Manual de mejor gestion

DESARROLLO ORGANIZACIONAL Código: U-MG-15.001.001

Versión: 1.0

MANUAL DE MEJOR GESTIÓN Página 1 de 35

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MANUAL DE MEJOR GESTIÓN

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA


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Contenido 1. GENERALIDADES .......................................................................................................................................................4

1.1 Objeto del Manual de Mejor Gestión .....................................................................................................................4

1.2 Compatibilidad .......................................................................................................................................................4

1.3 Terminología ...........................................................................................................................................................4

1.4 Abreviaturas ...........................................................................................................................................................5

2. ANTECEDENTES .........................................................................................................................................................5

2.1 Reseña histórica de la entidad ..............................................................................................................................5

2.2 Estructura orgánica de la Universidad Nacional de Colombia ............................................................................7

3. SISTEMA DE MEJOR GESTIÓN DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA. ............................................. 14

3.1 Definición general del Sistema de Mejor Gestión UN-SIMEGE.......................................................................... 14

3.2 Alcance del Sistema de Mejor Gestión ............................................................................................................... 14

4. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ..................................................................................................................... 15

4.1 Plataforma estratégica ......................................................................................................................................... 15

4.1.1 Misión ............................................................................................................................................................... 15

4.1.2 Visión 2017 ....................................................................................................................................................... 15

4.2 Principios .............................................................................................................................................................. 15

4.3 Gestión ética ......................................................................................................................................................... 16

4.4 Política y Objetivos de Mejor Gestión ................................................................................................................ 17

4.5 Plan Global de Desarrollo .................................................................................................................................... 17

4.6 Compromiso de la Dirección ............................................................................................................................... 18

4.7 Estilo de Dirección ............................................................................................................................................... 18

4.8 Gestión del Riesgo ............................................................................................................................................... 19

4.9 Comunicación ....................................................................................................................................................... 20

4.10 Gestión de Cambios del Sistema de Mejor Gestión ........................................................................................... 21


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5. GESTIÓN DOCUMENTAL .......................................................................................................................................... 21

5.1 Mapa de Macroprocesos ...................................................................................................................................... 22

5.1.1 Procesos identificados ................................................................................................................................... 22

5.2 Procesos caracterizados .................................................................................................................................... 24

5.3 Procedimientos Documentados .......................................................................................................................... 24

5.4 Estructura documental......................................................................................................................................... 25

5.5 Procedimientos Obligatorios del Sistema de Mejor Gestión ............................................................................. 26

5.6 Control de los documentos y registros .............................................................................................................. 26

5.7 Normograma ......................................................................................................................................................... 27

5.8 Régimen Legal ...................................................................................................................................................... 27

6. SATISFACCIÓN DEL USUARIO ................................................................................................................................ 27

7. EVALUACIÖN ............................................................................................................................................................ 30

8. MEJORA ..................................................................................................................................................................... 34


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1. GENERALIDADES

1.1 Objeto del Manual de Mejor Gestión

El presente documento denominado Manual de Mejor Gestión, de la Universidad Nacional de

Colombia establece las condiciones generales en las cuales se enmarca la implementación del

Sistema de Mejor Gestión UN-SIMEGE de la Universidad Nacional de Colombia, con el propósito

de garantizar adecuados niveles de calidad y control en la prestación de sus servicios para lograr la

satisfacción de las necesidades de la comunidad universitaria y la sociedad.

1.2 Compatibilidad

El Sistema de Mejor Gestión de la Universidad Nacional de Colombia, con el fin de fortalecer y

potencializar la capacidad administrativa, de realizar de forma eficiente y efectiva el uso de los

recursos, ha articulado en su implementación y desarrollo las siguientes normas: La NTCGP

1000:2009 como sistema de gestión de calidad, el MECI Modelo Estándar de Control Interno como

sistema de control y el SISTEDA como sistema de desarrollo administrativo, integrados en un solo

sistema, con un mismo plan de trabajo, desarrollado a partir del ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y

Actuar).

1.3 Terminología

Términos Genéricos: Para efectos de atender y comprender de manera adecuada el contenido del

presente manual, se utilizarán los términos definidos en el capítulo 3 de la norma técnica NTCGP

1000:2009, adoptada por el Gobierno Nacional mediante el Decreto 4110 de 2004.

Términos Específicos: Cada manual, instructivo, régimen y procedimiento institucional contiene la

definición de aquellos términos o conceptos que se consideren relevantes para la comprensión del

mismo. En la Página Web de la Universidad Nacional de Colombia se encuentran las definiciones

de los principales conceptos que existen en la institución.


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1.4 Abreviaturas

NTCGP 1000:2009: Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública. MECI: Modelo Estándar de Control Interno. UN-SIMEGE: Sistema de Mejor Gestión de la Universidad Nacional de Colombia. SISTEDA: Sistema de Desarrollo Administrativo, adoptado por la Ley 489 de 1998.

2. ANTECEDENTES

2.1 Reseña histórica de la entidad1

La concepción de Universidad Nacional de Colombia pública y estatal en Colombia comenzó a

concretarse poco después de la Independencia de nuestro país.

La administración Santander, desde la Vicepresidencia de la Gran Colombia, organizó la

Universidad Nacional de Colombia Central de la República (con sedes en Bogotá, Caracas y Quito)

como primera expresión jurídico-institucional de la Universidad Nacional de Colombia pública en

Colombia. Hacia 1830 comenzó a funcionar con profesores y estudiantes que mantenían viva la

experiencia de la Expedición Botánica.

