Manual de Contabilidad V8soporte.ostar.com.mx/TCA/wp-content/uploads/2017/01/Contabilidad.… ·...

Manual de Contabilidad

Manuales Operativos Manual de Contabilidad TCA Back Office Versión 8.2

Manual de Contabilidad 2 | P á g i n a

Índice

I. Catálogo de Cuentas ...........................................................................................................................4 A. Registro de Cuentas Contables ........................................................................................................ 4 B. Modificación de una Cuenta Contable .............................................................................................. 6 C. Baja de una Cuenta Contable .......................................................................................................... 7 D. Consulta del Catálogo de Cuentas ................................................................................................... 8

II. Pólizas .................................................................................................................................................9 A. Registro de una Nueva Póliza Contable ........................................................................................... 9 B. Modificación de una Póliza Contable .............................................................................................. 12 C. Cancelar o Reactivar una Póliza Contable ..................................................................................... 14 D. Insertar y Eliminar Partidas de una Póliza Contable ....................................................................... 15

1. Insertar Partidas en una Póliza ................................................................................................... 15 2. Eliminar Partidas en una Póliza ................................................................................................... 15

E. Aplicación y DesAplicación de Pólizas............................................................................................ 16 F. Estado de Pólizas .......................................................................................................................... 18 G. Listado de Movimientos ................................................................................................................. 20

III. Reportes ........................................................................................................................................... 23 A. Balanza de Comprobación ............................................................................................................. 23 B. Balanza Analítica ........................................................................................................................... 26 C. Auxiliar .......................................................................................................................................... 29 D. Relación de Saldos ........................................................................................................................ 32 E. Diario ............................................................................................................................................. 35 F. Diario Mayor................................................................................................................................... 38 G. Balanza de Comprobación en Dólares (DLS) ................................................................................. 41 H. Cotización Mensual........................................................................................................................ 44

1. Registro de una Nueva Cotización .............................................................................................. 44 2. Modificación de una Cotización ................................................................................................... 46 3. Eliminar una Cotización .............................................................................................................. 47

IV. Presupuestos................................................................................................................................... 48 A. Asignación del Presupuesto ........................................................................................................... 48 B. Revisión de Presupuestos .............................................................................................................. 49 C. Impresión de Presupuestos ............................................................................................................ 50 D. Importar Presupuestos ASCII ......................................................................................................... 52

V. Procesos ........................................................................................................................................... 54 A. Cierre del Periodo .......................................................................................................................... 54



B. Cierre del Ejercicio ......................................................................................................................... 56 C. Inicia a Ceros un Periodo ............................................................................................................... 58 D. Abrir un Periodo ............................................................................................................................. 59

VI. Auditoría .......................................................................................................................................... 60 A. Cambio de Fecha ........................................................................................................................... 60 B. Contabilizar Subsistemas ............................................................................................................... 61 C. Subir Pólizas Externas ................................................................................................................... 65

1. Subir Pólizas Externas ................................................................................................................ 65 2. Configuración de un Nuevo Tipo de Póliza .................................................................................. 67

D. Cotización Diaria (Contabilidad) ..................................................................................................... 70



I. Catálogo de Cuentas Registrar, modificar y eliminar una cuenta contable para su manejo y control en el sistema. Las cuentas contables pueden ser de hasta 30 caracteres de acuerdo a los niveles de cuenta definidos en la configuración. El registro de las cuentas contables se lleva a cabo en 2 partes dentro de la misma pantalla. Primero, se definen los datos generales de la cuenta, lo que se llamamos Catálogo Maestro y segundo, se activa en las empresas en las que la cuenta puede ser utilizada, Catálogo por Empresa.

A. Registro de Cuentas Contables Registrar una cuenta contable en el sistema para su manejo y control. Seleccione Contabilidad > Catálogo de Cuentas > Catálogo de Cuentas



1.- Proporcione los datos de la cuenta contable que desea registrar en el sistema (Catálogo Maestro).

? En el campo Cuenta, proporcione el número de cuenta que desea registrar.

a Es importante registrar primero los niveles “padres” para poder registrar subniveles a la cuenta.

? En el campo Nombre, proporcione el nombre de la cuenta contable a registrar.

? En el campo Naturaleza, indique la naturaleza contable de la cuenta.

? En el campo Saldo Promedio, seleccione el tipo de saldo de control de la cuenta.

a Diario ? saldo para cuentas financieras (Ej: Bancos). b Mensual ? saldo para el resto de las cuentas.

? En el campo Status, indique el estado en que se encuentra la cuenta para su uso

dentro del sistema. a Activa ? la cuenta puede utilizarse para su registro en pólizas contables. b Fuera de uso ? la cuenta no puede utilizarse para su registro en pólizas; si

tiene saldo sigue apareciendo el los reportes financieros.

? En el campo Tipo Cuenta, seleccione si la cuenta es para control de saldos o para control estadístico.

? El saldo de las cuentas estadísticas no se convierte al presentar estados financieros en moneda extranjera.

? En el campo Se Captura Manual, indique si la cuenta puede capturarse o no

manualmente en las pólizas contables. a Si ? la cuenta puede capturarse en pólizas contables. b No ? la cuenta no puede capturarse en pólizas contables (Ej: cuentas que

solo se afectan a través de los módulos y no deben manipularse manualmente).

2.- Proporcione la(s) empresa(s) en la(s) que desea activar la cuenta para su uso en el

sistema (Catálogo por Empresa).

? En la columna Empresa, proporcione la clave de empresa en la que desea sea

activar la cuenta para su uso. ? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema muestra el

catálogo definido. ? Seleccione la empresa y presione <ENTER>.

3.- Al terminar de registrar la cuenta, Presione F2-Aceptar. 4.- Presione F4-Grabar.



