Manual de Funciones. Cocou
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DAVID RICARDO MALDONADO Cdigo: 20112015013 MABEL GARCA CARRILLO Cdigo: 20112015030 CRISTIAN DAVID PINTO Cdigo: 20112015059 CONTROL Y ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD
MANUAL DE FUNCIONES COCOU MES AMIS
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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES COCOU MES AMIS
Fecha de edicin: 28/11/2014 Fecha de aprobacin:01/12/2014
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TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIN
2. FINALIDAD DEL MANUAL ....................................................................................... 2
3. ALCANCE DEL MANUAL .......................................................................................... 3
4. OBJETIVOS DEL MANUAL DE FUNCIONES ................................................................ 3
5. PLANEACIN ESTRATGICA .................................................................................... 3
6. ORGANIGRAMA ..................................................................................................... 4
7. DESCRIPCIN DE NIVELES JERRQUICOS ................................................................. 5
8. MAPA DE PROCESOS .............................................................................................. 6
9. DIAGRAMAS DE FLUJO DEL PROCESO PRODUCTIVO ................................................ 7
10. CARACTERIZACIN DEL PROCESO DE PRODUCCIN ................................................ 9
11. ORGANIGRAMA DE FUNCIONES REA DE PRODUCCIN.11
12. FUNCIONES DEPARTAMENTO DE PRODUCCIN11
12.1 FUNCIONES GERENTE GENERAL ........................................................................... 11
12.2 FUNCIONES JEFE DE PRODUCCIN ....................................................................... 12
12.3 FUNCIONES OPERARIO BATIDORA ...................................................................... 13
12.4 FUNCIONES OPERARIO HORNO.14
12.5 FUNCIONES OPERARIO EMPACADO Y ETIQUETADO..15
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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES COCOU MES AMIS
Fecha de edicin: 28/11/2014 Fecha de aprobacin:01/12/2014
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1. INTRODUCCIN
COUCOU MES AMIS es una empresa ubicada en Bogot dedicada a la produccin y
comercializacin de muffins, est nace bajo la iniciativa de un grupo de jvenes
emprendedores a comienzos del ao 2014, que con ganas de generar un producto nico y
con un valor agregado al mercado alimenticio, desarrollaron una estrategia en la que no
solo ofrecen productos de la ms alta calidad, sino que tambin procuran hacer sentir al
cliente alrededor de cada plato, un mundo de sabores y sensaciones nico, que se conecte
emocionalmente con cada comensal, todo esto en el marco de una comida saludable y unos
procesos que respetan al medio ambiente.
Actualmente son sus mismos fundadores quienes se encargan de la administracin,
produccin y comercializacin de sus productos y, es por esta razn que cada rea dentro
de la empresa va interconectada entre s como se observa en el organigrama, generando
una metodologa de trabajo cooperativa, dinmica y amigable para todas las personas.
El presente Manual fue elaborado con el propsito de permitir a los trabajadores de la
empresa de muffins, obtener un conocimiento integral de la naturaleza de la estructura
organizacional, las relaciones, responsabilidades y funciones de cada elemento relacionado
a la elaboracin de su producto base.
El Manual de Organizacin y Funciones debe ser considerado como un instrumento
dinmico, sujeto a cambios que surgen de las necesidades propias de toda Empresa, y de la
revisin tcnica permanente para mantener su utilidad1.
2. FINALIDAD DEL MANUAL
El Manual de Organizacin y Funciones de COCOU MES AMIS, constituye la gua de
referencia, til para la orientacin de las personas, trabajadores, clientes y proveedores
que desean conocer los componentes de las funciones y las actividades que la empresa de
produccin de muffins realiza, de esta manera funciona como una herramienta
administrativa que ofrece una descripcin actualizada, concisa y clara de estas actividades.
1 Manual de Organizacin y Funciones. [En lnea] Tomado de: http://www.ugelmariscalnieto.gob.pe/images/pdf/2014/MOF-2009.pdf
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Fecha de edicin: 28/11/2014 Fecha de aprobacin:01/12/2014
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3. ALCANCE DEL MANUAL
Las disposiciones contenidas en el presente Manual de Organizacin y Funciones son de
aplicacin y sugerencia por parte del grupo de trabajo y, estn sujetas a actualizaciones y
revisin tcnica permanente para mantener su utilidad, de acuerdo a lo que establezca la
junta directiva de COCOU MES AMIS. El presente manual es un referente til orientado a
la aplicacin y cumplimiento por parte del rea de produccin de la empresa, brindndoles
una herramienta para la vinculacin de su personal y la organizacin de la funciones propias
de est.
