LOS SIGUIENTES SON LOS REQUISITOS MÍNIMOS NECESARIOS … · El valor a contratar es global...

IEMP - Instituto de Estudios del Ministerio Público

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Anexo 1 – Especificaciones técnicas

LOS SIGUIENTES SON LOS REQUISITOS MÍNIMOS NECESARIOS PARA PARTICIPAR Y EL SEÑALAMIENTO DE ALGUNAS OBLIGACIONES ESPECIALES A CARGO DEL CONTRATISTA. LA ACEPTACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LOS MISMOS SE ENTENDERA CUMPLIDO CON LA CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA. El Instituto de Estudios del Ministerio Público (IEMP), requiere contratar un operador logístico con el fin de que desarrolle actividades logísticas, operativas y asistenciales requeridas para la realización de los eventos “Cuarto Congreso Internacional de Derecho Disciplinario” y “Cuarto Congreso Internacional de Contratación Estatal” Los eventos en mención se desarrollarán entre los meses de octubre a diciembre de 2014 en la ciudad de Bogotá. Los proponentes deben tener en cuenta los siguientes aspectos: 1. El valor a contratar es global incluido IVA. 2. El IEMP informará al contratista con quince (15) días hábiles de antelación la fecha de programación del

evento, si es necesario, aplazamiento o cambios en la programación. 3. El operador seleccionado deberá suministrar cuatro (4) tiquetes ida y regreso para los conferencistas

extranjeros, es decir, dos (2) tiquetes ida y regreso para cada uno de los congresos así: CONGRESO DERECHO DISCIPLINARIO: México o España o Uruguay o Argentina. Y CONGRESO CONTRATACIÓN ESTATAL: Canadá o Estado Unidos o México o Argentina o España o Chile o Uruguay. Nota. Entre los países antes mencionados se seleccionarán los dos tiquetes ida y regreso de los conferencistas internacionales a traer para cada uno de los congresos, desde sus ciudades de origen a Bogotá, y Bogotá desde sus ciudades de origen. Los nombres y demás datos requeridos serán suministrados por el Jefe de la División de Capacitación. Las fechas de los tiquetes de ida y regreso pueden variar hasta quince (15) días hábiles antes de la fecha del evento.

4. El valor de los tiquetes debe incluir todos los impuestos, tasas, contribuciones y seguros. 5. Actualización de base de datos de los servidores públicos de todo el país: El proponente deberá construir

la base de datos de servidores públicos de todo el país, a quienes se les formulará invitación para asistir a los Congresos. Esta base de datos deberá ser entregada al Jefe de la División de Capacitación y al supervisor del contrato a la finalización del contrato en medio magnético organizado por departamentos y por entidades estatales.

6. Suministro de almuerzos para todos los asistentes a los Congresos. Las opciones de menú se precisan en el anexo “Alternativas menú almuerzos y refrigerios” y serán seleccionadas por los supervisores del contrato del IEMP.

7. Suministro de refrigerios. En las jornadas de la mañana para todos los asistentes a los Congresos. Las opciones de menú se precisan en el anexo “Alternativas menú almuerzos y refrigerios” y serán seleccionadas por los supervisores del contrato del IEMP.

8. Estaciones de agua y tinto. Suministro de por lo menos dos estaciones permanentes de agua y tinto con galletas durante los dos días de cada evento.

9. El proponente debe garantizar que cuenta con el personal necesario para realizar todas las actividades contratadas y dar así cumplimiento al objeto contractual.

10. El proponente debe asumir todos los gastos, costos e impuestos que genere su oferta económica.

En cuadro adjunto se detallan las especificaciones del servicio a contratar:



“CUARTO CONGRESO INTERNACIONAL DE DERECHO DISCIPLINARIO” Y “CUARTO CONGRESO INTERNACIONAL DE

CONTRATACIÓN ESTATAL”

ACTIVIDAD Especificación

ACTIVIDADES DE DIVULGACIÓN, PROMOCIÓN E

INSCRIPCIÓN AL CONGRESO

1) Inscripción al Congreso: Diseño, desarrollo, puesta en marcha, actualización y comercio electrónico (recaudo de inscripciones para un máximo de 400 personas) de Minisite exclusivo para cada uno de los Congresos. El operador logístico deberá elaborar el formulario de inscripción digital, el cual deberá ser aprobado por el Jefe de la División Académica del IEMP. Este formulario deberá ser presentado dentro de los cinco (5) días siguientes al perfeccionamiento del contrato.

2) Recaudo de inscripciones: El operador logístico deberá implementar el sistema de registro de las personas interesadas en asistir a los eventos, así como el mecanismo de recaudo del dinero por concepto de inscripción, el cual deberá ser depositado en la cuenta bancaria del Instituto de Estudios del Ministerio Público, la que será indicada por los supervisores del contrato. El reporte de ingresos y su soporte deberá ser informado semanalmente al IEMP. Para el caso de las cuentas por cobrar, el operador logístico deberá implementar la logística necesaria para el cobro de estos conceptos, en todo caso, dentro de un plazo máximo de tres meses a la finalización de cada evento, deberán estar recaudados todos los pagos pendientes de los asistentes. El operador logístico deberá entregar junto con el soporte de consignación, una relación de las personas inscritas al supervisor del contrato, igualmente una relación de las personas que efectivamente asistieron a cada evento, y posterior a ellos mantener informado al supervisor sobre las gestiones de pagos pendientes hasta que se haya logrado el último pago. Para ello deberá entregar planillas de tele mercadeo con los siguientes campos de información: fecha, nombre de la entidad contactada, nombre del funcionario contactado para confirmar recibo de la información, cargo y número telefónico. NOTA. Para reforzar la convocatoria el IEMP se compromete a entregar una nota firmada por el Procurador General de la Nación y el Director del Instituto de Estudios del Ministerio Público en la cual se invita a participar en cada evento a todos los funcionarios públicos del país, en especial a aquellos que ejercen la función de control interno disciplinario en las entidades públicas, control interno de gestión, operadores administrativos de procesos contractuales, miembros de las Oficinas de Control Interno de Gestión, así como a los Personeros Municipales y Distritales de todo el país.



ACTIVIDADES DE DIVULGACIÓN, PROMOCIÓN E

INSCRIPCIÓN AL CONGRESO

3. Valor de inscripción: El valor de la inscripción por asistente a cada Congreso, asciende a la suma de OCHOCIENTOS CINCUENTA MIL PESOS ($850.000). Sin embargo, se podrán establecer planes de descuentos por grupos de acuerdo a la siguiente tabla:

No. De cupos Porcentaje descuento

3 a 5 cupos 10%

6 a 9 cupos 15%

10 o más cupos 20%

NOTA 1: El valor de la inscripción para los funcionarios pertenecientes al Ministerio Público (Procuraduría, Defensoría del Pueblo y Personerías) es de CUATROCIENTOS VEINTICINCO MIL PESOS ($425.000M/CTE) para cada evento. NOTA 2: Para los funcionarios pertenecientes a entidades que posean o hayan celebrado contratos o convenios de capacitación con el IEMP el valor de la inscripción será de CUATROCIENTOS VEINTICINCO MIL PESOS ($425.000M/CTE) para cada evento, esta tarifa también se aplicará a los funcionarios pertenecientes a las instituciones que hacen parte de la Red de Escuelas del Estado (REDES). NOTA 3: La aplicación de los descuentos mencionados anteriormente NO son acumulables. NOTA 4: Teniendo en cuenta que la actuación del operador logístico se produce bajo la figura del mandato, las obligaciones tributarias que se produzcan por recaudo de dineros en la comercialización de servicios estarán a cargo del IEMP. Cabe aclarar que el IEMP por tratarse de una unidad administrativa de carácter académico está exento del IVA. NOTA 5: Si el operador logístico acredita el pago de más de CIENTO OCHENTA MILLONES DE PESOS ($180.000.000) por concepto de inscripción en cada uno de los eventos, por cada asistente adicional a este valor, recibirá el 50% del valor de la inscripción por asistente, de conformidad con lo que haya pagado, ya sea inscripción regular o del Ministerio Público o por convenio con el IEMP. Este pago se hará al final sobre el balance de los asistentes y su recaudo efectivo por cada evento. NOTA 6: Dentro del valor se incluye el obsequio de dos libros editados por el IEMP relacionado con la materia a tratar en cada uno de los Congresos, este material será entregado por el IEMP oportunamente al contratista para su distribución.

4. Servicio de recaudo de inscripciones en efectivo y por datafono: El operador logístico en coordinación con el IEMP gestionará los servicios de recaudo de inscripciones en efectivo y por datafono, y de los dineros por concepto de patrocinios de terceros para ser consignados en la cuenta del IEMP.



