JUAN MANUEL

VARGAS LLANOS

OFIMTICA

Mdulo: II Unidad: 4 Semana: 7

ACCESS

CONTENIDOS TEMTICOS

Fundamentacin terica de bases de

datos.

Elementos bsicos de Access.

Crear y modifica tabla de datos.

Relaciones entre tablas.

Formularios, Informes.

Iniciar Access 2007

Existen dos formas bsicas:

Desde el icono de Excel

del escritorio.

Desde el botn Inicio situado en la

esquina inferior izquierda de la pantalla.

Para cerrar Access 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes

operaciones:

Hacer clic en el botn cerrar, este botn se encuentra

situado en la parte superior derecha de la ventana de Access.

Tambin puedes pulsar la combinacin de teclas ALT+F4, con

esta combinacin de teclas cerrars la ventana que tengas

activa en ese momento.

Hacer clic sobre el men Botn Office y elegir la opcin

Salir.

Pantalla Inicial

Botn Office Barra de Acceso rpido Barra de ttulo

Barra de estado

Barras de desplazamiento Tipo de Campos

Botn de ayuda

Panel de Exploracin

Las Barras

La barra de ttulo

La barra de ttulo contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos

trabajando en el momento actual. En el extremo

de la derecha estn los botones para minimizar,

maximizar/restaurar y cerrar.

La barra de acceso rpido

La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms

habituales de Access como Guardar , Deshacer o

Rehacer .

Esta barra puede personalizarse para aadir todos los

botones que se desee. Para ello hacer clic en la flecha

desplegable de la derecha y selecciona Personalizar

Banda de opciones de acceso rpido.

Se abrir un cuadro de dilogo como el siguiente:

La Banda de Opciones

La Banda de opciones contiene todas las opciones del

programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic en Crear,

por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con

la creacin de los diferentes elementos que se pueden

crear en Access.

En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles,

las reconocers porque tienen un color atenuado.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso

por teclado. De esta forma aparecern pequeos

recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la

tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar para

acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.

Las opciones no disponibles en el momento actual se

muestran semitransparentes.

Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a

pulsar la tecla ALT.

Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas,

la barra se minimizar para ocupar menos espacio.

De esta forma slo muestra el nombre de las pestaas

y las opciones quedarn ocultas.

Este men

contiene algunos

de los comandos

que solan

aparecer en el

men Archivo en

versiones

anteriores de

Access

Permite personalizar las opciones de Access.

En Access 2003 corresponde a:

Herramientas/Opciones/Personalizar

Opciones del Botn Office

Base de Datos

Es un conjunto de datos que estn organizados para un

uso determinado y el conjunto de los programas que

permiten gestionar estos datos es lo que se denomina

Sistema Gestor de Bases de Datos.

Las bases de datos de Access 2007 tienen la extensin

.ACCDB para que el ordenador las reconozca como tal.

En un sistema de base de datos relacional, los datos se

organizan en Tablas.

Tablas de datos.

Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para

almacenar los datos. Una tabla contiene informacin sobre un

tema o asunto particular.

Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes

datos como el cdigo del cliente, nombre del cliente,

direccin,...

Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le

denomina registro o fila, as todos los campos de un cliente

forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro

registro.

Crear una base de datos

Para crear una nueva base de datos se debe:

Hacer clic sobre la opcin Nuevo del Botn de Office

Aparecer la ventana de Introduccin a Microsoft Office Access.

Selecciona la opcin Base de datos en blanco.

A continuacin aparecer en un panel a la derecha de la

pantalla el siguiente cuadro:

Aqu debers indicar el Nombre de archivo de la base de

datos.

Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo puedes

hacer clic en el botn Buscar ubicacin

Pulsar el botn Crear para crear la base de datos.

Por defecto, Access abrir una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar sus datos

La forma de crear una tabla en vista diseo consiste

en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las

distintas columnas que esta tendr y otras

consideraciones como claves, etc...

Otra forma rpida de llegar a la vista Diseo es

haciendo clic en el botn de Vista de Diseo en la

barra de estado

Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las

columnas que compondr la tabla:

En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla INTRO pasamos al tipo de datos, por

defecto nos pone Texto como tipo de dato. Si

queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la

flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir

otro tipo.

Los diferentes tipos de datos de Access 2007

son:

Texto: Permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dgitos y caracteres especiales. Tiene una longitud

por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud mxima de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos

como nombres, direcciones o cualquier nmero que no se utilice en clculos, como nmeros de telfono o cdigos postales.

Memo: Se utiliza para textos de ms de 255 caracteres como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud mxima de

65.536 caracteres. Access recomienda para almacenar texto con formato o documentos largos, crear un campo Objeto OLE

en lugar de un campo Memo.

En Access 2007 se puede ordenar o agrupar por un campo Memo, pero Access slo utiliza los 255 primeros caracteres

cuando se ordena o agrupa en un campo Memo.

