Manual Canal Ético · se protegerá a los colaboradores o usuarios del Canal Ético que denuncien...

Actualización: 1 - Fecha de última actualización: septiembre de 2012 - Página: 1 de 11

MANUAL DEL CANAL ÉTICO

ManualCanal Ético



Tabla de Contenido

1. Generalidades

1.1. Introducción

1.2. Objetivo y alcance

1.3. Objetivos específicos

1.4. Conductas que deben ser denunciadas

2. Estructura del sistema

2.1. Elementos estructurales

2.2. Elementos operativos

2.3. Elementos de mantenimiento



Generalidades

Introducción

Con el propósito de promover una cultura de trans-parencia, ética, libre de conductas de corrupción o fraude, así como establecer los lineamientos en el pro-ceso de detección, investigación y atención del fraude o corrupción, el Grupo Energía de Bogotá (en ade-lante el Grupo) ha diseñado el presente Canal como una herramienta para prevenir, detectar, investigar y remediar eventos de fraude o corrupción, consultas y dilemas éticos.

El Canal Ético ha sido elaborado en concordancia con el Código de Buen Gobierno, el Código de Ética y Conducta Corporativo, los principios de lucha contra la corrupción promulgados en el Pacto Global de las Naciones Unidas, la Política Antifraude y Anticorrup-ción y el compromiso con Transparencia por Colom-bia para gestionar y conducir los negocios de forma transparente y sostenible, reconociendo que todos los colaboradores, la Alta Dirección, los accionistas, los contratistas y los proveedores tienen el derecho y el deber de denunciar eventos o conductas de fraude o corrupción, bajo un mecanismo confidencial, seguro y confiable.

Objetivo y alcance

El Canal Ético es un mecanismo que tiene por obje-to prevenir, detectar, investigar y remediar cualquier evento de fraude o corrupción, acto ilegal o cualquier conducta indebida que represente un perjuicio para cualquier Empresa del Grupo Energía de Bogotá. Así mismo se puede utilizar el Canal Ético para realizar consultas y solicitar aclaraciones sobre dilemas éticos. Cualquier administrador, colaborador, accionista, cliente, proveedor o contratista de las Empresas del Grupo, tiene el derecho y la oportunidad de reportar un evento de fraude o corrupción, realizar consultas y manifestar dilemas éticos de forma confidencial y sin ningún tipo de represalia, a través de este Canal Ético.

Objetivos específicos

• Promoverlasostenibilidaddelosvaloreséticos,lasnormas de conducta en el trabajo y el relaciona-miento con diferentes grupos de interés.

• Comunicar lasconductas indebidasosituacionesque podrían ser susceptibles de ser reportadas en el Canal Ético.

• Promoverelreportedeeventosdefraudeocorrup-ción que puedan llegar a causar pérdidas econó-micas o daños a la imagen o reputación de las Empresas del Grupo.

• Promover larealizacióndeconsultasa travésdelCanal Ético y resoluciones de inquietudes sobre di-lemas éticos.

• Gestionar las denuncias reportadas a través delCanal Ético, protegiendo siempre la identidad del denunciante y garantizando la confidencialidad y seguridad de la información.

• Establecer los lineamientosa travésde loscualesse protegerá a los colaboradores o usuarios del Canal Ético que denuncien un evento de fraude o corrupción contra posibles represalias.

• Proveerunaestructuraorganizacionalatravésdela cual el Canal Ético opere y sea efectivo.

• Garantizarunaoportunainvestigacióndelasde-nuncias reportadas y tomar las medidas correcti-vas, preventivas y disciplinarias necesarias para proteger a las Empresas del Grupo de los diferen-tes riesgos de fraude o corrupción.