ARTE IMPRESO Y MATERIAL

PUBLICITARIO

5. Material Publicitario: Afiches, volantes y pendones: El operador logístico deberá suministrar los siguientes elementos para cada uno de los Congresos:

ELEMENTO TAMAÑO CANTIDAD

Afiches promocionales

del evento

Oficio o más grande 2000

Backing central 6.5 mts x 1.40 mts NOTA. Con respecto al backing central y pendones deben ser en el material utilizado para pendones de interiores

full color

1

Señalizadores 20 x 15 cms. 10

Pendones 2x1 mts NOTA. Con respecto al backing central y pendones deben ser en el material utilizado para pendones de interiores

full color

3

Porta pendones

Tipo araña NOTA. Con respecto al backing central y pendones deben ser en el material utilizado para pendones de interiores

full color

3

Bolsas con logos

institucionales y nombre del

evento

Que permita incluir el material que se va a entregar a los asistentes al evento.

NOTA. Las especificaciones serán acordadas y aprobadas por el Jefe de la División de Capacitación del IEMP y el

Contratista

400

Lapiceros Entrega de lapiceros con logos del IEMP y de la PGN, y con el nombre del evento y los logos institucionales para todos los asistentes. Las especificaciones de estos elementos serán acordadas y aprobadas

por el Jefe de la División de Capacitación del IEMP y el Contratista.

400

Libretas Entrega de libretas con logos del IEMP y de la PGN, y con el nombre del evento y los logos institucionales para todos los

asistentes. Las especificaciones de estos elementos serán acordadas y aprobadas

por el Jefe de la División de Capacitación del IEMP y el Contratista

Nota. Las libretas puede tener un tamaño aproximado de 22 centímetros

por 14 centímetros de ancho, con un aproximado de 50 hojas en su interior

y argollada

400

NOTA. Las artes gráficas y el diseño del logo para cada Congreso serán elaboradas por el contratista y presentadas al Jefe de la División de Capacitación quien será el encargado de aprobarlas.



6. Actividades de publicidad del congreso: El operador logístico deberá adelantar por lo menos dos actividades de pre lanzamiento de cada Congreso a través de un canal de streaming para la trasmisión de los servicios y contenidos del mismo por Internet con chat en vivo que permita la interacción con los participantes, así mismo deberá realizar las actividades de convocatoria de estos pre lanzamientos. La convocatoria a los pre-lanzamientos se realizará a través de redes sociales y correos electrónicos. 6.1. Envío de afiches por correo: El operador logístico deberá realizar el envío de los afiches por correo certificado a las entidades públicas tales como ministerios, gobernaciones, alcaldías y personerías de las siguientes ciudades principales: Bogotá, Cali, Medellín, Cartagena, Bucaramanga, Barranquilla, Neiva y Pereira. A estas capitales se deberán enviar 100 afiches por ciudad por cada evento. Los costos del envío de los afiches serán asumidos por el contratista. NOTA: El operador logístico entregará el número de afiches que solicite el Jefe de la División de Capacitación del IEMP para ser distribuidos en los programas de capacitación que desarrolle el IEMP. 6.2. Pautas publicitarias: Adicionalmente deberá publicar en medios digitales, por lo menos dos (2) pautas publicitarias. Estas pautas publicitarias que se solicitan son a través de medios digitales en la web; y deben ser por lo menos dos para cada congreso, con duración mínima de un día, en un medio de divulgación que tenga reconocimiento y cobertura a nivel nacional. Esta publicidad se llevará a cabo previamente a cada congreso, en cronograma que se fijará con el supervisor del contrato y analizando cuales son los mejores días para hacerla. Igualmente se exige que sea publicada en el banner superior de las secciones o pestañas del medio de divulgación que se contrate.

7. Actividades de educación virtual o a distancia: El operador logístico deberá poner a disposición un canal de televisión por internet que permita la asistencia a cada uno de los Congresos de manera virtual, igualmente que permita el manejo de chats. Este canal debe ser puesto a disposición del IEMP con un mes de antelación para realizar las actividades de divulgación y comercialización de los Congresos y del IEMP en general.

CALL CENTER

El operador logístico deberá garantizar el servicio de Call Center encargado de la Gestión de llamadas de salida por parte de mínimo ocho (8) personas durante la época previa a la realización de cada Congreso, actividad que en todo caso debe iniciarse mínimo con dos meses de anticipación a su realización, quienes se encargaran de contactar a los potenciales participantes de conformidad con la base de datos de servidores públicos a nivel nacional, tomar datos, hacer seguimiento confirmando su asistencia al evento, indicar el procedimiento para la inscripción y pago de la misma, y actualizar la base de datos.

AUDITORIO

1. El operador logístico para la realización de cada uno de los Congresos deberá conseguir un auditorio con capacidad de hasta 400 personas en acomodación tipo aula ubicado en un Hotel cinco estrellas, en un centro de convenciones o en un lugar que brinde las condiciones de óptima calidad, comodidad, facilidad de acceso, seguridad y demás características que faciliten el proceso de aprendizaje de los asistentes, ubicado en la ciudad de Bogotá D.C. Igualmente se deberá facilitar una sala VIP para la atención de los invitados especiales y altos dignatarios NOTA. El sonido que se requiere es el usual en este tipo de eventos, generalmente se

utilizan por lo menos tres micrófonos, y también se pide disponibilidad de micrófono de

solapa por si alguno de los conferencistas lo solicita.

2. Pantallas. Alquiler por dos (2) días hábiles de tres (3) pantallas de mínimo 3.7 mts x 5mts de proyección con videobeam a 1 o 2 cámaras, para cada evento.

ALIMENTOS Y BEBIDAS

1. Suministro de almuerzos para todos los asistentes a los Congresos. El proponente seleccionado deberá presentar alternativas de menú la cuales serán seleccionadas por el Jefe de Capacitación del IEMP, en todo caso se seleccionaran 2 opciones para los invitados las cuales deben constar de: entrada, plato fuerte, postre y 2 bebidas por invitado.

2. Suministro de refrigerios. En las jornadas de la mañana para todos los asistentes a los Congresos. El proponente seleccionado deberá presentar alternativas de refrigerios la cuales serán seleccionadas por el Jefe de Capacitación del IEMP.

3. Estaciones de agua y tinto. Suministro de por lo menos dos estaciones permanentes de agua y tinto con galletas durante los dos días de cada evento.

BASES DE DATOS

1. Actualización de base de datos de los servidores públicos de todo el país: El operador logístico deberá construir la base de datos de servidores públicos de todo el país, a quienes se les formulará invitación para asistir a los Congresos. Esta base de datos deberá ser entregada al Jefe de la División de Capacitación y al supervisor del contrato a la finalización del contrato en medio magnético organizado por departamentos y por entidades estatales.



2. Al finalizar cada Congreso, el operador deberá entregar la base de datos actualizada y registro final de participantes.

MATERIAL DE APOYO

ACADÉMICO

1. Elaboración y entrega a cada uno de los participantes en los Congresos, el cual consistirá en un CD con el material de referencia, normatividad, doctrina, jurisprudencia y las directivas y circulares de la Procuraduría General de la Nación relacionadas. Este material será revisado y entregado por el Jefe de la División de Capacitación con una antelación de 10 días a la realización de los eventos. El CD deberá tener label con los logos institucionales del IEMP y de la PGN y, así como el nombre del evento, fecha y demás datos relevantes, debe ser entregado en estuche de tapa dura.

2. Equipos de cómputo. Cuatro (4) equipos de cómputo PC con Sistema Operativo Windows y Microsoft Office 2007 por dos (2) días y una (1) impresora láser blanco y negro por dos (2) días con provisión de cartuchos para 1.000 impresiones, para cada evento. NOTA. La impresora debe tener capacidad de imprimir un máximo de 400 certificado de asistencia con todas las tintas en cuenta al papel los certificados serán impresos en opalina que tiene un gramaje estándar.

3. Control y registro de asistentes al congreso. El operador logístico deberá implementar la logística requerida para que al inicio de cada evento se lleve el control y registro de las personas que ingresan (a través de un software), se les elabore y entregue su escarapela de identificación y el material del evento.

4. Certificados de asistencia. El operador logístico deberá implementar la logística requerida para que al finalizar cada evento se haga entrega de los certificados de asistencia de las personas que hayan asistido a por lo menos el 75% de las sesiones académicas, e igualmente para quienes adelanten el curso de manera virtual. Este certificado deberá ser aprobado por el Jefe de la División de Capacitación del IEMP y deberá contener la firma del Procurador General de la Nación, del Director y del Jefe de la División de Capacitación del IEMP. Igualmente, el operador logístico deberá elaborar los certificados de acreditación como expositores a los profesores que participen en el programa, los cuales serán entregados a los expositores inmediatamente terminen su conferencia.

WEB Y GRABACIÓN

1. Conexión vía web y videoconferencias. El operador logístico deberá garantizar la disponibilidad y conexión vía web que permita adelantar videoconferencias con profesores invitados extranjeros desde su lugar de ubicación, si es necesario.

