manual de bancos 2016 - · PDF fileEste manual es un suplemento al Manual Electrónico...
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MANUALDE
AlfaDiseñodeSistemas,[email protected]íneas
Introducción:Estematerialestádiseñadoparaayudara losusuariosquemanejannuestrosistemaCONTPAQi® BANCOS. Incluye entre otros temas,informacióndeloqueustednecesitaconocerparainiciarautilizarnuestrosistemabancario.
CONTPAQ i® BANCOS es el sistema con el que su dinerosiempre está a la vista, ya que le ayuda a controlar susingresos y egresos y a integrar la información de suscomprobantes fiscales digitales, facilitando laadministración de sus cuentas bancarias y el flujo deefectivo.
Este manual es un suplemento al Manual Electrónico decapacitaciónqueseencuentraintegradoensusistema,porlocualnoesunasustitucióndedichomanual,sinounaguíaprácticadelmismo.
CAPITULO1.....................................................................................................................................1
1.1. Ejecutandoelprogramaporprimeravez........................................................................1
1.2. Ventanadeingresoalsistema........................................................................................1
1.3. Ingresoalsistema............................................................................................................2
1.4. Creandounaempresa.....................................................................................................3
1.5. Guardandoconfiguracióndelaempresa........................................................................7
1.6. CatálogodeEmpresas.....................................................................................................7
1.7. Cerrandolaaplicación.....................................................................................................8
CAPITULO2.....................................................................................................................................9
2.1. Redefinirunaempresacreada......................................................................................10
2.1.1. PestañaGenerales.....................................................................................................10
2.1.2. Pestaña2Fechasyperiodos.....................................................................................11
2.1.3. Pestaña3Cuentasysuestructura............................................................................12
2.1.3.1. Manejodecuentas(1)...........................................................................................12
2.1.3.2. Estructuradelascuentas(2).................................................................................13
2.1.3.3. Segmentodenegocios(3).....................................................................................13
2.1.3.4. Cuentadeflujodeefectivo(4)(Cambiar).............................................................14
2.1.4. Pestaña4Pólizasysucaptura...................................................................................14
2.1.4.1. Periodosabiertos(1).............................................................................................15
2.1.4.2. Manejodepólizasymovimientos(2)....................................................................15
2.1.4.3. Capturarápida(3).................................................................................................16
2.1.4.4. Presupuestos(4)....................................................................................................16
2.1.5. Pestaña5IVA.............................................................................................................16
2.1.6. Pestaña6Documentosbancarios............................................................................17
2.1.6.1. ConfiguraciónGeneral1........................................................................................17
2.1.6.2. Ejerciciosyperiodosbancarios2...........................................................................18
2.1.6.3. Presupuestosporcategorías3..............................................................................18
2.1.6.4. Leyendaparaabonoencuentadelbeneficiario4................................................18
INDICE
2.1.6.5. Conciliaciónbancaria5..........................................................................................18
2.1.6.6. Interfazalaempresacomercial6.........................................................................18
2.1.7. Pestaña7Correo.......................................................................................................18
2.1.8. CSD/FIEL....................................................................................................................19
2.2. Configuracióndeldíadetrabajo...................................................................................19
2.3. Cambiarperiodoyejercicio...........................................................................................20
2.4. Tipodedocumento.......................................................................................................20
2.5. Conceptos......................................................................................................................21
2.6. CargarConceptosdeIETU.............................................................................................21
2.7. Cargardiariosespeciales...............................................................................................22
2.8. Cargartiposdepólizas..................................................................................................22
2.9. Cargarsegmentosdenegocios......................................................................................23
2.10. Cuentasdegastosyretenciones...............................................................................23
2.11. Monedas....................................................................................................................24
2.12. Tiposdecambio........................................................................................................25
CAPITULO3...................................................................................................................................25
3.1. Controldegastos–Visióngeneral................................................................................25
3.2. Controldegastos-Ejecucióndereportes.....................................................................28
CAPITULO4...................................................................................................................................29
4.1. Contabilidad..................................................................................................................30
4.2. Catálogodecuentas......................................................................................................30
4.3. Creacióndecuentas......................................................................................................30
4.4. Prepólizas.....................................................................................................................32
4.5. Bajarpólizas..................................................................................................................35
4.6. Cargarpólizas................................................................................................................36
4.7. Contabilizaciónmasivadedocumentos........................................................................36
4.8. DesglosemasivodecausacióndeIVA...........................................................................38
CAPITULO5...................................................................................................................................40
5.1. Catálogos.......................................................................................................................40
5.2. Beneficiarios/Pagadores................................................................................................40
5.2.1. Pestaña1Generales..................................................................................................41
5.2.2. Pestaña2Fiscal.........................................................................................................42
5.2.3. Pestaña3Contabilidad..............................................................................................43
5.2.4. Pestaña4DatosAdicionales.....................................................................................43
5.3. Importacióndeclientes/proveedoresdeAdminpaq...................................................43
5.4. Cuentasbancarias.........................................................................................................44
5.4.1. Pestaña1DatosGenerales........................................................................................45
5.4.2. Pestaña2Contabilidad..............................................................................................46
5.4.3. Pestaña3Comercial..................................................................................................47
5.4.4. Pestaña4Saldos........................................................................................................47
5.4.5. Pestaña5Titulares....................................................................................................47
5.4.6. Pestaña6Formatos...................................................................................................48
5.4.7. Pestaña7DatosAdicionales.....................................................................................48
5.5. Saldosdecuentasbancarias..........................................................................................48
5.6. Cuentasagrupadoras....................................................................................................49
5.7. Categorías......................................................................................................................50
5.8. Presupuestosporcategorías.........................................................................................51
5.9. Bancos...........................................................................................................................51
CAPITULO6...................................................................................................................................52
6.1. Documentos..................................................................................................................53
6.2. Cheques.........................................................................................................................53
6.2.1. 1Documentospagados.............................................................................................54
6.2.2. 2Categorías...............................................................................................................54
6.2.3. 3Otrosdatos.............................................................................................................54
6.3. Egreso............................................................................................................................55
6.4. Ingresos.........................................................................................................................57
6.5. IngresoNodepositado..................................................................................................59
6.6. Depósitos.......................................................................................................................60
6.7. FlujodeEfectivo............................................................................................................62
6.8. CalendarioFinanciero....................................................................................................62
6.9. ConciliaciónBancaria....................................................................................................63
CAPITULO7...................................................................................................................................65
7.1. Reportes........................................................................................................................66
7.2. Auxiliardebancos.........................................................................................................66
7.3. Auxiliardebancoscuentaagrupadora..........................................................................66
7.4. Auxiliarporbeneficiario/pagador.................................................................................67
7.5. Saldosmensualesporcategoría....................................................................................67
7.6. Comparativorealvspresupuestado..............................................................................68
7.7. Conciliaciónbancaria.....................................................................................................68
CAPITULO8...................................................................................................................................69
8.1. ExtrasyUtilerías............................................................................................................70
8.2. Usuarios.........................................................................................................................70
8.2.1. Dardealtaaunnuevousuario.................................................................................70
8.2.2. UsuariosConectados.................................................................................................72
8.3. Utilerías.........................................................................................................................73
8.3.1. Reconstruccióndesaldos..........................................................................................73
8.3.2. Reconstruirdígitosdelnúmerodecheque...............................................................74
8.3.3. Mantenimientoalabasededatos............................................................................75
8.3.4. Saldoceroalabasededatos....................................................................................75
8.3.5. ReconstruirasociaciónenelADD..............................................................................76
8.4. Cambiodeidioma.........................................................................................................77
1 1
NOTA: Se recomienda que en un futuro se le asigne una Clave de acceso al usuarioSUPERVISOR,yaquedelocontrariocualquierpersonaconaccesoalequipo,podríaejecutarlaaplicación.
1.1. Ejecutando el programa por primera vez
Paraaccesaralsistema,conel“mouse”sedebedardobleclicaliconode:
CONTPAQi®BANCOS
Queseencuentraensuescritorio.
Otraopciónesseleccionareliconoconel“mouse”yposteriormenteoprimirlateclaEnter
1.2. Ventana de ingreso al sistema
Una vez que seejecuta el sistema deCONTPAQi® BANCOS,nos mostrara laventana del sistemacon la versión que setieneinstalada.
Después el sistema nos muestra la ventanaparaelingresoalsistema.
Elsistemasolicitaralossiguientesdatos:
Código de usuario y Clave de acceso, semuestra la palabra SUPERVISOR, que es elusuario predefinido, este usuario no tienecontraseña,porlotanto,siseledaunclicenel botón Aceptar el sistema permitirá elacceso.
CAPITULO 1
1.3. Ingreso al sistema
PosteriormentealingresaralsistemadeCONTPAQi®CONTABILIDAD,semostrarálaventanadelsistema.
