SIGEFA

ContenidoMANUAL DEL SISTEMA DE GESTION DE INVENTARIO Y FACTURAS....................................................1

1. BOTONES UTILIZADOS EN EL SISTEMA.......................................................................................1

MANUAL DEL SISTEMA DE GESTION DE INVENTARIO Y FACTURAS.

El objetivo de este documento es dar a conocer al usuario la importancia, utilidad, el manejo, y

requisitos que se necesitan para el adecuado funcionamiento del sistema que se ha desarrollado.

Utilidad: Con el respectivo análisis que se ha realizado, el sistema está apto para ser ejecutado

en las computadoras con las que cuenta la empresa, permitiendo agilizar y optimizar los

procesos que actualmente se hacen manuales, haciendo que los procesos de gestión de

inventario y facturación sean más rápidos, y por ende la atención al cliente sea mucho mejor.

Manejo: para explicar este rubro, se describirá cada acción del sistema con sus respectivas

imágenes, para lograr obtener de esta manera un mejor y rápido entendimiento del manejo y

funcionamiento del software

Nota: Todos los usuarios que interactúan en el sistema contaran con un usuario, contraseña,

empresa y el tipo de acceso además los administradores serán los que tengan acceso al

sistema para configurar a los usuarios.

1. BOTONES UTILIZADOS EN EL SISTEMA.1.1. Permite ingresar nuevos datos.

1.2. Permite modificar los datos ingresados.

1.3. Permite eliminar los datos ingresados.

1.4. Permite salir de la ventana actual.

1.5. Permite mostrar el dato seleccionado.

1.6. Permite guardar los datos ingresados.

1.7. Muestra la venta seleccionada.

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1.8. Genera los asientos de acuerdo a los datos seleccionados.

1.9. Limpia el área de relación de matriz en caso se haya ingresado algún dato.

1.10. Agrega un ítem

1.11. Borra uno de los ítems contable agregados.

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OPERACIONES.CONFIGURAR PERIODOS CONTABLES.

En este módulo se podrá ingresar y gestionar los periodos contables.

En este módulo se debe tener en cuenta los siguientes datos:o Nuevo: Crea un nuevo periodo contable.o Mostrar: Muestra uno de los periodos ingresados.o Modificar: Permite modificar uno de los periodos ingresados.o Borrar: Borrar el periodo seleccionado.o Salir: Sale de la ventana actual.

MOSTRAR SUB PERIODOS CONTABLES.

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Este módulo se encarga de gestionar los sub periodos contables o meses del año en que se asignó un periodo contable.

En este módulo se deberá tener en cuenta los siguientes datos:o Mostrar: Muestra los sub periodos del periodo contable seleccionado.o Estado: Seleccione el estado de los sub periodos.

CONFIGURAR TIPO CENTRO COSTO. En este módulo se podrá ingresar y gestionar los tipos de costo.

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En este módulo debemos tener en cuenta los siguientes datos:o Nuevo: Crea un nuevo tipo de costo.o Guardar: Guarda el tipo de costo ingresado en la descripción.o Eliminar: Elimina el periodo seleccionado.o Salir: Sale de la ventana actual.

CONFIGURAR CENTRO DE COSTOS. En este módulo se gestionara el centro de costos.

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En este módulo se deberá tener en cuenta los siguientes datos:o Nuevo: Crea un nuevo centro de costos.o Mostrar: Muestra uno de los centro de costos.o Modificar: Permite modificar uno de los centro de costos.o Eliminar: Elimina el centro de costos seleccionado.o Salir: Sale de la ventana actual.

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PROVISION DE COMPRAS(OPERACIONES) En este módulo se puede visualizar las compras realizadas.

Se debe tener en cuenta los siguientes datos:o Desde/Hasta: Ingrese el rango de fechas en el cual desea realizar la búsqueda.o MostrarVenta: Muestra la compra seleccionada.o Salir: Se sale de la ventana actual.o La matriz contable y las cuentas de cada una de las transacciones se puede

cambiar o ingresar al clickear sobre el campo

PROVISIÓN DE LAS VENTAS(OPERACIONES) En este módulo se puede visualizar las ventas realizadas.