2. El operador logístico deberá garantizar un canal dedicado de Internet de mínimo 4 megas en el lugar de realización de cada Congreso.

3. Grabación en video. El operador logístico deberá adelantar la grabación de video en formato DVD a dos cámaras con mezclador y circuito cerrado de televisión y su posterior edición, de toda la jornada de capacitación de los dos Congresos.

CONFERENCISTAS E INVITADOS ESPECIALES

1. Manejo de conferencistas e invitados especiales. Para cada Congreso el operador logístico deberá contactar a los conferencistas y panelistas (máximo 20 conferencistas y panelistas por cada Congreso) los cuales serán señalados por IEMP, con la finalidad de informarles los datos básicos para su llegada al evento y suministrarles los elementos que requieran para el adecuado desarrollo de su conferencia. Igualmente, durante cada evento se deberá estar pendiente de su llegada y atención. A los conferencistas que no sean funcionarios de la Procuraduría General de la Nación, se les podrá pagar honorarios hasta por valor de $300.000 por hora cátedra. La información sobre los conferencistas a contratar la suministrará el Jefe de la División de Capacitación. En todo caso las horas a pagar no superaran las 8 por cada Congreso. Los conferencistas que tengan la calidad de servidores públicos deberán respetar el límite legal para dictar horas cátedra permitidas por la ley. El operador deberá elaborar los contratos que demande el pago de hora cátedra a los conferencistas y coordinar los pagos respectivos a la finalización de la respectiva conferencia.



2. Suministro de pasajes aéreos. El operador seleccionado deberá suministrar cuatro (4) tiquetes ida y regreso para los conferencistas extranjeros, es decir, dos (2) tiquetes ida y regreso para cada uno de los congresos así: CONGRESO DERECHO DISCIPLINARIO: México o España o Uruguay o Argentina. Y CONGRESO CONTRATACIÓN ESTATAL: Canadá o Estado Unidos o México o Argentina o España o Chile o Uruguay. NOTA 1. Entre los países antes mencionados se seleccionarán los dos tiquetes ida y regreso de los conferencistas internacionales a traer para cada uno de los congresos, desde sus ciudades de origen a Bogotá y desde de Bogotá a sus ciudades de origen. Los nombres y demás datos requeridos serán suministrados por el Jefe de la División de Capacitación. NOTA 2. Por su parte el IEMP debe suministrar el alojamiento y alimentación de los profesores invitados extranjeros durante los días previos y posteriores a los Congresos, así como su traslado dentro de la ciudad de Bogotá Distrito Capital.

3. Cena de bienvenida a los conferencistas. El contratista deberá organizar y suministrar una cena de bienvenida hasta para 10 personas, para cada congreso a la cual concurrirán los conferencistas y el equipo directivo del IEMP y la PGN, la cual se llevará a cabo la noche anterior al desarrollo del evento académico o durante los días del evento, fecha que será determinada por el Jefe de Capacitación del IEMP atendiendo las agendas de los profesores invitados y las de las directivas de la Procuraduría y del IEMP. Para la determinación del restaurante el contratista deberá presentar 3 opciones de restaurantes que destaquen los valores de Colombia y su gastronomía, que tengan posicionamiento de marca en Colombia, que cumplan con las normas de seguridad y manipulación de alimentos, igualmente que posea buena ubicación y condiciones de seguridad. El contratista deberá presentar alternativas de menú la cuales serán seleccionadas por el Jefe de Capacitación del IEMP, en todo caso se seleccionaran 2 opciones para los invitados las cuales deben constar de: entrada, plato fuerte, postre y 2 bebidas por invitado.

4. Invitados especiales. El IEMP conformará un grupo de invitados especiales a cada evento lo cuales por su trayectoria como miembros de la red de formadores del IEMP, trayectoria académica, investigativa e importancia estratégica para el IEMP asistirán a los Congresos sin ningún costo; esta información será suministrada por parte del Jefe de Capacitación oportunamente al operador logístico.

PERSONAL

1. Personal de logística. El proponente debe garantizar como mínimo ocho (8) personas que apoyen la logística y realización de cada Congreso, tales como registro, entrega de escarapelas de identificación y entrega de material, orientación a los asistentes, recepción y atención a los conferencistas. Este personal deberá prestar sus servicios durante todo el tiempo que dure el evento. NOTA. De acuerdo a la metodología planteada y al enfoque de organización, el proponente podrá variar el número de personas a utilizar en el desarrollo de cada Congreso.

2. Maestro de ceremonias. Se deberá contar con un maestro(a) de ceremonias durante todo el evento en los dos congresos, encargado de la instalación, presentación del programa, de los conferencistas y de la conducción y orientación durante toda la jornada académica. El maestro de ceremonias que presente el proponente deberá certificar documentalmente experiencia como locutor o maestro de ceremonias en por lo menos tres eventos académicos, culturales o artísticos



PERSONAL

3. Coordinador general: Para el desarrollo de cada Congreso se deberá contar con un Coordinador General, el cual será el encargado de vigilar por cuenta del operador logístico la comercialización, inscripción, registro, cobro y recaudo de dineros, así como todas las actividades logísticas, de apoyo y asistenciales para la buena prestación del servicio. En consecuencia será la persona encargada de revisar, corregir, tramitar y controlar la ejecución del contrato de conformidad con los parámetros fijados por la entidad en el estudio previo, la normatividad vigente y su propuesta. Este Coordinador General debe reunir el siguiente perfil y requisitos: PERFIL: Título profesional en ciencias administrativas, jurídicas, económicas, ingeniería o periodismo o comunicación social o técnico en administración hotelera o técnico en administración turística con especialización en áreas afines o en gerencia de proyectos REQUISITOS: Acreditar mediante hoja de vida formación y experiencia con certificados que demuestren la idoneidad para la coordinación general así: 1) Experiencia general mínima de tres (3) años continuos o discontinuos durante los últimos tres (3) años anteriores a la fecha de cierre del proceso, en el área de organización integral de eventos, cursos, seminarios, diplomados, convenciones o congresos. 2) Experiencia específica mínima de tres (3) años durante los últimos tres (3) anteriores a la fecha de cierre del proceso, coordinando o dirigiendo actividades de logística para eventos académicos, institucionales, corporativos o de trabajo con la participación de al menos doscientas (200) personas. 3) Carta de compromiso de dedicación de tiempo completo (mínimo 8 horas diarias) durante la organización, ejecución del evento y sus actividades relacionadas posteriormente. NOTA: Para acreditar los requisitos de formación académica y experiencia general y específica exigidos, el proponente deberá adjuntar: 1) La hoja de vida 2) Fotocopia del acta de grado o diploma como profesional o técnico. 3) Fotocopia del diploma o acta de grado como especialista en áreas afines con las actividades logísticas o de organización. 4) Las certificaciones de experiencia general y específicas expedidas durante los tres años anteriores a la fecha de solicitud de la propuesta 5) Aquellas profesiones que para su ejercicio requiere la tarjeta profesional deberán adjuntar copia de la misma

ACTIVIDADES DE COMERCIALIZACIÓN DE LOS EVENTOS

El operador logístico favorecido podrá por su propia cuenta, gestionar actividades de comercialización de servicios conexos en cada Congreso bajo las siguientes directrices: 1. Se permitirá la presencia hasta de un máximo de quince (15) empresas o entidades previa autorización del Jefe de la División de Capacitación del IEMP. El criterio de selección de empresas patrocinadoras se rige por el buen nombre de las mismas, el respaldo y fortaleza económica, su idoneidad y afinidad frente al evento académico. Por lo tanto, el contratante se reserva el derecho de aprobar la escogencia de los patrocinadores. 2. El IEMP recibirá el 30% de las ventas netas de estos servicios por parte del operador, de acuerdo a la facturación presentada. 3. El operador debe facilitar un espacio privilegiado, visible y amplio dentro del hall del auditorio para ubicar un stand del IEMP en el cual se expondrán para la venta las publicaciones del IEMP. 4. Si el IEMP lo considera conveniente, podrá gestionar por su propia cuenta y de común acuerdo con el operador, la comercialización de servicios anexos a cada evento, caso en el cual los recursos obtenidos pertenecerán únicamente al IEMP. 5. Venta de servicios de capacitación mediante la modalidad de educación virtual, caso en el cual el valor de las inscripciones serán repartidas al 50% para el IEMP y para el operador. NOTA 1. El requerimiento del stand depende exclusivamente del espacio reservado de acuerdo al hotel seleccionado para la realización de los dos congresos internacionales. El hotel suministra los planos del lugar donde es autorizada la adecuación de los stands. Sin embargo se informa que históricamente no se han utilizado un campo mayor a cinco espacios para ubicar stand, para cada evento. NOTA 2. De todas estas actividades el operador deberá presentar un informe semanal del avance de actividades de cada Congreso al Jefe de la División de Capacitación del IEMP con copia al supervisor del contrato.