4. OBJETIVOS DEL MANUAL DE FUNCIONES
Con este manual de funciones Cocou Mes Amis tiene intenciones de:
- Dar mayor pertenencia, as como responsabilizar, al personal en cada cargo dentro de
la organizacin.
- Dar a conocer la importancia del compromiso del talento humano de la organizacin
en su contribucin a satisfacer los clientes.
- Dar claridad en las funciones que debe desempear cada cargo en el proceso
productivo y evitar la duplicidad de las mismas.
- Establecer los criterios para la medicin del desempeo del personal en el cargo.
5. PLANEACIN ESTRATGICA
MISIN
Hacer de la experiencia Coucou, un referente de comida saludable. Crear alrededor de cada
plato, un mundo de sabores y sensaciones nico, que se conecte emocionalmente con cada
comensal.
VISIN
Hacer de Coucou un medio para enriquecer la vida que aquellos que se conecten con la
empresa. Buscamos crear puestos dignos de trabajo, en un mercado en el que las
generalmente las malas prcticas laborales son la norma. Esto a travs de la materializacin
del concepto de la marca a travs de dos espacios que se conviertan en referentes de la
oferta gastronmica independiente de la ciudad.
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OBJETIVOS
- Coucou se propone realizar la apertura de por lo menos 1 espacio de experimentacin
gastronmica y durante el prximo ao.
- Cada semestre ampliaremos nuestra oferta realizando el lanzamiento de 3 nuevos
productos.
- En el prximo ao venderemos por lo menos 3500 unidades de nuestros productos.
- Adquirir maquinaria, que cumpla con los requerimientos para nuestra actual oferta,
que permita facilitar la labor de empaque de nuestros productos.
- En los prximos tres meses se gestionaran los recursos necesarios para garantizar el
cumplimiento a cabalidad de nuestros objetivos de produccin.
- Durante los prximos 9 meses promocionaremos nuestra marca cumpliendo con
pedidos que nos soliciten para diversos eventos.
- Lograr reconocimiento a dentro de la escena gastronmica de la ciudad, a travs de la
crtica de chefs o crticos reconocidos.
POLTICAS
1. Adquirir materias primas de la ms alta calidad, de origen natural, sin sabores
artificiales, sin el uso de pesticidas qumicos.
2. Desarrollar una metodologa de trabajo cooperativa, dinmica y amigable para
todas las personas.
3. Contar con personal multicultural, altamente calificado y socialmente honesto que
viva en la localidad o cercanas del lugar donde est ubicado nuestro
establecimiento.
4. Emplear hornos de origen nacional o ensamblados en el pas que cumplan con los
estndares de seguridad y calidad.
5. Generar los espacios adecuados para la recoleccin y reciclaje de basuras, buscando
disminuir al mximo la cantidad de desperdicios generados en la produccin.
6. Utilizar empaques biodegradables.
7. Utilizar maquinarias de bajo consumo energtico.
6. ORGANIGRAMA
Nmero de empleados: 5
Tipo de empresa: Microempresa
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7. DESCRIPCIN DE NIVELES JERRQUICOS
a) Junta directiva: Es la encargada de idear el direccionamiento de la empresa. Como
se puede apreciar en el organigrama est es la encargada de darle las instrucciones
generales al representante legal para que este las ejecute y elabore el plan de
desarrollo de la empresa. Debido al tamao de la organizacin la junta directiva la
conforman 4 de los socios, el representante legal, es a su vez socio, sin embargo al
participar de la junta directiva se encarga con los otros tres de la toma de decisiones
generales para que despus sean ejecutadas por l; cabe aclarar que en el proceso
de toma de decisiones, estas se toman de forma democrtica entre la junta,
realizando votacin por cada decisin y teniendo en cuenta la mayora absoluta, de
esta forma se logra que las decisiones sean consensuadas.
