¿QUÉ SE ENTIENDE POR PLANIFICACIÓN DE

PROYECTOS?

Todo proyecto conlleva la realización de una serie de actividades para su

desarrollo.

La distribución en el tiempo de dichas actividades y la consideración de los

recursos necesarios son las funciones a desarrollar en la planificación de

proyectos.

El objetivo de la planificación de proyectos es obtener una distribución de las

actividades en el tiempo y una utilización de los recursos que minimice el

coste del proyecto cumpliendo con los condicionantes exigidos de: plazo de

ejecución, tecnología a utilizar, recursos disponibles, nivel máximo de

ocupación de dichos recursos, etc.

Por tanto la planificación de proyectos es una programación de actividades y

una gestión de recursos para obtener un objetivo de coste cumpliendo con

los condicionantes exigidos por nuestro cliente.

HERRAMIENTAS DE PLANIFICACIÓN DE

PROYECTOS.

Nº Descripción Siguient

e

Duració

n

Inicio Final

A Estudio de mercado B 3 0 3

B Definición de objetivos D 5 3 8

C Estudio de viabilidad D 2 0 2

D Especificaciones E 3 8 11

E Ingeniería conceptual F, G 8 11 19

F Ingeniería básica H 5 19 24

G Ingeniería de desarrollo H 6 19 25

H Fabricación I 9 25 34

I Distribución --- 3 34 37

La programación de actividades debe aportar al director de proyecto un calendario de ejecución del proyecto donde se

refleje la fecha de inicio y finalización de las distintas actividades en que se ha descompuesto el proyecto.

Para poder definir dicho calendario se hace necesario conocer la duración de cada actividad y su orden, así como la

fecha de inicio del proyecto.

De esta forma podremos crear la siguiente tabla:

Fecha de inicio del proyecto 0.

Para empezar D tienen que acabar B y C. B es la que más tarde acaba, por tanto, el inicio de Dserá 8.

F y G no empezaran hasta que no acabe E, por tanto su inicio será 19.

Fecha final del proyecto 37.

La información contenida en esta tabla puede representarse gráficamente en un diagramallamado "Diagrama de Gantt", que es la herramienta gráfica tradicionalmente utilizada en laprogramación de proyectos y todavía hoy elemento indispensable para la transmisión deinformación en dicho campo.

Una de las deficiencias básicas de dicho diagrama estriba en que en aquellos proyectos delarga duración, sometidos a incidencias y modificaciones, el diagrama de Gantt construido enun cierto momento deja rápidamente de ajustarse a la realidad hasta tal punto que pierde suutilidad. Se precisa la confección de un nuevo diagrama actualizado, y su construcción exigecasi tanto trabajo como costó el diagrama inicial. Este problema hoy día se solventa con eluso del ordenador.

Un intento de aprovechar una parte importante de los esfuerzos, ya realizados en lassucesivas actualizaciones, consiste en considerar una estructura del proyecto con mayorpersistencia a lo largo de su desarrollo que las duraciones o las fechas de realización. Estaestructura del proyecto puede modelizarse mediante la utilización de diagramas orientadoso grafos.

DESCOMPOSICIÓN DEL PROYECTO. HITOS,

SUCESOS, ACTIVIDADES, TAREAS

Como es sabido, el proyecto (o su realización) se descompone en la ejecución deuna serie de actividades, también llamadas tareas. Las actividades juegan elpapel de operaciones elementales, y son las entidades que se programarán ycontrolarán.

El grado de finura en la descomposición del proyecto en actividades lo marcaránlos objetivos de la planificación y control. Dicha descomposición exige, engeneral, el uso de conocimientos de la o las tecnologías propias del proyecto, asícomo de las técnicas de modelización y planificación, lo que implica unainteracción activa entre el programador y los técnicos.

Por motivos de operatividad, en la mayoría de las ocasiones, hacemos que lasactividades comiencen y terminen en lo que denominamos sucesos. Que noson mas que puntos de referencia en los programas y como tales no consumentiempo.

En ocasiones existen sucesos por los que debe pasar todo el desarrollo delproyecto, y que además suelen tener una gran relevancia. Estos sucesos quesuelen representar una salto cualitativo en el desarrollo del proyecto sedenominan hitos y sus fechas suelen estar sometidas a un fuerte control.