También se muestra la ventana de últimasnoticias, con mensajes de twitter sobre lossistemas.
Sisecierralaventana,desdeelmenúdeayudadelsistemapodemosvolveraabrirla.
1.4. Creando una empresa
LossistemasCONTPAQiBancosyCONTPAQiContabilidadcompartenbasesdedatos,detalformaqueunaempresacreadaenContabilidadoBancospuedeversedesdecualquieradelosdosmódulos.Comoconsecuencialosparámetrosdecreacióndeunaempresasonlosmismosenlos2sistemas. Paracrearunaempresahayqueseguirlossiguientespasos:
Dar clic en el icono de la casita o en el menú de Empresas, y selecciona Empresas, opresionarlacombinacióndeteclasCtrl+E
Seabreunaventanaquesellama“CatálogosdeEmpresas”yseledaunclicaliconode“NuevaEmpresa”
En la imagendeabajomuestrasupantallay laventanaqueabrede“NuevaEmpresa”quesedescribeacontinuación.
Esta es la ventana para agregar una nueva empresa al sistema de bancos. Y se describe acontinuación:
1-Nombredelaempresa:Enestecampovaelnombredelaempresa
2-RFCempresa:HayqueponerelRFCdelaempresayesuncampoobligatorio,yaquesinolopone,nopodráguardarlaempresacreada.
3 -Catalogo Preinstalado: Aquí se puede seleccionar el catalogo que ya cuenta con lasagrupadorasdelSAT.:
NOTA:Siutilizamosestecatálogolaestructuraserá3-2-3esdecirXXX-XX-XXX
4-Estructura:Si seleccionamos laopciónningunopodemosmanipular laestructuradelcatálogoconhasta30caracteressinrestricciónalguna.Separandocon“-“guionesmedioscadanivel.
5-Valores:Elcatálogodecuentaspuedetrabajarconvaloresnuméricosoalfanuméricos,estaopciónsolopuedeseleccionarsealcrearlaempresa.
6-Niveles:Enestaconfiguraciónleindicamosalcatálogodecuentaslaformaquequeremosagruparlascuentascontables.
CadasegmentoNOesunnivel
Elusuariotienequeindicarenlascuentascreadascualserálacuentadenivelsuperior.
Ventajas:Conunaestructurapequeñasepuedentrabajarsubniveles.
DesventajasSilascuentasnosonagrupadascorrectamente,losestadosfinancierospuedenmostrarseenformaincorrecta(siestoocurresetendráunanotificación)
CadasegmentoSIesunnivel
Elsistemaautomáticamentealcrearnuevascuentasasignaraelnivelsuperioralacuentacreada.
Ventajas:Sintenertantaprecauciónsetieneuncatálogodecuentasmejorcontrolado
Desventajas:Sedebetenerunaestructuramásgrandeparacadanivelosubnivelquesequieramanejar
Apartirdelacuentademayorlossegmentossísonniveles
Puedenexistirsubnivelesentantonosemarqueunacuentaconlacategoría“MAYOR”,apartirdeellacadanivelrequeriráunamayorestructura
7-IniciodelEjercicio:Aquíesdondeseconfiguraelejerciciodelaempresaydesdeahíelsistemaenautomáticogeneralosejerciciossubsecuentes.Serecomiendainiciarsiemprecon1deeneroparaquelosejerciciosseandeeneroadiciembre.
8-Tipodeperiodo:Siustedeligeeltipodeperíodomensual,CONTPAQi®CONTABILIDADsiemprecrearaejerciciosde12meses.Elsistematraemásperiodosparapoderusarelqueseadapteasusnecesidades.
NOTA:Estosolosepuedemodificaralcrearla
empresa.
Siseseleccionaelperiodoespecialnosmuestralasiguienteventanaynossirveparanosotrosseleccionaremoscuantosperiodostendremosenelejercicio(hasta13)ylasfechasinicialyfinaldecadaunodelosperiodos.
9-PeriodoVigente: Serefiereacuáldelosperiodosdelejerciciocreadocomenzaremosatrabajar.
10-Manejarperiodosabiertos:SihabilitamoslaopciónmanejarperiodosabiertosCONTPAQi®CONTABILIDADnospermitirámodificarunañoadelanteyunañoatrás,siempreycuandoexistanlosperiodosenlabasededatos.
11-Ubicacióndelosarchivosdelaempresa:
Ø ServidordeBDD:EselservidorenqueseencuentrainstaladonuestrosistemaØ Basededatos:Elnombredelabasededatosendondeseguardaralanuevaempresay
todossusmovimientos,elcampopuedesereditado
Ø Respaldos:EslarutaseguardaranlosrespaldoscreadosdesdeCONTPAQi®CONTABILIDAD,sielsistemaesenredlosrespaldosseguardaranenelservidor.
Ø ArchivosdeSalida:CuandopidamosalgúnreporteaExcel,PDF,TextooHTML,estaeslarutapredeterminadaendondeseguardarandichosreportes.
1.5. Guardando configuración de la empresa
ParaguardarlaconfiguracióndelaempresaseledaunclicaliconodeguardaropresionamoslateclaF8yelsistemamostraraunmensajedequesehacreadoconéxito.
AldarleaceptarvemoslaventanadeCatálogodeEmpresasyaconlaempresaqueacabamosdecrear.
Paracerrarestaventanasololedamosuncliceneliconodecerrar.
1.6. Catálogo de Empresas
ParaabrirelcatálogodeEmpresashayquedarleunclicaliconodela“Casita”,tambiénenelmenúdeEmpresasyseleccionarempresasousarlacombinacióndeteclas
<CTRL+E>
Ynosmuestralasiguienteventana:
1.AbrirEmpresa:Abreunaempresayaexistente
2.NuevaEmpresa:Nosmuestralaventanaparadardealtaunaempresanuevaenelsistema
3.Respaldar:Nosmuestraunaventanaparapoderrespaldarnuestrainformación
4.Restaurar:Nosmuestralaventanaparasubirunrespaldopreviamentehecho
5.Borrar:Borraunaempresayaexistenteenelsistema
6.Ayuda:Aquínosmuestrayaayudadelsistemasisetieneinstalada
7.Cerrar:Cierralaventanadel“CatalogodeEmpresas”
1.7. Cerrando la aplicación
NOTA:Paraabrirunaempresaconelbotóndeabrir,primerohayqueseleccionarlaconelmousedándoleunclic,otraformadeabrirlaempresaesdándoledobleclic,o
seleccionándolaconunclicypresionarlatecla“Enter”desuteclado.
Paraconcluir,seleccionaremoseliconodeSalir. Estaeslamaneracorrectadefinalizarlaejecucióndelprograma.
OtraformadesalirdelsistemaesenelmenúdeEmpresa,seleccionamossalir.
CAPITULO 2
2.1. Redefinir una empresa creada
Pararedefinirunaempresayacreada,primerohayqueabrirladándoleunclicaliconodelacasita,darledobleclic,oseleccionarlaydarleabrirempresaopresionarlateclaEnter.
Unavezabiertalaempresanosvamosalmenúdeconfiguración,yseleccionamoslaopciónde“RedefinirEmpresa”
Semuestralasiguienteventana:
Pararedefinirunaempresatenemos6pestañasparahacerlo:
1-Generales
2-Fechasyperiodos
3-Cuentasysuestructura
4.Pólizasysucaptura
5-IVA
6-Docuemntosbancarios7-Correo
8-CSD/FIEL
2.1.1. Pestaña Generales
Parapodercambiarleelnombrealaempresa,esenestaventanaendondedice“Nombredelaempresa”,unavezrealizadoelcambiosoloseledaunclicenaceptarparaguardarel
cambio.
Comosunombreloindica,enestapestañatendremosdatosgeneralesdelaempresacreada,loscualespuedenaparecerendeterminadosreportes.
Ysedivideen4partesqueson:
1-Datosgeneralesdelaempresa
AquívaelR.F.C,nombreregistrodecámara,etc.
2.Datosdelrepresentantelegal
Aquícapturamoslosdatosdelrepresentantelegal.
3-Domicilio
Aquícapturamosladireccióndelaempresa.
4-Ubicacióndelosdatosdelosarchivosdelaempresa
Aquínosmuestralarutapordefaultdedondeseguardaralainformacióndeestaempresa.
2.1.2. Pestaña 2 Fechas y periodos
Enestapestañapodremosverlafechadeiniciodelahistoria,quetipodeperiodoestamosusando,desdecuandotieneinformaciónestaempresa,esdecir;eliniciodelahistoria,entreotrasfechas.
2.1.3. Pestaña 3 Cuentas y su estructura
Estapestañasedivideen4secciones,quesedescribenacontinuación.