B. Modificación de una Cuenta Contable Modificar el registro de una cuenta contable en el sistema. Seleccione Contabilidad > Catálogo de Cuentas > Catálogo de Cuentas

1.- En el campo Cuenta, proporcione el número de cuenta que desea modificar. ? Escriba parte del nombre de la cuenta para hacer una búsqueda en el catálogo. ? Seleccione la cuenta y presione <ENTER>.

2.- Presione F8-Modificar. 3.- Modifique los datos que desea corregir. 4.- Al terminar, presione F2-Aceptar 5.- Presione F4-Grabar.



C. Baja de una Cuenta Contable Eliminar el registro de una cuenta contable en el sistema. Seleccione Contabilidad > Catálogo de Cuentas > Catálogo de Cuentas

1.- En el campo Cuenta, proporcione el número de cuenta que desea modificar. ? Escriba parte del nombre de la cuenta para hacer una búsqueda en el catálogo. ? Seleccione la cuenta y presione <ENTER>.

2.- Presione F6-Borrar

? El sistema elimina del sistema el registro del banco. NOTA: El sistema no permite eliminar una cuenta si ya han sido registrados movimientos en alguna póliza en el sistema para mantener su historial.



D. Consulta del Catálogo de Cuentas Esta opción nos permite obtener un reporte de las cuentas contables registradas en el sistema. El reporte se puede generar tanto del catálogo general (Maestro) o de una empresa en particular. Seleccione Contabilidad > Catálogo de Cuentas > Catálogo de Cuentas

1.- En el campo Empresa, seleccione la clave de empresa de la cual desea obtener el

reporte; deje en blanco este campo si desea obtener el reporte de todas las cuentas registradas en el sistema (Catálogo Maestro). ? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema muestra el


2.- En los campos De Cuenta/A Cuenta, indique la cuenta contable inicial y la cuenta

contable final que desea incluir en el reporte. ? El sistema muestra por default la cuenta contable inicial y la cuenta contable final

definida en el catálogo 3.- Presione el Botón Reporte.

Columna Descripción NATURAL En esta columna se muestra:

? Tipo de saldo de la cuenta (D = Diario / M = Mensual) ? Un * indica que la cuenta es afectable. ? Naturaleza de la cuenta (C = Cargo / A = Abono)

CUENTA CONTABLE Número de cuenta contable. NOMBRE DE LA CUENTA

Nombre de la cuenta contable.

NATURALEZA DE LA CUENTA

S= Cuenta de saldos. E = Cuenta estadística.



II. Pólizas Esta opción se utiliza para registrar las pólizas manuales en el sistema; así como también permite consultar, modificar, cancelar y reactivar cualquier tipo de póliza (manuales y del sistema). Existen cuatro diferentes formas de captura de pólizas que pueden generarse en el sistema; todas se utilizan de la misma forma pero tienen una aplicación diferente dentro del sistema el cuál se detalla a continuación:

? Póliza Contable ? pólizas manuales y del sistema que afectan el saldo del periodo en el que se registran.

? Póliza Repetitiva ? póliza manual de la cual se puede generar una copia en el siguiente periodo al momento de cerrar el periodo (Ej: pólizas de depreciaciones o amortizaciones).

? Póliza de Apertura ? póliza manual o del sistema para generar los saldos iniciales del ejercicio.

? Póliza Reversible ? póliza manual de la cual se genera una póliza de cancelación de movimientos en el periodo siguiente a su captura; esto al momento de cerrar el periodo (Ej: pólizas de costo de inventarios de servicio).

Hay tres formas en las que el sistema puede ayudarlo a buscar la cuenta contable

A. Registro de una Nueva Póliza Contable Seleccione Contabilidad > Pólizas > Pólizas



1.- En el campo Tipo de Póliza, seleccione el tipo de póliza que desea registrar. ? Póliza Contable ? Póliza Repetitiva ? Póliza Apertura ? Póliza Reversible

2.- En el campo Fecha, indique la fecha de registro de la póliza. 3.- Deje en blanco los campos Póliza Mes /Año /Usuario, para indicar al sistema que se

registra una nueva póliza. 4.- Si contabiliza por departamento, en el campo Departamento, seleccione el departamento

al que pertenece la póliza que se registra. ? Si no contabiliza por departamento, este campo no se activa

5.- En el campo Diario, indique el tipo de diario de la póliza que desea registrar.

En los Movimientos

6.- En la columna Cuenta Contable, capture el número de cuenta contable de la partida que

registra. ? Existen tres formas para activar la ayuda:

a Escriba parte del nombre de la cuenta contable para hacer una búsqueda en el catálogo.

b Con un espacio puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema muestre las cuentas contables de primer nivel.

c Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema muestra las cuentas contables afectables en orden alfabético.

? Seleccione la cuenta contable y presione <ENTER>. 7.- En el campo Departamento:

? Si desea copiar el departamento de la partida anterior, digite “..” (2 puntos) y presione <ENTER>.

? Si contabiliza por departamento

a Confirme o indique el departamento en el que se contabiliza la partida que se

registra. ? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema

muestra el catálogo definido. ? Seleccione el banco y presione <ENTER>.



? Si no contabiliza por departamento

a Deje el campo en blanco o indique un departamento como campo informativo. ? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema

muestra el catálogo definido. ? Seleccione el banco y presione <ENTER>.

8.- En el campo Referencia, capture una referencia que identifique la partida que se registra.

? Si desea copiar la referencia de la partida anterior, digite “..” (2 puntos) y presione <ENTER>.

9.- En el campo Descripción, proporcione una descripción de la partida.

? La descripción proporcionada se ve reflejada como concepto en el auxiliar contable.

? Si desea copiar la descripción de la partida anterior, digite “..” (2 puntos) y presione <ENTER>.

10.- En los campos Cargo o Abono, proporcione el monto de la partida que se registra. 11.- Al terminar, Presione F2-Aceptar.