ACREDITACIÓN DE TRANSMISIÓN VÍA STREAMING

El operador logístico deberá demostrar experiencia en transmisiones de eventos a través de streaming, mínimo tres (3) eventos académicos como foros, charlas, seminarios, congresos, conferencias, talleres, encuentros, con transmisión en vivo vía web. De ellos mínimo uno (1) debe ser certificado por transmisión del evento al público a través de sistema de videoconferencia. Adicionalmente, el proponente deberá demostrar que mínimo uno de los eventos académicos haya tenido una participación virtual más de doscientas (200) personas. NOTA. Para efectos de validación se debe incluir el Link de internet a través del cual fue transmitido La experiencia deberá ser acreditada con las certificaciones expedidas por las Entidades Públicas o privadas de conformidad con las características que se indican a continuación:

Nombre o razón social de la entidad que certifica, dirección, teléfono y nombre de la persona que expide la certificación.

Descripción del evento eventos académicos con transmisión en vivo vía web.

Fecha de la transmisión de cada evento certificado



OBLIGACIONES DE LAS PARTES

ESPECÍFICAS DEL CONTRATISTA

1. Cumplir con los requerimientos técnicos establecidos en el Anexo Técnico. 2. Gestionar la aprobación del Supervisor y seguir sus directrices para el desarrollo de las actividades

para el debido cumplimiento del objeto contractual. 3. Suministrar el personal técnico idóneo para gestionar el desarrollo adecuado de los Congresos y

designar una persona como Coordinador General, el cual será el encargado de vigilar por cuenta del operador logístico la comercialización, inscripción, registro, cobro y recaudo de dineros, así como todas las actividades logísticas, de apoyo y asistenciales para la buena prestación del servicio.

4. Suministrar cuatro (4) tiquetes aéreos ida y regreso para los conferencistas extranjeros en América y Europa.

5. Contar con el personal necesario para la correcta ejecución del contrato. 6. Mantener y prestar durante la ejecución del contrato el servicio con el personal mínimo requerido

de acuerdo al anexo técnico del pliego de condiciones. En el caso de cualquier cambio del personal asignado para la ejecución del contrato, el contratista debe allegar previamente al supervisor del contrato, para su aprobación, las hojas de vida con sus correspondientes soportes, quedando entendido que el nuevo personal debe tener el perfil mínimo solicitado en el pliego de condiciones y en el anexo técnico.

7. Uniformar debidamente al personal de apoyo del coloquio para permitir su identificación dentro del salón de eventos.

8. Realizar informes semanales, durante la etapa de convocatoria a los congresos, sobre la labor adelantada referente a la inscripción vía telefónica y por internet, que dé información de cada inscrito (nombre, cargo, entidad, correo, teléfono fijo, teléfono celular). En relación con el dinero recaudado por concepto de inscripciones, deberá depositarlo en la cuenta bancaria del Instituto que el supervisor del contrato le indique. Estos dineros deberán ser consignados el último día hábil de cada semana durante el término de ejecución del contrato y hasta antes de la fecha del inicio del evento en la ciudad de Bogotá. Asimismo, junto con el soporte de consignación, entregará al supervisor del contrato una relación de las personas inscritas

9. Reconocer al IEMP el 30% de las ventas netas de estos servicios por parte del operador, de acuerdo a la facturación presentada.

10. Proporcionar al Instituto cuando este lo solicite informes completos sobre las actividades realizadas y los resultados obtenidos en ejecución del objeto de este contrato dentro de los cinco (5) primeros días del mes siguiente a aquel sobre el cual verse el informe.

11. Cumplir con las normas vigentes para la realización de eventos en Colombia. 12. Suministrar un informe de orden financiero. 13. Generar y entregar las bases de datos de asistentes ocho (8) días hábiles después del congreso 14. Coordinar y asumir el manejo comercial, la participación de patrocinadores nacionales,

garantizando la articulación y continúa información sobre el avance del proceso de mercadeo del congreso.

15. Elaborar el formulario de inscripción digital, el cual deberá ser aprobado por el Jefe de la División de Capacitación del IEMP. Este formulario deberá ser presentado dentro de los tres (3) días siguientes al perfeccionamiento del contrato

16. Para el caso de las cuentas por cobrar, el contratista deberá implementar la logística necesaria para el cobro de estos conceptos, en todo caso, dentro de un plazo máximo de tres meses a la finalización del evento, deberán estar recaudados todos los pagos pendientes de los asistentes.

17. En el caso de la venta de servicios de capacitación mediante la modalidad de educación virtual, el valor de las inscripciones serán repartidas al 50% para el IEMP y para el operador)

18. Recaudar, manejar, administrar y ejecutar los recursos provenientes de la cooperación, patrocinios, participación comercialización del congreso y recaudo por concepto de inscripciones al congreso.

19. Asistir a las reuniones que en cumplimiento del objeto contractual sean convocadas por el supervisor.

20. Presentar una metodología de trabajo para el desarrollo de los Congresos especificando las actividades para la ejecución y organigrama describiendo las funciones por cada cargo.

21. Realizar oportunamente los pagos necesarios para la debida ejecución del contrato y cumplir con sus obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral, parafiscales (Cajas de Compensación Familiar, SENA, ICBF), según lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 en concordancia con la Ley 828 de 2003.

22. Asumir todos los costos, gastos y riesgos relacionados con la ejecución de los productos y actividades y suscribir los contratos que sean necesarios, para el debido cumplimiento del objeto contractual.

23. Prestar los servicios solicitados en la hora y lugar acordados con el supervisor del contrato (Siempre que se mantengan las condiciones previstas en la descripción técnica de los servicios).

24. Solicitar autorización del IEMP cuando se requiera realizar alguna modificación a lo definido para la realización de cada Congreso.

25. Informar al IEMP cualquier situación que altere la normal ejecución de los Congresos. 26. Mantener durante la ejecución del contrato las características de calidad ofertada. 27. Las demás que se requieran para lograr el cumplimiento del objeto del contrato



GENERALES DEL CONTRATISTA 1. Cumplir con el objeto del contrato aplicando todos sus conocimiento y experiencia 2. Prestar oportuna colaboración para la diligente ejecución del contrato. 3. Hacer uso adecuado, exclusivo y confidencial de la información suministrada por el IEMP. 4. Guardar la debida reserva sobre las actividades que se realicen, ya que éstas serán de

propiedad del IEMP y solo podrán ser utilizados para fines propios del contrato. 5. Suministrar al Supervisor del contrato toda la información requerida para el ejercicio

oportuno de su gestión. 6. Cumplir dentro del término establecido por el IEMP con los requisitos exigidos para la

ejecución del contrato. 7. Presentar los informes (en medio físico y/o magnético) requeridos durante el desarrollo del

contrato, de manera oportuna y completa. 8. Estar al día en el pago de los aportes mensuales al sistema de seguridad social (salud y

pensión), administradora de riesgos laborales (ARL) y parafiscales, si a ello hay lugar, de acuerdo a la normatividad vigente. Para el efecto, EL CONTRATISTA debe presentarle al supervisor del contrato, dentro de los diez (10) primeros días de cada mes, la documentación que acredite el cumplimiento del pago de estas obligaciones.

9. Constituir dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la firma del contrato las pólizas póliza exigidas para la ejecución del contrato

MANIFESTACIÓN DE CUMPLIMIENTO O ACEPTACIÓN: [Insertar información]

En constancia de lo anterior firmo este documento a los [Insertar información] días del mes de [Insertar información] de 2014 ____________________________ [Firma representante legal del Proponente o del Proponente persona natural] Nombre: [Insertar información] Cargo: [Insertar información] Documento de Identidad: [Insertar información]



Anexo 2 - Compromiso anticorrupción

Lugar y fecha Señores

EL INSTITUTO DE ESTUDIOS DEL MINISTERIO PÚBLICO – IEMP Proceso de Licitación No. 002 del 2014 [Nombre del representante legal o de la persona natural Proponente], identificado como aparece al pie de mi firma, [obrando en mi propio nombre o en mi calidad de representante legal de] [nombre del Proponente], manifiesto que:

