MANUAL DE LA CALIDAD DE LA SINDICATURA GENERAL · GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA...

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MANUAL DE CONTROL INTERNO

ANExO - MANUAL DE LA CALIDAD DE LA SINDICATURA GENERAL

MANUAL DE LA CALIDAD DE LA SINDICATURA GENERAL

1. íNDICE1 ÍNDICE2. POLÍTICA DEL ORGANISMO3. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD4. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD5. RESPONSABILIDAD DE LA CONDUCCIÓN6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA

2. POLíTICA DEL ORGANISMO

2.1 VISIóNLa Sindicatura General tiene como visión lograr la excelencia en la gestión pública de la Ciudad

a través de sus misiones y funciones como Órgano Rector de Control Interno.

2.2 MISIóN La misión principal de la Sindicatura General de la Ciudad es ser el órgano rector del sistema de

control interno del Gobierno de la Ciudad en los aspectos presupuestarios, económicos, financieros, patrimoniales, normativos y de gestión.

2.3 VALORES RECTORES DEL ORGANISMO• Lealtad: Todo servidor público debe ser fiel a los principios éticos dispuestos y leales a la

institución a la que sirve. • Probidad: Todo servidor público debe actuar con honradez, en especial cuando haga uso de

recursos públicos que le sean confiados para el cumplimiento de los fines de la Sindicatura General y de las Unidades de Auditoría Interna.

• Responsabilidad: Todo servidor público debe actuar con claro sentido del deber que le corres-ponde para el cumplimiento del fin público que compete a la institución a la que sirve y de las consecuencias que su incumplimiento acarrea.

• Confidencialidad: El servidor público debe guardar estricta discreción con respecto a todos los hechos o informaciones de los cuales tenga conocimiento en el ejercicio de sus tareas, independientemente que haya sido calificado o no como confidencial por el superior. Solo puede brindar información al administrado cuando sea expresamente autorizado para ello.

• Igualdad de trato: El servidor público debe ejercer sus tareas sin discriminar —en cuanto a las formas y el desempeño del servicio— a ninguna persona por razón de raza, color, credo, sexo, orientación sexual, situación económica, ideología o afiliación política o gremial. Debe otorgar a todas las personas igualdad de trato en igualdad de situaciones.

• Trato con terceros: Todo servidor público debe observar frente al público, en el servicio y fuera de él, una conducta correcta, digna, transparente y decorosa, evitando conductas que puedan socavar la confianza del público sobre la integridad del servidor público y de la ins-titución a la que sirve.

• Austeridad: El servidor público debe desempeñarse con estricta austeridad en el manejo de los fondos públicos.

• Dignidad y respeto: Todo servidor público debe ser justo, cuidadoso, respetuoso y cortés en el trato con sus jefes, personal a cargo y compañeros de trabajo.

• Abstención de participar en actos que ocasionen conflictos de intereses: Debe abstenerse de participar en cualquier proceso decisorio, incluso en su fase previa de consultas e informes, en el que su vinculación con actividades externas que de alguna forma se vean afectadas por la

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decisión oficial pueda comprometer su criterio o dar ocasión de duda sobre su imparcialidad. Debe abstenerse también cuando exista vinculación del tema respecto de su cónyuge, su pareja constituida en unión civil o pariente por consanguinidad en línea recta o colateral hasta el cuar-to grado inclusive, o por afinidad hasta el segundo grado, cuando sea socio o ex-socio de una sociedad relacionada económicamente con el Gobierno de la Ciudad, cuando exista amistad o enemistad manifiesta. Cuando estime que hay motivos para separarse del conocimiento de un determinado asunto, lo hará saber al superior, quien en definitiva resolverá sobre el tema.

• Integridad: Todo servidor público debe poseer dignidad por el solo hecho de serlo, como su-jeto moral, fin en sí mismo, investido de la capacidad para decidir responsablemente sobre el propio comportamiento.

• Creatividad: Todo servidor público debe poseer pensamiento creativo para poder generar nue-vas ideas o conceptos, o nuevas asociaciones entre ideas y conceptos conocidos, que habitual-mente producen soluciones originales.

• Autocrítica: Todo servidor público debe poseer la capacidad de autocrítica de sus comporta-mientos y actos, a fin de propiciar un espacio de reflexión y mejoramiento sobre las propias acciones.

• Compromiso: Todo servidor público debe poseer ciertas obligaciones, involucrado en desem-peñar las tareas de un modo comprometido.