Luego, los gobiernos federalistas y radicales, bajo el argumento de que las Universidad Nacional

de Colombia es eran monopolios de enseñanza y de trabajo que atentaban contra la libertad

individual, cerraron la Universidad Nacional de Colombia Central hasta que, en 1864, José María

Samper, antiguo radical, presentó un proyecto de ley al Congreso de lo que llamó Universidad

Nacional de Colombia de los Estados Unidos de Colombia. El 22 de septiembre de 1867, mediante

la Ley 66 expedida por el Congreso, es oficialmente fundada como tal.

En ese año la Universidad Nacional de Colombia constaba de seis facultades: Derecho, Medicina,

Ciencias Naturales, Ingeniería, Artes y Oficios, Literatura y Filosofía. Se anexaron también el

Observatorio Astronómico, el Museo Nacional, el Laboratorio Químico Nacional, la Biblioteca

Nacional, el Hospital de la Caridad y el Hospital Militar.

1 Tomado de: http://www.unal.edu.co/contenido/sobre_un/sobreun_resena.htm

http://www.unal.edu.co/contenido/sobre_un/sobreun_resena.htm


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Entre 1903 y 1940 se crearon en la Universidad Nacional de Colombia más de 20 carreras, entre

las que se encuentran Arquitectura, Enfermería, Farmacia, Ingeniería Química, Medicina

Veterinaria, Odontología y Química. A finales de la década de los 60 se le dio impulso a los

programas de maestría en la Universidad Nacional de Colombia. Los primeros programas a nivel

de maestría fueron creados entre 1967 y 1973 y en 1986 abrieron sus puertas los primeros

programas doctorales del país en áreas como la Física y Matemáticas.

Foto aérea campus Bogotá 1960 Edificio de Diseño Gráfico

Si requiere información adicional de la historia de la Universidad Nacional de Colombia, consulte

uno de los siguientes vínculos de interés.

1. Trayectoria histórica de la Universidad Nacional de Colombia

2. Patrimonio histórico de la Nación

3. Reseña sedes nacionales

http://www.unal.edu.co/contenido/trayectoria_historica.html

http://www.unal.edu.co/contenido/patrimonio_historico.html

http://www.unal.edu.co/contenido/resena_historica_sedes.html


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2.2 Estructura orgánica de la Universidad Nacional de Colombia

La estructura orgánica de la Universidad Nacional de Colombia se presenta a continuación:

I. Estructura Organizacional Nivel Nacional

II. Estructura Organizacional Sede Bogotá

III. Estructura Organizacional Sede Medellín

IV. Estructura Organizacional Sede Manizales

V. Estructura Organizacional Sede Palmira

VI. Estructura Organizacional Sedes de Presencia Nacional (Amazonía, Orinoquía y

Caribe)


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3. SISTEMA DE MEJOR GESTIÓN DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA.

3.1 Definición general del Sistema de Mejor Gestión UN-SIMEGE

El Sistema de Mejor Gestión UN-SIMEGE, es el conjunto de políticas, estrategias, metodologías,

procesos y procedimientos articulados sistemáticamente que le permite a la Universidad Nacional

de Colombia dar cumplimiento a su misión de manera eficaz, eficiente y efectiva garantizando la

satisfacción de las necesidades y expectativas de la comunidad universitaria y la sociedad.

Para el efecto, la Universidad Nacional de Colombia ha dispuesto adoptar un enfoque basado en

procesos que articula la operación de la entidad a partir del cumplimiento de requisitos, la medición

del desempeño y el mejoramiento continúo.

3.2 Alcance del Sistema de Mejor Gestión

El Sistema de Mejor Gestión UN-SIMEGE opera en toda la Universidad Nacional de Colombia y su

alcance incluye todos los procesos institucionales, necesarios para la prestación de los servicios de

Educación Superior: Formación, Extensión e Investigación.

Al Sistema le son aplicables los requisitos establecidos en las normas: NTCGP 1000:2009, el MECI

Sistema Estándar de Control Interno, en los Normogramas por proceso, así como también la Ley

872 de 2003, Decreto 4110 de 2004, la Ley 87 de 1993, el Decreto1599 de 2005 y la Ley 489 de

1998, sin perjuicio de la autonomía que le asiste constitucionalmente.

3.3 Exclusiones

Analizados los requisitos exigidos por las diferentes normas técnicas aplicables, así como los

requisitos legales de la Comunidad Universitaria, la Sociedad y del Ministerio de Educación

Nacional, no se identifica ningún tipo de exclusión.


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4. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

4.1 Plataforma estratégica

La Universidad Nacional de Colombia ha adelantado a lo largo de su historia, un proceso de

definiciones, análisis y decisiones que la ponen frente a las acciones que debe abordar para

asegurar un futuro sostenible, como:

4.1.1 Misión

Como Universidad Nacional de Colombia de la nación fomenta el acceso con equidad al sistema

educativo colombiano, provee la mayor oferta de programas académicos, forma profesionales

competentes y socialmente responsables. Contribuye a la elaboración y resignificación del proyecto de

nación, estudia y enriquece el patrimonio cultural, natural y ambiental del país. Como tal lo asesora en

los órdenes científico, tecnológico, cultural y artístico con autonomía académica e investigativa.

