Manual de Excel 2007 Básico

Microsoft Office Excel 2007 Curso Básico

Lic. Francisco A. Lama

(Microsoft Office Specialist)

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electrónico, sin la previa autorización del autor.

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Microsoft Office Excel 2007 Francisco A. Lama Página 2

Que es Microsoft Office Excel 2007? Es el nombre de la hoja de cálculo desarrollada por Microsoft a finales de los años ochenta. Nace con la intención de Microsoft de competir contra la hoja Lotus 1-2-3 que en aquellos momentos era la reina del mercado. Excel se desarrolla por y para Windows, aun antes de que este programa este desarrollado en su totalidad, por eso se puede decir que Excel fue el primer programa desarrollado para Windows. Cuando sale a la luz, su gran auge va arrastrado por la popularización de Windows comiéndole el terreno rápidamente a Lotus. En la actualidad es el programa líder para hojas de cálculo. Una de las características más importante de Excel es la capacidad de creación de macros basados en el lenguaje de programación Visual Basic. Partes del entorno de trabajo de Microsoft Office Excel 2007

1

Botón Office 2

Barra de

Acceso rápido

3

Barra de titulo

4

Botones de

control de la

ventana

5

Cinta de

opciones

6

Barra de formulas

7

Barra de

desplazamiento

8

Barra de

estado

9

Botón de

Zoom

10

Hojas de trabajo


Movimientos dentro de la hoja de cálculo Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse por el documento rápidamente.

También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser:

Tipos de datos Vamos a profundizar un poco sobre los distintos tipos de datos que podemos introducir en las celdas de una hoja de cálculo: Valores constante: Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto. Números:

Para introducir números puedes incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales + - ( ) / % E e . €.

Los signos (+) delante de los números se ignoran, y para escribir un número negativo éste tiene que ir precedido por el signo (-).

Al escribir un número entre paréntesis, Excel lo interpreta como un número negativo, lo cual es típico en contabilidad.

El carácter E o e es interpretado como notación científica. Por ejemplo, 3E5 equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5).

Se pueden incluir los puntos de miles en los números introducidos como constantes.

Cuando un número tiene una sola coma se trata como una coma decimal.


Si al finalizar un número se escribe €, Excel asigna formato Moneda al número y así se verá en la celda, pero en la barra de fórmulas desaparecerá dicho símbolo.

Si introducimos el símbolo % al final de un número, Excel lo considera como símbolo de porcentaje.

Si introduces fracciones tales como 1/4, 6/89, debes escribir primero un cero para que no se confundan con números de fecha.

Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasa automáticamente a anotación científica.

Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda.

Errores en los datos Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no. Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o rechazar utilizando el botón No.

Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un símbolo en la

esquina superior izquierda tal como esto:

Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como que nos permitirá saber más sobre el error.

Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará un cuadro u otro, siendo el más frecuente el que aparece a continuación:


Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO , siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.

#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos.

#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.

#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.

#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.

#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.

#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.

#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se interceptan.

Insertar hojas al libro de trabajo Pasos:

Eliminar hoja de trabajo Consiste en quitar hojas a nuestro libro de trabajo. Pasos para eliminar una hoja:

Cada vez que hacemos

clic en este botón,

insertamos una nueva

hoja a nuestro libro de

trabajo.


Cambiar el nombre a las hojas de trabajo Consiste en poner un nombre personalizado a las etiquetas de las hojas del libro. Pasos para cambiar el nombre de una hoja:

Color de etiqueta Pasos para cambiar el color de las etiquetas:

1

Clic derecho sobre la

hoja que desea

eliminar.

2

Clic en la opción

“Eliminar”

3

Clic en el botón

“Eliminar”.

Nota:

Si la hoja de cálculo no tiene datos no

aparecerá la ventana de confirmación.

1

Clic derecho

sobre la hoja. 2

Clic en la opción

“Cambiar nombre”

3

Escriba el

nuevo nombre

4

Pulse la tecla

“Enter”


Mover o copiar hojas de cálculo Es cambiar de posición el orden de las hojas en un libro de Excel. Pasos para mover las hojas:

1

Clic derecho

sobre la hoja.

2

Seleccione

“Color de etiqueta”

3

Clic sobre el

color que

desea utilizar.

1

Clic

izquierdo

presionado

sobre la hoja

que desea

mover

2

Mueva el puntero

del ratón al lugar

donde desea

colocar la hoja.

Nota: para crear una copia de la hoja realizamos los pasos anteriores

con la tecla CTRL presionada.


Eliminar celdas, columnas y filas Pasos:

Insertar celdas, columnas y filas Pasos:

1

Clic derecho en

la celda que

desea eliminar.

2

Clic en

“Eliminar”. 3

Clic en la

opción que

desea utilizar.

4

Clic en el

botón

“Aceptar”.

