MANUAL DE PERSONAL.

FILOSOFIA.

Mantener el fiel compromiso con el cliente desde un enfoque tecnológico, proporcionándole asesoría técnica y excelente trato, manifestando los valores que caracterizan nuestra empresa, como responsabilidad, honestidad y respeto.

MISIÓN.

Servir a la sociedad en áreas de copiado, impresión b/n, color, formato ancho y vanguardia, ofrecer conectividad constante con nuestros clientes para proporcionar su satisfacción con la creciente mejora de la calidad y excelente atención.

V ISION.

Mantener la innovación tecnológica de la marca Kyocera Mita y el compromiso social.

Para continuar posicionándonos como uno de los mejores de Zona Occidente.

VALORES.

Honestidad: Siempre ser sinceros con los clientes y compañeros de trabajo, para lograr un ambiente de solidaridad y lealtad.

Responsabilidad: Mostrar todo el tiempo responsabilidad en nuestras acciones y actitudes, cumpliendo con nuestros deberes en forma y tiempo.

Respeto: Es esencial tener respeto por nuestros clientes, compañeros de trabajo e instalaciones donde laboramos, la forma en que tratemos a éstos habla mucho de nosotros.

Estos tres valores son pilares en la vida de todo ser humano ya que de ellos se desprende mucho otros.

Ritos.

Organización de Posada Navideña.

Pizarra de cumpleañeros del mes.

Reconocimientos por antigüedad, 2, 5, 10, 15, 20, 25 años.

Fomentar la visita a la virgen de Zapopan

Entrega de Bono navideño para empleados de todas las áreas de la empresa

HISTORIA.

Inició sus operaciones en la ciudad de Guadalajara el 13 de

marzo de 1985 como distribuidor de máquinas copiadoras

Mita para el estado de Jalisco y Nayarit, teniendo como su

proveedor principal a Mita México, S.A. de C.V; a partir de

entonces su crecimiento ha sido sólido y constante. Cuenta

con 45 trabajadores ampliamente capacitados en las

diferentes áreas de sus actividades comerciales. Cuenta con

programas de entrenamiento y capacitación para poder

atender los retos que exige el mercado moderno.

Código de ética.

Disposiciones Normativas

Los valores forman parte de aquellas cualidades más gratas

que puede poseer una persona, ellos nos garantizan

confianza, seguridad, respaldo, confidencia, integridad.

En este sentido, la honestidad es una forma de vivir

congruente entre lo que se piensa y la conducta que se

observa hacia el prójimo, que junto a la justicia, exige en dar

a cada quien lo que le es debido. En nuestra vida

encontramos a diario actitudes deshonestas como la

hipocresía, alguien que aparenta una personalidad que no

tiene para ganarse la estimación de los demás; o la mentira;

el simular trabajar o estudiar para no recibir una llamada de

atención de los padres o del jefe inmediato; el no guardar en

confidencia algún asunto del que hemos hecho la promesa de

no revelarlo; no cumpliendo con la palabra dada, los

compromisos hechos y la infidelidad.

El no cumplir los valores nos lleva a romper los lazos de

amistad establecidos, en el trabajo, la familia y en el ambiente

social en el que nos desenvolvemos. Incluso, la convivencia

bajo estos parámetros se torna imposible, pues ésta no se da,

si las personas somos incapaces de confiar unos en otros.

El poseer valores significa ser sinceros en todo lo que

decimos y hacemos: fieles a las promesas hechas en el

matrimonio, en la empresa o negocio en el que trabajamos y

con las personas que participan de la misma labor; actuando

justamente en el comercio y en las opiniones que damos

respecto a los demás. Los que nos rodean esperan que nos

comportemos de forma seria, correcta, justa, desinteresada,

con espíritu de servicio, pues saben que siempre damos un

poco más de lo esperado.

Mecanismos de observación/ cumplimiento

El primer paso es percatarnos de que todos los empleados lo

hagamos, todos debemos comprometernos, y el no hacerlo

tiene una consecuencia que depende de nosotros mismos.

El segundo paso es lograr de manera estable, habitual, que

nuestros actos correspondan a nuestras promesas. Si

prometemos "hacer lo correcto" y no lo hacemos, entonces no

hay responsabilidad.

El tercer paso es educar a quienes están a nuestro alrededor

para que sean responsables y cumplan con todos los valores

que deben caracterizar a la empresa. Se debe hacer "lo

justo" y "lo correcto".

Se deben emplea los medios de protesta que confiera a la

empresa para que esa persona responda por sus actos.

Para procurar que estos valores se cumplan se debe formar

un consejo que se dé a la tarea de supervisar que los valores

antes expuestos se cumplan debidamente, al darse cuenta de

que alguno de los empleados no está cumpliendo con los

valores se le amonestará de manera personal primeramente,

teniendo como límite 3 amonestaciones antes de llegar a una

suspensión por 2 días sin goce a sueldo.