4.1.2 Visión 2017

La Universidad Nacional de Colombia al año 2017 habrá de constituirse en una de las más importantes

de América Latina y el Caribe, con programas de altísima calidad, influyendo en el Sistema de

Educación Pública del país, con una gestión ágil y transparente que preste servicios en línea con

soporte electrónico. Con un énfasis especial en el desarrollo de la investigación desde múltiples

formas organizativas. Producirá los líderes que la nación necesita para su desarrollo y proyección al

mundo globalizado. Será una academia que participe activa y críticamente sobre el desarrollo y la

identidad nacional. (La presente constituye una síntesis del “Documento estratégico al 2017”).

4.2 Principios

El Sistema de Mejor Gestión de la Universidad Nacional de Colombia enmarca, integra y complementa

los principios constitucionales, asume los establecidos por la NTCGP 1000:2009 a saber: Enfoque al

servicio, Liderazgo, Participación de los servidores, Enfoque basado en procesos, Enfoque sistémico

para la gestión, Mejoramiento continuo, Toma de decisiones sobre casos hechos y datos, Relaciones

mutuamente beneficiosas con los proveedores, Coordinación y Transparencia, y articula los principios

y valores del Compromiso Ético: Respeto, Responsabilidad, Honestidad, Solidaridad, Diálogo, Equidad

y Pertenencia, construido participativamente por la Universidad Nacional de Colombia.


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4.3 Gestión ética

Un componente del Sistema de Mejor Gestión UN-SIMEGE en el que la Universidad Nacional de

Colombia enfoca sus esfuerzos es el denominado fortalecimiento del entorno ético, mediante

construcción colectiva del Compromiso ético, el cual debe ser asimilado e interiorizado por todos

los miembros de la comunidad universitaria, a partir de la apropiación de cada uno de los

comportamientos que se definen para los principios y valores que lo componen.

Los valores han sido consignados en el documento titulado Compromiso ético

http://www.herramientassimege.unal.edu.co/index.php?option=com_docman&Itemid=58 , el cual es

producto del trabajo de investigación del grupo Ethos2, quienes a través de la metodología

diseñada y con base en la técnica BARS (Escalas de evaluación ancladas en comportamientos),

proveniente de la psicología organizacional, y en técnicas etnográficas (entrevistas, observación

participante), realizaron la recolección, análisis e interpretación de la información, que

proporcionaron estudiantes, docentes y personal administrativo de las distintas sedes de la

Universidad Nacional de Colombia, a partir del cual se realizó una agrupación de comportamientos

en torno a los siguientes 7 valores: Respeto, Responsabilidad, Pertenencia, Honestidad, Equidad,

Diálogo y Solidaridad.

El Compromiso ético se ha constituido en una guía que promueve el libre desarrollo de conductas

positivas que contribuyen al bien de la Universidad Nacional de Colombia, de sus miembros y de la

sociedad que la hace posible, así mismo logra sensibilizar hacia formas de convivencia armónica

que construyen confianza interna y externa, posicionándose como un marco de referencia para la

reflexión y el diálogo en torno a procesos de formación integral de personas, profesionales y

ciudadanos.

2 Trabajo liderado por el grupo Ética Empresarial y Empresariado Social – Ethos, conformado

según Resolución CFIA 143 de 2002. El grupo Ethos pertenece a las tres facultades de la

Universidad Nacional de Colombia Sede Manizales, pero para efectos de coordinación y

seguimiento se adscribió al Departamento de Ingeniería Industrial de la Facultad de Ingeniería y

Arquitectura de la sede. Actualmente, se encuentra clasificado en B en Colciencias y tiene tres

líneas de investigación: “Ética Empresarial”, “Ética e Ingeniería Industrial” y “Empresariado Social”.

http://www.herramientassimege.unal.edu.co/index.php?option=com_docman&Itemid=58


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4.4 Política y Objetivos de Mejor Gestión

La Política de Mejor Gestión es definida y actualizada en cada PLAN GLOBAL DE DESARROLLO,

crea el marco de referencia a partir del cual se establecen las líneas centrales que se constituyen

en los Objetivos de Mejor Gestión, a partir de los cuales se establecen los proyectos y programas

que le dan vida al desarrollo estratégico y táctico de la Universidad Nacional de Colombia.

La Política y Objetivos de Mejor Gestión se divulgan ampliamente a través de la página web,

folletos, plegables y de la creación de dinámicas que impulsen su conocimiento entre los

servidores públicos de la institución. Cada tres años, el nuevo gobierno universitario construye y

aprueba un nuevo PLAN GLOBAL DE DESARROLLO para la Universidad.

Ver http://www.herramientassimege.unal.edu.co/index.php?option=com_docman&Itemid=57

4.5 Plan Global de Desarrollo

La Universidad Nacional de Colombia dentro de la visión estratégica plasmada en el “Documento

estratégico al 2017” que orienta su desarrollo dentro de una proyección de futuro, cada tres años

construye de manera participativa un PLAN GLOBAL DE DESARROLLO en el cual traza la Política

y los Objetivos de Mejor Gestión que implementa a partir de líneas, planes, programas y

proyectos, a los cuales les establece metas e indicadores. Es adoptado mediante acto

administrativo en coherencia con cada periodo de la administración de la Universidad Nacional de

Colombia. El texto completo del Plan Global de Desarrollo puede ser consultado en:

http://www.unal.edu.co/plandedesarrollo_10_12

La planeación institucional por excelencia es el PLAN GLOBAL DE DESARROLLO, marco de

referencia que orienta y articula las planificaciones específicas que garantiza su cumplimiento a

través de:

I. La Planeación de la Inversión, la cual se realiza para los tres años de Gobierno

Universitario con seguimiento semestral a su desarrollo en el aplicativo BPUN (Banco de

Proyectos de la Universidad Nacional de Colombia).