RELACIONES ENTRE LAS ACTIVIDADES.

LIGADURASLa ejecución de las actividades no puede realizarse, en general, en un orden y de una forma

cualquiera, sino que debe satisfacer a un conjunto de restricciones o condicionantes, quedenominaremos "ligaduras", las cuales formalizan las exigencias impuestas por:

• La tecnología (una actividad no puede comenzarse hasta que otras hayan terminado ollegado a un cierto grado de realización).

• La mano de obra (la plantilla de cierta especialidad esta limitada por lo que no puederealizarse simultáneamente muchas actividades que precisen de dicha especialidad).

• El equipo (una maquina no puede, en general, realizar dos actividades distintassimultáneamente).

• Los aprovisionamientos (hasta la recepción de los materiales no pueden realizarseactividades que los precisen).

• Las ventas o aspectos comerciales o contractuales (ciertas actividades deben haberserealizado antes de una fecha determinada para cumplir los plazos, no incurrir enpenalizaciones, o poder atender cierto tipo de solicitud).

• La climatología (ciertos trabajos exteriores no pueden realizarse en determinadas épocasde calor o frío), etc.

CONSTRUCCIÓN DEL GRAFO. PROGRAMA BASE

Con las relaciones entre actividades definidas, y con las duraciones de las mismas estimadases posible definir un programa de realización del proyecto plasmando los cálculos en una tabla.Sin embargo, es útil recurrir inicialmente para ello a representaciones gráficas que nosayudarán a visualizar la relación del proyecto y la problemática inherente a su programación.

Entre las diferentes representaciones gráficas del proyecto debemos destacar el “Diagramade Gantt” y los diagramas basados en la teoría de grafos (PERT, CPM, Roy, Gert, etc.).

El diagrama de Gantt es la herramienta gráfica tradicionalmente utilizada en la programaciónde proyectos y aunque en proyectos sometidos a incidencias y modificaciones ha si superadopor los diagramas basados en grafos, pues estos son más fácilmente readaptados, siguesiendo un instrumento muy útil para transmitir información sobre el programa vigente en unmomento dado.

Un grafo es el par formado por un conjunto finito y una relación de dicho conjunto con sigomismo. Este concepto matemático se puede representar por un conjunto de puntos,representados por círculos, y las relaciones entre dichos puntos, entre los puntosque existe relación se traza un arco.

Así pues, podemos construir un grafo del proyecto sin más que, por ejemplo, representar lasactividades por círculos y sus precedencias definirán las relaciones.

En el tema siguiente se dará una visión detallada de las distintas técnicas para la construcciónde grafos.

ASIGNACIÓN DE TIEMPO A LAS ACTIVIDADES

Entre el inicio de una actividad y su finalización transcurre un determinado periodo de tiempo,periodo de tiempo que no conoceremos con exactitud hasta que no finalice dicha actividad.

Si planificar es fundamentalmente prever se hace imprescindible realizar una previsión,estimación, del tiempo que transcurrirá entre el inicio y el final de cada una de las actividades quecomponen el proyecto al objeto de confeccionar el programa del proyecto "a priori".

Existe una técnica, de base estadística, para la estimación del tiempo de ejecución de unaactividad. En esta técnica se consideran tres tipos de tiempos: duración Optimista =O,duración Pesimista = P, duración Más probable = M, de los que se obtienen el tiempo que seutilizara en el programa y que se basa en cubrir el 50% de probabilidad de que se de esaduración, utilizando la formula estadística de: TPERT=(1XOp+4XM+1XP)/6

Las duraciones Optimista, Pesimista y Mas probable se obtiene de la consulta a los técnicosresponsables de las actividades en base a su experiencia.

Otra posibilidad se basa en el tratamiento Heurístico (simulación Monte-carlo) o Experimental dela información proveniente de otros proyectos, de forma que podamos obtener cual es el tiempomedio empleado en realizar un metro de zanja en terreno cohesivo duro, o cuanto tiempo cuestadiseñar una placa de circuito impreso con 100 patillas.

Como es lógico la dispersión de estos valores varia considerablemente en función del tipo deactividad, pero siempre es mejor planificar el proceso, con la correspondiente previsión, que estarsometido al devenir del proyecto sin ningún criterio de referencia.