2.4 POLíTICA DE LA CALIDAD

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3. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIóN DE LA CALIDAD

3.1 DIAGRAMA DE INTERRELACIóN DE PROCESOS

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3.2 ORGANIGRAMA DE LA SINDICATURA GENERAL

JEFE DE GOBIERNO DE LA CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES

SINDICATURA GENERAL DE LA CIUDAD

PRIMEROS NIVELES

FECHA APROBACIÓN

DTO. Nº BOL OFICIAL

A - JEFE DE GOBIERNO DE LA CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES

SÍNDICO/A GENERALUNIDAD DEAUDITORÍAINTERNA

SÍNDICO/A GENERAL ADJUNTO

AUDITORÍAJURISDICCIÓN I

AUDITORÍAJURISDICCIÓN II

AUDITORÍA DECOMUNAS

TÉCNICA,ADMINISTRATIVA

Y LEGAL

SECRETARÍAGENERAL

RELACIONESINSTITUCIONALES

GE

RE

NC

IAG

ER

EN

CIA

GE

NE

RA

LS

UB

SE

CR

ETA

RÍA

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JEFE DE GOBIERNO DE LA CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRESSINDICATURA GENERAL DE LA CIUDADGERENCIA GENERAL TÉCNICA, ADMINISTRATIVA Y LEGAL;GERENCIA RELACIONES INSTITUCIONALES

FECHA APROBACIÓN


A - SÍNDICO GENERAL

TÉCNICA,ADMINISTRATIVA

Y LEGAL

SU

BG

ER

EN

CIA

OP

ER

ATIV

AG

ER

EN

CIA

OP

ER

ATIV

A

RELACIONESINSTITUCIONALES

LEGALOFICINA DE

GESTIÓNSECTORIAL

TÉCNICA YADMINISTRATIVA

ASUNTOSJURÍDICOS

NORMATIVA

SISTEMASINFORMÁTICOS

RECURSOSHUMANOS

GESTIÓN DELA CALIDAD

ANÁLISIS DERIESGOS

GE

RE

NC

IAG

ER

EN

CIA

GE

NE

RA

L

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GERENCIA GENERAL AUDITORÍA JURISDICCIÓN I

FECHA APROBACIÓN



AUDITORIÍAJURISDICCIÓN I

AUDITORÍA DESISTEMAS YANÁLISIS DE

DATOS

GE

RE

NC

IA O

PE

RAT

IVA

SUPERVISIÓNJURISDICCIÓN

A


B

SU

BG

ER

EN

CIA

OP

ER

ATIV

AG

ER

EN

CIA

GE

NE

RA

L

FISCALIZACIÓNDE AUDITORÍADE SISTEMAS

FISCALIZACIÓNDE ANÁLISIS

DE DATOS

FISCALIZACIÓNDE HÁBITAT YDESARROLLO

HUMANO

FISCALIZACIÓNDE AMBIENTE Y

ESPACIOPÚBLICO

FISCALIZACIÓNDE CULTURA

FISCALIZACIÓNINSTITUCIONAL

FISCALIZACIÓNDE GOBIERNO

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GERENCIA GENERAL AUDITORÍA JURISDICCIÓN II

FECHA APROBACIÓN



AUDITORIÍAJURISDICCIÓN II


C

GE

RE

NC

IA O

PE

RAT

IVA SUPERVISIÓN

JURISDICCIÓND


E

FISCALIZACIÓN DEEMPRESAS,

SOCIEDADES YOTRAS ENTIDADES

FISCALIZACIÓNDE DESARROLLO

URBANO YTRANSPORTE

FISCALIZACIÓNDE SALUD

FISCALIZACIÓNDE HACIENDA

FISCALIZACIÓNDE EDUCACIÓN

FISCALIZACIÓNDE JUSTICIA Y

SEGURIDAD

FISCALIZACIÓN DEMODERNIZACIÓN,

INNOVACIÓN YTECNOLOGÍA

SU

BG

ER

EN

CIA

OP

ER

ATIV

AG

ER

EN

CIA

GE

NE

RA

L

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3.3 PROCESOS INCLUIDOS EN EL SISTEMA DE GESTIóN DE LA CALIDAD

Los procesos incluidos en este Sistema de Gestión de la Calidad y sus correspondientes procedi-mientos son:

3.3.1 PROCESOS DE CONDUCCIÓNRevisión por la Conducción CON-PRO-01Satisfacción de los Alcanzados CON-PRO-02Planificación Anual de Tareas CON-PRO 03Gestión del Organismo CON-PRO-04

3.3.2 PROCESOS PRINCIPALESGeneración de Normativa de Control Interno NCI-PRO-01 Ejecución de Auditorías y Emisión de Informes AUD-PRO-02 Supervisión y Coordinación Técnica de Unidades de Auditoría Interna SCT-PRO-01 Elaboración y Emisión de Recomendaciones Autónomas RAU-PRO-01 Elaboración y Emisión de Diagnósticos Especiales/Reportes DIE-PRO-01