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II. La Planeación Operativa, que realizan todas las dependencias de la Universidad Nacional

de Colombia cada año,garantiza la perfecta articulación del PLAN GLOBAL DE

DESARROLLO con los Objetivos de Mejor Gestión y las funciones de las dependencias, a

través de las Políticas de Operación, concretándose estas últimas en actividades, metas e

indicadores, que permiten su operación y medición. A esta planeación se le hace

seguimiento semestralmente en el aplicativo SIPLO (Sistema de Planeación Operativa).

http://www.simege.unal.edu.co/unsiplo/.

4.6 Compromiso de la Dirección

La Rectoría y el equipo directivo de la Universidad Nacional de Colombia comprometidos con el

desarrollo, implementación y mejora continua del UN-SIMEGE, Sistema de Mejor Gestión,

pretende optimizar la prestación de los servicios y la gestión de los procesos mediante la emisión

de los actos administrativos en los cuales se comprometen con la implementación de las normas

NTCGP 1000, MECI y SISTEDA, y para el efecto crea los Nodos: Nivel Nacional (que incluye las

Sedes de Presencia Nacional Caribe, Orinoquía y Amazonía), Bogotá, Medellín, Palmira y

Manizales, conformando de este modo la Coordinación de UN-SIMEGE a nivel de toda la

Universidad Nacional de Colombia, dirigida por la Vicerrectoría General con la delegación expresa

del Rector, mediante la Resolución 096 de 2007 de la Rectoría “Por la cual se delega en el

Vicerrector General la función de Implementar la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública

al interior de la Universidad Nacional de Colombia”

4.7 Estilo de Dirección

Es interés de la Universidad Nacional de Colombia la conformación de un cuerpo directivo

comprometido y competente para el ejercicio del liderazgo que debe ejercer en el direccionamiento de

la Universidad Nacional de Colombia, para lo cual realiza capacitación y formación permanente.

Con participación de todos los servidores públicos que ejercen funciones de dirección, jefatura y

coordinación se efectuó el levantamiento de las competencias gerenciales, definiendo el perfil del jefe

de la Universidad Nacional de Colombia caracterizado por las competencias de: Dominio Personal,

Comunicación, Liderazgo, Servicio, Trabajo en Equipo, Conciencia Organizacional y Adaptación al

Cambio. De este modo consolidar un estilo de dirección propio, idóneo y comprometido con el

crecimiento y desarrollo institucional.

http://www.simege.unal.edu.co/unsiplo/


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El referido estilo de dirección de la Universidad Nacional de Colombia se consolida a través de

estrategias de desarrollo gerencial, las cuales se apoyan en el “Manual de Fortalecimiento de

Competencias Gerenciales”, que además de contener la definición y clarificación de las competencias,

posee instrumentos de autoevaluación y ejercicios para el fortalecimiento de cada una de ellas.


4.8 Gestión del Riesgo

La Universidad Nacional de Colombia, a través del Sistema de Mejor Gestión UN-SIMEGE, ha

establecido para la Administración de Riesgos, una serie de lineamientos dentro de los cuales se

encuentran la: La Política de administración de riesgos, el Procedimiento único de administración

del riesgo código U-PR-15.001.008, y la Guía de administración de riesgos Código: U-GU-

15.001.003.

Se cuenta con mapas de riesgo asociados a los procesos institucionales, que establecen mecanismos

de control y planes de tratamiento en los cuales se plantean las acciones para mitigarlos.

Ver Documentación asociada a la Gestión del Riesgo


Ver Mapas de Riesgos por Equipo de Gestión y/o proceso

Consulte los Mapas de Riesgos en el Módulo de Riesgos de Simege Electrónico o en su defecto en

cada Equipo de Gestión. http://www.herramientassimege.unal.edu.co/index.php?option=com_content&view=article&id=434&

Itemid=181



http://www.herramientassimege.unal.edu.co/index.php?option=com_content&view=article&id=434&Itemid=181

http://www.herramientassimege.unal.edu.co/index.php?option=com_content&view=article&id=434&Itemid=181


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4.9 Comunicación

La Universidad Nacional de Colombia ha definido la comunicación como un elemento estratégico

en su desarrollo y consolidación institucional, lo que implica información permanente sobre todas

las acciones, estudios, investigaciones, avances y demás hechos que se generan

institucionalmente. En desarrollo de lo anterior se realiza: Comunicación de la Información y

Comunicación Organizacional

I. Comunicación de la Información, es realizada por UNIMEDIOS, dependencia dedicada la

recolección de información producida en todos los ámbitos e instancias de la Universidad

Nacional de Colombia para ser suministrada tanto a la Comunidad Universitaria, como a la

sociedad en general. Actividad que realiza a través de un conjunto de medios de

comunicación como: Pagina Web, Prensa (UN periódico), Revistas (Carta Universitaria,

Claves para el debate público, Revista Matices-Historia detrás de la Investigación); Radio

(UN Radio (www.unradio.unal.edu.co), conformada por tres emisoras, Bogotá 98.5 FM,

Medellín 100.4 FM y unradioweb; UNTV, canal de televisión Prisma TV

(www.prismatv.unal.edu.co), éste puede verse a través del canal Institucional de RTVC o el

canal Universitario Nacional de Colombia http://www.zoomcanal.com.co/

II. Comunicación organizacional, es realizada por múltiples medios, incluyendo todos los

descritos anteriormente, dado que cualquier miembro de la Comunidad universitaria tiene

acceso a ellos. Sin embargo, es necesario destacar estrategias especiales que permitan

una comunicación organizacional en el sentido estricto del concepto, esto es,

comunicación en doble vía, además de ser comunicación para el desarrollo organizacional.