Conductas que deben ser denunciadas

Dentro de los elementos estructurales de la Política Antifraude y Anticorrupción se incluyen acciones que pueden constituir fraude o corrupción en las Empresas del Grupo y que por ende deben ser denunciadas. A continuación se relacionan dichas conductas y se acla-ra que el listado no limita la existencia de cualquier otra conducta fraudulenta, corrupta, deshonesta o que vaya en contravía de los intereses de Grupo:

Malversación de activos

• TomardinerooactivosdecualquierEmpresadelGrupo de forma indebida o sin autorización.



• DesviarfondosdeunacuentadecualquierEmpre-sa del Grupo para el beneficio personal o de un tercero.

• ObtenerdinerodecualquierEmpresadelGrupopor el engaño o poca honra, mediante una decla-ración de gasto ficticia.

• Utilizar inadecuadamente los fondos de la cajamenor.

• Obtener un beneficio, ayuda o contribución me-diante engaño o callando total o parcialmente la verdad.

• Falsificaroalterarindebidamenteundocumentooregistro.

• Comprar, con recursosdecualquierEmpresadelGrupo, bienes o servicios para el uso personal.

• Sustraeroutilizarabusivamentelosactivosdecual-quier Empresa del Grupo para beneficio personal o de un tercero, como bienes, equipos, muebles, inventarios, inversiones, entre otros.

• Realizar pagos dobles, no autorizados o incurriren gastos que no estén soportados con documen-tos formales.

• Manipulaciónindebidadeexcedentesdetesoreríapara el beneficio propio o de un tercero.

• Manejoousoinadecuadodelosactivosdeinfor-mación para el beneficio personal o de un tercero. Seincluyen,peronoselimitanalaexistenciaentreotros de los siguientes:• Activosdigitalesde información: información

que reside o se transmite mediante elementos de TI (Tecnologías de la información).

• Activosdeinformaciónenotrosmediosfísicosy/o electrónicos: información que reside en otros medios diferentes al digital.

• Elementos de TI: estaciones de trabajo, sistemasoperativos, dispositivos móviles, impresoras, soft-ware, medios de almacenamiento, servidores, re-des, correo electrónico, entre otros.

Fraude contable

• Alteraromanipularindebidamentelascuentasdeingresos y/o gastos para reflejar un desempeño que no corresponda con la realidad.

• Realizar registros contables en períodos inapro-piados con el propósito de reflejar una situación financiera que no corresponda con la realidad.

• Valorarinapropiadamentelosactivosdecualquier

Empresa del Grupo para reflejar una situación fi-nanciera que no corresponda con la realidad.

• Revelaruomitirinapropiadamenteinformaciónenlos estados financieros que pueda inducir decisio-nes equivocadas por parte de potenciales inversio-nistas, prestamistas o cualquier otro usuario de los estados financieros.

• Realizaruomitirajustesenlosregistroscontablespara el beneficio personal o de terceros.

• Ocultarintencionalmenteerrorescontables.

Corrupción

• Prometer,ofreceroconceder,en formadirectaoindirecta, a un tercero un beneficio indebido que redunde en su propio provecho, en el de otra per-sona o en el de cualquier Empresa del Grupo.

• Solicitaroaceptar,enformadirectaoindirecta,deun tercero un beneficio indebido que redunde en su propio provecho, en el de otra persona o en el de cualquier Empresa del Grupo.

• Pagarunsobornoauntercero(privadoopúblico)para obtener una ventaja ilegítima frente a la com-petencia.

• Realizarcontribuciones,endinerooenespecie,auna causa política con el propósito de obtener una ventaja comercial o personal.

• Desviardinerosquetenganunobjetosocialodepatrocinio para el beneficio personal o con el pro-pósito de cometer un acto de corrupción.

• Alterar ilícitamente un procedimiento contractualen un proceso de licitación, subasta, selección o concurso.

• Favorecer, en el ejercicio de sus funciones, losintereses propios o de un tercero por encima de los intereses de cualquier Empresa del Grupo (de acuerdo a lo establecido en el capítulo “Conflicto de Intereses” del Código de Ética y Conducta Cor-porativo).