12.- Presione F4-Grabar. 13.- El sistema muestra los folios asignados a la póliza.

14.- Presione F9-Imprimir si desea imprimir la póliza registrada. ? El sistema muestra el diálogo de Windows para que seleccione la impresora.

15.- Presione F3-Ignorar para limpiar los datos la pantalla y continuar con el registro de otra

póliza.



B. Modificación de una Póliza Contable Seleccione Contabilidad > Pólizas > Pólizas

1.- En el campo Tipo de Póliza, seleccione el tipo de póliza que desea modificar. ? Póliza Contable ? Póliza Repetitiva ? Póliza Apertura ? Póliza Reversible

2.- En el campo Fecha, indique la fecha de registro de la póliza. 3.- En el campo Póliza Mes, proporcione el folio del mes de la póliza que desea modificar y

deje en blanco los folios del año y usuario. ? El sistema muestra la información de la póliza.

4.- Presione F8-Modificar.

? Si la póliza está aplicada presione F11-DesAplicar. 5.- Modifique los datos que desea corregir.

6.- Al terminar, presione F2-Aceptar

7.- Presione F4-Grabar.



8.- El sistema muestra los folios asignados a la póliza.

9.- Presione F9-Imprimir si desea imprimir la póliza registrada. ? El sistema muestra el diálogo de Windows para que seleccione la impresora.

10.- Presione F3-Ignorar para limpiar los datos la pantalla y continuar con el registro de otra

póliza.



C. Cancelar o Reactivar una Póliza Contable Seleccione Contabilidad > Pólizas > Pólizas

1.- En el campo Tipo de Póliza, seleccione el tipo de póliza que desea cancelar o reactivar. ? Póliza Contable ? Póliza Repetitiva ? Póliza Apertura ? Póliza Reversible

2.- En el campo Fecha, indique la fecha de registro de la póliza. 3.- En el campo Póliza Mes, proporcione el folio del mes de la póliza que desea cancelar o

reactivar y deje en blanco los folios del año y usuario. ? El sistema muestra la información de la póliza.

Si desea cancelar la póliza 4.- Presione F6-Cancelar.

? Si la póliza está aplicada presione F11-DesAplicar. Si desea reactivar la póliza 5.- Presione F10-Reactivar.



D. Insertar y Eliminar Partidas de una Póliza Contable

1. Insertar Partidas en una Póliza

1.- Posesiónese en la partida donde desea insertar el registro contable. 2.- En la columna Cuenta Contable, digite “ii” (doble i) y presione <ENTER>.

? El sistema inserta un renglón, desplazando las celdas hacia abajo.

3.- En la columna Cuenta Contable, capture el número de cuenta contable de la partida que registra.



2. Eliminar Partidas en una Póliza

1.- Posesiónese en la partida que desea eliminar. 2.- En la columna Cuenta Contable, digite “bb” (doble b) y presione <ENTER>.

? El sistema elimina un renglón, desplazando las celdas hacia arriba.





E. Aplicación y DesAplicación de Pólizas Proceso mediante el cual se lleva a cabo la afectación de las pólizas para verlas reflejadas en los saldos contables. Seleccione Contabilidad > Pólizas > Aplica Pólizas

1.- En el campo Proceso, indique el tipo de afectación que desea efectuar. ? Aplica ? Los movimientos de las pólizas se ven afectados en los saldos contables. ? DesAplica ? Los movimientos de las pólizas no se ven afectados en los saldos

contables. 2.- En el campo Empresa, proporcione la clave de empresa a la que pertenecen las pólizas

que desea afectar. 3.- En los campos Ejercicio y Periodo, indique el ejercicio y el periodo de las pólizas que

desea afectar. 4.- En el campo Usuario, deje en blanco este campo para afectar las pólizas de cualquier

usuario, o bien, seleccione la clave del usuario al cual pertenecen las pólizas que desea afectar. ? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema muestra el

catálogo definido. ? Seleccione el usuario y presione <ENTER>.



5.- En el campo Departamento, deje en blanco este campo para afectar las pólizas de cualquier departamento, o bien, seleccione la clave del departamento al cual pertenecen las pólizas que desea afectar. ? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema muestra el

catálogo definido. ? Seleccione el departamento y presione <ENTER>.

6.- En el campo Diario, deje en blanco este campo para afectar las pólizas de cualquier tipo

de diario, o bien, seleccione el tipo de diario al cual pertenecen las pólizas que desea afectar.

7.- En los campos Póliza Inicial y Póliza Final, proporcione el rango de pólizas que desea

afectar. ? Puede dejar los campos en blanco para indicar al sistema que desea afectar todas

las pólizas. 8.- Presione F10-Procesar.



F. Estado de Pólizas Obtener un reporte del estado que guardan las pólizas en un periodo determinado. Seleccione Contabilidad > Pólizas > Estado de Pólizas Generalmente el reporte se obtiene de la siguiente manera: 1.- En los campos Ejercicio y Periodo, indique el ejercicio y el periodo de las pólizas que

desea consultar. 2.- Deje en blanco los campos Usuario, Diario y Departamento para generar un reporte de

todas las pólizas del periodo solicitado.

3.- Presione el botón Reporte. Los filtros Usuario, Diario y Departamento, sirven para obtener un reporte de movimientos mas detallado.



Primera Parte del Reporte

Columna Descripción FOL ANO Folio del año de la póliza contable. MES Folio del mes de la póliza contable. USUARIO Clave corta del usuario y folio del usuario que generó la póliza. DIARIO Tipo de diario contable. TIPO Tipo de Póliza.

? APERT = Póliza de apertura. ? CONTA ? Póliza contable. ? REPET ? Póliza repetitiva. ? REVER ? Póliza Reversible.