3.3.3. PROCESOS DE APOYO Auditoría Interna AUI-PRO-01 Compras COM-PRO-01Recursos Humanos RHU-PRO-01 Capacitación CAP-PRO-01Sistemas Sistemas SIS-PRO-01Gestión de Seguridad Informática SIS-PRO-02 Mesa de Entrada, Salida, Registro y Archivo MEN-PRO-01 Gestión de la Calidad Control de los documentos SGC-PRO-01 Control de los registros SGC-PRO-02Auditorías Internas de la Calidad SGC-PRO-03 Control del Producto No Conforme SGC-PRO-04 Acciones Correctivas SGC-PRO-05 Acciones Preventivas SGC-PRO-06Procedimiento de Gestión de la Calidad SGC-PRO-07 Apoyo Legal AL-PRO-01 Análisis de Base de Datos ABD-PRO-01 Matriz de Riesgos MAT-PRO-01

Los procedimientos de los procesos principales alcanzados por este Sistema de Gestión de la Calidad, señalados en el punto 3.3.2 de este Manual, serán referidos en los puntos sucesivos como Procedimientos Específicos.

3.4 ALCANCE DE LA CERTIFICACIóN Y ExCLUSIONES

3.4.1 ALCANCELa Certificación y Exclusiones alcanza los procesos de Ejecución de Auditorías y Emisión de

Informes, la Generación de Normativa de Control Interno, la Supervisión y Coordinación Técnica de las Unidades de Auditoría Interna (UAI), la Elaboración y Emisión de Recomendaciones Au-tónomas, la Elaboración y Emisión de Diagnósticos Especiales/Reportes, y todos sus circuitos de conducción y apoyo.

3.4.2 EXCLUSIONESNo se excluyó ningún punto de la Norma.

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4. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIóN DE LA CALIDAD

4.1 GENERALIDADES La Sindicatura General establece un Sistema de Gestión de la Calidad documentado en este Ma-

nual de la Calidad, y en este marco:• Identifica los procesos de conducción, gestiona los recursos, se encarga de prestar el servicio

y de realizar las tareas de medición, análisis y mejora del Sistema de Gestión de la Calidad, y de aplicarlos en el organismo.

• Determina la secuencia e interacción de los procesos que se desarrollan para la realización de sus actividades, tal como se muestra en el mapa de procesos.

• Asegura que la operación y control de los procesos sean eficaces, mediante: » La determinación de los criterios necesarios para realizar las actividades. » La designación del responsable primario de los procesos identificados. » La fijación de Objetivos de la Calidad, alineados con la Política de la Calidad y los Indi-

cadores de la Calidad de cada proceso.• Identifica los recursos que precisa para su funcionamiento. La información obtenida es proce-

sada y analizada por los responsables designados con el fin de: » Asegurar la disponibilidad de los recursos. » Coordinar la aplicación de los recursos humanos necesarios para apoyar la operación y el

seguimiento de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad.• Realiza el seguimiento, la medición y análisis de los procesos. Para ello:

» Se evalúan, a intervalos de tiempo definidos, los resultados que arrojan indicadores de funcionamiento que se consideran relevantes.

» Se efectúa la Revisión por la Conducción cada año o en intervalos menores si se conside-ra necesario de acuerdo al CON-PRO-01 Revisión por la Conducción.

Para alcanzar los resultados planificados y mejorar continuamente los procesos, se toman las de-cisiones basadas en las previsiones y en los hechos, los cuales son reflejados a través de indicadores de la calidad.

En estos casos, se efectúa un control sobre los mismos, de forma tal de asegurar la conformidad del producto entregado con los requisitos.

4.2 DOCUMENTACIóN DEL SISTEMA DE GESTIóN DE LA CALIDAD

4.2.1 GENERALIDADESEn la siguiente tabla, se muestran los distintos niveles de la documentación del Sistema de Ges-

tión de la Calidad de la Sindicatura General.

Norma ISO 9001:2008Nivel 1 Manual de la Calidad.Nivel 2 Procedimientos.Nivel 3 Formularios en blanco, instrucciones de trabajo y documentos externos.Nivel 4 Registros de la Calidad.

• La norma ISO 9001:2008, como documento externo, define el marco de referencia en el que se basa toda la documentación del sistema.

• El Nivel 1 - Manual de la Calidad: contiene la Política de la Calidad, los objetivos de la ca-lidad, el diagrama de interrelación de procesos y hace referencia a todos los procedimientos documentados exigidos por la norma ISO 9001:2008.

• El Nivel 2 - Procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad: contiene todos los procedi-mientos documentados exigidos por la norma ISO 9001:2008. Complementa al Manual de la Calidad y define los requerimientos y responsabilidades específicos de las tareas correspon-

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dientes a cada proceso. Asimismo, define los procedimientos necesarios para la planificación, la operación y el control eficaz de todos los procesos.