Se debe tener en cuenta los siguientes datos:o Desde/Hasta: Ingrese el rango de fechas en el cual desea realizar la búsqueda.o MostrarVenta: Muestra la venta seleccionada.o Salir: Se sale de la ventana actual.o La matriz contable y las cuentas de cada una de las transacciones se puede

cambiar o ingresar al clickear sobre el campo.

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PROVISPON DE LOS PAGOS.(OPERACIONES) En este módulo se puede visualizar los pagos realizados.

Se debe tener en cuenta los siguientes datos:o Desde/Hasta: Ingrese el rango de fechas en el cual desea realizar la búsqueda.o MostrarVenta: Muestra la venta seleccionada.o Salir: Se sale de la ventana actual.o La matriz contable y las cuentas de cada una de las transacciones se puede

cambiar o ingresar al clickear sobre el campo

PROVISION DE INGRESOS*(OPERACIONES)

MANTENIMIENTOREGISTRAR ACTIVOS FIJOS.

En este módulo se podrá realizar el registro de los activos fijos.

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En este módulo se deberá tener en cuenta los siguientes datos:o Nuevo: Registra un nuevo activo fijo.o Mostrar: Muestra el activo fijo seleccionado.o Modificar: Permite modificar uno de los activos fijos seleccionados.o Eliminar: Elimina el activo fijo seleccionado.o Salir: Sale de la ventana actual.

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DEPRECIACION DEL ACTIVO. En este módulo se puede visualizar la depreciación de los activos.

En este módulo se debe tener en cuenta los siguientes datos:o Mostrar: Muestra el activo fijo seleccionado.

REGISTRAR ACTIVOS INTANGIBLES. En este módulo se gestiona e ingresa los activos intangibles.

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Se debe tener en cuenta los siguientes datos:o Nuevo: Registra un nuevo activo intangible.o Mostrar: Muestra el activo intangible seleccionado.o Modificar: Permite modificar uno de los activos intangibles seleccionados.o Eliminar: Elimina el activo intangible seleccionado.o Salir: Sale de la ventana actual.

MOSTRAR ACTIVOS INTANGIBLESGESTION DE DEPRECIACIONES.

En este módulo se podrá gestionar las depreciaciones.

En este módulo se deberá tener en cuenta los siguientes datos:o Nuevo: Crea una nueva depreciación.o Mostrar: Muestra la depreciación seleccionada.o Modificar: Permite modificar una de las depreciaciones.o Eliminar: Elimina la depreciación seleccionada.o Salir: Sale de la ventana actual.

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GESTIÓN UIT. En este módulo se podrá ingresar y gestionar las UIT.

En este módulo se deberá tener en cuenta los siguientes datos:o Nuevo: Crea una nueva UIT.o Modificar: Permite modificar una de las UIT.o Eliminar: Elimina la UIT seleccionada.o Salir: Sale de la ventana actual.

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DENOMINACIÓN. En este módulo se podrá ingresar y gestionar las denominaciones.

En este módulo se debe tener en cuenta lo siguientes datos:o Nuevo: Crea una nueva denominación.o Guardar: Guarda los datos ingresados para crear la nueva denominación.o Editar: Permite modificar una de las denominaciones ingresadas.o Eliminar: Elimina la denominación seleccionada.o Salir: Sale de la ventana actual.

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ASIENTOS CONTABLES.APERTURA DE ASIENTO.

En este módulo se puede ingresar y modificar los asientos.

Se debe tener en cuenta los siguientes datos:o Nuevo: Registra un nuevo activo intangible.

Al usar el botón “Nuevo” se deberá ingresar los datos periodo, cuenta, descripción naturaleza, moneda y monto.

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En la caja de texto “Cuenta”, aparecerá la siguiente ventana.

Se deberá seleccionar todos los datos que se preguntan en la ventana y posteriormente usar el botón “Seleccionar Cuenta”.

o Mostrar: Muestra el activo intangible seleccionado.o Modificar: Permite modificar uno de los activos intangibles seleccionados.o Eliminar: Elimina el activo intangible seleccionado.o Salir: Sale de la ventana actual.