CAPTURA Tipo de captura como se generó la póliza. ? IMP ? Importada de módulos. ? MAN ? Manual. ? SIS ? Sistema.

AFECTACION Estado de la póliza en el sistema. ? APLI ? Aplicada. ? XAPL ? Por aplicar. ? CANC ? Cancelada. ? OCUP ? Ocupada. ? MAL ? Mal.

ESTATUS Estado contable de la póliza. CUADRADA ? póliza cuadrada NO CUADR ? póliza no cuadrada.

DEPARTAMENTO Departamento afectado por la póliza. FECHA ALTA Fecha de registro de la póliza. DIA Día del periodo al que afectan los movimientos contables de la póliza.



G. Listado de Movimientos Obtener un listado de los movimientos de las pólizas contables que se generan en un periodo determinado. Seleccione Contabilidad > Pólizas > Listado de Movimientos Generalmente el reporte se obtiene de la siguiente manera: 1.- En los campos Ejercicio y Periodo, indique el ejercicio y el periodo de las pólizas que

desea consultar. 2.- Deje en blanco los campos Diario, Departamento, Usuario para generar un listado sin

estos filtros de búsqueda.

3.- Utilice los campos De Póliza/A Póliza para generar un listado de acuerdo al número de folio del mes de las pólizas.

4.- Utilice los campos De Día/A Día para generar un listado de acuerdo al día del periodo de

afectación de las pólizas.

5.- En el campo Salto, indique si desea se genere o no un salto de pagina por póliza al momento de mandarlo a impresión.

6.- Presione el botón Reporte. Los filtros Diario, Departamento y Usuario, sirven para obtener un listado de movimientos mas detallado.




Columna Descripción MOV Número de partida de la póliza. CUENTA Cuenta contable de la partida de la póliza. NOMBRE DE LA CUENTA Nombre de la cuenta contable. FECHA Mes y Día al que corresponde la póliza. C.C. Departamento al que pertenece la póliza. REFERENCIA Referencia que identifica a la partida. CONCEPTO Descripción de la partida contable.



Segunda Parte del Reporte

Columna Descripción CARGOS Importe del Total de cargos de la partida. ABONOS Importe del Total de abonos de la partida. En el primer renglón de la póliza se muestra:

? Folios del año, mes y del usuario. ? Tipo de diario contable. ? Tipo de póliza. ? Tipo de captura. ? Afectación ? Estatus ? Fecha de registro de la póliza. ? Fecha de afectación de las partidas contables.



III. Reportes

A. Balanza de Comprobación Reporte que se presenta a primer nivel de cuentas para revisar el balance de un periodo, analizando el resultado de utilidad o perdida del periodo actual, anterior y acumulada al la fecha de consulta. Seleccione Contabilidad > Reportes > Balanza de Comprobación Generalmente el reporte se obtiene de la siguiente manera: 1.- En el campo Empresa, seleccione la clave de empresa de la cual desea obtener el

reporte. ? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema muestra el


2.- En los campos Ejercicio y Periodo, indique el ejercicio y el periodo del cual desea obtener

el reporte. 3.- Si utiliza contabilidad departamental, en el campo Departamento seleccione la clave del

departamento de la cual desea obtener el reporte. ? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema muestra el


4.- Presione el botón Reporte.




Columna Descripción CTA. Número de cuenta contable. NOMBRE DE LA CUENTA


SALDOS DEUDORA Saldo deudor del periodo anterior. SALDOS ACREDORA Saldo acreedor del periodo anterior.




Columna Descripción CARGOS PERIODO Saldo de los cargos del periodo. ABONOS PERIODO Saldo de los abonos del periodo. SALDO PERIDO Saldo del periodo SALDO TOTAL Saldo acumulado al periodo.

NOTA: Al final del reporte se muestra el resultado de utilidad o perdida del periodo actual, anterior y acumulada al la fecha de consulta.



B. Balanza Analítica Reporte que muestra los cargos y abonos de un periodo, filtrando la información por rangos de cuentas y presentando la información al nivel contable que se requiera para su análisis. Seleccione Contabilidad > Reportes > Balanza Analítica Generalmente el reporte se obtiene de la siguiente manera: 1.- En los campos Ejercicio y Periodo, indique el ejercicio y el periodo del cual desea obtener

el reporte. 2.- Si utiliza contabilidad departamental, en el campo Departamento, seleccione la clave del



3.- En el campo Nivel, seleccione el nivel contable que desea aparezca en el reporte. 4.- En los campos De Cuenta/A Cuenta, indique la cuenta contable inicial y la cuenta


definida en el catálogo





Columna Descripción CUENTACONTABLE Número de cuenta contable. NOMBRE DE LA CUENTA


SALDO ANTERIOR Saldo acumulado al periodo anterior.




Columna Descripción CARGOS MES Saldo de los cargos del periodo. ABONOS MES Saldo de los abonos del periodo. SALDO ACTUAL Saldo acumulado al periodo.

NOTA: Al final del reporte se muestra la suma de saldos de las cuentas de último nivel.



C. Auxiliar Reporte que muestra los movimientos que integran el saldo de las cuentas contables en un periodo de fechas, filtrando la información por rangos de cuentas. Seleccione Contabilidad > Reportes > Auxiliar Generalmente el reporte se obtiene de la siguiente manera: 1.- En los campos De Fecha/A Fecha, indique la fecha inicial y la fecha final d los

movimientos que desea incluir en el reporte. 2.- Si utiliza contabilidad departamental, en el campo Departamento, seleccione la clave del










Columna Descripción FECHA Fecha de afectación del movimiento. ALT / POL / PAR ? ALT ? Clave corta del usuario que generó el movimiento.

? POL ? Folio del mes de la póliza contable en que se encuentra registrado el movimiento.

