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Manual de Autorización de Pedidos con Prepagos

Versión 1.0

05 de diciembre de 2012

Historial de Cambios

Versión

Fecha Observaciones Responsable

V1.0 05/Dic/2012 Creación del Manual RJG

Funcionamiento General Al crear un documento de ventas (Cotización, Pedido, Nota de Entrega o Factura de Ventas) éste puede incluir Descuentos por Prepago. Cuando un renglón de estos documentos es importado o anexado en otro documento de ventas (por ejemplo, un pedido importado en una factura de ventas) éste podría requerir una autorización, por ejemplo del departamento de finanzas.

El presente manual explica como configurar eFactory para que al guardar una Factura de ventas se verifique mediante un evento que todos los Pedidos asociados que tengan descuentos por prepago hayan sido debidamente autorizados.

Configuración InicialPara activar la validación al guardar Facturas de Venta es necesario:

o Activar los Descuentos Prepago, mediante la opción 'ACTDESPREP' (Activar Manejo de Descuentos PrePagos por Clientes).

o Activar los Descuentos Prepago de los documentos que lo aplicarán. Para los pedidos debe activarse la opción 'DESPREPPED' (Activar Descuento PrePago en Pedidos).

o Configurar los Descuentos Prepago por clase de Artículo a cada uno de los clientes para los que aplican esos descuentos. (Ver Imagen 1)

o Activar los eventos 'FACPPAUT01' y 'FACPPAUT02'. Estos serán los que verifiquen los pedidos autorizados al guardar las Facturas de Venta.

o Crear la propiedad 'PEDAUTFIN' (Pedido Autorizado por Finanzas), de tipo “Lógico” y asociarla a la opción Pedidos (Ver Imagen 2). Esta será usada para marcar los pedidos que hayan sido autorizados.

o Definir los permisos apropiados de acceso a la propiedad : Solo los usuarios que serán responsables de autorizar los pedidos deben tener acceso a la propiedad correspondiente. Debe bloquearse la propiedad al resto de los usuarios mediante el formulario Bloquear Propiedades (Ver Imagen 3)

Imagen 1: Descuentos prepago del cliente

Imagen 2: Definición de la Propiedad PEDAUTFIN

Imagen 3: Bloquear Propiedades

Proceso de AutorizaciónLuego de guardar un pedido que incluya descuentos con prepago (Ver Imagen 4), éste puede ser autorizado por un usuario con suficientes privilegios mediante la propiedad creada previamente (Ver Imagen 5).

Imagen 4: Pedido con Prepago

Imagen 5: Autorización de un Pedido

Proceso de Validación de una Factura de VentasLos dos eventos de autorización se ejecutarán al tratar de guardar una Factura de Ventas: el primero al crear una factura nueva y el segundo al guardar una factura existente/modificada.

Si la Factura de Ventas no está asociada a ningún pedido o si está asociada a uno o más pedidos pero estos no tiene descuentos prepago, entonces la factura puede guardarse normalmente.

Si la Factura de Ventas está asociada a algún pedido que tenga descuentos prepago entonces solo permitirá guardarla si el pedido está autorizado; y en caso de no estarlo se mostrará un mensaje indicando que documentos no han sido autorizados. (ver Imagen 6Imagen 4).

Imagen 6: Validación al guardar Facturas de Venta

La factura de Ventas no podrá ser guardada hasta que los pedidos indicados hayan sido autorizados.