similar forma, no serán elegibles para financiamiento: (i) gastos operativos (corrientes) de las Entidades Participantes; (ii) gastos en habilitación de locales que impliquen obras civiles; ni, (iii) gastos en medios publicitarios radiales o televisivos. 3.5.2. Formulación del Programa de Gastos La Entidad Participante debe presentar el Programa de Gastos, en los formatos que defina la UCP, con la siguiente información: (i) identificación del proceso; (ii) tipo de proceso; (iii) objeto del gasto; (iv) categoría del gasto; (v) calendario base; (vi) costo total y programa tentativo de gastos mensualizado.



El Programa de Gastos se efectuará mostrando períodos mensuales para permitir una adecuada programación de la necesidad de recursos por parte de la UCP, y de un apropiado seguimiento a la ejecución del POA. La UCP podrá rechazar el Programa de Gastos de una Entidad Participante si encontrara inconsistencias entre el Programa de Gastos y el POA. El Programa de Gastos debe contar con una justificación adecuada de sus rubros, explicando los supuestos principales para su estimación. 3.5.3. Formulación del Presupuesto Basándose en el programa de gastos, la UCP establecerá el monto que le corresponde al Tesoro Público aportar al Proyecto como recursos de contraparte, según el Convenio de Préstamo. Esta contrapartida deberá contemplar los recursos necesarios para viabilizar el desembolso de los fondos provenientes del préstamo del BIRF previstos en el programa de gastos. La UCP formulará el presupuesto del Proyecto conforme a la reglamentación específica que se apruebe para el efecto, incluyendo lo siguiente: (i) ingresos provenientes del BIRF para el Proyecto; (ii) ingresos o transferencias destinados al Proyecto, provenientes del Tesoro Público; (iii) programa de gastos consolidado de las Entidades Participantes; y (iv) programa de gastos de la UCP misma, incluyendo el equipo técnico de la ST del CNC. 3.5.4. Ejecución Presupuestaria La UCP llevará a cabo la ejecución presupuestaria de los recursos con fuente del BIRF como de los recursos de contraparte. Para ello, presentará ante la DNPP del Ministerio de Economía y Finanzas el presupuesto del Proyecto y le solicitará los calendarios trimestrales y mensuales, recibirá los recursos y efectuará los pagos. Por lo tanto, las Entidades Participantes no registrarán en su presupuesto de ingresos los recursos del financiamiento del Préstramo ni los de la contrapartida local, así como tampoco contabilizarán la ejecución. La UCP preparará la información sobre la ejecución presupuestaria del Proyecto para todas las instituciones involucradas en la ejecución (DGCP-MEF, DNPP-MEF, Pliego PCM, Auditoría Externa, etc.).



CAPÍTULO IV

PROCESOS ADMINISTRATIVOS FINANCIEROS Y DE ADQUISICIONES

4.1. INTRODUCCIÓN El desarrollo de este capítulo tiene el propósito de brindar un marco general para la planificación, organización, dirección y control de los aspectos físicos, económicos, financieros y contables del Proyecto; para asegurar que estos aspectos se encuentren integrados y relacionados, y su información refleje las necesidades y avances del Proyecto. Dentro de este contexto; se definen algunos aspectos administrativos como son: fuentes de financiamiento, gastos, cuentas, fondos, reportes y sistemas, que constituyen informaciones de base para el manejo administrativo-financiero del Proyecto. Esto permitirá establecer el desarrollo de los diferentes procesos y sus relaciones con los sistemas administrativos (planificación, presupuesto, programación, tesorería, contabilidad, adquisiciones y contrataciones, patrimonio), así como con los controles internos, reportes financieros y las auditorías. 4.2. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS 4.2.1. Fuentes de Financiamiento El Proyecto contará con tres fuentes de financiamiento: (i) recursos ordinarios del Tesoro Público (Contrapartida Nacional); (ii) recursos de operaciones oficiales de crédito externo, correspondientes al financiamiento del préstamo del BIRF (Cuadro 4.1.); y, (iii) recursos directamente recaudados, que no están previstos dentro del monto total de la operación, pero que se generan como ingresos varios durante la ejecución del Proyecto (venta de bases, multas, etc.).

Cuadro 4.1: Financiamiento del Proyecto

Monto Porcentaje Fuente de Financiamiento

(millones US$) (%)

Tesoro Público (PCM/UCP) 4,000 16,67

BIRF 20,000 83,33

Total financiamiento 24,000 100,00

4.2.2. Gastos Elegibles por Categoría de Gasto Los gastos elegibles son aquellos contemplados para los fines del Proyecto, siguiendo la normativa de licitación para aquellas categorías definidas en el Convenio del Préstamo. El porcentaje que se financiará depende de la categoría a la que se aplique dicho gasto, de acuerdo con el siguiente cuadro:



Cuadro 4.2: Asignación por Categorías de Gasto del Préstamo

% de

Financiamiento BIRF T.P. Total Categoría de Gasto

(Límites) (US$) (US$) (US$)

Bienes 84.0% 3’560,000 680,000 4,240,000

Licitación Pública Internacional (Ninguno) 2’283,000 436,000 2’719,000

Licitación Pública Nacional (1’500,000) 550,000 104,000 654,000

Comparación de Precios (1’000,000) 727,000 140,000 867,000

Consultoría 85.0% 11’840,000 2’425,000 14,265,000

Firmas (SBCC/CC) (Ninguno) 3’644,000 746,000 4’390,000

Individuales (CI) (8’200,000) 8’196,000 1’679,000 9’875,000

Capacitación 82.0% 1,260,000 278,000 1’538,000

Costos Operativos 84.0% 1,140,000 217,000 1’357,000

No Asignados (1) 2,000,000 400,000 2,400,000

Costo Total del Proyecto 19,800,000 4,000,000 23,800,000

Comisión de Crédito 1.0% 200,000 - 200,000

Total 20,000,000 4,000,000 24,000,000 Nota (1): Para Imprevistos y Costos Concurrentes

4.2.3. Cuentas Bancarias del Proyecto En este acápite se describen las cuentas requeridas para el manejo del Proyecto, la designación de los funcionarios responsables del manejo de las cuentas, y los procedimientos para la modificación de firmas autorizadas. a. Apertura de cuentas bancarias requeridas para el Proyecto Para el manejo de los fondos del Proyecto y de acuerdo con la normativa vigente, las cuentas bancarias del Proyecto se abrirán en el Banco de la Nación (BN) y/o en un Banco Comercial (BC). Dos cuentas en moneda nacional serán abiertas en el Banco de la Nación (BN): (i) una, que será una sub-cuenta del Tesoro Público, para el manejo de los recursos ordinarios correspondiente a la contrapartida local del préstamo; y, (ii) una cuenta para los recursos directamente recaudados. Para los recursos de operaciones oficiales de crédito externo, correspondiente al financiamiento del BIRF se abrirá dos cuentas más: (iii) una cuenta en el Banco de la Nación en dólares americanos denominada Cuenta Especial; y, (iv) una cuenta, opcionalmente en el Banco de la Nación o en un Banco Comercial /1, en nuevos soles para la monetización de los recursos del financiamiento BIRF. Las cuentas bancarias que se deben abrir tendrán las siguientes características:

1/ En caso de optarse por la Banca Comercial, el Banco será seleccionado por la UCP mediante

un proceso de concurso regular, con base en los servicios ofrecidos, la solidez de la institución, y los costos operativos del manejo de cuenta y movimientos, así como los intereses ofrecidos sobre saldos depositados.



• La Cuenta Especial será la cuenta receptora de los fondos provenientes del préstamo.

Esta cuenta se abrirá y mantendrá bajo términos y condiciones aceptadas por el BIRF, incluyendo protección apropiada contra reservas, incautación y embargo.

• La cuenta operativa en moneda nacional, se usará para depositar los recursos de la

Cuenta Especial, luego de ser monetizados para procesar pagos o transferencias bancarias a los beneficiarios o proveedores de bienes y servicios locales.

• La sub-cuenta corriente en moneda nacional para el manejo de la contrapartida local

autorizada por el Tesoro Público y la cuenta corriente para los recursos directamente recaudados, se sujetarán a la normatividad nacional general en la materia, y serán empleadas para efectuar los pagos de contraparte del Proyecto.

b. Carta de seguridad Para abrir la cuenta del financiamiento BIRF, la entidad bancaria deberá emitir una carta de seguridad que garantice que las cantidades depositadas en la Cuenta Especial no serán utilizadas para compensar obligaciones financieras del Gobierno, ni será embargada o incautada con el propósito de pagar sumas adeudadas por el prestatario. c. Designación de funcionarios para el manejo de las cuentas bancarias El procedimiento para la designación de funcionarios es el siguiente: Cuenta Especial en moneda extranjera y cuentas corrientes en moneda nacional • Se designará a dos titulares y uno o dos suplentes, mediante Resolución Ministerial

del Titular del Pliego de la PCM. No pueden ejercer dichas funciones quienes tengan a su cargo las labores del área de abastecimiento o logística, del registro contable, ni de los controles internos.

• La responsabilidad señalada para los titulares de las cuentas bancarias es solidaria

con los suplentes en lo concerniente al giro o suscripción de cheques. • Los titulares y suplentes o alternos son los mismos para la Cuenta Especial en

moneda extranjera y todas las cuentas corrientes en moneda nacional. Una copia de la resolución autenticada deberá ser remitida a la Dirección General de Tesoro Público para que autorice la apertura de las cuentas bancarias.

• Una copia de la resolución autenticada, adjunta a las tarjetas de registro de firmas,

también será remitida al BN y al BC si fuera necesario para el trámite de registro digitalizado de firmas.

Una vez realizados estos procedimientos, las cuentas bancarias quedarán operativas para el ingreso y egreso de fondos. Estos últimos se realizarán a través de cheques o transferencias bancarias que serán emitidas para pagar las obligaciones derivadas de la ejecución de actividades del Proyecto. La UCP solicitará a la sección de cuentas corrientes de cada banco la expedición de los talonarios de cheques correspondientes a cada cuenta. La custodia de estos talonarios de cheques es responsabilidad del Tesorero de la Unidad de Administración y Finanzas de la UCP.



d. Modificación de firmas autorizadas Las modificaciones de registro de firmas se inician con la designación de nuevos funcionarios responsables como titulares y/o suplentes. 4.2.4. Procedimientos para Solicitar Fondos de la Cuenta Especial En el Diagrama 4.3 se presenta el flujo de fondos del Proyecto, que muestra el procedimiento de solicitud de desembolsos de la UCP al BIRF, este procedimiento se explica con mayor detalle en los puntos que a continuación se presentan.

Diagrama 4.3: Flujo de Fondos del Proyecto

La UCP podrá hacer pagos a consultores y proveedores contratados para ejecutar las actividades de los componentes del Proyecto, directamente desde la Cuenta Especial cuando los bienes y servicios fueren facturados en moneda extranjera (US$ u otra moneda) y de las cuentas en moneda nacional, tanto de los recursos del préstamo como de la contrapartida local, cuando los bienes y servicios fueren facturados en moneda local (S/.).

UCP / PCM

CuentaEspecial

BN

Cuenta en MonedaNacional

Proveedores

DNPP-BNBIRF

Consultores

US$Recursos

Ordinarios deContrapartida

S/.

Información sobre implementación del proyecto (adquisiciones,rendición de cuentas, etc.)

UCP: Unidad Coordinadora del ProyectoPCM: Presidencia del Consejo de MinistrosDNPP: Dirección Nacional de Presupuesto PúblicoBN: Banco de la NaciónBIRF: Banco MundialRDR: Recursos Directamente Recaudados

S/.

Fondo deContrapartida

y RDR

US$

Desembolsos delFinanciamiento

Venta de Bases,Multas, etc.

S/.



a. Condiciones previas para el manejo de las Cuentas Corrientes y solicitudes de fondos al BIRF

Antes del primer desembolso, así como en la eventualidad de un cambio de los responsables de la UCP o cambio de la entidad bancaria en la que se manejen las cuentas del Proyecto, deberá cumplirse con las siguientes condiciones: • El BIRF debe recibir el registro de firmas, que faculta a las personas autorizadas a

firmar las solicitudes de retiro de fondos con cargo al préstamo. • Notificar al BIRF sobre la apertura de la cuenta especial, adjuntando la carta de

seguridad. b. Mecanismo de desembolso del Préstamo y procedimientos de retiro de fondos El mecanismo de desembolso que será utilizado en la implementación del Proyecto estará basado en transacciones individuales (desembolsos sobre la base de estados de gastos (SOEs), pagos directos, reembolsos, compromiso especial). Los reportes de seguimiento financiero (FMR) serán utilizados para fines de informe y monitoreo y no para fines de desembolsos. Una vez firmado el Convenio de Préstamo, el Departamento de Préstamos del BIRF emite una Carta de Desembolsos al Prestatario, en la cual se da instrucciones sobre lo siguiente: autorización de signatarios que firmarán las solicitudes de retiro de fondos, condiciones para el desembolso, si aplicará, requisitos para la auditoría, plazo para presentar las solicitudes de retiro de fondos, requisitos específicos para el funcionamiento de la Cuenta Especial, y límites específicos para la utilización de SOEs. El monto mínimo de la primera solicitud de pago directo a cargar a la cuenta del Préstamo o de emisión de compromisos especiales es el equivalente de 20% del depósito de la Cuenta Especial. Las solicitudes de desembolsos por prefinanciamiento, pagos directos y/o compromisos especiales (cartas de crédito) que se envíen al BIRF deberán cumplir con los siguientes documentos: • Los documentos para reembolsos de prefinanciamiento: Formulario 1903; Hoja

Resumen (en duplicado) con documentos justificativos que evidencien prueba de pago; Certificado/Estado de Gastos (en duplicado) sin documentos justificativos; Resumen de Categorías.

• Los documentos para pagos directos: Formulario 1903; Copia de factura del

contratista o proveedor. Solicitud de compromiso especial La solicitud de compromiso especial es un procedimiento de desembolsos por el cual el BIRF emite a solicitud del prestatario y en favor de un banco comercial (radicado en el país del proveedor) un compromiso especial a través del cual el BIRF paga el importe de los pagos realizados o a ser realizados en virtud de una carta de crédito. Los documentos para solicitar dicho compromiso especial son: (i) Formulario 1931 (Solicitud de Emisión de Compromiso Especial) en duplicado; (ii) copia del contrato u



orden de compra (duplicado), (iii) propuesta de carta de crédito a ser emitida por el banco comercial (duplicado). Una vez emitido el compromiso especial, una vez ejecutada la transacción por el banco comercial, en virtud de la carta de crédito, este solicita el pago correspondiente por medio de SWIFT, telex o cable al BIRF. Utilización de los fondos de la Cuenta Especial La asignación autorizada para el avance a la Cuenta Especial es de US$ 1’500,000 pero estará limitada a US$ 750,000 hasta que los desembolsos acumulados del Proyecto alcancen los US$ 3’000,000. Las solicitudes de reposición de fondos a la Cuenta Especial deberán presentarse mensualmente como lo especifica la carta de desembolsos. Cada solicitud de reposición a la Cuenta Especial deberá estar sustentada por la documentación de cada gasto e incluir los Estados Bancarios conciliados, según categorías definidas en el Anexo 1 del Convenio de Préstamo. Si el BIRF determinara en algún momento, que los pagos realizados desde la Cuenta Especial fueron usados para gastos no elegibles en el marco del Convenio, el Prestatario será notificado inmediatamente por el BIRF para que deposite en la Cuenta Especial o directamente haga un reembolso al BIRF, una cantidad igual a la retirada o la porción de ésta especificada como no elegible. Los documentos para reembolsos a la Cuenta Especial deben incluir: Formulario 1903; Hoja Resumen (en duplicado) con documentos justificativos que avalen prueba de pago; Certificado/Estado de Gastos (en duplicado) sin documentos justificativos; Resumen de Categorías; Estado Bancario (en duplicado); Conciliación de la Cuenta Especial (en duplicado). Utilización de Estados de Gastos (SOEs) En el Convenio de Préstamo se dispone que el prestatario deba llevar registros separados de los retiros efectuados sobre la base de estados de gastos. En la carta de desembolso se explica los límites aplicables para cada categoría de gasto bajo esta modalidad que el Proyecto puede utilizar. Los formularios específicos de estados de gastos se adjuntan con la carta de desembolsos. Los desembolsos que pueden ser solicitados sobre la base de estados de gastos (SOEs), según el Anexo 1 del Convenio de Préstamo, son: (a) bienes bajo contratos que sean menores al equivalente de US$ 100,000; (b) servicios prestados por consultores individuales bajo contratos menores al equivalente de US$ 50,000; (c) servicios prestados por firmas consultoras bajo contratos menores al equivalente de US$ 100,000; (d) gastos de capacitación; y (e) costos operativos. c. Responsabilidad de preparación de las solicitudes de retiro de fondos al BIRF La UCP será la responsable de elaborar y presentar las solicitudes de retiro de fondos del Préstamo para el financiamiento de las actividades implementadas por las EP. Estas solicitudes de retiro de fondos serán enviadas al Departamento de Préstamos del BIRF por la UCP, de preferencia mensualmente en el caso de reposiciones de fondos a la Cuenta Especial, para ser revisadas y procesadas por el BIRF.



4.2.5. Informes de Seguimiento Financiero (FMRs) para el BIRF a. Reportes trimestrales de los FMR para el BIRF Los Informes de Seguimiento del Proyecto (FMRs) tienen por objeto ayudar al prestatario en el seguimiento y monitoreo del Proyecto. Los FMRs deberán ser consolidados por la UCP sobre la información que reporta el Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF) – Módulo de Proyectos (MP), y comprende los siguientes reportes: Informes financieros Deben incluir, como mínimo, el estado de las entradas de efectivo por fuentes y el uso de fondos por principales categorías de gastos; los saldos de apertura en efectivo y los saldos en efectivo al cierre del Proyecto; y los anexos justificatorios en los cuales se compara los gastos efectivos con los previstos, para el período y en forma acumulativa (duración del Proyecto o año hasta la fecha). Informes sobre progreso físico Contienen una descripción e indicadores de resultados de las principales actividades del Proyecto, que vinculan la información financiera con el progreso físico y resaltan los aspectos que deben ser atendidos. Informes sobre las adquisiciones Deben incluir información sobre las adquisiciones de bienes, servicios y selección de los consultores, respecto al cumplimiento de los métodos de adquisición concertados. En los informes se debe comparar el desempeño de las adquisiciones con el plan concertado en las negociaciones o actualizado posteriormente. Además del progreso de las adquisiciones, los informes deberán contener información sobre todas las modificaciones autorizadas del contrato. También, se puede incluir información sobre las quejas de los licitantes, el incumplimiento de las firmas consultoras y cualquier controversia contractual importante Los formatos que serán utilizados en los Informes de Seguimiento del Proyecto (FMRs) de acuerdo con las directrices de los Informes de Seguimiento Financiero de proyectos financiados con recursos del BIRF, deberán ser preparados por la UCP. b. Preparación de los FMRs El SIAF-MP contará con los módulos adecuados para el registro y la obtención de información del Proyecto, los cuales serán utilizados en la preparación de los FMRs. En este sentido, para facilitar la preparación de los FMRs financieros a partir del SIAF-MP, se clasificará cada registro de ingreso según su fuente y por gasto de cada componente, actividad, categoría o cualquiera sea el gasto. En los informes sobre la marcha o progreso del Proyecto, los FMRs de administración de contratos se podrá obtener también del SIAF-MP, si en este sistema se ingresan todos los datos necesarios. Los FMRs de seguimiento dependerán de que se haya establecido claramente los indicadores de medición física, sin los cuales la elaboración de estos reportes no es posible. Con relación a los reportes sobre adquisiciones, se desarrollará, desde el inicio del Proyecto, una base de datos que permita facilitar y obtener los reportes.



c. Alcance de los FMRs Los FMRs abarcan las operaciones vinculadas al Proyecto y refleja el uso de los fondos establecidos en el Convenio de Préstamo provenientes del BIRF y de la Contrapartida Local. Deben reflejar todos los gastos, incluidos aquellos que puedan realizarse fuera de la UCP pero que estén vinculados a operaciones del Proyecto. Estos reportes son estados financieros especiales preparados en un formato acordado con el BIRF y, por lo tanto, no siempre se ajustan a las Normas Internacionales de Contabilidad. d. Moneda de los FMRs Los FMRs serán preparados en moneda extranjera y nacional. Los saldos de apertura y de cierre de la Cuenta Especial tendrán como referencia el tipo de cambio vigente en la fechas de monetización, respectivamente. e. Declaración de gastos en los FMRs Los gastos que se declaran en los FMRs son gastos efectivos habidos en el período reportado desde el último FMR hasta la fecha y acumulados desde el inicio del Proyecto hasta la fecha; gastos previstos o presupuestados para los periodos antes indicados; variaciones entre los gastos previstos y los gastos efectivos. f. Responsabilidad de la preparación de los FMRs Las responsabilidades para la preparación de los informes de los FMRs recaen en las siguientes instituciones y funcionarios: Unidad Coordinadora del Proyecto La UCP tiene la responsabilidad de establecer y mantener mecanismos adecuados de gestión financiera, adquisiciones y seguimiento del progreso del Proyecto, para finalmente consolidar y conciliar toda la información necesaria para preparar los FMR. Coordinador General Velar por la preparación de los FMRs completos, y su oportuna distribución a todos los participantes directos. También, su función es trabajar en forma coordinada con todos los funcionarios vinculados con el Proyecto y con su personal, para proporcionar una descripción del progreso de éste y adoptar las medidas necesarias para abordar los problemas o aprovechar la información existente en los FMRs. Especialistas Técnicos de la UCP Preparar los informes consolidados sobre el progreso físico del Proyecto. Coordinador Administrativo Financiero y Especialistas de la Unidad de Administración y Finanzas de la UCP Preparar los informes financieros y de seguimiento de adquisiciones pertinentes, los que se presentará oportunamente al Coordinador General. Especialista en Adquisiciones de la UCP Además de atender los requerimientos de adquisiciones de bienes y servicios y contratación de consultorías para el Proyecto, deberá preparar periódicamente los informes sobre las adquisiciones del mismo.



