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Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo

Manual de gestión de proyectos de

ejecución nacional

Edición marzo de 2008

Consultable en http://www.pnud.org.gt/frmNEX.aspx

Manual de Gestión de Proyectos de Ejecución Nacional Tabla de contenido Edición: marzo de 2008

Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo - Guatemala

CONTENIDO

PREFACIO

INTRODUCCIÓN

CAPÍTULO I, MARCO INSTITUCIONAL Y LEGAL

CAPÍTULO II, MARCO PROGRAMÁTICO

CAPÍTULO III, RECURSOS HUMANOS

CAPÍTULO IV, ADQUISICIÓN DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS CIVILES

CAPÍTULO V, RECURSOS FINANCIEROS

CAPÍTULO VI, AUDITORÍA

SIGLAS, ABREVIATURAS Y GLOSARIO

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PREFACIO

1. Este Manual está dirigido a las instituciones y organismos que actúen como “Organismo Nacional de Ejecución” o como “Socio Implementador”1 y que, por lo tanto, tienen bajo su responsabilidad la ejecución técnica y administrativa de un proyecto de cooperación para el desarrollo en el marco del “Acuerdo entre el Programa de las Naciones Unidas para el De-sarrollo y el Gobierno de la República de Guatemala”, suscrito el 20 de julio de 1998 y aprobado por el Congreso de la República de Guatemala mediante el Decreto número 17/2000 del 29 de marzo de 2000.

2. El propósito de este Manual es presentar las normas y procedimientos aplicables a la gestión de los insumos para la obtención de los resultados en proyectos ejecutados bajo la modalidad de ejecución nacional, particularmente cuando una institución estatal actúe como Organismo Nacional de Ejecución o Socio Implementador. Por lo tanto, éste será responsable de la gestión de insumos (contratación de recursos humanos, adquisición de bienes y servicios, etc.) y de llevar adelante los correspondientes procedimientos (como por ejemplo, invitaciones a licitar o a la presentación de ofertas, selección de recursos huma-nos, evaluación de dichos procesos y la firma de los contratos resultantes) conforme a los procedimientos establecidos en este Manual. La responsabilidad por la ejecución de los proyectos recae en el Gobierno de Guatemala, según lo establecido en el Acuerdo mencio-nado, y en el Organismo Nacional de Ejecución o Socio Implementador, de acuerdo a lo que se haya estipulado en el documento del proyecto.

3. La ejecución de proyectos de cooperación técnica por el Gobierno (en lo sucesivo, proyectos PNUD) requiere que la institución estatal que actúe como Organismo Nacional de Ejecución o Socio Implementador disponga de la capacidad técnica y administrativa necesa-rias para asumir la responsabilidad de movilizar y aplicar eficazmente los insumos con el fin de alcanzar los resultados esperados.

4. El cumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente Manual corresponde a la necesidad de asegurar un control presupuestario y financiero apropiado, así como la prepa-ración y presentación de informes contables de avance a ser aprobados por las instancias pertinentes.

5. Estas normas serán de aplicación para los proyectos de ejecución nacional independiente-mente de su financiación. El mismo pude provenir de recursos propios del PNUD, de costos compartidos provenientes del Gobierno, de instituciones multilaterales de financiamiento o de otras fuentes. No obstante, para proyectos que cuentan con recursos de organismos multilaterales de financiamiento, de existir discrepancia entre algunos de los procedimien-tos de este Manual y las disposiciones de los contratos y convenios de préstamo suscritos,

1 Las definiciones de “Organismo Nacional de Ejecución” y de “Socio Implementador” son usadas para dos modalidades de operación diferentes. La primera corresponde a la modalidad “no armonizada”; mientras que la segunda, a la “armonizada”. En la Introducción se hace referencia a estas modalidades de operación.

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deberá cumplirse lo que esté establecido en el acuerdo existente entre el PNUD y el orga-nismo financiero de que se trate. Adicionalmente, en lo relativo a la auditoría de los pro-yectos, se deberán observar tanto los procedimientos de los organismos multilaterales de financiamiento, como los del PNUD.

6. En el caso que algunos de los procedimientos señalados en este Manual fuera objeto de revisión o actualización, el PNUD y el Gobierno lo comunicarán por vía oficial escrita a los Organismos Nacionales de Ejecución o Socios Implementadores.

7. Este Manual formará parte integral del documento del proyecto, tanto del documento de proyecto en sí, como cuando éste esté conformado por el Plan de Acción del Programa de País (CPAP, por sus siglas en inglés) y al Plan Anual de Trabajo (AWP, por sus siglas en inglés) respectivo.

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INTRODUCCIÓN

1. La Asamblea General ha instado al Sistema de las Naciones Unidas (SNU) a: (i) proveer apoyo efectivo a nivel de país para la ejecución de proyectos de ejecución nacional; (ii) descentralizar las actividades de ejecución a nivel de los países; (iii) lograr mayor coordina-ción con las agencias especializadas del SNU en la ejecución nacional; y (iv) simplificar y armonizar los procedimientos. La Asamblea General, además, ha reiterado que “la ejecu-ción nacional debe ser la norma que rija para los proyectos apoyados por el Sistema de las Naciones Unidas, tomando en cuenta las necesidades y capacidades de los países recepto-res”.2

2. El Consejo de Administración del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) ha destacado reiteradamente que la ejecución de proyectos por los gobiernos es un medio efectivo de lograr la formación de capacidades y de fomentar la sostenibilidad de sus instituciones”.3

3. A partir de tales decisiones de la Asamblea General y del Consejo de Administración, la Dirección del PNUD en Guatemala, en consulta con la Dirección Regional para América Latina y el Caribe del PNUD, estimó conveniente elaborar este manual, en el que se reflejan las políticas y los procedimientos corporativos del PNUD y la experiencia acumulada en Guatemala y otros países de la región en la ejecución de proyectos bajo la modalidad de ejecución nacional.

4. A fin de definir el contexto legal de cada proyecto, se elaborará y aprobará un documento del proyecto4. Este documento de proyecto constituye el instrumento al que hace referen-cia el Artículo I, numeral 1 del “Acuerdo entre el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo y el Gobierno de la República de Guatemala”, suscrito el 20 de julio de 1998 y aprobado por el Congreso de la República de Guatemala mediante el Decreto número 17/2000 del 29 de marzo de 2000. Las formas de asistencia y los servicios de apoyo que el PNUD ofrece al Gobierno de Guatemala, en el marco de un proyecto de cooperación técni-ca, incluso los prestados con el financiamiento de otras fuentes distintas al PNUD que fue-ran aprobados, son aquellas formas enumeradas en el Artículo II del Acuerdo mencionado.

5. A los efectos de simplificar y armonizar su cooperación, el PNUD ha puesto en vigencia nuevas “Guías de Programación”. Mediante la aplicación de éstas, en el marco de la pro-gramación conjunta de los programas y proyectos del SNU, se definirá un “Programa de País” (CP, por sus siglas en inglés), que será ejecutado conforme se defina en el “Plan de Acción del Programa del País” (CPAP, por sus siglas en inglés). Para el caso de Guatemala, se espera contar con un CPAP firmado por el Gobierno de Guatemala una vez concluya todo

2 Asamblea General: Resolución 47/199. Informe A/47/723 del 22 de diciembre de 1992. 3 Decisiones del Consejo de Administración del PNUD 90/21 y 91/27 sobre ejecución de los proyectos del PNUD por los gobiernos. 4 En el caso de la modalidad armonizada de operación, el documento de proyecto está constituido por el Plan de Acción para el Programa de País (CPAP) y el Plan Anual de Trabajo (AWP).

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todo este proceso de definiciones, muy probablemente a finales de 2009. Entonces, Gua-temala será, conforme a esta terminología, un “país armonizado” y los proyectos que ejecu-te bajo el marco del CPAP, “proyectos armonizados”, lo que implicará la aplicación de nue-vos procedimientos de ejecución, que se describen en este manual. Mientras el país no está armonizado, se aplicarán otros procedimientos, que también se describen aquí.

6. Para que las actividades del PNUD sean llevadas a cabo bajo la modalidad operacional armonizada, se darán cambios en los términos hasta ahora utilizados. El término “ejecu-ción” se redefine como la responsabilidad máxima y la apropiación en términos generales de las actividades del programa del PNUD a nivel de país. El Gobierno, a través de la auto-ridad coordinadora correspondiente es quien ejecuta y, por lo tanto, quien es el responsa-ble de las actividades programáticas que acuerda con el PNUD al aprobar y firmar el CPAP. Todas las actividades comprendidas en el CPAP son, consecuentemente, de ejecución nacional. El término “implementación” es también redefinido como la conducción gerencial y el desarrollo de actividades del programa para alcanzar los resultados especificados en el CPAP. Para los propósitos de implementar tales actividades, el PNUD firma Planes Anuales de Trabajo (AWP, por sus siglas en inglés) con los “Socios Implementadores”.

7. No obstante, para los efectos de facilitar el camino que permita llegar a la modalidad armonizada, este manual cubre tanto los procedimientos aplicables mientras se termina de recorrer ese camino, como los que entonces habrán de aplicarse. Así, por de pronto se hablará de “Organismo Nacional de Ejecución”, entendido en el sentido que todavía tiene al firmar un documento de proyecto individual, pero más adelante, de “Socio Implementa-dor”.5

5 En el período previo a la firma de un nuevo CPAP, se entenderá como “ejecución nacional” la que esté a cargo de instituciones estatales u organizaciones no gubernamentales, las que en calidad de “organismos nacionales de ejecución”, tendrán la plena responsabilidad de alcanzar los resultados previstos en los proyectos respectivos, así como de su manejo administrativo y financiero. Luego de la firma del nuevo CPAP, la ejecución nacional correspon-derá al Gobierno de Guatemala, representado por el Ministerio de Relaciones Exteriores, y la implementación de las mismas será responsabilidad de los “Socios Implementadores”, que podrán ser instituciones estatales, organizaciones no gubernamentales y agencias del Sistema de las Naciones unidas. Estas tendrán la responsabilidad de alcanzar los productos y los productos específicos que se les haya encomendado.

Manual de Gestión de Proyectos de Ejecución Nacional Capítulo I: Marco Institucional y Legal Edición: marzo de 2008 Pág. 1 de 3


I. MARCO INSTITUCIONAL Y LEGAL

1. Las acciones que desarrolle el Organismo Nacional de Ejecución o Socio Implementador estarán regidas por el “Acuerdo entre el Programa de las Naciones Unidas para el Desarro-llo y el Gobierno de la República de Guatemala6” (referido aquí como “Acuerdo Básico”), suscrito el 20 de julio de 1998 y aprobado por el Congreso de la República de Guatemala mediante Decreto número 17-2000, del 29 de marzo de 2000, y por el respectivo documen-to de proyecto, con exclusión de toda legislación que le hubiere sido aplicable de no mediar dicho Acuerdo, comportando con ello su sustracción de la esfera de la normativa interna, pero al solo efecto de su desempeño como organismo de ejecución del proyecto.

2. En cumplimiento de la política del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) de asegurar la transparencia en la ejecución de los proyectos que reciben su asis-tencia, y sin perjuicio del principio establecido en el numeral precedente, el Director Nacio-nal del proyecto estará obligado a poner a disposición de los entes de control del Estado la información relativa a la ejecución del proyecto que le fuere solicitada por ellos.

3. La aplicación del Acuerdo Básico en cuanto a privilegios e inmunidades, y de la normativa específica contenida en el documento de proyecto a las actividades previstas en él no se extiende a las responsabilidades personales del Director del proyecto, funcionarios públicos y demás personas afectadas o contratadas localmente para realizar tareas en los proyectos.

4. Los individuos contratados en el marco de proyectos con Contratos de Servicio (relativos a obra o servicios) o Acuerdo de Servicios Especiales (relativos a obra o servicios), no son considerados funcionarios ni oficiales del Programa de las Naciones Unidas para el Desarro-llo, a los efectos de la Convención de Privilegios e Inmunidades de las Naciones Unidas del 13 de febrero de 1946. En algunos casos, se les puede otorgar el status de “expertos en misión” en el sentido de la Sección 22 del Artículo VI de la Convención. Esta determinación es hecha en cada caso por el Secretario General de las Naciones Unidas, quien tiene la autoridad para determinar la inmunidad en nombre de la Organización. En este sentido, si un consultor debe viajar en nombre del PNUD, le puede ser otorgado un certificado de Naciones Unidas de acuerdo a la Sección 26 Artículo VII de la Convención.

5. Los conceptos básicos aplicables a la ejecución nacional de proyectos se describen a continuación: a) Marco institucional:

o El programa y los actores responsables: El Programa será de ejecución nacional, bajo la coordinación general del Ministe-

rio de Relaciones Exteriores, quien, previo dictamen técnico de la Secretaría de Plani-ficación y Programación de la Presidencia de la Republica, tiene la responsabilidad de coordinar y avalar los convenios suscritos entre los organismos internacionales y el Gobierno de Guatemala.

6 En este documento cuando se hace referencia a Gobierno de la República de Guatemala, se entiende que es el Estado de Guatemala, al que éste representó en el Acuerdo Básico.


A partir de que el Gobierno de Guatemala firme el nuevo Plan de Acción del Pro-grama del País (CPAP, por sus siglas en inglés), las instituciones nacionales como mi-nisterios, entidades autónomas y descentralizadas (incluidos los municipios), los or-ganismos Legislativo y Judicial, así como organizaciones no gubernamentales (ONGs) y agencias del Sistema de Naciones Unidas serán los responsables de la ejecución de las actividades del programa, y como tales serán llamados “Socio Implementador”. De esta manera, el Gobierno de Guatemala designará la institución que será directamen-te responsable por la intervención del Gobierno en cada proyecto, tal como estableci-do en cada Plan Anual de Trabajo (AWP). Los Planes Anuales de Trabajo describirán los resultados específicos a alcanzar, y constituirán el acuerdo entre el PNUD y cada Socio Implementador sobre el uso de los recursos. En el período previo, la ejecución nacional estará ligada a los “Organismos Nacionales de Ejecución”.

o Documento del proyecto:

Cuando se apliquen los nuevos lineamientos de Programación del PNUD, el Plan Anual del Programa de País (CPAP) junto con el Plan Anual de Trabajo (AWP) – que será parte del CPAP, constituirán en conjunto el documento de proyecto referido en el Acuerdo Básico. Previamente a ello, se entenderán como documentos de proyecto los específicos que sean firmados como corresponde.

o Posibilidad de asistencia en la ejecución nacional: Si la capacidad del Gobierno no le permite desempeñar integralmente las funcio-nes propias del proyecto, pueden convenirse los siguientes arreglos alternativos y/o complementarios:

Apoyo del PNUD: El Organismo Nacional de Ejecución o el Socio Implementador pueden solicitar el apoyo del PNUD para la provisión de insumos. Los arreglos que se convengan deben ser parte del documento de proyecto, en el contexto de apoyo a la ejecución nacional. Cuando le preste servicios de apoyo para la implementación de las actividades acordadas en el marco del Proyecto, el PNUD se regirá exclusivamente por sus normas y procedimientos.

Otros socios responsables: El Organismo Nacional de Ejecución o el Socio Imple-mentador puede solicitar la participación de las Agencias Especializadas del Sistema de las Naciones Unidas u otros socios para la provisión de determinados insumos.

b) Marco legal:

o Acuerdo entre el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo y el Gobierno de la República de Guatemala (“Acuerdo Básico”):

Los términos de la relación entre el PNUD y el Estado de Guatemala se encuen-tran ajustados por el “Acuerdo entre el Programa de las Naciones Unidas para el De-sarrollo y el Gobierno de la República de Guatemala” suscrito el 20 de julio de 1998 y ratificado por el Congreso de la República de Guatemala mediante Decreto número 17-2000, del 29 de marzo de 2000.

Las formas de asistencia y los servicios de apoyo que el Programa de las Nacio-nes Unidas para el Desarrollo ofrece al Estado de Guatemala, en el marco de un pro-yecto de cooperación técnica en las diversas áreas de desarrollo social, económico y tecnológico, incluso los prestados con financiamiento de otras fuentes distintas al PNUD que fueren aprobados expresamente por ambas partes, son aquellas formas enumeradas en el Artículo II del Acuerdo Básico.

A través de la suscripción del Acuerdo Básico, el Gobierno guatemalteco se com-prometió a la aplicación, respecto del PNUD, de la Convención sobre Prerrogativas e



Inmunidades de las Naciones Unidas, aprobada por el Congreso de la República el 30 de mayo de 1947, por medio del Decreto 0412.

o Resolución de la Asamblea General: Resoluciones de la Asamblea General 47/199 y 44/211.

Manual de Gestión de Proyectos de Ejecución Nacional Capítulo II: Marco Programático Edición: marzo de 2008 Pág. 1 de 14


II. MARCO PROGRAMÁTICO

A. INTRODUCCIÓN

1. Los ciclos de vida de un programa y de un proyecto son procesos que brindan al PNUD la capacidad de lograr resultados. Dentro de estos procesos se desarrollan una serie de accio-nes, entre las que se incluyen la definición de una clara jerarquía de resultados y un conti-nuo monitoreo de los logros con respecto a los resultados especificados. Por lo tanto, el monitoreo y la evaluación del progreso y de los logros de la organización están integrados en los ciclos de vida de programa y de proyecto. La gestión eficiente de los ciclos de vida permitirá a los responsables asegurar la rendición de cuentas con respecto al uso de los recursos asignados, con el fin de generar los resultados y productos esperados. También proporcionará una base clara para la toma de decisiones y la acumulación de lecciones aprendidas a partir de la experiencia, lo que permitirá guiar futuras intervenciones en el ámbito del desarrollo.

2. El Gráfico 1 ilustra las relaciones que se presentan entre el ciclo de programación de la SNU, el ciclo de programación del PNUD y el ciclo de proyectos del PNUD en Guatemala.

Gráfico 1

Manual de Gestión de Proyectos de Ejecución Nacional Capítulo II: Marco Programático Edición: marzo de 2008 Pág. 2 de 14 3. El ciclo de programación del Sistema de las Naciones Unidas (SNU) para Guatemala incluye

las etapas en las cuales se establecen y miden los resultados en cuanto al alcance de las prioridades de desarrollo nacional que sean concordantes con los Objetivos de Desarrollo del Milenio (ODM), con el gobierno y con todos los asociados para el desarrollo de orga-nismos de la ONU. Los resultados que se esperan de los miembros del Equipo de las Nacio-nes Unidas de Asistencia al País, incluidos el PNUD y sus Fondos y Programas Asociados, se identifican como los resultados y los productos esperados por parte del Equipo de las Na-ciones Unidas de Asistencia al País (UNCT, por sus siglas en inglés), y están formalmente aceptados por el gobierno en la matriz de resultados del Marco de Asistencia de las Nacio-nes Unidas para el Desarrollo (UNDAF, por sus siglas en inglés).

4. El ciclo de programación del PNUD para Guatemala se relaciona con el alcance de resultados obtenidos por medio de las intervenciones del PNUD. El Plan Estratégico apro-bado por la Junta Ejecutiva del PNUD define el marco general de trabajo dentro del cual el PNUD puede cooperar en Guatemala.

5. El ciclo de proyectos del PNUD define las etapas para el logro de los productos que se requieren para alcanzar los resultados a nivel de programa por medio de las intervenciones del PNUD.

6. Arreglos de gestión para proyectos: Para asegurar la responsabilidad del PNUD con respecto a la programación de actividades y a la utilización de los recursos, al mismo tiem-po que se formula el proyecto, deben ser establecidas las modalidades de gestión apropia-das y la supervisión de las actividades de programación.

7. Las modalidades de gestión y supervisión requieren, como mínimo, de las funciones o roles que se describen en los párrafos siguientes y que presentan en el organigrama del Gráfico 2 (en la página siguiente).

8. Junta del Programa de País: Es responsable de la supervisión del Plan de Acción del Programa País (CPAP, por sus siglas en inglés), de la integración de los resultados indivi-duales dentro del PNUD y de su contribución a los esfuerzos generales del Equipo de las Naciones Unidas de Asistencia a Guatemala, si corresponde. La Junta del Programa del País, se compone, como mínimo, del Secretario(a) a cargo de la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia de la República (SEGEPLAN) y del Director(a) de País del PNUD en Guatemala. De existir un fuerte énfasis y darse importancia a un área temática específica del Programa del país, también es posible invitar a un representante de alto nivel del ministerio que correspondan, según el tema.