Lavado de dinero

• Legitimaringresosprovenientesdeaccionesilega-les a través de transacciones ficticias.

• Favoreceraunterceroensuintencióndelegitimaringresos provenientes de acciones ilegales.

• Adquirir,aceptaroadministrardentrodelaEmpre-sa bienes o dinero sabiendo, o que por razón de



su cargo, esté obligado a saber, que los mismos son producto, proceden o se originan de la comi-sión de un delito.

• Transaccionesinusualesdeacuerdoconloestable-cidoenelSistemaIntegralparalaPrevencióndeLavado de Activos y Financiación del Terrorismo.

Infracción a la propiedad intelectual

• Obtener,porelmedioquefuere,unsecretocomer-cial sin la autorización de la Empresa o su usuario autorizado.

• Vender, ofrecer, divulgar o utilizar inapropiada-mente los secretos comerciales y de negocio de la Empresa, incluyendo información propia, confiden-cial u otra propiedad intelectual.

• Alterar,borraroinutilizarprogramasdecomputa-dor o software.

• Copiar,reproducirodistribuirsinautorizaciónpro-gramas de computador o software.

• Destruir, borrar, inutilizar o utilizar inadecuada-mente los registros informáticos de la Empresa.

Estructura del sistema

La estructura del Canal Ético está basada en los linea-mientos internacionales. El Sistema consta principal-mente de tres (3) elementos:

• Elementos estructurales.• Compromisodelaorganización• Protecciónaldenunciante• Confidencialidad

• Elementos operativos.• Reporte• Administración• Investigación• Indicadoresdegestión• Retroalimentación

• Elementos de mantenimiento.• Plandecomunicación• Capacitaciónyentrenamiento• Evaluaciónyactualización

Elementos estructurales

• Compromisodelaorganización

El Grupo Energía de Bogotá tiene el firme com-promiso de prevenir el fraude o la corrupción y en general la deshonestidad en todas sus formas, promover una cultura ética y mantener el más alto nivel de estándares profesionales en su forma de hacer negocios. El compromiso de la Alta Direc-ción es fundamental para el desarrollo e implemen-tación de un Canal Ético, razón por la cual está firmemente comprometida a:

• Consolidarunambientede trabajoconscien-te de la importancia de denunciar eventos de fraude o corrupción, además de conductas an-tiéticas.

• Garantizar una correcta y adecuada imple-mentación de un mecanismo a través del cual cualquier colaborador, directivo, cliente, pro-veedor y contratista de las Empresas del Gru-po, pueda reportar protegiendo su identidad y de forma confidencial eventos de fraude o corrupción, sin miedo a ser victimizados, dis-criminados o castigados.

• Garantizarunefectivoytransparenteprocesode investigación de cada uno de los eventos de fraude o corrupción o comportamientos in-debidos reportados.

• Tomar las medidas preventivas, correctivas ydisciplinarias necesarias para proteger de ries-gos de fraude o corrupción a cualquier Empre-sa del Grupo, independientemente del cargo o nivel de la organización que pueda estar involucrado.

• Promoverescenariosdecapacitaciónrelacio-nados con el Canal Ético.

• GarantizarelmantenimientodelCanalÉtico,promoviendo su actualización de acuerdo con las necesidades de las Empresas del Grupo.



• Protecciónaldenunciante

Las Empresas del Grupo Empresarial garantizan protección frente a represalias en contra de los administradores, colaboradores o terceros que de-nuncien actos o eventos de fraude o corrupción, realicen consultas, manifiesten dilemas éticos, faci-liten información de buena fe sobre una conducta antiética o cooperen con una investigación debida-mente autorizada.

Las represalias, en caso de presentarse, violan la obligación fundamental de todo el personal de las Empresas del Grupo de actuar con la máxima eficacia, competencia e integridad, así como de cumplir sus funciones y desempeñarse de la forma más favorable para los intereses de las Empresas de Grupo.