BIRF La función del BIRF es cerciorarse de que los mecanismos creados antes del inicio de la ejecución del Proyecto se mantengan vigentes. Los procedimientos para preparación de los Informes de Seguimiento Financiero (FMR), donde se describen los alcances, responsables, instrumentos de gestión y tiempos estimados de todo el proceso, deberán ser preparados por la UCP. 4.2.6. Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF) La UCP adoptará para su gestión el Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF) que, además del Módulo de Proyectos, incluye módulos de Presupuesto, Tesorería y Contabilidad, que generan la información que deben contener los FMR (Informes de seguimiento financiero). Estos informes estarán focalizados en los aspectos financieros del Proyecto y su objetivo es el seguimiento de éste y no su administración. 4.3. MANEJO ADMINISTRATIVO – FINANCIERO DEL PROYECTO El Project Appraisal Document (PAD) es el documento que resume los aspectos relevantes para la ejecución del Proyecto. Incluye los objetivos, el plan y el presupuesto para la vida del Proyecto desagregado por componentes, subcomponentes y actividades; así como los indicadores de avance físico, límites y modalidades de adquisición y mecanismo de desembolso, entre otros. Es una guía para elaborar los Planes Operativos Anuales (POA) que comprenderán la programación de actividades y los presupuestos para cada año. 4.3.1. Planificación y Programación de Actividades a. Plan Operativo Anual El Coordinador General de la UCP y su personal, en coordinación con las EP del Proyecto prepararán y mantendrán un Plan Operativo Anual (POA) que, detalle todas las actividades que se realizarán y los recursos necesarios para su ejecución, por toda fuente. De acuerdo con lo establecido en el Convenio de Préstamo, el POA será presentado al BIRF a más tardar el 15 de diciembre de cada año, para su revisión y No-Objeción. El POA deberá contener información que se incorporará como parte de los compromisos dentro del presupuesto formulado por la institución. Este plan debe contener los siguientes documentos: (i) resumen ejecutivo del Proyecto; (ii) plan de actividades para todo el año, de preferencia presentado en un diagrama de GANTT; (iii) definición de indicadores físicos que permitan medir el avance del Proyecto; (iv) presupuesto mensualizado por componentes, subcomponentes, actividades, categorías de gasto y fuentes de financiamiento y; (v) plan de adquisiciones. El POA deberá ser aprobado por la UCP y posteriormente por el BIRF. Servirá de base de comparación con la ejecución de las actividades del Proyecto que se reportan en los FMR y que se preparan periódicamente para el BIRF.



b. Evaluación del Plan Operativo Anual Las actividades ejecutadas se informarán en el Reporte de Ejecución del Proyecto (semestral), el que será remitido al BIRF por el Coordinador General de la UCP, luego de 45 días de concluido el semestre que se informa. Este informe incluirá: (i) el progreso logrado con relación a los indicadores definidos; (ii) una evaluación de los problemas y asuntos derivados de la implementación del Proyecto; (iii) implementación actualizada y proyección de desembolsos para el próximo semestre y; (iv) estado de cumplimiento con el Convenio de Préstamo. La UCP, antes del año de declarada la efectividad de Convenio de Préstamo, efectuará con el BIRF, una revisión del progreso logrado durante dicho lapso, basado en los reportes mencionados en el párrafo anterior, incluyendo la evaluación realizada a las EP sobre el progreso de sus componentes y/o proyectos en cumplimiento de los convenios entre la UCP y las EP del Proyecto. 4.3.2. Presupuesto El Coordinador de la Unidad de Administración y Finanzas es el responsable de llevar adelante las acciones necesarias para la programación, aprobación, ejecución y evaluación del presupuesto. La UCP aprobará el presupuesto elaborado, y luego éste deberá ser ingresado en el software y en los formatos establecidos que para tal fin proporciona la Dirección Nacional del Presupuesto Público (DNPP). El presupuesto del Proyecto es presentado a la Oficina de Presupuesto del pliego para su consolidación y a la DNPP para su aprobación, de acuerdo a Ley. a. Programación de recursos El presupuesto del Proyecto es asignado trimestralmente en función al marco presupuestal anual aprobado en la Ley de Presupuesto. El Coordinador de la Unidad de Administración y Finanzas es el responsable de la programación trimestral y de su ingreso en el software y formatos establecidos, los que una vez aprobados por la UCP deben ser presentados a la DNPP del MEF 20 días antes del inicio de cada trimestre. b. Calendario de compromisos Es aprobado mensualmente por la DNPP-MEF, como calendario inicial con cargo a la asignación trimestral. De no ser suficientes los recursos en el calendario inicial se deberá tramitar una ampliación de calendario de compromisos, la cual debe ser presentada hasta diez (10) días después de iniciado el mes al que corresponda la asignación, siempre dentro del marco trimestral. c. Ejecución y evaluación del presupuesto Los procesos de ejecución y evaluación presupuestaria, así como los reportes que deben ser presentados en cada caso están normados por las directivas emanadas de la DNPP, que para este fin se aprueban en cada ejercicio presupuestal.



Los formatos PP1 (Programación del Presupuesto de Ingresos), PP2 (Programación del Presupuesto de Gastos) del Proyecto (para su consolidación a nivel pliego) y el formato AP1 (Estado de Ejecución mensual o trimestral, por Clasificación Funcional o por Unidad Ejecutora) los elabora la UCP para su integración a los estados financieros mensuales, considerando lo dispuesto en la normatividad de la Contaduría Pública de la Nación. 4.3.3. Tesorería El tesorero de la Unidad de Administración y Finanzas es el responsable de organizar, coordinar y controlar los recursos financieros del Proyecto, controla los ingresos por cada fuente de financiamiento, y efectúa los desembolsos para los gastos autorizados del Proyecto. Además, es responsable de llevar las cuentas bancarias siguiendo las directivas de tesorería emanadas de la DGTP y las normas del BIRF aplicables al proyecto. Ningún pago puede procesarse si no cuenta con su aprobación. El tesorero de la UCP revisará la documentación sustentatoria de los pagos a ser efectuados, por fuente de financiamiento y por componente del Proyecto. Esta información estará disponible para el Coordinador General para efectos del proceso de la Auditoría Anual de las cuentas del Proyecto o cuando lo requieran los representantes del BIRF. a. Información procesada en el área de Tesorería Los documentos e información a cargo del área de tesorería son: (i) recibos de ingreso y comprobantes de pago; (ii) proceso de información externa de gastos; (iii) preparación del libro de bancos para la conciliación bancaria y con la DGTP; (iv) reporte de ingresos por fuente de financiamiento; (v) manejo de caja chica, cuyos arqueos están a cargo de contabilidad; (vi) custodia y control de cartas fianza de proveedores; (vii) control y custodia de chequeras; (viii) reporte para solicitar recursos con cargo a ejercicios anteriores; (ix) reversión al Tesoro Público (T-6); y (x) los SOEs. b. Cancelación de obligaciones Este procedimiento está conforme con las normas emitidas por el MEF, a través del Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF). Los recursos del Proyecto sólo podrán utilizarse para financiar gastos elegibles, de acuerdo a lo establecido en el Convenio de Préstamo y dentro del presupuesto del Proyecto. La ejecución del gasto pasa por las siguientes etapas: Compromiso Se refiere a la afectación parcial o total de las asignaciones presupuestarias autorizadas mediante el documento que corresponde a cada operación (contrato, orden de compra, orden de servicio, planilla de viáticos y reposiciones de caja chica, liquidaciones de pago, entre otros). Está a cargo del Especialista en Presupuesto de la UCP. Devengado Es la etapa en la que se asegura la disponibilidad financiera y se sustenta con los siguientes documentos: (i) factura original de adquisición de bienes y/o servicios; (ii) valorización de estudios; (iii) rendición de cuenta documentada, con comprobantes de gasto debidamente justificados y firmados por personas autorizadas; (iv) recibo de honorarios por los servicios prestados y; (v) declaración jurada en caso de no existir ninguno de los documentos mencionados (sólo para el caso de viáticos), hasta el monto



establecido en la Ley Anual de Presupuesto. Está a cargo del Especialista en Contabilidad de la UCP. Pago Es la etapa de emisión de cheques o relación de transferencias bancarias, con el fin de cancelar la obligación adquirida. Está a cargo del Especialista en Tesorería de la UCP. c. Cancelación de pagos a personas jurídicas y consultores individuales El pago de obligaciones a personas jurídicas nacionales se efectuará mediante cheque nominativo y/o transferencias bancarias. El pago será realizado si se ha presentado: (i) la realización de lo establecido para esta etapa; (ii) la conformidad con el producto recibido o con el servicio prestado; (iii) la factura o recibo de honorarios para consultores individuales y; (iv) la Guía de Entrega de bienes o los Informes de avance/final de consultorías. 4.3.4. Contabilidad Para llevar los registros contables se utilizará el SIAF, y a través de su módulo especial se contabilizará. Es importante definir con precisión las características del sistema de contabilidad, ya que ayudará a mantener actualizada y organizada la información del Proyecto. El sistema contable que implemente la Unidad de Administración y Finanzas de la UCP deberá reunir los requisitos necesarios para producir los informes FMR requeridos por el BIRF, así como los requeridos jurídica y reglamentariamente en el Perú. a. Método del Sistema de Contabilidad Para los reportes nacionales, el método que se utilizará será el de devengados. Para los estados financieros que se presentarán al BIRF, también se usará este método, pues mediante él se registra lo efectivamente gastado o desembolsado por el Proyecto. b. Plan de cuentas del Proyecto El plan de cuentas deberá ser revisado y aprobado antes de iniciarse el Proyecto. Al respecto, cabe mencionar que si bien el SIAF tiene el Plan de Cuentas Nacionales incorporado en su base de datos, será importante revisarlo e incluir las cuentas necesarias para el Proyecto. El plan de cuentas que se empleará será el utilizado en el SIAF, pero adaptado al Proyecto y a los requerimientos del BIRF. c. Sistema de Códigos Los códigos sirven para identificar el plan de cuentas del Proyecto y son esenciales en el sistema informático. Se definirán los códigos de clasificación por componentes, subcomponentes y actividades del Proyecto, debido a que serán de utilidad para elaborar los FMRs sobre la base del sistema informático SIAF. d. Presentación de Estados Financieros Los estados financieros requeridos por el BIRF son: (i) estado de origen y aplicación de fondos; (ii) desembolsos de la Cuenta Especial; (iii) estado de la Cuenta Especial y; (iv) cumplimiento de cláusulas contractuales.



Los estados financieros nacionales están comprendidos por: (i) Balance General; (ii) Balance de Comprobación; (iii) Estado de Gestión; (iv) Estado de Cambios en el Patrimonio Neto y; (v) Estado de Flujo de Efectivo y las Notas a los Estados Financieros. El Balance General se basa en información de todas las operaciones de gastos, ajustes y regularizaciones ocurridas durante un período presupuestal y los desembolsos de Tesorería. Se registra la información proveniente de ingresos, a través de notas de entrada y órdenes de compra; de salidas, a través de pedidos o comprobantes de salida; y de Tesorería (ingreso de fondos a través de recibos de ingresos y egresos de fondos a través de comprobantes de pago). El balance presupuestal se basa en información de las operaciones de compromisos efectuadas por la Unidad de Administración y Finanzas. Se debe preparar y mantener actualizados los libros Diario, Mayor, Libro Auxiliar Bancos (por cada cuenta), el registro COA y el registro de compras, principalmente. La UCP es responsable de realizar conciliaciones con otros organismos: (i) Conciliación Presupuestal, con la Dirección Nacional de Presupuesto Público y; (ii) Conciliación de Fondos, con la Dirección General de Tesoro Público. Los procedimientos contables y administrativos en los que se detalla los instrumentos de gestión, responsables de los registros de control e inventario de activo y registros contables se incorporan en el Manual de Procedimientos Administrativos. 4.3.5. Controles Internos La UCP contara con procesos regulares y obligatorios para comprobar y conciliar la consistencia del movimiento de efectivo en la cadena de gasto, así como la asignación de responsabilidades. Adicionalmente, las acciones de auditoría interna del Proyecto serán efectuadas por el Órgano de Control de Interno de la PCM. 4.3.6. Auditoría del Proyecto a. Responsabilidad de la UCP Las cuentas del Proyecto, incluyendo contratos y sus modificaciones y enmendaduras, así como los depósitos y retiros de la Cuenta Especial y el uso de los SOE serán auditados cada año por una firma auditora independiente aceptable para el BIRF, y bajo los términos y condiciones satisfactorias para éste, lo que incluirá un informe administrativo sobre la estructura de control interno. El mecanismo de selección de la firma auditora externa que revisará y emitirá opinión sobre los estados financieros y la gestión del Proyecto, se establecerá en las Bases, que conforme a las normas vigentes, elaborará la Contraloría General de la República (CGR); la UCP será responsable de preparar los términos de referencia donde se señalará los alcances, normas a observarse, y resultados/productos de la Auditoría Externa. La solicitud a la CGR para llevar a cabo el proceso de selección de la firma auditora deberá explicitar los mecanismos que exige el Convenio de Préstamo y las guías de auditoría del BIRF para el proceso. Los estados financieros del Proyecto, así como los informes de seguimiento financiero del Proyecto (FMR), serán auditados anualmente por auditores independientes aceptados por el BIRF, quienes verificarán el cumplimiento de las condiciones contractuales y de desembolsos.



Las guías de auditoría del BIRF serán usadas por el Prestatario para determinar el formato y contenido de los estados de cuenta financieros anuales y para preparar los TR de la auditoría. El Coordinador General informará al BIRF sobre el proceso seguido para la contratación de los auditores externos; la CGR someterá directamente al BIRF la aprobación de los candidatos habilitados en el proceso de selección. b. Informes de Auditoría Los informes anuales de auditoría con los estados de cuenta relacionados serán presentados al BIRF. Todos los registros de soporte serán mantenidos por la PCM al menos un año después de la terminación de la ejecución del Proyecto. Los informes de auditoría para el BIRF deberán incluir: los estados financieros, fuentes y uso de fondos, los estados de gastos, el cumplimiento de cláusulas contractuales, la Cuenta Especial, los procedimientos y controles internos del Proyecto y, el avance físico contrastado con los avances financieros. Los informes auditados de acuerdo a las normas del Perú comprende: el informe corto que incluye las opiniones solicitadas por el BIRF; el informe largo que incluye comentarios, observaciones y recomendaciones del sistema de control interno e información relevante que afecte o pudiera afectar la veracidad de los estados financieros, y el informe presupuestal que da cuenta de los procedimientos y prácticas presupuestales seguidas por el Proyecto. Estos informes serán enviados a la Contraloría General de la República, al Titular del Pliego de la PCM y al BIRF. c. Responsabilidad de las Entidades Participantes En materia del control, las Entidades Participantes tendrán las siguientes responsabilidades: (i) colaborar con el trabajo de los auditores; (ii) emitir los informes que le sean demandados por el auditor; (iii) solicitar a la Unidad de Auditoría de la propia entidad la evaluación de la marcha del las actividades a su cargo y enviar a la UCP el informe de los auditores; (iv) implantar los mecanismos de control interno necesarios; (v) respaldar todas sus operaciones con información y documentación; y, (vi) organizar un sistema de archivo de documentos que faciliten la verificación y control. Sin perjuicio de los mecanismos de control externo aplicables a estudios, talleres o proyectos de esta naturaleza, la UCP se reserva el derecho de ejercer el control posterior de los procesos que se encuentren a cargo de la Entidad Participante.



CAPITULO V

ADQUISICION DE BIENES Y CONTRATACION DE SERVICIOS

5.1. ASPECTOS GENERALES Los bienes y servicios de consultoría que sean necesarios para ejecutar las actividades y resultados previstos en el Plan Operativo Anual (POA) de la entidad, se contratarán de acuerdo con las normas y procedimientos del BIRF que se describen en el presente capítulo. Estas normas y procedimientos son de uso y aplicación obligatoria para la Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP) y las Entidades Participantes (EP), bajo responsabilidad de las Máximas Autoridades Ejecutivas (MAE) (Coordinador General, Director, Gerente General, Presidente o similar). 5.1.1. Marco Legal Toda adquisición de bienes y servicios o contratación de servicios de consultoría con recursos del Proyecto se realizará en el marco de lo dispuesto por:

• El Anexo 4 (“Schedule 4 – Procurement”) del Convenio de Préstamo subscrito. • Para la adquisición de bienes y servicios: “Las Normas para Adquisiciones con

Préstamos del BIRF y Créditos de la AIF”, publicadas en Enero de 1995, revisadas en Enero y Agosto de 1996, Setiembre de 1997 y Enero de 1999 (las “Normas de Adquisición”).

• Para la contratación de servicios de consultoría: “Las Normas para la Selección y

Empleo de Consultores por Prestatarios del BIRF”, publicadas en Enero de 1997 y revisadas en Septiembre de 1997, Enero de 1999 y Mayo de 2002 (las “Normas de Consultores”).

• Los procedimientos establecidos en el presente manual. 5.1.2. Plan de Adquisiciones y de Contrataciones • El Plan de Adquisiciones y Contrataciones es el instrumento de planificación que

permitirá formular y acordar con el BIRF la adquisición de bienes y servicios y la contratación de consultorías necesarios para el cumplimiento de los objetivos del Proyecto. Su formulación permite programar las acciones necesarias a realizar, en períodos determinados, para alcanzar los resultados establecidos en el Plan Operativo Anual (POA).

• El Plan de Adquisiciones y Contrataciones lo presenta la UCP al BIRF junto con el

POA, por lo que cada EP deberá también presentar su Programa de Gastos junto con su POA.

• La UCP será la encargada de consolidar los Programas de Gastos de las EP y

aquellos que la UCP ejecute por cuenta propia, y elaborar el Plan de Adquisiciones y Contrataciones del Proyecto. Las adquisiciones y contrataciones del Proyecto se ejecutarán en concordancia con dicha planificación. La UCP someterá planes de



adquisiciones actualizados semestralmente al BIRF para su revisión y aprobación. En cada actualización, el plan indicará la programación de adquisiciones a llevar a cabo por las Entidades Participantes del Proyecto para los siguientes doce (12) meses de implementación del proyecto.

• El Plan de Adquisiciones y Contrataciones será consolidado, elaborado o revisado por

la UCP, con carácter previo a la solicitud de No-Objeción al BIRF. De acuerdo con las normas del BIRF, la UCP publicará semestralmente el Plan de Adquisiciones y Contrataciones, excluyendo la información sobre los precios estimados de cada contrato.

• La UCP informará al BIRF cuando se produzcan cambios en la ejecución del Plan de

Adquisiciones y Contrataciones que pudieran afectar significativamente la programación, y acordará con el BIRF las medidas que adoptará para corregir esta situación.

5.1.3. Responsabilidad por las Adquisiciones y Contrataciones • En el marco de las disposiciones legales pertinentes, la UCP no podrá delegar las

responsabilidades contractuales del Proyecto; sin embargo, sí podrá delegar la facultad para conducir los procesos de selección para la contratación de consultorías o la adquisición de servicios a una Entidad Participante. Esta delegación constará en los Convenios de Participación Interinstitucional que suscribirá la UCP con el EP.

• La conducción de los procesos de adquisición de bienes será de responsabilidad

exclusiva de la UCP. • Cuando se haya acordado delegar a una Entidad Participante las facultades para

llevar a cabo los procesos de contratación de consultores y servicios, los resultados serán de responsabilidad de la MAE como representante de la EP. Al efecto, la MAE: (i) luego de recibir la conformidad de la UCP (incluyendo certificación de la disponibilidad presupuestal y la No-Objeción del BIRF a los TR), dispondrá el inicio del proceso en alguna de las modalidades que se indican en el párrafo 5.3.2 del presente Capítulo; (ii) designará un Comité de Selección; y, (iii) controlará el cumplimiento del proceso de selección, estableciendo las responsabilidades correspondientes, verificando en particular que la recomendación de adjudicación del contrato sea hecha sólo luego de haber recibido las aprobaciones pertinentes de la UCP y del BIRF.

Después de entregada a la UCP la No-Objeción del BIRF a la adjudicacion propuesta del contrato, cuando corresponda, la recomendación de adjudicación del contrato hecha por el Comité de Selección será ratificada por la MAE, quien será corresponsable de dicha recomendación. Si la MAE no ratifica la recomendación de adjudicación del Comité de Selección, o por causas justificadas cancela el proceso de selección, deberá informar este hecho a la UCP explicando su decisión. La UCP evaluará la situación expuesta, y de ser pertinente, lo pondrá en consideración del BIRF. La convocatoria a un nuevo proceso de selección o la reconvocatoria del mismo, sólo podrá realizarse luego de recibida la aprobación de la UCP y del BIRF.

• En los procesos de selección que lleve adelante en su integridad la UCP, las EPs

participarán dentro del Comité de Selección con uno o más miembros con calificaciones técnicas adecuadas, designados por la MAE a requerimiento de la UCP.



• En caso que los contratos para la adquisición de bienes o servicios contemplen el

pago de un anticipo, éstos sólo serán atendidos previa la presentación de una fianza bancaria adecuada.

• Los recursos impugnativos que hubiere se tramitan conforme a los procedimientos

establecidos en las normas del BIRF. • La UCP será la que suscribirá los contratos de adquisiciones y/o de servicios luego de

recibida la aprobación del BIRF cuando corresponda, y la aprobación o el informe satisfactorio de las EPs involucradas.

5.1.4. Comité de Selección • El Comité de Selección es la instancia designada por la UCP o la MAE de la EP para

llevar a cabo los procesos de selección en materia de adquisiciones y contrataciones, y emitir la recomendación de adjudicación del contrato.

• La conformación y actuación del Comité de Selección será determinada mediante

Lineamientos específicos que serán aprobados por el Coordinador General de la UCP, los mismos que regularán todos los aspectos de los Comité de Selección. Los Anexos Nº 8 y Nº 9 contienen modelos de dichos Lineamientos, uno para la UCP y otro para las EP.

5.1.5. Asesores Los expertos contratados por la UCP o la EP como asesores del proceso de adquisición y contratación podrán participar en diferentes etapas de este proceso, desde la preparación de las términos de referencia, especificaciones técnicas y/o documentos de licitación y pedidos de propuesta, hasta la recomendación de contratación. Estos expertos deberán actuar en forma imparcial y no podrán tener conflicto de interés alguno. a. Asesoramiento técnico especializado Si a juicio de la UCP o de la EP, se considerase necesario el concurso de consultores especializados para asesorar en aspectos de alta complejidad técnica, relacionados con la adquisición de bienes que se lleve adelante, los mismos podrán ser financiados con recursos del Proyecto, previa aprobación de sus términos de referencia y del método de selección especificado en el Anexo 4 del Convenio y el Plan de Adquisiciones acordado. b. Asesoramiento en procedimientos y normas de adquisiciones y contrataciones La UCP brindará asesoramiento a las EP en relación con los procedimientos de adquisiciones y contrataciones, en lo referente a: (i) las normas y procedimientos del BIRF para adquisicion de bienes y servicios, la preparación de especificaciones técnicas, documentos de licitación y elaboración de informes de evaluación y; (ii) los procedimientos y normas del BIRF para la selección de consultores, preparación de términos de referencia, pedidos de propuesta y elaboración de informes de evaluación. El Especialista en Adquisiciones y Contrataciones de la UCP brindará asesoramiento sobre los procedimientos y normas de contratación del Proyecto, durante el proceso de apertura y evaluación de propuestas, sin que ello libere a la EP de su responsabilidad por



la conducción y resultados del proceso. Además, velará por el cumplimiento de los procedimientos y normas de adquisición y contratación establecidas en el presente Manual, durante los procesos de adquisición y contratación que lleven a cabo las EP o la UCP. 5.2. ADQUISICIÓN DE BIENES 5.2.1. Procedimiento General de Adquisición • La EP preparará las especificaciones técnicas, estimación de costos y propondrá lo

criterios o parámetros de evaluación de los bienes a ser adquiridos, y los pondrá a consideración de la UCP.