2.1.3.1. Manejo de cuentas (1)
Nosotroshabilitaremosodeshabilitaremosconuncliclaopcióndeseada:
• Usarcuentadecuadre:Conestaopciónelsistemamandaraladiferenciadecualquierpólizaalallamadacuentadecuadreconlocualningunapólizaquedaradescuadrada,inclusocuadralapólizasisepresentaunafallaenlaenergíaeléctrica,(silacuentadecuadretienemovimientoslosestadosfinancierosnomostraransumasiguales).
Siestaopciónesdeshabilitadatodaslaspólizastendránquesercuadradasobligatoriamente.
• UsarcuentadeFlujodeefectivo:Lacuentadeflujodeefectivoesunodelosrequerimientosparahabilitarenelsistemalapartefiscal,yaquedeacuerdoalaleydelIETUeIVAestosimpuestossongravadosenelmomentoenquelaoperaciónesaplicadaefectivamenteenbancos.
• Permitircambiarnúmerosdecuenta:ExistelaposibilidadenCONTPAQi®CONTABILIDADdecambiarelnúmerodecuentaaunqueestayatengaunahistoria,alcambiarelnúmeroaunacuentaafectaratodoelhistóricocantabledelamismasinnecesidaddeabrirpólizaporpóliza.
• Mostrarelárboldecuentas:Alentraralmenúcatálogodecuentas,lovaamostrarsitenemosactivadaestaopción,delocontrarioestaráocultoysolopodremosconsultarydardealtacuentassiconocemoselnúmerodeesta.
• Búsquedaporpáginas:EnpólizasofiltrosdereportesparabuscarlacuentadeseadapodemospresionarlateclaF3,búsquedaporpáginasoptimizalabúsquedadelacuentadeseada
• Asumirsiguientecuenta:Sirveparaabúsquedadecuentas.• ObligarasignaragrupadorSATaldardealtacuentas:sisedeseaquelaasignacióndel
agrupadordelSATseaobligatoriaono,alregistrarcuentascontables.Poromisión,dichaopciónseencuentrahabilitada.
2.1.3.2. Estructura de las cuentas (2)
Aquínosmuestralaestructuradelcatálogodecuentasysiestamosmanejandovaloresnuméricosoalfanuméricos,ademásdecómoestamosusandolosnivelesdelcatálogodecuentas.Tambiénpodemoscambiarlaestructuradelcatálogodecuentas.
Laestructuradelcatálogodecuentaspuedesercambiada,elrequisitoesquedebeaumentarse,estoselograpresionandoelbotóncambiarestructura,nosmuestraelmenúdecambiodeestructuraenelcualconformaremoslanuevaestructurayposteriormentedamosclicenelbotónprocesar.
2.1.3.3. Segmento de negocios (3)
SegmentosdenegocioesunaherramientamuyútildeCONTPAQi®CONTABILIDAD,lacualnospermitemanejaraéreas,proyectos,departamentos,sucursalesetc.
Deunaformamuyfácilyeficiente(Análisisdetalladoencursointermedio)
Enestaparteconfiguramossivamosautilizarsegmentosdenegociosycómovanaserasignados.
2.1.3.4. Cuenta de flujo de efectivo (4) (Cambiar)
Comolomencionamosanteriormente,lacuentadeflujodeefectivonossirveparalapartefiscalenelsistema,estacuentapuedesercambiadaencualquiermomentoydeberáserunacuentaagrupadora,paraincluirtodaslascuentasdependientescomocuentasdeflujodeefectivo.
Cambiarcuentadeflujodeefectivo
PresionarelbotóncambiarlacuentaAsignarlanuevacuentadeflujodeefectivo,mismaquepreviamentedebecrearseennuestrocatálogodecuentas.
Procesar
2.1.4. Pestaña 4 Pólizas y su captura
Enestaparteencontraremosconfiguracionesparalacapturadepólizasymovimientos
2.1.4.1. Periodos abiertos (1)
Leindicaremosalsistema,queperiodosapartedelvigente,queremosquenospermitamodificar.
Habilitaremosodeshabilitaremos,laopcióndeseadaconunclicenlacasilla.
2.1.4.2. Manejo de pólizas y movimientos (2)
• Calcularnúmerodepólizaautomáticamente:elsistemadeformaautónomaasignaráelconsecutivoalasnuevaspólizas,demaneracontraria,elusuariocapturaelnúmerodepóliza.
• Calcularcifradecontrol:ademásdesumarqueloscargosyabonosseanigualesencadapóliza,sumaratambiénelnúmerodecuentadecadapóliza,aestasumatoriaseleconocecomocifradecontrol.
• Usarpólizasestadísticas:elsistemapermitecrearpólizasconmovimientosestadísticos,esdecirestosnuncavanaformarpartedelosestadosfinancieros,tambiénpuedenservirparaagruparcuentas.
• Usarpólizasdeorden:Leindicaremosalsistemasiusamosonocuentasdeorden.• Habilitardiariosenpólizas:Loslibrosdiariossonunaclasificaciónquepodemoshacer
paraagruparpólizas,pordefaulttodaslaspólizassonguardadasenunlibrodiario,sinembargoexistelaposibilidaddecrearmúltipleslibrosdiarios,yconelloampliarnuestravariedaddereportes,ejemplopólizasdeingresosdellibrodiariosucursaluno.
• Habilitardiariosenmovimientos:aligualqueelpuntoanteriorpodemosasignarundiarioperoaniveldemovimiento,conestocadamovimientodelapólizapudieraestarenunlibrodiariodiferente.
• Obligareldiarioenmovimientosdeflujodeefectivo:Puedecrearseunlibrodiarioligadoalacuentadeflujodeefectivo,deseresteelcasoelcamponopodráquedarsesinlibrodiario
• Habilitarconceptosenmovimientos:independientementedelconceptogeneraldelapóliza,cadamovimientopuedetenerunconceptoindependiente
• Habilitarreferenciaenmovimientos:cadamovimientodelapólizapuedetenerunareferenciaindependiente
• Habilitarmonedaextranjera:CONTPAQi®CONTABILIDADtienelacapacidaddemanejarenunasolacuentacontableelsaldoenmonedanacionalyenmonedaextranjerasinnecesidaddeusarcuentascomplementarias(cursointermedioexplicaciónadetalle)
• Imprimirpólizasconformatoparacontadores:laspólizaspuedenserimpresasenunformatomásamigablealalecturasihabilitamosestaopción.
• Alimprimirpóliza,incluirinformaciónrelacionada:NosmuestralainformacióndeIVAydelXML.
• Guardararchivosasociadosenelservidor:encadapólizapodemosadjuntararchivostalescomoPDFoXMLdelascompras,sihabilitamosestaopciónlosarchivosseránguardadosenelservidor,delocontrarioseguardaranlocalmenteenlamáquinadelusuariodelsistema
2.1.4.3. Captura rápida (3)
Poromisiónpólizassinafectar:unapólizasinafectaresaquellaqueseencuentracapturada,peroaunnoformapartedelosestadosfinancieros,siestaopcióneshabilitada,todaslaspólizasgeneradasestaránsinafectar,esperandoqueelusuariolasvalideyafecte,estaopciónpuedeusarsecomofiltroparaautorizacióndelacapturadepólizas.
Habilitarmensajesdeadvertencia:elsistemanosnotificaraautomáticamentesiunapólizaestadescuadrada,siestamosintentandocapturarunapólizaquecorrespondeaotroperiodoquenoeselvigente,osiintentamosmodificareltipo,numeroofechaaunapólizaexistente.
Usabúsquedaincrementalparacuentas:cuandosecomienzaaescribirelnúmerodelacuantacontable,elsistemaúnicamentenosvamostrandolascuentasquecorrespondenaloscaracterescapturados.
MostrarventanadeasociaciónaCFDIalcapturarlapóliza:aquíhabilitamosodeshabilitamosquenossalgalaventanadelADDencadapóliza.
Mostrarventanadepagoalcapturarlapólizadeegresos:Altenerhabilitadaestaopciónnosmuestralaventanadeegresosparalacapturadelainformacióndelpago.
MostrarlaventanadeAsociarcomprobantesamovimientosenautomático:AltenerlahabilitadaenlapólizaalcapturarlosmovimientosseabrirálaventanadelADD(Administradordedocumentosdigitales)parapoderasociarelXMLatravésdelosmovimientosdelapóliza.
2.1.4.4. Presupuestos (4)
Conlaopciónmarcadacuandoseusenlospresupuestosacumuladaalascuentassuperiores.
2.1.5. Pestaña 5 IVA
Alhabilitarlosparámetrosdeestapantalla,generaremoslaconfiguraciónparaelmanejoycontroldelIVA,IETUyDIOT.
