manual de normas y procedimientos de la sección de almacén

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA SECCIÓN DE ALMACÉN

SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA AÑO: 2014

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Subdirección Administrativa, Consejo Nacional de la Juventud -CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala

Autoridades

Licda. Mayra Alejandra Carrillo De León

Directora General

Héctor Alfredo Ruíz Fuentes Director Ejecutivo

Cuerpo de Asesores

Lic. Hamilton Estuardo Espina González Asesor Financiero

Licda. Ana Roxana Urrutia Oliva Asesora de Recursos Humanos

Licda. Ingrid Ofelia Castillo Barrientos Asesora Jurídica

Colaboración

Lic. Marvin Eli Omar Calderón Abrego Auditor Interno

Edgar Estuardo Morales Solares Subdirector Administrativo

Catherine Tatiana Cifuentes Quiñonez Encargada de Almacén

Guatemala, Junio 2014

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ÍNDICE GENERAL

Subdirección Administrativa, Consejo Nacional de la Juventud -CONJUVE- Presidencia de la República de

Guatemala

i. Introducción. 5 ii. Objetivos. 6 iii. Justificación. 7 iv. Alcance. 8 v. Disposiciones Legales. 9 vi. Estructura Organizacional 10 vii. Definiciones. 11 viii. Responsabilidad de acuerdo al Manual de Organización y

Descripción de puestos. 12 ix. Normas Específicas. 14

1. Recepción, registro y salida de materiales y/o suministros de almacén, del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala.

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1.1. Procedimiento. 17 1.2. Flujograma. 19

2. Inventario físico de materiales y/o suministros de almacén del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala.

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2.1. Procedimiento. 22 2.2. Flujograma. 24 3. Anexos. 25

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INTRODUCCIÓN

El Manual de normas y procedimientos de la Sección de Almacén, ha sido actualizado con la finalidad de ofrecer al Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala, los procesos administrativos y operativos que facilitaran el uso, manejo, control, administración y ejecución del mismo, y que constituyen el cumplimiento de las metas operativas establecidas por la institución. El presente trabajo contiene sus propios objetivos, justificación, alcance, disposiciones legales, estructura organizacional, definiciones, responsabilidades de acuerdo al Manual de Organización y Descripción de Puestos del Consejo, normas específicas, así como el detalle sistemático de los procesos con su respectiva representación gráfica. Por ser un instrumento de consulta organizacional1, deberá permanecer en los centros de trabajo, por lo que se recomienda realizar su revisión y actualización constante; así como la socialización del

mismo, con el personal de la institución.

1 Decreto 57-2008, Ley de Acceso a la Información Pública.

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OBJETIVOS

GENERAL Proporcionar al personal de la Sección de Almacén, las políticas y lineamientos que permitan un eficiente y racional aprovechamiento de los materiales y/o suministros adquiridos por el Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala.

ESPECÍFICOS 1. Mantener existencias de materiales y/o suministros en el Almacén del CONJUVE.

2. Revisión detallada de los materiales conforme a los documentos que los amparan,

asegurando la recepción de lo solicitado.

3. Servir como material de consulta para la inducción y capacitación de personal.

4. Orientar a las autoridades de la administración de CONJUVE para la implementación de registros auxiliares, que sean confiables y congruentes con sus registros principales.

5. Revisión detallada de los materiales y/o suministros, con el propósito de evaluar el estado

físico y existencia de los mismos.

6. Salvaguardar de manera eficiente los materiales y/o suministros ingresados en el Almacén.

7. Mantener un control de los materiales en mal estado, inservibles o en desuso.

8. Proveer un instrumento administrativo que permita al personal encargado de Almacén, agilizar el trámite de baja de los materiales y/o suministros en mal estado, inservibles o en

desuso.

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JUSTIFICACIÓN

El presente trabajo surge de la necesidad de actualizar los procedimientos realizados en la Sección de Almacén del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala; lo anterior, permitirá simplificar los métodos de trabajo, evitar duplicidad de procesos, optimización de recursos, obteniendo una mayor eficiencia y eficacia en los procesos operativos. Su vigencia servirá de base para la orientación de personal de nuevo ingreso, al proveerle la herramienta técnica que facilite su incorporación al puesto de trabajo.