• En la programación de las adquisiciones, la EP deberá considerar los tiempos de

procesamiento estimados para cada adquisición, según la modalidad requerida, de manera que las mismas se puedan efectuar oportunamente.

• La UCP considerará los documentos recibidos, verificará la disponibilidad de recursos

y, de ser procedente, designará al Comité de Selección, elaborará los documentos de Solicitud de Ofertas (Bases Administrativas) y tramitará las No-Objeciones del BIRF que sean necesarias para viabilizar el inicio del proceso de adquisición de bienes solicitados.

• No se financiarán con recursos del préstamo las adquisiciones de bienes que no

cuenten con el requisito anterior y que no estén considerados en el Plan de Adquisiciones y Contrataciones.

• Una vez recibida la comunicación de las autorizaciones, la UCP efectuará las publicaciones de los Anuncios Específicos de Adquisiciones que correspondieran, e instruirá al Comité de Selección para que inicie el proceso de selección según la modalidad definida.

• Concluido el proceso de selección, conforme las modalidades empleadas, tramitará

ante el BIRF las No-Objeciones que sean necesarias para la adjudicación correspondiente, tras los cual comunicará por escrito a la EP el resultado del mismo.

• Cumplido el requisito anterior, la UCP emitirá la conformidad correspondiente y

notificará la adjudicación del contrato de la adquisición a los licitantes. • Los contratos emergentes de la selección serán suscritos por la UCP y el proveedor. • La UCP archivará dos copias del respectivo contrato, y enviará otras dos copias, una

a la EP interesada y otra al BIRF, cuando corresponda. • Los pagos inherentes al contrato, los efectuará la UCP previa declaración escrita por

parte de la EP de conformidad con el cumplimiento de los términos de la propuesta y del contrato por parte del proveedor, y con la recepción de los bienes adquiridos.

5.2.2. Modalidades de Adquisición y Contratación La adquisición de bienes se realizará en alguna de las siguientes modalidades, en función de las cuantías de la compra:



• Comparación de Precios a Nivel Nacional o Internacional (CPN/CPI), contratos con

costo estimado debajo de los US$ 50,000 o equivalente. • Licitación Pública Nacional (LPN), contratos costo estimado desde US$ 50,000

equivalente, y menores a US$ 250,000. • Licitación Pública Internacional (LPI), contratos con costo estimado desde US$

250,000 equivalentes, o más. a. Comparación de Precios La Comparación de Precios es un método de adquisición que se basa en la obtención de cotizaciones de precios de diversos proveedores, por lo menos tres válidas, a fin de obtener precios competitivos. Este método es apropiado para la adquisición de bienes en existencia, fáciles de obtener o productos a granel de especificaciones estándar y pequeño valor. La Comparación de Precios a nivel nacional se puede emplear cuando los bienes que se desee adquirir se puedan obtener, por lo general, en más de una fuente a nivel nacional a precios competitivos. Cuando esta condición no se cumpla, se empleará la modalidad de comparación de precios a nivel internacional. Para la comparación de precios a nivel internacional, el comprador solicitará cotizaciones de por lo menos tres proveedores de dos países distintos. Esta modalidad de adquisición será empleada cuando el monto de la compra no alcance los US$ 50,000. Esta modalidad será procedente en tanto el monto acumulado de adquisiciones del Proyecto bajo esta modalidad no exceda los US$ 1’000,000 La UCP llevará control de este monto y comunicará a las EP el momento cuando dicho monto acumulado hubiera sido alcanzado. Las adquisiciones bajo esta modalidad deberán realizarse de acuerdo con las disposiciones contenidas en los párrafos 3.5 y 3.6 de las Normas de Adquisición del BIRF y el Anexo 4 de Adquisiciones y Contrataciones del Convenio de Préstramo. El procedimiento para estas operaciones se detalla en el Anexo N° 1. Las UCP y las EP deberán establecer mecanismos de control interno, que aseguren la transparencia de los procesos de elaboración de especificaciones técnicas, cotización, evaluación, calificación y adjudicación bajo esta modalidad. b. Licitación Pública Nacional (LPN) La modalidad de Licitación Pública Nacional (LPN) se basa en la obtención de ofertas para la provisión de bienes de un número indeterminado de proponentes, a través de una convocatoria pública a nivel nacional. Esta modalidad de adquisición de bienes será empleada cuando el costo estimado de la contratación sea igual o mayor a US$ 50,000 y menor a US$ 250,000. Esta modalidad será procedente en tanto el monto acumulado de adquisiciones del Proyecto bajo esta modalidad no exceda los US$ 1’500,000. La UCP llevará un control de estos procesos y, cuando corresponda, comunicará a las EP el momento cuando dicho monto acumulado hubiera sido alcanzado.



Las adquisiciones bajo esta modalidad deberán realizarse de acuerdo a las disposiciones contenidas en los párrafos 3.3 y 3.4 de las Normas de Adquisición del BIRF y del Anexo 4 sobre Adquisiciones y Contrataciones del Convenio de Préstamo. El procedimiento para estas operaciones se detalla en el Anexo N° 2. c. Licitación Pública Internacional (LPI) La modalidad de Licitación Pública Internacional (LPI) se basa en la obtención de ofertas para la provisión de bienes de un número indeterminado de proponentes, a través de una convocatoria pública a nivel internacional. Los principios de este método de compra son: • Brindar adecuada y oportuna notificación y publicidad. • Dar igualdad de acceso para interesados elegibles, a través de: (i) plazo razonable

para preparar y presentar las ofertas y; (ii) condiciones contractuales equitativas. • Dar igualdad de tratamiento de los licitantes, a través de: (i) criterios de evaluación

explícitos y; (ii) especificaciones y requerimientos no discriminatorios. • Adjudicación del contrato al licitante cuya oferta haya sido evaluada como la de menor

costo evaluado. Esta modalidad de adquisición de bienes deberá ser empleada cuando el monto estimado de la contratación sea igual o mayor a US$ 250,000. En la medida que sea práctico, las EP deberán agrupar sus requerimientos de compras en paquetes de US$ 250,000 o mayores para emplear esta modalidad de adquisición. Las adquisiciones bajo esta modalidad deberán realizarse de acuerdo a las disposiciones contenidas en la Sección II de las Normas de Adquisición del BIRF, y emplear los documentos estándar de licitación señalados en el mismo y de la Parte B de la Sección 1 del Anexo 4 del Convenio de Préstamo. El procedimiento para estas operaciones se detalla en el Anexo N° 3. 5.2.3. Revisión del Proceso de Adquisición Cualquier modificación efectuada a los documentos de licitación después que los mismos cuenten con la No-Objeción del BIRF deberá ser comunicada al BIRF con carácter previo a su aplicación. Estarán sujetos a revisión previa por el BIRF toda la documentación relativa a: (i) los primeros dos procesos de adquisiciones realizados bajo el procedimiento de Comparación de Precios Nacional o Internacional; (i) cada contrato adjudicado bajo el procedimiento de Licitación Pública Nacional y cuyo costo estimado sea US$ 100,000 o más; y, (iii) cada contrato adjudicado bajo el procedimiento de Licitación Pública Internacional.



5.2.4. Recepción de los Bienes La recepción provisional y la recepción definitiva de los bienes adquiridos estarán a cargo de un Comité de Recepción o instancia equivalente que incluirá a la UCP y a la EP interesada. Los miembros de este Comité elaborarán y suscribirán un Acta de Recepción señalando haber recibido a conformidad los bienes producto de la adquisición. A tiempo de efectuarse la recepción de los bienes, la EP tendrá la responsabilidad de levantar un inventario pormenorizado de cada ítem recibido, el mismo que deberá conformar con el contrato de adquisición y que servirá de base para la contabilización de los bienes del Proyecto. En cualquier momento, antes y durante la recepción provisional y hasta la recepción definitiva los bienes adquiridos, la EP permitirá a funcionarios de la UCP o del BIRF efectuar observaciones, debiendo cumplir con las recomendaciones que se hicieren. 5.2.5. Revisión Posterior La UCP y el BIRF estarán facultados para realizar, directamente o a través de terceros, auditorías y revisiones posteriores de los procesos de selección realizados por las EP, que no hayan sido objeto de revisión previa del BIRF. 5.2.6. Registro de Bienes Adquiridos Todos los bienes adquiridos formarán parte del activo del Proyecto y serán registrados en el Balance General e inventarios de la UCP, hasta que sean transferidos a la EP beneficiaria. Las EP tendrán a su cargo la recepción, uso, conservación, mantenimiento y custodia de los bienes que se adquieran con recursos del Proyecto, haciéndose responsables por los daños causados, que no sean objeto del deterioro normal del bien; las EP deberán llevar un registro e inventario paralelo de los bienes que sea coincidente con el inventario de la UCP. También, deberán presentar a la UCP el presupuesto asignado a mantenimiento del equipo adquirido para el primer año de operación. 5.3. CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE CONSULTORES Los objetivos del proceso de contratación de consultores son: • Definir y establecer procedimientos uniformes de selección, contratación y supervisión

de los consultores cuyos servicios se contratan con el financiamiento total o parcial del Proyecto.

• Contratar consultores de alta competencia profesional, sobre la base de procesos de

selección transparentes que contribuyan a que las EP cumplan con los objetivos del Proyecto.

5.3.1. Procedimiento General de Selección y Contratación de Consultores • El proceso de Selección de Consultores consta de las siguientes etapas: (i)

preparación de términos de referencia (TR); (ii) preparación de la estimación de



costos y el presupuesto (EC); (iii) preparación de la lista corta de consultores (LC); (iv) preparación y emisión del pedido de propuestas (PP); (v) recepción de propuestas; (vi) evaluación de las propuestas; (vii) negociación (en ciertos casos) y adjudicación del contrato y; (viii) suscripción del contrato.

• En todo caso, las EP serán responsables de preparar los documentos básicos para la

selección y contratación de las consultorías (TR, EC y LC). El alcance de los servicios descritos en los TR estará sujeto al presupuesto disponible. En los TR, deberá definirse claramente las responsabilidades respectivas de las EP y los consultores. Se alentará a las firmas a que comenten los TR en sus propuestas.

• Los TR, como mínimo, contendrán lo siguiente: (i) antecedentes; (ii) objetivos de la

contratación; (iii) alcance y costo estimado del trabajo; (iv) resultados o productos esperados (informes, etc.); (v) tiempo de la contratación y; condiciones especiales de contratación.

Cuando la UCP haya delegado a la EP facultades para llevar a cabo procesos de selección, deberá: • Preparar los documentos restantes para la selección y contratación de las

consultorías (PP). • La EP pondrá a consideración de la UCP los documentos para la selección y

contratación de las consultorías (TR, EC, LC y PP), de acuerdo con la modalidad de selección elegida.

• La UCP considerará los documentos recibidos, verificará su contenido y la

disponibilidad de recursos. De satisfacerse estas condiciones realizará los trámites necesarios para obtener la No-Objeción del BIRF a los servicios de consultoría solicitados.

• La UCP comunicará a la EP la aceptación o rechazo de los documentos para la

selección y contratación de las consultorías (TR, PP, etc.). En caso de aceptación, dará su conformidad al inicio del proceso de selección de consultores.

• Recibida la comunicación de la UCP sobre la No-Objeción a los referidos

documentos, la EP procederá con el proceso de selección de los servicios de consultoría que requiera contratar, aplicando las normas y procedimientos señalados en el presente manual.

• Una vez seleccionado el consultor, la EP, a través de su MAE, solicitará su

contratación a la UCP, presentando un informe sobre el proceso de selección y todos los documentos del proceso que evidencien el cumplimiento de los procedimientos indicados en este Manual y las normas del BIRF.

• La UCP verificará la existencia de la documentación mínima requerida por las normas

del BIRF para el proceso de contratación, a fin de comprobar que éstos se ajusten a las normas inherentes. De ser así, y cuando fuera procedente, tramitará ante el BIRF las No-Objeciones que sean necesarias para la adjudicación correspondiente. En caso contrario, la UCP será responsable de entregar su No-Objeción a la EP.



Cuando no se haya delegado a la EP las facultades para llevar a cabo procesos de selección por su cuenta, al UCP asumirá el proceso de selección. Para ello: • La EP pondrá a consideración de la UCP los documentos básicos para la selección y

contratación de las consultorías (TR, EC y LC), de acuerdo con la modalidad de selección elegida.

• La UCP considerará los documentos recibidos, verificará su contenido y la

disponibilidad de recursos. De satisfacerse estas condiciones, preparará los documentos restantes para la selección y contratación de las consultorías (PP) y realizará los trámites necesarios para obtener la No-Objeción del BIRF a los servicios de consultoría solicitados, cuando esto último corresponda.

• Recibida la comunicación de la UCP sobre la No-Objeción a los referidos

documentos, la UCP procederá con el proceso de selección de los servicios de consultoría que requiera contratar, aplicando las normas y procedimientos señalados en el presente manual.

• Una vez seleccionado el consultor, la UCP pondrá a consideración de la EP el

resultado del proceso de selección, para su aceptación, y cuando fuera procedente, tramitará ante el BIRF las No-Objeciones que sean necesarias para la adjudicación correspondiente.

En ambos casos, el proceso concluye con las siguientes consideraciones: • No se financiará gastos de consultoría si los consultores no hubieran sido

seleccionados o los servicios no hubieran sido contratados de conformidad con los procedimientos señalados.

• Cumplido el requisito anterior, se firmará el contrato emergente de la selección, entre

la UCP y el consultor. • La UCP se reserva el derecho de verificar en cualquier momento la información que le

fuera proporcionada por la EP o el Comité de Selección, según el caso. • Los contratos de consultores y firmas consultoras se regirá exclusivamente por las

leyes nacionales, por lo que no se reconocerá ninguna relación de dependencia laboral entre el contratante y el consultor.

• Si surgieran controversias sobre los servicios, entre la entidad contratante y el

consultor o firma consultora, que no pudieran resolverse de mutuo y voluntario acuerdo, las partes acudirán a un conciliador o árbitro, conforme con lo dispuesto por las leyes peruanas.

• La UCP archivará dos ejemplares de cada contrato y enviará copias a la EP y al BIRF. • Los pagos inherentes al contrato, los efectuará la UCP previa declaración escrita por

parte de la EP de conformidad con el cumplimiento de los términos de referencia, productos, resultados y del contrato por parte del consultor.



5.3.2. Modalidades de Selección La contratación de consultores se realizará en alguna de las siguientes modalidades: • Selección Basada en la Calidad y el Costo (SBCC) • Selección Basada en las Calificaciones de los Consultores (CC) • Consultores Individuales (CI) a. Selección Basada en la Calidad y el Costo La selección basada en la calidad y el costo es un proceso competitivo entre las firmas incluidas en una lista corta de consultores en la que, para seleccionar la empresa a la que se adjudicará el contrato, se debe tomar en cuenta la calidad de la propuesta y el costo de los servicios. Esta modalidad será de aplicación preferente sobre las otras modalidades para la contratación de consultores previstas en el presente Manual. Las contrataciones bajo esta modalidad se deben realizar de acuerdo con las disposiciones contenidas en la Sección II de las referidas Normas de Consultores, los párrafos 3.13 a 3.18 de la Sección III, el párrafo 3 del Apéndice 1, y el Apéndice 2 de las mismas; y del Anexo 4, Sección II del Convenio de Préstamo. El procedimiento para estas operaciones se detalla en el Anexo N° 4. b. Selección Basada en las Calificaciones de los Consultores La selección basada en las calificaciones de los consultores es un proceso simplificado para la selección de firmas consultoras. Esta modalidad de contratación de consultores sólo será utilizada para trabajos pequeños en los cuales no se justifica la preparación de propuestas por parte de todas las firmas que participan en el proceso. A tal fin, se solicitarán expresiones de interés e información sobre la experiencia y la competencia de las firmas consultoras en lo que respecta al trabajo previsto en los TR previamente elaborados y con la No-Objeción del BIRF. Se confeccionará una LC y seleccionará a la firma que tenga las calificaciones y referencias más apropiadas, sólo a la cual se pedirá que presente una propuesta técnica conjuntamente con una propuesta financiera. Si las propuestas son evaluadas satisfactoriamente, luego se invitará a la firma a negociar el contrato. Las contrataciones bajo esta modalidad se deben realizar de acuerdo con las disposiciones contenidas en la Sección II de las referidas Normas de Consultores, los párrafos 3.1 y 3.7 de la Sección III, el párrafo 3 del Apéndice 1, y el Apéndice 2 de las mismas; y del Anexo 4, Sección II del Convenio de Préstamo. El procedimiento para estas operaciones se detalla en el Anexo Nº 5. c. Consultores individuales Los servicios de asistencia técnica y capacitación bajo el Proyecto, que reúnan los siguientes requisitos podrán realizarse bajo contratos adjudicados a consultores individuales: (i) no se requieran equipos de personas para llevar adelante el servicio de



consultoría de manera satisfactoria; (ii) no se necesite apoyo profesional externo adicional para el consultor; y, (iii) la experiencia y calificaciones de la persona se constituyan en el requisito primordial para el servicio. Las contrataciones bajo esta modalidad se deben realizar mediante contratos adjudicados individualmente, de acuerdo a las disposiciones de los párrafos 5.1 al 5.4 de las “Normas de Consultores” y del Anexo 4 de Adquisiciones y Contrataciones del Convenio de Préstamo, teniendo en cuenta sus calificaciones para realizar el trabajo. El procedimiento para estas operaciones se detalla en el Anexo Nº 6. Bajo esta modalidad, los consultores serán seleccionados sobre la base de referencias o mediante la comparación de las calificaciones de quienes expresen interés en el trabajo, o bien, las EP se pondrán directamente en contacto con ellos. En el proceso de selección de consultores individuales se deberán evaluar al menos tres candidatos calificados, caso contrario, se deberá solicitar la No-Objeción correspondiente al BIRF. Cuando se requiera contratar como consultores individuales a personal permanente o a asociados de empresas consultoras, se aplicará la cláusula 1.9 de las Normas para la Selección y Contratación de Consultores por Prestatarios del BIRF de enero de 1997, revisadas en septiembre de 1997 y enero de 1999, referida a conflicto de intereses. Los consultores contratados deberán reunir todas las condiciones que sean pertinentes y ser plenamente capaces de realizar el trabajo encomendado. La capacidad de los consultores se juzgará sobre la base de: • Sus antecedentes académicos. • Su experiencia en el área. • Su conocimiento de las condiciones locales, cuando corresponda, como el idioma, la

cultura, el sistema administrativo y la organización del gobierno. • Sus referencias. Las opciones contractuales para este tipo de contratación serán: • Contrato por períodos fijos y productos definidos, que establecerá una remuneración a

suma global pagadera en una o varias cuotas. • Contrato por tiempo de dedicación del consultor, que se aplicará cuando sea difícil

definir el alcance y duración de los servicios, ya sea porque estos están relacionados con actividades de terceros, respecto de los cuales los plazos de ejecución pueden variar, o porque el aporte requerido de los consultores para alcanzar los objetivos del trabajo es difícil determinar.

En este caso, el tiempo de cada contrato no debe exceder de un año calendario, aunque se prevea su renovación por los alcances del trabajo, y los pagos tendrán una periodicidad mínima mensual. Estos contratos serán cuidadosamente monitoreados y administrados por las EPs, a fin de asegurar que la asignación progresa adecuadamente y que los pagos al consultor son apropiados.



5.3.3. Revisión Previa del Proceso de Selección Cualquier modificación efectuada a los documentos de pedido de propuesta y contratación después que los mismos cuenten con la No-Objeción del BIRF deberá ser revisada por la UCP con carácter previo a su aplicación y obtenida la aprobación del BIRF previo al inicio del proceso de selección. Estarán sujetos a revisión previa por el BIRF todos los TR de las consultorías así como los siguientes documentos: (i) para la modalidad de consultores individuales, para montos iguales o superiores al equivalente a US$ 50,000, los currículos vitae de los candidatos seleccionados, la evaluación de los mismos y los contratos de consultoría; y, (ii) para la contratación de firmas consultoras bajo la modalidad de SBCC, para montos iguales o superiores al equivalente a US$ 100,000 toda la documentación inherente a la selección y contratación. Asimismo, el Plan de Adquisiciones deberá ser presentado cada 6 meses para revisión y No-Objeción previa del BIRF. 5.3.4. Revisión Posterior La UCP y el BIRF estarán facultadas para realizar, directamente o a través de terceros, auditorías o revisiones posteriores de los procesos de selección para contratación de servicios de consultoría realizados por la EP, que no hayan sido objeto de revisión previa por el BIRF. 5.3.5. Supervisión La EP es la responsable principal de coordinar y supervisar el desempeño de los consultores y de asegurarse que éstos lleven a cabo los trabajos que se les ha encomendado de conformidad con el contrato y los términos de referencia. 5.3.6. Provisiones Especiales a. Licitaciones Adicionalmente, y sin limitación o restricción a alguna otra provisión colocada en este reglamento de contratos y licitaciones (capítulo 5, sección 5.4.) o en las normas, lo estipulado, consiguientemente, se aplicará a todas los procesos de bienes indicados en el acápite licitación pública nacional del punto b), del subtítulo 5.2.2: • El valor referencial no será incluido en la publicación de los documentos de

licitaciones. • La adjudicación de contratos se basará, exclusivamente en el menor costo evaluado,

y eventualmente, de manera apropiada, se introducirá factores de cuenta que pueden ser cuantificados objetivamente. El procedimiento para tal calificación será descrito en la invitación a la licitación.

• No se requerirá un número mínimo de ofertas calificadas como requisito previo para

adjudicación de contratos. • A los licitantes extranjeros no les será requerido legalizar sus documentos de licitación

o cualquier otro documento relacionado con la presentación de su oferta por



consulado peruano, por el Ministerio de Relaciones Exteriores, o por cualquier otra autoridad, como pre-condición para la presentación de sus ofertas.