La estrategia por excelencia de comunicación organizacional, lo constituye el Premio de Mejor

Gestión http://www.legal.unal.edu.co/sisjurun/normas/Norma1.jsp?i=34096 que se realiza

anualmente y que tiene por objetivo entregar de manera sistematizada y documentada a la

comunidad Universitaria el conjunto de tareas que se deben desarrollar durante el periodo para la

implementación del Sistema de Mejor Gestión, así como los conceptos y elementos culturales

necesarios para que el sistema pase de lo formal a una transformación real de la entidad.

http://www.unradio.unal.edu.co/

http://www.prismatv.unal.edu.co/

http://www.zoomcanal.com.co/

http://www.legal.unal.edu.co/sisjurun/normas/Norma1.jsp?i=34096


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4.10 Gestión de Cambios del Sistema de Mejor Gestión

La dependencia que en el desarrollo de su gestión deba promover y/o implementar

cambios que impacten la integridad del Sistema de Mejor Gestión por razones de

modificaciones en: la estructura orgánica, normativa interna o externa, gestión de

procesos, razones presupuestales o de cultura organizacional, debe valorar los efectos del

cambio en los demás elementos del sistema y diseñar un plan de transición que incluya

actividades, responsables y tiempos orientado a prevenir los efectos que generan las

transformaciones propuestas.

El plan elaborado debe ser remitido a la Coordinación General UN-SIMEGE, quien

verificará la pertinencia del plan propuesto.

5. GESTIÓN DOCUMENTAL

Para garantizar la efectividad en el logro de las Políticas de Operación, alcanzar los Objetivos de Mejor

Gestión y asegurar que la prestación de los servicios sean conformes con las necesidades de la

Comunidad Universitaria y la sociedad en general, la Universidad Nacional de Colombia ha establecido

e implantado el Sistema de Mejor Gestión UN-SIMEGE, cuya columna vertebral la constituye la

gestión documental, regida por las directrices establecidas a continuación.

La Universidad Nacional de Colombia adopta los Documentos del Sistema de Mejor Gestión por medio

de la resolución de Rectoría 711 de 2009

http://www.legal.unal.edu.co/sisjurun/normas/Norma1.jsp?i=35475 los cuales soportan el sistema y

garantizan su sostenibilidad.

http://www.legal.unal.edu.co/sisjurun/normas/Norma1.jsp?i=35475


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5.1 Mapa de Macroprocesos

El logro de los objetivos de Mejor Gestión se realiza dentro de un proceso de mejoramiento continuo al

interior de la Universidad Nacional de Colombia, para lo cual establece, documenta, implementa y

mantiene los siguientes requisitos:

5.1.1 Procesos identificados

El Mapa de Macro procesos, que es el esquema del Modelo de Operación por procesos de la

Universidad Nacional de Colombia, determina la secuencia e interacción de los procesos que los

conforman, articulándose entre sí los distintos tipos de macro procesos existentes.

I. Estratégicos, visionan y direccionan el rumbo de la Universidad Nacional de Colombia

II. Misionales, permiten cumplir los objetivos para el cual fue creada la Universidad Nacional de

Colombia.

III. De apoyo, brindan soporte para el cumplimiento de la misión institucional.

IV. Control y evaluación, hace valoración del desempeño institucional, a partir de los cuales se

plantean las acciones de mejoramiento.

Cada uno está conformado por un conjunto de procesos que agrupan en subprocesos los

procedimientos existentes.


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El Mapa de macroproceso se presenta a continuación:


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5.2 Procesos caracterizados

La identificación de los rasgos distintivos del proceso se conoce como caracterización, que no es

otra cosa que establecer la relación con los demás procesos internos o externos, los insumos y

salidas del proceso, los proveedores y clientes, los riesgos y controles, permitiendo a los usuarios

del sistema clarificar de manera muy sencilla el accionar de la Entidad y la gestión de sus

procesos.

Ver Caraterizaciones de Proceso


5.3 Procedimientos Documentados

El procedimiento es la forma detallada para llevar a cabo o ejecutar un proceso y definen entre

otras cosas: quién hace qué, dónde, cuándo, cómo. Los procedimientos documentados en la

Universidad Nacional de Colombia son los requeridos para el cumplimiento de sus funciones y

presentan las actividades de cómo funciona el proceso al que están asociadas.

Los procedimientos se encuentran controlados y dispuestos en el Módulo Documento del SIMEGE

ELECTRÓNICO.


Los procesos y procedimientos del Macroproceso “Gestión Financiera y Administrativa” con

anterioridad a la Implantación del Sistema de Mejor Gestión, estableció una forma de publicación

de la documentación, considerándose la pertinencia de su conservación en dicha pagina, así como

su mejoramiento y estandarización. El control de documentos se realiza directamente desde el

aplicativo que maneja en la página Web la Gerencia Financiera y administrativa, cuyo acceso se

hace por el link http://www.gerencia.unal.edu.co/CMS/index.php

Ver el Manual de Procesos y Procedimientos




http://www.gerencia.unal.edu.co/CMS/index.php



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5.4 Estructura documental

El UN-SIMEGE, Sistema de Mejor Gestión, define una estructura documental que establece los

parámetros generales para la elaboración de documentos, su codificación, emisión, revisión,

aprobación, modificación, actualización, control de cambios, distribución, eliminación, manejo e

identificación de documentos obsoletos. Los documentos guardan la siguiente estructura

documental.