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ALCANCE El contenido del presente manual tiene aplicación práctica para todos los Departamentos, Unidades

y Secciones del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala, donde cada Servidor y empleado tiene definido el grado de responsabilidad en la ejecución de los procedimientos de acuerdo al puesto de trabajo que desempeña.

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DISPOSICIONES LEGALES

1. Constitución Política de la República de Guatemala. 2. Acuerdo Gubernativo 405-96, Creación del Consejo Nacional de la Juventud. 3. Decreto 57-2008, Ley de Acceso a la Información Pública. 4. Decreto 57-92, Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. 5. Decreto 31-2002, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas.

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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

CONSEJO NACIONAL DE LA JUVENTUD –CONJUVE- PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA

Fuente: Subdirección de Recursos Humanos del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala.

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DEFINICIONES ALMACÉN Es un lugar o espacio físico donde se resguardan materiales, suministros o bienes.

MATERIALES, SUMINISTROS O BIENES Son los recursos adquiridos por el Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE -, que tienen como propósito ayudar a ejecutar eficientemente el trabajo del personal.

REQUERIMIENTO DE MATERIALES Y/O SUMINISTROS Es el documento interno realizado por el solicitante, el cual debe ir debidamente autorizado por el Subdirector Administrativo del CONJUVE, el cual sirve como herramienta para solicitar materiales y/o suministros en beneficio de la unidad requirente.

CONSTANCIAS DE INGRESO (FORMA 1-H) Son documentos autorizados por la Contraloría General de Cuentas –CGC-, donde se registran contablemente las características y documentos de respaldo de los materiales, suministros y bienes adquiridos por el CONJUVE.

TARJETAS KARDEX Son los documentos autorizados por la CGC, donde se registran las entradas, salidas, bajas y devoluciones de materiales y/o suministros adquiridos por el CONJUVE.

INVENTARIO FISICO DE MATERIALES Y/O SUMINISTROS Es la revisión física de los materiales y/o suministros existentes en el almacén del CONJUVE, cotejados versus el registro de las tarjetas kardex autorizadas por la CGC.

BAJA DE MATERIALES Y/O SUMINISTROS Es el proceso debidamente autorizado por la Autoridad Competente, que permite rebajar contablemente los materiales y/o suministros en malas condiciones físicas y técnicas.

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RESPONSABILIDADES DE ACUERDO AL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

DIRECCIÓN GENERAL Coordina y supervisa el desarrollo de las actividades administrativas del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- de la Presidencia de la República de Guatemala, dentro del marco de las políticas, programas y estrategias que conllevan a la eficacia, racionalización y transparencia en el manejo y uso de los recursos, con la finalidad de agilizar las acciones del Consejo2.

DIRECCIÓN EJECUTIVA Estará a cargo de un Director Ejecutivo3, quien llevará a cabo las funciones Ejecutivas de la Institución de conformidad con los lineamientos e instrucciones del Director (a) General. Tendrá a su cargo la administración de los bienes y fondos del Consejo, cumplirá y ejecutará las disposiciones emanadas de la Dirección General, a quien mantendrá informada acerca del funcionamiento de su Dirección y sobre los asuntos que requieran. Propondrá a la Dirección General la creación de los servicios necesarios para su buen funcionamiento y ejercerá las demás funciones y facultades que le correspondan de conformidad con los reglamentos que se dicten y las normas que fueran aplicadas4.

SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA La Subdirección de servicios administrativos es la dependencia del Consejo Nacional de la Juventud, responsable de registrar y agilizar la resolución de toda solicitud, expediente y correspondencia ingresada al Consejo, velando por que el proceso administrativo se desarrolle oportuna y eficazmente, así mismo le corresponde velar por la efectividad de la operación y mantenimiento de los servicios e infraestructura, proporcionando la seguridad necesaria para el adecuado resguardo de las instalaciones del Consejo, deberá cumplir con las formalidades legales de comunicar los actos administrativos emitidos por el Consejo a todas las unidades de servicios administrativos para su eficiente y eficaz funcionamiento5.

2 Manual de Organización y Descripción de Puestos del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Guatemala septiembre 2013, página 12.