Seencuentradivididoen:
CausacióndeIVA–DefinicióndeBaseGravable.
DevoluciónycontroldeIVA
Explicacióndetalladaenpáginassubsecuentes.
2.1.6. Pestaña 6 Documentos bancarios
Tenemosvariasopcionesquesedescribenacontinuación:
2.1.6.1. Configuración General 1
Permitircapturadebenef/pagdesdedocumentos:Nospermitegenerarbeneficiariosypagadoresalmomentodeemitirundocumento,sinnecesidaddeentraralcatálogocorrespondienteyalmismotiempoestebeneficiarioopagadoresguardadoensucatálogo.
Crearconceptosdesdedocumentos:Delamismaformaquelosbeneficiariosypagadoreslosconceptospuedensercreadosyguardadosalmomentodegenerarunmovimiento.ControldeAutorizaciones:Permiteestablecermontosmáximosenlosmovimientosysiestosexcedenrequerirunaautorizaciónporelusuariofacultadoparaello.DígitosparanúmerodechequesSeestablececuantosdígitosdeseamosutilizarenelconsecutivodenúmerosdecheque.
2.1.6.2. Ejercicios y periodos bancarios 2
Semanejandosopcionesparaelmanejodeperiodos:
Debidoaqueeslamismabasecontable,sepuedeutilizardichaconfiguración,delocontrariotenemosqueinformarcualeselejercicioyperiodovigente.Asícomosideseamosmodificarperiodosanterioresyfuturosoúnicamenteelejerciciovigente.Comodatoinformativosemuestraeliniciodelahistoria,(Nosepuedeingresarmovimientosanterioresaestafecha).
2.1.6.3. Presupuestos por categorías 3
Lascategoríassonunconceptoqueseasignaalosmovimientos,estascategoríasnossirven:1 Paratenerunreportedeingresosoegresosagrupado2 Paragenerarunpresupuestodeingresosoegresos
Conestaconfiguración,sisemanejancategoríassepuedenrestringirmovimientosqueexcedanelimporteacumuladodelacategoríaseleccionada.
2.1.6.4. Leyenda para abono en cuenta del beneficiario 4
Siindicamosunimportemínimoparaabonoencuenta,porejemplo$2,000.00MNyenlaLeyendaparaabonoencuentaponemos:Paraabonoencuentadelbeneficiario,éstaleyendaapareceráenelmomentoenqueelaboremosunchequeporesteimporteosuperioralmismo.
2.1.6.5. Conciliación bancaria 5
Cuandoseemiteundocumentoyaseaingresooegreso,elsistemaloconsideracomoefectivamenterealizadoparaefectosfiscales,conestaopciónsialgúndocumentoquedaentránsitoalrealizarlaconciliaciónbancaria,elsistemaautomáticamentecambiaelperiododeacumulaciónoacreditamientoparabasefiscal
2.1.6.6. Interfaz a la empresa comercial 6
Enestaversiónpuedenserconfiguradoshasta3autorizacionesparaquepuedaserpagadounCFDoCFDiprovenientedelsistemaadministrativo(AdminPAQ)
2.1.7. Pestaña 7 Correo
Enestaversiónpuedeasignarelasunto,elcuerpoylafirma,locualserviráparaqueautomáticamentesegenerendichosdatosalenviarsusdocumentosaloscorreosseleccionados.
2.1.8. CSD/FIEL
SeagrególaopcióndeconfigurarlosdatosdelcertificadodelsellodigitalparaeltimbradoderetencionesycertificadodelsellodigitalolaFIEL,paralaentregadelacontabilidadelectrónica,desdelapestañaCSD/FIEL.
2.2. Configuración del día de trabajo
Elmenúconfiguracióndíadetrabajo,lepermitedefinirlafechaenlacualustedpodráiniciaratrabajarensusistemadeCONTPAQi®BANCOS.
2.3. Cambiar periodo y ejercicio
Conestaopciónustedpodrácambiarmásdedosejercicioshaciaatrás,cuandoéstostengandocumentosbancariosdadosdealta.
2.4. Tipo de documento
Tiposdedocumento,permitendefinirdocumentosconcaracterísticaspropias,basadosenundocumentomodelo.
ElsistemadeCONTPAQi®BANCOS,tieneprecargadosdiferentestiposdedocumentosyustedpuedecrearnuevosdocumentos,dependiendodelasnecesidadesdesuempresa.SolobastadarleunclicenelsubmenúdecatálogoysemuestralaventanaendondeydarleunclicalbotonF3nosmuestratodoslosdocumentosquemanejaelsistemadeCONTPAQiBancos,comosemuestraenlaimagen.
2.5. Conceptos
Alcapturarunapólizaestadebellevarunconceptoparaseridentificadaenformaágil,enelmenúConfiguraciónconceptos,catalogoestalistapuedeserguardadayposteriormentepodemosusarestelistadoalcrearunanuevapóliza.Elcatálogodeconceptossecreadandounnúmerodecódigoalconceptoyunnombrequeseráelqueincluiráasuspólizas.Ejemplo:dédealtaelconcepto:rentadeoficinas.
2.6. Cargar Conceptos de IETU
SisetienendadosdealtalosconceptosdeIETUenotraempresa,sepuedenbajarycargartambiénaestaempresapormediodeestaopción.
2.7. Cargar diarios especiales
Sisetienendadosdealtalosdiariosespecialesenotraempresa,sepuedenbajarycargartambiénaestaempresapormediodeestaopción.
2.8. Cargar tipos de pólizas
Sisetienendadosdealtalostiposdepólizasenotraempresa,sepuedenbajarycargartambiénaestaempresapormediodeestaopción.
2.9. Cargar segmentos de negocios
Sisetienendadosdealtalossegmentosdenegociosenotraempresa,sepuedenbajarycargartambiénaestaempresapormediodeestaopción.
2.10. Cuentas de gastos y retenciones
Conestaopciónustedpodráasociarlascuentasdegastosyretenciones,creadosdesdeelsistemadeCONTPAQi®CONTABILIDAD.
BastacondarleunclicenelbotónF3encadaconceptoparapoderseleccionarlacuentacontablequelecorresponde.
2.11. Monedas
EnestaopciónUd.podrádardealtalasmonedasquenecesiteparapodertrabajarconsusistema.Pordefaultelsistemayacuentaconlamonedadepesomexicanoydólaramericano.
ParadardealtalamonedaEUROS,simplementedeclicenelícononuevoyprocedaaregistrarlanuevamoneda,llenandoloscamposquesesolicitan,alterminardeclicenguardar.
2.12. Tipos de cambio
Conestaopciónustedpodráregistrarlostiposdecambiodelasdiferentesmonedasextranjerasregistradasensusistema.SoloshayqueseleccionarlamonedadándoleunclicenelbotónF3ycapturareltipodecambiounavezqueterminedeleunclicenelbotóndeguardar.
3.1. Control de gastos – Visión general
CAPITULO 3
Susgastosestánbajocontrol,yaqueconelnuevomódulodecontroldegastospuede:a.Controlarlasreposicionesdegastos,cajachicaycomprobacionesdeviáticosb.Generardocumentosbancariosapartirdeunareposicióny/ocomprobacióndegastosc.LapólizacontableylainformacióndeproveedoresparalaDIOTlacreasapartirdelosComprobantesd.Identificarlaspartidasdelgastoporcategoríasyporsutipodegasto,concubosdeinformacióne.Llevarelsaldodelosdiferentesresponsablesdelgasto
Parautilizarelmódulodecontroldegastos,primerodebedardealtael(los)beneficiariospagadores,desdeelmenúcatálogo,yseleccionamosbeneficiariospagadores
Posteriormenteseleccioneelbeneficiariopagadoryhabiliteelíconoderesponsabledelgasto,desdeelmenúcatálogo,beneficiariospagadoresyporultimodeunclicenelbotóndeguardar.
Posteriormenteingresealmenúdecontroldegastos,ydeunclicadocumentosdegastosyseleccioneelresponsabledelgastopresionandoconunclicelbotondeF3,tambiénseleccioneeltipodegatosyelconcepto.
Posteriormente,decapturarlareferenciaydardobleEnternosmuestralaventanadedetalle.Procedaaregistrareldetalledelosgastosgeneradosydeclicenguardarycerrar
Tambiénsepuededeshabilitarelíconodecapturacompleta,afinderegistraraquéllosgastosquenogeneraronimpuestos,talescomopropinasydeEnterpararegistrardichosgastos
3.2. Control de gastos- Ejecución de reportes
Ingresealmódulodecontroldegastos,yseleccioneelresponsabledelgasto,desdeelmenúcontroldegastosydeclicenejecutarreporte
Yelresultadoeselsiguiente:
ParasacarelreporteenExcellohacemosdesdeelmenúdecontroldegastos,ReportedecontroldegatosporExcel
AlsacarelreporteenExcelesteeselresultado
CAPITULO 4
4.1. Contabilidad
Enestemenúustedpodráconsultary/oregistrar:cuentascontablesenelcatálogodecuentas,pre-pólizas,bajarpólizas,llevaracabolacontabilizacióny/oeliminaciónmasivadesusdocumentosyefectuareldesglosemasivodelacausacióndeIVA.