Estructura documental del Sistema de Mejor Gestión

1er. Nivel Manual de Mejor Gestión: Documento

general que describe el SIMEGE y establece las

políticas generales y procesos del SIMEGÉ.

2do. Nivel Macroprocesos y Procesos:

Documentos que especifican las características

de los procesos que constituyen los

macroprocesos y sus principales rasgos

diferenciadores. Mapa de Macroprocesos,

Caracterizaciones de Procesos,

Normogramas, Mapas de Riesgos, Manuales.

3er. Nivel Procedimientos: Documentos que

describen la forma como se ejecutan las

actividades de un procedimiento. Formatos,

guías, instructivo, protocolos

4to. Nivel Registros del SIMEGE

Documentos que presentan resultados obtenidos

y proporcionan evidencia de actividades

desempeñadas.


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5.5 Procedimientos Obligatorios del Sistema de Mejor Gestión

La Universidad Nacional de Colombia ha documentado los procedimientos requeridos por la Norma

NTC GP 1000:2009 de acuerdo con lo establecido así:

1. Procedimiento para la Elaboración y Control de Documentos y Registros

2. Procedimiento Acciones Correctivas, Acciones Preventivas y Oportunidades de Mejora

3. Procedimiento Tratamiento del Producto o Servicio No Conforme

4. Procedimiento Auditorías Internas a UN SIMEGE

5. Procedimiento Revisión por la Dirección

Ver procedimientos Obligatorios en


5.6 Control de los documentos y registros

El control de los documentos y de los registros se definió y se ejecuta conforme al Procedimiento

Único para la Elaboración y Control de Documentos y registros código U-PR-11.005.020

http://www.herramientassimege.unal.edu.co/index.php?option=com_docman&Itemid=178. Aplica

para la creación, control, mejora, modificación, actualización, eliminación, y distribución de los

documentos y registros en todos los procesos de la Universidad Nacional de Colombia.

Las áreas o dependencias denominados Equipos de Gestión que cuenten con sistemas idóneos para el Control de Documentos, podrán seguir haciendo uso de ellos, asumiendo los lineamientos para la codificación, dados por el presente procedimiento Ver Control Documental http://www.herramientassimege.unal.edu.co/index.php?option=com_docman&Itemid=182





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5.7 Normograma

A fin de garantizar el control de cumplimiento la Universidad Nacional de Colombia ha elaborado

Normogramas por procesos con las normas de carácter constitucional, legal, reglamentario y de

autorregulación que le son aplicables.

Los Normogramas se encuentran controlados y dispuestos en el Módulo Documento del SIMEGE

ELECTRÓNICO. http://168.176.5.178/se/index.php

5.8 Régimen Legal

La Universidad Nacional de Colombia emite sus propia normatividad a través de Acuerdos y

Resoluciones, y con el ánimo delimitar su ámbito de responsabilidad y tener un panorama claro

sobre la vigencia de las normas que regulan sus actuaciones, ha implementado el aplicativo

denominado RÉGIMEN LEGAL, el cual contiene el ordenamiento jurídico de la Institución y permite

la consulta ágil de las normas actualizadas que le son aplicables en la Universidad Nacional de

Colombia en:

http://www.legal.unal.edu.co/sisjurun/portal/home.jsp

6. SATISFACCIÓN DEL USUARIO

6.1 Diseño y desarrollo de los productos y/o servicios misionales que presta la

Universidad Nacional de Colombia

Dentro de la implementación de la cadena de valor de los macroproceso misionales, la

Universidad Nacional de Colombia entrega a la comunidad interna y externa los productos o

servicios denominados:

I. Actividades ,proyectos, programas y planes de extensión

II. Programa curricular

III. Generar, innovar o transferir conocimiento

http://168.176.5.178/se/index.php

http://www.legal.unal.edu.co/sisjurun/portal/home.jsp


Versión: 1.0


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Las características de los anteriores se definen en la Ficha técnica Producto/Servicio U-

FT.15.001.015 Los cuales se diseñan y desarrollan dentro de las metodologías definidas en

acuerdos, resoluciones y demás normatividad que permiten visualizar e implementar los pasos y

etapas para su concreción.

Ver Fichas técnicas Producto/Servicio


6.2 Enfoque al usuario

El enfoque al usuario en la Universidad Nacional de Colombia se concreta en dos aspectos a

saber:

I. Información de los servicios que presta la Universidad Nacional de Colombia al usuario

interno y externo, a través del Sistema de Información de Voz, entregada al usuario a

través del conmutador, que por un conjunto de opciones presenta la información

compilada en el portal de servicios, el cual es actualizado permanentemente y

administrado por un Contac Center externo contratado, articulado al conmutador

institucional, cuyo número telefónicos es: 316 50 00 con cobertura para todas las sedes de

la Universidad Nacional de Colombia.