9. Gerente del Programa: Este papel tiene la responsabilidad de la gestión y el logro de los resultados del Programa. Por medio de la gestión del ciclo de vida del Programa, evalúa si el progreso de las intervenciones satisface los resultados del Programa, por medio de una gestión eficiente y eficaz de los recursos. El monitoreo de las interdependencias entre pro-yectos y los cambios de gestión al interior de los mismos y entre ellos, constituirá un área de interés fundamental para el cumplimiento de la mencionada función. La Dirección de País del PNUD, por definición, cumple el papel de Gerente del Programa y puede asignar dicha función a otros directores superiores del PNUD, según se requiera.



10. Organismo Público de Coordinación: Es responsable de definir, evaluar y monitorear los logros del Programa respecto de los resultados definidos a nivel de país. Dicha entidad trabajará muy estrechamente con el Gerente del Programa con el fin de asegurar que la programación incluya los aspectos necesarios para lograr los resultados esperados, e identi-fica los proyectos que contribuirán al cumplimiento de los beneficios y al alcance de dichos resultados. Las funciones del Organismo Público de Coordinación serán asumidas por la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia (SEGEPLAN).

Gráfico 2

11. Junta de Resultados: El Gerente del Programa debe garantizar que se designe una Junta de Resultados para monitorear el cumplimiento de los resultados esperados para cada compo-nente del Programa, al gestionar la interdependencia de los diversos proyectos. La Junta de Resultados cumplirá la función de Comité Local de Evaluación de Proyectos – CLEP (LPAC, siglas en inglés) al analizar los proyectos enviados para su evaluación o revisión y al aseso-rar a la Dirección del PNUD respecto de su aprobación. La Junta de Resultados deberá incluir, como mínimo, a un representante del PNUD y a representantes del Organismo Pú-blico de Cooperación, el que, en el caso de Guatemala, será SEGEPLAN. Otros represen-tantes podrán ser incluidos si correspondiese.

12. Junta del Proyecto: Es el grupo responsable de tomar decisiones de gestión para cada proyecto específico, cuando el Director(a) requiere de algún tipo de orientación, incluida la aprobación de revisiones. Las revisiones del proyecto que efectúa este grupo se correspon-den con los puntos de decisión en la etapa de desarrollo del proyecto o, se realizan cuando


lo considere el Director del Proyecto. En esta Junta deben estar representadas las siguien-tes tres funciones: un “Ejecutivo”, que representa al proyecto y que actúa como presidente del grupo, generalmente el Director del Proyecto; un “Proveedor Superior”, que garantiza la factibilidad técnica del proyecto, generalmente representado por la Dirección de País del PNUD, y un “Beneficiario Superior”, que garantiza el cumplimiento de los resultados del proyecto desde la perspectiva de sus beneficiarios, generalmente el Gobierno, representado por SEGEPLAN. Los potenciales miembros de la Junta del Proyecto son evaluados y reco-mendados para su aprobación durante la reunión del Comité Local de Evaluación de Pro-yecto, (CLEP ó LPAC, sus siglas en inglés.

13. Organismo Nacional de Ejecución (ONE) o Socio Implementador: Es la entidad responsable del proyecto, y quien debe rendir cuentas por su gestión, incluidos el monitoreo y evalua-ción de las actividades, el logro de los productos y el uso eficaz de los recursos. Se designa a un único Organismo Nacional de Ejecución o Socio Implementador para dirigir la gestión de cada proyecto PNUD. Este organismo puede celebrar acuerdos con otras organizaciones o entidades con el fin de apoyar el alcance de los productos previstos en el proyecto, según se especifique en el respectivo documento de proyecto o en el AWP. En proyectos no ar-monizados de ejecución nacional, los Organismos Nacionales de Ejecución pueden ser insti-tuciones estatales y organizaciones no gubernamentales. En proyectos armonizados, de-ntro de la modalidad de ejecución nacional, los Socios Implementadores pueden ser insti-tuciones estatales, otros organismos de Naciones Unidas elegibles y organizaciones inter-gubernamentales, el propio PNUD y organizaciones no gubernamentales. En ambos casos, las organizaciones no gubernamentales u ONGs elegibles son aquellas que están legalmen-te registradas en el país. Los Organismos Nacionales de Ejecución o Socios Implementado-res propuestos, deben ser seleccionados a partir de una evaluación de su situación legal, técnica, financiera, de gestión y administrativa. Además, su capacidad de gestionar dinero en efectivo debe ser evaluada de acuerdo con el Marco sobre Transferencias de Efectivo para Socios Implementadores (también conocido como Enfoque Armonizado para la Trans-ferencia de Efectivo (HACT, por su siglas en inglés).

14. Director del Proyecto: Es el funcionario designado oficialmente por el Organismo Nacional de Ejecución o Socio Implementador para hacerse cargo de la conducción del proyecto. Es responsable, en nombre del Organismo Nacional de Ejecución o Socio Implementador, de alcanzar los resultados o productos previstos en el proyecto, y de su manejo administrativo y financiero. Es el enlace oficial entre el Organismo Nacional de Ejecución o Socio Imple-mentador y el PNUD en los asuntos relativos al proyecto. Representa el rol de “Ejecutivo” en la Junta del Proyecto. En los proyectos en los que la Junta del Proyecto lo considere necesario, el Director puede designar, bajo su responsabilidad, a otro funcionario del Orga-nismo Nacional de Ejecución /Socio Implementador para que firme en su nombre los do-cumentos de gestión del proyecto, previo registro de firmas.

15. Coordinador del Proyecto: También denominado “Gerente del Proyecto”, es responsable de la gestión y de la toma de decisiones diarias relativas al proyecto. El Coordinador o Geren-te trabaja bajo la guía y supervisión del Director del Proyecto, y puede ser financiado con recursos del mismo proyecto. En casos en los que la Junta del Proyecto considere innecesa-rio contratar a un Coordinador o Gerente para el proyecto específico, o en los casos en los que no se cuente con el mismo, el Director del Proyecto deberá asumir este papel, aunque, como alternativa, podrá designar a otro funcionario del Organismo Nacional de Ejecución o



Socio Implementador para ello. El Organismo Nacional de Ejecución / Socio Implementador nombra al Gerente/Coordinador del proyecto.

16. Garante del Proyecto: Esta función es responsabilidad de cada miembro de la Junta del Proyecto, sin embargo, puede ser delegada. El Garante del Proyecto respalda la labor de la Junta del Proyecto y de la Junta de Resultados mediante funciones de supervisión y de monitoreo del proyecto en forma objetiva e independiente. El PNUD designa a una persona para que desarrolle la mencionada supervisión, la cual es obligatoria para todos los proyec-tos. Los cargos de Gerente del Proyecto y de Garante del Proyecto nunca deberán ser des-empeñados por la misma persona para el mismo proyecto.

17. Instancias de apoyo al Proyecto: Proporcionan respaldo al Gerente del Proyecto en cuanto a la administración y gestión del proyecto. Es necesario mantener separado el papel de apoyo del garante, con el fin de resguardar la independencia de este último

B. CICLO DE VIDA DE LOS PROYECTOS

18. El ciclo de vida de los proyectos contiene los procesos estructurales que brindan al PNUD la capacidad de alcanzar resultados. Dentro de estos procesos se desarrollan una serie de acciones, entre las que se incluyen la definición de una clara jerarquía de resultados y un continuo monitoreo de los logros con respecto a los resultados especificados. La gestión eficiente del proyecto permitirá a los responsables asegurar la rendición de cuentas con respecto al uso de los recursos asignados, con el fin de generar los resultados y productos esperados. También proporcionará una base clara para la toma de decisiones y la acumula-ción de lecciones aprendidas a partir de la experiencia, lo que permitirá guiar futuras inter-venciones en el ámbito del desarrollo (información más detallada puede verse en: http://content.undp.org/go/userguide/results/project/).

19. El ciclo comienza con la justificación de los objetivos de desarrollo (los que deben estar articulados con el Documento de Programa de País (CPD, por sus siglas en inglés) y por el Plan de Acción del Programa de país (CPAP, por sus siglas en inglés) y finaliza con el cum-plimiento de los productos, a ser evaluados en la revisión del Programa. Este abordaje cubre la totalidad del ciclo de vida de los proyectos desde la definición de la idea de pro-yecto, hasta su formulación, la implementación de las actividades, el monitoreo y evalua-ción, y la generación de los productos y su contribución a los resultados del Programa.

El diagrama del Gráfico 3 (en la siguiente página) muestra la interrelación entre cada uno de los procesos del ciclo del proyecto. Las líneas punteadas ilustran los aspectos clave de examen y/o decisión de la gestión dentro del ciclo.

20. En los párrafos siguientes se proporciona información para cada proceso del ciclo, para que: o Se observen las políticas corporativas del PNUD; o Los Organismos Nacionales de Ejecución /Socios Implementadores se mantengan infor-

mados; o Exista una estructura de gestión adecuada; o Los productos y resultados programados sean objeto de vigilancia; y,

http://content.undp.org/go/userguide/results/project/


o El proyecto sea bien administrado.

Gráfico 3

21. Los procesos que integran el ciclo del proyecto son: Justificación, definición, iniciación, desarrollo, y cierre del proyecto.

22. Justificación: En este proceso se busca captar la idea o concepto del proyecto, ponerlo a prueba con respecto al mandato del PNUD y con su estrategia para alcanzar los resultados de desarrollo (UNDAF, CPD y CPAP)7 y tomar la decisión de continuar o detenerse antes de comprometer los recursos. El producto del proceso de justificación es la propuesta del pro-yecto.

Para información más detallada puede consultarse el sitio siguiente:

7 UNDAF, CPD y CPAP son instrumentos para determinar los programas a nivel de país; el primero para el Sistema de Naciones Unidas; los segundos, para el PNUD.



http://content.undp.org/go/userguide/results/project/justifying/.

23. Definición: Tiene como objeto analizar si el ámbito de aplicación del proyecto es realista para obtener resultados, y de qué forma puede alcanzar dichos resultados de manera más eficiente. El producto del proceso de definición es: el Resumen del Proyecto Aprobado por el Comité Local de Proyectos8 .

Para información más detallada puede consultarse el sitio siguiente: http://content.undp.org/go/userguide/results/project/defining/.

24. Iniciación: Se dirige a desarrollar en profundidad los detalles del proyecto para garantizar la operación eficaz y eficiente del mismo. Esto incluye definir las estructuras y enfoques para realizar el monitoreo. Los productos del proceso de iniciación son: Documento de proyecto, Plan operativo global y anual, Plan de comunicación y Monitoreo, y Registro de Problemas.

Para información más detallada puede consultarse el sitio siguiente: http://content.undp.org/go/userguide/results/project/initiating/.

25. Desarrollo: Llamado también “ejecución, se dirige a lograr los productos definidos en el proyecto por medio de la realización de las actividades, para lo cual se requiere un conjunto de tareas: monitorear, hacer revisiones, entregar financiación, gestionar las actividades del proyecto y prestar servicios de apoyo al proyecto. Los productos del proceso de desarrollo son: Actualización de registro de calidad, Actualización del registro de problemas, Actualización del registro de riesgos, Informe de progreso trimestral del proyecto, Registro de lecciones aprendidas, Informes de Visitas de campo y reuniones de monitoreo, y Niveles de ejecución presupuestaria.

Para información más detallada puede consultarse el sitio siguiente: http://content.undp.org/go/userguide/results/project/running/.

26. Cierre de proyecto: Se orienta a terminar formalmente un proyecto, tanto operacional como financieramente. Un proyecto está operacionalmente cerrado cuando sus actividades han cesado y los productos han sido logrados. Un proyecto está financieramente cerrado cuan-do todas las transacciones financieras han sido debidamente informadas y todas las cuen-tas cerradas. Los productos del proceso de cierre son: Revisión final sustantiva, Revisión final financiera, Informe final de resultados, Evaluación final o ex post, y Lecciones apren-didas y buenas prácticas sistematizadas.

Para información más detallada puede consultarse el sitio siguiente: http://content.undp.org/go/userguide/results/project/closing/.

C. FORMULACIÓN DE PROYECTOS

27. El documento del proyecto (llamado también “Prodoc”, por su abreviatura en inglés) es el 8 La aprobación de programas y proyectos, así como el monitoreo y evaluación de los procesos, incluidos en el ciclo de proyectos, se describen más adelante en este Capítulo. El CLEP es parte de estas acciones de aprobación, monitoreo y evaluación.

http://content.undp.org/go/userguide/results/project/justifying/

http://content.undp.org/go/userguide/results/project/defining

http://content.undp.org/go/userguide/results/project/initiating/

http://content.undp.org/go/userguide/results/project/running/

http://content.undp.org/go/userguide/results/project/closing/


instrumento al que hace referencia el Artículo I, numeral 1, del Acuerdo suscrito entre el Gobierno y el PNUD, en el que las partes definen las formas de asistencia y los servicios de apoyo que ofrece el PNUD en el marco de un proyecto de cooperación técnica. El documen-to de proyecto establece los productos a ser obtenidos para alcanzar los resultados, las actividades a ser desarrolladas y los insumos requeridos para el logro de dichos productos. El documento del proyecto es el vehículo a través del cual el PNUD provee asistencia técni-ca y financiera para la obtención de dichos resultados.

28. El documento del proyecto es un acuerdo legalmente vinculante entre el PNUD y las contrapartes nacionales, en el que se define el plan para alcanzar los resultados y los me-dios para evaluar su logro. Por lo tanto, siempre se requiere de un documento de proyecto para todos los proyectos a ejecutarse.

29. Al momento de publicación de este Manual, en Guatemala, como país no armonizado, se requieren los siguientes contenidos para cumplir con lo establecido en el Acuerdo Básico referente a un documento de proyecto: o Carátula (firmada por el Gobierno, el PNUD y el Organismo Nacional de Ejecución/Socio

Implementador) o Análisis de situación o Estrategias o Marco de resultados y recursos o Plan de trabajo, para cada uno de los años del proyecto o Arreglos de gestión o Monitoreo y evaluación (incluyendo herramientas de monitoreo del AWP) o Contexto legal

El formato aplicable al documento del proyecto se presenta en el Anexo 2-A; las catego-rías de las cuentas y subcuentas para diseñar el presupuesto, en el Anexo 2-B; y la descrip-ción y los códigos de las fuentes de financiamiento de los proyectos, en el Anexo 2-C.

30. Cuando Guatemala esté armonizada, el documento de proyecto deberá estar constituido por, al menos: o Carátula (firmada por el Socio Implementador y el PNUD)9 o Plan anual de trabajo (AWP), para cada uno de los años del proyecto o Arreglos de gestión o Monitoreo y evaluación (incluyendo herramientas de monitoreo del AWP) o Contexto legal o Anexo: Plan Anual del Programa de País (CPAP) firmado por el Gobierno y el PNUD Entonces el documento de proyecto podrá también incluir: o Análisis de situación o Estrategias o Marco de resultados y recursos.

D. EVALUACIÓN Y APROBACIÓN DE PROYECTOS

31. Evaluación preliminar: La evaluación preliminar es un análisis crítico del diseño y formula-ción del proyecto, conducente a su aprobación o rechazo. Todos los proyectos deben ser objeto de una evaluación preliminar antes de su aprobación, que se realiza en las instancias

9 También podrá firmar el documento el Organismo de Coordinación del Gobierno, si así lo acordara con el PNUD.



que se describen en los siguientes párrafos.

32. Pre-CLEP: Análisis de viabilidad de la idea de proyecto en el que se consideran su adecuación a las necesidades del país y su articulación con las estrategias del Programa, y se realiza un análisis preliminar de las capacidades de la contraparte a fin de decidir conti-nuar o no el proceso de formulación. Es una instancia interna al PNUD.

33. Evaluación ex ante y estimación global de riesgo: La versión semi-final del documento de proyecto es sometida a una evaluación ex ante realizada por un evaluador externo o por un funcionario del PNUD que no haya participado de la formulación. Un resultado positivo de la evaluación previa, da lugar a convocar al Comité Local de Evaluación de Proyectos (CLEP ó LPAC, siglas en inglés). En caso se llegue a determinar que el proyecto no cuenta con condiciones mínimas para ser aprobado, se devuelve para que sea reformulado o se cance-la.

34. Las principales variables a considerar en esta instancia se presentan en la Tabla 1:

Tabla 1

Dimensiones Variables Adecuación de la propuesta a las necesidades del país y a los objetivos, prioridades y normativas del PNUD

o Adecuación del objetivo del proyecto a las prioridades y objetivos corporativos

o Coherencia de la propuesta en relación con las prioridades señaladas

Grado de contribución del proyecto a las líneas de acción transversales definidas por el PNUD

o Desarrollo de capacidades nacionales o Fortalecimiento de la apropiación nacional o Apoyo a un ambiente facilitador de políticas o Búsqueda de soluciones Sur-Sur o Promoción de la igualdad de género o Establecimiento de alianzas para lograr resultados

Contexto político - institucional

o Contexto político o Marco político y normativo del sector público o Grado de prioridad asignado a los objetivos del proyecto en la

política pública o Legitimación y apoyo o Viabilidad de financiamiento

Capacidad institucional del organismo de ejecución (Organismo Nacional de Ejecución / Socio Implementador)

o Adecuación de la inserción institucional del proyecto de acuerdo a los requerimientos estratégicos, sustantivos y operacionales

o Articulación de los resultados y estrategias del proyecto con las prioridades, estrategias y programación del Organismo Nacional de Ejecución o Socio Implementador

o Antecedentes del Organismo Nacional de Ejecución o Socio Implementador en el desarrollo de proyectos, en los aspectos de capacidad de gestión, incorporación de nuevas capacidades y sustentabilidad de los productos y resultados

o Experiencia de articulación con los actores con los que insoslaya-blemente se relacionará el proyecto en su ejecución

o Existencia y adecuación del organigrama


Dimensiones Variables o Descripción de roles y funciones de las áreas, términos de

referencia del personal clave o Previsión de sistema de información adecuado a los requerimien-

tos del Plan de Monitoreo o Procedimientos administrativos y normativa adecuada

35. Comité Local de Evaluación de Proyecto (CLEP ó LPAC, siglas en inglés): Para la evaluación del Resumen del Proyecto, el PNUD organiza una reunión del Comité Local de Evaluación, la que es presidida por el PNUD y a la que invita a las contrapartes nacionales –incluido el previsto Organismo Nacional de Ejecución o Socio Implementador– y a otros actores que se considere pertinentes. Con base en la evaluación que se realiza, recogida en las minutas de la reunión, el Comité le brinda al Director de País sus valoraciones acerca de la racionali-dad del diseño del proyecto y le formula recomendaciones.

E. MONITOREO Y EVALUACIÓN10

36. Todos los procesos y resultados a los cuales el PNUD está contribuyendo deben monito-rearse, independientemente del presupuesto y de la duración, para lo cual es necesario preparar un Plan de Comunicaciones y de Monitoreo. Este plan debe desarrollarse como parte del monitoreo general del Programa de País, siguiendo su matriz general de resulta-dos.

37. El Plan de Comunicaciones y de Monitoreo debe describir qué actividades y productos serán monitoreados, revisados y evaluados, en qué forma y por qué entidades. Asimismo, debe indicar los tipos de comunicación, el calendario que es requerido durante el proyecto, y los métodos de comunicación con las partes interesadas. El plan deberá ser elaborado toman-do en cuenta los siguientes criterios: a) Para cada actividad se debe contar con un calendario, en el que se identifiquen las fe-

chas de su inicio y su término, así como los productos específicos que va a generar. b) Para cada actividad se debe contar con una descripción de sus productos específicos y la

forma como éstos van a ser medidos. c) Para cada producto deberán precisarse al menos un indicador, la línea de base y la meta,

a fin de dejar establecido qué cambios se esperan y cómo podrán ser verificados o medidos. Las metas deberán ser anuales, para permitir evaluar el progreso anual alcan-zado y facilitar la elaboración de informes.

d) Las descripciones de los productos específicos, los indicadores y las metas deberán de-terminarse en colaboración con el Organismo Nacional de Ejecución o Socio Implemen-tador y con la Junta del Proyecto, para asegurar la debida coherencia y pertinencia.

e) Se deberán identificar los instrumentos para la recolección de datos. f) Se deben asignar los recursos necesarios para asegurar que el monitoreo se lleve a cabo. g) Deberán rendirse informes trimestrales de las acciones de monitoreo, de acuerdo a for-

matos estándar. Estos deberán incluir: o Registro de riesgos: Los riesgos a ser supervisados a lo largo de toda la etapa de de-

sarrollo.