4.2. Catálogo de cuentas
RecuerdequeelsistemadeCONTPAQi®BANCOSseintegrademaneratransparenteaCONTPAQi®CONTABILIDADalcompartirunamismabasededatos,evitandorealizarinterfacesmanuales,porlocualelcatálogodecuentasquesetengaregistradoenelsistemaCONTPAQi®CONTABILIDADeselmismoquetieneenelsistemadeCONTPAQi®BANCOS,dichocatálogoseencuentradivididoendosseccionesárboldecuentaseinformacióndecuentas.
ÁrboldecuentasInformacióndecuentas
4.3. Creación de cuentas
Paradardealtaunacuentanuevaseguimoslossiguientespasos.
Nuevo:Parapoderdardealtaunanuevacuenta
Cuenta:Aquívaelnúmerodelacuentaadardealta
Nombre:Elnombredelacuenta
Subcuenta:Enestaseccióntenemosqueseleccionarlacuentaenlaquedeseamosacumularlanuevacuenta
Tipodecuenta:Alseleccionarlacuentadeacumulación,pordefaultnosindicaraelmismotipodecuentaynaturaleza.
CuentadeMayor:No.Noescuentademayorynoapareceimpresaenlosestadosfinancieros
Si.Siesdemayoryapareceráimpresaenlosestadosfinancieros.
Detítulo.Apareceráenlosestadosfinancieroscomountítulo,ytendráungrantotaldelacuenta,porejemplo:ACTIVO.
Desubtitulo.Apareceráenlosestadosfinancieroscomounsubtítulo,ytendráungrantotaldelacuenta,ejemplo.CIRCULANTE
ComoseveráenelreportedeBalanceGeneral
Activo–Titulo(Encabezadoygrantotal)
Circulante–Subtitulo(Subencabezadoytotal)
CuentaBancos–Mayor(Acumula,cuentasafectables)
Guardar:Darleunclicaliconodeguardarparapoderguardarlacuentacreada
4.4. Pre pólizas
Lasprepólizassondocumentosmodeloqueustedelabora,parafacilitarelregistrodegastosfijos,recuerdequeelsistemadeCONTPAQi®BANCOSseintegrademaneratransparenteaCONTPAQi®CONTABILIDADalcompartirunamismabasededatos,evitandorealizarinterfacesmanuales,porlocuallasprepólizasgeneradasenelsistemaCONTPAQi®CONTABILIDAD,sonlasmismasquetieneenelsistemadeCONTPAQi®BANCOS,acontinuaciónseexplicaadetallecómocrearprepólizasennuestrossistemas
Paso1:Enunapólizaseleccionada,declicen“guardarcomoprepóliza”.
Paso2:Enlaventanaquesalelepodemoscambiarelnombreparapoderidentificaralapre-pólizamásfácilmenteytambiénlepodemosagregaruna“letra”comoaccesodirectoparaejecutarlaconesacombinacióndeteclas.Yledamosenprocesarparagenerarlapre-póliza.
PASO3:Nosapareceelmensajedeconfirmacióndequeseacreadoconéxitolapre-póliza,¿Quésideseamosconsultarla?,ledamosunclicenelbotóndeSI.
Segeneralaprepólizayseprocedeasuconfiguración.
Código:Eselnumeroconsecutivodelapre-póliza
Nombre:Apareceelnombrequeledimosalmomentodecrearlapre-póliza
Accesodirecto:Nosaparecelacombinacióndeteclasde<CTRL+““>
laletraquehayamoscapturado.
Fecha:Aquípodemosescogerquefechatendrálapre-pólizacuandoseejecute.
Tipo:Aquípodemoscambiarleeltipodepóliza,yaseingresó,egreso,diarioetc.
Numero:Eselnúmeroquetendrálapólizayagenerada,serecomienda
Concepto:Aquívieneelconceptodelapólizaquesepuedemodificarsinproblema.
Zonademovimientos:Aquíselistanigualqueenlaspólizaslosmovimientosquelacomponenyaldardobleclicacadamovimientoseabrelaventanademovimientosparasumodificación.
NOTA:Cadaopcióndelpunto2tieneunaopciónquesellama“PORCAPTAR”,quieredecirquesiseleccionamosesaopcióncuandoejecutemoslapre-póliza,enelcampoquesehayadejadoporcaptarsedetendráenlaejecuciónhastaquenosotrosescribamosel
valorcorrespondiente.
Seprocedeaconfigurarlaprepóliza“Honorarios”,conlossiguientesparámetros:Fecha:Lafechaesporcaptar;Tipo:Egresos,Número:Elnúmeroesporcaptar,Concepto:Pagodehonorarios.
Seprocedeaconfigurarcadaunodelosasientoscontablesdelaprepóliza“Honorarios”,conlossiguientesparámetros:
Movimiento1:Porcentajedelimportebase(100%)
Movimiento2:IVA16%delimportebase
Movimiento3: RetenciónISR(10%)delimportebase
Movimiento4: RetenciónIVA(2/3)delimportebase
Movimiento5: diferenciadeltotal(F-9).
Asíquedaríalapre-pólizayamodificada:
Soloseledaunclicenelbotonde“Guardar”paraguardarlapólizamodificada.
4.5. Bajar pólizas
Conestaopciónustedpodráexportarsuspólizasaunarchivodesalida,comoresultadosegeneraunarchivodesalida,conelnombreyrutaseleccionados
NOTA:Parapodermodificarelcargoyelabonoparapoder
cambiarestosvaloressolobastacondarleunclicalaflechahacia
abajo
4.6. Cargar pólizas
Conestaopciónustedpodráimportarsuspólizasdesdeunarchivodeentrada,comoresultadoseagregalainformacióncontenidaenelarchivodeentrada.
4.7. Contabilización masiva de documentos
Conestaopciónustedpodrállevaracabolacontabilizaciónmasivadetodossusdocumentos,quegenereensusistemadeCONTPAQi®BANCOS,ysemuestralasiguienteventana:
Enestaventanasepuedecambiarlafechainicialyfinalparaquenosmuestrelosdocumentosenelfiltroyasípoderseleccionarcualessecontabilizanaldarleunclicalbotondeprocesar.Posteriormente,segeneralacontabilizaciónmasivadedocumentosyseinformaqueelprocesohaterminadoconéxitoydeclicenverbitácora.Ynosmostraraalgocomolasiguienteventanadebitácora
SisecuentaconelsistemaCONTPAQi®CONTABILIDAD,darclicenellistadodepólizas,puedeobservarqueyaseencuentrancontabilizadaslaspólizasquesecontabilizarondesdeCONTPAQi
Bancos
4.8. Desglose masivo de causación de IVA
ConestaopciónustedpodráefectuareldesglosemasivodelacausacióndeIVA.Seleccionelafechainicialyfinalydeclicenseleccionartodo,afindeefectuareldesglosemasivodelacausacióndeIVAydeclicenprocesar
Nosmostraralosmovimientosenesasfechasyconlaopciónde
PodemosseleccionarlatasadelIVAqueseasignaraalosdocumentosqueseleccionemos.
Despuésloúnicoquehayquehaceresdarleunclicenelbotónde“Procesar”paraqueserealiceelproceso.
Nosmostraraunaventanaquenosindicaralosdatosdelprocesoyqueserealizóconéxito,ledamosunclicparaverlabitácora.
Bitácoradelprocesode“DesglosemasivodecausacióndeIVA.
5.1. Catálogos
Conestaopciónustedpodráconsultary/oregistrar:beneficiarios/pagadores;importarclientes/proveedoresdeAdminPAQ;traspasarauxiliaresentrebeneficiariosypagadores;dardealtasuscuentasbancarias;verlossaldosdesuscuentasbancarias;generarcuentasagrupadoras;dardealtacategorías,asignarpresupuestosaéstasyconsultarlosbancosregistradosenelsistemaCONTPAQi®BANCOS.
5.2. Beneficiarios/Pagadores
CAPITULO 5
PersonasfiscasomoralesconquienserealizarantodaslasoperacionesdeingresosyegresosregistradasenelsistemadeBancos.Elcatálogodebeneficiariosypagadoresseencuentracompuestodecuatropestañasquesedetallanacontinuación:
5.2.1. Pestaña 1 Generales
Código:eselnúmeroconelcualelsistemaidentificaraalbeneficiariooproveedor
Nombre:NombredelBeneficiariooproveedor,estenombreapareceráenlosdocumentosgeneradosyenlosreportes
Registro:Fechadealtaenelsistema
EnestapantallasedebencapturardatoscomoRFCCURPTeléfonos.