? PAR ? Partida contable del movimiento. REFRENCIA Referencia que identifique la partida contable. CONCEPTO Descripción de la partida contable. DEPTO Departamento afectado por la póliza.




Columna Descripción DEBE Importe de naturaleza deudora del movimiento. HABER Importe de naturaleza acreedora del movimiento. SALDO Saldo acumulado. En el primer renglón del auxiliar se muestra:

? Cuenta contable. ? Nombre de la cuenta. ? Saldo acumulado anterior de la cuenta a la fecha de consulta.



D. Relación de Saldos Reporte que muestra en forma detallada los cargos, abonos y saldos de un periodo, filtrando la información por rangos de cuentas. Seleccione Contabilidad > Reportes > Relación de Saldos Generalmente el reporte se obtiene de la siguiente manera: 1.- En los campos Ejercicio y Periodo, indique el ejercicio y el periodo del cual desea obtener

el reporte. 2.- En el campo Ceros, indique si desea incluir:

? Saldos en cero ? Todas las cuentas incluyendo, las que tienen saldo cero. ? No saldo cero ? Las cuentas que han tenido movimientos en el periodo o periodos

anteriores; incluyendo cuentas con saldo acumulado cero. ? Mes saldo <> 0.0 ? Las cuentas con saldo acumulado diferente de cero.

3.- En el campo Desfase, indique si desea que el reporte se presente con desfase (sangría)

en cada cambio de nivel contable. 4.- Si utiliza contabilidad departamental, en el campo Departamento, seleccione la clave del










Columna Descripción CUENTACONTABLE Número de cuenta contable. NOMBRE DE LA CUENTA


SALDO ACUMULADO Saldo acumulado al periodo anterior.




Columna Descripción CARGOS PERIODO Saldo de los cargos del periodo. ABONOS PERIODO Saldo de los abonos del periodo. SALDO TOTAL Saldo acumulado al periodo.

NOTA: Al final del reporte se muestra la suma de saldos de las cuentas de último nivel.



E. Diario Reporte que muestra los movimientos de las cuentas en un periodo, agrupados de acuerdo al tipo de diario contable en el que fueron registrados. Seleccione Contabilidad > Reportes > Diario Generalmente el reporte se obtiene de la siguiente manera: 1.- En los campos Ejercicio y Periodo, indique el ejercicio y el periodo del cual desea obtener

el reporte. 2.- En el campo Diario, seleccione el tipo de diario contable del cual desea obtener el reporte;

deje en blanco este campo si desea obtener el reporte con todos los tipos de diario con movimientos en el periodo. ? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema muestra el

catálogo definido. ? Seleccione el diario y presione <ENTER>.

3.- Si utiliza contabilidad departamental, en el campo Departamento, seleccione la clave del







Columna Descripción FECHA Fecha de afectación del movimiento. CUENTA Número de cuenta contable. POLIZA Folio del año de la póliza contable en que se encuentra registrado

el movimiento. MES Folio del mes de la póliza contable en que se encuentra registrado

el movimiento. MOVTO Partida contable del movimiento. REFERENCIA Referencia que identifique la partida contable. DESCRIPCION Descripción de la partida contable.




Columna Descripción CARGOS PERIODO Importe de naturaleza deudora del movimiento. ABONOS PERIODO Importe de naturaleza acreedora del movimiento.



F. Diario Mayor Reporte que muestra los cargos y abonos acumulados por periodo de cada una de las cuentas contables de mayor; la información se obtiene desde el primer periodo hasta el periodo que se solicita. Seleccione Contabilidad > Reportes > Diario Mayor Generalmente el reporte se obtiene de la siguiente manera: 1.- En los campos Ejercicio y Periodo, indique el ejercicio y el periodo hasta el cual desea

obtener el reporte. 2.- Si utiliza contabilidad departamental, en el campo Departamento, seleccione la clave del










Columna Descripción CUENTA Número de cuenta contable. NOMBRE DE LA CUENTA


SALDO ANTERIOR Saldo acumulado al periodo anterior.




Columna Descripción CARGOS MES Saldo de los cargos del periodo. ABONOS MES Saldo de los abonos del periodo. SALDO ACTUAL Saldo acumulado al periodo.



G. Balanza de Comprobación en Dólares (DLS) Reporte que se presenta a primer nivel de cuentas para revisar los saldos del balance de un periodo en dólares (moneda DLS), analizando el resultado de utilidad o perdida del periodo actual, anterior y acumulada al la fecha de consulta. Para poder convertir los saldos a la moneda DLS, es necesario tener registrada la cotización mensual en el sistema. Seleccione Contabilidad > Reportes > Balanza de Comprobación DLS Generalmente el reporte se obtiene de la siguiente manera: 1.- En el campo Empresa, seleccione la clave de empresa de la cual desea obtener el

reporte. ? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema muestra el


2.- En los campos Ejercicio y Periodo, indique el ejercicio y el periodo del cual desea obtener

el reporte. 3.- Si utiliza contabilidad departamental, en el campo Departamento, seleccione la clave del







Columna Descripción CTA. Número de cuenta contable. NOMBRE DE LA CUENTA


SALDOS DEUDORA Saldo deudor del periodo anterior. SALDOS ACREDORA Saldo acreedor del periodo anterior.




Columna Descripción CARGOS PERIODO Saldo de los cargos del periodo. ABONOS PERIODO Saldo de los abonos del periodo. SALDO PERIDO Saldo del periodo SALDO TOTAL Saldo acumulado al periodo.

NOTA: Al final del reporte se muestra el resultado de utilidad o perdida del periodo actual, anterior y acumulada al la fecha de consulta.