• El Nivel 3 - Formularios, instrucciones de trabajo y documentos externos: contiene los docu-mentos necesarios para asegurar una eficaz planificación, operación y control de sus procesos.

• El Nivel 4 — Registros: contiene los registros establecidos para proporcionar evidencia del cumplimiento de los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad.

La documentación vigente que corresponde a los cuatro niveles mencionados antes se encuentra disponible para la consulta por el personal, en la intranet del organismo.

4.2.2 MANUAL DE LA CALIDAD La Sindicatura General desarrolla y mantiene el presente Manual de la Calidad, que proporciona

un panorama general de las políticas y objetivos. Este Manual se emplea tanto en ámbitos internos como externos a la Sindicatura General, y en sus

capítulos se describen los criterios y el enfoque general con que se ha diseñado el Sistema de Gestión de la Calidad. Se hace referencia a los procedimientos generales y a otros documentos que detallan las actividades respectivas.

Los aspectos referidos a la emisión, la revisión, la aprobación y la distribución de este Manual se encuentran detallados en el SGC-PRO-01 Control de los Documentos.

4.2.3 CONTROL DE LOS DOCUMENTOSLa Sindicatura General ha previsto el control de los documentos relacionados con los requisitos

de la normativa de ISO 9001:2008, a través de las reglas contenidas en el procedimiento SGC-PRO-01 Control de los Documentos.

4.2.4 CONTROL DE LOS REGISTROSLa Sindicatura General ha previsto el control de los registros relacionados con los requisitos de

la normativa de ISO 9001:2008, a través de las reglas contenidas en el procedimiento SGC-PRO-02 Control de los Registros.

4.2.5 REQUISITOS LEGALES APLICABLESLos requisitos legales aplicables a los procesos de la Sindicatura General surgen de la siguiente

normativa:- Constitución Nacional de la República Argentina.- Constitución de la Ciudad de Buenos Aires.- Ley N.° 70, y sus modificatorias y reglamentarias.

5. RESPONSABILIDAD DE LA CONDUCCIóN

5.1 COMPROMISO DE LA CONDUCCIóN La Conducción de la Sindicatura General está comprometida con el desarrollo y la implementa-

ción del Sistema de Gestión de la Calidad y promueve acciones tendientes a mejorar continuamente su eficacia. Debe satisfacer las necesidades de la gestión del Poder Ejecutivo de la Ciudad, así como los requisitos legales y reglamentarios, y —a través de los canales establecidos—comunicar a todo el organismo la importancia que reviste el cumplimiento del Sistema de Gestión de la Calidad.

En concordancia con este compromiso, se ha establecido la Política de la Calidad (ver punto 2.4.) y su cumplimiento se ha acordado con los responsables de las distintas funciones los Objetivos de la Calidad.

La Política y los Objetivos son coherentes entre sí, son comunicados a todo el personal y verifi-cados y reevaluados en cada Revisión por la Conducción para asegurar su continua adecuación al propósito del organismo.

La Conducción asegura y administra los recursos para el desarrollo de las actividades necesarias.

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5.2 ENFOQUE HACIA EL ALCANZADO La Conducción de la Sindicatura General considera como un factor clave que todos los integran-

tes del organismo orienten sus acciones hacia la comprensión y el cumplimiento de las necesidades de los alcanzados en atención a la gestión del Gobierno de la Ciudad.

A tal efecto, son alcanzados del organismo el Jefe de Gobierno y el Jefe de Gabinete de la Ciudad y los máximos responsables de las distintas áreas del Poder Ejecutivo local.

Asimismo, desde los niveles de conducción, se pone especial énfasis en la toma de conciencia del personal sobre el aporte que cada uno debe realizar, así como en la aplicación y desarrollo del conocimiento técnico necesario para llevar a cabo las tareas encomendadas.

En otro orden de cosas, se estimula un continuo contacto con los alcanzados, a fin de promover el entendimiento de sus necesidades y requerimientos acorde a estas.

La gestión de los requerimientos se especifica en mayor detalle en el punto 7.2.1. de este Manual de la Calidad.

5.3 POLíTICA DE LA CALIDADLa Conducción de la Sindicatura General ha establecido la Política de la Calidad (ver punto

2.4.). Mediante actividades de capacitación y participación del personal, se impulsa que aquella sea entendida y considerada como una guía permanente para la ejecución de las tareas, y sea revisada anualmente por la Conducción.