• Los precios de los contratos adjudicados podrán ser ajustados, siempre y cuando los

contratos tengan una duración mayor de 12 meses. • Los documentos de licitación usados para las adquisiciones de bienes deberán ser

aceptables al BIRF. b. Consultorías Adicionalmente y sin limitaciones o restricciones a alguna otra previsión colocada en este reglamento de contrataciones y licitaciones (capítulo 5, sección 5.3.) o en las normas para la contratación de consultores por prestatarios del BIRF, lo contemplado en lo siguiente se aplicará a todos los contratos de consultores referidos en el subtítulo 5.3.2 de este capítulo. • Los consultores extranjeros no serán obligados a inscribirse en registros locales como

condición para participar en procesos de selección. • El valor referencial no será requerido para su publicación en los documentos de

pedido de propuesta. • Un número mínimo de propuestas no será requerido, previo a la adjudicación de los

contratos para servicios de consultoría. • Los consultores extranjeros no serán obligados a legalizar su propuestas (o alguna

documentación relacionada a tal propuesta) por consulado peruano, por el Ministerio de Relaciones Exteriores o alguna otra autoridad, como precondición para la participación en el proceso de selección.

• Los precios de los contratos adjudicados podrán ser ajustados, siempre y cuando los

contratos tengan una duración mayor de 12 meses. • Los pedidos de propuestas y modelos de contratos para el empleo de consultores

deberán ser aceptables por el BIRF. 5.3.7. Resumen de Modalidades de Selección o Adquisición La UCP deberá preparar y presentar al BIRF el Anuncio General de Adquisiciones (AGA), el mismo deberá contener información referida al Prestatario, el monto y la finalidad del préstamo, la magnitud de las adquisiciones que hayan de efectuarse, así como el nombre y la dirección del organismo prestatario encargado de las adquisiciones. El AGA deberá ser actualizado anualmente con respecto a las adquisiciones que queden por efectuar. La UCP deberá mantener una lista de las respuestas al anuncio. El Cuadro 5.1 resume las modalidades de selección o adquisición según categoría del gasto y registro de No-Objeción por el BIRF.



Cuadro 5.1: Modalidades de Selección o Contratación

Categorías y Rangos de Gasto Procedimiento de Adquisición Contratos Sujetos a Revisión Previa

Servicios de Consultoría Individuos ≥ US$ 50,000 < US$ 50,000 Firmas ≥ US$ 100,000 < US$ 100,000

Consultor Individual Consultor Individual Selección Basada en la Calidad y el Costo Selección Basada en la Calidad y el Costo ó Selección Basada en las Calificaciones de los Consultores

Todos (TR, CV, Informe de Evaluación, borrador de Contrato). TR y revisión semi-anual del Plan de Contrataciones. Todos (TR, PP, Lista Corta y Reportes de Evaluación técnica y final combinado, borrador de Contrato). Revisión semi-anual del Plan de Contrataciones.

Bienes ≥ US$ 200,000 < US$ 200,000 y ≥ US$ 50,000 < US$ 50,000

Licitación Pública Internacional Licitación Publica Nacional Comparación de precios

Todos los contratos. Revisión semi-anual del Plan de Adquisiciones, que especificará los contratos a revisar. Revisión semi-anual del Plan de Adquisiciones, que especificará los contratos a revisar.

5.4. CAPACITACIÓN La capacitación comprende un conjunto de normas y procesos inherentes al desarrollo de los conocimientos y habilidades del personal de la EP o de los consultores, directamente vinculados al Proyecto en temas relativos a sus componentes. 5.4.1. Programación de la Capacitación La programación de la capacitación del personal de la EP o de los consultores involucrados en el Proyecto debe estar comprendida en el Plan Operativo Anual y en el Plan de Adquisiciones vigente. 5.4.2. Gastos de Capacitación El proceso de selección, evaluación y adjudicación de servicios de capacitación se regirá por los mismos procedimientos que la contratación de servicios de consultoría, excepto cuando la capacitación sea especializada o se llevare a cabo en condiciones especiales, como la asistencia a talleres o cursos únicos. En estos casos, la EP deberá solicitarla expresamente por escrito, sustentando la necesidad de la capacitación. La UCP evaluará la solicitud y, eventualmente, procesará su ejecución siempre y cuando hayan sido previamente incorporados en el POA bajo la Categoría de Gastos 3, y éste cuente con la No-Objeción del BIRF.



Los gastos de capacitación estarán limitados a una de las siguientes opciones: • Participación en cursos cortos, seminarios y talleres nacionales e internacionales

sobre temas que se encuentren directamente relacionados con los componentes del Proyecto.

• Pasantías en instituciones nacionales y extranjeras para la observación de

experiencias exitosas en temas directamente relacionados con los componentes del Proyecto.

• Organización de eventos de capacitación para la aplicación de los instrumentos que

hayan sido diseñados por los consultores. • Organización de reuniones de análisis, discusión y validación de los instrumentos,

documentos y propuestas preparados por los consultores o las EP. La EP deberá dar preferencia a que la capacitación sea dada al personal estable de su institución y de beneficiarios directos de sus actividades. No será elegible para financiamiento la participación en cursos de consultores contratados para desarrollar actividades o estudios del Proyecto. Así mismo, no serán elegibles capacitaciones para formación básica o de especialización, que otorguen títulos o grados académicos. 5.4.3. Procedimiento para la Ejecución de la Capacitación La participación en actividades de capacitación debe estar prevista en el Plan Estratégico y el Plan Operativo Anual de la EP. Aprobados estos instrumentos, la EP procederá de la siguiente manera: • Solicitará a la UCP la ejecución del gasto, adjuntando la documentación que justifique

la solicitud y el presupuesto correspondiente. Cuando la capacitación involucre a consultores o “servicios no personales” contratados por la EP, ésta deberá ser aprobada mediante una disposición o norma expresa.

• El presupuesto comprenderá uno o más de los siguientes conceptos de gasto: (i)

inscripción o matrícula; (ii) honorarios de los instructores; (iii) pasajes y viáticos; (iv) alquiler de instalaciones y equipos (v) material de capacitación y; (vi) otros gastos de realización.

• En los casos que corresponda, la UCP podrá dar un anticipo para el pago de los

gastos que sean necesarios de realizar. • En todos los casos, al finalizar un evento de capacitación se deberá haber un informe

sobre el cumplimiento de los propósitos del evento. Su presentación a la UCP es obligatoria para completar el pago o dar curso a otras solicitudes de la EP.

5.5. VIAJES Y VIÁTICOS Los gastos por viajes y viáticos al interior y exterior del país previstos por una EP, deben estar directamente vinculados con la participación de los consultores y personal de la EP (genéricamente referidos como “comisionados”) en actividades y eventos de capacitación



o con el traslado de consultores internacionales con residencia en otros países. Los gastos por estos conceptos, se regirán por las siguientes reglas: a. Programación de Viajes La programación de los viajes establecida por cada EP para los propósitos del Proyecto, debe estar comprendida en el Plan Operativo Anual y la Programación de Gastos. b. Procedimiento de Autorización de Viajes • Una vez que el viaje sea autorizado por la EP, ésta solicitará con una anticipación

mínima de 10 días útiles, a la UCP llevar a cabo los trámites necesarios. • El trámite de viaje contemplará dos aspectos: (i) la compra de pasajes y (ii) el pago de

viáticos por el tiempo de viaje. • Luego de que la UCP dé la conformidad al viaje, ésta obtendrá directamente o a

través de una agencia de viajes autorizada, los pasajes y los entregará junto al anticipo por viáticos al comisionado cuyo viaje haya sido autorizado, para cubrir exclusivamente los gastos emergentes del viaje.

• El comisionado que reciba un anticipo de viáticos estará obligado a elaborar y

presentar un informe de viaje y la rendición de cuentas documentada por el 100% del monto recibido.

c. Conceptos Comprendidos en los Viáticos • El viático comprende el pago global por alojamiento, alimentación, movilidad local y

gastos misceláneos. • Si la salida del lugar de residencia del comisionado (hora de embarque) es desde la

mañana (antes de las 12:00), corresponderá el 100 por ciento de viáticos por ese día; en cambio, si se produjera después del medio día, corresponderá sólo el 50 por ciento de viáticos por ese día.

• Si el retorno del comisionado (hora de arribo) se produjera en la mañana,

corresponderá sólo el 50 por ciento de los viáticos de ese día; en cambio, si se produjera después del medio día, corresponderá el 100 por ciento de viáticos por ese día.

d. Escala de Viáticos • La UCP aprobará una escala de viáticos apropiada para el Proyecto. • La escala establecerá por lo menos dos montos topes diferenciados: (i) uno para

viajes restringidos al ámbito nacional, fijado en moneda local (S/.); y, (ii) uno para viajes internacionales, fijado en dólares norteamericanos (US$).

• Como principio general, si las EP, aplicando sus propias escalas aprobadas, solicitan

viáticos inferiores a los aprobados por la UCP, ésta respetará los montos solicitados.



e. Descargo Efectuado el viaje, el comisionado debe presentar a la UCP lo siguiente: • Informe sobre los resultados de la misión del viaje debidamente aprobado por la MAE

de la EP o el funcionario a quién delegue explícitamente la MAE para estos casos. • Pase a bordo utilizado o talón del boleto en los casos de transporte terrestre. En caso

de extravío, se deberá obtener una certificación de embarque de la línea aérea. • Pasaje original, adjuntando las Notas de Débito que correspondan. • Rendición de cuentas detallada, adjuntando facturas o comprobantes de pago de

valor legal, original, del hotel, restaurants y de todos los gastos en que incurra el viajero.

• Cuando al comisionado no le haya sido posible obtener una factura o comprobante de

pago de algún gasto efectuado, dicho gasto podrá ser sustentado con una Declaración Jurada detallada, tal como establecen las normas nacionales. En todo caso, mediante Declaración Jurada no se reconocerá más del 30% del viático otorgado para viajes internacionales o del 10% de una Unidad Impositiva Tributaria (UIT) del viático otorgado para viajes nacionales. Estos montos máximos, fijados por normas nacionales específicas, podrán ser variados, en la medida que esas mismas normas modifiquen los techos señalados.



CAPÍTULO VI

RELACIÓN ENTRE LA UNIDAD COORDINADORA DEL PROYECTO Y EL BANCO 6.1. INTRODUCCIÓN En el presente capítulo se exponen los instrumentos para verificar el cumplimiento de los compromisos del Proyecto, que son: los sistemas de seguimiento, evaluación y monitoreo; los informes de progreso y las revisiones anuales. 6.2. SEGUIMIENTO DEL PROYECTO El seguimiento de la implementación del Proyecto comprende dos niveles. El primero consiste en la supervisión permanente y las revisiones de la ejecución del Proyecto en forma continua a cargo del BIRF, el cual realizará revisiones periódicas sobre la marcha de éste, y el segundo considera la participación de una firma auditora independiente que realizará auditorías financieras y contables anuales. El Marco Lógico del Proyecto, los indicadores de monitoreo de la ejecución y los indicadores y metas de resultado, permitirán medir el desempeño del Proyecto. 6.3. SISTEMA DE MONITOREO Y EVALUACIÓN El sistema de monitoreo y evaluación debe contar con: (i) un esquema general del monitoreo y evaluación del Proyecto; (ii) cronograma de actividades; (iii) indicadores insumo, proceso, producto, resultado e impacto; (iv) indicadores de fortalecimiento institucional y; (v) línea de base de datos socioeconómicos. El sistema de monitoreo y evaluación contribuirá con: • La evaluación de los resultados e impactos de las actividades, proyectos y estudios

ejecutados por las Entidades Participantes. • Estimar el impacto del Proyecto en general, es decir, en qué medida se está logrando

los objetivos de éste: la puesta en ejecución de un marco institucional y de políticas mejorado y efectivo para incrementar las exportaciones no-tradicionales, y el desarrollo e implementación de iniciativas orientadas a fortalecer la entrada a nuevos mercados, especialmente para medianos y pequeños productores.

• Determinar la efectividad de la conducción y administración de la UCP y de las

Entidades Participantes. • Ajustar y mejorar la implementación del Proyecto. • Incrementar la capacidad técnica instalada de las Entidades Participantes. • Sistematizar y difundir los resultados y lecciones aprendidas, relacionadas con

esfuerzos para fortalecer la capacidad de las Entidades Participantes. Adicionalmente, las Entidades Participantes tendrán la responsabilidad de la actualización del sistema de monitoreo y evaluación considerando la información relativa a todas las



actividades técnicas, financieras y estratégicas del Proyecto, y relacionada con los siguientes aspectos o temas: • Diseño y ejecución de Planes Operativos Anuales y de los Programas de Gastos. • Convenio de Participación Interinstitucional. • Diseño y ejecución de subproyectos, estudios y programas de capacitación, y

características del componente de intervención. • Características de los subproyectos, estudios, etc. Los temas son referenciales; sin embargo, el sistema de monitoreo y evaluación posibilitará ampliar e incorporar mecanismos gerenciales que faciliten la identificación de desvíos y factores restrictivos que impidan ejecutar con eficacia el Proyecto. 6.4. INFORMES DE PROGRESO La UCP preparará informes de progreso, el primero antes del año de declarada la efectividad de Convenio de Préstamo y luego en forma semestral, sobre todos los componentes del Proyecto, durante la implementación del mismo. Los informes de progreso deberán especificar lo siguiente: • Un avance de cada uno de los indicadores señalados en la Carta de Implementación

del Proyecto y en el Cuadro 1.3 – Indicadores de Seguimiento del Proyecto. • Cronograma de implementación anual; calendario de desembolsos; plan anual de

consultorías, licitación y adquisición de bienes. • Situación de la implementación de los componentes del Proyecto. • El programa anual de trabajo detallado por semestre, el cual debe contener, entre

otras, la información sobre: (i) la marcha de los planes estratégicos y los planes operativos anuales; (ii) la competitividad del país y el Marco Lógico; (iii) evaluación de los convenios de participación interinstitucional; y (iv) evaluación de las normas y procedimientos del Manual Operativo.

Junto con la información cuantitativa (sobre la implementación del Proyecto) debidamente analizada, la UCP deberá incluir los problemas ocurridos en cada una de las áreas del Proyecto y las recomendaciones o acciones tomadas para superarlos. 6.5. REVISIONES SEMIANUALES A más tardar, el 30 de mayo y el 30 de noviembre de cada año la UCP y el BIRF se deberán reunir para efectuar una revisión semi-anual al Proyecto. Esta revisión comprenderá una evaluación del progreso del Proyecto, del cumplimiento de las obligaciones en la ejecución del mismo y del desempeño de las actividades previstas; todo ello, para acordar el Plan Operativo Anual del siguiente año. Si, en opinión del BIRF, el progreso es insatisfactorio, la UCP deberá preparar un plan de acción satisfactorio, en un plazo de dos meses después de recibir la notificación del BIRF sobre las deficiencias percibidas.



Las revisiones semi-anuales estarán dirigidas a evaluar y proporcionar información sobre: (i) avances por la UCP, de los indicadores del Proyecto; (ii) desempeño de la UCP y de cada una de las Entidades Participantes; (iii) efectividad de las inversiones, respuesta de las Entidades Participantes, coordinación con otros proyectos de desarrollo de la competitividad; (iv) avance en la implementación de los componentes del Proyecto, incluyendo el Plan de Adquisiciones; (v) idoneidad de los procedimientos establecidos en el Manual de Operaciones; (vi) avance en el fortalecimiento institucional de la UCP y de las Entidades Participantes; (vii) ejecución de la línea de base en cada componente de intervención y; (viii) implementación de actividades de monitoreo y evaluación participativas en las Entidades Participantes. Asimismo, para las reuniones del mes de noviembre de cada año, comenzando en el 2003, la UCP deberá presentar el Plan Operativo Anual del año siguiente, para cada componente del Proyecto. La UCP remitirá al BIRF con dos semanas de anticipación a la visita de la misión correspondiente un “Informe de Revisión” que contendrá la agenda de reuniones, una descripción de la situación actual sobre cada punto que será revisado. El informe de revisión y los documentos en que se formularán serán establecidos de común acuerdo entre la UCP y el BIRF. 6.6. REVISIÓN DEL PROYECTO A MITAD DEL PERIODO DE EJECUCIÓN A mitad del periodo de ejecución del Proyecto, se realizará una revisión que comprenderá una evaluación integral de los progresos de éste y de las perspectivas de culminarlo con éxito. La evaluación tocará todos los aspectos de la revisión anual y, además, examinará los avances hechos por la UCP y por las Entidades Participantes relacionados con: (i) gestión de los planes operativos anuales y de los planes estratégicos, y la necesidad de ajustar el marco institucional y de gestión del Proyecto; (ii) funcionamiento de las Entidades Participantes; (iii) componentes del Proyecto; (iv) convenios de participación interinstitucional y; (vi) en caso necesario, la revisión considerará las propuestas para reestructurar o reorientar el Proyecto. 6.7. SUPERVISIÓN DEL PROYECTO El BIRF supervisará el Proyecto a través de misiones de campo cuya periodicidad estará determinada por los requerimientos de su Plan Operativo Anual. Durante la ejecución del Proyecto, se estima que se desarrollarán dos misiones de supervisión por año. Se realizará una Misión de Medio Término de ejecución y evaluación del Proyecto. El BIRF destinará un número de semanas/hombre que permitirá efectuar adecuadamente la supervisión que le corresponde, este número se distribuirá según las necesidades del BIRF y del Proyecto.


MO del Proyecto Versión Enero 2007 Pág. 65

ANEXOS



ANEXO N° 1

Procedimiento para Adquisiciones bajo la Modalidad de Comparación de Precios



Ciclo de una Compra – Comparación de Precios

Suscripción de contrato (UCP - Proveedor)

Envío de contratos a la EB / BIRF

(UCP)

Recepción de bienes(EP)

Elaborar especificacionestécnicas, estimación de

costos y procedimiento de evaluación

(EP)

Pedido de cotizaciones(UCP)

Recepción de las ofertas(UCP)

Análisis y evaluación de ofertas

(UCP - EP)

2 días

1 día

1 día

1 día

Envío a la UCP(EP)

Primeros dos contratos?

Envío al BIRF

No-Objeción(BIRF)

Notificación a los oferentes sobre la Buena Pro

y adjudicación(UCP)

Elaboración del informede evaluación

(UCP)

1 día

Si

1 día

5 días

No

Registro Patrimonialde bienes

(UCP)

Elaboración de Bases(UCP)

4 días

2 días

3 días

Inicio

Fin

Preparación de ofertas(Proponentes)

4 días



PROCEDIMIENTO PARA ADQUISICIONES BAJO LA MODALIDAD

DE COMPARACIÓN DE PRECIOS (CPN) < US$ 50,000

Tiempo total estimado: 25 días /1. 1. Elaboración de Solicitud de Propuestas.- Se deberá describir en detalle los

requerimientos de los bienes y servicios que serán adquiridos para la Entidad Participante (EP), incluyendo una estimación de los costos relacionados a la adquisición propuesta, y el método de evaluación propuesto.

La EP enviará la documentación a la Unidad Coordinadora del Proyecto para revisión y elaboración de la documentación (Bases) para solicitar propuestas.

Tiempo estimado: 05 días.

2. Pedido de Cotizaciones.- Se obtendrá cotizaciones de al menos tres proponentes.

La carta de pedido de cotizaciones y sus anexos deberá contener la siguiente información: (i) el destinatario, plazo, y lugar para enviar las propuestas; (ii) la moneda de la cotización y del pago; (iii) las condiciones de pago; (iv) formulario de cotización; (v) formulario de orden de compra o contrato; (vi) descripción y especificaciones técnicas de los bienes y sus garantías; (vii) cantidades de los bienes; (viii) plazo y lugar de entrega de los bienes y; (ix) especificar si los precios deben ser FOB, CIF, si incluyen impuestos o no, etc. Si la convocatoria fuera publicada, el aviso de convocatoria deberá contener, por lo menos, la siguiente información: (i) identificación del proceso de adquisición y la entidad que convoca; (ii) objeto de la convocatoria, incluyendo la EP; (iii) lugar y fecha en la cual se entregará la documentación (incluyendo toda la información detallada para la carta de pedido).


3. Recepción de las Ofertas.- Las ofertas deberán recibirse en la fecha y hora límites y

en el lugar especificado para su entrega en la documentación de pedido de cotización (Bases).


4. Análisis y Evaluación de las Ofertas.- Será responsabilidad del Comité de Selección el asegurarse que las ofertas cumplan con los requisitos del pedido de cotización.

El Comité elaborará un Informe de Evaluación, con las conclusiones del proceso de selección y la recomendación de la adjudicación del contrato, el mismo que deberá incluir un cuadro comparativo detallado.


1/ Salvo mención en contrario, los días se refieren a días hábiles. El lapso estimado es el más largo posible, incluyendo No-Objeción del BIRF.



5. Adjudicación.- Con base en el Informe del Comité de Selección, la UCP elaborará el proyecto de contrato correspondiente.

En los primeros dos procesos bajo esta modalidad, la UCP tramitará ante el BIRF la No-Objeción al Informe de Evaluación, proyecto de contrato, y especificaciones técnicas. Una vez obtenida la No-Objeción del BIRF, la UCP notificará la adjudicación al oferente ganador, de la misma forma que se convocó el proceso (carta o aviso). Para los subsiguientes procesos, la conformidad será notificada directamente por la UCP al oferente ganador.

De existir observaciones, por no adecuarse a las normas, a los procesos establecidos en el presente manual o que incumplan los lineamientos vigentes respecto a la lucha contra el fraude y corrupción, la UCP reevaluará el proceso.

Tiempo estimado: Con No Objeción 08 días Sin No Objeción 02 días.

6. Suscripción del Contrato.- Luego de emitida la conformidad correspondiente al informe de evaluación y notificada la adjudicación, la UCP procederá a firmar el contrato con el proveedor seleccionado. Copias del contrato suscrito serán enviadas, una a la EP y otra al BIRF.

Tiempo estimado: 03 días. Cumplido el plazo de entrega del proveedor, los bienes adquiridos serán recibidos por la EP misma, en coordinación con la UCP, para formalizar la documentación de recepción, entrega en uso a la EP, y registro patrimonial de la UCP.