10 Por “monitoreo” se entenderá la acción de dar seguimiento, supervisar y sistematizar las acciones relativas al ciclo del proyecto. El “monitoreo” debe rendir información ordenada para los efectos de facilitar la evaluación.



o Registro de hechos importantes: Los hechos importantes relativos a cambios y pro-blemas que se dan en el desarrollo del proyecto.

o Registro de lecciones aprendidas: Las lecciones aprendidas a partir del proyecto.

38. Estas herramientas de monitoreo deberán ser establecidas durante el proceso de Iniciación del proyecto, y deberán ser examinadas y actualizadas durante los procesos de Desarrollo y de Cierre del Proyecto. Es de suma importancia que las actividades de monitoreo sean planificadas y que los vínculos entre éstas y las actividades de evaluación sean claros. Tan-to las actividades de evaluación como el plan de evaluación deben verse reflejados en el plan de Comunicaciones y de Monitoreo.

39. Las observaciones y recomendaciones de los Informes de Auditoria deberán ser considera-das por los responsables del proyecto. Su cumplimiento será monitoreado por el PNUD mediante visitas de monitoreo y de seguimiento, y control de gestión.

F. REVISIONES DEL DOCUMENTO DE PROYECTO

40. De mutuo acuerdo el Gobierno y el PNUD pueden introducir modificaciones en el documen-to de proyecto. Estas modificaciones o ajustes se denominan "revisiones al documento de proyecto".

41. En la Tabla 2 se describen los tipos de revisiones del documento de proyecto que puede ser necesarias durante la ejecución del mismo a fin de introducir modificaciones en las secciones que requieren revisión y/o actualización y/o reflejar la asignación real de los recursos financieros.

Tabla 2

Revisión del documento de proyecto (incluido su presupuesto)

Revisión del presupuesto

o Modificaciones de los resultados previstos (efectos, productos, productos específicos) Modificaciones en las actividades

o Modificaciones en el marco institucional o Extensiones, reprogramaciones, cancelaciones. o Otras modificaciones que merezcan

consideración especial.

o Transferencias entre cuentas y sub-cuentas y/o entre años

o Aumentos y disminuciones en el presupuesto total.

42. Cuando la revisión implica un cambio en los resultados (efectos, productos y productos específicos) del proyecto, o en el monto total de su presupuesto, todos los signatarios del documento de proyecto deben firmar la revisión.

43. En los demás casos, es posible que sólo el Director de País firme la revisión, a condición de que los demás signatarios no formulen objeciones. Este procedimiento puede aplicarse, por ejemplo, cuando el propósito de la revisión es reprogramar las actividades.

44. A los fines de una correcta gestión financiera, los planes de trabajo deben mantenerse


actualizados teniendo en cuenta las estimaciones de gastos para el año en curso, por lo que se deben preparar revisiones, sea o no necesario introducir cambios en los efectos, los productos, los productos específicos, las actividades, las metas, los indicadores y los insu-mos, o en el total del presupuesto.

G. CIERRE DEL PROYECTO

45. El proceso de cierre se justifica cuando un proyecto alcanza los productos previstos o cuando la Junta del Proyecto toma la decisión de cancelarlo. Lo fundamental de este proce-so está en la evidencia de la terminación, en las lecciones aprendidas, en el seguimiento de los beneficios y en los traspasos necesarios.

46. Los proyectos deberán estar financieramente cerrados a más tardar doce (12) meses después de su cierre operacional o de la fecha de cancelación. Durante el lapso transcurri-do entre el cierre operacional y el cierre financiero, el Organismo Nacional de Ejecución o Socio Implementador debe identificar y saldar todos los compromisos financieros contraí-dos, además de preparar un informe final de gastos. No se pueden hacer ajustes a un proyecto financieramente cerrado.

47. Para garantizar el adecuado cierre del proyecto, el Coordinador será responsable de las siguientes acciones: a) La presentación del Informe final del proyecto, sesenta (60) días antes de su finalización,

el que podrá ser sometido a una reunión de revisión con el PNUD, el Gobierno y otros actores relevantes.

a) Efectuar la rendición de caja chica, la liberación de pagos pendientes y gestionar la

transferencia de los bienes que se hayan adquirido con los fondos del proyecto. , de-biendo presentar constancia de la transferencia de los bienes adquiridos con los fondos del Proyecto.

b) Solicitar la auditoría final, en el caso que corresponda y de acuerdo al plan anual del PNUD, cuyo informe deberá adjuntarse a la documentación de cierre. Asimismo deberá comunicar qué funcionario será responsable de recibir a los auditores.

c) Solicitar y presentar propuesta de la Revisión final del proyecto. d) Indicar dónde permanecerán los archivos y registros del proyecto.

H. POLÍTICA DE RECUPERACIÓN DE COSTOS

48. De acuerdo a la decisión de la Junta Ejecutiva del PNUD No. 98/2 del año 2003, la política de recuperación de costos se basa en dos categorías de servicios brindados a los fondos de los proyectos; la primera incluye la supervisión, gestión y control de calidad generales, y la segunda incluye los servicios directos en el contexto de la puesta en práctica. Esta política entró en vigor a partir del 1º de enero de 2004 para todos los nuevos proyectos aprobados a partir de esa fecha, y a partir del 1º de enero de 2005 para los proyectos ya en ejecu-ción.

49. Los proyectos financiados de fuentes usuales regulares del PNUD (por ejemplo, fondos



TRAC) no serán sujetos a esta recuperación, ya que estas fuentes pagan la estructura bási-ca del PNUD que provee esos servicios.

50. Para los proyectos financiados total o parcialmente por otras fuentes (Gobierno, terceras partes, bilaterales, multilaterales y otros), la recuperación de estos servicios, que no están directamente relacionados con los aportes o actividades del proyecto, se realiza por medio de un porcentaje. Este porcentaje cubre la supervisión y la gestión generales de la Sede del PNUD y de las oficinas de campo: a) En los proyectos financiados con fondos negociados directamente por el PNUD, mediante

Fondos de fideicomiso o de Terceras partes, el porcentaje es del siete por ciento (7%) sobre los fondos ejecutados.

b) Para los proyectos financiados con fondos aportados por el Gobierno, independientemente del origen de dichos fondos (organismos multilaterales de crédito, donantes o cooperantes bilaterales o fondos presupuestales), el porcentaje base a aplicar será de tres y medio por ciento (3.5%) de los fondos ejecutados. Dicho porcentaje podrá ser aumentado dependiendo de la complejidad de cada operación.

I. IMPLEMENTACIÓN DE PROYECTOS CON ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES (ONGs)

51. Para PNUD, una organización no gubernamental es una organización sin fines de lucro, grupo o institución que opera independientemente del Gobierno y que tiene objetivos humanitarios o de desarrollo. Si una ONG es designada para implementar un proyecto del PNUD, es necesario que tenga el estatus legal para poder operar de acuerdo a las leyes que apliquen para la operativa de las ONGs en el país. Para cada proyecto, el PNUD firma un Acuerdo de Cooperación con la ONG designada, que sirve de acuerdo legal entre ambos.

52. Cuando una ONG actúe como Organismo Nacional de Ejecución o Socio Implementador de un proyecto del PNUD, será responsable del logro de los resultados establecidos. La ventaja de este tipo de arreglo se basa en que la ONG podrá tener el control pleno de las operacio-nes del proyecto, y podrá utilizar sus capacidades de procurar los insumos requeridos, siempre que el proceso esté en línea con los requerimientos básicos del PNUD.

53. El PNUD debe evaluar la capacidad de la ONG para llevar adelante el proyecto. El documen-to de proyecto debe especificar cualesquiera medidas de asistencia requeridas para que la ONG alcance los requerimientos del PNUD para la conducción del proyecto. Generalmente se requiere de un proceso competitivo para seleccionar una ONG para ejecutar un proyec-to.

J. ANEXOS REFERENTES AL CAPÍTULO II – MARCO PROGRAMÁTICO

Anexo Título del documento



2-A Formato del documento de proyecto

2-B Categorías de cuentas y sub-cuentas presupuestarias

2-C Fuentes de financiamiento de los proyectos

2-D Procedimientos especiales para la ejecución de proyectos de costos compartidos provenientes de operaciones con el Banco Mundial

2-E Procedimientos especiales para la ejecución de proyectos de costos compartidos provenientes de operaciones con el BID

Manual de Gestión de Proyectos de Ejecución Nacional Capítulo III: Recursos Humanos Edición: marzo de 2008 Pág. 1 de 14


III. RECURSOS HUMANOS

A. CRITERIOS GENERALES11

1. Contratación de recursos humanos: En el marco de la ejecución nacional de proyectos la regla general del PNUD es que los contratos, enmiendas y rescisiones sean firmados por el Organismo Nacional de Ejecución / Socio Implementador del proyecto, representado por el Director del Proyecto o, en caso que así esté previsto en el documento de proyecto, por el Coordinador del proyecto. El Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador será responsable de todos los procesos relacionados con las contrataciones: planificación, elabo-ración de términos de referencia, proceso de selección, elaboración y firma del contrato, pago de servicios, enmiendas y cierre del contrato (ver Gráfico 4).

Gráfico 4

2. Se realizarán contrataciones únicamente para el cumplimiento de las actividades previstas y presupuestadas en el documento de proyecto.

3. Principios para la selección de contratados: Los siguientes principios deben ser observados en los procesos de contratación del equipo del proyecto: a) Competitividad: Esto significa que utilizando prácticas universalmente reconocidas:

o Se efectúe una amplia búsqueda para seleccionar los candidatos mejor calificados; o Se contrate a la persona más idónea, o se acepte la mejor candidatura en relación a

la descripción de funciones, en un equilibrado balance entre calificaciones, eficiencia y costos.

11 Las normas y procedimientos que se presentan en este capítulo son de aplicación para el Socio Implementador /Organismo Nacional de Ejecución o en los proyectos de ejecución nacional, según lo especificado en el documento de proyecto. Cuando el PNUD o un organismo del Sistema de las Naciones Unidas preste servicios de apoyo para la implementación de las actividades acordadas en el marco del proyecto, el PNUD o el Organismo de que se trate se regirán, exclusivamente, por sus normas y procedimientos.

PPllaanniiffiiccaacciióónn ((ppaarrttee ddeell PPOOAA gglloobbaall yy aannuuaall))

EEllaabboorraacciióónn ttéérrmmiinnooss

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SSeelleecccciióónn EEllaabboorraacciióónn yy aapprroobbaacciióónn ddee

ssoolliicciittuudd,, yy ffiirrmmaa ddee ccoonnttrraattoo

Pago de los Servicios

Enmiendas / Cierre del contrato


b) Transparencia: Implica un proceso de selección abierto, que ofrezca información comple-ta y en condiciones de igualdad a todos los potenciales candidatos.

c) Multilateralismo: En el sentido que la selección se efectúa con independencia del país de origen.

4. El Organismo Nacional de Ejecución o Socio Implementador, ya sea nacional o internacional es responsable de efectuar la búsqueda y evaluación de postulantes que cumplan con los requisitos para cada función y de preseleccionar un candidato para ser contratado.

5. Para el caso de búsquedas de consultorías de alta complejidad o cuando la cantidad de candidatos lo justifique, se recomienda realizar, en todo lo posible, una invitación pública con amplia difusión y un proceso de oposición y méritos para identificar los mejores postu-lantes. En ciertos casos podrá realizarse una invitación por “lista corta”, identificando pos-tulantes de otros procesos de selección, selecciones realizadas por Universidades, consulto-ras u otros (es decir, lograr candidatos de diferentes fuentes) a fin de identificar el mayor número posible de postulantes en condiciones de competitividad, transparencia y multilate-ralismo, y un mínimo de tres (3) postulantes. En todos los casos, para la evaluación de las candidaturas deberá nombrarse un Panel de Selección que será responsable de la misma.

6. El Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador podrá solicitar apoyo a al Oficina del PNUD y, a través de éste, de las agencias especializadas del Sistema de Naciones Uni-das, a fin de identificar el especialista requerido.

7. El PNUD tiene el derecho de intervenir en el proceso de selección con el fin de actuar como observador y controlador, validando los términos de referencia y el proceso de Selección en su totalidad.

8. La documentación y antecedentes de este proceso de búsqueda y evaluación serán conservados por el Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador y serán solici-tados en cumplimiento de planes de auditoría, si es considerado necesario. El procedimien-to de selección descrito no será aplicable cuando se trate de la renovación de un contrato dentro del mismo proyecto o de una continuación de éste último.

9. La política del PNUD es no debilitar a los organismos internacionales o al Gobierno contratando a funcionarios del Estado, de gobiernos departamentales, entes, y servicios descentralizados, cualquiera sea la naturaleza del vínculo (remunerado o no), o contratado bajo cualquier modalidad por dichas personas públicas y estatales. No obstante, se acepta-rá la contratación de aquellas personas cuyo vínculo con el Estado en sentido amplio esté dado exclusivamente por su condición de docente de la Enseñanza Pública.

10. La persona a contratar no podrá tener un contrato de servicio vigente en algún otro proyecto del PNUD, ni con otro organismo internacional cuya ejecución se superponga en el tiempo con el nuevo contrato, excepto que ambos contratos sean de dedicación parcial (≤50% del tiempo laboral).

11. La persona a contratar no podrá poseer vínculos familiares (padre, madre, hijo, hija, hermano, hermana) con el Coordinador ni con el Director del proyecto o con una persona con un contrato vigente dentro del mismo proyecto, ni ser cónyuge de una persona contra-



tada en el proyecto con una función superior o subordinada en la vía jerárquica a la del contrato a suscribir.

12. La persona a contratar no podrá pertenecer a los cuadros funcionales de un organismo internacional.

13. Los responsables de los proyectos deberán abstenerse de autorizar el inicio de las actividades del propuesto candidato hasta tanto se haya firmado el respectivo contrato o sus eventuales prórrogas acordadas a través de enmiendas. No se acepta la celebración o enmienda de contratos retroactivos. Se procesarán sólo contratos cuyas solicitudes cuen-ten con todos los elementos constitutivos requeridos (incluidas las afiliaciones a las corres-pondientes cajas, es decir, afiliaciones a la Superintendencia de Administración Tributaria, seguro médico, etc.), curriculum vitae, términos de referencia, declaración jurada firmada, acreditaciones de la formación y especializaciones de organismos con competencia para avalar dichos documentos, etc. El contrato entrará en vigor a partir de la fecha de su sus-cripción.

14. Los contratos se emiten en tres (3) ejemplares originales: a) Un ejemplar para el contratado, b) Un ejemplar para los archivos del proyecto, c) Un ejemplar para los archivos del PNUD.

15. Los contratos pueden ser modificados mediante la firma de una enmienda al contrato original. Las razones por las cuales se pueden originar enmienda son: a) Extensión en la duración del contrato b) Cambios en los términos de referencia que no impliquen una variación significativa en la

naturaleza, el alcance y responsabilidades de los servicios. c) Cambio de dedicación a tiempo completo o parcial. d) Interrupción por un período determinado.

Los cambios en los niveles de remuneración por cambios sustantivos en los términos de referencia deben considerarse como un nuevo contrato y requiere de una nueva selección.

16. Rescisión de contratos: Las rescisiones de contratos pueden tener lugar por decisión del Director del proyecto, o por decisión del contratado o por mutuo acuerdo. En todos los casos se debe respetar el plazo de quince (15) días de notificación previa establecido en el contrato. En caso que la duración del contrato sea reducida por el proyecto, el titular del contrato tendrá derecho a indemnización equivalente a una semana de remuneración bruta por cada mes de servicio no completado. Si tal reducción es resultado de una violación a las normas de conducta o a otras estipulaciones importantes del contrato, la persona no tendrá derecho a ningún período de preaviso ni a ningún tipo de indemnización. En tales casos dichas personas no serán elegibles para ningún contrato de servicios futuros.

17. La contratación de profesionales internacionales podrá realizarse cuando el país carezca de profesionales con capacidad suficiente para las necesidades a contratar o los mismos no estén disponibles.


B. PROFESIONALES INTERNACIONALES12

18. Elegibilidad de quienes pueden ser contratados como profesionales internacionales: Se puede contratar únicamente a profesionales extranjeros con residencia en el exterior. Los profesionales nacionales residentes en el exterior sólo pueden ser contratados en proyectos del programa nacional de acuerdo con los arreglos contractuales y honorarios aplicables a los profesionales nacionales.

19. Modalidades del contrato: Los profesionales internacionales se pueden contratar mediante un “Contrato de Servicios” o un “Contrato por Producto”, según se requiera, en función de las características que se describen en la Tabla 3.

Tabla 3

Características de las contrataciones

Contrato por servicios Contrato por producto

Se busca contratar el tiempo del consultor y sus servicios.

Se busca contratar la entrega de productos específicos.

La forma de pago cuando el contrato excede el mes, es mensual, con controles de avance a determinar. El pago final está sujeto a comprobación y certificación de que los servicios fueron prestados en forma satisfacto-ria.

La forma de pago es contra entregas parciales, recibidas satisfactoriamente. El pago final está sujeto a la entrega en forma satisfactoria de la totalidad de los productos acordados. Se deberá fijar una fecha límite para la obtención de los productos esperados, la que deberá ser respetada. Si este plazo no puede ser cumplido por razones justificables, se deberá realizar una enmienda del contrato estipulando una nueva fecha de entrega de los productos. También se deberá estipular una fecha límite para la realización del pago final, con una cláusula de vencimiento de la obligación de pago si el producto no es entregado a satisfacción en el plazo estipulado.

20. Duración del contrato: El contrato no podrá extenderse por un período mayor a tres (3) años consecutivos.

21. Condición jurídica de los contratados: Los expertos y consultores internacionales no serán considerados funcionarios del PNUD ni estarán amparados por la Convención sobre Privile-gios e Inmunidades de las Naciones Unidas.

12 Componente personal del Proyecto: cuenta 71200 del presupuesto



El contratante proveerá de una póliza de seguros que cubra las contingencias de acci-dentes de trabajo y fallecimiento durante el período contractual.

22. Honorarios: Para determinar los honorarios se tendrán en cuenta los siguientes factores: complejidad de las actividades a realizar, calificaciones y experiencia profesional, y duración de la misión.

Los honorarios pueden ser indicados en el contrato como un monto diario, mensual o global, entendiéndose en este último caso que el monto incluye compensación por pasaje y viáticos. En el caso que los honorarios sean establecidos sobre una base diaria, se deberá certificar la cantidad exacta de días trabajados al término de la misión.

Se debe establecer, en acuerdo entre el Gobierno y el PNUD, una escala de honorarios para utilizar como referencia al momento de establecer la remuneración de los consultores. Dicha escala deberá contemplar los reglamentos internos del PNUD. Cualquier desvío a esta escala deberá responder a situaciones de real excepción y deberá ser debidamente justifica-da por el Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador y acordada con el PNUD.

23. Pasajes y viáticos: El pasaje y los viáticos correspondientes a la misión del consultor podrán ser proporcionados en forma separada o bien estar comprendidos dentro del monto total del contrato, tal como se menciona en el párrafo anterior.

Los viáticos sólo son aplicables para misiones de corta duración. No podrán abonarse viáticos después del sexto mes de contrato ya que se infiere que el consultor habrá realizado arreglos para establecerse durante períodos de mayor duración. En estos casos, los honora-rios convenidos deberán tomar en cuenta este factor.

24. Proceso de selección: La selección de los profesionales internacionales se realiza con base en los principios generales indicados en la Sección A, Criterios Generales (párrafos 4 a 16 de este Capítulo III), la descripción de funciones aprobadas en el documento de proyecto y la calificación necesaria para cumplir dichas funciones.