b) Representante legal: Como se dijo anteriormente es el encargado de elaborar el
direccionamiento de la empresa, da instrucciones a los departamentos, es el
encargado de idear los posibles modelos de negocio que se pueden adecuar a la
organizacin, esto teniendo en cuenta las distintas restricciones y variables que lo
afectan. Debido a que los socios de esta empresa son todos estudiantes, este cargo
es ocupado por un estudiante de administracin de empresas.
c) Departamento de produccin: Debido al tamao de la empresa este departamento
est compuesto por un empleado (chef) que es el encargado de sacar la produccin,
sin embargo los cuatros socios intervienen en la labor de empacado, esto debido a
que es el proceso ms demorado y no tiene maquinaria alguna que pueda agilizar el
proceso. Este departamento tiene a la cabeza un estudiante de ingeniera industrial.
d) Departamento de diseo: Est compuesto por dos de los socios que son los
encargados de elaborar el diseo del producto, de la presentacin del mismo, diseo
JUNTA DIRECTIVA
Departamento de
ventas
Departamento de
diseo
Departamento de
produccin
Representante legal
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en conjunto con el representante legal del diseo del modelo de negocio. Los
encargados de este departamento con excepcin del representante legal son
estudiantes de diseo, diseo industrial y arquitectura.
e) Departamento de ventas: En estos momentos el departamento de ventas lo
componen todos los socios, debido a la falta de personal y al modelo de negocio, sin
embargo dentro de los planes de desarrollo se piensa contratar una o ms
encargadas especialmente de las ventas.
8. DIAGRAMAS DE FLUJO DEL PROCESO PRODUCTIVO
a) Seleccin de materia prima
BODEGAAlmacenamiento
de MP
COCINAInspeccin del
estado de la materia prima
La materia prima cumple
con los requisitos?
COCINAEmpezar con el
proceso de preparacin
Rechaza Acepta
DESPERDICIO ORGNICOS
Desechar materia prima en el lugar
destinado para ello
Los trabajadores se encargan de suministrar la materia prima necesaria para los 300 muffins
Antes de iniciar las tareas, se inspecciona si la MP se encuentra vigente y en condiciones ptimas de calidad
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b) Proceso de produccin de producto base (muffin)
1
1
3
2
4
5
6
7
8
1
1
Materia prima
Huevos
Mantequilla
Leche, mantequilla, harina, levadura y azcar
60 cajas
Inspeccin estado materia prima
Mezclar
Calentar
Batir mezcla
Mezclar relleno
Colocar mezcla en moldes
Llevar a hornos
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Hornear15 minutos
Armar
Etiquetar
Empacar
Almacenar producto
terminado
3 minutos
70 a 90 minutos
2 trabajadores se ocupan de hacer las distintas mezclas. En esta, vierten en una taza huevos y baten.
1. Se agrega leche y mantequilla y se mezcla de 5-7 min. 2. Despus se agrega harina, levadura y azcar y se bate de 8-10 min.
Cuando la mezcla base ya est lista, se procede a agregar los diferentes sabores (relleno)
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VERSION: 01
Objetivo:
Alcance:
Responsable:
Perfil:
PARTES INTERESADAS ENTRADAS SALIDASPARTES
INTERESADAS
Cliente
Departamento de ventas
Pedido de cliente Planear
Determinacin del nmero total de muffins a producir
Establecer el nmero de muffins de cada sabor
Calculo de cantidades de materias primas necesarias
para el proceso
Alistamiento de materias primas
Alistamiento de empaques y etiquetas
Orden de produccin
Chef
Departamento de
produccin
Proveedor
Departamento de
produccin
Materias primas
Receta de preparacin
Hornos e instrumentacin necesaria
Hacer
Preparar la mezcla
Batir huevos
Calentar mantequilla
Aadir leche y mantequilla a los huevos, batir de 5 a 7 min
Aadir harina, levadura y azcar, continuar batiendo por 8-
10 minutos
A la mezcla base lista aadir los sabores deseados
Colocar la mezcla preparada en los moldes
Llevar la mezcla en los moldes a los hornos por un
tiempo aproximado de 15 minutos
Sacar los muffins preparados de los hornos y dejar enfriar