H. Cotización Mensual Opción operativa para capturar el tipo de cambio mensual que aplica a los saldos contables y presupuestos de moneda nacional y poderlos expresar en moneda extranjera en los estados financieros y en el reporte Balanza de Comprobación DLS. Seleccione Contabilidad > Reportes > Cotización Mensual

1. Registro de una Nueva Cotización

1.- En el campo Moneda, seleccione la moneda extranjera a la cual desea capturar la

cotización. ? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema muestra el

catálogo definido. ? Seleccione la moneda y presione <ENTER>.

2.- En el campo Ejercicio, capture el ejercicio contable al cual desea capturar la cotización. 3.- En la columna Saldos, proporcione la cotización que aplica a los saldos contables para

cada unos de los meses.

4.- En la columna Presupuesto, proporcione la cotización que aplica al presupuesto contable para cada unos de los meses.



5.- Columna INPC, sin uso.

6.- Al terminar, Presione F2-Aceptar.




2. Modificación de una Cotización

1.- En el campo Moneda, seleccione la moneda extranjera que desea modificar.

? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema muestra el catálogo definido.

? Seleccione la moneda y presione <ENTER>. 2.- En el campo Ejercicio, capture el ejercicio contable que desea modificar. 3.- Presione F8-Modificar.

4.- Modifique los datos que desea corregir.





3. Eliminar una Cotización

1.- En el campo Moneda, seleccione la moneda extranjera que desea modificar.

? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema muestra el catálogo definido.

? Seleccione la moneda y presione <ENTER>. 2.- En el campo Ejercicio, capture el ejercicio contable que desea modificar. 3.- Presione F6-Borrar.

? El sistema muestra un mensaje para confirmar la eliminación del registro.

4.- Confirme que desea eliminar el registro.



IV. Presupuestos Esta opción se utiliza para registrar los presupuestos contables asignados en forma mensual

A. Asignación del Presupuesto Esta opción nos permite asignar y modificar el presupuesto mensual para cada cuenta contable. Seleccione Contabilidad > Presupuestos > Asignación

1.- En el campo Ejercicio, seleccione el ejercicio en el cual desea asignar el presupuesto. 2.- Si utiliza contabilidad departamental, en el campo Departamento, seleccione la clave del

departamento al cual desea asignar el presupuesto. ? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema muestra el


3.- En el campo Cuenta, capture el número de cuenta contable a la asigna el presupuesto.

? La captura del presupuesto se lleva a cabo solamente en cuentas de último nivel. 4.- En los campos de Enero a Diciembre, capture el presupuesto a ejercer para cada uno de

los periodos. ? El sistema muestra el total acumulado en el campo Total.

5.- Al terminar, Presione F2-Aceptar. 6.- Presione F4-Grabar.



B. Revisión de Presupuestos En caso de encontrar diferencias en la impresión del presupuesto en cuentas acumulativas “padres”, es necesario recalcular los saldos, para esto existe esta utilería la cual realiza un recalculo del presupuesto capturado. Seleccione Contabilidad > Presupuestos > Revisión de Presupuestos

1.- En el campo Ejercicio, seleccione el ejercicio del cual desea hacer la revisión del presupuesto.

2.- Presione F11-Procesar.

3.- Al terminar el sistema muestra el mensaje de que el proceso ha terminado.



C. Impresión de Presupuestos Reporte que muestra en forma detallada el presupuesto asignado para cada periodo de un ejercicio, filtrando la información por rangos de cuentas. Seleccione Contabilidad > Presupuestos > Impresión

Generalmente el reporte se obtiene de la siguiente manera: 1.- En el campo Ejercicio, indique el ejercicio del cual desea obtener el reporte. 2.- Si utiliza contabilidad departamental, en el campo Departamento, seleccione la clave del





definida en el catálogo. 4.- Presione el botón Reporte.




Columna Descripción CUENTA CONTABLE Número de cuenta contable. NOMBRE DE LA CUENTA


ENE/JUL, FEB/AGO Monto del presupuesto NOTA: Al final del reporte se muestra la suma de saldos de las cuentas de último nivel.



D. Importar Presupuestos ASCII Esta utilería se utiliza para importar en el sistema el presupuesto a partir de un archivo de texto. Seleccione Contabilidad > Presupuestos > Importar Presupuestos ASCII

1.- En el campo Ejercicio, indique el ejercicio en el cual se importa el presupuesto. 2.- Deje en blanco el campo Periodo, para importar el presupuesto de todo el año; si desea

importar el presupuesto de un periodo en particular, proporcione el periodo contable del cual desea importar el presupuesto.

3.- En el campo Directorio, se muestra la ruta del servidor donde se encuentra el archivo

texto que desea procesar. ? El archivo debe encontrarse en el servidor donde se encuentra instalada la

aplicación.

4.- En el campo Archivo, proporcione el nombre del archivo ASCII que contienen el presupuesto.




6.- El sistema muestra un mensaje indicando que el proceso de importación de presupuesto ha terminado.

7.- El sistema muestra un reporte que muestra el presupuesto importado.

NOTA: Al terminar la importación del presupuesto, no olvide correr el proceso Revisión de

Presupuestos para recalcular el saldo de las cuentas acumulativas “padres”.



V. Procesos En este módulo se llevan a cabo los procesos contables para generar las pólizas repetitivas, reversibles y de apertura a través de las opciones del cierre mensual y cierre del periodo.

A. Cierre del Periodo Esta opción sirve para efectuar el cierre del periodo contable; este proceso tiene como finalidad:

? Generar las pólizas repetitivas del siguiente periodo. ? Generar las pólizas reversibles del siguiente periodo. ? Cerrar el acceso a los usuarios para capturar o modificar pólizas de periodos cerrados.

NOTA: Recuerde que este proceso solo puede llevarse acabo cuando las pólizas del periodo se

encuentran aplicadas o canceladas; si existen pólizas en otro estado, es necesario aplicarlas o cancelarlas.