Unsoloregistropuedeservirparamovimientostantodeclientecomodeproveedor,paralo
cualúnicamentehayqueindicarquetipodeoperacióndeseamosregistrar.
Tipo:Aquísemarcalaopciónquesedeseesibeneficiario/proveedor,Pagador7clienteoresponsabledegasto.
5.2.2. Pestaña 2 Fiscal
ElcatálogodePadróndeproveedoresesmuyimportantequeseaalimentadoenformacorrecta,puestoquedeeldependeelcorrectofuncionamientodelapartedeIETUeIVAenelsistema
TipodeTercero:SeclasificadeacuerdoalaactividaddelproveedorestedatoestomadoparaelcargabachdeDIOTA-29
DelamismaformasedebeseleccionarTipodeoperacióndecadaunodelosproveedores.
ControldeIVA:Indicarlatasaotasasdeimpuestoconlaquerealizaremosoperacionesconcadaunodelosproveedores,elbotónasumirindicaconcualtasaelsistemacalculara
Encasodeseleccionar05-ProveedorExtranjero(Entipodetercero)NúmerodeIDFiscal.Campodeidentificador fiscaldeproveedorextranjeroNombredelExtranjero.Nombredelproveedorenelpaísdeprocedencia
Paísderesidencia.SeleccionarpaísdelproveedorNacionalidad.Indicarnacionalidaddel proveedor
ElIVAdelaimportaciónrelacionadoconestosproveedoresserácolocadoendichacolumnaenelarchivocargaBach
automáticamentelasoperacionesrealizadas.
Enelcasodeexistirretencionesindicarelporcentaje,segúncorrespondaIVAoISR
5.2.3. Pestaña 3 Contabilidad
Enestapestañaseleasignaaestebeneficiario/pagadorlacuentacontablequelecorresponde,solobastaseleccionarlacuentadelcatálogodecuantasaldarunclicenF3paraquesedespliegue.
5.2.4. Pestaña 4 Datos Adicionales
Comosunombreloindica,enestapestañaencontraremoscamposextrapara
almacenardatosreferentesalclienteoproveedor.
Ademásdeencontrarcamposparaguardarlosdatosparapagoselectrónicos
5.3. Importación de clientes/ proveedores de Adminpaq
Conestaopción,ustedpodráimportarsusclientesyproveedoresquetengaregistradosenelsistemadeAdminPAQ.
Deseleccionarlapestañacatálogodeclientesproveedores,declicenimportarclientes/proveedoresdeAdminPAQyposteriormenteenregistrarclientes/proveedoresenCONTPAQiyseindicaráquelosclientes/proveedoresfueronregistradosconéxito
5.4. Cuentas bancarias
SonCuentasbancariasenmonedanacionaloextranjeradelascualesregistraremossusmovimientos.ParaesonosvamosalmenúdecatálogosyseleccionamosCuentasbancarias.
Elcatálogodecuentasbancariasconstade7pestañas,quesedescribenacontinuación:
5.4.1. Pestaña 1 Datos Generales
Númerodecuenta:No.Decuentabancariaqueestamosdandodealtaoconsultando
Nombre:Descripciónconlacualidentificaremosaestacuenta
Banco:Seleccionarbancoalacualperteneceestacuenta
Moneda:Seseleccionalamonedaqueseráestacuenta
Usarreferenciaparaconciliacióndedepósito:siusamosdepósitosreferenciadosycapturamosestedatoennuestrosdepósitoselsistemaautomáticamenteconciliaralosdepósitos
Permitiractualizareltipodecambiodeldocumentocuandosecambialafechadelmismo:Silamonedaesextranjeratieneuntipodecambiodiario,simarcamosesacasillaelsistemaactualizaraeldocumentoconeltipodelcambiodelafechaqueselehayacambiado
Llevarcontrolderangosdenúmerosdecheque:únicamenteseencuentrandisponiblesenelsistemaloschequesquecomprendendichorango.
Numeraciónautomática:Automáticamenteelsistemanosindicaraelconsecutivodeloschequesaemitir.
5.4.2. Pestaña 2 Contabilidad
Cuenta:Númerodecuentacontablequedeseamosafectar,encasodecontabilidadautomatizada.
Puedeexistirdesernecesariounacuentacomplementaria
ReferenciayConcepto:sepuedeelegirentrevariasopciones,estaserálareferenciay
conceptoenlapólizacontable.
5.4.3. Pestaña 3 Comercial
Estapestañaseusacuandosetieneinterfazconelsistemacomercial
5.4.4. Pestaña 4 Saldos
Resumenconlosmovimientosysaldosalafechadeldíadetrabajo.Nosmuestrasaldoscontablesybancariosdelacuentaseleccionada,aquísevereflejadoelsaldoinicialyelmovimientoquehatenidodependiendodeloscargosyabonosquesehayanrealizado.
5.4.5. Pestaña 5 Titulares
Datosdetitularesdelacuentaademásdelosdatosbancarios,sucursalyejecutivodelacuentabancaria
5.4.6. Pestaña 6 Formatos
Serefierealosformatos(Caídas)conlosquedeseamosimprimirlostiposdeoperaciones.Cheques,Depósitos,Ingresos,Egresos,Ingresosnodepositados
5.4.7. Pestaña 7 Datos Adicionales
ExistenenCONTPAQiBancos4camposparadatosextra,cuatroparaimportesyunafecha,loscualespuedenserutilizadosenelmomentoqueserequieran.
5.5. Saldos de cuentas bancarias
Saldosdecuentasbancarias,másqueuncatálogo,esunaherramientaenlacualpodemosobservarmuyrápidamentelosmovimientospormesdeunejercicioEnestavistapodemosverelmovimientodecadaperiododeunacuentadeterminadaodetodas.
5.6. Cuentas agrupadoras
Estafunciónsirveparaagruparcuentasbancariasyconellospoderpedirreportesporelgrupodecuentasqueseencuentranagrupadas.Ejemplodeagrupadores:Agrupadorpormoneda(Pesos,Dólares)Agrupadorbanco(Banamex,Bancomer)
Enestecasosecreóunagrupador
llamadoBanamex,elcualagrupaadoscuentasbancariasdeestaempresa.
Conestopodemospedirunreportede
movimientosdelascuentasdel
agrupadorBanamexynosmostrara
automáticamentelosmovimientosde
ambascuentas
Yasíseveríalavistadelascuentasagrupadas
5.7. Categorías
Lascategoríassonagrupadoresparalosmovimientos,yseencuentranenuncatálogo,conellaspodemosagruparlosconceptosdeingresosoegresosdenuestrasoperacionessinimportarconqueclienteoproveedorserealizaron,ademásaestascategoríaspuedeasignarseunpresupuestomensualoanualycomprarloconlaoperaciónreal.
Código:Consecutivoparalacategoría
Nombre:Identificadordelacategoría
Moneda:monedaenlacualseránregistradaslasoperacionesdeestacategoría.
Tipo.Ingresooegreso(Seleccionaraaquétipodemovimientosafectará)
Tipodepresupuesto(Puedeseranualomensual)
5.8. Presupuestos por categorías
Alacategoríaselepuedeasignarunpresupuesto,yaseamensualoanualapartirdelcualsepuedecompararlopresupuestadovsloreal.SolohayqueseleccionarlacategoríaquesecrearonenelpasoanteriordándoleunclicenelbotonF3ycapturarlospresupuestosparacadames.
5.9. Bancos
CONTPAQiBancostraepordefaultuncatálogodelos22principalesbancosqueoperan
enMéxico,siesnecesariocrearunooalgunosmásserealizaráenestaparte,solohayqueentraralmenúdecatálogos,bancos.
Clicalbotónnuevo,asignarcódigoalbanco,ycapturarnombredelBanco.
Despuésdarleunclicenelbotóndeguardar.
ApartirdeestemomentoelBancoestarádisponibleenelcatálogodecuentasbancarias,paraqueestasseencuentren
Identificadasconunbanco.
CAPITULO 6
6.1. Documentos
Losdocumentosenelsistemapuedenserendossentidos:IngresosIngresosIngresosnodepositadosEgresosEgresosDepósitos Cheques
6.2. Cheques
Sedescribelaventanadedocumentos,enestecasodeCheque.