5.4 PLANIFICACIóN

5.4.1 OBJETIVOS DE LA CALIDADDesde el marco que genera la Política de la Calidad, cada proceso de la Sindicatura General es-

tablece indicadores que se encuentran alineados con la Política de la Calidad y los Objetivos de la Calidad, de acuerdo con sus funciones y con el cumplimiento de los requisitos del producto.

La evolución de la gestión en el logro de estos objetivos es considerada por la Conducción en oportunidad de efectuar la revisión periódica, lo que permite tomar medidas en caso de ocurrir des-víos que condicionen su cumplimiento.

5.4.2 PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDADLa Conducción de la Sindicatura General planifica el Sistema de Gestión de la Calidad, tomando

en consideración, en todo momento, los requisitos del punto 4.1. de la Norma ISO 9001:2008 y los Objetivos de la Calidad planteados anteriormente, y asegurando la integridad del Sistema, con la ac-tualización de los documentos asociados que corresponda, y la comunicación de las novedades, cada vez que se planifiquen e implementen cambios en este.

5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIóN

5.5.1 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDADEn el punto 3.2. de este Manual, se presenta un organigrama de la Sindicatura General que mues-

tra la estructura jerárquica entre las distintas áreas del organismo.

5.5.2 REPRESENTANTE DE LA CONDUCCIÓN La Conducción designa formalmente a su Representante para la Gestión de la Calidad. En el des-

empeño de ese rol, este debe:• Asegurar que los procesos se establezcan, se implementen y se mantengan de conformidad

con la Política de la Calidad (ver punto 2.4) vigente.• Mantener informada a la Conducción sobre el desempeño del Sistema de Gestión de la Ca-

lidad y conservar los registros en los que consten las revisiones del Sistema de Gestión de la Calidad.

• Controlar el desempeño del Sistema, verificando su cumplimiento y planteando la necesidad de redefinir objetivos para la mejora.

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• Promover el conocimiento del Sistema de Gestión de la Calidad adoptado y la comprensión del efecto sobre la calidad que tienen las actividades realizadas por cada uno de los integran-tes, en todos los niveles de la organización.

• Representar a la Sindicatura General ante los alcanzados y organismos externos, para toda asignatura referente a su Sistema de Gestión de la Calidad.

El/la Representante de la Conducción convoca a las reuniones de revisión a los responsables de aquellas funciones que deben participar, aportando la información y los datos necesarios para el análisis. Además, este tipo de reuniones resulta de utilidad en vista de considerar las necesidades de modificación del propio Sistema, o bien la Política y los Objetivos.

El/la Representante de la Conducción asegura el mantenimiento de los registros de la Revisión.

5.5.3 COMUNICACIONES INTERNASLa Sindicatura General utiliza distintos medios para asegurar la correcta comunicación interna,

entre los cuales se pueden incluir reuniones, informes, gráficos, correos electrónicos, gacetillas o memorandos diversos que se realizan, emiten, distribuyen y/o publican en los distintos sectores y ámbitos de trabajo.

5.6 REVISIóN POR LA CONDUCCIóN

5.6.1 GENERALIDADESCada doce meses (o con mayor frecuencia si las circunstancias lo requieren), la Conducción rea-

liza reuniones de revisión para evaluar el Sistema de Gestión de la Calidad, con el objeto de:• Verificar si el Sistema de Gestión de la Calidad es adecuado y eficaz.• Asegurar su adecuación, si corresponde.• Mejorar la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad, en el marco de lo dispuesto en los

requisitos legales y reglamentarios vigentes, y las necesidades de los alcanzados.

5.6.2 INFORMACIÓN PARA LA REVISIÓN POR LA CONDUCCIÓNLa información básica para la Revisión por la Conducción de la Sindicatura General incluye,

entre otros temas:• Los resultados de Auditorías internas y externas de la Calidad. • La Política de la Calidad, los objetivos de la Calidad y los recursos.• La retroalimentación de los Alcanzados.• El desempeño de los procesos y la conformidad del producto. • El estado de las No Conformidades, Acciones Correctivas, Acciones Preventivas y Oportu-

nidad de Mejora.• Las acciones de seguimiento de Revisiones por la Conducción previas.• Los cambios que podrían afectar al Sistema de Gestión de la Calidad.• Las recomendaciones para la mejora.• El cumplimiento del Plan Anual de Gestión y planes derivados (Auditorías Internas, Capaci-

tación, etc.).• El estado de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad.

5.6.3 RESULTADOS DE LA REVISIÓNLos resultados de la Revisión hecha por la Conducción se registran mediante informes que dan

cuenta de los temas tratados y de las decisiones tomadas. Dichos informes están relacionados con:• La mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad.• La mejora en el desarrollo y en la ejecución de las tareas, en función a las necesidades de los

alcanzados.• Las necesidades de recursos, tanto humanos como materiales, para poder llevar a cabo de

manera eficiente los cambios que se consideran necesarios.