Seleccione Contabilidad > Procesos > Cierre de Periodo

1.- En los campos Ejercicio y Periodo, indique el ejercicio y el periodo que desea afectar. 2.- En el campo Genera Repetitivas, indique si desea o no generar las pólizas repetitivas y

las pólizas reversibles del siguiente periodo. 3.- En el campo Movimientos en Cero, indique si los movimientos de las pólizas repetitivas y

reversibles que van a generarse pasarán con los montos del mes o con montos en cero. 4.- Presione F2-Aceptar. 5.- Presione F4-Grabar.



6.- Confirme que desea cerrar el periodo.

7.- El sistema muestra un mensaje de confirmación de que el periodo ha sido cerrado. ? En caso de que el periodo ya haya sido cerrado anteriormente, se muestra un

mensaje “Periodo Cerrado”.



B. Cierre del Ejercicio Esta opción sirve para efectuar el cierre del ejercicio contable; este proceso tiene como finalidad:

? Generar la póliza de apertura del siguiente ejercicio. Este proceso puede llevarse a cabo las veces que sea necesario, el sistema elimina los movimientos generados anteriormente y los sustituye con los nuevos saldos generados. NOTA: Recuerde que este proceso solo puede llevarse acabo cuando las pólizas de todos los

periodo se encuentran aplicadas o canceladas; si existen pólizas en otro estado, es necesario aplicarlas o cancelarlas.

Seleccione Contabilidad > Procesos > Cierre del Ejercicio

1.- En el campo Ejercicio, indique el ejercicio que desea afectar. 2.- En el campo Cuenta de Resultados Anteriores, capture la cuenta a donde se desea

registrar la utilidad o pérdida del ejercicio que se procesa. 3.- Presione F2-Aceptar. 4.- Presione F4-Grabar.

? El sistema valida el estado de las pólizas del ejercicio; en caso de error el sistema muestra un mensaje indicando el periodo y el folio del mes de la póliza.



5.- Al terminar, el sistema muestra los folios asignados a la póliza de apertura.

6.- El sistema muestra un mensaje de confirmación de que el ejercicio ha sido cerrado.



C. Inicia a Ceros un Periodo En caso de encontrar diferencias en la impresión de los reportes financieros y el auxiliar contable, es necesario recalcular los saldos, para esto existe esta utilería la cual desaplica todas las pólizas que se encuentran aplicadas dejando los saldos del periodo en ceros. Posteriormente deben aplicarse las pólizas del periodo para afectar los saldos contables del periodo. Seleccione Contabilidad > Procesos > Inicia a Ceros un Periodo

1.- En los campos Ejercicio y Periodo, indique el ejercicio y el periodo que desea afectar. 2.- Presione F2-Aceptar. 3.- Presione F4-Grabar. 4.- El sistema muestra un mensaje de confirmación de que el proceso se llevó a cabo.



D. Abrir un Periodo Esta opción sirve para abrir un periodo contable; este proceso tiene como finalidad:

? Permitir el acceso a los usuarios para capturar o modificar pólizas de periodos que ya habían sido cerrados.

Seleccione Contabilidad > Procesos > Abrir un Periodo

1.- En los campos Ejercicio y Periodo, indique el ejercicio y el periodo que desea afectar. 2.- Presione F2-Aceptar. 3.- Presione F4-Grabar.



VI. Auditoría En este módulo se llevan a cabo los procesos propios del responsable del área administrativa ya que él es el responsable de:

? Llevar el control de la fecha de los módulos del sistema. ? Contabilizar los movimientos diarios generados por los módulos del sistema. ? Importar las pólizas generadas por sistemas externos al sistema a través de un archivo de

texto.

A. Cambio de Fecha Esta opción sirve para llevar un control de la fecha en la que se registran los movimientos de cada uno de los módulos del sistema con la finalidad de auditarlos diariamente. NOTA: Recuerde que para llevar un control de la fecha para el registro de movimientos de los

módulos, es necesario tener activo este control en los parámetros generales del sistema. Seleccione Contabilidad > Auditoría > Cambio de Fecha

1.- En el campo De Fecha, se muestra la fecha en la que los módulos se encuentran trabajando.

2.- En el campo A Fecha, indique la fecha a la que desea cambiar la operación de los

módulos del sistema. 3.- Presione F2-Aceptar. 4.- Presione F4-Cambiar.



B. Contabilizar Subsistemas Esta opción sirve para contabilizar los movimientos generados por los módulos del sistema y verlos reflejados en una la póliza. Este proceso puede llevarse a cabo más de una vez en caso de que se hayan capturado movimientos en un módulo ya contabilizado; el sistema solo contabilizará los nuevos movimientos sin afectar los anteriores aún y cuando se hayan realizado modificaciones manuales a la póliza. Este proceso puede llevarse a cabo las veces que sea necesario, el sistema elimina los movimientos generados anteriormente y los sustituye con los nuevos saldos generados. NOTA: En caso de haber capturado movimientos en algún modulo cuya fecha ya ha sido

contabilizada, recuerde que puede volver ejecutar este proceso; el sistema solo contabilizará los nuevos movimientos sin afectar los anteriores, aún y cuando se hayan realizado modificaciones manuales a la póliza.

Seleccione Contabilidad > Auditoría > Contabilizar Subsistemas

1.- En el campo Fecha, indique la fecha de los movimientos que desea contabilizar. 2.- En el campo Periodo, confirme el periodo contable en la que deben quedar registrados los

movimientos. ? El sistema muestra por default el periodo que corresponde al mes capturado en el

campo Fecha. En Módulos



3.- Marque los módulos que desea contabilizar. 4.- Presione el Botón Procesar.

5.- El sistema va mostrando los folios asignados a la póliza de cada uno de los módulos

contabilizados.

6.- Al terminar, el sistema muestra un reporte donde se muestra la información de los módulos

contabilizados.