3 La Dirección Ejecutiva es el ente responsable de asumir las funciones administrativas en el caso de que la Directora General no se encuentre en

funciones; lo anterior, con base a lo descrito en acuerdo gubernativo 405-96, creación de CONJUVE. Artículo 4, Inciso a). 4 Manual de Organización y Descripción de Puestos del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Guatemala septiembre 2013, página 14.


13 SECCIÓN DE ALMACÉN

Se encarga de realizar labores de control y registro de acuerdo a su especialidad, de entradas y salidas de materiales, equipos, productos, herramientas, mercaderías, insumos y otros bienes propiedad o en custodia de la empresa, de su almacenamiento, así como verificará y tramitará la documentación para el reabastecimiento oportuno del almacén del Consejo, de acuerdo a las órdenes del jefe de confianza o de los auxiliares del jefe que son asignados por el mismo. Todo lo anterior, utilizando las herramientas, equipos de cómputo, sistemas y/o medios actuales y futuros que le sean proporcionados para la realización de las funciones y actividades principales de su categoría, deberá acoplarse a lo establecido en el Manual de procedimientos respectivo6.


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NORMAS ESPECÍFICAS 1. La Subdirección Administrativa es la responsable de monitorear las actividades de la

Sección de Almacén de materiales y/o suministros del Consejo Nacional de la Juventud -CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala, informando oportunamente el avance del mismo a las Autoridades del Consejo.

2. El Encargado (a) de Almacén es el responsable del manejo y custodia de las formas autorizadas por la Contraloría General de Cuentas -CGC- y documentos inherentes al movimiento de dicha área, que se utilicen dentro del Almacén de materiales y/o suministros del CONJUVE.

3. Los materiales y/o suministros deben ser entregados directamente en el Almacén del

CONJUVE; donde se recibirán de conformidad por el Encargado (a) de Almacén, quien deberá comparar sus características contra factura, envío y orden de compra; procediendo a la elaboración de la constancia de ingreso (Forma. 1-H, Serie C) ver anexo I.

4. Es responsabilidad del Encargado (a) de Almacén solicitar materiales y/o suministros

cuando sea necesario, a través de los procedimientos de compra respectivos.

5. Para solicitar materiales y/o suministros a la Unidad de Almacén, debe utilizarse el formulario: requerimiento de materiales (Forma. RM-001) ver anexo II, autorizado por la Subdirección Administrativa.

6. Es responsabilidad del Encargado (a) de Almacén, mantener actualizado el registro de entradas, salidas, bajas y devoluciones de materiales y/o suministros, en las (tarjetas kardex

autorizadas por la CGC) ver anexo III, con la finalidad de mantener actualizados los saldos reflejados en los mismos.

7. El Encargado (a) de Almacén mensualmente debe realizar un inventario de los materiales y/o suministros, reflejando los datos en el reporte de inventario físico (Forma. RIF-003) ver anexo IV; con el propósito de evaluar su estado y existencia; notificando a la Dirección General, con copia: Sub-dirección Administrativa y Auditoría Interna, los primeros diez (10) días del mes.

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8. El Encargado (a) de Almacén, debe detallar los materiales en mal estado, inservibles o en

desuso, haciendo del conocimiento a las autoridades CONJUVE, con el propósito de suscribir acta administrativa que respalde la baja de los suministros.

9. La Subdirección Administrativa es la responsable de suscribir el Acta Administrativa que respaldará la baja de los materiales y/o suministros en mal estado, inservibles o en desuso.

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RECEPCIÓN, REGISTRO Y SALIDA DE MATERIALES Y/O SUMINISTROS DE ALMACÉN DEL CONSEJO NACIONAL DE LA JUVENTUD PRESIDENCIA DE LA

REPÚBLICA -CONJUVE-

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PROCEDIMIENTO

Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Almacén de materiales y/o suministros del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE-, Presidencia de la República de Guatemala. Título del Procedimiento: Recepción, registro y salida de materiales y/o suministros. Hoja: ½ Número de formas: 3 Inicia: Almacén de Materiales y/o Suministros Finaliza: Unidad Solicitante

Departamento Puesto Responsable Paso No.