ANEXO N° 2

Procedimiento para Adquisiciones bajo la Modalidad de Licitación Pública Nacional



Ciclo de una Compra – Licitación Pública Nacional

Elaborar especificaciones técnicas, estimación de


(EP)

Envío a la UCP(EP)

Elaboración de Bases(CS-UCP)

1 día

4 días

Elaboración del Informe de Evaluación

(CS - UCP)1 día

Envío al BIRF(UCP)

No-Objeción(BIRF)

1 día

Publicar en un periódico de circulación nacional

yNotificar la adjudicación al

postor ganador(UCP)

4 días

Suscripción del contrato(UCP - Proveedor)


(UCP)


Envío al BIRF(UCP)

1 día

5 días

Publicar en dos periódicos de circulación nacional

yEnvío a empresas que contestaron al Anuncio

General de Adquisiciones(UCP)

Venta de documentos Bases de Licitación

(UCP)

Recepción de las ofertas(CS-UCP)

Apertura de las ofertas(CS - UCP)

No-Objeción(BIRF)

6 días

3 días

Inicio

Designación del Comitéde Selección

(CS-UCP) 2 días

Evaluación de las ofertas(CS - UCP)

1 día

5 días

Otorgamiento de la Buena Pro (adjudicación)

(UCP)

Fin

Registro Patrimonial de bienes

(UCP)

10 días

Absolución de Consultas(CS - UCP)

22 días

1 día

Envío del Acta de Apertura al BIRF(UCP) 1 día

Monto a contratarse >= a US$ 100 000

No

Si

Conforme con procedimientos?

No

Si1 día



PROCEDIMIENTO PARA ADQUISICIONES BAJO LA MODALIDAD DE LICITACIÓN PÚBLICA NACIONAL (LPN) ≥ US$ 50,000 y < US$ 250,000

Tiempo total estimado: 68 días /2.

1. Requerimiento de Bienes.- Se deberá describir en detalle los requerimientos de los bienes que serán adquiridos para la Entidad Participante (EP), incluyendo una estimación de los costos relacionados a la adquisición propuesta, y el método de evaluación propuesto. La EP enviará la documentación a la Unidad Coordinadora del Proyecto para revisión y elaboración de la documentación (Bases) para licitar. Tiempo estimado: 01 día.

2. Documentos de Licitación.- Los documentos de licitación a utilizarse se elaborarán con base en los Documentos Estándar BIRF. Los mismos serán elaborados por la UCP y el Comité de Selección; se deberán elaborar la estimación de los costos relacionados a la adquisición propuesta, pero este costo no estará consignado en la documentación. Para llevar a cabo el proceso de licitación, la UCP designará un Comité de Selección (CS), con la participación de la EP. Se verificará su adecuación a las normas del BIRF, consistencia con el Plan Operativo Anual (POA) y la programación de gastos. Una vez aprobados internamente los documentos, la UCP tramitará ante el BIRF la No-Objeción a los documentos de licitación. Obtenida la No-Objeción del BIRF, la UCP autorizará al CS a iniciar el llamado a licitación del proceso de adquisición de los bienes requeridos.


3. Convocatoria.- Recibida la comunicación señalada en el punto anterior, el CS

solicitará a la UCP publicar el Anuncio Específico de Adquisiciones en por lo menos dos periódicos de circulación nacional durante dos días consecutivos.

Una copia del anuncio deberá ser enviado a las empresas que hubiesen contestado al Anuncio General de Adquisiciones.


4. Venta de los documentos de licitación.- La UCP pondrá los documentos de

licitación a disposición para venta a los licitantes interesados, a partir del día de la primera publicación hasta la fecha prevista para la recepción de ofertas.

Durante este plazo, dentro de las fechas máximas que se indicaran en la convocatoria o anuncio para recibir consultas y responder a estas, los licitantes podrán requerir aclaraciones acerca de la información proporcionada en los documentos de licitación. El CS deberá proveer estas aclaraciones por escrito, enviando copia de las mismas a todas las firmas que hayan adquirido dichos documentos y a la UCP.

2/ Salvo mención en contrario, los días se refieren a días hábiles. El lapso estimado es el más largo posible, incluyendo No-Objeción del BIRF.




5. Recepción de las Ofertas.- Se permitirá a los licitantes enviar sus ofertas por correo o entregarlas personalmente, hasta la fecha y hora límites y en el lugar especificado para la entrega de propuestas en los documentos de licitación.

Se registrará cada una de las ofertas recibidas, indicando la fecha y hora de su recepción. Toda oferta que llegue después del plazo otorgado será rechazada por el CS y devuelta sin abrir. Este hecho constará en el Acta de de apertura de ofertas.

6. Apertura de las Ofertas.- La apertura de las ofertas se realizará en acto público, ante

Notario Publico, y deberá coincidir con la hora límite fijada para su entrega o efectuarse inmediatamente después, dando tiempo para trasladarse al lugar especificado para la apertura de ofertas en el llamado a licitación, si fuera diferente al lugar de recepción de las mismas. El Comité de Selección será el encargado de realizar la apertura de las ofertas.

Al momento de la apertura, el CS leerá los nombres de los licitantes y el precio total de cada oferta y de cualquier alternativa -si se las hubiese permitido o solicitado-, y verificará la presencia de la documentación solicitada. Lo anterior se registrará en el Libro de Actas del Comité, así como las omisiones y circunstancias o eventos relevantes observados durante la apertura de ofertas. El CS no podrá tomar ninguna decisión con relación al contenido de las ofertas recibidas durante el Acto de Apertura.

El CS enviará una copia del Acta de Apertura a la UCP en un plazo no mayor a 24 horas de finalizada la apertura, para que ésta la remita al BIRF.


7. Análisis y Evaluación de las Ofertas.- Será responsabilidad del CS el asegurarse

que las ofertas cumplan con los requisitos establecidos en los documentos de licitación. El análisis y evaluación de las ofertas se realizará prontamente después de la apertura de las mismas.

En las ofertas que cumplan con el punto anterior, se procederá con una evaluación detallada de acuerdo a lo estipulado en los párrafos 2.48 a 2.55 de las Normas de Adquisiciones con Préstamos del BIRF y Créditos de la AIF de enero de 1995, revisadas en enero y agosto de 1996, setiembre de 1997 y enero de 1999.

El Comité no deberá pedir a ningún licitante que modifique su oferta ni permitirle que lo haga después de vencido el plazo de recepción, excepto por lo dispuesto en los párrafos 2.61 y 2.62 de las normas del BIRF.

El Comité podrá solicitar por escrito a los licitantes aquellas aclaraciones necesarias para poder evaluar sus ofertas, pero no deberá pedir ni permitir que modifiquen su contenido ni sus precios después de la apertura de las ofertas.

El Comité elaborará un Informe de Evaluación con las conclusiones del proceso de evaluación y la recomendación de adjudicación del contrato y lo remitirá a la UCP.

En el caso de que el Comité de Selección recomiende el rechazo a todas las ofertas, debe considerarse el procedimiento que se detalla a continuación:



• Si el Comité llegara a la conclusión que ninguna de las ofertas presentadas

cumple substancialmente con las especificaciones técnicas, entonces podrá recomendar el rechazo de todas las propuestas. En consulta con la UCP y con la No-Objeción del BIRF, podrá llamar a una nueva convocatoria.

• Cuando el rechazo se deba a que la oferta más baja es superior al monto presupuestado; como alternativa a una nueva licitación, y sólo después de haber realizado la consulta con la UCP y el BIRF, se podrá negociar con el licitante cuya oferta es la más baja evaluada para tratar de obtener un contrato satisfactorio mediante una reducción del alcance del contrato, la reasignación del riesgo y la responsabilidad o ambas cosas.

No deberá darse a conocer información alguna respecto al análisis, aclaración y evaluación de las ofertas ni sobre las recomendación relativa a la adjudicación, después de la apertura en público de las ofertas, a los licitantes ni a personas no interesadas oficialmente en estos procedimientos, hasta que se haya notificado la adjudicación del contrato al licitante ganador.


8. Adjudicación.- La UCP revisará el Informe de Evaluación del CS; de existir

observaciones, por no adecuarse a las normas y a los procesos establecidos en el presente manual, la UCP devolverá la documentación al CS para su reevaluación.

Si el monto del contrato fuere igual o superior a US$ 100,000 la UCP tramitará ante el BIRF la No-Objeción al proceso de selección llevado a cabo. Estando conforme el Informe de Evaluación, y obtenida la No-Objeción del BIRF si correspondiera, la UCP procederá a publicar el anuncio de adjudicación en por lo menos dos periódicos de circulación nacional, y notificará por escrito la adjudicación al licitante ganador. Tiempo estimado: Con No-Objeción: 11 días. Sin No-Objeción: 05 días.

9. Firma del Contrato.- Luego notificada la adjudicación, la UCP procederá a suscribir

el contrato con el proveedor.

Una vez suscrito el contrato, se enviará una copia del mismo a la EP y otra será remita al BIRF. Tiempo estimado: 10 días.



ANEXO N° 3

Procedimiento para Adquisiciones bajo la modalidad de Licitación Pública Internacional



Ciclo de una Compra – Licitación Pública Internacional

(*) A discreción de la UCP, conforme al tipo de bien a adquirir.

Elaborar especificaciones técnicas, estimación de


(EP)

Envío a la UCP(EP)

Elaboración de Bases(CS-UCP)

1 día

4 días


(CS - UCP)

1 día

Envío al BIRF(UCP)

No-Objeción(BIRF)

1 día

Publicar en un periódico de circulación nacional

yNotificar la adjudicación al

postor ganador(UCP)

4 días

Suscripción del contrato(UCP - Proveedor)


(UCP)


Envío al BIRF(UCP)

1 día

5 días

Publicar en dos periódicos de circulación nacional,

Development Business y dgMarket

yEnvío a empresas que contestaron al Anuncio

General de Adquisiciones(UCP)

Venta de documentos Bases de Licitación

(UCP)

Recepción de las ofertas(CS-UCP)

Apertura de las ofertas(CS - UCP)

No-Objeción(BIRF)

22 días

5 días

Inicio

Designación del Comitéde Selección

(CS-UCP) 2 días

Evaluación de las ofertas(CS - UCP)

1 día

5 días

Adjudicación del Contrato(UCP)

Fin

Registro Patrimonial de bienes

(UCP)

13 días

Absolución de Consultas(CS - UCP) 33 días

1 día

Envío del Acta de Apertura al BIRF(UCP)

1 día



PROCEDIMIENTO PARA ADQUISICIONES BAJO LA MODALIDAD DE LICITACIÓN PÚBLICA INTERNACIONAL (LPI) ≥ US$ 250,000

Tiempo total estimado: 105 días /3.

1. Requerimiento de Bienes.- Se deberá describir en detalle los requerimientos de los bienes que serán adquiridos para la entidad beneficiaria (EP), incluyendo las especificaciones técnicas, una estimación de los costos relacionados a la adquisición propuesta, y el método de evaluación propuesto. La EP enviará la documentación a la Unidad Coordinadora del Proyecto para revisión y elaboración de la documentación (Bases) para licitar. Tiempo estimado: 1 día.

2. Documentos de Licitación.- Los documentos de licitación a utilizarse se elaborarán con base en los Documentos Estándar BIRF. Los mismos serán elaborados por la UCP y el Comité de Selección, y deberán incluir la estimación de los costos relacionados a la adquisición propuesta. Para llevar a cabo el proceso de licitación, la UCP designará un Comité de Selección (CS), con la participación de la EP. Se verificará su adecuación a las normas del BIRF, consistencia con el Plan Operativo Anual (POA) y la programación de gastos. Una vez aprobados internamente los documentos, la UCP tramitará ante el BIRF la No-Objeción a los documentos de licitación. Obtenida la No-Objeción del BIRF, la UCP autorizará al CS a iniciar el llamado a licitación del proceso de adquisición de los bienes requeridos.


3. Convocatoria.- Recibida la comunicación señalada en el punto anterior, el CS

solicitará a la UCP publicar el Anuncio Específico de Adquisiciones en por lo menos dos periódicos de circulación nacional durante dos días continuos, y también en el "Development Business" de Naciones Unidas /4

Una copia del anuncio deberá ser enviado a las empresas que hubiesen contestado al Anuncio General de Adquisiciones.


4. Venta de los documentos de licitación.- La UCP pondrá los documentos de licitación a disposición para venta a los licitantes interesados, a partir del día de la primera publicación hasta la fecha prevista para la recepción de ofertas.

Durante este plazo, dentro de las fechas máximas que se indicaran en la convocatoria o anuncio para recibir consultas y responder a estas, los licitantes podrán requerir aclaraciones acerca de la información proporcionada en los documentos de licitación.

3/ Salvo mención en contrario, los días se refieren a días hábiles. 4/ La publicación debe coincidir o aproximarse (antes de) con la publicación del anuncio local, por lo que

deberá gestionarse con no menos de 30 días de anticipación.



El CS deberá proveer estas aclaraciones por escrito, enviando copia de las mismas a todas las firmas que hayan adquirido dichos documentos y a la UCP. Tiempo estimado: 33 días.

5. Recepción de las Ofertas.- Se permitirá a los licitantes enviar sus ofertas por correo o entregarlas personalmente, hasta la fecha y hora límites y en el lugar especificado para la entrega de propuestas en los documentos de licitación.

Se registrará cada una de las ofertas recibidas, indicando la fecha y hora de su recepción. Toda oferta que llegue después del plazo otorgado será rechazada por el CS y devuelta sin abrir. Este hecho constará en el Acta de de apertura de ofertas.

6. Apertura de las Ofertas.- La apertura de las ofertas se realizará en acto público, ante

Notario Publico, y deberá coincidir con la hora límite fijada para su entrega o efectuarse inmediatamente después, dando tiempo para trasladarse al lugar especificado para la apertura de ofertas en el llamado a licitación, si fuera diferente al lugar de recepción de las mismas. El Comité de Selección será el encargado de realizar la apertura de las ofertas.

Al momento de la apertura, el CS leerá los nombres de los licitantes y el precio total de cada oferta y de cualquier alternativa -si se las hubiese permitido o solicitado-, y verificará la presencia de la documentación solicitada. Lo anterior se registrará en el Libro de Actas del Comité, así como las omisiones y circunstancias o eventos relevantes observados durante la apertura de ofertas. El CS no podrá tomar ninguna decisión con relación al contenido de las ofertas recibidas durante el Acto de Apertura.

El CS enviará una copia del Acta de Apertura a la UCP en un plazo no mayor a 24 horas de finalizada la apertura, para que ésta la remita al BIRF.


7. Análisis y Evaluación de las Ofertas.- Será responsabilidad del CS el asegurarse

que las ofertas cumplan con los requisitos establecidos en los documentos de licitación. El análisis y evaluación de las ofertas se realizará prontamente después de la apertura de las mismas.

En las ofertas que cumplan con el punto anterior, se procederá con una evaluación detallada de acuerdo a lo estipulado en los párrafos 2.48 a 2.55 de las Normas de Adquisiciones con Préstamos del BIRF y Créditos de la AIF de enero de 1995, revisadas en enero y agosto de 1996, setiembre de 1997 y enero de 1999.

El Comité no deberá pedir a ningún licitante que modifique su oferta ni permitirle que lo haga después de vencido el plazo de recepción, excepto por lo dispuesto en los párrafos 2.61 y 2.62 de las normas del BIRF.

El Comité podrá solicitar por escrito a los licitantes aquellas aclaraciones necesarias para poder evaluar sus ofertas, pero no deberá pedir ni permitir que modifiquen su contenido ni sus precios después de la apertura de las ofertas.

El Comité elaborará un Informe de Evaluación con las conclusiones del proceso de evaluación y la recomendación de adjudicación del contrato, y lo remitirá a la UCP.



En el caso de que el Comité de Selección recomiende el rechazo a todas las ofertas, debe considerarse el procedimiento que se detalla a continuación: • Si el Comité llegara a la conclusión que ninguna de las ofertas presentadas

cumple substancialmente con las especificaciones técnicas, entonces podrá recomendar el rechazo de todas las propuestas. En consulta con la UCP y con la No-Objeción del BIRF, podrá llamar a una nueva convocatoria. Si se incorpora variaciones sustanciales a los documentos de licitación originales, se tendrá por primera convocatoria a este nuevo llamamiento.

• Cuando el rechazo se deba a que la oferta más baja es superior al monto

presupuestado; como alternativa a una nueva licitación, y sólo después de haber realizado la consulta con la UCP y el BIRF, se podrá negociar con el licitante cuya oferta es la más baja evaluada para tratar de obtener un contrato satisfactorio mediante una reducción del alcance del contrato, la reasignación del riesgo y la responsabilidad o ambas cosas.

No deberá darse a conocer información alguna respecto al análisis, aclaración y evaluación de las ofertas ni sobre las recomendación relativa a la adjudicación, después de la apertura en público de las ofertas, a los licitantes ni a personas no interesadas oficialmente en estos procedimientos, hasta que se haya notificado la adjudicación del contrato al licitante ganador.


8. Adjudicación.- En base al Informe de Evaluación del CS, la UCP tramitará ante el

BIRF la No-Objeción al proceso de selección llevado a cabo. Una vez obtenida la No-Objeción del BIRF, el CS procederá a publicar el anuncio de adjudicación en por lo menos dos periódicos de circulación nacional, y notificará la adjudicación al licitante ganador.

De existir observaciones, por no adecuarse a las normas y a los procesos establecidos en el presente manual o que incumplan los lineamientos vigentes respecto a la lucha contra el fraude y corrupción, la UCP devolverá la documentación al CS para su reevaluación. Tiempo estimado: 11 días.

9. Firma del Contrato.- Luego de emitida la No-Objeción del BIRF y notificada la

adjudicación, la UCP procederá a suscribir el contrato con el proveedor.

Una vez suscrito el contrato, se enviará una copia del mismo a la EP y otra será remita al BIRF. Tiempo estimado: 13 días.



ANEXO N° 4

Procedimiento para Contratación bajo la Modalidad de Selección Basada en la Calidad y el Costo



Ciclo de una Contratación – Selección Basada en la Calidad y el Costo (SBCC)

Elaboración de Términos de Referencia, perfiles, criterios

y costos de la consultoría(EP)

Acreditación inicial y No Objeción a los TR

(UCP-BIRF)

1 día

Recepción de expresiones de interés y elaboración de

la Lista Corta(EP)

Elaboración de pedido de propuestas

(EP)

Envío a la UCP(EP)

Publicar en el Development Business y dgMarket.

(UCP)

1 día

1 día

No

10 días

Costo total>= US$ 200 000

30 días

No-Objeción(BIRF)

5 días


Notificación a la EP(UCP)

1 día

Envío de invitaciones(EP)

Recepción de propuestas(EP)

Evaluación de las propuestas técnicas

(CS - EP)

30 días

3 días

2 días

Envío al BIRF(UCP)

1 día

No-Objeción(BIRF)

Apertura de sobres depropuestas económicas

(CS - EP)

Evaluación de las ofertas financieras(CS - EP)

Elaboración del Informe de calidad y costo

(CS - EP)

Monto a contratarse >= US$ 100 000

No

Si

1 día

1 día


No

Si

Envío del Informe la al BIRF(UCP) 1 día


Invitación a negociar(EP) 6 días

Negociaciones(EP)

Contrato borrador(EP)

Envío al BIRF(UCP)

No-Objeción al borradorde contrato

(BIRF)

Notificación a la EPy al Consultor

(UCP)

Suscripción del contrato(UCP - Consultor)

Contrato >= US$ 100,000

Envío a la UCP(EP)

Envío de contratos a laEP / BIRF

(UCP)

Inicio

Si


yEnvío a las empresas que

contestaron al Anuncio General de Adquisiciones.

(UCP) 4 días

Designación del Comité de Selección (CS)

(EP)2 días

15 días

Si

EP

Envío a la UCP(EP) 1 día

5 días

Notificación a la EP(UCP) 1 día

10 días

Envío a la UCP(EP) 1 día

Envío al BIRF(UCP)

1 día

1 día

3 días

1 día

1 día


No

SiEP

2 días

1 día

5 días

Fin

No

Si

1 día

3 días

1 día

No

EP


No

Si

2 días

Apertura de Sobres de propuestas técnicas

(CS - EP) 1 día

Elaboración del Informe de Evaluación Técnica

(CS - EP) 1 día


No

SiEP

2 días

Notificación e invitación al Acto de Apertura de

propuestas económicas(CS - EP) 1 día


Si

No-Objeción(BIRF)

No

5 días



PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIÓN BAJO LA MODALIDAD DE SELECCIÓN BASADA EN LA CALIDAD Y EL COSTO (SBCC)

Tiempo total estimado: de 146 días. /5. 1. Especificación de la Consultoría.- La Entidad Participante (EP) remitirá: (i) los

Términos de Referencia de la Consultoría, (ii) los requisitos mínimos de la firma y el personal clave; (iii) los criterios de evaluación a aplicarse; y, (iv) el estimado del costo de la misma; a la UCP.

2. Acreditación Inicial de la Actividad.- Una vez revisados los TR por la UCP, ésta procederá a enviarlos al BIRF para la No-Objeción correspondiente; recibida ésta, verificará la disponibilidad presupuestal de la actividad, para lo cual la UCP envía a la EP la Acreditación Inicial de la Actividad con la que pueden dar inicio el proceso. Tiempo estimado: 10 días.

3. Obtención de Lista Corta.- La EP elaborará una lista corta de Firmas Consultoras

interesadas para solicitarle Propuestas; dependiendo del costo estimado de la consultoría, deberá proceder conforme a una de las dos mecánicas detalladas abajo. Para la presentación de expresiones de interés se deberá otorgar un plazo no menor a treinta (30) días calendario. a) Cuando el costo estimado del contrato sea igual o superior a US$ 200,000 a

objeto de obtener expresiones de interés de firmas de países elegibles, de las cuales se elaborará la lista corta, se deberá realizar una publicación en el "Development Business" y en dos periódicos de circulación nacional durante dos días continuos.

La lista corta de consultores que se elabore, deberá incluir de tres a seis firmas,

con no más de dos de ellas pertenecientes a un solo país. Asimismo, al menos una deberá pertenecer a un país en vía de desarrollo, a no ser que no se identifiquen empresas calificadas provenientes de dichos países.

b) Cuando el costo estimado del contrato sea menor a US$ 200,000 la lista corta

podrá obtenerse de la base de datos de la EP, si es que la misma hubiera desarrollado una, o a objeto de obtener expresiones de interés de firmas de países elegibles, de las cuales se elaborará la lista corta, se podrá realizar una publicación en dos periódicos de circulación nacional durante dos días continuos.

En el caso de que el precio estimado del contrato sea inferior a US$ 350,000

equivalentes, la lista corta de consultores que se elabore podrá incluir enteramente a empresas consultoras nacionales, siempre y cuando al menos existan tres empresas calificadas en el país. Sin embargo, si existen empresas extranjeras que hubiesen expresado interés, éstas no deberán ser descartadas.

Independientemente de ello, se deberá enviar una copia de la publicación a las empresas que hubiesen contestado al Anuncio General de Adquisiciones (AGA).

5/ Salvo mención en contrario, los días se refieren a días hábiles.

El lapso estimado es el más largo posible, incluyendo publicaciones y No-Objeción del BIRF.



La lista corta que se incluya en el Pedido de Propuestas (PP) que se envíe a la UCP deberá contar con una justificación en cuanto a la forma elaboración de la misma. Tiempo estimado: 36 días.