1. Apoyamos la acción del Estado colombiano y del INSTITUTO DE ESTUDIOS DEL MINISTERIO PÚBLICO – IEMP para fortalecer la transparencia y la rendición de cuentas de la administración pública. 2. No estamos en causal de inhabilidad alguna para celebrar el contrato objeto del Proceso de Contratación referente a: CONTRATAR A UN OPERADOR LOGÍSTICO QUE DESARROLLE ACTIVIDADES LOGÍSTICAS, OPERATIVAS Y ASISTENCIALES REQUERIDAS PARA LA REALIZACIÓN DE LOS EVENTOS “CUARTO CONGRESO INTERNACIONAL DE DERECHO DISCIPLINARIO” Y “CUARTO CONGRESO INTERNACIONAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL” 3. Nos comprometemos a no ofrecer y no dar dádivas, sobornos o cualquier forma de halago, retribuciones o prebenda a servidores públicos o asesores de la Entidad Contratante, directamente o a través de sus empleados, Contratistas o tercero. 4. Nos comprometemos a no efectuar acuerdos, o realizar actos o conductas que tengan por objeto o efecto la colusión en el Proceso de Licitación No. 002 del 2014 del IEMP. 5. Nos comprometemos a revelar la información que sobre el Proceso de Licitación No. 002 del 2014 del IEMP nos soliciten los organismos de control de la República de Colombia. 6. Nos comprometemos a comunicar a nuestros empleados y asesores el contenido del presente Compromiso Anticorrupción, explicar su importancia y las consecuencias de su incumplimiento por nuestra parte, y la de nuestros empleados o asesores. 7. Conocemos las consecuencias derivadas del incumplimiento del presente compromiso anticorrupción. En constancia de lo anterior firmo este documento a los [Insertar información] días del mes de [Insertar información] de 2014 ____________________________ [Firma representante legal del Proponente o del Proponente persona natural] Nombre: [Insertar información] Cargo: [Insertar información] Documento de Identidad: [Insertar información]



Anexo 3 - Formato de presentación de las Ofertas Lugar y fecha Señores

INSTITUTO DE ESTUDIOS DEL MINISTERIO PÚBLICO – IEMP Referencia: Proceso de Licitación No. 002 del 2014 Estimados señores: [Nombre del representante legal o de la persona natural Proponente], identificado como aparece al pie de mi firma, [obrando en mi propio nombre o en mi calidad de representante legal de] [nombre del Proponente], presento Oferta para el Proceso de Contratación de la referencia y hago las siguientes manifestaciones: 1. Que conozco y acepto los Documentos del Proceso, tuve la oportunidad de solicitar

aclaraciones y modificaciones a los mismos, y recibí del INSTITUTO DE ESTUDIOS DEL MINISTERIO PÚBLICO – IEMP respuesta oportuna a cada una de las solicitudes. 2. Que estoy autorizado para suscribir y presentar la Oferta en nombre del Proponente y estoy autorizado para suscribir el contrato si el Proponente resulta adjudicatario del Proceso de Contratación de la referencia. 3. Que la Oferta que presento cumple con la totalidad de los requisitos y especificaciones técnicas del Anexo 1 del Pliego de Condiciones de la licitación de la referencia. 4. Que la oferta económica y la oferta técnica están adjuntas a la presente comunicación y han sido elaboradas de acuerdo con los Documentos del Proceso y hacen parte integral de la Oferta. 5. Que los documentos que presento con la Oferta son ciertos y han sido expedidos por personas autorizadas para el efecto. 6. Que la oferta económica adjunta fue elaborada teniendo en cuenta todos los gastos, costos, derechos, impuestos, tasas y demás contribuciones que se causen con ocasión de la presentación de la Oferta, suscripción y ejecución del contrato y que en consecuencia, de resultar adjudicatario no presentaré reclamos con ocasión del pago de tales gastos. 7. Que en caso de resultar adjudicatario, suscribiré el contrato en la fecha prevista para el efecto en el Cronograma contenido en los Documentos del Proceso. 8. Que en caso de resultar adjudicatario, me obligo a presentar la garantía de cumplimiento prevista en los Documentos del Proceso en la fecha prevista para el efecto en el Cronograma allí contenido. 9. Que en caso de resultar adjudicatario me comprometo a que a la terminación de la vigencia del Contrato, cumpliré con la totalidad del alcance y los requerimientos y especificaciones técnicas de que trata el Anexo 1 del Pliego de Condiciones. 10. Que manifiesto que el Proponente está a paz y salvo con sus obligaciones laborales frente al sistema de seguridad social integral y demás aportes relacionados con las obligaciones laborales. 11. Adjunto la garantía de seriedad de la Oferta la cual cumple con lo establecido en los Documentos del Proceso.



12. Recibiré notificaciones en la siguiente dirección en:

Firma representante legal del Proponente Nombre:

Persona de contacto [Nombre]

Dirección [Dirección de la compañía]

Teléfono [Teléfono de la compañía] Celular

e-mail [Dirección de correo electrónico de la compañía]



Anexo 4 – Experiencia del proponente

Proceso de Licitación No. 002 del 2014

RELACIÓN DE CONTRATOS

No. CONTRATO No. CONTRATANTE OBJETO VALOR FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINACIÓN

1

2

3

4

5

6

TOTAL $

Declaramos, bajo nuestra responsabilidad que la información antes consignada es totalmente cierta, y puede ser verificada. _______________________________ Firma del Proponente Nombre: Documento de Identidad:



Anexo 5 – Certificado de acreditación de la capacidad financiera y capacidad de organización operacional


OFERENTE:

CUENTA

OFERENTE INDIVIDUAL

OFERENTE PLURAL

Participante No. 1 Participante No. 2 Participante No. 3

Valor en Pesos Colombianos

Activo Corriente

Activo Total

Pasivo Corriente

Pasivo Total

Utilidad Operacional

Gastos de intereses

Fecha de corte de los estados financieros

*Si el oferente es plural y tiene más de tres participantes debe insertar las columnas adicionales en la tabla anterior

CAPACIDAD FINANCIERA

OFERENTE INDIVIDUAL

OFERENTE PLURAL

INDICADOR Índice del Oferente Individual

Índice del Participante No. 1

Índice del Participante No. 2 Índice del

Participante No. 3

Índice de Liquidez

Índice de Endeudamiento

Razón de Cobertura Intereses


CAPACIDAD ORGANIZACIONAL

OFERENTE INDIVIDUAL

OFERENTE PLURAL

INDICADOR Índice del Oferente Individual

Índice del Participante No. 1 Índice del

Participante No. 2

Índice del Participante No. 3

Rentabilidad sobre activos

Rentabilidad sobre patrimonio




Adjunto al presente certificado están los estados financieros auditados a 31 de diciembre de 2013, con sus notas. Declaramos bajo la gravedad de juramento, comprometiendo nuestra responsabilidad personal y la responsabilidad institucional de las personas jurídicas que representamos que la información consignada en los estados financieros y en el presente formato es cierta.

Firma Representante Legal del Oferente

Firma del Revisor Fiscal

Firma Contador

Nombre:

Documento de Identidad:

Nombre:

Documento de Identidad:

Tarjeta Profesional:

*Indique si actúa como revisor fiscal o contador

Nota: Si se trata de proponentes plurales, el revisor fiscal o contador de cada uno de los miembros del proponente plural debe firmar e incluir sus datos en el presente formato.



Anexo 6 - Formato de oferta económica. Proceso de Licitación No. 002 del 2014

ITEM Propuesta económica Máximo 500 puntos

OFERTA

La evaluación económica se realizará de la siguiente manera: Se utilizara el método de la media geométrica para el cálculo del puntaje económico en el presente proceso licitatorio con la siguiente fórmula: MG= (P1 x P2 x P3. . . Pn) ^ 1/n Donde: MG: significa media geométrica. P1:P2:P3: significa el valor total de cada propuesta n: significa número de propuestas hábiles. La diferencia entre la media geométrica calculada y el valor de las propuestas y/o ofertas es la que de-termina la asignación de puntajes, tomando como criterio de favorabilidad si está más cerca a la media geométrica por debajo en valor absoluto. Se asignará el puntaje de acuerdo con el siguiente procedimiento: Se le otorgara un máximo de 500 puntos a cuya oferta económica se encuentra más próxima a la media geométrica por debajo y se le resta 50 puntos a medida que el valor absoluto se aleje proporcio-nalmente de la media geométrica calculada en cada propuesta así: Valor de la Propuesta MENOS Media Geométrica calculada IGUAL a la diferencia con la MG.

_______________________________________ Firma del Proponente Nombre: [Insertar información] Documento de Identidad: [Insertar información]



Anexo 7 - Formato de certificado para acreditar factor técnico y/o calidad.


ITEM DESCRIPCIÓN SI NO INFORMACIÓN ADICIONAL

Factor Técnico Máximo 300 puntos

Se otorgarán trescientos (300) puntos al proponente que ofrezca, dos (2) pautas publicitarias adicionales a través de medios digitales en la WEB para cada uno de los congresos

Se otorgarán ciento (150) puntos al proponente que ofrezca una (1) pauta publicitaria adicional a través de medios digitales en la WEB para cada uno de los congresos.