TIEMPOS EARLY Y LAST

Asignadas las duraciones a las distintas actividades que componen el proyecto estamosen disposición de calcular las fechas de inicio y finalización de cada una de lasactividades.

Inicialmente tomamos como punto de referencia el inicio del proyecto al queasignamos el valor de cero en la escala de tiempos. Posteriormente, asignando unafecha concreta al inicio del proyecto y considerando un calendario con sus domingos yfestivos podremos transformar los valores relativos de las fechas en valores absolutos(fechas concretas en el calendario).

En términos generales, relaciones FE, para que pueda iniciarse una actividad es necesarioque hayan terminado todas las precedentes, y transformando esto en fechas podemosdecir que: la fecha de inicio de una actividad vendrá fijada por la fecha máxima definalización de las actividades que la preceden. A esta fecha se ledenomina Tiempo Early.

Podemos también definir un Tiempo Early para el proyecto y coincidirá con la fecha mástemprana en que se puede finalizar el proyecto

Si una vez fijada la fecha de finalización del proyecto consideramos cual es la fecha mástardía en la que una actividad puede acabar sin que se modifique fecha final del proyectoestaremos definiendo el Tiempo Last de finalización de una actividad.

Por ejemplo: Si tenemos que terminar el proyecto en 14 y la cadena máxima deactividades posteriores a la actividad en estudio tiene una duración de 8 la fecha mástarde en que puede acabar la actividad sin que afecte a la fecha de terminación delproyecto será 6.

HOLGURAQue ocurre en una situación como la siguiente:

La actividad A debe de finalizar antes de que puedan comenzarse las actividades B y C . A su vez, la actividad Dsolo podrá comenzar cuando las actividades B y C se hayan finalizado. Las duraciones de las actividades son 20,30, 35, 10 respectivamente.

¿Cual será la duración total del proyecto?

1.- El proyecto finalizara cuando se termine la actividad D (Ttotal = 10 + ....)

2.- Para que se realice D deben finalizar B y C.

- La finalización de B será la fecha más temprana de inicio + duración B

(Ttotal = 10 + 30 + ...)

- La finalización de C será la fecha más temprana de inicio + duración C

(Ttotal = 10 + 35 + ...)

3.- La fecha más temprana de inicio de B será la de inicio de A + duración A

(Ttotal = 10 + 30 + 20 + ...)

4.- La fecha más temprana de inicio de C será la de inicio de A + duración A

(Ttotal = 10 + 35 + 20+ ..)

5.- La fecha de inicio de A la consideramos 0 como inicio de proyecto

(Ttotal = 10 + 30 + 20 + 0 = 60)

(Ttotal = 10 + 35 + 20 + 0 = 65)

La fecha más temprana en que se puede terminar el proyecto es 35 unidades, pues en 30 unidades el camino

formado por las actividades ACD estaría inconcluso.

La diferencia de duración entre el camino ABD y ACD abre la posibilidad de modificar las fechas de inicio y

finalización de algunas de las actividades del camino ABD siempre que estas modificaciones no hagan la

duración del camino superior a 35 unidades. En este caso decimos que el camino ABD tiene holgura. Dentro de

este camino no todas las actividades disponen de las mismas posibilidades de modificación.

CAMINO CRÍTICO

Actividad Precedencia Duración

A B 10

B C, D, E 12

C F 16

D F 20

E G 16

F G 20

G H 18

H --- 22

El camino que determina la duración del proyecto se denomina Camino Critico, y a las actividades que forman parte de este

camino Actividades Criticas.

Dicho de otra forma, serán actividades criticas todas aquellas en las que un retraso en su ejecución signifique un

retraso en la fecha de finalización del proyecto. Por esta característica las actividades criticas deben estar sometidas a un

especial control que evite retrasos.

Durante el desarrollo de un proyecto puede ocurrir que demoras en la realización de algunas actividades cambien el

camino critico, con lo que actividades que anteriormente no eran criticas en un instante dado pasarán a ser criticas y a necesitar

de un control adicional.