Nmero: Para datos numricos utilizados en clculos matemticos. Dentro del tipo nmero la propiedad tamao del campo

nos permite concretar ms. En resumen los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar nmeros sin decimales; los

tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de rplica se utiliza para claves auto numricas en bases

rplicas.

Fecha/Hora: Para la introduccin de fechas y horas desde el ao 100 al ao 9999.

Moneda: Para valores de dinero y datos numricos utilizados en clculos matemticos en los que estn implicados datos que

contengan entre uno y cuatro decimales. La precisin es de hasta 15 dgitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4

dgitos a la derecha del mismo.

Access recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en los

clculos. Un campo Moneda tiene una precisin de hasta 15 dgitos a la izquierda de

la coma decimal y 4 dgitos a la derecha. Un campo Moneda ocupa 8 bytes de

espacio en disco.

Autonumrico: nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico, o nmero

aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a

una tabla. Los campos Autonumrico no se pueden actualizar.

S/No: valores S y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (S/No,

Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de clculo de Microsoft Excel, un

documento de Microsoft Word, grficos, imgenes, sonidos u otros datos binarios.

Hipervnculo: texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como texto y

utilizada como direccin de hipervnculo. Una direccin de hipervnculo puede tener

hasta tres partes:

Texto: el texto que aparece en el campo o control.

Direccin: ruta de acceso de un archivo o pgina.

Subdireccin: posicin dentro del archivo o pgina.

Sugerencia: el texto que aparece como informacin sobre herramientas.

Existe otra posibilidad que es la Asistente para bsquedas... que crea un campo que

permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de

lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opcin se inicia el Asistente para

bsquedas y al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos

basndose en los valores seleccionados en l.

La clave principal

La clave principal proporciona un valor nico para cada fila de la tabla

y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave

podamos saber sin ningn tipo de equivocacin el registro al cual

identifica. No podemos definir ms de una clave principal, pero

podemos tener una clave principal compuesta por ms de un campo.

Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes

pasos:

Hacer clic sobre el nombre del campo que ser clave principal.

Hacer clic sobre el botn Clave principal en el marco Herramientas de

la pestaa Diseo.

A la izquierda del nombre del campo aparecer una llave indicndonos que

dicho campo es la clave principal de la tabla.

Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios

campos), seleccionar los campos pulsando simultneamente la tecla Ctrl y el

campo a seleccionar y una vez seleccionados todos los campos hacer clic en

el botn anterior .

Importante: Recordar que un campo o combinacin de campos que forman la

clave principal de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden

haber dos filas en la tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal.

Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos

reglas, el sistema no nos deja crear la nueva fila y nos devuelve un error de

este tipo:

Modificar el diseo de una tabla.

Si una vez creada una tabla, se quiere cambiar algo de su

definicin (por ejemplo, aadir una nueva columna,

ampliar una columna que ya existe, borrar una columna,

etc...) tendremos que realizar una modificacin en su

diseo:

Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a

modificar, en el caso de que no lo estuviera.

Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar,

seleccionar Vista Diseo en el men contextual:

Aparecer la ventana de diseo de tablas

Para modificar la definicin de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a modificar y realizar

las sustituciones necesarias.

Para aadir un nuevo campo,

Ir al final de la tabla y escribir la definicin del nuevo campo, O

Situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el botn de la pestaa Diseo, en este

ltimo caso el nuevo campo se insertar delante del que estamos posicionados.

Para eliminar un campo,

Posicionarse en el campo y hacer clic en el botn de la pestaa Diseo. o

Seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su extremo izquierdo y cuando

est remarcada pulsar la tecla Supr o Del.

Se borrar el campo de la definicin de la tabla y los datos almacenados en el campo tambin

desaparecern.

Por ltimo, guardar la tabla.

Introducir y modificar datos en una tabla.

Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el Panel

de Exploracin.

Desde el Panel de Exploracin hacer clic derecho sobre

la tabla a rellenar y seleccionar la opcin en el men

contextual.

Si esta en la vista de Diseo de tabla, hacer clic sobre el

botn Vistas de objeto y elegir Vista Hoja de datos en la

pestaa Inicio o diseo.

En los tres casos aparecer la ventana Hoja de datos:

Cada fila sirve para introducir un registro.

Escribir el valor del primer campo del registro.

Pulsar INTRO para ir al segundo campo del registro.

Cuando termine de introducir todos los campos del primer registro,

pulsar INTRO para introducir los datos del segundo registro.

En el momento en que cambie de registro, el registro que estaba

introduciendo se almacenar, no es necesario guardar los registros de

la tabla.

Hacer clic sobre el botn Cerrar para terminar con dicha tabla.

Si quiere borrar un registro entero:

Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el

cuadro de la izquierda del registro.