25. Documentación necesaria: La documentación básica requerida para contratar profesionales internacionales es la siguiente: a) Solicitud de contratación firmada por el Director del Proyecto; b) Antecedentes del proceso de selección; c) Términos de referencia firmados por el Coordinador del Proyecto, en los que se especifi-

quen los servicios o los productos respectivos, según corresponda; d) Curriculum vitae; e) Acreditación de la formación académica y profesional; f) Certificado médico de aptitud mental y física para las tareas a realizar. Los consultores

de más de 65 años deberán ser objeto de un examen médico completo con anteriori-dad al comienzo de la misión.

g) Declaración jurada firmada (Ver Anexo 3-F).

26. Pago de honorarios: El pago de honorarios responderá a las satisfactorias prestación de los servicios o entrega de los productos, según el tipo de contrato y lo establecido en el mis-mo.


a) El Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador debe efectuar y documentar el avance en función de lo contratado y en casos de incumplimiento (atrasos, calidad deficiente, etc.), suspenderá el pago de honorarios hasta que el contratado cumpla satis-factoriamente con lo acordado.

b) Para los contratos por servicios, el período máximo de tiempo entre cada control de avance para autorizar que efectúe los pagos es de tres (3) meses. El pago final está siempre condicionado a la certificación por parte del Director del Proyecto y a la entrega y aprobación del informe final.

c) Para los contratos por producto, todos los pagos estarán sujetos a control de avance. El Coordinador del Proyecto debe certificar todos los pagos a efectuar. En el caso de pago final, el Director debe certificar su conformidad con el informe final del contratado y con la satisfactoria recepción de los productos.

d) Para los contratos por producto no se efectúa pago de anticipo alguno, excepto que existan razones fundadas debidamente documentadas, en cuyo caso se podrá pagar hasta un veinte por ciento (20%) al momento de la firma del contrato. Los honorarios que se abonen en función del avance de los resultados, nunca pueden superar el setenta por ciento (70%) del total del contrato. El pago final está sujeto también a certificación por parte del Director del Proyecto. Para el caso de contrataciones realizadas por un monto global que incluya pasaje y viáticos, se podrá realizar un anticipo por un monto equivalente al de estos conceptos al comienzo de la misión.

e) Las notificaciones y/o certificaciones de pagos debe ser remitidas a la oficina responsa-ble con la necesaria antelación para asegurar una oportuna acción, ya sea para incluir o suspender pagos.

C. PROFESIONALES NACIONALES13

27. Elegibilidad de quienes pueden ser contratados como profesionales nacionales: Se puede contratar en esta modalidad tanto a profesionales nacionales, como a extranjeros con resi-dencia en el país, siempre y cuando cumplan con lo establecido en la Sección A, Criterios Generales (párrafos 4 a 16 de este Capítulo III).

28. Modalidad de contrato: Los profesionales nacionales pueden ser contratados mediante un “Contrato de Servicios” o un “Contrato por Producto”, según se requiera, en función de las características que se describen en la Tabla 4.

13 Componente personal del Proyecto: cuenta 71300 o 71400 del presupuesto.



Tabla 4

Características de las modalidades de contratación

Contrato por servicios profesionales Contrato por producto

Concurre a las oficinas del proyecto o a los lugares de desarrollo de las actividades del proyecto.

No es imprescindible que concurra a las oficinas del proyecto.

En general integra un equipo de trabajo. En general no integra un equipo de trabajo.

La forma de pago es mensual, con controles regulares. El pago final está sujeto a comprobación y certificación de que los servicios fueron prestados en forma satisfactoria.

La forma de pago es contra entregas parciales, recibidas satisfactoriamente. El pago final está sujeto a las entrega en forma satisfactoria de la totalidad de los productos acordados. Se deberá fijar una fecha límite para la obtención de los productos esperados, que deberá ser respetada. Si este plazo no puede ser cumplido por razones justificables, se deberá realizar una enmienda del contrato estipulando una nueva fecha de entrega de los productos. También se deberá estipular una fecha límite para la realización del pago final, con una cláusula de vencimiento de la obligación de pago si el producto no es entregado a satisfacción en el plazo estipulado.

Se busca contratar tiempo del consultor y sus servicios.

Se busca contratar la entrega de productos específicos.

29. Duración del contrato: La duración de los contratos puede ser de hasta doce (12) meses ininterrumpidos, renovables de acuerdo a las necesidades del proyecto.

30. Condición jurídica de los contratados: a) Su desempeño profesional se considerará independiente y autónomo. Por consiguiente,

correrá por su exclusiva cuenta el cumplimiento de toda obligación derivada de la legis-lación tributaria, de seguridad social y/o asistencia médica vigentes en el país. Como consecuencia de ello, el contratado, al firmar el contrato respectivo, releva al Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador y al PNUD de toda obligación referida a as-pectos tributarios, de sistemas de previsión social, asistenciales y/o de coberturas médi-cas.

b) El Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador contratará un seguro de acci-dente a favor de los contratados (aplicable tanto a los contratos por servicios, como a los por producto), que los cubra durante la duración del contrato en el proyecto. En los casos de contratos por servicios, el contratado deberá contar con un seguro de protec-ción médica y deberá estar cubierto con un fondo de pensión. En estos casos, el Orga-nismo Nacional de Ejecución/ Socio Implementador le aportará al contratado fondos para


ra el financiamiento o cofinanciamiento del costo de estos durante el período de contra-tación, lo cual obligará a éste a proporcionarle al Organismo Nacional de Ejecución/ So-cio Implementador copia de las pólizas respectivas de seguros para su verificación y ar-chivo. Si falleciera el contratado en el período de vigencia del contrato o si resultara con discapacidad producida por la prestación del servicio, el Organismo Nacional de Ejecu-ción /Socio Implementador deberá respaldar las respectivas gestiones de reclamo ante las compañías correspondientes, a favor del afectado o sus beneficiarios.

c) Quien es contratado en estas modalidades no es considerado funcionario del Sistema de Naciones Unidas ni está cubierto por la Convención sobre Privilegios e Inmunidades de las Naciones Unidas y Organismos Especializados. No constituirá relación jurídico-laboral de dependencia y/o subordinación con el Organismo Nacional de Ejecución/Socio Im-plementador, el PNUD ni con el Gobierno.

d) Los derechos y obligaciones del contratado serán exclusivamente los previstos en el contrato. Por consiguiente no tendrá derecho a recibir del proyecto, Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador, del Gobierno y/o del PNUD ningún beneficio, presta-ción, compensación u otro pago fuera de los estipulados expresamente en el contrato.

e) No está exento del pago de impuestos en virtud del contrato o de su responsabilidad del pago de los mismos, ni de inscribirse para fines impositivos o de previsión social según le sea aplicable conforme a la ley.

f) Previamente a la firma del contrato por servicios, el titular deberá presentar evidencia de su afiliación en el seguro medico y de pensión

g) En las contrataciones por servicios se preverá un descanso anual, de acuerdo a la prácti-ca local general.

h) Los términos particulares de los contratos contendrán previsiones respecto de las con-tingencias de maternidad, paternidad y licencia por enfermedad, de acuerdo a la práctica local general.

31. Honorarios: Para determinar los honorarios se tendrán en cuenta los siguientes factores: complejidad de las actividades a realizar; calificaciones y experiencia profesional; ubicación del consultor a contratar de acuerdo con la descripción de funciones correspondiente en la escala de honorarios mensuales a consultores; y disponibilidad presupuestaria del proyecto. La escala de honorarios mensuales será acordada entre el Gobierno y PNUD.

32. Proceso de selección: La selección de los profesionales nacionales se realiza con base en los principios generales indicados en la Sección A, Criterios Generales (párrafos 4 a 16 de este Capítulo III), la descripción de funciones aprobadas en el documento de proyecto y la calificación necesaria para cumplir dichas funciones.

33. Documentación necesaria: La documentación básica requerida para contratar profesionales nacionales es la siguiente: a) Solicitud de contratación firmada por el Director del Proyecto; b) Antecedentes del proceso de selección; c) Términos de referencia firmados por el Coordinador del Proyecto, en los que se especifi-

quen los servicios o los productos respectivos, según corresponda; d) Curriculum vitae; e) Acreditaciones de la formación académica y profesional: El Organismo Nacional de Eje-

cución/Socio Implementador deberá exigir la presentación de originales o copias autenti-cadas de la documentación de respaldo de títulos, méritos y antecedentes, y deberá conservar fotocopias de los mismos en los archivos del proyecto, para su control por par-



te de la auditoría. f) Certificado médico de aptitud mental y física para las tareas a realizar; g) Constancias de inscripciones en los organismos impositivos (copia del carnet de identifi-

cación tributaria, en donde se consigne el número de NIT); h) Evidencia de cobertura médica y de fondo de pensión; i) Fotocopia de Cédula de Vecindad o pasaporte; j) Declaración Jurada firmada (Ver Anexo 3-F).

34. Pago de honorarios: El pago de honorarios responderá a las satisfactorias prestación de los servicios o entrega de los productos, según el tipo de contrato y lo establecido en el mismo.

a) El Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador debe efectuar y documentar el avance en función de lo contratado y en casos de incumplimiento (atrasos, calidad deficiente, etc.), suspenderá el pago de honorarios hasta que el contratado cumpla satis-factoriamente con lo acordado.

b) Para los contratos por servicios, el período máximo de tiempo entre cada control de avance para autorizar pagos es de tres (3) meses. El pago final está siempre condicio-nado a la certificación por parte del Director del Proyecto y a la entrega y aprobación del informe final.

c) Para los contratos por producto, todos los pagos estarán sujetos a control de avance. El Coordinador del Proyecto debe certificar todos los pagos a efectuar. En el caso de pago final, el Director debe certificar su conformidad con el informe final del consultor y con la satisfactoria recepción de los productos.

d) Para los contratos por producto no se efectúa pago de anticipo alguno, excepto que existan razones fundadas debidamente documentadas, en cuyo caso se podrá pagar hasta un veinte por ciento (20%) al momento de la firma del contrato. Los honorarios que se abonen en función del avance de los resultados, nunca pueden superar el setenta por ciento (70%) del total del contrato. El pago final está sujeto también a certificación por parte del Director.del Proyecto.

e) Las notificaciones y/o certificaciones de pagos debe ser remitidas a la oficina responsa-ble con la necesaria antelación, para asegurar una oportuna acción, ya sea para incluir o suspender pagos.

35. Comprobantes de pago de honorarios: El Organismo Nacional de Ejecución/Socio Imple-mentador tiene la responsabilidad de solicitar a todos los profesionales nacionales, con contratos de servicios o producto, que hagan entrega de los comprobantes de pago, factu-ras o recibos establecidos por la legislación local por los pagos que les sean realizados tanto de manera directa, como mediante cheque o acreditación en cuenta bancaria o cual-quier otra modalidad permitida. El Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador deberá proceder a la interrupción de los pagos en caso de el contratado no cumpla con la entrega de tales comprobantes como corresponde; pero podrá continuar con los pagos tan pronto como se regularice la situación.

36. Sistema de archivos: A efectos de unificar los sistemas de archivos, el Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador deberá habilitar – para cada uno de los profesionales nacionales contratados – una carpeta con los antecedentes de sus contrataciones, contra-tos, enmiendas, comprobantes de pago, informes de avance, informes finales y toda otra


documentación relacionada con la contratación. En esta carpeta deberá haber copias del título profesional y de las inscripciones impositivas y del sistema de previsión social en los archivos individuales, con la firma del contratado como constancia de que se responsabiliza de su autenticidad. El Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador es responsa-ble de la custodia y archivo de estos documentos, y de que estén disponibles para consulta por parte de los auditores cuando sea requerido, durante siete (7) años.

D. APOYO ADMINISTRATIVO14

37. El apoyo administrativo necesario para llevar a cabo las actividades previstas en el documento de proyecto, debe ser proporcionado por el Organismo Nacional de Ejecu-ción/Socio Implementador. Sólo en casos excepcionales podrá destinarse fondos del pro-yecto para este rubro.

38. La contratación de apoyo administrativo se regirá, en lo que resulte aplicable, a las normas y procedimientos descritos para la contratación de profesionales.

E. CAPACITACIÓN15

39. Aprobación de actividades de capacitación: Las actividades de capacitación deberán ser aprobadas por el Director del Proyecto o por el Coordinador del Proyecto; deberán cumplir con los objetivos del proyecto y estar previstas expresamente en el documento de proyecto y en el presupuesto correspondiente.

40. Personal elegible para capacitación: Son elegibles para participar en actividades de capacitación el personal institucional de planta del Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador y las personas que hayan sido contratadas por éste en el marco del proyec-to.

41. Modalidades de capacitación: Las actividades de capacitación pueden tener lugar en las siguientes modalidades: a) Becas individuales: Programas estructurados de estudios en el exterior (cursos, semina-

rios o talleres); b) Viajes de estudio: Visita a instituciones en el exterior por un período corto, a fin de ad-

quirir conocimientos vinculados a las funciones desempeñadas dentro del Organismo Na-cional de Ejecución/Socio Implementador.

c) Capacitación en grupo: Cursos, seminarios, talleres, simposios y visitas a proyectos simi-

lares en el exterior o en el país por períodos muy breves. d) Capacitación en servicio: Programas especiales de capacitación en el lugar de trabajo.

42. En los casos de capacitación en grupo o en servicio dentro del país, se puede suscribir un acuerdo sobre productos desarrollados (Ver Anexo 3-G) a fin de cubrir la participación de

14 Apoyo administrativo (técnicos de apoyo): cuenta 71300 o 71400 del presupuesto. 15 Las erogaciones previstas deben desagregarse en los distintos componentes en que esté formado el gasto, imputando cada uno de ellos a la cuenta que le corresponda (consultoría, viajes, insumos, etc.)



docentes o conferenciantes en esta actividad.

43. La realización de actividades de capacitación está sujeta a los siguientes procedimientos: a) Todos los gastos inherentes a la capacitación (viajes, viáticos/estipendios, etc.) se impu-

tan a las cuentas correspondientes. b) Los estipendios y otras asignaciones financiadas por el Proyecto no deben exceder el

estipendio mensual máximo para becas aplicable en el Sistema de las Naciones Unidas. c) El Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador debe asegurarse que los be-

neficiarios de la capacitación conserven el pago continuo de sus salarios u honorarios mientras dure la capacitación.

d) En aquellos casos excepcionales en que, para asegurar el éxito de la capacitación, resul-te necesario reconocer y reintegrar directamente a los beneficiarios algunos costos deri-vados de su participación, tales como materiales de estudio, traslados, etc., se les podrá abonar – por un plazo predeterminado expresamente al momento de iniciarse la capaci-tación– una asignación cuyo monto se determinará teniendo en cuenta dichos costos.

e) La documentación básica requerida para procesar actividades de capacitación es la si-guiente: o Solicitud de pago firmada por el Director del Proyecto; o Descripción de los objetivos de la capacitación y del impacto esperado en el desem-

peño de las funciones dentro del Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implemen-tador.

o Curriculum vitae de quienes van a estar a cargo de las actividades de capacitación y de quienes participarán en la capacitación;

o Convenios con países e instituciones anfitrionas, cuando corresponda.

F. VIAJES Y MISIONES RELACIONADAS CON LA PREPARACIÓN Y LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO16

44. Autorización de viajes: Todos los viajes deben ser autorizados por el Coordinador del Proyecto, con excepción de cuando éste deba viajar, caso en el que la autorización corres-ponderá al Director del Proyecto.

Podrán ser cubiertos con recursos del proyecto los costos de viajes de las personas que hayan sido contratadas por el Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador en el marco del proyecto, personal institucional de planta del Organismo Nacional de Ejecu-ción/Socio Implementador o de otras instituciones nacionales de contraparte del proyecto, y el personal y consultores del PNUD asignados para trabajar en apoyo al proyecto.

Los viajes a ser cubiertos deberán ser únicamente para el cumplimiento de las activida-des del proyecto, lo cual abarca tanto viajes al exterior, como a ciudades o localidades dentro del país.

45. Requisitos de cobertura médica: Los consultores que viajen deberán contar con una cobertura médica adecuada por el plazo equivalente a la duración de la misión y sin costo para el titular.

16 Viajes y misiones: cuenta 71600 del presupuesto.

Manual de Gestión de Proyectos de Ejecución Nacional Capítulo III: Recursos Humanos Edición: marzo de 2008 Pág. 12 de 14 46. Boletos aéreos: Los boletos aéreos deberán ser comprados para la ruta más directa y la

tarifa más conveniente y económica. Los boletos de viajes con más de nueve (9) horas de vuelo pueden ser emitidos para clase ejecutiva, mediante una justificación por parte de la autoridad máxima del Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador.

47. Tarifas de viáticos: El proyecto podrá utilizar las tarifas específicas de viáticos que hayan sido fijadas para el mismo en el respectivo anexo del documento de proyecto, pero éstas no podrán ser mayores a las de las Naciones Unidas, ni exceder las del PNUD.

La determinación de dichas tarifas deberá estar adecuadamente formalizada a fin de fa-cilitar las auditorías. De no haberse formalizado una tarifa propia del proyecto, se aplicarán las tarifas del PNUD.

Se deberá consultar a la oficina del PNUD cuando en situaciones excepcionales sea ne-cesario alojarse en un hotel de costo muy elevado, caso en el que se podrá considerar la aplicación de viáticos suplementarios (para lo cual se deberá presentar la factura original del hotel).

48. Gastos adicionales que se pueden reconocer además de los viáticos: Aparte de los viáticos, el proyecto podrá cubrir los costos de gastos terminales y de tasas e impuestos de embar-que. Para el reembolso de los primeros, aplicable cuando el pasajero no tenga a su disposi-ción transporte proporcionado desde o hacia el aeropuerto, se deberán presentar los com-probantes que respalden los gastos, los que serán reconocidos sin exceder los topes esta-blecidos de acuerdo a la escala vigente de Naciones Unidas para cada ciudad. Para el re-embolso de tasas e impuestos de embarque, deberán presentarse los comprobantes res-pectivos.

49. Viajes en automóvil privado relacionados con las actividades del proyecto: El Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador podrá autorizar el uso de automóviles particu-lares para viajes relacionados con actividades del proyecto. En dicho caso se reembolsarán los peajes (mediante presentación de los comprobantes respectivos) y los costos incurridos por la utilización del automóvil, mediante presentación del formulario de “Solicitud de Re-embolso de Gastos de Viaje” (o Voucher for reimbursement of expenses, ver Anexo 3-I), indicando los kilómetros recorridos. El reembolso se hace en función de kilómetro recorri-do, en dólares de los Estados Unidos (US$) para viajes al exterior o en su equivalente en moneda local para viajes en el interior del país, de acuerdo con las tarifas que al respecto fije el PNUD.

50. Forma de liquidación del viático diario: a) Se paga un viático completo por el día en el cual comienza un viaje más cada período de

veinticuatro (24) horas, desde medianoche hasta medianoche, excepto para el día que finaliza el viaje.

b) Corresponde el pago del cuarenta por ciento (40%) del valor del viático diario cuando el viaje excede las diez (10) horas pero no se extiende más allá de la medianoche. Si el viaje es menos de diez (10) horas no corresponde pago de viáticos, pero se podrá rem-bolsar gastos de comidas y transporte mediante presentación de comprobantes (emiti-



dos a nombre del PNUD)17. c) El monto total del viático se compone de la siguiente manera: d) Alojamiento: cincuenta por ciento ( 50%) e) Comidas: treinta por ciento (30%) f) Transporte y otros: veinte por ciento (20%). g) Cuando el proyecto asegure alojamiento y/o comida el pasajero, el monto del viático se

deberá reducir proporcionalmente. h) Viáticos para viajes en el territorio nacional: Para el pago de los mismos, se podrá abo-

nar el cien por ciento (100%) del viático con anterioridad a la partida. i) Viáticos para viajes al exterior: Para el pago de los mismos, se calculará y abonará el

ochenta por ciento (80%) con anterioridad a la partida. Al regreso del viaje mediante el formulario de “Solicitud de Reembolso de Gastos de Viaje” (o Voucher for reimbusement of expenses, ver Anexo 3-I) se reembolsará el veinte por ciento (20%) restante y los gastos adicionales aplicables (Tasa o impuestos de embargue y gastos terminales). Con dicho formulario se deberán presentar los boletos aéreos originales y los originales de otros comprobantes pertinente del viaje.