Declaramos, bajo nuestra responsabilidad que la información antes consignada es totalmente cierta, y puede ser verificada. __________________________________________ Firma del Proponente Nombre: [Insertar información] Documento de Identidad: [Insertar información]



Anexo 8 -. Ofrecimientos Adicionales



Se asignará un puntaje de ciento (100) puntos al proponente que ofrezca suvenires típicos (kit de mínimo 3 artículos) para cada conferencista internacional. Nota. El kit será acordado entre el contratista y el Jefe de la División de Capacitación, además será aprobado por este último




Anexo 9 -. Factor apoyo a la industria nacional



Factor apoyo a la industria nacional puntaje máximo: 100 puntos

Proponente que ofrezca el 100% de servicios de origen nacional , es decir aquellos prestados por empresas constituidas de acuerdo con la legislación nacional, por personas naturales Colombianas o por residentes en Colombia; o servicios originarios de países con los que Colombia ha negociado trato nacional o países que aplican el principio de reciprocidad.

El Proponente que incorpore por lo menos un cincuenta por ciento (50%) servicios profesionales, técnicos y operativos nacionales

El proponente que no ofrezca servicios de origen nacional




ANEXO 10 MINUTA DEL CONTRATO

El presente anexo incluye como guía para las partes contratantes, las condiciones generales del contrato, pero esta minuta podrá ser modificada o complementada por el Instituto de acuerdo con el Pliego de Condiciones, sus anexos y adendas si a ello hubiere lugar, la propuesta del adjudicatario y la adjudicación del contrato. CONTRATO No. 207- DE 2014 SUSCRITO ENTRE IEMP Y XXXXXXX Entre el INSTITUTO DE ESTUDIOS DEL MINISTERIO PÚBLICO, identificado con NIT 830.015.728-1, Unidad Administrativa Especial, entidad de carácter académico, autonomía financiera y presupuestal en los términos del Estatuto Orgánico del Presupuesto y capacidad de contratación, representado por CHRISTIAN JOSÉ MORA PADILLA, mayor de edad, vecino de esta ciudad, identificado con C. C. No 13.831.342 de Bucaramanga, en su calidad de Director, nombrado según Decreto No 1682 del 3 de agosto de 2009 y Acta de Posesión N° 0477 del 31 de agosto de 2009, de conformidad con las facultades conferidas por el artículo 49 y siguientes del Decreto 262 de 2000 y en cumplimiento de los requerimientos contemplados en la Ley 80 de 1993, quien en adelante y para los efectos de este contrato se denominará EL INSTITUTO de una parte, y de la otra, la sociedad XXXXX, identificada con Nit XXXXXX y representada por XXXXX identificado con la cédula de ciudadanía No. XXXXXXX expedida en XXXX quien en adelante y para los efectos de este contrato se denominará EL CONTRATISTA, se ha convenido celebrar el presente contrato de suministro, previas las siguientes consideraciones: 1) Dado que el Instituto de Estudios del Ministerio Público, tiene dentro de su misión la formación integral de los servidores del ministerio público y de los entes gubernamentales y ciudadanía en general, es necesario que sus funcionarios y contratistas se desplacen a distintas ciudades del país y eventualmente al exterior, con el objeto de desarrollar programas de capacitación y actualización, para lo cual se requiere contratar el suministro de pasajes aéreos en rutas nacionales e internacionales y el servicio de agencia de viajes, para garantizar su oportuno desplazamiento y asistencia. 2) La División Administrativa y Financiera del IEMP elaboró los estudios previos de acuerdo con las disposiciones normativas vigentes y definió como presupuesto oficial para atender el presente proceso de selección, la suma de TRECIENTOS SESENTA MILLONES DE PESOS ($360.000.000), según consta en el CDP No. 8614 de 18 de julio de 2014 por el Proceso de Planeación, Presupuesto y Control. 3) Teniendo en cuenta que el presupuesto estimado para ejecutar el objeto contractual asciende a la suma de TRECIENTOS SESENTA MILLONES DE PESOS ($360.000.000), monto que supera la menor cuantía de contratación, de acuerdo con el presupuesto del IEMP para el año 2014 (280 SMMLV equivalentes a CIENTO SETENTA Y DOS MILLONES CUATROCIENTOS OCHENTA MIL PESOS ($172.480.000), en el presente caso la escogencia del contratista se efectuó conforme a la modalidad de Licitación Pública, de acuerdo con lo consagrado en las Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007, artículo 2, numeral 1 en concordancia con lo estipulado en el artículo 38 del Decreto 1510 de 2013 y las disposiciones de la Ley 1474 de 2011. 4) EL INSTITUTO adelantó la Licitación Pública No. 002 de 2014, con el objeto de CONTRATAR A UN OPERADOR LOGÍSTICO QUE DESARROLLE ACTIVIDADES LOGÍSTICAS, OPERATIVAS Y ASISTENCIALES REQUERIDAS PARA LA REALIZACIÓN DE LOS EVENTOS “CUARTO CONGRESO INTERNACIONAL DE DERECHO DISCIPLINARIO” Y “CUARTO CONGRESO INTERNACIONAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL”. 6) XXXX. El presente contrato se regirá por la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, sus Decretos Reglamentarios, las demás disposiciones que regulan la materia y las estipulaciones contenidas en las siguientes cláusulas PRIMERA - OBJETO: CONTRATAR A UN OPERADOR LOGÍSTICO QUE DESARROLLE ACTIVIDADES LOGÍSTICAS, OPERATIVAS Y ASISTENCIALES REQUERIDAS PARA LA REALIZACIÓN DE LOS EVENTOS “CUARTO CONGRESO INTERNACIONAL DE DERECHO DISCIPLINARIO” Y “CUARTO CONGRESO INTERNACIONAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL”, de conformidad con las especificaciones y condiciones establecidas en el pliego de condiciones, sus anexos, adendas y aclaraciones



expedidas al mismo en el trámite de la licitación pública No. 002 de 2014, la oferta presentada por el contratista de fecha XXXXX y lo adjudicado por el Director del IEMP como ordenador del gasto en sesión del XXXX, documentos que forman parte integral del presente contrato y serán leídos e interpretados en forma conjunta con el mismo. SEGUNDA - VALOR: Para todos los efectos legales y fiscales el valor de este contrato asciende a la suma de xx PESOS ($xxx) incluido el valor del IVA. TERCERA - APROPIACIÓN PRESUPUESTAL: El valor de este contrato se cancelará con cargo al certificado de disponibilidad Presupuestal No. No. 8614 de 18 de julio de 2014 por el Proceso de Planeación Presupuesto y Control del IEMP. CUARTA - FORMA DE PAGO: EL INSTITUTO El Instituto de Estudios del Ministerio Público pagará al contratista el valor del presente contrato que llegare a suscribirse en moneda legal colombiana de la siguiente manera: a) un pago anticipado del 50% del total del presupuesto una vez se firme el acta de inicio y se cumplan los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del mismo al iniciar el contrato, b) un segundo pago por valor del 15%, dentro de la semana siguiente a la finalización del primer Congreso, c) un tercer pago por valor del 15%, dentro de la semana siguiente a la finalización del segundo Congreso, acompañado del informe final financiero, d) un cuarto pago del 10% una vez se haya hecho el recaudo de la totalidad de las cuentas por cobrar causadas por inscripciones del primer congreso y e) un último pago del 10% una vez se haya hecho el recaudo de la totalidad de las cuentas por cobrar causadas por inscripciones del segundo congreso.PARÁGRAFO PRIMERO: El pago se efectuará dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la radicación de las facturas consolidadas del mes inmediatamente anterior en la División Administrativa y Financiera del IEMP – Tesorería-, acompañada de la certificación que sobre el cumplimiento expida por el supervisor del contrato y de la certificación del CONTRATISTA expedida por el revisor fiscal, que acredite que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda. En todo caso, los pagos estarán sujetos a la disponibilidad del PAC. PARÁGRAFO SEGUNDO: La entidad pagará al contratista, los tiquetes efectivamente suministrados. PARÁGRAFO TERCERO: Cuando EL INSTITUTO no cancele al CONTRATISTA las sumas pactadas, dentro del término señalado con antelación, ésta reconocerá al CONTRATISTA como intereses de mora el incremento mensual promedio del Índice de Precios al Consumidor certificado por el DANE entre el 1º de enero y el 31 de diciembre del año anterior. QUINTA – SITIO Y PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO: El plazo de ejecución del contrato será de seis (6) meses, término contado a partir de la suscripción del acta de inicio, la cual debe firmarse dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la firma del contrato; previo el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y legalización del contrato. El Cuarto Congreso Internacional de Derecho Disciplinario está programado para dos días con fecha de realización durante los meses de octubre a diciembre de 2014 en la ciudad de Bogotá, espacio de tiempo que se determinará de acuerdo a las disponibilidades de auditorios y locaciones en los cuales se realizará el Congreso. El Cuarto Congreso Internacional de Contratación Estatal está programado para dos días con fecha de realización durante los meses de octubre a diciembre de 2014 en la ciudad de Bogotá, espacio de tiempo que se determinará de acuerdo a las disponibilidades de auditorios y locaciones en los cuales se realizará el Congreso. PARÁGRAFO PRIMERO: PROGRAMA ACADÉMICO Los programas académicos serán elaborados por la División de Capacitación del IEMP, quien entregará al proponente favorecido esta información. En ellos se precisará el contenido temático así como los profesores invitados a cada congreso. Igualmente, la División de Capacitación adelantará las gestiones tendientes a confirmar la participación de los conferencistas propuestos en cada uno de los programas. En todo caso, los programas pueden ser modificados a última hora, lo cual se informará oportunamente al contratista por el Jefe de la División de Capacitación del IEMP. PARÁGRAFO SEGUNDO: Por razones del servicio, de disponibilidad de escenarios o por estrategia comercial la fecha de los eventos podrá ser modificada por el IEMP, lo cual se informará oportunamente al operador. SEXTA - VIGENCIA DEL CONTRATO: La vigencia del presente contrato comprende el plazo de ejecución del mismo y seis (6) meses más. SÉPTIMA - OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA: En desarrollo del presente contrato EL CONTRATISTA se obliga para con EL INSTITUTO a: 1.Cumplir con el objeto del contrato aplicando todos sus conocimiento y experiencia. 2. Prestar oportuna colaboración para la diligente ejecución del contrato. 3. Hacer uso adecuado, exclusivo y confidencial de la información suministrada por el IEMP. 4. Guardar la