En función del retraso que pueda acumular una actividad sin que pase a ser critica podemos definir un orden de criticidad de las

actividades, este índice de criticidad es otra forma de llamar a la holgura de las actividades.

Puede comprobarse fácilmente que la holgura de todas las actividades del camino crítico es cero.

Cuadro de actividades , prelaciones y duraciones

HOLGURA LIBRE Y HOLGURA INDEPENDIENTE

La holgura libre de una actividad nos indica la cantidad de holgura

disponible después de haber realizado la actividad, si todas las actividades

de proyecto han comenzado en sus tiempos early. Es decir, la holgura libre

es la parte de la holgura total que puede ser consumida sin perjudicar a las

actividades siguientes.

La holgura independiente de una actividad nos indica la cantidad de holgura

disponible después de haber realizado la actividad, si todas las actividades

del proyecto han comenzado en sus tiempos last. Esta holgura es escasa y a

veces negativa. Representa la holgura de las actividades si el proyecto

evoluciona de la forma más desfavorable posible.

CALENDARIO DE EJECUCIÓN

Calendario de ejecución

Actividad Fecha de comienzo Fecha de finalización

A 22 Mayo 3 Junio

B 5 Junio 20 Junio

C 21-24 Junio 11-14 Julio

D 21 Junio 18 Julio

E 21 Junio-21 Julio 11 Julio-20 Septiembre

F 19 Julio 20 Septiembre

G 21 Septiembre 17 Octubre

H 18 octubre 15 Noviembre

Los anteriores conceptos proporcionan una información de gran utilidad para que el responsable encargado de la ejecución del

proyecto pueda optimizar sus recursos. Pero el instrumento operativo de cara a la definición ejecución del proyecto es

el Calendario de ejecución.

En este calendario, que también puede tener representación gráfica mediante un diagrama de Gantt, se definen las fechas

previstas de inicio y finalización de las distintas actividades, al día de la fecha.

Podemos definir un calendario con más información si en el se reflejan las fechas de inicio y finalización mas tempranas y más

tardías. Es necesario valorar la necesidad de esta información adicional que en ocasiones puede llevar a equívocos

La validez del calendario esta limitada por el periodo de tiempo entre modificaciones de la programación.

ASOCIACIÓN DEL COSTE A LAS ACTIVIDADES. LOS RECURSOS

En el presupuesto de toda obra hay que tener en cuenta la existencia de dos tipos de costes:

Costes directos

Son los correspondientes a los distintos elementos que intervienen directamente en laejecución de cada una de las unidades de obra. Estará constituido por:

4.1.1.- Mano de obra

4.1.2.- Materiales

4.1.3.- Maquinaria

Costes indirectos

Son los derivados de la ejecución de la obra, pero no imputables a una unidad de obraconcreta. Se pueden clasificar en dos grupos:

4.2.1.- Gastos de instalación de oficinas a pie de obra, comunicaciones, edificación dealmacenes, laboratorios, grúas, andamios, etc.

4.2.2.- Los sueldos de encargados, personal técnico y administrativo adscritoexclusivamente a la obra. Suele también englobarse aquí una partida que pretende recogerlos posibles imprevistos que puedan surgir.

Los costes indirectos normalmente se cifran en un porcentaje de los costes directos,igual para todas las unidades de obra. Fijándose simbólicamente en la cuantía del 1%; no

obstante el técnico autor del proyecto, adaptará en cada caso la cuantía conveniente ala vista de la naturaleza de las obras, de la importancia de su presupuesto y del plazo de

ejecución.

TIPOS DE RECURSOS

Recursos Humanos

En este apartado entran a formar parte todos el personal que de una maneradirecta o indirecta va a afectar al desarrollo del proyecto y sobre los cualesva a recaer alguna labor o tarea especifica del proyecto y que habrá quevalorar su coste tal como hemos visto anteriormente.

Recursos Materiales

Bajo este epígrafe se encuentran todos los materiales, tales como, cemento,aceros, latones, cables eléctricos, grifos, etc.. que se requieran para llevar aefecto una actividad en si misma.

Recursos de equipos

Aquí, entran a formar parte todos aquellos equipos auxiliares que puedenayudar a al personal para elabora una tarea o actividad, como por ejemplo,un equipo de soldadura, un torno, un taladro , un ordenador, etc.