4. Pedido de Propuestas.- Para llevar a cabo el proceso de selección de Firmas

Consultoras, la EP designará un Comité de Selección (CS). La documentación de PP que elabore el CS, a utilizarse para la contratación de las firmas consultoras, será conforme al modelo de “Pedido de Propuestas Estándar para Selección de Consultores del BIRF de julio de 1997, revisado en abril de 1998”. El mismo deberá incluir la Lista Corta de las firmas propuestas, con sus referencias, a ser invitadas.

Una vez aprobados internamente, la EP enviará el PP y Lista Corta a la UCP.

Tiempo estimado: 17 días /6.

5. Revisión y No-Objeción.- La UCP considerará la documentación recibida y verificará su adecuación a las normas del BIRF.

En los casos donde el monto estimado a contratarse sea igual o supere los US$ 100,000 la UCP tramitará ante el BIRF la No-Objeción al Pedido de Propuestas y Lista Corta. Obtenida la No-Objeción del BIRF, la UCP notificará dicha No-Objeción a la EP y autorizará la continuación del proceso de contratación de los servicios de consultoría. En los casos donde el monto estimado a contratarse sea menor a US$ 100,000 la UCP comunicara su conformidad a la EP y autorizara la continuación del proceso de contratación de los servicios de consultoría. De existir observaciones, por no adecuarse a las normas y a los procesos establecidos en el presente manual o que incumplan los lineamiento vigentes a la lucha contra el fraude y corrupción la UCP devolverá la documentación a la EP para su corrección. Tiempo estimado: Con No-Objeción: 08 días.

Sin No-Objeción: 02 días. 6. Invitación a participar.- A partir de la recepción de la notificación anterior, el CS de

la EP deberá enviar los PP a las firmas consultoras de la lista corta. Se deberá otorgar a estas firmas suficiente tiempo para la preparación de sus propuestas, el mismo que podrá variar en función a la complejidad del trabajo a realizarse. Normalmente este plazo no deberá ser menor a cuatro (4) semanas ni superior a tres (3) meses.


7. Recepción de las Propuestas.- Durante el plazo indicado en la Carta de Invitación

para recibir consultas y responder a éstas, las firmas podrán requerir aclaraciones acerca de la información proporcionada en el PP. El CS deberá proveer estas aclaraciones por escrito, enviando copia de las mismas a todas las firmas de la lista corta que confirmaron su intención de presentar una propuesta. Si es necesario, el CS prorrogará el plazo para la presentación de propuestas.

6/ Estos tiempos son paralelos a los requeridos para el punto 3.



Se permitirá a los proponentes invitados enviar sus propuestas por correo o entregarlas personalmente, hasta la fecha y hora límites y en el lugar especificado para la entrega de las mismas en el PP. Una vez cumplido el plazo que se hubiera establecido para la entrega de propuestas, no se permitirán enmiendas a las propuestas técnicas o financieras. Para resguardar la integridad de los documentos presentados, las propuestas técnicas (Sobre “B”) y financieras (Sobre “C”) deberán entregarse en dos sobres separados y sellados, contenidos en un solo sobre (Sobre “A”). Se registrará cada una de las propuestas recibidas, indicando la fecha y hora de su recepción. Toda propuesta que llegue después del plazo otorgado será rechazada por el CS y devuelta sin abrir. Este hecho constará en el Acta de de apertura de ofertas. Tiempo estimado: 30 días.

8. Apertura de las Propuestas.- La apertura de las propuestas técnicas ante Notario Publico (no se requiere que sea en acto público) deberá coincidir con la hora límite fijada para su entrega o efectuarse inmediatamente después, dando tiempo para trasladarse al lugar especificado para la apertura de propuestas en el PP, si fuera diferente al lugar de recepción de las mismas. El CS será el encargado de realizar la apertura de las propuestas.

Durante el acto de apertura, el CS procederá a abrir únicamente el Sobre “A” y el Sobre “B” (Propuesta Técnica), no debiendo abrir los Sobres “C” (Propuesta Financiera). Al momento de la apertura, el CS leerá los nombres de las firmas y verificará la presencia de los Sobres “B” (Propuesta Técnica) y “C” (Propuesta Financiera) y de la documentación solicitada en el Sobre “B”. Lo anterior se registrará en el Libro de Actas del CS, así como las omisiones y circunstancias o eventos relevantes observados durante la apertura de propuestas técnicas. El CS no podrá tomar ninguna decisión con relación al contenido de las propuestas recibidas durante el Acto de Apertura. Tiempo estimado: 01 día.

9. Custodia de los Sobres “C” (Propuestas Financieras).- Los sobres conteniendo

las propuestas financieras deberán mantenerse bajo custodia hasta que hubiera concluido la evaluación de las propuestas técnicas. Los mismos serán abiertos en próximo acto público a confirmarse a cada uno de las firmas que presentaron propuestas.

La custodia de los Sobres “C” deberá realizarse, introduciéndose los mismos en un sobre, el mismo que deberá ser firmado y sellado por los miembros del CS, el representante de la UCP, aquellos proponentes que así lo deseen y el Notario Publico correspondiente, y será debidamente resguardado por este ultimo para ser abiertos en fecha próxima, a confirmarse, en presencia de las firmas invitadas que deseen asistir.

10. Evaluación de las Propuestas Técnicas.- El proceso de evaluación bajo esta

modalidad contempla que cada miembro del CS efectúe una evaluación de las



propuestas técnicas, separada e independiente a la de los demás miembros de dicho Comité, teniendo en cuenta los criterios de calificación incluidos en los PP.

La evaluación de las propuestas técnicas deberá realizarse de acuerdo a lo estipulado en los párrafos 2.14 a 2.18 de las Normas del BIRF para la Selección y Contratación de Consultores por Prestatarios del BIRF de enero de 1997, revisadas en setiembre de 1997, enero de 1999 y mayo de 2002.

Se evaluarán las propuestas sobre la base de la medida en que estas respondan a los términos de referencia, según los criterios especificados en el PP. Una propuesta se considerará inadecuada y será rechazada en esta etapa si no responde a importantes aspectos de los términos de referencia o si no logra el puntaje mínimo en materia técnica que se especifica en el PP. El CS podrá solicitar por escrito a las firmas consultoras aquellas aclaraciones necesarias para poder evaluar sus propuestas técnicas, pero no deberá pedir ni permitir que modifiquen su contenido.


11. Informe de Evaluación de las Propuestas Técnicas.- El CS deberá elaborar un

Informe de Evaluación de la Propuestas Técnicas, a partir de las hojas de evaluación de cada evaluador y del formulario tipo de Informe de Evaluación para la Selección de Consultores emitido por el Banco Mundial. En el informe se fundamentará los resultados de la evaluación y se describirán los puntos fuertes y débiles de las propuestas. Todos los documentos referentes a la evaluación, como las hojas de calificación de cada propuesta, deberán conservarse hasta que el proyecto termine y se haya realizado la correspondiente evaluación ex-post. Una vez concluido el Informe del CS, la EP enviará a la UCP una copia del mismo para revisión y trámite.


12. Revisión del Informe de Evaluación de la Propuesta Técnica.- La UCP considerará la documentación recibida y verificará su adecuación a las normas del BIRF. En los casos donde el monto estimado a contratarse sea igual o supere los US$ 100,000 la UCP enviará la documentación al BIRF para No-Objeción, incluyendo la lista priorizada (ranking) y el Informe de Evaluación Técnica. Recibida la No-Objeción del BIRF, la UCP comunicará a la EP su conformidad para que el CS proceda con la realización del acto público de apertura de Propuestas Financieras. En los casos donde el monto estimado a contratarse sea menor a US$ 100,000 la UCP comunicará a la EP su conformidad para que el CS proceda con la realización del acto público de apertura de Propuestas Financieras. De existir observaciones, por no adecurase a las normas y a los procesos establecidos en el presente manual o que incumplan los lineamiento vigentes a la lucha contra el fraude y corrupción, la UCP devolverá la documentación a la EP para su reevaluación. Tiempo estimado: Con No-Objeción: 09 días.

Sin No-Objeción: 03 días.



13. Apertura de Sobres “C” y Evaluación de la Propuesta Financiera.- Una vez recibida la comunicación de la UCP, el CS notificará por escrito a los proponentes el puntaje alcanzado por cada uno de ellos e invitándolos, con fecha y hora, al acto de apertura de las Propuestas Financieras (Sobre C) que hubieran alcanzado un puntaje igual o mayor al puntaje mínimo establecido en los documentos de concurso, mencionando que las Propuesta Financieras de las firmas que no hubiesen alcanzado el puntaje mínimo o cuyas propuestas no hubieran respondido a los PP, serán devueltas sin abrir, en cuanto termine el proceso de selección. El acto de apertura de las Propuestas Financieras deberá realizarse en un plazo no menor a catorce (14) días calendario posteriores a la notificación de dicho acto. En los casos donde se considere pertinente, por ejemplo cuando los proponentes deban desplazarse desde puntos alejados del país, este plazo podrá ser extendido. La apertura de los Sobres “C” se realizará en Acto Público ante Notario Público, debiendo el CS levantar el acta correspondiente, luego de haberse leído en voz alta el nombre del proponente, el puntaje de evaluación de su propuesta técnica, y el precio ofertado en la Propuesta Financiera. Copia del Acta será enviada prontamente al BIRF, a través de la UCP.


14. Evaluación de Propuestas Financieras.- La evaluación de las Propuestas

Financieras deberá realizarse de acuerdo a lo establecido en los párrafos 2.19 a 2.21 de la Normas del BIRF para la Selección y Contratación de Consultores por Prestatarios del BIRF de enero de 1997, revisadas en septiembre de 1997, enero de 1999 y mayo de 2002. El CS examinará las propuestas financieras. De haber errores aritméticos, deberán corregirse. A los fines de comparar las propuestas, los costos deberán convertirse a una sola moneda escogida según lo indicado en el PP (p.e.: Nuevos Soles o Dólares Norteamericanos, al tipo de cambio oficial del día límite para la presentación de propuestas). Para propósitos de evaluación, “el costo” excluirá los impuestos locales. Se asignará un puntaje financiero de acuerdo al procedimiento y fórmula establecidos en los documentos del PP y que deberá estar basada en la asignación de 100 puntos a la propuesta de costo más bajo y puntajes financieros inversamente proporcionales a sus respectivos precios a las demás propuestas. Tiempo estimado: 01 día.

15. Evaluación combinada de Calidad y Costo.- El CS obtendrá un puntaje total

basado en los porcentajes ponderados para las evaluaciones técnica y financiera. Sólo se admitirá el rechazo a todas las propuestas si: (i) ninguna propuesta resultó ser aceptable debido a deficiencias, en función de los términos de referencia (TR); y, (ii) los costos son sustancialmente mayores que el presupuesto y, en consulta con el BIRF, se determina que no es posible aumentar el presupuesto ni disminuir los servicios. El rechazo de todas las propuestas y la nueva invitación sólo deberán efectuarse con la No-Objeción previa del BIRF.



Concluida la evaluación, el CS elaborará un Informe con la Evaluación combinada de calidad y costo incluyendo la recomendación de adjudicación, y lo remitirá a la UCP, a través de su MAE. Tiempo estimado: 02 días.

16. Revisión del Informe Combinado de Calidad y Costo.- Recibido el Informe de la

Evaluación combinada, la UCP considerará la documentación recibida y verificará su adecuación a las normas del BIRF. De existir observaciones, por no adecuarse a las normas y a los procesos establecidos en el presente manual o que incumplan los lineamiento vigentes a la lucha contra el fraude y corrupción la UCP devolverá la documentación a la EP para su reevaluación. En los casos donde el monto estimado a contratarse sea igual o supere los US$ 100,000 la UCP enviará la documentación al BIRF para No-Objeción, incluyendo el Informe de Evaluación Combinado de Calidad y Costo, y la solicitud para proceder con la negociación del contrato. Recibida la No-Objeción del BIRF, la UCP comunicará a la EP para que ésta proceda con las negociaciones y adjudicación de la consultoría. En los casos donde el monto estimado a contratarse sea menor a US$ 100,000, si la documentación es conforme, la UCP comunicará su conformidad a la EP para que ésta proceda con las negociaciones y adjudicación de la consultoría. Tiempo estimado: Con No-Objeción: 09 días.

Sin No-Objeción: 03 días. 17. Negociaciones.- Cumplido el paso anterior, la EP procederá a negociar las

condiciones contractuales con la firma ganadora. A este fin, invitará a la dicha firma a negociar, otorgándole un plazo no menor a una (1) semana para presentarse. Las negociaciones no alterarán substancialmente los TR ni los términos del contrato, a fin de que la calidad del producto final, su costo y la validez de la evaluación inicial no resulten afectados. No se deberán efectuar reducciones importantes en los insumos de trabajo con el sólo propósito de ajustarse al presupuesto. Los TR definitivos y la metodología combinada, se incorporarán en la “Descripción de los Servicios”, que formará parte del contrato. En el proceso de negociación se podrán discutir y acordar los siguientes puntos, los que no deberán cambiar de manera sustancial los PP originales: (i) los TR y cronograma del trabajo; (ii) los requerimientos de personal, el personal propuesto por los consultores; (iii) las condiciones especiales del contrato y los recursos que aportará el contratante y; (iv) el cronograma de pagos.

En cuanto al personal clave, no deberán aceptarse sustituciones, excepto por mutuo acuerdo, en caso de demoras en el proceso de selección y adjudicación, o cuando los cambios sean esenciales para alcanzar los objetivos. Sin embargo, si el personal clave fue incluido sin confirmar su disponibilidad, se podrá rechazar la propuesta. Bajo ningún motivo deberán negociarse, excepto en circunstancias excepcionales, las tarifas y remuneraciones unitarias del personal.



Si las negociaciones no culminan en un contrato aceptable, se las dará por concluidas, previa No-Objeción del BIRF; se rechazará la propuesta e informará al proponente las razones para el rechazo. Seguidamente, la EP invitará al proponente que le sigue en orden de mérito a negociar, y así sucesivamente. Una vez iniciadas las negociaciones con la siguiente firma mejor calificada, no se deberán reabrir las negociaciones anteriores.

Después de que las negociaciones hayan finalizado exitosamente, la EP deberá notificar con prontitud a las demás firmas incluidas en la lista corta que no fueron seleccionadas para la adjudicación, y remitir el proyecto de contrato a la UCP para trámite y suscripción.


18. Firma del Contrato.- Recibido el proyecto de contrato por la UCP, de ser procedente,

ésta tramitará la No-Objeción del borrador final correspondiente ante el BIRF, tras la cual procederá a suscribir el contrato con la firma consultora, después de notificarle de la adjudicación, y remitir copias del mismo, una a la EP y otra al BIRF. Tiempo estimado: Con No-Objeción: 13 días.

Sin No-Objeción: 07días.



ANEXO N° 5

Procedimiento para la Contratación bajo la Modalidad de Selección Basada en las Calificaciones de los

Consultores



Ciclo de una Contratación – Selección Basada en las Calificaciones de los Consultores (CC)

Elaboración de Términos de Referencia, perfiles, criterios

y costos de la consultoría(EP)

Acreditación inicial y No Objeción a los TR

(UCP-BIRF)

4 días

Recepción de expresiones de interés y elaboración de

la Lista Corta(EP)

Elaboración de pedido de propuestas

(EP)

Envío a la UCP(EP)

1 día

1 día

10 días

11 días


Notificación a la EP(UCP) 1 día

Envío de invitación(EP)

30 días

2 días

Invitación a negociar(EP) 6 días

Negociaciones(EP)

Contrato borrador(EP)

Notificación a la EPy al Consultor

(UCP)

Suscripción del contrato(UCP - Consultor)

Envío a la UCP(EP)

Envío de contratos a laEP / BIRF

(UCP)

Inicio


yEnvío a las empresas que

contestaron al Anuncio General de Adquisiciones.

(UCP)

Designación del Comité de Selección (CS)

(EP) 2 días

10 días

Si

3 días

1 día

1 día


No

SiEP

1 día

Fin

1 día

3 días

1 día

No

EP

Requiere publicación?

No

Si

Evaluación de la propuesta(CS - EP)

1 días

2 día


(CS - EP)

Recepción de propuesta(EP)

Recepción de Información Institucional

(EP)

Evaluación institucional de firmas(EP)

10 días

3 días

Solicitud de Propuesta(EP) 2 día



PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIÓN BAJO LA MODALIDAD DE SELECCIÓN BASADA EN LAS CALIFICACIONES DE LOS CONSULTORES (CC) < US$ 100,000

Tiempo total estimado: de 95 días. /7. 1. Especificación de la Consultoría.- La Entidad Participante (EP) remitirá: (i) los

Términos de Referencia de la Consultoría; (ii) los requisitos mínimos de la firma y el personal clave; (iii) los criterios de evaluación a aplicarse; y, (iv) el estimado del costo de la misma; a la UCP.

2. Acreditación Inicial de la Actividad.- Una vez revisados los TR por la UCP, ésta

procederá a enviarlos al BIRF para la No-Objeción correspondiente; recibida ésta, verificará la disponibilidad presupuestal de la actividad, para lo cual la UCP envía a la EP la Acreditación Inicial de la Actividad con la que pueden dar inicio el proceso. Tiempo estimado: de 10 días.

3. Obtención de Lista Corta.- La EP elaborará una lista corta de Firmas Consultoras

interesadas para solicitarle Información sobre la firma. La lista corta podrá obtenerse de la base de datos de la EP, si es que la misma hubiera desarrollado una, o a objeto de obtener expresiones de interés de firmas de países elegibles, de las cuales se elaborará la lista corta, se podrá efectuar una publicación específica en periódicos de circulación nacional. En este caso, deberá otorgarse un plazo mínimo de quince (15) días calendario para la presentación de las Expresiones de Interés. Independientemente de ello, se deberá enviar una copia de la publicación a las empresas que hubiesen contestado al Anuncio General de Adquisiciones, la misma que obligatoriamente deberá ser tomada en cuenta por la Entidad Participante. Tiempo estimado: 16 días.

4. Convocatoria del Proceso.- Para llevar a cabo el proceso de selección de Firmas

Consultoras, la EP designará un Comité de Selección (CS). El CS elaborará una carta de invitación, la misma que será enviada a todas las firmas que conforman la LC y que deberá contener la siguiente información:

a. Identificación del Proceso b. Objetivos del mismo c. Modalidad del proceso y normatividad del mismo d. Solicitud a las firmas a presentar información institucional en el marco del

proceso. e. Fecha máxima de presentación de la documentación solicitada.

Se deberá otorgar a estas firmas suficiente tiempo para la preparación de la documentación solicitada. Normalmente este plazo no deberá ser menor a dos (2) semanas dependiendo de la nacionalidad de las firmas invitadas. Tiempo estimado: 04 días.


El lapso estimado es el más largo posible, incluyendo publicaciones.



5. Recepción de la Información Institucional de las Firmas.- Se permitirá a los

proponentes invitados enviar su documentación por correo o entregarlas personalmente, hasta la fecha y hora límites y en el lugar especificado para la entrega de las mismas en la carta de invitación.

Se registrará cada uno de los documentos recibidos, indicando la fecha y hora de su recepción. Todo documento que llegue después del plazo otorgado será rechazado por el CS y devuelto sin abrir. Este hecho constará en el Acta de Evaluación Institucional de las Firmas. Tiempo estimado: 10 días.

6. Evaluación Institucional de las Firmas.- Inmediatamente después de recibida la información solicitada el CS procederá a realizar la evaluación institucional de las firmas, la misma que se basará solamente en la información solicitada en la Carta de Invitación.

Esta evaluación deberá constar en un cuadro en el que se detallen los criterios de calificación utilizados. El cuadro se expresará en términos cuantitativos. Los resultados de dicha evaluación deberán constar detalladamente en el Acta de Evaluación Institucional elaborada por el CS. La firma que haya obtenido el puntaje más alto en dicha evaluación, será invitada a presentar una propuesta técnica y financiera.


7. Invitación a la Firma a Presentar una Propuesta Técnica y Financiera.- El CS procederá a invitar a la firma que haya obtenido el mejor puntaje en la evaluación institucional a presentar una propuesta técnica y financiera, la misma que deberá ser presentada en un solo sobre que las contenga.

Esta invitación se basará en el documento estándar de Pedido de Propuestas usado para los procesos de SBCC, con las adecuaciones correspondientes y, en el se precisará la fecha máxima en que la firma podrá hacer entrega de su propuesta. Se deberá otorgar a esta firma suficiente tiempo para la preparación de su propuesta, el mismo que podrá variar en función a la complejidad del trabajo a realizarse. Normalmente este plazo no deberá ser menor a cuatro (4) semanas ni superior a tres (3) meses. Tiempo estimado: 02 días.

8. Recepción de la Propuesta.- Durante el plazo indicado en la Carta de Invitación para

recibir consultas y responder a éstas, la firma podrán requerir aclaraciones acerca de la información proporcionada en el PP. El CS deberá proveer estas aclaraciones por escrito. Si es necesario, el CS prorrogará el plazo para la presentación de la propuesta. Tiempo estimado: 30 días.

9. Apertura y Evaluación de la Propuesta.- La apertura de la propuestas técnica y financiera deberá realizarse inmediatamente después de vencido el plazo para su presentación. El CS será el encargado de realizar la apertura de la propuesta.



Se evaluará la propuesta sobre la base de la medida en que ésta responda a los términos de referencia, según los criterios especificados en el PP. La propuesta se considerará inadecuada y será rechazada en esta etapa si no responde a importantes aspectos de los términos de referencia o si no logra el puntaje mínimo aceptable en materia técnica. El CS podrá solicitar por escrito a la firma consultora aquellas aclaraciones necesarias para poder evaluar su propuesta técnica, pero no deberá pedir ni permitir que modifique su contenido. Una vez que se haya verificado que la propuesta cumple con lo solicitado en el PP, el CS procederá e elaborar un cuadro en el que se muestre cuantitativamente su aprobación y procederá a verificar que la propuesta financiera se ajusta al presupuesto referencial asignado para la consultoría. El CS deberá elaborar un Acta de Evaluación de la Propuesta Técnica - Financiera, a partir del cuadro de evaluación elaborado. En esta acta deberá constar si la propuesta técnica cumple con lo solicitado y si la propuesta financiera se ajusta al presupuesto referencial, deberán además dejar constancia de los puntos que serán materia de negociación con la firma. En caso la propuesta de la firma resulte insatisfactoria y sea rechazada, el Comité procederá a invitar a la siguiente firma mejor calificada en la Lista Corta, reiniciando el procedimiento desde el numeral 25. Invitación a Presentar una Propuesta Técnica y Financiera. Tiempo estimado: 03 días.