Armar plegadizas de 5 unidades de producto
Empacar muffins en envoltura protectora, empaque
primario, y luego empacar en plegadizas
Etiquetar las cajas de producto
Muffins en empaques por 5 unidades
Cliente
Departamento de
ventas
Cliente
Chef
Departamento de
produccin
Muestras de los muffins producidos Verificar
Analizar la contextura de la masa
Analizar la contextura de los sabores antes de adicionar
a la mezcla
Tomar muestras para observar contextura, sabor, olor y
color de cada unos de los diferentes sabores
Anlisis del contenido graso
Tomar muestra de tamao de los muffins individuales
Asegurar que el tamao de los 5 muffins en el empaque
no exceda las dimensiones establecidas
Asegurar el cierre adecuado de los empaques
Visto bueno para el envo de los
muffins
Toma de decisiones para acciones
correctivas y/o preventivas para la
mejora del proceso
Cliente
Chef
Departamento de
produccin
Departamento de
produccin
Clientes
Departamento de ventas
Recomendaciones dadas al proceso
Consejos de mejora hechos por los
clientes
Actuar Toma de acciones correctivas y preventivas en el procesoMejoras aplicadas al proceso
Ajustes a la receta
Chef
Departamento de
produccin
ACTIVIDADES
PROCESO DE PRODUCCION DE PRODUCTO BASE (MUFFIN) FECHA DE VERSION:
20-10-2014
Ingeniero Industrial con conocimientos en planeacin y control de la produccin, conocimientos en
produccin al por mayor de productos alimenticios, conocimiento en maquinaria y gestin de
mantenimiento preventivo, actitudes de liderazgo, compromiso, trabajo en equipo y puntualidad,
Inicia con la planeacin de la produccin, teniendo en cuenta la consecucin de materias primas, de tal
forma que estas puedan estar en ptimas condiciones de uso al momento de elaborar el producto y
finaliza con el control de calidad del producto terminado, pasando antes por el control de maquinaria,
recurso humano, efectividad de los subprocesos y evaluacin de la organizacin de la planta.
Elaborar el producto principal de la compaa de tal forma que cumpla con los requerimientos de los
clientes, de tal forma que d respuestas a las necesidades de los mismos en trminos de sabor, textura y
presentacin. En caso de que la produccin sea realizada en base a un pedido concreto la produccin
deber ser entregada en el tiempo y las condiciones especificadas.
Gerente de produccin
9. CARACTERIZACIN DEL PROCESO DE PRODUCCIN
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VERSION: 01
PAGINA 2 DE 2
Los muffins deben tener un peso entre 15 y 18 g
Muffins que se hallen defectuosos * 100
Total de muffins hechos
MP perdida en el proceso * 100
Total de MP utilizada en el proceso
Numero de pedidos satisfechos*100
Total de pedidos solicitados
David Ricardo Maldonado
Elabor
Andres Roberto Diez
Aprob
=
=
% de materia prima desperdiciada
% de cumplimiento a los clientes
Peso promedio de los muffins producidos:
INDOCADORES DEL PROCESO
% de muffins que se daados en un ciclo
de produccion=
FECHA DE VERSION:
20-10-2014PROCESO DE PRODUCCION DE PRODUCTO BASE (MUFFIN)
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10. ORGANIGRAMA DE FUNCIONES PROCESO DE PRODUCCIN
11. FUNCIONES DEPARTAMENTO DE PRODUCCIN
11.1 FUNCIONES GERENTE GENERAL
MANUAL DE FUNCIONES EMPRESA COUCOU MES AMIS
NOMBRE DEL CARGO GERENTE GENERAL
NIVEL FUNCIONAL DIRECTIVO
JEFE INMEDIATO
NATURALEZA DEL CARGO Ordinario
DEPENDENCIA Gerencia
NUMERO DE CARGOS 1
DESCRIPCIN DE FUNCIONES
Generales 1. Liderar el a los jefes de rea en la conduccin a buenos resultados de la
organizacin. 2. Establecer los estatutos y reglamentos de COUCOU MES AMIS 3. Dar a conocer y transmitir a todos los niveles, la misin, visin, y polticas de
COUCOU MES AMIS 4. Mantener relaciones estratgicas con los proveedores y clientes de la organizacin 5. Poner a disposicin del JEFE DE PRODUCCIN los recursos que este requiera para
dar cumplimiento a los pedidos de los clientes. 6. Habilitar espacios para la capacitacin del personal en bsqueda de una mejora
continua en las buenas prcticas productivas.