1

Clic derecho en

la celda donde

desea insertar.

2

Clic en

“Insertar”.

3

Clic en la

opción que

desea utilizar.

4

Clic en el

botón

“Aceptar”.


Seleccionar Celdas, columnas y filas

Selección de una celda: Para seleccionar una única celda sólo tienes que hacer clic sobre la celda a seleccionar con el botón izquierdo del ratón.

Selección de un rango de celdas: Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botón izquierdo del ratón en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar, después soltarlo y verás como las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color.

Selección de una columna: Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo superior de la columna a seleccionar y hacer clic sobre éste.


Selección de una fila: Para seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la fila a seleccionar y hacer clic sobre éste.

Selección de una hoja entera: Situarse sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre éste.

Añadir a una selección: Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que queramos

seleccionar celdas NO contiguas, para ello se ha de realizar la nueva selección manteniendo pulsada la tecla

CTRL.


Las plantillas de Excel 2007 Una plantilla es una hoja de cálculo prediseñada a la cual solo tenemos que agregarle nuestros datos, es similar a un patrón. Excel 2007 cuenta con siete tipo de plantillas, pero además podemos descargar mas plantilla desde la pagina de Microsoft Office online en Internet. Pasos para abrir una plantilla:

1

Clic en el

botón Office.

2

Clic en

“Nuevo”

3

Clic en

“Plantillas instaladas”.

4

Clic en la plantilla

que desea utilizar.

5

Clic en el botón

“Crear”.


Alineación de los textos en las celdas Permite aplicar giros a los textos en las celdas. Pasos para alinear los textos:

1

Clic en el botón de la

sección Alineación

Desde estos cuadros

de lista podemos

cambiar la

alineación Vertical y

horizontal de las

celdas

seleccionadas.

Desde este cuadro

podemos aplicar

giro automático.

Desde este cuadro

aplicamos grados

específicos.

2

Clic en el botón

“Aceptar”


Formato de números A las etiquetas podemos agregar formatos de negritas, subrayados etc. Además de estos formatos a los datos numéricos podemos aplicarle formato para su presentación tales como moneda, estilo porcentual, estilo de millares, entre otros. Pasos para aplicarles formato a los datos numéricos:

1

Seleccione

los datos.

Puede hacer clic

directamente en

estos botones.

2

O puede hacer clic

sobre el botón de

flecha de la sección

Número. Para acceder

a todos los formatos.

4

Clic en la

categoría que

desea utilizar.

5

Seleccione el

formato. Ej.:

posiciones

decimales, símbolo

de la moneda de

acuerdo al país, etc.

6

Clic en el botón

Aceptar.

3

Clic en la

pestaña

“Numero”.


Aplicar bordes los datos. Aunque veamos en la pantalla los datos en una hoja cuadriculada, cuando imprimimos la información dicha cuadricula no sale en la impresión, por tanto si queremos los datos encerrados debemos colocar la cuadricula. Pasos para aplicar cuadricula a los datos:

.

1

Seleccione los

datos que desee

encerrar en la

cuadricula.

2

Clic en el botón

de flecha del

comando “Todos

los bordes”.

3

Clic en “Mas bordes…”

4

Seleccione el

estilo de la

línea.

5

Seleccione el

color de la

línea.

6

Clic en los botones:

Contorno e Interior.

7

Clic en el botón

“Aceptar”.


Rellenar datos en celdas adyacentes Excel puede continuar automáticamente una serie de números, combinaciones de números y texto, fechas o periodos de tiempo y de esta forma podemos ahorra tiempo en digitación. Pasos para rellenar celdas adyacentes:

Algunas listas que podemos crear:

Selección Inicial: Serie extendida:

1,2,3 4,5,6,7,8

9:00 10:00, 11:00, 12:00

Lun Mar, Mie, Jue

Lunes Marte, Miercoles, Jueves

Ene Feb, Mar, Abr

Ene, Abr Jul, Oct, Ene

1999, 2000 2001, 2002, 2003

Serie de relleno personalizada Podrá crear una serie de relleno personalizada para las entradas de texto que utilice con frecuencia, como las regiones de ventas de su organización, listados de empleados, entre otros. Pasos para crear una serie de relleno personalizada:

1

Escriba el primer

nombre de la lista.

2

Clic en el

controlador de

relleno y arrastre

el puntero hacia

abajo, hasta donde

desee la lista.

1

Clic en el

botón Office.

2

Clic en

“Opciones de Excel”.


3

Clic en

“Más frecuentes”.

4

Clic en el botón

“Modificar listas personalizadas…”

5

Escriba la

lista.

6

Clic en el botón

“Agregar”.