Columna Descripción FECHA/SISTEMA En la columna se muestra:

? Fecha en que se contabilizan los movimientos. ? Clave del módulo contabilizado.

DESCRIPCION En la columna se muestra: ? Folio del mes de la póliza contabilizada. ? Clave corta del usuario que contabilizó los movimientos. ? Fecha y hora en que se efectuó el proceso.




CARGOS Importe total de los cargos contabilizados. ABONOS Importe total de los cargos contabilizados. DIFERENCIA Diferencia de los importes contabilizados.



C. Subir Pólizas Externas Esta opción sirve para importar a la contabilidad pólizas generadas por sistemas externos a través de un archivo de texto (ASCII). Se pueden configurar diversos tipos de pólizas para leer el archivo texto proporcionado.

1. Subir Pólizas Externas Seleccione Contabilidad > Auditoría > Subir Pólizas Externas

1.- En los campos Ejercicio y Periodo, indique el ejercicio y el periodo que desea afectar. 2.- En el campo Póliza: Si importa un archivo con los valores de referencia default

? Deje en blanco este campo para importar un archivo con los valores de referencia default mostrados en la ventana Valores de Referencia.

Si importa un archivo con diferentes valores de referencia default

? Proporcione el nombre de póliza configurado para el archivo que desea importar. ? El sistema muestra los valores de referencia definidos a la póliza proporcionada.

3.- En el campo Archivo, proporcione el nombre del archivo texto que desea procesar. 4.- Presione el botón Procesar.



5.- El sistema muestra los folios asignados a la póliza.

6.- Al terminar, el sistema muestra un reporte donde se muestra la información de los módulos

contabilizados donde se detalla: ? Folio del mes de la póliza contabilizada. ? Clave corta del usuario que contabilizó los movimientos. ? Fecha en que se contabilizan los movimientos. ? Fecha y hora en que se efectuó el proceso.



2. Configuración de un Nuevo Tipo de Póliza En esta opción se configuran los Tipos de Pólizas donde se establecen los valores de referencia que debe leer el sistema para importar archivos textos externos con estructura diferente a la establecida como default en el sistema. NOTA: La configuración del nuevo Tipo de Póliza queda registrada en el sistema la primera vez

que importa un archivo. Seleccione Contabilidad > Auditoría > Subir Pólizas Externas

1.- En los campos Ejercicio y Periodo, indique el ejercicio y el periodo que desea afectar. 2.- En el campo Póliza, proporcione el nombre con el que desea identificar la configuración

del nuevo Tipo de Póliza. ? El sistema muestra el mensaje de que el Tipo de Póliza no existe y que se grabará

al procesar el archivo texto.

3.- Confirme que desea registrar una nueva configuración presionando el botón oK.



En Valores 4.- Proporcione la posición de inicio y la posición final de cada campo requerido de acuerdo al

archivo texto proporcionado considerando lo siguiente: DIARIO Tipo de diario contable con el que se identifica la póliza.

? 01 ? Póliza de Ingresos. ? 02 ? Póliza de Diario. ? 29 ? Póliza de Nómina.

CUENTA Hasta 30 caracteres. FECHA Fecha de los movimientos en formato:

? AAMMDD de 6 posiciones. ? AAAAMMDD de 8 posiciones.

REFERENCIA Hasta 10 caracteres. DESCRIPCION Hasta 50 caracteres. CARGO/ABONO Naturaleza del movimiento.

? 0 ? Cargo. ? 1 ? Abono.

IMPORTE El importe debe presentarse justificado a la derecha, sin decimales; las dos últimas posiciones representan los decimales.

? Ej: 1558.77 se representa como 155877 DEPARTAMENTO Hasta 6 posiciones

5.- En el campo Directorio, confirme o indique la ruta del servidor donde se encuentra el

archivo texto que desea procesar. ? El archivo debe encontrarse en el servidor donde se encuentra instalada la

aplicación. 6.- En el campo Archivo, proporcione el nombre del archivo texto que desea procesar. 7.- Presione el botón Procesar. 8.- El sistema muestra los folios asignados a la póliza.



9.- Al terminar, el sistema muestra un reporte donde se muestra la información de los módulos contabilizados donde se detalla: ? Folio del mes de la póliza contabilizada. ? Clave corta del usuario que contabilizó los movimientos. ? Fecha en que se contabilizan los movimientos. ? Fecha y hora en que se efectuó el proceso.

NOTA: El tipo el nuevo Tipo de Póliza queda registrado en el sistema para utilizarse cada vez que se requiera importar archivos texto con los mismos valores de referencia.



D. Cotización Diaria (Contabilidad) La cotización diaria del módulo de contabilidad debe ser proporcionada diariamente para que el sistema calcule correctamente los saldos del reporte Balanza Funcional en Dólares. Seleccione Contabilidad > Auditoría > Cotización Diaria (CON)

1.- En el campo Moneda, seleccione el código de moneda a la cual ingresa la cotización. 2.- En el campo Fecha, indique la fecha en la que ingresa la cotización. 3.- En el campo Cotización, proporcione el tipo de cambio del día con el cuál desea se

registren los movimientos del módulo. ? Si ya existe una cotización capturada para ese día, el sistema muestra el importe

ingresado anteriormente. Si desea modificarlo, presione F8-Modificar.

4.- Al terminar, presione F2-Aceptar. 5.- Presione F4-Grabar.

Tel.+52 (81) 8288.1130

Canadá No. 415 Col. Vista Hermosa Monterrey, N.L. México C.P. 64620

www.tca-ss.com

Manual de Contabilidad V8soporte.ostar.com.mx/TCA/wp-content/uploads/2017/01/Contabilidad.… ·...

Documents

Transcript of Manual de Contabilidad V8soporte.ostar.com.mx/TCA/wp-content/uploads/2017/01/Contabilidad.… ·...