Cuenta:Seleccionarnúmerodecuentadeegreso
Tipo:Pordefault(Chequeemitido)
Fecha:Fechadeemisióndeldocumento
Importe:Montoporelcualsegeneraraelcheque(automáticamentesegeneraráelimporteenletra)
Número:Automáticamentenosindicaráelconsecutivo
Páguesea:SeleccionarelcódigodelBeneficiarioencasodenosaberelcódigotambién
sepuedebuscarpornombreenelcampodelBeneficiario
Referencia:Campocortoparaindicarlareferenciadeldocumento
Concepto:Campolargoparaindicarconmayordetalleelconceptodeldocumento.
Tambiéncuentacon4pestañas:
6.2.1. 1 Documentos pagados
Aquísemostraranlosdocumentos(facturas)quesepagaronconestecheque,siempreycuandosetengalainterfazconelsistemacomercial.
6.2.2. 2 Categorías
Aquísepuedellevarelcontrolporsubcategoríasdeesepago
6.2.3. 3 Otros datos
Enestapestañavemosfechasypermisosdelcheque.
Fechadeaplicación:Pordefaulteslamismaquelafechadeaplicacióndeldocumento,encasodequedarentránsito,estasecambiaautomáticamentealsiguientedíadelafechade
cortedelaconciliación.
Proyectado:Indicasiesunposibleegresoqueaúnnoesefectivo
Autorizado:indicaqueeldocumentonotienerestriccióndeemisión
Impreso:Indicaquedocumentoyafueimpreso
Conciliado:Indicaquelaoperaciónestaefectivamenterealizadaporelbanco
Asociado:IndicaquelaoperaciónestáligadocondocumentosdeAdminPAQ
Moneda:Encasodequeeldocumentoseapliqueaoperacionesenmonedadistintaaladelacuenta,indicareltipodecambioparatenerlainformacióndeequivalenciademonedas.
Activarodesactivarsisedeseaimprimirleyenda“Paraabonoencuenta”
6.3. Egreso
SedescribelaventanadeldocumentodeEgresos
Cuenta:Seleccionarnúmerodecuentadeegreso
EliconoTraspaso,loencontraremosenlosdocumentosdeegreso,sufunciónelregistrodemovimientosentrecuentas,aloprimirdichobotónindicaremoscualdenuestrascuentaseslacuentadestinoyelsistemaautomáticamentegeneraráelingresoenla
citadacuenta.
Tipo:Pordefault(Egresobancario)
Fecha:Fechadeemisióndeldocumento
Importe:Montoporelcualsegeneraraelegreso
Folio:Automáticamentenosindicaráelconsecutivo
Beneficiario:SeleccionarelcódigodelBeneficiarioencasodenosaberelcódigotambiénsepuedebuscarpornombreenelcampodelBeneficiario.
Referencia:Campocortoparaindicarlareferenciadeldocumento
Concepto:Campolargoparaindicarconmayordetalleelconceptodeldocumento.
Tambiéntienelas4pestañas,soloveremoslapestaña3deOtrosDatos.
Fechadeaplicación:Pordefaulteslamismaquelafechadeaplicacióndeldocumento,encasodequedarentránsito,estasecambiaautomáticamentealsiguientedíadelafechadecortedelaconciliación
Proyectado:Indicasiesunposibleegresoqueaúnnoesefectivo
Autorizado:indicaqueeldocumentonotienerestriccióndeemisión
Conciliado:Indicaquelaoperaciónestaefectivamenterealizadaporelbanco
Asociado:IndicaquelaoperaciónestáligadocondocumentosdeAdminPAQ
Moneda:Encasodequeeldocumentoseapliqueaoperacionesenmonedadistintaaladelacuenta,indicareltipodecambioparatenerlainformacióndeequivalenciademonedas.
6.4. Ingresos
AcontinuaciónsedescribelaventanadeIngresos
Cuenta:SeleccionarnúmerodecuentadeIngreso
Tipo:Pordefault(Ingresobancario)
Fecha:Fechadeemisióndeldocumento
Importe:Montoporelcualsegeneraraelingreso
Folio:Automáticamentenosindicaráelconsecutivo
Pagador:Seleccionarelcódigodelpagadorencasodenosaberelcódigotambiénsepuedebuscarpornombreenelcampodelpagador.
Referencia:Campocortoparaindicarlareferenciadeldocumento
Concepto:Campolargoparaindicarconmayordetalleelconceptodeldocumento.
Pestaña3Otrosdatos
Fechadeaplicación:Pordefaulteslamismaquelafechadeaplicacióndeldocumento,encasodequedarentránsito,estasecambiaautomáticamentealsiguientedíadelafechadecortedelaconciliación.
Proyectado:Indicasiesunposibleegresoqueaunnoesefectivo
Conciliado:Indicaquelaoperaciónestaefectivamenterealizadaporelbanco
Asociado:IndicaquelaoperaciónestáligadocondocumentosdeAdminPAQ
Moneda:Encasodequeeldocumentoseapliqueaoperacionesenmonedadistintaaladelacuenta,indicareltipodecambioparatenerlainformacióndeequivalenciademonedas.
6.5. Ingreso No depositado
Comosunombreloindicaesefectivoqueyatenemosennuestropoder,peroaúnnoestádepositadoenlacuentabancaria,portalmotivoesteimporteaunnoformapartedelsaldobancario.
Cuenta:SeleccionarnúmerodecuentadeIngreso
Tipo:Pordefault(Pagoenefectivodelcliente)
Fecha:Fechaderecepcióndelefectivoodocumentonodepositado
Importe:Montoporelcualsegeneraraelingreso
Folio:Automáticamentenosindicaráelconsecutivo
Pagador:Seleccionarelcódigodelpagadorencasodenosaberelcódigotambiénse
puedebuscarpornombreenelcampodelpagador
Referencia:Campocortoparaindicarlareferenciadeldocumento
Concepto:Campolargoparaindicarconmayordetalleelconceptodeldocumento.
Pestaña3Otrosdatos
Fechadedepósito:Pordefaulteslamismaquelafechadeaplicacióndeldocumento,encasodequedarentránsito,estasecambiaautomáticamentealsiguientedíadelafechadecortedelaconciliación
Depositado:Indicaquelaoperaciónestaefectivamenterealizadaporelbanco
Asociado:IndicaquelaoperaciónestáligadocondocumentosdeAdminPAQ
Moneda:Encasodequeeldocumentoseapliqueaoperacionesenmonedadistintaala
delacuenta,indicareltipodecambioparatenerlainformacióndeequivalenciademonedas.
6.6. Depósitos
Conestemovimientorealizaremoseldepósitodelosingresosnodepositadosyconestaacciónafectaránelsaldobancario
Cuenta:SeleccionarnúmerodecuentadeIngreso
Tipo:Pordefault(Depósito)
Fecha:Fechadedepósitoenbancos
Importe:Montoporelcualsegeneraraelingreso
Folio:Automáticamentenosindicaráelconsecutivo
Referencia:Campocortoparaindicarlareferenciadeldocumento
Concepto:Campolargoparaindicarconmayordetalleelconceptodeldocumento.
Enlaparteinferiornosmostraraelsistemaellistadodelosmovimientospendientes
pordepositar,almarcarloparadepósitoelimporteadepositarseactualizará
Pestaña3otrosdatos
Fechadeaplicación:Pordefaulteslamismaquelafechadeaplicacióndeldocumento,encasodequedarentránsito,estasecambiaautomáticamentealsiguientedíadelafechadecortedelaconciliación
6.7. Flujo de Efectivo
AlutilizarestaopciónnosgeneraráunreportedemovimientosconunagranvariedaddefiltrosenExcelpararealizaruncorrectoanálisisdenuestraoperaciónbancaria.ParaentraraestaopciónnosvamosalmenúdeDocumentosyseleccionamosFlujodeefectivo
Unavezqueentramosyllenamoslosparamentrosdelaempresanosdesplegaalgoparecidoalasiguienteimagen:
6.8. Calendario Financiero
Esteesuncalendarioenelcualnosmostrarálosmovimientosrealizadosoproyectadosdelacuentaocuentasseleccionadasenunrangodefechas,ademásdelossaldosbancariosycontables
Pordefaultmostraráelresumendetodaslascuentas.Encasoderequerirunacuentaenespecificodeshabilitarelcampo“Mostrarsólolosdocumentosenmoneda”yseleccionarlacuentaespecificaEnlapartesuperiorderechaobservamoslossaldosinicialesyfinales,contablesbancariosymovimientosenTránsitoyproyectados.Todoestodeacuerdoalrangodefechasseleccionadas.DetalledelmovimientoDeacuerdoalainformaciónrequerida,elsistematraefiltrosparavertodoslosdocumentosofiltrarrápidamentepor:Cheque,Egresos,Ingresos,Ingresosnodepositados,Depósitos
Enellistadopodemosobservarlosdatosprincipalesdelosdocumentosquecaendentrodelfiltrocomoson:Fecha,Documento,No.Decuenta,Folio,Beneficiario/Pagador,Importe(positivo=ingresos,negativo=egresos)Paraconsultarelmovimientosdardobleclicsobreel.