7

Clic en el botón

“Aceptar”


Comentarios de celdas Consiste en una nota aclaratoria en una celda, el comentario solo aparece cuando nos posicionamos sobre la celda que tiene dicho comentario. Pasos para insertar un comentario:

1

Seleccione la celda

donde insertara su

comentario.

2

Clic en la

pestaña

“Revisar”.

3

Clic en la opción

“Nuevo comentario”.

4

Escriba el

comentario.

5

Para terminar el

proceso, haga clic en

una celda fuera del

comentario.


Eliminar o modificar un comentario

Establecer una contraseña para abrir un libro En Excel 2007 puede usar contraseñas para impedir que otras personas abran o modifiquen los libros de trabajo.

1

Clic en la celda

que contiene el

comentario.

3

Elija Modificar

o eliminar

comentario.

2

Clic en la pestaña

“Revisar”.

1

Clic en el

botón Office.

2

Seleccione la opción

“Preparar”.

3

Clic en la opción

“Cifrar documento”.


Observación:

Establecer una contraseña para modificar un libro Permite que sólo los revisores autorizados modifiquen el contenido del libro.

4

Escriba la

contraseña.

5

Clic en el botón

Aceptar.

6

Vuelva a escribir

la contraseña.

7

Clic en el botón

Aceptar.

1

Clic en el

botón Office.

2

Clic en la opción

“Guardar como”


3

Clic sobre el botón

“Herramientas”

4

Clic sobre

“Opciones generales”

5

Escriba la contraseña en el

cuadro de texto

“Contraseña de escritura”

6

Clic sobre el

botón Aceptar.

7

Vuelva a escribir la

contraseña

8

Clic sobre el

botón Aceptar.


Quitar una contraseña

Siga uno o ambos procedimientos:

Abra el archivo con la contraseña de apertura de modo que el archivo se abra en modo de

lectura/escritura.

Abra el archivo con la contraseña de escritura de modo que el archivo se abra en modo de

lectura/escritura.

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar como.

2. Haga clic en Herramientas y, a continuación, en Opciones generales.

4. Seleccione la contraseña y presione SUPRIMIR.

5. Haga clic en Aceptar.

6. Haga clic en Guardar.

7. Si se le pregunta si desea reemplazar el archivo existente, haga clic en Sí.

Introducción a las formulas de Excel La esencia de su hoja de cálculo en Excel son las formulas, en efecto, es lo que en realidad hace funcionar sus hojas de trabajo.

Fórmulas.

Una fórmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Una fórmula es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como *, +, -, Seno, Coseno, etc.


En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =. Orden de los operadores para las formulas básicas Excel ejecuta una serie de operadores de izquierda a derecha, lo que les da algunos operadores preferencia sobre otros.

Todas las operaciones combinadas van encerradas en paréntesis. Potencias. Multiplicaciones y divisiones. Sumas y restas.

La funciones Una función es una fórmula especial escrita con anticipación y que acepta un valor o valores, realiza unos cálculos con esos valores y devuelve un resultado. Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si ésta no se respeta Excel nos mostrará un mensaje de error.

Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.

Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ";".

Ejemplo:

=SUMA(A1:B3) esta función equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3 Sintaxis de la formulas

=A2+A3

Las formulas en Excel deben

comenzar con el signo de

igualdad. Es lo que indica a Excel

que lo siguiente es una formula y

no un texto.

Argumento 2: puede ser

un valor absoluto o el

nombre de la celda que

contiene dicho valor.

Argumento 1: puede

ser un valor absoluto o

el nombre de la celda

que contiene dicho

valor.

Operador

aritmético.

Las formulas pueden contener todos

los argumentos que se deseen y los

operadores aritméticos que sean

necesarios.


Operadores y funciones básicas

Operadores Realiza Ejemplos

^ Potencia = A2^3

+ Suma = A2+A3

- Resta =A1-5

* Multiplicación =A2*B1

/ División =A5/10

() Combinación =(A1*A2)+B5

= Igual a =(A2+A3)=100

>= Mayor o igual =B3>=50

<= Menor o igual =A10<=25

<> Diferente de =A1<>A2

Función Realiza Ejemplo

MAX Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores.

=max(A1:A10)

MIN Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.

=min(A1:A10)

PROMEDIO Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos.

=promedio(A5:A15)

SUMA Suma todos los números de un rango.

=suma(A1:A20)

CONTAR Cuenta el número de celdas que contienen números, además de los

números incluidos dentro de la lista de argumentos.

=contar(A1:A5)

PRODUCTO Multiplica todos los números que figuran como argumentos y devuelve el

producto.

=producto(A1:A5)

Asistente para insertar funciones Utilice el cuadro de diálogo Insertar función para ayudarle a insertar la fórmula y los argumentos correctos que se adapten a sus requisitos.


Pasos para insertar una función:

Herramientas de Autosuma Mediante el botón autosuma accesamos a las funciones más comúnmente usadas, tales como, suma, promedio, máx, mín, cuenta.