GERENTE GENERAL
Operario batidora
Operario horno Operario
empacado y etiquetado
Jefe de produccin
PROPOSITO GENERAL DEL CARGO
Gestionar y garantizar los recursos humanos, fsicos, tecnolgicos y monetarios necesarios para cumplir con el proceso productivo a cabalidad, as como programar auditorias que permitan mantener el control del mismo.
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CRITERIOS DE DESEMPEO
1. Liderazgo del proceso 2. Compromiso del personal con la misin, visin y polticas organizacionales. 3. Oportunidad en la asignacin de recursos al departamento de produccin. 4. Satisfaccin de los clientes
11.2 FUNCIONES JEFE DE PRODUCCIN
MANUAL DE FUNCIONES EMPRESA COUCOU MES AMIS
NOMBRE DEL CARGO JEFE FE PRODUCCIN
NIVEL FUNCIONAL Asistencial
JEFE INMEDIATO Gerente General
NATURALEZA DEL CARGO Ordinario
DEPENDENCIA Departamento de Produccin
NUMERO DE CARGOS 1
DESCRIPCION DE FUNCIONES
Generales 1. Hacer cumplir los estatutos y reglamentos de COUCOU MES AMIS 2. Controlar el inventario de materias primas, de tal forma que estas siempre se
encuentren disponibles y en buen estado para su uso 3. Controlar el desarrollo de las actividades de cada puesto de trabajo 4. Realizar seguimiento del producto en cada una de las partes del proceso 5. Realizar toma de muestras una vez haya finalizado el horneado del producto para
verificar la calidad del mismo previamente a la labor de empaquetado 6. Realizar el programa de mantenimiento de las mquinas que intervienen dentro del
proceso 7. Planificar la produccin de acuerdo a las obligaciones y objetivos de la empresa 8. Presentar informes a la gerencia de acuerdo a los requerimientos de esta 9. Llevar controles sobre el inventario de productos terminados y productos en
proceso 10. Verificar que cada uno de los operarios vista con las ropas indicadas para realizar su
labor 11. Realizar la distribucin de la planta de produccin 12. De acuerdo con el plan de saneamiento de la empresa realizar el manejo de
desperdicios correspondiente
PROPOSITO GENERAL DEL CARGO
Dirigir, controlar y planear el proceso productivo de COUCOU MES AMIS, garantizando no solo que el producto cumpla con los estndares de calidad establecidos, sino tambin que sea entregado en el tiempo estipulado y utilizando adecuadamente los recursos humanos, financieros, tecnolgicos y de materia prima.
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CRITERIOS DE DESEMPEO
1. Manejo correcto del personal de planta 2. Cumplimiento en los tiempos de entrega de producto terminado 3. Condiciones de higiene y seguridad de planta 4. Condiciones de calidad de producto terminado 5. Cantidad de productos no conformes por lote 6. Gestin de recursos 7. Gestin de desechos
12.3 FUNCIONES OPERARIO BATIDORA
MANUAL DE FUNCIONES EMPRESA COUCOU MES AMIS
NOMBRE DEL CARGO OPERARIO BATIDORA
NIVEL FUNCIONAL Operacional
JEFE INMEDIATO Jefe de produccin
NATURALEZA DEL CARGO Ordinario
DEPENDENCIA Departamento de Produccin
NUMERO DE CARGOS 1
DESCRIPCION DE FUNCIONES
Generales 1. Cumplir con los estatutos y reglamentos de COUCOU MES AMIS 2. Seguir las instrucciones proporcionadas por la empresa para la elaboracin de la
mezcla 3. Mantener el puesto de trabajo limpio y organizado 4. Preparar todos los utensilios para antes de iniciar el proceso productivo 5. Diligenciar los formatos que hubiesen a lugar para el control de salida de materias
primas del almacn 6. Diligenciar los formatos de produccin 7. Facilitar informacin al jefe produccin o al gerente general acerca del proceso
productivo 8. Realizar y mantener actualizado su curso de manipulacin de alimentos 9. Seguir las instrucciones en cuanto a la e
CRITERIOS DE DESEMPEO
1. Organizacin y limpieza del puesto de trabajo 2. Tiempo de operacin para la realizacin de la mezcla 3. Calidad de la mezcla obtenida una vez finalizada la operacin de batido
PROPOSITO GENERAL DEL CARGO
Preparar la mezcla base de acuerdo a los estndares establecidos, bajo las condiciones especificadas y de acuerdo a los pasos establecidos por la empresa para la produccin de esta; as mismo adicionarle los saborizantes naturales de acuerdo a lo especificado propiamente por el jefe de produccin.