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ASIENTO PERSONALIZADO. En este módulo se podrá ingresar y modificar los asientos de formas especifica.

Se debe tener en cuenta los siguientes datos:o Nuevo: Permite ingresar los datos de un nuevo asiento.o Se deberá seleccionar e ingresar todos los datos requeridos y luego usar el botón

“Guardar”.o Guardar: Guarda los datos ingresados para crear la nueva denominación.o Editar: Permite modificar una de las denominaciones ingresadas.o Eliminar: Elimina la denominación seleccionada.

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GENERAR ASIENTOS CONTABLES. En este módulo se podrá visualizar y generar los reportes de los asientos según sea el tipo

de asiento buscado.

Se debe tener en cuenta los siguientes datos:o Generar Asientos: Este botón genera los asientos contables, una vez que se han

ingresado los datos requeridos.o Reporte Asiento: Este botón genera un reporte del asiento seleccionado.

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LIBROS CONTABLES.LIBRO DIARIO

En este módulo se podrá visualizar los ingresos y salidas de dinero que se han realizado en la empresa.

LIBRO MAYOR En este módulo se mostrara el libro mayor.

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LIBRO COMPRAS

LIBRO VENTAS E INGRESOS En este módulo se podrá visualizar el libro de ingreso y egresos.

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MATRICES CONTABLES.CONFIGURACIÓN DE PLAN CONTABLE

En este módulo se podrá visualizar el plan contable del a empresa.

Se debe tener en cuenta los siguientes datos:o El listado de cuentas según el plan contable, en donde se encuentra la lista con

todas, las cuentas, transacciones y costos con los cuenta la empresa.

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CONFIGURACION DE MATRICES CONTABLES. Este módulo se encarga de la configuración de las matrices contables.

En la partes Datos de la Matriz Contable se debe tener en cuenta los siguientes datos:o Nuevo: Activa los campos que permitirán el ingreso de una nueva matriz contable.o Grabar: Una vez se hayan ingresado todos los datos se procede a guardar la matriz

ingresada.o LimpiarRelaciondeMatriz: Este botón permite la limpieza del campo “Matriz

Relacionada”.o Cancelar: Cancela el ingreso de datos parta una nueva matriz.o Borrar: Borra o elimina una de las matrices seleccionada.o Modificar: Permite la modificación se la matriz seleccionada.

En la parte información de los ítems , se debe tener en cuenta los siguientes datos:o Al dar doble click sobre una matriz, se nos mostrara en la parte inferior de la

ventana la lista de ítems que se encuentran dentro de esa matriz.o AgregarItem: Permite el agregar un ítem a la matriz seleccionada.o BorrarItem: Borra el ítem seleccionado.

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CONFIGURACION DE CUENTAS CONTABLES. En este módulo se podrá ingresar y gestionar cuentas contables.

En este módulo se debe tener en cuenta los siguientes datos:o Nuevo: Permite el ingreso de una nueva cuenta.o Editar: Permite editar o modificar los datos ingresados en la cuenta.o Eliminar: Permite eliminar la cuenta seleccionada.o Guardar: Permite guardar los datos ingresados en la nueva cuenta.o Salir: Se sale de la ventana actual.

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CONFIGURACION DE CUENTAS DESTINO. En este módulo se podrá ingresar y gestionar las cuentas de destino.

En este módulo se debe tener en cuenta los siguientes datos:o MostrarDestinos: Muestra las cuentas de destinos que han sido ingresadas en el

programa.o Nuevo: Permite ingresar una nueva cuenta de destino, para lo cual se debe

seleccionar una cuenta de origen, una cuenta de destino (debe) o una cuenta de destino (haber).

o Agregar: Agrega los datos recientemente ingresados para la nueva cuenta de destino.

o Editar: Permite editar o modificar la cuenta de destino ingresadas en el sistema.o Quitar: Permite quitar o eliminar la cuenta de destino seleccionada.o Salir: Se sale de la ventana actual.

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