Para poder recibir protección, los denunciantes de-berán actuar de buena fe y tener motivos razona-bles para creer que se ha producido un evento de fraude o corrupción o una conducta antiética, in-clusive, según las circunstancias y en la medida de lo posible, aportar evidencias o información preci-sa que los lleve a concluir que existe una conducta antiética, acto de fraude o corrupción en contra de los valores de cualquier Empresa del Grupo.

Las actividades de transmisión o difusión de rumo-res sin fundamento, la presentación de denuncias o el suministro de información deliberadamente falsa o engañosa no será sujeta a seguimiento ni revisión y en caso de comprobarse la mala fe en la denuncia reportada, podrán ser objeto de medi-das administrativas o disciplinarias.

• Reportedeincidentesdefraude,consultasydedi-lemas éticos

Es muy importante que los incidentes de fraude o corrupción identificados sean reportados.

Escondiendo o manipulando dichos eventos, las Empresas del Grupo no tendrán la posibilidad de aprender y entender por qué dichos eventos ocu-rren y por lo tanto no podrán tomar las acciones pertinentes.

Un evento de fraude o corrupción no reportado puede representar un costo incluso mayor al del evento por sí mismo.

El medio válido y oficial para recibir denuncias y reportes relacionados con eventos de fraude, con-ductas indebidas o ilegales reportadas, consultas y dilemas éticos es el Canal Ético.

• Reportes, denuncias o consultas recibidas o informadas por medios diferentes al indicado, no serán sujetos de revisión y seguimiento, según co-rresponda.

El Grupo Energía de Bogotá es consciente que no todos los administradores y colaboradores se sien-ten a gusto denunciando un evento de fraude o corrupción en el que está involucrado un superior o compañero de trabajo. Para motivar a los adminis-tradores y colaboradores a denunciar o reportar un evento de fraude o corrupción, cada Empresa del Grupo implementará un Canal Ético con base en las directrices y definiciones de EEB como casa matriz del Grupo, a través del cual se pueden re-portar eventos de fraude o corrupción de forma confidencial, sin miedo a represalias.

Adicionalmente,laPolíticadeGestióndeRiesgosestablece que las Empresas del Grupo aseguran la disponibilidad, oportunidad y confiabilidad de la información a través de herramientas y sistemas para la gestión de riesgos, que permiten adminis-trar todos los riesgos del negocio, incluidos los de fraude o corrupción.

Las personas que consideren haber sido objeto de represalias deberán comunicar toda la informa-ción y documentación de que dispongan a través del mismo sistema o podrán presentarse en perso-na, ante el Comité Ético de la Compañía a la que pertenezca.

Si se establece la existencia de una represaliacontra cualquier persona que haya denunciado un acto de fraude, corrupción o conducta antiética, las Empresas del Grupo tomarán las medidas opor-tunas y necesarias con el fin de remediar las conse-cuencias negativas resultantes de la represalia.



La persona que haya ejercido un acto de represa-lia, cuando una investigación demuestre su existen-cia, podrá ser objeto de medidas administrativas o disciplinarias, sin perjuicio de las medidas judicia-les cuando sea pertinente.

• Confidencialidad

Cualquier colaborador de las empresas del Grupo que reporte o quiera reportar un evento de fraude, corrupción, consulta, dilema ético o una conduc-ta antiética, tendrá el derecho a hacerlo de forma confidencial, protegiéndose su identidad.

Elementos operativos

• Reporte

Las Empresas del Grupo han contratado los ser-vicios de un tercero independiente experto que proveerá los siguientes mecanismos con el propó-sito de facilitar el reporte de un evento de fraude, corrupción o conducta antiética por parte de un colaborador, directivo, cliente y contratista o pro-veedor, salvaguardando la integridad de la infor-mación y manteniendo la confidencialidad de la misma.

1. Línea telefónica gratuita con un número asig-nado a cada país donde estén ubicadas las empresas del Grupo Energía de Bogotá.