II. Modelo de prestación del servicio al usuario interno y externo, a partir del cual se ha

estructurado el servicio en cada una de las dependencias también denominadas Equipos

de Gestión de la Universidad Nacional de Colombia que prestan servicios a uno o varios

usuarios, quienes han diseñado la forma de prestación del servicio dentro del Modelo de

servicio establecido por ella. Todos los elementos que lo conforman son compilados en

los denominados “Manuales de servicio” que construyó cada Equipo de gestión y que

contiene los siguientes elementos:

La estrategia de servicio, portafolio de servicios, matrices de prestación del servicio con la

definición de las fallas potenciales y sus respectivos acciones de contingencia, protocolos

de atención e instrumentos de medición de satisfacción del usuario.



Versión: 1.0


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6.3 Medición del servicio

Por la diversidad y cantidad de servicios que presta la Universidad Nacional de Colombia de

Colombia, Cada Equipo de Gestión que presta servicios a un usuario interno y/o externo, debe

estar atento la satisfacción de su usuario, por tanto debe elaborar y aplicar encuestas de

satisfacción, a partir de las cuales debe construir planes de mejoramiento, si así lo ameritan los

resultados.

6.4 Quejas y reclamos

Da tratamiento inmediato a las irregularidades en la prestación de servicios en el incumplimiento de

la misión, objetivos institucionales o en las funciones en general, manifestadas por los usuarios

internos y externos.

Se encuentra en el link:

http://www.unal.edu.co/contenido/sistema_quejas_reclamos_y_sugerencias.htm

6.5 Buentrámite

Permite administrar mediante la simplificación, racionalización y mejoramiento uno o varios

procesos o procedimientos que prestan un servicio de difícil cumplimiento, manifestado por

miembros de la Comunidad Universitaria. Se maneja a través de la página web de UN SIMEGE

http://www.simege.unal.edu.co/simege1.html

6.6 Rendición de cuentas

Se realiza cada año a través de los medios de comunicación de la Universidad Nacional de

Colombia como canal de televisión “Prisma Televisión” y posteriormente queda divulgada en la

página Web. http://www.unal.edu.co/rendicion_de_cuentas/2010/

http://www.unal.edu.co/contenido/sistema_quejas_reclamos_y_sugerencias.htm

http://www.simege.unal.edu.co/simege1.html

http://www.unal.edu.co/rendicion_de_cuentas/2010/


Versión: 1.0


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Para mayor información consulte Servicios de información al ciudadano

http://www.unal.edu.co/informacion_ciudadano.html

7. EVALUACIÖN

7.1 Seguimiento y medición a los procesos

Los procesos realizan seguimiento y medición a su desempeño a través de los indicadores de

gestión, los cuales provienen de diferentes fuentes como Plan Global de Desarrollo, Indicadores de

la Oficina Nacional de Planeación y los del Sistema de Planeación Operativa. (SIPLO)


Los parámetros para el diseño, construcción, aprobación, reporte, análisis y mejora de los

indicadores de gestión en el marco del Sistema de Mejor Gestión SIMEGE de la Universidad

Nacional de Colombia, se encuentran definidos en el Manual de Indicadores de Gestión en el

marco de UN SIMEGE U-MN-15.001.003.


7.2 Autoevaluación de la gestión

La Universidad Nacional de Colombia, ha estructurado un subsistema de auditorías que le

permiten cumplir con la tarea de auto evaluación del Sistema de Mejor Gestión y orientar las

correcciones estructurales u ordinarias que se presentan en su desempeño cotidiano, para lo cual

ha previsto cuatro formas de auditorías internas a saber:

Auditorias de Gestión en todos los Equipos de Gestión (EG).

Auditorias de Calidad del sistema

Auditorias de Calidad al sistema desde la fuente.

Auditorias de Calidad al sistema desde los procesos y/o Macroprocesos.

Auditorias Extraordinarias

http://www.unal.edu.co/informacion_ciudadano.html




Versión: 1.0


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I. Auditorias de gestión en todos los Equipos de Gestión (EG).

Estas auditorías tienen por objeto verificar de manera sistemática y evidenciar la implementación

de los distintos factores que demanda el Sistema de Mejor Gestión en todos y cada uno de los

Equipos de Gestión que conforman la Universidad Nacional de Colombia.

Para la realización de dichas auditorias, ha sido necesario crear estímulos que le permitan a los

auditados recibir la auditoría dentro de un proceso de emulación en el crecimiento y desarrollo de

la gestión de cada uno. El Premio de Mejor Gestión ha cumplido este papel, logrando que la

mayoría de los E.G. fueran auditados, sin que se presentara rechazo ni desgaste de la auditoría

como herramienta de mejoramiento.

II. Auditorias de Calidad del sistema

Son las auditorías que se hacen al sistema de calidad, denominado en la Universidad Nacional de

Colombia de Mejor Gestión, las cuales demandan la verificación sistemática y por procesos del

cumplimiento de la norma de calidad. Dado el nivel de complejidad de la Universidad Nacional de

Colombia es necesario desarrollar un subsistema de auditoría que posibilite la transición a la

auditoría realizada por procesos una vez consolidado el sistema por macro procesos. En tanto,

se podrán realizaran las auditorias del sistema de dos maneras

III. Auditorias de Calidad del sistema desde la fuente

Estas auditorías verifican de manera sistemática las evidencias que dan cuenta de que ha sido

impulsada la implantación el Sistema de Mejor Gestión por macroproceso, y se audita en el Equipo

de Gestión desde donde se generan y hacen cumplir las orientaciones y directrices para el

desarrollo del correspondiente numeral de cada una de las normas que componen el Sistema.