6.9. Conciliación Bancaria
PararealizarlaconciliaciónbancarianosvamosalmenúdeCierreyvamosaencontrarconciliaciónbancariayconciliaciónbancariadiaria.
Seleccionamosdelsubmenúlaopcióndeconciliaciónbancaria
Parahacerlaconciliaciónsehaceen4pasos:
Seleccionarlacuentabancariaaconciliar.
Fechadecortedelaconciliación
DardobleclicalosdocumentosconciliadosoensucasousarelbotónConciliartodos.
Cuandounaconciliaciónescorrectaelimporteporconciliaresiguale“0”
CAPITULO 7
7.1. Reportes
Elsistemacuentaconvariosreportes,paraentraraellos,tendremosqueiralmenúdeReportes
7.2. Auxiliar de bancos
Enestereportenosmostraráporcuentasaldoinicial,movimientosysaldofinal,(exactamenteunestadodecuentabancario)
7.3. Auxiliar de bancos cuenta agrupadora
Ladiferenciaconelreporteanterioreslaacumulaciónquehaceenlapartefinalsumandosaldosinicialesmovimientosysaldosfinales
7.4. Auxiliar por beneficiario/pagador
Nosmostraraelreporteconlasoperacionesrealizadasconunbeneficiarioopagadorespecífico,enunrangodefechas.
7.5. Saldos mensuales por categoría
Enestereportenosmuestraelacumuladoporcategoría,noporbeneficiarionipagador
7.6. Comparativo real vs presupuestado
Enestereporteobservaremosunadelasfinalidadesmásimportantesdelascategorías,queeselpodercomparalorealcontralopresupuestado
7.7. Conciliación bancaria
Enestereporteobtendremoslaconciliaciónbancariadelacuentayperiodoseleccionado
CAPITULO 8
8.1. Extras y Utilerías
Enestecapítuloseverácomodardealtausuarios,validarqueusuarioestáconectadoalsistemaylasutileríasquetraeelsistemadeCONTPAQiBancosparasolucionarlosproblemasquesenospresentenconnuestrainformación.
8.2. Usuarios
ParadardealtaalosusuariosysusrespetivospermisosnosvamosalmenúdeEmpresasyseleccionamos:Usuarios-Catalogo
Laventanadeusuariosconstade5pestañasendondevienetodoelmanejodelsistema
1-Documentos
Aquísemuestralasopcionesdepóliza,prepóliza,con5columnas.
2.Reportes
Aquívienenlistadostodoslosreportesqueusaelsistema
3.Catálogos
Aquívienelaopcióndeloscatálogos,cuentas,gruposestadísticos,etc.
4.Configuración
Nosmuestranlasopcionesparapoderusarloscatálogos,conceptos,diariosespeciales,etc.
5.Procesosyutilerías
Vienenlistadoslosaactivosfijos,opcionesdecierre,conceptosdeIETUylasutileríasdelsistema.
8.2.1. Dar de alta a un nuevo usuario
Solosedebendeseguirlossiguientespasos:
1.Abrirlaventanadeusuarios
2.Encódigovasernombrequevaaaparecercuandoseabreelsistema,pordefaultelsistemamuestraelnombredelúnicousuarioquetraeelsistema,queeselSUPERVISOR.
3.Ponerelnombredelusuario
4.Asignarlacontraseña
5.Enempresassipresionamoslaflechahaciaabajonosmuestra,2opciones:
Todaslasempresas:Asílodejamossielusuarioqueestamosdandodealtavaateneraccesoatodaslasempresas
Algunasempresas:Nosabreunaventanaparapoderseleccionarsoloaqueempresasvaateneraccesoelusuario.
Empresasdisponibles:Nosvaamostrartodaslasempresasdadasdealtaenelsistema
Empresaspermitidas:Sonlasempresasalasquevaateneraccesoelusuario,solobastaseleccionarlaempresaenelpaneldedisponiblesypresionarelbotónagregarparapasarloalpaneldepermitidas,unavezterminadoledamosunclicenaceptar.
6.Ahoraencadapestaña,hayquemarcarodesmarcarencadacamposegúnsielusuariovaatenerpermisoparahacerlo.
7.Unavezqueseterminódeponeroquitarlaspalomitas,seledaenlapartedearribaunclicenguardar.
8.2.2. Usuarios Conectados
Parasaberqueusuariosestántambiénusandoelsistemahacemoslosiguiente:
NOTA:Sitienelapalomita,esqueelusuariovaatenerpermisoparahaceresaacción,sinolatienenopodráhacerlo.
1.Darclicenelmenúdeempresas,sub-menúusuarios,usuariosconectados.
2.Algenerarselapantallasepuedenobservartodoslosusuariosqueestánconectadosalsistema.
8.3. Utilerías
Paraentraralasutileríasdelsistema,esenelmenúdeempresas,utilerías.
8.3.1. Reconstrucción de saldos
Conestautilería,ustedencuentradiferenciasentrelossaldosymovimientosdelascuentas,apartirdelejercicioyperíodoindicado,dándoleopcionesdereportarerroresocorregirloserrores,quesehubierengenerado.
Enestaventanayatenemoslaopciónseleccionadade“Corregirlosproblemas”,hayqueseleccionarlacuentadechequesypodemosseleccionardesdequeejercicio,queperiodoyenquéformasereconstruiránlossaldos,siporcuentaogenerales.
Enlapartedeabajonosmuestralarutaendondeelsistemageneraralabitácoradelprocedimientorealizado.
Sihubieraerroresaparecenlistadosenlabitácora.
Cuandotermineelprocesonosmuestraunbotónparaverlabitácora
8.3.2. Reconstruir dígitos del número de cheque
Enestautileríapodráasignarotrodigitoalosnúmerosdechequesporejemploquesetengan4dígitosynecesitahacerelcheque10000
8.3.3. Mantenimiento a la base de datos
Estautileríareducelabasededatos,eliminalahistoriadelasafectacionesydisminuyeeltamañofísicodelosarchivosdelabasededatosylosfuturosrespaldos.
Antesdehacerelprocesotambiénharáunrespaldodelainformaciónyalfinalnosmostraraunaventanadeinformacióncomoladeabajo.
8.3.4. Saldo cero a la base de datos
Elprocesogeneradoconestautileríaesirreversible,afectalossistemasdecontabilidad,bancoseinterfazconelsistemacomercialdeAdminpaq,FacturaElectrónicaoPuntodeventa,borralaspólizas,movimientosdecausaciónydevolucióndeIVA,segmentosdenegocio,conservacatálogosyconfiguracionesgeneralesdelsistema.
Este proceso solo nos va aconservar los catálogos, yaseadecuentas,proveedores,conceptos,etc.
Para correr la utilería solonoshacefaltaqueseledéunclicenprocesar.
8.3.5. Reconstruir asociación en el ADD
Medianteestautileríaesposiblereconstruirlainformacióndelaasociacióndepólizas,documentosbancarios,documentosdegastosyXMLemitidosconloscomprobantesdelADD.Elprocesorealizarálareconstruccióndeasociacionesendossentidos:
1.PartiendodelasasociacionesquealmacenaCONTPAQi®Bancos,relacionarálaspólizasconloscomprobantesexistentesenelADD.
2.ApartirdeloscomprobantesregistradosenelADD,sevalidacomprobanteporcomprobantesilareferenciadeldocumentoquetienerelacionadoexisteenlaempresacontable.
25
SóloseeliminaránasociacionesnoexistentesenelADD,losdocumentosnoseeliminan.
CuandoseeliminalacontabilidaddesdealgúnsistemacomercialCONTPAQi®,sedebeejecutarestautileríahabilitandolaopción:EliminarasociacionesnoexistentesenelADD.
8.4. Cambio de idioma
Podemoscambiarelsistemadecontabilidadaidiomainglespararealizarloloquesedebedehaceresiralmenúde“Empresa”,idiomayenlaventaquesalesoloseleccionamos,inglésyenautomáticoelsistemanosmostraralosmenúsytodoelsistemaenidiomainglés.Pararevertirloaespañolvolvemosahacerelprocesoperoahoraseleccionamosespañol.
Enespañol:
Eningles:
Agradecimiento:
Esperamosqueéstematerialsirvaparafacilitarelregistrodesusoperaciones.
Nuestromássinceroagradecimientoporpermitirnosserpartedesucrecimientoy
proyección.
“EsteManualesparausoexclusivodelosclientesySociosdeNegociosdeAlfaDiseñode
Sistemas”