El registro quedar seleccionado.

Pulsar la tecla SUPR del teclado o hacer clic en el botn

Eliminar que se encuentra en el panel Registros de la

pestaa Inicio.

Desplazarse dentro de una tabla.

Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla

utilizar la barra de desplazamiento:

La barra indica en qu registro esta situado y el nmero total de registros de la tabla.

El recuadro en blanco dice el registro actual.

Al final donde pone de 3 nos indica el nmero total de registros que en este caso es tres.

Haciendo clic sobre los diferentes botones se realiza las operaciones indicadas a

continuacin:

para ir al primer registro de la tabla.

para ir al registro anterior en la tabla.

para ir al registro siguiente en la tabla.

para ir al ltimo registro de la tabla.

para crear un nuevo registro que se situar automticamente al final de la tabla.

Nota: Tambin puede desplazarse por los diferentes

campos y registros pulsando las teclas FLECHA

ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y

FLECHA DERECHA del teclado.

Mscara de entrada

Se utiliza la mscara de entrada para facilitar la entrada de datos y

para controlar los valores que los usuarios pueden introducir. Por

ejemplo, puedes crear una mscara de entrada para un campo

Nmero de telfono que muestre exactamente cmo debe

introducirse un nmero nuevo: (___) ___-____.

Access dispone de un Asistente para mscaras de entradas que nos

facilita el establecer esta propiedad, y al cual accederemos al hacer

clic sobre el botn que aparece a la derecha de la propiedad a

modificar una vez activada dicha propiedad.

Carcter Definicin

0 Dgito (0 a 9, entrada obligatoria, signos ms [+] y menos [-] no permitidos).

9 Dgito o espacio (entrada no obligatoria, signos ms y menos no permitidos).

# Dgito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en blanco en el modo Edicin, pero se eliminan cuando

se guardan los datos; signos ms y menos permitidos).

L Letra (A a Z, entrada obligatoria).

? Letra (A a Z, entrada opcional).

A Letra (A a Z, entrada opcional).

a Letra o dgito (entrada opcional).

& Cualquier carcter o un espacio (entrada obligatoria).

C Cualquier carcter o un espacio (entrada opcional).

. , : ; - / Marcador de posicin decimal y separadores de miles, hora y fecha.

< Hace que todos los caracteres se conviertan a minsculas.

> Hace que todos los caracteres se conviertan a maysculas.

! Hace que la mscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar de mostrarse de izquierda a derecha. Los

caracteres introducidos en la mscara siempre se rellenan de izquierda a derecha. Puedes incluir el signo de exclamacin

en cualquier lugar de la mscara de entrada.

\ Hace que el carcter siguiente se muestre como un carcter literal (por ejemplo, \A se muestra slo como A).

Se puede definir una mscara de entrada utilizando los siguientes caracteres:

Las Relaciones

Una base de datos relacional permite la utilizacin simultnea de datos

procedentes de ms de una tabla .

Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos,

ahorrando memoria y espacio en el disco, aumentando la velocidad de

ejecucin y facilitando al usuario/a el trabajo con tablas.

Para poder relacionar tablas entre s se deber especificar un campo

en comn que contenga el mismo valor en las dos tablas y dicho

campo ser clave principal en una de ellas.

Las tablas se relacionan de dos a dos, donde una de ellas ser la tabla

principal (de la que parte relacin) y la otra ser la tabla secundaria

(destino de la relacin).

Tipos de relaciones.

Se pueden distinguir tres tipos de relaciones:

Relacin Uno a Uno: Cuando un registro de una tabla slo puede estar relacionado con un nico registro de la

otra tabla y viceversa.

Por ejemplo: Se tiene dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con una lista de Alcaldes,

una poblacin slo puede tener un alcalde, y un alcalde lo ser nicamente de una poblacin.

Relacin Uno a Varios: Cuando un registro de una tabla (tabla secundaria) slo puede estar relacionado con un

nico registro de la otra tabla (tabla principal) y un registro de la otra tabla (tabla principal) puede tener ms de

un registro relacionado en la primera tabla (tabla secundaria).

Por ejemplo: Se tiene dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con los habitantes, una

poblacin puede tener ms de un habitante, pero un habitante pertenecer (estar empadronado) en una nica

poblacin.

Relacin Varios a Varios: Cuando un registro de una tabla puede estar relacionado con ms de un registro de la

otra tabla y viceversa.

Por ejemplo: Se tiene dos tablas una con los datos de clientes y otra con los artculos que se venden en la

empresa, un cliente podr realizar un pedido con varios artculos, y un artculo podr ser vendido a ms de un

cliente.

Las relaciones varios a varios se suelen representar definiendo una tabla intermedia entre las dos tablas.

Siguiendo el ejemplo anterior sera definir una tabla lneas de pedido relacionada con clientes y con artculos.

GRACIAS