debida reserva sobre las actividades que se realicen, ya que éstas serán de propiedad del IEMP y solo podrán ser utilizados para fines propios del contrato. 5. Suministrar al Supervisor del contrato toda la información requerida para el ejercicio oportuno de su gestión. 6. Cumplir dentro del término establecido por el IEMP con los requisitos exigidos para la ejecución del contrato. 7. Presentar los informes (en medio físico y/o magnético) requeridos durante el desarrollo del contrato, de manera oportuna y completa. 8. Estar al día en el pago de los aportes mensuales al sistema de seguridad social (salud y pensión), administradora de riesgos laborales (ARL) y parafiscales, si a ello hay lugar, de acuerdo a la normatividad vigente. Para el efecto, EL CONTRATISTA debe presentarle al supervisor del contrato, dentro de los diez (10) primeros días de cada mes, la documentación que acredite el cumplimiento del pago de estas obligaciones. 9. Constituir dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la firma del contrato las pólizas póliza exigidas para la ejecución del contrato. OCTAVA –OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DEL CONTRATISTA: En desarrollo del presente contrato EL CONTRATISTA se obliga para con EL INSTITUTO a: 1. Cumplir con los requerimientos técnicos establecidos en el Anexo Técnico. 2. Gestionar la aprobación del Supervisor y seguir sus directrices para el desarrollo de las actividades para el debido cumplimiento del objeto contractual. 3. Suministrar el personal técnico idóneo para gestionar el desarrollo adecuado de los Congresos y designar una persona como Coordinador General, el cual será el encargado de vigilar por cuenta del operador logístico la comercialización, inscripción, registro, cobro y recaudo de dineros, así como todas las actividades logísticas, de apoyo y asistenciales para la buena prestación del servicio. 4. Suministrar cuatro (4) tiquetes aéreos ida y regreso para los conferencistas extranjeros en América y Europa. 5. Contar con el personal necesario para la correcta ejecución del contrato. 6. Mantener y prestar durante la ejecución del contrato el servicio con el personal mínimo requerido de acuerdo al anexo técnico del pliego de condiciones. En el caso de cualquier cambio del personal asignado para la ejecución del contrato, el contratista debe allegar previamente al supervisor del contrato, para su aprobación, las hojas de vida con sus correspondientes soportes, quedando entendido que el nuevo personal debe tener el perfil mínimo solicitado en el pliego de condiciones y en el anexo técnico. 7. Uniformar debidamente al personal de apoyo del coloquio para permitir su identificación dentro del salón de eventos. 8. Realizar informes semanales, durante la etapa de convocatoria a los congresos, sobre la labor adelantada referente a la inscripción vía telefónica y por internet, que dé información de cada inscrito (nombre, cargo, entidad, correo, teléfono fijo, teléfono celular). En relación con el dinero recaudado por concepto de inscripciones, deberá depositarlo en la cuenta bancaria del Instituto que el supervisor del contrato le indique. Estos dineros deberán ser consignados el último día hábil de cada semana durante el término de ejecución del contrato y hasta antes de la fecha del inicio del evento en la ciudad de Bogotá. Asimismo, junto con el soporte de consignación, entregará al supervisor del contrato una relación de las personas inscritas. 9. Reconocer al IEMP el 30% de las ventas netas de estos servicios por parte del operador, de acuerdo a la facturación presentada. 10. Proporcionar al Instituto cuando este lo solicite informes completos sobre las actividades realizadas y los resultados obtenidos en ejecución del objeto de este contrato dentro de los cinco (5) primeros días del mes siguiente a aquel sobre el cual verse el informe. 11. Cumplir con las normas vigentes para la realización de eventos en Colombia. 12. Suministrar un informe de orden financiero. 13. Generar y entregar las bases de datos de asistentes ocho (8) días hábiles después del congreso. 14. Coordinar y asumir el manejo comercial, la participación de patrocinadores nacionales, garantizando la articulación y continúa información sobre el avance del proceso de mercadeo del congreso. 15. Elaborar el formulario de inscripción digital, el cual deberá ser aprobado por el Jefe de la División de Capacitación del IEMP. Este formulario deberá ser presentado dentro de los tres (3) días siguientes al perfeccionamiento del contrato. 16. Para el caso de las cuentas por cobrar, el contratista deberá implementar la logística necesaria para el cobro de estos conceptos, en todo caso, dentro de un plazo máximo de tres meses a la finalización del evento, deberán estar recaudados todos los pagos pendientes de los asistentes. 17. En el caso de la venta de servicios de capacitación mediante la modalidad de educación virtual, el valor de las inscripciones serán repartidas al 50% para el IEMP y para el operador). 18. Recaudar, manejar, administrar y ejecutar los recursos provenientes de la cooperación, patrocinios, participación comercialización del



congreso y recaudo por concepto de inscripciones al congreso. 19. Asistir a las reuniones que en cumplimiento del objeto contractual sean convocadas por el supervisor.20. Realizar oportunamente los pagos necesarios para la debida ejecución del contrato y cumplir con sus obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral, parafiscales (Cajas de Compensación Familiar, SENA, ICBF), según lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 en concordancia con la Ley 828 de 2003. 21. Asumir todos los costos, gastos y riesgos relacionados con la ejecución de los productos y actividades, para el debido cumplimiento del objeto contractual. 22. Prestar los servicios solicitados en la hora y acordados con el supervisor del contrato (Siempre que se mantengan las condiciones previstas en la descripción técnica de los servicios). 23. Solicitar autorización del IEMP cuando se requiera realizar alguna modificación a lo definido para la realización de cada Congreso. 24. Informar al IEMP cualquier situación que altere la normal ejecución de los Congresos. 25. Mantener durante la ejecución del contrato las características de calidad ofertada. 26. Las demás que se requieran para lograr el cumplimiento del objeto del contrato. NOVENA - OBLIGACIONES DEL INSTITUTO: EL INSTITUTO se obliga a: 1. Facilitar al CONTRATISTA el acceso a la información necesaria para la ejecución del contrato. 2. Impartir al CONTRATISTA a través del supervisor del contrato, directrices y orientaciones para el desempeño de las actividades propias del objeto. Y definir un supervisor tanto para la parte técnica, como para la financiera. Aprobar la garantía única aportada por el CONTRATISTA, siempre que se ajuste a las condiciones exigidas en el presente contrato. 3. Dar respuesta oportuna a las solicitudes del CONTRATISTA con ocasión de la ejecución del contrato. 4. Convocar y asistir a las reuniones acordadas con el contratista. 5. Levantar las actas correspondientes de cada reunión. 6. Ser los receptores de las dificultades que encuentren los participantes para identificar las respectivas mejoras y acciones a realizar. 7. Realizar el pago del contrato en las condiciones establecidas en la forma de pago. 8. Informar al contratista con antelación la fecha programada para cada evento, si es necesario, aplazamientos o cambios en la programación. 9. Ejercer los controles necesarios para la cabal ejecución del contrato. 10. Prestarle toda la colaboración al CONTRATISTA para que el objeto del contrato se desarrolle de conformidad con los términos del presente documento. 11. Tener en cuenta las observaciones y recomendaciones pertinentes que EL CONTRATISTA le formule en desarrollo de la ejecución del objeto del contrato. DÉCIMA - CESIÓN: EL CONTRATISTA no podrá ceder el presente contrato a persona alguna, natural o jurídica sin autorización previa, expresa y escrita del INSTITUTO. DÉCIMA PRIMERA- RELACIÓN LABORAL: El presente contrato no genera relación laboral alguna entre EL CONTRATISTA y/o el personal que éste emplee en la ejecución del contrato y EL INSTITUTO, por tanto, la ejecución del contrato la realizará por su propia cuenta y las relaciones laborales que adquiera y las obligaciones surgidas de éstas no comprometen de ningún modo a EL INSTITUTO. DÉCIMA SEGÚNDA - SUPERVISIÓN Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO: La coordinación general del contrato será ejercida por el Jefe de la División Administrativa y Financiera del IEMP. La supervisión del contrato la adelantará el funcionario que designe el Director quien llevará a cabo el seguimiento y control del contrato de conformidad con lo dispuesto por Ley 1474 de 2011 y las Resoluciones 006 de 2006 del IEMP. DÉCIMA TERCERA - CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA: En caso de presentarse por parte del CONTRATISTA incumplimiento parcial, total y/o se declare la terminación o caducidad del contrato, éste pagará a título de cláusula penal pecuniaria, una suma equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato. PARÁGRAFO: La suma resultante de la cláusula penal se hará efectiva directamente por el INSTITUTO, pudiendo acudir para el efecto al respectivo descuento del valor o saldo del contrato, al cobro de la garantía, o a cualquier otro medio para obtener el pago, incluido el proceso ante la jurisdicción coactiva. En todo caso se tendrá en cuenta lo consagrado en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 128 del Decreto Reglamentario 1510 de 2013, o la norma que los modifique, sustituya o adicione. DÉCIMA CUARTA - MULTAS: En caso de retardo o mora por parte del CONTRATISTA en el cumplimiento de las obligaciones surgidas del presente contrato, éste pagará al INSTITUTO, una suma equivalente al uno por mil (1X1000) del valor del contrato por cada día de retardo en el cumplimiento de la respectiva obligación, sin que el total de las mismas exceda el veinte por ciento (20%) del valor del contrato. PARÁGRAFO: La suma resultante de las multas se hará efectiva directamente por el INSTITUTO, pudiendo acudir para el efecto al respectivo descuento