A la coordinación General del UN-SIMEGE, le concierne efectuar la planeación de las auditorias de

la presente modalidad con las áreas o E.G. que generan dicho direccionamiento hacia todos los

niveles de la entidad: Nivel Central, sede y facultad. De este modo le concierne verificar las

evidencias del cumplimiento del requisito establecido por la norma, de tal forma que garantiza que

fluye correctamente la información que soporta la operación de la institución.


Versión: 1.0


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Dentro de esta modalidad de auditorías Internas, NO le corresponde a las Sedes efectuar

Auditorias de Calidad al sistema desde la fuente, ya que ellas no son punto de partida del

direccionamiento institucional, el Nivel Nacional será auditado valorando su capacidad de generar

acciones que orientan y dirigen a las sedes y al sistema. Dichas auditorias son programadas por la

Coordinación General del SIMEGE según las necesidades de evaluar el sistema desde la fuente.

IV. Auditorias de calidad al sistema desde los procesos.

Estas auditorías verificar de manera sistemática la existencia de evidencias sobre la

implementación del Sistema de Mejor Gestión en cada uno de los Macroprocesos y o Procesos del

Sistema. Esta modalidad de auditoría se realiza en uno o varios macroprocesos escogidos de

manera aleatoria.

La modalidad en referencia se implementa en las organizaciones en la cuales el Sistema de Mejor

Gestión ha alcanzado buenos niveles de maduración, razón por la cual en la Universidad Nacional

de Colombia está previsto para hacerlo a partir del año 2011.

V. Auditorias extraordinarias

Cada Sede (incluido el Nivel Nacional y la Coordinación General) tiene autonomía para la

realización de auditorías de gestión de forma extraordinaria, siguiendo los parámetros del

procedimiento definida para tal fin.

Para la realización de las auditorías se le da cumplimiento al procedimiento obligatorio U-PR-

14.002.001 Las auditorías se administran desde el Módulo de Auditorías del SIMEGE

ELECTRÓNICO, el cual permite la estandarización de la lista de verificación y el informe de de la

misma. http://168.176.5.178/se

http://168.176.5.178/se


Versión: 1.0


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7.3 Revisión por la dirección

La mejora continua es el objetivo principal del UN-SIMEGE. Para el efecto, la alta Dirección ha

determinado llevar a cabo revisiones periódicas, mínimo cada año o cuando se requiera; que

permitan evaluar el funcionamiento, la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad

del sistema y su sostenibilidad.

Así mismo, la alta Dirección a través de las Revisiones por la dirección, evalúa la necesidad de

realizar cambios en el sistema de gestión de la calidad, incluyendo la Política y los Objetivos de

Mejor Gestión, para lo cual diseñó el procedimiento Revisión por la Dirección U-PR-14.002.002

7.4 Control de los dispositivos de seguimiento y de medición

La Universidad Nacional de Colombia ha definido el alcance del presente punto en la Dirección

Nacional de Admisiones y a los laboratorios que prestan servicios externos.

7.5 Control de producto o servicio no conforme

La Universidad Nacional de Colombia definió el procedimiento para el tratamiento del producto o

servicio No conforme U-PR-15.001.006, el cual establece las medidas y responsabilidades para

actuar cuando se detectan este tipo de irregularidades en los tres productos o servicios definidos

por los macroproceso misionales.


Versión: 1.0


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8. MEJORA

La Universidad Nacional de Colombia a través de UN-SIMEGE Sistema de Mejor Gestión realiza

actividades de mejoramiento como resultado de la ejecución de los procesos de Autoevaluación,

Auditoría Interna del Sistema de Mejor Gestión, recomendaciones dadas en los procesos de

acreditación , Evaluación de satisfacción del Cliente, Quejas - Reclamos y Sugerencias de Buen

trámite, y las demás fuentes de no conformidades y oportunidades de mejora que se establezcan

dentro de la implementación del Sistema de Mejor Gestión UN – SIMEGE, las cuales se hacen

dándole cumplimiento al:

Procedimiento de Acciones Correctivas, Acciones Preventivas y Oportunidades de mejora – Código

U-PR-15.001.005 el cual se encuentra en la Pagina Web de SIMEGE en el Link: Herramientas de

Mejor gestión, Gestión documental, Procedimientos obligatorios. Este procedimiento permite

identificar, analizar y eliminar las causas de las no conformidades reales (no conformidad) o

potenciales (observaciones) dentro del UN-SIMEGE, con el fin de prevenir que estas situaciones

se presenten de nuevo. Así mismo, permite la identificación de Oportunidades de Mejora de los

procesos, productos o servicios que presta la Universidad Nacional de Colombia.

Los planes de mejoramiento se administran desde el Módulo Acción del SIMEGE

ELECTRONICO, al que se accede desde la pagina web de UN-SIMEGE en el Icono denominado

SIMEGE ELECTRÓNICO colocado en la parte inferior de dicha pagina Web, en el cual se generan

los planes de mejoramiento que arrojan las no conformidades, Oportunidades de Mejora y

Observaciones que se generen en toda la institución. A las cuales se les hace seguimiento desde

la Coordinación General.de UN-SIMEGE.


Elaboró: Equipo Técnico SIMEGE Revisó: Coordinadora General

SIMEGE Aprobó: Vicerrectoría General

Cargo: Analistas Cargo: Asesora Cargo: Vicerrectora General

Fecha: 28 de Octubre 2011 Fecha: 28 de Octubre 2011 Fecha: 29 de Octubre 2011



Versión: 1.0


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Manual de mejor gestion

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