51. Rendiciones y liquidaciones de viaje: a) Los anticipos y rendiciones de viajes al exterior y a ciudades dentro del país se liquidan

de acuerdo a la escala correspondiente y son pagadas mediante cheque o transferencia bancaria.

b) Gastos de Viaje” (o Voucher for reimbursement of expenses, ver Anexo 3-I) en original, conjuntamente con los comprobantes originales y la “Solicitud de pago de pasajes y viá-ticos” (Anexo 3-H) debidamente firmada, lo que deberá ser presentado en un plazo máximo de diez (10) días de concluida la misión.

c) El interesado puede solicitar copia del formulario de reembolso debidamente liquidado al momento de recibir el pago.

G. GASTOS DE MISIONES RELACIONADAS CON LA PREPARACIÓN, EJECUCIÓN Y EVALUACIÓN DEL PROYECTO18

52. Acuerdos para la realización de misiones: El Director del Proyecto y el PNUD podrán acordar la realización de una misión, a iniciativa de cualquiera de ellos.

53. Los viajes relacionados con los gastos de misiones son aquellos vinculados a la revisión y evaluación de las actividades del proyecto.

54. Los trámites relativos a la contratación de consultores para misiones serán realizados directamente por PNUD.

55. Los gastos se refieren a remuneraciones, gastos de viaje y gastos conexos correspondien-tes a la contratación de consultores para tareas especiales en las revisiones y evaluaciones de las actividades del proyecto.

17 Bajo la siguiente denominación: “Programa Naciones Unidas para el Desarrollo”, NIT 312583-1 18 Gastos de misión: cuenta 71600 – gastos de viaje y 71200 – honorarios, del presupuesto.

Manual de Gestión de Proyectos de Ejecución Nacional Capítulo III: Recursos Humanos Edición: marzo de 2008 Pág. 14 de 14 56. En circunstancias excepcionales y con la debida justificación por escrito, los oficiales de

Gobierno pueden efectuar viajes para asistir a una reunión intergubernamental de las Na-ciones Unidas relacionada con actividades del proyecto, debitando de la cuenta 71600.

57. Los viajes se realizan únicamente para el cumplimiento de las actividades de la misión. Los viajes se estiman según costos reales e incluyen: Los viajes hacia y desde el exterior y los viajes a ciudades u otras localidades dentro del país.

58. Para la comprar de boletos, pago de viáticos y otros gastos adicionales relacionados con las misiones, aplican las mismas normas mencionadas en la Sección F, Viajes y misiones rela-cionadas con la preparación y la ejecución del proyecto (párrafos 44 a 51 de este Capítulo III).

H. ANEXOS REFERENTES AL CAPÍTULO III – RECURSOS HUMANOS


3-A Instructivo para la elaboración de términos de referencia

3-B Criterios para selección de candidatos

3-C Criterios para aplicación de viáticos en el proyecto

3-D Modelo del contrato de servicio

3-E Modelo del contrato por producto

3-F Modelo de la declaración jurada

3-G Formato de acuerdo sobre productos desarrollados

3-H Formato de solicitud de pago de pasaje y viáticos

3-I Voucher for reimbursement of expenses

Manual de Gestión de Proyectos de Ejecución Nacional Capítulo IV: Adquisición de Bienes, Servicios y Obras Civiles Edición: marzo de 2008 Pág. 1 de 16


IV. ADQUISICIÓN DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS CIVILES

A. CONSIDERACIONES GENERALES

1. El propósito del presente Capítulo es el establecimiento de una guía mínima de normas y procedimientos para la realización de los procesos de adquisición de bienes, servicios y/u obras civiles en los proyectos de ejecución nacional.

2. Cuando las actividades del proyecto son implementadas con el apoyo de una Agencia del Sistema de las Naciones Unidas, las normas y procedimientos que son aplicables para su ejercicio propio son las establecidas corporativamente por la Agencia respectiva.

3. El Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador es responsable de la adecuada conducción de los procesos de adquisición de bienes, servicios y obras civiles que se reali-cen dentro del marco del proyecto. Deberá observar principios internacionalmente acepta-dos para la selección de firmas consultoras y empresas proveedoras de bienes, servicios y/u obras civiles, dando la seguridad de procesos transparentes, otorgando imparcialidad, y buscando la mayor rentabilidad para los proyectos. Utilizará normas y procedimientos de acuerdo a las regulaciones establecidas por instituciones financieras internacionales, en el caso que éstas financien las compras o contrataciones a realizarse en el marco de un pro-yecto de ejecución nacional.

4. El Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador deberá asegurarse de haber transferido los fondos suficientes a las cuentas del PNUD para el cumplimiento de los com-promisos adquiridos y la realización de los pagos previstos, siguiendo las Regulaciones Financieras del PNUD para estos casos.

5. El Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador o el Gobierno, en su caso, deberán, obligatoriamente, mantener durante siete (7) años la documentación que avale que los procesos que se detallan en este Capítulo se han cumplido, ya sea para la Auditoría que se realizará al proyecto o para cualquier solicitud de información del PNUD.

B. PRINCIPIOS DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES

6. Definición: La adquisición de bienes, servicios y/u obras civiles es un proceso que abarca desde la identificación de las necesidades, selección de modalidad de compra, preparación y acuerdo del contrato, y todas las fases de la administración del contrato, hasta el final de los servicios contractuales o de la vida útil del bien (activo).

La adquisición de bienes y servicios, es una de las actividades que mayor impacto tiene sobre la ejecución adecuada de un proyecto. De la estrategia de adquisiciones dependerá, en buena parte, el logro de los resultados del proyecto y su oportuna conclusión.


La aplicación de normas a través de procedimientos equitativos y transparentes, consti-tuyen herramientas indispensables para resguardar los principios de responsabilidad de gestión y uso efectivo de los fondos, así como para crear mercados confiables y estables, incentivando la participación de oferentes competentes.

En este sentido, los procedimientos de adquisiciones aquí contenidos, incluyen normati-vas que aseguran trato igualitario a los oferentes y permiten reducir o eliminar la discrecio-nalidad o abuso intencional, tanto de las personas encargadas de la administración de los procesos, como de los oferentes que participan en los mismos.

7. Planificación de las Adquisiciones: La planificación de las adquisiciones es esencial para lograr la realización efectiva y oportuna de procesos, de adjudicación de contratos y la entrega de los bienes y servicios requeridos. Por esta razón, el Organismo Nacional de Ejecución/ Socio Implementador deberá preparar y mantener actualizados planes anuales de adquisiciones para el proyecto, que complementarán el plan de trabajo anual del pro-yecto (ver Anexo 4-A). Para la preparación de este plan, deberán tenerse en cuenta al menos los siguientes aspectos: a) Método para realizar las adquisiciones. b) Existencia de una lista de potenciales fuentes de adquisiciones. c) Disponibilidad segura de fondos y autorización para utilizarlos. d) Preparación y entrega de descripciones adecuadas de las adquisiciones. e) Plazos de entrega. f) Criterios de evaluación. g) Justificación adecuada en el caso de realizar adquisiciones no competitivas. (No es acep-

table la indicación de urgencia, cuando ésta es el resultado de una falta de planificación previa y debida).

8. Principios que deben ser observados en los procesos de adquisición de bienes, servicios u obras civiles: a) “Mejor valor por el dinero” (Best Value for Money): Significa la selección basada en la

integración de factores técnicos, organizacionales y de precios, de acuerdo a la impor-tancia de cada uno de los mismos, y, por consiguiente, no significa la elección del menor precio propuesto u ofertado. Una mejor relación calidad-precio considera una evaluación integral de los factores técnicos, organizacionales y de precios, a la luz de sus respecti-vas importancias (confiabilidad, calidad, experiencia, rendimiento anterior, costos reales de mercado, entre otros, y no se interpreta simplemente como aquella opción que ofrece el precio inicial más bajo.

b) Imparcialidad, integridad y transparencia: Como la competencia es lo básico para la eficiencia, imparcialidad y transparencia en las adquisiciones, el Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador es el responsable de asegurar la integridad del proceso de adquisiciones y el mantenimiento de la imparcialidad de todos los oferentes. Las normas y reglas aplicables deben ser claras y no ambiguas.

c) Efectiva competencia: El objetivo de la misma es proveer a todos los licitantes elegibles de los requerimientos del Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador en tiempo y con adecuada notificación y con la misma igualdad de oportunidades a todos ellos.

9. Ética en las adquisiciones: Durante los procesos de compra y ejecución de una orden de compra o contrato, se exige que los oferentes, así como los funcionarios o personas invo-lucradas que participen en los procesos, observen los más altos niveles éticos. A este res-



pecto, se deben tener en cuenta las políticas del PNUD en estos asuntos. A modo de ejem-plo, se incluye la “Declaración de Ética” utilizada por el PNUD, la cual deberá ser firmada por toda persona involucrada en procesos de adquisición o contratación del proyecto. (Ver Anexo 4-B).

10. Consideraciones ambientales: El Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador debe realizar sus actividades de una manera responsable en relación con el medio ambien-te, lo cual implica, que los bienes y/o servicios que se seleccionen minimicen el impacto ambiental19. Para determinar el grado de respeto por el ambiente de los bienes y/o servi-cios, se puede aplicar indicadores que señalan el nivel oficial ambiental con que fue apro-bado el producto, como ser: Energy Star, EU Eco label, Energuide, etc.

C. MÉTODOS DE ADQUISICIÓN

11. Introducción: Adicionalmente a la economía y eficiencia, el PNUD requiere del Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador transparencia y responsabilidad en el uso de los fondos públicos, lo cual afecta la elección del método de adquisición, la documentación y procedimientos a ser utilizados.

12. Métodos de solicitud de ofertas. Cuando la solicitud ha sido aprobada, los fondos han sido asegurados y las especificaciones, términos de referencia o insumos técnicos para obras han sido preparados y se cuenta con el monto estimado para la adquisición, el Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador debe decidir qué método de adquisición será utilizado.

13. Los métodos de solicitud de ofertas utilizados para la adquisición de bienes, obras o servicios son los siguientes: a) Compras locales (CL) (< US$2,500) b) Solicitud de Cotización (SDC) (> US$2,500 < US$100,000) c) Solicitud de Propuesta (SDP) (> US$100,000), y d) Invitación a Licitar (IAL) (> US$100,000) e) Compra Directa (UNGM, LTA)

14. Compras locales (CL) (< US$2,500): Es el proceso de compra aplicable cuando el monto de la adquisición es inferior a US$2,500. Se recomienda la obtención de tres (3) ofertas com-petitivas, mediante un proceso informal (las ofertas recibidas deberán constar por escrito, ya sea carta, fax o correo electrónico).

15. Solicitud de Cotización (SDC) (> US$2,500 < US$100,000): Es el proceso competitivo para adquirir bienes, servicios u obras civiles, aplicable cuando el contrato previsto es por un monto superior a los US$2,500 e inferior a los US$100,000. Se exige la obtención de un mínimo de tres (3) ofertas competitivas por escrito y en sobre cerrado.

La competencia está dada por la obtención de un mínimo de tres (3) ofertas competiti-vas (es decir, que cumplen con los requerimientos y términos establecidos) y calificadas

19 Los proyectos deberán cumplir con las leyes y reglamentos nacionales relativos al medio ambiente.


(donde el proveedor se ajusta a los criterios de elegibilidad establecidos), y donde se selec-ciona la oferta de menor precio.

Se lleva a cabo preferentemente en forma pública, a través de anuncios en periódicos, uso de portales Web (por ejemplo, el del Organismo Nacional de Ejecución/Socio Imple-mentador, Guatecompras, entre otros), aunque podrá realizarse mediante invitación a em-presas precalificadas o preseleccionadas mediante los distintos métodos existentes (prese-lección, expresiones de interés, registro de proveedores, proveedores que hayan cumplido satisfactoriamente sus contratos en procesos anteriores, etc.). Se sugiere que en caso de adquisición de bienes, la lista de empresas preseleccionadas incluya entre seis (6) a doce (12) empresas.

Se incluye modelo de texto de SDC (Anexo 4-C).

16. Solicitud de Propuestas (SDP) (> US$100,000): Se utiliza mayoritariamente para servicios de consultoría o servicios similares o bienes complejos. Una SDP también puede usarse para adquisiciones menores a US$100,000 de bienes, servicios u obras civiles.

Una SDP conduce a la selección de la propuesta que mejor se ajuste a los requisitos es-pecificados, incluyendo precio y otros factores, de acuerdo al método de dos sobres. Es un proceso público, que debe observar procedimientos formales

Se incluye modelo de texto de SDP (Anexo 4-D).

17. Invitación a Licitar (IAL) (> US$100,000): Es generalmente utilizada en compras mayores a US$100,000, para la compra de bienes, obras civiles o servicios que puedan ser cuantifica-bles en cantidad y en calidad.

La IAL debe ser difundida públicamente, mediante avisos publicados en la prensa local e internacional, uso de portales Web (por ejemplo, el del Organismo Nacional de Ejecu-ción/Socio Implementador, PNUD Guatemala, PNUD Sede, Guatecompras, entre otros), o invitaciones a licitar a una lista de empresas pre-calificadas. En caso se aplique, la pre-calificación se basa en un proceso público y abierto, el cual se define con base en las nor-mas y procedimientos del PNUD.

Para asegurar economía y eficiencia, la selección está dada por la obtención de un mí-nimo de tres (3) ofertas competitivas (es decir, que cumplen con los requerimientos y tér-minos establecidos) y calificadas (donde el proveedor se ajusta a los criterios de elegibili-dad establecidos) y donde se selecciona la propuesta aceptable de menor precio.

Se incluye modelo de texto de IAL (Anexo 4-E).

18. Compra Directa (CD): La compra directa puede utilizarse como método únicamente cuando la adquisición se realice a través del “United Nations Global Marketplace (UNGM)” o se ejecute dentro del marco de un Acuerdo a Largo Plazo20 (LTA, por sus siglas en inglés) del PNUD. Para artículos comúnmente utilizados, como computadoras, programas informáticos (software), equipos de oficina y vehículos, el PNUD cuenta con acuerdos a largo plazo con diferentes proveedores, aplicables a su red mundial de oficinas, los cuales puede poner a disposición del Organismo Nacional de Ejecución/ Socio Implementador para adquisiciones mayores a US$100,000.

20 El Acuerdo a Largo Plazo (LTA) es el resultado de un proceso competitivo a nivel internacional, conducido por la Sede del PNUD en Nueva York, en el cual se establece un acuerdo mutuo con un proveedor, de proporcionar bienes o servicios, según se requiera, por un período de tiempo específico, donde la cantidad se determina en precios o disposiciones de precios ya fijados. Un LTA puede ser regional, local, o a través de Agencias del Sistema de las Naciones Unidas.



19. Tipos de competencia: Dependiendo de la naturaleza y tamaño del proceso de adquisición, los métodos de competencia comúnmente utilizados por el PNUD para la adquisición de bienes, servicios u obras civiles, son los siguientes: a) LPI – Licitación Pública Internacional b) LIR – Licitación Internacional Restringida c) LPN - Licitación Pública Nacional

20. Licitación Pública Internacional (LPI): La licitación pública internacional, método preferido para las adquisiciones, intenta proveer información en forma igualitaria y al mismo tiempo a todos los licitantes elegibles, sobre los requerimientos del Organismo Nacional de Ejecu-ción/Socio Implementador. Se inicia mediante un anuncio publicado en prensa local e inter-nacional, invitando a los licitantes interesados a consultar o solicitar los documentos de licitación al Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador correspondiente.

Para contratos de entre US$100,000 y US$500,000, se aconseja publicar en la página Web del PNUD Guatemala y de la Sede (Procurement Notice on UNDP). Para contratos que superen los US$500,000 adicionalmente deben ser publicados en la revista Development Business y/o cualquier otra publicación relevante de circulación internacional. El período entre el anuncio de la LPI y la recepción de ofertas, no debe ser inferior a treinta (30) días calendario, dependiendo de la complejidad y naturaleza de bienes, servicios u obras civiles requeridas.

21. Licitación Internacional Restringida (LIR): Ésta se limita a una lista corta de proveedores pre-calificados, seleccionados de una manera no discriminatoria por el Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador, a partir de un registro de proveedores idóneos, una lista de proveedores pre-calificados, una lista de aquellos que hayan expresado su interés y otras fuentes.

La pre-calificación se realiza mediante una evaluación de proveedores interesados en participar en una licitación, para lo cual se realiza una publicación en medios de prensa nacional e internacional. El período entre el anuncio de invitación a pre-calificar y la última fecha de entrega de la información solicitada en el anuncio no debe ser inferior a los quince (15) días calendario. La pre-calificación se mantendrá vigente por un (1) año.

22. Licitación Pública Nacional (LPN): El Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementa-dor puede utilizar la competencia local o nacional para los siguientes casos, mediante publi-cación en diarios locales o nacionales para asegurar la competencia: a) Obras civiles, cuando el país posee suficiente base de oferentes (mínimo de tres), b) Servicios profesionales menores a US$30,000, c) Bienes disponibles en el mercado local, cuyo precio es inferior a los precios de referencia

indicados por Agencias de Naciones Unidas, o acuerdos a largo plazo del PNUD, d) Servicios para programas que requieran el conocimiento del sistema/realidad nacional.

El período entre el anuncio de la LPN y la recepción de ofertas no debe ser inferior a veintiún (21) días calendario.

23. Excepciones a la competencia: Las causas de excepción a la competencia deben estar enmarcadas en la legislación nacional que aplique al Organismo Nacional de Ejecu-ción/Socio Implementador, siempre y cuando no contradiga los principios del PNUD. A modo de ejemplo, a continuación se indican algunas causales de excepción de competencia


permitidas por el PNUD, así como ejemplos de justificaciones aceptables y algunas conside-raciones prácticas: a) Compras menores a US$2,500: Compra local. b) No existe un mercado competitivo (Precios/ tarifas establecidas): Existencia de un mo-

nopolio, precios fijados por la legislación nacional, o cuando el requerimiento involucre productos o servicios propietarios. Indicar nombre del organismo regulador o de la ley que controla las tarifas o que establece los precios. Se debe adjuntar una lista impresa de las tarifas en vigencia, si la misma estuviera disponible.

c) Producto o servicio amparado por un derecho de propiedad intelectual: Explicar por qué otras fuentes no tienen la capacidad de prestar el servicio o proveer el producto adecua-damente.

d) Normalización/ estandarización: Cuando se requiera que un bien se ajuste o adapte a un tipo, modelo o norma. Por ejemplo: la plataforma informática existente exige compati-bilidad de equipamiento o software propietario. Proporcionar información sencilla, sim-ple y directa, basada en hechos concretos, de modo que una persona sin conocimientos técnicos pueda comprender el motivo.

e) Cooperación con otras organizaciones de las Naciones Unidas: Vincular el acuerdo a largo plazo por parte de cualquier otra organización de las Naciones Unidas.

f) Bienes adicionales con requerimientos idénticos: Bienes que han sido adquiridos a tra-vés de un proceso competitivo dentro de los últimos doce (12) meses y donde los pre-cios, cantidades máximas y condiciones ofertadas se mantienen. Proporcionar informa-ción detallada sobre el requerimiento adicional.

g) Proceso competitivo no produjo resultados satisfactorios: Como resultado de un proceso competitivo se recibieron menos de tres (3) ofertas, o a pesar de haber recibido más de tres (3) ofertas, luego de efectuada la evaluación, no se cuenta con tres (3) ofertas comparables.

h) Compra o arrendamiento de una propiedad: Se selecciona el lugar con base en conside-raciones de seguridad, ubicación, presupuesto, entre otros.

i) Emergencia: Desastres naturales, epidemias o situaciones de crisis, declaradas por el Coordinador de Asistencia Humanitaria del PNUD.

j) Servicios profesionales que no pueden ser evaluados objetivamente: Esto se relaciona con Servicios complejos de Investigación y Desarrollo.

D. PROCESO DE SOLICITUD DE OFERTAS

24. Introducción: Después de determinar cuál método de adquisiciones se utilizará, el Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador debe elaborar los documentos para solicitar la presentación de ofertas para los bienes, servicios u obras civiles que se requie-ran. Aunque el nivel de detalle y la complejidad de estos documentos variará según la naturaleza y el monto del contrato previsto, deberá contener toda la información necesaria para preparar una oferta, propuesta o cotización que ofrezca el mejor valor por los bienes, obras o servicios a ser provistos.