del valor o saldo del contrato, al cobro de la garantía, o a cualquier otro medio para obtener el pago, incluido el proceso ante la jurisdicción coactiva. En todo caso se tendrá en cuenta lo consagrado en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, el artículo 17 de la Ley 1150 y 128 del Decreto Reglamentario 1510 de 2013, o las normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen. DÉCIMA QUINTA - INTERPRETACIÓN, MODIFICACIÓN Y TERMINACIÓN UNILATERAL: Al presente contrato se entienden incluidas las cláusulas establecidas en los artículos 15, 16 y 17 de la Ley 80 de 1993. DÉCIMA SEXTA - CADUCIDAD: Si se presenta alguno de los hechos constitutivos de incumplimiento de las obligaciones a cargo del CONTRATISTA, que afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato y evidencia que puede conducir a su paralización, o EL CONTRATISTA no cumpla con la obligación de obtener la ampliación de la garantía o de la obligación de obtener su renovación o de la obligación de restablecer su valor o de aquella de otorgar una nueva garantía que ampare el cumplimiento de las obligaciones que surjan por razón de la celebración, ejecución y liquidación del contrato, EL INSTITUTO por medio de acto administrativo motivado lo dará por terminado y ordenará su liquidación en el estado en que se encuentre. Declarada la caducidad del contrato no habrá lugar a indemnización para el CONTRATISTA, quien se hará acreedor a las sanciones e inhabilidades previstas en el Estatuto General de Contratación. La declaratoria de caducidad será constitutiva del siniestro de incumplimiento. De igual forma EL INSTITUTO podrá declarar la caducidad del contrato, de llegarse a presentar el evento contemplado en la Ley 40 de 1993, artículo 25. DÉCIMA SÉPTIMA - GARANTÍA: EL CONTRATISTA constituirá a su costa y a favor del INSTITUTO una garantía única que cubrirá los perjuicios derivados del incumplimiento de las obligaciones legales o contractuales del contratista, que consistirá en una póliza de seguros expedida por una compañía legalmente autorizada para funcionar en Colombia, acompañada de las condiciones generales, que contenga los siguientes amparos:

Póliza de cumplimiento general del contrato

Que avale el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato por una suma equivalente al 30% del valor del contrato con vigencia igual al plazo del contrato y seis (6) meses más contados a partir de la fecha de suscripción del contrato

El Pago Anticipado Del Contrato Equivalente al cien por ciento (100%) del monto dado por ese concepto, con vigencia igual al plazo del contrato y seis (6) meses más contados a partir la fecha de suscripción del contrato

Calidad del servicio Que avale el 10% del valor total del contrato y una vigencia igual a la del contrato y seis (6) meses más, contados a partir de la fecha de suscripción del contrato

Salarios y prestaciones sociales. Por un valor equivalente al 5% del valor del contrato, con una vigencia igual a la del contrato y tres (3) años más, con vigencia igual al plazo del contrato y seis (6) meses más contados a partir de la fecha de suscripción del contrato

Póliza de manejo Equivalente al 20% del presupuesto es decir a sesenta millones de pesos ($60.000.000) con una vigencia del contrato y seis (6) meses más.

Responsabilidad civil extracontractual mediante póliza anexa, por una suma equivalente a 200 SMLMV, con una duración igual a la de la vigencia del contrato y cuatro (4) meses más, contados a partir de la firma del contrato, con una vigencia igual a la del contrato y tres meses más.

PARÁGRAFO PRIMERO: El CONTRATISTA deberá restablecer el valor de la garantía cuando éste se haya visto reducido por razón de las reclamaciones efectuadas por El INSTITUTO. De igual manera, en cualquier evento en que se aumente o adicione el valor del contrato o se prorrogue o modifique el plazo total de ejecución, el CONTRATISTA deberá ampliar el valor de la garantía



otorgada o ampliar su vigencia, según el caso. PARÁGRAFO SEGUNDO: Cuando se presente alguno de los eventos de incumplimiento cubiertos por la garantía, EL INSTITUTO procederá a hacerla efectiva de la forma como se consagra en el Decreto Reglamentario 1510 de 2013, artículos 128 y 17 de la Ley 1150 de 2007, o las normas que lo modifiquen o adicionen. DÉCIMA OCTAVA – CERTIFICACIÓN DE PAGO DE APORTES AL SISTEMA INTEGRAL DE SALUD Y PARAFISCALES: EL CONTRATISTA debe presentar certificación que acredite que se encuentra al día con el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar (Ley 789 de 2002, artículos 50, Ley 1150 de 2007, artículo 23 y demás normas complementarias o modificatorias) dentro del término trascurrido entre la suscripción del contrato y el inicio de la ejecución del mismo, de haberse generado tal obligación. Dicha certificación deberá ser suscrita por el revisor fiscal. DÉCIMA NOVENA – PLAZO PARA EL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS SEÑALADOS EN LAS CLÁUSULAS DÉCIMA SÉPTIMA Y DÉCIMA OCTAVA: EL CONTRATISTA deberá cumplir con los requisitos señalados en la cláusulas décima sexta y décima séptima dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de suscripción del contrato y los documentos resultantes, deberán entregarse en forma conjunta dentro de este plazo al Proceso de Contratación y Jurídica del IEMP para el trámite correspondiente. VIGÉSIMA - INDEMNIDAD: EL CONTRATISTA está en la obligación de mantener a El INSTITUTO libre de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes. VIGÉSIMA PRIMERA- LEGALIZACIÓN: Para todos los efectos legales a que hubiere lugar, se entenderá que el presente contrato se encuentra legalizado con la suscripción por las partes contratantes y con la expedición del correspondiente registro presupuestal. VIGÉSIMA SEGUNDA - EJECUCIÓN: La ejecución del contrato sólo podrá efectuarse una vez éste se haya legalizado y se haya constituido y aprobado la garantía única de cumplimiento y se haya firmado acta de inicio. VIGÉSIMA TERCERA - INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES: El Representante Legal del CONTRATISTA declara bajo la gravedad de juramento, que se entiende prestado con la firma del presente contrato, que ni él, ni la sociedad que representa, ni sus socios se hallan incurso en ninguna de las causales de inhabilidad, incompatibilidad y prohibiciones para contratar; al tenor de lo consagrado en la Ley 80 de 1993 y demás disposiciones vigentes sobre la materia. VIGÉSIMA CUARTA: La liquidación del contrato que resulte de la adjudicación del presente proceso, se llevará a cabo bajo los parámetros establecidos en la Ley 80 de 1993, artículo 60 y ley 1150 de 2007, artículo 11, modificado por el Decreto 19 de 2012 artículo 217 y demás normas que los complemente, modifique o adicione. La liquidación por mutuo acuerdo podrá efectuarse dentro de los seis (6) meses siguientes a la fecha de terminación del plazo de ejecución del contrato. VIGÉSIMA QUINTA - DOMICILIO: Para los efectos legales del presente contrato, las partes acuerdan como domicilio la ciudad de Bogotá, D.C., el EL INSTITUTO CHRISTIAN JOSÉ MORA PADILLA Director EL CONTRATISTA _________________

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