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12.4 FUNCIONES OPERARIO HORNO
MANUAL DE FUNCIONES EMPRESA COUCOU MES AMIS
NOMBRE DEL CARGO OPERARIO HORNO
NIVEL FUNCIONAL Operacional
JEFE INMEDIATO Jefe de produccin
NATURALEZA DEL CARGO Ordinario
DEPENDENCIA Departamento de Produccin
NUMERO DE CARGOS 1
DESCRIPCION DE FUNCIONES
Generales 1. Cumplir con los estatutos y reglamentos de COUCOU MES AMIS 2. Seguir las instrucciones proporcionadas por la empresa para la manipulacin de la
mezcla en el proceso de moldeo 3. Mantener limpio y en orden el puesto de trabajo 4. Precalentar, calentar y hacer uso adecuado del horno 5. Utilizar los elementos de proteccin personal suministrados por la empresa 6. Informar anormalidades que observe en la manipulacin del horno 7. Seguir las indicaciones proporcionadas por la empresa en cuanto a la temperatura y
tiempo que debe de permanecer la mezcla en el horno 8. Hacer uso de la estufa exclusivamente al momento de calentar la mantequilla 9. Realizar y mantener actualizado el curso de manipulacin de alimentos
CRITERIOS DE DESEMPEO
1. Nivel de coccin del muffin una vez haya salido del horno 2. Tamao del muffin 3. Organizacin y limpieza del puesto de trabajo
PROPOSITO GENERAL DEL CARGO
Colocar la mezcla en cada uno de los moldes, distribuyndola uniformemente y de acuerdo a la cantidad establecida por unidad de produccin. Precalentar y calentar el horno as como la estufa (esta ltima solo cuando sea necesario), introducir los moldes en el horno y controlar la temperatura de este, as como el tiempo de coccin.
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12.5 FUNCIONES OPERARIO DE EMPAQUETADO Y ETIQUETADO
MANUAL DE FUNCIONES EMPRESA COUCOU MES AMIS
NOMBRE DEL CARGO OPERARIO EMPAQUETADO Y ETIQUETADO
NIVEL FUNCIONAL Operacional
JEFE INMEDIATO Jefe de produccin
NATURALEZA DEL CARGO Ordinario
DEPENDENCIA Departamento de Produccin
NUMERO DE CARGOS 1
DESCRIPCIN DE FUNCIONES
Generales 1. Cumplir con los estatutos y reglamentos de COUCOU MES AMIS 2. Seguir el procedimiento establecido para un correcto embalaje del producto. 3. Mantener ordenado el lugar de trabajo evitando, as, extraviar los empaques. 4. Hacer correcto uso tanto de las envolturas, plegadizas y etiquetas para evitar su
desperdicio. 5. Dar aviso al JEFE DE PRODUCCIN cuando se estn agotando los inventarios de
empaques disponibles. 6. Hacer un manejo cuidadoso del producto final. Evitar golpes al empaque. 7. Uso correcto y continuo de los elementos tanto de proteccin personal como de
salubridad.
CRITERIOS DE DESEMPEO
1. Orden general del puesto de trabajo. 2. Manejo de los empaques y etiquetas. 3. Estado final del producto. 4. Cumplimiento y responsabilidad.
PROPOSITO GENERAL DEL CARGO
Armar las cajas plegadizas para empacar el producto, hacer recepcin de los muffins listos para el empacar del OPERARIO HORNO, introducir muffins en envoltura protectora, tomar las cajas plegadizas listas y empacar 5 unidades de producto dentro de estas. Tomar una etiqueta y etiquetar debidamente la caja.