Éste consejo tendrá la obligación de juzgar la gravedad de la

falta cometida por el empleado tomando en cuenta el

porcentaje de afectación que causó su acción, en base a eso

se le juzgará su suspensión o bien, el cómo enmendar su

falta.

El consejo estará formado por jefes y empleados de las

distintas áreas de la empresa, con la finalidad de obtener un

equilibrio en la ideología laboral; participará el Director

General de la empresa como líder y 2 personas por áreas

correspondientes.

Revisión/ actualización de código

El código deberá ser revisado cada 6 meses, mismo que de

acuerdo a las diferentes necesidades que vayan surgiendo en

la empresa, podrá ser modificado, siempre y cuando el

consejo este de acuerdo por voto democrático.

El código deberá permanecer en el mural de los

acontecimientos diarios de la empresa, al mismo tiempo que

el realizar reuniones periódicas para aplicar las necesidades

primarias de los empleados y notificarlos por el mismo medio.

Se deberá tener un buzón de sugerencias para agregar,

quitar o modificar algún tipo de sanción, esto ya quedará en

manos y decisión del consejo.

Cada uno de nosotros debe asumir la tarea de revisar y

seguir este Código así como cumplir todas las leyes

aplicables y las políticas de la empresa Copiadoras

Japonesas S.A. de C.V.

El incumplimiento puede dar lugar a responsabilidad civil y

penal y puede resultar en acciones disciplinarias incluyendo

el despido laboral.

Formaremos responsabilidades adicionales sobre nuestros

cargos directivos, los cuales deben, a través de sus acciones,

demostrar la importancia del cumplimiento. Tomar la iniciativa

para procurar el cumplimiento, por ejemplo, es un factor

crítico, al estar disponible tanto para los empleados que

tienen cuestiones éticas que plantear como para quienes

deseen informar de posibles sanciones.

Los cargos directivos deben asegurarse de que este Código

se ejecuta a través de

medidas disciplinarias adecuadas y de supervisión constante.

No podrán pasar por alto una conducta no ética.

Las posibles renuncias de este Código de Conducta y Ética

en la Empresa pueden

concederse sobre la base de un estudio caso por caso y

solamente en circunstancias extraordinarias. Las renuncias

de este Código para los empleados pueden efectuarse

solamente por los miembros del Equipo del consejo

previamente formado.

REGLAMENTO.

-Puntualidad a la hora de entrada es a las 9:00 a.m. y salida a las 7:00 p.m. de Lunes a Viernes, gozando con 1 hora para tomar alimentos.

-Dotar a los trabajadores de los implementos de seguridad apropiados a los riesgos de trabajo.

-Portar la ropa que cumplan y que las tallas sean las correspondientes a las solicitadas por los trabajadores.

- Uso adecuado de las instalaciones y equipo de trabajo

-No ingerir alimentos en el área de trabajo

-Los retardos de 61 a 90 minutos en un mes de calendario, amonestación por escrito

-Acatar las labores asignadas por el jefe de departamento

-En caso de requerir alguna información, comunicarlo vía mail a la persona encargada

-Mantener la educación y respeto en la interacción con los compañeros y superiores.

-Fomentar una actitud de servicio con clientes y colaboradores.

PERFIL DE AREAS.

Departamento de Administración y Finanzas.

-Revisión de asistencia

-Transferencias de nómina y vales de despensa (cada 15 días)

-Altas, bajas y modificaciones IMSS

-Lecturas ITESO

-Capturar depósitos

-Control de vacaciones, cálculos de finiquitos, primas y aguinaldo

-Control de caja Chica

.Contabilizar y archivar todos los ingresos y egresos

-Conciliaciones bancarias

-Pago a proveedores

-Captura y envío de facturas Kyocera México

-Pago de luz, agua, teléfono, celulares, club atlas, autos, motos

-Fianzas para licitaciones de vendedores

-Declaraciones informativas, sueldos y salarios, retenciones IVA y pago SAT

-Declaraciones mensuales

-Facturación de refacciones, equipos, tóner etc.

-Realizar ruta de tóner

-Ventas de mostrador de tóner

Departamento de Almacén.

-Venta de refacciones, tóner y atención a clientes

-atención a distribuidores

-Coordinación de logística en recoger y entregar equipos, llevar paquetería y entrega de tóner.

-Control de ICR

-Seguimiento de clientes

-Supervisión de Stock

-Pedidos especiales de ventas para logística

-Realizar inventario mensual

Departamento de Telemarketing.

-Realizar llamadas telefónicas para promocionar y vender tóner, equipos, servicio, etc.

-Sacar citas con prospectos nuevos

-Actualizar base de datos de clientes

-Envío de información de promociones a clientes nuevos

-Atención de llamadas telefónicas

-Llamadas de calidad en nuestro servicio

-Renovación de pólizas

-Checar rentas (renovación de contratos)

-Coordinar servicios preventivos

-Realización de comparativos TCO

-Control de licitaciones de Municipio Zapopan y Tepatitlán

-Confirmar la entrega de equipos nuevos

-Reporte mensual de ventas coordinado con Kyocera Mita México

-Supervisión de bonos para ventas

-Listas de precios y costos

-Seguimiento pedido de tóner Farmacias

-Seguimiento y cierre de ventas

Departamento de Ventas.