1

Clic en la celda

donde desea el

resultado.

2

Clic en el botón

Insertar Formula

Fx, de la barra de

formulas.

3

Elija la

categoría de

la función. 4

Clic en el

nombre de la

función.

5

Clic en el

botón Aceptar.

6

Seleccione las

celdas que contienen

los valores.

También

puede escribir

las celdas. 7

Clic en el botón

Aceptar.


Para utilizar una de las funciones del botón autosuma seguimos los siguientes pasos:

La función auto calcular Consiste en mostrar un resultado de un rango de datos seleccionado, utilizando las funciones básicas de Excel y la barra de estado.

Convertir formulas a valores Consiste en quitar la formula de la celda y dejar solo el resultado de la misma.

1

Clic en la celda

donde desea el

resultado.

3

Clic en el botón

de lista del botón

autosuma.

4

Clic sobre la

función que

desea utilizar.

2

Clic en la

pestaña Inicio.

1

Seleccione el

rango de

datos.

2

Clic derecho

en la barra de

estado.

3

Clic sobre las

funciones que

desee utilizar.

Aquí

aparecerá el

resultado.


1

Clic en la

celda donde

está la

formula o

función.

2

Pulse la tecla

F2.

3

Pulse la tecla

F9.

4

Presione la tecla ENTER.


Grafica la información Crear un gráfico en Microsoft Office Excel es rápido y sencillo. Excel proporciona una variedad de tipos de gráficos entre los que puede elegir. Un grafico es la representación de los datos que están en la hoja de cálculo. Pasos para crear un grafico:

1

Seleccione las celdas

que contienen los

datos que desea

graficar.

2

Active la pestaña

“Insertar”.

3

Elija el tipo de grafico

a utilizar.

4

Seleccione un

subtipo de

grafico.


Modificación del estilo de diseño de un Grafico Después de crear un gráfico, puede cambiar su aspecto de forma instantánea. En lugar de agregar o cambiar manualmente los elementos o el formato del gráfico, puede aplicarle rápidamente un diseño y un estilo predefinido. Pasos para modificar el estilo de un grafico:

Inmediatamente

después Excel le

inserta el grafico

como parte de la

hoja de datos.

1

Clic dentro

del grafico.

2

Active la pestaña

“Herramientas de

gráficos”

3

Clic sobre el diseño

a utilizar.


Seleccionar un diseño de gráfico predefinido

Cambiar el tipo de grafico

1

Clic dentro del

área del grafico.

2

Active la pestaña

“Herramientas de

grafico”

3

Seleccione un diseño

en la sección “Diseños

de grafico”.

1

Clic dentro del

área del grafico.

2

Active la pestaña

“Herramientas de

gráficos” 3

Clic en la opción

“Cambiar tipo de

grafico”

4

Seleccione un

tipo de grafico

5

Seleccione un

sub tipo de

grafico.

6

Clic en el

botón

Aceptar.


Mover un grafico

Ordenar alfabéticamente los datos en la hoja de cálculo

1

Clic dentro del

área del grafico.

2

Active la pestaña

“Herramientas de

gráficos”

3

Clic en la opción

“Mover grafico”

4

Clic en “Hoja nueva”

o “Objeto en”, según

sea el caso.

5

Clic en el botón

Aceptar.

1

Si los datos tienen

encabezados, debe

aplicar un formato

diferente que el de

los registros.

2

Clic en el primer

registro del listado

3

Clic en la

pestaña “Inicio”

4

Clic en la opción “Ordenar y filtrar”, y

seleccione Ordenar de A a Z o

Ordenar de Z a A.


Filtrar datos de un rango o una tabla

Filtrar datos utilizando Autofiltro es una manera fácil y rápida de buscar un subconjunto de datos de

un rango de celdas o de una columna de tabla y trabajar en él.

Definir una área de impresión

1

Clic en la celda que

contiene el

encabezado.

2

Active la

pestaña

“Datos”.

3

Clic en la

opción “Filtro”

1

Seleccione el rango de

celdas que desea configurar

como su área de impresión.

2

Active la pestaña

“Diseño de página”

3

Clic en la opción “Área de impresión”.

4

Clic en la opción

“Establecer área de

impresión”.


Insertar un salto de página

Repetir títulos de impresión

1

Clic en el lugar

donde desea

insertar el salto de

página.

2

Active la

pestaña “Diseño

de página” 3

Clic en la opción

“Insertar salto de

página”.

1

Active la

pestaña “Diseño

de página”.

2

Clic en “Imprimir títulos”

3

Clic en la caja de

texto “Repetir

filas en extremo

superior”. 4

Seleccione

las celdas que

desea repetir.

5

Clic en el botón

Aceptar.

Manual de Excel 2007 Básico

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