10. Negociaciones.- Cumplido el paso anterior, la EP procederá a negociar las

condiciones contractuales con la firma ganadora. A este fin, se la invitará a negociar, otorgándole un plazo no menor a una (1) semana para presentarse.

Las negociaciones no alterarán substancialmente los TR ni los términos del contrato, a fin de que la calidad del producto final, su costo y la validez de la evaluación inicial no resulten afectados. No se deberán efectuar reducciones importantes en los insumos de trabajo con el sólo propósito de ajustarse al presupuesto. Los TR definitivos y la metodología combinada, se incorporarán en la “Descripción de los Servicios”, que formará parte del contrato. En el proceso de negociación se podrán discutir y acordar los siguientes puntos, los que no deberán cambiar de manera sustancial los PP originales: (i) los TR y cronograma del trabajo; (ii) los requerimientos de personal, el personal propuesto por los consultores; (iii) las condiciones especiales del contrato y los recursos que aportará el contratante y; (iv) el cronograma de pagos.

En cuanto al personal clave, no deberán aceptarse sustituciones, excepto por mutuo acuerdo, en caso de demoras en el proceso de selección y adjudicación, o cuando los cambios sean esenciales para alcanzar los objetivos. Sin embargo, si el personal clave fue incluido sin confirmar su disponibilidad, se podrá rechazar la propuesta. Bajo ningún motivo deberán negociarse, excepto en circunstancias excepcionales, las tarifas y remuneraciones unitarias del personal.



Si las negociaciones no culminan en un contrato aceptable, se las dará por concluidas, previa No-Objeción del BIRF; se rechazará la propuesta e informará al proponente las razones para el rechazo. Seguidamente, la EP invitará al proponente que le sigue en orden de mérito a negociar, y así sucesivamente. Una vez iniciadas las negociaciones con la siguiente firma mejor calificada, no se deberán reabrir las negociaciones anteriores.

Después de que las negociaciones hayan finalizado exitosamente, la EP deberá notificar con prontitud a las demás firmas incluidas en la lista corta que no fueron seleccionadas para la adjudicación, y remitir el proyecto de contrato a la UCP para trámite y suscripción.


11. Firma del Contrato.- Recibido el proyecto de contrato por la UCP, se procederá a

suscribir el contrato con la firma consultora, después de notificarle de la adjudicación, y luego se remitirá copia del contrato suscrito a la EP. Tiempo estimado: 06 días.



ANEXO Nº 6

Procedimiento para la Contratación bajo la Modalidad de Consultor Individual



Ciclo de una Contratación – Consultor Individual

Elaborar los Términos de Referencia

(EP)

Envío a la UCP(EP)

Revisión y Envío al BIRF(UCP)

No-Objeción(BIRF)

3 días

5 días

Identificación de los consultores

(EP)

Envío de solicitud de contratación a la UCP

(EP)


7 días

1 día

Suscripción del contrato (UCP - Consultor)

Envió de contratos a laEP / BIRF

(UCP)

1 día

1 día

1 día

Monto contrato>= a US$ 50,000

Envío al BIRF(UCP)

No-Objeción(BIRF)

1 día

5 días

1 día

No


SIEP

No

SI

3 días

Inicio

Elaboración del Proyecto de Contrato

(UCP)

1 día

Fin

Selección del Consultor y elaboración del Informe

(EP) 2 días



PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIÓN BAJO LA MODALIDAD DE CONSULTOR INDIVIDUAL

Tiempo total estimado: 32 días /8. 1. Solicitud de Autorización para Selección.- La EP elaborará los términos de

referencia (TR) de la consultoría, verificará su consistencia con el POA, y los remitirá a la UCP para su revisión, posterior remisión al BIRF para No-Objeción, y trámite de disponibilidad presupuestal.

Tiempo estimado: 01 día.

2. Revisión UCP y No-Objeción BIRF.- La UCP considerará la documentación recibida

y tramitará la No-Objeción del BIRF.

Una vez obtenida la No-Objeción del BIRF, la UCP certificará la disponibilidad presupuestal y notificará dicha No-Objeción a la EP y dará su conformidad para que ésta continúe con del proceso de selección de los servicios de consultoría.


3. Identificación de Consultores.- No será requisito imprescindible la publicación de un

anuncio en prensa a fin de obtener candidatos para trabajos a realizarse bajo la modalidad de consultoría individual. Sin embargo será necesario identificar al menos tres (03) candidatos. Esta podrá ser a través de una publicación, de referencias o contactos directos por parte de la EP. Independientemente de ello, la EP deberá también considerar a los consultores que hubieran contestado al Anuncio General de Adquisiciones.

En función a lo señalado en los puntos anteriores, será responsabilidad de la EP identificar a candidatos para la realización del trabajo requerido. Es imprescindible contar con al menos tres (03) hojas de vida o currículum vitae (CV), los mismos que deberán cumplir con las calificaciones mínimas pertinentes, con objeto de realizar una comparación de calificaciones más objetiva y transparente de los candidatos. En los procesos de selección de consultores individuales (CI) para la UCP o las EP, el CI será seleccionado mediante evaluación de los CV y entrevistas. El CS deberá emitir las actas correspondientes a las sesiones realizadas durante el proceso de selección. La negociación de los honorarios con el consultor seleccionado será responsabilidad de la MAE de la EP. Sin embargo, es posible que para asignaturas complejas sólo se pueda identificar un candidato con las calificaciones requeridas. En estos casos, se deberá demostrar la imposibilidad de obtener la documentación mencionada a fin de solicitar la No-Objeción correspondiente al BIRF, con carácter excepcional. Tiempo estimado: 07 días.


El lapso estimado es el más largo posible, incluyendo No-Objeción del BIRF.



Selección del Consultor.- Una vez seleccionado el consultor, la EP deberá enviar a la UCP para su revisión y aprobación, la siguiente documentación: (i) términos de referencia aprobados por el BIRF, en triplicado y visados; (ii) currículum vitae de los candidatos; (iii) cuadro comparativo de calificaciones; (iv) constancias de las entrevistas; (v) las Actas de CS donde conste el proceso y la recomendación de contratación; (vi) documentación de sustento del CV del consultor seleccionado, previamente verificada por la EP; y, (vii) nota solicitando la contratación. Tiempo estimado: 03 días.

4. Revisión de la UCP y No-Objeción BIRF.- La UCP considerará la documentación recibida, verificará su adecuación a las normas del BIRF y, de ser procedente, dará su conformidad. La UCP elaborará el borrador de contrato, con base en los TR y el CV del consultor seleccionado.

En los casos donde el monto a contratarse supere los US$ 50,000 la UCP tramitará ante el BIRF la No-Objeción al candidato identificado por la EP, y todos los documentos relativos a la contratación. Una vez obtenida la No-Objeción del BIRF, la UCP notificará la misma a la EP, para que ésta comunique la adjudicación al ganador. En los casos donde el monto a contratarse no supere los US$ 50,000 la conformidad a la documentación recibida será notificada directamente a la EP por la UCP, para que aquella comunique la adjudicación. De existir observaciones, por no adecuarse a las normas y a los procedimientos establecidos en el presente manual o que incumplan los lineamiento vigentes a la lucha contra el fraude y corrupción, la UCP devolverá la documentación a la EP para que adopte medidas correctivas. Tiempo estimado: Con No-Objeción: 10 días. Sin No-Objeción: 04 días.

5. Firma del Contrato.- Luego de la conformidad de la documentación y notificada la

adjudicación, la UCP procederá a suscribir el contrato con el consultor.

Una vez suscrito el contrato, una copia del mismo será enviada a la EP y otra será remitida al BIRF. Tiempo estimado: 04 días.



ANEXO N° 7

Convenio de Participación Interinstitucional



Convenio de Participación Interinstitucional

1. DE LOS ANTECEDENTES 1.1 La República del Perú, con fecha 11 de Setiembre del 2003, ha suscrito con el

Banco Mundial/Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (en adelante el “BIRF”), el Convenio de Préstamo N° 7177-PE (en adelante el “C/P”) por el monto de hasta US$ 20.0 millones para ser aplicados en el Proyecto de “Apoyo para Mejorar la Oferta Productiva y Facilitar el Comercio Exterior” (en adelante el “PROYECTO”) y que contempla además la suma adicional de US$ 4.0 millones de Contrapartida Nacional a ser aportados por la República del Perú, con el objeto de apoyar al Gobierno del Perú en lograr un incremento significativo de la competitividad en el país como medio para alcanzar un aumento continuo, sostenido y sostenible de las exportaciones peruanas, en particular las no tradicionales, que permita restaurar el crecimiento económico y el empleo.

1.2 El PROYECTO tiene los siguientes componentes:

(a) Mejora en los Marcos Institucionales para Promover las Exportaciones.

(b) Adopción e Implementación de Prácticas Efectivas de Calidad.

(c) Mejora en el Acceso al Financiamiento de las Exportaciones.

(d) Reducción de Costos Logísticos Vía la Mejora de los Servicios y la Infraestructura Pública.

1.3 Mediante Resolución Ministerial N° 006-2004-PCM ha sido establecida la Unidad

Coordinadora del PROYECTO como Unidad Ejecutora Presupuestaria, la cual está adscrita al Pliego Presupuestal de la Presidencia del Consejo de Ministros, y le compete administrar los fondos del C/P.

1.4 El C/P, así como el Manual de Operaciones que forma parte de dicho contrato,

establece que, para la aplicación de los recursos asignados, la Unidad Coordinadora del PROYECTO suscribirá Convenios de Participación Interinstitucional con cada Entidad que participa en la ejecución del PROYECTO, de tal manera que se logren los objetivos previstos.

2. DE LAS PARTES 2.1 Intervienen en el presente Convenio de Participación Interinstitucional, la Unidad

Coordinadora del PROYECTO (en adelante “UCP”), en su condición de Unidad Ejecutora Presupuestaria, representada por su Coordinador General, el señor Luis José Diez Canseco Núñez designado mediante Resolución Ministerial N° 043-2004-PCM de fecha 16 de Febrero del 2004, y el(la) ............(nombre de la entidad)....................., representada por su Máxima Autoridad Ejecutiva, el(la) señor(a) ....................(nombres y apellidos)................................, Titular de Pliego / Presidente / Director Ejecutivo / Gerente General del(a) , designado(a) mediante Resolución ………(tipo)……… Nº …………………………………………..……… de fecha ……. de ………………………… de 200…. y/o según poder inscrito en la ficha ........, asiento ........, de los Registros Públicos de Lima y Callao (o según acuerdo de Asamblea de Asociados, o acuerdo de Junta Directiva, etc.) en calidad de Entidad Participante (en adelante “EP”) del PROYECTO.



3. DEL OBJETO 3.1 El objeto del presente Convenio de Participación Interinstitucional es el de acordar

con la EP las condiciones y los términos bajo los cuales la UCP financiará con recursos del C/P las consultorías, bienes, servicios y gastos que la EP requiera para ejecutar actividades dentro del Componente ............................................, conforme a lo previsto en el Plan Operativo acordado con la UCP y con la No-Objeción del BIRF, que se presenta en el Apéndice N° 1, el mismo que forma parte del presente Convenio.

4. DEL MONTO Y DESTINO DE LOS RECURSOS 4.1 La UCP destinará la suma de hasta US$ ......................... de los recursos del C/P, al

financiamiento y resultados previstos en el Plan Operativo, conforme con la estructura de financiamiento detallada en el Apéndice N° 2. Los recursos no ejecutados dentro del plazo previsto para la vigencia de este Convenio, podrán ser reasignados por la UCP.

4.2 En el marco del presente Convenio de Participación Interinstitucional, la EP podrá

solicitar a la UCP el financiamiento de recursos para ejecutar actividades a cargo de la EP; la UCP sólo financiará recursos (consultorías, gastos, bienes y servicios) que se encuentren dentro de las categorías de gasto establecidas en el Anexo N° 1 del C/P; la EP empleará estos recursos exclusivamente para los fines del PROYECTO y en procura del logro de los resultados establecidos en el Plan Operativo.

4.3 La ejecución financiera de los recursos del C/P señalados en el párrafo 4.1 se

llevará a cabo a través de la UCP, de conformidad con los procedimientos establecidos en el presente Convenio, el C/P y los determinados en el Manual de Operaciones del PROYECTO.

5. DE LOS RECURSOS DE CONTRAPARTE 5.1 La UCP se compromete a asignar y destinar como aporte de Contrapartida Local,

según la estructura de financiamiento establecida y detallada en el Apéndice N° 2, el monto necesario para complementar el financiamiento de las actividades y resultados previstos en el Plan Operativo aprobado.

5.2 Los recursos de Contrapartida Local provendrán del Tesoro Público, como

Recursos Ordinarios, y serán desembolsados, en la medida que sean programados y requeridos por la UCP, para realizar pagos relacionados con los bienes y servicios que se contraten para la ejecución del Plan Operativo aprobado.

5.3 Solo se ejecutarán y desembolsarán los recursos del C/P señalados en el párrafo

4.1, en la medida que se hagan efectivos los recursos de contraparte señalados en el párrafo 5.1.

6. DE LAS CONDICIONES DEL FINANCIAMIENTO 6.1 Los desembolsos por cualquier concepto provenientes del C/P, serán ejecutados

por la UCP, la cual emitirá las órdenes de pago (cheque, carta, orden, etc.) a requerimiento de la EP. No se trasferirá fondos a la EP por ningún concepto.



6.2 La ejecución de los recursos señalados en los párrafos 4.1 y 5.1 del presente Convenio, deberá respetar la estructura de financiamiento detallada en el Apéndice N° 2. Dicha estructura podrá ser modificada, respetando las cifras tope señaladas, mediante acuerdo escrito entre las partes y con la No-Objeción previa del BIRF.

6.3 (Resultados) El financiamiento permitirá dar cumplimiento a las actividades

previstas en el Plan Operativo, siendo necesario que la EP logre las metas y resultados previstos en el mencionado Plan, presentando a la UCP los documentos o productos que sustenten objetivamente el logro de dichos resultados.

6.4 (Plazo de ejecución) La EP se compromete a presentar los resultados previstos en

el Plan Operativo dentro de los plazos que dicho Plan establezca o que se establezcan en los Planes Anuales de Adquisiciones aprobados por la UCP con la No-Objeción previa del BIRF. Asimismo, se determina como plazo máximo para la ejecución de las actividades consideradas en el Plan Operativo, hasta el ..... de ........................ del ....... La EP presentará los resultados o productos a la UCP, para que ésta solicite la No-Objeción del BIRF y el pago final.

6.5 Si, por razones fundamentadas, la EP no pudiera cumplir con el plazo previsto en el

párrafo anterior, podrá solicitar a la UCP la ampliación del mismo. 6.6 Vencido el plazo señalado originalmente, sin que haya mediado solicitud de

ampliación; o vencido el plazo final reprogramado como resultado de una solicitud de la EP, y en ninguno de los dos casos haya presentado los resultados previstos en el Plan Operativo, los fondos previstos no desembolsados, no utilizados o no comprometidos, podrán ser reprogramados por la UCP y asignados a otras Entidades Participantes.

7. DE LAS NORMAS APLICABLES PARA LAS ADQUISICIONES Y

CONTRATACIONES DEL PROYECTO 7.1 Toda adquisición de bienes o contratación de servicios que se realice con recursos

del C/P al amparo del presente Convenio de Participación Interinstitucional se regirá por lo previsto en el Manual de Operaciones del PROYECTO, las Normas vigentes de Adquisiciones y de Selección y Contratación de Consultores del BIRF y el C/P.

8. DE LAS RESPONSABILIDADES EN LA EJECUCIÓN 8.1 La EP será responsable de:

(a) El cumplimiento de los objetivos y resultados previstos en el Plan Operativo y en los componentes del PROYECTO señalados en la cláusula cuarta, según el cronograma acordado.

(b) La supervisión, recepción, análisis, evaluación y conformidad con los trabajos

de consultoría y adquisiciones de bienes, contratados o adquiridos para la EP por la UCP.

(c) La calidad y el contenido de los programas de capacitación realizados en el

marco del Plan Operativo, así como de la correcta selección de los individuos que participen en los mismos y el descargo correspondiente.

8.2 La UCP será responsable de:



(a) La administración de los recursos a los que se hace referencia en el párrafo 4.1 y de aquellos señalados en el párrafo 5.1, una vez que los mismos hubieran sido puestos a disposición de la UCP por el BIRF o por el Ministerio de Economía y Finanzas (MEF).

(b) Llevar los registros contables del PROYECTO y elaborar los estados

financieros del uso de dichos recursos para mantener informados a la Presidencia del Consejo de Ministros, al BIRF y, eventualmente, a las Entidades Participantes.

8.3 En el caso de que la UCP por excepción adelante recursos a la EP para

financiamiento de viáticos, gastos relacionados con viajes u otros conceptos asociados, o para la adquisición de bienes o la contratación de consultoría por Encargo, la responsabilidad por la administración de los mismos será de la EP, debiendo ésta presentar el detalle de gastos realizados y las rendiciones de cuentas correspondientes a la UCP, en los plazos que establezca el Manual de Operaciones, o que esta última le comunique oportunamente.

9. DE LAS OBLIGACIONES RELACIONADAS CON LA EJECUCION DEL PROYECTO

9.1 Son obligaciones de la EP: (a) Destinar los recursos del PROYECTO única y exclusivamente para los fines

del mismo, en general, y del Plan Operativo, en particular, estando bajo la responsabilidad de su representante, el resultado de ejecución de las actividades, estudios, consultorías, etc.

(b) (Alternativa 1) Las partes acuerdan que la UCP delega en la EP las

facultades para llevar a cabo los procesos de selección de consultorías y servicios que sea necesario realizar para la ejecución e las actividades a cargo de la EP. Como consecuencia de esta delegación de facultades, la EP tendrá que ajustarse a las responsabilidades amplias que se señalan en el numeral 5.1.3 del capítulo V del Manual de Operaciones del PROYECTO.

(Alternativa 2) Las partes acuerdan que la UCP llevará a cabo los procesos de selección de consultorías y servicios que sean necesarios para la ejecución de las actividades a cargo de la EP. Como consecuencia de ello, la EP tendrá que asumir las responsabilidades mínimas que se señalan en el numeral 5.1.3 del capítulo V del Manual de Operaciones del PROYECTO.

(c) Llevar adelante la ejecución del Plan Operativo, de acuerdo con los Planes

Operativos y Planes de Adquisiciones anuales aprobado por la UCP con la No-Objeción previa del BIRF, con la debida diligencia y eficiencia, a satisfacción de esta institución y de la UCP.

(d) En la ejecución del PROYECTO, observar lo estipulado en el Convenio de

Préstamo N° 7177-PE suscrito con el BIRF, las Normas vigentes de Adquisiciones y de Selección y Contratación de Consultores del BIRF, el Manual de Operaciones del PROYECTO y el presente Convenio de Participación Interinstitucional.

(e) Presentar anualmente, a la UCP para la consideración, consolidación y

posterior remisión al MEF y al BIRF, en las fechas que estos últimos señalen,



el Plan Operativo Anual y el Plan de Adquisiciones para la siguiente gestión y una programación del uso de los recursos no utilizados del Plan Operativo para dicho período.

(f) Proporcionar a la UCP la información que ésta requiera para propósitos de la

programación financiera del PROYECTO. (g) Mantener un adecuado mecanismo de seguimiento y monitoreo de las

actividades, y garantizar el cumplimiento de los resultados estipulados en el Plan Operativo, debiendo asignar el personal técnico necesario para asegurar dicho cumplimiento durante la ejecución del PROYECTO.

(h) Mantener un adecuado mecanismo de supervisión y seguimiento de las

actividades y documentación relacionadas con el PROYECTO, hasta dos años después de su término.

(i) Mantener en custodia e inventariados los bienes del PROYECTO que se

adquieran y entreguen en uso a la EP en el marco del presente Convenio de Participación Interinstitucional, velando por su correcto uso, adecuada conservación y mantenimiento, en tanto los bienes no le sean transferidos por la UCP.

(j) De acuerdo con la programación prevista en el Plan Operativo, en los Planes

Operativos Anuales y Planes Anuales de Adquisiciones, la EP presentará a la UCP, en forma trimestral y en los formatos que determine ésta última, informes de Avance de la Ejecución de cada componente del PROYECTO a su cargo, con referencia a las actividades realizadas, los resultados obtenidos y los recursos empleados en cada caso.

(k) Participar en las reuniones de coordinación del Proyecto y presentar informes

de avance de la ejecución del Plan Operativo y los Planes Operativos Anuales y Planes Anuales de Adquisiciones, cuando se le solicite.

(l) A la conclusión del plazo de ejecución del Convenio de Participación

Interinstitucional, la EP presentará un informe final que contenga el detalle de todas las actividades realizadas y los resultados obtenidos de acuerdo con el Plan Operativo.

9.2 Son obligaciones de la UCP:

(a) Administrar los recursos del C/P con la debida diligencia y eficiencia de conformidad con las normas técnicas, financieras y administrativas vigentes en el País y en el Manual de Operaciones acordado con el BIRF, debiendo realizar el monitoreo del PROYECTO con la información reportada por la EP.

(b) Tramitar las solicitudes de la EP con agilidad y diligencia. (c) Mantener registros contables de las operaciones y gastos relacionados con el

Plan Operativo e informar regularmente a la EP sobre los flujos financieros del mismo.

10. DE LOS RESPONSABLES DE LA COORDINACIÓN



Las partes convienen que los aspectos relacionados con la coordinación y ejecución del presente Convenio de Participación Interinstitucional estarán a cargo de:

10.1 Por parte de la UCP, su Coordinador General, quien tendrá la capacidad de otorgar

conformidades, autorizaciones y desembolsar los recursos del Préstamo. 10.2 Por parte de la EP, su Máxima Autoridad Ejecutiva, quien tendrá la facultad de

solicitar conformidades y autorizaciones para el uso de los recursos y las contrataciones que fueran necesarias en el marco del presente Convenio, así como de autorizar los pagos que la UCP deba efectuar para cada contrato suscrito, durante la ejecución de los mismos.

La Máxima Autoridad Ejecutiva de la EP podrá delegar esta facultad de manera expresa y en forma escrita, lo que deberá ser comunicado oportunamente a la UCP, y a través de ésta, al BIRF.

11. DE LA PROPIEDAD DE LOS ESTUDIOS, DOCUMENTOS Y BIENES 11.1 La propiedad de los estudios, documentos, programas de computación y material

que se desarrolle como resultado de la ejecución del presente Convenio de Participación Interinstitucional, serán de propiedad de la EP. La UCP tendrá derecho a recibir al menos una copia de cada uno de éstos para efectos de registro y seguimiento.