2. Link Canal Ético en la página web de cada una de las empresas del Grupo Energía de Bogotá

3. Correo electrónico: [email protected]

• Administración

La información reportada a través del Canal Ético está centralizada y administrada exclusivamente por un tercero independiente experto. El proceso de administración incluye las siguientes etapas:

1. Recepcióndeladenunciaatravésdelosdiferentesmedios habilitados por el Grupo: línea telefónica gratuita, email y página web.

2. Obtener la información preliminar de la denuncia: en lo posible realizar preguntas de qué, quién, cuándo, dónde y porqué relacionado con el even-to denunciado.

3. Categorizar las denuncias recibidas conforme a su relación con temas de fraude o corrupción o in-cumplimientos al Código de Ética y Conducta Cor-porativo,CódigodeBuenGobiernooReglamentoInterno de Trabajo, consultas y manifestaciones de dilemas éticos.

4. Documentar en forma suficiente la denuncia con-forme a la información suministrada por el denun-ciante.

5. Clasificar su denuncia de acuerdo con su natura-leza: malversación de activos, fraude contable, corrupción y soborno, infracción a la propiedad intelectual, lavado de activos y financiación del te-rrorismo, etc.

6. Determinar la severidad de la denuncia: se estable-cerán dos niveles (alta y normal).

7. Presentar los reportes estadísticos: estos reportes se presentarán mensualmente al Comité de Ética y a partir de su análisis se determinarán los casos a losqueselesabriránprocesosdeinvestigación.Sila criticidad y prioridad de la denuncia lo amerita, se preparará un reporte inmediato de alerta con el propósito de iniciar el proceso de investigación y tomar las medidas correctivas de manera oportu-na, así como la determinación de su divulgación, reporte y tratamiento a las instancias internas y/o externas pertinentes.



• Investigación

El proceso de investigación es responsabilidad de la administración de cada una de las Empre-sas del Grupo y podrá realizarse en conjunto con un tercero experto independiente o por quien sea designado internamente, cuando así se decida de acuerdo con la criticidad, circunstancias, personal involucrado, entre otros aspectos.

Esta decisión la tomará el Comité de Ética basado en los reportes y clasificación del evento generado por el tercero experto independiente. El proceso de investigación incluye principalmente las siguien-tes etapas:

1. Entendimiento de los hechos

2. Desarrollar un plan de investigación

3. Ejecutar la investigación

4. Documentar el proceso

5. Reportarelcaso

• Indicadoresdegestión

Con el propósito de establecer mecanismos de me-dición sobre el proceso de detección, administra-ción e investigación, el Comité de Ética diseñará indicadores de gestión enfocados a monitorear el Canal Ético desde que se recibe la denuncia hasta la generación de acciones correctivas y/o preven-tivas.

• Retroalimentación

Siasíloconsidera,elComitédeÉticayConducta,a través de campañas, comunicaciones o cualquier medio de difusión, ofrecerá retroalimentación a to-dos los colaboradores de las Empresas del Grupo respecto a los eventos de fraude o corrupción, ac-tos ilegales o conductas antiéticas que se hayan gestionado, con el propósito de promover y crear conciencia ética y como medida de prevención.

Elementos de mantenimiento

• Plandecomunicación

Conscientes que una comunicación efectiva es un elemento fundamental para la implementación, in-teriorización, mantenimiento y sostenibilidad del Canal Ético, se establecerá un plan de comunica-ciones que busque promover y afianzar la cultura antifraude y anticorrupción al interior de cada una de las Empresas del Grupo, informando los aspec-tos claves del sistema.

El plan de comunicaciones incluirá campañas inter-nas, material de apoyo, comunicaciones escritas, vía correo electrónico, etc.