-Programación de citas

-Precios de equipos especiales

-Realizar reportes de ventas

-Actualizar precios

-Atención a Farmacias Guadalajara

-Solicitar pedido de equipos

-Checar pedidos de tóner

-Visitas a clientes y Municipios

Departamento de Control Técnico

-Recepción de llamadas de clientes para realizar reportes

-Checar trabajo de técnicos una vez visitado el cliente

-Dar alga en Excel y en Software de servicio los datos

-Hacer y enviar cotizaciones de Farmacias

-Atención nacional de todas las Farmacias Guadalajara del país

-Coordinar visitas de Farmacias en todos los estados

-Cotizar refacciones de diversos clientes

-Estadísticas mensuales por técnicos y generales

-Factura de servicios

-Facturación de Farmacias Guadalajara

-Coordinar el pago a todos los distribuidores del país

-Dar por concluido el servicio

-Tomar las lecturas de todos los equipos en renta

-Monitorear las visitas de los técnicos mediante GPS

-Facturar las lecturas

-Checar existencias de refacciones en almacén

-Enviar refacciones a diferentes estados de la república

-Atender a los distribuidores en solicitudes de servicios, compra-venta de refacciones o equipos.

Departamento de Sistemas.

-Óptimo funcionamiento de internet

-Configuración de correos

-Mantenimiento de la Red y computadoras

-Compra de equipo de cómputo

-Mantenimiento, altas, bajas o modificaciones de SAE, CLAVE, SAI.

-Realizar respaldo de programas

-Configuración de scanner y equipos de diversos clientes

-Asesoría vía telefónica

-Impartir cursos al depto. Ventas y técnico

-Elaboración de Presentaciones PPT, como apoyo a ventas

-Llevar tóner a Tlajomulco

-Investigar nuevos software y hardware

-Coordinar cursos con Kyocera Mita Mëxico

-Instalación de equipos nuevos

COMPROMISOS DE LA EMPRESA CON EL EMPLEADO.

La directiva se compromete a:

1.    Comunicar el pensamiento estratégico: Misión, visión, retos, objetivos, propósitos, valores, principios, hacen parte de todo el marco estructural del pensamiento corporativo, que debe involucrar además los elementos que hacen parte de la Identidad y la Cultura de la organización.

2.    Comunicar la situación laboral

3.    Comunicar las decisiones de la alta gerencia: Una organización sana toma decisiones todo el tiempo. En todo momento sus juntas directivas, consejos administradores, comités de dirección, e incluso hasta sus grupos primarios, están acordando acciones, definiendo lineamientos, asumiendo posiciones, fijando derroteros, estableciendo cronogramas. Todos estos aspectos deben ser explicados de manera proactiva: es decir, a través de una comunicación que priorice el qué se decidió, por qué se decidió y para qué.

4.    Comunicar en qué consiste el trabajo: Desde que ingresa a una empresa, vía programa de inducción, el empleado es notificado de cuáles son las características de las actividades que debe desarrollar y cómo desarrollarlas.

5.    Comunicar derechos y deberes: La empresa promueve siempre una cultura que prioriza la mayor de las veces la comunicación de los deberes del empleado. Qué deben hacer, cómo deben hacerlo, hace parte de ese discurso, lo cual por supuesto, es necesario dentro de la búsqueda de la eficiencia.

6.    Comunicar el cambio: Las empresas cambian. Cambia su logo, su arquitectura, su estructura administrativa, su sede operativa. También pueden cambiar sus productos, sus servicios, las personas, los procesos, los espacios. Se cambia para mejorar. Pero muchos de estos cambios, por no decir TODOS, van a requerir un esfuerzo o compromiso de los empleados para hacerlos viables y posibles, y para que realmente lleven a un mejoramiento de la organización.

7.    Comunicar la reputación: Una de las responsabilidades de los directivos radicará en inspirar a los empleados para que conozcan cuáles son los atributos de reputación que caracterizan y distinguen a la empresa, cuál es el estado reputacional de la compañía, la visión que se ha construido, y el papel que todos tienen en asegurar que los grupos de interés reconozcan la calidad de cada uno de dichos atributos.

8.    Comunicar la situación financiera: Abrir la puerta para que toda la compañía conozca la situación financiera de la empresa; este mensaje ha sensibilizado a muchos empleados a comprometerse más con la empresa. Vale la pena intentar avanzar en esa dirección.

9.    Comunicar las buenas noticias: Cumplir metas, lograr acuerdos, generar ganancias, anunciar nuevos proyectos, recibir respaldos, mejorar procesos, recibir reconocimientos, son entre otros.

10.    Comunicar las malas noticias: El paquete no estaría completo si el directivo no se compromete también con la comunicación y discusión de las malas noticias de manera abierta y transparente.