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6. GESTIóN DE LOS RECURSOS

6.1 PROVISIóN DE RECURSOSLa Conducción de la Sindicatura General asume la responsabilidad de determinar y realizar las ges-

tiones adecuadas para que los recursos necesarios estén disponibles para implementar y sostener el Sis-tema de Gestión de la Calidad, y —a través de la mejora continua— aumentar su eficacia y eficiencia.

Sin perjuicio de ello, cada responsable de una función debe identificar los recursos que considera necesarios para el cumplimiento de los objetivos particulares de los procesos que desarrolla.

6.2 RECURSOS HUMANOS

6.2.1 GENERALIDADESLa Sindicatura General está integrada por profesionales, técnicos y administrativos con una apro-

piada formación y experiencia. En ese marco desarrollan sus tareas en las diferentes funciones vin-culadas a los requisitos inherentes a los procesos del organismo.

6.2.2 COMPETENCIA Y FORMACIÓN DEL PERSONAL. SENSIBILIZACIÓN CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Con la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad, se han complementado los criterios que constituyen las condiciones para la selección, la incorporación y la asignación de recursos hu-manos, con herramientas apropiadas para dar respuesta a los requisitos de la norma ISO 9001:2008, tales como perfiles de puestos para cada posición que realiza tareas que afectan a la conformidad con los requisitos del producto.

De esta forma, para los distintos procesos, se detallan las competencias necesarias para desem-peñar las funciones. También se evalúa la eficacia de las actividades de formación brindadas. Mayor información sobre los criterios utilizados puede obtenerse en el procedimiento RHU-PRO-01 Recur-sos Humanos.

La conducción determina con las distintas áreas del organismo las necesidades de capacitación que contribuyen a la formación del personal para el logro de los objetivos de la calidad y de la satis-facción de los alcanzados. La información sobre cómo se establecen las necesidades de capacitación y se confecciona el plan a tal efecto, está plasmada en el procedimiento CAP-PRO-01 Capacitación y Sensibilización con el Sistema de Gestión de la Calidad.

6.2.3. INFRAESTRUCTURA La Sindicatura General garantiza las condiciones de infraestructura necesarias para que las tareas

se realicen correctamente logrando la conformidad de los requisitos del producto. La organización cuenta con los equipos y las instalaciones físicas apropiadas para la realización

y el control de los procesos.Para cada actividad se definen, se adaptan y tratan de mejorarse permanentemente los requisitos

de infraestructura específicos y/o adicionales adecuados.

6.2.4 AMBIENTE DE TRABAJOPara realizar las tareas en términos seguros y con la eficiencia deseada en el cumplimiento de los

requisitos inherentes a los procesos de elaboración de los servicios que presta la Sindicatura General, se toman las medidas conducentes para lograr un ambiente de trabajo adecuado, tanto en los aspec-tos relativos a la ergonomía (elementos que afectan factores físicos de las personas) como en lo que respecta al clima laboral (cuestiones relacionadas con la interacción social).

A estos efectos, la Sindicatura General satisface las condiciones mínimas de confort de los recur-sos humanos, compatibles con el tipo de tareas que realizan.

En relación con el clima laboral, compete a la Conducción y a los Responsables de las distintas áreas promover las acciones necesarias para que la relación entre las personas esté fundamentada en el respeto y la colaboración mutua, alentando la generación de opiniones y la formulación de pro-puestas que lleven a la mejora.

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7. REALIZACIóN DEL PRODUCTO

7.1 PLANIFICACIóN El organismo planifica y desarrolla los procesos y actividades necesarios para la prestación de

servicios y productos, en función de los requisitos establecidos en los procedimientos y en la norma-tiva vigente, los cuales guardan coherencia con los requisitos de los otros procesos del Sistema de Gestión de la Calidad, a la vez que se establecen los parámetros de control y los recursos necesarios asociados. La planificación de los procesos para la elaboración de los productos incluye lo siguiente:

Los objetivos de la calidad y los requisitos legales del producto.Los procedimientos establecidos para las actividades incluidas en el alcance del Sistema de Ges-

tión de la Calidad.Las actividades de verificación y seguimiento.Los registros necesarios para dar evidencia del cumplimiento de los requisitos.La Sindicatura General ha identificado los procesos y actividades necesarios para la elaboración

del producto según lo describe en los procedimientos correspondientes a cada proceso según se de-talla en el punto 3.3.

7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON LOS ALCANZADOS

7.2.1 DETERMINACIÓN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO.Los requisitos relacionados con los productos están establecidos en el Listado de normativa apli-

cable, el cual refiere a los procedimientos de cada uno de los procesos.