• Capacitación

Dentro del proceso de inducción de un empleado nuevo, la Gerencia de Gestión Humana o quien haga sus veces en las filiales, hará una capacita-ción sobre el Canal Ético que incluya:

1. El compromiso de las Empresas del Grupo con la prevención del fraude o la corrupción.

2. Las ventajas del Canal Ético.3. Los eventos o conductas que pueden constituir

fraude o corrupción y que deben ser denuncia-dos.

4. Las consultas que pueden realizar y aclaracio-nes que pueden solicitar sobre dilemas éticos,

5. Los mecanismos a través de los cuales puede hacer una denuncia.

6. El proceso de investigación.7. Los perjuicios de cometer fraude o corrupción,

actos ilegales o conductas antiéticas y las san-ciones disciplinarias que ello implica.

La Gerencia de Gestión Humana o quien haga sus veces en las filiales, junto con la Dirección de Au-ditoría Interna o quien haga sus veces, brindará capacitaciones continuas de manera selectiva a los colaboradores de las Empresas del Grupo, con el propósito de fortalecer los conceptos y asegurar la continuidad y sostenibilidad del Canal Ético.



• Evaluaciónyactualización

La Dirección de Auditoría Interna de la Empresa de EnergíadeBogotáS.A.ESP,conelapoyoycoordi-nación de las Direcciones de Auditoría Interna de las Empresas del Grupo o quien haga sus veces, hará una evaluación periódica (por lo menos una vez al año) del Canal Ético con el propósito de asegurar su implementación y efectividad. En caso de ser necesario, el Canal Ético será actualizado de acuerdo con las necesidades de las Empresas del Grupo.

Dentro del proceso de evaluación se tendrán en cuenta, entre otros, los siguientes cuestionamientos:

• ¿ElCanalÉticoesconsecuentecon laspolíti-cas de gobierno corporativo y los valores cor-porativos?

• ¿Lasdenunciasquesehanrecibidoatravésdelos diferentes canales están bien fundadas y son consecuentes con los objetivos del sistema?

• ¿Loscolaboradores,proveedoresycontratistasconocen los canales de denuncia y la forma como éstos deben ser utilizados?

• ¿Las Empresas del Grupo han gestionadoadecuada y consistentemente las denuncias recibidas a través de los diferentes canales de denuncia?

• ¿Los colaboradores son consientes de la im-portancia de reportar eventos de fraude o co-rrupción y del compromiso de la organización con la prevención de este tipo de eventos?

• ¿LasEmpresasdelGruposonconscientesquehay eventos de fraude o corrupción no repor-tados a través de los canales de denuncia y conocen las razones por las cuales no fueron reportados?

• ¿Lainvestigacióndelasdenunciasrealizadasha sido oportuna?

• ¿Losplanesdeaccióndefinidossobreeventosde fraude, corrupción o conductas anti-éticas han sido adecuados y oportunamente imple-mentados?



FLUJOGRAMA CANAL ÉTICOAMBIENTE DE CONTROL

SI NO

SI

SI

NO

NO

Código de Ética

Recepción, Clasificación y Análisis de las denuncias

Realizar la investigación del caso.Se podrá hacer en conjunto con un tercero

Tomar accionescorrectivas y/o preventivas .

Mantener el registro de los eventos presentados,para generar un reporte de lecciones aprendidos,

e implementar planes de acción.

Cierre del caso

Canal Ético

Situación laboral?

Es fraudefinanciero?

Reportar al Comité de Ética

Reportar al Comité de Auditoría

Estatutos, Políticasy

Manuales Corporativos

Seabrirá proceso de

investigación

Política Antifraudey Anticorrupción

Reportar al Comitéde Convivencia

Seabrirá proceso de investigación



Referencia a Políticas y Procedimientos Internos:Política Antifraude y Anticorrupción

Código de Buen Gobierno

Código de Ética y Conducta Corporativa

PolíticaMacrodeResponsabilidadCorporativa

Referencia a Procedimientos ExternosAustralianStandard8004-2003:Whistleblowerprotectionprogramsforentities

Ley 1474 de 2011: Estatuto Anticorrupción de Colombia

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