Los documentos de solicitud generalmente deben incluir lo siguiente: a) Carta de invitación; b) Instrucciones a los oferentes; c) Forma de la solicitud de oferta (es decir, propuesta, licitación, cotización); d) Forma del contrato propuesto (es decir, orden de compra, contrato por servicios profe-

sionales de empresas, etc.);



e) Condiciones del contrato, generales y especiales; f) Especificaciones técnicas o términos de referencia o descripción de las obras; g) Criterios de evaluación; y h) Requerimientos mínimos de calificación.

25. Los Documentos de Solicitud: En el proceso de preparación de los documentos de solicitud, el Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador debería considerar los siguientes escenarios para los insumos requeridos: a) Las ofertas pueden solicitarse sobre la base de un monto global o suma alzada. Cuando

el documento para licitar abarca una gran cantidad de elementos de bajo costo con rela-ción a los cuales las adjudicaciones por separado no resultarían ventajosas para el pro-yecto por razones de logística, podrá solicitarse las ofertas sobre la base de un monto global. En dichos casos, los oferentes también podrán responder sobre la base de cada elemento o sobre la base de “un todo o nada”. Si así se especificase en los documentos para licitar o cotizar, el Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador podrá mantener la opción de convertir los montos globales de los precios de la oferta en pre-cios unitarios prorrateados.

b) Agrupamiento de ítems similares: Los ítems similares siempre deben ser agrupados, se soliciten o no las ofertas basadas en un grupo de elementos. Si dichos ítems no fuesen similares puede ser aconsejable dividirlos en invitaciones a licitar independientes o lotes.

c) Cambios en las cantidades: Cuando no se tiene certeza sobre la cantidad exacta requeri-da, puede indicarse una cantidad estimada en la invitación con una cláusula que aclare que el Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador se reserva el derecho de aumentar o disminuir la cantidad indicada en un veinticinco por ciento (25%) como máximo, al momento de adjudicar, sin que se modifiquen los términos y condiciones. Este porcentaje podrá ser en valor o en cantidad de unidades, equivalentes al porcentaje antes indicado.

26. Idioma: Los documentos de solicitud y las ofertas deberá ser preparadas en español, así como el contrato firmado con el licitante seleccionado, y ese idioma será el que regirá entre el Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador y el contratado.

27. Carta de Invitación: Debe incluir: a) Referencia y título del proceso; b) Marco Legal del proceso y normas aplicables; c) Lista de documentos incluidos; d) Lugar, fecha y hora límite de recepción y apertura pública de ofertas, cuando correspon-

da.

28. Instrucciones a los oferentes: El propósito de las instrucciones es expresar todas las guías relevantes que gobiernan la preparación, presentación y evaluación de las ofertas. Las instrucciones contendrán una lista de los documentos que se requieran para constituir un proceso de licitación completo, así como la indicación de que una oferta podrá ser rechaza-da si no contiene todos los elementos que se solicitan.

29. Cuando se establezca el período para presentar ofertas, el Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador deberá asegurase que el tiempo es el adecuado para que


cada oferente prepare su oferta, teniendo en cuenta el tamaño y la naturaleza de lo reque-rido. Dicho período puede ser de una (1) a seis (6) semanas dependiendo la complejidad del insumo deseado y el tipo de competencia aplicable.

30. Propuestas alternativas: Los documentos de solicitud deben indicar claramente si será permitida o no la presentación de propuestas alternativas, es decir, cuando un proveedor presenta dos o más ofertas con variaciones para el mismo requerimiento.

31. Modificaciones a los documentos de licitación: Las instrucciones estipularán que alguna información adicional, clarificación, corrección de errores o modificación de los documentos de licitación, podrá ser informada por escrito a todos los oferentes, con suficiente antela-ción a la fecha de recepción de las ofertas.

32. Moneda y Pagos: Se darán instrucciones específicas con relación a la moneda de cotización y de pago que se utilizará para el proceso y contrato. Para propósito de comparación de las ofertas recibidas, el Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador deberá convertir los precios ofertados a una sola moneda. A modo de ejemplo, el PNUD utiliza la “Tasa operacional de cambio de las Naciones Unidas” vigente en la fecha de apertura de las ofertas, la cual puede ser consultada en el sitio Web: www.un.org/depts/treasury.

33. Plazo de validez de oferta: Es el plazo en el cual el oferente se compromete a mantener las condiciones y términos de su oferta. El plazo de validez de ofertas deberá establecerse en los documentos de invitación y podrá oscilar entre treinta (30) y ciento veinte (120) días.

34. Garantías de oferta/propuesta: El Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador tiene la opción de requerir una garantía bancaria o póliza de seguro. Cuando corresponda, la garantía se determinará sobre la base del monto y de la complejidad del contrato. Es aconsejable que se utilice para todos los procesos por contratos que excedan los US$300,000 y el monto de dicha garantía puede llegar a casi el dos por ciento (2%) del valor estimado del contrato. Debe expresarse como un monto específico más que como un porcentaje de dicho valor estimado.

El período de validez de la garantía deber ser como mínimo treinta (30) días adicionales al de validez de la oferta indicado en los documentos de solicitud, el cual dependiendo de la complejidad de los bienes, servicios u obras a ser comprados, un plazo suficiente se en-cuentra entre treinta (30) y ciento veinte (120) días, lo cual es aceptable para evaluar las propuestas u ofertas. Si se ha solicitado una garantía para una Oferta/Propuesta, cualquier oferta no garantizada será rechazada.

Todas las garantías de oferta/propuesta serán devueltas una vez firmado el contrato con el proveedor seleccionado.

35. Garantía de Cumplimiento de Contrato: Se requiere para todos los contratos por un monto superior a US$500,000, a fin de asegurar el cumplimiento del contrato. El monto de la garantía puede variar dependiendo de la naturaleza y magnitud del contrato. Se recomien-da que el monto de la garantía sea por el equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato y su validez exceda en al menos treinta (30) días, la fecha prevista para el cum-plimiento de todas las obligaciones contractuales por parte del proveedor.

La garantía de cumplimiento debe ser emitida en la misma moneda del contrato y en una de las siguientes formas:

http://www.un.org/depts/treasury



a) Garantía bancaria, b) Cheque de caja o cheque certificado, c) Póliza de seguro, si es pagadera a la vista, d) Porcentaje del total del pago retenido hasta la aceptación final del bien, servicio u obra.

La garantía de cumplimiento de contrato deberá ser devuelta al contratista/proveedor dentro de los treinta (30) días de completado el contrato respectivo, incluyendo cualquiera obligación garantizada.

36. Consultas de los oferentes: Las consultas de los oferentes se manejará en forma escrita (carta, fax o correo electrónico): a) Método escrito: Cualquier potencial oferente que necesite una aclaración con relación a

los documentos del proceso, debe presentar sus consultas por escrito, y únicamente quien emitirá los documentos dará respuesta. Las respuestas a dichas consultas serán otorgadas por escrito. Estas contestaciones, junto con el texto de las preguntas, deben enviarse a todos los potenciales oferentes o ser publicada, sin citar el origen de la con-sulta. Las respuestas otorgadas formarán parte y será leídas conjuntamente con los do-cumentos del proceso.

b) Conferencia previa: De ser necesario, se podrá realizar para ampliar la información de los documentos de licitación; sin embargo no es un mecanismo para responder consul-tas. Las consultas y respuestas se manejarán por escrito, dentro de los plazos y a través de los medios indicados en los documentos de licitación.

37. Presentación de las Ofertas: Es responsabilidad de los oferentes asegurarse que las ofertas sean presentadas en el lugar de entrega estipulado y dentro de la fecha y hora límite, debi-damente firmadas por los representantes legalmente autorizados.

Si las ofertas se entregan en mano, los oferentes deben completar y firmar el registro de entrega de ofertas que tendrá disponible el Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador en el que figure la fecha y la hora de la entrega.

Las ofertas/propuestas tardías deben ser rechazadas. Las ofertas/propuestas recibidas con posterioridad a la hora fijada deben ser devueltas sin abrirse en el momento de su presentación.

38. Recepción de las Ofertas: En el caso de Cotización Local (CL), las ofertas remitidas por correo electrónico, se deberá considerar que la fecha y hora válidas serán las de recepción por parte del Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador.

En el caso de las Solicitudes de Cotización (SDC), el funcionario o persona encargada de las adquisiciones recibirá las ofertas presentadas en sobre cerrado.

En el caso de las Invitaciones a Licitar (IAL) o de las Solicitudes de Propuestas (SDP), todas las ofertas/propuestas debe recibirlas una persona que no se encuentre directamente involucrada con el proceso de adquisiciones. A todas las ofertas/ propuestas se les debe sellar la hora/fecha de su recepción y quien entrega por parte del oferente, deberá comple-tar el registro de entrega de ofertas. Las ofertas serán abiertas inmediatamente después de cumplido el plazo mínimo de recepción. Las ofertas/propuestas recibidas deberán ser mantenidas en un lugar seguro y bajo llave.

39. Modelos de Solicitud de Ofertas: Los modelos utilizados por el PNUD de acuerdo al método de adquisiciones que corresponda, constituyen anexos a este Manual (Ver Anexos 4-C, 4-D


y 4-E).

E. EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS

40. Apertura de las ofertas o propuestas (superiores a US$100,000): cuando las ofertas han sido obtenidas a través de una Invitación a Licitar (IAL), deben abrirse en público a la hora y en el lugar especificados en la IAL. La apertura debe realizarse inmediatamente después de cumplido el plazo máximo establecido de recepción de ofertas, y en presencia de repre-sentantes de los oferentes.

41. Durante el acto de apertura, la persona designada por la autoridad del proyecto que corresponda, completará y firmará un formulario en el que conste, entre otros: a) Nombre del oferente y de su representante en el acto de apertura, quien también firma-

rá el formulario, b) Precio y moneda de la oferta, por lote, cuando corresponda, c) Precios de ofertas alternativas, aún cuando se haya establecido que no son aceptables, d) Presentación o no de una garantía de oferta, si fue requerida, y e) Descuentos, si son ofertados.

42. En el caso de la Solicitud de Propuestas (SDP) no es necesaria la apertura en público de los sobres que contienen las propuesta técnicas, ya que las propuestas económicas no pueden abrirse sin haber completado la evaluación técnica.

43. Aplicación de los criterios de evaluación: El propósito de la evaluación, de acuerdo con los principios del PNUD, es asegurar la selección de la oferta mejor calificada y que asegure obtener el mejor valor por el dinero.

44. Evaluación de las Solicitudes de Cotización (SDC): Después de recibidas las cotizaciones, las ofertas será abiertas y evaluadas en presencia del Comité de Evaluación, designado por el Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador. Generalmente dicho Comité deberá estar formado por al menos tres (3) funcionarios o personas capacitadas, para ase-gurar transparencia e imparcialidad. Cada integrante del Comité de Evaluación, deberá firmar una Declaración de Imparcialidad y Confidencialidad conforme al modelo que se adjunta (Anexo 4-I).

Todas las ofertas deberán ser evaluadas contra los criterios de evaluación establecidos en los documentos de invitación para determinar: (i) si los bienes, servicios u obras civiles están de acuerdo con lo solicitado, y (ii) si el oferente cumple en los siguientes aspectos:

a) Conformidad con las especificaciones / términos de referencia; b) Calidad del producto, es decir, conformidad con las normas nacionales / internacionales

aplicables al mismo; c) Fecha establecida para la entrega; d) Cumplimiento con los términos y condiciones generales del PNUD, según aplique; e) Mantenimiento y disponibilidad de accesorios o repuestos post-venta en el país; y f) Precio ofertado según condiciones establecidas. Todo lo actuado durante la evaluación quedará reflejado en un informe de evaluación, firmado por todos los integrantes del Comité de Evaluación.

En el caso de la SDC, el precio sirve como la medida para adjudicar el contrato, a menos



que la oferta sea rechazada por razones específicas.

45. Evaluación de las Invitaciones a Licitar (IAL): Luego de abiertas públicamente las ofertas, el Comité de Evaluación, designado por el Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implemen-tador, realizará la evaluación respectiva. Dicho Comité deberá estar formado por tres (3) a cinco (5) funcionarios o personas capacitadas, para asegurar transparencia e imparcialidad. Cuando fuese necesario, podrá contratarse un consultor especializado para ayudar con el análisis de las ofertas. Cada integrante del Comité de Evaluación, deberá firmar una Decla-ración de Imparcialidad y Confidencialidad conforme al modelo que se adjunta (Anexo 4-I).

46. Todas las ofertas deberán ser evaluadas contra las especificaciones, descripción de los trabajos o términos de referencia estipulados en los documentos de solicitud. El sistema de puntaje o criterios de evaluación deben establecerse desde los documentos de invitación, considerando los siguientes factores: a) Conformidad con las especificaciones, descripción de los trabajos o términos de referen-

cia; b) Calidad del Producto, es decir su conformidad con normas nacionales / internacionales; c) Plazo de entrega; d) Cumplimiento con los términos y condiciones generales del PNUD, según aplique; e) Mantenimiento post-venta; f) Mantenimiento y disponibilidad de repuestos; g) Capacidad técnica y financiera del proveedor; y h) Precio ofertado según condiciones establecidas.

Todo lo actuado durante la evaluación quedará reflejado en un informe de evaluación, firmado por todos los integrantes del Comité de Evaluación. Solamente será consideradas aceptables aquellas ofertas que ofrezcan elementos que cumplan o excedan las caracterís-ticas establecidas o mínimos requeridos. Una calificación que realice un oferente en las especificaciones de su oferta y que no está contemplada en la invitación a licitar será cui-dadosamente examinada para asegurarse que la oferta responda a los términos y condicio-nes de la invitación a licitar. En el caso de la IAL, el precio sirve como la medida para ad-judicar el contrato, a menos que la oferta sea rechazada por razones específicas.

47. Evaluación de las Solicitudes de Propuestas (SDP): Luego de recibidas y abiertas las propuestas técnicas, el Comité de Evaluación, designado por el Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador, realizará la evaluación respectiva. Dicho Comité deberá estar formado por tres (3) a cinco (5) funcionarios o personas capacitadas, para asegurar transparencia e imparcialidad. Cuando fuese necesario, podrá contratarse un consultor especializado para ayudar con el análisis de las ofertas. Cada integrante del Comité de Evaluación, deberá firmar una Declaración de Imparcialidad y Confidencialidad conforme al modelo se adjunta (Anexo 4-I).

48. Cuando se trate de servicios profesionales de empresas, ONGs, etc., la propuesta económi-ca deberá proveer los detalles de costos, tales como: los honorarios de la consultoría por día, cantidad de días de trabajo, estimación de gastos de viaje, etc., para permitir poder negociar aspectos técnicos con el oferente que pueden redundar en el precio.

Manual de Gestión de Proyectos de Ejecución Nacional Capítulo IV: Adquisición de Bienes, Servicios y Obras Civiles Edición: marzo de 2008 Pág. 12 de 16 49. Recibidas en dos sobres separados, el Comité Evaluación debe primero abrir las propuestas

técnicas, y luego las propuestas económicas habilitadas. El Organismo Nacional de Ejecu-ción/Socio Implementador tendrá dos opciones para la evaluación de las propuestas técni-cas: a) Menor Precio: Los proveedores deberá considerarse como calificados y con capacidad de

responder correctamente si obtienen el puntaje técnico mínimo indicado en la SDP. Se debe considerar calificada o habilitada una propuesta que alcance un puntaje de al me-nos un setenta por ciento (70%). Las propuestas que no cumplen con este requisito de-ben ser rechazadas por no poder responder a lo solicitado. Solamente se abrirán las propuestas económicas de aquellos oferentes que obtuvieron el mínimo de setenta por ciento (70%) durante la evaluación técnica. Las restantes propuestas económicas per-manecerán cerradas.

b) Análisis Acumulativo: Bajo esta metodología el total de la calificación se obtiene de la combinación de factores técnicos y económicos. Una propuesta técnica se considera cali-ficada o aceptable de acuerdo con el puntaje atribuido en relación a cómo la misma cumple con los criterios fijados en la SDP. El costo de la propuesta es considerado como un criterio de evaluación, el cual no puede ser menor a un treinta por ciento (30%) del total de cien por ciento (100%) de los factores indicados en la SDP. La ponderación de la propuesta técnica no puede ser menor a un setenta por ciento (70%) del total de cien por ciento (100%) de los factores indicados en la SDP. El puntaje de las propuestas técnica y económica debe estar claramente indicado en la SDP.

F. ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO

50. Introducción: Para todos los contratos de US$ 30,000 o más, el PNUD designa por un período máximo de dos (2) años un Comité de Contratos y Adquisiciones (CAP, por sus siglas en inglés), el cual tiene por cometido asesorar por escrito en forma independiente y objetiva sobre las adquisiciones y cumplimiento de las reglas y políticas aplicables. Asi-mismo revisa los casos de excepcionalidad. Cabe señalar que, de forma de asegurar la responsabilidad del PNUD, el Director de País puede solicitar al proyecto que someta cual-quier caso al análisis del comité mencionado, para su revisión y asesoramiento final por escrito.

51. El Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador adjudicará los contratos dentro del período de validez de las propuestas/ofertas, cuando: (i) se ha respondido sustancial-mente a los documentos de solicitud, y (ii) se obtiene el mejor valor por el dinero.

52. Cuando se ha utilizado la Solicitud de Cotización (SDC), los contratos son adjudicados al proveedor calificado que responda a los requisitos, que presente la oferta de menor precio.

53. Cuando se haya utilizado la Invitación a Licitar (IAL), los contratos se adjudican al oferente habilitado que haya cotizado el menor precio evaluado. Este término incluye el costo de otros elementos (si fuese posible) tales como los costos operativos y de mantenimiento.

54. Cuando se haya utilizado una Solicitud de Propuesta (SDP) la adjudicación se puede realizar de acuerdo a los siguientes métodos (estas condiciones deberá estar previamente estable-cidas en el pliego de la SDP): a) Los oferentes que obtengan el mínimo puntaje requerido para su habilitación técnica,



serán invitados a la apertura de sobres conteniendo sus ofertas económicas, adjudicán-dose a la de menor precio ofertado; y

b) Los oferentes que obtengan el mínimo puntaje requerido para su habilitación técnica, será invitados a la apertura de sobres que contengan sus ofertas económicas, y se pro-cederá a la aplicación del peso relativo establecido en el documento del proceso, adjudi-cándose a la de mayor puntaje.

55. Negociación. Cuando el precio es factor de selección, no es recomendable ninguna negociación del mismo. Sin embargo, pueden realizarse negociaciones con el proveedor seleccionado para acordar la forma de pago, términos y condiciones especiales, plazo de entrega, etc. siempre y cuando no se modifiquen los aspectos que fueron considerados para determinar la evaluación que llevó a la selección de la oferta. Es de suma importancia que las negociaciones conduzcan a una comprensión clara por ambas partes sobre cuáles son las responsabilidades que tienen bajo el contrato.

56. Tipos y formas de contrato: El Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador utilizará los tipos y formas de contrato puestos a disposición por el PNUD-Guatemala.

57. Enmiendas a los contratos: En general no es una buena práctica la enmienda de contratos, por lo que se debería tratar de evitarse, salvo en situaciones específicas como cuando de-ben cambiarse ciertos aspectos no relevantes del contrato.

58. Información a oferentes no seleccionados y procedimientos de protesta: El Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador deberá indicar en los documentos de solicitud los mecanismos y los procedimientos a ser utilizados en estos casos.

59. Transparencia: A fin de transparentar las acciones tomadas dentro de un proceso, el Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador deberá publicar los resultados de todos los procesos realizados valuados en más de US$100,000, en los portales Web utiliza-dos para la difusión del proceso, (por ejemplo, el del Organismo Nacional de Ejecu-ción/Socio Implementador, PNUD Guatemala, PNUD Sede, Guatecompras, entre otros).

60. Transporte y seguro: El flete, o el costo de los servicios de transporte, es un elemento importante en el precio de entrega de muchos bienes importados, que debe tomarse en cuenta desde la preparación de los documentos de invitación, tomando en consideración si la responsabilidad es del comprador o del proveedor, en función del INCOTERM utilizado.