7.2.2 REVISIÓN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS La Sindicatura General realiza la revisión de los requisitos legales y reglamentarios y las nece-

sidades de los alcanzados, de acuerdo con lo documentado en los Procedimientos Específicos. Ade-más, evalúa la capacidad del organismo para cumplir con estas obligaciones.

La Sindicatura General lleva registros de los resultados de las revisiones que se hubieren reali-zado con los alcanzados y se asegura de documentar las modificaciones. Asimismo, notifica a los alcanzados y al personal asignado las modificaciones realizadas.

7.2.3 COMUNICACIÓN CON EL ALCANZADOLa Sindicatura General tiene definidos los medios de comunicación que utilizará con sus alcan-

zados y los tipos de información (por ej. documentos, correos electrónicos) y guarda registro de estas comunicaciones, acorde a lo definido en los Procedimientos Específicos, pudiendo abarcar lo siguiente:

Información sobre el proceso en ejecución.Minutas de reuniones.Consultas.Asimismo, la Sindicatura General establece para cada proceso un responsable como nexo prin-

cipal de comunicación interna en todo lo relacionado con su gestión y su avance. En cuanto a la comunicación externa, una vez finalizado el producto, la máxima autoridad del organismo es quien la efectúa.

7.3 DISEñO Y DESARROLLOEl organismo planifica y controla las diferentes etapas del diseño y desarrollo de la normativa

que emite para la organización y el desempeño de las Unidades de Auditoría Interna que dependen técnicamente de la Sindicatura General, como así también la normativa que emite para el desempeño del propio organismo, a través del proceso de Generación de Normativa de Control Interno.

La planificación, la revisión, la verificación, la validación y las responsabilidades de los diferentes grupos involucrados están establecidas en el procedimiento NCI-PRO-01 Generación de Normativa de Control Interno.

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7.4 COMPRAS

7.4.1 PROCESO DE COMPRASLa Sindicatura General se asegura de que el producto adquirido respete los requisitos de compra

especificados. El tipo y el alcance del control aplicado tanto al proveedor como al producto, dependen del impacto en el resultado final. El organismo aplica el procedimiento de COM-PRO-01 Compras.

7.4.2 INFORMACIÓN DE LAS COMPRASLa Sindicatura General asegura la integridad de la información provista para las compras, inclu-

yendo la descripción del producto, del proceso y del equipo.La información de las compras describe el producto por comprar y la adecuación de los requisitos

de compra especificadas antes de comunicárselas al proveedor.

7.5 ELABORACIóN DEL PRODUCTO

7.5.1 CONTROL DE LA ELABORACIÓN DEL PRODUCTOLa Sindicatura General elabora los productos bajo condiciones planificadas y controladas, confor-

me a lo definido en los Procedimientos Específicos.Las condiciones controladas aludidas son:• Conocer lo que se debe realizar a partir de una correcta identificación de los requisitos y su

correspondiente revisión.• Emitir oportunamente, y en los casos en que correspondiera, un conjunto de documentos que

establezcan criterios y metodología para la ejecución de los trabajos. • Disponer los medios apropiados para la gestión.• Implementar prácticas sistemáticas para la ejecución de las actividades de elaboración del

producto, enfocando estas prácticas en dos dimensiones: Seguimiento y Control del producto y de los procesos.

• Implementar la efectividad de las actividades de seguimiento acorde a lo especificado.

7.5.2 VALIDACIÓN DE LOS PROCESOS DE LA PRODUCCIÓNLa Sindicatura General realiza la validación de los procesos involucrados en el Sistema de Ges-

tión de la Calidad para asegurar que se alcancen los resultados planificados a través de la validación de las personas que ejecutan las diferentes actividades.

El resultado de esta validación se registra en el formulario de Evaluación de Competencias del personal.

7.5.3 IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDADLa Sindicatura General identifica sus productos (Informes, Diagnósticos Especiales, Normativa,

Informes de Supervisión y Coordinación Técnica de UAI y Recomendaciones Autónomas) a través del Código de Trabajo, número de Proyecto o Expediente Electrónico.

La trazabilidad no es un requisito establecido con el alcanzado, por lo cual no se registra.

7.5.4 PROPIEDAD DEL ALCANZADOLa Sindicatura General identifica, verifica, protege y salvaguarda los bienes e información que

son propiedad del alcanzado, y que hayan sido provistos para su utilización o su incorporación en el producto.

La Sindicatura General registra y comunica al alcanzado la pérdida o deterioro de los bienes o información provistos para ser incluidos o utilizados en el producto.

7.5.5 PRESERVACIÓN DEL PRODUCTOLa Sindicatura General preserva el producto, tanto durante el proceso interno y elaboración como

durante la entrega al destino previsto.