Actividad

Almacén de Materiales y/o Suministros

Encargado (a) de Almacén 1

Periódicamente revisa las existencias físicas de materiales y/o suministros, en caso de requerir, solicita mediante el procedimiento de compra establecido, y traslada a Subdirección Administrativa para su autorización. (Si hubiera existencias, el proceso inicia en el paso número 9 )

Empresa Adjudicada Proveedor 2 Entrega los materiales en el Almacén de suministros, contra factura, envió y documentos relacionados. 7


Encargado (a) de Almacén

3

Recibe y revisa materiales del proveedor de acuerdo a las características descritas en factura o envió, comparando que la información descrita coincida entre sí, tomando en cuenta que si la compra lo amerita, se debe solicitar la opinión técnica del especialista de la unidad que solicitó el bien.

4

Se efectúa el ingreso físico al almacén donde resguarda los materiales comprados quedando bajo su responsabilidad. (En el caso de materiales requieran mayor espacio físico se deben trasladar directamente a la unidad solicitante).

5

Emite constancia de Ingreso a Almacén e Inventario (Forma. 1-H Serie C) ver anexo I, autorizada por la Contraloría General de Cuentas 8, así mismo gestiona el visto bueno de la Subdirección Administrativa, posteriormente traslada la copia del documento donde corresponda.

7 PREVIO A LA ENTREGA DE LOS MATERIALES Y/O SUMINISTROS POR PARTE DEL PROVEEDOR, LA SECCIÓN DE COMPRAS DEBE NOTIFICAR OPORTUNAMENTE AL ENCARGADO DE ALMACÉN LA FECHA DE RECEPCIÓN DEL PEDIDO. EL PLAZO DE ENTREGA DEPENDE DEL STOCK EN EXISTENCIAS DEL PROVEEDOR. 8 CONGRESO DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA. DECRETO 31-2002, LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS. ART. 4. INCISO I) Y K). PAG. 4.

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Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Almacén de materiales y/o suministros del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala. Título del Procedimiento: Recepción, registro y salida de materiales y/o suministros. Hoja: 2/2 Número de formas: 3 Inicia: Almacén de Materiales y/o Suministros Finaliza: Unidad Solicitante


Actividad



6 La factura ya revisada, es trasladada al departamento de compras para el trámite respectivo.

7 Da aviso a la sección de Compras y a la Unidad Solicitante de que los materiales ya ingresaron a la sección Almacén.

8 Registra los Ingresos, en (Tarjeta Kardex para Control de Ingresos y Egresos de Almacén, autorizada por la CGC), ver anexo III.

Unidad Solicitante Interesado 9 Elabora y firma requerimiento de materiales, (Forma RM-001), ver anexo II, y traslada a la Subdirección Administrativa para autorización.

Subdirección Administrativa

Subdirector (a) Administrativo 10

Recibe y revisa (Forma RM-001) por parte del interesado, si todo estuviere correcto autoriza, en caso contrario devuelve para correcciones. (En los dos casos devuelve al interesado).

Unidad Solicitante Interesado 11 Recibe forma autorizada y traslada al Encargado (a) de almacén para su despacho.



12 Recibe (Forma RM-001), revisa y prepara los materiales para entrega.

13 Registra los Egresos en Tarjeta Kardex para Control de Ingresos y Egresos de Almacén.

Unidad Solicitante Interesado 14 Recibe de conformidad los materiales y/o suministros en base a lo descrito en (Forma RM-001). 9

9 EL INTERESADO DEBE RECOGER LOS MATERIALES Y/O SUMINISTROS DIRECTAMENTE EN EL ÁREA FÍSICA DE ALMACÉN.

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FLUJOGRAMA

20 Título del Procedimiento: Recepción, registro y salida de materiales y/o suministros del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala.

Unidad solicitante Subdirección AdministrativaAlmacén de materiales y suministros

B

La factura ya revisada, es trasladada al departamento de compras para el

trámite respectivo.

Da aviso a la sección de Compras y a la

Unidad Solicitante de que los materiales ya

ingresaron a la sección Almacén.

Registra los Ingresos, en (Tarjeta Kardex

para Control de Ingresos y Egresos de Almacén, autorizada

por la CGC), ver anexo III.

Elabora y firma requerimiento de

materiales, (Forma RM-001), ver anexo

II, y traslada a la Subdirección

Administrativa para autorización.