61. Seguro de carga: Durante el transporte y almacenamiento, la carga puede quedar expuesta a riesgos de daño, robo, rotura, no-recepción de parte o de la totalidad de los bienes en-viados y otros. El seguro de carga protege contra las pérdidas económicas producidas por estos riesgos, lo cual también debe tomarse en cuenta desde la preparación de los docu-mentos de invitación, tomando en consideración si la responsabilidad es del comprador o del proveedor, en función del INCOTERM utilizado.

62. INCOTERMS 2000: The International Commercial Terms (INCOTERMS) define las obligacio-nes del comprador y del proveedor en relación al transporte de bienes. Es importante que dichos términos sean aplicados en todos los contratos que involucren el transporte de bie-


nes que realice el Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador, dado que su uso es generalizado a nivel internacional. Estos deben definirse desde la preparación de los documentos de invitación.

G. ADMINISTRACIÓN DE LOS CONTRATOS

63. Formas de Pago: En los siguientes párrafos, a modo de ejemplo, se indican las normas usualmente utilizadas en los contratos por el PNUD.

64. Salvo cuando las prácticas comerciales habituales o el interés del PNUD así lo requiera, no se firmará contrato u orden de compra alguno que requiera pagos anticipados o a cuenta por bienes o servicios de un contrato. Cuando se acuerde un pago anticipado, las razones para ello deberán registrarse. En tales casos se les solicitará a los proveedores otorgar una garantía bancaria o cheque certificado, los que deberán tener validez por la duración total del contrato. El monto del anticipo no podrá exceder del veinte por ciento (20%) del mon-to total del contrato.

65. En el caso de bienes, la forma de pago debe vincularse con los plazos de entrega (INCOTERMS 2000) aplicados a las adquisiciones. En todos los casos, salvo cuando se utilicen términos de entrega, entre otros, DDU (Delivery Duty Unpaid – Entregada Derechos No Pagados) o CIF (Cost, Insurance and Freight - Coste, Seguro y Flete), el pago se efectuará dentro de los plazos establecidos en los documentos de invitación, una vez reci-bidos los documentos de embarque y las facturas. Similarmente, en los casos que se utilice los términos de entrega DDP (Delivery Duty Paid – Entrega Derechos Pagados) o CIP (Ca-rriage and Insurance Paid to - Entrega Derechos Pagados), el pago se realizará dentro de los plazos establecidos en los documentos de invitación, una vez recibidos los bienes.

66. En el caso de servicios u obras civiles, los pagos se realizará en etapas y en relación con los productos entregados.

H. ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

67. El Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador deberá mantener en regla y organizado el inventario de todo el equipo que sea adquirido en el marco del proyecto res-pectivo. Asimismo, será responsable de asegurarse que el equipo y los suministros adquiri-dos sean utilizados estrictamente para propósitos del proyecto, y que el equipo sea mante-nido en buen estado de funcionamiento, así como, de la obtención de las respectivas póli-zas de seguro.

68. El Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador debe proveer anualmente al PNUD Guatemala un inventario de todo el equipo adquirido en el marco del proyecto. Asi-mismo, el PNUD le podrá solicitar actualización del inventario de equipo en cualquier mo-mento, según se requiera.

69. En caso de daño, hurto o pérdida de cualquier equipo adquirido en el marco del proyecto, el Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador deberá suministrar un informe reportando dicho acontecimiento al PNUD Guatemala, adjuntando a éste la respectiva de-



nuncia policial en donde se establezcan los detalles y los eventos que hayan dado lugar a la pérdida o daño del equipo. Este informe puede ser usado con el propósito de solicitud de reposición al seguro y para acciones disciplinarias.

70. El Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador tomará las medidas necesarias en relación con la actualización del inventario y la consecución de pólizas de seguros. Éstas deberán ser tramitadas directamente por el Coordinador del Proyecto, y en el caso de vehí-culos que aún no han sido transferidos al Organismo Nacional de Ejecución/Socio Imple-mentador, se deberá enviar copia de las pólizas al PNUD para un correcto control de las mismas.

71. Por transferencia del equipo se entiende el trámite por el cual el PNUD transfiere la propiedad de bienes adquiridos en el marco de un proyecto al Organismo Nacional de Eje-cución/Socio Implementador o, en casos especiales, a otras contrapartes, de acuerdo a lo establecido en el documento de proyecto o convenio de donación.

72. El Director de País del PNUD, en consulta con el Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador y con los donantes correspondientes, decidirá sobre la transferencia y otras disposiciones del equipo adquirido en el marco del proyecto. La transferencia se formaliza mediante la firma de un “Acta de transferencia”.

73. En cualquier momento durante la ejecución del proyecto, el equipo podrá ser transferido al Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador, a otro proyecto para que éste lo administre durante el desarrollo de las actividades propias del proyecto o podrá ser vendido previa consulta con el PNUD. Sin embargo es una buena práctica transferir los equipos inmediatamente después de su recepción y aceptación, salvo los adquiridos libres de im-puestos de importación, mediante franquicia. Después de la transferencia, la institución que lo recibe será la responsable del equipo a partir de la entrega de éste.

74. En todos los casos de transferencia, el documento de transferencia debe ser firmado y conservado por el Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador.

75. Cuando se solicite la transferencia de vehículos antes de cumplir con el plazo establecido por el Gobierno para la exención total de impuestos sobre dicho bien, el Organismo Nacio-nal de Ejecución/Socio Implementador deberá cubrir los impuestos que correspondan y los gastos de transferencia, y una vez autorizada ésta, para los casos en los cuales el vehículo tuviere placas de “Misión Internacional” (MI), el Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador deberá devolvérselas al PNUD (para que éste a su vez pueda devolverlas a quien corresponda en el Gobierno). Para todos los casos en que el PNUD transfiera vehícu-los, el Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador deberá acreditar que los mismos se encuentran libres del pago de multas, ya que de ser así, el Organismo Nacional de Ejecución/ Socio Implementador será responsable del pago previo de las mismas.

I. ANEXOS REFERENTES AL CAPITULO IV – ADQUISICIÓN DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS CIVILES



4-A Modelo de Plan de adquisiciones

4-B Modelo de Declaración de Ética

4-C Modelo de Solicitud de Cotización (SDC)

4-D Modelo de Solicitud de Propuesta (SDP)

4-E Modelo de Invitación a Licitar (IAL)

4-F Modelo de Condiciones generales para compra de bienes

4-G Modelo de Condiciones generales para servicios profesionales

4-H Modelo de Condiciones generales para servicios comerciales

4-I Modelo de Declaración de Imparcialidad y Confidencialidad

Manual de Gestión de Proyectos de Ejecución Nacional Capítulo V: Recursos Financieros Edición: marzo de 2008 Pág. 1 de 11


V. RECURSOS FINANCIEROS

A. FUENTES DE FINANCIAMIENTO

1. Independientemente de cuál sea la procedencia de los recursos financieros de un proyecto de ejecución nacional, la operación del mismo se regirá por las normas y regulaciones con-tenidas en este manual. Además de los recursos regulares del PNUD (TRAC) el financia-miento de las actividades acordadas en el documento de proyecto puede provenir de otras fuentes, tales cómo: a) Recursos especiales administrados por el PNUD: Estos recursos pueden provenir de

fuentes como: Capacidad 2015 Fondo del Protocolo de Montreal, Fondo Mundial para el Medio Ambiente (GEF), Fondos de Fideicomiso (Trust Funds).

b) Fondos de Agencias del sistema de Naciones Unidas: Estos fondos pueden ser adminis-trados por el PNUD, tales como Fondo de Población de las Naciones Unidas (UNFPA), Fondos de las Naciones Unidas contra la Droga y el Delito (UNODC), ONUSIDA, etc.

c) Costos compartidos: En los presupuestos de los proyectos que administra el PNUD pue-den confluir recursos financieros provenientes de diferentes fuentes (gobierno; sector privado; organismos bilaterales, regionales y multilaterales como el Banco Interamerica-no de Desarrollo, el Banco Mundial, la Unión Europea entre otros). Bajo esta modalidad, llamada “costos compartidos”, los recursos son depositados en las cuentas bancarias del PNUD destinadas a la financiación de las actividades acordadas en el documento de pro-yecto. El PNUD deberá disponer del registro del primer depósito de fondos como requisito para

dar inicio a las actividades financieras del proyecto. Los depósitos subsiguientes se efectua-rán de acuerdo al calendario de contribuciones previsto en el documento de proyecto y/o convenio de donación firmado por las partes.

B. PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS

2. Las normas generales que se aplican a los procedimientos financieros para la ejecución nacional son las siguientes:

3. El manejo de los recursos financieros de un proyecto de ejecución nacional puede realizarse a través de cuatro modalidades de transferencia de fondos: a) Transferencia directa de fondos ó adelantos de fondos: El proyecto solicita trimestral-

mente adelantos de fondos para la implementación de actividades conforme a un pro-grama de los gastos contemplados, y reporta gastos realizados. Este programa de gas-tos deberá corresponder al AWP.

b) Reembolsos (aplicable al estar Guatemala armonizada): El proyecto realiza gastos pre-vistos en el AWP y solicita posterior reembolso al PNUD.


c) Pagos directos – El proyecto solicita al PNUD realizar los pagos de insumos que gestionó previamente.

d) Implementación directa por Agencia: Cuando se le solicita al PNUD o a otra Agencia del Sistema de las Naciones Unidas que implemente algunas actividades de los proyectos. En este caso el PNUD o la Agencia implementa todo el proceso requerido y realiza los pagos, sin transferir fondos al proyecto.

4. Todas las transacciones financieras, tanto ingresos como egresos (inclusive los adelantos solicitados al PNUD), que se realicen en los proyectos, se registrarán en la moneda en que se efectuaron, y se contabilizarán en dólares estadounidenses, utilizando el tipo de cambio operacional de las Naciones Unidas vigente en la fecha del registro de la transacción.

5. Como resultado de las fluctuaciones de la moneda local con relación al dólar estadouniden-se, se podrán calcular las pérdidas y ganancias sobre los siguientes rubros: a) Costos compartidos: En el momento que se produzca una modificación en el tipo de

cambio operacional de las Naciones Unidas como resultado de una devaluación o reva-luación monetaria, los saldos remanentes en moneda local no utilizados por la Tesorería del PNUD están sujetos a ser revaluados. Las pérdidas/ganancias resultantes de dicho revalúo se distribuirán entre los proyectos que hayan depositado sus contribuciones en el período de corte de tasas de cambio de Naciones Unidas, considerando los saldos re-manentes entre los fondos depositados y los adelantos de fondos ó pagos directos efec-tuados durante el período. En todos los casos, este procedimiento está sujeto a disposi-ciones de la Tesorería Central del PNUD.

b) Saldos remanentes de Adelantos de Fondos: Los saldos remanentes no utilizados al momento de modificarse el tipo de cambio operacional de las Naciones Unidas vigente se revalúan. De dicho revalúo se originan las pérdidas/ganancias por diferencias de cambio.

c) Pagos efectivamente realizados por el PNUD, a un tipo de cambio operacional de las Naciones Unidas diferente al de la contabilización del gasto (conocido en Atlas como ga-nancias/perdidas efectuadas).

6. A menos que el documento de proyecto indique otro procedimiento acordado entre las partes, los costos compartidos se deberán depositar o transferir a las cuentas del PNUD utilizadas a tales efectos.

Podría haber cuentas específicas para monedas específicas (i.e una cuenta exclusiva pa-ra operaciones en dólares de los Estados Unidos, otra para moneda local, etc.)

Luego de que se realiza un depósito / transferencia a las cuentas del PNUD, el Organis-mo Nacional de Ejecución/Socio Implementador debe enviar, a la brevedad, una copia del comprobante al PNUD para lograr una rápida identificación del monto y proceder con la debida acreditación al proyecto correspondiente.

El Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador deberá informar al PNUD de la planificación trimestral de los posibles depósitos que efectuará él o el Gobierno, según corresponda, para la financiación del proyecto, conforme a lo establecido en el calendario de pagos del documento de proyecto.

Las contribuciones de costos compartidos estarán sujetas a estas reglas financieras y condiciones, para mitigación del riesgo financiero, y serán depositadas en las cuentas del PNUD siguiendo el acuerdo firmado entre las partes.

El Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador debe asegurarse que los riesgos sean mitigados en todo lo posible.



7. Se deben planificar los desembolsos de conformidad con el plan de trabajo y el documento de proyecto, e instituir mecanismos de control presupuestario a fin de asegurar que todas las solicitudes de pagos, adelantos de fondos y pagos directos sean tramitadas únicamente si hay disponibilidad financiera y presupuestaria.

8. El Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador es responsable de mantener un sistema contable actualizado que contenga libros, registros y el control suficiente que ase-gure la confiabilidad y exactitud en la rendición de cuentas y en la información financiera de los proyectos. El sistema contable se deberá mantener al día con el respectivo cierre de libros. Es necesario instituir mecanismos de control a fin de asegurar que todas las solicitu-des de pago directo y adelanto de fondos se tramiten con base en las actividades y cuentas aprobadas en el presupuesto vigente y en la disponibilidad real de recursos.

9. En los casos que el Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador realice los pagos directamente mediante adelantos de fondos, éste debe mantener en archivos sepa-rados toda la documentación original que respalde los pagos que efectúe a cargo del Pro-yecto durante siete (7) años.

Igual responsabilidad tendrá el Organismo Nacional de Ejecución /Socio Implementador de mantener en archivo la documentación respectiva, cuando, por tramitación de pagos de contrapartida nacional, el Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador le solicite al PNUD que efectué los pagos directamente, caso en el que el PNUD los procesará con base en copias certificadas por el primero. No obstante, cuando la solicitud de pago al PNUD corresponda a recursos que no sean de contrapartida nacional, éste mantendrá toda la documentación original en sus archivos también durante siete (7) años.

Para solicitar pagos directos, adelantos de fondos, revisiones presupuestales y/o cual-quier otro trámite con el PNUD, se requiere entregar al PNUD una carta para el registro de firmas autorizadas (Ver Anexo 5-A). Cabe señalar que las solicitudes de contratación sólo pueden ser solicitadas por el Director del Proyecto.

C. TRANSFERENCIA DIRECTA DE FONDOS – ADELANTO DE FONDOS

10. La modalidad de adelanto de fondos o transferencia directa de fondos consiste en solicitar al PNUD un monto de fondos para que el Organismo Nacional de Ejecución/Socio Imple-mentador lo ejecute directamente, el cual deberá rendir cuenta de todos los fondos solici-tados y ejecutados.

11. El adelanto de fondos se otorga por un período máximo de un trimestre, con cierres en marzo, junio, septiembre y diciembre, debiendo reportar por lo menos a la finalización de cada trimestre los gastos efectuados en el período anterior.

12. El PNUD requiere que el Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador utilice un solo formulario estándar para solicitar adelantos y rendir los fondos ejecutados: a) Para los programas aún sin aplicar la modalidad operacional armonizada, se deberá

presentar el Informe Financiero (Ver Anexo 5-B). b) A partir de que Guatemala esté armonizada, se deberá utilizar el formulario de Autoriza-

ción de Financiación y Certificación de Gastos, conocido por su sigla en inglés: FACE


(Funding Authorization and Certificate of Expenditures) para solicitar adelantos y repor-tar gastos efectuados. (Ver Anexo 5-C).

13. Para recibir y desembolsar los fondos de adelantos solicitados a PNUD, el Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador debe abrir una cuenta bancaria (cuenta co-rriente) en un banco de plaza, bajo la denominación “PNUD - Número del Proyecto - Nom-bre del proyecto”. Dicha cuenta se deberá utilizar exclusivamente para dichos fondos. Dicha cuenta no podrá tener acceso a ninguna opción de crédito, tal como sobregiros, depósitos a plazo fijo, etc. Al finalizar el proyecto será responsabilidad del Organismo Nacional de Eje-cución/Socio Implementador el cierre de la cuenta bancaria y el reintegro del saldo rema-nente al PNUD.

En el caso de generarse intereses en dicha cuenta, éstos deberán ser acreditados al proyecto, registrándolos como un crédito en la cuenta "varios" al momento de reportar el Informe Financiero/FACE.

La cuenta deberá tener dos titulares y los fondos deberán ser retirados a dos firmas conjuntas (de acuerdo a las firmas autorizadas), siendo el Director del Proyecto el responsa-ble por el adecuado uso de dichos fondos, así como de la contabilización y conservación de los comprobantes de pagos efectuados. Asimismo, al momento de abrir la cuenta, se debe-rá autorizar al PNUD para consultar los saldos y movimientos de la misma.

Para permitir la apertura de la cuenta con fondos, el PNUD tramitará la emisión del pri-mer desembolso por medio de cheque.

El Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador será responsable por mante-ner un estricto control de esta cuenta, realizando conciliaciones al menos trimestralmente (aconsejable mensualmente), y debe conservar en los archivos del proyecto toda la docu-mentación de respaldo de los movimientos. La cuenta de adelantos, no podrá ser utilizada para otro fin que no sea recibir los fondos que el PNUD le adelanta y realizar los pagos correspondientes al proyecto a realizarse con los fondos adelantados por el PNUD.

Es importante notar que esta cuenta bancaria no será considerada cuenta del PNUD y que, por lo mismo, el PNUD no otorgará ninguna garantía para su apertura.

14. Los gastos efectuados contra los saldos de adelantos de fondos deberán cumplir todos los procedimientos establecidos en este Manual.

15. En el caso que se emitan cheques o transferencias bancarias, deberán ser emitidos únicamente a nombre del beneficiario.

16. Adjunto con cada Informe Financiero/FACE se deberá presentar la conciliación bancaria a la fecha de cierre del período/trimestre y copia del estado de cuenta bancario al cierre del período/trimestre. El PNUD podrá requerir en cualquier momento un Informe de plan de actividades y resultados trimestrales del proyecto.

17. Los adelantos de fondos son solicitados a través de: a) Mientras Guatemala no esté armonizada, una suma global, utilizando el Informe Finan-

ciero, o b) Cuando Guatemala esté armonizada, montos detallados por Actividad, Donante, Fondo y

Cuenta, utilizando el formulario FACE considerando el plan de actividades y resultados



del período/trimestre. Se considerarán sólo las obligaciones que serán abonadas con cargo al proyecto.

18. Para solicitar adelantos y/o reportar gastos se debe completar y enviar al PNUD el formulario estándar Informe Financiero/FACE, el cual tiene las siguientes características: a) Debe presentarse cada vez que se solicite un adelanto y a fin de cada trimestre. b) Los gastos deben reportarse en el mes que fueron efectuados y en las actividades y

cuentas del presupuesto aprobado. c) En todos los casos los gastos deben realizarse en la misma moneda en que se realizó el

adelanto. d) Se debe detallar información de la cuenta bancaria donde se debe realizar el/los depósi-

to/s solicitados. e) Todos los gastos hechos con cargo a cada adelanto en el curso del trimestre se contabi-

lizarán en dólares estadounidenses equivalentes al tipo de cambio de Naciones Unidas vigente en el mes del gasto.

f) Al terminar cada trimestre, los saldos no reportados de los adelantos en moneda local se revaluarán al tipo de cambio vigente al final de dicho trimestre y se calcularán las pér-didas/ganancias por tipo de cambio, resultantes de dicha revaluación. Dichas pérdi-das/ganancias se imputarán al presupuesto del proyecto. A fin de minimizar las diferen-cias de cambio, es importante reportar gastos y solicitar adelantos ajustando este mane-jo de fondos a las reales necesidades de desembolso para el período requerido.

g) Los intereses que pudieran generarse en la cuenta bancaria utilizada en los adelantos de fondos, se deberán acreditar al proyecto (reportándose como un crédito) en el rubro “varios” al momento de presentar el Informe Financiero/FACE al PNUD.

19. Al momento de solicitar el adelanto, el Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implemen-tador debe cerciorarse de que queden recursos disponibles en el proyecto y que la suma solicitada no exceda el monto razonablemente necesario para efectuar los gastos corres-pondientes a los tres (3) próximos meses.

20. Los fondos que traspase el PNUD al Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementa-dor como concepto de adelantos, serán de entera responsabilidad de éste, debiendo utili-zarlos siguiendo las normas y procedimientos establecidos en este Manual y de acuerdo al documento del proyecto.