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7.6 CONTROL DE DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y DE MEDICIóNEl organismo confirma, en forma periódica, la capacidad de los programas informáticos (soft-

ware) para satisfacer su aplicación prevista en las actividades de seguimiento y medición de los requisitos especificados en sus productos.

8. MEDICIóN, ANáLISIS Y MEJORA

8.1 GENERALIDADESLa Sindicatura General planifica e implementa los procesos de medición y seguimiento efectivos,

a fin de asegurar la conformidad con los requisitos del producto y de su Sistema de Gestión de la Calidad, contribuyendo de esta manera a la mejora continua del sistema.

8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIóN

8.2.1 SATISFACCIÓN DE LOS ALCANZADOSLa Sindicatura General establece mecanismos para asegurar que los productos cumplan con los

requisitos legales, reglamentarios y otros que determine como necesarios, así como también con las necesidades de los alcanzados.

Para tomar conocimiento sobre la percepción de satisfacción que experimenta el alcanzado, se gestiona la obtención de información relativa mediante encuestas, y otros medios, que permiten de-terminar oportunidades de mejora, según se detalla en CON-PRO-02 Satisfacción de los Alcanzados.

8.2.2 AUDITORÍAS INTERNASLa Conducción establece los criterios necesarios para realizar auditorías de la calidad, a fin de

verificar el cumplimiento de los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad.Asimismo, establece el programa de auditorías internas de calidad, en el cual todos los procesos

y áreas afectadas al Sistema de Gestión de la Calidad son auditadas al menos una vez al año, con el fin de determinar que este se encuentra conforme con los requisitos establecidos por la Sindicatura General y con la norma de referencia, además de verificar su implementación y su eficacia. (SGC-PRO-03 Auditorías Internas de Calidad).

8.2.3 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOSLa Sindicatura General asigna, a cada función, la responsabilidad por el seguimiento de los pro-

cesos que desarrolla el personal a su cargo.De esta forma, cada sector o función está rápida y directamente en condiciones de ratificar o in-

troducir cambios en el modo de operar, más allá de que con posterioridad se realicen consideraciones de orden global cuando se involucre la Conducción en el análisis de esta información.

La medición de los procesos se realiza a través de los objetivos, y el seguimiento de estos a través de la evaluación de las tendencias que surgen de indicadores relacionados.

8.2.4 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL PRODUCTOLa Sindicatura General realiza la medición y el seguimiento de las características del producto

para verificar que se cumplen los requisitos. Esto se realiza en las etapas apropiadas de acuerdo con lo explicitado anteriormente en el punto 7.1. y con lo establecido en los Procedimientos Específicos.

El resultado de esta verificación se registra en los formularios apropiados e indicados en los dife-rentes procedimientos.

8.3 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORMELa Sindicatura General identifica y controla aquellos productos no conformes con los requisitos,

según lo establecido en el SGC-PRO-04 Control del Producto no Conforme.

8.4 ANáLISIS DE DATOSPara evaluar la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad e identificar las oportunidades de

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mejora que se pudieran presentar, los responsables de cada área analizan aquellos datos considerados relevantes que tienen directa relación con el cumplimiento de los objetivos del organismo y con la satisfacción de los alcanzados.

El análisis de los datos proporciona información sobre la satisfacción del alcanzado, la conformi-dad del producto, las características y las tendencias de los procesos.

8.5 MEJORA

8.5.1 MEJORA CONTINUADesde la Conducción se promueve la búsqueda permanente de oportunidades de mejora para

hacer cada vez más eficiente el Sistema de Gestión de la Calidad, buscando que esto impacte positi-vamente en la satisfacción de los alcanzados.

Con una visión más global y de conjunto, se gestiona la mejora mediante el uso de las herramien-tas básicas que tiene la Conducción dentro del Sistema de Gestión de la Calidad: la Política, los ob-jetivos de la Calidad, los Resultados de las Auditorías de Calidad, el Análisis de Datos, las Acciones Preventivas, las Acciones Correctivas y las Revisiones por la Conducción.

8.5.2 ACCIÓN CORRECTIVALa Sindicatura General ha establecido el método por seguir para el tratamiento de las Acciones

Correctivas definidas para el Sistema de Gestión de la Calidad, realizando la evaluación de las “No Conformidades” que se generen.

Una vez identificada la No Conformidad, se evaluará la acción correctiva a aplicar según SGC-PRO-05 Acciones correctivas.

8.5.3 ACCIÓN PREVENTIVALa Sindicatura General cuenta con el procedimiento SGC-PRO-06 Acciones preventivas para la

detección, el tratamiento y seguimiento de las acciones preventivas.

MANUAL DE LA CALIDAD DE LA SINDICATURA GENERAL · GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA...

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