11.2 Todos los bienes que sean adquiridos en el marco de la ejecución del presente

Convenio de Participación Interinstitucional serán de propiedad de la UCP mientras transcurra la ejecución del PROYECTO, y deberán formar parte del inventario patrimonial que mantendrá la UCP, hasta tanto los bienes sean transferidos a la EP, mediante un proceso formal de Transferencia Patrimonial.

11.3 En tanto los bienes no le sean transferidos, la EP llevará un registro especial de

ellos, que será conciliado periódicamente con el inventario patrimonial de la UCP. 12. DE LOS DOCUMENTOS INTEGRANTES

Los siguientes documentos forman parte del presente Convenio de Participación Interinstitucional:

12.1 El Plan Operativo que se adjunta como Apéndice Nº 1, y que podrá actualizarse en

su programación operativa y financiera, mediante acuerdo escrito de las partes, sin necesidad de modificar o enmendar el presente Convenio de Participación Interinstitucional.

12.2 El Convenio de Préstamo N° 7177-PE suscrito con el BIRF que se adjunta como

Apéndice Nº 2 del presente Convenio de Participación Interinstitucional. 12.3 El Manual de Operaciones vigente del PROYECTO que se adjunta como Apéndice

Nº 3 del presente Convenio de Participación Interinstitucional, señalado en el Artículo III, Sección 3.05 del C/P, que cuenta con la No-Objeción del BIRF y cuyas disposiciones deberán acatarse obligatoriamente por las partes.

13. DE LA MODIFICACION O TERMINO DEL PRESENTE CONVENIO



13.1 La UCP y la EP dejan constancia que el presente Convenio de Participación Interinstitucional puede ser modificado o enmendado por acuerdo escrito entre partes, previa tramitación de la No-Objeción del BIRF.

13.2 El incumplimiento parcial o total de las responsabilidades y obligaciones de las

partes, estipuladas en las cláusulas 8° y 9° del presente Convenio de Participación Interinstitucional, será causal de terminación del mismo. Si se verificara algún incumplimiento, la parte afectada notificará por escrito a la otra, con copia al BIRF; si, dentro del plazo de 30 días calendario de notificado, el incumplimiento subsistiera, la parte afectada podrá solicitar la No-Objeción del BIRF para dar por terminado el Convenio. Cuando ello ocurra, se considerará modificada la fecha estipulada en la cláusula 6.4 por la fecha de No-Objeción del BIRF, y finalizado el Convenio de Participación Interinstitucional.

14. DE LA VIGENCIA DEL CONVENIO DE PARTICIPACIÓN INTERINSTITUCIONAL

El Convenio de Participación Interinstitucional tendrá un plazo máximo de 90 días calendario a partir de la fecha de su finalización, prevista en la cláusula 6.4 del presente convenio, para que la EP concluya las actividades que hubieren sido contratadas para ejecutar actividades de su Plan Operativo, así como para realizar las correcciones y enmiendas respectivas a los productos recibidos de las consultorías contratadas. En ningún momento, en este lapso se contraerán nuevos compromisos o se continuará con la ejecución de las actividades.

Todo contrato que no haya sido cumplido dentro del período de vigencia de este Convenio de Participación Interinstitucional será resuelto y su saldo no podrá ser financiado con recursos del C/P. Los fondos que hubieren sido adelantados a la EP, conforme a lo señalado en la cláusula 8.3, deberán ser rendidos y los saldos no utilizados devueltos a la UCP, dentro del período de vigencia de este Convenio de Participación Interinstitucional. La UCP no procesará desembolsos ni pagos solicitados por la EP con posterioridad al plazo de 90 días señalados en el párrafo anterior.

15. DE LA ACEPTACIÓN

Las partes declaran su conformidad con el contenido del presente Convenio de Participación Interinstitucional, en señal de lo cual lo suscriben en la ciudad de Lima, a los ...... días del mes de ..................... del 200….

Por la Unidad Coordinadora del Proyecto Por la Entidad Participante



ANEXO Nº 8

Lineamientos para la Conformación y Actuación de los Comités de Selección en la Conducción de Procesos de

Selección a Cargo de la Unidad Coordinadora del Proyecto




Selección a Cargo de la Unidad Coordinadora del Proyecto

Proyecto de Apoyo para Mejorar la Oferta Productiva y Facilitar el Comercio Exterior

Convenio de Préstamo BIRF/BM Nº 7177-PE Para llevar a cabo los procesos de selección a cargo de la Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP) se deberá obligatoriamente conformar un Comité de Selección, teniendo en cuenta las siguientes reglas: 1. Conformación del Comité

El Comité estará conformado por: (i) Cinco (5) integrantes titulares con igual número de suplentes, cuando se trate de procesos sujetos a revisión previa del Banco; o, (ii) Tres (3) integrantes titulares con igual número de suplentes, cuando se trate de procesos sujetos a revisión posterior del Banco. Necesariamente, por lo menos uno de los miembros deberá tener conocimiento técnico sobre el objeto del proceso de selección. En el caso de procesos de selección para la contratación de servicios de consultoría altamente especializados, el Comité incluirá uno o más especialistas en el objeto de la consultoría, los cuales pueden pertenecer a la Entidad Participante (EP), la UCP o ser consultores independientes. Cuando se trate de procesos de selección sujetos a revisión previa del Banco, se deberá solicitar a la Máxima Autoridad Ejecutiva (MAE) de la EP que corresponda, la designación de cuatro (4) representantes: dos (2) en calidad de miembros titulares y dos (2) como suplentes, para formar parte del Comité. Los restantes tres miembros titulares o suplentes podrán pertenecer a la UCP. Así mismo, deberá solicitar al Órgano de Control Interno de PCM la designación del representante de dicha unidad quien participará como veedor en los actos públicos, sin que ello implique interferencia en la autonomía de las decisiones del Comité.

2. Designación y Formalización del Comité El Coordinador General o el Coordinador Administrativo Financiero de la UCP designarán por escrito a los integrantes titulares y suplentes del Comité de Selección, debiendo precisar los nombres de los integrantes e indicando quiénes son titulares y quiénes suplentes, así como quién actuará como presidente. La designación podrá ser para más de un proceso de selección, siempre que así se establezca expresamente. La decisión del Coordinador General o del Coordinador Administrativo Financiero mediante la cual se designa a los miembros del Comité será notificada a cada uno de ellos. Conjuntamente con el documento de designación, se entregará al presidente del Comité el expediente del proceso incluyendo: los Términos de Referencia (TR), la No Objeción del Banco Mundial a los TR y la certificación de la disponibilidad presupuestal mediante la Acreditación Inicial de la Actividad, así como toda la información técnica y económica necesaria que pudiera servirle para cumplir con su función. Una vez recibida la documentación, el presidente del Comité deberá convocar a los demás miembros para la instalación respectiva.

3. Competencias del Comité Cuando se trate de procesos de selección de Consultores Individuales (CI), el Comité se

encargará de: - Elaborar las Actas del proceso; - Preparar la lista corta de candidatos; - Comparar las calificaciones de los candidatos (Evaluación curricular y Entrevistas); y, - Recomendar la contratación del candidato seleccionado.



Cuando se trate de procesos de selección de firmas consultoras bajo el método selección basada en las Calificaciones de los Consultores (CC), el Comité se encargará de: - Elaborar las Actas del proceso; - Solicitar expresiones de interés de firmas consultoras al proceso, o de ser el caso,

preparar la publicidad del proceso (Invitación a presentar expresiones de interés); - Evaluar las expresiones de Interés y preparar la lista corta de firmas consultoras; - Preparar el Pedido de Propuestas (PP) y remitir la Carta de Invitación; - Absolver las consultas que se presenten; - Recibir la propuesta; - Abrir y evaluar la propuesta técnica; - Abrir la propuesta financiera; - Negociar el contrato con la firma consultora; y, - Emitir la recomendación de adjudicación del contrato. Cuando se trate de procesos de selección de firmas consultoras bajo el método Selección Basada en la Calidad y el Costo (SBCC), el Comité se encargará de: - Elaborar las Actas del proceso; - Preparar la publicidad del proceso (Invitación a presentar expresiones de interés); - Evaluar las expresiones de Interés recibidas y preparar la lista corta de firmas consultoras; - Preparar el Pedido de Propuestas (PP) y convocar el proceso mediante la remisión de las

Cartas de Invitación; - Absolver las consultas que se presenten; - Recibir las propuestas; - Abrir (en Acto Público, de ser el caso) las propuestas técnicas; - Efectuar la evaluación (cada miembro del Comité, en forma individual) de las propuestas

técnicas; - Consolidar las evaluaciones y elaborar el Informe de Evaluación Técnica; - Abrir en Acto Público las propuestas financieras; - Evaluar las propuestas financieras y efectuar la evaluación combinada; - Elaborar el Informe de Evaluación Combinada; - Negociar el contrato con la firma que tuviera el mayor puntaje combinado; y, - Emitir la recomendación de adjudicación del contrato. Cuando se trate de procesos de selección para la adquisición de servicios por Comparación de Precios (CP), el Comité se encargará de: - Elaborar las Actas del proceso; - Preparar la lista corta de firmas proveedoras; - Preparar las Condiciones Generales y convocar el proceso mediante la remisión de las

Cartas de Invitación; - Absolver las consultas que se presenten; - Recibir las ofertas; - Abrir las ofertas y evaluar las ofertas técnicas y los documentos legales; - Evaluar las ofertas económicas; y, - Emitir la recomendación de adjudicación del contrato. Cuando se trate de procesos de selección para la adquisición de bienes por Licitación Pública (LP) Nacional o Internacional, el Comité se encargará de: - Elaborar las Actas del proceso; - Absolver las consultas que se presenten; - Recibir las ofertas; - Abrir (en Acto Público) las ofertas; - Efectuar la evaluación de las ofertas; - Elaborar el Informe de Evaluación; y, - Emitir la recomendación de adjudicación del contrato. El Especialista en Adquisiciones deberá velar por que los Comités apliquen los procedimientos del Banco Mundial, particularmente, que se tramite en cada etapa de los procesos las No Objeciones del Banco Mundial que correspondan.



4. Impedimentos para ser miembro del Comité de Selección Se encuentran impedidos de ser miembros del Comité de Selección: (a) El Coordinador General y el Coordinador Administrativo Financiero sólo cuando este

último haya emitido el documento de designación del Comité; (b) Los funcionarios o servidores por cuya actuación como integrante de un Comité de

Selección hayan sido sancionados por Resolución debidamente motivada. El Coordinador General y/o el Coordinador Administrativo Financiero deberán verificar esta condición, antes de la designación.

5. Comités de Selección Permanentes

En el caso de los procesos de selección menores (CI, CC y CP) se podrá designar uno o más Comités de Selección permanentes.

6. Responsabilidad y autonomía El Comité actúa en forma colegiada y es autónomo en sus decisiones. Todos los miembros del Comité gozan de las mismas facultades, no existiendo jerarquía entre ellos. Sus integrantes son solidariamente responsables de su actuación, salvo aquel que haga constar por escrito en las Actas su desacuerdo fundamentado.

7. Remoción e irrenunciabilidad Los integrantes del Comité sólo podrán ser removidos por caso fortuito o fuerza mayor, o por cese en el servicio, declarado mediante documento debidamente motivado. En el mismo documento se deberá designar al nuevo integrante. Copia de este documento deberá ser remitido oportunamente a cada uno de los miembros restantes, para su conocimiento. Los integrantes del Comité de Selección no podrán renunciar al cargo encomendado.

8. Intervención de los miembros suplentes Cualquier miembro suplente puede sustituir a un titular por ausencia de este último. Una vez que un miembro titular ha sido reemplazado por el miembro suplente, el primero ya no podrá reincorporarse al proceso de selección.

9. Quórum y acuerdos Para sesionar y adoptar acuerdos válidos, el Comité se sujetará a las siguientes reglas: (a) El quórum para el funcionamiento del Comité, cualquiera que sea el número de sus

integrantes, se da con la totalidad de éstos, completándose en caso de ausencia, con los suplentes respectivos. La falta de quórum en un Acto Público automáticamente implicará la nulidad del proceso. Los miembros titulares ausentes injustificadamente y sin previo aviso en un Acto Público quedarán inhabilitados para participar en Comités del Proyecto.

(b) Los acuerdos se toman por unanimidad. No cabe la abstención por parte de ninguno de

los miembros. Los actos del Comité de Selección constan en Actas que, debidamente suscritas e integrando el expediente del proceso, quedarán en poder de la UCP. Las actas deberán recoger las decisiones adoptadas por el Comité. En las actas se podrá dejar constancia de aquellos asuntos que hayan sido materia de discusión por parte de los miembros del Comité y las reservas del caso, previos a la adopción del acuerdo.

10. Comunicación de los resultados El Comité deberá comunicar al Coordinador General la recomendación de adjudicación del contrato de acuerdo a los resultados del proceso. El Coordinador General comunicará al Comité, luego de haber evaluado la recomendación y, de ser el caso, haber obtenido la No



Objeción del Banco Mundial a la misma, la aceptación de dicha recomendación para que ésta sea a su vez comunicada por el Comité a todas las firmas que presentaron propuestas aceptadas en el proceso.

11. Cese de las funciones El Comité de Selección cesa en sus funciones cuando: (i) comunica la adjudicación del contrato; o, (ii) se cancela el proceso.



ANEXO Nº 9


Selección a Cargo de las Entidades Participantes




Selección a Cargo de las Entidades Participantes

Proyecto de Apoyo para Mejorar la Oferta Productiva y Facilitar el Comercio Exterior

Convenio de Préstamo BIRF/BM Nº 7177-PE Para llevar a cabo los procesos de selección encargados a las Entidades Participantes (EP), se deberá obligatoriamente conformar un Comité de Selección, teniendo en cuenta las siguientes reglas: 1. Conformación del Comité

El Comité estará conformado por: (i) Cinco (5) integrantes titulares con igual número de suplentes, cuando se trate de procesos sujetos a revisión previa del Banco; o, (ii) Tres (3) integrantes titulares con igual número de suplentes, cuando se trate de procesos sujetos a revisión posterior del Banco. Necesariamente, por lo menos uno de los miembros deberá tener conocimiento técnico sobre el objeto del proceso de selección. En el caso de procesos de selección para la contratación de servicios de consultoría altamente especializados, el Comité incluirá uno o más especialistas en el objeto de la consultoría, los cuales pueden pertenecer a la Entidad Participante (EP), la UCP o ser consultores independientes. Cuando se trate de procesos de selección sujetos a revisión previa del Banco, la Máxima Autoridad Ejecutiva (MAE) deberá solicitar a la Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP) la designación de dos (2) representantes, uno en calidad de miembro titular y el otro como suplente, para formar parte del Comité. Los restantes cuatro (4) miembros titulares o suplentes podrán pertenecer a la EP. Así mismo, deberá solicitar al Órgano de Control Interno competente la designación del representante de dicha unidad quien participará como veedor en los actos públicos, sin que ello implique interferencia en la autonomía de las decisiones del Comité.

2. Designación y Formalización del Comité La MAE de la EP designará por escrito a los integrantes titulares y suplentes del Comité de Selección, debiendo precisar los nombres de los integrantes e indicando quiénes son titulares y quiénes suplentes, así como quién actuará como presidente. La designación podrá ser para más de un proceso de selección, siempre que así se establezca expresamente. La decisión de la MAE mediante la cual se designa a los miembros del Comité será notificada a cada uno de ellos. Conjuntamente con el documento de designación, se entregará al presidente del Comité el expediente del proceso: los Términos de Referencia (TR), la No Objeción del Banco Mundial a los TR y la certificación de la disponibilidad presupuestal mediante la Acreditación Inicial de la Actividad, así como toda la información técnica y económica necesaria que pudiera servirle para cumplir con su función, y una copia de los presentes Lineamientos. Una vez recibida la documentación, el presidente del Comité deberá convocar a los demás miembros para la instalación respectiva.

3. Competencias del Comité Cuando se trate de procesos de selección de Consultores Individuales (CI), el Comité se

encargará de: - Elaborar las Actas del proceso; - Preparar la lista corta de candidatos; - Comparar las calificaciones de los candidatos (Evaluación curricular y Entrevistas); y, - Recomendar la contratación del candidato seleccionado.



Cuando se trate de procesos de selección de firmas consultoras bajo el método selección basada en las Calificaciones de los Consultores (CC), el Comité se encargará de: - Elaborar las Actas del proceso; - Solicitar expresiones de interés de firmas consultoras al proceso, o de ser el caso,

preparar la publicidad del proceso (Invitación a presentar expresiones de interés), que la UCP se encargará, a su solicitud, de publicar;

- Evaluar las expresiones de Interés y preparar la lista corta de firmas consultoras; - Preparar el Pedido de Propuestas (PP) y remitir la Carta de Invitación; - Absolver las consultas que se presenten; - Recibir la propuesta; - Abrir y evaluar la propuesta técnica; - Abrir la propuesta financiera; - Negociar el contrato con la firma consultora; y, - Emitir la recomendación de adjudicación del contrato. Cuando se trate de procesos de selección de firmas consultoras bajo el método Selección Basada en la Calidad y el Costo (SBCC), el Comité se encargará de: - Elaborar las Actas del proceso; - Preparar la publicidad del proceso (Invitación a presentar expresiones de interés), que la

UCP se encargará, a su solicitud, de publicar conforme a los procedimientos del Banco Mundial;

- Evaluar las expresiones de Interés recibidas y preparar la lista corta de firmas consultoras; - Preparar el Pedido de Propuestas (PP) y convocar el proceso mediante la remisión de las

Cartas de Invitación; - Absolver las consultas que se presenten; - Recibir las propuestas; - Abrir (en Acto Público, de ser el caso) las propuestas técnicas; - Efectuar la evaluación (cada miembro del Comité, en forma individual) de las propuestas

técnicas; - Consolidar las evaluaciones y elaborar el Informe de Evaluación Técnica; - Abrir en Acto Público las propuestas financieras; - Evaluar las propuestas financieras y efectuar la evaluación combinada; - Elaborar el Informe de Evaluación Combinada; - Negociar el contrato con la firma que tuviera el mayor puntaje combinado; y, - Emitir la recomendación de adjudicación del contrato. Cuando se trate de procesos de selección para la adquisición de servicios por Comparación de Precios (CP), el Comité se encargará de: - Elaborar las Actas del proceso; - Preparar la lista corta de firmas proveedoras; - Preparar las Condiciones Generales y convocar el proceso mediante la remisión de las

Cartas de Invitación; - Absolver las consultas que se presenten; - Recibir las ofertas; - Abrir las ofertas y evaluar las ofertas técnicas y los documentos legales; - Evaluar las ofertas económicas; y, - Emitir la recomendación de adjudicación del contrato. Las MAE deberán velar por que los Comités apliquen los procedimientos del Banco Mundial, particularmente, que se tramite en cada etapa de los procesos las No Objeciones del Banco Mundial que correspondan, vía la UCP. Para la adecuada conducción de los procesos de selección, los Comités de Selección podrán solicitar asistencia técnica a la UCP, cuando lo consideren necesario.

4. Impedimentos para ser miembro del Comité de Selección Se encuentran impedidos de ser miembros del Comité de Selección: (a) La MAE de la EP, y de ser el caso, el funcionario a quien ésta hubiere delegado sus

competencias para fines del Proyecto; (b) Todos los funcionarios de la EP que tengan atribuciones de control o fiscalización;



(c) Los funcionarios o servidores por cuya actuación como integrante de un Comité de Selección hayan sido sancionados por Resolución debidamente motivada. La MAE deberá verificar esta condición, antes de la designación.

5. Comités de Selección Permanentes

En el caso de los procesos de selección menores (CI, CC y CP) se podrá designar uno o más Comités de Selección permanentes.

6. Responsabilidad y autonomía El Comité actúa en forma colegiada y es autónomo en sus decisiones. Todos los miembros del Comité gozan de las mismas facultades, no existiendo jerarquía entre ellos. Sus integrantes son solidariamente responsables de su actuación, salvo aquel que haga constar por escrito en las Actas su desacuerdo fundamentado.

7. Remoción e irrenunciabilidad Los integrantes del Comité sólo podrán ser removidos por caso fortuito o fuerza mayor, o por cese en el servicio, declarado mediante documento debidamente motivado. En el mismo documento se deberá designar al nuevo integrante. Copia de este documento deberá ser remitido oportunamente a cada uno de los miembros restantes, así como a la UCP, para su conocimiento. Los integrantes del Comité de Selección no podrán renunciar al cargo encomendado.

8. Intervención de los miembros suplentes Cualquier miembro suplente puede sustituir a un titular por ausencia de este último. Una vez que un miembro titular ha sido reemplazado por el miembro suplente, el primero ya no podrá reincorporarse al proceso de selección.

9. Quórum y acuerdos Para sesionar y adoptar acuerdos válidos, el Comité se sujetará a las siguientes reglas: (c) El quórum para el funcionamiento del Comité, cualquiera que sea el número de sus

integrantes, se da con la totalidad de éstos, completándose en caso de ausencia, con los suplentes respectivos. La falta de quórum en un Acto Público automáticamente implicará la nulidad del proceso. Los miembros titulares ausentes injustificadamente y sin previo aviso en un Acto Público quedarán inhabilitados para participar en Comités del Proyecto.

(d) Los acuerdos se toman por unanimidad. No cabe la abstención por parte de ninguno de

los miembros. Los actos del Comité de Selección constan en Actas que, debidamente suscritas e integrando el expediente del proceso, quedarán finalmente en poder de la UCP. Las actas deberán recoger las decisiones adoptadas por el Comité. En las actas se podrá dejar constancia de aquellos asuntos que hayan sido materia de discusión por parte de los miembros del Comité y las reservas del caso, previos a la adopción del acuerdo.

10. Comunicación de los resultados En los procesos de selección sujetos a revisión previa del Banco, el Comité deberá solicitar a la UCP el trámite de No Objeción del BIRF a los Informes de Evaluación. Luego de recibida éstas, la UCP las trasladará al Comité para que sean anexadas a los documentos del proceso. El Comité informará el resultado del proceso a la MAE, adjuntando toda la documentación que se hubiere generado, incluyendo las propuestas recibidas, los CVs, Informes y las aprobaciones del BIRF que hubiere habido. La MAE comunicará al Comité, luego de haber evaluado la recomendación y, de ser el caso, haber obtenido a través de la UCP la No



Objeción del Banco Mundial a la misma, la aceptación de dicha recomendación para que ésta sea a su vez comunicada por el Comité a todas las firmas que presentaron propuestas aceptadas en el proceso.

11. Cese de las funciones El Comité de Selección cesa en sus funciones cuando: (i) comunica la adjudicación del contrato; o, (ii) se cancela el proceso.

Manual de Operaciones Ene'07 Precisado · 2008-03-11 · SUNAT Superintendencia Nacional de...

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