21. El Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador debe presentar el Informe Financiero/FACE de cada trimestre dentro de los primeros 15 días del trimestre siguiente. En caso de no recibirse el informe financiero trimestral dentro del plazo establecido, y a los efectos de proceder al cierre financiero trimestral y posterior emisión de los Informes Com-binados de Gastos (CDR), se considerará que no se efectuaron desembolsos en el período en cuestión y se procederá a revaluar los fondos al tipo de cambio vigente con la consi-guiente diferencia de cambio que será cargada al presupuesto del proyecto.

22. Los desembolsos efectuados por el Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador correspondiente al período/trimestre no presentado dentro de los plazos establecidos, de-berán ser reportados en el siguiente período, con la correspondiente justificación del in-cumplimiento de los plazos.

Manual de Gestión de Proyectos de Ejecución Nacional Capítulo V: Recursos Financieros Edición: marzo de 2008 Pág. 6 de 11 23. El Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador deberá mantener un estricto

control de la cuenta de adelantos de fondos, realizando conciliaciones bancarias por lo menos una vez por trimestre y manteniendo los comprobantes que respalden cada movi-miento de dicha cuenta.

24. El Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador deberá presentar, mediante una solicitud del PNUD o de sus auditores, los registros de los adelantos de fondos, los estados de cuenta bancarios, las conciliaciones bancarias y todos los comprobantes que respalden los movimientos del mismo.

25. En el caso que el PNUD considere que el sistema de adelantos de fondos no se está utilizando correctamente o no se están realizando los suficientes controles para un ade-cuado uso del mismo, puede descontinuar el uso del mismo para dicho proyecto, debien-do realizarse todos los pagos mediante solicitudes de pagos directos.

D. PAGOS DIRECTOS

26. El Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador puede solicitar al PNUD que pague a terceros directamente bienes y servicios que se hayan adquirido y/o contratado de conformidad con el documento de proyecto y su presupuesto. Para ello, presenta el formu-lario estándar “Solicitud de Pago”, debidamente completado y firmado (Ver Anexo 5-D) en los casos de proyectos no "armonizados", y el formulario FACE (Anexo 5-C) en los casos de proyectos "armonizados".

27. Los pagos directos pueden realizarse de acuerdo a los siguientes mecanismos: transferen-cia electrónica (local o internacional), emisión de cheques, y por conducto de otras oficinas del PNUD. La solicitud debidamente completada, y autorizada por la autoridad competente, se presentará al PNUD con por lo menos cinco (5) días (o 40 horas hábiles) de anticipación a la fecha prevista de pago acompañada con la documentación original de soporte21.

28. Cuando el Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador no trabaje por adelan-tos, podrán procesarse pagos por los siguientes conceptos: a) Pago directo a proveedores: La solicitud de pago deberá ser igual o mayor a US $

100.00 o su equivalente en quetzales. Los pagos menores a esta suma, deberán efec-tuarse con recursos provenientes de la Caja Chica o Anticipo para Actividades Específi-cas.

b) Caja Chica: Los fondos para gastos de caja chica, se solicitarán con cargo a la cuenta de

Anticipos de Proyectos, 74605. Al momento de la liquidación, se asignarán a las cuentas correspondientes de acuerdo a la naturaleza del gasto. Los procedimientos aplicables se indican en la tabla que se publicará por medio de la página Web del PNUD.

c) Anticipos para actividades específicas: Los fondos de anticipos destinados a actividades específicas, se solicitarán con cargo a la cuenta Anticipos de Proyectos, 74605. La apro-bación de la solicitud se limitará a actividades de capacitación y compra de bienes no

21 Cada pago deberá cumplir con el proceso establecido en las normas y procedimientos del PNUD y una copia completa del proceso y documentación de respaldo deberá permanecer en el proyecto.



fungibles en que el proyecto deba incurrir en el corto plazo. Al momento de la liquida-ción, se asignarán a las cuentas correspondientes de acuerdo a la naturaleza del gasto. Los procedimientos aplicables para su administración se indican en la tabla que se publi-cará por medio de la página Web del PNUD. Estos anticipos no son aplicables a los que operan bajo la modalidad de adelanto trimestral de fondos.

d) Viajes (boletos y viáticos). Para su descripción, ver el Capítulo IV, Recursos Humanos. El Anexo 5-D proporciona orientación sobre los gastos aceptables bajo cada opción.

29. Las Solicitudes de Pago/FACE deben estar acompañadas siempre por documentación original y legal que avale dicha solicitud de pago.

30. Toda la documentación (por ejemplo facturas y recibos) que un tercero emita a favor de un Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador en el marco de un proyecto PNUD, deberán realizarse bajo la siguiente denominación: “Programa Naciones Unidas para el Desarrollo”, NIT 312583-1, y en la descripción de la misma deberá hacerse mención expre-sa al nombre y número del proyecto.

31. Para solicitar pagos al PNUD relativos a contratos de recursos humanos de proyectos, ya sean productos o servicios, se deben haber cumplido las normas de contratación estipula-das en el Capítulo III, Recursos Humanos, de este manual.

32. Para solicitar pagos directos al PNUD se deben haber cumplido las normas de adquisiciones de bienes y contratación de servicios, estipuladas en el Capítulo IV, Adquisición de Bienes, Servicios y Obras Civiles.

33. El Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador debe cerciorarse de que queden recursos disponibles en el presupuesto del proyecto y de que la suma solicitada no exceda los fondos disponibles que cuenta el Proyecto.

34. En caso de que la Solicitud de Pago/FACE sea recibida por el PNUD y no se cuente con los fondos suficientes o la Solicitud de Pago no contenga la información requerida para proce-sar el mismo, el PNUD no realizará el pago e informará al Coordinador del Proyecto de la situación.

E. INFORME COMBINADO DE GASTOS (CDR)

35. Este informe expresa, en dólares estadounidenses, el monto total de los gastos cargados al proyecto. También reflejará los compromisos firmados vigentes a la fecha de emisión del Informe Combinado de Gastos (CDR, por sus siglas en inglés), si éstos han sido registrados en el sistema Atlas. Las pérdidas y ganancias generadas en los saldos de adelantos en moneda local y por pagos hechos en fecha posterior al registro del compromiso, así como los cargos por recuperación de costos del PNUD, serán incluidos en el CDR.

36. El CDR deberá ser controlado y conciliado con los registros del proyecto y la información final proporcionada por el PNUD. El PNUD enviará el CDR al Organismo Nacional de Ejecu-ción/Socio Implementador, quien lo deberá verificar y certificar en el plazo de quince (15)


días de recibido, con la firma del Director del Proyecto, y deberá devolverlo al PNUD para fines de custodia y archivo, acompañado del formato de ajustes que se presenta como Anexo 5-E.

37. La frecuencia de emisión de los CDR es trimestral.

38. La presentación del CDR debidamente firmado de acuerdo a los plazos establecidos es un prerrequisito para continuar anticipando fondos al proyecto y realizar pagos directos y efectuar pagos relacionados con el normal desembolso del mismo. Si el CDR no es firmado en tiempo y forma por el Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador, el PNUD podrá detener las actividades del proyecto hasta que dicha situación sea solucionada.

39. El CDR será considerado el informe oficial de gastos del proyecto, que será también la base para el examen de los auditores.

40. Si el proyecto informa por escrito oportunamente de la evidencia de errores en un CDR, la Oficina del PNUD procede a corregirlo, previa comprobación. La corrección se reflejará en el siguiente CDR.

F. INFORMACIÓN FINANCIERA

41. El PNUD le brindará al Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador y al Director y/o Coordinador del Proyecto toda la información financiera y presupuestal sobre la ejecu-ción del mismo que sea requerida.

42. El PNUD proporcionará al Director y/o al Coordinador del Proyecto, de forma periódica, todos los informes financieros sobre la ejecución del mismo y les facilitará acceso electró-nico a dicha información. La información financiera se constituye por los instrumentos que se enumeran a continuación.

43. Informe Mensual de Gastos: El objetivo principal del informe mensual de gastos es reflejar los desembolsos que el PNUD ha realizado con base en las solicitudes de pago y contratos que han sido remitidos por éste al PNUD. El mismo es entregado a más tardar el 15 del mes subsiguiente al mes reportado (Ver Anexo 5-F).

El proyecto debe revisar cuidadosamente el informe, para confirmar que los gastos re-portados le corresponden y en caso contrario solicitar al PNUD la reclasificación de cargos, a efecto de que las correcciones pertinentes puedan realizarse de inmediato y en todo caso, en el término de los quince (15) días posteriores a la recepción del informe.

Los siguientes documentos constituirán anexos a cada informe mensual:

a) Comprobante/s de Desembolso (DV – Disbursement Voucher). Su propósito es registrar los desembolsos efectuados por el proyecto (Ver Anexo 5-G) y se emite para todos los pagos realizados, adjuntando a los mismos copia de: recibos de caja de proveedores (cuando aplica), exención de IVA, factura de boletos aéreos, documentación de cálculo de pagos (planillas), transferencias bancarias (cuando aplica).

b) Comprobante de Depósito de Fondos (Deposit Voucher). Constituye documento oficial de recepción e ingreso de fondos (Ver Anexo 5-H)

c) Comprobante de Corrección de Partidas (JV – Journal Voucher): Se utiliza para registrar



correcciones o reclasificaciones que no impliquen traslados de fondos desde o para el proyecto o en casos cuando no se modifica el fondo, donante o proyecto. Se utiliza asimismo para registrar los créditos contables derivados de los reembolsos de gastos misceláneos (Ver Anexo 5-I).

d) Póliza Contable (GLJV – Journal Entry Detail Report) Este comprobante se utiliza para registrar correcciones o reversiones de gastos entre proyectos y traslado de fondos entre proyectos (Ver Anexo 5-J) y debe prepararse únicamente en dólares de los Esta-dos Unidos (US$).

e) Comprobante de Cancelación de Transacción (CDV – Cancel Disbursement Voucher): Es un documento cuyo propósito es anular un desembolso efectuado por el proyecto. (Ver Anexo 5-K)

44. Balance Presupuestario (Project Budget Balance) (Ver Anexo 5-L): Este informe compara el presupuesto vigente con los gastos efectuados a la fecha de impresión, por resultado y categoría. El manejo presupuestario del proyecto se encuentra normado en el Capítulo 2, Marco Programático.

45. Estado de Contribuciones (Cost Sharing Appportionment) (Ver Anexo 5-M): Este informe mensual, refleja los ingresos, gastos y el saldo de caja del proyecto.

46. En el caso de que el Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador requiera contar con copia de la documentación que respalde los movimientos contables registrados en los sistemas del PNUD, deberá solicitarlo y llegar a un acuerdo con la Oficina del PNUD, en el que se fijará la forma y la periodicidad de presentación.

47. Existen tres mecanismos que se aplican para mantener un monitoreo de que los recursos provistos al Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador sean recibidos, gasta-dos y reportados de acuerdo a las actividades acordadas en el documento de proyecto (o CPAP-AWP, al estar armonizados): a) Revisión periódica del sistema contable del Organismo Nacional de Ejecución/Socio Im-

plementador, utilizado para los fondos recibidos (chequeos realizados por el PNUD o por consultores externos, o auditorías especiales).

b) Confirmación de la implementación de las actividades previstas (visitas al proyecto por quienes estén a cargo de su seguimiento por parte del PNUD, revisiones anuales y eva-luaciones.

c) Auditorías programadas para análisis de los controles internos del Socio Implementador, en el manejo de los fondos.

G. HERRAMIENTAS PARA PRODUCIR INFORMES Y ACCESO EXTERNO A LA INFORMACIÓN FINANCIERA EN ATLAS

48. El PNUD puede proveer herramientas para producir informes y acceso externo a la información financiera en Atlas para cada proyecto. A tal efecto, se han desarrollado dos aplicaciones informáticas: a) MAERA: Esta aplicación informática fue desarrollada para proveer información presu-


puestal y transaccional a los proyectos. Con un dispositivo de seguridad, las oficinas del PNUD están en posición de otorgar permisos de seguridad estructurados para asociados seleccionados, permitiéndoles acceso sólo a la información relacionada con sus proyec-tos. Esta aplicación se ofrece a los proyectos sin costo (Ver Anexo 5-N).

b) Acceso externo al sistema Atlas: Es como otorgar un permiso de usuario general al sistema, pero con limitaciones de acceso de acuerdo al perfil del usuario. Con un dispo-sitivo de seguridad, las oficinas del PNUD están en posición de otorgar permisos de se-guridad estructurados para asociados seleccionados, permitiéndoles acceso sólo a la in-formación relacionada con sus proyectos. Esta aplicación se ofrece a un costo por licen-cia otorgada (Ver Anexo 5-N).

H. MARCO CONTROL INTERNO

49. Este Manual incluye el Marco de Control Interno (Ver Anexo 5-O), un documento que presenta mejores prácticas y estándares internacionales que pueden ser usados como refe-rencia para el control interno de las Unidades Ejecutoras de los proyectos.

I. ANEXOS REFERENTES AL CAPITULO V – RECURSOS FINANCIEROS


5-A Modelo de carta para registro de firmas

5-B Formulario del Informe financiero

5-C Formulario FACE

5-D Guía de procedimientos para pagos directos

5-E Formulario GLJE - APJV

5-F Ejemplo de Informe mensual de gastos

5-G Instructivo y modelo de Comprobante de desembolso

5-H Ejemplo de Comprobante de depósito de fondos

5-I Instructivo y modelo de Comprobante de corrección de partidas

5-J Ejemplo de Póliza contable (GLJV)

5-K Instructivo y modelo de Comprobante de cancelación de transacción

5-L Ejemplo de informe de Balance presupuestario de proyecto

5-M Ejemplo de informe de Estado de contribuciones

5-N Descripción de las herramientas para informes y acceso directo

5-O Marco de control interno

Manual de Gestión de Proyectos de Ejecución Nacional Capítulo VI: Auditoría Edición: marzo de 2008 Pág. 1 de 2


VI. AUDITORÍA

A. INFORMES DE AUDITORÍA22

1. El objetivo de auditar un proyecto ejecutado por el Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador es obtener una seguridad razonable de que los recursos están siendo ad-ministrados de acuerdo a: a) Las normas, regulaciones, prácticas y procedimientos financieros establecidos para el

proyecto; b) El documento de apoyo al programa o documento de proyecto y los planes de trabajo,

incluyendo las actividades, arreglos de administración e implementación, así como las disposiciones referentes al monitoreo, evaluación y presentación de informes;

c) Los requisitos para la ejecución en los aspectos de gestión, administración y finanzas.

2. Los proyectos deben ser auditados por lo menos una vez durante su ejecución. El PNUD preparará un plan anual de proyectos a ser auditados, el que definirá tomando en cuenta el volumen de operaciones, la complejidad de las mismas y otros factores que pudieran de-terminar la necesidad de contar con una auditoría externa con una frecuencia que podrá ir desde auditorías anuales o bi-anuales a una auditoría única en la duración del proyecto. Dicho plan será acordado con las autoridades nacionales.

3. Es deseable que los proyectos de ejecución nacional sean objeto de auditoría por parte de las instituciones nacionales de control, las que, al hacer auditoría de los mismos, convendrá que apliquen normas y procedimientos equivalentes a los contenidos en este Manual. Si tales instituciones de control no estuvieran en condiciones de realizar las auditorías, el PNUD seleccionará una empresa auditora privada. Sin embargo, podrá realizar acuerdos con instituciones nacionales de control para que tomen conocimiento de los informes de auditoría dentro del marco de transparencia propio de los proyectos PNUD.

4. Cada proyecto debe contar con un informe de auditoría separado. El informe Financiero Combinado del proyecto (CDR, por sus siglas en inglés), que constituye la base del examen financiero, debe ser firmado y sellado por el auditor y debe ajustarse al informe de audito-ría.

5. La auditoría de los proyectos de ejecución nacional debe abarcar los siguientes aspectos, cuya enumeración no es taxativa: a) Evaluación del índice de ejecución y avance en el cumplimiento del plan de trabajo; b) Contabilidad financiera, monitoreo y presentación de informes; c) Sistemas de administración para el registro, la documentación y la presentación de in-

formes sobre la utilización de los recursos;

22 Los gastos de auditoría se imputan a la cuenta 74110 del presupuesto del proyecto.

Manual de Gestión de Proyectos de Ejecución Nacional Capítulo VI: Auditoría Edición: marzo de 2008 Pág. 2 de 2

d) Uso y administración de los bienes (mobiliario y equipo) a cargo del proyecto; e) Estructura administrativa, incluyendo la idoneidad del control interno y de los mecanis-

mos de registro; f) Verificación del proceso de selección del personal contratado por el proyecto.

6. El Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador deberá observar las disposicio-nes sobre auditoría que figuren en el documento del proyecto; proporcionarle a los audito-res toda la información que le sea requerida, así como presentarle comentarios a sus reco-mendaciones; y facilitar a los auditores espacio de oficina para realizar su trabajo.

7. El Organismo Nacional de Ejecución/Socio Implementador y el PNUD deberán darle un adecuado seguimiento a las recomendaciones de los auditores.

8. Los términos de referencia de las auditorías realizadas a los proyectos de ejecución nacional deberán satisfacer los requisitos del Anexo 6-A.

B. ANEXOS REFERENTES AL CAPÍTULO VI – AUDITORÍA


6-A Modelo de términos de referencia para auditorías de proyectos de ejecución nacional

Manual de Gestión de Proyectos de Ejecución Nacional Siglas, Abreviaturas y Glosario Edición: marzo de 2008 Pág. 1 de 2


SIGLAS, ABREVIATURAS Y GLOSARIO “Acuerdo Básico”

“Acuerdo entre el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo y el Gobierno de la República de Guatemala”, suscrito el 20 de julio de 1998 y aprobado por el Congreso de la República de Guatemala mediante el Decreto número 17/2000 del 29 de marzo de 2000.

Atlas Sistema informático de planificación de recursos y gestión utilizado mundialmente por el PNUD para el monitoreo de gestión de proyectos, controles contables, seguimiento financiero, etc. Es un sistema de planificación de recursos empresariales tipo “ERP” (de “Enterprise resource planning”, generado por PeopleSoft.

AWP Plan Anual de Trabajo (Annual Work Plan)

CDR Informe combinado de gastos / Combined Delivery Report

CDV Comprobante de cancelación de transacción / Cancel Disbursement Voucher

CIF Coste, seguro y flete / Cost, Insurance and Freight

CL Compras locales

CLEP / LPAC Comité Local de Evaluación de Proyectos / Local Project Appraisal Committee

CP Programa de País (Country Programme)

CPAP Plan de Acción del Programa de País Country Programme Action Plan

CPD Documento de Programa de País (Country Programme Document)

DDP / CIP Entrega derechos pagados / Carriage and insurance paid to

DDU Entrega Derechos No pagaados / Delivery Duty Unpaid

DV Comprobante de desembolso / Disbursement Voucher

FACE Autorización de Financiación y Certificación de Gastos / Funding Authorization and Certificate of Expenditures

GLJV Póliza contable / Journal Entry Detail Report

GMS Apoyo Gerencial de Gestión (General Management Support)

IAL Invitación a licitar

INCOTERMS International Commercial Terms

ISS Servicios de Apoyo a la Implementación (Implementing Support Services)

JV Comprobante de corrección de partidas / Journal Voucher

LIR Licitación internacional restringida

LPI Licitación pública internacional

LPN Licitación pública nacional

Manual de Gestión de Proyectos de Ejecución Nacional Siglas, Abreviaturas y Glosario Edición: marzo de 2008 Pág. 2 de 2 LTA Compra directa mediante un acuerdo de largo plazo / Long Term Agreement

NEX (Modalidad de) Ejecución Nacional (National Execution modality)

ODM Objetivos de Desarrollo del Milenio

ONE Organismo Nacional de Ejecución

ONG Organización no gubernamental

ONU Organización de las Naciones Unidas

PNUD Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo

Prodoc Documento del proyecto

SDC Solicitud de cotización

SDP Solicitud de propuesta

SEGEPLAN Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia de la República

SNU Sistema de las Naciones Unidas

UNCT Equipo de las Naciones Unidas de Asistencia al País

UNDAF Marco de Asistencia de las Naciones Unidas para el Desarrollo (United Nations Development Assistance Framework)

Manual de Gestión de Proyectos de Ejecución Nacional Siglas, Abreviaturas y Glosario Edición: marzo de 2008 Pág. 2 de 2

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