Inicia proceso

Recibe y revisa (Forma RM-001) por

parte del interesado, si todo estuviere correcto

autoriza, en caso contrario devuelve

para correcciones. (En los dos casos devuelve al interesado).

Desición

No

Si

Recibe forma autorizada y traslada al Encargado (a) de

almacén para su despacho.

Recibe (Forma RM-001), revisa y prepara

los materiales para entrega.

Registra los Egresos en Tarjeta Kardex para Control de

Ingresos y Egresos de Almacén.

Recibe de conformidad los materiales y/o

suministros en base a lo descrito en

(Forma RM-001).

Fin

21

INVENTARIO FÍSICO DE MATERIALES Y/O SUMINISTROS DE ALMACÉN, DEL CONSEJO NACIONAL DE LA JUVENTUD PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA -

CONJUVE-

22

PROCEDIMIENTO Descripción del Procedimiento

Nombre de la Unidad: Almacén de Materiales y Suministros del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala. Título del Procedimiento: Inventario físico de materiales y/o suministros de almacén. Hoja: ½ Número de formas: 1 Inicia: Almacén de Materiales y/o Suministros Finaliza: Almacén de Materiales y/o Suministros


Actividad



1

Mensualmente realiza una revisión física10 de materiales del 100% (versus) el saldo reflejado en las Tarjetas Kardex para Control de Ingresos y Egresos de Almacén, autorizada por la Contraloría General de Cuentas -CGC-, con el propósito de evaluar el estado físico y existencia de los mismos.

2 En caso de requerir materiales, (ver Procedimiento: Recepción, registro y salida de materiales y/o suministros).

3 Determina los materiales y/o suministros en buenas condiciones, así como los que se encuentran en mal estado, inservibles o en desuso.

4

Suscribe reporte de inventario físico (Forma. RIF-003) Ver Anexo IV, el cual debe incluir solicitud de baja de materiales (si hubiere), trasladando dicha información a los siguientes departamentos:

• Dirección General. (original) • Subdirección Administrativa.

(copia) • Auditor Interno. (copia)


Subdirector (a) Administrativo

5

Recibe reporte de inventario físico y archiva. Así mismo, si incluye solicitud de baja de materiales y/o suministros; debe suscribir Acta Administrativa donde se detalle los materiales dados de baja y su proceso físico de descarte.

6 Traslada a la Dirección General Acta Administrativa para aprobación correspondiente.

Dirección General Director (a) General 7 Recibe Acta Administrativa, y autoriza baja de materiales y/o suministros. (Traslada a Subdirección Administrativa)


Subdirector (a) Administrativo 8

Recibe Acta Administrativa y certifica (copia) fiel de la original. (Traslada a Encargado (a) de Almacén).

10 EL INVENTARIO PERIODICAMENTE SERÁ SUPERVISADO POR UN DELEGADO NOMBRADO POR LA SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA, CON EL PROPÓSITO DE QUE LOS DATOS SEAN LOS CONSIGANDOS EN LAS TARJETAS KARDEX.

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Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Almacén de Materiales y Suministros del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala. Título del Procedimiento: Inventario físico de materiales y/o suministros de almacén. Hoja: 2/2 Número de formas: 1 Inicia: Almacén de Materiales y/o Suministros Finaliza: Almacén de Materiales y/o Suministros


Actividad



9

Recibe Acta certificada de copia fiel y, procede a dar egreso a los materiales y/o suministros en mal estado, inservibles o en desuso, en las Tarjetas Kardex para Control de Ingresos y Egresos de Almacén, autorizada por la Contraloría General de Cuentas -CGC-

10

Posteriormente, con base en lo descrito en Acta Administrativa descarta físicamente los materiales y/o suministros a conveniencia del Consejo Nacional de la Juventud, Presidencia de la República -CONJUVE-.

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FLUJOGRAMA

25

ANEXOS

26

ANEXO I

27

ANEXO II

28

ANEXO III

29

ANEXO IV

30

Presidencia de la República de Guatemala

Actualizado Guatemala – Junio 2,014-

Subdirección Administrativa– Sección de Almacén Manual de Normas y Procedimientos de la Sección de Almacén

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